Załącznik nr 3 do Umowy

Zasady rozliczania i kontroli dotacji 
na prowadzenie 
Punktów Informacyjnych 
Funduszy Europejskich

Spis treści

Skróty	3
Cel dokumentu	3
1. Źródło finansowania i podstawy prawne…………………………………………………………………….....3
2. Sposób wydatkowania - wydatki poniżej progu wynikającego z ustawy Pzp ……………………………… 4
3. Finansowanie ……………………………………………………………………………………………………..…4
4. Rachunek bankowy	4
5. Dokumentowanie wydatków	5
5.1.	Sposób realizacji zadania	5
5.2.	Dokumenty poświadczające wydatki przedstawiane podczas kontroli na miejscu	5
5.3.	Opis dokumentu księgowego	7
6. Sprawozdawczość i rozliczanie dotacji celowej	9
6.1	Sprawozdanie finansowe	9
6.2	Sprawozdanie merytoryczne	11
6.3	Procedura rozliczania dotacji	12
6.4        Zwrot środków …………………………………………….………………………………………...13
7. Ewidencja księgowa	13
8. Archiwizacja dokumentów	13
9. Kontrola realizacji umowy dotacji	14

Skróty i pojęcia
MFiPR	– 	Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej
Minister	– 	minister właściwy ds. rozwoju regionalnego
BDG	– 	Biuro Dyrektora Generalnego w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej
DKP 	– 	Departament Promocji Funduszy Europejskich w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej
IK UP	– 	Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa w zakresie informacji i promocji
UM 	– 	Urząd Marszałkowski
FE 	– 	Fundusze Europejskie
PIFE	– 	Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich
GPI 	– 	Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich
LPI 	– 	Lokalny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich
PTFE 	– 	program Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021-2027
SID 	– 	system informatyczny do rozliczania dotacji z programu Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021-2027
Umowa – umowa dotacji celowej zawarta pomiędzy Ministrem a Województwem, dotycząca realizacji projektu pomocy technicznej, na podstawie której Minister powierza Województwu realizację zadania polegającego na prowadzeniu Głównego Punktu Informacyjnego Funduszy Europejskich przy Urzędzie Marszałkowskim oraz prowadzeniu, koordynacji, promocji, monitoringu i kontroli wszystkich Lokalnych Punktów Informacyjnych w województwie, świadczących usługi informacyjne na rzecz beneficjentów, potencjalnych beneficjentów oraz potencjalnych uczestników projektów finansowanych z Funduszy Europejskich;
Projekt – projekt realizowany w ramach PTFE dotyczący Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, którego beneficjentem jest DKP;
Standardy – „Standardy funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich”, stanowiące załącznik nr 2 do Umowy
Zasady – Zasady rozliczania i kontroli dotacji na prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich, stanowiące załącznik nr 3 do Umowy dotacji.

Cel dokumentu
Niniejszy dokument reguluje zasady rozliczania i kontroli wydatków ponoszonych z dotacji celowej na prowadzenie Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w ramach Umowy dotyczącej realizacji projektu pomocy technicznej zawartej pomiędzy Ministrem a Województwem. Dokument stanowi jedną z podstaw do kontroli prawidłowości realizacji Umowy.

1.	Źródło finansowania i podstawy prawne
Środki dotacji celowej na realizację zadania powierzonego Województwu pochodzą z projektu realizowanego w ramach programu Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021-2027 (PTFE), Priorytet 2: Skuteczni beneficjenci, działanie 2.1 Skuteczni beneficjenci. Beneficjentem projektu jest Departament Promocji Funduszy Europejskich Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej (dalej: DKP), który jest Instytucją Koordynującą Umowę Partnerstwa w zakresie informacji i promocji (IK UP) i odpowiada za koordynację działania ogólnopolskiej Sieci PIFE oraz kontrolę i rozliczanie dotacji wypłaconej Województwu w ramach zawartej Umowy. Instytucją nadzorującą i rozliczającą projekt jest Instytucja Zarządzająca PT FE – Departament Programów Pomocowych w MFiPR (dalej: IZ PT FE lub DPT).

2. 	Sposób wydatkowania 
Wszelkie środki w ramach projektu, bez względu na wartość zamówienia, zgodnie z ustawą o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530, tj. z późn. zm.) wydatkowane powinny być w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, jak również zgodnie z zasadami konkurencyjności, równego traktowania i jawności.

Przy wydatkowaniu środków należy przestrzegać zapisów Ustawy Prawo zamówień publicznych (z dnia 11.09.2019 r. Dz. U z 2024 r. poz. 1320 i z 2025 r. poz. 620), Wytycznych dotyczących wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2021-2027 zwanych dalej: „Wytyczne PT FE” oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 zwanych dalej: „Wytyczne horyzontalne”.
3.	Finansowanie
Na realizację zadań w ramach Umowy z budżetu państwa Ministerstwo przekazuje dotację celową z części budżetowej, której dysponentem jest Minister. Dotacja może pochodzić również z pozyskanych przez MFiPR środków rezerwy celowej budżetu państwa dla programów i projektów realizowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności. Środki są przekazywane i rozliczane w transzach, w trybie określonym w Umowie.
Z Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej dotacja jest przekazywana odpowiednio: w części dotyczącej wydatków bieżących (rozumianych jako koszty bieżące funkcjonowania, działania informacyjne, działania promocyjne i działania koordynacyjne) – według klasyfikacji budżetowej 34-750-75095-2008 oraz 34-750-75095-2009, natomiast w części na wydatki inwestycyjne – według klasyfikacji budżetowej 34-750-75095-6208 i 34-750-75095-6209. Samorząd ujmuje wydatki w księgach rachunkowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022, poz. 513, z późn. zm.). 
Środki inwestycyjne otrzymane w ramach dotacji są wydatkowane z tych paragrafów klasyfikacji budżetowej, z których zostały wypłacone przez MFiPR. 
Przenoszenie środków pomiędzy kategoriami wydatków wymaga zgody MFiPR.
4.	Rachunek bankowy
Zasadą jest, że wydatki związane z realizacją Umowy powinny być dokonywane bezpośrednio z wyodrębnionego na ten cel rachunku bankowego, którego numer wskazano w Umowie.
Płatności gotówkowe powinny być udokumentowane odpowiednim dokumentem kasowym (dowód KW lub raport kasowy) lub jasną adnotacją na dokumencie źródłowym potwierdzającą fakt zapłaty gotówką (np. na rachunku do umowy zlecenia podpis zleceniobiorcy potwierdzający odebranie wypłaty).

5.	Dokumentowanie wydatków
5.1.	Sposób realizacji zadania 
W zależności od sposobu realizacji wydatków przez samorząd niezbędne jest wytworzenie i archiwizacja dokumentacji w celu przedstawienia jej w trakcie kontroli wykonywanej przez MFiPR lub inne upoważnione instytucje.

Lp.	Schemat	Dokumenty potwierdzające wykorzystanie dotacji 	
I	Wydatki GPI i LPI są realizowane przez Urząd Marszałkowski. 
	•	faktury za zrealizowane usługi, dostawy lub roboty budowlane;
•	listy płac, rachunki do umów zlecenia / umów o dzieło;
•	druki delegacji służbowych;
•	wyciągi z rachunku bankowego potwierdzające operacje związane z Umową.	
II
	Województwo przekazuje dotację do jednostki/instytucji wybranej w konkursie na prowadzenie LPI, która samodzielnie realizuje wydatki i rozlicza się z Województwem.	•	dokument zatwierdzający rozliczenie dotacji przekazanej z Województwa do samorządu lokalnego / instytucji prowadzącej punkt wybranej w konkursie zawierający informację o zgodności wydatków z Umową z MFiPR, do którego załączone jest zestawienie dokumentów finansowych (zob. w dalszej części Zasad);
•	wyciągi z rachunku bankowego potwierdzające operacje związane z Umową.	

5.2.	Dokumenty poświadczające wydatki przedstawiane podczas kontroli na miejscu
Rodzaj wydatku	Dokumenty potwierdzające wydatki	
Dotacja z UM do LPI	Odpowiedni dokument rozliczenia dotacji (pismo / decyzja) oraz następujące załączniki:
•	zestawienie tabelaryczne dokumentów finansowych, poświadczających wydatki ze środków dotacji – zawierające przynajmniej dane z tabeli „Zestawienie wydatków”; 
•	kopia dokumentacji finansowej (dokumenty księgowe, dowody zapłaty oraz inne dokumenty potwierdzające realizację wydatku np. protokoły odbioru) z instytucji prowadzącej punkt, potwierdzona za zgodność z oryginałem; 
•	lista sprawdzająca prawidłowość rozliczenia złożonego przez LPI oraz kwalifikowalność wydatków w ramach Umowy dotacji sporządzona przez pracownika UM;
•	wyciąg bankowy z przelewem dotacji z UM do LPI.

Wynagrodzenie pracowników na podstawie umowy o pracę	•	lista płac ze stosownym opisem, zgodnym z niniejszymi „Zasadami …”;
•	wyciąg z rachunku bankowego, z którego dokonano przelewu poszczególnych składników listy płac, tj. wynagrodzeń netto (liczba etatów), składek ZUS pracownika i pracodawcy, zaliczek na podatek dochodowy, składek na PPK oraz – ewentualnie – innych potrąceń (np. na indywidualne ubezpieczenie);
•	do zbiorczych przelewów składek do ZUS oraz zaliczek na PIT – oświadczenie o ujęciu w zbiorczych kwotach przelewów osób objętych projektem i kwoty składek/ zaliczek za każdą z osób;
•	wyciąg z wyodrębnionego rachunku bankowego z kwotą refundacji na rachunek ogólny (jeśli wynagrodzenia bądź inne składniki listy płac były przekazane z rachunku ogólnego Województwa) ze wskazaniem poszczególnych kwot i tytułów, których refundacja dotyczy;
•	opis stanowiska, karta czasu pracy lub inny właściwy dokument z dokumentacji personalnej pracownika z informacją o zaangażowaniu pracownika do realizacji Umowy w określonym wymiarze etatu;
•	zakres obowiązków osób zaangażowanych w realizację Umowy;
•	informacja o współfinansowaniu wynagrodzenia ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach umowy dotacji dotyczącej realizacji projektu pomocy technicznej.	
Wynagrodzenie osób na postawie umowy    zlecenie / o dzieło	•	umowa wraz z oświadczeniem dla celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych;
•	rachunek do umowy ze stosownym opisem, zgodnym z niniejszymi „Zasadami …”;
•	wyciąg z rachunku bankowego, z którego dokonano przelewu poszczególnych składników listy płac;
•	wyciąg z wyodrębnionego rachunku z kwotą refundacji na rachunek ogólny (jeśli wynagrodzenia bądź inne składniki listy płac były przekazane z rachunku ogólnego Województwa) ze wskazaniem poszczególnych kwot i tytułów, których refundacja dotyczy;
•	protokół odbioru (o ile wymagają tego wewnętrzne procedury);
•	informacja o współfinansowaniu wynagrodzenia ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach umowy dotacji dotyczącej realizacji projektu pomocy technicznej.
	
Koszty podróży służbowych	•	druk delegacji służbowej „Polecenie wyjazdu służbowego” ze stosownym opisem, zgodnym z niniejszymi „Zasadami …”; 
•	wyciąg z rachunku bankowego, z którego dokonano przelewu z potwierdzeniem zapłaty kosztów podróży służbowej;
•	wyciąg z wyodrębnionego rachunku z kwotą refundacji na rachunek ogólny (jeśli wydatek został poniesiony z rachunku ogólnego Województwa);
•	załączniki do druków delegacji służbowych;
•	zgoda na korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych (jeśli dotyczy).	
Usługi / dostawy / roboty budowlane	•	umowa z wykonawcą lub inne dokumenty angażujące środki zgodnie z wewnętrzną procedurą UM;
•	faktura ze stosownym opisem, zgodnym z niniejszymi „Zasadami …”;
•	protokół odbioru; 
•	wyciąg z rachunku bankowego, z którego dokonano zapłaty;
•	wyciąg z wyodrębnionego rachunku z kwotą refundacji na rachunek ogólny (jeśli zapłata została dokonana z rachunku ogólnego Województwa);
•	pełna dokumentacja dotycząca postępowania ws. zamówienia publicznego lub realizacji zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności;
•	egzemplarze/próbki produktów – zrealizowane produkty (np.: ulotki, egzemplarz broszury, materiały promocyjne, tzw. gadżety). 
W przypadku produktów wielkogabarytowych (ścianki promocyjne, wyposażenie stoisk), elementów związanych z wizualizacją projektu np. roll-upy, nagród rzeczowych, materiałów produkowanych w niewielkich seriach, dopuszcza się przechowywanie zdjęć produktów jako dokumentu potwierdzającego wydatki.	

5.3. Opis dokumentu księgowego 
Opisy na dokumentach źródłowych muszą w sposób jednoznaczny wskazywać związek między danym wydatkiem a Umową dotacji. Minimalne obowiązkowe elementy opisu faktury, listy płac lub równoważnego dokumentu finansowego są następujące:
•	tytuł wydatku wraz z krótkim opisem zrealizowanego wydatku,
•	numer Umowy dotacji, na podstawie której rozliczany jest dany wydatek,
•	nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu,
•	kwota całkowita dokumentu, kwota wydatku kwalifikowalnego, w tym kwota rozliczana ze środków pochodzących z dotacji oraz kwota sfinansowana ze środków własnych (w przypadku, gdy jedynie część całkowitej kwoty dokumentu może zostać sfinansowana ze środków dotacji celowej, niezbędne jest wskazanie sposobu wyliczenia tej kwoty),
•	informacja o dacie zapłaty oraz nr transzy dotacji, z której zapłacono,
•	nr i nazwa kategorii wydatku, zgodnie z Wnioskiem o przyznanie dotacji celowej,
•	nr i nazwa działania, zgodnie z Wnioskiem o przyznanie dotacji celowej,
•	podpisy osób upoważnionych do kontroli merytorycznej, formalno – rachunkowej i zatwierdzenia do zapłaty, zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce,
•	formuła: „Ujęto we wniosku o rozliczenie za okres od ..... do” - do uzupełnienia przy sporządzaniu sprawozdań okresowych.
Jeśli w ramach Umowy nie jest rozliczany pełny czas pracy pracownika – opis powinien wskazywać wymiar etatu, który dany pracownik przepracował w związku z realizacją zadania w ramach Umowy. 
W sytuacjach niestandardowych – wynikających ze szczególnych zasad organizacji pracy w danej jednostce – konieczne jest uprzednie (przed złożeniem Sprawozdania okresowego) uzgodnienie szczególnego trybu rozliczania wynagrodzeń.
UWAGA: nie będą uznane za kwalifikowalne w ramach umowy dotacji wynagrodzenia pracowników, którzy są zaangażowani w realizację zadań PIFE w wymiarze czasu pracy mniejszym niż 0,5 etatu.

Przykładowy opis faktury:

Faktura nr …….. za usługę cateringową dla ………….. osób podczas spotkania informacyjnego w dniu ….dotyczącego ..... (temat spotkania) …………..
Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu ……………………….
Kwota całkowita dokumentu……zł, 
Kwota wydatku kwalifikowalnego ……………………..zł, w tym w ramach Umowy dotacji nr ..................................... oraz ze środków własnych ………………zł
Kategoria wydatku 3.1 –. Drobny catering
Numer działania 3 - Organizacja spotkań informacyjnych i webinarów
Zapłacono w dniu ……………. z……… transzy dotacji na ……… rok
Ujęto w Sprawozdaniu okresowym za okres od ..... do.....

Przykładowy opis listy płac:

Lista płac nr ….. za okres ..... 
Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu ………………………………
Lista płac obejmuje wynagrodzenia ………………….. osób zaangażowanych w realizację Umowy nr …………………………………… w następującym wymiarze czasu pracy:
1.	100 % - … etatów
2.	…..% - … etatów
łącznie …………. etatu

Kwota całkowita dokumentu wynosi……………….. zł
Kwota wydatku kwalifikowalnego ………………………………..zł
w tym do sfinansowania w ramach Umowy dotacji nr ………………………. ………. ……  oraz ze środków własnych ……………………zł, 

Kategoria wydatku 2.2 Wynagrodzenia
Numer działania 1 - Utrzymanie PIFE
Zapłacono w dniu ……………. z……… transzy dotacji za ……… rok

Ujęto w Sprawozdaniu okresowym za okres od ..... do.....

Przykładowy opis druku podróży służbowej:

Polecenie wyjazdu służbowego nr …… Pana/i …………………… do Warszawy na spotkanie koordynatorów Sieci PIFE w dniu ……………………….. zorganizowane przez Departament Promocji Funduszy Europejskich MFiPR
Nr księgowy lub ewidencyjny dokumentu ………………………
Kwota całkowita dokumentu wynosi…………..zł, kwota wydatku kwalifikowalnego ……………………zł,  z tego do sfinansowania w ramach Umowy dotacji nr …………………………..  oraz ze środków własnych …………………zł
Kategoria wydatku 2.3 – Delegacje
Numer działania 15 – Koordynacja PIFE
Zapłacono w dniu ……………. z……… transzy dotacji za ……… rok
	
Ujęto w Sprawozdaniu okresowym za okres od ..... do .....

6.	 Sprawozdawczość i rozliczanie dotacji celowej w SID
Wniosek o rozliczenie dotacji celowej w SID zwany jest sprawozdaniem okresowym.
W systemie SID sprawozdania są sporządzane, akceptowane, zatwierdzane oraz podpisywane przez osoby upoważnione przez Dotacjobiorcę, którym zostały przypisane uprawnienia do pracy w systemie na danym poziomie. 
W systemie SID nie jest przewidziany wielopodpis, dlatego też Skarbnik Województwa składa podpis na dokumencie, który jest dodawany w zakładce „Załączniki”. Następnie, kierownik jednostki lub inna osoba upoważniona podpisuje Sprawozdanie w SID. Upoważnienia do podpisania sprawozdania należy każdorazowo dołączyć w zakładce „Załączniki”. 
Sprawozdanie okresowe obejmuje: informacje podstawowe dotyczące umowy dotacji, sprawozdanie finansowe, sprawozdanie merytoryczne za ten sam okres wraz z informacją o wykonaniu wskaźników oraz wniosek o przyznanie kolejnej transzy. Do wniosku dołączane są oświadczenia oraz załączniki. Sprawozdanie okresowe należy wypełnić zgodnie z „Instrukcją obsługi SID dla Dotacjobiorców”.
Zestawienie aktywności PIFE w okresie sprawozdawczym, raport z działań koordynacyjnych województwo przekazuje na adres e-mailowy opiekuna w wersji elektronicznej
WAŻNE: W przypadku niepełnego wydatkowania środków w roku budżetowym, należy uzasadnić przyczyny niewydatkowania dotacji w piśmie informującym o złożeniu ostatniego sprawozdania okresowego za dany rok w SID.

6.1.	Sprawozdanie finansowe

1) Zestawienie wydatków

W „Zestawieniu wydatków” należy wykazać dowody źródłowe, które dokumentują wydatki rozliczane w danym sprawozdaniu okresowym:
•	kolumna „Lp” - liczba porządkowa dokumentu w „Zestawieniu …”; 
•	kolumna „Numer działania” – lista rozwijana z zadaniami merytorycznymi przypisanymi do danej umowy dotacji; w przypadku wydatków, które dotyczą funkcjonowania Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich w województwie ale nie dotyczą bezpośrednio konkretnych zadań merytorycznych, należy wybrać Numer działania 1 („Utrzymanie PIFE”);
•	kolumna „Numer dokumentu” – należy wpisać numer dokumentu księgowego lub równoważnego, tj. nr faktury, rachunku, noty księgowej, listy płac, polecenia wyjazdu służbowego itp.;
•	kolumna „Numer księgowy dokumentu” – należy wpisać unikalny numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, pod którym dokument został zarejestrowany w systemie księgowym,
•	kolumna „NIP/PESEL Wykonawcy” - numer NIP lub PESEL wystawcy dokumentu źródłowego (jeśli dokumentem źródłowym jest nota księgowa, należy wpisać nr NIP wystawcy noty);
•	kolumna „Nr umowy z Wykonawcą” – należy wpisać numer zawartej umowy, na podstawie której wystawiono dokument księgowy lub nr zlecenia (jeśli dotyczy) pomijając: wyraz „numer” lub skrót „nr” oraz inne informacje typu datę zawarcia umowy oraz daty i numery kolejnych aneksów;
•	kolumna „Data wystawienia dokumentu” – data wystawienia dokumentu księgowego w formacie wybranym z kalendarza;
•	kolumna „Data zapłaty” – należy wpisać faktyczny dzień poniesienia wydatku, tj. datę dokonania ostatniego przelewu lub ostatniej zapłaty gotówkowej na rzecz kontrahenta/ pracownika/ urzędu skarbowego/ ZUS.
Nie należy wpisywać dat refundacji środków z rachunku wskazanego w Umowie na rachunek ogólny Województwa. W przypadku rozliczeń na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej należy podać datę zaksięgowania tej noty;
•	kolumna „Opis dokumentu” – należy opisać wydatek w sposób pozwalający jednoznacznie stwierdzić, czego dotyczy i czy jest związany z zadaniem realizowanym w ramach umowy dotacji, np. w przypadku podróży służbowych w opisach wydatków należy wskazać termin podróży oraz jej cel (np. nazwę i datę wydarzenia), a także wskazać, którego PIFE dotyczy delegacja. Jeżeli nie wszystkie pozycje z faktury są rozliczane w ramach umowy dotacji, w opisie wydatku należy podać nr pozycji. 
Przykładowe opisy dokumentów:
- Polecenie wyjazdu służbowego - delegacja specjalisty ds. FE z LPI ….. do …. w dniach … na szkolenie „..(nazwa)…”,
- Faktura – faktura za zakup … (ile) sztuk …… (czego),
- Lista płac – lista płac za miesiąc …. , obejmująca wynagrodzenia … osób (– 15 osób 100 % etatu, 1 osoba 50% etatu, w tym specjaliści ds. PPP 2 pracowników po 0,5 etatu), koszt kwalifikowalny - ……;
•	kolumna „Kwota dokumentu brutto (PLN)” - kwota dokumentu księgowego brutto (dla pełnej jego identyfikacji);
•	kolumna „Kwota dokumentu netto (PLN)” – kwota dokumentu księgowego netto (dla pełnej jego identyfikacji);
•	kolumna „w tym VAT (PLN)” – wartość podatku VAT wykazana na fakturze;
•	kolumna „Kwota wydatków kwalifikowalnych (PLN)” – kwota wydatku, która dotyczy zadań związanych z realizacją umowy dotacji oraz spełnia wymagania dotyczące kwalifikowalności zgodnie z Wytycznymi horyzontalnymi oraz Wytycznymi PT FE;
•	kolumna „Z tego ze środków pochodzących z dotacji (PLN)” – kwota wydatku kwalifikowalnego do sfinansowania ze środków dotacji celowej przyznanej w ramach Umowy;
•	kolumna „Z tego ze środków własnych (PLN)” – kwota do sfinansowania ze środków własnych Województwa;
•	kolumna „Kategoria wydatku” – należy wybrać rodzaj wydatku z listy rozwijanej przypisanej do Wniosku o przyznanie dotacji;
•	kolumna „Transza dotacji” – należy wybrać nr wypłaconej transzy dotacji, z której został zapłacony dany wydatek.
UWAGA: Lista płac za dany miesiąc powinna być wykazana w „Zestawieniu …” w jednej pozycji (łącznie: wynagrodzenia netto, składki ZUS (pracownika i pracodawcy), składki na FP, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, PPK oraz inne potrącenia (od wynagrodzenia netto)), w kol. „Data zapłaty” należy wskazać ostatnią datę wypłaty składnika wynagrodzenia.

6.2	Sprawozdanie merytoryczne
Sprawozdanie merytoryczne obejmuje informacje nt. stanu realizacji poszczególnych zadań wymienionych we Wniosku o przyznanie dotacji w okresie sprawozdawczym, poziomu osiągnięcia celów i rezultatów, opóźnień i problemów oraz zmian wprowadzonych w trakcie realizacji projektu. 
Zestawienie aktywności PIFE w okresie sprawozdawczym oraz raport z działań koordynacyjnych województwo przekazuje na adres e-mailowy opiekuna w wersji elektronicznej.
W ramach sprawozdania merytorycznego należy również wypełnić tabele: „Wydatki (PZP)”, „Wydatki (poza PZP)” oraz „Informacja o kontrolach”.
W tabeli „Wydatki (PZP)” powinny zostać wyszczególnione wszystkie zamówienia przeprowadzone zgodnie z Ustawą Prawo zamówień publicznych, których wydatki zostały ujęte również w „Zestawieniu wydatków”. Tabela zawiera następujące informacje:
•	Liczba porządkowa;
•	Nazwa zamawiającego;
•	Nr ogłoszenia –numer ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Dzienniku Urzędowym UE;
•	Przedmiot zamówienia – skrótowy opis przedmiotu zamówienia;
•	Nr postępowania – numer postępowania o zamówienie publiczne nadawany przez Zamawiającego;
•	Numer umowy – numer umowy z Wykonawcą zawartej w wyniku postępowania (wybór z listy rozwijanej umów wpisanych do Zestawienia wydatków);
•	NIP/PESEL Wykonawcy (pole uzupełniane automatycznie);
•	Wartość umowy (netto);
•	Planowane wydatki kwalifikowalne w ramach umowy (netto);
•	Procedura udzielenia;
•	Czy kontrolowano postępowanie – wybór z listy rozwijanej (TAK/NIE); jeżeli postępowanie było kontrolowane, jest kontrolowane lub zostało wybrane do próby do kontroli należy zaznaczyć „TAK”;
•	Nr pozycji z zestawienia wydatków - pole liczbowe lub drop lista generowana na podstawie numeracji z zestawienia wydatków;
•	Nr działania - Lista rozwijalna z działaniami przypisanymi do umowy dotacji.
W tabeli „Wydatki (poza PZP)” należy wyszczególnić zamówienia ujęte w Zestawieniu wydatków, przeprowadzone zgodnie z zasadą konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych horyzontalnych (poza ustawą PZP). Tabela zawiera następujące informacje:
•	Lp – liczba porządkowa;
•	Nazwa zamawiającego;
•	Przedmiot zamówienia” – syntetycznie opisany przedmiot zamówienia;
•	Numer umowy – numer umowy z Wykonawcą; (wybór z listy rozwijanej umów wpisanych do Zestawienia wydatków);
•	NIP/PESEL Wykonawcy (pole uzupełniane automatycznie danymi dla danej umowy);
•	Wartość umowy (netto);
•	Planowane wydatki kwalifikowalne w ramach umowy (netto)” – kwota netto wydatków planowanych do poniesienia w związku z realizacją zadań związanych z prowadzeniem sieci PIFE;
•	Publikacja zapytania ofertowego - adres publikacji zapytania ofertowego (link do zapytania);
•	Procedura udzielenia;
•	Czy kontrolowano postępowanie – wybór z listy rozwijanej (TAK/NIE); jeżeli postępowanie było kontrolowane, jest kontrolowane lub zostało wybrane do próby do kontroli należy zaznaczyć „TAK”;
•	Nr pozycji z zestawienia wydatków - pole liczbowe lub drop lista generowana na podstawie numeracji z zestawienia wydatków;
•	Nr działania - lista rozwijalna z działaniami przypisanymi do umowy dotacji.
W tabeli „Informacje o kontrolach” należy wykazać zamówienia, w ramach ustawy PZP oraz przeprowadzonych zgodnie z zasadą konkurencyjności, które były kontrolowane w okresie sprawozdawczym, za który złożono sprawozdanie okresowe.
Tabela zawiera następujące informacje:
•	Lp – liczba porządkowa;
•	Numer umowy;
•	Instytucja kontrolująca;
•	Procedura udzielenia;
•	Wyniki kontroli;
•	Opis zidentyfikowanych nieprawidłowości.
6.3.	Procedura rozliczania 
Rozliczanie odbywa się za pomocą SID. 
Weryfikacja sprawozdania okresowego odbywa się w szczególności poprzez:
•	sprawdzenie rozliczenia pod względem formalno – rachunkowym;
•	sprawdzenie rozliczenia pod względem merytorycznym – zgodność z Umową (w szczególności z załącznikiem „Opis funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich” oraz z Wnioskiem o przyznanie dotacji celowej na dany rok);
•	akceptację sprawozdania okresowego;
•	przekazanie sprawozdania okresowego komórce odpowiadającej za obsługę finansowo-księgową w MFiPR z wnioskiem o wypłatę kolejnej transzy dotacji (jeśli dotyczy).
Na każdym etapie rozliczania Minister może zwrócić się do Województwa o złożenie wyjaśnień, uzupełnień bądź korektę przedłożonego sprawozdania okresowego. Ponadto, Minister może zwrócić się do UM o przesłanie dokumentów poświadczających prawidłowe poniesienie wydatków ujętych w sprawozdaniu okresowym.
Pracownicy Ministerstwa dokonujący weryfikacji sprawozdania okresowego mogą dokonać poprawy oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w sprawozdaniu okresowym, informując o tym Województwo.
Kolejna transza dotacji przekazywana jest po zaakceptowaniu sprawozdania okresowego, zgodnie z harmonogramem transz dotacji celowej, stanowiącym część Wniosku o przyznanie dotacji celowej na dany rok, jeżeli Dotacjobiorca wnioskuje o jej wypłatę. W tym celu należy uzupełnić tabelę „Wniosek o przyznanie transzy” – wpisać wnioskowaną kwotę transzy dotacji oraz ww. kwotę w podziale na paragrafy klasyfikacji budżetowej „200” (wydatki bieżące) i „620” (wydatki majątkowe).
6.4	Zwrot środków 
Województwo zwracając niewykorzystane środki z dotacji, środki wydatkowane nieprawidłowo lub korekty finansowe, w tytule przelewu podaje nr umowy oraz paragrafy, z których następuje zwrot środków. W przypadku zwrotu odsetek należy podać numer umowy dotacji. 
Dokonując zwrotu środków, w piśmie przewodnim należy wyjaśnić przyczynę zwrotu oraz udokumentować prawidłowość wyliczenia kwoty do zwrotu oraz odsetek. Dokonanie zwrotu należy potwierdzić wyciągiem z rachunku bankowego.
7.	Ewidencja księgowa
Wyodrębniona ewidencja księgowa oraz obieg dokumentów finansowych są zgodne z obowiązującą w danej jednostce „Polityką rachunkowości” oraz „Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych”.

8.	Archiwizacja dokumentów 
Beneficjenci PT FE mają obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu (w tym dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówień publicznych, zamówień zrealizowanych zgodnie z zasadą konkurencyjności, dokumentacji księgowej oraz merytorycznej potwierdzającej realizację działań) związanej z realizacją Zadania zgodnie z art. 82 oraz Załącznikiem XIII rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybactwa i Akwakultury a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021 r. str. 159 z późn. zm.).
Ten obowiązek dotyczy bezpośrednio Departamentu Promocji Funduszy Europejskich jako beneficjenta PT FE, ponieważ jednak w ramach Umowy dotacji powierzono Samorządowi Województwa realizację projektu pomocy technicznej na terenie województwa, jednostki otrzymujące dotację (w tym również instytucje prowadzące Lokalne Punkty Informacyjne wybrane przez Województwo w drodze konkursu) zobowiązane są do przechowywania dokumentów w celu zachowania tzw. ścieżki audytu przez okres wynikający z ww. „rozporządzenia ogólnego”.

Jeżeli dotacja na prowadzenie punktów jest przekazywana dalej do podmiotów prowadzących LPI, przechowywane są dokumenty, na podstawie których została rozliczona ta dotacja. W tym przypadku dopuszcza się przechowywanie kopii dokumentów źródłowych poświadczonych „za zgodność z oryginałem”.

9.	Kontrola dotacji
Departament Promocji Funduszy Europejskich prowadzi kontrole prawidłowości wydatkowania środków w ramach Umowy w punkcie informacyjnym oraz w miejscu realizacji zadań, tj. w Głównym Punkcie Informacyjnym, Lokalnym Punkcie Informacyjnym lub innym miejscu realizacji zadań w ramach Umowy. Kontrola obejmuje również sposób wykonania Zadania przez Województwo, w tym jakość obsługi klientów usług informacyjnych. W związku z kontrolą wykonania Zadania, Województwo na żądanie Ministra udostępnia dane osobowe klientów, w tym adres e-mail i nr telefonu. Kontrole mogą odbywać się na miejscu realizacji zadania i/lub na dokumentach.
Kontroli dokonuje zespół kontrolny na podstawie odpowiednich upoważnień. Kontrola może być prowadzona również przez podmioty zewnętrzne na podstawie zawartych umów lub udzielonego przez MFiPR pełnomocnictwa.
Kontrole planowe odbywają się na podstawie Rocznego Planu Kontroli zatwierdzanego przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora DKP. Zawiadomienie o kontroli przekazywane jest nie później niż w terminie 7 dni przed rozpoczęciem kontroli.
Oprócz zapowiedzianych kontroli planowych możliwe jest również przeprowadzanie kontroli doraźnych rozumianych jako kontrole poza planem. 
Kontrole doraźne są formą kontroli prowadzonej na uzasadnione podejrzenie wystąpienie nieprawidłowości w projekcie. 
W przypadku kontroli w trybie doraźnym przekazanie zawiadomienia o kontroli w terminie 7 dni przed rozpoczęciem kontroli nie jest obligatoryjne.  
Wizyty koordynacyjne mają na celu koordynację działań, rozwiązywanie problemów, zapewnienie płynności i efektywności działań związanych z prowadzeniem projektu oraz potwierdzenie, że wszystkie działania prowadzone są zgodnie z ustalonymi planami, harmonogramami i wymaganiami. Po wizycie koordynacyjnej jest sporządzana wewnętrzna notatka służbowa.
Kontrola jakości usług świadczonych przez PIFE – za pomocą analizy wyników i wniosków z badania ankietowego i Tajemniczego Klienta.
Podczas kontroli, w tym na miejscu, sprawdzeniu podlegają w szczególności następujące aspekty lub dokumenty:
•	umowy finansowane ze środków dotacji przekazywanej przez MFiPR; 
•	zakresy czynności pracowników lub opisy stanowisk, których wynagrodzenia finansowane są w ramach Umowy;
•	harmonogramy pracy pracowników;
•	wdrożenie zaleceń pokontrolnych i rekomendacji z wcześniejszych kontroli;
•	działania koordynacyjne; 
•	udzielanie konsultacji e-mail, pod kątem spełniania „Standardów funkcjonowania Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich”;
•	rzetelność dokumentowania wskaźników GPI i LPI;
Kontroli w UM podlega także sposób dokumentowania wydatków i prowadzenie ewidencji księgowej operacji gospodarczych związanych z Umową, w tym zachowanie ścieżki audytu wybranych operacji gospodarczych. W województwach, w których LPI są wybierane w drodze konkursowej sprawdzeniu podlegać będzie również sposób rozliczania dotacji przekazywanej do LPI.

O wynikach kontroli Minister poinformuje Województwo w informacji pokontrolnej, a w przypadku stwierdzenia uchybień lub nieprawidłowości, przekaże rekomendacje i zalecenia mające na celu ich usunięcie.

Województwo może wnieść zastrzeżenia lub/i wyjaśnienia do otrzymanej informacji pokontrolnej w terminie14 od dnia otrzymania informacji pokontrolnej. Minister rozpatrzy zastrzeżenia w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania oraz przekaże Województwu stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń wraz z ostateczną wersją informacji pokontrolnej. Od ostatecznej informacji pokontrolnej nie przysługuje odwołanie.

Województwo jest zobowiązane do podpisania ostatecznej informacji pokontrolnej oraz uprawnione do odmowy podpisania i odesłania ostatecznej informacji pokontrolnej w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania.

Dokumentowanie działań:

Lp.	Wskaźnik PIFE	Sposób udokumentowania	
1.	Liczba spotkań informacyjnych / webinariów/ szkoleń (w tym online oraz z ekspertem)	•	notatki służbowe zawierające informacje w szczególności o: terminie spotkania/ szkolenia, temacie, miejscu, grupie uczestników, liczbie wypełnionych ankiet. Notatka sporządzana jest niezwłocznie po spotkaniu/ szkoleniu i jest opatrzona datą sporządzenia oraz podpisywana jest czytelnie przez pracownika Sieci w regionie, który prowadził spotkanie/webinar;
•	zarchiwizowane ogłoszenia o spotkaniu/ planowanym webinarium z widoczną datą publikacji ogłoszenia/ screeny itp.;
•	materiały zgłoszeniowe (uwzględniające potrzeby osób z niepełnosprawnościami) / formularze rejestracyjne lub wyciąg zgłoszonych osób, e-maile;
•	program spotkania/ webinarium wraz z informacją o osobie prowadzącej (pracownik PIFE czy ekspert zewnętrzny);
•	listy obecności/ raport informujący o liczbie aktywnych uczestników w trakcie trwania webinarium (w przypadku braku technicznej możliwości wygenerowania raportu należy zgromadzić inne dokumenty potwierdzające liczbę uczestników (np. screeny ekranu z listą uczestników);
•	dokumentacja fotograficzna/ screeny (w przypadku webinariów);
•	prezentacje - w formie elektronicznej lub dokumentu pdf/ nagranie;
•	umowa z ekspertem, a także faktura, protokół odbioru;
•	zestawienie wyników ankiet poszkoleniowych.	
2.	Liczba zorganizowanych spotkań informacyjnych w szkołach ponadpodstawowych, w tym na uczelniach wyższych	•	notatki służbowe zawierające informacje w szczególności o: terminie spotkania, temacie, miejscu, grupie uczestników. Notatka sporządzana jest niezwłocznie po spotkaniu i opatrzona jest datą sporządzenia oraz podpisywana jest czytelnie przez pracownika, który prowadził spotkanie;
•	prezentacja w formie dokumentu elektronicznego lub pdf;
•	program spotkania informacyjnego na uczelni wyższej (jeśli dotyczy), program spotkania wraz z informacją kto prowadził spotkanie;
•	informacja o liczbie uczestników spotkania (np. potwierdzenie ze szkoły);
•	korespondencja ze szkołą/ uczelnią ws. organizacyjnych (jeśli dotyczy).	
3.	Liczba indywidualnych konsultacji u klienta	•	notatki służbowe zawierające następujące informacje: termin spotkania, nazwa klienta (nie dotyczy osób fizycznych), temat konsultacji, rodzaj świadczonej usługi, uzasadnienie odbycia konsultacji u klienta, wynik diagnozy klienta, program i działanie lub instrument zaproponowany klientowi (jeśli dotyczy). Notatka sporządzana jest niezwłocznie po konsultacji indywidualnej i = opatrzona jest datą sporządzenia oraz podpisywana jest czytelnie przez pracownika Sieci w regionie, który prowadził konsultacje;
•	korespondencja z klientem ws. Konsultacji.	
4.	Liczba zorganizowanych Mobilnych Punktów Informacyjnych lub Całodziennych Dyżurów 	•	notatki służbowe zawierające informację o sposobie organizacji MPI, współorganizatorach, terminie i miejscu oraz liczbie udzielonych konsultacji i ich tematyki, zawiera min. 1 zdjęcie miejsca, w którym odbywały się konsultacje na MPI/CD i jest czytelnie podpisana przez specjalistę ds. FE, który uczestniczył w MPI/CD;
•	zarchiwizowane ogłoszenia o MPI/CD z Portalu FE, strony Programu Regionalnego oraz ewentualnie innych stron internetowych (np. urzędu w którym zorganizowano MPI/CD).
	
5.	Liczba prelekcji	•	notatka służbowa sporządzana jest niezwłocznie po prelekcji i opatrzona jest datą sporządzenia oraz podpisywana jest czytelnie przez pracownika Sieci w regionie, który prowadził prelekcje;
•	prezentacja; 
•	program wydarzenia jeżeli jest/ jeżeli został przekazany.	
6.	Liczba stoisk na targach, konferencjach oraz imprezach plenerowych	•	notatka służbowa sporządzana jest niezwłocznie po udziale w targach, konferencjach oraz imprezach plenerowych i opatrzona jest datą sporządzenia oraz podpisywana jest czytelnie przez pracownika Sieci w regionie, który uczestniczył w targach, konferencjach oraz imprezach plenerowych;
•	dokumentacja fotograficzna (w przypadku uczestnictwa PIFE ze stoiskiem), notatki prasowe, ogłoszenia.	
7.	Liczba konsultacji udzielonych na zapytania e-mail lub pisemne	•	zarchiwizowane e-maile;
•	zarchiwizowane pisma.	

•	dodatkowe zadania w ramach Umowy (GPI i LPI):

Lp.	Nazwa działania	Sposób udokumentowania	
1.	Spotkanie z przedstawicielami innych sieci działających w regionie	•	notatka służbowa;
•	program spotkania;
•	lista obecności;
•	protokół / notatka z ustaleniami.	
2.	Działania promocyjne – zakup materiałów pomocniczych do organizacji stoisk informacyjnych	•	dokumentacja księgowa (jeśli dotyczy);
•	protokoły odbioru; 
•	próbki (ewentualnie fotografie), itp.
	
3.	Publikacje	•	dokumentacja księgowa (jeśli dotyczy);
•	protokoły odbioru;
•	egzemplarze publikacji.	
4.	Wizyta koordynacyjna	•	notatka służbowa, ew. lista sprawdzająca;
•	polecenie wyjazdu służbowego.	
5.	Kontrola LPI	•	listy sprawdzające;
•	protokół z kontroli;
•	polecenie wyjazdu służbowego.	
6.	Monitoring e-mailowy i telefoniczny	•	listy sprawdzające;
•	notatka służbowa podsumowująca wyniki monitoringu;
•	konsultacje poddane monitoringowi (zarchiwizowane e-maile i ew. nagrania rozmów).