Załącznik do Uchwały Zarządu nr 1445/265/V/2018 z dnia 26.06.2018 r.

Zarząd Województwa Śląskiego

Analiza ryzyka realizacji 
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa 
Śląskiego na lata 2014-2020

Wersja druga

Katowice,  26 czerwiec 2018 r.

Spis treści
Wykaz skrótów
Wstęp
Część I – Opis procedury analizy ryzyka
Część II - Procesy
P.1 - Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP, OFiP, IW, Porozumienia)
P.2 - Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania
P.3 - Zawieranie umów
P.4- Realizacja i rozliczanie projektów
P.5- Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów
P.6 - Powierzanie zadań IP/IP ZIT/RIT RPO WSL oraz kontrola systemowa
P.7 - Monitoring i sprawozdawczość
P.8- Realizacja IF
P.9 - Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków
P.10- Ewaluacja
P.11 - Certyfikacja wydatków
P.12- Informacja i Promocja
P.13 - Systemy Informatyczne
P.14- Procedury finansowe

Wykaz skrótów
1.	Ankieta- Ankieta- Formularze monitorowana  ryzyk związanych z realizacją poszczególnych procesów RPO WSL 2014-2020 stanowiąca załącznik nr 1 do IW IZ RPO WSL;
2.	BE- Badania Ewaluacyjne;
3.	BP – Budżet Państwa;
4.	BŚE – Budżet Środków Europejskich;
5.	EFRR – Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego;
6.	EFS – Europejski Fundusz Społeczny;
7.	FR- Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego;
8.	FS- Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego;
9.	IF – Instrumenty  Finansowe;
10.	IK UP - Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa;
11.	IW – Instrukcje wykonawcze  zawierające procedury działania właściwych instytucji, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy wdrożeniowej;
12.	IP RPO WSL – Instytucja Pośrednicząca we wdrażaniu RPO WSL 2014-2020 (ŚCP, WUP);
13.	IP ZIT/RIT RPO WSL -  Instytucje Pośredniczące w realizacji zadań związanych z przygotowaniem i wdrażaniem ZIT oraz RIT w ramach RPO WSL 2014-2020- Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach, Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku, Miasto Częstochowa, Miasto Bielsko-Biała;
14.	IPK – Informacja pokontrolna sporządzana po za kończeniu kontroli , zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy wdrożeniowej 
15.	IZ  RPO WSL – Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 (Zarząd Województwa Śląskiego);
16.	IZ/IC RPO WSL – Referat certyfikacji wydatków RPO WSL w Wydziale Rozwoju Regionalnego (RR-RCW), pełniący funkcję Instytucji Certyfikującej RPO WSL 2014-2020;
17.	KE – Komisja Europejska;
18.	KM RPO WSL – Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020;
19.	MIiR – Ministerstwo Inwestycji i  Rozwoju;
20.	OFiP – Opis Funkcji i Procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020;
21.	Porozumienie- Dokument, w którym powierzone zostały zadania związane z realizacją RPO WSL 2014-2020; 
22.	PT – Pomoc Techniczna;
23.	RIT SPd –Miasto Bielsko-Biała (IP RIT RPO WSL);
24.	RIT SPn –Gmina Miasto Częstochowa (IP RIT RPO WSL);
25.	RIT SZ– Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku (IP RIT RPO WSL);
26.	Rozporządzenie finansowe- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012r. w sprawie zasad finansowania mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE, EURATOM) nr 1605/2002 (Dz. Urz. UE L 298 z 26.10.2012 str. 1);
27.	Rozporządzenie Ogólne- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013. str. 320);
28.	RPO WSL 2014-2020 – Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020;
29.	RR- Wydział Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego;
30.	SZOOP - Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych dla RPO WSL 2014-2020;
31.	ŚCP- Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie (IP RPO WSL - ŚCP);
32.	UM WSL-  Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego;
33.	UP- Umowa Partnerstwa;
34.	Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju- Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 1376 z późn. zm.);
35.	Ustawa Wdrożeniowa – Ustawa z dnia 11 lipca 2014r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (t.j. Dz. U z 2017r. poz. 1460 z późn. zm.);
36.	WND – Wniosek o dofinansowanie;
37.	WNP- Wniosek o płatność;
38.	WUP- Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach;
39.	ZIT SC – Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach (IP ZIT RPO WSL);
40.	ZIT/RIT- Zintegrowane Inwestycje Terytorialne/Regionalne Inwestycje Terytorialne.

Wstęp

Zarządzanie ryzykiem jest jednym z podstawowych kryteriów desygnacji zdefiniowanych w załączniku nr  XIII do Rozporządzenia ogólnego. Zgodnie z wymogami kryterium, Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana do stworzenia, z uwzględnieniem zasady proporcjonalności, ram zapewniających przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem,  w szczególności w przypadku istotnych zmian zakresu działań. Wypełnienie wszystkich kryteriów wskazanych w załączniku nr XIII do Rozporządzenia ogólnego jest konieczne, aby Instytucja uzyskała desygnację. Natomiast uzyskanie desygnacji jest warunkiem rozpoczęcia procesu finansowej realizacji programu operacyjnego, rozumianej jako wystąpienie z pierwszą deklaracją wydatków oraz wnioskiem o płatność do Komisji Europejskiej.
Mając powyższe na uwadze, IZ  RPO WSL opracowała procedurę analizy ryzyka realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, która zapewnia podjęcie działań w zakresie zarządzania ryzykiem, zwłaszcza w odniesieniu do wprowadzenia stosownych mechanizmów kontrolnych minimalizujących prawdopodobieństwo i/lub skutki wystąpienia ryzyka w systemie zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020.
Prowadzenie analizy ryzyka ma służyć optymalnemu i świadomemu zarządzaniu ryzykiem, w tym podejmowaniu decyzji w zakresie wdrożenia odpowiednich mechanizmów kontrolnych, które mają na celu zapobieganie, jak również korygowanie negatywnych skutków zmaterializowania się ryzyka. Zarządzanie ryzykiem pozwala na optymalizację i racjonalizację podejmowanych decyzji, poprawia jakość i trafność planowania i prognozowania, prowadzi do bardziej efektywnego wykorzystania zasobów, a tym samym do zmniejszenia kosztów. Dzięki identyfikacji i ocenie ryzyk możliwe jest zaplanowanie sposobu postępowania w przypadku ich wystąpienia, co umożliwia podjęcie najbardziej adekwatnych i odpowiednio przygotowanych działań w celu minimalizacji skutków ryzyka, co z kolei może zaowocować uniknięciem negatywnych konsekwencji prawnych i finansowych. 
Niniejsze opracowanie przedstawia wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka realizacji RPO WSL 2014-2020. Pierwsza część dokumentu przedstawia założenia metodologiczne prowadzenia analizy procesów składających się na realizację RPO WSL 2014-2020. W drugiej części zostały zamieszczone opisy procesów oraz ryzyka związane z realizacją tych procesów. Wszystkie ryzyka zostały przeanalizowane, a następnie oszacowane. Wskazano również mechanizmy kontrolne, których zadaniem jest ograniczenie negatywnych skutków wystąpienia ryzyka i/ lub zmniejszenie prawdopodobieństwa jego wystąpienia.
Ponadto Zarządzeniem  nr 00042/2017 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 29 maja 2017r. przyjęta została Procedura zarządzania ryzykiem, która wspiera system zarzadzania UM WSL poprzez pomoc w podejmowaniu świadomych decyzji zarządczych, ustalaniu kierunków działania, rozpoznawaniu zagrożeń oraz ustalaniu priorytetów na podstawie sporządzonej analizy ryzyka.  

Część I – Opis procedury analizy ryzyka

IZ RPO WSL w celu spełnienia kryterium desygnacji odnoszącego się do zapewnienia ram w celu przeprowadzenia analizy ryzyka, opracowała procedurę prowadzenia analizy ryzyka realizacji RPO WSL 2014-2020 (Instrukcja wykonawcza nr 1.13 ).  Proces prowadzenia analizy ryzyka obejmuje:
1.	Identyfikację procesów składających się na realizację RPO WSL 2014-2020;
2.	Opisanie procesów, określenie celów ich realizacji, wskazanie odpowiedzialnych instytucji oraz procesów powiązanych;
3.	Identyfikację ryzyka związanego z realizacją poszczególnych procesów, w tym określenie jego przyczyn, możliwych skutków oraz charakteru;
4.	Oszacowanie ryzyka, tj. nadanie wagi pod względem prawdopodobieństwa oraz skutków jego wystąpienia;
5.	Zaprojektowanie mechanizmów kontrolnych.
Realizacja poszczególnych etapów dokumentowana jest poprzez opracowanie w odniesieniu do każdego procesu:
1.	Karty procesu (zawierającej informacje na temat celu realizacji procesu, instytucji odpowiedzialnych za ich realizację oraz procesów powiązanych);
2.	Wykazu ryzyk (obejmującego zidentyfikowane dla każdego z procesów ryzyka wraz z określeniem ich przyczyn, możliwych skutków oraz charakteru ryzyka);
3.	Arkusza szacowania ryzyka (zawierającego oszacowaną wartość ryzyka oraz mechanizmy kontrolne).
Dla każdego zidentyfikowanego ryzyka przeprowadzana jest ocena jego istotności  poprzez oszacowanie prawdopodobieństwa jego wystąpienia oraz możliwych skutków. 
Do określenia poziomu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka stosuje się następujące pomocnicze definicje i punktacje:
Poziom (pkt)	Opis prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka	
Nieznaczne	- Przewidywania: ryzyko raczej nie powinno wystąpić w ciągu roku, 
- Częstotliwość: ryzyko nie wystąpiło w ostatnim roku.
 	
Niskie	- Przewidywania: ryzyko może wystąpić w ciągu roku; 
- Częstotliwość: ryzyko wystąpiło maksymalnie 1 raz w ostatnim roku.
 	
Średnie	- Przewidywania: ryzyko może wystąpić w ciągu roku do 2 razy; 
- Częstotliwość: ryzyko wystąpiło maksymalnie 2 razy w ostatnim roku. 
 	
Wysokie	- Przewidywania: ryzyko wystąpi w ciągu roku, być może powtarzalnie, o ile prawdopodobieństwo nie zostanie obniżone ; 
- Częstotliwość: ryzyko wystąpiło od 3-4 razy w ostatnim roku.
 	
Bardzo wysokie	-Przewidywania: ryzyko wystąpi w ciągu roku, powtarzalnie, o ile prawdopodobieństwo nie zostanie obniżone; 
- Częstotliwość: ryzyko wystąpiło więcej niż 4 razy w ostatnim roku.	

 Do określenia poziomu skutków wystąpienia ryzyka stosuje się czynniki takie jak np.:
1)	Wpływ na realizację działania;
2)	Opóźnienia, wpływ na płynność realizacji działania;
3)	Ciągłość pracy;
4)	Naruszenie przepisów wewnętrznych lub przepisów prawa wewnętrznie obowiązującego;
5)	Konsekwencje prawne,  w tym karno-skarbowe;
6)	Konsekwencje finansowe (niegospodarność, kary, nieefektywność); 
7)	Konsekwencje dyscyplinarne;
8)	Obniżenie jakości pracy;
9)	Wpływ na bezpieczeństwo informacji;
10)	Wpływ na ochronę danych osobowych;
11)	Trudność w usunięciu skutków;
12)	Inne. 
Ponadto dla określenia poziomu skutku wystąpienia ryzyka stosuje się następujące pomocnicze definicje i punktacje:
Poziom (pkt)	Opis skutków wystąpienia ryzyka	
Nieznaczne	- Nieznaczne opóźnienia w realizacji procesu, które nie powinny wpłynąć na jego ostateczną realizację, 
- usunięcie skutków może wymagać nieznacznych nakładów czasu i pracy, 
- nieznaczne zakłócenia w ciągłości, które nie mają wpływu  na realizację zadań przez poszczególne komórki zaangażowane w realizację RPO WSL 2014-2020. 	
Niskie	- realizacja danego procesu może się  opóźnić, ale istnieje możliwość jego pełnej realizacji przy zwiększeniu nakładów pracy i czasu, bez konieczności angażowania dodatkowych osób i zasobów, 
- usunięcie skutków wymaga niewielkich nakładów czasu i pracy, 
- niewielkie zakłócenia w ciągłości pracy, mogą prowadzić do czasowego niewykonywania zadań przez komórki zaangażowane w realizację RPO WSL 2014-2020.  	
Średnie	- realizacja danego procesu może się opóźnić, ale istnieje możliwość jego pełnej realizacji przy odpowiednim zwiększeniu nakładów pracy i czasu, w tym zaangażowania dodatkowych osób lub innych zasobów, 
- usunięcie skutków będzie wymagało nakładów czasu i pracy,
- średnie zakłócenia w ciągłości pracy, mogą prowadzić do czasowego niewykonywania zadań przez komórki zaangażowane w realizację RPO WSL 2014-2020. 	
Wysokie	- realizacja danego procesu jest zagrożona, ale nie zostanie całkowicie wstrzymana, 
- zakłócenia w ciągłości pracy, mogą doprowadzić do tymczasowego wstrzymania realizacji zadań,
- usunięcie skutków jest możliwe, ale może wymagać dużych nakładów pracy i czasu, zaangażowania dodatkowych osób lub innych zasobów, tymczasowego przerwania ciągłości pracy komórek zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020.	
Bardzo wysokie	- realizacja danego procesu jest zagrożona, może zostać całkowicie wstrzymana, - poważne zakłócenia w ciągłości pracy, mogą doprowadzić do stałego wstrzymania realizacji zadań, 
- usunięcie skutków może być niemożliwe lub wymagające dużych nakładów pracy i czasu, zaangażowania dodatkowych osób lub innych zasobów, przerwania ciągłości pracy komórek zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020. 	

Istotność ryzyka określana  jest jako iloczyn szacowanego prawdopodobieństwa i skutku zmaterializowania się ryzyka. Mając na uwadze powyższe, ryzyka zostają poddane kategoryzacji, zgodnie z poniższą matrycą:

Skutek							
Bardzo wysoki (5)	5	10	15	20	25		
Wysoki  (4)	4	8	12	16	20		
Średni (3)	3	6	9	12	15		
Niski  (2)	2	4	6	8	10		
Nieznaczny (1)	1	2	3	4	5		
	Nieznaczne (1)	Niskie  (2)	Średnie (3)	Wysokie (4)	Bardzo wysokie  (5)	Prawdopodobieństwo	

Istotność ryzyka = Prawdopodobieństwo x Skutek
              Ryzyko poważne (o istotności 15-25, oznaczone w powyższej matrycy na czerwono) to ryzyko strategiczne, zagrażające prawidłowej realizacji RPO WSL 2014-2020. Wymaga pilnej reakcji i wdrożenia adekwatnych działań, które ograniczą skutki i/ lub prawdopodobieństwo jego wystąpienia.
             Ryzyko umiarkowane ( o istotności 4-12, oznaczone w powyższej matrycy na żółto) to ryzyko wymagające monitorowania oraz podjęcia działań w celu ograniczenia skutków lub zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. 
             Ryzyko nieznaczne (o istotności 1-3, oznaczone w powyższej matrycy na zielono) to ryzyko, które nie zagraża realizacji celów, jednakże powinno być monitorowane.
Chcąc zapewnić mechanizm służący monitorowaniu ryzyk zidentyfikowanych dla poszczególnych procesów, opracowano Ankietę- Formularze monitorowania ryzyk związanych z realizacją poszczególnych procesów RPO WSL 2014-2020, która przeprowadzana jest wśród wszystkich komórek/jednostek zaangażowanych w realizację RPO WSL 201-2020. Celem Ankiety jest  udzielenie odpowiedzi na pytania, czy w trakcie realizacji poszczególnych procesów w ramach RPO WSL 2014-2020 doszło do zmaterializowania się wskazanych w Analizie ryzyk oraz jakie były tego przyczyny i skutki. Ponadto w przypadku zmaterializowania się ryzyka w Ankiecie wskazuje się, jakie działania zaradcze zostały podjęte, a także czy okazały się skuteczne. W Ankiecie wskazuje się także na propozycje zmian w zakresie dokumentu Analiza ryzyka. Na podstawie wyników Ankiety podejmowana jest decyzja o konieczności aktualizacji Analizy ryzyka. Na potrzeby niniejszego opracowania przyjęto, że celem systemu zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020 jest zapewnienie sprawnej i skutecznej realizacji RPO WSL 2014-2020. Cel ten jest realizowany poprzez następujące procesy: 
1.	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP,  OFiP, IW, Porozumienia);
2.	Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania;
3.	Zawieranie umów;
4.	Realizacja i rozliczanie projektów;
5.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
6.	Powierzanie zadań IP RPO WSL oraz kontrola systemowa;
7.	Monitoring i sprawozdawczość;
8.	Realizacja IF;
9.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków;
10.	Ewaluacja;
11.	Certyfikacja wydatków;
12.	Informacja i promocja;
13.	Systemy informatyczne; 
14.	Procedury finansowe.

W kolejnej części niniejszego opracowania zostały umieszczone wyniki analizy ryzyka dla każdego zidentyfikowanego procesu, w tym przedstawiono: karty procesów, wykazy ryzyk oraz arkusze szacowania ryzyka. 

Część II - Procesy
P.1 - Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP, OFiP, IW, Porozumienia)
NAZWA PROCESU	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP, OFiP, IW, Porozumienia)	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.1	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Dokumenty programowe RPO WSL 2014-2020 są opracowywane i aktualizowane na podstawie rozporządzenia ogólnego, ustawy wdrożeniowej oraz ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Zgodnie z art. 6 ustawy wdrożeniowej podstawę systemu realizacji każdego programu operacyjnego, w tym RPO WSL 2014-2020, stanowią przepisy prawa powszechnie obowiązującego, wytyczne, SZOOP, OFiP oraz IW.

Zadaniem IZ RPO WSL jest przygotowanie i aktualizacja następujących dokumentów:  

1.	Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.  
RPO WSL 2014-2020 jest instrumentem polityki regionalnej województwa śląskiego na lata 2014-2020 oraz realizacji Umowy Partnerstwa, stanowiąc razem z krajowymi programami operacyjnymi spójny system dokumentów strategicznych i programowych na perspektywę finansową 2014-2020.

2.	Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych.
SZOOP zawiera informacje odnoszące się do zasad i reguł realizacji programu, osi priorytetowych oraz poszczególnych działań/poddziałań.

3.	Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL.
OFIP zawiera informacje na temat systemu zarządzania i kontroli RPO WSL (m.in. opisuje instytucje i ich zadania w systemie realizacji) oraz przedstawia syntetyczną informację na temat procedur realizowanych przez poszczególne instytucje. OFiP jest podstawą desygnacji systemu realizacji RPO WSL 2014-2020. 
4.	Instrukcji Wykonawczych.
IW zawierają opis realizacji procesów przez właściwe komórki organizacyjne IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL.
Każda instytucja systemu zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020 jest zobowiązana do przygotowania i aktualizowania IW, zawierających procedury działania właściwe dla tych instytucji. Wszystkie Instrukcje Wykonawcze są weryfikowane i koordynowane na poziomie RR.

5.	Porozumienia z IP/IP ZIT/ RIT RPO WSL.
Porozumienia z IP/ IP ZIT/ RIT RPO WSL określają zasady współpracy ww. podmiotów z IZ RPO WSL oraz zadania powierzone tym instytucjom w ramach RPO WSL 2014-2020. Porozumienie jest dokumentem, na mocy którego powierza się IP/ IP ZIT/RIT RPO WSL realizację części zadań z zakresu wdrażania RPO WSL.

CEL PROCESU	Przygotowanie ram wdrażania RPO WSL 2014-2020 oraz skutecznego i efektywnego systemu zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020.	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Powierzanie zadań IP RPO WSL oraz kontrola systemowa;
2.	Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania;
3.	Zawieranie umów;
4.	Realizacja i rozliczanie projektów;
5.	Kontrola projektów oraz kontrola  trwałości projektów;
6.	Powierzanie zadań IP RPO WSL oraz kontrola systemowa;
7.	Monitoring i sprawozdawczość;
8.	Realizacja IF;
9.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków;
10.	Certyfikacja wydatków;
11.	Systemy informatyczne;
12.	Informacja i promocja;
13.	Ewaluacja.	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP,  OFiP, IW, Porozumienia, 	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.1	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R1.1	Błędne lub niekompletne zapisy w dokumentach programowych, niespójność/niezgodność z przepisami prawa	1.	Niewystarczająca wiedza/umiejętności/ doświadczenie pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentów programowych;
2.	Nieprawidłowo przeprowadzona procedura konsultacji treści dokumentów programowych;
3.	 Brak staranności i rzetelności pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie dokumentów programowych;
4.	Niejasne i niespójne przepisy
5.	Zmiany organizacyjne.;
6.	Nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL wdrażającymi program;
7.	Brak/niewłaściwa koordynacja i nadzór nad procesem tworzenia i aktualizacji dokumentów programowych;
8.	Zmiany przepisów prawa i wytycznych; 	1.	Nieprawidłowości w realizacji RPO WSL 2014-2020;
2.	Opóźnienia we wdrażaniu RPO WSL 2014-2020;
3.	Nieosiągnięcie celów i założonych wskaźników programowych;
4.	Niejasny podział zadań i odpowiedzialności między instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL 2014-2020;
5.	Nieprawidłowości systemowe;
6.	Konieczność aktualizacji dokumentów programowych;
7.	Brak możliwości ustalenia prawidłowej ścieżki postępowania i rozstrzygających decyzji w oparciu o zapisy dokumentów programowych;
8.	 Trudności we współpracy pomiędzy poszczególnymi instytucjami zaangażowanymi w realizację RPO WSL 2014-2020;
	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R1.2	Przedłużający się proces zatwierdzania dokumentów programowych	1.	Błędy/ braki w projektach dokumentów programowych;
2.	Dodatkowe rekomendacje i zalecenia KE/ MIiR konieczne do uwzględniania w dokumentach programowych i strategicznych;
3.	Zmiany w przepisach prawa UE i krajowego;
4.	Brak/błędnie wdrożona procedura aktualizacji treści programów i innych dokumentów programowych;
5.	Nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
6.	Opóźnienia w zatwierdzaniu powiązanych aktów prawa krajowego, prawa UE oraz dokumentów	1.	Opóźnienia w realizacji RPO WSL 2014-2020;
2.	Zagrożenie efektywnego wydatkowania środków i osiągania celów;
3.	Zagrożenie dla osiągnięcia ram wykonania oraz utraty rezerwy wykonania.

	Wewnętrzne Zewnętrzne	
R1.3	Częste zmiany dokumentów programowych	1.	Częste zmiany przepisów prawa i wytycznych;
2.	Brak/błędnie wdrożona procedura aktualizacji treści programu i innych dokumentów programowych;
3.	Błędy pracowników na etapie tworzenia/aktualizacji dokumentów programowych;
4.	Rekomendacje instytucji zewnętrznych dotyczące zapisów dokumentów programowych;
5.	Nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL wdrażającymi program;
6.	Błędne podejście do aktualizacji dokumentów programowych- aktualizacja ze względu na nieistotne zmiany.	1.	Opóźnienia i nieprawidłowości w realizacji RPO WSL 2014-2020;
2.	Brak możliwości ustalenia prawidłowej ścieżki postępowania i rozstrzygających decyzji w oparciu o zapisy dokumentów programowych;
3.	Możliwość wystąpienia niespójności pomiędzy poszczególnymi dokumentami;
4.	Opóźnienia w wykonywaniu zadań przez pracowników wynikające z konieczności zapoznania się z nowymi dokumentami;
5.	Stosowanie nieaktualnej wersji dokumentu przez wnioskodawców/beneficjentów;
6.	Konieczność aktualizacji kryteriów wyboru projektów.

	Wewnętrzne Zewnętrzne	
R1.4	Nieadekwatne i/lub niekompletne procedury	1.	Nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
2.	Niekompetencja i nierzetelność pracowników odpowiedzialnych za opracowanie procedur;
3.	Nieznajomość aktualnych dokumentów programowych i przepisów prawa;
4.	Nieznajomość procesu;
5.	Brak lub nieprawidłowo przeprowadzone konsultacje procedur.	1.	Nieprawidłowa realizacja RPO WSL 2014-2020;
2.	Opóźnienia w realizacji RPO WSL 2014-2020;
3.	Zagrożenie efektywnego wydatkowania środków i osiągania celów;
4.	Trudności we współpracy pomiędzy poszczególnymi instytucjami zaangażowanymi w realizację RPO WSL 2014-2020;
5.	Nieprawidłowości systemowe;
6.	Nieefektywne wykorzystanie zasobów;
7.	Realizacja procesów przez kilka komórek organizacyjnych lub brak realizacji procesu (brak komórki odpowiedzialnej za realizację procesu);
8.	Brak logicznego powiązania między procesami realizowanymi przez różne komórki organizacyjne IZ/IP RPO WSL 2014-2020.	Wewnętrzne 	
R1.5	Konflikty interesów, naciski i manipulacja procesem programowania	1.	Sprzeczne interesy aktorów społeczności lokalnej;
2.	Przedkładanie przez jednostki/osoby/instytucje interesu prywatnego nad interes publiczny;
3.	Niewystarczające mechanizmy zapobiegające próbom wywierania nacisku przez osoby i podmioty zewnętrzne na pracowników UMWŚ;
4.	Nieznajomość procedur wewnętrznych przez pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
5.	Presja wywierana na podwładnego przez przełożonego.	1.	Dofinansowanie projektów niezgodnych ze zidentyfikowanymi potrzebami regionu;
2.	Zagrożenie osiągnięcia założonych celów i wskaźników;
3.	Nadużycia finansowe;
4.	Pogorszenie wizerunku programu oraz IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL. 	Wewnętrzne Zewnętrzne	
R1.6	Nieprawidłowe stosowanie  zapisów dokumentów programowych	1.	Błędna interpretacja zapisów dokumentów programowych, wytycznych i przepisów prawa w tym różnice interpretacyjne pomiędzy poszczególnymi instytucjami wdrażającymi program;
2.	Błędy pracowników wynikające z braku znajomości dokumentów programowych, wytycznych i przepisów prawa oraz braku rzetelności;
3.	Niespójność zapisów różnych dokumentów programowych.	1.	Nieprawidłowa realizacja RPO WSL 2014-2020;
2.	Nieprawidłowości systemowe;
3.	Nieprawidłowa realizacja projektów współfinansowanych ze środków RPO WSL 2014-2020;
4.	Zagrożenie osiągnięcia założonych celów i wskaźników.
	Wewnętrzne	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP,  OFiP, IW, Porozumienia)	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.1	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDOPODOBIEŃSTWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R1.1	Błędne lub niekompletne zapisy w dokumentach programowych, niespójność/niezgodność z przepisami prawa	3	4	12	1.	Przeprowadzenie okresowych przeglądów dokumentów programowych;
2.	Stałe podnoszenie kwalifikacji pracowników;
3.	Konsultacje zapisów dokumentów;
4.	Kontrole prowadzone przez podmioty zewnętrzne;
5.	Niezwłoczne podjęcie prac nad dokumentami wymagającymi aktualizacji;
6.	Monitorowanie zmian przepisów prawa oraz wytycznych.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R1.2	Przedłużający się proces zatwierdzania dokumentów programowych	3	3	9	1.	Procedury wprowadzania zmian/ aktualizacji dokumentów programowych;
2.	Określenie zakresu odpowiedzialności komórek;
3.	Weryfikacja dokumentów przez właściwą komórkę merytoryczną;
4.	Opracowanie harmonogramu przygotowania zmian/ aktualizacji dokumentów programowych;
5.	Monitoring stanu zatwierdzania powiązanych dokumentów programowych
6.	Prowadzenie  roboczych konsultacji z KE i IK UP przed przystąpieniem do aktualizacji dokumentów programowych;
7.	Bieżący kontakt z KE i IK UP ws. organizacji procesu renegocjacji dokumentów programowych.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R1.3	Częste zmiany dokumentów programowych	4	2	8	1.	Procedura wprowadzania zmian/aktualizacji dokumentów programowych;
2.	Weryfikacja dokumentów przez właściwą komórkę merytoryczną;
3.	Stałe szkolenia pracowników;
4.	Prowadzenie rejestru zmian kolejnych wersji dokumentów programowych.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R1.4	Nieadekwatne i/lub niekompletne procedury	2	4	8	1.	Okresowe przeglądy procedur;
2.	Kontrole systemu zarządzania i kontroli;
3.	Weryfikacja procedur przez właściwą komórkę merytoryczną;
4.	Monitorowanie zmian w obowiązujących aktach prawnych, wytycznych.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL
 IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R1.5	Konflikty interesów, naciski i manipulacja procesem programowania	2	4	8	1.	Szkolenia dla pracowników;
2.	Odpowiednie regulacje wewnętrzne w zakresie konfliktu interesów;
3.	Prawidłowe rozdzielenie funkcji;
4.	Konsultacje zapisów dokumentów programowych.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R1.6	Nieprawidłowe stosowanie  zapisów dokumentów programowych	3	4	12	1.	Kontrole systemu zarządzania i kontroli;
2.	Właściwy przepływ informacji;
3.	Stałe szkolenia pracowników. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL

P.2 - Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania
NAZWA PROCESU	Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.2	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Zgodnie z art. 37 ust. 1 ustawy wdrożeniowej właściwa instytucja przeprowadza wybór projektów do dofinansowania w sposób przejrzysty, rzetelny i bezstronny oraz zapewnia wnioskodawcom równy dostęp do informacji o warunkach i sposobie wyboru projektów do dofinansowania. 

Zgodnie z art. 37 ust. 2 projekt podlega ocenie pod względem spełnienia kryteriów wyboru projektów. Ocena ta dokonywana jest przez KOP  w której skład wchodzą pracownicy IZ/IP RPO WSL, eksperci zewnętrzni, a w przypadku Działań/Poddziałań RPO WSL 2014-2020 realizowanych w formule ZIT/RIT również przedstawiciele IP ZIT/RIT RPO WSL.

Procedura wyboru projektu do dofinansowania może odbywać się w trybie konkursowym, pozakonkursowym oraz w trybie, o którym mowa w art. 39, art. 47, art. 54, art. 60a oraz art. 61 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017r. poz. 1579 z późn. zm.) . Podstawowym trybem wyboru projektów jest tryb konkursowy.

Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania przebiega zgodnie z regulaminem naboru (przygotowanym przez IOK), który zawiera wszystkie informacje dotyczące danego naboru. Nabór WND w trybie konkursowym prowadzony jest w oparciu o harmonogram konkursów zatwierdzony przez IZ RPO WSL.  

Zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy wdrożeniowej w razie stwierdzenia  braków w zakresie warunków formalnych we wniosku o dofinansowanie projektu właściwa instytucja wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni i nie dłuższym niż 21 dni, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. 

Wnioskodawcy, w przypadku negatywnej oceny jego projektu, o której mowa w art. 53 ust. 2 ustawy wdrożeniowej, przysługuje prawo wniesienia protestu zgodnie z art. 53 ust. 1 wskazanej ustawy, w celu ponownego sprawdzenia złożonego wniosku w zakresie spełnienia  kryteriów wyboru projektów, na zasadach określonych szczegółowo w rozdziale 15 ww. ustawy. 

Procedura naboru i oceny wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym obejmuje następujące etapy:
1.	Ustalenie harmonogramu konkursów w ramach RPO WSL 2014-2020;
2.	Opracowanie regulaminu naborów wniosków o dofinansowanie;
3.	Ogłoszenie konkursów;
4.	Nabór wniosków o dofinansowanie;
5.	Weryfikację w zakresie warunków formalnych;
6.	Ocena projektów;
7.	Podjęcie decyzji o dofinansowaniu projektów;
8.	Ogłoszenie wyników konkursu;
9.	Procedura odwoławcza.

Procedura naboru i oceny wniosków o dofinansowanie w trybie pozakonkursowym obejmuje następujące etapy:
1.	Zgłoszenie i identyfikacja   projektu w trybie pozakonkursowym;
2.	Złożenie Wniosku o dofinansowanie;
3.	Weryfikację w zakresie warunków formalnych;
4.	Ocena projektu;
5.	Podjęcie decyzji o dofinansowaniu projektu;
6.	Ogłoszenie wyników oceny.	
CEL PROCESU	Wybór do dofinansowania projektów, które przyczynią się do realizacji  celów RPO WSL 2014-2020 oraz zapewniających osiągnięcie wskaźników programowych.	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL
	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP, OFiP, IW, Porozumienia);
2.	Zawieranie umów;
3.	Realizacja i rozliczenie projektów;
4.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
5.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków; 
6.	Certyfikacja wydatków;
7.	Informacja i promocja;
8.	Systemy informatyczne.	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.2	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R2.1	Niestosowanie aktualnych procedur 
	1.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
2.	Częste zmiany procedur;
3.	Nieznajomość procedur;
4.	Niewystarczające zasoby kadrowe w stosunku do ilości obowiązków.	1.	Opóźnienia w wyborze projektów do dofinansowania;
2.	Konieczność powtarzania danego etapu postępowania w ramach procedury, a tym samym wydłużenie realizacji procesu naboru i oceny wniosków o dofinansowanie;
3.	Nieprawidłowości systemowe;
4.	Konieczność ponownej oceny projektu w związku z pozytywnym rozpatrzeniem protestu;
5.	Konieczność unieważnienia naboru.	Wewnętrzne	
R2.2	Nieprawidłowe założenia harmonogramu naboru wniosków 	1.	Niekompetencja pracowników;
2.	Błędne założenia przyjęte na etapie planowania i przygotowania harmonogramu naboru wniosków;
3.	Brak lub nieprawidłowa współpraca między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/ IP ZIT/RIT RPO WSL 2014-2020;
4.	Zmieniające się otoczenie np. prawne.
	1.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu środków RPO WSL 2014-2020;
2.	Opóźnienia w wyborze projektów do dofinansowania w związku z nałożeniem się dużej liczby naborów;
3.	Błędy w ocenie projektów w związku z presją czasu;
4.	Zagrożenie dla realizacji zasady n+3;
5.	Utrata części alokacji programu w związku z nieosiągnięciem wskaźników ram wykonania programu;
6.	Duża liczba złożonych WND;
7.	Konieczność dokonywania przesunięć środków finansowych w ramach alokacji.	Wewnętrzne	
R2.3	Mała ilość złożonych wniosków/niska wartość wniosków złożonych	1.	Małe zainteresowanie wnioskodawców ubieganiem się o wsparcie w ramach naboru;
2.	Nieadekwatnie przyjęte założenia odnośnie warunków aplikowania o wsparcie w ramach RPO WSL 2014-2020 w tym kryteriów wyboru;
3.	Negatywne postrzeganie przez potencjalnych wnioskodawców wsparcia z funduszy europejskich;
4.	Brak środków finansowych na wkład własny wśród potencjalnych wnioskodawców;
5.	 Nieskuteczna i nieefektywna polityka informacyjna IZ/IP/ IP ZIT/RIT RPO WSL 2014-2020 w odniesieniu do potencjalnych wnioskodawców;
6.	Zbyt skomplikowany i niezrozumiały proces aplikowania o środki;
7.	Niewystarczający potencjał finansowy potencjalnych wnioskodawców;
8.	Zmiany w obowiązujących przepisach i dokumentacji konkursowej.
	1.	Konieczność przeprowadzenia kolejnych naborów;
2.	Konieczność zmiany dokumentów programowych, kryteriów wyboru projektów;
3.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu alokacji RPO WSL 2014-2020;
4.	Konieczność dokonywania przesunięć środków finansowych w ramach alokacji;
5.	Utrata części alokacji programu, w związku z nieosiągnięciem założonego poziomu wskaźników;
6.	Pogorszenie wizerunku funduszy europejskich oraz instytucji UE;
7.	Niewielka ilość wniosków ocenionych pozytywnie;
8.	Niewykorzystanie alokacji. 
	Wewnętrzne Zewnętrzne	
R2.4	Błędy we wnioskach o dofinansowanie/ niska jakość złożonych wniosków 	1.	Niewłaściwie przeprowadzone działania informacyjno-promocyjne skierowane do potencjalnych wnioskodawców;
2.	Niewiedza i brak doświadczenia wnioskodawców;
3.	Omyłka, niezrozumienie zapisów regulaminu konkursu;
4.	Skomplikowane i niezrozumiałe zasady aplikowania o środki;
5.	Niejasne zapisy dokumentacji konkursowej;
6.	Niejasne kryteria wyboru projektów;
7.	Małe zainteresowanie wnioskodawców spotkaniami informacyjno-promocyjnymi. 
8.	Nierzetelne wypełnienie wniosków o dofinansowanie (np. niewypełnienie wniosku przy pomocy instrukcji wypełniania wniosków);
9.	Zmiany w obowiązujących przepisach i dokumentacji konkursowej;
10.	Celowe działanie wnioskodawców.
	1.	Niepełne wykorzystanie alokacji w konkursie;
2.	 Pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia;
3.	Duża ilość negatywnie ocenionych wniosków o dofinansowanie;
4.	Duża ilość wniosków skierowanych do uzupełnienia/poprawy;
5.	Konieczność przeprowadzania dodatkowych naborów;
6.	Wydłużenie realizacji procesu wyboru i oceny WND;
7.	Duża ilość protestów od oceny WND;
8.	Opóźnienia w realizacji celów RPO WSL 2014-2020 oraz wydatkowaniu alokacji RPO WSL 2014-2020;
9.	Utrata części alokacji programu w związku z nieosiągnięciem założonego poziomu wskaźników;
10.	Trudności w zawarciu umów i rozliczaniu projektów;
11.	Niska jakość projektów. 
	Zewnętrzne Wewnętrzne	
R2.5	Niewydolność organizacyjna w zakresie liczby złożonych WND 	1.	Duże zainteresowanie dofinansowaniem projektów ze środków unijnych wśród potencjalnych wnioskodawców;
2.	Nowe obszary interwencji, które nie są w wystarczający sposób dotowane ze środków publicznych i które dotychczas nie były w kręgu zainteresowania interwencją EFS;
3.	Błędne założenia harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie  np. nakładanie się terminów naborów wniosków o dofinansowanie.  	1.	Zbyt duże obciążenie pracą członków KOP w związku z koniecznością przeprowadzenia oceny projektów; zwiększenie liczby obowiązków pracowników. 
2.	Opóźnienia/ konieczność przedłużenia oceny projektów;
3.	Opóźnienia w podjęciu decyzji o dofinansowaniu projektów;
4.	Pobieżna i niedokładna ocena projektu, skutkująca przyznaniem dofinansowania projektom o niskiej jakości i/lub obarczonym błędami;
5.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu alokacji RPO WSL 2014-2020;
6.	Konieczność realokacji środków. 
	Zewnętrzne
Wewnętrzne	
R2.6	Konflikt interesów w Komisji Oceny Projektów
	1.	Błędne procedury/ wymogi dotyczące naboru ekspertów;
2.	Nieprawidłowości przy powoływaniu KOP;
3.	Złożenie nieprawdziwych oświadczeń przez oceniającego;
4.	Wpływy zewnętrzne.
	1.	Manipulowanie oceną projektów przez członków KOP w celu faworyzowania konkretnych wnioskodawców/ projektów;
2.	Brak obiektywizmu podczas prowadzenia oceny;
3.	Znaczące rozbieżności ocen między różnymi członkami KOP;
4.	Duża liczba protestów od oceny;
5.	Wybór do dofinansowania projektów, które nie spełniają kryteriów wyboru.	Wewnętrzne	
R2.7	Trudności w ocenie WND	1.	Liczne błędy we wnioskach;
2.	Nieprzejrzyste zasady udzielania wsparcia; 
3.	Niejasne kryteria wyboru;
4.	Niejasne przepisy prawa krajowego i unijnego (w tym wytyczne);
5.	Częste zmiany przepisów/wytycznych;
6.	Duża liczba WND;
7.	Niespójne informacje we wniosku;
8.	Niewystarczająca wiedza członków KOP;
9.	Niewystarczająca liczba członków KOP przeprowadzających ocenę merytoryczną;
10.	Niezapoznanie się członków KOP z dokumentacją stanowiącą pakiet aplikacyjny dla konkursu, w ramach którego oceniają projekty. 	1.	Opóźnienia związane z realizacją procesu oceny WND;
2.	Błędna negatywna ocena projektu;
3.	Pozytywnie rozpatrzony protest od oceny;
4.	Znaczące rozbieżności ocen między różnymi członkami KOP;
5.	Wybór do dofinansowania projektu, który nie spełnia kryteriów wyboru;
6.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu alokacji RPO WSL 2014-2020.
	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R2.8	Podejrzenie złożenia fałszywych oświadczeń w WND i dokumentów 
	1.	Celowe działanie wnioskodawcy;
2.	Błędy i omyłki po stronie wnioskodawcy;
3.	Niezrozumienie dokumentacji aplikacyjnej/ treści oświadczeń przez wnioskodawcę.	1.	Wybór do dofinansowania projektu, który nie spełnia kryteriów wyboru;
2.	Negatywna ocena projektu;
3.	Konieczność zgłoszenia nadużycia finansowego do odpowiednich służb; konieczność zgłaszania okoliczność wskazujących na możliwość naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
4.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu alokacji RPO WSL 2014-2020;
5.	Odstąpienie od zawarcia umowy,
6.	Rozwiązanie zawartych umów. 	Zewnętrzne	
R2.9	Opóźnienia w procedurze wyboru projektów do dofinansowania	4.	Duża liczba złożonych wniosków w naborze
5.	Kumulacja kilku naborów
6.	Niewystarczająca liczba pracowników/ ekspertów prowadzących ocenę
7.	Niezatwierdzenie listy ocenionych projektów przez IP ZIT/RIT RPO WSL;
8.	Konflikt interesów, brak bezstronności przy zatwierdzaniu listy ocenionych projektów;
9.	Wydłużająca się procedura oceny WND;
10.	Rozbieżność ocen, poszczególnych ekspertów i konieczność powołania trzeciego eksperta; 
11.	Niepoprawnie/ błędnie przygotowana dokumentacja aplikacyjna;
12.	Awarie, problemy w funkcjonowaniu LSI (w tym awarie krytyczne), SOD/SEKAP, ePUAP/PeUP. 
	1.	Utrata środków na realizację projektu kluczowego;
2.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu  alokacji RPO WSL 2014-2020;nieosiągniecie wskaźników programowych;
3.	Konieczność wdrażania planów naprawczych. 

	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R2.10	Naruszenie zasady poufności procedury wyboru projektów	1.	Nieznajomość procedur i przepisów   prawa;
2.	Konflikt interesów i brak bezstronności;
3.	Wpływy zewnętrzne.
	1.	Wstrzymanie lub utrata desygnacji;
2.	Wstrzymanie certyfikacji środków;
3.	Konieczność unieważnienia naboru.	Wewnętrzne	
R2.11	Opóźnienia w rozpoczęciu realizacji projektów kluczowych	1.	Trudności w skompletowaniu dokumentacji aplikacyjnej dla projektów kluczowych;
2.	Niewystarczająca wiedza beneficjentów projektów kluczowych;
3.	Niska motywacja beneficjentów projektów kluczowych do szybkiego rozpoczęcia realizacji projektu;
4.	Brak szkoleń i spotkań informacyjnych dla potencjalnych wnioskodawców;
5.	Brak środków finansowych beneficjentów projektów kluczowych koniecznych do wniesienia wkładu własnego;
6.	Niedostateczna współpraca między IZ RPO WSL a beneficjentami projektów kluczowych;
7.	 Czynniki zewnętrzne: zmiany prawne, instytucjonalne, negatywne nastawienie części interesariuszy.

	1.	Utrata środków na realizację projektu kluczowego;
2.	Konieczność rozdysponowania środków przeznaczonych na projekt kluczowy w konkursie;
3.	Utrata części alokacji programu w związku z nieosiągnięciem założonego poziomu wskaźników;
4.	Opóźnienia w realizacji celów RPO WSL 2014-2020;
5.	Konieczność zmiany dokumentów programowych.

	Zewnętrzne
Wewnętrzne	
R2.12	Duża liczba protestów od oceny WND	1.	Niska jakość przeprowadzonej oceny i uzasadnienia negatywnego wyniku oceny/błędnie przeprowadzona ocena ;
2.	Niska jakość złożonych WND;
3.	Duża liczba złożonych WND;
4.	 Niewystarczająca liczba szkoleń, warsztatów i spotkań informacyjnych dla potencjalnych wnioskodawców/ beneficjentów/ niska frekwencja na szkoleniach, warsztatach i spotkaniach informacyjnych;
5.	Błędne procedury w zakresie oceny projektów;
6.	Nieprawidłowe stosowanie obowiązujących procedur w zakresie oceny i wyboru projektów przez pracowników właściwych instytucji/członków KOP;
7.	Duża liczba negatywnie ocenionych WND;
8.	Kumulacja rozstrzygnięć różnych konkursów.
	1.	Przedłużający się proces rozpatrywania protestów wnioskodawców od oceny projektów;
2.	Brak środków do zakontraktowania wszystkich projektów odnośnie których pozytywnie rozpatrzono protest;
3.	Nieprawidłowości systemowe;
4.	Konieczność zmiany procedur i/ lub zapisów dokumentacji związanej z naborem wniosków;
5.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu alokacji RPO WSL 2014-2020.	Zewnętrzne
Wewnętrzne	
R2.13	Rozpatrzenie protestów po terminie	1.	Kumulacja realizowanych spraw związanych ze złożonym protestem (wpływ protestów od kilku zakończonych w zbieżnym terminie konkursów (w tym duże ilości protestów po konkursach organizowanych przez IP RPO WSL));                                                    
2.	Nieprawidłowa dekretacja pism;                                                           
3.	Rozbudowana procedura powoływania ekspertów; 
4.	Rozbudowana ścieżka zatwierdzania odpowiedzi na protest. 	1.	Niedotrzymanie terminu realizacji sprawy;    
2.	Obniżenie jakości opracowywanego dokumentu.	Wewnętrzne	
R2.14	Brak środków na dofinansowanie wszystkich projektów pozytywnie ocenionych	1.	Pełne wykorzystanie alokacji przeznaczonej na realizację danego Działania/Podziałania RPO WSL 2014-2020;
2.	Duża liczba pozytywnie ocenionych projektów;
3.	Duża liczba pozytywnie rozpatrzonych protestów;
4.	Zmiana kursu EURO;
5.	Duża liczba złożonych WND.	1.	Konieczność realokacji środków;
2.	Pogorszenie wizerunku IZ/IP oraz wsparcia w ramach RPO WSL 2014-2020.
	Zewnętrzne
Wewnętrzne	
R2.15	Wybór do dofinansowania projektu niekwalifikującego się do wsparcia lub niespełniającego kryteriów wyboru projektów	1.	Niewiedza/nierzetelność pracowników/członków KOP  weryfikujących/oceniających WND;
2.	Celowe działanie członków KOP oceniających WND;
3.	Nieprzejrzyste zasady udzielania wsparcia;
4.	Wpływy zewnętrzne;
5.	Nieprawdziwe informacje i oświadczenia w WND.	1.	Konieczność odmowy podpisania umowy, bądź jej rozwiązanie;
2.	Nieprawidłowości systemowe;
3.	Konieczność uruchomienia procedury zwrotu środków przez beneficjenta;
4.	Utrata części alokacji w związku z nałożeniem korekty netto na program;
5.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu alokacji RPO WSL 2014-2020.	Wewnętrzne

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Nabór, ocena i wybór  projektów do dofinansowania	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.2
	
NUMER REFERENYJNY  RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃSTWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R2.1	Niestosowanie aktualnych procedur 
	2	4	8	1.	Informowanie pracowników o zmianach procedur;
2.	Udostępnianie procedur wszystkim pracownikom (np. na dysku sieciowym);
3.	Nadzór nad pracownikami w zakresie stosowania procedur;
4.	Odpowiedni podział obowiązków;
5.	Prawidłowy przepływ informacji między komórkami zaangażowanymi w realizację RPO WSL 2014-2020.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R2.2	Nieprawidłowe założenia harmonogramu naboru wniosków	1	4	4	1.	Odpowiedni podział zadań i odpowiedzialności;
2.	Prawidłowy nadzór nad pracownikami;
3.	Prawidłowa współpraca między komórkami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL 2014-2020.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL	
R2.3	Mała ilość złożonych wniosków/ niska wartość złożonych wniosków 	3	4	12	1.	Przejrzyste kryteria wyboru projektów;
2.	Jasne zapisy dokumentów związanych z aplikowaniem o środki;
3.	Jasne warunki udzielania wsparcia;
4.	Odpowiednio przygotowana kampania informacyjno-promocyjna;
5.	Transparentna i aktualna strona internetowa RPO WSL 2014-2020;
6.	Terenowe punkty informacyjne;
7.	Ogłaszanie dodatkowych naborów;
8.	Realokacja środków;
9.	Szkolenia i spotkania informacyjne, w tym dla wnioskodawców. 
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R2.4	Błędy we wnioskach o dofinansowanie/niska jakość złożonych wniosków. 	4	4	16	1.	Szkolenia, warsztaty i  spotkania informacyjne dla wnioskodawców;
2.	Odpowiednio przygotowana kampania informacyjno-promocyjna;
3.	Transparentna i aktualna strona internetowa RPO WSL 2014-2020;
4.	Przejrzyste kryteria wyboru projektów;
5.	Jasne zapisy dokumentów związanych z aplikowaniem o środki;
6.	Jasne warunki udzielania wsparcia;
7.	Wyznaczenie osób dla każdego naboru odpowiedzialnych za udzielanie informacji w zakresie zasad danego naboru i przygotowania dokumentacji konkursowej. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R2.5	Niewydolność organizacyjna w zakresie ilości złożonych WND	3	4	12	1.	Opracowanie odpowiednich kryteriów wyboru i warunków uzyskania dofinansowania;
2.	Odpowiednie procedury powołania członków KOP;
3.	Odpowiednia modyfikacja organizacji pracy komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za ocenę i wybór projektów;
4.	Odpowiednie warunki naboru  ekspertów oceniających projekty;
5.	Efektywny podział zadań w zakresie oceny projektów;
6.	Szkolenia pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL2014-2020;
7.	Zwiększenie alokacji w ramach naboru;
8.	Zwiększenie liczby osób zaangażowanych w pracę w ramach KOP. 
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL	
R2.6	Konflikt interesów w Komisji Oceny Projektów
	2	3	6	1.	Losowy przydział projektów do oceny przez członków KOP;
2.	Deklaracja bezstronności;
3.	Kryteria wyboru projektów;
4.	Dokonywanie oceny ekspertów;
5.	Określenie zasad postępowania w przypadku konfliktu interesów;
6.	Listy sprawdzające  do oceny formalnej i merytorycznej;
7.	Zasada „dwóch par oczu”;
8.	Weryfikacja wypełnionych kart oceny przez Przewodniczącego/ Sekretarza KOP;
9.	Publikacja informacji dotyczących wyników naborów;
10.	Wyłączenie członka KOP z udziału w ocenie;
11.	Rozwiązanie umowy z ekspertem;
12.	Negatywna ocena pracy eksperta;
13.	Konsekwencje służbowe dla pracownika.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL 	
R2.7	Trudności w ocenie WND	3	4	12	1.	Szkolenia pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO oraz ekspertów;
2.	Konsultacje kryteriów wyboru projektów z odpowiednimi podmiotami: środowiskiem branżowym i eksperckim;
3.	Przejrzyste kryteria wyboru projektów;
4.	Jasne zapisy dokumentów związanych z aplikowaniem o środki;
5.	Jasne warunki udzielania wsparcia;
6.	Zasada „dwóch par oczu”;
7.	Przegląd dokumentów związanych z naborem oraz kryteriów wyboru i wprowadzenie niezbędnych zmian;
8.	Listy sprawdzające do oceny formalnej i merytorycznej;
9.	Konsultacje problematycznych zagadnień z właściwymi komórkami organizacyjnymi, instytucjami systemu realizacji programu oraz innymi podmiotami w celu uniknięcia dokonania błędnej oceny na podstawie niewłaściwej interpretacji przepisów. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL	
R2.8	Podejrzenie złożenia fałszywych oświadczeń w WND i dokumentów 
	2	3	6	1.	Oświadczenia wnioskodawców o prawdziwości informacji i dokumentów załączanych do wniosków;
2.	Kontrole krzyżowe dokumentów, weryfikacja spójności dokumentacji;
3.	Weryfikacja dokumentacji aplikacyjnej na zasadzie „dwóch par oczu”.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R2.9	Opóźnienia w procedurze wyboru projektów do dofinansowania	3	5	15	1.	Odpowiednie planowanie naborów w harmonogramach;
2.	Wyznaczenie odpowiedniej liczby pracowników/ ekspertów do prowadzenia oceny;
3.	Zmiany w procedurze wyboru projektów do dofinansowania zmierzające do usprawnienia przebiegu procesu.  	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R2.10	Naruszenie zasady poufności	2	4	8	1.	Podpisywanie deklaracji poufności przez wszystkich uczestników procedury wyboru projektów;
2.	Bieżące informowanie oraz uświadamianie 
w zakresie  obowiązujących procedur i zasad.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R2.11	Opóźnienia w rozpoczęciu realizacji projektów kluczowych	4	5	20	1.	Szkolenia, warsztaty i spotkania informacyjne dla beneficjentów projektów kluczowych;
2.	Określenie sposobu przepływu informacji między IZ RPO WSL a beneficjentami projektów kluczowych;
3.	Monitorowanie postępu przygotowania projektów kluczowych do realizacji;
4.	Wsparcie beneficjentów projektów kluczowych w zakresie przygotowania projektu do realizacji.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R2.12	Duża liczba protestów od oceny WND	3	3	9	1.	Szkolenia pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL 2014-2020 oraz ekspertów;
2.	Precyzyjnie sformułowane kryteria i sposób prowadzenia oceny;
3.	Listy sprawdzające do oceny formalnej i merytorycznej;
4.	Monitorowanie jakości pracy członków KOP;
5.	Weryfikacja WND w oparciu o zasadę „dwóch par oczu”; 
6.	Wyczerpujące uzasadnienie oceny WND;
7.	Bieżący monitoring;
8.	Podział obowiązków między pracownikami umożliwiający efektywną i sprawną pracę. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R2.13	Rozpatrzenie protestów po terminie	3	3	9	1.	Podział obowiązków między pracownikami umożliwiający efektywną i sprawną pracę;
2.	Stały monitoring i nadzór;
3.	Dbałość o rzetelność dokonywania oceny wniosków o dofinansowanie i prawidłowe wypełnienie kart oceny wniosków o dofinansowanie. 	IZ RPO WSL	
R2.14	Brak środków na dofinansowanie wszystkich projektów pozytywnie ocenionych	2	3	6	1.	Monitoring wielkości alokacji możliwej do zakontraktowania w kontekście możliwej realokacji środków;
2.	Realokacja środków;
3.	Zwiększenie alokacji w ramach naboru; 
4.	Zmiana harmonogramu konkursów – rezygnacja z kolejnych zaplanowanych naborów w ramach działania/poddziałania RPO WSL 2014-2020.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT PRO WSL
	
R2.15	Wybór do dofinansowania projektu niekwalifikującego się do wsparcia lub niespełniającego kryteriów wyboru projektów	2	4	8	1.	Szkolenia pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL 2014-2020 oraz ekspertów;
2.	Listy sprawdzające  do oceny formalnej i merytorycznej;
3.	Zasada „dwóch par oczu”;
4.	Zapewnienie przejrzystości i spójności zasad udzielania wsparcia oraz dokumentacji konkursowej;
5.	Weryfikacja wypełnionych kart oceny przez Przewodniczącego/ Sekretarza KOP;
6.	Przejrzyste kryteria wyboru projektów;
7.	Jasne zapisy dokumentów związanych z aplikowaniem o środki.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL	

P.3 - Zawieranie umów
NAZWA 
PROCESU	Zawieranie umów 	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.3	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Zgodnie z art. 52 ust. 1. ustawy wdrożeniowej podstawę dofinansowania projektu stanowi umowa o dofinansowanie projektu albo decyzja o dofinansowaniu projektu. Umowa (porozumienie/decyzja) zawierana jest między właściwą instytucją a wnioskodawcą, którego projekt został wybrany do dofinansowania i zawiera co najmniej elementy, o których mowa w art. 206 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.  Zgodnie z art. 52 ust 2 ustawy wdrożeniowej umowa o dofinansowanie projektu może zostać zawarta, a decyzja o dofinansowaniu projektu może zostać podjęta, jeśli projekt spełnia wszystkie kryteria wyboru projektów, na podstawie których został wybrany do dofinansowania, oraz ostały dokonane czynności i zostały złożone dokumenty wskazane w regulaminie konkursu albo w wezwaniu, o którym mowa odpowiednio w art. 41 ust. 2 pkt 6a albo w art. 48 ust. 4a pkt 3 ustawy wdrożeniowej.  
Umowy mogą być aneksowane na wniosek Beneficjenta lub z inicjatywy IZ/IP RPO WSL. Ponadto, w  określonych przypadkach może dochodzić do rozwiązania umowy o dofinansowanie lub odmowy jej podpisania. Zgodnie z art. 52a ustawy wdrożeniowej umowa o dofinansowanie projektu oraz decyzja o dofinansowaniu projektu mogą zostać zmienione, w przypadku gdy zmiany nie wpływają na spełnienie kryteriów wyboru projektu w sposób, który skutkowałby negatywną oceną tego projektu. IZ/IP RPO WSL dbając o zapewnienie przejrzystości procesu, publikuje wzór umowy (jako załącznik do Regulaminu konkursu) oraz określa listę dokumentów niezbędnych do podpisania umowy. 	
CEL PROCESU	Celem procesu jest podpisanie umowy o dofinansowanie z wnioskodawcą, będącej podstawą prawną realizacji projektu dofinansowanego ze środków RPO WSL i określającej prawa i obowiązki stron umowy.	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Opracowanie i aktualizacja  dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP, OFiP, IW, Porozumienia);
2.	Nabór i ocena wniosków o dofinansowanie;
3.	Realizacja i rozliczanie projektów;
4.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
5.	Monitoring i sprawozdawczość;
6.	IF;
7.	Systemy informatyczne.	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Zawieranie umów	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.3	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R3.1	Niestosowanie aktualnych procedur	1.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP RPO WSL;
2.	Częste zmiany procedur;
3.	Nieznajomość procedur;
4.	Niezgodność procedur z przepisami prawa i wytycznymi.	1.	Konieczność aneksowania umowy o dofinansowanie;
2.	Nieważność umowy o dofinansowanie/ aneksu do umowy o dofinansowanie;
3.	Nieskuteczne rozwiązanie umowy o dofinansowanie;
4.	Nieprawidłowe zabezpieczenie realizacji projektu;
5.	Nieprawidłowości systemowe;
6.	Opóźnienia w realizacji celów RPO WSL 2014-2020 i założonego poziomu wskaźników;
7.	Wydawanie nieprawidłowych interpretacji/stanowisk IZ;
8.	Zatwierdzenie przez IZ nieprawidłowych zmian w projekcie.	Wewnętrzne	
R3.2	Błędy na etapie przygotowania umowy o dofinansowanie (nieprawidłowy wzór umowy, nieprawidłowe lub niekompletne załączniki, niewłaściwe kwoty,  błędne dane beneficjenta)	1.	Nierzetelność i/ lub niewiedza pracowników IZ/IP RPO WSL;
2.	Nieznajomość procedur;
3.	Nieprawidłowe/niekompletne procedury; 
4.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji wewnątrz IZ/ IP RPO WSL;
5.	Brak współpracy lub niewystarczająca współpraca z obsługą prawną;
6.	Podanie nieprawdziwych/błędnych danych przez beneficjenta. 	1.	Konieczność aneksowania umowy o dofinansowanie;
2.	Nieważność umowy o dofinansowanie;
3.	Konieczność rozwiązania umowy o dofinansowanie;
4.	Brak możliwości wyegzekwowania od beneficjenta stosowania zasad/ dotrzymania warunków udzielenia wsparcia;
5.	Przedłużający się proces podpisywania umowy;
6.	Opóźnienia w realizacji celów RPO WSL 2014-2020 i założonego poziomu wskaźników.
	Wewnętrzne	
R3.3	Podpisanie umowy przez osobę nieuprawnioną 	1.	Brak weryfikacji uprawnień do podpisania umowy o dofinansowanie;
2.	Nierzetelność pracownika przygotowującego umowę o dofinansowanie;
3.	Niepoinformowanie przez beneficjenta o zmianach w reprezentacji. 	1.	Nieważność umowy o dofinansowanie;
2.	Konieczność powtórzenia procedury podpisania umowy;
3.	Opóźnienia w realizacji celów RPO WSL 2014-2020 i założonego poziomu wskaźników.	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R3.4	Podpisanie umowy/aneksu zatwierdzającego niedozwolone zmiany w projekcie (np. termin realizacji, zmiany zakresu rzeczowego)	1.	Błędne procedury;
2.	Brak weryfikacji wniosku o zmiany w projekcie;
3.	Nieprawidłowa analiza wniosku o wprowadzenie zmian w projekcie;
4.	Nierzetelność/ niewiedza pracownika IZ/IP RPO WSL;
5.	Celowe wprowadzenie w błąd IZ/IP RPO WSL przez Beneficjenta.	1.	Nieprawidłowości indywidualne;
2.	Nieprawidłowości systemowe;
3.	Korekta netto na programie;
4.	Brak możliwości certyfikacji wydatków;
5.	Zatwierdzenie do wypłaty wydatku niekwalifikowalnego;
6.	Konieczność nałożenia korekty finansowej na wydatek w ramach projektu;
7.	Konieczność wyłączenia WNP z deklaracji wydatków lub korekty deklaracji wydatków;
8.	Konieczność odzyskiwania środków;
9.	Konieczność ponoszenia kosztów niedozwolonych zmian przez budżet Województwa;
10.	Opóźnienie w realizacji celów RPO WSL 2014-2020 i założonego poziomu wskaźników.
	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R3.5	Brak lub nieprawidłowe zabezpieczenie realizacji umowy	1.	Niewystarczająca wiedza, brak doświadczenia wnioskodawcy;
2.	Nierzetelność wnioskodawcy;
3.	Nierzetelność pracownika IZ/IP RPO WSL;
4.	Niewiedza pracowników IZ/IP RPO WSL;
5.	Brak/nieprawidłowa komunikacja z beneficjentem.	1.	Rozwiązanie umowy; W przypadku konieczności zwrotu środków przez beneficjenta – brak możliwości ich odzyskania. 	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R3.6	Umowa nie została rozwiązana pomimo zaistnienia przesłanek do jej rozwiązania	1.	Nieuwzględnienie w zapisach umowy wszystkich przesłanek do jej rozwiązania;
2.	Nieprawidłowy przepływ informacji wewnątrz IZ/IP RPO WSL;
3.	Niedostateczna współpraca między komórkami IZ/ IP RPO WSL;
4.	Nieprawidłowa analiza stwierdzonych nieprawidłowości w realizacji projektu;
5.	Nierzetelność/ niewiedza pracownika IZ/IP RPO WSL.	1.	Brak możliwości certyfikacji wydatków;
2.	Zatwierdzenie do wypłaty wydatku niekwalifikowalnego;
3.	Konieczność nałożenia korekty finansowej na wydatek w ramach projektu;
4.	Konieczność wyłączenia WNP z deklaracji wydatków lub korekty deklaracji wydatków;
5.	Nieprawidłowości systemowe;
6.	Korekta netto na programie;
7.	Konieczność poniesienia dodatkowych kosztów przez budżet województwa;
8.	Problemy w realizacji celów RPO WSL 2014-2020 i założonego poziomu wskaźników.	Wewnętrzne	
R3.7	Próby wpływania osób z zewnątrz na proces zawierania umów i konflikty interesów	1.	Nieprecyzyjne procedury;
2.	Zatajenie przez pracowników IZ/ IP RPO WSL informacji o powiązaniach o charakterze osobistym lub zawodowym;
3.	Wpływy zewnętrzne.	1.	Nierówne traktowanie beneficjentów;
2.	Nieprawidłowe podpisanie umowy o dofinansowanie.
	Wewnętrzne	
R3.8	Podpisanie umowy pomimo braku środków	1.	Nierzetelność pracownika odpowiedzialnego za proces podpisywania umów;
2.	Niejasne, niekompletne, nieadekwatne procedury;
3.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji;
4.	Niedostateczna współpraca między komórkami IZ/IP RPO WSL;
5.	Konflikty interesów i naciski zewnętrzne.	1.	Nieprawidłowości systemowe;
2.	Narażenie budżetu województwa na stratę poprzez konieczność rekompensaty przyznanego dofinansowania UE z budżetu województwa.	Wewnętrzne	
R3.9	Brak możliwości podpisania umowy w związku z brakiem środków	1.	Duża liczba ocenionych pozytywnie wniosków o dofinansowanie;
2.	Brak możliwości realokowania środków;
3.	Spadek kursu euro powodujący pomniejszenie dostępnej alokacji.	1.	Brak możliwości zakontraktowania wysokiej jakości projektów;
2.	Konieczność wstrzymania procesu kontraktacji;
3.	Pogorszenie wizerunku funduszy unijnych oraz IZ/IP RPO WSL;
4.	Zniechęcenie Beneficjentów do dalszego ubiegania się o wsparcie.	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R3.10	Przedłużający się proces podpisywania umowy o dofinansowanie	1.	Nierzetelność pracownika odpowiedzialnego za proces podpisywania umów;
2.	Brak odpowiedniego monitoringu i nadzoru nad realizacją procesu kontraktacji;
3.	Opóźnienia ze strony wnioskodawcy (niedostarczenie wszystkich niezbędnych dokumentów);
4.	Błędy w dokumentacji dostarczanej przez wnioskodawców. 
5.	Zmiany w projekcie;
6.	Zmiany dokumentów programowych; zmiany wzorów umów;
7.	Nadmierne obciążenie pracą pracowników;
8.	Kontrola ex-ante zamówień publicznych.
	1.	Konieczność wprowadzania zmian do projektu;
2.	Problemy beneficjentów z osiągnięciem założonych rezultatów w związku z opóźnieniem w rozpoczęciu realizacji projektu lub przekazaniu środków;
3.	Odstąpienie przez wnioskodawcę od podpisania umowy;
4.	Opóźnienie w realizacji celów RPO WSL 2014-2020 i założonego poziomu wskaźników;
Odmowa podpisania  umowy ze względu na upływający termin na jej podpisanie.
Problem z osiągnięciem poziomu kontraktacji,
5.	Problemy w realizacji celów RPO WSL 2014-2020 i założonego poziomu wskaźników.
	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Zawieranie umów	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.3
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R3.1	Niestosowanie aktualnych procedur	2	4	8	1.	Informowanie pracowników o zmianach procedur;
2.	Udostępnianie procedur wszystkim pracownikom (np. na dysku sieciowym);
3.	Nadzór nad pracownikami w zakresie znajomości procedur;
4.	Odpowiedni podział obowiązków;
5.	Prawidłowy przepływ informacji między komórkami zaangażowanymi w realizację RPO WSL 2014-2020.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R3.2	Błędy na etapie przygotowania umowy o dofinansowanie (nieprawidłowy wzór umowy, nieprawidłowe lub niekompletne załączniki, niewłaściwe kwoty, dane beneficjenta)	3	4	12	1.	Szkolenia pracowników IZ/ IP RPO WSL;
2.	Prawidłowy nadzór nad pracownikami;
3.	Weryfikacja przygotowanej umowy w oparciu o zasadę „dwóch par oczu”;
4.	Procedura przygotowania umowy o dofinansowanie;
5.	Wzór umowy o dofinansowanie.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R3.3	Podpisanie umowy przez osobę nieuprawnioną 	2	5	 10	
1.	Weryfikacja przygotowanej umowy w oparciu o zasadę „dwóch par oczu”;
2.	Procedura przygotowania umowy o dofinansowanie;
3.	Weryfikacja upoważnień do podpisania umowy.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R3.4	Podpisanie umowy/aneksu zatwierdzającego niedozwolone zmiany w projekcie (np. termin realizacji, zmiany zakresu rzeczowego)	2	5	10	1.	Analiza wniosku beneficjenta o zmiany w projekcie;
2.	Weryfikacja wniosku o aneks na podstawie listy sprawdzającej w oparciu o zasadę „dwóch par oczu”;
3.	Szkolenia pracowników IZ/ IP RPO WSL;
4.	Procedura aneksowania umowy o dofinansowanie;
5.	Prawidłowy nadzór nad pracownikami.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R3.5	Brak lub nieprawidłowe zabezpieczenie realizacji umowy	2	3	6	1.	Szkolenia pracowników IZ/ IP RPO WSL;
2.	Poprawna komunikacja z beneficjentem;
3.	Procedura przygotowania umowy o dofinansowanie;
4.	Weryfikacja kompletności dokumentacji przed podpisaniem umowy/aneksu w oparciu o zasadę „dwóch par oczu”.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL
	
R3.6	Umowa nie została rozwiązana pomimo zaistnienia przesłanek do jej rozwiązania	1	5	5	1.	Weryfikacja wzorów umów o dofinansowanie;
2.	Właściwy przepływ informacji wewnątrz IZ/IP RPO WSL;
3.	Monitoring realizacji projektu;
4.	Konstruowanie procedur na zasadzie warunkującej wykonanie kolejnego etapu procesu od wyniku czynności etapu poprzedzającego;
5.	Kontrole wewnętrzne.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R3.7	Próby wpływania osób z zewnątrz na proces zawierania umów i konflikty interesów	2	3	6	1.	Szkolenia dla pracowników dotyczące zjawisk korupcyjnych,;
2.	Określenie zasad postępowania w przypadku konfliktu interesów;
3.	Opracowanie kodeksu etyki w jednostkach wdrażających RPO WSL;
4.	 Kontrole instytucji nadzorujących.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL
	
R3.8	Podpisanie umowy pomimo braku środków	2	4	8	1.	Monitoring wykorzystania alokacji na dany konkurs;
2.	Monitoring środków finansowych dostępnych na Działanie/Poddziałanie;
3.	Właściwy przepływ informacji wewnątrz IZ/IP RPO WSL;
4.	Weryfikacja procedur;
5.	Stosowanie właściwych list kontrolnych;
6.	Stosowanie zasady dwóch par oczu.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL
	
R3.9	Brak możliwości podpisania umowy w związku z brakiem środków	1	3	3	1.	Właściwe planowanie alokacji na konkursy;
2.	Prognozowanie skali zainteresowania potencjalnych wnioskodawców aplikowaniem o wsparcie;
3.	Analiza możliwości oraz realokowanie środków;
4.	Informowanie wnioskodawców o ryzyku niezakontraktowania pozytywnie ocenionych projektów w sytuacji braku dostępnych środków.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL
	
R3.10	Przedłużający się proces podpisania umowy o dofinansowanie	4	4	16	1.	Właściwy przepływ informacji wewnątrz IZ/IP RPO WSL;
2.	Sprawna weryfikacja zgłaszanych zmian w projekcie;
3.	Właściwe planowanie zasobów kadrowych, elastyczność w kwestii delegowania pracowników w sytuacji zwiększonego obciążenia pracą;
4.	Prowadzenie wewnętrznego, roboczego rejestru kontrolnego w celu monitorowania aktualnego stanu procesu podpisywania umów z wnioskodawcą w ramach danego konkursu (WUP);
5.	Bieżący kontakt z podmiotami, których wnioski wybrano do dofinansowania;
6.	Odstąpienie od dostarczania dokumentacji w przypadku, gdy nie są wymagane dla przedsięwzięcia ujętego we wniosku aplikacyjnym (ŚCP).	IZ RPO WSL

IP RPO WSL

P.4- Realizacja i rozliczanie projektów 
NAZWA PROCESU	Realizacja i rozliczanie projektów	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.4	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Beneficjent jest zobowiązany do informowania IZ/IP RPO WSL o postępach realizacji projektu oraz do rozliczenia projektu w trybie określonym w umowie o dofinansowanie poprzez: 
•	wniosek o płatność zaliczkową,
•	wniosek o płatność pośrednią (dodatkowo wniosek o płatność rozliczający zaliczkę może stanowić jednocześnie wniosek o wypłatę kolejnej transzy, o ile przekazane do tej pory Beneficjentowi środki w formie zaliczki zostały rozliczone w co najmniej 70%),
•	wniosek o płatność końcową,
•	wniosek z wypełnioną częścią sprawozdawczą.
We wniosku o płatność beneficjent:
•	wnioskuje o przekazanie dofinansowania w formie zaliczki lub refundacji,
•	wykazuje wydatki poniesione na realizację projektu,
•	przekazuje informację o postępie realizacji projektu.
Beneficjent zobowiązany jest również do przedstawienia IZ/ IP RPO WSL dokumentów niezbędnych do rozliczenia projektu określonych w umowie/ decyzji o dofinansowaniu projektu, w szczególności w zakresie monitoringu rzeczowo-finansowego czy harmonogramów wydatków.
Weryfikacja wniosków o płatność wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie oraz zapłacenie wydatków prowadzona jest na dokumentach w siedzibie IZ/IP RPO WSL. Weryfikacji podlega każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność wraz z załącznikami, jednakże możliwe jest zastosowanie doboru próby dokumentacji, która będzie podlegać weryfikacji na tym etapie. Weryfikacja wniosku o płatność jest procedurą kontroli prawidłowości wydatków.
IZ/IP RPO WSL zapewnia, aby beneficjent otrzymał całkowitą należną kwotę kwalifikowalnych wydatków publicznych nie później niż 90 dni od dnia przedłożenia wniosku o płatność przez beneficjenta.

IZ/IP RPO WSL, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez beneficjenta wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania, przekazuje beneficjentowi pisemną informację w tym zakresie i realizuje płatność na rzecz beneficjenta w zatwierdzonej wysokości z uwzględnieniem źródeł finansowania (EFRR, EFS, BP).	
 CEL PROCESU	Celem procesu jest zapewnienie, że tylko wydatki kwalifikowalne są współfinansowane ze środków RPO WSL 2014-2020. 	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Nabór i ocena wniosków o dofinansowanie projektów;
2.	Zawieranie umów;
3.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
4.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków;
5.	Systemy informatyczne;
6.	Monitoring i sprawozdawczość.	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Realizacja i rozliczanie projektów	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.4	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R4.1	Niestosowanie aktualnych procedur	1.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP RPO WSL;
2.	Częste zmiany procedur;
3.	Nieznajomość procedur;
4.	Niezgodność procedur z przepisami prawa i wytycznymi.
	1.	Opóźnienia w zatwierdzaniu wniosków o płatność;
2.	Konieczność wielokrotnego wzywania beneficjenta do korekty wniosku o płatność;
3.	Zatwierdzenie do wypłaty wydatków niekwalifikowanych;
4.	Nieterminowa lub brak realizacji płatności;
5.	Nieprawidłowości systemowe;
6.	Konieczność korekty zadeklarowanych wydatków;
7.	Konieczność wszczęcia procedury odzyskiwania środków.
	Wewnętrzne
	
R4.2	Błędny, niekompletny wniosek o płatność:
•	wniosek zawierający błędy,
•	wniosek nie zawierający wszystkich wymaganych informacji,
•	brak wszystkich wymaganych załączników do wniosku.	1.	Brak wiedzy w zakresie znajomości  dokumentów programowych, przepisów prawa i/ lub doświadczenia beneficjentów;
2.	Brak lub nieefektywne szkolenia, spotkania informacyjne dla beneficjentów z zakresu realizacji projektów;
3.	Nierzetelność, beneficjenta podczas wypełniania wniosku o płatność, w tym w szczególności niezaznajamianie się z aktualnymi instrukcjami do wniosku o płatność, nieumiejętne korzystanie z Lokalnego Systemu Informatycznego 2014; 
4.	Nierzetelność beneficjenta podczas realizacji projektu;
5.	Brak efektywnej komunikacji z beneficjentem, skutecznego monitoringu realizacji projektu;
6.	Niejasne zapisy dokumentów programowych i umowy o dofinansowanie;
7.	Celowe wprowadzanie w błąd IZ/IP RPO WSL, w celu wyłudzenia nienależnych środków. 

	1.	Przedłużenie się procesu weryfikacji i oceny wniosku o płatność;
2.	Konieczność wielokrotnego wzywania beneficjenta do korekty wniosku o płatność;
3.	Brak możliwości potwierdzenia kwalifikowalności wydatku;
4.	Konieczność nałożenia korekty finansowej na wydatek w ramach projektu;
5.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu środków RPO WSL 2014-2020;
6.	 Wstrzymanie wypłaty środków na rzecz beneficjenta.
	Zewnętrzne
Wewnętrzne	
R4.3	Podejrzenie złożenia fałszywych dokumentów/ oświadczeń załączonych do wniosku, nieprawdziwych informacji we wniosku o płatność	Celowe wprowadzanie w błąd IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL, w celu wyłudzenia nienależnych środków.	1.	Zatwierdzenie do wypłaty wydatków niekwalifikowanych;
2.	Konieczność korekty zadeklarowanych wydatków;
3.	Konieczność wszczęcia procedury odzyskiwania środków;
4.	Konieczność rozwiązania umowy o dofinansowanie;
5.	Zgłoszenie sprawy do organów ścigania;
6.	Konieczność zgłoszenia podejrzenia nadużycia finansowego.	Zewnętrzne	
R4.4	Wniosek zawiera wydatki niekwalifikowane 	1.	Brak wiedzy, doświadczenia beneficjenta;
2.	Niestosowanie obowiązujących wytycznych i przepisów prawa;
3.	Celowe wprowadzanie w błąd IZ/IP RPO WSL, w celu wyłudzenia nienależnych środków;
4.	Nierzetelność pracowników przy weryfikacji dokumentacji załączonej do wniosku o płatność;
5.	Nieprawidłowa współpraca między IZ/IP RPO WSL a beneficjentem.

	1.	Przedłużenie się procesu weryfikacji i oceny wniosku o płatność;
2.	Konieczność wielokrotnego wzywania beneficjenta do korekty wniosku o płatność;
3.	Zatwierdzenie do wypłaty wydatku niekwalifikowanego;
4.	Konieczność nałożenia korekty finansowej na wydatek w ramach projektu; 
5.	Konieczność wyłączenia WNP z deklaracji wydatków lub korekty deklaracji wydatków;
6.	Wstrzymanie wypłaty środków na rzecz beneficjenta;  
7.	Wprowadzanie zmian w projekcie;
8.	Opóźnienia w realizacji projektów;
9.	Rozwiązanie umowy;
10.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu środków RPO WSL 2014-2020.
 	Zewnętrzne Wewnętrzne	
R4.5	Projekt realizowany niezgodnie z umową o dofinansowanie (zmiany w projekcie, opóźnienia w realizacji, nieosiąganie założonych wskaźników, przekroczenie wartości wydatków kwalifikowanych), przepisami prawa i zapisami dokumentów programowych.	1.	Nierzetelność, brak wiedzy i doświadczenia beneficjenta w realizacji projektu;
2.	Niewystarczające procedury monitoringu i kontroli postępu rzeczowego realizacji projektu;
3.	Niejasne zapisy umowy o dofinansowanie;
4.	Nieprecyzyjne zasady wprowadzania zmian do projektu;
5.	Czynniki niezależne od Beneficjenta;
6.	Niestosowanie obowiązujących dokumentów programowych, wytycznych i przepisów prawa;
7.	Brak lub nieefektywne szkolenia, warsztaty,  spotkania informacyjne dla beneficjentów w zakresie realizacji projektów;
8.	Niejasne zapisy dokumentów programowych, wytycznych i przepisów prawa. 
	1.	Konieczność aneksowania umowy o dofinansowanie projektu;
2.	Przedłużający się proces realizacji projektu;
3.	Opóźnienia w realizacji wskaźników postępu finansowego i rzeczowego projektu;
4.	Możliwość zatwierdzenia wniosku o płatność uwzględniającego wydatki niekwalifikowane;
5.	Konieczność rozwiązania umowy o dofinansowanie;
6.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu środków RPO WSL 2014-2020;
7.	Konieczność nałożenia korekty finansowej na wydatek w ramach projektu; 
8.	Wstrzymanie wypłaty środków na rzecz beneficjenta. 
9.	Wprowadzanie zmian w projekcie;
10.	Opóźnienia w realizacji projektów.

	Zewnętrzne Wewnętrzne	
R4.6	Błędna weryfikacja wniosku o płatność	1.	Niekompletna lista sprawdzająca do wniosku o płatność;
2.	Niejasne i/ lub nieprawidłowe procedury prowadzenia weryfikacji wniosku o płatność;
3.	Niewystarczająca wiedza/umiejętności/ doświadczenie pracownika oceniającego wniosek o płatność;
4.	Niewystarczające zasoby kadrowe w stosunku do ilości wniosków o płatność, praca pod presją czasu;
5.	Nieprawidłowy przepływ informacji;
6.	Nieprawidłowa współpraca wewnątrz instytucjonalna.
	1.	Niewykrycie nieprawidłowości na etapie oceny wniosków o płatność;
2.	Zatwierdzenie do wypłaty wydatku niekwalifikowanego;
3.	Wypłata na rzecz beneficjenta środków w nienależnej wysokości;
4.	Konieczność odzyskiwania wypłaconych środków;
5.	Zadeklarowanie do KE nieprawidłowych wydatków;
6.	Narażenie Beneficjenta na poniesienie strat finansowych poprzez konieczność zwrotu niesłusznie przyznanego dofinansowania wraz z odsetkami;
7.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu środków RPO WSL 2014-2020.
	Wewnętrzne
	
R4.7	Podwójne finansowanie projektu	1.	Celowe wprowadzanie w błąd IZ/IP RPO WSL, w celu wyłudzenia nienależnych środków;
2.	Brak wiedzy/ doświadczenia beneficjenta;
3.	Niezrozumiałe/ niejasne zasady realizacji projektów.
	1.	Konieczność rozwiązania umowy o dofinansowanie;
2.	Konieczność odzyskiwania wypłaconych środków;
3.	Konieczność wycofania wydatków z deklaracji lub korekta deklaracji;
4.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu środków RPO WSL 2014-2020.
	Zewnętrzne Wewnętrzne	
R4.8	Błędna realizacja płatności (nieprawidłowa kwota, nieprawidłowy rachunek, wielokrotna realizacja płatności)	1.	Nierzetelność pracowników realizujących płatności;
2.	Błędy w systemie księgowania należności;
3.	Niewystarczające procedury kontroli księgowania zobowiązań;
4.	Problemy techniczne po stronie Portalu Komunikacyjnego BGK;
5.	 Nierzetelność Beneficjenta – brak informacji o zmianie/ zamknięciu rachunku bankowego.
	1.	Wypłacenie nienależnych środków Beneficjentowi;
2.	Niewypłacenie beneficjentowi należnych środków;
3.	Konieczność zwrotu przez Beneficjenta nienależnie wypłaconych środków;
4.	Wypłata środków niezgodnie z klasyfikacją budżetową.
	Wewnętrzne
	
R4.9	Nieterminowa realizacja płatności
	1.	Niewystarczająca wiedza/umiejętności/ doświadczenie pracowników realizujących płatności;
2.	 Błędy w systemie księgowania należności;
3.	Niewystarczające procedury kontroli księgowania zobowiązań;
4.	Problemy techniczne po stronie Portalu Komunikacyjnego BGK;
5.	Kilkukrotne uzupełnianie wniosków o płatność ze względu na błędy popełniane przez beneficjentów; 
6.	Błędne założenia w harmonogramach składania wniosków o płatność.	1.	Konieczność angażowania środków własnych beneficjenta;
2.	Opóźnienia w realizacji projektów;
3.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu środków RPO WSL 2014-2020.	Wewnętrzne
Zewnętrzne
	
R4.10	Nieterminowe lub brak złożenia wniosku o płatność	1.	Nierzetelność beneficjenta;
2.	Niewystarczająca wiedza beneficjenta w zakresie rozliczania projektu;
3.	Problemy w komunikacji z beneficjentem;
4.	Niejasne wymogi dotyczące rozliczania projektów;
5.	Opóźnienia w realizacji projektu;
6.	Problemy  techniczne związane z funkcjonowaniem systemów i informatycznych;
7.	Błędne założenia w harmonogramach składania wniosków o płatność;
8.	Wprowadzanie zmian w projekcie. 
	1.	Konieczność wezwania beneficjenta do złożenia wniosku o płatność;
2.	Opóźnienia w procesie zatwierdzania wydatków do wypłaty;
3.	Konieczność rozwiązania umowy o dofinansowanie;
4.	Opóźnienia w realizacji celów oraz wydatkowaniu środków RPO WSL 2014-2020.
5.	Wstrzymanie wypłaty środków na rzecz beneficjenta. 
6.	Opóźnienia w realizacji projektów.
	Zewnętrzne Wewnętrzne	
R4.11	Konflikty interesów	1.	Zewnętrzne wpływy polityczne i lobbystyczne;
2.	Brak mechanizmów reagowania/ zapobiegania próbom manipulacji procesem rozliczania projektów;
3.	Niedostateczny nadzór nad realizacją procesu;
4.	Niejasny proces decyzyjny;
5.	Nieprawidłowa rozdzielność funkcji;
6.	Brak jasnego podziału obowiązków i odpowiedzialności.
	1.	Nieotrzymanie przez beneficjenta płatności w terminie;
2.	Zatwierdzenie do wypłaty wydatku niekwalifikowanego;
3.	Konieczność stwierdzenia nieprawidłowości o charakterze nadużycia finansowego;
4.	Konieczność odzyskiwania nienależnie wypłaconych środków;
5.	Nieprawidłowości systemowe;
6.	Konieczność zgłoszenia sprawy do organów ścigania, mogące skutkować rozwiązaniem umowy.	Wewnętrzne Zewnętrzne	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Realizacja i rozliczanie projektów	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.4
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R4.1	Niestosowanie aktualnych procedur	2	4	8	1.	Szkolenia pracowników IZ/IP RPO WSL 2014-2020;
2.	 Monitorowanie zmian w obowiązujących aktach prawnych i wytycznych – przepisy krajowe i UE;
3.	Spotkania informacyjne/szkoleniowe dla beneficjentów;
4.	Aktualizacja procedur;
5.	Odpowiedni podział obowiązków i sprawna współpraca wszystkich jednostek zaangażowanych w system realizacji RPO WSL 2014-2020.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL
	
R4.2	Błędny, niekompletny wniosek o płatność:
•	wniosek zawierający błędy,
•	wniosek nie zawierający wszystkich wymaganych informacji,
•	brak wszystkich wymaganych załączników do wniosku	4	3	12	1.	Szkolenia, warsztaty spotkania informacyjne dla beneficjentów;
2.	Stały kontakt z beneficjentem; w tym kontakt mailowy, stosowanie rozwiązań usprawniających komunikację z beneficjentem w zakresie uchybień, błędów  we wnioskach o płatność;
3.	Bieżący monitoring realizacji projektu;
4.	Weryfikacja dokumentów zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, w oparciu o listę sprawdzającą;
5.	Weryfikacja kompletności list sprawdzających;
6.	Utworzenie i udostępnienie beneficjentom katalogu najczęściej popełnianych błędów we wnioskach o płatność;
7.	Doprecyzowanie zapisów dokumentów programowych. 
8.	Informowanie o uwagach koniecznych do uwzględnienia w korekcie wniosku o płatność lub w kolejnych wnioskach o płatność;
9.	Indywidualne spotkania, konsultacje z beneficjentem w siedzibie IZ/IP.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL
	
R4.3	Podejrzenie złożenia fałszywych dokumentów/ oświadczeń załączonych do wniosku, nieprawdziwych informacji we wniosku o płatność	3	3	9	1.	Weryfikacja spójności wszystkich dokumentów przedstawianych przez beneficjenta;
2.	Weryfikacja zgodności prowadzonych działań beneficjentów z przepisami prawa;
3.	Weryfikacja dokumentów zgodnie z zasada dwóch par oczu, w oparciu o listę sprawdzającą;
4.	Przegląd dokumentów pod kątem ich fałszowania;
5.	Kontrole na dokumentach oraz w miejscu realizacji projektu.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL
	
R4.4	Wniosek zawiera wydatki niekwalifikowane 	4	4	16	1.	Szkolenia, warsztaty, spotkania informacyjne dla beneficjentów;
2.	Stały kontakt z beneficjentem, w tym kontakt mailowy, stosowanie rozwiązań usprawniających komunikację z beneficjentem w zakresie uchybień, błędów  we wnioskach o płatność;
3.	Podnoszenie poziomu wiedzy pracowników odpowiedzialnych za weryfikację wniosków o płatność;
4.	Weryfikacja wydatków pod kątem zgodności z założeniami we wniosku o dofinansowanie;
5.	Bieżący monitoring realizacji projektu;
6.	Weryfikacja dokumentów zgodnie z zasada „dwóch par oczu”, w oparciu o listę sprawdzającą;
7.	Weryfikacja kompletności list sprawdzających;
8.	Kontrole na dokumentach oraz w miejscu realizacji projektu;
9.	Informowanie o uwagach koniecznych do uwzględnienia w kolejnych wnioskach o płatność. 
10.	Indywidualne spotkania, konsultacje z beneficjentem w siedzibie IZ/IP. 	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL
	
R4.5	Projekt realizowany niezgodnie z umową o dofinansowanie (zmiany w projekcie, opóźnienia w realizacji, nieosiąganie założonych wskaźników, przekroczenie wartości wydatków kwalifikowanych), przepisami prawa oraz dokumentami programowymi	4	3	12	1.	Weryfikacja spójności wszystkich dokumentów przedstawianych przez beneficjenta;
2.	Weryfikacja zgodności prowadzonych działań beneficjentów z przepisami prawa;
3.	Weryfikacja wydatków pod kątem zgodności z założeniami budżetu we wniosku o dofinansowanie;
4.	Weryfikacja postępu rzeczowego pod kątem zgodności z wnioskiem o dofinansowanie;
5.	Weryfikacja dokumentów zgodnie z zasada „dwóch par oczu”, w oparciu o listę kontrolną;
6.	Kontrole na dokumentach oraz w miejscu realizacji projektu;
7.	 Szkolenia, warsztaty, spotkania informacyjne dla beneficjentów;
8.	Informowanie beneficjentów o naruszeniach jakie stwierdzone zostały podczas kontroli administracyjnej. 
9.	Stały kontakt z beneficjentem. 
10.	Indywidualne spotkania, konsultacje z beneficjentem w siedzibie IZ/IP. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R4.6	Błędna weryfikacja wniosku o płatność	2	5	10	1.	Weryfikacja w oparciu o listę sprawdzającą, zgodnie z zasadą dwóch par oczu;
2.	Weryfikacja kompletności list sprawdzających;
3.	Właściwe planowanie pracy w sytuacji spiętrzenia zadań w zakresie weryfikacji wniosków o płatność;
4.	Podnoszenie kompetencji, szkolenia dla pracowników weryfikujących wnioski o płatność;
5.	Właściwy przepływ informacji wewnątrz IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R4.7	Podwójne finansowanie projektu	1	3	3	1.	Weryfikacja w oparciu o listę sprawdzającą, zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”;
2.	Kontrole krzyżowe;
3.	Informowanie o sposobie zgłaszania przypadków podejrzeń podwójnego finansowania;
4.	Szkolenia, warsztaty, spotkania informacyjne dla beneficjentów.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL 	
R4.8	Błędna  realizacja płatności (nieprawidłowa kwota, nieprawidłowy rachunek, wielokrotna realizacja płatności)	1	4	4	1.	Weryfikacja w oparciu o listę sprawdzającą, zgodnie z zasadą dwóch par oczu;
2.	Weryfikacja poprawności procedur kontroli księgowania zobowiązań;
3.	Podnoszenie kompetencji pracowników, szkolenia;
4.	Prawidłowa komunikacja beneficjenta z opiekunem projektu.

	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R4.9	Nieterminowa realizacja płatności	2	4	8	1.	Weryfikacja w oparciu o listę sprawdzającą, zgodnie z zasadą dwóch par oczu
2.	Weryfikacja poprawności procedur kontroli księgowania zobowiązań;
3.	Podnoszenie kompetencji pracowników, szkolenia.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R4.10	Nieterminowe lub brak złożenia wniosku o płatność	4	2	8	1.	Szkolenia, spotkania informacyjne dla beneficjentów;
2.	Stały kontakt z beneficjentem;
3.	Bieżący monitoring realizacji projektu.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R4.11	Próby wpływania na proces zatwierdzania wniosków o płatność	4	
4	16	1.	Szkolenia dla pracowników dotyczące zjawisk korupcyjnych;
2.	Określenie zasad postępowania w przypadku konfliktu interesów;
3.	Opracowanie kodeksu etyki w jednostkach wdrażających RPO WSL;
4.	Losowy dobór opiekunów merytorycznych projektów;
5.	Weryfikacja wniosków o płatność zgodnie z zasada dwóch par oczu;
6.	Kontrole instytucji nadzorujących.  	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	

P.5- Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów 
NAZWA PROCESU	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.5	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Zgodnie z zapisami wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020, IZ zapewnia w systemie wdrażania PO realizację kontroli, które obejmują:
a)	kontrole systemowe,
b)	weryfikacje wydatków, w tym:
–	weryfikacje wniosków  o płatność beneficjenta,
–	kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta,
–	kontrole krzyżowe,
c)	kontrole na zakończenie realizacji projektu,
d)	kontrole trwałości projektu.

Kontrola projektów będzie realizowana z uwzględnieniem następujących form przeprowadzania kontroli:
•	kontrole na zakończenie realizacji projektu,
•	kontrole w trakcie realizacji projektu,
•	kontrole doraźne,
•	kontrole krzyżowe,
•	wizyty monitoringowe .

 Kontrola trwałości projektów 
W przypadku projektów  infrastrukturalnych oraz projektów, w ramach których dokonywano zakupu sprzętu i wyposażenia, zwrotu wkładu z funduszy dokonuje się, jeżeli w okresie pięciu lat od płatności końcowej na rzecz beneficjenta  lub w okresie ustalonym zgodnie z zasadami pomocy państwa nastąpi naruszenie art. 71 Rozporządzenia ogólnego. 
Kwoty nienależnie wypłacone w odniesieniu do takiej operacji są odzyskiwane przez państwo członkowskie. w wysokości proporcjonalnej do okresu, w którym nie spełniono wymogów

Państwa członkowskie mogą skrócić okres ustalony w akapicie pierwszym do trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MŚP

W przypadku operacji obejmującej inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne dokonuje się zwrotu wkładu z funduszy europejskich, jeżeli w okresie 10 lat od płatności końcowej na rzecz beneficjenta działalność produkcyjna podlega przeniesieniu poza obszar Unii, z wyjątkiem przypadku, gdy beneficjentem jest MŚP.  W przypadku gdy wkład z EFSI stanowi pomoc państwa, okres 10 lat zostaje zastąpiony terminem mającym zastosowanie na mocy przepisów dotyczących pomocy państwa.	
 CEL PROCESU	Celem kontroli projektu i jego trwałości jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że projekt realizowany jest (został zrealizowany) prawidłowo, dane wskazane we wnioskach o płatność są prawdziwe oraz utrzymano efekty realizacji projektu w okresie trwałości określonym w przepisach prawa/ umowie.	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Nabór i ocena wniosków o dofinansowanie;
2.	Zawieranie umów;
3.	Realizacja i rozliczanie projektów;
4.	Monitoring i sprawozdawczość;
5.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków;
6.	Certyfikacja wydatków.	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	 Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.5	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R5.1	Niestosowanie aktualnych procedur	1.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP RPO WSL;
2.	Częste zmiany procedur;
3.	Nieznajomość procedur;
4.	Niezgodność procedur z przepisami prawa i wytycznymi.	1.	Konieczność powtarzania danego etapu postępowania w ramach procedury, a tym samym wydłużenie realizacji procesu kontroli projektów;
2.	Błędy w procesie kontroli projektów;
3.	Potwierdzenie kwalifikowalności nieprawidłowych wydatków;
4.	Nieprawidłowości systemowe; 
5.	Konieczność wszczęcia procedury odzyskiwania środków;
6.	Konieczność korekty zadeklarowanych wydatków.
	Wewnętrzne	
R5.2	Nieprawidłowe zaplanowanie kontroli	1.	Niedopasowanie harmonogramu do możliwości technicznych i kadrowych instytucji;
2.	Nie uwzględnienie specyfiki projektów oraz harmonogramów ich realizacji.
	1.	Brak możliwości realizacji planu kontroli;
2.	Przeprowadzenie kontroli w terminie, który może być zbyt późny na skorygowanie błędów, albo zbyt wczesny, żeby potencjalne nieprawidłowości wykryć.
	Wewnętrzne	
R5.3	Nieadekwatny dobór czynników ryzyka w metodyce doboru próby do kontroli oraz nieprawidłowy dobór próby	1.	Brak przeglądu metodyki doboru próby do kontroli;
2.	Błędnie przeprowadzona analiza ryzyka;
3.	Brak/niewłaściwy przepływ informacji wewnątrz IZ/IP RPO WSL;
4.	Nierzetelność, brak doświadczenia pracowników.	1.	Nieuwzględnienie w próbie do kontroli projektów, w których istnieje duże prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości;
2.	Niewykrycie lub opóźnienie wykrycia nieprawidłowości;
3.	Nieprawidłowości systemowe.	Wewnętrzne
	
R5.4	Niedostateczne przygotowanie Zespołu kontrolującego do przeprowadzenia kontroli	1.	Brak doświadczenia osób kontrolujących; 
2.	Brak odpowiedniego przygotowania merytorycznego;
3.	Nieodpowiedni skład zespołu kontrolującego;
4.	Brak narzędzi, trudność w dostępie do niezbędnych informacji do przygotowania się do kontroli;
5.	Presja czasu spowodowana skumulowaniem kontroli projektów.
	1.	Nieprawidłowo przeprowadzona kontrola;
2.	Niewykrycie nieprawidłowości, niewłaściwe ustalenia i wnioski z kontroli;
3.	Wydłużenie procesu kontroli.	Wewnętrzne
	
R5.5	Problemy z prawidłową interpretacją ustaleń i sformułowaniem wniosków z kontroli	1.	Duża liczba dokumentów programowych, regulujących te same obszary;
2.	Trudności interpretacyjne;
3.	Duża złożoność projektu;
4.	Częste zmiany dokumentów programowych;
5.	Niejasne przepisy prawa.	1.	Podjęcie niewłaściwych decyzji przez instytucję na podstawie wyniku kontroli obarczonego błędem;
2.	Konieczność konsultacji, pozyskania dodatkowych opinii i interpretacji z zewnątrz;
3.	Wydłużenie realizacji procesu kontroli;
4.	Opóźnienie w realizacji płatności na rzecz beneficjenta;
5.	Błędne stwierdzenie wydatków niekwalifikowalnych w IPK lub błędne niestwierdzenia wydatków niekwalifikowalnych w IPK.
	Wewnętrzne
Zewnętrzne
	
R5.6	Nieprawidłowe wnioski z kontroli	1.	Brak doświadczenia osób kontrolujących; 
2.	Brak odpowiedniego przygotowania merytorycznego (brak szkoleń);
3.	Nierzetelne prowadzenie czynności kontrolnych;
4.	Nieprawidłowe ustalenie stanu faktycznego;
5.	Brak współpracy i komunikacji w zespole kontrolującym;
6.	Presja czasu;
7.	Działania po stronie beneficjenta (brak współpracy, celowe wprowadzanie w błąd, nieprzedstawienie pełnej dokumentacji);
8.	Trudności interpretacyjne przepisów powszechnie obowiązujących. 	1.	Podjęcie niewłaściwych decyzji przez instytucję kotrolującą na podstawie wyniku kontroli obarczonego błędem;
2.	Niestwierdzenie nieprawidłowości lub bezpodstawne stwierdzenie nieprawidłowości;
6.	Błędne stwierdzenie wydatków niekwalifikowalnych w IPK lub błędne niestwierdzenia wydatków niekwalifikowalnych w IPK;
8. Uchylenie podjętej decyzji przez organy wyższej     instancji/sądy;
9.     Konieczność konsultacji, pozyskania dodatkowych   opinii i interpretacji z zewnątrz;
10. Wydłużenie realizacji procesu kontroli;
11.  Opóźnienie w realizacji płatności na rzecz beneficjenta.
	Wewnętrzne

	
	
R5.7	Niewdrożenie zaleceń pokontrolnych/ działań naprawczych	1.	Błędy w komunikacji między instytucją kontrolującą a podmiotem kontrolowanym;  
2.	Nierzetelność beneficjenta;
3.	Nierzetelność pracowników, brak monitoringu wdrożenia zaleceń;
4.	Odmienne stanowisko beneficjenta w zakresie stwierdzonych błędów nieprawidłowości na kontroli;
5.	Przedłużające się postępowanie wyjaśniające.	1.	Wstrzymanie dofinansowania projektu;
2.	Rozwiązanie umowy o dofinansowanie; 
3.	Konieczność zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami (korekta finansowa).	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	
R5.8	Konflikt interesów 	1.	Niewłaściwy dobór zespołu kontrolującego;
2.	Nieujawnienie informacji dotyczących występowania konfliktu interesów;
3.	Naciski z zewnątrz.	1.	Nieskuteczne przeprowadzenie kontroli;
2.	Możliwość niewykrycia błędów popełnionych przez beneficjenta;
3.	Opóźnienia w wykryciu nieprawidłowości;
4.	 Sankcje dyscyplinarne i karne dla urzędnika w związku z czynami, dla których podstawę stanowił konflikt interesów.	Wewnętrzne
	
R5.9	Niezachowanie zasad trwałości projektu	1.	Niedostateczna znajomość zasad związanych z trwałością projektu przez beneficjenta;
2.	Trudności w interpretacji zapisów wytycznych programowych;
3.	Sytuacja ekonomiczna beneficjenta;
4.	Duża ilość czynników wpływających na ocenę trwałości projektu;
5.	Błędy na etapie oceny merytorycznej projektu, w tym potencjału beneficjenta;
6.	Zmiany organizacyjne, prawne itp. beneficjenta (np. likwidacja podmiotu).	1.	Zwrot  dofinansowania;
2.	Rozwiązanie umowy o dofinansowanie; 
3.	Konieczność zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami (korekta finansowa);
4.	Opóźnienie w realizacji celów RPO WSL 2014-2020.
	Zewnętrzne 
Wewnętrzne	
R5.10	Nieprawidłowa archiwizacja dokumentów po zakończeniu realizacji projektu	1.	Niedostateczna znajomość zasad przez beneficjenta;
2.	Nierzetelność beneficjenta;
3.	Zmiany organizacyjne, prawne itp. beneficjenta. 
	1.	Konieczność  prowadzenia dodatkowych czynności sprawdzających; 
2.	Stwierdzenie nieprawidłowości i konieczność nałożenia korekty.
	Zewnętrzne 	
R5.11	Brak realizacji lub nieterminowa realizacja obowiązku sprawozdawczego w okresie trwałości	1.	Brak odpowiednich procedur monitorowania projektów w okresie trwałości;
2.	Nierzetelność beneficjenta;
3.	Brak zapisów w umowie dotyczących sprawozdawczości w okresie trwałości projektu;
4.	Zmiany organizacyjne, prawne itp. beneficjenta.	1.	Konieczność przeprowadzenia doraźnej kontroli trwałości w miejscu realizacji projektu;
2.	Brak identyfikowania projektu do kontroli w miejscu;
3.	Niewykrycie lub opóźnienia w wykryciu nieprawidłowości;
4.	Nieuwzględnienie w próbie kontroli projektu podlegającemu obowiązkowi trwałości;
5.	Konieczność przeprowadzenia kontroli w trybie doraźnym.	Wewnętrzne Zewnętrzne 	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.5
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R5.1	Niestosowanie aktualnych procedur	2	4	8	1.	Szkolenia pracowników IZ/IP RPO WSL 2014-2020;
2.	 Monitorowanie zmian w obowiązujących aktach prawnych i wytycznych – przepisy krajowe i UE;
3.	Spotkania informacyjne/szkoleniowe dla wnioskodawców/beneficjentów;
4.	Aktualizacja procedur;
5.	Odpowiedni podział obowiązków i sprawna współpraca wszystkich jednostek zaangażowanych w system realizacji RPO WSL 2014-2020.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R5.2	Nieprawidłowe zaplanowanie harmonogramu kontroli	3	3	9	1.	Wykorzystywanie wniosków i spostrzeżeń z poprzednich kontroli;
2.	Podnoszenie poziomu wiedzy i kwalifikacji pracowników odpowiedzialnych za opracowanie harmonogramu kontroli projektów;
3.	Staranność przy opracowywaniu założeń do planu kontroli.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R5.3	Nieadekwatny dobór czynników ryzyka w metodyce  doboru próby do kontroli oraz nieprawidłowy dobór próby	2	3	6	1.	Opracowanie odpowiedniej metodyki doboru próby projektów do kontroli;
2.	Dokonywanie analizy ryzyka projektów RPO WSL 2014-2020 oraz wykorzystywanie jej wyników do typowania projektów do kontroli;
3.	Podnoszenie poziomu wiedzy i kwalifikacji pracowników (szkolenia).	IZ RPO WSL

IP RPO WSL
	
R5.4	Niedostateczne przygotowanie Zespołu kontrolującego do przeprowadzenia kontroli	2	4	8	1.    Opracowanie standardu przygotowania do kontroli;  
2.    Kompleksowa i rzetelna analiza przedkontrolna;
3.    Podnoszenie kwalifikacji osób odpowiedzialnych za       kontrole projektów;
4.    Właściwe zaplanowanie harmonogramu kontroli.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R5.5	Pojawienie się w trakcie kontroli kwestii niejasnych lub o wysokim stopniu złożoności	3	4	12	1.	Podnoszenie kwalifikacji osób odpowiedzialnych za kontrole projektów;
2.	Konsultacje wewnątrz zespołu kontrolującego oraz z innymi pracownikami odpowiedzialnymi za kontrole projektów;
3.	Wsparcie merytoryczne biegłych i specjalistów, osób odpowiedzialnych za obsługę prawną danej instytucji
4.	Analiza wyników innych kontroli, wcześniejszych interpretacji, opinii prawnych
5.	Wystąpienie do właściwej instytucji z wnioskiem o interpretację  przepisów. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R5.6	Nieprawidłowe wnioski z kontroli	2	5	10	1.	Podnoszenie kwalifikacji osób odpowiedzialnych za kontrole projektów;
2.	Rzetelne przygotowanie do kontroli, w tym kompleksowa analiza przedkontrolna;
3.	Konsultacje wewnątrz zespołu kontrolującego;
4.	Właściwe zaplanowanie harmonogramu kontroli;
5.	Wystąpienie do właściwej instytucji/komórki z wnioskiem o interpretację przepisów. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R5.7	Niewdrożenie zaleceń pokontrolnych/ działań naprawczych	1	4	4	1.	Rzetelność przy opracowywaniu informacji pokontrolnej;
2.	Jasne formułowanie informacji pokontrolnej;
3.	Monitoring wdrażania zaleceń pokontrolnych;
4.	Kontrole sprawdzające wdrożenie zaleceń pokontrolnych.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R5.8	Konflikt interesów 	2	4	8	1.	Właściwy dobór zespołu kontrolującego;
2.	Deklaracje bezstronności składane przez członków zespołu kontrolującego;
3.	Szkolenia dla pracowników dotyczące zjawisk korupcyjnych;
4.	Określenie zasad postępowania w przypadku konfliktu interesów;
5.	Opracowanie kodeksu etyki w jednostkach wdrażających RPO WSL;
6.	Kontrole jednostek nadzorujących.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R5.9	Niezachowanie zasad trwałości projektu	2	4	8	1.	Jasne zapisy w umowach o dofinansowanie w zakresie trwałości projektów;
2.	Jasne zapisy wytycznych programowych, interpretacje i wyjaśnienia;
3.	Szkolenia, spotkania dla beneficjentów wyjaśniające kwestie trwałości projektów;
4.	Rzetelna ocena potencjału beneficjenta na etapie oceny wniosku o dofinansowanie;
5.	Obowiązek sprawozdawczości w zakresie trwałości projektu.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R5.10	Nieprawidłowa archiwizacja dokumentów po zakończeniu realizacji projektu	1	3	3	1.	Odpowiednie zapisy w umowie o dofinansowanie;
2.	Jasne zapisy wytycznych programowych, interpretacje i wyjaśnienia;
3.	Szkolenia, spotkania dla beneficjentów uwzględniające kwestie trwałości projektów i archiwizacji po zakończeniu realizacji.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R5.11	Brak realizacji lub nieterminowa realizacja obowiązku sprawozdawczego w okresie trwałości	2	3	6	1.	Odpowiednie zapisy w umowie o dofinansowanie;
2.	Jasne zapisy wytycznych programowych, interpretacje i wyjaśnienia;
3.	Szkolenia, spotkania dla beneficjentów uwzględniające kwestie trwałości projektów i archiwizacji po zakończeniu realizacji.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	

P.6 - Powierzanie zadań IP/IP ZIT/RIT RPO WSL oraz kontrola systemowa 
NAZWA PROCESU	Powierzanie zadań IP RPO WSL oraz kontrola systemowa	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.6	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	  

Na mocy podpisanych porozumień, IZ RPO WSL, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy wdrożeniowej, powierzyła niektóre spośród swoich zadań związanych z realizacją RPO WSL 2014-2020 instytucjom pośredniczącym, które posiadają odpowiedni potencjał i doświadczenie w pełnieniu funkcji instytucji zaangażowanych we wdrażanie programów na poziomie regionalnym. Powierzenie zadań w ramach Programu nie wyłącza odpowiedzialności IZ RPO WSL za ich realizację.
Dodatkowo w oparciu o art. 36 ust. 3 rozporządzenia ogólnego w powiązaniu z art. 7 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1301/2013, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy wdrożeniowej, w ramach RPO WSL 2014-2020 wyznaczone zostały  instytucje pośredniczące do udziału 
w zarządzaniu i wdrażaniu Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych oraz Regionalnych Inwestycji Terytorialnych, w ramach RPO WSL 2014-2020, tzw. IP ZIT/RIT RPO WSL. 
Rolę Instytucji Pośredniczących RPO WSL 2014-2020 pełnią: 
1.	Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach (IP RPO WSL-WUP), 
2.	Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie (IP RPO WSL-ŚCP),
3.	Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą 
w Gliwicach (IP ZIT/RIT RPO WSL-ZIT SC),
4.	Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą 
w Rybniku (IP ZIT/RIT RPO WSL-RIT SZ),
5.	 Miasto Częstochowa (IP ZIT/RIT RPO WSL-RIT SPn),
6.	Miasto Bielsko-Biała (IP ZIT/RIT RPO WSL-RIT SPd).

Kontrola systemowa przeprowadzana przez IZ RPO WSL dotyczy weryfikacji zadań powierzonych IP/IP ZIT/RIT  RPO WSL. Celem kontroli jest zapewnienie prawidłowego, efektywnego i zgodnego z prawem funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WSL. 
Kontrole systemowe weryfikujące prawidłowość funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WSL są przeprowadzane przynajmniej raz w roku.
Przesłanką decydującą o podjęciu danej kontroli systemowej w IP/IP ZIT RIT RPO WSL jest: 
a)	Roczny plan kontroli (kontrole planowe); 
b)	informacja o nieprawidłowości lub powstanie podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli w IP/IP ZIT/RIT RPO WSL (kontrole doraźne).

Przedmiot kontroli systemowej stanowią wszystkie zadania powierzone IP RPO WSL zgodnie z art. 10 ust. 1 lub ust. 2 ustawy wdrożeniowej oraz zadania powierzone IP ZIT/RIT RPO WSL zgodnie z art. 30 ust. 5 pkt 3 ww. ustawy. Instytucja kontrolująca może jednak dokonać wyboru próby procesów do kontroli systemowej w danym roku obrachunkowym, dla każdej instytucji kontrolowanej indywidualnie, na podstawie metodyki doboru procesów do kontroli systemowej. 

Kontrola systemowa przebiega zgodnie z poniższymi etapami: 
1.	Wyznaczenie składu zespołu kontrolującego 
2.	Przeprowadzenie analizy przedkontrolnej,
,
3.	Dokonanie doboru dokumentów do kontroli zgodnie z przyjętą metodologią doboru próby, 
4.	Sporządzenie dokumentacji oraz pisma informującego o kontroli,
5.	Przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie jednostki kontrolowanej, 
6.	Przygotowanie informacji pokontrolnej i przedstawienia jej do podpisu instytucji kontrolowanej,
7.	Monitorowanie wdrożenia zaleceń pokontrolnych.
	
CEL PROCESU	Zapewnienie prawidłowego, efektywnego i zgodnego z prawem funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WSL.	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL 

IP RPO WSL/ IP ZIT/RIT RPO WSL
	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Przygotowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP,  OFiP, IW, Porozumienia) ;
2.	Nabór, ocena i wybór wniosków do dofinansowania ;
3.	Zawieranie umów ;
4.	Realizacja i rozliczanie projektów;
5.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
6.	Monitoring i sprawozdawczość;
7.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków;
8.	Ewaluacja;
9.	Certyfikacja wydatków;
10.	Informacja i Promocja;
11.	Systemy Informatyczne;	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Powierzanie zadań IP RPO WSL oraz kontrola systemowa	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.6	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R6.1	Nieprawidłowe powierzenie zadań – błędy lub braki w zapisach porozumień 	1.	Niestosowanie się do obowiązujących procedur i przepisów prawa;
2.	Niekompetencja pracowników;
3.	Problem z przepływem informacji na linii IZ RPO WSL – IP/ IP ZIT/RIT RPO WSL.	1.	Nieprawidłowości systemowe;
2.	Błędy w realizacji RPO WSL 2014-2020;
3.	Konieczność aneksowania porozumienia.	Wewnętrzne
	
R6.2	Niewystarczający potencjał administracyjny i kadrowy do realizacji funkcji IP	1.	Niewystarczające zasoby kadrowe;
2.	 Niewłaściwe wykorzystanie istniejących zasobów kadrowych;
3.	Niewłaściwe przeszkolenie kadry;
4.	Nieadekwatna polityka rekrutacji nowych pracowników.
	1.	Opóźnienia w realizacji procesów;
2.	Błędy w realizacji RPO WSL 2014-2020;
3.	Opóźnienia w realizacji projektów/ Programu.	Wewnętrzne
	
R6.3	Błędy i nieprawidłowości w realizacji zadań powierzonych IP/ IP ZIT/RIT RPO WSL 	1.	Niekompletne zapisy porozumień;
2.	Błędy w instrukcjach wykonawczych, OFIP; 
3.	Niestosowanie przyjętych procedur, instrukcji wykonawczych i przepisów prawa.
	1.	Występowanie nieprawidłowości systemowych;
2.	Konieczność korygowania systemu zarządzania i kontroli;
3.	Wykrycie nieprawidłowości systemowych podczas kontroli realizowanych przez podmioty zewnętrzne;
4.	Konieczność rozwiązania porozumienia;
5.	Zawieszenie/ wycofanie desygnacji.	Wewnętrzne

R6.4	Brak lub niedostateczna współpraca pomiędzy IZ RPO WSL a IP/ IP ZIT/RIT RPO WSL	1.	Brak ustalonych/niewłaściwe ścieżki komunikacji;
2.	Niejasny podział kompetencji i odpowiedzialności między instytucjami; 
3.	Trudności związane z wprowadzeniem nowej struktury organizacyjnej i zapewnieniem efektywnego wdrażania perspektywy.	1.	Problemy z realizacją RPO WSL;
2.	Trudności we współpracy pomiędzy podmiotami;
3.	Opóźnienia w realizacji programu;
4.	Nieprawidłowości systemowe.	Wewnętrzne

R6.5	Nieprawidłowy podział kompetencji i odpowiedzialności miedzy IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL	1.	Błędy lub braki w zapisach porozumienia, OFIP, instrukcjach wykonawczych;
2.	Problem z przepływem informacji na linii IZ RPO WSL – IP/IP ZIT/RIT RPO WSL RPO WSL.
	1.	Występowanie nieprawidłowości systemowych;
2.	Konieczność korygowania systemu zarządzania i kontroli;
3.	Trudności we współpracy pomiędzy podmiotami;
4.	Opóźnienia w realizacji programu.
	Wewnętrzne

R6.6	Nieprawidłowy lub niedostateczny nadzór nad działaniami IP/IP ZIT/RIT RPO WSL	1.	Niejasny podział zadań w zakresie nadzoru i koordynacji współpracy z IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
2.	Niedostateczna wiedza pracowników,;
3.	Niekompletne zapisy Regulaminu organizacyjnego IZ RPO WSL w zakresie koordynacji i nadzoru nad IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
4.	Błędne/niekompletne Instrukcje wykonawcze IZ RPO WSL;
5.	Nieprawidłowa komunikacja wewnątrz IZ RPO WSL oraz pomiędzy IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/Rit RPO WSL.
	1.	Niewykrycie/opóźnione wykrycie nieprawidłowości systemowej;
2.	Wykrycie nieprawidłowości podczas kontroli realizowanych przez podmioty zewnętrzne;
3.	Opóźnienia w realizacji programu.	Wewnętrzne
	
R6.7	Różnice między IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL w interpretacji przepisów prawa, sposobie realizacji zadań lub wdrożenia zapisów dokumentów programowych i wytycznych	1.	Brak/nieprawidłowa komunikacja pomiędzy IZ RPO WSL a IP/ IP ZIT/RIT RPO WLS;
2.	Niekompetencja pracowników;
3.	Nieprecyzyjne, niejasne lub nieczytelne przepisy prawa;
4.	Brak konsultacji (w tym z zespołem obsługi prawnej)’
5.	Brak jednolitej interpretacji dla RPO WSL opracowanej przez IZ RPO WSL;
6.	Kontynuacja sposobu interpretacji z poprzedniego okresu programowania przyjętego w poszczególnych instytucjach. 	1.	Pojawienie się nieprawidłowości w realizacji RPO WSL 2014-2020;
2.	Błędy w realizacji RPO WSL 2014-2020;
3.	Opóźnienia w realizacji programu;
4.	Trudności we współpracy IZ RPO WSL z IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
5.	Odmienne sposoby rozstrzygania spraw przez poszczególne instytucje. 
	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	
R6.8	Niestosowanie aktualnych procedur w zakresie kontroli systemowej	1.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ RPO WSL/IP/IP ZIT/RIT  RPO WSL;
2.	Utworzenie przez komórki merytorycznie odpowiedzialne niekompletnych procedur, wymagających uzupełnień i aktualizacji;
3.	Nieznajomość regulacji dotyczących kontroli systemowej dla okresu programowania 2014-2020 przez pracowników IZ RPO WSL/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
4.	Nieznajomość procedur przez pracowników IZ /IP/IP ZIT/RIT RPO WSL RPO WSL 2014-2020;
5.	Częste zmiany przepisów prawa krajowego i unijnego, a tym wytyczne KE lub IK UP.	1.	Konieczność powtarzania danego etapu postępowania w ramach procedury, a tym samym wydłużenie realizacji procesu kontroli systemowej;
2.	Błędy w procesie kontroli systemowej;
3.	Brak skuteczności, efektywności i spójności systemu realizacji RPO WSL 2014-2020.
	Wewnętrzne
	
R6.9	Nieadekwatna metodologia doboru próby procesów do kontroli systemowej	1.	Nieuwzględnienie wyników przeprowadzonych wcześniej kontroli;
2.	Nieuwzględnienie sugestii, uwag jednostek, które posiadają doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli systemowych;
3.	Błędnie przeprowadzona analiza przedkontrolna;
4.	Nie uwzględnienie analizy ryzyka procesów systemowych.	1.	Błędnie wyznaczone obszary do kontroli systemowej;
2.	Niekompletna kontrola danego procesu;
3.	Niewykrycie nieprawidłowości systemowej.	Wewnętrzne

R6.10	Nieprawidłowe wnioski z kontroli systemowej	1.	Niewykrycie błędów w realizacji procesów;
2.	Niewystarczająca wiedza/umiejętności/ doświadczenie pracowników odpowiedzialnych za kontrolę systemową;
3.	Nieudostępnienie bądź braki w dokumentacji uniemożliwiające lub utrudniające przeprowadzenie kontroli systemowej;
4.	Udzielanie przez jednostkę kontrolowana wyjaśnień niezgodnych z prawdą.

	1.	Błędnie sformułowane zalecenia pokontrolne;
2.	Nieprawidłowa realizacja programu;
3.	Wykrycie nieprawidłowości podczas kontroli realizowanych przez podmioty zewnętrzne.
	Wewnętrzne

R6.11	Nieadekwatne zalecenia pokontrolne 	1.	Nierzetelność, brak doświadczenia  pracowników;
2.	Niewykrycie błędów w realizacji procesów.	1.	Niewykrycie bądź wykrycie z opóźnieniem nieprawidłowości w realizacji Programu;
2.	Powstanie istotnych nieprawidłowości w realizacji RPO WSL 2014-2020.	Wewnętrzne
	
R6.12	Niewdrożenie zaleceń pokontrolnych przez IP/IP ZIT/RIT RPO WSL	1.	Niezastosowanie się przez Instytucję pośredniczącą do zaleceń i rekomendacji IZ RPO WSL odnośnie realizacji RPO WSL 2014-2020;
2.	Nieprzestrzeganie procedur dotyczących realizacji RPO WSL;
3.	Niekompetencja pracowników IP/IP ZIT/RIT RPO WSL.	1.	Powstanie istotnych nieprawidłowości w realizacji RPO WSL 2014-2020;
2.	Opóźnienia i problemy w realizacji RPO WSL 2014-2020;
3.	Wykrycie nieprawidłowości systemowych podczas kontroli realizowanych przez podmioty zewnętrzne;
4.	Konieczność rozwiązania porozumienia;
5.	Zawieszenie/ wycofanie desygnacji.	Wewnętrzne
	
R6.13	Próby wpływania na proces kontroli systemowej	1.	Brak procedur regulujących kwestię konfliktu interesów podczas kontroli systemowej;
2.	Wpływy zewnętrzne na pracowników IZ RPO WSL.	1.	Niestwierdzenie nieprawidłowości i błędów pomimo stosownych przesłanek;
2.	Manipulacja wynikami kontroli;
3.	Powstanie istotnych nieprawidłowości w realizacji RPO WSL 2014-2020.	Wewnętrzne

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Powierzanie zadań IP RPO WSL oraz kontrola systemowa	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.6
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R6.1	Nieprawidłowe powierzenie zadań – błędy lub braki w zapisach porozumień 	2	4	8	1.	Konstrukcja porozumień w oparciu o obowiązujące procedury i przepisy prawa;
2.	Konsultacje projektów porozumień, w tym z Zespołem obsługi prawnej;
3.	Podpisanie porozumień z Instytucjami Pośredniczącymi zawierającymi wytyczne odnośnie współpracy oraz ramy czasowe wykonania zadań;
4.	Zatwierdzanie przez IZ procedur opracowanych przez IP/IP ZIT/RIT RPO WSL w zakresie powierzonych zadań;
5.	Kontrole systemowe;
6.	Podpisywanie aneksów do porozumień. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R6.2	Niewystarczający potencjał administracyjny i kadrowy do realizacji funkcji IP/IP ZIT/RIT RPO WSL	3	4	12	1.	Właściwe planowanie zaplecza administracyjnego i zasobów kadrowych;
2.	Optymalne wykorzystanie istniejących zasobów kadrowych;
3.	Odpowiedni system zastępstw;
4.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników IP/IP ZIT/RIT RPO WSL w zakresie pełnionych zadań związanych z realizacją RPO;
5.	Powierzanie trudnych i odpowiedzialnych zadań wyłącznie doświadczonym pracownikom.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R6.3	Błędy i nieprawidłowości w realizacji zadań powierzonych IP/IP ZIT/RIT RPO WSL	3	5	15	1.	Realizacja zadań przez IP/IP ZIT/RIT RPO WSL zgodnie z zapisami porozumień;
2.	Przestrzeganie przez IP/IZ ZIT/RIT RPO WSL obowiązujących wytycznych i przepisów prawa;
3.	Realizacja procesów zgodnie z aktualnymi instrukcjami wykonawczymi;
4.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników IP/IP ZIT/RIT RPO WSL w zakresie pełnionych zadań związanych z realizacją RPO WSL 2014-2020 ;
5.	Kontrole systemowe.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R6.4	Brak lub niedostateczna współpraca pomiędzy IZ RPO WSL a IP/IP ZIT RIT RPO WSL	2	3	6	1.	Realizacja zadań przez IZ RPO WSL i IP/IP ZIT/RIT RPO WSL zgodnie z zapisami porozumień;
2.	Realizacja procesów przez IZ RPO WSL i IP/IP ZIT/RIT RPO WSL zgodnie z aktualnymi instrukcjami wykonawczymi;
3.	Opracowanie i wdrożenie standardów komunikacji pomiędzy IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
4.	Określenie sposobu raportowania do IZ RPO WSL:
5.	Cykliczne spotkania przedstawicieli IZ RPO WSL i IP/IP ZIT/RIT RPO WSL, konsultacje.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R6.5	Nieprawidłowy podział kompetencji i odpowiedzialności miedzy IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL 	2	4	8	1.	Konstrukcja porozumień w oparciu o obowiązujące procedury i przepisy prawa;
2.	Konsultacje projektów porozumień, w tym z Zespołem obsługi prawnej;
3.	Weryfikacja i ewentualne korekty OFIP;
4.	Efektywna komunikacja pomiędzy IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
5.	Kontrole systemowe.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R6.6	Nieprawidłowy lub niedostateczny nadzór nad działaniami IP/IP ZIT/RIT RPO WSL 	3	3	9	1.	Jasne określenie zadań w zakresie nadzoru i koordynacji współpracy z IP/IP ZIT/RIT RPO WLS;
2.	Realizacja nadzoru nad IP/IP ZIT/RIT RPO WSL zgodnie z obowiązującymi porozumieniami, OFIP, instrukcjami wykonawczymi;
3.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników IZ RPO WSL odpowiedzialnych za nadzór nad działaniami IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
4.	Kontrole systemowe.	IZ RPO WSL

R6.7	Różnice między IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL w interpretacji przepisów prawa, sposobie realizacji zadań lub wdrożenia zapisów dokumentów programowych i wytycznych	3	3	9	1.	Efektywna komunikacja pomiędzy IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
2.	Konsultacje kwestii spornych, w tym z Zespołem Obsługi Prawnej;
3.	Pozyskiwanie interpretacji IK UP i innych jednostek;
4.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników odpowiedzialnych za wdrażanie RPO WSL 2014-2020.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R6.8	Niestosowanie aktualnych procedur w zakresie kontroli systemowej	2	4	8	1.	Efektywna komunikacja pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WSL, IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
2.	Systematyczne śledzenie zmian w zakresie prawa krajowego i unijnego;
3.	Weryfikacja procedur pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i unijnego;
4.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników IZ RPO WSL/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL w zakresie kontroli systemowej dla okresu programowania 2014-2020.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R6.9	Nieadekwatna metodologia doboru próby procesów do kontroli systemowej	3	4	12	1.	Uwzględnienie wyników analizy ryzyka procesów w doborze próby procesów do kontroli;
2.	Uwzględnianie wyników wcześniej przeprowadzanych audytów i kontroli, w tym kontroli realizowanych przez podmioty zewnętrzne;
3.	Konsultacje z jednostkami posiadającymi doświadczenie w realizacji kontroli systemowych;
4.	Rzetelnie przeprowadzona analiza przedkontrolna;
5.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników IZ RPO WSL/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL w zakresie kontroli systemowej dla okresu programowania 2014-2020.	IZ RPO WSL	
R6.10	Nieprawidłowe wnioski z kontroli systemowej	2	4	8	1.	Efektywna współpraca i komunikacja pomiędzy podmiotem kontrolującym a kontrolowanych;
2.	Rzetelnie przeprowadzona analiza przedkontrolna;
3.	Odpowiednie przygotowanie Zespołu kontrolującego do czynności kontrolnych;
4.	Realizacja czynności kontrolnych zgodnie z obowiązującymi procedurami i instrukcjami wykonawczymi;
5.	Realizacja czynności kontrolnych w oparciu o listę kontrolną;
6.	Uwzględnianie wyników wcześniej przeprowadzanych audytów i kontroli, w tym kontroli realizowanych przez podmioty zewnętrzne;
7.	Konsultacje wewnątrz zespołu kontrolującego;
8.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników IZ RPO WSL/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL w zakresie kontroli systemowej dla okresu programowania 2014-2020.	IZ RPO WSL	
R6.11	Nieadekwatne zalecenia pokontrolne 	3	4	12	1.	Konsultacje wewnątrz zespołu kontrolującego;
2.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników IZ RPO WSL/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL w zakresie kontroli systemowej dla okresu programowania 2014-2020.	IZ RPO WSL	
R6.12	Niewdrożenie zaleceń pokontrolnych przez IP/IP ZIT/RIT RPO WSL	2	5	10	1.	Prowadzenie rejestru zaleceń pokontrolnych;
2.	Monitorowanie przez IZ RPO WSL wdrażania zaleceń pokontrolnych w Instytucji;
3.	Efektywna współpraca i komunikacja pomiędzy podmiotem kontrolującym a kontrolowanych;
4.	Właściwy przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WSL/ IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
5.	Weryfikacja wdrożenia zaleceń pokontrolnych podczas kolejnych kontroli systemowych;
6.	Analiza wyników kontroli przeprowadzanych przez podmioty zewnętrzne.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R6.13	Próby wpływania na proces kontroli systemowej	2	4	6	1.	Właściwy dobór zespołu kontrolującego;
2.	Deklaracje bezstronności składane przez członków zespołu kontrolującego;
3.	Szkolenia dla pracowników dotyczące zjawisk korupcyjnych;
4.	Określenie zasad postępowania w przypadku konfliktu interesów;
5.	Opracowanie kodeksu etyki w jednostkach wdrażających RPO WSL;
6.	Kontrole jednostek nadzorujących.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	

P.7 - Monitoring i sprawozdawczość 
NAZWA PROCESU	Monitoring i sprawozdawczość	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.7	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Sprawozdawczość i monitoring wspomagają proces zarządzania funduszami strukturalnymi, dostarczają informacji o postępie realizacji i efektywności wdrażania RPO WSL 2014-2020. 
Sprawozdawczość odbywa się systematycznie i terminowo przez cały okres wdrażania perspektywy finansowej 2014-2020, realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych wdrażania programu.
IZ  jest odpowiedzialna za prawidłowy przebieg procesu sprawozdawczości w ramach danego RPO.
IZ RPO WSL przygotowuje informacje kwartalne oraz sprawozdania roczne i końcowe, m.in. na podstawie informacji otrzymanych od IP/IP ZIT/RIT RPO WSL , które mają za zadanie  przygotowywanie m.in. wkładu do informacji kwartalnych  z realizacji RPO WSL 2014-2020. IZ RPO WSL przedkłada te informacje w formie elektronicznej do IK UP. 
IZ RPO WSL odpowiada również za bieżące monitorowanie postępu rzeczowego w ramach RPO WSL 2014-2020 na wszystkich poziomach wdrażania programu. 
Monitoring jest procesem systematycznego zbierania, raportowania i interpretowania danych opisujących postęp i efekty programu, wspomaga proces zarządzania środkami z funduszy strukturalnych, dostarcza informacji o postępie realizacji i efektywności wdrażania pomocy.
Dane na temat postępów w osiąganiu wskaźników w ramach RPO WSL 2014-2020 wraz z opisem ewentualnie zidentyfikowanych trudności w realizacji wartości docelowych, a także podjętych działań zaradczych, są raportowane w ramach systemu sprawozdawczości.
Prawidłowy przebieg procesu monitoringu i sprawozdawczości w ramach RPO WSL 2014-2020, w tym ram wykonania, pozwala m.in. na bieżąco śledzić postęp finansowy i rzeczowy programu, odpowiednio wcześnie reagować na występujące trudności oraz pozyskiwać dane niezbędne w procesie ewaluacji, przyczyniając się w konsekwencji do efektywnego i sprawnego realizowania założeń, i celów wyznaczonych przez UE.	
CEL PROCESU	Celem procesu jest zwiększenie efektywności wdrażania RPO WSL 2014-2020 oraz zapewnienie możliwości weryfikacji osiągania celów programu poprzez ustalenie poziomu osiąganych wskaźników. Zebrane dane w procesie monitoringu umożliwiają rozliczenie programu z KE.	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL
 	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Nabór i ocena wniosków o dofinansowanie projektów;
2.	Zawieranie umów/decyzji ;
3.	Weryfikacja wniosków;
4.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
5.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków;
6.	Systemy informatyczne.	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Monitoring i sprawozdawczość	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.7	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R7.1	Niestosowanie aktualnych procedur	1.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL  oraz wnioskodawcami/beneficjentami dot. realizacji procedur oraz przepływu informacji o ich aktualizacji;
2.	Utworzenie przez komórki merytorycznie odpowiedzialne niekompletnych procedur, wymagających uzupełnień i aktualizacji;
3.	Nieznajomość regulacji dotyczących monitoringu i sprawozdawczości dla okresu programowania 2014-2020 przez pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL  oraz wnioskodawców/ beneficjentów;
4.	Nieznajomość procedur przez pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL  2014-2020;
5.	Częste zmiany przepisów prawa krajowego i UE, w tym wytyczne KE lub IK UP.	1.	Nieterminowe przedkładanie sprawozdań, informacji  kwartalnych i innych dokumentów sprawozdawczych;
2.	Konieczność powtarzania danego etapu postępowania w ramach procedury, a tym samym wydłużenie realizacji procesu monitoringu i sprawozdawczości;
3.	Błędy w procesie monitoringu i sprawozdawczości;
4.	Brak skuteczności, efektywności i spójności systemu realizacji RPO WSL.
	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	
R7.2	Nieterminowe przekazane dokumentów członkom KM	1.	Nierzetelność pracowników odpowiedzialnych za przekazanie dokumentów dla KM;
2.	Nieterminowe przekazanie materiałów dla KM z wydziałów/ instytucji współpracujących;
3.	Problemy z pozyskaniem danych na potrzeby informacji dla KM (np. awarie systemów informatycznych).	1.	Odmowa rozpatrzenia sprawy przez członków KM;
2.	Niezatwierdzenie kryteriów wyboru projektów;
3.	Brak możliwości ogłoszenia konkursów;
4.	Opóźnienia w realizacji RPO WSL 2014-2020.	Wewnętrzne
	
R7.3	Nieadekwatne decyzje podejmowane przez KM	1.	Niepełne informacje przekazywane na KM;
2.	Błędy w dokumentach przekazywanych na KM;
3.	Niewystarczające zapoznanie się ze sprawą przez członków KM.	1.	Niezatwierdzenie kryteriów wyboru projektów;
2.	Zatwierdzenie niewłaściwych kryteriów wyboru;
3.	Opóźnienia w realizacji programu.	Wewnętrzne

R7.4	Błędy w dokumentach sprawozdawczych	1.	Nieprawidłowe informacje z instytucji/ komórek przekazywane na potrzeby dokumentów sprawozdawczych;
2.	Nieprawidłowe dane sprawozdawane przez beneficjentów;
3.	Błędne dane w LSI 2014/CST;
4.	Nieznajomość/ niestosowanie aktualnych procedur i wytycznych;
5.	Nierzetelność pracowników odpowiedzialnych za sprawozdawczość;
6.	Brak lub niewystarczająca współpraca między komórkami IZ RPO WSL oraz między IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
7.	Błędy/ niejasności w procedurze sporządzania dokumentów sprawozdawczych;
8.	błędy/ braki w mechanizmach kontrolnych.	1.	Możliwość podjęcia niewłaściwych decyzji przez KM;
2.	Konieczność zainicjowania dodatkowych czynności wyjaśniających z instytucjami/ komórkami przekazującymi dane na potrzeby sprawozdań;
3.	Otrzymywanie uwag, zastrzeżeń ze strony instytucji nadzorujących wdrażanie RPO WSL 2014-2020 ;
4.	Konieczność składania korekt dokumentów sprawozdawczych;
5.	Opóźnienia w zatwierdzaniu sprawozdań.	Wewnętrzne
Zewnętrzne 
	
R7.5	Niezatwierdzenie przez KM dokumentów (w tym kryteriów wyboru)	1.	Brak kworum podczas posiedzenia KM;
2.	Brak zgody KM;
3.	Niespójne/niejasne informacje/dokumenty przekazane na KM;
4.	Brak/ niewłaściwa komunikacja z członkami KM.	1.	Brak możliwości ogłoszenia konkursów;
2.	Opóźnienia w realizacji RPO WSL.	Zewnętrzne 	
R7.6	Nieosiągnięcie założonych wartości docelowych wskaźników	1.	Błędne założenia na etapie tworzenia programu;
2.	Niewłaściwie przeprowadzona analiza ex-ante;
3.	Błędne analizy, badania wykonane na potrzeby szacowania wartości docelowych wskaźników;
4.	Błędy na etapie planowania konkursów;
5.	Wybór do dofinansowania niewłaściwych projektów;
6.	Opóźnienia w realizacji programu;
7.	Opóźnienia w realizacji projektów;
8.	Nieosiąganie wartości docelowych wskaźników w projektach;
9.	Znaczące oszczędności na projektach opóźniające realizację wskaźników finansowych;
10.	Niewłaściwy monitoring programu;
11.	Czynniki zewnętrzne (np. zmieniająca się sytuacja gospodarcza, społeczna w regionie, istotne wahania kursu euro).
	1.	Nieosiągnięcie ram wykonania;
2.	Utrata rezerwy wykonania.	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	
R7.7	Brak możliwości pozyskania danych na potrzeby sprawozdań 	1.	Awarie systemów informatycznych;
2.	Brak  funkcjonalności systemów informatycznych umożliwiających pozyskanie odpowiednich danych monitoringowych;
3.	Brak/ trudności w pozyskaniu danych przez instytucje/komórki przekazujące informacje na potrzeby sprawozdań;
4.	Zmiany przez IK UP/ KE zakresów dokumentów sprawozdawczych;
5.	Nieterminowo wprowadzone dane do systemu;
6.	Brak możliwości generowania wszystkich raportów w systemie. 
	1.	Opóźnienia w składaniu sprawozdań;
2.	Konieczność pozyskiwania danych z innych źródeł;
3.	Zwiększenie czasochłonności przygotowania sprawozdań,
4.	Niepełne dane w dokumentach sprawozdawczych;
5.	Niepełne dane w raportach i analizach. 
	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	
R7.8	Istotne wahania kursu Euro służące do przeliczenia dostępnej alokacji	1.	Czynniki ekonomiczne/gospodarcze w kraju (zmiany stóp procentowych, zmiany poziomu inflacji, tempo wzrostu gospodarczego, zmiana stopy bezrobocia, itp.);
2.	Sytuacja polityczna i społeczna w kraju.
	1.	Pomniejszenie lub zwiększenie dostępnej alokacji;
2.	Brak możliwości zakontraktowania wszystkich wyłonionych projektów;
3.	Brak możliwości ogłoszenia wszystkich zaplanowanych konkursów;
4.	Problemy z osiągnięciem zakładanych wartości wskaźników;
5.	Trudności z wykorzystaniem zwiększonej alokacji w końcowej fazie programu;
6.	Przeszacowanie lub niedoszacowanie prognoz finansowych, w tym prognoz certyfikacji.
	Wewnętrzne	
R7.9	Błędy rachunkowe oraz błędne dane wpływające na poprawność monitoringu finansowego.	1.	Nieprawidłowe informacje z instytucji/ komórek współpracujących przekazywane na potrzeby monitoringu finansowego;
2.	Nieprawidłowe informacje od beneficjentów przekazywane na potrzeby monitoringu; 
3.	Błędne dane w LSI 2014/CST;
4.	Nieznajomość/ niestosowanie aktualnych procedur i wytycznych;
5.	Nierzetelność pracowników;
6.	Brak lub niewystarczająca współpraca między komórkami IZ RPO WSL oraz między IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
7.	Brak czytelnych zasad odnośnie prowadzenia rejestrów zawieranych umów/ aneksów do umów o dofinansowanie.	1.	Niewykorzystanie pełnej alokacji;
2.	Przekroczenie dostępnej alokacji;
3.	Konieczność realokacji środków;
4.	Konieczność zaangażowania środków budżetu województwa;
5.	Nieadekwatność danych monitoringowych w ramach postępu finansowego;
6.	Nieosiągnięcie planowanych wartości wskaźników finansowych. 	Wewnętrzne
Zewnętrzne
	
R7.10	Zmiany wymogów IK UP lub KE w odniesieniu do zakresu danych dokumentów sprawozdawczych	1.	Zmiany prawodawstwa UE/ krajowego;
2.	Zmiana sytuacji gospodarczej, społecznej.	1.	Opóźnienia w składaniu sprawozdań;
2.	Konieczność pozyskiwania dodatkowych danych;
3.	Możliwe błędy w sprawozdaniach i konieczność składania korekt;
4.	Zwiększenie czasochłonności przygotowania sprawozdań,
	Zewnętrzne 	
R7.11	Marginalizacja roli i użyteczności monitoringu w procesie decyzyjnym	1.	Brak świadomości nt. znaczenia monitoringu w realizacji programu;
2.	Niepełna wiedza nt. programu.	1.	Nierzetelność w przekazywaniu danych na potrzeby monitoringu;
2.	Niewykorzystywanie danych i wniosków z monitoringu w procesie decyzyjnym.	Wewnętrzne 	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Monitoring i sprawozdawczość	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.7
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R7.1	Niestosowanie aktualnych procedur	2	4	8	1.	Szkolenia pracowników IZ/IP RPO WSL 2014-2020;
2.	Monitorowanie zmian w obowiązujących aktach prawnych i wytycznych – przepisy krajowe i UE;
3.	Spotkania informacyjne/szkoleniowe dla wnioskodawców/beneficjentów;
4.	Aktualizacja procedur;
5.	Odpowiedni podział obowiązków i sprawna współpraca wszystkich jednostek zaangażowanych w system realizacji RPO WSL 2014-2020.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.2	Nieterminowe przekazane dokumentów członkom KM	2	4	8	1.	Przestrzeganie aktualnych procedur i instrukcji;
2.	Efektywna komunikacja pomiędzy komórkami organizacyjnymi  IZ RPO WSL, IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
3.	Właściwe planowanie prac związanych z organizacją KM.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.3	Nieadekwatne decyzje podejmowane przez KM	1	5	5	1.	Weryfikacja poprawności dokumentów/ danych przekazywanych członkom KM;
2.	Terminowe przekazywanie materiałów członkom KM;
3.	Rzetelne przygotowanie merytoryczne członków KM będących pracownikami IZ RPO WSL.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.4	Błędy w dokumentach sprawozdawczych	3	3	9	1.	Weryfikacja informacji z instytucji/ komórek przekazywanych na potrzeby dokumentów sprawozdawczych;
2.	Monitoring i weryfikacja danych sprawozdawanych przez beneficjentów;
3.	Audyty poprawności danych w LSI, zgodności danych w LSI i CST;
4.	Stosowanie aktualnych procedur i instrukcji;
5.	Weryfikacja poprawności obowiązujących procedur;
6.	Efektywna współpraca między komórkami IZ RPO WSL oraz między IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
7.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników odpowiedzialnych za sprawozdawczość.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.5	Niezatwierdzenie przez KM dokumentów (w tym kryteriów wyboru)	2	5	10	1.	Monitoring frekwencji podczas posiedzeń KM;
2.	System zastępstw członków KM;
3.	Weryfikacja regulaminu KM;
4.	Weryfikacja poprawności dokumentów/ danych przekazywanych członkom KM;
5.	Terminowe przekazywanie materiałów członkom KM;
6.	Rzetelne przygotowanie merytoryczne członków KM będących pracownikami IZ RPO WSL;
7.	Sprawna komunikacja z członkami KM.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.6	Nieosiągnięcie założonych wartości docelowych wskaźników	3	5	15	1.	Weryfikacja założeń dotyczących wartości docelowych wskaźników RPO WSL;
2.	Właściwe planowanie konkursów;
3.	Uwzględnienie w ocenie projektów założonych wartości wskaźników;
4.	Skuteczny monitoring postępu rzeczowego i finansowego realizowanych projektów;
5.	Skuteczny monitoring postępu rzeczowego i finansowego programu;
6.	Mechanizmy odpowiednio wczesnego sygnalizowania potencjalnych problemów z osiągnięciem założonych wskaźników rzeczowych i finansowych programu;
7.	Skuteczne zarządzanie alokacją programu (realokacje środków);
8.	Monitorowanie i informowanie beneficjentów o konieczności realizacji wskaźników w odpowiednim czasie.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.7	Brak możliwości pozyskania danych na potrzeby sprawozdań 	3	3	9	1.	Właściwe planowanie prac związanych z przygotowaniem dokumentów sprawozdawczych;
2.	Efektywna współpraca między komórkami IZ RPO WSL oraz między IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT w zakresie przekazywania danych na potrzeby sprawozdawczości;
3.	Kontakt z beneficjentami.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.8	Istotne wahania kursu Euro służące do przeliczenia dostępnej alokacji	4	4	16	1.	Bieżąca obserwacja kursu Euro, monitoring trendów makroekonomicznych;
2.	Wypracowanie strategii zarządzania alokacją w sytuacji istotnych wahań kursu Euro;
3.	Aktualizacje harmonogramów naborów;
4.	Informowanie potencjalnych beneficjentów o możliwości niezakontraktowania wszystkich pozytywnie ocenionych projektów w sytuacji wyczerpania dostępnej alokacji;
5.	Proponowanie zmian kwot dofinansowania projektów;
6.	Aktualizacja prognoz finansowych, w tym prognoz certyfikacji;
7.	Realokacja środków. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.9	Błędy rachunkowe oraz błędne dane wpływające na poprawność monitoringu finansowego.	3	5	15	1.	Weryfikacja danych i informacje z instytucji/ komórek współpracujących przekazywanych na potrzeby monitoringu finansowego;
2.	Audyty poprawności danych w LSI, zgodności danych w LSI 2014 i CST;
3.	Stosowanie aktualnych procedur i instrukcji;
4.	Weryfikacja poprawności obowiązujących procedur;
5.	Efektywna współpraca między komórkami IZ RPO WSL oraz między IZ RPO WSL a IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
6.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników odpowiedzialnych za monitoring finansowy;
7.	 Informowanie o prawidłowym sposobie szacowania/wykazywania realizacji wskaźników. 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.10	Zmiany wymogów IK UP lub KE w odniesieniu do zakresu danych dokumentów sprawozdawczych	3	2	6	1.	Monitorowanie zmian wytycznych dotyczących monitoringu i sprawozdawczości;
2.	Odpowiednie planowanie prac w zakresie opracowania dokumentów sprawozdawczych.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R7.11	Marginalizacja roli i użyteczności monitoringu w procesie decyzyjnym	2	4	8	1. Podnoszenie poziomu świadomości pracowników instytucji zaangażowanych w realizację programu nt. roli monitoringu.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	

P.8- Realizacja IF 
NAZWA PROCESU	Realizacja IF	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.8	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Zgodnie z art. 28 ustawy wdrożeniowej Instytucja Zarządzająca może zapewnić wkład finansowy ze środków programu operacyjnego na rzecz instrumentów finansowych na zasadach określonych w części drugiej w tytule IV rozporządzenia ogólnego.
Instrumenty finansowe definiuje się jako unijne środki wsparcia finansowego przekazywane z budżetu Unii Europejskiej na zasadzie komplementarności w celu osiągnięcia określonego celu lub określonych celów polityki Unii. Instrumenty takie mogą przybierać formę inwestycji kapitałowych lub quasi-kapitałowych, pożyczek lub gwarancji lub innych instrumentów opartych na podziale ryzyka, a w stosownych przypadkach mogą być łączone z dotacjami ( art. 2 pkt p rozporządzenia finansowego 966/2012).
W procesie wdrażania IF, IZ RPO WSL odpowiedzialna jest za:
Podjęcie decyzji o dokonaniu wkładów z RPO WSL 2014-2020 do instrumentu/ów finansowego/ych:
•	Przeprowadzenie oceny ex-ante instrumentów finansowych
•	Powierzenie zadań wdrożeniowych zgodnie z art.38 ust. 4 pkt (b)(i) w drodze umowy o finansowaniu, 
•	Dokonanie wkładu z RPO WSL 2014-2020 do instrumentu finansowego, 
•	Zadeklarowanie wydatków stanowiących wkład do instrumentu finansowego,
•	Prowadzenie kontroli w zakresie prawidłowości wdrażania instrumentów finansowych, 
•	Monitoring i nadzór nad prawidłowością wydatkowania środków z instrumentu finansowego.	
 CEL PROCESU	Efektywne zarządzanie i wdrażanie instrumentów finansowych	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP,  OFiP, IW, Porozumienia);
2.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
3.	Monitoring i sprawozdawczość;
4.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków;
5.	Ewaluacja;
6.	Certyfikacja wydatków.

Wykaz ryzyk

NAZWA PROCESU	Realizacja IF	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.8	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R8.1.	Niewłaściwie zidentyfikowane obszary wdrażania IF w analizie ex-ante	1.	Źle zaplanowany harmonogram badań ewaluacyjnych;
2.	Presja czasu;
3.	Niewłaściwy wybór wykonawcy analizy ex-ante;
4.	Nierzetelna realizacja analizy ex-ante.	1.	Nieuzasadnione zastosowanie instrumentu finansowego;
2.	Niezastosowanie instrumentu finansowego w wymaganym obszarze tematycznym;
3.	Opóźnienia w realizacji wsparcia w ramach IF.	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R8.2.	Późne podjęcie decyzji w sprawie realizacji IF w danym obszarze	1.	Opóźnienia w realizacji oceny ex-ante;
2.	Brak współpracy między komórkami organizacyjnymi IZ RPO WSL;
3.	Nieterminowe przedstawienie KM oceny ex-ante;
4.	Nieznajomość/ niestosowanie instrukcji wykonawczych.
	1.	Opóźnienia w realizacji wsparcia;
2.	Niskie zainteresowanie wsparciem;
3.	Problemy z osiągnięciem zakładanych wartości docelowych wskaźników dla IF i programu.	Wewnętrzne
	
R8.3.	Nieprawidłowy wybór pośredników/pośrednika finansowego	1.	Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa krajowego i unijnego;
2.	Nieprzestrzeganie obowiązujących procedur i instrukcji;
3.	Niejasno określone zasady/ procedury wyboru pośrednika finansowego przez Fundusz Funduszy,
4.	Nierzetelność pracowników,
5.	Próby nacisków, wpływów z zewnątrz na proces wyboru pośrednika.
	1.	Nieprawidłowa realizacja wsparcia w ramach IF;
2.	Konieczność rozwiązania umowy z operatorem finansowym;
3.	Konieczność powtarzania procedury wyboru pośrednika;
4.	Opóźnienie rozpoczęcia realizacji wsparcia;
5.	Problemy z osiągnięciem zakładanych wartości docelowych wskaźników dla IF i programu.
	Wewnętrzne
Zewnętrzne
	
R8.4.	Umowa o finansowaniu w oparciu o którą ustanowiono wkłady do instrumentów finansowych nie obejmuje zasad i warunków zgodnych z załącznikiem IV rozporządzenia ogólnego	1.	Trudności podczas negocjacji warunków umowy;
2.	Brak lub niedostateczna współpraca z zespołem obsługi prawnej;
3.	Nierzetelność pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie umowy.	1.	Brak zabezpieczenia praw i interesów IZ RPO WSL;
2.	Brak zapisów regulujących zadania i odpowiedzialność podmiotu wdrażającego;
3.	Trudności w prawidłowym zarządzaniu i monitorowaniu wsparcia udzielanego z instrumentów finansowych.	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	
R8.5.	Objęcie wsparciem z instrumentów finansowych inwestycji niekwalifikujących się do wsparcia,	1.	Niekompetencja pośrednika finansowego;
2.	Niejasno określone zasady/ procedury wsparcia określone przez IZ RPO WSL, Fundusz Funduszy i Pośrednika Finansowego;
3.	Nieprecyzyjne procedury i zasady stosowane przez pośrednika finansowego;
4.	Brak/ niewystarczająca współpraca pomiędzy IZ RPO WSL a podmiotem wdrażającym instrumenty finansowe;
5.	Próby nacisków, wpływów z zewnątrz na proces zawierania umów.	1.	Konieczność zwrotu niesłusznie przyznanego wsparcia;
2.	Opóźnienia we wdrażaniu IF;
3.	Problemy z osiągnięciem wartości docelowych wskaźników dla IF;
4.	Nieprawidłowości wskazywane podczas kontroli, w tym kontroli realizowanych przez podmioty zewnętrzne.	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	
R8.6	Małe zainteresowanie beneficjentów wsparciem w ramach IF	1.	Obawy wnioskodawców związane z możliwymi trudnościami ze zwrotem udzielonych środków, niska skłonność do podejmowania ryzyka biznesowego;
2.	Warunki udzielania wsparcia niedostosowane do potrzeb i oczekiwań potencjalnych odbiorców;
3.	Dostępność innych, bardziej atrakcyjnych form wsparcia;
4.	Nieskuteczna polityka informacyjna w zakresie wsparcia w ramach IF;
5.	Niewłaściwy dobór grup docelowych.	1.	Nieosiągnięcie wartości docelowych wskaźników dla IF;
2.	Opóźnienia w realizacji programu;
3.	Konieczność modyfikacji formy wsparcia/ realokowania środków.
	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R8.7	Nieosiągnięcie założonych celów i wartości docelowych wskaźników dla IF	1.	Opóźnienia w realizacji wsparcia w ramach IF;
2.	Nieefektywne udzielanie wsparcia przez pośrednika/pośredników;
3.	Błędy na etapie wyboru projektów do wsparcia;
4.	Nierzetelność odbiorców ostatecznych;
5.	Rozwiązywanie umów z instytucjami wdrażającymi instrumenty finansowe w związku z realizacją projektu  niezgodnie z umowam; 
6.	Nieskuteczny monitoring postępu realizacji projektów.	1.	Nieosiągnięcie założonych wskaźników dla programu,
	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Realizacja IIF	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.8
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R8.1.	Niewłaściwie zidentyfikowane obszary wdrażania IF w analizie ex-ante	2	4	8	1.	Właściwe planowanie badań ewaluacyjnych;
2.	Staranne zaplanowanie harmonogramu oceny ex-ante;
3.	Właściwy dobór wykonawcy odpowiedzialnego za ocenę ex-ante;
4.	Nadzór nad realizacją oraz weryfikacja oceny ex-ante.	IZ RPO WSL

R8.2.	Późne podjęcie decyzji w sprawie realizacji IF w danym obszarze	3	4	12	1.	Terminowa realizacji oceny ex-ante;
2.	Terminowe przedstawienie oceny ex-ante KM;
3.	Efektywna współpraca między komórkami organizacyjnymi IZ RPO WSL.	IZ RPO WSL

R8.3.	Nieprawidłowy wybór pośredników/pośrednika finansowego	2	4	8	1.	Wybór pośredników z zachowaniem przepisów prawa krajowego i unijnego;
2.	Wybór pośredników z zachowaniem obowiązujących procedur;
3.	Weryfikacja procedur wybory pośredników finansowych przez IZ RPO WSL;
4.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników (w tym szkolenia z zakresu etyki zawodowej i polityki antykorupcyjnej).	IZ RPO WSL

R8.4.	Umowa o finansowaniu w oparciu o którą ustanowiono wkłady do instrumentów finansowych nie obejmuje zasad i warunków zgodnych z załącznikiem IV rozporządzenia ogólnego	2	4	8	1.	Opracowanie umowy z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa;
2.	Konsultacje umowy, w tym z zespołem obsługi prawnej;
3.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników.
	IZ RPO WSL

R8.5.	Objęcie wsparciem z instrumentów finansowych inwestycji niekwalifikujących się do wsparcia,	3	3	9	1.	Właściwy wybór pośrednika finansowego;
2.	Opracowanie przez IZ RPO WSL i podmioty wdrażające jasnych procedur wsparcia w ramach IF;
3.	Weryfikacja procedur i zasad opracowanych przez pośrednika finansowego;
4.	Efektywna komunikacja i współpraca pomiędzy IZ RPO WSL, Funduszem Funduszy i  pośrednikiem finansowym.	IZ RPO WSL

R8.6	Małe zainteresowanie beneficjentów wsparciem w ramach IF	4	4	16	1.	Przejrzyste zasady udzielania wsparcia;
2.	Efektywna polityka informacyjna;
3.	Analiza przyczyn niewystarczającego zainteresowania oferowanym wsparciem;
4.	Analiza i ewentualna modyfikacja zasad udzielania wsparcia.	IZ RPO WSL

R8.7	Nieosiągnięcie założonych celów i wartości docelowych wskaźników dla IF	3	4	12	1.	Terminowa realizacja wsparcia w ramach IF;
2.	Monitoring postępu wdrażania wsparcia przez Fundusz Funduszy i  pośrednika finansowego;
3.	Staranny wybór projektów do dofinansowania;
4.	Monitoring postępu realizowanych projektów.	IZ RPO WSL

P.9 - Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków 
NAZWA PROCESU	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.9	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Zgodnie z rozporządzeniem ogólnym nieprawidłowość oznacza każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie budżetu Unii nieuzasadnionym wydatkiem ( art. 2 pkt 36).
Zakwalifikowanie danego przypadku jako nieprawidłowość nakłada również na IZ RPO WSL obowiązek informowania KE o stwierdzonych nieprawidłowościach, jeśli wkład z funduszy polityki spójności w ramach danej nieprawidłowości przekracza 10 tys. euro oraz informowania o istotnych faktach dotyczących przebiegu prowadzonych postępowań zgodnie z procedurami wskazanymi w pkt 6 rozdziału 14 Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju   w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020.
Art. 125 Rozporządzenia ogólnego, nakłada na IZ RPO WSL obowiązek realizacji Programu z zasadą należytego zarządzania finansami. Obowiązek ten przekłada się bezpośrednio na konieczność posiadania sprawnego systemu, pozwalającego wykryć i usunąć powstałe nieprawidłowości, odzyskać kwoty nienależnie wypłacone oraz zapobiegać powstawaniu kolejnych nieprawidłowości. 
Najistotniejsze etapy procesu dotyczącego nieprawidłowości i odzyskiwania środków obejmują:
•	wykrycie i stwierdzenie nieprawidłowości,
•	usuwanie/ korygowanie nieprawidłowości, 
•	monitorowanie nieprawidłowości,
•	raportowanie nieprawidłowości,
•	prowadzenie rejestru obciążeń na projekcie,
•	w uzasadnionych przypadkach informowanie Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o sprawie,
•	odzyskiwanie kwot,
•	prowadzenie postępowań administracyjnych w celu wydania decyzji o zwrocie środków,
•	egzekucję należności.	
CEL PROCESU	Zapobieganie nieprawidłowościom oraz ich wykrywanie i korygowanie, a także odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych wraz z odsetkami zgodnie z treścią art. 122 ust.2 rozporządzenia ogólnego w celu zapewnienia, że tylko prawidłowe wydatki podlegają finansowaniu ze środków RPO WSL 2014-2020.	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IP RPO WSL
	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania;
2.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
3.	Monitoring i sprawozdawczość;
4.	Certyfikacja wydatków;
5.	Procedury finansowe.

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.9	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R9.1	Niestosowanie aktualnych procedur	1.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji między   komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL oraz wnioskodawcami/beneficjentami dot. realizacji procedur oraz przepływu informacji o ich aktualizacji;
2.	Utworzenie przez komórki merytorycznie odpowiedzialne niekompletnych procedur, wymagających uzupełnień i aktualizacji;
3.	Nieznajomość procedur przez pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL RPO WSL 2014-2020;
4.	Częste zmiany przepisów prawa krajowego i unijnego, a tym wytyczne KE lub MIiR.	1.	Konieczność powtarzania danego etapu postępowania w ramach procedury, a tym samym wydłużenie realizacji procesu nieprawidłowości i odzyskiwania środków;
2.	Błędy w procesie stwierdzania nieprawidłowości, odzyskiwania środków;
3.	Brak skuteczności, efektywności i spójności systemu realizacji RPO WSL 2014-2020.
1.	BL.	Wewnętrzne 
Zewnętrzne	
R9.2	Niewykrycie nieprawidłowości	1.	Brak procedury  lub niewystarczająca procedura wykrywania przypadków  mogących stanowić nieprawidłowość, w tym nieadekwatne listy sprawdzające;
2.	Brak procedury  lub niewystarczająca procedura postępowania w sytuacji potwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości;
3.	Brak lub nieprawidłowa współpraca między komórkami/ instytucjami zaangażowanymi w realizację RPO WSL;
4.	Nieprawidłowy monitoring projektów;
5.	Nierzetelność pracowników w zakresie wykrywania przypadków mogących stanowić nieprawidłowość.
	1.	Zrefundowanie wydatku niekwalifikowanego;
2.	Zadeklarowanie do KE wydatku niekwalifikowanego;
3.	Konieczność odzyskiwania środków wraz z odsetkami.	Wewnętrzne 	
R9.3	Niestwierdzenie nieprawidłowości, pomimo zaistnienia przesłanek	1.	Brak procedury  lub niewystarczająca procedura stwierdzania nieprawidłowości;
2.	Nieprowadzenie analizy wyników kontroli i błędów w projektach;
3.	Niewystarczający/ nieprawidłowy monitoring projektów;
4.	Nieprawidłowa komunikacja z beneficjentem;
5.	Nierzetelność pracowników w zakresie postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości;
6.	Nierzetelność pracowników w zakresie wykrywania przypadków mogących stanowić nieprawidłowość.	1.	Zrefundowanie wydatku niekwalifikowanego;
2.	Zadeklarowanie do KE wydatku niekwalifikowanego;
3.	Konieczność odzyskiwania środków wraz z odsetkami;
	Wewnętrzne 	
R9.4	Nieuzasadnione stwierdzenie nieprawidłowości	1.	Błędy w trakcie kontroli projektu;
2.	Niewłaściwa weryfikacja dokumentów;
3.	Błąd pracownika;
4.	Nieprawidłowa interpretacja przepisów. 	1.	Nieefektywne wykorzystanie środków;
2.	Bezpodstawny zwrot środków przez Beneficjenta;
3.	Nieprawidłowe raportowanie nieprawidłowości.	Wewnętrzne 	
         R9.5	Brak lub nieprawidłowe raportowanie nieprawidłowości	1.	Nieprzestrzeganie wymogów obowiązujących rozporządzeń UE, przepisów prawa krajowego i wytycznych w zakresie raportowania nieprawidłowości;
2.	Nieprzestrzeganie procedur w zakresie raportowania nieprawidłowości;
3.	Błędne/ niekompletne procedury w zakresie raportowania nieprawidłowości;
4.	Nierzetelność, błąd pracownika IZ RPO WSL;
5.	Nieprawidłowy przepływ informacji między instytucjami/ komórkami zaangażowanymi we wdrażanie RPO;
6.	Błędne dane w systemie informatycznym;
7.	Awaria systemu informatycznego.
	1.	Niedopełnienie obowiązku Instytucji Zarządzającej w zakresie raportowania nieprawidłowości wynikającego z z art. 122 ust.2 rozporządzenia ogólnego;
2.	Niewykazanie zaistniałej nieprawidłowości;
3.	Nieuzasadnione wskazanie nieprawidłowości;
4.	Możliwość nałożenia korekty finansowej przez KE.	Wewnętrzne	
R9.6	Niewłaściwa ewidencja nieprawidłowości	1.	Nieprzekazanie informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwej jednostki;
2.	Nieterminowe przekazanie informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwej jednostki;
3.	Brak procedury lub niewystarczająca procedura postępowania w sytuacji potwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości;
4.	Niekompetencja pracowników w zakresie postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości;
5.	Nieprawidłowo funkcjonujący system informatyczny.	1.	Niedopełnienie obowiązku Instytucji Zarządzającej w związku z pełnieniem funkcji Instytucji Certyfikującej, w zakresie prowadzenia ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji , wynikającego z art.126 pkt h rozporządzenia ogólnego	Wewnętrzne 	
R9.7	Nieprawidłowe wyliczenie nieprawidłowości	1.	Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa i wytycznych w zakresie obliczania korekt finansowych;
2.	Niewłaściwa weryfikacja/kontrola dokumentów przedkładanych przez Beneficjentów;
3.	Błąd pracownika;
4.	Przekazanie błędnej  informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwej jednostki;
5.	Nieterminowe przekazanie informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwej jednostki (niewłaściwa kwota odsetek);
6.	Nieprawidłowo funkcjonujący system informatyczny;
7.	Błędne interpretowanie sposobu obliczania nieprawidłowości;
8.	Rozbieżności w interpretacji pojęć i przepisów. 	1.	Nieprawdziwa informacja o kwocie odsetek karnych w Deklaracji wydatków;
2.	Wyliczenie zawyżonej/zaniżonej kwoty do zwrotu przez Beneficjenta;
3.	Prowadzenie postępowania wyjaśniającego i konieczność dokonania korekt
	Wewnętrzne 
	
R9.8	Nieprawidłowe wyliczenie kwoty do zwrotu	1.	Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa UE i krajowego oraz wytycznych w zakresie obliczania korekt finansowych i odsetek od kwot podlegających zwrotowi;
2.	Niewłaściwa weryfikacja/kontrola dokumentów przedkładanych przez Beneficjentów;
3.	Błąd pracownika;
4.	Przekazanie błędnej  informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwej jednostki;
5.	Nieterminowe przekazanie informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwej jednostki;
6.	Nieprawidłowo funkcjonujący system informatyczny.	1.	Wyliczenie zawyżonej/zaniżonej kwoty do zwrotu przez Beneficjenta;
2.	Zrefundowanie wydatku niekwalifikowanego;
3.	Zadeklarowanie do KE wydatku niekwalifikowanego;
4.	Certyfikacja nieprawidłowych wydatków;
5.	Zmiana decyzji w trybie nadzwyczajnym;
6.	Uchylenie decyzji przez Sąd Administracyjny;
7.	Naruszenie dyscypliny finansów publicznych

	Wewnętrzne 
Zewnętrzne	
R9.9	Przedłużająca się procedura odzyskiwania środków	1.	Brak lub błędna wysokość kwot odzyskiwanych od beneficjentów;
2.	Niewywiązania się beneficjenta z terminów zwrotu niesłusznie pobranych środków;
3.	konieczność prowadzenia postępowania administracyjnego;
4.	Odwołania beneficjentów do II instancji/ sądów;
5.	Skomplikowany charakter spraw;
6.	Konieczność prowadzenia postępowania wyjaśniającego, w tym przeprowadzenia dowodów.
	1.	Zablokowanie środków;
2.	Zbyt późne odzyskanie środków, uniemożliwiające ich wykorzystanie;
3.	Wniesienie skargi na przewlekłe prowadzenie postępowania lub na bezczynność organu.
	Wewnętrzne 
Zewnętrzne	
R9.10	Uchylenie decyzji o zwrocie środków w II instancji/umorzenie postępowania administracyjnego w toku instancyjnym lub uchylenie decyzji/ umorzenie postepowania przez sad przez sąd	1.	Brak nadzoru nad prawidłową realizacją zadań w jednostce;
2.	Niekompetencja pracowników w zakresie znajomości KPA; 
3.	Niewłaściwie prowadzona procedura odzyskiwania środków od beneficjentów;
4.	Odmienna ocena prawna stwierdzonych naruszeń;
5.	Zmiana interpretacji przepisów prawa;
6.	Konieczność uwzględnienia wyników kontroli IA;
7.	Niejednolita linia orzecznicza,	1.	Konieczność angażowania środków własnych województwa;
2.	Konieczność ponownego rozpatrzenia sprawy, co przedłuży procedurę odzyskiwania środków	Zewnętrzne
Wewnętrzne	
R9.11	Nieodzyskanie środków	1.	Brak procedury lub niewystarczająca procedura postępowania w sytuacji potwierdzenia trudności w zwrocie środków;
2.	Niewłaściwa procedura wyboru projektów zabezpieczająca przez przyznaniem dofinansowania beneficjentom nieposiadającym odpowiedniej zdolności finansowej pozwalającej na swobodną obsługę finansową projektu;
3.	Wystąpienie nieprawidłowości systemowej;
4.	Bezskuteczna egzekucja;
5.	Brak prawnej możliwości odzyskania środków od osób trzecich.
	1.	Niedopełnienie obowiązku wynikającego z Wytycznych w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020;
2.	Utrata części alokacji;
3.	Konieczność angażowania środków własnych województwa;
4.	Naruszenie dyscypliny finansów publicznych.	Wewnętrzne 
 Zewnętrzne	
R9.12	Brak możliwości wykorzystania odzyskanych środków	1.	Luki w systemie monitorowania stanu posiadanych środków i rejestru kwot odzyskanych;
2.	Błędy rachunkowe.	1.	Nieefektywne wykorzystanie środków	Wewnętrzne 	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków 	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.9
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDOPODOBIEŃSTWO	SKUTEK	ODDZIAŁYWANIE	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R9.1	Niestosowanie aktualnych procedur	2	4	8	1.	Szkolenia pracowników;
2.	Monitorowanie zmian w obowiązujących aktach prawnych i wytycznych – przepisy krajowe i UE;
3.	Wyznaczenie pracownika odpowiedzialnego za bieżące informowanie pozostałych pracowników zaangażowanych w realizację procesu nieprawidłowości o zmianach w przepisach;
4.	Opracowanie i stosowanie procedury aktualizacji procedur, w tym procedury odstępstw od aktualnych procedur.
	IZ RPO WSL
IP RPO WSL
	
R9.2	Niewykrycie nieprawidłowości	2	5	10	1.	Odpowiednie procedury dotyczące postępowania w sytuacji potwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości;
2.	Odpowiednie procedury  służące  wykrywaniu przypadków  mogących stanowić nieprawidłowość;
3.	Właściwy nadzór nad prawidłową realizacją zadań w jednostce;
4.	Wzmocnienie wiedzy  pracowników w zakresie wykrywania przypadków mogących stanowić nieprawidłowość.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL 	
R9.3	Niestwierdzenie nieprawidłowości, pomimo zaistnienia przesłanek	1	5	5	1.	Odpowiednie procedury  lub postępowania w sytuacji potwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości;
2.	Odpowiednie procedury dotyczące wykrywania przypadków mogących stanowić nieprawidłowość;
3.	Właściwy nadzór nad prawidłową realizacją zadań w jednostce;
4.	Wzmocnienie kompetencji pracowników w zakresie wykrywania przypadków mogących stanowić nieprawidłowość.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL 	
R9.4	Nieuzasadnione stwierdzenie nieprawidłowości	2	3	6	1.	Kontrola prawidłowości działań podejmowanych w celu odzyskania kwot wykorzystanych nieprawidłowo przez beneficjentów;
2.	Bieżący kontakt z opiekunem projektu celem wymiany informacji nt. przebiegu projektu;
3.	Podnoszenie kompetencji pracowników.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL 	
R9.5	Brak lub nieprawidłowe raportowanie nieprawidłowości	2	3	6	1.	Przestrzeganie wymogów obowiązujących rozporządzeń UE, przepisów prawa krajowego i wytycznych w zakresie raportowania nieprawidłowości;
2.	Przestrzeganie procedur w zakresie raportowania nieprawidłowości;
3.	Weryfikacja/ aktualizacja procedur w zakresie raportowania nieprawidłowości;
4.	Wzmacnianie kompetencji pracowników;
5.	Zapewnienie prawidłowego przepływu informacji między instytucjami/ komórkami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL 2014-2020;
6.	Weryfikacja poprawności danych w systemie;
7.	Zabezpieczenie danych w systemie, kopie bezpieczeństwa.	IZ/IC RPO WSL
IZ RPO WSL
IP RPO WSL
	
R9.6	Niewłaściwa ewidencja nieprawidłowości	3	4	12	1.	Odpowiednie  procedury postępowania w sytuacji potwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości;
2.	Właściwy nadzór nad prawidłową realizacją zadań w jednostce;
3.	Wzmocnienie kompetencji pracowników w zakresie postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości;
4.	Zapewnienie prawidłowo funkcjonującego systemu informatycznego.	IZ/IC RPO WSL
IZ RPO WSL
IP RPO WSL
	
R9.7	Nieprawidłowe wyliczenie nieprawidłowości	3	4	12	1.	Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa oraz wytycznych w zakresie obliczania korekt finansowych;
2.	Odpowiednie procedury  w sytuacji potwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości; wprowadzenie spójnych procedur w ramach RPO WSL 2014-2020;
3.	Właściwy nadzór nad prawidłową realizacją zadań w jednostce;
4.	Wzmocnienie wiedzy pracowników w zakresie postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości;
5.	Zapewnienie prawidłowo funkcjonującego systemu informatycznego.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL 	
R9.8	Nieprawidłowe wyliczenie kwoty do zwrotu	3	4	12	1.	Przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa UE i krajowego oraz wytycznych w zakresie obliczania korekt finansowych i odsetek od kwot podlegających zwrotowi;
2.	Prawidłowa/rzetelna weryfikacja/kontrola dokumentów przedkładanych przez Beneficjentów;
3.	Wzmocnienie wiedzy pracowników;
4.	Właściwy nadzór nad prawidłową realizacją zadań w jednostce;
5.	Odpowiednie procedury w zakresie przekazywania informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwej jednostki. Zapewnienie prawidłowo funkcjonującego systemu informatycznego;
6.	 Weryfikacja przygotowanych dokumentów przez drugiego pracownika zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”.
	IZ RPO WSL
IP RPO WSL	
R9.9	Przedłużająca się procedura odzyskiwania środków	3	4	12	1.	Monitorowanie stanu posiadanych środków i rejestru kwot odzyskanych;
2.	Aktualizacja prognoz finansowych;
3.	Wzmocnienie wiedzy  pracowników;
4.	Zapewnienie prawidłowego przepływu informacji między instytucjami/ komórkami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL 2014-2020;
5.	 Bieżący monitoring terminu załatwienia spraw.

	IZ RPO WSL

IP RPO WSL 	
R9.10	Uchylenie decyzji o zwrocie środków w II instancji/umorzenie postępowania administracyjnego w toku instancyjnym lub uchylenie decyzji/ umorzenie postepowania przez sad przez sąd	3	4	12	1.	 Wzmocnienie wiedzy pracowników w zakresie prowadzenia postępowań administracyjnych;
2.	Zapewnienie prawidłowego przepływu informacji między instytucjami/ komórkami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL 2014-2020/ współpraca z zespołem obsługi prawnej;
3.	 Weryfikacja przygotowanych dokumentów przez drugiego pracownika zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”.

	IZ RPO WSL
IP RPO WSL 	
R9.11	Nieodzyskanie środków	3	4	12	1.	Odpowiednie procedury dotyczące postępowania w sytuacji potwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości;
2.	 Wzmocnienie wiedzy  pracowników zakresie procedury odzyskiwania środków;
3.	Bieżący monitoring terminu załatwienia spraw.

	IZ RPO WSL
IP RPO WSL 	
R9.12	Brak możliwości wykorzystania odzyskanych środków	2	5	10	1.	Monitorowanie stanu posiadanych środków i rejestru kwot odzyskanych;  
2.	Aktualizacja prognoz finansowych.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL 	

P.10- Ewaluacja 
NAZWA PROCESU	Ewaluacja	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.10	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Szczegółowe zasady funkcjonowania systemu ewaluacji przyjęte w RPO WSL 2014-2020 wynikają z UP oraz rozporządzenia ogólnego (art. 54, 55 56, 57, 114).
Na realizację procesu ewaluacji składają się następujące podprocesy/czynności:
1.	Przygotowanie, przyjęcie i aktualizacja Planu ewaluacji RPO WSL 2014-2020.
2.	 Koordynacja zewnętrznych badań ewaluacyjnych, analiz i ekspertyz oraz monitorowanie procesu wdrożenia rekomendacji;
3.	Realizacja wewnętrznych badań ewaluacyjnych, analiz i ekspertyz przez JE RPO WSL 2014-2020; 
4.	Powołanie, organizacja i przewodzenie pracom GSE. 

	
CEL PROCESU	Ewaluacje, zgodnie z art. 54 rozporządzenia ogólnego przeprowadza się w celu poprawy jakości projektowania i wdrażania RPO WSL 2014-2020 oraz w celu analizy jego skuteczności, efektywności i wpływu w trakcie okresu programowania (2014-2020). 	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

 IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL

PROCESY POWIĄZANE	1.	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP, OFiP, IW, Porozumienia);
2.	Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania;
3.	Zawieranie umów;
4.	Realizacja i rozliczanie projektów;
5.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
6.	Powierzanie zadań IP RPO WSL oraz kontrola systemowa;
7.	Monitoring i sprawozdawczość;
8.	Realizacja IF;
9.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków;
10.	Certyfikacja wydatków;
11.	Informacja i promocja;
12.	Systemy informatyczne; 
13.	Procedury finansowe.

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Ewaluacja	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.10	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R10.1	Niestosowanie aktualnych procedur 	1.	Problem z przepływem informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL oraz Wykonawcami BE dot. realizacji procedur oraz przepływu informacji o ich aktualizacji;
2.	Utworzenie przez komórki merytorycznie odpowiedzialne niekompletnych procedur, wymagających uzupełnień i aktualizacji;
3.	Brak zrozumienia przez Wykonawców procedury UMWŚ zlecania BE zewnętrznym podmiotom i sposobu realizacji takiego procesu;
4.	Zmiana przepisów prawa krajowego i unijnego, wytycznych KE lub IK UP.	1.	Konieczność powtarzania danego etapu postępowania w ramach procedury, a przez to wydłużenie realizacji procesu BE oraz wystąpienie opóźnień;
2.	Błędne wykonanie pracy poprzez nieprawidłowe wdrożenie procedury;
3.	Niespełnienie standardów skuteczności,  efektywności i spójności systemu realizacji RPO WSL 2014-2020;
4.	Posługiwanie się nieaktualnymi dokumentami programowymi (m.in. procedurami, wytycznymi), z poprzedniego okresu programowania lub nieznajomość regulacji dotyczących realizacji procesu ewaluacji dla okresu programowania 2014-2020 (w tym przepisów w zakresie prawa zamówień publicznych);
5.	Wątpliwości co do sposobu realizacji procedury w związku z wprowadzoną zmianą przepisów i możliwość pojawienia się błędów w realizacji procesu;
6.	Możliwe błędy wynikające ze sposobu interpretacji terminu wdrożenia nowych przepisów.	Wewnętrzne
 Zewnętrzne
	
R10.2	Niezrozumienie procedur związanych z zarządzaniem, wdrażaniem i certyfikacją RPO WSL 2014-2020 przez Wykonawców badań ewaluacyjnych	1.	Brak doświadczenia ewaluatorów w realizacji  badań ewaluacyjnych dotyczących programów operacyjnych i znajomości specyfiki ich wdrażania w IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL. 	1.	Zła jakość i nieużyteczne produkty badań ewaluacyjnych; 
2.	Błędne wnioski i rekomendacje z badań ewaluacyjnych;
3.	Bardzo duże zaangażowanie pracowników JE w wyjaśnianie ewaluatorom procesów zachodzących w IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL oraz podczas oceny raportów z badań.	Zewnętrzne	
R10.3	Nieprawidłowe zidentyfikowanie/lub zrozumienie potrzeb badawczych przez JE	1.	Brak efektywnego wsparcia dla Jednostki Ewaluacyjnej w ramach m.in. przygotowania merytorycznego wkładu do Planu Ewaluacji RPO WSL 2014-2020 oraz jego bieżących aktualizacji;
2.	Pobieżne i niedokładne opiniowane przedłożonego do konsultacji Planu Ewaluacji RPO WSL 2014-2020 oraz jego aktualizacji przez GSE.
3.	Niedostateczna wiedza i doświadczenie pracowników opiniujących zakres badawczy;
4.	Niewystarczające zasoby kadrowe i czasowe na rzetelną i dogłębną analizę potrzeb informacyjnych.
	1.	Realizacja niewłaściwych tematycznie badań ewaluacyjnych z perspektywy potrzeb informacyjnych w zakresie ewaluacji RPO WSL 2014-2020;
2.	Ponoszenie nieuzasadnionych kosztów dla realizacji badań ewaluacyjnych niskiej jakości i nieodpowiadających na potrzeby informacyjne IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL 2014-2020;
3.	Wydłużenie i utrudnienie realizacji Planu ewaluacji RPO WSL, konieczność wprowadzania korekt.
	Wewnętrzne
	
R10.4	Niezrozumienie potrzeb badawczych przez Wykonawcę BE  	1.	Wyłonienie wykonawcy nieposiadającego odpowiedniego doświadczenia i wiedzy poprzez procedurę przetargową, w której znaczącym kryterium wyłaniania wykonawcy jest cena.	1.	Ponoszenie nieuzasadnionych    kosztów dla realizacji badań ewaluacyjnych niskiej jakości i nieodpowiadających na potrzeby informacyjne IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL 2014-2020;
2.	Wydłużenie i utrudnienie realizacji Planu ewaluacji RPO WSL 2014-2020, konieczność wprowadzania korekt.
	Zewnętrzne	
R10.5	Marginalizowanie roli i użyteczności ewaluacji w procesie decyzyjnym	1.	Niezrozumienie przez pracowników oraz kadrę zarządzającą IZ/IP RPO WSL konsekwencji wynikających ze zmiany regulacji dotyczących procesu ewaluacji dla nowej perspektywy finansowej (2014-2020) w stosunku do poprzedniej poprzez zwiększenie roli ewaluacji w procesie zarządzania RPO WSL oraz zwiększenie transparentności polityki spójności;
2.	Brak wdrożenia funkcjonalnego systemu wykorzystania wyników ewaluacji (również z poprzednich okresów programowania);
3.	Naciski zewnętrzne;
4.	Brak praktycznego wykorzystania działań analityczno-badawczych w procesie programowania i wdrażania wsparcia oferowanego w  ramach RPO WSL.	1.	Niewypełnienie przez IZ RPO WSL obowiązków nałożonych na państwa członkowskie przez odpowiednie akty prawne, wytyczne KE w zakresie ewaluacji (brak rzeczywistego zwiększenia roli ewaluacji w procesie zarządzania RPO WSL 2014-2020);
2.	Brak integracji procesu ewaluacji z procesem programowania i wdrażania RPO WSL 2014-2020 (ścisła koordynacja procesów decyzyjnych z działaniami analityczno-badawczymi) poprzez niewykorzystywanie potencjału informacyjnego BE w tych procesach;
3.	Niski poziom użyteczności procesu ewaluacji.	Wewnętrzne
	
R10.6	Niezapewnienie odpowiednich zasobów kadrowych i środków finansowych do prowadzenia ewaluacji  przez IZ RPO WSL	1.	Brak odpowiednich zasobów kadrowych (zbyt mała ilość pracowników w stosunku do zakresu zadań lub duże przeciążenie obowiązkami pracowników, wynikające z napiętych terminów oraz realizacji wielu BE jednocześnie);
2.	Brak odpowiednich zasobów finansowych w stosunku do kosztów przeprowadzenia badań (pod względem zakresu i skali problemu badawczego);
3.	Czasochłonne procedury i wymagania instytucjonalne lub brak dostępu do odpowiednich danych lub agregowanych informacji (np. wymagających wielowymiarowych metod analizy danych, ich agregowania i przetwarzania przy pomocy skomplikowanych programów statystycznych);
4.	Naciski zewnętrzne.	1.	Częste błędy i pomyłki pracowników IZ RPO WSL;
2.	Niskiej jakości wyniki BE.
	Wewnętrzne
	
R10.7	Trudności z pozyskaniem odpowiednich danych dla realizacji badań ewaluacyjnych	1.	Trudności we współpracy z podmiotami dysponującymi odpowiednimi danymi;
2.	Konieczność posiadania specjalnych uprawnień w celu dostępu do określonych danych w niektórych instytucjach;
3.	Brak wypracowania ścieżki współpracy i wymiany informacji między IZ RPO WSL a innymi jednostkami publicznymi;
4.	Niepełne dane w systemach informatycznych;
5.	Odmowa udzielania informacji przez pracowników instytucji/beneficjentów. 	1.	Wydłużenie procedury realizacji badań ewaluacyjnych;
2.	Niemożliwość realizacji niektórych tematów badań ewaluacyjnych lub wykorzystania metodologii badawczych odpowiadających na potrzeby informacyjne IZ RPO WSL;
3.	Niereprezentatywne badania- wnioski gorszej jakości. 	Wewnętrzne
 Zewnętrzne
	
R10.8	Opóźnienia w realizacji badań ewaluacyjnych RPO WSL 2014-2020	1.	Brak odpowiednich zasobów kadrowych (odpowiednia liczba i doświadczenie w prowadzeniu ewaluacji) uniemożliwiających terminowe przygotowanie zakresów badawczych i dokumentacji przetargowej oraz osób merytorycznych, z którymi konsultowane są zakresy badań;
2.	Konieczność konsultacji zakresów BE z zainteresowanymi komórkami/ jednostkami i wypracowywania wspólnego stanowiska odnośnie ostatecznej wersji zakresu BE;
3.	Przeprowadzanie wyboru wykonawcy do kilku BE jednocześnie różniących się pod względem tematyki w jednym czasie co powoduje spiętrzenie obowiązków w trybie pilnym;
4.	Podjęcie przez Wykonawcę zobowiązań przeprowadzenia kilku badań ewaluacyjnych w podobnych czasie dla różnych JE;
5.	Przedłużająca się procedura przetargowa na wyłonienie wykonawcy badania wynikająca z przyjęcia trybu przetargu nieograniczonego dla zlecenia badań ewaluacyjnych i analiz;
6.	Przeprowadzanie kilku BE w jednym czasie, różnorodnych pod względem tematów.
	1.	Realizacja BE niezgodnie z terminami przyjętymi w Planie Ewaluacji RPO WSL 2014-2020;
2.	Obniżenie jakości BE oraz wiarygodności i rzetelności wniosków wynikających z analizy.	Wewnętrzne

R10.9	Badania realizowane są przez wykonawców nieposiadających odpowiedniego doświadczenia i/lub kompetencji	1.	Mała liczba ofert złożonych przez Wykonawców w postępowaniu przetargowym (często jedna);
2.	Niskiej jakości oferty składane przez Wykonawców;
3.	Oferowanie bardzo niskiej ceny   za realizację badania przez Wykonawcę;
4.	Nieprawidłowe formułowanie kryteriów wyboru Wykonawcy, które weryfikowałoby faktyczne doświadczenie i rzetelność firmy badawczej;
5.	Nieznajomość przez Wykonawców tematyki ewaluowanej interwencji RPO WSL 2014-2020, dokumentów programowych systemu realizacji RPO WSL 2014-2020 oraz przepisów prawa krajowego i unijnego. Ponadto, brak wiedzy merytorycznej i doświadczenia w zakresie przeprowadzania badań ewaluacyjnych.	1.	Nieterminowa realizacja  zadań  przez Wykonawcę BE 
2.	 Badania ewaluacyjne niskiej jakości uniemożliwiające wdrożenie ich wyników w celu poprawy jakości wdrażania RPO WSL.	Wewnętrzne
 Zewnętrzne	
R10.10	Niska jakość przygotowywanych raportów metodologicznych i końcowych z ewaluacji zleconych podmiotom zewnętrznym	1.	Brak wiedzy podmiotów zewnętrznych, którym zostało zlecone badanie,  dotyczącej tematyki badania oraz problemy z dostępem dodanych koniecznych do realizacji poszczególnych metod/ technik badawczych. 
2.	Niedbałość i niekompetencja podmiotów zewnętrznych, którym zostało zlecone badanie;
3.	Brak możliwości formułowania odpowiednich kryteriów przetargowych zgodnie z PZP dot. doświadczenia Wykonawcy w zakresie ewaluacji, które weryfikowałoby faktyczne doświadczenie i rzetelność firmy badawczej;
4.	Pobieżne opiniowanie wstępnych wersji raportów końcowych lub raportów cząstkowych z BE przez członków GSE oraz pracowników merytorycznych IZ RPO WSL;
5.	Zlecenie przeprowadzenia w tym samym czasie kilku badań ewaluacyjnych jednemu pomiotowi.	1.	Nieaktualność i nieprzydatność wyników BE w stosunku do potrzeb informacyjnych IZ RPO WSL - zdefiniowanych na etapie przygotowania Planu Ewaluacji lub przygotowania dokumentacji przetargowej;
2.	Konieczność angażowania pracowników JE oraz innych pracowników merytorycznych IZ RPO WSL w poprawę raportów niskiej jakości przygotowanych przez podmioty zewnętrzne – w celu „ratowania przetargu”;
3.	Brak realizacji wszystkich potrzeb badawczych wskazanych w zakresie badania.

	Wewnętrzne
Zewnętrzne
	
R10.11	Nierozpowszechnienie i niewykorzystanie wniosków wynikających z przeprowadzonych badań, analiz i ekspertyz	1.	Nieprawidłowa realizacja obowiązku rozpowszechniania wyników ewaluacji zgodnie z zapisami Wytycznych IK UP w zakresie ewaluacji;
2.	Niechęć adresatów rekomendacji do ich wdrożenia;
3.	Zmiana sytuacji dotycząca zarządzania lub wdrażania RPO WSL skutkująca niemożliwością wdrożenia danej rekomendacji. 
	1.	Niewykorzystanie rekomendacji, wniosków wynikających z przeprowadzonych badań, analiz i ekspertyz.	Wewnętrzne
	
R10.12	Próby wpływania osób/podmiotów trzecich na realizację procesu ewaluacji w IZ RPO WSL	1.	Niewystarczające mechanizmy zapobiegawcze przeciwko próbom wywierania nacisku przez osoby i podmioty zewnętrzne na pracowników UMWŚ oraz ewaluatorów;
2.	Nieznajomość procedur wewnętrznych przez pracowników IZ/IP/IP ZI/RIT RPO WSL;
3.	Czynnik ludzki – podatność pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL na wpływy z zewnątrz;
4.	Presja wywierana na podwładnego przez przełożonego, związana z czynnikiem politycznym;
5.	Przedkładanie przez jednostki/osoby/instytucję interesu prywatnego nad interes publiczny;
	1.	Realizacji BE niezgodnie z przyjętymi założeniami oraz potrzebami informacyjnymi IZ/IP RPO WSL;
2.	Realizacja BE wraz z zignorowaniem obowiązku zawodowego pracowników samorządowych nad przedkładaniem interesu publicznego nad interes prywatny lub polityczny – złamanie zasad Kodeksu etyki;
3.	Pogorszenie wizerunku i renomy instytucji oraz jej pracowników (IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL) wśród opinii publicznej oraz mieszkańców woj. śląskiego.	Wewnętrzne

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Ewaluacja
	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.10
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDOPODOBIEŃSTWO	SKUTEK	ODDZIAŁYWANIE	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R10.1	Niestosowanie aktualnych procedur 	2	4	8	1.	Gromadzenie kolejnych wersji dokumentów programowych oraz wszelkich materiałów dot. realizacji procesu ewaluacji w miejscu dostępnym dla pracowników merytorycznych (np. baza elektroniczna na dysku wspólnym lub na stronie internetowej);
2.	Nadzór nad pracownikami w zakresie znajomości procedur ;
3.	Monitorowanie zmian w obowiązujących aktach prawnych i wytycznych – przepisy krajowe i UE;
4.	Opracowanie i stosowanie procedury aktualizacji procedur, w tym procedury odstępstw od aktualnych procedur.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL

	
R10.2	Niezrozumienie procedur związanych z zarządzaniem, wdrażaniem i certyfikacją RPO WSL przez Wykonawców badań ewaluacyjnych.	3	4	12	1. Gromadzenie kolejnych wersji dokumentów programowych, procedur oraz wszelkich materiałów związanych z konkretną ewaluacją w miejscu dostępnym dla pracowników merytorycznych, np. dysk wspólny;
2. Przekazywanie wykonawcom badań aktualnie stosowanych procedur w IZ i IP RPO WSL;
3. Zobowiązanie Wykonawców do monitorowania zmian w obowiązujących aktach prawnych i wytycznych – przepisy krajowe i UE i ich uwzględniania;
4. Spotkania informacyjne/szkoleniowe z Wykonawcami BE.	IZ RPO WSL	
R10.3	Nieprawidłowe zidentyfikowanie/ lub zrozumienie potrzeb badawczych przez JE	3	3	9	1.	Przeprowadzanie cyklicznego rozeznania potrzeb informacyjnych i badawczych, przygotowanie propozycji tematów badań w zakresie ewaluacji wśród członków GSE oraz innych pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT  RPO WSL.	IZ RPO WSL
	
R10.4	Niezrozumienie potrzeb badawczych przez Wykonawcę BE  	3	4	12	
1. Wyczerpujące uzasadnienie oraz opisanie zakresu badania;
2. Spotkania z wykonawcami badań mające na celu omówienie zakresu badawczego oraz oczekiwań co do realizacji badania; 
3. Precyzyjne formułowanie uwag do raportów z badań.
	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R10.5	Marginalizowanie roli i użyteczności ewaluacji w procesie decyzyjnym	2	3	6	1.	Szkolenia pracowników;
2.	Angażowanie w proces ewaluacji różnych komórek/ jednostek w ramach IZ i IP RPO WSL oraz Grupy sterującej; 
3.	Informowanie komórek/jednostek o wynikach badań i angażowanie w wypracowanie mechanizmów zaradczych/naprawczych.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R10.6	Niezapewnienie odpowiednich zasobów kadrowych i środków finansowych do prowadzenia ewaluacji przez IZ RPO WSL	2	4	8	1.	Wprowadzenie monitoringu wykorzystania alokacji dostępnej dla JE w celu bieżącej informacji o dostępnych środkach finansowych na realizację procesu ewaluacji;
2.	Szkolenia pracowników;
3.	Zmiany w systemie wynagradzania i motywowania pracowników;
4.	Wydajny system delegowania i zarządzania zadaniami podmiotów zaangażowanych w proces ewaluacji RPO WSL.
5.	Racjonalne planowania badań (ilości badań).	IZ RPO WSL
	
R10.7	Trudności z pozyskaniem odpowiednich danych dla realizacji badań ewaluacyjnych	3	4	12	1.	Wypracowanie dobrej współpracy i wymiany informacji między IZ RPO WSL a innymi jednostkami publicznymi w zakresie udostępniania odpowiednich danych statystycznych dla realizacji badań ewaluacyjnych;
2.	Szkolenia pracowników w zakresie metodologii badawczych i ich praktycznego wykorzystania w badaniach ewaluacyjnych;
3.	Zgłaszanie problemów do komórek odpowiedzialnych za nadzór merytoryczny nad systemami informatycznymi;
4.	Szerokie informowanie o prowadzonych badaniach ewaluacyjnych, ich celach orz użyteczności. 	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R10.8	Opóźnienia w realizacji badań ewaluacyjnych RPO WSL	2	3	6	1.	Staranne przygotowywanie harmonogramów badań ewaluacyjnych zapobiegających realizacji badań w jednym czasie;
2.	Staranne planowanie zadań pracowników sprawujących nadzór nad badaniami zapobiegające nadmiernemu spiętrzeniu obowiązków związanych z badaniami;
3.	Stosowanie przez JE oraz ZN jednolitych wzorów dokumentacji przetargowej;
4.	 Szkolenia pracowników w zakresie BE i przepisów PZP;
5.	Staranne i profesjonalne prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez pracowników RR-RARE oraz ZN.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R10.9	Badania realizowane są przez wykonawców nieposiadających odpowiedniego doświadczenia i/lub kompetencji	2	4	8	1.	Zlecanie wykonania ewaluacji wykwalifikowanym podmiotom;
2.	W przypadku ewaluacji zewnętrznej – prawidłowe postawienie warunków w postępowaniu przetargowym;
3.	Położenie większego nacisku na kryteria jakościowe (doświadczenie Wykonawcy, przygotowanie metodologii badawczej i/lub narzędzi badawczych) do oceny przez członków Komisji Przetargowej Wykonawców ewaluacji zewnętrznych;
4.	Dążenie do osiągnięcia najkorzystniejszej proporcji kryteriów merytorycznych w stosunku do kryterium ceny;
5.	Szkolenia pracowników;
6.	Powołanie Komisji Przetargowej – merytoryczni pracownicy znający specyfikę i tematykę danego badania.	IZ RPO WSL

	
R10.10	Niska jakość przygotowywanych raportów metodologicznych i końcowych z ewaluacji zleconych podmiotom zewnętrznym	3	4	12	1.	Precyzyjny opis przedmiotu zamówienia;
2.	Bieżąca współpraca z Wykonawcą oraz komórkami IZ RPO WSL IP/IP ZIT/RIT RPO WSL
3.	Zlecanie Wykonawcy opracowania metodologii badawczej oraz narzędzi badawczych koniecznych do wypracowania rzetelnych i spójnych wyników badania wraz z rekomendacjami;
4.	Wypracowanie dobrej praktyki – współpracy z ekspertami w dziedzinie/tematyce badania w celu wypracowania na podstawie wyników badania rekomendacji usprawniających system realizacji wsparcia RPO WSL 2014-2020 oraz wspieranie współpracy ekspertów z Wykonawcami;
5.	Wprowadzenie odpowiednich zapisów do umowy z Wykonawcą o karach oraz przesłankach stanowiących podstawę do rozwiązania umowy oraz konsekwentne stosowanie tych zapisów w ramach współpracy z Wykonawcą.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL

R10.11	Nierozpowszechnienie i niewykorzystanie wniosków wynikających z przeprowadzonych badań, analiz i ekspertyz	1	5	5	1.	Rozpowszechnianie wyników ewaluacji zgodnie z wytycznymi oraz zgodnie z IW IZ RPO WSL;
2.	Przedstawianie wyników ewaluacji Dyrekcji Wydziału RR; 
3.	Przekazywanie wyników ewaluacji komórkom/instytucjom realizującym RPO WSL 2014-2020; 
4.	Przedstawianie wyników ewaluacji np. na obradach obrady KM i na posiedzeniu GSE;
5.	Podjęcie decyzji o wdrożeniu rekomendacji oraz monitorowanie statusu wdrożenia rekomendacji w formie bazy/rejestru;
6.	Szkolenia pracowników budujące potencjał ewaluacyjny pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
7.	Uwzględnianie rekomendacji z badań ewaluacyjnych/analiz/ekspertyz w toku opracowania/aktualizacji procedur realizacji RPO WSL 2014-2020 przez właściwe komórki merytoryczne IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL i weryfikacja ich uwzględnienia przez komórkę IZ RPO WSL odpowiedzialną za koordynację opracowania procedur realizacji RPO WSL 2014-2020.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R10.12	Próby wpływania osób/podmiotów trzecich na realizację procesu ewaluacji w IZ RPO WSL	3	4	12	1.	Szkolenia dla pracowników dotyczące niniejszych zjawisk;
2.	Odpowiednie procedury wewnętrzne regulujące ww. tematykę;
3.	Kontrole instytucji nadzorujących.
	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	

P.11 - Certyfikacja wydatków
NAZWA PROCESU	Certyfikacja wydatków	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.11	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Pełnienie funkcji instytucji certyfikującej należy do zadań Instytucji Zarządzającej, zgodnie z art. 9 ustawy wdrożeniowej ust. 1 pkt 6. Zadania z zakresu certyfikacji wydatków są realizowane zgodnie z zapisami art. 126 rozporządzenia ogólnego przez właściwą komórkę organizacyjną  UM WSL.
Procedury i warunki współpracy pomiędzy poszczególnymi instytucjami państwa członkowskiego i KE zaangażowanymi w proces certyfikacji wydatków, wnioskowania o płatności i refundacji określają Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020.
Na proces certyfikacji składają się następujące podprocesy:
1.	Przygotowanie i przekazanie deklaracji wydatków do IZ/IC RPO WSL w ramach EFRR;
2.	Przygotowanie i przekazanie deklaracji wydatków do IZ/IC RPO WSL  w ramach EFS;
3.	Weryfikacja deklaracji wydatków IZ/IP RPO WSL przekazanych do  IZ/IC RPO WSL
4.	Przygotowanie i zatwierdzenie wniosku o płatność okresową do KE w ramach EFRR;
5.	   Przygotowanie i zatwierdzenie wniosku o płatność okresową do KE w ramach EFS
6.	Przygotowanie i zatwierdzenie Rocznego zestawienia wydatków do KE  w ramach EFRR
7.	Przygotowanie i zatwierdzenie Rocznego zestawienia wydatków do KE  w ramach EFS

CEL PROCESU	1.	Sporządzanie i przedstawianie KE wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych przez instytucję zarządzającą . 
2.	Poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczanie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do dofinansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego i zgodnymi z obowiązującymi przepisami prawa.
	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
2.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków; 
3.	Realizacja i rozliczanie projektów; 
4.	Systemy informatyczne;
5.	Kontrola systemowa.	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Certyfikacja  wydatków	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.11	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R11.1	Niestosowanie aktualnych procedur	1.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP RPO WSL;
2.	Utworzenie przez komórki merytorycznie odpowiedzialne niekompletnych procedur, wymagających uzupełnień i aktualizacji;
3.	Nieznajomość regulacji dotyczących sporządzania deklaracji i certyfikacji dla okresu programowania 2014-2020 przez pracowników IZ/IP RPO WSL;
4.	Nieznajomość procedur przez pracowników IZ/IP RPO WSL 2014-2020;
5.	Częste zmiany przepisów prawa krajowego i unijnego, w tym wytycznych KE lub IK UP.	1.	Konieczność powtarzania danego etapu postępowania w ramach procedury, a tym samym wydłużenie realizacji procesu certyfikacji;
2.	Błędy w procesie certyfikacji;
3.	Brak skuteczności, efektywności i spójności systemu realizacji RPO WSL 2014-2020.
	Wewnętrzne
	
R11.2	Ujęcie przez IZ/IP RPO WSL w deklaracji wydatków wniosku o  płatność obarczonego nieprawidłowością z uwagi na nieuwzględnienie informacji o nieprawidłowościach, wynikach kontroli projektów itp. 	1.	Brak/ nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/ IP RPO WSL;
2.	Brak/ niekompletne procedury dotyczące przekazywania informacji o nieprawidłowościach;
3.	Nierzetelność, błąd pracownika;
4.	Brak/ niewystarczający nadzór nad sporządzaniem deklaracji wydatków;
5.	Celowe działanie pracownika.	1.	Uwzględnienie przez IZ/IP RPO WSL w deklaracji nieprawidłowego wydatku;
2.	Przekazanie błędnej deklaracji wydatków;
3.	Nieprawidłowe wydatki we wnioskach o płatność do KE i/lub w Rocznych zestawieniach wydatków;
4.	Wydłużenie procesu certyfikacji wydatków.
	Wewnętrzne

R11.3	Błędy w deklaracji wydatków (podwójne zadeklarowanie wydatku, zadeklarowanie wydatku w nieprawidłowej wysokości, itp.)	1.	Błędne/ niekompletne procedury dotyczące sporządzania i zatwierdzania deklaracji wydatków;
2.	Błędnie zatwierdzone wydatki;
3.	Błędy w dokumentach/ zestawieniach przekazywanych przez poszczególne komórki na potrzeby sporządzenie deklaracji wydatków;
4.	Nierzetelność, błąd pracownika;
5.	Brak/ niewystarczający nadzór nad sporządzaniem deklaracji wydatków,
	1.	Nieprawidłowe wydatki we wnioskach o płatność do KE i/lub w Rocznych zestawieniach wydatków;
2.	Wydłużenie procesu certyfikacji wydatków.
	Wewnętrzne 	
R11.4	Błędy (w tym nieprawidłowe wydatki) we wnioskach o płatność do KE lub w Rocznych zestawieniach wydatków	1.	Błędne/ niekompletne procedury dotyczące sporządzania wniosków o płatność do KE oraz Rocznych zestawień wydatków;
2.	Błędy w deklaracjach wydatków;
3.	Brak/ niewystarczający nadzór nad sporządzaniem wniosków o płatność do KE oraz Rocznych zestawień wydatków;
4.	Nierzetelność, błąd pracownika	1.	Konieczność korekt wniosków o płatność i/lub Rocznych zestawień wydatków;
2.	Wydłużenie procesu certyfikacji wydatków;
3.	Stwierdzenie przez KE nieprawidłowości w wydatku we wniosku o płatność;
4.	Stwierdzenie przez KE nieprawidłowości wydatku zawartego w Rocznym zestawieniu wydatków;
5.	Nałożenie korekty finansowej przez KE.
	Wewnętrzne
	
R11.5	IZ/IC RPO WSL nie otrzymuje wszystkich informacji związanych z prawidłowością realizacji projektów	1.	Brak/ nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/ IP RPO WSL;
2.	Brak/ niekompletne procedury dotyczące przekazywania informacji o nieprawidłowościach;
3.	Nierzetelność, błąd pracownika;
4.	Celowe działanie pracownika.	1.	Przekazanie błędnej deklaracji wydatków;
2.	Nieprawidłowe wydatki we wnioskach o płatność do KE i/lub w Rocznych zestawieniach wydatków;
3.	Wydłużenie procesu certyfikacji wydatków.	Wewnętrzne

R11.6	Stwierdzenie przez KE nieprawidłowości wydatku zawartego w Rocznym zestawieniu wydatków przed wykryciem przez IZ/IC RPO WSL	1.	Brak/ nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/ IP RPO WSL a IZ/IC RPO WSL;
2.	Brak/ niekompletne procedury dotyczące przekazywania z IZ/ IP RPO WSL do IZ/IC RPO WSL informacji o wszczętych postępowaniach wyjaśniających, podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości, wydatkach wątpliwych;
3.	Nierzetelność, błąd pracownika;
4.	Celowe działanie pracownika;
5.	Błędne/ niekompletne procedury dotyczące sporządzania wniosków o płatność do KE oraz Rocznych zestawień wydatków;
6.	Brak/ niewystarczający nadzór nad sporządzaniem wniosków o płatność do KE oraz Rocznych zestawień wydatków.
	1.	Korekta finansowa nałożona przez KE,
2.	Nieosiągnięcie wskaźników finansowych programu.	Wewnętrzne	
R11.7	Próby wpływania osób/ podmiotów trzecich na proces certyfikacji	1.	Niewystarczające mechanizmy kontrolne pozwalające na unikanie prób wywierania wypływu przez podmioty zewnętrzne;
2.	Nieznajomość przez pracowników procedur wewnętrznych opisujących postępowanie w przypadku nacisków z zewnątrz;
3.	Podatność pracowników na wpływy z zewnątrz, konflikt interesów;
4.	Pełnienie przez  IZ RPO WSL jednocześnie funkcji IC.	1.	Niesłuszne scertyfikowanie wydatku;
2.	Stwierdzenie przez KE nieprawidłowości w wydatku we wniosku o płatność;
3.	Stwierdzenie przez KE nieprawidłowości wydatku zawartego w Rocznym zestawieniu wydatków;
4.	Nałożenie korekty finansowej przez KE.
	Wewnętrzne	
R11.8	Niezrealizowanie celu certyfikacji na dany rok	1.	Opóźnienia w realizacji programu;
2.	Opóźnienia w procesie certyfikacji;
3.	Korekta finansowa nałożona przez KE;
4.	Brak/ niewystarczający nadzór nad realizacją procesu certyfikacji;
 5.  Realizacja projektu niezgodnie z umową o dofinansowanie, przepisami i zapisami dokumentów programowych (wytycznych, SZOOP, podręcznika beneficjenta);
6. Nierzetelność beneficjenta podczas realizacji projektu oraz opiekuna projektu podczas rozliczania;
7. Niewystarczająca wiedza beneficjenta w zakresie rozliczania projektu;
8.  Niejasne wymogi dotyczące rozliczania projektów;
9. Nieprawidłowości i kontrole w projektach np.  konieczność nałożenia korekty finansowej na wydatek w ramach projektu. 	1.	Możliwość nieosiągnięcia wartości docelowej wskaźnika postępu finansowego;
2.	Możliwość utraty rezerwy wykonania;
3.	Opóźnienia w realizacji RPO WSL 2014-2020;
4.	Wstrzymanie wypłaty środków dla IZ RPO WSL;
5.	Uszczerbek wizerunkowy.	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R11.9	Opóźnienia w procesie certyfikacji	1.	Niestosowanie obowiązujących procedur w zakresie certyfikacji;
2.	Błędne/ niekompletne procedury w zakresie certyfikacji;
3.	Błędy w przekazywanych deklaracjach wydatków;
4.	Błędy we wnioskach o płatność do KE i/lub Rocznych zestawieniach wydatków.	1.	Nieosiągnięcie ram wykonania;
2.	Utrata rezerwy wykonania.	Wewnętrzne	
R11.10	Nieosiągnięcie docelowej wartości wskaźnika postępu finansowego	1.	Opóźnienia w realizacji programu;
2.	Opóźnienia w procesie certyfikacji;
3.	Błędy we wnioskach o płatność do KE i/lub Rocznych zestawieniach wydatków;
4.	Korekty finansowe KE.	1.	Nieosiągnięcie ram wykonania;
2.	Utrata rezerwy wykonania.	Wewnętrzne
Zewnętrzne	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Certyfikacja wydatków 	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.11
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R11.1	Niestosowanie aktualnych procedur	2	4	8	1.	Szkolenia pracowników IZ/IP RPO WSL 2014-2020;
2.	 Monitorowanie zmian w obowiązujących aktach prawnych i wytycznych – przepisy krajowe i UE;
3.	Aktualizacja procedur;
4.	Odpowiedni podział obowiązków i sprawna współpraca wszystkich jednostek zaangażowanych w system realizacji RPO WSL 2014-2020.	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL 

IP RPO WSL	
R11.2	Ujęcie przez IZ/IP RPO WSL w deklaracji wydatków wniosku o  płatność obarczonego nieprawidłowością z uwagi na nieuwzględnienie informacji o nieprawidłowościach, wynikach kontroli projektów itp. 	2	5	10	1.	Wprowadzenie/ weryfikacja procedury dotyczącej przekazywania informacji o nieprawidłowościach;
2.	Prawidłowa komunikacja między komórkami organizacyjnymi IZ/ IP RPO WSL;
3.	Zapewnienie właściwego nadzoru nad sporządzaniem deklaracji wydatków;
4.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników odpowiedzialnych za sporządzanie deklaracji wydatków oraz przekazujących dane na potrzeby deklaracji;
5.	Informowanie IZ/IP RPO WSL przez IZ/IC o zidentyfikowanych problemach;
6.	Wyłączenie WNP z deklaracji wydatków. 	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL	
R11.3	Błędy w deklaracji wydatków (podwójne zadeklarowanie wydatku, zadeklarowanie wydatku w nieprawidłowej wysokości, itp.)	3	4	12	1.	Weryfikacja procedur dotyczących sporządzania i zatwierdzania deklaracji wydatków;
2.	Weryfikacji danych otrzymywanych na potrzeby sporządzenia deklaracji;
3.	Sporządzanie deklaracji wydatków w oparciu o listę sprawdzającą, zgodnie z zasadą dwóch par oczu;
4.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników odpowiedzialnych za sporządzanie deklaracji wydatków oraz przekazujących dane na potrzeby deklaracji;
7.	 Informowanie IZ/IP RPO WSL przez IZ/IC o zidentyfikowanych problemach;
5.	Wyłączenie  WNP z deklaracji wydatków. 	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL	
R11.4	Błędy (w tym nieprawidłowe wydatki) we wnioskach o płatność do KE lub w Rocznych zestawieniach wydatków	3	5	15	1.	Weryfikacja procedur dotyczących sporządzania wniosków o płatność do KE i Rocznych zestawień wydatków;
2.	Rzetelna weryfikacja otrzymywanych deklaracji wydatków;
3.	Sporządzanie wniosków o płatność do KE i Rocznych zestawień wydatków w oparciu o listę sprawdzającą, zgodnie z zasadą dwóch par oczu;
4.	Informowanie IZ/IC RPO WSL przez IZ/IP RPO WSL nt. stwierdzonych/możliwych nieprawidłowości, wyników kontroli zewnętrznych i konieczności wyłączenia WNP z RZW lub wycofania nieprawidłowych wydatków w ramach roku obrachunkowego; 
5.	Zapewnienie właściwego nadzoru nad procesem sporządzania wniosków o płatność do KE i Rocznych zestawień wydatków;
6.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników odpowiedzialnych za sporządzanie wniosków o płatność do KE i Rocznych zestawień wydatków. 	
IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL
	
R11.5	IZ/IC RPO WSL nie otrzymuje wszystkich informacji związanych z prawidłowością realizacji projektów	4	4	16	1.	Wprowadzenie/ weryfikacja procedury dotyczącej przekazywania informacji o nieprawidłowościach;
2.	Prawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/ IP RPO WSL;
3.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników w zakresie informowania o nieprawidłowościach;
4.	Wprowadzenie mechanizmów kontrolnych pozwalających na unikanie występowania konfliktu interesów.
5.	Informowanie IZ/IP RPO WSL  przez IZ/IC RPO WSL o zidentyfikowanych problemach wraz z prośbą o wyjaśnienia.
	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL	
R11.6	Stwierdzenie przez KE nieprawidłowości wydatku zawartego w Rocznym zestawieniu wydatków przed wykryciem przez IZ/IC RPO WSL	1	5	5	1.	Opracowanie/aktualizacja  procedur przepływu informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/ IP RPO WSL a IZ/IC RPO WSL;
2.	Opracowanie/aktualizacja procedur dotyczących przekazywania z IZ/ IP RPO WSL do IZ/IC RPO WSL informacji o wszczętych postępowaniach wyjaśniających, podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości - wydatkach wątpliwych;
3.	Budowanie świadomości pracowników IZ/IP RPO WSL oraz IZ/IC RPO WSL nt. problematyki występowania wydatków wątpliwych oraz ich wpływu na poprawność wydatków certyfikowanych do KE; 
4.	Informowanie IZ/IC RPO WSL przez IZ/IP  RPO WSL nt. stwierdzonych/ możliwych nieprawidłowości, wyników kontroli zewnętrznych i konieczności wyłączenia WNP z RZW lub wycofania nieprawidłowych wydatków w ramach roku obrachunkowego;   
5.	Weryfikacja procedur sporządzania wniosków o płatność do KE i Rocznych zestawień wydatków;
6.	Zapewnienie właściwego nadzoru nad sporządzaniem wniosków o płatność do KE i Rocznych zestawień wydatków;
7.	Sporządzanie wniosków o płatność do KE i Rocznych zestawień wydatków w oparciu o listę sprawdzającą, zgodnie z zasadą dwóch par oczu;
8.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników odpowiedzialnych za sporządzanie wniosków o płatność do KE i Rocznych zestawień wydatków.	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL
	
R11.7	Próby wpływania osób/ podmiotów trzecich na proces certyfikacji	4	4	16	1.	Określenie zasad postępowania w przypadku konfliktu interesów;
2.	Opracowanie kodeksu etyki w jednostkach wdrażających RPO WSL 2014-2020;
3.	Kontrole realizowane przez uprawnione instytucje ( w tym IA).	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL

R11.8	Niezrealizowanie celu certyfikacji na dany rok	3	3	9	1.	Bieżący monitoring postępu certyfikacji;
2.	Bieżący monitoring postępu realizacji programu.	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL	
R11.9	Opóźnienia w procesie certyfikacji	4	3	12	1.	Bieżący monitoring postępu certyfikacji;
2.	Bieżący monitoring postępu realizacji programu.	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL	
R11.10	Nieosiągnięcie docelowej wartości wskaźnika postępu finansowego	2	5	10	1.	Bieżący monitoring postępu certyfikacji;
2.	Bieżący monitoring postępu realizacji programu.	IZ RPO WSL

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL	

P.12- Informacja i Promocja 
NAZWA PROCESU	Działania informacyjno-promocyjne 	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.12	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	 Zgodnie z zapisami Wytycznych Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 3 listopada 2016r. w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 działania informacyjno - promocyjne to proces komunikacji, na który składają się: promocja, informacja, edukacja - rozumiana jako rodzaj działalności informacyjnej. 
Realizacja zadań związanych z działaniami informacyjno – promocyjnymi, zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 12  ustawy wdrożeniowej należy do zadań  IZ. 

Działania informacyjne i promocyjne w zakresie RPO WSL 2014-2020 prowadzone są w oparciu o Strategię Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.  Zgodnie z dokumentem, odbiorcy komunikacji zostali podzieleni na trzy segmenty z punktu widzenia ich zaangażowania w proces zmian: 
•	beneficjenci (faktyczni i potencjalni) – są to liderzy zmian, 
•	uczestnicy projektów (faktyczni i potencjalni), 
•	odbiorcy rezultatów rozumiani, jako szeroko pojęta opinia publiczna.

Beneficjenci RPO WSL 2014-2020 otrzymają wsparcie w zakresie realizacji projektów przez instytucje zaangażowane we wdrażanie Programu, przede wszystkim poprzez kompleksową, wielokanałową, wielopoziomową i użyteczną informację, szkolenia i sprofilowane warsztaty oraz usługi animacyjno-doradcze. W ten sposób dostarczane im będą wyczerpujące, szczegółowe informacje potrzebne na każdym etapie realizacji projektu. 
Informacja wielokanałowa będzie docierała do beneficjenta za pośrednictwem wielu kanałów komunikacji, w szczególności: 
•	mailing, 
•	konferencje, spotkania informacyjne, warsztaty i szkolenia, webinary 
•	usługi animacyjno-doradcze, 
•	wsparcie opiekuna projektu, 
•	oficjalna strona internetowa Programu: www.rpo.slaskie.pl, 
•	strony/podstrony internetowe IP RPO WSL 2014-2020, 
•	punkty kontaktowe umiejscowione w każdej instytucji wdrażającej Program, 
•	materiały informacyjne, 
•	system informatyczny LSI 2014 służący do szybkiej komunikacji z beneficjentami (od złożenia wniosku do jego rozliczenia).Poprzez usługi animacyjno-doradczo (czyli system bezpośredniego kontaktu z beneficjentami) beneficjenci będą wspierani na każdym etapie realizacji projektu, w szczególności w zakresie prawidłowej realizacji projektu oraz rozliczenia środków uzyskanych w ramach RPO WSL 2014-2020.
•		
CEL PROCESU	Celem działań informacyjno- promocyjnych  jest upowszechnianie roli i osiągnięć polityki spójności i funduszy polityki spójności oraz informowanie potencjalnych beneficjentów o możliwościach finansowania w ramach programów operacyjnych.	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP,  OFIP, IW, Porozumienia);
2.	Systemy informatyczne;
3.	Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania.	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Działania informacyjno-promocyjne	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.12	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R12.1	Nieadekwatne założenia dokumentów planistycznych w zakresie działań informacyjno-promocyjnych (Strategia Komunikacji, Roczny Plan działań)	1.	Niestosowanie obowiązujących wytycznych w zakresie działań informacyjno – promocyjnych;
2.	Brak doświadczenia pracowników zajmujących się działaniami informacyjno-promocyjnymi;
3.	Brak lub niewystarczająca współpraca między komórkami merytorycznymi i informacyjno-promocyjnymi;
4.	Brak /nieprawidłowo przeprowadzone konsultacje dokumentów planistycznych.	1.	Niewłaściwy /niepełny przekaz działań informacyjno –promocyjnych;
2.	Niewystarczający zasięg działań informacyjno –promocyjnych;
3.	Niewystarczające zainteresowanie oferowanym wsparciem;
4.	Projekty zgłoszone do dofinansowania nie kwalifikują się do wsparcia;
5.	Niska jakość składanych wniosków;
6.	Zły odbiór społeczny wsparcia;
7.	Opóźnienia w realizacji programu.
	Wewnętrzne
	
R12.2	Przedłużający się proces uzgadniania i zatwierdzania Strategii komunikacji i rocznych planów działania.	1.	Brak doświadczenia pracowników zajmujących się działaniami informacyjno-promocyjnymi;
2.	Brak lub niewystarczająca współpraca między komórkami merytorycznymi i informacyjno-promocyjnymi;
3.	Niejasne /niepełne procedury zatwierdzania dokumentów planistycznych;
4.	Niewłaściwe zaplanowanie prac związanych z opracowaniem i zatwierdzeniem dokumentów planistycznych;
5.	Niewystarczające zasoby kadrowe;
6.	Zmiany wytycznych IK UP, UE i innych dokumentów mających wpływ na kształt polityki informacyjno-promocyjnej.
	1.	Brak/ niepełna wiedza wnioskodawców/ beneficjentów na temat zasad realizacji projektów ze środków RPO WSL 2014-2020;
2.	Niewystarczające zainteresowanie potencjalnych wnioskodawców;
3.	Niska jakość składanych wniosków o dofinansowanie,

4.	Pojawienia się błędów i nieprawidłowości w realizacji projektów;
5.	Opóźnienia w realizacji programu;
6.	Niezrealizowanie wszystkich zaplanowanych działań informacyjno-promocyjnych.	Wewnętrzne

Zewnętrzne 	
R12.3	Niewystarczające upowszechnienie informacji o programie RPO WSL, w tym o zasadach udzielania pomocy	1.	Błędne założenia Strategii komunikacji;
2.	Niewłaściwe wdrażanie Strategii komunikacji;
3.	Niedostateczna wiedza pracowników zajmujących się działaniami informacyjno – promocyjnymi;
4.	Brak doświadczenia pracowników zajmujących się działaniami informacyjno-promocyjnymi;
5.	Niewystarczające zasoby kadrowe w stosunku do ilości działań informacyjno – promocyjnych;
6.	Nieprawidłowy przepływ informacji pomiędzy komórkami merytorycznymi a komórkami odpowiedzialnymi za informację i promocję;
7.	Ograniczone środki finansowe na działania informacyjno – promocyjne.
	1.	Brak/ niepełna wiedza wnioskodawców/ beneficjentów na temat zasad realizacji projektów ze środków RPO WSL; 2014-2020
2.	Niewystarczające zainteresowanie potencjalnych wnioskodawców;
3.	Niska jakość składanych wniosków o dofinansowanie;
4.	Pojawienia się błędów i nieprawidłowości w realizacji projektów;
5.	Konieczność zwrotu środków przez beneficjentów;
6.	Konieczność rozwiązania umowy;
7.	Zły odbiór społeczny wsparcia;
8.	Opóźnienia w realizacji programu.	Wewnętrzne 	
R12.4	Trudności w zrozumieniu przez wnioskodawców/ beneficjentów itd. Informacji nt. programu	1.	Niedostosowanie formy przekazu do odbiorców;
2.	Niezrozumiały i zbyt specjalistyczny język przekazu informacyjno-promocyjnego;
3.	Zbyt mała liczba lub brak szkoleń, warsztatów i spotkań skierowanych do beneficjentów i wnioskodawców;
4.	Mała dostępność szczegółowych i jasnych informacji na temat zasad i procedur realizacji RPO WSL 2014-2020;
5.	Brak doświadczenia pracowników zajmujących się działaniami informacyjno-promocyjnymi;
6.	Nieprawidłowe funkcjonowanie punktów informacyjnych.	1.	Brak/ niepełna wiedza wnioskodawców/ beneficjentów na temat zasad realizacji projektów ze środków RPO WSL 2014-2020;
2.	Niewystarczające zainteresowanie potencjalnych wnioskodawców;
3.	Niska jakość składanych wniosków o dofinansowanie;
4.	Pojawienia się błędów i nieprawidłowości w realizacji projektów;
5.	Konieczność zwrotu środków przez beneficjentów;
6.	Konieczność rozwiązania umowy;
7.	Zły odbiór społeczny wsparcia;
8.	Opóźnienia w realizacji programu.	Wewnętrzne
	
R12.5	Zbyt hermetyczny, niezrozumiały język przekazu na temat programu.	1.	Brak doświadczenia pracowników zajmujących się działaniami informacyjno-promocyjnymi;
2.	Wybór niewłaściwego wykonawcy materiałów informacyjno – promocyjnych;
3.	Stosowanie specjalistycznych pojęć bez właściwego ich wyjaśnienia 
4.	Niewystarczający udział interaktywnych form przekazu, umożliwiających wyjaśnianie pojawiających się wątpliwości.	1.	Trudności w zrozumieniu przez wnioskodawców/ beneficjentów zasad realizacji projektów ze środków RPO WSL 2014-2020; 
2.	Niewystarczająca zachęta do aplikowania o środki;
3.	Niska jakość składanych wniosków o dofinansowanie;
4.	Pojawienia się błędów i nieprawidłowości w realizacji projektów;
5.	Zły odbiór społeczny wsparcia.	Wewnętrzne

R12.6	Trudności w dotarciu do informacji	1.	Niewystarczające działania informacyjno – promocyjne;
2.	Niewystarczające /niewłaściwe kanały przekazu informacji;
3.	Nieadekwatne formy przekazu informacji;
4.	Specyfika potencjalnych grup docelowych;
5.	Niewystarczająca dostępność punktów informacyjnych (zbyt mała liczba, nieodpowiednie godziny pracy, utrudniony kontakt).
	1.	Niewystarczająca zachęta do aplikowania o środki;
2.	Trudności w zrozumieniu przez wnioskodawców/ beneficjentów zasad udzielania wsparcia oraz realizacji projektów ze środków RPO WSL 2014-2020;
3.	Zły odbiór społeczny wsparcia.
	Wewnętrzne

Zewnętrzne	
R12.7	Niespójna polityka informacyjno promocyjna w różnych instytucjach systemu realizacji RPO WSL	1.	Niepełne/ niejasne procedury zatwierdzania polityki promocyjnej;
2.	Brak komunikacji lub niezgodność opinii komórek odpowiedzialnych za zatwierdzenie strategii komunikacji oraz za realizację działań informacyjno –promocyjnych. 	1.	Trudności w zrozumieniu przez wnioskodawców/ beneficjentów zasad udzielania wsparcia oraz realizacji projektów ze środków RPO WSL 2014-2020;
2.	Zły odbiór społeczny wsparcia;
3.	Opóźnienia w realizacji rzeczowej i finansowej RPO WSL.	Wewnętrzne 	
R12.8	Udzielanie/ upowszechnianie błędnych informacji nt programu	1.	Nieprawidłowy przepływ informacji pomiędzy komórkami merytorycznymi a komórkami odpowiedzialnymi za informację i promocję;
2.	brak skutecznego nadzoru nad realizacją działań informacyjno – promocyjnych, w tym działań realizowanych przez wykonawców zewnętrznych;
3.	Brak bieżącej aktualizacji informacji w ślad za zmianami dokumentów programowych i wytycznych;
4.	Nieprawidłowe funkcjonowanie punktów informacyjnych,
5.	Niekompetencja, nierzetelność pracowników odpowiedzialnych za realizację działań informacyjno – promocyjnych.	1.	Niska jakość składanych wniosków;
2.	Duża liczba błędów w realizacji projektów;
3.	Zły odbiór społeczny wsparcia;
4.	Opóźnienia w realizacji rzeczowej i finansowej RPO WSL 2014-2020.	Wewnętrzne 	
R12.9	Zły wizerunek programu	1.	Upowszechnianie niespójnych informacji nt programu;
2.	Udzielanie błędnych informacji nt zasad udzielania wsparcia i realizacji projektów;
3.	rozpowszechnianie niekorzystnych opinii na temat programu przez beneficjentów.
	1.	Niewystarczające zainteresowanie potencjalnych wnioskodawców;
2.	Opóźnienia w realizacji programu;
3.	Możliwość nieosiągnięcia wskaźników programu.	Zewnętrzne	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Działania informacyjno-promocyjne	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.12
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R12.1	Nieadekwatne założenia dokumentów planistycznych w zakresie działań informacyjno-promocyjne (Strategia Komunikacji, Roczny plan działań)	2	4	8	1.	Stosowanie aktualnych wytycznych w zakresie działań informacyjno – promocyjnych;
2.	Konsultacje dokumentów planistycznych;
3.	Powierzanie prac związanych z opracowaniem dokumentów planistycznych doświadczonym pracownikom.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/              IP ZIT/RIT RPO WSL	
R12.2	Przedłużający się proces uzgadniania i zatwierdzania Strategii komunikacji i rocznych planów działania.	3	3	9	1.	Weryfikacja procedur zatwierdzania dokumentów planistycznych;
2.	Właściwa współpraca między komórkami merytorycznymi i informacyjno – promocyjnymi;
3.	Właściwe zaplanowanie prac związanych z opracowaniem i zatwierdzaniem dokumentów planistycznych;
4.	Planowanie zasobów kadrowych na potrzeby działań związanych z opracowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych;
5.	Monitoring wytycznych w zakresie informacji i promocji.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R12.3	Niewystarczające upowszechnienie informacji o programie RPO WSL 2014-2020, w tym o zasadach udzielania pomocy	3	4	12	1.	Monitoring wdrażania Strategii komunikacji i Rocznych planów działań;
2.	Weryfikacja Strategii komunikacji i Rocznych planów działań;
3.	Badania, analizy skuteczności realizowanych działań informacyjno – promocyjnych, w tym ocena jakości pracy punktów informacyjnych;
4.	Zwiększenie ilości /modyfikacja narzędzi i sposobu realizacji działań informacyjno – promocyjnych;
5.	Podnoszenie kwalifikacji pracowników odpowiedzialnych za działania informacyjno – promocyjne;
6.	Planowanie zasobów kadrowych na potrzeby realizacji działań informacyjno – promocyjnych.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R12.4	Trudności w zrozumieniu przez wnioskodawców/ beneficjentów itd. Informacji nt. Programu	4	4	16	1.	Właściwe założenia planowanych zadań w zakresie informacji i promocji, w tym dostosowanie przekazu do potencjalnych grup odbiorców;
2.	Konsultacje założeń planowanych zadań w zakresie informacji i promocji;
3.	Badania, analizy skuteczności realizowanych działań informacyjno – promocyjnych, w tym ocena jakości pracy punktów informacyjnych;
4.	Opracowanie i realizowanie działań promocyjno – informacyjnych przez doświadczonych pracowników;
5.	Zwiększenie liczby spotkań, szkoleń, warsztatów  dla wnioskodawców i beneficjentów.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R12.5	Zbyt hermetyczny, niezrozumiały język przekazu na temat Programu	4	4	16	1.	Opracowanie i rozpowszechnianie przystępnych materiałów informacyjno – promocyjnych (przewodniki, poradniki, filmy) dostosowanych formą do potencjalnych grup docelowych;
2.	Zlecanie opracowania materiałów informacyjno – promocyjnych doświadczonym pracownikom / wykonawcom;
3.	Unikanie specjalistycznych pojęć, stosowania skrótów, stosowanie słowniczków pojęć;
4.	Wykorzystywanie interaktywnych form przekazu informacji umożliwiających bieżące wyjaśnianie wątpliwości (spotkania informacyjne, indywidualne konsultacje, warsztaty, czaty z konsultantami, itp.).	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R12.6	Trudności w dotarciu do informacji przez wnioskodawców/ beneficjentów	3	4	12	1.	Weryfikacja skuteczności realizowanych działań informacyjno – promocyjnych, w tym ocena jakości pracy punktów informacyjnych;
2.	Zwiększenie liczby / modyfikacja działań informacyjno – promocyjnych;
3.	Zwiększenie liczby/ modyfikacja kanałów i form przekazu informacji;
4.	Zwiększenie liczby/ zmiana zasad funkcjonowania punktów informacyjnych.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP  ZIT/RIT RPO WSL 	
R12.7	Niespójna polityka informacyjno promocyjna w różnych instytucjach systemu realizacji RPO WSL	2	3	6	1.	Weryfikacja procedur opiniowania i zatwierdzania polityki promocyjnej;
2.	Skuteczna komunikacja między komórkami odpowiedzialnymi za zatwierdzanie Strategii komunikacji i Rocznych planów działań;
3.	Prawidłowa realizacja założeń Strategii komunikacji i Rocznych planów działań.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R12.8	Udzielanie/ upowszechnianie błędnych informacji nt Programu	2	4	8	1.	Właściwy przepływ informacji pomiędzy komórkami merytorycznymi a komórkami odpowiedzialnymi za informację i promocję;
2.	Sprawne funkcjonowanie punktów informacyjnych;
3.	Nadzór nad zgodnością rozpowszechnianych informacji z aktualnie obowiązującymi dokumentami programowymi, wytycznymi;
4.	Podnoszenie kompetencji pracowników odpowiedzialnych za realizację działań informacyjno – promocyjnych;
5.	Właściwy nadzór nad realizacją działań informacyjno – promocyjnych.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIR/RIT RPO WSL	
R12.9	Zły wizerunek Programu	2	5	10	1.	Nadzór nad spójnością upowszechnianych informacji na temat programu;
2.	Weryfikacja jakości i skuteczności prowadzonych działań promocyjno – informacyjnych;
3.	Promowanie dobrych praktyk w zakresie wykorzystania wsparcia w ramach programu.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	

P.13 - Systemy Informatyczne 
NAZWA PROCESU	Systemy informatyczne 	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.13	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	LSI 2014 – lokalny system informatyczny  umożliwiający wymianę danych z SL2014 i zapewniający obsługę procesów związanych z wnioskowaniem o dofinansowanie i obsługę projektu od momentu wpływu wniosku o dofinansowanie projektu w ramach regionalnych programów operacyjnych.

CST- Centralny System Teleinformatyczny, o którym mowa w rozdz. 16 ustawy wdrożeniowej, składający się z następujących elementów: SL 2014- aplikacja główna, SZT- system zarządzania tożsamością, SRHD- hurtownia danych, narzędzie raportujące, SL 2014- PT- aplikacja wspierająca obsługę Pomocy Technicznej 	
CEL PROCESU	Zapewnienie beneficjentom możliwości wymiany informacji z właściwą instytucją drogą elektroniczną, zgodnie z  z art. 122 ust. 3 rozporządzenia ogólnego.	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	IZ RPO WSL

IP RPO WS/IP ZIT/RIT RPO WSL	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP, Wytyczne, OFIP, IW, Porozumienia);
2.	Nabór, ocena i wybór wniosków do dofinansowania;
3.	Zawieranie umów;
4.	Realizacja i rozliczanie projektów;
5.	Monitoring i sprawozdawczość;
6.	Realizacja IF.	

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Systemy informatyczne	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.13	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R13.1	Nieuprawniony dostęp do systemu	1.	Brak lub niekompletne procedury w zakresie korzystania z systemów informatycznych;
2.	Brak lub niekompletne procedury w zakresie zgłaszania dostępu do systemu przez osoby nieuprawnionych;
3.	Nieprzestrzeganie obowiązujących procedur w zakresie użytkowania systemów informatycznych;
4.	Niekompetencja pracowników w zakresie korzystania z systemów informatycznych;
5.	Działanie umyślne, nieuprawnione pozyskanie danych niezbędnych do logowania do systemu;
6.	Udostępnienie danych do logowania do systemu osobie nieuprawnionej;
7.	Brak właściwego nadzoru nad prawidłową realizacją zadań w jednostce.	1.	Wprowadzenie błędnych danych do systemu informatycznego;
2.	Wprowadzenie wirusa do systemu informatycznego;
3.	Dostęp osób nieuprawnionych do danych osobowych; 
4.	Awaria oprogramowania ze względu na umyślną interwencję;
5.	Ujawnienie danych osobowych;
6.	Umyślna modyfikacja danych;
7.	Usunięcie danych;
8.	Nieuprawnione wykorzystanie danych z systemu.	Wewnętrzne
Zewnętrzne 
	
R13.2	Brak lub błędne dane w systemie	1.	Brak lub niekompletne procedury w zakresie korzystania z systemów informatycznych;
2.	Niewłaściwa weryfikacja/kontrola dokumentów źródłowych;
3.	Nierzetelność, błąd pracownika;
4.	Brak nadzoru nad prawidłową realizacją zadań w jednostce;
5.	Przedłużający się czas wprowadzania/ aktualizacji danych w systemie;
6.	Omyłki pisarskie lub rachunkowe. ;
7.	Nieprawidłowości/błędy techniczne w funkcjonowaniu systemu informatycznego. 
	1.	Nienależne przyznanie dofinansowania;
2.	Wypłata nienależnych środków na rzecz beneficjenta;
3.	Wypłata nieprawidłowej kwoty środków na rzecz beneficjenta;
4.	Sporządzenie nieprawidłowej deklaracji wydatków;
5.	Sporządzenie nieprawidłowego wniosku o płatność do KE;
6.	Błędy w dokumentach sprawozdawczych;
7.	Błędne określenie limitu dostępnych środków (nieuzasadnione niepodpisanie umów, przekontraktowanie środków); Błędne raporty i analizy;
8.	Błędne dane eksportowane z LSI 2014 do CST;
9.	Nieprawdziwe dane przekazywane na zewnątrz (IK UP, KE, IA, instytucje kontrolujące);
10.	Korekty omyłek pisarskich i rachunkowych;
11.	Przedłużający się proces zatwierdzania wniosku o płatność. 	Wewnętrzne

R13.3	Długoterminowy brak dostępu do systemów 	1.	Awaria systemu;
2.	Uszkodzenia serwerów; 
3.	Prace konserwatorskie;
4.	Brak łączności z systemem. 
	1.	Opóźnienia we wprowadzaniu niezbędnych danych do systemu;
2.	Brak możliwości składania wniosków o dofinansowanie;
3.	Brak możliwości składania przez beneficjentów wniosków o płatność;
4.	Nieterminowa wypłata środków na rzecz beneficjentów;
5.	Brak możliwości generowania raportów;
6.	Nieterminowe składanie dokumentów sprawozdawczych;
7.	Brak możliwości eksportu danych z LSI 2014 do CST;
8.	Brak możliwości monitoringu postępów realizacji Działań/Podziałań, w szczególności w zakresie wskaźników postępu rzeczowego oraz finansowego.
	Zewnętrzne 	
R13.4	Nieterminowe wprowadzanie danych do systemów	1.	Nierzetelność pracowników;
2.	Brak dostępu pracownika do systemu;
3.	Awaria systemu;
4.	Nieprawidłowa organizacja czasu pracy;
5.	Presja czasu, skumulowanie prac wymagających wprowadzania danych do systemu.	1.	Błędne (niepełne) dane w raportach zestawieniach;
2.	Błędne (niepełne) dane w dokumentach sprawozdawczych;
3.	Błędne określenie limitu dostępnych środków (nieuzasadnione niepodpisanie umów, przekontraktowanie środków);
4.	Nieprawdziwe dane przekazywane na zewnątrz (IK UP, KE, IA, instytucje kontrolujące).	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	
R13.5	Awaria systemów informatycznych	1.	Awaria serwerów;
2.	Czynniki zewnętrzne;
3.	Przeciążenia systemów;
4.	Błędy po stronie wykonawcy;
5.	Generowanie raportów zawierających zbyt dużą liczbę danych;
6.	Przeciążenie serwerów ePUAP/PeUP i SEKAP.	1.	Opóźnienia we wprowadzaniu niezbędnych danych do systemu;
2.	Brak możliwości składania wniosków o dofinansowanie;
3.	Brak możliwości składania przez beneficjentów wniosków o płatność;
4.	Nieterminowa wypłata środków na rzecz beneficjentów;
5.	Brak możliwości generowania raportów;
6.	Nieterminowe składanie dokumentów sprawozdawczych;
7.	Brak możliwości eksportu danych z LSI 2014 do CST;
8.	Utrata danych/dostępu do systemu. 
9.	Brak możliwości składania harmonogramów składania wniosków o płatność. 	Wewnętrzne
Zewnętrzne 	
R13.6	System nie zapewnia gromadzenia wszystkich niezbędnych danych	1.	Niewłaściwa budowa systemu;
2.	Nieprawidłowe założenia przyjęte na etapie projektowania systemu;
3.	Brak/ nieprawidłowo przeprowadzony proces testowania systemu.	1.	Brak możliwości generowania wymaganych raportów,
2.	Brak możliwości generowania niezbędnych danych na potrzeby sprawozdawczości,
3.	Brak narzędzi do skutecznej kontroli nad realizacją procesów,
4.	Konieczność pozyskiwania danych z innych źródeł,
5.	Wydłużenie realizacji procesu monitoringu i sprawozdawczości.
	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R13.7	Nieprawidłowe zabezpieczenie danych	1.	Brak lub nieprawidłowa procedura dotycząca zabezpieczania danych;
2.	Nieprzestrzeganie istniejących procedur oraz właściwych przepisów prawa, w tym związanych z ochroną danych osobowych i ich przetwarzaniem; ;
3.	Błędy techniczne systemu;
4.	Nierzetelność pracowników;
5.	Brak/ nieprawidłowe/ niesystematyczne tworzenie kopii bezpieczeństwa.

	1.	Utrata danych;
2.	Brak możliwości realizacji części procesów;
3.	Konieczność pozyskiwania danych z innych źródeł;
4.	Nieuprawniona modyfikacja danych;
5.	Nieuprawnione wykorzystanie danych z systemu;
6.	Sankcje związane z nieprzestrzeganiem przepisów związanych z ochrona danych osobowych.	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R13.8	Brak lub niepełna aktualizacja systemu po wprowadzeniu zmian w dokumentach programowych	1.	Brak lub nieprawidłowa procedura dotycząca aktualizacji danych w systemie;
2.	Nieprzestrzeganie istniejących procedur;
3.	Nierzetelność pracowników;
4.	Brak/ nieprawidłowy nadzór nad systemem;
5.	Brak/ nieprawidłowy przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WSL.	1.	Brak możliwości pozyskiwania niezbędnych danych;
2.	Brak możliwości prawidłowego eksportu danych z LSI 2014do CST;
3.	Brak możliwości realizacji części procesów;
4.	Błędy w dokumentach sprawozdawczych;
5.	Błędne/ niekompletne raporty i analizy;
6.	Błędne/ niekompletne dane eksportowane z LSI 2014 do CST;
7.	Niepełne/ nieprawidłowe dane przekazywane na zewnątrz (IK UP, KE, IA, instytucje kontrolujące).
	Wewnętrzne

R13.9	Brak lub nieprawidłowa komunikacja pomiędzy LSI 2014 a CST	1.	Nieprawidłowe założenia przyjęte na etapie projektowania systemu;
2.	Niewłaściwa budowa systemu LSI 2014;
3.	Błędy po stronie wykonawcy;
4.	Brak/ nieprawidłowo przeprowadzony proces testowania systemu;
5.	Błędy pracowników.
	1.	Nieprawidłowe/ niepełne dane w CST;
2.	Nieprawidłowe dane generowane z CST;
3.	Błędy w realizacji procesów (wypłata nienależnych środków na rzecz beneficjenta, błędy w deklaracjach wydatków, błędy we wnioskach o płatność do KE, błędy w dokumentach sprawozdawczych);
4.	Nieprawidłowe wyniki kontroli, audytów, analiz stanu postępu wdrażania systemu;
5.	Rozbieżności w danych w systemach. 	Wewnętrzne
Zewnętrzne	
R13.10	Brak możliwości generowania odpowiednich danych	1.	Niewłaściwa budowa systemu;
2.	Nieaktualne dane w systemie;
3.	Nieterminowo wprowadzane dane do systemu;
4.	Awaria systemu;
5.	Nieprawidłowa komunikacja pomiędzy LSI 2014 a CST;

	1.	Brak możliwości realizacji części procesów;
2.	Opóźnienia w sporządzaniu dokumentów sprawozdawczych;
3.	Błędy/niepełne dane w dokumentach sprawozdawczych;
4.	Błędne/ niekompletne raporty i analizy;

5.	Niepełne/ nieprawidłowe dane przekazywane na zewnątrz (IK UP, KE, IA, instytucje kontrolujące);
6.	Konieczność pozyskiwania danych za pomocą innych narzędzi.
	Wewnętrzne
Zewnętrzne	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Systemy informatyczne	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.13
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R13.1	Nieuprawniony dostęp do systemu	2	4	8	1.	Monitorowanie dostępu do systemu;
2.	Prawidłowe procedury w zakresie korzystania z systemów informatycznych;
3.	Prawidłowe procedury w zakresie zgłaszania dostępu do systemu przez osoby nieuprawnione;
4.	Prowadzenie i uaktualnianie rejestru nadawanych uprawnień do systemu;
5.	Przestrzeganie obowiązujących procedur w zakresie użytkowania systemów informatycznych;
6.	Podnoszenie poziomu wiedzy pracowników nt zasad bezpiecznego korzystania z systemów informatycznych (cykliczne szkolenia);
7.	Możliwość śledzenia modyfikacji danych.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R13.2	Brak lub błędne dane w systemie	3	4	12	1.	Prawidłowe procedury w zakresie korzystania z systemów informatycznych;
2.	Przestrzeganie aktualnych procedur w zakresie korzystania z systemów informatycznych;
3.	Audyty jakości danych w systemie;
4.	Weryfikacja poprawności dokumentów źródłowych zgodnie z zasadą dwóch par oczu;
5.	Możliwość śledzenia modyfikacji danych;
6.	Bieżące korygowanie błędnych danych. 
7.	Zgłaszanie błędów do operatorów systemów. 
8.	Szkolenia pracowników danej instytucji. 
9.	Współpraca na poziomie międzyinstytucjonalnym.
	IZ RPO WSL
 IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R13.3	Długoterminowy brak dostępu do systemów 	1	5	5	1.	Monitorowanie dostępności do systemu;
2.	Tworzenie kopii bezpieczeństwa;
3.	Umożliwienie realizacji procesów (np. składania wniosków o płatność) poza systemem;
4.	Współpraca w zakresie informowania o zmianach i konieczności wyłączenia serwerów;
Informowanie administratorów systemów o problemach technicznych;
5.	Informowanie pracowników o problemach technicznych. 	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R13.4	Nieterminowe wprowadzanie danych do systemów	4	2	8	1.	Przestrzeganie aktualnych procedur;
2.	Właściwe planowanie pracy;
3.	Audyty jakości danych w systemie;
4.	Możliwość śledzenia modyfikacji danych.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R13.5	Awaria systemów informatycznych	2	4	8	1.	Monitorowanie dostępności do systemu;
2.	Tworzenie kopii bezpieczeństwa;
3.	Umożliwienie realizacji procesów (np. składania wniosków o płatność) poza systemem;
4.	Ograniczenie zakresu danych generowanych w ramach pojedynczego raportu. 
5.	Zgłaszanie problemów technicznych do administratorów systemów;
6.	Rozbudowy sprzętowe i aplikacyjne;
7.	Dodatkowe zabezpieczenia. 	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R13.6	System nie zapewnia gromadzenia wszystkich niezbędnych danych	3	4	12	1.	Weryfikacja poprawności założeń do projektu systemu;
2.	Nadzór nad wykonaniem systemu;
3.	Prawidłowa realizacja procesu testowania systemu;
4.	Modyfikacje systemu;
5.  Wskazanie innych możliwości pozyskiwania niezbędnych danych (korzystanie z innych bezpiecznych źródeł).	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R13.7	Nieprawidłowe zabezpieczenie danych	1	5	5	1.	Weryfikacja procedur w zakresie korzystania z systemu i bezpieczeństwa danych;
2.	Przestrzeganie aktualnych procedur w zakresie korzystania z systemu i bezpieczeństwa danych;
3.	Tworzenie kopii bezpieczeństwa;
4.	Możliwość śledzenia modyfikacji danych;
5.	Podnoszenie poziomu wiedzy pracowników nt zasad bezpiecznego korzystania z systemów informatycznych (cykliczne szkolenia).	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R13.8	Brak lub niepełna aktualizacja systemu po wprowadzeniu zmian w dokumentach programowych	2	4	8	1.	Utworzenie/ weryfikacja procedury aktualizacji danych w systemie;
2.	Przestrzeganie aktualnych procedur;
3.	Poprawny przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ;
4.	Bieżące śledzenie zmian w dokumentach programowych;
5.	Zapewnienie skutecznego nadzoru nad systemem.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R13.9	Brak lub nieprawidłowa komunikacja pomiędzy LSI 2014 a CST	3	5	15	1.	Weryfikacja poprawności założeń do projektu systemu LSI;
2.	Nadzór nad wykonaniem systemu LSI 2014;
3.	Prawidłowa realizacja procesu testowania systemu LSI 2014;
4.	Modyfikacje systemu LSI 2014;
5.	Monitoring spójności danych w LSI 2014 i CST;
6.	Zgłaszanie problemów do administratorów systemów informatycznych	IZ RPO WSL 

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL
	
R13.10	Brak możliwości generowania odpowiednich danych	3	4	12	1.	Weryfikacja poprawności założeń do projektu systemu;
2.	Nadzór nad wykonaniem systemu;
3.	Prawidłowa realizacja procesu testowania systemu;
4.	Modyfikacje systemu;
5.	Współpraca na poziomie międzyinstytucjonalnym.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	

P.14- Procedury finansowe 
NAZWA PROCESU	Procedury finansowe	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.14	
CHARAKTERYSTYKA (OPIS) PROCESU	Na procedury finansowe składają się następujące procesy:
1.	Planowanie i zabezpieczenie środków na realizację RPO WSL 2014-2020 – przygotowanie planowanych do poniesienia kwot wydatków przez IZ RPO WSL oraz IP RPO WSL, a następnie przygotowanie planu obejmującego wydatki dla całego RPO WSL 2014-2020 oraz dostosowanie dokumentów planistycznych do wysokości alokacji i przekazanie ich do IK.
2.	Wnioskowanie o środki BŚE, BP na dany rok budżetowy –sporządzenie wniosku o przyznanie środków z budżetu środków europejskich oraz o udzielenie dotacji celowej z budżetu państwa w ramach RPO WSL 2014-2020 i przekazaniu go do IK. Pozytywne rozpatrzenie wniosku przez Instytucję Koordynującą kończy się zatwierdzeniem Rocznego planu udzielania dotacji celowej z budżetu państwa lub zatwierdzeniem Upoważnienia do wydawania zgody na dokonywanie płatności na podstawie wystawionych zleceń płatności. Ewentualne zmiany w limitach środków przyznanych w ramach BŚE i BP wnioskowane są przez FR, FS, RR, IP RPO WSL do Referatu Obsługi finansowej w RR, a następnie przekazywane do IK.
3.	Opracowanie i zatwierdzanie prognozy certyfikacji wydatków – przygotowanie i analiza danych niezbędnych do sporządzenia prognozy certyfikacji wydatków, a następnie sporządzenie ww. prognozy. Po zatwierdzeniu jej przez Ministerstwo Rozwoju, prognoza certyfikacji wydatków wprowadzana jest do systemu SFC 2014, a następnie przekazywana do KE.
	
CEL PROCESU	Efektywne zarządzanie finansowe alokacją programu	
INSTYTUCJA/ INSTYTUCJE REALIZUJĄCE PROCES	
IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
PROCESY POWIĄZANE	1.	Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowych (RPO WSL 2014-2020, SZOOP, OFiP, IW, Porozumienia);
2.	Nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania;
3.	Zawieranie umów;
4.	Realizacja i rozliczanie projektów;
5.	Kontrola projektów oraz kontrola trwałości projektów;
6.	Powierzanie zadań IP RPO WSL oraz kontrola systemowa;
7.	Certyfikacja wydatków;
8.	Nieprawidłowości i odzyskiwanie środków;
9.	Monitoring i sprawozdawczość;
10.	Realizacja IF;
11.	Ewaluacja;
12.	Informacja i promocja.

Wykaz ryzyk
NAZWA PROCESU	Procedury finansowe	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.14	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRZYCZYNA RYZYKA	OPIS SKUTKU WYSTĄPIENIA RYZYKA	CHARAKTER RYZYKA	
R14.1	Niestosowanie aktualnych procedur	1.	Brak lub nieprawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL dot. realizacji procedur oraz przepływu informacji o ich aktualizacji;
2.	Utworzenie przez komórki merytorycznie odpowiedzialne niekompletnych procedur, wymagających uzupełnień i aktualizacji;
3.	Nieznajomość regulacji dla okresu programowania 2014-2020 przez pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
4.	Nieznajomość procedur przez pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL 2014-2020;
5.	Częste zmiany przepisów prawa krajowego i unijnego, a tym wytyczne KE lub IK UP.	1.	Konieczność powtarzania danego etapu postępowania w ramach procedury, a tym samym wydłużenie realizacji procesu;
2.	Błędy w procesie zarządzania finansowania;
3.	Brak skuteczności, efektywności i spójności systemu realizacji RPO WSL.	Wewnętrzne 
	
R14.2	Błędne założenia prognoz finansowych	1.	Błędne dane wykorzystywane do tworzenia prognoz finansowych;
2.	Brak /nieprawidłowy przepływ informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL; zaangażowanymi w proces tworzenia prognoz finansowych;
3.	Błędne /niekompletne procedury w zakresie tworzenia prognoz finansowych;
4.	Niewystarczająca wiedza/umiejętności/ doświadczenie pracowników IZ RPO WSL;
5.	Brak/ niewystarczający nadzór nad sporządzaniem prognoz finansowych;
6.	Tworzenie prognoz finansowych z dużym wyprzedzeniem;
7.	Wahania kursu euro wpływające na poziom dostępnej alokacji.
	1.	Za niskie (niedoszacowane) prognozy finansowe;
2.	Za wysokie (przeszacowane) prognozy finansowe;
3.	Konieczność wprowadzania korekt do prognoz finansowych;
4.	Opóźnienia w przekazywaniu niezbędnych środków na realizację programu z uwagi na zaniżone prognozy wydatków;
5.	Utrata płynności finansowej. 	Wewnętrzne

R14.3	Finansowa realizacja programu znacząco odbiega od prognoz finansowych	1.	Znaczące zmiany wartości projektów;
2.	Znaczące kwoty umów rozwiązywanych;
3.	Szybsze/ wolniejsze od zakładanego tempo realizacji programu;
4.	Wahania kursu euro wpływające na poziom dostępnej alokacji;
5.	Korekty finansowe nakładane przez KE;
6.	Nieprawidłowy monitoring programu;
7.	Brak/ nieprawidłowa współpraca między instytucjami/ komórkami zaangażowanymi we wdrażanie RPO WSL 2014-2020;
8.	Duża liczba wniosków o dofinansowanie odrzuconych/pozostawionych bez rozpatrzenia;
9.	Mała liczba wniosków o dofinansowanie składanych w naborach;
10.	Tworzenie prognoz finansowych z dużym wyprzedzeniem;
11.	Znaczące odchylenia kwot w składanych wnioskach o płatność w stosunku do założeń w harmonogramach składania wniosków o płatność.	1.	Mniejsze/ większe od przewidywanego zapotrzebowanie na środki;
2.	Niewykorzystanie części środków;
3.	Niewystarczające środki na realizację programu;
4.	Możliwość nieosiągnięcia zakładanych wartości wskaźników finansowych w programie;
5.	Możliwość utraty płynności finansowej na poziomie programu.	Wewnętrzne Zewnętrzne 	
R14.4	Utrata płynności finansowej na poziomie programu ze względu na nieprawidłowe oszacowanie zapotrzebowania na środki	1.	Błędne oszacowanie zapotrzebowania na środki przez  IZ/IP/IPIT/RIT RPO WSL;
2.	Nieprawidłowe założenia przy planowaniu zapotrzebowania na środki;
3.	Korekty finansowe nakładane przez KE;
4.	Utrata rezerwy wykonania.
	1.	Konieczność angażowania środków z budżetu województwa;
2.	Opóźnienia w realizacji programu;
3.	Możliwość nieosiągnięcia wskaźników programu.	Wewnętrzne
Zewnętrzne	

Arkusz szacowania ryzyka
NAZWA PROCESU	Procedury finansowe	
NUMER REFERENCYJNY PROCESU	P.14
	
NUMER REFERENCYJNY RYZYKA	NAZWA RYZYKA	PRAWDO-PODOBIEŃ-STWO	SKUTEK	ISTOTNOŚĆ	MECHANIZMY KONTROLNE	JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA	
R14.1	Niestosowanie aktualnych procedur	2	4	8	1.	Szkolenia pracowników IZ/IP/IP ZIT/RIT  RPO WSL 2014-2020;
2.	 Monitorowanie zmian w obowiązujących aktach prawnych i wytycznych – przepisy krajowe i UE;
3.	Weryfikacja i aktualizacja procedur;
4.	Odpowiedni podział obowiązków i sprawna współpraca wszystkich jednostek zaangażowanych w system realizacji RPO WSL 2014-2020.	IZ RPO WSL

IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R14.2	Błędne założenia prognoz finansowych	2	2	4	1.	Rzetelna analiza i weryfikacja danych, dokumentów źródłowych wykorzystywanych do sporządzania prognoz finansowych;
2.	Prawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL zaangażowanymi w proces tworzenia prognoz finansowych;
3.	Weryfikacja/ korekta/ nadzór nad sporządzeniem prognoz finansowych;
4.	Bieżący monitoring danych finansowych w zakresie kosztów projektów planowanych do złożenia w ramach naboru przez IP ZIT/RIT RPO WSL. 
5.	Sprawdzanie poprawności prognoz finansowych. 	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL	
R14.3	Finansowa realizacja programu znacząco odbiega od prognoz finansowych	2	2	4	1.	Zapewnienie właściwego monitoringu programu;
2.	Opracowanie mechanizmów szybkiego reagowania na pojawiające się odchylenia od prognoz finansowych;
3.	Prawidłowa współpraca między instytucjami/ komórkami zaangażowanymi we wdrażanie programu;
4.	Stały monitoring oraz działania informacyjne na rzecz beneficjentów przez IZ/IP/IP ZIT/RIT RPO WSL;
5.	Zmiana planu wydatków. 
 	IZ RPO WSL

IP RPO WSL	
R14.4	Utrata płynności finansowej na poziomie programu ze względu na nieprawidłowe oszacowanie zapotrzebowania na środki	2	3	6	1.	Rzetelna analiza i weryfikacja danych, dokumentów źródłowych wykorzystywanych do sporządzana prognoz finansowych;
2.	Prawidłowy przepływ informacji między komórkami organizacyjnymi IZ/IP zaangażowanymi w proces tworzenia prognoz finansowych;
3.	Weryfikacja/ korekta/nadzór nad sporządzeniem prognoz finansowych.	IZ RPO WSL
IP RPO WSL/IP ZIT/RIT RPO WSL