Załącznik nr 1 do ogłoszenia konkursu ofert na realizację zadań Województwa Śląskiego z zakresu zdrowia publicznego

REGULAMIN
zlecania realizacji zadań Województwa Śląskiego z zakresu zdrowia publicznego 
w ramach organizacji konkursów ofert na podstawie ustawy o zdrowiu publicznym

§ 1 
Postanowienia ogólne

1.	Z zastrzeżeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym w szczególności 
art. 14 – 18 ustawy z dnia 11 września 2015 r. o zdrowiu publicznym (tekst jednolity: Dz. U. 
z 2024 r., poz. 1670 z późn. zm.) niniejszy Regulamin określa zasady zlecania realizacji zadań Województwa Śląskiego z zakresu zdrowia publicznego w trybie konkursu ofert.
2.	Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
a)	Województwie – rozumie się przez to Województwo Śląskie;
b)	Zarządzie – rozumie się przez to Zarząd Województwa Śląskiego;
c)	Urzędzie – rozumie się przez to Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego;
d)	Departamencie – rozumie się przez to Departament Nadzoru Podmiotów Leczniczych 
i Ochrony Zdrowia Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego;
e)	Ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 11 września 2015 r. o zdrowiu publicznym
(tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r., poz. 1670 z późn. zm.);
f)	Konkursie – rozumie się przez to konkurs ofert na realizację Zadania, o którym mowa 
w art. 14 ustawy o zdrowiu publicznym;
g)	Zadaniu – rozumie się przez to zadanie z zakresu zdrowia publicznego, o którym mowa w art. 2 ustawy o zdrowiu publicznym;
h)	Oferencie lub Oferentach – rozumie się przez to podmiot lub podmioty składające oferty
w konkursie ofert;
i)	Realizatorze – rozumie się przez to Oferenta, któremu zostanie zlecone do realizacji zadanie z zakresu zdrowia publicznego na podstawie złożonej oferty; 
j)	Środkach – rozumie się przez to środki pochodzące z budżetu Województwa Śląskiego przeznaczone na realizację zadań z zakresu zdrowia publicznego.
3.	Na realizację Zadań z zakresu zdrowia publicznego Województwo przekaże Środki 
na podstawie umowy zawartej z Realizatorem, przy czym współfinansowanie Zadania może stanowić warunek otrzymania Środków. Ewentualny poziom i sposób obliczania minimalnego współfinansowania Zadania określa się w ogłoszeniu o Konkursie.
4.	Miejscem realizacji Zadań jest obszar województwa śląskiego. Dopuszcza się realizację Zadań poza terenem województwa śląskiego pod warunkiem, że ich odbiorcami 
są mieszkańcy województwa śląskiego. 
5.	W ramach zadań nie dopuszcza się realizacji działań finansowanych w ramach świadczeń gwarantowanych, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r., poz. 1461 z poźń. zm.).
6.	W kwestiach nieuregulowanych w Ustawie do rozliczania Środków przyznanych na realizację Zadań stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r., poz. 1483 z późn. zm.) dotyczące dotacji.

§ 2
Podmioty uprawnione

Do złożenia ofert w Konkursie uprawnione są podmioty, których cele statutowe lub przedmiot działalności dotyczą spraw objętych zadaniami określonymi w art. 2 Ustawy, w tym organizacje pozarządowe i podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r., poz.1338 z późn. zm.).

§ 3
Termin i warunki składania ofert

1.	Warunkiem ubiegania się o realizację Zadania jest złożenie oferty wraz z załącznikami w sposób określony w ogłoszeniu o Konkursie.
2.	Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania Środków. Wysokość przyznanych Środków może być niższa niż wnioskowana.
3.	Oferent powinien wskazać Konkurs, w którym oferta ma zostać rozpatrzona.
4.	Ta sama oferta nie może zostać złożona do więcej niż jednego Konkursu ogłaszanego przez Województwo Śląskie.
5.	Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę do danego Konkursu ogłaszanego przez Województwo Śląskie. 
6.	Oferty należy składać w terminie wskazanym w ogłoszeniu o Konkursie.
7.	O zakwalifikowaniu oferty do Konkursu decyduje data wpływu oferty do Urzędu.
8.	Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
9.	Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta, zgodnie 
z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, ze wskazaniem podstawy prawnej określającej zasady reprezentacji, w tym w szczególności wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), właściwej ewidencji, bądź inną postawą prawną np. pełnomocnictwo.
W przypadku braku pieczęci imiennej wymagane jest podpisanie oferty poprzez złożenie czytelnych podpisów osób reprezentujących Oferenta. 
10.	W przypadku składania oferty elektronicznie za pomocą Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego zarówno oferta jak i każdy z wymaganych załączników wymagają odrębnych podpisów elektronicznych osoby/osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu.
11.	W przypadku podpisania oferty przez osoby inne, niż wymienione we właściwym dokumencie regulującym zasady reprezentacji (odpis z KRS/ właściwej ewidencji), do oferty należy dołączyć pisemne pełnomocnictwo do reprezentacji Oferenta.
12.	Do oferty dołącza się:
a)	Aktualny odpis z odpowiedniego rejestru lub inne dokumenty informujące o statusie prawnym podmiotu składającego ofertę i umocowanie osób go reprezentujących:
b)	w przypadku podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego – wydruk z KRS;
c)	w przypadku kościelnych osób prawnych – aktualne zaświadczenie o osobowości prawnej parafii/zakonu oraz aktualne upoważnienie dla proboszcza/przeora 
do reprezentowania parafii/zakonu i zaciągania zobowiązań finansowych;
d)	w przypadku pozostałych podmiotów, które nie podlegają rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym – inny dokument właściwy dla Oferenta/Oferentów (np. wypis 
z ewidencji zwierający następujące dane: nazwę organizacji, cel działania, adres siedziby, reprezentację, informację o statucie OPP).
e)	Dokument potwierdzający możliwość prowadzenia odpłatnej działalności pożytku publicznego – w przypadku pobierania opłat od adresatów zadania.
f)	Oświadczenie osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu składającego ofertę 
o niekaralności zakazem pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi oraz niekaralności za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
g)	Oświadczenie potwierdzające, że w stosunku do podmiotu składającego ofertę nie stwierdzono niezgodnego z przeznaczeniem wykorzystania środków publicznych.
h)	Oświadczenie, że podmiot składający ofertę jest jedynym posiadaczem rachunku, 
na który zostaną przekazane środki i że zobowiązuje się go utrzymać do chwili zaakceptowania rozliczenia tych środków pod względem finansowym i rzeczowym.
i)	Oświadczenie osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu składającego ofertę wskazujące, że kwota środków przeznaczona zostanie na realizację zadania zgodnie 
z ofertą, i że w tym zakresie nie będzie finansowana z innych źródeł.
13.	Oświadczenia, o których mowa w ust. 12 pkt c-f składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Składający oświadczenie jest obowiązany 
do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”. 
14.	Załączniki dołączone do oferty muszą być oryginalne lub potwierdzone za zgodność 
z oryginałem na każdej stronie kopii poprzez opatrzenie datą i podpisem przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta. Wydruki komputerowe aktualnych informacji 
o podmiotach wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego oraz zaświadczeń 
z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej posiadają status dokumentu oryginalnego, tym samym Oferent nie ma obowiązku poświadczać ich za zgodność 
z oryginałem. 
15.	Złożone Oferty wraz z załącznikami nie są zwracane Oferentom.

§ 4
Kwalifikowalność kosztów

1.	Wysokość wnioskowanych środków nie może przekroczyć 80% całkowitych kosztów Zadania. Przekroczenie powyższego limitu, uważa się za pobranie dotacji 
w nadmiernej wysokości.   
2.	Wydatki zostają uznane za kwalifikowane tylko wtedy, gdy:
a)	są bezpośrednio związane z realizowanym Zadaniem i są niezbędne do jego realizacji;
b)	są uwzględnione w kalkulacji kosztów Zadania;
c)	są racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych;
d)	są proporcjonalne dla przedsięwzięcia objętego finansowaniem;
e)	zostały poniesione w terminie realizacji Zadania określonego w umowie;
f)	zostały faktycznie poniesione i udokumentowane, są potwierdzone właściwymi dowodami księgowymi oraz są prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej.
3.	Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony 
w znaczeniu kasowym, tj. jako rozchód Środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Realizatora.
4.	W przypadku kosztów osobowych, tj. wynagrodzenia osób bezpośrednio zaangażowanych we wdrażanie i zarządzanie Zadaniem oraz kosztów osobowych merytorycznych kwalifikowane są wszystkie składniki wynagrodzenia.
5.	Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy 
o równoważnej wartości dowodowej (np. rachunek do umowy zlecenia, umowy o dzieło) wraz z dowodami zapłaty (np. potwierdzenie dokonania przelewu, raport kasowy). 
W przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej np. przez wolontariuszy, dowodem może być lista czasu pracy podpisana przez osobę, która wykonała daną pracę oraz osobę zarządzającą Zadaniem.
6.	Dokumenty potwierdzające dokonanie płatności wydatku, o którym mowa w ust. 1 wystawiane są w terminie określonym umową.
7.	Realizator zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej Środków oraz wydatków dokonywanych ze Środków. 

§ 5
Koszty niekwalifikowane

1.	Kosztami niekwalifikowanymi są wszystkie wydatki niezwiązane z realizacją Zadania.
2.	Wydatki, które nie mogą być finansowane z przekazanych Środków pieniężnych to:
a)	podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odliczony w oparciu o ustawę 
z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towaru i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r., 
poz. 775 z późn. zm.);
b)	zakup nieruchomości gruntowej, lokalowej, budowlanej;
c)	wydatki finansowane z innych źródeł;
d)	wydatki dokonywane poza terminem wskazanym w umowie;
e)	rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań;
f)	odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;
g)	koszty kar i grzywien, procesów sądowych;
h)	nagrody, premie i inne formy bonifikaty rzeczowej lub finansowej dla osób zajmujących się realizacją Zadania;
i)	koszty obsługi konta bankowego.
3.	Dotacja nie może być wykorzystana na zobowiązania powstałe przed datą podpisania umowy z Województwem Śląskim. Daty wystawienia dokumentów księgowych muszą mieścić się w terminie podanym w umowie jako termin realizacji zadania.
4.	Wydatki niekwalifikowane związane z realizacją Zadania ponosi Realizator.

§ 6
Zasady konstruowania budżetu Zadania

1.	Kosztorys Zadania obejmuje przedstawienie kosztów kwalifikowanych w podziale na: koszty merytoryczne i koszty obsługi Zadania.
2.	Koszty merytoryczne to koszty realizacji poszczególnych przedsięwzięć / usług, bezpośrednio związanych z danym Zadaniem, tj.: 
a)	wynagrodzenie i honoraria osób zaangażowanych bezpośrednio w zadanie, np. trenerów, ekspertów, kadry medycznej, itp.;
b)	usługi niezbędne do wykonania zadania, np. usługi edukacyjno-szkoleniowe, usługi poligraficzne i wydawnicze;
c)	materiały dydaktyczne i szkoleniowe, pomoce naukowe;
d)	koszty promocji zadania, np. ogłoszenia prasowe, reklamy internetowe, audycje radiowe;
e)	inne materiały niezbędne do realizacji zadania przeznaczone dla beneficjentów.
3.	Koszty obsługi Zadania to koszty pośrednie, będące wynikiem realizowanego Zadania, tj.:
a)	Koszty osobowe, np. koordynator zadania, obsługa księgowa;
b)	Koszty funkcjonowania podmiotu związane z realizacją zadania w części przypadającej 
c)	na dane zadanie np. opłaty za najem powierzchni biurowych, opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę, media;
d)	Usługi pocztowe;
e)	Koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych zużytych na potrzeby zadania, 
       np. długopisów, papieru, teczek, tonerów do drukarek.
4.	Poziom kosztów obsługi Zadania nie może przekroczyć 15% łącznej wartości wszystkich kosztów realizacji Zadania.
5.	Wkład własny Oferenta rozumiany jest jako suma środków finansowych oraz wkładu osobowego i rzeczowego.
6.	Wkład finansowy rozumiany jest jako suma środków finansowych własnych Oferenta, świadczeń pieniężnych od odbiorców Zadania (jeśli dotyczy), sponsorów, środków finansowych z innych źródeł publicznych, w szczególności: dotacji z budżetu państwa, budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Wkład finansowy musi stanowić co najmniej 15% w stosunku do wnioskowanych środków.
7.	Wkład osobowy rozumiany jest jako nieodpłatna, dobrowolna praca, w tym świadczenia wolontariuszy planowana do zaangażowania w realizację Zadania. Przy wycenie wkładu osobowego należy: opisać kryterium wyceny wkładu osobowego, który został przewidziany do realizacji Zadania; zdefiniować rodzaj wykonywanej nieodpłatnej pracy (np. koordynacja, obsługa techniczna, obsługa księgowa); uwzględnić wszystkie koszty, które zostałyby poniesione na zasadach rynkowych (koszt składek na ubezpieczenie społeczne, pozostałe wynikające z charakteru danego świadczenia). Wartość nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy określa się z uwzględnieniem ilości czasu poświęconego 
na jej wykonanie oraz średniej wysokości wynagrodzenia wg stawki godzinowej lub dziennej za dany rodzaj pracy obowiązującej u danego pracodawcy lub w danym regionie 
(np. w oparciu o dane z GUS). 
8.	Wkład rzeczowy rozumiany jest jako wniesienie do Zadania określonych składników majątku niepowodujących powstania faktycznego wydatku pieniężnego, np. użyczenie lokalu, powierzchni biurowej, sali, sprzętu. Należy uwzględnić tylko taki wkład rzeczowy, który jest niezbędny do wykonania Zadania. 

§ 7
Zasady, tryb i kryteria wyboru ofert

1.	Złożone oferty podlegają ocenie formalnej i merytorycznej, z zastrzeżeniem, iż ocenie merytorycznej poddawane są oferty wyłącznie spełniające warunki formalne.
2.	Oferty są oceniane pod względem formalnym przez pracowników Departamentu.
3.	Ocena formalna polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości oferty.
4.	Oferta jest uznana za kompletną jeżeli została prawidłowo wprowadzona do systemu eNGO oraz dołączone zostały do niej wszystkie wymagane załączniki i dokumenty.
5.	Oferta jest uznana za prawidłową, jeżeli łącznie spełnia następujące kryteria:
a)	została złożona przez podmiot uprawniony do udziału w Konkursie;
b)	została złożona w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o Konkursie;
c)	została podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta, 
a oświadczenia zostały prawidłowo podpisane przez osoby je składające;
d)	termin realizacji Zadania jest zgodny z terminem wskazanym w ogłoszeniu o Konkursie;
e)	procentowy udział kosztów Zadania ze względu na źródło finansowania oraz wysokość wnioskowanych Środków jest zgodny z zapisami ogłoszenia o Konkursie.
6.	Oferenci, których oferty będą niekompletne i/lub nie zostaną podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta, mogą otrzymać na adres e-mail podany 
w ofercie wezwanie do uzupełnienia braków. Oferty, które nie zostaną uzupełnione i/lub poprawione w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia wezwania lub złożone wyjaśnienia nie będą możliwe do przyjęcia, zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. Korekcie ani uzupełnieniu nie podlegają oferty złożone po terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o Konkursie. 
7.	Ocena merytoryczna dokonywana jest przez komisję konkursową powołaną przez Zarząd dla każdego zadania, na które ogłoszony zostanie Konkurs.
8.	Skład osobowy i regulamin komisji konkursowej określa Zarząd odrębnym regulaminem.
9.	 Komisja konkursowa może zarekomendować pozytywnie realizację całości jak i część Zadania, a także wskazać pozycje wymienione w budżecie Zadania, na które zostaną przyznane Środki wraz z ich wysokością.
10.	Kryteria oceny merytorycznej:
a)	ocena możliwości realizacji Zadania przez Oferenta – zakładane cele, opis działań, doświadczenie, rzetelność realizowanych Zadań (0-15 pkt);
b)	ocena przedstawionej kalkulacji kosztów realizacji Zadania – zasadność, realność, klarowność kosztorysu (0-5 pkt);
c)	ocena proponowanej jakości i sposobu wykonania Zadania – kwalifikacje osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację poszczególnych działań, cykliczność, trwałość, zasięg Zadania, pożądane efekty działań (0-8 pkt);
d)	ocena udziału wkładu własnego (0-2 pkt).
11.	Oferty, które uzyskają ocenę merytoryczną poniżej 15 pkt, nie otrzymają pozytywnej rekomendacji komisji konkursowej.
12.	Lista Zadań rekomendowanych przez komisję konkursową do przyznania Środków zostanie zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu (BIP) Urzędu. W terminie do 5 dni od dnia ogłoszenia w BIP rekomendowanej listy Zadań, Oferentowi, przysługuje odwołanie 
do komisji konkursowej. Odwołanie składa się w formie pisemnej w miejscu składania ofert.
Data wpływu odwołania do Urzędu stanowi datę złożenia odwołania. Rozstrzygnięcie odwołania przez komisję konkursową jest ostateczne i nie przysługuje od niego odwołanie. 
13.	Decyzję o udzieleniu Oferentowi Środków na realizację Zadania podejmuje Zarząd w formie uchwały, po uprzednim zapoznaniu się z protokołem komisji konkursowej.
14.	Wyniki Konkursu zostaną niezwłocznie zamieszczone w BIP oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz Biura Zamiejscowego w Bielsku-Białej i Częstochowie.
15.	W terminie 5 dni roboczych od dnia ogłoszenia wyników Konkursu, na podstawie pisemnego wniosku, Oferentowi przysługuje prawo żądania uzasadnienia wyboru lub odrzucenia jego Oferty.
16.	Konkurs zostaje unieważniony, jeżeli:
a) nie złożono żadnej oferty,
b) żadna ze złożonych ofert nie spełniała wymogów zawartych w ogłoszeniu o Konkursie.
Informację o unieważnieniu Konkursu wraz z wskazaniem przyczyny podaje do publicznej wiadomości Dyrektor Departamentu.

§ 8
Realizacja Zadania

1.	Warunkiem przekazania Środków na realizację Zadania jest zawarcie umowy, której brzmienie zostanie określone przez Departament, z uwzględnieniem przepisów obowiązujących w tym zakresie.
2.	Celem zawarcia umowy na realizację Zadania Oferent, którego oferta została wybrana 
do przyznania Środków, powinien złożyć w 2 egzemplarzach:
1)	zaktualizowaną ofertę Zadania wraz z harmonogramem i kosztorysem, wprowadzoną prawidłowo do systemu eNGO.
2)	umowę pomiędzy Zleceniobiorcami określającą zakres ich świadczeń - w przypadku oferty wspólnej.
3.	Oferent, który został poinformowany w formie pisemnej o przyznaniu dotacji oraz                           o obowiązku aktualizacji harmonogramu i kosztorysu zadania, jest zobowiązany                              do przedłożenia wymaganych dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy w terminie              30 dni od daty otrzymania pisma o przyznaniu środków. Niedotrzymanie ww. terminu skutkuje odstąpieniem od zawarcia umowy.
4.	Zarząd może odmówić Oferentowi wyłonionemu w Konkursie podpisania umowy 
w przypadku, gdy okaże się, iż rzeczywisty zakres Zadania znacząco odbiega od opisanego w ofercie, podmiot utracił osobowość prawną, brak jest organu uprawnionego 
do reprezentacji podmiotu, zostaną ujawnione nieznane wcześniej istotne okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną lub finansową Oferenta.
5.	Realizator zobowiązany jest do sporządzenia i złożenia sprawozdania z wykonania Zadania w terminie określonym w umowie. Akceptacja sprawozdania i rozliczenia przyznanych Środków polegać będzie na weryfikacji przez pracowników Departamentu założonych 
w ofercie rezultatów i działań, a także prawidłowości poniesionych wydatków na podstawie złożonego sprawozdania. Ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania z wykonanego Zadania dokonuje Dyrektor Departamentu lub Zastępca Dyrektora Departamentu, działający 
na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Zarząd.
6.	Jeżeli dany wydatek finansowy z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji Zadania nie jest równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, to uznaje się go za zgodny z umową wtedy, gdy nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 20%, z zastrzeżeniem, że przesunięcia w zakresie ponoszonych wydatków nie mogą zwiększać wartości kosztów obsługi zadania, w tym kosztów administracyjnych. Naruszenie przedmiotowego zapisu, uważa się za pobranie części dotacji w nadmiernej wysokości.        
7.	Województwo ma prawo kontroli merytorycznej oraz finansowej Zadania. Województwu przysługuje prawo przeprowadzenia kontroli w siedzibie Realizatora Zadania, który otrzymał Środki, oraz odbierania w ramach przeprowadzanej kontroli oświadczeń.