Załącznik do Uchwały nr 3101/201/IV/2012                                                                                                                                                   Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 06.11.2012r.

Roczny Plan Kontroli

na 2013 rok

 dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 

Katowice, listopad 2012 r.
Spis treści
	
1.	Wstęp
1.1	Podstawy prawne
1.2	Roczny Plan Kontroli
1.3	Rodzaje kontroli
1.4	Zasady prowadzenia kontroli
2.	Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli
2.1	Główne zadania kontroli 
2.2	Struktura komórek odpowiedzialnych za realizację zadań kontrolnych
2.3	Procedury kontroli
2.4	Opis obiegu i przekazywania informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli
2.5	Kontrola doraźna
2.6	Procesy podlegające kontroli
2.7	Instytucje i jednostki organizacyjne podlegające kontroli w systemie wdrażania RPO WSL
3.	Układ chronologiczny i tematyczny kontroli systemowej w 2013 roku
4.	Układ chronologiczny i tematyczny kontroli FROM w 2013 roku
5.	Założenia, co do zasad kontroli projektów w programie w danym roku
5.1	Wytyczne i zasady obejmujące kontrolę projektów
5.2	Metodologia doboru próby projektów do kontroli
5.3	Kontrola projektów w ramach IZ RPO WSL
5.4	Kontrola projektów w ramach IP2 RPO WSL
5.5	Kontrola Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej RPO WSL
5.6	Kontrola dużych projektów w rozumieniu KE oraz innych projektów o wysokiej wartości
5.7	Kontrole krzyżowe
5.8	Kontrole po zakończeniu realizacji projektów (w tym sprawdzające trwałość               projektu)
Załączniki

Wykaz stosowanych skrótów:

FROM	Fundusz Rozwoju Obszarów Miejskich	
IA	Instytucja Audytowa	
IK RPO	Instytucja Koordynująca Regionalne Programy Operacyjne	
IP2 RPO WSL	Instytucja Pośrednicząca drugiego stopnia Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2007-2013	
IPOC	Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji	
IZ RPO WSL	Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2007-2013	
KE	Komisja Europejska	
KMK	Komórka ds. monitoringu i kontroli w Śląskim Centrum Przedsiębiorczości	
KSI SIMIK 07-13	Krajowy System Informatyczny	
LSI	Lokalny System Informatyczny	
MRR	Ministerstwo Rozwoju Regionalnego	
NSRO	Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013	
OFSA PROW	system wsparcia informatycznego dla działań pomocowych realizowanych w ramach PROW 2007-2013;	
PO RYBY 2007-2013	Program Operacyjny „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa
i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013",	
PROW 2007-2013	Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013	
RMK	Referat ds. monitoringu i kontroli programu w Wydziale Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RKPR	Referat ds. kontroli projektów w Wydziale Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RPO WSL	Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2007-2013	
UM WSL	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
WAP	Wniosek Aplikacyjny Przedsiębiorcy	
WE	Wspólnota Europejska	
WRR	Wydział Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	

1.	Wstęp

Zgodnie z art. 60 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 Instytucja Zarządzająca zapewnia realizację kontroli systemu zarządzania i kontroli, jak również kontroli poszczególnych projektów w celu weryfikacji wydatków.
Niniejszy Roczny plan kontroli na rok 2013 dla RPO WSL przedstawia ogólny zakres czynności podejmowanych w ramach realizacji obowiązków wynikających z Wytycznych w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym. Szczegółowe procedury dotyczące realizacji kontroli zostały opisane w Podręczniku procedur wdrażania RPO WSL oraz w Podręczniku procedur wdrażania IP2 RPO WSL. Funkcję IP2 RPO WSL pełni Śląskie Centrum Przedsiębiorczości.
Roczny Plan Kontroli na rok 2013 dla RPO WSL zakłada przeprowadzenie jednej kontroli systemowej oraz jednej kontroli w Banku Ochrony Środowiska S. A. (FROM), realizującego Inicjatywę JESSICA. W 2013 r. zostaną także przeprowadzone zarówno przez IP2 RPO WSL, jak i IZ RPO WSL kolejne kontrole na miejscu realizacji projektów. Ponadto w związku ze wzrostem liczby projektów zrealizowanych zwiększy się liczba kontroli trwałości. 

1.1	Podstawy prawne

Proces kontroli w ramach RPO WSL regulują następujące akty prawne i dokumenty:
•	Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie (WE) 
nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r., s. 25);
•	Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 nr 1083/2006 z dnia 8 grudnia 2006r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) 
nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z 27.12.2006r., s. 1, sprostowane – Dz. Urz. UE L 45 z 15.02.2007r., s. 3);
•	Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 210, 31.07.2006r., s.1);
•	Ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. nr 84, poz. 712 z późn. zm.);
•	Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. nr 113 poz. 759 z późn. zm.);
•	Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.);
•	Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. nr 152 poz. 1223);
•	Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013; 
•	Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym;
•	Porozumienie nr 115/RR/2007 z dnia 31.10.2007r. w sprawie zasad realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 wraz z aneksami.
•	Umowa o Finansowaniu pomiędzy Europejskim Bankiem Inwestycyjnym a Województwem Śląskim z dnia 9 lipca 2010 r.

1.2	Roczny Plan Kontroli

Roczny plan kontroli na rok 2013 dla RPO WSL obejmuje:
•	Roczny plan kontroli systemowej, zatwierdzony przez kierownika RMK;
•	Roczny plan kontroli FROM, zatwierdzony przez kierownika RMK;
•	Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów (w tym Rocznych Planów Działań z zakresu Pomocy Technicznej), zatwierdzony przez kierownika RKPR; 
•	Roczny plan kontroli IP2 RPO WSL, zatwierdzony przez Dyrektora IP2 RPO WSL.
Niniejszy dokument, jako całościowy plan kontroli dla RPO WSL jest zatwierdzany przez Zarząd Województwa Śląskiego, a następnie akceptowany przez IK RPO. 

1.3	Rodzaje kontroli

W ramach RPO WSL prowadzone są następujące typy kontroli:
1.	Kontrola systemowa (kontrola systemu zarządzania i kontroli w IP2 RPO WSL).
2.	Kontrola FROM.
3.	Weryfikacja wydatków.
a)	Kontrola na miejscu realizacji projektów (kontrola u beneficjenta): 
•	kontrole na zakończenie realizacji projektu;
•	kontrole w trakcie realizacji projektu;
•	kontrole doraźne.
b)	Kontrola wydatków – kontrola dokumentów, w tym:  
•	kontrole dokumentów w trakcie realizacji projektu (m. in. kontrola w trakcie weryfikacji wniosków o płatność, kontrole ex-ante Zamówień Publicznych,);
•	kontrole dokumentów na zakończenie realizacji projektu.
c)	Kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu).
d)	Kontrola krzyżowa.

1.4	Zasady prowadzenia kontroli

W trakcie wykonywania czynności kontrolnych obowiązują następujące zasady:
•	legalności tj. wykonywania czynności kontrolnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
•	rzetelności tj. obiektywnego i rzetelnego sprawdzania faktów i udokumentowania wyników kontroli w oparciu o materiał źródłowy;
•	podmiotowości tj. dokonywania ustaleń dotyczących tylko jednostki kontrolowanej;
•	tajemnicy tj. zachowania tajemnicy kontroli zgodnie z właściwymi przepisami o ochronie informacji niejawnych i ochrony danych osobowych;
•	kontradyktoryjności tj. możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich.

2.	Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli
2.1	Główne zadania kontroli 

Głównym celem przeprowadzania kontroli jest ocena prawidłowości wykorzystania środków pochodzących z Unii Europejskiej oraz sprawdzenie prawidłowości proceduralnej i rzeczowej całości środków finansowych przeznaczonych na realizację projektów oraz Inicjatywę JESSICA. 

Kontrola systemowa ma na celu monitorowanie prawidłowości realizacji Działania/Poddziałań powierzonych do realizacji IP2 RPO WSL oraz uzyskanie uzasadnionego zapewnienia, że system zarządzania i kontroli w IP2 RPO WSL funkcjonuje efektywnie oraz zgodnie z procedurami i obowiązującymi przepisami.
Kontrola systemowa służy w szczególności:
•	otrzymaniu zapewnienia, że Działanie/Poddziałania są prawidłowo wdrażane;
•	sprawdzeniu, czy są stosowane procedury oraz obowiązujący system zarządzania 
i kontroli;
•	sprawdzeniu, czy istnieje informatyczny system rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu oraz czy gromadzone są dane na temat wdrażania, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny;
•	sprawdzeniu, czy istnieją procedury zapewniające, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu są przechowywane zgodnie z przepisami;
•	upewnieniu się, że Działanie/Poddziałania wdrażane są zgodnie z Porozumieniem zawartym między IP2 RPO WSL a IZ RPO WSL;
•	weryfikacji, czy dane dostarczone przez IP2 RPO WSL w sprawozdaniach i wnioskach o płatność są prawdziwe;
•	sprawdzeniu, czy wymogi w zakresie informacji i promocji są przestrzegane.

Kontrola projektu, jest narzędziem umożliwiającym monitoring prawidłowości realizacji projektu. Podstawowym celem kontroli jest:
•	otrzymanie zapewnienia, że projekt jest realizowany prawidłowo;
•	upewnienie się, że projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu;
•	weryfikacja postępów i efektów realizacji projektu w miejscu jego realizacji;
•	weryfikacja czy dane dostarczone przez beneficjenta w sprawozdaniach i wnioskach 
o płatność są prawdziwe, a wydatki zostały rzeczywiście poniesione przez beneficjenta;
•	sprawdzenie, czy wymogi w zakresie informacji i promocji są przestrzegane.

Kontrola FROM umożliwia monitoring wdrażania Inicjatywy JESSICA w województwie śląskim. Ponadto ma na celu: 
•	zapewnienie legalności i prawidłowości wykorzystania wkładu finansowego; 
•	otrzymanie zapewnienia, że Inicjatywa JESSICA jest prawidłowo wdrażana;
•	sprawdzenie, czy są wprowadzone procedury oraz system zarządzania 
i kontroli realizacji projektów miejskich;
•	sprawdzenie sposobu oceny i wyboru projektów miejskich do wsparcia w ramach Inicjatywy JESSICA,
•	sprawdzenie, czy istnieje system rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu oraz czy gromadzone są dane na temat wdrażania, niezbędne do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny;
•	sprawdzenie, czy istnieją procedury zapewniające, że wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu są przechowywane zgodnie z przepisami;
•	weryfikację, czy dane dostarczone przez FROM w sprawozdaniach przekazywanych do Funduszu Powierniczego są prawdziwe;
•	sprawdzenie, czy wymogi w zakresie informacji i promocji są przestrzegane,
•	sprawdzenie czy system archiwizacji dla dokumentów realizowanych projektów miejskich jest wprowadzony i realizowany.

2.2	Struktura komórek odpowiedzialnych za realizację zadań kontrolnych

Za realizację zadań kontrolnych w ramach RPO WSL odpowiadają:
•	Referat ds. monitoringu i kontroli programu w Wydziale Rozwoju Regionalnego UM WSL (w zakresie kontroli systemowej oraz kontroli FROM);
•	Referat ds. kontroli projektów w Wydziale Rozwoju Regionalnego UM WSL (w zakresie kontroli projektów w ramach Działań wdrażanych przez IZ RPO WSL);
•	Komórka ds. monitoringu i kontroli w Śląskim Centrum Przedsiębiorczości                        (w zakresie kontroli projektów w ramach Działania/Poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL);
•	Wydział Kontroli i Audytu UM WSL w Katowicach (w zakresie kontroli Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej realizowanych przez IZ RPO WSL oraz IP2 RPO WSL).
Niezależność osób zaangażowanych w kontrolę w stosunku do instytucji kontrolowanych będzie gwarantować oświadczenie o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia 
z udziału w kontroli, podpisywane przed każdą kontrolą przeprowadzoną u Beneficjenta/ w IP2 RPO WSL.

Zakres obowiązków oraz liczba osób odpowiedzialnych za realizację zadań kontrolnych 
w powyższych komórkach organizacyjnych jest następująca:

Tabela nr 1 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę systemową
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat ds. monitoringu i kontroli programu	
Stanowisko	Stanowisko ds. kontroli	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Referatu ds. monitoringu i kontroli programu	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	sporządzanie, weryfikacja i zatwierdzanie Rocznych planów kontroli Instytucji Zarządzającej RPO WSL;
•	sporządzanie i weryfikacja Rocznych planów kontroli systemowej w IP2 RPO WSL;
•	weryfikacja i zatwierdzanie Rocznych planów kontroli IP2 RPO WSL;
•	sporządzanie i aktualizowanie Rocznych planów kontroli RPO WSL i przekazywanie do konsultacji i zatwierdzenia do właściwych instytucji, w tym min.: IK RPO, IK IPOC;
•	prowadzenie kontroli systemowych zaplanowanych i doraźnych w zakresie zadań powierzonych IP2 RPO WSL, w szczególności:
•	przygotowywanie i przeprowadzanie czynności kontrolnych,
•	sporządzanie i przekazywanie informacji pokontrolnych,
•	sporządzanie oraz przekazywanie zaleceń pokontrolnych,
•	przeprowadzanie kontroli sprawdzających wykonanie zaleceń pokontrolnych,
•	dokumentowanie czynności kontrolnych;
•	opiniowanie procedur i dokumentów w zakresie zadań wykonywanych przez IP2 RPO WSL;
•	wykonywanie nadzoru nad IP2 RPO WSL, w szczególności:
•	opracowanie Porozumienia w sprawie realizacji RPO WSL oraz aneksów do Porozumienia, 
•	opracowanie i aktualizowanie Wytycznych dla IP2 RPO WSL,
•	opiniowanie procedur i dokumentów w zakresie zadań wykonywanych przez IP2 RPO WSL,
•	nadzór merytoryczny nad działalnością IP2 RPO WSL;
•	koordynacja kontroli zewnętrznych oraz audytów wewnętrznych prowadzonych w WRR;
•	współpraca z instytucjami kontroli zewnętrznej;
•	monitorowanie wdrożenia rekomendacji z kontroli zewnętrznych i przekazywanie informacji o stanie ich wdrożenia do instytucji uprawnionych;
•	sporządzanie i przekazywanie niezbędnych informacji i materiałów do Instytucji Audytowej oraz zewnętrznych instytucji kontrolujących;
•	przygotowanie analiz wdrażania RPO WSL dla Komitetu Monitorującego RPO WSL oraz na potrzeby sprawozdawczości;
•	monitorowanie zapewnienia właściwej ścieżki audytu systemu zarządzania i kontroli RPO WSL;
•	prowadzenie procesu identyfikacji i analizy ryzyka związanego z realizacją RPO WSL;
•	realizacja obowiązków związanych z wprowadzeniem do Urzędu systemu kontroli zarządczej;
•	przygotowanie i aktualizacja Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL, Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL;
•	prowadzenie dokumentacji w części wynikającej z zakresu powierzonych czynności;
•	uczestnictwo w pracach dotyczących nowego okresu programowania 2014-2020.	
Docelowa liczba pracowników	nie mniej niż 5	

Tabela nr 2 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę FROM
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat ds. monitoringu i kontroli programu	
Stanowisko	Stanowisko ds. Instrumentów Inżynierii Finansowej	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Referatu ds. monitoringu i kontroli programu	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	przeprowadzanie czynności kontrolnych związanych z wdrażaniem inicjatywy JESSICA, w tym przeprowadzanie audytów i/ lub działań  kontrolnych we FROM w celu zapewnienia legalności i prawidłowości wkładu finansowego w szczególności:
•	przygotowywanie i przeprowadzanie czynności kontrolnych,
•	sporządzeni i przekazywanie informacji pokontrolnych,
•	sporządzanie i przekazywanie zaleceń pokontrolnych,
•	przeprowadzanie kontroli sprawdzających wykonanie zaleceń pokontrolnych,
•	dokumentowanie czynności kontrolnych.	
Docelowa liczba pracowników	nie mniej niż 3	

Tabela nr 3 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę na miejscu realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL 
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat ds. kontroli projektów	
Stanowisko	Stanowisko ds. kontroli projektów	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Referatu ds. kontroli projektów	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	prowadzenie kontroli sprawdzających faktyczność wydatków przedstawionych do refundacji oraz kontrola na miejscu realizacji projektów;
•	przeprowadzanie kontroli projektów na dokumentach;
•	wykrywanie i stwierdzanie naruszeń prawa oraz przekazywanie informacji o nich właściwym komórkom Wydziału;
•	prowadzenie dokumentacji w części wynikającej z zakresu powierzonych czynności.	
Stanowisko	Stanowisko ds. kontroli zamówień	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Referatu ds. kontroli projektów	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	opiniowanie dokumentów dot. zamówień publicznych w ramach dofinansowanych projektów (kontrola ex –ante);
•	prowadzenie kontroli weryfikujących poprawność przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych w ramach dofinansowanych projektów oraz kontrola na miejscu realizacji projektów (kontrole ex – post);
•	przeprowadzanie kontroli krzyżowych;
•	wykrywanie zaistniałych naruszeń prawa oraz przekazywanie informacji o nich właściwym komórkom Wydziału;
•	prowadzenie dokumentacji w części wynikającej z zakresu powierzonych czynności.	
Stanowisko
	Stanowisko ds. kontroli zewnętrznych i trwałości projektów
	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące
	Kierownik Referatu ds. kontroli projektów
	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	prowadzenie wszelkich czynności związanych z kontrolami przeprowadzanymi przez państwowe organy kontrolne, w tym z:
- Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji;
- Instytucją Audytową;
- Urzędem Kontroli Skarbowej;
- innymi organami kontroli, w przypadku zaistnienia takiej konieczności;
•	prowadzanie czynności związanych z kontrolą trwałości projektów;
•	prowadzanie czynności związanych z doborem próby projektów do kontroli na miejscu;
•	sporządzanie i aktualizacja rocznych planów kontroli projektów;
•	prowadzanie czynności związanych z doborem próby projektów do kontroli na miejscu;
•	sporządzanie i aktualizacja rocznych planów kontroli projektów;
•	przeprowadzanie przeglądów procedur i wyników kontroli projektów;
•	wykrywanie zaistniałych naruszeń prawa oraz przekazywanie informacji o nich właściwym komórkom Wydziału;
•	prowadzenie dokumentacji w części wynikającej z zakresu powierzonych czynności.	
Docelowa liczba pracowników (łącznie)	nie mniej niż  17	

Tabela nr 4 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę na miejscu realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IP2 RPO WSL
Nazwa instytucji	Śląskie Centrum Przedsiębiorczości	
Komórka organizacyjna 	Komórka ds. monitoringu i kontroli	
Stanowisko	Stanowisko ds. monitoringu i kontroli	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik komórki ds. monitoringu i kontroli	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	udział w opracowywaniu nowych procedur, a także usprawnianie i aktualizacja istniejących;
•	przygotowanie i aktualizacja Rocznych planów kontroli projektów oraz sprawozdań z ich realizacji zgodnie z wytycznymi IZ RPO WSL;
•	przeprowadzanie wizyt monitorujących, kontroli projektów na podstawie dostępnej dokumentacji oraz w miejscu ich realizacji;
•	prowadzenie kontroli oraz weryfikacja sprawozdań z realizacji projektów w okresie trwałości; 
•	monitoring nieprawidłowości oraz podejmowanie środków naprawczych zgodnie z wytycznymi IZ RPO WSL;
•	prowadzenie rejestru nieprawidłowości oraz rejestru kontroli projektów;
•	informowanie IZ RPO WSL o nieprawidłowościach zgodnie z Podręcznikiem IP2 RPO WSL;
•	wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz Lokalnego Systemu Informatycznego; 
•	wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora/Kierownika komórki ds. monitoringu i kontroli.	
Docelowa liczba pracowników	10	

Tabela nr 5 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej realizowanych przez IZ RPO WSL oraz IP2 RPO WSL
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Kontroli i Audytu	
Referat	Zespół Kontrolerów	
Stanowisko	Stanowisko ds. kontroli	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Dyrektor Wydziału Kontroli i  Audytu	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	przeprowadzanie kontroli w wyznaczonej jednostce zgodnie z planem kontroli lub na polecenie Marszałka albo Zarządu Województwa;
•	sporządzanie protokołu z ustaleń kontroli;
•	przygotowywanie propozycji wystąpienia pokontrolnego;
•	przygotowywanie korespondencji w sprawach dotyczących przeprowadzanych kontroli;
•	sporządzanie zawiadomień o stwierdzonych w trakcie kontroli przeprowadzanych przez Wydział naruszeniach dyscypliny finansów publicznych;
•	wykonywanie innych zadań zlecanych przez Dyrektora.	
Liczba pracowników	nie mniej niż 12	

2.3	Procedury kontroli

Stosowane przez IZ RPO WSL procedury w zakresie kontroli zostały opisane w rozdziałach 11 i 18 Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL. Procedury zostały przedstawione w podziale na następujące procesy: kontrole na miejscu realizacji projektów, kontrole po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzające trwałość projektów), kontrole Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej RPO WSL, wizyty monitorujące, kontrole krzyżowe, kontrole systemu zarządzania i kontroli RPO WSL oraz kontrole FROM. Dla każdego procesu opisano tryb postępowania, terminy realizacji poszczególnych czynności, a także zamieszczono wzory dokumentów.
W Podręczniku procedur wdrażania IP2 RPO WSL opisano natomiast procedury prowadzenia kontroli projektów realizowanych w ramach działań wdrażanych przez IP2 RPO WSL. Procedura ta jest spójna z procedurą opisaną w Podręczniku procedur wdrażania RPO WSL realizowaną przez IZ RPO WSL jednakże uwzględnia specyfikę działań realizowanych przez IP2 RPO WSL.

Główne etapy realizacji procesu kontroli są następujące:
1.	Przygotowanie, a następnie zatwierdzenie przez Zarząd Województwa oraz IK RPO Rocznego Planu Kontroli;
2.	Powołanie Zespołu Kontrolującego;
3.	Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli (np.: upoważnień, programu kontroli, listy sprawdzającej, zebranie dokumentów i informacji koniecznych do przeprowadzenia kontroli);
4.	Poinformowanie  jednostki kontrolowanej o planowanej kontroli (jeśli dotyczy);
5.	Przeprowadzenie czynności kontrolnych (na dokumentach lub na miejscu w oparciu o listy sprawdzające);
6.	Przygotowanie informacji oraz sformułowanie ewentualnych zaleceń pokontrolnych;
7.	Poinformowanie jednostki kontrolowanej o wynikach kontroli (jeśli dotyczy);
8.	W przypadku kontroli systemowej – przekazanie podpisanej przez obie strony informacji pokontrolnej do wiadomości IA, IK RPO (o ile wykryto nieprawidłowości lub błędy w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli) oraz IPOC;
9.	Przekazanie na wniosek upoważnionej instytucji, informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami pokontrolnymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami; 
10.	Raportowanie o ewentualnych nieprawidłowościach zgodnie z Procedurą informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i funduszu spójności w latach 2007-2013.

Powołanie Zespołu Kontrolującego: Do przeprowadzenia kontroli powoływany jest Zespół Kontrolujący, który składa się z co najmniej dwóch osób. Zespół Kontrolujący otrzymuje upoważnienie (jeśli dotyczy).

Lista sprawdzająca: Zespół Kontrolujący w trakcie czynności kontrolnych posługuje się listą sprawdzającą. Lista jest przechowywana wraz z informacją pokontrolną i udostępniana na żądanie uprawnionych instytucji jako element akt kontroli. 

Informowanie o kontroli: IP2 RPO WSL/ beneficjent/FROM jest informowany o zakresie i terminie kontroli przed zaplanowaną kontrolą zgodnie z terminami określonymi w Podręczniku Procedur Wdrażania RPO WSL oraz w Podręczniku Procedur Wdrażania IP2 RPO WSL. 

Przeprowadzenie czynności kontrolnych: Członkowie Zespołu Kontrolującego w sposób obiektywny i rzetelny ustalają oraz dokumentują stan faktyczny, mają prawo do żądania sporządzania oraz poświadczenia kopii i odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania beneficjenta/FROM, sporządzania protokołów ustaleń, odbierania oświadczeń itp. związanych z realizacją projektu dofinansowanego ze środków RPO WSL. Członkowie Zespołu Kontrolującego nie mają prawa wynoszenia oryginałów dokumentów udostępnionych przez beneficjenta poza siedzibę jednostki kontrolowanej. Kontrole na miejscu realizacji projektów przeprowadza się z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”.
W przypadku projektów wytypowanych do przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu, pozytywny wynik kontroli jest jednym z warunków dokonania płatności końcowej.
W przypadku wykrycia i stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku przeprowadzonej kontroli IZ RPO WSL/IP2 RPO WSL klasyfikuje, informuje oraz raportuje o wykrytej nieprawidłowości, zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i funduszu spójności w latach 2007-2013.

Dokumentowanie czynności kontrolnych: Dokumentacja kontrolna przechowywana jest wraz z dokumentacją związaną z realizacją projektu. Przebieg kontroli i wyniki czynności kontrolnych są dokumentowane w prowadzonych w tym celu w formie zwartej aktach kontroli, które mogą zawierać dokumenty poddane kontroli (m.in. kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem, wykaz tych dokumentów oraz wypełnione i podpisane listy sprawdzające, oświadczenia/wyjaśnienia beneficjenta itp.). Niezwłocznie po zakończeniu czynności kontrolnych odpowiednie dane o przeprowadzeniu kontroli są wprowadzane do systemu informatycznego.

2.4	Opis obiegu i przekazywania informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli

Kontrole prowadzone przez IZ RPO WSL:
Informacja pokontrolna jest sporządzana w terminie do 21 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli, a w przypadku kontroli systemowej do 15 dni roboczych od zakończenia kontroli. Jednostce kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, umotywowanych i uzasadnionych zastrzeżeń, co do treści i ustaleń w niej zawartych. Członkowie zespołu kontrolującego są zobowiązani dokonać ich analizy, a następnie odnieść się do zastrzeżeń i sporządzić uzupełnioną informacją pokontrolną bądź w razie nieuwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący pisemnie przekazują tą informację wraz z uzasadnieniem do jednostki kontrolowanej oraz ponownie przesyłają do podpisu dwa egzemplarze informacji pokontrolnej. W przypadku, gdy kierownik jednostki kontrolowanej odmówi podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej, składa w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, pisemne wyjaśnienia odmowy wraz z jednym egzemplarzem informacji pokontrolnej. Pismo, informujące o odmowie podpisania informacji pokontrolnej wraz z uzasadnieniem stanowi załącznik do informacji pokontrolnej. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez beneficjenta/IP2 RPO WSL/FROM nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli i zaleceń przedstawionych kierownikowi jednostki kontrolowanej. 

Jednostka kontrolowana jest zobowiązana, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania IZ RPO WSL/IP2 RPO WSL o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. Informacja pokontrolna z kontroli systemowej jest dodatkowo przekazywana do IA, IK RPO oraz IPOC.

Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych przez jednostkę kontrolowaną odbywa się w formie kontroli sprawdzającej na dokumentach lub w siedzibie jednostki kontrolowanej. Informowanie, przygotowanie, przeprowadzenie kontroli sprawdzającej oraz czynności pokontrolnych odbywa się zgodnie z procedurą przeprowadzania kontroli w ramach RPO WSL. 

Wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem kontroli przechowywane są w aktach kontroli. Każda kontrola jest rejestrowana – w zależności od rodzaju – w Rejestrze kontroli projektów lub w Rejestrze kontroli systemowych. Rejestry kontroli projektów są prowadzone odrębnie dla działań wdrażanych przez IZ RPO WSL oraz dla działań wdrażanych przez IP2 RPO WSL. Akta kontroli zawierają między innymi: kopię pisma informującego o kontroli, program kontroli (dot. kontroli systemowej), upoważnienia do prowadzenia kontroli, informację pokontrolną wraz z ewentualnymi zaleceniami oraz oświadczenia jednostki kontrolowanej.
Akta kontroli, stanowiąc potwierdzenie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej, są przechowywane, stosownie do zakresu zadań, w RKPR lub RMK i udostępniane wyłącznie uprawnionym instytucjom.

Kontrole prowadzone przez IP2 RPO WSL:
Każda kontrola prowadzona przez IP2 RPO WSL jest rejestrowana w Rejestrze kontroli projektów realizowanych w ramach działań wdrażanych przez IP2 RPO WSL.

Podczas kontroli Zespół Kontrolujący wypełnia listę sprawdzającą oraz formułuje ewentualne uwagi oraz zalecenia i termin dostarczenia uzupełnień i wyjaśnień do IP2 RPO WSL. Sformułowane na podstawie wypełnionej listy sprawdzającej zalecenia i uwagi pokontrolne sporządzane są w dwóch egzemplarzach oraz podpisywane zarówno przez Zespół Kontrolujący, jak i beneficjenta lub osobę upoważnioną. Podpisane przez obie strony ww. dokumenty dołączane są do akt kontroli.

Beneficjent zobowiązany jest w terminie wyznaczonym przez IP2 RPO WSL, nie dłuższym niż 14 dni od daty przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu zastosować się do uwag i zaleceń pokontrolnych lub zgłosić do nich zastrzeżenia oraz poinformować o tym pisemnie IP2 RPO WSL. Lista sprawdzająca wraz z uwagami i zaleceniami pokontrolnymi może zostać zweryfikowana w siedzibie IP2 RPO WSL przez kierownika lub koordynatora komórki ds. monitoringu i kontroli, Zastępcę Dyrektora IP2 RPO WSL i/lub Dyrektora IP2 RPO WSL, o czym beneficjent jest informowany pismem. W niniejszym przypadku termin wdrożenia i odpowiedzi na zalecenia i uwagi pokontrolne jest liczony od momentu otrzymania pisma przez beneficjenta. 

Po przeprowadzeniu kontroli sporządzana jest, w terminie 30 dni od zakończenia wszystkich czynności związanych z kontrolą (w szczególności po uzyskaniu wyjaśnień związanych z wydanymi przez zespół kontrolujących, uwagami, zaleceniami ujętymi w liście sprawdzającej), w formie pisemnej, informacja o wyniku kontroli, w której zawierane są ustalenia stanu faktycznego, jak i wyjaśnienia złożone na piśmie przez beneficjenta podczas kontroli. Termin sporządzenia informacji o wyniku kontroli może zostać przedłużony przez ZD KPMK, jeśli wymaga tego konieczność uzyskania dodatkowej opinii eksperta w danej dziedzinie. 

Wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem kontroli przechowywane są w aktach kontroli. Akta kontroli zawierają między innymi: kopię pisma informującego o kontroli, upoważnienia do prowadzenia kontroli, listy sprawdzające, informację o wyniku kontroli oraz oświadczenia jednostki kontrolowanej. Akta kontroli, stanowiąc potwierdzenie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej, są przechowywane w Komórce ds. kontraktacji i płatności wraz z dokumentacją projektową i udostępniane są wyłącznie uprawnionym instytucjom.

2.5	Kontrola doraźna

Kontrola doraźna może zostać przeprowadzona zarówno w IP2 RPO WSL, jak i na miejscu realizacji projektu. Kontrole doraźne są przewidziane tylko w wyjątkowych wypadkach. Podstawą do podjęcia decyzji o przeprowadzeniu kontroli doraźnej może być informacja o wystąpieniu nieprawidłowości lub uzasadnionym podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, lub wystąpienie innych okoliczności, mogących mieć negatywny wpływ na realizację projektu, czy prawidłowość procesu wdrażania przez IP2 RPO WSL powierzonych jej zadań. Decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej w ramach IZ RPO WSL podejmuje Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR, natomiast w ramach IP2 RPO WSL – Dyrektor IP2 RPO WSL. Przedmiotem kontroli doraźnej jest w szczególności weryfikacja zgodności uzyskanych informacji o nieprawidłowościach ze stanem faktycznym oraz ustalenie sposobu dalszego postępowania w kwestii zaistniałej nieprawidłowości. 
Ze względu na szczególny charakter kontroli doraźnej nie jest możliwe określenie częstotliwości oraz zakresu prowadzenia kontroli doraźnej w 2013 roku. 

2.6	Procesy podlegające kontroli

Kontrola systemowa w IP2 RPO WSL będzie zdominowana przez weryfikację przestrzegania przepisów prawa, zapisów Porozumienia oraz przyjętych procedur. Kontrola będzie prowadzona w oparciu o próbę dokumentacji dotyczącej poszczególnych procesów realizowanych przez IP2 RPO WSL. Analizie podlegać będzie funkcjonowanie realizowanych procesów oraz przyjęte rozwiązania w badanych procesach, zwłaszcza rozwiązania horyzontalne wspólne dla całego systemu.
Kontrola systemowa będzie w szczególności skupiona wokół następujących problemów:
a)	poprawność oraz funkcjonowanie pisemnych procedur;
b)	stosowanie przepisów prawa wspólnotowego oraz polskiego;
c)	przestrzeganie horyzontalnych polityk wspólnotowych;
d)	przestrzeganie postanowień Porozumienia;
e)	poprawność przygotowania Poświadczenia i deklaracji wydatków.
W związku z aktualnym stanem wdrażania Działania/Poddziałań RPO WSL w IP2 RPO WSL w 2013 roku nie przewiduje się realizacji procesów związanych z naborem i oceną wniosków do dofinansowania złożonych w Śląskim Centrum Przedsiębiorczości, dlatego nie planuje się kontroli procedur w ww. zakresie. 

2.7	Instytucje i jednostki organizacyjne podlegające kontroli w systemie wdrażania RPO WSL

Kontrola systemowa w ramach RPO WSL obejmuje Śląskie Centrum Przedsiębiorczości pełniące rolę Instytucji Pośredniczącej Drugiego Stopnia (IP2 RPO WSL) dla Działania 1.2 oraz Poddziałań 3.1.1 oraz 3.2.1 RPO WSL. 

Tabela nr 6 – instytucje podlegające kontroli w systemie wdrażania RPO WSL
Instytucja podlegająca kontroli	Obszary podlegające kontroli	
Śląskie Centrum Przedsiębiorczości (IP2 RPO WSL)	a)	przestrzeganie przepisów prawa polskiego i wspólnotowego oraz zapisów Porozumienia;
b)	poprawność przygotowanych przez IP2 RPO WSL procedur;
c)	funkcjonowanie pisemnych procedur;
d)	poprawność przygotowania Poświadczenia i deklaracji wydatków.	

Ponadto w ramach systemu wdrażania RPO będzie prowadzona kontrola FROM obejmująca Bank Ochrony Środowiska S. A. Kontroli będzie podlegał stan i sposób wdrożenia Inicjatywy JESSICA w województwie śląskim.

Tabela nr 7 – instytucje podlegające kontroli w ramach  wdrażania Inicjatywy JESSICA
Instytucja podlegająca kontroli	Obszary podlegające kontroli	
Bank Ochrony Środowiska S.A. (FROM)	a)	przestrzeganie przepisów prawa polskiego 
i wspólnotowego oraz umów między: województwem śląskim a EBI i EBI a FROM;
b)	poprawność przygotowanych przez FROM procedur;
c)	funkcjonowanie procedur FROM w zakresie przyznawania pożyczek w ramach Inicjatywy JESSICA;	

3.	Układ chronologiczny i tematyczny kontroli systemowej w 2013 roku

Indykatywny harmonogram kontroli systemowych został przedstawiony w załączniku nr 1.

4.	Układ chronologiczny i tematyczny kontroli FROM w 2013 roku

Indykatywny harmonogram kontroli FROM  został przedstawiony w załączniku nr 6.

5.	Założenia, co do zasad kontroli projektów w programie w danym roku

5.1	 Wytyczne i zasady obejmujące kontrolę projektów

Kontrola projektów na miejscu w trakcie realizacji lub po zakończeniu realizacji (w przypadku złożenia wniosku o płatność końcową) ma na celu potwierdzenie, że wydatki przedstawione przez beneficjenta w ramach realizacji projektu zostały poniesione zgodnie z zasadami prawa wspólnotowego i krajowego.

Wytyczne i zasady obejmujące kontrolę projektów w IZ RPO WSL:
Kontrola projektów będzie realizowana z uwzględnieniem następujących rodzajów kontroli: 
•	kontrola (weryfikacja) wydatków – kontrola dokumentów w siedzibie IZ RPO WSL (100% dokumentów poświadczających wydatki), w tym:  
•	kontrole dokumentów w trakcie realizacji projektu (m. in. kontrola w trakcie weryfikacji wniosków o płatność, kontrole ex-ante Zamówień Publicznych);
•	kontrole dokumentów na zakończenie realizacji projektu;
•	kontrola na miejscu realizacji projektu, w tym:
•	kontrole na zakończenie realizacji projektu;
•	kontrole w trakcie realizacji projektu;
•	kontrole doraźne;
•	kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu);
•	kontrola krzyżowa.

Dokumentacja kontrolna przechowywana jest wraz z dokumentacją związaną z realizacją projektu we właściwych komórkach Wydziału Rozwoju Regionalnego. Dokumentowany jest przebieg i wyniki czynności kontrolnych w prowadzonych aktach kontroli w formie zwartej, które zawierają dokumenty skompletowane podczas kontroli (m.in. pisma przekazujące informację o kontroli, upoważnienia, podpisane listy sprawdzające, informację pokontrolną, zalecania pokontrolne, oświadczenia/wyjaśnienia jednostki kontrolowanej). Po zakończeniu czynności kontrolnych, odpowiednie dane o przeprowadzeniu kontroli są umieszczane przez pracowników Referatu ds. Kontroli Projektów w Krajowym Systemie Informatycznym.

Wytyczne i zasady obejmujące kontrolę projektów w IP2 RPO WSL:
Kontrola projektów w ramach IP2 RPO WSL będzie realizowana z uwzględnieniem następujących rodzajów kontroli:
•	kontroli planowej - kontrola dokumentacji w siedzibie IP2 RPO WSL oraz kontrola na miejscu realizacji projektu (zgodnie z Rocznym planem kontroli),
•	kontroli doraźnej (w przypadku uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości lub zlecenia kontroli przez instytucje zaangażowane we wdrażanie/zarządzanie programem operacyjnym),
•	kontroli sprawdzającej (w przypadku sformułowania zaleceń pokontrolnych),
•	kontroli sprawdzającej trwałość projektu,
•	kontroli krzyżowej.

Dokumentacja kontrolna przechowywana jest wraz z dokumentacją związaną 
z realizacją projektu. Przebieg kontroli i wyniki czynności kontrolnych są dokumentowane w prowadzonych w tym celu w formie zwartej aktach kontroli, które zawierają dokumenty poddane kontroli (m.in. kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem, wykaz tych dokumentów oraz wypełnione i podpisane listy sprawdzające, oświadczenia/wyjaśnienia beneficjenta itp.). Po zakończeniu czynności kontrolnych, odpowiednie dane o przeprowadzeniu kontroli są umieszczane przez pracowników KMK w Krajowym Systemie Informatycznym.

5.2	Metodologia doboru próby projektów do kontroli

Metodologia IZ RPO WSL:

Kontrola projektów w ramach IZ RPO WSL (działań wdrażanych przez IZ RPO WSL):
Stosowana metodologia doboru projektów do kontroli na miejscu realizacji ma się przyczynić do sprawniejszego wdrażania RPO WSL poprzez przyspieszenie procesu rozliczania projektów oraz skrócić czas oczekiwania na kontrolę przy zapewnieniu odpowiedniej jakości kontroli. 
Dla każdego działania wdrażanego przez IZ RPO WSL w roku 2013 przeprowadzonych będzie co najmniej 40 % kontroli projektów na miejscu – w ramach kontroli na zakończenie realizacji projektu. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka liczba projektów do kontroli (projekty podwyższonego ryzyka) nie przekroczy tego progu zostaną wskazane do kontroli na miejscu realizacji także projekty z grupy niskiego ryzyka (dobór ekspercki). 

a)	Dobór projektów - określenie populacji podlegającej próbkowaniu
Populację, co do zasady, stanowią wszystkie projekty realizowane w ramach działań wdrażanych przez IZ RPO WSL z wyłączeniem: 
•	Projektów dla których Beneficjentem jest Województwo Śląskie – obowiązkowa kontrola na miejscu realizacji;
•	Projektów realizowanych w ramach Działania 1.2 i Poddziałań 3.1.1, 3.2.1 – projekty podlegające kontroli przez IP2 RPO WSL, zgodnie z Podręcznikiem procedur IP2 RPO WSL;
•	Projektów realizowanych w ramach Priorytetu 10 – obowiązkowa kontrola wszystkich Rocznych Planów Działań;
•	Projektów o wartości powyżej 20 mln złotych (koszt całkowity) – obowiązkowa kontrola na miejscu realizacji;
Dla projektów niskiego ryzyka, dla których została przeprowadzona kontrola na miejscu realizacji projektu –  przeprowadzana jest kontrola na zakończenie na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL.

W szczególnych przypadkach dla projektów podwyższonego ryzyka, dla których została przeprowadzona kontrola na miejscu realizacji projektu, a jej wyniki wskazują że dane wskazane we wnioskach o płatność są prawdziwe oraz że projekt jest realizowany prawidłowo, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, procedurami i wytycznymi IZ RPO WSL – istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli na zakończenie jedynie na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL. Notatkę w sprawie odstąpienia od kontroli na miejscu na zakończenie dla danego projektu wraz z uzasadnieniem (w tym m.in. liczba przeprowadzonych kontroli na miejscu, wyniki kontroli, inne istotne informacje na temat projektu) przygotowuje pracownik RKPR. Po zaparafowaniu notatki przez Koordynatora Zespołu ds. Kontroli Projektów i zaakceptowaniu przez Kierownika Referatu - decyzję w danej sprawie ostatecznie podejmuje Dyrektor/Z-ca Dyrektora WRR.

b)	Określenie wielkości próby
W celu wytypowania projektów do kontroli na miejscu realizacji (za pomocą doboru próby) niezbędne jest przeprowadzenie analizy ryzyka. Dobór próby do kontroli na miejscu opiera się na analizie czynników (kryteriów) zawartych w Matrycy ryzyka stanowiącej załącznik nr 5 do Rocznego Planu Kontroli. 

W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka, na podstawie określonego stopnia ryzyka (0 ÷ 100 %) każdy z projektów przyporządkowany zostaje do jednej z dwóch grup ryzyka:
•	Projekty podwyższonego ryzyka
•	Projekty niskiego ryzyka
Dla projektów o podwyższonym ryzyku – kontrolą na miejscu w tej grupie objęte jest 100% projektów. 

IZ RPO WSL może wybrać dodatkowo do kontroli na miejscu realizacji, projekty z grupy projektów o niskim ryzyku. W takim przypadku nastąpi dobór celowy (dobór ekspercki) do kontroli, polegający na profesjonalnym osądzie audytorskim (kontrolnym). W doborze projektów do kontroli nie będzie występował przypadek, lecz określona kalkulacja merytoryczna prowadzącego dobór.

W szczególnych przypadkach IZ RPO WSL może odstąpić od stosowania doboru próby do typowania projektów do kontroli na miejscu realizacji i przeprowadzać kontrolę wszystkich projektów w ramach danego działania/poddziałania.

Dla wszystkich projektów nie wytypowanych do kontroli na miejscu obowiązkowa pozostaje kontrola dokumentacji w siedzibie IZ RPO WSL (kontrola dokumentów na zakończenie realizacji), po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową.

c)	Czynniki ryzyka
Przy określeniu wysokości ryzyka w prawidłowości realizacji projektu wzięto pod uwagę następujące czynniki ryzyka: 
•	Wartość projektu,
•	Rodzaj beneficjenta,
•	Liczba realizowanych przez beneficjenta projektów współfinansowanych przez UE w ramach RPO WSL,
•	Zamówienia publiczne,
•	Liczba postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach danego/badanego projektu,
•	Ustalenia z przeprowadzonych przez IZ RPO weryfikacji zamówień w ramach projektu,
•	Partnerzy w projekcie,
•	Powiązanie z PROW 2007-2013 lub PO RYBY 2007-2013,
•	Projekt generujący dochód (w myśl art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.).
Powyższa lista czynników ryzyka (zawarta w matrycy ryzyka) może ulegać zmianie poprzez zmianę lub aktualizację Metodologii (np. w efekcie przeglądu procedury i wyników kontroli). Należy również poszczególnym czynnikom przypisać odpowiednie wagi oraz kryteria punktowe, które mogą się zmieniać w zależności od wyników przeglądu procedury dot. metodologii doboru próby. 

d)	Etapy doboru próby projektów
1.	Wpłynięcie wniosku o płatność końcową.
Pracownik wyznaczony przez Koordynatora/Kierownika RKPR dokonuje przy wykorzystaniu SIWIZ w każdy ostatni dzień roboczy tygodnia, weryfikacji i analizy projektów dla których zostały złożone wnioski o płatność końcową w poprzednim tygodniu. 

2.	Przygotowanie matryc ryzyka dla wytypowanych projektów.     
Na podstawie przeprowadzonej analizy projektów dla których zostały złożone wnioski o płatność końcową w ww. okresie, przygotowywane są  matryce ryzyka dla poszczególnych projektów (przypisanie dla projektu czynników ryzyka wg odpowiednich wartości wag i kryteriów punktowych, określenie stopnia ryzyka %). Koordynator Zespołu Kontroli Projektów/Kierownik RKPR na bieżąco: a) otrzymuje i zatwierdza przygotowane matryce ryzyka, b) jest informowany o wynikach sporządzanych analiz. Zatwierdzona matryca ryzyka włączana jest do akt danego projektu. 

3.	Wyniki doboru próby.
W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka (matryce ryzyka), na podstawie określonego stopnia ryzyka (0 ÷ 100 %), każdy z projektów przyporządkowany zostaje do jednej z dwóch grup ryzyka:

- Projekty podwyższonego ryzyka. Projekty wchodzące do danej grupy projektów objęte są obowiązkową kontrolą na miejscu realizacji.
Wyjątek: W szczególnych przypadkach dla projektów podwyższonego ryzyka, dla których została już przeprowadzona kontrola na miejscu realizacji projektu, a jej wyniki wskazują że dane wskazane we wnioskach o płatność są prawdziwe oraz że projekt jest realizowany prawidłowo, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, procedurami i wytycznymi IZ RPO WSL – istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli na zakończenie jedynie na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL. Notatkę w sprawie odstąpienia od kontroli na miejscu na zakończenie dla danego projektu wraz z uzasadnieniem przygotowuje pracownik RKPR. Po zaparafowaniu przez Koordynatora i zaakceptowaniu przez Kierownika - decyzję w danej sprawie ostatecznie podejmuje Dyrektor/Z-ca Dyrektora WRR .

- Projekty niskiego ryzyka. Projekty wchodzące do danej grupy projektów objęte są kontrolą na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL.
Wyjątek: W uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może wybrać dodatkowo do kontroli na miejscu realizacji, projekty z grupy projektów o niskim ryzyku. W takim przypadku nastąpi dobór celowy (dobór ekspercki) do kontroli. 

Lista wyników doboru próby stanowi załącznik nr 1 do notatki służbowej w sprawie akceptacji listy projektów wymagających przeprowadzenia czynności kontrolnych.

4.	Decyzja o kontroli projektów na zakończenie realizacji.
Na koniec każdego miesiąca sporządzana jest notatka służbowa w sprawie akceptacji listy projektów wymagających przeprowadzenia czynności kontrolnych, na którą składa się: 
- lista wyników doboru próby stanowiąca załącznik nr 1 do notatki. Lista obejmuje projekty wybrane do kontroli na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL oraz do kontroli na miejscu realizacji z uwzględnieniem projektów wytypowanych w ramach doboru eksperckiego.  
- lista projektów objętych obowiązkową kontrolą na miejscu (przeprowadzana przez RKPR) stanowiąca załącznik nr 2 do notatki.
- zaktualizowana lista projektów objętych doborem próby za poprzedni okres/y stanowiąca załącznik nr 3 do notatki.
Notatkę parafuje Koordynator Zespołu, akceptuje Kierownik RKPR oraz zatwierdza Dyrektor WRR/Zastępca Dyrektora WRR.

5.	Przegląd procedury i wyników kontroli (raz na kwartał).
Przegląd procedury i wyników kontroli ma spełnić funkcje kontrolne i zarządcze. Procedury i wyniki kontroli podlegają bieżącemu monitorowaniu, wobec czego Dyrektor/Zastępca Dyrektora WRR uzyskuje informacje na temat skuteczności poszczególnych elementów systemów kontroli, co umożliwia bieżące rozwiązywanie  zidentyfikowanych problemów. Przegląd procedury i wyników kontroli dokonywany jest raz na kwartał w formie notatki służbowej podpisywanej przez Kierownika RKPR i akceptowanej przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora WRR.

Podczas przeglądu procedur i wyników kontroli dokonuje się m.in.:

1)	przeglądu przeprowadzonych kontroli z danego okresu z uwzględnieniem: postępu przeprowadzanych kontroli (zgodnie z Rocznym Planem Kontroli ), analizy wyników kontroli z danego okresu, w razie potrzeby analizy wyników z poprzednich okresów. W przypadku gdy zostaną stwierdzone istotne nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach Działania RPO WSL 2007-2013 (kontrole zakończone negatywnymi skutkami finansowymi) Dyrektor/Z-ca Dyrektora WRR może podjąć decyzję o zwiększeniu liczby projektów do kontroli. 
2)	przeglądu procedur dotyczących kontroli, w tym metodologii próby. W  razie uzasadnionej potrzeby istnieje możliwość dokonania zmiany matrycy ryzyka (metodologii próby). Zmiany metodologii próby oraz matrycy ryzyka (np. czynniki wagi, kryteria) zatwierdzane są przez Zarząd Województwa Śląskiego.
a)	sporządzenie/aktualizacji listy beneficjentów, którzy realizują/realizowali projekty zarówno w ramach RPO WSL, jak i PROW 2007-2013 lub PO RYBY 2007-2013 – dla których występuje czynnik ryzyka „Powiązanie z PROW 2007-2013 lub PO RYBY 2007-2013”. Potrzebne dane generowane są za pomocą systemów informatycznych KSI SIMIK 07-13, OFSA PROW 2007-2013 i RYBY 2007-2013 (raport podstawowy).
W przypadku gdy zostaną stwierdzone istotne nieprawidłowości w realizacji projektów w danym Działaniu (kontrole zakończone negatywnymi skutkami finansowymi) powinna zostać podjęta decyzja o zwiększeniu liczby kontroli projektów.

Metodologia IP2 RPO WSL:
Opracowana na potrzeby Rocznego Planu Kontroli metodologia doboru próby projektów do kontroli na miejscu realizacji podlega bieżącej weryfikacji i aktualizacji, w przypadku zaistnienia takiej konieczności nie rzadziej niż raz w roku, w trakcie opracowywania Rocznego Planu Kontroli. 

a)	Dobór projektów inwestycyjnych oraz doradczych do kontroli na miejscu realizacji projektu:
IP2 RPO WSL dokonuje doboru projektów inwestycyjnych i doradczych do kontroli w oparciu o następujące kryteria (analiza ryzyka):
•	wartość projektu, 
•	procent dofinansowania w ramach RPO WSL,
•	planowany okres realizacji projektu,
•	kategorie wydatków kwalifikowanych w ramach projektu,
•	przeprowadzone kontrole i audyty,
•	wykryte nieprawidłowości w ramach realizacji projektu,
•	okres prowadzenia działalności gospodarczej podmiotu,
•	stosowanie procedur w zakresie zamówień udzielanych przez beneficjentów,
•	VAT kosztem kwalifikowalnym.

IP2 RPO WSL nadaje punkty ryzyka projektom na potrzeby przeprowadzenia planowanych kontroli na miejscu (maksymalna liczba punktów ryzyka to 69 punktów), w wyniku czego każdy z projektów przyporządkowany zostaje do jednej z 3 grup ryzyka (wysokiego, średniego oraz niskiego ryzyka). W przypadku, gdy suma punktów dla projektu wynosi:
•	do 40 punktów – grupa niskiego ryzyka: IP2 RPO WSL nie jest zobligowana do kontroli na miejscu realizacji projektu;
•	41- 51 punktów – grupa średniego ryzyka: Przeprowadzanie kontroli na miejscu realizacji projektu przez IP2 RPO WSL  jest fakultatywne;
•	51 i więcej punktów – grupa wysokiego ryzyka: IP2 RPO WSL jest zobligowana do przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu.

Dane związane z analizą ryzyka, które pojawiają się dopiero na etapie realizacji projektu (po zawarciu umowy o dofinansowanie do czasu refundacji środków) są aktualizowane z chwilą powzięcia przez IP2 RPO WSL informacji o danych (istotne jest, że zmiany mogą wpływać zarówno dodatnio jak i ujemnie na końcową punktację). Zatem po przeprowadzeniu analizy ryzyka i wybraniu projektów do dofinansowania analiza ta jest uzupełniana o dane nie występujące na etapie wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to:
•	kategorii wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu – np. beneficjent w okresie realizacji projektu zmienił formę finansowania na leasing lub z niej zrezygnował;
•	liczby dotychczas przeprowadzonych (zakończonych) kontroli/audytów realizowanego projektu, w ramach których nie stwierdzono nieprawidłowości o skutkach finansowych, np. w wyniku analizy kontroli projektu przeprowadzonej przez instytucję zewnętrzną (audyty operacji);
•	wykrytych nieprawidłowości w ramach realizacji projektu (dot. liczby stwierdzonych nieprawidłowości oraz liczby nieprawidłowości, które nie zostały jeszcze usunięte), np. wynikające z raportów i zestawień nieprawidłowości;
•	stosowania procedur PZP, np. w trakcie realizacji projektu okazało się, że beneficjent lub zamówienia związane z projektem podlegają lub niepodlegają procedurom zamówień publicznych;
•	projektów, w których VAT jest kosztem kwalifikowanym, np. w trakcie realizacji projektu okazało się, że beneficjent może lub nie może zrefundować wydatek razem z VAT.

IP2 RPO WSL jest zobligowana do przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu jeśli zostaje on zakwalifikowany do grupy wysokiego ryzyka. Natomiast dobór projektów do kontroli na miejscu realizacji z grupy niskiego i średniego ryzyka odbywać się będzie w oparciu o dobór losowy z interwałem z chronologicznej listy wniosków wybranych do dofinansowania przez Zarząd Województwa Śląskiego (ułożonej według numeru wniosku o dofinansowanie). Interwał zostanie dobrany w ten sposób, aby skontrolowanych zostało nie mniej niż 10% ogólnej liczby zakontraktowanych projektów, zgłoszonych do dofinansowania w ramach danego konkursu zamkniętego. Jeśli wnioskodawca, którego projekt został wytypowany do kontroli na miejscu realizacji, nie podpisze w ustalonym terminie umowy o dofinansowanie, pracownik KMK dokonuje wyboru następnego projektu z listy, co do którego istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu.

b)	Dobór projektów dotyczących targów, wystaw oraz misji gospodarczych za granicą do kontroli na miejscu realizacji projektu:
Projekty dotyczące udziału beneficjentów w targach, wystawach międzynarodowych i misjach gospodarczych związanych z targami i wystawami za granicą kontrolowane będą na podstawie odrębnej procedury. Wybór co najmniej 10% projektów polegających na udziale w targach i wystawach zagranicznych do kontroli na miejscu realizacji  odbywać się będzie z każdej listy projektów wybranych do dofinansowania. Dobór do kontroli w tej grupie odbywać się będzie w oparciu o dobór losowy z interwałem z chronologicznej listy projektów (ułożonej według numeru wniosku o dofinansowanie). Realizacja kontroli odbywać się będzie w ten sposób, aby skontrolowanych zostało nie mniej niż 10% zakontraktowanych projektów polegających na udziale w targach i wystawach zagranicznych. Jeśli wnioskodawca, którego projekt został wytypowany do kontroli na miejscu realizacji, poinformuje IP2 RPO WSL o rezygnacji z realizacji projektu, pracownik KMK dokonuje wyboru następnego projektu z listy, co do którego istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu. W przypadku, kiedy w imprezie targowo-wystawienniczej wybranej do kontroli biorą udział także inni beneficjenci (niewybrani na podstawie losowania do kontroli), IP2 RPO WSL ma możliwość skontrolowania wszystkich beneficjentów biorących udział w danej imprezie targowo-wystawienniczej. Projekty skontrolowane w ten sposób wliczają się do 10% wszystkich skontrolowanych projektów. W trakcie podejmowania decyzji o przeprowadzeniu (lub rezygnacji) kontroli projektów targowych w ramach jednej imprezy targowo – wystawienniczej bierze się pod uwagę m.in. koszty jej przeprowadzenia. Opisanego doboru próby oraz sporządzania listy do wyboru dokonuje pracownik KMK, po weryfikacji przez drugiego pracownika KMK, lista projektów wybranych do kontroli na miejscu realizacji wraz ze sposobem ich wyboru zostaje przekazana do akceptacji przez kierownika/koordynatora komórki ds. monitoringu i kontroli, a następnie ZD KPMK i/lub Dyrektorowi IP2 RPO WSL do zatwierdzenia. W przypadku wytypowania do kontroli projektu, co do którego nie została podpisana jeszcze umowa o dofinansowanie, Zespół Kontrolujący w dokumentach związanych z czynnościami kontrolnymi powołuje się na numer wniosku o dofinansowanie oraz oświadczenia wnioskodawcy zawarte w dokumentacji aplikacyjnej aż do momentu podpisania umowy o dofinansowanie przez beneficjenta. Ponadto dane do LSI i KSI SIMIK 07-13 są wprowadzane po podpisaniu umowy o dofinansowanie. 

Projekty wybrane do kontroli w ramach metodologii doboru projektów inwestycyjnych, co do zasady, będą kontrolowane po podpisaniu umowy o dofinansowanie i rozliczeniu wniosku o płatność końcową przed wypłatą środków. Zgodnie z założeniami metodologii dobór projektów do kontroli będzie przeprowadzany na podstawie zatwierdzanych przez Zarząd Województwa Śląskiego list projektów wybranych do dofinansowania w ramach danego konkursu. W związku z tym projekty wybrane zgodnie z metodologią, a kończące się w latach późniejszych niż rok 2012 nie będą zawarte w planie kontroli na rok 2012 i zostaną uwzględnione w planie kontroli na rok 2013 lub późniejszy.
5.3	Kontrola projektów w ramach IZ RPO WSL

Kontrola projektów będzie odbywała się zgodnie z harmonogramem realizacji projektów dofinansowanych w ramach RPO. 
Zgodnie z zapisami Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL oraz Wytycznymi MRR w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków IZ PO kontrola na zakończenie realizacji projektu obligatoryjnie przeprowadzana jest po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. 
W załączniku nr 2 przedstawiono planowaną liczbę kontroli na zakończenie realizacji projektów (na miejscu realizacji lub dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL) w 2013 r. 

Kontrole dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi:
„Kontrole ex-post zamówień publicznych odbywają się w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu lub na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL. 
Jeśli kontrole te wynikają z wniosków z weryfikacji ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych wraz z wnioskiem o płatność, przeprowadzane zostają w formule kontroli doraźnej zgodnie z rozdziałem 11.3.8 Podręcznika Procedur. Wezwanie Beneficjenta do przekazania dokumentacji (potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów związanych z udzielonym zamówieniem publicznym, które dotyczą realizowanego projektu) lub pismo informujące o kontroli doraźnej zamówienia na miejscu realizacji projektu przygotowywane jest przez pracownika RKPR, parafowane przez Koordynatora Zespołu RKPR, podpisywane przez Kierownika RKPR a następnie wysłane do beneficjenta za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – obligatoryjnie, w odróżnieniu od innych kontroli doraźnych. Termin poinformowania beneficjenta o kontroli doraźnej zamówienia/zamówień publicznych (faxem lub za pomocą poczty elektronicznej) w przypadku kontroli na miejscu realizacji projektu wynosi co najmniej dwa dni robocze. Wzór takiego pisma, wraz z wykazem wymaganych dokumentów stanowi załącznik nr 6.4 do Podręcznika Procedur. 
Dalsze postępowanie w przypadku kontroli doraźnej zamówienia/zamówień publicznych przebiega analogicznie jak inne kontrole doraźne – zgodnie z rozdziałem 11.3.8 Podręcznika, tj. przygotowywane jest upoważnienie do kontroli doraźnej (wg załącznika 11.7 – niewymagane w przypadku kontroli na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL), sporządzana jest informacja pokontrolna (wg załącznika 11.10) oraz właściwe listy sprawdzające (wg załącznika 6.2). Po ustaleniu wyniku kontroli przekazywana jest informacja o zakończeniu kontroli projektu zgodnie z zapisami rozdziału 11.3.7 Podręcznika Procedur – z adnotacją czy brak jest przeszkód dla refundacji wydatków w ramach wskazanego zamówienia/zamówień.
O stwierdzonych w trakcie kontroli uchybieniach/nieprawidłowościach w stosowaniu przepisów, dotyczących udzielania zamówień publicznych, IZ RPO WSL informuje właściwe instytucje, zgodnie z procedurą opisaną w rozdziale 12 Podręcznika”.

5.4	Kontrola projektów w ramach IP2 RPO WSL

Z list projektów wybranych do dofinansowania przez Zarząd Województwa Śląskiego zgodnie z metodologią opisaną w rozdziale 4.2 niniejszego dokumentu zostały wybrane projekty do kontroli na miejscu. Indykatywny harmonogram kontroli projektów prowadzonych przez IP2 RPO WSL w 2013 r. został przedstawiony w załączniku nr 3. 

5.5	Kontrola Rocznych Planów Działań Pomocy Technicznej RPO WSL

Kontrola związana z prawidłową realizacją zadań w ramach Pomocy Technicznej IZ RPO WSL oraz IP2 RPO WSL prowadzona będzie na dokumentach, i polegać będzie na sprawdzeniu poprawności i spójności przedstawianych dokumentów (np. wniosków o płatność dla Pomocy Technicznej) na miejscu w siedzibie beneficjenta (IZ RPO WSL, IP2 RPO WSL). Kontrola Rocznych Planów Działań będzie przeprowadzona przez Wydział Kontroli i Audytu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego.
W roku 2013 zostaną przeprowadzone przynajmniej cztery kontrole dotyczące realizacji Rocznych Planów Działań w zakresie Pomocy Technicznej na zakończenie ich realizacji. Indykatywny harmonogram kontroli projektów dotyczących Pomocy Technicznej został przedstawiony w załączniku nr 4.

5.6	Kontrola dużych projektów w rozumieniu KE oraz innych projektów o wysokiej wartości

Do dnia sporządzenia Rocznego Planu Kontroli na 2013 rok zostały wybrane do dofinansowania cztery duże projekty (projekty d oraz e są częściami dużego projektu, który przez KE będzie oceniany jako jeden):
a)	Budowa nowej siedziby Muzeum Śląskiego w Katowicach;
b)	Budowa nowoczesnej hali widowiskowo – sportowej Podium;
c)	Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach;
d)	Kontynuacja budowy Drogowej Trasy Średnicowej ZACHÓD odcinek Zabrze-Gliwice, Podprojekt 2 - odcinki Z3, Z4 w Zabrzu oraz G1 w Gliwicach;
e)	Kontynuacja budowy Drogowej Trasy Średnicowej ZACHÓD odcinek Zabrze-Gliwice, Podprojekt 3 - odcinek G2 w Gliwicach.

Ponadto, do dnia sporządzenia Rocznego Planu Kontroli na 2013 rok został wybrany do dofinansowania szereg projektów, które ze względu na swoją wysoką wartość oraz złożoność procesu realizacji, powinny zostać objęte szczególnym nadzorem IZ RPO WSL. 
W związku z powyższym założono, iż kontrola obu typów projektów może odbywać się raz na pół roku. Indykatywny harmonogram kontroli powyższych projektów został przedstawiony w tabeli nr 2 w załączniku nr 2 Indykatywny harmonogram kontroli projektów na rok 2013. 
W przypadku zaistnienia potrzeby, liczba projektów o wysokiej wartości przeznaczonych do cyklicznego kontrolowania w trakcie realizacji, jak i częstotliwość tychże czynności, może zostać zwiększona/zmniejszona w trakcie roku.

5.7	Kontrole krzyżowe

Kontrole krzyżowe w IZ RPO WSL:
Kontrola krzyżowa RPO WSL przeprowadzana jest zgodnie z procedurą opisaną w podrozdziale 11.6. Podręcznika Procedur Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013. 
W 2013 roku kontrola krzyżowa będzie obejmowała co miesiąc próbę 5% wszystkich beneficjentów RPO WSL, którzy realizowali/realizują więcej niż jeden projekt w ramach RPO WSL (procedura przeprowadzana będzie do 28 dnia każdego miesiąca).
Dla zapewnienia, że wydatki przedstawione do refundacji w ramach RPO WSL 2007-2013 nie zostały wcześniej zrefundowane lub przedstawione do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013, Programu Operacyjnego „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013” lub innych programów w ramach NSRO, czy też programów poprzedniej perspektywy finansowej – kontrolujący, w trakcie kontroli na miejscu sprawdzają, czy na oryginałach faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) nie zamieszczono adnotacji innych instytucji zarządzających/wdrażających np. „Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013”. W przypadku stwierdzenia takiej adnotacji, kontrolujący przeprowadzają dodatkowe czynności wyjaśniające, czy wydatek ten został faktycznie zrefundowany w ramach innego programu operacyjnego – czynności te obejmują między innymi weryfikację danych zarejestrowanych w systemach OFSA PROW 2007-13 i RYBY 2007-13 a w sytuacji, gdy dane te są niewystarczające – wystąpienie do właściwej instytucji w ramach PROW 07-13 i PO RYBY 2007-13  z wnioskiem o przekazanie w możliwie najkrótszym terminie kopii wskazanych faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej. Wydatek zrefundowany w ramach innego programu operacyjnego nie może być refundowany w ramach RPO WSL. 
Możliwość sfinansowania projektu RPO WSL także z PROW 2007-2013 lub PO RYBY 2007 -2013 stanowi jeden z czynników ryzyka, który jest brany pod uwagę przy ustalaniu próby projektów do kontroli na miejscu realizacji.   
W trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu szczególnej weryfikacji podlegają duplikaty faktur – w przypadku Beneficjentów, którzy realizują/realizowali projekty zarówno w ramach RPO WSL, jak i PROW 2007-2013 lub PO RYBY 2007-2013.  W przypadku stwierdzenia, że Beneficjent (z listy Beneficjentów, którzy realizują/realizowali projekty zarówno w ramach RPO WSL, jak i PROW 2007-2013 lub PO RYBY 2007-2013) przedstawił do refundacji duplikat faktury, w pierwszej kolejności generowany jest dla danego Beneficjenta raport pogłębiony z systemu OFSA PROW - celem weryfikacji możliwości podwójnego dofinansowania. Jeśli informacje zawarte w raporcie pogłębionym są niewystarczające, IZ RPO WSL zwraca się do właściwych instytucji PROW 2007-2013 i/lub PO RYBY 2007-2013 z zapytaniem, czy w ramach programu, którym zarządzają, dokonano refundacji na podstawie oryginału tej faktury.
W sytuacji wykrycia podwójnego finansowania wydatków przez beneficjenta, IZ RPO WSL niezwłocznie przekazuje informację w tym zakresie do właściwej instytucji w ramach PROW 2007-2013 i PO RYBY 2007-2013 oraz do IPOC, stosując procedury postępowania przewidziane w sytuacji wykrycia nieprawidłowości w realizacji projektu.

Kontrole krzyżowe w IP2 RPO WSL:
Kontrole krzyżowe w ramach poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL obejmują:
•	kontrolę krzyżową w ramach RPO WSL dot. beneficjentów poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL oraz
•	kontrolę krzyżową horyzontalną w ramach poddziałań RPO WSL wdrażanych przez IP2 RPO WSL oraz PROW 2007-2013 lub PO RYBY 2007-2013.

Czynności dotyczące kontroli krzyżowych przeprowadzone przez IP2 RPO WSL stanowią element uzupełniający w systemie kontroli krzyżowych prowadzonych przez IZ RPO WSL, w związku z dodatkowymi czynnikami ryzyka generowanymi przez przedsiębiorców                       - beneficjentów Poddziałań wdrażanych przez IP2 RPO WSL.

Pierwszy etap:
Kontrole krzyżowe przeprowadzane są w trakcie weryfikacji każdego wniosku o płatność na podstawie danych zamieszczonych w LSI oraz na podstawie dokumentów księgowych poświadczających poniesione wydatki załączonych do wniosku o płatność. Identyfikacja beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt dokonywana jest w oparciu o Numery Identyfikacji Podatkowej (NIP) za pomocą systemu LSI – moduł kontrole krzyżowe. System na podstawie wprowadzonego NIP wyszukuje w ramach danego beneficjenta (biorąc pod uwagę różne umowy o dofinansowanie) powtarzające się nr dokumentów księgowych wykazanych we wnioskach o płatność danego beneficjenta (na podstawie tabeli 13 wniosku o płatność kol. 1 – nr dokumentu księgowego). Kontrola krzyżowa obejmuje również weryfikację występowania na kopiach dokumentów księgowych adnotacji instytucji wdrażających PROW 07-13 lub PO RYBY 2007-2013 oraz inne poddziałania RPO WSL (np. „Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013”).

Drugi etap:
W przypadku gdy:
a) na kopii dokumentu księgowego wystąpią zapisy, że dany wydatek został sfinansowany w ramach innego Poddziałania RPO WSL/PROW 07-13/PO RYBY 2007-2013,
 b) po weryfikacji danych zamieszczonych w LSI stwierdzono ujęcie tego samego dokumentu księgowego w ramach co najmniej dwóch wniosków o płatność i jednocześnie brak wymaganych zapisów na kopiach dokumentów księgowych, które potwierdziłyby ten fakt, przeprowadza się kontrolę oryginałów dokumentów finansowo-księgowych przedkładanych przez beneficjenta do rozliczenia lub kontrolę projektów na miejscu w trybie doraźnym.
Kontrola krzyżowa w ramach Poddziałań RPO WSL wdrażanych przez IP2 RPO WSL i PROW 07-13/PO RYBY 2007-2013 w przypadku kontroli na miejscu obejmuje weryfikację występowania na oryginałach faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej adnotacji instytucji wdrażających PROW 07-13/PO RYBY 2007-2013 (np. „Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013”). Powyższa adnotacja potwierdza fakt przedłożenia faktury do refundacji w ramach PROW 07-13/PO RYBY 2007-2013, w związku z czym pracownik IP2 RPO WSL w ramach czynności kontrolnych ustala w ten sposób, czy wydatki zostały zrefundowane. Wydatek zrefundowany w ramach innego programu operacyjnego nie może być refundowany w ramach RPO WSL 2007-2013. W przypadku przeprowadzenia kontroli krzyżowej w miejscu realizacji projektu czynności kontrolne są udokumentowane w ramach listy sprawdzającej sporządzonej zgodnie z procedurą opisaną w podrozdziale 11.2.6 Podręcznika procedur IP2 RPO WSL. 
W przypadku wykrycia i stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku przeprowadzonej kontroli krzyżowej projektu klasyfikacja, informowanie oraz raportowanie o wykrytej nieprawidłowości, następuje zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze informowania KE o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach 2007-2013 oraz w oparciu o procedury zawarte w rozdziale 12 Podręcznika procedur IP2 RPO WSL.

5.8	Kontrole po zakończeniu realizacji projektów (w tym sprawdzające trwałość projektu)

Kontrole po zakończeniu realizacji projektów (w tym sprawdzające trwałość projektu) w IZ RPO WSL:
Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie IZ RPO WSL zapewnia oraz monitoruje, w okresie trwałości, tj. w okresie co najmniej 5 lat od daty rozliczenia projektu iż:
•		utrzymane zostały założone cele i rezultaty projektu;
•	projekt nie został poddany zasadniczym modyfikacjom w rozumieniu art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006;
•	w przypadku gdy nie było możliwości obiektywnego oszacowania dochodu z wyprzedzeniem, czy dochód wygenerowany w okresie pięciu lat od zakończenia projektu został odliczony od wydatków zadeklarowanych Komisji Europejskiej;
•	beneficjent wywiązał się z obowiązków nałożonych w umowie o dofinansowaniu, m.in. w zakresie użytkowania i wymiany sprzętu ruchomego, informowania o dofinansowaniu ze środków UE, przechowywania i archiwizacji dokumentów.

Procedury monitorowania dochodu generowanego przez projekty, po zakończeniu ich realizacji dostarczają w szczególności informacji na temat:
•	czy w ramach projektu pojawiły się inne lub nowe źródła przychodów, które nie zostały wzięte pod uwagę w analizie sporządzanej na etapie wniosku o dofinansowanie przy obliczaniu luki w finansowaniu, a które spełniają przesłanki przychodów, o których mowa w art. 55 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz 
•	czy od momentu przyznania dofinansowania nastąpiły istotne zmiany w stosowanej dotychczas przez Beneficjenta polityce taryfowej.
Monitorowanie projektów w okresie trwałości projektów uzupełniane jest prowadzeniem kontroli projektów na miejscu realizacji – tzw. kontroli po zakończeniu realizacji projektów (w tym sprawdzające trwałość projektów.

Metodologia doboru próby dla kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu):
Dobór próby projektów do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) zostanie przeprowadzony po otrzymaniu od Beneficjentów wypełnionych ankiet (cykliczne monitorowanie projektów w okresie trwałości). 

Określenie populacji podlegającej próbkowaniu:
Populację, co do zasady, stanowią wszystkie projekty realizowane w ramach RPO WSL z wyłączeniem: 
•	projektów realizowanych w ramach Działania 1.2 i Poddziałań 3.1.1, 3.2.1 – projekty podlegające kontroli przez IP2 RPO WSL, zgodnie z Podręcznikiem procedur IP2 RPO WSL,
•	projektów realizowanych w ramach Priorytetu 10 Pomoc Techniczna – obowiązkowa kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu),
•	projektów realizowanych w ramach Działania 1.1.1 typ 7 oraz JESSICA,
•	projektów, które nie złożyły ankiet dotyczących trwałości – obowiązkowa kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu),
•	projektów, które w złożonych ankietach podały informację wskazującą na potencjalną nieprawidłowość – obowiązkowa kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu).

Etapy doboru próby projektów do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu):
A.	Wpłynięcie ankiety dot. trwałości (nie dotyczy projektów realizowanych w ramach działania 1.2 i poddziałań 3.1.1, 3.2.1, Priorytetu Pomoc Techniczna, projektów realizowanych  w ramach Działania 1.1.1 typ 7 oraz JESSICA);
B.	Analiza złożonych ankiet – wyznaczenie projektów do obowiązkowej kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) – potencjalne nieprawidłowości lub brak złożenia ankiety;
C.	Projekty, dla których w ankietach nie przedstawiono informacji wskazujących na nieprawidłowości, są wyznaczane do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) przy zastosowaniu doboru próby w sposób opisany poniżej;
D.	Przygotowanie notatki służbowej dokumentującej metodę losowania, zestawienie numerów umów o dofinansowanie oraz nazw Beneficjentów podlegających losowaniu oraz listę Beneficjentów wylosowanych do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) - wraz z dodatkową listą projektów do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) w związku z wystąpieniem podejrzenia nieprawidłowości.

Przeprowadzenie doboru próby:

Krok 1. 	Uszeregowanie listy Beneficjentów, którzy złożyli ankiety, wg numerów umów/decyzji o dofinansowanie – od najmniejszego do największego.
Krok 2.	Ustalenie interwału przy pomocy wzoru:
i = B/(B*5%)
gdzie: 
i - wartość interwału
B - liczba beneficjentów (ustalona na podstawie liczby złożonych w danym okresie ankiet)
5% - docelowa wielkość próby
Krok 3.	Ustalenie pierwszego elementu za pomocą funkcji LOS aplikacji Microsoft Excel (formuła LOS()*(i-1)+1, gdzie i jest wartością interwału ustaloną w kroku 2.)
Krok 4.	Ustalenie próby Beneficjentów do kontroli trwałości – dobór kolejnych beneficjentów z listy zgodnie z interwałem (ustalonym w kroku 2), poczynając od pierwszego elementu (ustalonym w kroku 3). 
Przykład: 	B = 300;
	 	i = 20; interwał ustalony przy pomocy wzoru i = B/(B*5%) 
		funkcja LOS aplikacji Microsoft Excel wskazała liczbę 5

Do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) wylosowany został co 20 beneficjent, poczynając od piątego na liście beneficjentów uszeregowanej na podstawie numerów umów/decyzji od najmniejszego do największego (pozycje 5, 25, 45 itd.)
W uzasadnionych przypadkach Instytucja Zarządzająca RPO WSL może wybrać dodatkowo do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) te projekty, dla których w ankietach nie przedstawiono informacji wskazujących na potencjalne nieprawidłowości. W takim przypadku ich dobór celowy (dobór ekspercki) do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) nastąpi na podstawie Notatki służbowej Kierownika RSIMP do Dyrektora WRR/Z-cy Dyrektora WRR. Notatka będzie zawierać uzasadnienie doboru eksperckiego. Kopia notatki zostanie przekazana Kierownikowi RKPR.

Ze względu na brak możliwości ustalenia liczby projektów, dla których zaistnieje konieczność przeprowadzenie kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu), nie jest możliwe określenie częstotliwości prowadzenia kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) w 2013 roku. 

Kontrole trwałości w IP2 RPO WSL:
Kontrola sprawdzająca trwałość projektu może zostać przeprowadzona w okresie 3 lat od daty zakończenia realizacji projektu. Kontrola ta przeprowadzana jest podczas wizji lokalnej na miejscu realizacji projektu/w siedzibie beneficjenta. 
Zgodnie z pkt 8.4. załącznika nr 2 do Szczegółowego Opisu Priorytetów RPO WSL (Wytyczne w sprawie kwalifikowalności wydatków w RPO WSL) zasadami trwałości objęte są projekty infrastrukturalne oraz projekty, w których dokonywany jest zakup sprzętu lub wyposażenia. 
Metodologia doboru próby dla kontroli trwałości:
Kontrola sprawdzająca trwałość projektu jest przeprowadzana po zweryfikowaniu sprawozdania z trwałości projektu dostarczonej przez beneficjenta na wniosek IP2 RPO WSL.
Podstawą przeprowadzenia kontroli sprawdzającej trwałość projektu na miejscu realizacji mogą być w szczególności brak odpowiedzi na pisemne wezwanie do złożenia sprawozdania ze strony beneficjenta, zmiana siedziby/miejsca realizacji projektu, nazwy beneficjenta, raporty pokontrolne innych instytucji (np. audyt operacji). W momencie wystąpienia lub uzasadnionego podejrzenia wystąpienia zasadniczych modyfikacji (na podstawie wyników weryfikacji określonych w liście sprawdzającej lub nieprawidłowości stwierdzających wystąpienie znaczącej modyfikacji w wynikach kontroli innych instytucji) w ramach projektu, przeprowadzenie kontroli trwałości w miejscu realizacji projektu/siedzibie beneficjenta/siedzibie IP2 RPO WSL jest obligatoryjne. Projekty skontrolowane w powyższy sposób wliczają się do 5% wszystkich skontrolowanych projektów. W pozostałych przypadkach kontrole sprawdzające trwałość projektu w miejscu ich realizacji lub siedzibie beneficjenta będą przeprowadzane na podstawie poniższej procedury. Wybór co najmniej 5% projektów odbywać się będzie z grupy wypłaconych wniosków o płatność projektów inwestycyjnych – dotyczy wniosków złożonych do IP2 RPO WSL 2 lata przed wyborem projektów do kontroli trwałości, np. projekty, dla których wnioski o płatność końcową zostały złożone w 2011 r. i w przypadku których płatność została zrealizowana przed wyborem do kontroli trwałości będą podlegać kontroli w 2013 r. Dobór do kontroli w tej grupie odbywać się będzie w oparciu o dobór losowy z interwałem z chronologicznej listy projektów (ułożonej według numeru wniosku o płatność końcową). Realizacja kontroli odbywać się będzie tak, aby skontrolowanych zostało nie mniej niż 5% projektów, które zostały zakończone i którym przekazano dofinansowanie. Wybór projektów do kontroli będzie przeprowadzany cztery razy w roku, w tym w trakcie sporządzania RPK na dany rok. 
Załączniki:

1.	Indykatywny harmonogram kontroli systemowych
2.	Indykatywny harmonogram kontroli projektów, wybranych do dofinansowania w ramach IZ RPO WSL
3.	Indykatywny harmonogram kontroli projektów, wybranych do dofinansowania w ramach IP2 RPO WSL
4.	Indykatywny harmonogram kontroli projektów dotyczących Pomocy Technicznej
5.	Matryca ryzyka
6.	Indykatywny harmonogram kontroli FROM.

sporządził:	Małgorzata Baron		.2012 r.	
zaakceptował:	Magdalena Sadek 
Kierownik Referatu ds. Kontroli i Monitoringu Programu		.2012 r.	
zatwierdził:	Małgorzata Staś
Dyrektor Wydziału Rozwoju Regionalnego		.2012 r.	

Załącznik nr 1 – Indykatywny harmonogram kontroli systemowej

Planowany termin	Kontrolowana instytucja lub komórka	Temat/zakres kontroli	Czas trwania kontroli	Liczebność zespołu kontrolującego	Informacje dodatkowe	
II kwartał 	IP2 RPO WSL (Śląskie Centrum Przedsiębiorczości)	Weryfikacja realizowanych przez IP2 RPO WSL procesów, 
w szczególności: 
•	czynności w zakresie informacji i promocji,
•	wprowadzania danych do KSI i LSI,
•	zawieranie, aneksowanie i rozwiązywanie umów z beneficjentami,
•	kontrola realizacji projektów,
•	raportowanie nieprawidłowości oraz poprawność zadeklarowanych wydatków (poprawność weryfikacji przedstawionych przez beneficjentów wydatków oraz wyliczenia kwot wykazanych w Poświadczeniu i deklaracji wydatków),
•	odzyskiwanie kwot nieprawidłowo wykorzystanych przez beneficjentów. 
Ponadto kontroli podlegać będzie stopień wdrożenia zaleceń pokontrolnych z kontroli systemowej IX/2012. 
Zakres kontroli może zostać zmieniony na podstawie analizy raportów z przeprowadzonych kontroli w IP2 RPO WSL. Wówczas sprawdzane będą obszary wskazane przez instytucje kontrolujące jako obszary problemowe lub wysokiego ryzyka.	
15 dni	
3	
Kontrola na miejscu	

Załącznik nr 2 – Indykatywny harmonogram kontroli projektów na rok 2013

Liczba planowanych kontroli na zakończenie realizacji projektów w poszczególnych kwartałach została oszacowana w oparciu o doświadczenie nabyte w poprzednim okresie (23.10.2011 – 22.10.2012) oraz zgodnie z zasobami ludzkimi Referatu ds. kontroli projektów na dzień przygotowania niniejszego dokumentu.
Tabela 1. Planowane kontrole na zakończenie realizacji projektów (nie dotyczy IP2 RPO WSL i Pomocy Technicznej).

Kwartał	Liczba planowanych kontroli (kontrole dokumentów na zakończenie realizacji projektów)	Liczba planowanych kontroli (kontrole na miejscu realizacji projektów)	Szacunkowy czas trwania kontroli	Minimalna liczba osób przeprowadzających weryfikację/kontrolę 	Informacje dodatkowe	
I	19	41	1-3 dni	2 osoby	Kontrole na zakończenie realizacji projektów	
II	19	41	1 - 3 dni	2 osoby	Kontrole na zakończenie realizacji projektów	
III	19	41	1 - 3 dni	2 osoby	Kontrole na zakończenie realizacji projektów	
IV	19	41	1 - 3 dni	2 osoby	Kontrole na zakończenie realizacji projektów	

Zgodnie z przyjętą metodologią dot. doboru próby do kontroli na miejscu realizacji, jeśli nie zostanie przeprowadzona weryfikacja na zakończenie realizacji w siedzibie Beneficjenta będą prowadzone kontrole na zakończenie realizacji w siedzibie IZ RPO WSL. 

Tabela 2. Planowane kontrole dużych projektów

Lp.	Termin	Kontrolowana instytucja lub komórka	Nazwa projektu	Planowany czas trwania kontroli	Minimalna liczebność zespołu kontrolującego	Informacje dodatkowe	
1.	I półrocze 2013	Miasto Gliwice	Budowa nowoczesnej hali widowiskowo-sportowej Podium
	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
2.	I półrocze 2013	Miasto Katowice	Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach
	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
3.	I półrocze 2013	Muzeum Śląskie w Katowicach	Budowa nowej siedziby Muzeum Śląskiego w Katowicach	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
4.	I półrocze 2013	Województwo Śląskie	Kontynuacja budowy Drogowej Trasy Średnicowej ZACHÓD odcinek Zabrze-Gliwice, Podprojekt 2 - odcinki Z3, Z4 w Zabrzu oraz G1 w Gliwicach	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
5.	I półrocze 2013	Województwo Śląskie	Kontynuacja budowy Drogowej Trasy Średnicowej ZACHÓD odcinek Zabrze-Gliwice, Podprojekt 3 - odcinek G2 w Gliwicach	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
6.	I półrocze 2013	Miasto Jastrzębie Zdrój	Budowa Drogi Głównej Południowej na odcinku od DW 933 – ul. Pszczyńskiej w Jastrzębiu Zdroju do węzła autostrady A1 w Mszanie – ETAP II	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
7.	I półrocze 2013	Gmina Miasto Częstochowa	Wzmocnienie znaczenia Centrum Pielgrzymkowego poprzez modernizację Alei Najświętszej Maryi Panny w Częstochowie	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
8.	I półrocze 2013	KZK GOP	Śląska Karta Usług Publicznych	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
9.	II półrocze 2013	Miasto Gliwice	Budowa nowoczesnej hali widowiskowo-sportowej Podium	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
10.	II półrocze 2013	Województwo Śląskie	Kontynuacja budowy Drogowej Trasy Średnicowej ZACHÓD odcinek Zabrze-Gliwice, Podprojekt 2 - odcinki Z3, Z4 w Zabrzu oraz G1 w Gliwicach	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	
11.	II półrocze 2013	Województwo Śląskie	Kontynuacja budowy Drogowej Trasy Średnicowej ZACHÓD odcinek Zabrze-Gliwice, Podprojekt 3 - odcinek G2 w Gliwicach	1 dzień	2 osoby	Kontrola w trakcie realizacji projektu	

Załącznik nr 3 – Indykatywny harmonogram kontroli projektów, wybranych do dofinansowania w ramach IP2 RPO WSL 

Z projektów, które zostały wybrane do dofinansowania przez Zarząd Województwa Śląskiego, zgodnie z metodologią opisaną w rozdziale 3.2 zostały wybrane projekty do kontroli na miejscu realizacji. Liczba projektów, co do których planuje się przeprowadzenie kontroli na miejscu realizacji po zakończeniu realizacji projektu w 2013 r., została przedstawiona w poniższej tabeli. Tabela ma charakter orientacyjny, gdyż kontrola na miejscu realizacji projektu (zgodnie z powyższym opisem) przeprowadzona jest po pozytywnym zweryfikowaniu wniosku o płatność końcową.

Tabela 1. Indykatywny harmonogram kontroli
Kwartał	Liczba planowanych kontroli (kontrole dokumentów na zakończenie realizacji projektów)	Liczba planowanych kontroli (kontrole na miejscu realizacji projektów)	Kontrole trwałości	Szacunkowy czas trwania kontroli
[ liczba dni ]	Minimalna liczba osób przeprowadzających weryfikację/kontrolę 	
I kwart.	339	40	16	2	2	
II kwart.	129	10	13	2	2	
III kwart.	115	29	10	2	2	
IV kwart.	98	44	8	2	2	
Suma:	681	123	47	

Załącznik nr 4 – Indykatywny harmonogram kontroli projektów dotyczących Pomocy Technicznej

I kwart. 2013	Województwo Śląskie	Roczny Plan Działań na rok 2012 w ramach Działania 10.1 Wsparcie procesu zarządzania i wdrażania.	40 dni	4	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
II kwart. 2013	Województwo Śląskie	Roczny Plan Działań na rok 2012 w ramach Działania 10.2 Działania informacyjne i promocyjne.	31 dni	4	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
I kwart. 2013	Śląskie Centrum Przedsiębiorczości	Roczny Plan Działań na rok 2012 w ramach Działania 10.1 Wsparcie procesu zarządzania i wdrażania	 40 dni	4	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
II kwart. 2013	Śląskie Centrum Przedsiębiorczości	Roczny Plan Działań na rok 2012 w ramach Działania 10.2 Działania informacyjne i promocyjne.	31 dni	4	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	

Załącznik nr 5 –Matryca ryzyka
Działanie:	 	id:	 	
Projekt:	 			
Beneficjent:	 			
Nr umowy:	 			
Lp.	Czynniki ryzyka	Waga	Kryteria	Punkty ryzyka	
			Opis	Punkty	Przyznane		
1	2	3	4	5	6	3x6	
1	Wartość projektu	0,25	do 0,5 wartości mediany włącznie	1	 	0	
			między 0,5 a 1,2 wartości mediany włącznie	2			
			od 1,2 wartości mediany wzwyż	3			
2	Rodzaj beneficjenta	0,25	jednostki samorządu terytorialnego	1	 	0	
			inne jednostki sektora finansów publ.	2			
			Pozostali beneficjenci	3			
3	Liczba realizowanych przez beneficjenta projektów współfinansowanych przez UE w ramach RPO WSL	0,05	do 2 (włącznie)	1	 	0	
			3 lub 4	2			
			powyżej 4	3			
4	Zamówienia publiczne	0,1	brak (nie stosowanie Ustawy Pzp)	1	 	0	
			podstawowe tryby (przetarg ograniczony i nieograniczony)	2			
			inne tryby niż podstawowe	3			
5	Liczba postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w ramach danego/badanego projektu (w tym poza ustawą) 	0,05	do 2 (włącznie)	1	 	0	
			3 lub 4	2			
			powyżej 4	3			
6	Ustalenia z przeprowadzonych przez IZ RPO weryfikacji zamówień w ramach projektu*	0,05	weryfikacja zamówień nieskutkująca kontrolą doraźną	1	 	0	
			weryfikacja zamówień skutkująca kontrolą doraźną lub brak weryfikacji	3			
7	Partnerzy w projekcie	0,1	brak	1	 	0	
			od 1 do 3 (włącznie)	2			
			powyżej 3	3			
8	Powiązanie z PROW lub PO RYBY	0,1	Brak	1	 	0	
			Jest	3			
9	Projekt generujący dochód (w myśl art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006
z dnia 11 lipca 2006 r.)**	0,05	Nie	1	 	0	
			Tak	3			
 	Suma wag:	1	Max. liczba punktów ryzyka:	3	0	
Stopień ryzyka dla projektu:	Suma punktów ryzyka:		
	0,00	%	
			
* Dotyczy weryfikacji ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przedstawionych wraz z wnioskiem o płatność (zgodnie z zapisami Podręcznika Procedur)	
** Należy wziąć pod uwagę wartość projektu	
Stopień ryzyka dla projektu =	suma punktów ryzyka	x	100%	
	max. liczba punktów ryzyka			
Projekt podwyższonego ryzyka → powyżej lub równe 60% → podlega planowanej kontroli na miejscu na zakończenie realizacji projektu	
Projekt niskiego ryzyka → poniżej 60% → nie podlega planowanej kontroli na miejscu na zakończenie realizacji projektu	

………………………………						………………………………
      Sporządził							        Zatwierdził

Wyjaśnienie przyjętych czynników ryzyka i źródła pozyskania informacji:
1. Wartość projektu - koszt całkowity wg aktualnej umowy (KSI SIMIK 07-13)
2. Rodzaj beneficjenta - na podstawie typu Beneficjenta określonego we wniosku o dofinansowanie (LSI - pole B.2.)
3. Liczba realizowanych przez beneficjenta projektów współfinansowanych przez UE w ramach RPO WSL - projekty w trakcie realizacji, które się jeszcze nie zakończyły - wg terminu zakończenia realizacji projektu (KSI SIMIK 07-13).
4 oraz 5. Zamówienia publiczne - będą brane pod uwagę wszystkie zamówienia występujące w ramach projektu - wskazane we wniosku o płatność końcową (LSI)
6. Partnerzy w projekcie - na podstawie wniosku o dofinansowanie (LSI - pola B.2.)
7. Powiązanie z PROW  lub PO RYBY- dla danego  Beneficjenta istnieje możliwość sfinansowania projektu także z PROW 2007-2013 lub PO RYBY - brak skutecznej linii demarkacyjnej. Lista Beneficjentów, którzy realizują/realizowali projekty zarówno w ramach RPO WSL, jak i PROW lub PO RYBY (dla których dany czynnik ryzyka występuje) aktualizowana co kwartał jako jeden z elementów przeglądu procedury. Źródło informacji: systemy informatyczne KSI SIMIK 07-13, OFSA PROW 2007-13 i RYBY 2007-13 (raport podstawowy).
8. Dla projektów powyżej 1 mln Euro - na podstawie wniosku o dofinansowanie (LSI - pole F.2.)	

	

	

	

Załącznik nr 6 - Indykatywny harmonogram kontroli FROM

Planowany termin	Kontrolowana instytucja lub komórka	Temat/zakres kontroli	Czas trwania kontroli	Liczebność zespołu kontrolującego	Informacje dodatkowe	
IV kwartał	Bank Ochrony Środowiska S. A. (FROM)	Celem kontroli jest sprawdzenie funkcjonowania systemu zarządzania i wdrażania Inicjatywy JESSICA.	
15 dni	
3	
Kontrola na miejscu