Umowa		
		
zawarta w dniu
	………………………………………… 	
		
pomiędzy
	Województwem Śląskim, zwanym w dalszej części „Zamawiającym”

reprezentowanym przez	1. …………………………………………………………………………….
2. …………………………………………………………………………….	
		
z siedzibą
	ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice,

a
	Gminą Godów, 
z siedzibą przy ul. 1 Maja 53, 44 - 340 Godów 11, 
NIP: 647-17- 04 – 413
REGON:  276258730
reprezentowaną przez:
Wójta Gminy 
Skarbnik Gminy 
zwaną w dalszej części „Wykonawcą”

na podstawie
	art. 8 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 2 pkt 7 oraz art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz.581 z późn. zm.)

dotycząca
	wspólnej organizacji XXVI Dożynek Województwa Śląskiego 	

osoby nadzorujące realizację      umowy ze strony Województwa	
Pani Danuta Jędrychowska – Dyrektor Departamentu Terenów Wiejskich,
Pan Tomasz Klęczar – Zastępcy Dyrektora Departamentu Terenów Wiejskich  	

	

§ 1

1.	Przedmiotem niniejszej umowy jest określenie zasad współpracy Stron przy wspólnej organizacji XXVI Dożynek Województwa Śląskiego, zwanych dalej „dożynkami”, które odbędą się 30 sierpnia 2026 r. w miejscowości Krostoszowice, na terenie gminy Godów w powiecie wodzisławskim.
2.	Umowę zawiera się na czas działań związanych z wspólną organizacją dożynek, nie dłużej niż do 31 grudnia 2026 r.

§ 2

1.	W ramach wspólnej organizacji dożynek Zamawiający zobowiązuje się do sfinansowania kosztów:
1)	…………………………………………………………………………………………………..,
2)	…………………………………………………………………………………………………..,
(….)………………………………………………………………………………………………
uszczegółowionych w preliminarzu rzeczowo-finansowym, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, do łącznej kwoty nieprzekraczającej wartości 150 000,00 zł brutto (słownie: sto pięćdziesiąt  tysięcy złotych 00/100)
2. Wykonawca zobowiązuje się do:
a)	koordynacji działań związanych z przygotowaniem i przebiegiem dożynek,
b)	prowadzenia dokumentacji dożynek w sposób umożliwiający ocenę wykonania zadania pod względem rzeczowo-finansowym,
c)	przeznaczenia na realizację dożynek środków finansowych w łącznej kwocie …………….zł brutto (słownie: …………………..00/100) stanowiących wkład własny niepodlegający refundacji.

§ 3

1.	Kwota refundacji poniesionych kosztów, o których mowa w § 2 ust. 1 zostanie przekazana Wykonawcy na podstawie noty obciążeniowej wystawionej na: Województwo Śląskie Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice, NIP: 954-277-00-64.
2.	Podstawą wystawienia noty obciążeniowej będzie podpisane bez zastrzeżenia przez obie Strony, sprawozdanie Wykonawcy z dożynek wraz z dokumentacją w postaci 20 zdjęć z dożynek.
3.	Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, należy sporządzić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. 
4.	Do noty obciążeniowej, o której mowa w ust. 1 należy dołączyć kopie dokumentów księgowych wystawionych na Wykonawcę, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
5.	Wykonawca przekaże Zamawiającemu sprawozdanie oraz notę obciążeniową w terminie 14 dni               od dnia zakończenia dożynek.
6.	Zamawiający przekaże kwotę refundacji poniesionych kosztów przelewem na rachunek bankowy:……………………………………………………………………, wskazany przez Wykonawcę, w terminie 21 dni kalendarzowych od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej noty obciążeniowej.
7.	Dniem zapłaty należności jest dzień wydania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.  

§ 4

Wykonawca zobowiązuje się do wydatkowania środków finansowych, o których mowa w § 2, zgodnie z przepisami ustawy – Prawo zamówień publicznych (t. j.: Dz.U. z 2025 r. poz. 1235 z późń. zm).

§ 5

1.	Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia kontroli realizacji zadania, o którym mowa      w § 1 Umowy.
2.	Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu w terminie do 7 dni od dnia doręczenia wezwania wszystkie niezbędne do kontroli dokumenty oraz udzielić wszystkich dodatkowych wyjaśnień i informacji dotyczących realizacji zadania, o którym mowa w § 1.

§ 6

1.	W przypadku odwołania dożynek z powodu zaistnienia siły wyższej Strony ustalą wspólnie inny termin ich organizacji.
2.	W rozumieniu niniejszej umowy siłę wyższą stanowi zdarzenie zewnętrzne niemożliwe do przewidzenia, któremu nie można zapobiec.
3.	W przypadku zaistnienia siły wyższej Strona, której dotyczy działanie siły wyższej, zobowiązana jest poinformować drugą Stronę na piśmie o wystąpieniu siły wyższej, podając przyczynę niemożności realizacji umowy.

§ 7

1.	Przy przetwarzaniu danych osobowych Strony przestrzegają zasad wskazanych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (”RODO”) oraz ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t. j.: Dz. U. z 2019 r., poz. 1781).
2.	Dane osobowe przedstawicieli Stron niniejszej umowy oraz służbowe dane kontaktowe osób wyznaczonych przez Strony do realizacji umowy są wzajemnie udostępniane przez Strony, które stają się odrębnymi administratorami tych danych osobowych, w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych i przetwarzają je zgodnie z nimi, we własnych celach związanych z realizacją niniejszej umowy. 
3.	Wykonawca oświadcza, że osobom wymienionym w ust. 2 umożliwia zapoznanie się i dostęp do informacji dotyczących przetwarzania ich danych osobowych przez Zamawiającego na potrzeby realizacji niniejszej umowy, wskazanymi w załączniku nr 2 do niniejszej umowy. 
4.	Ponadto Strony pozostają odrębnymi administratorami danych osobowych:
a)	ze strony Wykonawcy: dla celów przetwarzania związanych z organizacją dożynek, wskazanych w § 2 niniejszej umowy,
b)	ze strony Zamawiającego: dla celów związanych z rozliczeniem dofinansowania zgodnie z § 3 niniejszej umowy. 
5.	W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w ramach celu związanego ze wspólnym zapraszaniem gości, strony pełnią rolę współadministratorów w rozumieniu art. 26 RODO.
6.	Zamawiający jest odpowiedzialny za realizację obowiązków wynikających z RODO wobec osób, których dane będą przetwarzane w celach wskazanych w ust. 5, w szczególności:
1)	realizację obowiązku informacyjnego w imieniu Stron jako współadministratorów danych zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszej umowy,
2)	realizację praw osób, których dane dotyczą w trakcie trwania dożynek i po ich zakończeniu, biorąc pod uwagę ograniczenia praw wynikające z przepisów prawa,
3)	zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zgodnie z art. 32 RODO.
4)	pełnienia roli punktu kontaktowego, dla osób których dane dotyczą,
5)	zniszczenia dokumentacji, zgodnie z wymogami przepisów prawa.
7.	Strony informują się wzajemnie o wszelkich kwestiach związanych ze współadministrowaniem:
1)	ewentualnych kontrolach Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
2)	ewentualnych naruszeniach danych osobowych dot. danych osób, które są przetwarzane w ramach współadministrowania,
3)	wszelkich innych kwestiach dotyczących przetwarzania danych, na jego żądanie.

§ 8
 
1.	W zakresie nieuregulowanym niniejszą Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego.
2.	Spory powstałe w wyniku wykonania niniejszej Umowy rozpatrzy Sąd Powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
3.	Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
4.	Umowa zostaje zawarta w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.

                 Zamawiający 	                               Wykonawca

                                                                                             

Załączniki:

1.	Preliminarz rzeczowo-finansowy. 
2.	Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych ze strony województwa (przedstawiciele stron, osoby wyznaczone przez strony do kontaktu).
3.	Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w imieniu współadministratorów.

Załącznik nr 1 do umowy głównej

PRELIMINARZ RZECZOWO-FINANSOWY XXVI DOŻYNEK WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO

Gmina Godów
(Krostoszowice - 30 sierpnia 2026 r.)

Lp. 	Nazwa kosztu 	Województwo Śląskie 	Gmina Godów	
1.				
2.		

(…)				
RAZEM:	 		

Załącznik nr 2 do umowy głównej
Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz z art. 14 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych nr 2016/679 informujemy, że:
1.	Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z zawarciem umowy dotyczącej wspólnej organizacji XXVI Dożynek Województwa Śląskiego (dalej: „umowa”) jest Województwo Śląskie, z siedzibą w Katowicach przy ul. Ligonia 46, adres e-mail: kancelaria@slaskie.pl, strona internetowa: bip.slaskie.pl.
2.	Została wyznaczona osoba do kontaktu w sprawie przetwarzania danych osobowych (inspektor ochrony danych), adres email: daneosobowe@slaskie.pl.
3.	Dane osobowe reprezentantów Stron umowy i osób wyznaczonych do kontaktów roboczych oraz odpowiedzialnych za koordynację i realizację umowy przetwarzane są w ramach prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia) - związanych z zawarciem (prawidłowym oznaczeniem Stron umowy), realizacją umowy (zapewnienie bieżącego kontaktu pomiędzy przedstawicielami Stron), a także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu realizacji umowy.
Dane osobowe przetwarzane będą również w celach związanych z wykonywaniem obowiązków prawnych związanych z realizacją umowy (art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia), są to obowiązki wynikające z przepisów rachunkowo-podatkowych oraz w celu archiwizacji dokumentacji zgodnie z przepisami prawa. Nie wyklucza się istnienia dalszych obowiązków prawnych stron.
4.	Źródłem pochodzenia danych osobowych są Strony umowy. Kategorie odnośnych danych osobowych zostały określone w umowie, obejmują dane umożliwiające oznaczenie Strony umowy, dane kontaktowe takie jak imię i nazwisko, stanowisko służbowe, adres email, numer telefonu, a także mogą obejmować inne dane niezbędne do jej realizacji ujawnione w toku jej realizacji.
5.	Dane osobowe będą ujawniane osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, operatorowi pocztowemu lub kurierowi (w przypadku korespondencji papierowej), operatorom platform do komunikacji elektronicznej (w przypadku komunikacji elektronicznej), podmiotom realizującym archiwizację, obsługę teleinformatyczną oraz bankową.
Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją lub publikowane w BIP Urzędu.
6.	Dane osobowe będą przetwarzane przez okres realizacji umowy, a po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu przez okres wynikający z przepisów rachunkowo-podatkowych lub archiwalnych w interesie publicznym. 
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 25 lat. Po upływie tego okresu akta sprawy zostaną przekazane do Archiwum Państwowego.
Okresy te mogą zostać przedłużone w przypadku potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami z tytułu realizacji umowy.
7.	Osobom wymienionym w pkt. 3 przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia (przy uwzględnieniu ograniczeń z art. 17 ust. 3 rozporządzenia) lub ograniczenia przetwarzania, prawo do sprzeciwu (wobec przetwarzania w zakresie celów objętych prawnie uzasadnionym interesem administratora), prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8.	Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy, ich niepodanie może uniemożliwić jej zawarcie lub realizację.
9.	Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.

Załącznik nr 3 do umowy głównej

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 14 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych nr 2016/679 informujemy, iż:
1.	Administratorami Pani/Pana danych osobowych są: 
a)	Województwo Śląskie z siedzibą przy ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice, adres e-mail: kancelaria@slaskie.pl, strona internetowa: bip.slaskie.pl
b)	Gmina Godów z siedzibą przy ul. 1 Maja 53, 44-340 Godów , adres e-mail:, gmina@godów.pl strona internetowa:. https://www.godow.pl
2.	Została wyznaczona osoba do kontaktu w sprawie przetwarzania danych osobowych (inspektor ochrony danych), adres email: daneosobowe@slaskie.pl.
3.	Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu zaproszenia na XXVI Dożynki Województwa Śląskiego oraz w celu archiwizacji dokumentacji.
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest realizacja zadań publicznych przez administratora lub sprawowanie władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e rozporządzenia) oraz obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia) w związku z przepisami:
—	ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa,
—	ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
—	ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (w szczególności art. 6) oraz rozporządzenia z dnia 18 stycznia 2011 r. Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
4.	Przetwarzane będą następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: imię i nazwisko, reprezentowana instytucja, adres korespondencyjny, funkcja lub stanowisko.
5.	Pani/Pana dane osobowe będą ujawniane wyłącznie osobom upoważnionym przez administratora danych osobowych, podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa, operatorowi pocztowemu lub kurierowi (w przypadku korespondencji papierowej), operatorom platform do komunikacji elektronicznej (w przypadku komunikacji elektronicznej), podmiotowi wykonującemu druk zaproszeń, podmiotom realizującym archiwizację, obsługę teleinformatyczną.
Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją lub publikowane w BIP Urzędu.
6.	Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:
a)	przez Województwo Śląskie: przez okres 25 lat od wytworzenia dokumentacji. Po upływie tego okresu akta sprawy zostaną przekazane do Archiwum Państwowego,
b)	przez gminę Godów przez okres co najmniej 5 lat od momentu zakończenia sprawy. Po upływie tego okresu akta sprawy będą podlegać ekspertyzie ze względu na ich charakter, treść i znaczenie. Na tej podstawie nastąpić może zmiana okresu przechowywania dokumentacji, włącznie z uznaniem jej za materiały podlegające wieczystemu przechowywaniu w Archiwum Państwowym.
7.	Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia (przy uwzględnieniu ograniczeń z art. 17 ust. 3 rozporządzenia) lub ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu (wobec przetwarzania opartego o wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi), prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8.	Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane przez administratorów z publicznie dostępnych źródeł informacji w tym stron www reprezentowanych przez Panią/Pana podmiotów.
9.	Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia.