Załącznik do Uchwały nr  1577 / 281 / II / 2005
Zarządu Województwa Śląskiego
z dnia  25.07.2005 roku

Instrukcja postępowania przy sprawdzaniu wykorzystania dotacji z budżetu

I	Postanowienia ogólne

§ 1

1.	Instrukcja postępowania przy sprawdzaniu wykorzystania dotacji z budżetu, zwana dalej „Instrukcją”, dotyczy dotacji, w których stroną dotującą 
jest Województwo Śląskie.
2.	Instrukcja określa tryb postępowania przy sprawowaniu nadzoru 
nad wykorzystaniem dotacji.
3.	Postępowanie, o którym mowa w ust.1 jest postępowaniem podatkowym unormowanym w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa 
(Dz.U. 2005r. Nr 8 poz.60 z późn.zm.).   

§ 2

Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1)	Marszałek – Marszałek Województwa Śląskiego,
2)	dotacja – wydatki budżetu państwa lub budżetu jednostki samorządu terytorialnego podlegające szczególnym zasadom rozliczania, przeznaczone na finansowanie 
lub dofinansowanie zadań i działalności, wymienionych w art.69 ust.4 oraz art.117 
i 118 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003r. 
Nr 15, poz.148 z późn.zm.),
3)	kontrola podatkowa – kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonych 
z budżetu, której tryb przeprowadzania uregulowany jest ustawą Ordynacja podatkowa,
4)	pisma – postanowienie, decyzja i inne dokumenty, wydawane w trakcie prowadzonego postępowania podatkowego. 

II	 Nadzór nad wykorzystaniem dotacji z budżetu. Czynności sprawdzające

§ 3

1.	Dotacje z budżetu przekazywane są na podstawie zawartych umów. W umowach tych dotujący zobowiązuje dotowanego do przedłożenia rozliczenia dotacji 
oraz zastrzega prawo do kontroli prawidłowości wykorzystania przyznanej dotacji.
2.	Do rozliczenia powinny być załączone kserokopie: faktur, rachunków, poleceń przelewu, dokumentujących wydatki sfinansowane z dotacji.

§ 4

1.	Ocena prawidłowości wykorzystania dotacji może być dokonana w wyniku:

1)	dokonania czynności sprawdzających wynikających z umowy dotacji, 
a mających na celu:

a)	sprawdzenie terminowości przedłożenia przez dotowanego rozliczenia wykorzystania dotacji,
b)	stwierdzenie poprawności sporządzenia w/w rozliczenia w odniesieniu 
do wymogów określonych w zawartej umowie przyznającej dotację,
c)	sprawdzenie na podstawie przedłożonego rozliczenia prawidłowości wykorzystania dotacji;

2)	kontroli podatkowej przeprowadzonej u dotowanego;
3)	kontroli przeprowadzanych przez Wydział Kontroli.

2.	Do dokonywania czynności sprawdzających i kontroli podatkowych zobowiązane są Wydziały Urzędu zgodnie z ustalonym w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu podziałem kompetencji oraz Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej 
w Katowicach i Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach.

§ 5

 	Jeśli w wyniku dokonania czynności sprawdzających lub kontroli, o których mowa 
w § 4 ust.1 ustalono nieprawidłowe wykorzystanie dotacji, wszczyna się postępowanie podatkowe. 

§ 6

1.	Wszczęcie postępowania podatkowego następuje poprzez wydanie postanowienia.
2.	Datą wszczęcia postępowania podatkowego jest dzień doręczenia dotowanemu postanowienia.

§ 7

Postanowienie wydaje Marszałek lub osoba przez niego upoważniona.

§ 8

1.	Postanowienie zawiera:

1)	oznaczenie organu wydającego postanowienie,
2)	datę jego wydania,
3)	oznaczenie strony albo innych osób biorących udział w postępowaniu,
4)	powołanie podstawy prawnej,
5)	rozstrzygnięcie,
6)	pouczenie, że na postanowienie nie służą środki odwoławcze,
7)	podpis osoby upoważnionej z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

2.	Wzór postanowienia o wszczęciu postępowania podatkowego stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

III	Kontrola podatkowa

§ 9

Kontrole podatkowe są przeprowadzane:

1)	na podstawie planu kontroli uchwalanego corocznie przez Zarząd Województwa, 
2)	w wyniku dokonania czynności sprawdzających, o których mowa w § 4 ust.1 pkt 1 niniejszej Instrukcji.

§ 10

Celem kontroli podatkowej jest sprawdzenie prawidłowości stosowania obowiązujących przepisów i postanowień zawartych umów o przyznaniu dotacji.

§ 11

Kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez Marszałka lub osobę go zastępującą.

§ 12

1.	Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej zawiera:
1)	oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia,
2)	wskazanie podstawy prawnej,
3)	imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących),
4)	numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących),
5)	określenie zakresu kontroli,
6)	datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli, 
7)	podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
8)	pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z ustawy ordynacja podatkowa.

2.	Wzór upoważnienia stanowi załącznik Nr 2 do niniejszej Instrukcji.

§ 13

1.	Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej.
2.	Kontrola powinna zostać zakończona w terminie wskazanym w upoważnieniu.
3.	O każdym przypadku nie zakończenia kontroli w terminie wskazanym 
w upoważnieniu, kontrolujący obowiązany jest zawiadomić kontrolowanego, podając przyczyny przedłużenia terminu zakończenia kontroli i wskazując nowy termin jej zakończenia.
4.	Dokumenty dotyczące czynności kontrolnych dokonanych po upływie tego terminu nie stanowią dowodu w postępowaniu podatkowym, chyba że został wskazany nowy termin zakończenia kontroli.

§ 14

1.	Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby 
przez niego wskazanej, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia 
w czynnościach kontrolnych. 
2.	Oświadczenie o rezygnacji z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych składane jest na piśmie. W razie odmowy złożenia oświadczenia kontrolujący dokonuje odpowiedniej adnotacji, dołączając ją do protokołu.
3.	Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego lub w innym miejscu przechowywania dokumentacji, w godzinach pracy. W przypadku
gdy księgi rachunkowe są prowadzone lub przechowywane poza siedzibą kontrolowanego, kontrolowany na żądanie kontrolującego obowiązany 
jest zapewnić dostęp do ksiąg rachunkowych w swojej siedzibie albo w miejscu ich prowadzenia lub przechowywania, jeżeli udostępnienie 
ich w siedzibie może w znacznym stopniu utrudnić prowadzenie 
przez kontrolowanego bieżącej działalności.
4.	Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do:

1)	wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego,
2)	żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej,
3)	zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą,
4)	zabezpieczania zebranych dowodów,
5)	zasięgania opinii biegłych.

5.	Kontrolowany ma obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.
6.	Osoby upoważnione do reprezentowania kontrolowanego lub prowadzenia 
jego spraw, pracownicy oraz osoby współdziałające z kontrolowanym 
są obowiązani udzielić wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań.
7.	Kontrolujący są uprawnieni do wstępu na teren jednostki kontrolowanej 
oraz poruszania się po tym terenie na podstawie legitymacji służbowej 
bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlegają rewizji osobistej przewidzianej w regulaminie wewnętrznym tej jednostki; podlegają natomiast przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym w kontrolowanej jednostce.

§ 15

1.	Przebieg kontroli kontrolujący dokumentuje w protokole. Stan faktyczny 
może być ponadto utrwalony za pomocą elektronicznych nośników informacji.
2.	Protokół kontroli zawiera w szczególności:
1) wskazanie kontrolowanego,
2) wskazanie osób kontrolujących,
3) określenie przedmiotu i zakresu kontroli,
4) określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli,
5) opis dokonanych ustaleń faktycznych,
6) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów,
7) pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień.

3.	Protokół nie zawiera oceny prawnej sprawy będącej przedmiotem kontroli.
4.	Protokół jest sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. 
Jeden egzemplarz protokołu kontrolujący doręcza kontrolowanemu.
5.	Kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 
14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe.
6.	Kontrolujący jest obowiązany rozpatrzyć zastrzeżenia, o których mowa w pkt 5
 i w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego 
o sposobie ich załatwienia.
7.	W przypadku nie złożenia wyjaśnień lub zastrzeżeń w terminie określonym 
w pkt 5, przyjmuje się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli.
8.	Kontrola zostaje zakończona w dniu doręczenia protokołu kontroli.

IV	Decyzje podatkowe

§ 16

1.	Jeśli w wyniku przeprowadzonego postępowania podatkowego stwierdzono: 
1)	wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem,
2)	pobranie dotacji nienależnie lub w nadmiernej wysokości i nie dokonanie zwrotu do budżetu tej części dotacji, która została wykorzystana niezgodnie 
z przeznaczeniem, nienależnie udzielona lub nadmiernie pobrana, 
Marszałek lub osoba przez niego upoważniona wydaje decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki.
2.	Gdy postępowanie podatkowe z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe Marszałek lub osoba przez niego upoważniona wydaje decyzję 
o umorzeniu postępowania. 

§ 17

1.	Decyzja zawiera:
1)	oznaczenie organu (Marszałek),
2)	datę jej wydania,
3)	oznaczenie strony,
4)	powołanie podstawy prawnej,
5)	rozstrzygnięcie,
6)	uzasadnienie faktyczne i prawne,
7)	pouczenie o trybie odwoławczym,
8)	podpis osoby wydającej decyzję z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

2.	Uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, 
które organ uznał za udowodnione, dowodów którym dał wiarę oraz przyczyn, 
dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.
3.	Wzór decyzji w sprawie zwrotu dotacji stanowi załącznik Nr 3, a w sprawie umorzenia postępowania podatkowego Nr 4 do niniejszej Instrukcji.

§ 18

1.	Przed wydaniem decyzji, Marszałek lub osoba przez niego upoważniona wyznacza dotowanemu siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego.
2.	Wyznaczenie terminu, o którym mowa w ust.1 następuje w formie postanowienia.
3.	Do postanowienia, o którym mowa w ust.2 ma zastosowanie § 8 ust.1 niniejszej Instrukcji. 
4.	Wzór postanowienia o wyznaczeniu terminu do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej Instrukcji.

§ 19

Organem odwoławczym od decyzji podatkowych Marszałka jest Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Katowicach.

§ 20

Odwołanie wnosi się za pośrednictwem Marszałka w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

§ 21

Odwołanie powinno zawierać zarzuty przeciw decyzji, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.

V	Doręczenia

§ 22

Pisma doręcza się za pokwitowaniem. Odbierający pismo potwierdza doręczenie pisma własnoręcznym podpisem, ze wskazaniem daty doręczenia.

VI	Postanowienia końcowe

§ 23

Do spraw nieuregulowanych niniejszą Instrukcją stosuje się przepisy powołanej 
na wstępie ustawy Ordynacja podatkowa.