Od 1 stycznia 2020 r. zgodnie z art. 76 ust. 2 (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) podmioty sporządzają sprawozdania, wyłącznie za pośrednictwem indywidualnego konta w Bazie danych o produktach i  opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO) (www.bdo.mos.gov.pl).

Obowiązek składania sprawozdania dotyczy wytwórców odpadów oraz posiadaczy odpadów.

Wytwórcą odpadów jest każdy, którego działalność lub bytowanie powoduje powstawanie odpadów (pierwotny wytwórca odpadów), kto przeprowadza wstępne przetwarzanie, mieszanie lub inne działania powodujące zmianę charakteru lub składu tych odpadów (wtórny wytwórca odpadów) oraz wytwórca odpadów powstających w wyniku świadczenia usług w zakresie budowy, rozbiórki, remontu obiektów, czyszczenia zbiorników lub urządzeń oraz sprzątania, konserwacji i napraw jest podmiot, który świadczy usługę, chyba że umowa o świadczenie usług stanowi inaczej; wytwórcą odpadów zdawanych do portowych urządzeń do odbioru odpadów ze statków w rozumieniu art. 5 pkt 9 ustawy z dnia 12 maja 2022 r. o portowych urządzeniach do odbioru odpadów (Dz. U. poz. 1250) jest podmiot świadczący usługę odbioru odpadów w porcie lub przystani morskiej (art. 3 ust. 1. pkt 32 ustawy o odpadach).

Posiadacz odpadów to wytwórca odpadów lub osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej będące w posiadaniu odpadów; domniemywa się, że władający powierzchnią ziemi jest posiadaczem odpadów znajdujących się na nieruchomości (art. 3 ust. 1. pkt 19 ustawy o odpadach).

Posiadacz odpadów jest obowiązany do prowadzenia na bieżąco ich ilościowej i jakościowej ewidencji zgodnie z katalogiem odpadów określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 4 ust. 3, zwanej dalej "ewidencją odpadów" (art. 66 ust.1. ustawy o odpadach) .

Obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów nie dotyczy:

1. Wytwórców:
1. odpadów komunalnych,
2. odpadów w postaci pojazdów wycofanych z eksploatacji, jeżeli pojazdy te zostały przekazane do przedsiębiorcy prowadzącego stację demontażu lub przedsiębiorcy prowadzącego punkt zbierania pojazdów,
3. będących rolnikami gospodarującymi na powierzchni użytków rolnych poniżej 75 ha, o ile nie podlegają wpisowi do rejestru na podstawie art. 51 ust. 1,
4. odpadów budowlanych i rozbiórkowych pochodzących z robót budowlanych prowadzonych przez osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami;
2. Osób fizycznych i jednostek organizacyjnych niebędących przedsiębiorcami, które wykorzystują odpady na potrzeby własne, zgodnie z art. 27 ust. 8.
3. Podmiotów, o których mowa w art. 45 ust. 1 pkt 1,
4. Rodzajów odpadów lub ilości odpadów określonych w przepisach wydanych na podstawie ust 5. 

1. W przypadku posiadaczy odpadów:
   1. karty przekazania odpadów, z wyłączeniem podmiotów, o których mowa w pkt 3,
   2. karty ewidencji odpadów,
   3. karty ewidencji komunalnych osadów ściekowych,
   4. karty ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
   5. karty ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji.
2. W przypadku sprzedawcy odpadów i pośrednika w obrocie odpadami, niebędących posiadaczami odpadów - karty ewidencji odpadów niebezpiecznych.
3. W przypadku podmiotu odbierającego odpady komunalne od właścicieli nieruchomości, posiadacza odpadów prowadzącego zbieranie lub przetwarzanie odpadów komunalnych, transportującego odpady komunalne- karty przekazania odpadów komunalnych.
4. W przypadku posiadacza odpadów przekazującego odpady do składowania oraz zarządzającego składowiskiem odpadów ewidencja odpadów obejmuje dodatkowo dokumenty, o których mowa w dziale VIII w rozdziale 1:
   1. podstawową charakterystykę odpadów;
   2. wyniki testów zgodności.
      

Dokumenty ewidencji odpadów, o których mowa w art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach, sporządza się za pośrednictwem indywidualnego konta w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (art. 67 ust. 6 ustawy o odpadach).

Zgodnie z art. 237, art. 237a oraz art. 237aa podmioty o których mowa w art. 73 i art. 75, obowiązane przed dniem wejścia w życie ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 669 z późn. zm.) do sporządzania i składania zbiorczego zestawienia danych o rodzajach i ilości odpadów, o sposobach gospodarowania nimi oraz o instalacjach i urządzeniach służących do odzysku i unieszkodliwiania tych odpadów (na podstawie art. 37 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 roku o odpadach - Dz. U. z 2010 roku, Nr 185, poz. 1243) sporządzają i składają je 2018, stosując przepisy dotychczasowe.

Zaległe sprawozdania (tj. za 2018 rok sprawozdawczy) sporządza się i przedkłada marszałkowski województwa w formie papierowej lub w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym. Wzór sprawozdania stosowany do sprawozdań za lata do 2018 znajduje się w załącznikach.

Od 2020 r. sprawozdania o wytworzonych odpadach i gospodarowaniu odpadami należy złożyć w terminie do dnia 15 marca roku następującego po roku sprawozdawczym.

Wyjątek stanowi sprawozdanie za 2019 r., gdzie termin złożenia sprawozdania został przesunięty do dnia 2 listopada 2020 r. (zmiana przepisów wynika z art. 26 ustawy z dnia 14 maja 2020 roku o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. z 2020 r. poz. 875).