REGULAMIN KONTROLI
wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i wojewódzkich osób prawnych Województwa Śląskiego

I. Postanowienia ogólne
§ 1
1.	Regulamin określa organizację, tryb i zasady przeprowadzania kontroli wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i wojewódzkich osób prawnych.
2.	Zasady przeprowadzania kontroli w podmiotach leczniczych, dla których podmiotem tworzącym jest Województwo Śląskie, reguluje odrębny Regulamin.
3.	Regulamin może mieć zastosowanie także do kontroli innych podmiotów w zakresie wykonywanych przez nie zadań powierzonych przez województwo lub działań nadzorowanych przez Marszałka Województwa.
4.	Zapisów zawartych w Regulaminie nie stosuje się, jeśli przepisy szczególne stanowią inaczej.

§ 2
Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
1)	Urząd – Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego,
2)	kontrola – ogół czynności zmierzających do ustalenia stanu faktycznego, porównania go z obowiązującymi przepisami i standardami oraz wyjaśnienia przyczyn ewentualnych nieprawidłowości/rozbieżności,
3)	zarządzający kontrolę – Zarząd Województwa lub Marszałek Województwa,
4)	kontrolujący – osoba upoważniona do przeprowadzenia kontroli,
5)	jednostka kontrolowana – wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna lub wojewódzka osoba prawna Województwa Śląskiego, a także inny podmiot w przypadku zastosowania Regulaminu na podstawie §1 ust. 3,
6)	kierownik - kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba go zastępująca.

§ 3
Do przeprowadzania kontroli uprawnieni są pracownicy Urzędu oraz inne osoby na podstawie imiennych upoważnień wydanych przez zarządzającego kontrolę.

II. Kryteria i formy kontroli 
§ 4
Kontrolę przeprowadza się pod względem zgodności określonych działań kontrolowanego z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, procedurami i standardami 
oraz pod względem celowości, rzetelności, efektywności i terminowości. 

§ 5
1.	System kontroli obejmuje kontrole: 
1)	planowe – ujęte w rocznym planie kontroli zatwierdzanym przez Zarząd Województwa Śląskiego lub, jeśli przepisy tak stanowią, przez Marszałka Województwa,
2)	nieplanowe:
a)	doraźne - o charakterze interwencyjnym, wynikającym z potrzeb pilnego zbadania nagłych zdarzeń, zlecane pisemnie przez zarządzającego kontrolę, 
b)	sprawdzające - których celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych lub zweryfikowanie dokonanych wcześniej ustaleń w związku z pojawieniem się nowych okoliczności,
c)	uzupełniające - mające na celu uzupełnienie ustaleń i materiałów z wcześniej przeprowadzonej kontroli.
2.	O przeprowadzeniu kontroli sprawdzającej lub uzupełniającej może decydować kierownik komórki organizacyjnej Urzędu przeprowadzającej kontrolę. 

III. Planowanie kontroli
§ 6
1.	Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu opracowują i przesyłają do Referatu kontroli Wydziału Kontroli, Nadzoru Właścicielskiego i Obsługi Prawnej w terminie do dnia 10 grudnia, roczne plany kontroli na rok następny dotyczące podlegających im wojewódzkich jednostek organizacyjnych bądź wojewódzkich osób prawnych.
2.	Na podstawie przesłanych planów kontroli sporządzany jest projekt zbiorczego rocznego planu kontroli i przekazywany Zarządowi Województwa do zatwierdzenia. W uzasadnionych przypadkach plan kontroli może ulec zmianie w ciągu roku.

IV. Przygotowanie do kontroli
§ 7
1.	Komórki organizacyjne Urzędu współdziałają w toku wykonywania zadań kontrolnych dotyczących zakresu ich właściwości rzeczowej. 
2.	Kierownicy komórek organizacyjnych mogą wnioskować o oddelegowanie w skład zespołu kontrolującego pracownika innej komórki posiadającego kwalifikacje w zakresie tematyki objętej kontrolą lub o przeprowadzenie kontroli przez inną komórkę. Wniosek taki wymaga opinii komórki organizacyjnej, która ma przeprowadzić kontrolę.
3.	W przypadku przeprowadzania kontroli przez zespół kontrolujący, kontrolę koordynuje wyznaczony pracownik - koordynator kontroli. 
4.	Koordynator kontroli odpowiada za prawidłowy przebieg kontroli.
5.	W przypadku kontroli przeprowadzanej wspólnie przez 2 lub więcej wydziałów wyznacza się wydział koordynujący.

§ 8
1.	Kontrolujący powinni przygotować się do kontroli w sposób, który zapewnia, że kontrola będzie realizowana w sposób oszczędny, wydajny i skuteczny. 
2.	Przygotowując się do kontroli należy uwzględnić w szczególności:
1)	wyniki wcześniejszych kontroli,
2)	wyniki analiz, skargi, wnioski i informacje dotyczące działalności jednostki kontrolowanej,
3)	czynniki ryzyka mające wpływ na działalność jednostki kontrolowanej.

§ 9
1.	Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków oraz jego małżonka, krewnych i powinowatych bądź osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, a także w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność postępowania.
2.	Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontrolujący składa bezpośredniemu przełożonemu pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających jego wyłączenie z udziału w kontroli.

§ 10
1.	Kontrolę przeprowadza się na podstawie upoważnienia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
2.	Upoważnienie sporządza się w dwóch egzemplarzach.
3.	Upoważnienie, po zaparafowaniu przez kierownika komórki organizacyjnej przeprowadzającej kontrolę i opatrzone adnotacją o rodzaju kontroli (planowa/ nieplanowa), zarejestrowane w rejestrze upoważnień do przeprowadzenia kontroli prowadzonym w Wydziale Kontroli, Nadzoru Właścicielskiego i Obsługi Prawnej przedkładane jest do podpisu Marszałkowi Województwa lub osobie przez niego upoważnionej.
4.	Jeden egzemplarz upoważnienia przekazywany jest kierownikowi jednostki kontrolowanej.
5.	Zakres i czas trwania kontroli może być w razie konieczności rozszerzony po wydaniu stosownego upoważnienia. Zmiana taka nie wymaga wprowadzenia zmian w rocznym planie kontroli.

V. Przebieg czynności kontrolnych
§ 11
1.	Kontrolę przeprowadza się w dniach i w godzinach pracy obowiązujących w siedzibie jednostki kontrolowanej.
2.	Postępowanie kontrolne lub poszczególne jego czynności mogą być wykonywane również w siedzibie zarządzającego kontrolę.

§ 12
1.	Przed rozpoczęciem kontroli planowej, koordynator kontroli zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o terminie i przedmiocie kontroli telefonicznie, pisemnie lub drogą elektroniczną, nie później niż w dniu poprzedzającym rozpoczęcie kontroli.
2.	Po przybyciu do jednostki kontrolowanej, zespół kontrolujący przekazuje upoważnienie, okazuje legitymacje służbowe lub inne dokumenty potwierdzające tożsamość oraz dokonuje wpisu do książki kontroli.
3.	Otrzymanie upoważnienia kierownik jednostki kontrolowanej potwierdza na egzemplarzu upoważnienia kontrolującego.
4.	Przed podjęciem czynności kontrolnych, zespół kontrolujący informuje kierownika jednostki kontrolowanej o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.

§ 13
1.	Kontrolujący mają prawo do:
1)	wglądu do akt, dokumentów i innych materiałów związanych z przedmiotem kontroli z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji ustawowo chronionych,
2)	przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych,
3)	sprawdzania przebiegu określonych czynności,
4)	żądania od kierownika i pracowników jednostki kontrolowanej, w wyznaczonym terminie, ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli,
5) żądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów potwierdzonych za zgodność przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną,
6)	zabezpieczania dowodów.
2.	Kontrolujący zobowiązani są do:
1)	przeprowadzania kontroli w ramach zakresu wskazanego w upoważnieniu do kontroli,
2)	obiektywnego ustalenia stanu faktycznego oraz rzetelnego udokumentowania wyników kontroli,
3)	dochowania tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 14
1.	Kierownik oraz każdy pracownik jednostki kontrolowanej mają prawo złożyć pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach związanych z przedmiotem kontroli. Z przyjęcia ustnego oświadczenia sporządza się protokół.
2.	Kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek:
1)	zapewnienia warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w szczególności udostępniania, w miarę możliwości, oddzielnych pomieszczeń do pracy i przechowywania materiałów kontrolnych, z odpowiednim wyposażeniem,
2)	niezwłocznego przedstawiania na żądanie zespołu kontrolującego wszelkich dokumentów i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli, terminowego składania wyjaśnień oraz zapewnienia terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników, a także umożliwienia dostępu do informacji w badanym zakresie, zawartych w komputerowych bazach danych,
3) uzyskania i przedłożenia informacji od innych podmiotów lub organów, jeżeli taka informacja jest istotna do wyjaśnienia nieprawidłowości z zakresu działalności objętego kontrolą.
3.	W celu usprawnienia działań kierownik jednostki kontrolowanej może wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakty z kontrolującymi.

§ 15
1.	W trakcie kontroli dokonuje się ustaleń w szczególności na podstawie dokumentów, wyników oględzin, opinii biegłych, wyjaśnień i oświadczeń. 
2.	Dopuszczalne jest utrwalanie przebiegu oględzin za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk lub obraz.
3.	Wyjaśnienia i oświadczenia mogą być złożone na piśmie lub ustnie do protokołu, który podpisują członek zespołu kontrolującego i osoba składająca wyjaśnienia. Wzór protokołu przyjęcia ustnych wyjaśnień/oświadczeń stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
4.	Oględziny magazynu lub kontrolę kasy przeprowadza się w obecności osoby odpowiedzialnej za dany odcinek pracy oraz kierownika jednostki kontrolowanej bądź osoby przez niego upoważnionej. 
5.	Protokoły z przeprowadzonej kontroli kasy i magazynów sporządza się odrębnie. Stanowią one załączniki do protokołu kontroli.
6.	Wzór protokołu kontroli kasy stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu. Wzór protokołu kontroli magazynu stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu.
7.	Każdy dowód może być oznaczony przez kontrolującego trwałymi cechami lub znakami uniemożliwiającymi ich zastąpienie innym dowodem oraz zabezpieczony przed dokonaniem w nim jakichkolwiek zmian.
8.	Zebrane w trakcie kontroli dowody zabezpiecza się poprzez:
1)	przechowywanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu lub opieczętowanym schowku,
2)	oznakowanie i oddanie na przechowanie kierownikowi lub innemu pracownikowi jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem, które powinno zawierać specyfikację dowodów (nazwę dowodu, datę, numer itp.),
3)	zabranie z jednostki kontrolowanej, za potwierdzeniem odbioru, dowodów, zwłaszcza w razie ujawnienia nieprawidłowości noszących znamiona przestępstwa.
9.	Z zabezpieczenia dowodów sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach, z wyszczególnieniem wszystkich zabezpieczonych dowodów. Protokół podpisują kontrolujący i kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona. Wzór protokołu zabezpieczenia dowodów stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu.
10.	Odpisy i wyciągi z dokumentów zabezpieczonych mogą być sporządzane za zgodą i w obecności kontrolującego.
11.	W przypadku sporządzania kopii, odpisów lub wyciągów z dokumentów, ich zgodność z oryginałami potwierdza kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona.
12.	W toku czynności kontrolnych kontrolujący na bieżąco informuje kierownika jednostki kontrolowanej o stwierdzonych nieprawidłowościach.

VI. Protokół kontroli
§ 16
1.	Protokół kontroli powinien zawierać:
1)	nazwę jednostki kontrolowanej w pełnym brzmieniu, jej adres i formę organizacyjną,
2)	imiona i nazwiska kontrolujących oraz daty przeprowadzenia przez nich czynności kontrolnych w jednostce i numery upoważnień do jej przeprowadzenia,
3)	określenie zakresu kontroli,
4)	imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej i jego zastępców, a w miarę potrzeby również kierowników wewnętrznych komórek organizacyjnych oraz głównego księgowego (w przypadku kontroli zagadnień finansowych), a także okres ich zatrudnienia na tych stanowiskach,
5)	ustosunkowanie się do wykonania poprzednio wydanych przez Marszałka Województwa zaleceń pokontrolnych dot. podobnego zakresu kontroli,
6)	opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli i porównanie ze stanem wymaganym poprzez wskazanie obowiązujących w tym zakresie przepisów i procedur,
7)	w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości - ustalenie przyczyn powstania  nieprawidłowości i skutków oraz wskazanie osób realizujących w jednostce kontrolowanej zadania będące przedmiotem kontroli, wraz z ich zakresem obowiązków,
8)	wzmiankę o sporządzonych dodatkowych protokołach, odpisach i wyciągach, zabezpieczonych dowodach, pobranych wyjaśnieniach i oświadczeniach,
9)	stwierdzenie o poinformowaniu kierownika jednostki kontrolowanej o przysługujących mu uprawnieniach,
10)	dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu oraz wzmiankę o doręczeniu jednego egzemplarza protokołu jednostce kontrolowanej wraz z datą doręczenia,
11)	wykaz załączników,
12)	miejsce i datę podpisania protokołu kontroli przez członków zespołu kontrolującego oraz, ze strony jednostki kontrolowanej, przez jej kierownika oraz głównego księgowego (jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowo-księgowe) lub ich zastępców.
2.	Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, w uzasadnionych sytuacjach w większej ilości egzemplarzy. 
3.	Załączniki stanowią integralną część protokołu; załączniki stanowiące kserokopie dokumentów będących w posiadaniu jednostki kontrolowanej sporządza się w jednym egzemplarzu dla kontrolującego.
4.	Każda strona wszystkich egzemplarzy protokołu kontroli powinna być zaparafowana przez osoby podpisujące protokół.
5.	Załączniki do protokołu sporządzane przez kontrolujących powinny być zaparafowane przez kierownika jednostki kontrolowanej, załączniki sporządzane przez jednostkę kontrolowaną powinny być podpisane przez kierownika jednostki.
6.	W terminie 7 dni od dnia doręczenia podpisanego przez kontrolujących protokołu kierownik jednostki kontrolowanej:
1)	podpisuje protokół albo
2)	wnosi umotywowane pisemne zastrzeżenia do treści protokołu.
7.	Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest niezwłocznie przekazać do wydziału przeprowadzającego kontrolę podpisany protokół bądź niepodpisany protokół z zastrzeżeniami.
8.	W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki kontrolowanej może zwrócić się pisemnie o wydłużenie terminu, o którym mowa w ust. 6.
9.	W przypadku wniesienia zastrzeżeń kontrolujący zamieszcza na wszystkich egzemplarzach protokołu adnotację o ich wniesieniu, a następnie analizuje ich zasadność. 
10.	Po analizie zastrzeżeń i ewentualnej kontroli uzupełniającej kierownikowi jednostki kontrolowanej przedstawia się pisemną informację dotyczącą uwzględnienia bądź nieuwzględnienia zastrzeżeń oraz, jeśli dokonano zmian, zmieniony protokół. 
11.	Kierownik jednostki kontrolowanej podpisuje protokół kontroli lub odmawia jego podpisania w terminie określonym w ust. 6. Kierownikowi jednostki kontrolowanej nie przysługuje prawo wniesienia ponownych zastrzeżeń.
12.	Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
13.	Po podpisaniu protokołu kontroli nie wolno dokonywać w nim żadnych poprawek ani dopisków bez omówienia ich na końcu protokołu, z wyjątkiem sprostowania oczywistych omyłek pisarskich, które parafuje zespół kontrolujący.
14.	Na zakończenie czynności kontrolnych kontrolujący omawia z kierownikiem jednostki kontrolowanej lub osobą przez niego wyznaczoną ważniejsze ustalenia.

VII. Postępowanie pokontrolne
§ 17
1.	W razie stwierdzenia w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybień Marszałek Województwa lub osoba przez niego upoważniona kieruje do kierownika jednostki kontrolowanej wystąpienie pokontrolne. 
2.	Przed sporządzeniem wystąpienia pokontrolnego dopuszcza się możliwość zwrócenia się do kierownika jednostki kontrolowanej o złożenie dodatkowych pisemnych wyjaśnień dotyczących zakresu kontroli, niezbędnych do jego sporządzenia.
3.	Wystąpienie pokontrolne powinno wskazywać stwierdzone nieprawidłowości wraz z podaniem przepisów, które naruszono oraz odpowiednie do nich zalecenia.
4.	Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do przedłożenia w ciągu 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, sprawozdania o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych.
5.	W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli nieprawidłowości mogących stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych lub ujawnienia czynów noszących znamiona przestępstwa kontrolujący sporządza projekt zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych lub zawiadomienia do prokuratury lub innych organów ścigania.

VIII. Sprawozdawczość
§ 18
1. Sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli poszczególne komórki organizacyjne przekazują do Referatu kontroli Wydziału Kontroli, Nadzoru Właścicielskiego i Obsługi Prawnej:
a)	za I półrocze - do dnia 15 lipca,
b)	sprawozdanie roczne – do dnia 31 stycznia roku następnego.
2.	Na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 1, przygotowywana jest dla Zarządu Województwa Śląskiego zbiorcza informacja za I półrocze oraz informacja roczna o przeprowadzonych kontrolach i ich wynikach.