Załącznik nr 1 do Uchwały nr 102/130/III/2008       Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 24.01. 2008 roku

SZCZEGÓŁOWE WYTYCZNE DOTYCZĄCE NADZORU NAD DZIAŁALNOŚCIĄ
 WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY W KATOWICACH

I.	Warunki ogólne 

1.	Na podstawie uchwały Zarządu Województwa Śląskiego nr 1169/62/III/2007 z dnia 27 czerwca 2007r., nadzór nad Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach sprawuje Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego.
2.	Nadzór Wydziału Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego nad działalnością Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach obywa się na zasadach określonych w niniejszych Wytycznych oraz w szczególności na: 
-	Porozumieniu nr 1/2007 w sprawie dofinansowania działania 6.1 Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartym w dniu 24 września 2007r.,          
-	Porozumieniu nr 2/2007 w sprawie dofinansowania działania 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartym w dniu 24 września 2007r., 
-	   Porozumieniu nr 3/2007 w sprawie dofinansowania działania 6.3 Inicjatywy lokalne na rzecz podnoszenia poziomu aktywności zawodowej na obszarach wiejskich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartym w dniu 24 września 2007r., 
-	   Porozumieniu nr 4/2007 w sprawie dofinansowania działania 8.1 Rozwój pracowników                  i przedsiębiorstw w regionie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartym w dniu 24 września 2007r., 
-	   Porozumieniu nr 5/2007 w sprawie dofinansowania działania 9.3 Upowszechnienie kształcenia ustawicznego w formach szkolnych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartym w dniu 24 września 2007r., 
-	   Porozumieniu nr 6/2007 w sprawie dofinansowania Działania 10.1 Pomoc Techniczna         w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zawartym w dniu 31 grudnia 2007r.,
-	   Instrukcjach wykonawczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013                    w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego,
-	   Instrukcjach wykonawczych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach pełniącego rolę Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
-	   Opisie systemu zarządzania i kontroli dla komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 w Województwie Śląskim. 
3.	W przypadku rozbieżności pomiędzy Wytycznymi oraz innymi dokumentami, o których mowa w pkt. 2, wiążące są postanowienia wskazanych dokumentów. 

II.	Słownik nazw

Nazwy użyte w regulaminie oznaczają:

1.	FN – oznacza Wydział Finansowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego

2.	FS – oznacza Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego

3.	Wytyczne – oznacza niniejsze szczegółowe wytyczne dotyczące nadzoru nad działalnością Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach

4.	RO WUP – oznacza Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy                         w Katowicach.

5.	UMWŚl – oznacza Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego w Katowicach

6.	WUP – oznacza Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach. 

III.	Zakres współpracy 

1.	Nadzór FS obejmuje realizację zadań WUP wymienionych w :
-	ustawie z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99 poz. 1001 ze zm.)
-	ustawie z dnia 28 listopada 2003r. o służbie zastępczej (Dz. U. Nr 223 poz. 2117 ze zm.)
-	ustawie z dnia 20 kwietnia 2004r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116 poz.1206 ze zm.),
-	ustawie z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. Nr 227, poz. 1658 ze zm.)
2.	Przedmiotem nadzoru FS jest zgodność działalności WUP z:
-	ustawą z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie województwa (t.j. z 2001r. Dz. U. Nr 142 poz. 1590 ze zm.)
-	ustawą z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 ze zm.)  
3.	FS sprawuje nadzór nad działalnością wszystkich komórek organizacyjnych wskazanych          w RO WUP wraz z Filiami w Bielsku-Białej i Częstochowie.

IV.	Dokumenty finansowe

1.	WUP zobowiązuje się do przekazywania FS dokumentacji związanej z planowaniem                  i wydatkowaniem środków wg następujących zasad :

-	sprawozdanie miesięczne (RB 27 S, RB 28 S, sprawozdanie z udzielonych dotacji                z budżetu województwa) - 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez FN,
-	sprawozdanie kwartalne z udzielonych dotacji z budżetu państwa oraz sprawozdania       Rb-N, Rb-Z, RB-50 - 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez FN,
-	sprawozdanie półroczne i roczne z wykonania dochodów i wydatków - 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez FN,
-	sprawozdanie kwartalne Rb-Ws - 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez FN,
-	kwartalne harmonogramy dochodów, wydatków, przychodów, rozchodów - 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez FN,
-	projekt budżetu (dochody i wydatki) na kolejny rok - 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez FN,
-	wykaz środków niewygasających - 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez FN oraz organy administracji rządowej (m.in. Urząd Wojewódzki, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego), 
-	plany finansowe (BT) oraz inne postanowienia wskazane w uchwale Zarządu Województwa Śląskiego w sprawie układu wykonawczego na dany rok budżetowy - 2 dni robocze przed terminem wskazanym w dokumencie,
-	inne dokumenty finansowe wynikające z bieżącej pracy FS- 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez FN lub inny podmiot – w tym m.in. organy administracji rządowej lub w terminie wskazanym przez FS. W przypadku wyznaczenia przez FN dwudniowego terminu – 1 dzień roboczy przed wskazanym terminem,
-	decyzje o przyznaniu dofinansowania, refundacje, dotacje, zwroty środków – następnego dnia po otrzymaniu informacji z FS, 

-	dokumenty wynikające z pełnionej funkcji w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 
•	w terminie wskazanym przez FS
•	w przypadku braku terminu – niezwłocznie, tj. następnego dnia po ich otrzymaniu,
•	w przypadku terminu wyznaczonego przez inną instytucję bądź wydział UMWŚl -        1 dzień roboczy przed upływem terminu wskazanego w korespondencji 
•	2 dni robocze przed upływem terminu wynikającego z dokumentów programowych.  
2.	Korespondencja dotycząca planowania, przekazywania i wydatkowania środków przekazywana jest do FS w formie papierowej i elektronicznej.   

V.	Zasady opracowywania Kart Sprawy przedkładanych do akceptacji Zarządowi Województwa Śląskiego  

1.	FS przedkłada do akceptacji Zarządowi Województwa Śląskiego Karty Sprawy związane            z działalnością WUP, po ich uprzednim pozytywnym zaopiniowaniu.
2.	FS opiniuje wyłącznie prawidłowo opracowane Karty Sprawy wraz z załącznikami.  
3.	Karty Sprawy, o których mowa w pkt. 1 wraz z załącznikami opracowuje samodzielnie WUP. 
4.	Karty Sprawy zwiększające plan finansowy WUP – powinny uwzględniać zwiększenie planu finansowego FS w zakresie dochodów oraz harmonogramu dochodów
5.	WUP zobowiązuje się do dostarczenia Karty Sprawy do FS, na co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym terminem posiedzenia Zarządu Województwa Śląskiego. Karty Sprawy przedkładane w okresie krótszym przekazywane będą Zarządowi Województwa                          z zachowaniem co najmniej 5-dniowego terminu. 
6.	W przypadku Kart Sprawy dotyczących planowania i wydatkowania środków finansowych WUP zobowiązuje się do umieszczenia w pozycji „Opis sprawy wraz z podstawą prawną”         -  informacji o zatwierdzonym planie wydatków, środkach przekazanych i wydatkowanych                                   
          w poszczególnych paragrafach,
-	szczegółowego uzasadnienia powodów niewykorzystania środków w sytuacji dokonywania przesunięć wydatków pomiędzy paragrafami. 
7.	Po przekazaniu do WUP kopii Karty Sprawy zaakceptowanej przez Zarząd Województwa Śląskiego, WUP zobowiązuje się do przesłania do FS w terminie 3 dni roboczych uchwały Zarządu - w wersji elektronicznej z uzupełnioną numeracją.

VI.	Sprawozdania

1.	WUP zobowiązuje się do przekazywania FS okresowych miesięcznych i rocznych sprawozdań:
-	z realizacji zadań ustawowych oraz pozostałych działań w obszarze łagodzenia skutków bezrobocia – w terminie do 15 dnia następującego po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego
-	dotyczących liczby osób bezrobotnych oraz ofert pracy zgłaszanych w powiatowych urzędach pracy - w terminie do 15 dnia następującego po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego,
-	z przebiegu postępów realizacji Działań wdrażanych przez WUP w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL) i Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego (ZPORR) - w terminie do 15 dnia następującego po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego,
-	z przebiegu realizacji przez WUP projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego - w terminie do 15 dnia następującego po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego,
-	ze stanu płatności II Priorytetu ZPORR w zakresie Działania 2.1, 2.3, 2.4 – w terminie do 10 dnia następującego po zakończeniu miesiąca sprawozdawczego,
-	z zakresu udzielanej pomocy publicznej:
•	sprawozdanie kwartalne - w terminie 8 dni od dnia zakończenia kwartału,
•	sprawozdanie roczne – w terminie 30 dni od dnia zakończenia roku kalendarzowego,
-	z zakresu udzielanej pomocy publicznej de minimis w rolnictwie i rybołówstwie: 
•	za dany rok kalendarzowy - w terminie 8 dni od dnia zakończenia roku kalendarzowego,

•	za każdy miesiąc roku kalendarzowego – w terminie 5. dni od dnia zakończenia danego miesiąca,
•	w terminie 2. dni od dnia udzielenia pomocy.  
2.	WUP zobowiązuje się do opracowania i przekazania do FS w terminie do 31 sierpnia każdego roku, zbiorczej analizy, uwzględniającej okres 3. poprzednich lat poczynając od lipca, na temat sytuacji na śląskim rynku pracy oraz potrzeb edukacyjnych mieszkańców województwa śląskiego. Analiza powinna zawierać w szczególności informację o utrwalonych tendencjach, głównych problemach i przewidywanych kierunkach zmian.
3.	WUP zobowiązuje się do przekazywania do FS wszelkich opracowań przygotowywanych przez Obserwatorium Rynku Pracy oraz materiałów przedkładanych pod obrady Sejmiku Województwa Śląskiego.
4.	WUP zobowiązuje się do przedstawiania harmonogramu spotkań informacyjno – doradczych       z beneficjentami, szkoleń i planu konkursów wyboru projektów współfinansowanych ze Środków Europejskiego Funduszu Społecznego w terminie do 15. dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc zdarzenia.

VII.	Kontrola

1.	WUP informuje FS z wyprzedzeniem o terminach kontroli przeprowadzanych przez instytucje zewnętrzne.
2.	WUP przekazuje do wiadomości FS informacje pokontrolne, zastrzeżenia do informacji pokontrolnych oraz zalecenia pokontrolne w terminie 2. dni roboczych od ich otrzymania bądź sporządzenia. 
3.	FS zastrzega prawo udziału w prezentacji przez organ kontrolny informacji o wynikach kontroli, o której mowa w pkt 1. 
4.	WUP przekazuje do FS w terminie do 10 października roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy, plan kontroli przeprowadzanych w kolejnym roku wśród beneficjentów projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
5.	WUP przekazuje do FS niezwłocznie, tj. następnego dnia po uzyskaniu akceptacji Instytucji Pośredniczącej, plan kontroli przeprowadzanych w kolejnym roku wśród beneficjentów projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach  Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich i Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego.
6.	Plan, o którym mowa w pkt. 4 i 5 sporządzany jest w oparciu o wytyczne FS. 
7.	W oparciu o plan kontroli, o którym mowa w pkt. 4 i 5, WUP przekazuje do FS okresowe sprawozdania z przeprowadzonych kontroli – kwartalne do 15 dnia następującego po zakończeniu kwartału oraz roczne – do 15 dnia po zakończeniu roku kalendarzowego.
8.	Sprawozdania, o których mowa w pkt. 7 winny zawierać w szczególności informacje                  o wykrytych nieprawidłowościach i działaniach podjętych w tym zakresie przez WUP.
9.	Sprawozdania, o których mowa w pkt. 7 WUP przekaże do FS w formie papierowej                    i elektronicznej.
10.	FS przeprowadza kontrole działalności WUP zgodnie z Regulaminem kontroli przeprowadzanych przez Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego.
11.	WUP informuje FS, z co najmniej 3 - dniowym wyprzedzeniem o planowanym terminie audytu oraz narady zamykającej audyt .
12.	WUP przekazuje FS kopię planu audytu wraz ze zmianami, niezwłocznie po jego otrzymaniu.
13.	FS zastrzega prawo udziału w naradzie zamykającej audyt.
14.	WUP zobowiązuje się do przekazania FS kopii sprawozdania z przeprowadzenia audytu, wyjaśnień i zastrzeżeń przedstawionych do sprawozdania audytora, a także informacji                 o działaniach podejmowanych w celu usunięcia uchybień oraz usprawnienia funkcjonowania urzędu, w terminie 2. dni roboczych od ich otrzymania bądź sporządzenia. 

VIII.	Zasady realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 

Procedury wykonywania przez WUP zadań w ramach części Działań komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki:
-	6.1 - Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie
-	6.2 - Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia
-	6.3 – Inicjatywy lokalne na rzecz podnoszenia poziomu aktywności zawodowej na obszarach wiejskich
-	8.1 - Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie 
-	9.3 – Upowszechnianie kształcenia ustawicznego
-	10.1 – Pomoc Techniczna 

regulują szczegółowo postanowienia zawarte w dokumentach, o których mowa w pkt. I ppkt 2. 

IX.	Polityka rynku pracy

1.	Realizacja przez WUP zadań Samorządu Województwa Śląskiego, o których mowa w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy w zakresie polityki rynku pracy,                   w obszarze : 
-	przygotowania regionalnego planu działań na rzecz zatrudnienia 
-	podziału posiadanych środków Funduszu Pracy
-	programowania i wykonywania zadań realizowanych przy współfinansowaniu Europejskiego Funduszu Społecznego  
wymaga wstępnej akceptacji założeń przez FS.   

X.	Dodatkowe zobowiązania

1.	Dyrektor FS wydaje opinię w sprawie planowanego terminu urlopu dyrektora WUP.
2.	Dyrektor FS wnioskuje do Marszałka Województwa Śląskiego o przyznanie dyrektorowi WUP nagrody za realizację samorządowych zadań wykraczających poza indywidualny zakres obowiązków lub wzorową realizację powierzonych zadań.
3.	Dyrektor FS wnioskuje do Marszałka Województwa Śląskiego o przyznanie dyrektorowi WUP miesięcznej premii.
4.	Wnioski, o których mowa w pkt. 2 i 3 dyrektor FS opracowuje na podstawie pisemnej informacji przekazanej przez WUP, zawierającej m.in. szczegółowe uzasadnienie, wysokość proponowanej premii bądź nagrody, potwierdzenie przez głównego księgowego faktu posiadania przez WUP środków przeznaczonych na ten cel oraz zachowania dopuszczalnego limitu wynagrodzeń kierowników jednostek samorządowych, zgodnie z ustawą z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych.  

XI.	Zasady przekazywania korespondencji

1.	WUP kieruje korespondencję do FS za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej UMWŚl. Kserokopie dokumentacji wymienionej w pkt 1 rozdziału IV „Dokumenty finansowe” niniejszych Wytycznych, WUP przekazuje bezpośrednio do sekretariatu FS.
2.	Korespondencja adresowana do WUP przekazywana jest za pośrednictwem sekretariatu FS.
3.	WUP wskazuje w formie pisemnej osoby upoważnione do odbioru korespondencji                    w sekretariacie FS. 

4.	W przypadku korespondencji, w której widnieje adnotacja o obowiązku poinformowania FS         o podjętych działaniach, o ile FS nie wyznaczy innego terminu, WUP zobowiązuje się do przekazania informacji zwrotnej w terminie 30 dni od dnia otrzymania korespondencji.

XII.       Sposób komunikacji

1.	FS pisemnie wskaże osoby upoważnione do kontaktów z WUP.
2.	WUP wyznacza do kontaktów z FS kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych, wskazanych w RO WUP.
3.	W zakresie opracowywania i zatwierdzania Kart Sprawy osobą upoważnioną do kontaktów           z FS jest kierownik Wydziału Organizacyjnego WUP. W przypadku Kart Sprawy dotyczących 
planowania i wydatkowania środków finansowych osobą upoważnioną do kontaktów jest wskazany przez WUP pracownik Wydziału Obsługi Finansowej. 
4.	Jeżeli w Wytycznych zawarto obowiązek przekazania dokumentacji bądź korespondencji         w formie elektronicznej, przekaz ten nastąpi na wskazany adres mailowy osób, o których mowa w pkt 1.  

XIII.      Postanowienia końcowe

1.	Wytyczne wchodzą w życie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego.