INSTRUKCJA 
obiegu i podpisywania dokumentów (porozumień/aneksów) podlegających publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Śląskiego, które są wynikiem realizacji spraw prowadzonych w Wydziale Komunikacji i Transportu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego

Rozdział 1
Przepisy ogólne

§ 1.
Użyte w Instrukcji terminy oznaczają:
1)	Dokument – porozumienie bądź aneks do porozumienia, zawierany pomiędzy jednostkami lokalnego samorządu terytorialnego w sprawie powierzenia prowadzenia zadań publicznych, który zgodnie z ustawą o samorządzie województwa podlega ogłoszeniu w wojewódzkim dzienniku urzędowym; 
2)	Dokument elektroniczny – elektroniczna wersja dokumentu przeznaczonego do publikacji wytworzona w Edytorze Aktów Prawnych w formacie XML zgodnie 
z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. 
w sprawie wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, dzienników urzędowych wydawanych w postaci elektronicznej oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych. Dokument elektroniczny opatrzony przez upoważniony do wydania danego aktu organ bezpiecznym podpisem elektronicznym, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 
18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym jest podstawą do ogłoszenia w dzienniku urzędowym województwa śląskiego w trybie ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych;
3)	Podpisany dokument elektroniczny – dokument elektroniczny opatrzony przez upoważniony do wydania aktu organ bezpiecznym podpisem elektronicznym, 
w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym; 
4)	Edytor Aktów Prawnych – EAP – aplikacja przeznaczona do sporządzania aktów prawnych i innych dokumentów w postaci tekstów strukturalnych w formacie XML oraz do składania podpisów elektronicznych pod tymi aktami; 
5)	Identyfikator dokumentu – numer indentyfikacyjny – szereg dwudziestu pięciu znaków (LITER) znajdujących się w stopce każdej strony danego dokumentu elektronicznego oraz w wydrukowanej wersji papierowej, uszeregowanych w pięciu grupach po pięć znaków przedzielonych myślnikami. Numer ten jest niepowtarzalny dla każdego dokumentu elektronicznego i gwarantuje zgodność wersji elektronicznej 
z wydrukowaną wersją papierową;
6)	Status dokumentu – wskazuje stan dokumentu elektronicznego (znajduje się obok identyfikatora):
•	PROJEKT – dokument nie został podpisany elektronicznie przez osobę uprawnioną do jego podpisania,
•	PODPISANY – dokument został podpisany przez osobę uprawnioną do jego podpisania (w przypadku, gdy reprezentacja organu podpisującego dany dokument jest więcej niż jednoosobowa wystarczy złożony tylko jeden podpis elektroniczny aby status dokumentu został zmieniony z „projekt” na „podpisany”).
7)	Bezpieczny podpis elektroniczny – w myśl ustawy o podpisie elektronicznym jest to podpis elektroniczny:
•	przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis, 
•	sporządzany za pomocą bezpiecznych urządzeń i danych służących do składania podpisu elektronicznego podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis, 
•	jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna. 

Bezpieczny podpis elektroniczny, jest weryfikowany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, jest równoważny podpisowi własnoręcznemu, dzięki czemu może być wykorzystywany do nadawania mocy prawnej dokumentom i danym w formie elektronicznej.

8)	Dyrektor KT – Dyrektor Wydziału Komunikacji i Transportu bądź Zastępca Dyrektora Wydziału Komunikacji i Transportu;
9)	Pracownik merytoryczny – pracownik Wydziału Komunikacji i Transportu;
10)	Osoba uprawniona do złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego – Marszałek Województwa, Wicemarszałek Województwa, Członek Zarządu Województwa (osoby reprezentujące Województwo Śląskie), Skarbnik Województwa Śląskiego lub upoważniona przez niego osoba (kontrasygnata), Wójt, Burmistrz, Prezydent, Zarząd Powiatu (przedstawiciele innej jednostki samorządu terytorialnego z którą jest zawierane porozumienie bądź aneks) oraz Skarbnik Gminy, Miasta bądź Powiatu lub upoważniona przez niego osoba (kontrasygnata);
11)	Jednostka Samorządu Terytorialnego – JST – inna jednostka samorządu terytorialnego (Gmina, Powiat) z którą zawierane jest porozumienie bądź aneks;

Rozdział 2
Obieg dokumentu celem przyjęcia stosownej uchwały 
przez Zarząd Województwa Śląskiego

§ 2.
1.	Pracownik merytoryczny przygotowuje tekst dokumentu uzgadniany w trybie roboczym 
z JST. 
2.	Zaakceptowana przez JST oraz Dyrektora KT ostateczna wersja robocza dokumentu zostaje wytworzona w Edytorze Aktów Prawnych w formacie XML. Pracownik merytoryczny blokuje przed zmianami dany dokument – jednocześnie blokując identyfikator dokumentu. Dokument uzyskuje status: PROJEKT.
3.	Dokument ze statusem PROJEKT jest drukowany w 1 egzemplarzu oraz parafowany 
przez pracownika merytorycznego, Dyrektora KT oraz Radcę Prawnego.
4.	Wydrukowany dokument ze statusem PROJEKT wraz z kartą sprawy podpisaną przez właściwe osoby (Dyrektor KT, Radca Prawny, Skarbnik) jest przedkładany zgodnie 
z obowiązującymi zasadami na posiedzenie Zarządu Województwa Śląskiego. 
5.	Zarząd Województwa Śląskiego podejmuje uchwałę o przystąpieniu do zawarcia porozumienia/aneksu.
6.	Zgodnie z podjętą uchwałą przedstawiony dokument może zostać podpisany. 

Rozdział 3
Procedowanie celem złożenia wszystkich niezbędnych podpisów elektronicznych przez przedstawicieli Województwa Śląskiego pod dokumentem podlegającym publikacji

§ 3.
1.	Niezwłocznie po otrzymaniu uchwały Zarządu Województwa Śląskiego, o której mowa 
w §2 pkt 5 pracownik merytoryczny przesyła do podpisu elektronicznego osobie uprawnionej – przedstawicielowi Zarządu Województwa Śląskiego dokument elektroniczny przy użyciu wewnętrznej sieci informatycznej urzędu.
2.	Pracownik merytoryczny jednocześnie przedkłada do wglądu dokument ze statusem PROJEKT, o treści zgodnej z załącznikiem do uchwały Zarządu Województwa Śląskiego, 
o której mowa w pkt 1.
3.	Przedstawiciel Zarządu Województwa Śląskiego przy użyciu EAP składa bezpieczny podpis elektroniczny pod wybranym dokumentem. Dokument ten uzyskuje status PODPISANY.
4.	Pracownik merytoryczny drukuje dokument, o którym mowa w pkt 3 w wymaganej dla potrzeb obu stron liczbie egzemplarzy. Dokument ten w wersji papierowej sygnowany statusem PODPISANY jest podpisywany przez pracownika merytorycznego, Dyrektora KT, Radcę Prawnego.
5.	Niezwłocznie po wykonaniu czynności, o których mowa w pkt 4 pracownik merytoryczny przesyła dokument elektroniczny, o którym mowa w pkt 3 przy użyciu wewnętrznej sieci informatycznej urzędu do podpisu elektronicznego Skarbnikowi Województwa Śląskiego lub upoważnionej przez niego osobie.
6.	Pracownik merytoryczny jednocześnie przedkłada wersję papierową dokumentu, o której mowa w pkt 4 do wglądu Skarbnikowi Województwa Śląskiego tj. dokument ze statusem PODPISANY (podpisany przez pracownika merytorycznego, Dyrektora KT oraz Radcę Prawnego).
7.	Zgodność identyfikatora na przesłanym dokumencie elektronicznym oraz na wersji papierowej ze statusem PODPISANY pozwala ocenić tożsamość obu dokumentów.
8.	Skarbnik Województwa Śląskiego lub upoważniona przez niego osoba przy użyciu EAP składa bezpieczny podpis elektroniczny (kontrasygnatę) oraz podpisuje przedłożoną liczbę egzemplarzy wersji papierowej ww. dokumentu.
9.	Pracownik merytoryczny przesyła kolejnej osobie uprawnionej – przedstawicielowi Zarządu Województwa Śląskiego dokument elektroniczny celem podpisania przy użyciu wewnętrznej sieci informatycznej urzędu. Równocześnie przedkłada do wglądu wersję papierową - dokument ze statusem PODPISANY.
10.	Przedstawiciel Zarządu Województwa Śląskiego składa bezpieczny podpis elektroniczny pod dokumentem elektronicznym oraz podpisuje przedłożoną liczbę egzemplarzy wersji papierowej ww. dokumentu.
11.	Wymaganym jest, aby podpisy elektroniczne osób uprawnionych ze strony Województwa Śląskiego, były składane z wykorzystaniem opcji oprogramowania w EAP – opcja podpisu 
z wyłączeniem daty i numeru aktu prawnego.
12.	Zaleca się, aby dokument elektroniczny został opatrzony podpisami elektronicznymi, osób uprawnionych ze strony Województwa Śląskiego w ciągu 3 dni roboczych od dnia dostarczenia dokumentu na wewnętrzną sieć informatyczną urzędu. 
13.	Dokument elektroniczny opatrzony bezpiecznymi podpisami elektronicznymi osób uprawionych ze strony Województwa Śląskiego jest gotowy do przesłania do JST celem złożenia kolejnych podpisów elektronicznych gwarantujących zawarcie porozumienia/aneksu.
Rozdział 4
Podpis elektroniczny przez przedstawicieli JST 

§ 4.
1.	Pracownik merytoryczny przy wykorzystaniu Platformy e-Usług Publicznych bądź przy pomocy innych środków przekazu przesyła do JST dokument elektroniczny celem podpisania przez osoby uprawnione. Równocześnie zostaje przekazana w uzgodniony sposób wersja papierowa dokumentu za statusem PODPISANY posiadająca podpisy osób uprawnionych ze strony Województwa Śląskiego.
2.	Zaleca się aby podpisy elektroniczne zostały dokonane do 3 dni roboczych od dnia odebrania dokumentu elektronicznego przez JST.
3.	Przedstawiciel JST, który składa jako ostatni bezpieczny podpis elektroniczny pod dokumentem, zobowiązany jest podpisać dokument jednocześnie uzupełniając datę zawarcia porozumienia/aneksu.
4.	Dokument elektroniczny niezwłocznie po podpisaniu ze strony JST przez wszystkie osoby uprawnione zostaje odesłany przy wykorzystaniu Platformy e-Usług Publicznych bądź przy pomocy innych środków przekazu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego ze wskazaniem, że dotyczy Wydziału Komunikacji i Transportu. Równocześnie zostaje przekazana w uzgodniony sposób wersja papierowa dokumentu za statusem PODPISANY posiadająca podpisy osób uprawnionych ze strony JST i osób uprawnionych ze strony Województwa Śląskiego.
5.	Data zawarcia porozumienia/aneksu na wersji papierowej dokumentu ze statusem PODPISANY zgodna z datą nadaną przy ostatnim podpisie elektronicznym zostaje uzupełniona ręcznie.
6.	Pracownik merytoryczny po uzyskaniu dokumentu elektronicznego podpisanego 
i odesłanego przez JST podejmuje działania mające na celu publikację danego dokumentu 
w dzienniku urzędowym województwa.

Rozdział 5
Publikacja w Dzienniku Urzędowym Województwa Śląskiego.

§ 5.
1.	Pracownik merytoryczny przy wykorzystaniu Modułu Komunikacyjnego Redakcji Dziennika Urzędowego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach przygotowuje wniosek 
o ogłoszenie w wojewódzkim dzienniku urzędowym aktu normatywnego/innego aktu prawnego wraz z odpowiednimi podpisanymi dokumentami elektronicznymi.
2.	Po złożeniu bezpiecznego podpisu elektronicznego przez Dyrektora KT na wniosku, 
o którym mowa w pkt 1, dokumenty podlegające publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Śląskiego zostają przesłane do redakcji dziennika urzędowego. 
3.	Podstawą do ogłoszenia aktu normatywnego lub innego aktu prawnego jest akt w formie dokumentu elektronicznego opatrzony przez upoważniony do wydania aktu organ bezpiecznym podpisem elektronicznym, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, w związku z czym niezbędne jest podpisanie ww. dokumentu w sposób elektroniczny przez wszystkie umawiające się strony.

Rozdział 6
Uwaga końcowa

§ 6.
1.	Edytor Aktów Prawnych umożliwia oprócz podglądu i wydruku danego dokumentu, także m.in. wgląd do szczegółowych informacji o podpisanym dokumencie elektronicznym, w tym informacji o dacie i godzinie podpisu oraz weryfikację podpisu/podpisów elektronicznych dokumentu.