Załącznik do Uchwały 
Nr 449/237/IV/2013
Zarządu Województwa Śląskiego
z dnia 28.02.2013  r.

Procedura postępowania w odniesieniu do projektów realizowanych ramach RPO WSL na lata 2007-2013, dla których został wypłacony wniosek o płatność końcową.

Instytucja Zarządzająca RPO WSL na lata 2007-2013 po zakończeniu realizacji projektów (tzn. po przeprowadzeniu kontroli i wypłacie kwoty z wniosku o płatność końcową) przygotowuje aneksy do umów o dofinansowanie w sytuacji, kiedy wartość całkowita projektu, wartość wydatków kwalifikowanych oraz kwota dofinansowania ulegną zmianie np. z powodu uznania części wydatków za niekwalifikowane lub z powodu nałożenia korekt finansowych na projekcie.
W powyższej sytuacji  IZ RPO WSL każdorazowo sporządza aneks do umowy o dofinansowanie ze względu na konieczność przesyłania do Ministerstwa Finansów raportu o wartości zakontraktowanych środków w ramach umów oraz zmiany ich wartości w celu ustalenia dostępnego limitu alokacji, szacowania wartości programu na poziomie działań i osi priorytetowych. 
Zwolnienie dotychczas zaangażowanych środków w przypadku sporządzenia aneksu po wypłacie płatności końcowej umożliwia ich wykorzystanie na realizację innych projektów, co ma istotne znaczenie dla efektywnego wydatkowania środków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013. 
Ze względu na coraz częstsze przypadki odmowy podpisywania aneksów na zakończenie realizacji projektu przez Beneficjentów, zasadnym jest zmiana procedur w tym zakresie.
Beneficjenci odmowę podpisania aneksów argumentują tym, że aneksy takie są przygotowywane w dłuższym odstępie czasu od faktycznego zakończenia projektu (m.in. ze względu na proces certyfikacji wydatków przez IZ RPO WSL), a Beneficjenci w tym czasie dokonali zamknięcia ksiąg rachunkowych w swoich instytucjach.

W związku z powyższym, Wydział Rozwoju Regionalnego proponuje okresowo w odstępach ok. 1 miesiąca przygotowywać kartę sprawy z projektem uchwały Zarządu Województwa Śląskiego. W karcie sprawy dla każdego z rozliczonych i  zakończonych projektów wskazywane będą ostateczne wartości kosztów całkowitych projektu, wartość wydatków kwalifikowanych, kwoty i poziom dofinansowania, terminy realizacji projektu wymagające korekty oraz informacje o ewentualnej zmianie wartości przyjętych wskaźników.

Po podjęciu przez Zarząd Województwa Śląskiego uchwały w sprawie zatwierdzenia ostatecznych kwot rozliczenia projektów, dokonana zostanie aktualizacja umowy o dofinansowanie projektu w systemach SIWIZ RPO WSL oraz KSI SIMIK w zakresie w jakim jest to wymagane dla danego projektu.
Dzięki takiej procedurze, nadal możliwa będzie bieżąca weryfikacja i aktualizacja limitu środków, które mogą zostać zaangażowane w ramach zawieranych umów o dofinansowanie, a jednocześnie nie będzie konieczne uruchamianie po rozliczeniu projektu długotrwałej i pracochłonnej procedury sporządzania aneksów do umów o dofinansowanie projektów.