UMOWA O POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH KLIENTÓW REGIONALNYCH OŚRODKÓW EFS NR ____________
Zawarta w ………………….w dniu …………… r. pomiędzy:

Samorządem Województwa Śląskiego z siedzibą w Katowicach, przy ulicy Ligonia nr 46 posiadającym nr identyfikacji REGON 276284638 oraz NIP 954-22-60-713, reprezentowanym przez
1.	……………………..
2.	……………………..
zwanym dalej „Instytucją Pośrednicząca” lub „IP”,
a
Skarbem Państwa – państwową jednostką budżetową Centrum Projektów Europejskich, 
z siedzibą w Warszawie przy ul. Domaniewskiej 39a, 02-672 Warszawa, posiadającym numer identyfikacji REGON 141681456 oraz NIP 7010158887, reprezentowanym przez 
Pana Marka Zawiślaka - Dyrektora Centrum Projektów Europejskich na podstawie upoważnienia udzielonego w dniu 18 października 2012r. przez Ministra Rozwoju Regionalnego, zwanym dalej „Centrum”,
zaś wspólnie zwanymi dalej „Stronami”.

Na podstawie niniejszego Porozumienia Strony postanawiają, co następuje:
§ 1.
Użyte w Porozumieniu określenia omaczają:
1)	Ustawa - 	ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.);	
2)	Rozporządzenie -	rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji 
z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych 
i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia 
i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024);	
3)	Dane osobowe - 	dane osobowe, w rozumieniu ustawy, dotyczące klientów Regionalnych Ośrodków EFS, które są przetwarzane przez Centrum w celu wykonania Porozumienia w sprawie Krajowego Ośrodka EFS;	
4)	Administrator danych osobowych - 	
Instytucja Pośrednicząca;	
5)	Przetwarzanie danych osobowych -	jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak - zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych;	
6)	Dokument -	dowolny nośnik, tradycyjny lub elektroniczny, na którym zapisane są dane osobowe;	
7)	Pracownik -	osobę świadczącą pracę na podstawie stosunku pracy 
lub stosunku cywilnoprawnego;	
8)	Porozumienie w sprawie Krajowego Ośrodka EFS -	porozumienie zawarte w dniu 3 sierpnia 2009 r. między Ministrem Rozwoju Regionalnego a Dyrektorem Centrum Projektów Europejskich w sprawie zasad funkcjonowanie Krajowego Ośrodka EFS.	
§ 2.
1.	Na podstawie art. 31 ustawy, Instytucja Pośrednicząca jako administrator danych osobowych, powierza Centrum przetwarzanie danych osobowych klientów Regionalnych Ośrodków EFS w imieniu i na rzecz Instytucji Pośredniczącej na warunkach opisanych 
w niniejszym Porozumieniu.
2.	Instytucja Pośrednicząca powierza Centrum do przetwarzania dane osobowe wyłącznie 
w celu realizacji ewaluacji, monitoringu, kontroli i sprawozdawczości, 
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
3.	Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania Centrum przez Instytucję Pośredniczącą jest określony w Załączniku nr 1.
§ 3.
1.	Instytucja Pośrednicząca umocowuje Centrum do udzielania i odwoływania pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 2 ust. 1.
2.	Centrum ograniczy dostęp do danych osobowych wyłącznie do pracowników Centrum  posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w § 2 ust. 1.
3.	Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych przez Centrum 
jest określony w Załączniku nr 2.
4.	Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie Centrum i podmiotów przez Centrum umocowanych jest określony w Załączniku nr 3. 
§4.
1.	Centrum oraz pracownicy Centrum nie decydują o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. 
§ 5.
1.	Centrum oświadcza, że dysponuje systemem informatycznym służący do przetwarzania powierzonych danych osobowych spełniającym wymagania określone w rozporządzeniu.
2.	Centrum zapewnia środki techniczne i organizacyjne umożliwiające należyte zabezpieczenie danych osobowych, wymagane przepisami prawa, w tym ustawą oraz rozporządzeniem, w szczególności zobowiązuje się:
1)	prowadzić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności, Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych;
2)	przechowywać dokumenty w specjalnie do tego przeznaczonych szafach zamykanych na zamek lub w zamykanych na zamek pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
3)	prowadzić ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.
3.	Centrum zobowiąże swoich pracowników do przestrzegania następujących zasad postępowania z dokumentami:
1)	pracowania jedynie z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z Porozumienia w sprawie Krajowego Ośrodka EFS;
2)	przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone;
3)	nietworzenia kopii dokumentów innych, niż niezbędne do realizacji Porozumienia w sprawie Krajowego Ośrodka EFS;
4)	zachowania danych osobowych w poufności oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu zatrudnienia w Centrum.
4.	Centrum będzie stale nadzorowało swoich pracowników, w zakresie zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych.
5.	Centrum będzie wymagało od swoich pracowników przestrzegania należytej staranności, w zakresie zachowania w poufności danych osobowych oraz ich zabezpieczenia.
6.	Centrum zobowiązuje się do:
1)	zachowania w poufności wszystkich danych osobowych powierzonych w trakcie obowiązywania Porozumienia w sprawie Krajowego Ośrodka EFS lub uzyskanych 
w związku z wykonywaniem czynności objętych Porozumieniem w sprawie Krajowego Ośrodka EFS dokumentów, a także zachowania w poufności informacji o stosowanych sposobach zabezpieczenia danych osobowych, również po rozwiązaniu Porozumienia w sprawie Krajowego Ośrodka EFS;
2)	zabezpieczenia korespondencji i wszelkich otrzymanych dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, a w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem;
3)	niewykorzystywania zebranych na podstawie Porozumienia w sprawie Krajowego Ośrodka EFS danych osobowych dla celów innych niż określone w Porozumienia w sprawie Krajowego Ośrodka EFS.
§ 6.
1.	Centrum niezwłocznie informuje Instytucję Pośredniczącą o:
1)	wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu;
2)	wszelkich czynnościach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych 
w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.
2.	Centrum zobowiązuje się do udzielenia Instytucji Pośredniczącej, na każde jej żądanie, informacji na temat przetwarzania wszystkich danych osobowych przez Centrum, 
a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.
§ 7.
1.	Centrum umożliwi Instytucji Pośredniczącej lub podmiotowi przez nią upoważnionemu, dokonanie kontroli zgodności z ustawą, rozporządzeniem oraz z niniejszym Porozumieniem przetwarzania powierzonych danych osobowych w miejscach, w których są one przetwarzane, do umożliwienia Instytucji Pośredniczącej lub podmiotowi przez nią upoważnionemu, dokonania kontroli. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 7 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli.
2.	W przypadku powzięcia przez Instytucję Pośredniczącą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Centrum zobowiązań wynikających z ustawy, rozporządzenia lub z niniejszego Porozumienia, Centrum umożliwi Instytucji Pośredniczącej lub podmiotowi przez nią upoważnionemu, dokonanie niezapowiedzianej kontroli, w celu, o którym mowa w ust. 1.
3.	Kontrolerzy Instytucji Pośredniczącej lub podmiotu przez nią upoważnionego mają 
w szczególności prawo:
1)	wstępu, w godzinach pracy podmiotu kontrolowanego, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe poza zbiorem danych osobowych, i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą, rozporządzeniem oraz niniejszym Porozumieniem;
2)	żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywać i przesłuchiwać pracowników, o których mowa w § 3 ust 2., w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3)	wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek 
z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;
4)	przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.
4.	Centrum jest zobowiązane do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzonych 
w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą lub przez podmiot przez nią upoważniony.
5.	Centrum zobowiąże podmioty, o których mowa w § 2 ust. 2, do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, sporządzonych w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą lub przez podmiot przez nią upoważniony
§ 8.
1.	W sprawach nieuregulowanych niniejszym Porozumieniem mają zastosowanie przepisy ustawy.
2.	Niniejsze Porozumienie wchodzi w życie z dniem podpisania i jest zawarte na czas obowiązywania Porozumienia w sprawie Krajowego Ośrodka EFS, jednak nie dłużej niż do dnia 31 grudnia 2020r.
3.	Integralną część niniejszego Porozumienia stanowią:
1)	Załącznik nr 1: Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania.
2)	Załącznik nr 2: Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie Centrum i podmiotów przez nią umocowanych;
3)	Załącznik nr 3: Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych na poziomie Centrum i podmiotów przez nią umocowanych;
4.	Niniejsze Porozumienie zostało sporządzone w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym dla każdej ze Stron.

……………………...………………………..	……………………...………………………..	
Ze strony IP	Ze strony Centrum	

Załącznik nr 1 do umowy o 
powierzenie przetwarzania danych osobowych klientów Regionalnych Ośrodków EFS

Zakres danych osobowych klientów Regionalnych Ośrodków EFS

Dane klientów Regionalnych Ośrodków EFS (pracowników instytucji).

	Lp.	Nazwa	
Dane uczestnika	1	Imię (imiona)	
	2	Nazwisko	
	6	Nazwa instytucji	
Dane kontaktowe	9	Ulica	
	10	Nr domu	
	11	Nr lokalu	
	12	Miejscowość	
	13	Obszar	
	14	Kod pocztowy	
	15	Województwo	
	16	Powiat	
	17	Telefon stacjonarny	
	18	Telefon komórkowy	
	19	Adres poczty elektronicznej (e-mail)	
Dane dodatkowe	20	Zatrudniony w	

Załącznik nr 2 do umowy o 
powierzenie przetwarzania danych osobowych klientów Regionalnych Ośrodków EFS

Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

UPOWAŻNIENIE Nr ______
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZBIORZE KLIENTÓW REGIONALNYCH OŚRODKÓW EFS  
W WOJEWÓDZTWIE [______________________]

Z dniem [_________________________] r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), upoważniam [___________________________________________] do przetwarzania danych osobowych klientów Regionalnych Ośrodek EFS w województwie [____________________] w zakresie utrwalania, przechowywania, opracowywania, zmieniania, udostępniania i usuwania.  
Upoważnienie obowiązuje do dnia odwołania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2020r. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* zatrudnienia w Centrum.

_________________________________
Czytelny podpis osoby reprezentującej Centrum.

Przyjmuję ww. upoważnienie:

_________________________________
Czytelny podpis pracownika** Centrum

Przyjmując upoważnienie, pracownik** Centrum zobowiązuje się do zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu zatrudnienia 
w organizacji.
* - niepotrzebne skreślić
** - za pracownika uważa się członka personelu Centrum niezależnie od formy zatrudnienia/współpracy 
z Centrum.

Załącznik nr 3 do umowy o 
powierzenie przetwarzania danych osobowych klientów Regionalnych Ośrodków EFS

Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr ______
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZBIORZE KLIENTÓW REGIONALNYCH OŚRODKÓW EFS  
W WOJEWÓDZTWIE [________________________]

Z dniem [_________________________] r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),  odwołuję upoważnienie [_______________________________] do przetwarzania danych osobowych klientów Regionalnych Ośrodek EFS w województwie [____________________] w zakresie utrwalania, przechowywania, opracowywania, zmieniania, udostępniania i usuwania.  

_________________________________
Czytelny podpis osoby reprezentującej Centrum.