Załącznik nr 1 do Uchwały nr 306 / 240 / III / 2009 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 17.02.2009r.

Regulamin Komisji Oceny Ofert 
w ramach konkursu na prowadzenie 
Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego 

§ 1

1.	Komisja Oceny Ofert (zwana dalej KOO) powoływana jest przez IP w celu:
a.	Przeprowadzenia oceny formalnej ofert.
b.	Przeprowadzenia oceny merytorycznej ofert.
c.	Zweryfikowania budżetu RO EFS zawartego w ofercie.
d.	Sporządzenia listy rankingowej ofert wybranych do finansowania i przedłożenia jej w formie rekomendacji kierownikowi IP.
2.	KOO powołany do przeprowadzenia zadań, o których mowa w §1 ust. 1 składa się z Przewodniczącego, sekretarza oraz co najmniej 4 stałych członków oceniających.
3.	IP może powołać w skład KOO członków oceniających i sekretarzy rezerwowych, którzy będą uczestniczyć w pracach KOO w przypadku nieobecności sekretarza lub stałych członków oceniających, lub niewystarczającej liczby tych ostatnich.
4.	Członek stały i rezerwowy KOO odpowiadać powinien następującym wymogom:
a.  jest pracownikiem IP, przedstawicielem IP2, przedstawicielem Krajowego Ośrodka EFS, lub asesorem wyłonionym w wyniku naboru zewnętrznego,
b. uczestniczy w pracach KOO w ramach obowiązków służbowych, oddelegowania przez kierownictwo IP2, Instytucję Zarządzającą PO KL lub na podstawie umowy o dzieło w  przypadku asesorów wyłonionych w wyniku naboru zewnętrznego.
5.	Przewodniczący odpowiedzialny jest za:
a.	organizację prac KOO,
b.	zapewnienie bezstronności i przejrzystości postępowania KOO,
c.	zapewnienie przestrzegania regulaminu Komisji Oceny Ofert,
d.	prowadzenie korespondencji w sprawach dotyczących obrad KOO,
e.	reprezentowanie KOO przed Oferentami oraz kierownictwem IP.
6.	Przewodniczący może w drodze pisemnego upoważnienia wyznaczyć spośród członków KOO osobę, która będzie pełnić obowiązki Przewodniczącego podczas jego nieobecności, zwaną dalej Zastępcą. 
7.	IP na wniosek Przewodniczącego KOO, może powołać ekspertów celem uzyskania opinii na temat ofert będących przedmiotem oceny KOO.

§ 2

1.	Przewodniczący lub Zastępca, sekretarz, eksperci, o których mowa 
w § 1 ust. 7 oraz członkowie oceniający KOO, nie mogą być związani z Oferentami w sposób, który budziłby wątpliwość, co do bezstronności przeprowadzonych czynności. 
2.	Eksperci oraz każdy członek KOO przed przystąpieniem do oceny formalnej oferty, zobowiązani są do podpisania deklaracji bezstronności i poufności, w odniesieniu do każdej ocenianej przez siebie oferty, według wzoru zawartego w Załączniku 1.
3.	W przypadku, gdy nie jest możliwe podpisanie deklaracji bezstronności i poufności:
a.	Przez członka KOO - Przewodniczący kieruje ofertę do oceny innego, losowo wybranego członka KOO, 
b.	Przez eksperta – Przewodniczący dokonuje wyboru innego eksperta lub rezygnuje z usług eksperckich.

§ 3

1.	KOO pracuje zgodnie z harmonogramem i w miejscu określonym przez Przewodniczącego. 
2.	Posiedzenia KOO są ważne, gdy uczestniczy w nich Przewodniczący KOO lub pisemnie przez niego upoważniony Zastępca oraz co najmniej 4 stałych lub rezerwowych członków KOO.

§ 4

1.	Przedmiotem oceny KOO są tylko oferty kompletne, które spełniają wymagania formalne określone w Wytycznych dla Oferentów ubiegających się o status Regionalnego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego.
2.	Każda oferta oceniana jest przez minimum dwóch członków KOO. 
3.	Ocena formalna i merytoryczna przeprowadzana jest zgodnie z kartami oceny zamieszczonymi w Wytycznych dla Oferentów.
4.	Do oceny merytorycznej przechodzą oferty, które przeszły pozytywnie ocenę formalną.
5.	W przypadku kiedy jeden Oferent składa kilka ofert, oceniający w trakcie oceny bierze pod uwagę potencjał finansowy i organizacyjny Oferenta przy realizacji podobnego typu działań oraz adekwatność potencjału Oferenta do skali realizowanych działań. W takiej sytuacji Oferent powinien wykazać wymagany potencjał finansowy na każdy składany projekt.
6.	Końcowa ocena punktowa z oceny merytorycznej oferty stanowi średnią arytmetyczną ocen dokonanych przez osoby oceniające.
7.	Podczas oceny merytorycznej oferty zostaną podzielone na grupy – po jednej dla każdego z obszarów wskazanych w Załączniku nr 1 do Standardów. Oferty, które zakładają działalność Regionalnego Ośrodka EFS w określonym obszarze zostaną zaliczone do jednej grupy. Oferty z najwyższą liczbą punktów w danej grupie zostaną rekomendowane do finansowania.
8.	Oferty, które otrzymały mniej niż 60% maksymalnej liczby punktów lub w jednej z poszczególnych kategorii oceny merytorycznej uzyskały mniej niż 60% punktów nie są rekomendowane do finansowania.
9.	Ocena zapisywana jest w Karcie Oceny Merytorycznej, w której członek oceniający potwierdza dokonanie czynności podpisem.

§ 5

1.	Na etapie oceny merytorycznej KOO może zwracać się do Oferenta o przedstawienie dodatkowych informacji, w tym udzielenie wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty i dołączonych doń załączników. 
2.	Wezwanie do złożenia dodatkowych wyjaśnień kierowane jest do osoby wskazanej w ofercie jako „osoba do kontaktu”, faksem podpisanym przez Przewodniczącego KOO lub jego Zastępcę.
3.	Termin udzielenia odpowiedzi wyznacza Przewodniczący lub Zastępca. Termin ten nie może być krótszy niż 12 godzin i dłuższy niż 5 dni kalendarzowych.
4.	Odpowiedzi Oferenta dołączane są przez sekretarza do protokołu, o którym mowa w § 8.

§ 6

1.	Oferent, który uzyskał najwyższą liczbę punktów w danym obszarze, a któremu przyznano niższą od wnioskowanej kwotę dofinansowania ma prawo podjąć negocjacje z IP, o ile dysponuje istotnymi argumentami świadczącymi o prawidłowości swoich założeń budżetowych. 
2.	Negocjacje mogą być podjęte w terminie 5 dni roboczych od otrzymania pisma informującego o wynikach oceny oferty przez Oferenta, który uzyskał największą liczbę punktów w danym obszarze.
3.	Negocjacje prowadzi się pisemnie lub ustnie (spotkanie obu stron). Z przeprowadzonych negocjacji ustnych sporządza się podpisywany przez obie strony protokół ustaleń. 
4.	Negocjacje muszą zostać zakończone w ciągu kolejnych 5 dni roboczych. Po tym czasie obydwie strony mogą odstąpić od podpisania umowy o dofinansowanie.
5.	Jeśli w wyniku negocjacji zmieni się zakres merytoryczny i/lub budżet RO EFS będzie inny od pierwotnie wnioskowanego, wówczas Oferent składa w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia negocjacji skorygowaną ofertę.

§ 7

1.	Osoba dokonująca oceny merytorycznej oferty może zaproponować niższą niż wnioskowana kwotę dofinansowania w przypadku zidentyfikowania kosztów, które uzna za niekwalifikowane lub zawyżone w porównaniu ze stawkami rynkowymi. 
2.	Osoba dokonująca oceny merytorycznej oferty może zaproponować zwiększenie jej wartości. Zwiększenie wartości oferty może nastąpić w związku z wprowadzeniem dodatkowych, nieprzewidzianych przez Oferenta zadań i/lub dokonanie przesunięć części budżetu między poszczególnymi działaniami, jeśli uzna, że takie zmiany pozwolą w większym stopniu przyczynić się do osiągnięcia celów RO EFS. Zmiany mogą również dotyczyć zakresu merytorycznego oferty (np. zwiększenie liczby Beneficjentów, zwiększenie liczby działań).
3.	Przewodniczący przedstawia Oferentowi propozycję kwoty wsparcia (uwzględniającej wynik negocjacji) na piśmie faksem wraz z zapytaniem, czy Oferent zgadza się realizować działania z uwzględnieniem proponowanych zmian. 

§ 8

1.	Z przeprowadzonych czynności KOO sporządza się protokół, który zawiera co najmniej:
a)	terminy i miejsca posiedzeń;
b)	informację dotyczącą tego, kto przewodniczył obradom KOO,
c)	podpisane listy obecności przez: Przewodniczącego lub Zastępcę, członków KOO i sekretarza;
d)	informację o obecności ekspertów (o ile byli oni uczestnikami posiedzenia);
e)	informację o rozbieżności ocen, o której mowa w § 4 ust. 9 oraz podjętych w związku z tym działaniach,
f)	informację o wysłanych zapytaniach do Oferentów, o których mowa w § 5 i propozycjach, o których mowa w § 7 oraz uzyskanych odpowiedziach,
g)	listę rankingową ofert zawierającą nazwy Oferentów oraz liczbę uzyskanych punktów.
2.	Załącznikami do protokołu są:
a)	wypełnione i podpisane dla każdej oferty Karty Oceny Merytorycznej,
b)	upoważnienie osoby zastępującej Przewodniczącego, w przypadku gdy Przewodniczący jest zastępowany przez inną osobę;
c)	zestawienie ofert wraz z nazwiskami oceniających je osób;
d)	oryginały korespondencji związanej z zapytaniami do Oferentów, o których mowa w § 5 i 7,
3.	Na żądanie przedstawicieli Oferentów (Liderów i Partnerów) uczestniczących w procedurze konkursowej, protokół oceny z tej procedury jest im udostępniany do wglądu. Decyzja o udostępnieniu podejmowana jest każdorazowo przez Przewodniczącego lub jego Zastępcę.
4.	Lista, o której mowa w ust. 1 lit. g) publikowana jest na stronie internetowej IP po zatwierdzeniu przez kierownika IP.
5.	Protokół oceny wraz z załącznikami przechowywany jest przez IP.

§ 9

1.	Przewodniczący przedkłada rekomendacje KOO IP w postaci protokołu oceny, w którym zawarta jest lista rankingowa ofert wybranych do dofinansowania. 
2.	IP podejmuje decyzję o akceptacji lub odrzuceniu rekomendacji KOO na podstawie protokołu oceny KOO. 
3.	Oferty w wersji oryginalnej przechowywane są przez IP.

§ 10

Przewodniczący informuje Oferentów o decyzji IP w odniesieniu do ich oferty pismem informującym o przyjęciu oferty do realizacji (wraz z ostateczną kwotą dofinansowania) lub odrzuceniu oferty wraz z podaniem przyczyny.

Załącznik nr 1 do Regulaminu Komisji Oceny Ofert

DeKlaraCJA
BEZSTRONNOŚCi i poufnośCI

NUMER REFERENCYJNY procedury konkursowej: ……………………………….

Ja, niżej podpisany, oświadczam, że zgadzam się na udział w ocenie/opiniowaniu* oferty przedstawionej przez 
…………………............................................................................................. (nazwa Oferenta)
na Regionalny Ośrodek EFS w ………………. (obszar działania Regionalnego Ośrodka EFS)
………………………………………………………………………..………… (numer oferty) 

Składając tę deklarację, potwierdzam, że zapoznałem się z informacjami dostępnymi na dzień dzisiejszy, dotyczącymi procedury konkursowej i będę ich przestrzegał. Ponadto deklaruję, że swoje obowiązki będę wykonywać uczciwie i rzetelnie.

Nie ma zależności pomiędzy mną, a Oferentem lub współpracującymi z nim osobami, które mogą zaważyć w sposób nieuzasadniony pozytywnie lub negatywnie na wyniku mojej oceny/opinii. Zgodnie z moją najlepszą wiedzą i przekonaniem, nie istnieją żadne fakty ani okoliczności, w przeszłości lub obecnie, bądź takie, które mogą zaistnieć w najbliższej przyszłości, kwestionujące moją niezależność w oczach którejkolwiek ze stron; jeżeli okaże się podczas procesu oceny, że taki związek istnieje lub powstał, niezwłocznie zaprzestanę udziału w procesie oceny.

Zobowiązuję się do zachowania poufności wszystkich informacji lub dokumentów („poufnych informacji”) ujawnionych wobec mnie lub uzyskanych przeze mnie bądź przygotowanych przeze mnie w toku czy w wyniku oceny. Zobowiązuję się także do wykorzystywania ich wyłącznie do celów oceny i nie ujawniania stronom trzecim. Ponadto zgadzam się, że nie będę przechowywać kopii pisemnych lub elektronicznych informacji lub pierwowzorów, które zostaną mi dostarczone.

Imię i nazwisko		
Podpis:		
Data		

* Niepotrzebne skreślić.