Załącznik 												do uchwały nr  725/363 / III /2010       
							Zarządu Województwa Śląskiego     

REGULAMIN   KONTROLI   INSTYTUCJONALNEJ
wydziałów, wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, 
wojewódzkich osób prawnych oraz innych podmiotów
 
I.	Postanowienia ogólne

§ 1
1. Regulamin Kontroli zwany dalej „Regulaminem” określa organizację, tryb i zasady przeprowadzania kontroli instytucjonalnej podmiotów własnych, tj.: wydziałów urzędu (kancelarii, gabinetu), wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, wojewódzkich osób prawnych oraz innych podmiotów w zakresie wykonywanych przez nie zadań powierzonych przez Samorząd Województwa i działań nadzorowanych przez Marszałka Województwa.
2. Zapisów zawartych w Regulaminie nie stosuje się, jeśli przepisy szczególne stanowią inaczej.

§ 2
Użyte w Regulaminie następujące określenia oznaczają:
1)kontrola – czynności sprawdzające realizację celów i zadań pod względem legalności, efektywności, oszczędności i terminowości oraz ustalenie ewentualnych odstępstw,
2)	zarządzający kontrolę – Zarząd lub Marszałek Województwa, 
3)	kontrolujący – osoba posiadająca imienne upoważnienie do kontroli podpisane przez Marszałka lub osobę przez niego upoważnioną,
4)	kontrolowany – wydział (kancelaria, gabinet) urzędu, wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna, wojewódzka osoba prawna, a także inny podmiot, który realizuje zadania powierzone przez Samorząd Województwa lub wykonuje działania nadzorowane przez Marszałka Województwa.
§ 3
Do przeprowadzania kontroli uprawnieni są dyrektorzy i pracownicy wydziałów w zakresie zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym oraz inne osoby posiadające imienne upoważnienie.

II.	Kryteria i formy kontroli 

§ 4
Kontrola w szczególności powinna:
1) sprawdzić zgodność działań kontrolowanego z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi oraz procedurami i standardami,
2)	ocenić kontrolowane zadania pod względem legalności, celowości, rzetelności, efektywności, oszczędności i terminowości i sprawności organizacyjnej,
3)	ustalić przyczyny i okoliczności powstania stwierdzonych nieprawidłowości,
4)	wskazać osoby odpowiedzialne,
5)	sformułować wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz usprawnienia badanej działalności.

§ 5
1. Kontrole mogą być przeprowadzane w formie:
1)	kompleksowej, która obejmuje całokształt działalności kontrolowanego,
2)	problemowej, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanego,
3)	doraźnej, która ma charakter interwencyjny, wynikający z potrzeb pilnego zbadania nagłych zdarzeń,
4)	sprawdzającej, której celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych lub zweryfikowanie dokonanych wcześniej ustaleń w związku z pojawieniem się nowych okoliczności,
5) uzupełniającej, która ma na celu uzupełnienie ustaleń i materiałów z wcześniej przeprowadzonej kontroli.
2. O przeprowadzeniu kontroli, o których mowa w ust. 1 pkt 4 i 5 decyduje dyrektor wydziału przeprowadzającego kontrolę. Przeprowadzenie kontroli sprawdzającej bądź uzupełniającej nie wymaga ujęcia w planie kontroli.

III.	Planowanie kontroli
§ 6
1. W celu  zorganizowania, przygotowania i przeprowadzenia kontroli wydziały opracowują i przesyłają do wydziału Kontroli – koordynatora, roczne plany kontroli, które są następnie zatwierdzane przez Zarząd.
2. W nagłych przypadkach zarządzający kontrolę zleca przeprowadzenie kontroli doraźnej.
3. Wydziały mogą wnioskować o przeprowadzenie kontroli wspólnie z innym wydziałem lub tylko przez inny wydział. Wniosek taki powinien być zaopiniowany przez wydział, który ma przeprowadzić kontrolę.
4. Jeżeli w trakcie przeprowadzania kontroli planowej zaistnieje konieczność rozszerzenia zakresu kontroli, zmiana taka wymaga rozszerzenia zakresu określonego w upoważnieniu, natomiast nie jest konieczne wprowadzenie zmian w rocznym planie kontroli.
5. W przypadku przeprowadzania kontroli przez zespół przebieg kontroli koordynuje wyznaczony pracownik.
6. Wydział Kontroli jest koordynatorem kontroli przeprowadzanych wspólnie z innymi wydziałami.

     IV. Postępowanie kontrolne

§ 7
1.	Kontrolę przeprowadza się na podstawie upoważnienia, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.
2.	 Upoważnienie sporządza się w 3 egzemplarzach. 
3. Upoważnienie, po zaparafowaniu jednego egzemplarza przez Dyrektora wydziału przeprowadzającego kontrolę z adnotacją o rodzaju kontroli (planowa/nieplanowa – doraźna, uzupełniająca, sprawdzająca), rejestrowane jest w Wydziale Kontroli, a następnie przekazywane do podpisu Marszałkowi lub osobie przez niego upoważnionej.

§ 8
1.	Kontrolę przeprowadza się w dniach i w godzinach pracy obowiązujących w siedzibie kontrolowanego.
2.	Postępowanie kontrolne lub poszczególne jego czynności przeprowadza się w miarę potrzeby również w siedzibie kontrolującego.
3.	Wykonywanie czynności, o których mowa w ust. 2 nie wymaga odrębnego upoważnienia.

§ 9 
1.	Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków, w tym również jego małżonka, krewnych i powinowatych bądź osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.
2.	Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

§ 10
1.	Po przybyciu do siedziby kontrolowanego, kontrolujący przekazuje kontrolowanemu upoważnienie, okazuje legitymację służbową lub inny dokument potwierdzający tożsamość oraz dokonuje wpisu do książki kontroli prowadzonej przez kontrolowanego.
2.	Fakt otrzymania upoważnienia kontrolowany potwierdza na egzemplarzu upoważnienia kontrolującego.
§11

Kontrolujący ma prawo żądać, by kierownik kontrolowanego zapewnił warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a zwłaszcza by przedstawił niezwłocznie żądane dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli, ułatwił terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników, zapewnił oddzielne pomieszczenie z wyposażeniem służącym do przechowywania materiałów kontrolnych oraz, w miarę posiadanych możliwości, dostęp do telefonu i urządzeń biurowych (m.in. komputera, drukarki, kserokopiarki). 

§ 12
Kontrolujący zobowiązany jest do:
1)	przeprowadzania kontroli zgodnie z zakresem wskazanym w upoważnieniu do kontroli, 
2)	obiektywnego ustalenia stanu faktycznego i prawnego oraz rzetelnego udokumentowania wyników kontroli, 
3)	dochowania tajemnicy ustawowo chronionej.

§ 13

1.	Kontrolujący dokonuje ustaleń w szczególności na podstawie dokumentów, wyników oględzin, opinii biegłych, wyjaśnień i oświadczeń. 
2.	Wyjaśnienia i oświadczenia mogą być złożone na piśmie lub ustnie do protokołu, który podpisuje kontrolujący i osoba składająca wyjaśnienia.
3.	Przy oględzinach magazynu i kontroli kasy niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej za dany dział lub odcinek pracy, a w razie jej nieobecności komisji powołanej przez kierownika kontrolowanego. Czynności kontrolne należy wykonywać przy udziale osób sprawujących nadzór funkcjonalny nad tymi osobami.
4.	Każdy dowód może być oznaczony przez przedstawiciela kontrolowanego i kontrolującego trwałymi cechami lub znakami uniemożliwiającymi ich zastąpienie innym dowodem oraz zabezpieczony przed dokonaniem w nim jakichkolwiek zmian.
5.	Kontrolujący zabezpiecza dowody poprzez:
1) przechowywanie w siedzibie kontrolowanego w oddzielnym, zamkniętym   pomieszczeniu lub opieczętowanym schowku,
2)  oznakowanie i oddanie na przechowanie kierownikowi lub innemu pracownikowi       kontrolowanego za pokwitowaniem, które powinno zawierać specyfikację dowodów  (nazwę dowodu, datę, numer itp. ),
3)  zabranie z jednostki kontrolowanej za potwierdzeniem odbioru dowodów, zwłaszcza w razie ujawnienia nieprawidłowości noszących znamiona przestępstwa.        
6.	Odpisy i wyciągi z dokumentów zabezpieczonych w sposób określony jak wyżej mogą być sporządzane za zgodą i w obecności kontrolującego.
7.	Potwierdzenia zgodności odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawienia i obliczenia sporządzane w celach kontroli należy uzyskać od kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej, w której dokumenty te się znajdują.
8.	Do korzystania z dokumentów zawierających informacje niejawne upoważnieni są kontrolujący, którzy uzyskali odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa.
9.	W toku czynności kontrolnych, kontrolujący informuje kierownika kontrolowanego o stwierdzonych nieprawidłowościach, wymagających niezwłocznego podjęcia środków zaradczych i usprawniających, a w sytuacjach tego wymagających również zarządzającego kontrolę.
10. W razie stwierdzenia podczas kontroli nieprawidłowości w wykorzystaniu dotacji stosuje się „Instrukcję postępowania w przypadku zaistnienia okoliczności wskazujących na wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, pobrania jej nienależnie lub w nadmiernej wysokości”.	

§ 14
1.	Protokół kontroli powinien zawierać:
1) nazwę kontrolowanego w pełnym brzmieniu, jego adres i formę organizacyjną oraz nazwę organu sprawującego nadzór,
2) imiona i nazwiska kontrolujących oraz daty przeprowadzenia przez nich czynności kontrolnych w jednostce i numery upoważnień do jej przeprowadzenia,
3) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,
4) imię i nazwisko kierownika kontrolowanego i jego zastępców, a w miarę potrzeby również kierowników wewnętrznych komórek organizacyjnych oraz głównego księgowego (w przypadku kontroli zagadnień finansowych), a także okres ich zatrudnienia na tych stanowiskach,
5) wskazanie osób realizujących w podmiocie kontrolowanym zadania będące przedmiotem kontroli, wraz z ich zakresem obowiązków,
6) ustosunkowanie się do prawidłowości wykonania poprzednio wydanych przez Marszałka Województwa zaleceń pokontrolnych dot. podobnego zakresu kontroli,
7) opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli i porównanie ze stanem wymaganym poprzez wskazanie obowiązujących w tym zakresie przepisów i procedur, 
8) wzmiankę o sporządzonych dodatkowych protokołach, odpisach i wyciągach, zabezpieczonych dowodach, pobranych wyjaśnieniach i oświadczeniach itp.,
9) stwierdzenie, że poinformowano kierownika kontrolowanego o przysługujących mu uprawnieniach,
10) dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu oraz wzmiankę o doręczeniu    jednego egzemplarza protokołu kontrolowanemu wraz z datą doręczenia,
 11) wykaz załączników,
    12) miejsce i datę podpisania protokołu kontroli.
2.	Protokoły z przeprowadzonej kontroli kasy i magazynów sporządza się  odrębnie. Stanowią one załączniki do protokołu kontroli.
3.	Protokół kontroli sporządza się w 2 jednobrzmiących egzemplarzach,  w uzasadnionych sytuacjach w większej ilości egzemplarzy. Załączniki stanowią integralną część protokołu.
4.	W terminie 7 dni od doręczenia protokołu kontrolowany zapoznaje się z treścią protokołu i podpisuje go bądź  odmawia podpisania protokołu, składając jednocześnie pisemne wyjaśnienia co do przyczyn odmowy, albo wnosi  umotywowane zastrzeżenia do treści protokołu. 
5.	W przypadku wniesienia zastrzeżeń, kontrolujący jest zobowiązany umieścić w protokole adnotację o ich wniesieniu, a następnie dokonać ich analizy. Jeżeli zastrzeżenia są zasadne dokonuje się - w razie konieczności po przeprowadzeniu kontroli uzupełniającej-  odpowiednich zmian w treści protokołu. Po analizie zastrzeżeń i ewentualnej kontroli uzupełniającej, kontrolowanemu przedstawia się pisemną informację dotyczącą uwzględnienia bądź nieuwzględnienia zastrzeżeń oraz zmieniony protokół, jeśli dokonano zmian. 
6.	Po rozpatrzeniu zastrzeżeń kontrolowany podpisuje protokół lub odmawia jego podpisania, składając jednocześnie pisemne wyjaśnienia co do przyczyn odmowy.
7.	Protokół kontroli podpisują, parafując każdą stronę wszystkich egzemplarzy protokołu oraz załączników, kontrolujący i kierownik kontrolowanego oraz główny księgowy, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowo-księgowe, lub ich zastępcy.
8.	Protokół kontroli, którego podpisania odmówili kierownik lub główny księgowy kontrolowanego, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole adnotację o odmowie podpisania protokołu.
9.	Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.
10.	Po podpisaniu protokołu kontroli nie wolno dokonywać w nim żadnych poprawek ani dopisków bez omówienia ich na końcu protokołu, z wyjątkiem sprostowania oczywistych omyłek pisarskich, które parafuje kontrolujący.
11.	W szczególnych przypadkach na wniosek kontrolującego kierownik kontrolowanego organizuje w dniu podpisania protokołu naradę pokontrolną w celu omówienia stwierdzonych nieprawidłowości i określenia działań zapobiegających powstawaniu ich w przyszłości.
12.	W naradzie, której przewodniczy kontrolujący, uczestniczą pracownicy zajmujący kierownicze stanowiska i odpowiedzialni za kontrolowany odcinek pracy.
13.	Z narady pokontrolnej sporządza się protokół, który podpisują przewodniczący i protokolant.

V. Postępowanie pokontrolne
    						
§ 15
1.	W razie stwierdzenia w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybień Marszałek lub osoba przez niego upoważniona, w ciągu 30 dni od podpisania protokołu przez kontrolowanego, kieruje do kierownika kontrolowanej jednostki wystąpienie pokontrolne. W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec wydłużeniu. 
2.	Wystąpienie pokontrolne, zaopiniowane przez dyrektora wydziału sprawującego nadzór nad kontrolowanym, przedkładane jest na posiedzenie Zarządu Województwa. 
3.	Wystąpienie pokontrolne powinno wskazywać stwierdzone nieprawidłowości wraz z podaniem przepisów, które naruszono oraz odpowiednie do nich zalecenia.
4.	Kierownik kontrolowanej jednostki zobowiązany jest do przedłożenia w ciągu 30 dni od  daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, sprawozdania z realizacji wydanych zaleceń pokontrolnych. 
5.	W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub ujawnienia czynów noszących znamiona przestępstwa, kontrolujący sporządza projekt zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych lub zawiadomienia do prokuratury lub innych organów ścigania. 
6. W przypadku stwierdzenia, przy okazji przeprowadzania kontroli w danym podmiocie,  nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania innych podmiotów bądź wydziałów Urzędu, informacja o takich nieprawidłowościach przekazywana jest Marszałkowi Województwa.