Załącznik nr 5 

Zasady kwalifikowania wydatków 
w ramach realizacji Umowy  dotyczącej funkcjonowania Systemu Informacji Funduszy Europejskich w województwie śląskim

Wykaz skrótów:
PI – Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich
NSS – Narodowa Strategia Spójności
UE – Unia Europejska
POPT – Program Operacyjny Pomoc Techniczna
MIR – Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 
DIP – Departament Informacji i Promocji 
IK NSRO – Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia w zakresie Promocji, Informacji i Edukacji

Wstęp
Niniejszy dokument stanowi instrukcję dotyczącą kwalifikowalności wydatków ponoszonych przez województwo w związku z realizacją Umowy w sprawie funkcjonowania Systemu Informacji Funduszy Europejskich. Dokument stanowi podstawę dla kontroli prawidłowości realizacji umowy.
W przypadku wątpliwości o interpretację zapisów należy zwrócić się do DIP MIR. Każdy wydatek wykraczający poza zapisy niniejszego opracowania, a planowany do poniesienia przez województwo należy konsultować z DIP MIR w celu ustalenia jego celowości oraz kwalifikowalności w ramach umowy.
1. Źródło finansowania i podstawy prawne
Środki na realizację zadania pochodzą z projektu „System Informacji o Funduszach Europejskich”, w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2007 – 2013, Oś Priorytetowa 4 Komunikacja i Promocja, Działanie 4.1 Promocja i informacja. Beneficjentem projektu jest Departament Informacji i Promocji Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Instytucją nadzorującą projekt jest Instytucja Zarządzająca POPT, której rolę pełni Departament Programów Pomocowych w MIR.
Ramy kwalifikowalności zadań i wydatków w projekcie „System Informacji o Funduszach Europejskich” określają:
•	Krajowe wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczące kwalifikowania wydatków 
w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007 -2013;
•	Wytyczne w zakresie korzystania z pomocy technicznej wydane na podstawie art. 35 ust. 
3 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju;
•	Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2007-2013;
•	Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013;
•	Zatwierdzony do realizacji wniosek o dofinansowanie projektu „System Informacji 
o Funduszach Europejskich”

2. Zasady kwalifikowalności
2.1. Zasady ogólne
Zgodnie z zapisami umowy dotacji dotyczącej realizacji projektu pomocy technicznej realizacja zadań odbywa się na zasadach określonych w Umowie pomiędzy Ministrem Infrastruktury i Rozwoju 
a Województwem, NSS, Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007 – 2013 oraz 
w dokumentach związanych wdrażaniem Funduszy Europejskich, w szczególności Program Operacyjny Pomoc Techniczna 2007-2013, Szczegółowym opisem priorytetów Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007 – 2013, Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie korzystania z pomocy technicznej oraz Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. 
Dodatkowym punktem odniesienia dla kwalifikowalności wydatków stanowi Wniosek o przyznanie dotacji na dany rok  dla danego województwa zatwierdzony przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju, zgodnie z Umową.
Zakupy w ramach POPT na rzecz PI powinny być realizowane zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych oraz być bezpośrednio związane z realizacją powierzonych zadań. Należy pamiętać, że wartość wszystkich zakupów danego typu dokonywanych na rzecz PI sumuje się z zakupami dokonywanymi na rzecz całego urzędu/instytucji.
Za kwalifikowane uznawane będą tylko takie koszty, które są niezbędne do realizacji zadań określonych w umowie, a także są wydawane racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskania maksimum efektów przy minimum zastosowanych środków
2.1.1. Zasady szczegółowe
W ramach podpisanej umowy do dofinansowania kwalifikują się następujące kategorie wydatków:
Wynagrodzenia
Kwalifikowane są wynagrodzenia pracowników odpowiedzialnych za proces informowania, osób bezpośrednio zaangażowanych w zadania koordynacyjne, promocyjne Sieci PI oraz osób odpowiedzialnych za rozliczanie kosztów funkcjonowania PI w województwie i zajmujących się sprawami kadrowymi.
Podstawą do określenia poziomu kwalifikowalności wynagrodzeń osobowych pracowników punktów informacyjnych jest opis stanowiska pracy lub karta czasu pracy.
Stosowanie karty czasu pracy wymaga uprzedniej konsultacji z DIP MIR.
W przypadku określenia poziomu kwalifikowalności wynagrodzenia pracownika punktu informacyjnego na podstawie opisu stanowiska, należy załączyć oświadczenie o kwalifikowalności stanowiska pracy.
W przypadku osób wykonujących zadania w zakresie koordynacji projektu, promocji Sieci PI, osób odpowiedzialnych za rozliczanie kosztów funkcjonowania ww. punktów, osób zajmujących się sprawami kadrowymi, należy sporządzić opis stanowiska pracy wraz z oświadczeniem o kwalifikowalności danego stanowiska, tj. określeniem w jakim stopniu dane stanowisko zaangażowane jest w realizację zadań wynikających z podpisanej umowy.
Podróże służbowe
Koszty podróży służbowych (delegacji) są kwalifikowane o ile realizowane są w ramach działań określonych w umowie.
Delegowanie pracowników powinno następować zgodnie z procedurami wewnętrznymi jednostki oraz być rozliczane na zasadach ogólnych.
Szkolenia
Kwalifikowane są szkolenia wyłącznie dla pracowników, realizujących zadania wynikające z Umowy, w szczególności szkolenia dotyczące tematów bezpośrednio związanych z zadaniami w zakresie informacji o funduszach europejskich np.: szkolenia z zakresu poszczególnych programów operacyjnych, zasad rozliczania i kontroli, prawa wspólnotowego i krajowego dotyczącego funduszy europejskich, czy szkolenia związane z obsługą klienta. Dla koordynatora kwalifikowane są szkolenia z zakresu zarządzania personelem i projektem. Dla osób zajmujących się promocją FE i punktów informacyjnych kwalifikowane są również szkolenia pogłębiające wiedzę z zakresu promocji.

Co do zasady, nie ma możliwości finansowania szkoleń ogólnych oraz studiów podyplomowych czy innych form podnoszenia kwalifikacji o charakterze ogólnym, nie związanych bezpośrednio z informowaniem 
o funduszach europejskich np.: szkolenia informatyczne, szkolenia językowe itp. W konkretnych przypadkach kwalifikowalność wydatków należy skonsultować z DIP MIR przed podjęciem zobowiązań finansowych.
W sytuacji, w której GPI lub LPI w wyniku procesu certyfikacji otrzyma certyfikat wzorowy, Minister powiększy całkowitą kwotę dotacji dla Województwa na kolejny rok o 3% w przypadku wzorowego certyfikatu dla GPI i/lub o 1% w przypadku wzorowego certyfikatu dla poszczególnego LPI. Dodatkowe środki mogą zostać przeznaczone jedynie na działania związane z procesem motywowania i rozwojem pracowników danego punktu, takie jak: dodatkowe wynagrodzenia, szkolenia i studia podyplomowe związane bezpośrednio z funduszami polityki spójności.

Koszty funkcjonowania punktu
Wszystkie koszty związane z funkcjonowaniem PI powinny być celowe oraz rozliczane proporcjonalnie do poziomu kwalifikowalności wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w proces realizacji umowy. 
Kwalifikowane są wydatki związane z uruchomieniem, utrzymaniem i działalnością PI, w tym:
a)	zapewnienie i utrzymanie powierzchni biurowej
Przy realizacji zadań związanych z adaptacją, remontami lub zakupem środków trwałych należy przestrzegać zasad dotyczących trwałości projektu. Ponadto wszelkie decyzje o zmianie lokalizacji PI podejmowane są w umowie z DIP MIR.

Przykład 

Województwo wnioskuje o środki na adaptację pomieszczeń na punkt informacyjny. Po przyznaniu środków zostaje podjęta decyzja o zmianie lokalizacji Departamentu przy którym jest punkt lub przeniesienie do nowej lokalizacji całego Urzędu Marszałkowskiego. Może dojść więc do sytuacji, gdy lokal, w który zostały zainwestowane środki z projektu, zmieni właściciela.

W przypadku przeniesienia punktu należy przyjąć, że istotne dla trwałości projektu jest to, żeby punkt nadal działał bez pogorszenia jakości usług, ale jednocześnie już żadne środki z dotacji MIR nie będą mogły być zainwestowane w to nowe pomieszczenie. O ile będą spełnione te warunki, zasady trwałości nie zostaną naruszone, ponieważ zmiana siedziby nie ma wpływu na charakter ani na warunki projektu w wyniku zmiany 'charakteru własności'. 

Dodatkowo MIR zastrzega, że w przypadkach, gdy w ramach danego województwa przenoszenie lokalizacji punktów informacyjnych będzie następowało w odniesieniu do więcej niż jednego punktu, beneficjent może być poproszony o zwrot środków wydanych na remont punktów, pomniejszony o koszt amortyzacji.
Zakłada się, że wszystkie koszty związane z funkcjonowaniem punktów informacyjnych będą pokrywane w 100% ze środków POPT. W przypadku, gdy pracownik punktu jest finansowany z innych źródeł (np. PROW), wówczas koszty funkcjonowania powinny być rozliczane proporcjonalnie do średniego poziomu kwalifikowalności wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w proces informowania o funduszach strukturalnych w danym punkcie informacyjnym.

Przykładowa metodologia obliczenia proporcjonalności:

Liczba pracowników punktu informacyjnego: 5 etatów, 
w tym liczba pracowników wykonujących inne zadania niż wynikające z Umowy: 0,5 etatu
Poziom kwalifikowalności wydatków na utrzymanie punktu = 90 %
Całkowity koszt utrzymania powierzchni biurowej (np.: czynsz) = 3 000 zł
Koszt kwalifikowany do rozliczenia w ramach „Systemu informacji...” = 3 000 zł x 90%

Uwaga: W przypadku gdy poziom kwalifikowalności pracowników ustalany jest na podstawie kart czasu pracy do obliczenia proporcjonalności należy brać pod uwagę średni poziom kwalifikowalności w okresie od początku działalności punktu informacyjnego, nie dłuższy jednak niż ostatnie 12 miesięcy od momentu poniesienia wydatku.

Do głównych kategorii kosztów w tym przypadku zaliczać się będą:
•	koszty czynszu za powierzchnię biurową, magazynową, konferencyjną, parkingową (jeśli jest finansowany wynajem samochodu na potrzeby Sieci);
•	koszty ochrony budynku, w którym siedzibę ma Punkt, pod warunkiem, że koszt ochrony jest ponoszony w ramach umowy najmu;
•	koszty eksploatacji;
•	koszty za chłód, ciepło, energię, wodę;
•	koszty usługi sprzątania pomieszczeń oraz wywozu nieczystości;
•	koszty zakupu artykułów higieniczno – sanitarnych.

b)	pozostałe koszty funkcjonowania
Do głównych kategorii kosztów w tym przypadku zaliczać się będą:
•	koszty utrzymania niezbędnych linii telefonicznych stacjonarnych (infolinii), telefonu komórkowego dla koordynatora sieci;
•	koszty dostępu do Internetu;
•	koszty utrzymania stron internetowych w 2014 r.;
•	koszty zakupu niezbędnych materiałów biurowych (m.in. papieru, tonerów do drukarek, materiałów piśmienniczych, pieczątek, wizytówek);
•	koszty wynajmu i utrzymania samochodów służbowych;
•	koszty niezbędnych usług pocztowych, kurierskich;
•	koszty serwisu sprzętu biurowego (m.in. zestawów komputerowych, drukarek, skanerów).

c)	wyposażenie PI
Do głównych kategorii kosztów w tym przypadku zaliczać się będą:
•	zakup niezbędnych zestawów komputerowych; 
•	zakup niezbędnych urządzeń biurowych (m.in. drukarki, skaner, aparaty telefoniczne, aparaty fotograficzne);
•	zakup niezbędnego oprogramowania;
•	zakup niezbędnych mebli (m.in. biurka, szafy, regały).

d)	działania informacyjno – promocyjne
Do głównych kategorii kosztów w tym przypadku zaliczać się będą:
•	koszty nabycia niezbędnych praw autorskich;
•	koszty kompleksowej organizacji spotkań informacyjnych, szkoleń, warsztatów, seminariów i konferencji (m.in. wydruk materiałów, koszty cateringu, zatrudnienie ekspertów jako uzupełnienie wystąpień prowadzonych przez specjalistów ds. funduszy europejskich w sytuacjach, w których konsultanci nie mają wiedzy specjalistycznej, wynajem sali na potrzeby szkolenia/spotkania); Płatne uczestnictwo w targach i in. imprezach informacyjno –promocyjnych może być kwalifikowalne 
po konsultacji z MIR.
•	opracowanie, powielanie, druk, konfekcjonowanie i dystrybucja publikacji, broszur, ulotek dotyczących działalności oraz usług PI;
•	prowadzenie działań promocyjnych w związku z informacją o działalności, usługach PI oraz informacją o organizowanych wydarzeniach, spotkaniach (m.in. ogłoszenia w prasie, plakaty informacyjne);
•	zakup i dystrybucja materiałów promocyjnych (gadżetów):
•	do obsługi klientów m.in. teczki papierowe, notesy, ołówki, długopisy;	
•	w celach promocji PI, typu: torby, smycze, podkładki pod mysz, kalendarze;
	Inne materiały informacyjne – promocyjne, a także  - zakup artykułów i elementów wyposażenia służących wizualizacji pomieszczeń lub działań PI np.: roll-banery, tabliczki informacyjne, stojaki na materiały informacyjne mogą być kwalifikowalne po konsultacji z MIR. 
Postanowienie końcowe
Wymienione koszty/działania mogą być uznane za kwalifikowalne o ile będą spójne z celem projektu tj. funkcjonowaniem Sieci Punktów Informacyjnych oraz opatrzone właściwymi dla projektu logotypami/ informacjami zgodnie z zasadami wizualizacji NSRO/zasadami stosowania znaku „Punkt Informacyjny” i dotyczące wyłącznie funduszy strukturalnych. Powyższe koszty należy rozliczać proporcjonalnie do udziału treści związanych z działaniem punktu informacyjnego i związanych z funduszami strukturalnymi w całości zadania. Nie są kwalifikowane koszty na bieżącą działalność instytucji, jeśli są ponoszone niezależnie od zadań związanych z realizacją umów.