Załącznik nr 13

Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie przeprowadzania audytów zewnętrznych projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013

Szczegółowy opis priorytetów
Regionalnego Programu Operacyjnego
Województwa Śląskiego na lata 2007 – 2013

Katowice, wrzesień 2013 r.

1.	Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, w przypadku gdy całkowita wartość projektu wynosi co najmniej 30 000 000 zł dla robót budowlanych lub co najmniej 5 000 000 zł dla dostaw bądź usług, Beneficjent, po poniesieniu 50% wydatków całkowitej wartości projektu a przed terminem zakończenia rzeczowego realizacji projektu, zobowiązany jest do przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu. 
2.	Zgodnie z niniejszymi Wytycznymi za audyt zewnętrzny uznaje się zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową/decyzją i wnioskiem o dofinansowanie projektu.
3.	Audyt zewnętrzny przeprowadzany jest przez podmiot niezależny od kierownictwa jednostki poddawanej audytowi. Audyt zewnętrzny nie może być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego/biegłego rewidenta Beneficjenta lub przez inną osobę zatrudnioną u Beneficjenta (Partnera w projekcie). 
Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny projektu:
•		posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę Beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;
•		jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorujących, zarządzających bądź administrujących lub pracownikiem jednostki pełniącej rolę Beneficjenta, jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
•		w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
•		osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 40% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);
•		jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
•		jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem; 
Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny również spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Instytucji Zarządzającej RPO WSL oraz Instytucji Pośredniczącej Drugiego Stopnia RPO WSL.
4.	Wybór podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu należy do Beneficjenta. Zastosowanie w tym względzie mają przepisy prawa w zakresie zamówień publicznych lub, jeśli Beneficjent nie należy do sektora finansów publicznych i nie ma obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013. Obowiązkiem Beneficjenta jest zapewnienie odpowiedniej jakości audytu zewnętrznego projektu poprzez zlecenie usługi wykonawcom, którzy posiadającym niezbędną wiedzę, kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie w zakresie zagadnień dotyczących audytu lub kontroli w obszarze funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 

5.	Zgodnie z art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z dnia 24 września 2009r.) audytorem może być osoba, która:
1) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;2) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;
3) nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
4) posiada wyższe wykształcenie;
5) posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzania audytu wewnętrznego:
a) certyfikaty: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub
b) złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub c) uprawnienia biegłego rewidenta, lub d) dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie                      z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych. 2. Za praktykę w zakresie audytu wewnętrznego, o której mowa w ust. 1 pkt. 5 lit. d, (niniejszych wytycznych) uważa się udokumentowane przez kierownika jednostki wykonywanie czynności,  w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż 1/2 etatu, związanych z:

1) przeprowadzaniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego; 
2) realizacją przez inspektorów kontroli skarbowej czynności z zakresu certyfikacji i wydawania deklaracji zamknięcia pomocy finansowej, ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, o których mowa w ustawie z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. z 2004 r. Nr 8, poz. 65, z późn. zm.11);
3) nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa w ustawie z dnia 23 grudnia 1994 r.  o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701 oraz z 2008 r. Nr 209, poz. 1315, Nr 225, poz. 1502 i Nr 227, poz. 1505).

6.	Zespół przeprowadzający audyt zewnętrzny w ramach projektu realizowanego w ramach RPO WSL musi być złożony przynajmniej z dwóch osób. Każdy z członków zespołu audytującego musi spełniać wymogi określone w pkt 5 niniejszych Wytycznych oraz posiadać udokumentowaną wiedzę i doświadczenie w zakresie funkcjonowania funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. IZ RPO WSL zaleca, aby w składzie zespołu audytującego znalazł się biegły rewident, jakkolwiek nie jest to wymóg obligatoryjny.
7.	Audyt zewnętrzny ma prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Audyt powinien być zrealizowany zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego. 
8.	Efektem audytu powinno być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową/decyzją oraz wnioskiem o dofinansowanie lub też zaprzeczenie powyższego stanu rzeczy. Podmiot przeprowadzający audyt wydaje w tym zakresie opinię oraz przygotowuje sprawozdanie/raport z audytu. Jednostka poddana audytowi (Beneficjent) ma prawo do odniesienia się do opinii i sprawozdania/raportu z audytu. Wyniki audytu zewnętrznego (opinia oraz sprawozdanie/raport z audytu) niezwłocznie przekazywane są przez Beneficjenta do IZ RPO WSL lub, jeśli projekt realizowany jest w ramach Działania 1.2., 3.1.1. i 3.2.1., do IP2 RPO WSL, w terminie do 7 dni po zakończeniu audytu. Jako datę zakończenia audytu należy traktować dzień przekazania Beneficjentowi przez podmiot przeprowadzający audyt sprawozdania/raportu z audytu (w przypadku przekazania raportu drogą pocztową jest to dzień wpływu dokumentu do Beneficjenta).
9.	Audyt zewnętrzny powinien obejmować: 							
•	Analizę dokumentacji;						
•	Analizę stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków;							
•	Analizę procesu akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania;							
•	Analizę procesu sprawozdawania realizacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu.
10.	Minimalny zakres audytu zewnętrznego obejmuje:
•	sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa;
•	sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął uchybienia/nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte;
•	sprawdzenie, czy Beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym;
•	sprawdzenie, czy w ramach projektu Beneficjent prawidłowo przeprowadza postępowania o udzielenie zamówień publicznych (czy prawidłowo stosuje Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013);
•	przeprowadzenie audytu poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (odrębnego kodu księgowego);
•	sprawdzenie spójności przedstawionych wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu;
•	sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, to jest potwierdzone dowodem zapłaty oraz czy osiągnięto efekt rzeczowy;
•	sprawdzenie wiarygodności wniosków o płatność w części sprawozdawczej, dotyczącej postępów w realizacji projektu, między innymi poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektu, ocenę sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji projektu;
•	sprawdzenie zgodności prowadzonych w ramach projektu działań promocyjnych i informacyjnych z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 dla Beneficjentów w zakresie informacji i promocji; 
•	sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu.
Informacje dotyczące obszarów wymienionych w pkt 9 i 10 niniejszych Wytycznych powinny się znaleźć w sprawozdaniu/raporcie z audytu zewnętrznego. Sprawozdanie/raport z audytu powinien odzwierciedlać (opisywać) stosowaną metodykę przeprowadzania audytu a także zawierać odniesienia do badanych dokumentów. Sprawozdanie/raport z audytu powinien wskazywać zastosowany próg istotności i poziom ufności. Zastosowany próg istotności nie może być większy niż 5%, zastosowany poziom ufności nie może być mniejszy niż 95%.  
11.	W szczególności sprawozdanie/raport z audytu zewnętrznego powinien zawierać następujące dane:
•	podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym projekcie;
•	odpowiednie logotypy i dane zgodnie z ustalonymi przez IZ RPO WSL wymogami w zakresie informacji i promocji projektu;
•	nazwa, adres siedziby, NIP i REGON podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu;
•	imiona i nazwiska audytorów zewnętrznych;
•	oświadczenie audytorów zewnętrznych o niezależności od audytowanej jednostki;
•	termin, cel i zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego projektu,
•	działania i techniki audytowe;
•	zastosowany próg istotności i poziom ufności;
•	informacje o metodzie doboru i wielkości próby wybranej do badania;
•	wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu;
•	ustalenia stanu faktycznego, w tym jego ocenę i ewentualne odchylenia;
•	opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny;
•	wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi;
•	opis i analiza przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień;
•	rekomendowane działania naprawcze; uwagi i wnioski dotyczące usunięcia uchybień;
•	zgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi IZ RPO WSL;
•	wskazanie procedur wewnętrznych Beneficjenta;
•	opis ścieżki audytu Beneficjenta w zakresie finansowo-księgowym;
•	opis prawidłowości klasyfikacji wydatków wg kategorii i źródeł finansowania;
•	opis prawidłowości prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej oraz księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu;
•	ocena kwalifikowalności wydatków i sposobu ich dokumentowania;
•	analiza terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację projektu;
•	informacje o zgodności wniosków Beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi;
•	informacje o wiarygodności części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność w odniesieniu do zakresu rzeczowego projektu;
•	opis sposobu monitorowania projektu;
•	opis prawidłowości stosowania przepisów w zakresie zamówień publicznych;
•	opis realizacji obowiązków w zakresie pomocy publicznej zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi;
•	opis prawidłowości prowadzonych w ramach projektu działań promocyjnych i informacyjnych w odniesieniu do Wytycznych IZ RPO WSL  w zakresie informacji i promocji; 
•	opis sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu;
•	informacja o wdrożeniu zaleceń i usunięciu nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku przeprowadzonych kontroli;
•	opinię, stanowiącą element sprawozdania, wskazującą: 
-	czy wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową/decyzją oraz wnioskiem o dofinansowanie;
-	stwierdzone zagrożenia dla realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich ewentualnego charakteru systemowego;
-	przyczyny zagrożeń;
-	wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze;
-	powody odmowy wydania opinii z uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie (jeśli dotyczy);
-	informację o stwierdzonym istotnym naruszeniu prawa wspólnotowego lub/i krajowego bądź wytycznych IZ RPO WSL (jeśli dotyczy); 
•	podpisy audytorów zewnętrznych przeprowadzających badanie;
•	miejsce i datę sporządzenia i podpisania sprawozdania/raportu z audytu zewnętrznego projektu. 

Wszystkie strony sprawozdania/raportu powinny zostać parafowane przez audytorów zewnętrznych.

12.	Wydatki poniesione przez Beneficjenta na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu są wydatkami kwalifikowalnymi, jeżeli zostały zawarte we wniosku o dofinansowanie i spełniają warunki wymagane dla uznania ich za wydatki kwalifikowalne. Przekazana opinia i sprawozdanie/raport zostanie poddane weryfikacji przez IZ RPO WSL (IP2 RPO WSL, jeśli projekt realizowany jest w ramach Działania 1.2., 3.1.1. i 3.2.1.) pod kątem zgodności z wymogami określonymi w niniejszych Wytycznych. W przypadku, gdy dokumentacja z przeprowadzonego audytu nie spełnia ww. wymogów, IZ RPO WSL (lub IP2 RPO WSL) zwróci się do Beneficjenta o wyjaśnienie uchybień oraz o uzupełnienie bądź poprawienie dokumentacji. Zastrzega się, że wydatek poniesiony na audyt, który nie będzie przeprowadzony zgodnie z niniejszymi Wytycznymi zostanie uznany za niekwalifikowalny.
13.	Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie przeprowadzania audytów zewnętrznych projektów dofinansowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 wchodzą w życie w terminie 14 dni od dnia ich przyjęcia przez Zarząd Województwa.