Aneks nr […] do umowy z dnia […] na prowadzenie Regionalnego Ośrodka EFS w […]

Zawarty w dniu ………………………… pomiędzy:
1.	………………. z siedzibą w [miasto], przy ulicy [ulica] nr [numer], [kod pocztowy] [miasto], reprezentowanym przez [oznaczenie organu], w imieniu której/którego działają/działa:
a)	Imię Nazwisko – funkcja
b)	Imię Nazwisko – funkcja
zwanym dalej „IP”,
a
2.	………………. z siedzibą w [miasto], przy ulicy [ulica] nr [numer], [kod pocztowy] [miasto], NIP [numer NIP], reprezentowanym przez [oznaczenie organu], w imieniu której/którego działają/działa:
a)	Imię Nazwisko – funkcja
b)	Imię Nazwisko – funkcja
zwanym dalej „ROEFS”,

wspólnie zwanymi dalej „Stronami”   

o treści następującej:
W umowie o prowadzenie Regionalnego Ośrodka EFS w […], wprowadza się następujące zmiany:

§ 1.
W dziale „Monitoring, kontrola i audyt”, po § 8a dodaje się § 8b, który otrzymuje następujące brzmienie:
1.	„§ 8b.W związku z art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Instytucja Pośrednicząca powierza […….] – organizacji prowadzącej Regionalny Ośrodek Europejskiego Funduszu Społecznego w […] przetwarzanie danych osobowych, w imieniu i na rzecz Instytucji Pośredniczącej, na warunkach opisanych w niniejszym aneksie, do dnia 31 grudnia 2020 r.
2.	Powierzenie przetwarzania danych, o których mowa w niniejszym aneksie obejmuje przetwarzanie danych osób korzystających z usług Regionalnych Ośrodków EFS, przez personel Regionalnego Ośrodka EFS. Przetwarzanie danych w ramach wyżej wymienionego zbioru możliwe jest w związku z realizacją wsparcia Regionalnego Ośrodka EFS dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w ramach usług: informacyjnej, szkoleniowej, animacyjnej oraz doradczej oraz innych zleconych przez Instytucję Pośredniczącą POKL,  Instytucję Zarządzającą PO KL lub Krajowy Ośrodek EFS.
3.	Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne na podstawie art. 23 ust. 1 pkt. 2 lub art. 27 ust. 2 pkt. 2 ustawy o ochronie danych osobowych.
4.	Dane osobowe mogą być przetwarzane przez organizację prowadzącą Regionalny Ośrodek EFS wyłącznie w celu udzielenia wsparcia, realizacji wsparcia dla beneficjentów (projektodawców PO KL) oraz potencjalnych beneficjentów (wnioskodawców), ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu                     i sprawozdawczości w ramach Programu w zakresie określonym w Załączniku nr 3 do umowy.
5.	Przy przetwarzaniu danych osobowych organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS przestrzega zasad wskazanych w niniejszym paragrafie, w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).
6.	Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS nie decyduje o celach                i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych.
7.	Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS, w przypadku przetwarzania powierzonych danych osobowych w systemie informatycznym, zobowiązuje się do przetwarzania ich w sposób gwarantujący bezpieczeństwo danych,                     a w szczególności stosowanie haseł dostępu do profili użytkownika oraz haseł dostępu do plików zawierających przetwarzane dane.
8.	Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych zapewni środki zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 5.
9.	Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie członkowie personelu organizacji prowadzącej Regionalny Ośrodek EFS posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
10.	Imienne upoważnienia, o których mowa w ust. 9 są ważne do dnia odwołania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2020 r. Upoważnienie wygasa z chwilą zakończenia współpracy z danym członkiem personelu.
11.	Instytucja Pośrednicząca umocowuje organizację prowadzącą Regionalny Ośrodek EFS do wydawania i odwoływania członkom jej personelu imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Upoważnienia przechowuje organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS w swojej siedzibie; wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych zostały określone odpowiednio w załączniku nr 7 i 8 do umowy.
12.	Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS prowadzi ewidencję członków personelu upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku             z wykonywaniem umowy.
13.	Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS jest zobowiązana do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu przez personel mających dostęp                    do powierzonych danych osobowych, danych osobowych w poufności.
14.	Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS niezwłocznie informuje Instytucję Pośredniczącą o:
1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub                       o ich niewłaściwym użyciu;
2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.
15.	Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS zobowiązuje się do udzielenia Instytucji Pośredniczącej, na każde jej żądanie, informacji na temat przetwarzania danych osobowych, o których mowa w niniejszym paragrafie, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia przez niego i jego pracowników obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.
16.	Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS umożliwi Instytucji Pośredniczącej lub podmiotom przez nią upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli, zgodności                 z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych                         i rozporządzeniem, o którym mowa w ust. 5,  oraz z niniejszą umową przetwarzania powierzonych danych osobowych; zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli.
17.	W przypadku powzięcia przez Instytucję Pośredniczącą wiadomości o rażącym naruszeniu przez organizację prowadzącą Regionalny Ośrodek EFS zobowiązań wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, z rozporządzenia, o którym mowa w ust. 5, lub z niniejszej umowy, organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS umożliwi Instytucji Pośredniczącej lub podmiotom przez nią upoważnionym dokonanie niezapowiedzianej kontroli,                    w celu, o którym mowa w ust. 16.
18.	Kontrolerzy Instytucji Pośredniczącej lub podmiotów przez nią upoważnionych, mają w szczególności prawo:
1) wstępu, w godzinach pracy organizacji prowadzącej Regionalny Ośrodek EFS, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe poza zbiorem danych osobowych i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą, rozporządzeniem oraz niniejszą umową;
2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz wzywać                             i przesłuchiwać personel w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.
19.	Organizacja prowadząca Regionalny Ośrodek EFS jest zobowiązana                        do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą lub przez podmioty przez nią upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
20.	Zapisy ust. 3-20 powyższego aneksu stosuje się odpowiednio do przetwarzania danych osobowych przez partnera organizacji prowadzącej Regionalny Ośrodek EFS współrealizującego z organizacją realizację zadań Regionalnego Ośrodka EFS.”

§ 2
W dziale „Przedmiot umowy” § 2 po pkt 1a dodaje się pkt 1b, który otrzymuje następujące brzmienie. „Zakres zadań realizowanych przez RO EFS w 2013 roku określony jest w ofercie stanowiącej  załącznik nr 1b do niniejszej umowy po jej akceptacji przez IP”.

§ 3
§ 3 pkt 1 przyjmuje brzmienie: „Okres realizacji umowy trwa od 1 marca 2009 r. do 31 grudnia 2013 r.”
§ 4
W dziale „Finansowanie zadań RO EFS” § 4  ust 1 po pkt 2 dodaje się pkt 3, który przyjmuje brzmienie: „ W roku 2013  nie może przekroczyć kwoty ………… PLN (słownie: ………………….)”.
§ 5
W dziale „Zabezpieczenie umowy” § 5 po ust. 1a dodaje się ust. 1b, który przyjmuje brzmienie: „Zabezpieczeniem prawidłowej realizacji umowy w zakresie zadań, o których mowa § 2 ust. 1a, jest złożony przez RO EFS w dniu podpisania aneksu dot. zadań na rok 2013 weksel in blanco wraz  z deklaracją wekslową              na kwotę ……………. PLN.”
§ 6

W dziale „Rozliczenie i zwrot dotacji” § 7 po ust. 3a dodaje się ust. 3b,                 który przyjmuje brzmienie „Ostateczne rozliczenie środków finansowych,                        o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, przekazanych przez IP zostanie dokonane,                            na  podstawie  wydatków poniesionych przez RO EFS, nie później niż do końca     I kwartału 2014 r.”

§ 7

W dziale „Postanowienia końcowe” § 18 ust. 2 przyjmuje brzmienie: „Integralną
    część niniejszej umowy stanowią następujące załączniki:
1)	Załącznik nr 1: Oferta na prowadzenie RO EFS wraz z budżetem na  2009, 2010, 2011, 2012, 2013 roku, przy czym Oferta na rok 2013 stanie się  załącznikiem po jej akceptacji przez IP;      2)  Załącznik nr 2: harmonogram płatności;

3)	Załącznik nr 3: zakres danych osobowych uczestników biorących udział 
w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;

      4)  Załącznik nr 4: wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;

5)	 Załącznik nr 5: wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych 
 osobowych;

       6)  Załącznik nr 6: zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania 
             –   klienci ROEFS;

       7) Załącznik nr 7: wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 
          – klienci ROEFS;

 8) Załącznik nr 8: wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych
     osobowych – klienci  ROEFS.

 Załączniki nr 6 – 8 oraz 2  do umowy otrzymują brzmienie określone w załączniku nr 1 do aneksu.

§ 8.

1.	W sprawach nieuregulowanych niniejszym aneksem mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
2.	Pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian.
3.	Niniejszy aneks został sporządzone w 2 jednobrzmiących egzemplarzach,                 po jednym dla każdej ze Stron. 

Załącznik nr 1 do aneksu do umowy          o prowadzenie Regionalnego Ośrodka EFS

Załącznik nr 6 do umowy o prowadzenie Regionalnego Ośrodka EFS  - Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania - klienci ROEFS.

Zakres danych osobowych w ramach 
Zbioru danych osób korzystających z usług Regionalnych Ośrodków EFS

Dane osób korzystających z usług Regionalnych Ośrodków EFS:
1.	Imię i nazwisko,
2.	Miejsce pracy lub reprezentowana instytucja (nazwa i adres)
3.	Telefon
4.	Adres poczty elektronicznej (e-mail)

Załącznik nr 7 do umowy o prowadzenie Regionalnego Ośrodka EFS  - wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych - klienci ROEFS.

UPOWAŻNIENIE Nr______
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZBIORZE DANYCH OSÓB KORZYSTAJĄCYCH Z USŁUG REGIONALNYCH OŚRODKÓW EFS

Z dniem [_________________________] r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy 
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.), upoważniam [___________________________________________] do przetwarzania w zbiorze danych osób korzystających z usług Regionalnych Ośrodków EFS przetwarzanych przez Regionalny Ośrodek EFS w [_________________________].
Upoważnienie obowiązuje do dnia odwołania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2020 r.
Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* zatrudnienia w [__________________________ _________________________________________________].

_________________________________
Czytelny podpis osoby reprezentującej organizację prowadzącą Regionalny Ośrodek EFS

Przyjmuję ww. upoważnienie:

_________________________________
Czytelny podpis pracownika organizacji prowadzącej Regionalny Ośrodek EFS

Przyjmując upoważnienie, pracownik organizacji prowadzącej Regionalny Ośrodek EFS zobowiązuje się do zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu zatrudnienia w organizacji.

•	- niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 8 do umowy o prowadzenie Regionalnego Ośrodka EFS  - wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych - klienci ROEFS.

ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr ______
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W ZBIORZE DANYCH OSÓB KORZYSTAJĄCYCH Z USŁUG REGIONALNYCH OŚRODKÓW EFS

Z dniem [_________________________] r., na podstawie art. 37 w związku z art. 31 ustawy 
z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),  odwołuję upoważnienie [__________________________________________] do przetwarzania w zbiorze danych osób korzystających z usług Regionalnych Ośrodków EFS przetwarzanych przez Regionalny Ośrodek EFS w [_________________________________]. 

_________________________________
Czytelny podpis osoby reprezentującej organizację prowadzącą Regionalny Ośrodek EFS

Załącznik nr 2 do umowy o prowadzenie Regionalnego Ośrodka EFS - harmonogram płatności

…………………………………
(nazwa Ośrodka)

Harmonogram płatności na rok 2013

Nr transzy	Data przekazania płatności 	Kwota transzy dotacji rozwojowej  	Okres za jaki składany będzie wniosek o płatność (od … do …) 	Kwota planowanych wydatków do rozliczenia