Załącznik do Uchwały nr  2282/79/V/2015                                                                                                                                                Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 1 grudnia 2015 r.

Roczny Plan Kontroli

na  rok obrachunkowy
od 1 lipca 2015 r. do 30 czerwca 2016 r.

 dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020

	

Katowice,   grudzień 2015   r.
Spis treści
1.	Wstęp
1.1.	Podstawy prawne
1.2.	Roczny Plan Kontroli
2.	Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli
2.1.	Główne zadania kontroli
2.2.	Struktura komórek odpowiedzialnych za realizację zadań kontrolnych
3.	Procedury kontroli
3.1.	Procedury prowadzenia kontroli systemowej
3.2.	Procedury prowadzenia kontroli instrumentów finansowych
3.3.	Procedury prowadzenia kontroli z zakresu pomocy technicznej
3.3.1.	Weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność, która przeprowadzona jest na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL
3.3.2.	Kontrola projektu w miejscu realizacji projektu / siedzibie beneficjenta
3.4.	Procedury prowadzenia kontroli realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL  współfinansowanych ze środków EFRR
3.4.1.	Procedury prowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektów realizowanych w ramach działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL (WFR)
3.4.2.	Procedury prowadzenia kontroli doraźnych
3.4.3.	Procedury przeprowadzania kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji projektu
3.5.	Procedury prowadzenia kontroli realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFS
3.5.1.	Procedury kontroli w zakresie weryfikacji dokumentacji dostępnej w siedzibie IZ
3.5.2.	Procedury kontroli projektu w miejscu realizacji lub siedzibie Beneficjenta
3.5.2.1.	Procedury kontroli projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych
3.5.3.	Procedury kontroli w miejscu realizacji usługi (wizyta monitoringowa)
3.5.4.	Procedury kontroli trwałości
3.5.4.1.	Kontrola trwałości operacji
3.5.4.2.	Kontrola trwałości rezultatów
3.5.5. 	Procedury przeprowadzania kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji projektu …56
3.6.	Procedury prowadzenia kontroli przez IP RPO WSL 2014-2020 (Śląskie Centrum Przedsiębiorczości)
3.6.1.	Procedury prowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu
3.6.2.	Obieg i przekazywanie informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli
3.6.3.	Kontrola doraźna
3.7.	Procedury prowadzenia kontroli przez IP RPO WSL 2014-2020 (Wojewódzki Urząd Pracy)
3.7.1.	Procedury prowadzenia kontroli dokumentacji projektu (w tym weryfikacja wniosków o płatność beneficjenta oraz kontrola na zakończenie realizacji projektu)
3.7.2.	Procedury przeprowadzania kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta
3.7.2.1.	Kontrola w siedzibie (w tym kontrola doraźna, kontrola trwałości oraz kontrola projektów PSF)
3.7.2.2.	Wizyta monitoringowa
3.8.	Procedury kontroli krzyżowej w ramach RPO WSL 2014-2020
4.	Metodyka kontroli
4.1.	Dobór procesów do kontroli systemowej
4.2.	Metodyka kontroli instrumentów finansowych
4.3.	Dobór próby dokumentów do kontroli prawidłowości realizacji Planów Działań Pomocy Technicznej
4.4.	Metodyka kontroli realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFRR
4.5.	Metodologia kontroli realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFS
4.5.1.	Metodologia doboru próby dokumentów podczas kontroli na miejscu
4.5.2.	Metodologia doboru próby projektów do kontroli na miejscu
4.5.3.	Analiza ryzyka
4.6.	Metodologia doboru próby do kontroli projektów realizowanych przez IP RPO WSL 2014-2020 – Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
4.7.	Metodyka doboru próby do kontroli projektów realizowanych przez IP RPO WSL 2014-2020 – Wojewódzki Urząd Pracy
4.7.1.	Metodologia doboru próby projektów do kontroli na miejscu
4.7.2.	Dobór próby dokumentów do kontroli wniosków o płatność
4.7.3.	Dobór próby projektów do kontroli na miejscu realizacji lub siedzibie beneficjenta, w tym kontroli trwałości
4.7.4.	Wzór analizy ryzyka projektów konkursowych
4.7.5.	Wzór analizy ryzyka projektów pozakonkursowych
4.7.6.	Wzór zestawienia projektów wybranych do kontroli na podstawie półrocznej analizy ryzyka
4.8.	Metodologia kontroli krzyżowej
5.	Plan kontroli
5.1.	Plan kontroli systemowych
5.2.	Plan kontroli IF
5.3.	Plan kontroli PD PT
5.4.	Plan kontroli EFRR
5.5.	Plan kontroli EFS
5.6.	Plan kontroli ŚCP
5.7.	Plan kontroli WUP

Wykaz stosowanych skrótów:

EK	Wydział Kontroli EFS Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach	
EP	Wydział Obsługi Projektów EFS	
e-PUAP	elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej	
FR-RKP	Referat kontraktacji i realizacji projektów w Wydziale Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
FR-RKPR	Referat kontroli projektów w Wydziale Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
FR-ROP	Referat oceny projektów w Wydziale Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
FR-RRWiN	Referat rozliczania wydatków i nieprawidłowości w Wydziale Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
FS-KN1	Referat kontroli 1 w Wydziale Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
FS-KN2	Referat kontroli 2 w Wydziale Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
IA	Instytucja Audytowa	
IK UP	Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa	
IP RPO WSL	Instytucja Pośrednicząca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
IP ZIT RPO WSL	Instytucje Pośredniczące w realizacji zadań związanych z przygotowaniem i wdrażaniem ZIT oraz RIT w ramach RPO WSL 2014-2020 - Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach, Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku, Gmina Miasto Częstochowa, Miasto Bielsko-Biała	
IZ RPO WSL	Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
KE	Komisja Europejska	
KB	Wydział Kontroli EFS, Zespół ds. Kontroli w Bielsku-Białej Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach	
KC	Wydział Kontroli EFS, Zespół ds. Kontroli w Częstochowie Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach	
KK Krajowy Kontroler	Wydział Kontroli EFS, Zespół ds. Kontroli w Katowicach Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach	
LSI 2014	Lokalny System Informatyczny RPO WSL 2014-2020	
MIiR	Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 	
OFIP	Opis Funkcji i Procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
PO	Program Operacyjny	
PD PT	Plan Działań Pomocy Technicznej RPO WSL 2014-2020	
PE	Parlament Europejski	
PSF	Podmiotowy System Finansowania	
PT RPO WSL 2014-2020	Oś priorytetowa XIII Pomoc Techniczna	
PZ	Zespół ds. Obsługi Projektów Pozakonkursowych	
PP1	Zespół ds. Obsługi Projektów Konkursowych 1	
PP2	Zespół ds. Obsługi Projektów Konkursowych 2	
RIT	Regionalne Inwestycje Terytorialne	
Rok obrachunkowy	Rok, o którym mowa w rat. 2 pkt 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013	
Rozporządzenie ogólne	Rozporządzenie Rady (WE) nr 1303/2013 z dnia z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006	
RPK	Roczny Plan Kontroli RPO WSL	
RPO WSL 2014-2020	Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
RR-RKKPT 	Referat koordynacji i kontroli pomocy technicznej w Wydziale Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RR-RCS	Referat certyfikacji systemu realizacji RPO WSL w Wydziale Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RR-RMK	Referat monitoringu i kontroli programu w Wydziale Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RR-ROF	Referat obsługi finansowej w Wydziale Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RUR	Rejestr Usług Rozwojowych	
SEKAP	System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej	
SL 2014	Aplikacja główna w ramach Centralnego Systemu Teleinformatycznego, o którym mowa w rozdz. 16 ustawy wdrożeniowej	
UM WSL	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
WE	Wspólnota Europejska	
WFR	Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
WFS	Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
WRR	Wydział Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
ZIT	Zintegrowane Inwestycje Terytorialne	

1.	
Wstęp
Zgodnie z art. 125 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1303/2013 Instytucja Zarządzająca zapewnia realizację kontroli systemu zarządzania i kontroli, jak również kontroli poszczególnych projektów w celu weryfikacji wydatków.
Niniejszy Roczny Plan Kontroli na rok obrachunkowy obejmujący okres od 1 lipca 2015 do 30 czerwca 2016 dla RPO WSL przedstawia ogólny zakres czynności podejmowanych w ramach realizacji obowiązków wynikających z Wytycznych w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020.  
1.1.	Podstawy prawne
Proces kontroli w ramach RPO WSL regulują następujące akty prawne i dokumenty:
•	Rozporządzenie Rady (WE) nr 1303/2013 z dnia z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 zwane dalej rozporządzeniem ogólnym. (Dz. U. UE L z dnia 20 grudnia 2013 r.).
•	Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi.  
•	Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 964/2014 z dnia 11 września 2014 r. ustanawiające zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do standardowych warunków dotyczących instrumentów finansowych.
•	Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego.
•	Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/207 z dnia 20 stycznia 2015 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzoru sprawozdania z postępów, formatu dokumentu służącego przekazywaniu informacji na temat dużych projektów, wzorów wspólnego planu działania, sprawozdań z wdrażania w ramach celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia”, deklaracji zarządczej, strategii audytu, opinii audytowej i rocznego sprawozdania z kontroli oraz metodyki przeprowadzania analizy kosztów i korzyści, a także zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 w odniesieniu do wzoru sprawozdań z wdrażania w ramach celu „Europejska współpraca terytorialna”.
•	Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2014 r., poz. 1146 z późn. zm.), zwana dalej ustawą wdrożeniową.
•	Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2015 r., poz. 1392).
•	Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.).
•	Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.).
•	Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).
•	Ustawa z  dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 poz. 1182 z późn. zm.).
•	Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024 z późn. zm.).

Dodatkowo zgodnie z przepisami ustawy wdrożeniowej IZ RPO WSL działa w oparciu o wytyczne ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego oraz OFIP i własne Instrukcje Wykonawcze.

1.2.	Roczny Plan Kontroli
Roczny plan kontroli na rok obrachunkowy obejmujący okres od 1 lipca 2015 r. do 30 czerwca 2016 r. dla RPO WSL obejmuje:
•	Roczny plan kontroli systemowej, zatwierdzony przez kierownika RR-RCS;
•	Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów współfinansowanych ze środków EFRR, zatwierdzony przez kierownika FR-RKPR; 
•	Roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów współfinansowanych ze środków EFS, zatwierdzony przez kierownika FS-KN1/ KN2; 
•	Roczny Plan Kontroli z zakresu realizacji Pomocy Technicznej, zatwierdzony przez kierownika RR-RKKPT;
•	Roczne plany kontroli IP RPO WSL, zatwierdzone przez Dyrektorów IP RPO WSL.

Po podjęciu decyzji w zakresie formuły wdrażania instrumentów finansowych zaplanowanych w ramach RPO WSL 2014-2020 zostanie przygotowany, a następnie zatwierdzony przez kierownika RR-RMK Roczny plan kontroli instrumentów finansowych.
Niniejszy dokument, jako całościowy plan kontroli dla RPO WSL opiniowany przez IK UP, a następnie zatwierdzany jest przez Zarząd Województwa Śląskiego.
2.	Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli
2.1.	Główne zadania kontroli
Zgodnie z art. 125 ust. 4 rozporządzenia ogólnego, instytucją  odpowiedzialną  za zarządzanie finansowe i kontrolę programu operacyjnego w tym warunków wsparcia dla projektów realizowanych w ramach RPO WSL 2014-2020 jest IZ RPO WSL.
Do zadań IZ/IP RPO WSL należy :
•	kontrola czy dofinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały zapłacone oraz, czy są zgodne z obowiązującymi  przepisami prawa, spełniają wymagania programu operacyjnego oraz warunki wsparcia realizacji projektów w tym:
-	kontrola (w znaczeniu weryfikacji administracyjnej) wniosków o płatność składanych przez beneficjentów; 
-	kontrola projektu  na miejscu realizacji/w siedzibie beneficjenta;
-	kontrola dokumentów w siedzibie IZ/IP RPO WSL, w tym także obligatoryjna kontrola na zakończenie realizacji, prowadzona dla wszystkich projektów realizowanych w ramach RPO WSL 2014-2020 w celu zbadania kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji (w tym dokumentacji w wersji elektronicznej), dotyczącej wydatków ujętych we wnioskach o płatność beneficjenta, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu;
•	zapewnienie, aby beneficjenci realizujący projekty w ramach RPO WSL 2014-2020, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją projektów; 
•	wprowadzenie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka; 
•	kontrola wykonania obowiązków  w zakresie informacji i promocji,
•	ustanawianie procedur zapewniających przechowywanie zgodnie z wymogami art. 72 lit. g rozporządzenia ogólnego wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
Ponadto, zadaniem IZ RPO WSL jest sporządzenie deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania, o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. a i b rozporządzenia finansowego.
2.2.	Struktura komórek odpowiedzialnych za realizację zadań kontrolnych
Za realizację zadań kontrolnych w ramach RPO WSL odpowiadają:
•	Referat certyfikacji systemu realizacji RPO WSL  w Wydziale Rozwoju Regionalnego UM WSL (w zakresie kontroli systemowej);
•	Referat monitoringu i kontroli programu w Wydziale Rozwoju Regionalnego UM WSL (w zakresie kontroli instrumentów finansowych oraz kontroli krzyżowej programu);
•	Referat koordynacji i kontroli pomocy technicznej w Wydziale Rozwoju Regionalnego UM WSL (w zakresie kontroli Planów Działań Pomocy Technicznej);
•	Referat kontroli projektów w Wydziale Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UM WSL (w zakresie kontroli projektów w ramach Działań wdrażanych przez IZ RPO WSL);
•	Referat monitoringu i wsparcia zarządzania w Wydziale Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UM WSL (w zakresie kontroli trwałości projektów w ramach Działań wdrażanych przez IZ RPO WSL);
•	Referat  Kontroli 1 oraz Referat Kontroli 2 w Wydziale Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL (w zakresie kontroli projektów w ramach Działań wdrażanych przez IZ RPO WSL);
•	Wydział Kontroli w Śląskim Centrum Przedsiębiorczości (w zakresie kontroli projektów w ramach Działania/Poddziałań wdrażanych przez IP RPO WSL);
•	Wydział Kontroli EFS w Wojewódzkim Urzędzie Pracy (w zakresie kontroli projektów w ramach Działań wdrażanych przez IP RPO WSL);
Niezależność osób zaangażowanych w kontrolę w stosunku do instytucji kontrolowanych będzie gwarantować oświadczenie o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia z udziału w kontroli, podpisywane przed każdą kontrolą.
Zakres obowiązków oraz liczba osób odpowiedzialnych za realizację zadań kontrolnych w powyższych komórkach organizacyjnych przedstawia się następująco:
Tabela nr 1 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę systemową
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat certyfikacji systemu realizacji RPO WSL  	
Stanowisko	Stanowisko ds. certyfikacji systemu realizacji RPO WSL	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik referatu certyfikacji systemu realizacji RPO WSL  	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	przygotowanie rocznego planu kontroli wewnętrznych oraz kontroli systemowych; 
•	prowadzenie planowych i doraźnych kontroli wewnętrznych, kontroli systemowych oraz kontroli prawidłowości zatwierdzonych wydatków włączonych do deklaracji wydatków, w zakresie funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w IZ RPO WSL (w tym kontroli zapewnienia właściwej ścieżki audytu);
•	opracowanie metodologii doboru próby na potrzeby prowadzonych kontroli;
•	przygotowanie Rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu
 i przeprowadzonych kontroli poprzez analizę wyników kontroli i we współpracy 
z IP oraz WFS i WFR;
•	przygotowanie Deklaracji Zarządczej na podstawie własnych analiz, działań kontrolnych oraz informacji przekazanych przez IP oraz WFS i WFR;
Struktura organizacyjna IZ RPO WSL zapewnia rozdzielność funkcji między komórką realizującą zadania instytucji certyfikującej a komórką realizującą zadania instytucji zarządzającej. Funkcje instytucji certyfikującej pełni Referat certyfikacji wydatków, który niezależnie realizuje wszystkie zadania określone w art. 126 Rozporządzenia 1303/2013. Referat ten podlega w strukturze organizacyjnej Zastępcy Dyrektora, który nie odpowiada za realizację zadań zastrzeżonych w Wytycznych w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020, jako zadań podważających prawidłową rozdzielność funkcji w IZ (w tym zadań związanych z kontrolą systemową). Referat certyfikacji systemu realizacji RPO WSL, zgodnie z zakresem zadań wskazanym w RPK, nie realizuje żadnych zadań wynikających z art. 126 Rozporządzenia 1303/2013. Jest częścią IZ RPO WSL zapewniającą, że system działa prawidłowo, co przekłada się na możliwość złożenia deklaracji zarządczej będącej w ścisłym związku z Rocznym zestawieniem wydatków, przygotowywanym przez Referat certyfikacji wydatków. Referat certyfikacji systemu realizacji RPO WSL realizuje zadania kontrolne oraz zadania związane z analizą ryzyka, nadużyciami finansowymi oraz przygotowaniem deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli. 
Nazwa referatu nie jest podyktowana tym, że jest on częścią komórki realizującej zadania IC, ale tym, iż zapewnia on (niejako „certyfikuje”), że system działa prawidłowo i daje zapewnienie co do prawidłowości wydatków zatwierdzonych przez ten system i przekazanych do certyfikacji.	
Docelowa liczba pracowników	nie mniej niż 10 osób	

Tabela nr 2 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę 
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat monitoringu i kontroli programu	
Stanowisko	Stanowisko ds. kontroli 	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik referatu monitoringu i kontroli programu	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	Sporządzanie, weryfikacja i zatwierdzanie rocznych planów kontroli Instytucji Zarządzającej RPO WSL.
•	Weryfikacja i zatwierdzanie rocznych planów kontroli IP2 RPO WSL.
•	Sporządzanie i aktualizowanie Rocznych planów kontroli RPO WSL i przekazywanie do konsultacji i zatwierdzenia do właściwych instytucji, w tym min.: IK RPO, IPOC.
•	Opiniowanie procedur i dokumentów w zakresie zadań wykonywanych przez IP2 RPO WSL.
•	Wykonywanie nadzoru merytorycznego nad IP2 RPO WSL, w szczególności:
•	opracowanie Porozumienia w sprawie realizacji RPO WSL oraz aneksów do Porozumienia, 
•	opracowanie i aktualizowanie Wytycznych dla IP2 RPO WSL,
•	opiniowanie procedur i dokumentów w zakresie zadań wykonywanych przez IP2 RPO WSL.
•	Koordynacja kontroli zewnętrznych oraz audytów wewnętrznych dotyczących RPO.
•	Współpraca z instytucjami kontroli zewnętrznej.
•	Monitorowanie wdrożenia rekomendacji z kontroli zewnętrznych i przekazywanie informacji o stanie ich wdrożenia do instytucji uprawnionych.
•	Sporządzanie i przekazywanie niezbędnych informacji i materiałów do Instytucji Audytowej oraz zewnętrznych instytucji kontrolujących.
•	Przygotowanie analiz wdrażania RPO WSL dla Komitetu Monitorującego RPO WSL oraz na potrzeby sprawozdawczości.
•	Przygotowanie i aktualizacja Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL, Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL oraz Wytycznych dla Instytucji Pośredniczącej Drugiego Stopnia w ramach RPO WSL na lata 2007-2013.
•	Uczestnictwo w pracach nad zamknięciem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013.
•	Prowadzenie dokumentacji w części wynikającej z zakresu powierzonych czynności.
•	Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków. Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikających z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 - 2020.
Nadzór w zakresie powierzonych obowiązków i odpowiedzialności pracownika jest sprawowany zgodnie ze strukturą organizacyjną Wydziału Rozwoju Regionalnego przez Koordynatora zespołu ds. kontroli.	
Docelowa liczba pracowników	nie mniej niż 4 osoby 	

Tabela nr 3 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę instrumentów finansowych
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat monitoringu i kontroli programu	
Stanowisko	Stanowisko ds. IIF	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik referatu monitoringu i kontroli programu	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	Sporządzanie i przekazywanie niezbędnych informacji i materiałów do Instytucji Audytowej oraz zewnętrznych instytucji kontrolujących.
•	Przygotowanie analiz wdrażania RPO WSL dla Komitetu Monitorującego RPO WSL oraz na potrzeby sprawozdawczości.
•	Przygotowanie i aktualizacja Opisu Systemu Zarządzania i Kontroli RPO WSL, Podręcznika procedur wdrażania RPO WSL 
•	Monitorowanie postępów wdrażania instrumentów inżynierii finansowej.
•	Przygotowywanie umów/ aneksów do umów oraz nadzorowanie projektów w zakresie wdrażania instrumentów inżynierii finansowej.
•	Przygotowanie analiz wdrażania instrumentów inżynierii finansowej na potrzeby sprawozdawczości.
•	Współpraca z instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie instrumentów inżynierii finansowej.
•	Monitorowanie poziomu kosztów zarządzania dotyczących instrumentów inżynierii finansowej.
•	Współtworzenie materiałów informacyjnych i promocyjnych dotyczących instrumentów inżynierii finansowej.
•	Dokonywanie analiz okresowych raportów z postępów wdrażania przekazywanych przez instytucje wdrażające instrumenty inżynierii finansowej.
•	Tworzenie procedur kontroli sprawozdań z postępu wdrażania instrumentów inżynierii finansowej.
•	Tworzenie procedur umożliwiających monitorowanie zgodności  działań podejmowanych instytucje wdrażające instrumenty inżynierii finansowej z wytycznymi IZ RPO WSL.
•	Przeprowadzanie czynności kontrolnych związanych z wdrażaniem instrumentów inżynierii finansowej, w tym przeprowadzanie audytów i/ lub działań  kontrolnych w celu zapewnienia legalności i prawidłowości wkładu finansowego w szczególności:
•	przygotowywanie i przeprowadzanie czynności kontrolnych,
•	sporządzeni i przekazywanie informacji pokontrolnych,
•	sporządzanie i przekazywanie zaleceń pokontrolnych,
•	przeprowadzanie kontroli sprawdzających wykonanie zaleceń pokontrolnych,
•	- dokumentowanie czynności kontrolnych.
•	Współopiniowanie potencjalnych projektów miejskich zgłaszanych przez FROM w ramach Inicjatywy JESSICA pod względem zgodności z zapisami RPO WSL.
•	Organizacja prac Rady Inwestycyjnej w ramach Inicjatywy JESSICA.
•	Wykonywanie wszelkich innych obowiązków powierzonych przez Przewodniczącego oraz innych zadań administracyjnych związanych z prawidłowym świadczeniem usług na rzecz Rady Inwestycyjnej Inicjatywy JESSICA,
•	Prowadzenie Rady Inwestycyjnej Inicjatywy JESSICA.
•	Uczestnictwo w pracach nad zamknięciem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013.
•	Prowadzenie dokumentacji w części wynikającej z zakresu powierzonych czynności.
•	Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków.
•	Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikających z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 - 2020.

Nadzór w zakresie powierzonych obowiązków i odpowiedzialności pracownika jest sprawowany zgodnie ze strukturą organizacyjną Wydziału Rozwoju Regionalnego przez Koordynatora zespołu ds.  IIF.
	
Docelowa liczba pracowników	nie mniej niż 2 osoby 	

Tabela nr 4 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę Planów Działań Pomocy Technicznej 
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat koordynacji i kontroli pomocy technicznej	
Stanowisko	Stanowisko ds. koordynacji i kontroli pomocy technicznej	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik referatu koordynacji i kontroli pomocy technicznej	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	weryfikacja wniosków o płatność w ramach PT,
•	przygotowanie deklaracji wydatków w ramach PT,
•	kontrola projektów realizowanych w ramach PT,
•	przekazywanie informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach do właściwych komórek wydziału,
•	 zbieranie i weryfikowanie danych od beneficjentów potrzebnych do sporządzenia sprawozdań z zakresu PT,
•	monitorowanie stopnia wykorzystania środków z PT  w ramach RPO WSL,
•	opiniowanie wytycznych krajowych zakresie dotyczącym PT;
•	uczestnictwo w przygotowaniu i aktualizacji dokumentów programowych m.in. RPO WSL, Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WSL na lata 2014-2020 wraz  z załącznikami,
•	uczestnictwo w przygotowaniu i aktualizacji procedur m.in. Opisu Funkcji  i Procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 wraz z instrukcjami wykonawczymi, 
•	przygotowywanie, aktualizacja i koordynacja Planu działań na rzecz zapewnienia potencjału administracyjnego w jednostkach zaangażowanych  w realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 oraz  Ramowego planu działań wykorzystania Pomocy Technicznej  w jednostkach zaangażowanych  w realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020,
•	opiniowanie Rocznego Planu Działań (RPD) w zakresie informacji i promocji dla RPO WSL 2014-2020 oraz Planu ewaluacji RPO WSL 2014-2020,
•	uczestnictwo w przygotowaniu i aktualizacji procedur RPO WSL,
•	 uczestnictwo w pracach przygotowujących okres wdrażania 2014 – 2020,
•	przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikających                          z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, 
•	archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków.	
Docelowa liczba pracowników (łącznie)	Nie mniej niż  5 osób	

Tabela nr 5 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFRR
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat kontroli projektów	
Stanowisko	Stanowisko ds. kontroli projektów	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Referatu kontroli projektów	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
a) Prowadzenie kontroli doraźnych, kontroli na zakończenie realizacji projektów oraz kontroli ex-post dotyczących poprawności stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych w szczególności:
- przygotowywanie upoważnień do kontroli oraz pism informujących Beneficjentów o kontroli,
- przeprowadzenie czynności kontrolnych,
- sporządzanie list sprawdzających oraz informacji pokontrolnych,
- prowadzenie korespondencji z Beneficjentami na etapie kontroli (pisma o dodatkowe wyjaśnienia w celu zakończenia procesu kontrolnego),
- prowadzenie korespondencji z instytucjami zewnętrznymi (np. PIP, PINB, UZP, itp.) dokonywanej celem prawidłowego przeprowadzenia procesu kontrolnego, 
- współpraca z Wydziałem Pomocy Prawnej i Zamówień Publicznych (wnioskowanie o opinie prawne),
- analiza wnoszonych przez beneficjentów zastrzeżeń, 
- sporządzanie zmienionych i uzupełnionych informacji pokontrolnej przez kierownika zespołu kontrolującego w odpowiedzi na wniesione przez Beneficjenta zastrzeżenia, 
- współpraca z organami ścigania (Policja, Prokuratura, CBA, Sąd) tj. przedkładanie żądanych dokumentów, spotkania, zeznania, składanie wyjaśnień w siedzibie IZ RPO WSL bądź w siedzibie organu ścigania,
- sporządzanie zaleceń pokontrolnych dla beneficjentów,
- weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych przez beneficjentów,
- wprowadzenie danych dotyczących zakończonych kontroli do systemów informatycznych,
- prowadzenie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej w systemie SEKAP,
- przekazywanie dokumentacji do innych komórek wydziału celem ustalenia wystąpienia nieprawidłowości w ramach projektu,
- przygotowywanie propozycji korekt finansowych w ramach projektu,
- prowadzenie postępowań zmierzających do usunięcia uchybień, nieprawidłowości.
c) Prowadzenie działań doradczych dotyczących poprawności stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych (udzielania informacji telefonicznych,  spotkania robocze z Beneficjentami, szkolenia i warsztaty).
d) Udział w procesach wyboru, kontraktacji i rozliczania projektów, w szczególności: opiniowanie dokumentów dot. zamówień publicznych, rzeczowej realizacji projektów i innych kwestii w ramach dofinansowanych projektów – przedkładanych przez inne komórki wydziału.
e) Udział w sporządzaniu i aktualizacji rocznych planów kontroli projektów.
f) Wykrywanie zaistniałych naruszeń prawa oraz przekazywanie informacji o nich właściwym komórkom Wydziału.
h) Współpraca  z innymi komórkami Wydziału w celu sprawnego wdrażania RPO WSL.
i) Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków.
j)Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikających z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 i Regionalnego Programu Operacyjnego  Województwa Śląskiego 2014-2020.
k)Uczestniczenie w pracach dotyczących okresu programowania 2014-2020.
l) Prowadzenie wszelkich czynności związanych z kontrolami przeprowadzanymi przez państwowe organy kontrolne, w tym z:
- Instytucją Pośredniczącą w Certyfikacji,
- Instytucją Audytową,
- Urzędem Kontroli Skarbowej,
- innymi organami kontroli, w przypadku zaistnienia takiej konieczności;
m) Prowadzanie czynności związanych z doborem próby projektów do kontroli na miejscu;
n) Sporządzanie i aktualizacja rocznych planów kontroli projektów w części dotyczącej FR-RKPR;
o) Przeprowadzanie przeglądów procedur i wyników kontroli projektów;
p) Nadzór w zakresie powierzonych obowiązków i odpowiedzialności pracownika jest sprawowany zgodnie ze strukturą organizacyjną Wydziału Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przez Kierownika Referatu i/lub Koordynatora zespołu.	
Docelowa liczba pracowników (łącznie)	nie mniej niż 26 osób	

Tabela nr 6 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFRR	
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat kontroli projektów	
Stanowisko	Samodzielne stanowisko ds. korekt finansowych	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Referatu kontroli projektów	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	analiza i sporządzanie uzasadnień w przypadku wystąpienia przesłanek w zakresie miarkowania korekt nakładanych na podstawie Taryfikatora,
•	wsparcie kadry zarządzającej wydziału EFRR w zakresie zadań związanych z weryfikacją wniosków o płatność i przeprowadzanymi kontrolami w kontekście ustawy Prawo zamówień publicznych,
•	wsparcie merytoryczne osób wydających decyzje administracyjne w kompetencji Referatu Kontroli Projektów,
•	prowadzenie kontroli ex-post dotyczących poprawności stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych przez Beneficjentów RPO WSL, kontroli doraźnych, kontroli na zakończenie realizacji projektów w szczególności:
•	 prowadzenie wykazu prowadzonych, planowanych i zakończonych kontroli,  
•	planowanie kontroli (wybór trybu, terminu, zakresu kontroli),
•	przygotowywanie upoważnień do kontroli oraz pism informujących Beneficjentów o kontroli,
•	sporządzanie list sprawdzających oraz informacji pokontrolnych,
•	prowadzenie korespondencji z Beneficjentami na etapie kontroli (pisma o dodatkowe wyjaśnienia w celu zakończenia procesu kontrolnego),
•	prowadzenie korespondencji z instytucjami zewnętrznymi (np. PIP, PINB, UZP, itp.) dokonywanej celem prawidłowego przeprowadzenia procesu kontrolnego, 
•	współpraca z Wydziałem Pomocy Prawnej i Zamówień Publicznych (wnioskowanie o opinie prawne),
•	analiza wnoszonych przez beneficjentów zastrzeżeń, 
•	sporządzanie zmienionych i uzupełnionych informacji pokontrolnych przez kierownika zespołu kontrolującego w odpowiedzi na wniesione przez Beneficjenta zastrzeżenia, 
•	współpraca z organami ścigania (Policja, Prokuratura, CBA, Sąd) tj. przedkładanie żądanych dokumentów, spotkania, zeznania, składanie wyjaśnień w siedzibie IZ RPO WSL bądź w siedzibie organu ścigania,
•	sporządzanie zaleceń pokontrolnych dla beneficjentów,
•	weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych przez beneficjentów,
•	wprowadzenie danych dotyczących zakończonych kontroli do systemów informatycznych,
•	prowadzenie korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej w systemie SEKAP,
•	przekazywanie dokumentacji do innych komórek wydziału celem ustalenia wystąpienia nieprawidłowości w ramach projektu,
•	przygotowywanie propozycji korekt finansowych w ramach projektu,
•	prowadzenie postępowań zmierzających do usunięcia uchybień, nieprawidłowości, przygotowywanie zestawień dotyczących prowadzonych, planowanych i zakończonych kontroli,
•	prowadzenie szeroko zakrojonych działań doradczych dotyczących poprawności stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych (udzielanie informacji telefonicznych, spotkania robocze z Beneficjentami, prowadzenie szkoleń i warsztatów),
•	udział w procesach wyboru, kontraktacji i rozliczania projektów, w szczególności:  opiniowanie dokumentów dot. zamówień publicznych, rzeczowej realizacji projektów i innych kwestii w ramach dofinansowanych projektów – przedkładanych przez inne komórki wydziału,
•	prowadzenie czynności związanych z kontrolami przeprowadzanymi przez państwowe organy kontrolne, w tym: (Instytucję Pośredniczącą w Certyfikacji; Instytucję Audytową; Urząd Kontroli Skarbowej; inne organa kontroli, w przypadku zaistnienia takiej konieczności),
•	wykrywanie zaistniałych naruszeń prawa oraz przekazywanie informacji o nich właściwym komórkom Wydziału,
•	współpraca  z innymi komórkami Wydziału w celu sprawnego wdrażania RPO WSL.
•	archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków,
•	przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikających z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 oraz 2014-2020,
•	uczestnictwo w pracach dotyczących Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.
	
Docelowa liczba pracowników (łącznie)	nie mniej niż 1 osoba 	

Tabela nr 7 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę trwałości projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFRR
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego	
Referat	Referat monitoringu i wsparcia zarządzania	
Stanowisko	Stanowisko ds. monitoringu, kontroli  projektów i wsparcia zarządzania	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Referatu monitoringu i wsparcia zarządzania	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
a)	Zakres zadań dotyczący monitoringu projektów i sprawozdawczości: 
•	prowadzenie nadzoru merytorycznego oraz monitorowanie postępów realizacji projektów w ramach RPO WSL, 
•	przygotowywanie zestawień i raportów związanych z monitorowaniem projektów, zgodnie z potrzebami Wydziału, 
•	analiza zmian w realizacji projektów mających wpływ na osiągnięcie założonych wskaźników produktu i rezultatu, 
•	monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji, m.in. w zakresie osiąganych wskaźników rezultatu, zachowania trwałości oraz założonych celów projektów, 
•	opiniowanie i zatwierdzanie (przy udziale Zespołu Audytu Wewnętrznego w Urzędzie) wyników audytów zewnętrznych projektów, 
b)	Zakres zadań związanych z kontrolą trwałości projektów:
•	planowanie i prowadzenie kontroli (m.in. przygotowywanie upoważnień do kontroli oraz pism informujących Beneficjentów o kontroli),
•	prowadzenie korespondencji z Beneficjentami na etapie kontroli (pisma o dodatkowe wyjaśnienia w celu zakończenia procesu kontrolnego),
•	sporządzanie list sprawdzających oraz informacji pokontrolnych, 
•	analiza wnoszonych przez beneficjentów zastrzeżeń,
•	sporządzanie zmienionych i uzupełnionych informacji pokontrolnych z uwzględnieniem zgłoszonych zastrzeżeń,
•	sporządzanie i weryfikowanie wykonania zaleceń pokontrolnych,
•	współpraca z Wydziałem Pomocy Prawnej i Zamówień Publicznych (w zakresie opinii prawnych),
•	przygotowywanie zestawień dotyczących prowadzonych, planowanych i zakończonych kontroli,
•	przekazywanie dokumentacji do innych komórek wydziału celem ustalenia wystąpienia nieprawidłowości w ramach projektu,
•	przygotowywanie propozycji korekt finansowych dot. naruszenia trwałości projektu,
•	prowadzenie postępowań zmierzających do usunięcia uchybień, nieprawidłowości,
•	prowadzenie wykazu prowadzonych, planowanych i zakończonych kontroli, w systemach informatycznych, 
•	prowadzenie korespondencji wewnętrznej oraz obiegu dokumentów związanych z kontrolami trwałości projektów. 
c)	Zakres zadań dotyczący wsparcia zarządzania przy podejmowaniu decyzji w Wydziale: 
•	przygotowywanie i aktualizacja opisu funkcji i procedur w części dotyczącej zadań Wydziału w ramach RPO WSL 2014-2020,
•	przygotowywanie i aktualizacja instrukcji wykonawczych w części dotyczącej zadań Wydziału w ramach RPO WSL 2014-2020,
•	przygotowywanie i aktualizacja wytycznych, instrukcji dla Beneficjentów oraz innych dokumentów programowych dotyczących wdrażania EFRR w ramach RPO WSL 2014-2020,
•	realizacja obowiązków związanych z prowadzeniem systemu kontroli zarządczej w ramach Wydziału,
•	prowadzenie spraw dotyczących Systemu Zarządzania Jakością w ramach Wydziału,
•	sporządzanie we współpracy z innymi referatami Wydziału analiz i prognoz oraz innych danych finansowych w zakresie zarządzania środkami w ramach RPO WSL (prognozowanie, wnioskowanie, rozliczenie, przepływy finansowe itp.) oraz monitorowanie alokacji RPO WSL w ramach Wydziału.
d)	Zakres zadań dotyczący nieprawidłowości: wykrywanie naruszeń prawa przez Beneficjentów i przekazywanie informacji do właściwych komórek organizacyjnych Wydziału
e)	Uczestniczenie w pracach dotyczących okresu programowania 2014-2020,
f)	Przetwarzanie danych osobowych niezbędnych do realizacji zadań wynikających z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 i Regionalnego Programu Operacyjnego  Województwa Śląskiego 2014-2020,
g)	Uczestniczenie w  pracach związanych z aktualizacją Podręcznika Procedur Wdrażania RPO WSL 2007-2013,
h)	Prowadzenie dokumentacji w części wynikającej z zakresu powierzonych czynności,
i)	Archiwizacja dokumentacji w zakresie wykonywanych obowiązków.
	
Docelowa liczba pracowników (łącznie)	dla zadań dot. kontroli trwałości nie mniej niż 3 osoby	

Tabela nr 8 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę projektów realizowanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFS
Nazwa instytucji	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
Komórka organizacyjna urzędu	Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego	
Referat	Referat Kontroli 1 / Referat Kontroli 2	
Stanowisko	Stanowisko ds. kontroli	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Referatu KN1/KN2	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	nadzór nad procedurami obowiązującymi w komórce organizacyjnej i ich aktualizacją,
•	prowadzenie kontroli realizowanych przez beneficjentów projektów konkursowych oraz projektów systemowych i pozakonkursowych,
•	prowadzenie kontroli trwałości,
•	sporządzanie rocznego planu kontroli w oparciu o analizę ryzyka oraz prowadzenie ewidencji realizowanych kontroli oraz upoważnień do kontroli,
•	sporządzanie sprawozdań rocznych z wykonania planu kontroli,
•	obsługa systemów informatycznych,
•	uczestnictwo w pracach dotyczących okresu programowania 2014-2020.	
Liczba pracowników	nie mniej niż 30 (Referat kontroli 1 – 15 pracowników, Referat kontroli 2 – 15 pracowników) 	

Tabela nr 9 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę na miejscu realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IP RPO WSL (Śląskie Centrum Przedsiębiorczości)
Nazwa instytucji	Śląskie Centrum Przedsiębiorczości	
Komórka organizacyjna 	Wydział kontroli	
Stanowisko	Stanowisko ds. kontroli	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Wydziału kontroli	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	Udział w opracowywaniu nowych procedur w zakresie zadań Wydziału, a także usprawnianie i aktualizacja istniejących.
•	Opracowywanie treści merytorycznych w zakresie zadań Wydziału (materiały informacyjne, informacje zamieszczane na stronach internetowych, itp.).
•	Weryfikacja osiągnięcia i utrzymania wskaźników oraz weryfikacja zmian w projektach w okresie ich trwałości.
•	Monitoring nieprawidłowości oraz podejmowanie środków naprawczych zgodnie z wytycznymi IZ RPO WSL.
•	Prowadzenie rejestru nieprawidłowości.
•	Informowanie IZ RPO WSL o nieprawidłowościach zgodnie z Podręcznikiem Procedur Wdrażania/Instrukcjami Wykonawczymi Centrum.
•	Udział w wizytach monitorujących, kontrolach projektów na podstawie dostępnej dokumentacji oraz w miejscu ich realizacji.
•	Przygotowywanie korespondencji wychodzącej w zakresie merytorycznym Wydziału.
•	Wprowadzanie danych do systemów informatycznych zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
•	Prowadzenie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, 
z uwzględnieniem stwierdzonego rodzaju ryzyka zgodnie z wytycznymi IZ w tym zakresie.
•	Zastępstwo służbowe w zakresie określonym przez Dyrektora Centrum zgodnie z bieżącymi potrzebami.
Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora/Kierownika Wydziału.	
Docelowa liczba pracowników	12	

Tabela nr 10 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę na miejscu realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IP RPO WSL (Wojewódzki Urząd Pracy)
Nazwa instytucji	Wojewódzki Urząd Pracy	
Komórka organizacyjna 	Wydział Kontroli EFS	
Stanowisko	Pracownik Wydziału Kontroli EFS	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Zespołu ds. Kontroli w Katowicach / Częstochowie / Bielsku - Białej	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	Udział w opracowywaniu nowych procedur, a także usprawnień i aktualizacji istniejących;
•	Przygotowywanie i aktualizacja Rocznych Planów Kontroli projektów oraz sprawozdań z ich realizacji zgodnie z wytycznymi IZ RPO WSL;
•	Przeprowadzanie kontroli w siedzibie (w tym kontroli doraźnej oraz kontroli trwałości);
•	Przeprowadzanie wizyt monitorujących;
•	Monitoring nieprawidłowości oraz podejmowanie środków naprawczych zgodnie z wytycznymi IZ RPO WSL;
•	Prowadzenie rejestru nieprawidłowości, rejestru kontroli projektów oraz rejestru skarg na realizację projektów;
•	Informowanie IZ RPO WSL o nieprawidłowościach;
•	Wprowadzanie danych do Krajowego Systemu Informatycznego oraz Lokalnego Systemu Informatycznego;
Wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora/ Naczelnika Wydziału Kontroli EFS/ Kierownika Zespołu ds. Kontroli/ Zastępcę Kierownika ds. Kontroli	
Docelowa liczba pracowników	nie mniej niż 18	

Tabela nr 11 – zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za obsługę projektów EFS realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IP RPO WSL (Wojewódzki Urząd Pracy)	
Nazwa instytucji	Wojewódzki Urząd Pracy	
Komórka organizacyjna 	Wydział Obsługi Projektów EFS	
Stanowisko	Pracownik Wydziału Obsługi Projektów EFS	
Stanowisko bezpośrednio nadzorujące	Kierownik Zespołu ds. Obsługi Projektów Konkursowych 1/ Konkursowych 2/ Pozakonkursowych	
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy	
•	Obsługa projektów konkursowych w ramach programów operacyjnych (analiza zmian do projektów, aneksowanie umów, weryfikacja formalno-rachunkowa i merytoryczna wniosków beneficjenta o płatność, obsługa danych osobowych uczestników projektów, bieżąca współpraca z beneficjentami);
•	Wystawianie dyspozycji przekazania środków finansowych beneficjentowi;
•	Działania kontrolne w terenie we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu odpowiedzialnymi za kontrole projektów współfinansowanych ze środków EFS;
•	Gromadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektów (wnioski, umowy, aneksy do umów);
•	Gromadzenie danych w systemie monitorowania w ramach programów operacyjnych;
•	Wprowadzanie danych do systemów informatycznych (w ramach programów operacyjnych);
•	Pozyskiwanie oraz przekazywanie danych i dokumentów na potrzeby prowadzonych kontroli krzyżowych wydatków w zakresie obsługiwanych projektów;
•	Opracowywanie materiałów i informacji rozpatrywanych przez Sejmik lub Zarząd oraz WRZ z zakresu działania Zespołu;
•	Wykonywanie innych poleceń zleconych przez Kierownika Zespołu wynikających z zakresu zadań Zespołu określonych w regulaminie organizacyjnym.	
Docelowa liczba pracowników	nie mniej niż 20	

3.	
Procedury kontroli
Zgodnie z  art. 6  ust. 2 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 
(Dz. U. 2014 r., poz. 1146 z późn. zm.) podstawę systemu realizacji programu operacyjnego mogą stanowić w szczególności przepisy prawa powszechnie obowiązującego, wytyczne horyzontalne oraz wytyczne programowe, szczegółowy opis osi priorytetowych programu operacyjnego, opis systemu zarządzania i kontroli oraz instrukcje wykonawcze zawierające procedury działania właściwych instytucji. Zarząd Województwa Śląskiego jako Instytucja Zarządzająca RPO WSL 2014-2020, realizująca zadania Instytucji Certyfikującej, zgodnie z zapisami rozdz. 2 pkt 7 Wytycznych w zakresie procesu desygnacji na lata 2014-2020 z dnia 19 lutego 2015 roku wydanymi przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju zapewnia realizację zadań w oparciu o odpowiednie procedury. 
Instrukcje wykonawcze Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020 są zgodne z opisem procedur działania IZ RPO WSL i zawierają opisy czynności związanych z wykonywaniem zadań związanych z realizacją RPO WSL 2014-2020, wskazują osoby i komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji, listy kontrolne określające szczegółowy tryb weryfikacji stanu faktycznego z pożądanym, instrukcje obiegu dokumentów programowych oraz finansowych, instrukcje korzystania z Centralnego Systemu Teleinformatycznego oraz Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI 2014).

Stosowane przez IZ RPO WSL procedury w zakresie kontroli zostały ujęte w Instrukcji Wykonawczej RPO WSL 2014-2020. Poszczególne instrukcje zostały przedstawione w podziale na następujące procesy: 
7.2        KONTROLA SYSTEMOWA
7.2.1	Instrukcja przygotowania Rocznego Planu Kontroli Systemowej
7.2.2	Instrukcja przeprowadzania kontroli systemowej

7.3	KONTROLA NA MIEJSCU REALIZACJI PROJEKTU
7.3.1     Instrukcja przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu (w tym kontrola ex-post zamówień publicznych) w ramach EFRR
7.3.2	Instrukcja przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu  w ramach EFS
7.3.3	Instrukcja przeprowadzenia wizyty monitoringowej na miejscu realizacji projektu w ramach EFS
7.3.4	Instrukcja przeprowadzenia kontroli trwałości projektu w ramach EFRR
7.3.5	Instrukcja przeprowadzenia kontroli trwałości projektu w ramach EFS
7.3.6    Instrukcja dotycząca typowania projektów do kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu) w ramach EFRR
7.3.7	Instrukcja  przeprowadzenia kontroli na zakończenie realizacji projektu w siedzibie Beneficjenta w ramach EFRR

7.4	KONTROLA W SIEDZIBIE IZ RPO WSL 
7.4.1	Instrukcja przeprowadzenia kontroli doraźnej w siedzibie Instytucji Zarządzającej  (w tym kontrola ex-post zamówień publicznych) 
7.4.2	Instrukcja przeprowadzania kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji projektu

7.5	KONTROLE KRZYŻOWE
7.5.1	Instrukcja przeprowadzenia kontroli krzyżowej w ramach RPO WSL na lata 2014-2020

7.6	KONTROLE ZEWNĘTRZNE
7.6.1	Instrukcja obsługi kontroli zewnętrznych 

1.9 	PROCES REALIZACJI INSTRUMENTÓW FINANSOWYCH
1.9.6 	Instrukcja postępowania w przypadku kontroli podmiotów wdrażających instrument finansowy.
11.4.1 Instrukcja przeprowadzenia kontroli projektu w ramach PT	

Zgodnie z  art. 6  ust. 2 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. 2014 r., poz. 1146 
z późn. zm.) podstawę systemu realizacji programu operacyjnego mogą stanowić w szczególności przepisy prawa powszechnie obowiązującego, wytyczne horyzontalne oraz wytyczne programowe, szczegółowy opis osi priorytetowych programu operacyjnego, opis systemu zarządzania i kontroli oraz instrukcje wykonawcze zawierające procedury działania właściwych instytucji. Zarząd Województwa Śląskiego jako Instytucja Zarządzająca RPO WSL 2014-2020, realizująca zadania Instytucji Certyfikującej, zgodnie z zapisami rozdz. 2 pkt 7 Wytycznych w zakresie procesu desygnacji na lata 2014-2020 z dnia 19 lutego 2015 roku wydanymi przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju zapewnia realizację zadań w oparciu o odpowiednie procedury. 
Instrukcje wykonawcze Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020 są zgodne z opisem procedur działania IZ RPO WSL i zawierają opisy czynności związanych z wykonywaniem zadań związanych z realizacją RPO WSL 2014-2020, wskazują osoby i komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich wykonanie oraz terminy ich realizacji, listy kontrolne określające szczegółowy tryb weryfikacji stanu faktycznego z pożądanym, instrukcje obiegu dokumentów programowych oraz finansowych, instrukcje korzystania z Centralnego Systemu Teleinformatycznego oraz Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI 2014).

3.1.	Procedury prowadzenia kontroli systemowej
Celem kontroli systemu zarządzania i kontroli jest uzyskanie uzasadnionej pewności, że system zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020 funkcjonuje prawidłowo, efektywnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Realizacja tego celu zapewniana jest przede wszystkim poprzez sprawdzenie:
•	funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli gwarantującego prawidłowość realizacji projektów, 
•	stosowania przez IP/IP ZIT/RIT RPO WSL 2014-2020 obowiązujących procedur na każdym etapie wdrażania programu,
•	wywiązywania się z obowiązków wynikających z dokumentów programowych oraz  Porozumienia.

W latach 2014-2020 kontrola systemowa przeprowadzana będzie w każdej  IP RPO WSL przynajmniej raz w każdym roku obrachunkowym. Kontrola systemowa prowadzona jest, co do zasady, w siedzibie instytucji kontrolowanej. Część czynności związanych z weryfikacją dokumentów może odbywać się w siedzibie instytucji kontrolującej. Kompetencje w zakresie kontroli systemowej są zastrzeżone do wyłącznej decyzji Dyrektora WRR.
Procedura kontroli systemowej przebiega zgodnie z poniższymi etapami:
1.	zaplanowanie i przygotowanie czynności kontrolnych, (zidentyfikowanie ryzyk związanych z realizacją procesów wybranych do kontroli systemowej, analiza procedur i przepisów dotyczących procesów, przygotowanie list sprawdzających, upoważnień, programu kontroli oraz innych wymaganych dokumentów)
2.	przekazanie jednostce kontrolowanej zawiadomienia o kontroli,
3.	przeprowadzenie czynności kontrolnych,
4.	sporządzenie i przekazanie jednostce kontrolowanej informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami (jednostka ma prawo wnieść zastrzeżenia odnośnie treści informacji pokontrolnej, zespół kontrolujący zobowiązany jest do przeanalizowania i odniesienia się do uwag przekazanych przez jednostkę kontrolowaną oraz – jeśli będzie to konieczne – do wprowadzenia niezbędnych zmian w informacji pokontrolnej),
5.	monitorowanie wdrożenia zaleceń pokontrolnych (jeśli dotyczy),
6.	dokumentowanie czynności kontrolnych, 
7.	wprowadzanie informacji o przeprowadzonych kontrolach do systemu informatycznego.
Szczegółowa procedura prowadzenia kontroli systemowej została opisana w Instrukcji wykonawczej nr 7.2.2 – Instrukcja prowadzenia kontroli systemowej.

3.2.	Procedury prowadzenia kontroli instrumentów finansowych
Celem kontroli jest uzyskanie uzasadnionej pewności, że instrumenty finansowe w ramach RPO WSL 2014-2020 funkcjonują prawidłowo, efektywnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. 
Przedmiotem kontroli będzie system wdrażania instrumentów finansowych przez pośredników finansowych.
Członkowie zespołu kontrolującego mają prawo do żądania sporządzenia oraz poświadczenia kopii i odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem, sporządzenia protokołów ustaleń, odbierania oświadczeń, itp. związanych z realizacją projektu dofinansowanego ze środków RPO WSL 2014-2020 w ramach instrumentów finansowych. W trakcie kontroli ocenie podlegać będą dokumenty związane z naborem wniosków o pożyczki w ramach instrumentu finansowego (w tym regulaminy, wzory umów o pożyczki i dokumentów pomocniczych, a także dokumenty związane z realizacją projektów wspartych ze środków  poszczególnych instrumentów finansowych. 

W latach 2014-2020 kontrola przeprowadzana będzie u każdego pośrednika finansowego przynajmniej raz w każdym roku. Kontrola prowadzona jest, co do zasady, w siedzibie instytucji kontrolowanej. Część czynności związanych z weryfikacją dokumentów może odbywać się w siedzibie instytucji kontrolującej. Za przeprowadzenia czynności kontrolnych w zakresie instrumentów finansowych odpowiedzialny jest Referat monitoringu i kontroli programu Wydziału Rozwoju Regionalnego.

Procedura kontroli przebiega zgodnie z poniższymi etapami:
1.	zaplanowanie i przygotowanie czynności kontrolnych, (analiza procedur i przepisów dotyczących procesów, przygotowanie list sprawdzających, upoważnień, programu kontroli oraz innych wymaganych dokumentów)
2.	przekazanie jednostce kontrolowanej zawiadomienia o kontroli,
3.	przeprowadzenie czynności kontrolnych,
4.	sporządzenie i przekazanie jednostce kontrolowanej informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami (jednostka ma prawo wnieść zastrzeżenia odnośnie treści informacji pokontrolnej, zespół kontrolujący zobowiązany jest do przeanalizowania i odniesienia się do uwag przekazanych przez jednostkę kontrolowaną oraz – jeśli będzie to konieczne – do wprowadzenia niezbędnych zmian w informacji pokontrolnej),
5.	monitorowanie wdrożenia zaleceń pokontrolnych (jeśli dotyczy),
6.	dokumentowanie czynności kontrolnych, 
7.	wprowadzanie informacji o przeprowadzonych kontrolach do systemu informatycznego.
Szczegółowa procedura prowadzenia kontroli została opisana w Instrukcji wykonawczej nr 1.8.6 – Instrukcja postępowania w przypadku kontroli podmiotów wdrażających instrument finansowy.
3.3.	Procedury prowadzenia kontroli z zakresu pomocy technicznej
3.3.1.	Weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność, która przeprowadzona jest na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL
Beneficjenci Pomocy Technicznej zobowiązani są do sporządzenia wniosku o płatność na odpowiednim formularzu określonym przez IZ RPO WSL , a następnie do złożenia wniosku wraz z załącznikami za pośrednictwem systemu informatycznego i platformy elektronicznej SEKAP lub e-PUAP zgodnie z decyzją/umową o dofinansowanie. 
Wnioski o płatność wraz z wymaganymi załącznikami (w wersji elektronicznej) przekazywane są do:
- sekretariatu Wydziału Rozwoju Regionalnego UM WSL w przypadku WRR, WFR i WFS,
- Kancelarii Ogólnej UM WSL w przypadku IP RPO WSL, IP ZIT RPO WSL.

Weryfikacja obejmuje sprawdzenie wniosku o płatność wraz z załącznikami w tym 100% dokumentów poświadczających prawidłowe poniesienie wydatków ujętych do rozliczenia w danym wniosku.
Kontrola zamówień publicznych odbywa się na etapie weryfikacji wniosku o płatność. W przypadku pojawienia się pierwszego wydatku w ramach umowy z wykonawcą Beneficjent jest zobowiązany do załączenia do wniosku o płatność skanów niżej wymienionej dokumentacji źródłowej z danego postępowania  o udzielenie zamówienia publicznego:
•	umowa, 
•	Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia / zapytanie ofertowe/,
•	oferta wybranego wykonawcy,
•	ogłoszenie/ zaproszenie do składania ofert/.

W przypadku niedostarczenia wymaganych dokumentów lub    w przypadku gdy dostarczone dokumenty są nieczytelne pracownik RR-RKKPT wzywa Beneficjenta do uzupełnienia.

W procesie weryfikacji stosuje się    zasadę jednokrotnego przekazywania dokumentów, w myśl której beneficjent co do zasady przekazuje dokumenty raz - za pośrednictwem systemu informatycznego (LSI).

Weryfikacja formalna, merytoryczna i rachunkowa wniosków o płatność dokonywana jest przez pracowników RR-RKKPT (Stanowisko ds. koordynacji i kontroli pomocy technicznej) zgodnie z zasadą „dwóch par oczu” w oparciu o następujące zasady:
•	termin na zatwierdzenie wniosku o płatność pośrednią nie powinien przekraczać 30 dni roboczych od dnia złożenia wniosku,
•	w przypadku konieczności złożenia do wniosku o płatność korekty/wyjaśnienia/uzupełnienia (pierwszego i kolejnego) przez beneficjenta, pracownik RR-RKKPT wzywa pisemnie za pośrednictwem platformy elektronicznej SEKAP lub e-PUAP beneficjenta do złożenia korekty, wyjaśnień lub uzupełnień w wyznaczonym terminie; po dostarczeniu korekty/wyjaśnień/uzupełnień dokonuje ponownej weryfikacji i w terminie do 30 dni roboczych od dnia wpływu korekty, wyjaśnienia lub uzupełnienia zatwierdza wniosek o płatność; Zastępca Dyrektora WRR/ Osoba upoważniona odpowiedzialna za proces kontroli PD PT w uzasadnionych przypadkach może zdecydować o wydłużeniu terminu weryfikacji wniosku, 
•	zatwierdzenie wniosku o płatność końcową następuje w terminie do 10 dni roboczych od dnia otrzymania podpisanej Informacji Pokontrolnej dotyczącej kontroli na zakończenie realizacji projektu,
•	weryfikacja każdej wersji wniosku o płatność powinna zostać udokumentowana w formie listy kontrolnej, którą sporządza pracownik RR-RKKPT (w wersji papierowej).
Zweryfikowany wniosek o płatność (w wersji elektronicznej) równolegle z listą kontrolną (w wersji papierowej) przekazywany jest do podpisu Kierownikowi RR-RKKPT.  
Następnie wniosek o płatność wraz z zatwierdzoną listą kontrolną przekazywany jest Zastępcy Dyrektora WRR/ Osobie upoważnionej celem dokonania ostatecznej akceptacji. 
Po akceptacji wniosku o płatność i listy kontrolnej przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Osobę upoważnioną pracownik RR-RKKPT niezwłocznie dokonuje rejestracji wniosku w SL 2014  i LSI 2014, w przypadku negatywnej weryfikacji wyłącznie w LSI 2014. Jednocześnie sporządza pismo/notatkę do Beneficjenta informujące o pozytywnym wyniku weryfikacji wniosku o płatność lub o negatywnym wyniku weryfikacji wniosku o płatność. Pismo/notatka informująca o pozytywnym lub negatywnym wyniku weryfikacji wniosku o płatność parafowana jest przez kierownika RR-RKKPT, a następnie akceptowana przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Osobę upoważnioną.
Podpisane przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Osobę upoważnioną pismo/notatka informujące  o wyniku weryfikacji wniosku o płatność przekazywane jest do beneficjenta za pośrednictwem platformy elektronicznej SEKAP lub e-PUAP oraz do wiadomości RR-ROF (wersja elektroniczna). 
W przypadku stwierdzenia w trakcie weryfikacji wniosku o płatność naruszeń prawa, stanowiących nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia ogólnego pracownik RR-RKKPT rozpoczyna procedurę dotyczącą stwierdzenia nieprawidłowości zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczych nr 10.1.1.
3.3.2.	Kontrola projektu w miejscu realizacji projektu / siedzibie beneficjenta
Plany Działań Pomocy Technicznej w ramach RPO WSL 2014-2020 są kontrolowane przez pracowników RR-RKKPT (Stanowisko ds. koordynacji i kontroli pomocy technicznej).  Kontrolą na zakończenie realizacji projektów z Pomocy Technicznej w ramach RPO WSL 2014-2020 objęte są wszystkie projekty. 
Jednostka kontrolująca wszczyna kontrolę zgodnie z Rocznym Planem Kontroli, niezwłocznie po zakończeniu weryfikacji wniosku o płatność końcową. 
Do przeprowadzenia kontroli powoływany jest zespół kontrolujący, który składa się z co najmniej dwóch osób wyznaczonych przez Kierownika RR-RKKPT. Każda z osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego podpisuje deklaracje poufności i bezstronności stwierdzającą brak przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w kontroli. Członkowie zespołu kontrolującego niezwłocznie informują o istnieniu przesłanek stanowiących podstawę ich wyłączenia od udziału w danej kontroli. Zespół kontrolujący powoływany jest przed każdą kontrolą. 
Kierownik RR-RKKPT wyznacza kierownika zespołu kontrolującego, który jest odpowiedzialny za czynności przygotowawcze do kontroli, zebranie informacji o projekcie, terminowe powiadomienie instytucji kontrolowanej o kontroli, koordynację i sprawne przeprowadzenie działań kontrolnych oraz sporządzenie informacji pokontrolnej. 
Kierownik zespołu kontrolującego przygotowuje projekt upoważnienia do kontroli. Przygotowane upoważnienie jest zatwierdzane przez Kierownika RR RKKPT, a następnie przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Osobę upoważnioną.
Upoważnienie zawiera w szczególności: 
•	oznaczenie organu upoważnionego do kontroli, 
•	podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, 
•	imię i nazwisko kierownika zespołu kontrolującego, 
•	imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego, 
•	nazwę i adres jednostki kontrolowanej, 
•	zakres kontroli, 
•	termin ważności upoważnienia. 
Ważność upoważnienia może zostać przedłużona, jeśli zachodzi taka potrzeba. Decyzję o przedłużeniu kontroli podejmuje Zastępca Dyrektora WRR/Osoba upoważniona na wniosek członków zespołu kontrolującego. 
Upoważnienie sporządza się w jednym egzemplarzu, załączanym do akt kontroli. 
Kierownik zespołu kontrolującego zobowiązany jest do poinformowania na piśmie jednostki kontrolowanej o zakresie i terminie kontroli na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed zaplanowaną kontrolą. Pismo informujące o kontroli przygotowywane jest przez pracownika RR-RKKPT – Kierownika zespołu kontrolującego niezwłocznie po podpisaniu przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Osobę upoważnioną upoważnienia do kontroli. 
Zawiadomienie o kontroli zaparafowane przez Kierownika RR-RKKPT oraz podpisane przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Osobę upoważnioną jest przekazywane do beneficjenta za pośrednictwem platformy elektronicznej SEKAP lub e-PUAP. 
W uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może dokonać zmiany terminu przeprowadzenia kontroli. Decyzję o dokonaniu zmiany terminu przeprowadzenia kontroli podejmuje Zastępca Dyrektora WRR/ Osoba upoważniona odpowiedzialny za proces kontroli PD PT.
Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, Kierownik/Członek zespołu kontrolującego przedkłada do wglądu jednostce kontrolowanej oryginał upoważnienia do kontroli oraz dokumenty potwierdzające tożsamość osób kontrolujących. Kontrolowanemu beneficjentowi przekazywana jest kopia upoważnienia. 
Członkowie zespołu kontrolującego w sposób obiektywny i rzetelny ustalają oraz dokumentują stan faktyczny, mają prawo do żądania kopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem lub odpisem, sporządzania protokołów ustaleń, odbierania oświadczeń itp. związanych z realizacją projektu dofinansowanego ze środków EFS w ramach PT RPO WSL 2014-2020.  
Kontrolę przeprowadza się z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”. 
W trakcie kontroli ocenie podlegają  dokumenty związane z realizacją projektu zgodnie z ustaloną metodyką doboru próby. Kontrola ma za zadanie sprawdzenie faktyczności poniesienia wydatków, postępów i efektów realizacji projektu w miejscu jego realizacji. 
Beneficjent, na podstawie decyzji/umowy o dofinansowanie jest zobowiązany do udostępnienia zespołowi kontrolującemu wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu. 
Kontrolujący w trakcie czynności kontrolnych posługują się listą kontrolną do kontroli prawidłowości wykorzystania środków w ramach PT RPO WSL 2014-2020 (wersja papierowa).  
Po zakończeniu czynności kontrolnych, wraz z informacją pokontrolną kierownik zespołu kontrolującego przedkłada listę kontrolną Kierownikowi RR RKKPT w celu akceptacji.  
Informacja pokontrolna zawiera ustalenia stanu faktycznego, jak i wyjaśnienia złożone na piśmie przez jednostkę kontrolowaną podczas czynności kontrolnych, w szczególności:  
•	oznaczenie jednostki kontrolowanej, 
•	skład zespołu kontrolującego (osoby wymienione z imienia i nazwiska oraz zajmowanego stanowiska  w IZ RPO WSL oraz wskazanie Kierownika Zespołu Kontrolującego), 
•	termin przeprowadzenia kontroli (datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli oraz w przypadku przedłużenia terminu  kontroli nową datę zakończenia kontroli), 
•	miejsce przeprowadzenia kontroli, 
•	 zakres oraz przedmiot kontroli, 
•	opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego,
•	opis stwierdzonych uchybień, 
•	wnioski wynikające z przeprowadzonej kontroli, 
•	pouczenie o prawie kierownika jednostki kontrolowanej do zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, na piśmie, uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej, 
•	pouczenie o prawie do odmowy podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej, wraz z odesłaniem niepodpisanej zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, 
•	 podpisy członków zespołu kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej oraz miejsce i datę podpisania informacji pokontrolnej. 

Informacja pokontrolna sporządzana jest w formie pisemnej niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli. Ze względu na skomplikowany charakter kontroli istnieje możliwość wydłużenia terminu do 60 dni kalendarzowych. W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, ekspertyzy, otrzymania dodatkowych wyjaśnień, itp.), zespół kontrolujący za zgodą Kierownika RR-RKKPT, może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej. Pismo do beneficjenta z informacją o przedłużeniu terminu na sporządzenie informacji pokontrolnej jest podpisywane przez Kierownika RR-RKKPT. Informacja pokontrolna sporządzana jest wtedy w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień itp. Za terminowe sporządzenie informacji pokontrolnej odpowiedzialny jest kierownik zespołu kontrolującego. 
Niezwłocznie po akceptacji przez Kierownika RR-RKKPT i zatwierdzeniu przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Osobę upoważnioną informacja pokontrolna w dwóch egzemplarzach (jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi dla RR-RKKPT) wraz z pismem przewodnim przesyłana jest beneficjentowi drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru. 
Jednostka kontrolowana przekazuje do IZ RPO WSL (Zastępcy Dyrektora WRR/ Osoby upoważnionej pełniącej nadzór nad procesem kontroli PD PT) podpisany ze swojej strony przez osobę upoważnioną egzemplarz informacji pokontrolnej w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. 
W przypadku kontroli PD PT realizowanych przez IZ RPO WSL należy wziąć pod uwagę, że organem kontrolującym jest Zastępca Dyrektora WRR/ Osoba upoważniona pełniąca nadzór nad procesem kontroli PD PT zaś rolę Kierownika jednostki kontrolowanej pełni: 
•	 Dyrektor WRR w przypadku WRR, 
•	Dyrektor WFR/Osoba upoważniona w przypadku WFR,
•	Dyrektor WFS/Osoba upoważniona w przypadku WFS.

W przypadku kontroli Wydziału RR zastępca Dyrektora / Osoba upoważniona pełniąca nadzór nad procesem kontroli PD PT nie podlega w zakresie kontroli  Dyrektorowi WRR co reguluje zapis                       w upoważnieniu Marszałka Województwa Śląskiego oraz w zakresie obowiązków zastępcy Dyrektora / Osoby upoważnionej pełniącej nadzór nad procesem kontroli PD PT . 
Nieodesłanie informacji pokontrolnej w terminie lub odesłanie jej niepodpisanej przy jednoczesnym niezgłoszeniu na piśmie zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej w terminie, jest równoznaczne z odmową jej podpisania. Informacja pokontrolna dołączana jest do akt kontroli. 
W przypadku podpisania informacji pokontrolnej bez zastrzeżeń przez beneficjenta pracownik 
RR-RKKPT wchodzący w skład zespołu kontrolującego niezwłocznie wprowadza informację o wynikach kontroli do LSI 2014 i SL 2014 oraz przekazuje notatkę o zakończeniu kontroli pracownikowi RR-RKKPT odpowiedzialnemu za weryfikację wniosku o płatność końcową oraz do wiadomości RR-ROF.  
Kierownik jednostki kontrolowanej może wnieść zastrzeżenia do treści informacji pokontrolnej, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. 
Wraz z wniesieniem zastrzeżeń, kierownik jednostki kontrolowanej przekazuje dwa egzemplarze niepodpisanej informacji pokontrolnej. 
Zgłoszenie zastrzeżeń dotyczących informacji pokontrolnej przysługuje kierownikowi jednostki kontrolowanej jednorazowo (tzn. tylko raz dla danej kontroli). 
Zastrzeżenia wniesione po upływie 14 dni od daty otrzymania informacji pokontrolnej przez beneficjenta nie będą  rozpatrywane przez IZ RPO WSL, chyba że zaistnieją uzasadnione przesłanki opóźnienia – decyzję o przyjęciu do rozpatrzenia zastrzeżeń złożonych po terminie podejmuje Zastępca Dyrektora WRR/ Osoba upoważniona. 
W przypadku zgłoszenia przez kierownika jednostki kontrolowanej uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, członkowie zespołu kontrolującego, zgodnie z przydzielonymi przez Kierownika RR RKKPT zadaniami, są zobowiązani dokonać ich analizy i przedstawić swoją opinię Kierownikowi RR RKKPT oraz Zastępcy Dyrektora WRR/ Osobie upoważnionej. Przedstawione zastrzeżenia mogą skutkować koniecznością przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych. 
W przypadku podjęcia decyzji o przeprowadzeniu dodatkowych czynności kontrolnych, czynności te są wykonywane przez zespół kontrolujący zgodnie z wytycznymi otrzymanymi od Zastępcy Dyrektora WRR/ Osoby upoważnionej.
W przypadku dodatkowych czynności kontrolnych nie jest obligatoryjne poinformowanie jednostki kontrolowanej o zamiarze podjęcia dodatkowych czynności sprawdzających. W sytuacji odstąpienia od poinformowania beneficjenta o dodatkowych czynnościach kontrolnych, upoważnienie do ich przeprowadzenia musi zawierać klauzulę równoznaczności dostarczenia upoważnienia z faktem poinformowania jednostki o kontroli. 
Jeśli w wyniku dokonanej analizy oraz ewentualnych dodatkowych czynności kontrolnych stwierdzona zostanie zasadność zastrzeżeń, kontrolujący są zobowiązani zmienić lub uzupełnić odpowiednią część informacji pokontrolnej. 
W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący pisemnie przekazują tą informację wraz z uzasadnieniem do jednostki kontrolowanej oraz ponownie przesyłają do podpisu dwa egzemplarze informacji pokontrolnej. 
Na sporządzenie zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej zespół kontrolujący ma 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń. Bieg terminu zostaje przerwany w przypadku przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych, żądania przedstawienia dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów.
Zmieniona i uzupełniona informacja pokontrolna przekazywana jest do akceptacji  Kierownika 
RR-RKKPT i Zastępcy Dyrektora WRR/ Osoby upoważnionej, następnie wysyłana jest do beneficjenta drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru.
W przypadku, gdy kierownik jednostki kontrolowanej odmówi podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej, odsyła w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. 
Zastrzeżenia wniesione do zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej nie będą rozpatrywane przez IZ RPO WSL. 
W uzasadnionych przypadkach, gdyby beneficjent przedstawił na etapie odmowy podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej kluczowe dla sprawy wyjaśnienia mające wpływ na kwalifikację uchybienia, argumenty te zostaną przeanalizowane. 
Biorąc pod uwagę ustalenia i wyniki przeprowadzonej kontroli, w tym w szczególności  w przypadku stwierdzenia przez zespół kontrolujący istotnych uchybień/ nieprawidłowości  w realizacji projektu wymagających podjęcia działań naprawczych, a w szczególności naruszenia przepisów prawa, stosowanych procedur, zapisów decyzji/umowy o dofinansowanie, itp., Zespół Kontrolujący może wydać zalecenia pokontrolne względem jednostki kontrolowanej. 
Informacja czy zalecenia pokontrolne zostaną wystosowane do jednostki kontrolowanej znajduje się w informacji pokontrolnej. Zalecenia pokontrolne są przygotowane po podpisaniu przez beneficjenta informacji pokontrolnej (lub odmowie jej podpisania) w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli (zaakceptowania notatki o zakończeniu kontroli). Możliwe jest przekazanie zaleceń pokontrolnych w informacji pokontrolnej. 
Zalecenia pokontrolne są przedstawiane do akceptacji Kierownikowi RR RKKPT i do zatwierdzenia przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Osobę upoważnioną.
Zalecenia pokontrolne podpisane przez Zastępcę Dyrektora WRR/ Osobę upoważnioną i parafowane na każdej stronie przez kierownika zespołu kontrolującego, wraz z pismem przewodnim przesyłane są beneficjentowi drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru.
Zalecenia pokontrolne zawierają ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także uwagi, wnioski i zalecenia, zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień. Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o sposobie wykorzystania uwag oraz o wykonaniu zaleceń pokontrolnych.
W przypadku stwierdzenia w trakcie kontroli w miejscu realizacji projektu naruszeń prawa, stanowiących nieprawidłowość w rozumieniu Rozporządzenia ogólnego pracownik RR-RKKPT rozpoczyna procedurę dotyczącą stwierdzenia nieprawidłowości zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczej nr 10.1.1.

3.3.3.	Kontrola doraźna

Kontrole doraźne będą przeprowadzane w przypadku podejrzenia nieprawidłowości, uchybień lub zaniedbań, które pojawiły się na etapie weryfikacji dokumentacji, otrzymania informacji o zaistniałej lub możliwej nieprawidłowości lub wystąpieniu innych okoliczności mogących mieć negatywny wpływ na realizację projektu. Ze względu na specyfikę kontroli doraźnej, kontrola taka nie może zostać ujęta w planie kontroli.

3.4.	Procedury prowadzenia kontroli realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL  współfinansowanych ze środków EFRR
Podstawowym celem kontroli projektu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że projekt realizowany jest (został zrealizowany) prawidłowo, zgodnie z zapisami umowy/decyzji o dofinansowanie, procedurami i wytycznymi IZ RPO WSL oraz przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, jak również weryfikacja, czy dane wskazane we wnioskach o płatność są prawdziwe.
3.4.1.	Procedury prowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektów realizowanych w ramach działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL (WFR)
Kontrola na miejscu realizacji projektu oznacza przeprowadzenie kontroli na dokumentach w siedzibie beneficjenta lub jednostce realizującej projekt oraz kontroli polegającej na oględzinach efektów rzeczowej realizacji projektu (jeśli jest to możliwe).
W przypadku kontroli na zakończenie realizacji projektu muszą zostać sprawdzone w sposób możliwie szczegółowy m.in. wszystkie dokumenty i wydatki poniesione w ramach projektu oraz skontrolowane fizyczne efekty realizowanego projektu (w przypadku projektów, w których jest to możliwe), tak, aby możliwym było uzyskanie uzasadnionej pewności, że projekt został zrealizowany poprawnie, a zakładane rezultaty i cel projektu zostały osiągnięte.
Kontrola na zakończenie na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL, przeprowadzana jest obligatoryjnie na zakończenie realizacji każdego projektu.
Kontrola dokumentów projektu przeprowadzana jest w terminie 7 dni roboczych od daty zadekretowania przez Kierownika/Koordynatora FR-RKPR na pracownika FR-RKPR poniższych dokumentów: 
- kopii zatwierdzonej części „A” oraz „B”  listy sprawdzającej do wniosku o płatność końcową z pozytywnym wynikiem oceny formalnej od FR-RRWiN oraz karty zamknięcia projektu od FR-ROP.
Zgodnie z Wytycznymi MIR kontrola na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL polega na sprawdzeniu, na poziomie instytucji przeprowadzającej kontrolę, kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków.
Kontrolę na zakończenie realizacji projektu - na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL przeprowadza się z wykorzystaniem listy sprawdzającej. Po zaparafowaniu listy sprawdzającej przez Koordynatora Zespołu, zaakceptowaniu przez Kierownika FR-RKPR i zatwierdzeniu jej przez Dyrektora WFR/ Zastępcę Dyrektora WFR, sporządzana jest informacja o wyniku kontroli projektu w formie notatki służbowej. Podpisana notatka przez Kierownika FR-RKPR przekazywana jest niezwłocznie do Kierownika FR-RRWiN / Koordynatora FR-RRWiN oraz Kierownika FR-RKP/ Koordynatora FR-RKP. 
Informacja o wyniku kontroli na dokumentach jest przekazywana Beneficjentowi w formie pisma w terminie 7 dni kalendarzowych od daty zatwierdzenia przez Dyrektora WFR/ Zastępcę Dyrektora WFR listy sprawdzającej.
Do kontroli na zakończenie realizacji - na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL nie mają zastosowania procedury dot. informowania beneficjenta o kontroli, sporządzania upoważnień do kontroli, informacji pokontrolnej, zaleceń pokontrolnych.
Zaplanowanie czynności kontrolnych i sporządzenie upoważnień do kontroli
Do przeprowadzenia kontroli powoływany jest zespół kontrolujący, który składa się z co najmniej dwóch osób wyznaczonych przez Kierownika/Koordynatora Zespołu FR-RKPR. Każda z osób wchodzących w skład zespołów kontrolujących podpisuje oświadczenie stwierdzające brak przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia od udziału w kontroli. Członkowie zespołów kontrolujących niezwłocznie informują o istnieniu przesłanek stanowiących podstawę ich wyłączenia od udziału w danej kontroli.
Zespół kontrolujący powoływany jest przed każdą kontrolą. W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość powołania do zespołu kontrolującego pracowników innych Wydziałów Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego lub ekspertów zewnętrznych, w celu zapewnienia wsparcia w przeprowadzanej kontroli. Decyzję w tym zakresie podejmuje Dyrektor WFR/ Zastępca Dyrektora WFR. 
Kierownik/Koordynator FR-RKPR wyznacza kierownika zespołu kontrolującego, który jest odpowiedzialny za czynności przygotowawcze do kontroli, zebranie informacji o projekcie, terminowe powiadomienie instytucji kontrolowanej o kontroli, koordynację i sprawne przeprowadzenie działań kontrolnych oraz sporządzenie informacji pokontrolnej.
Kierownik zespołu kontrolującego przygotowuje projekt upoważnienia do kontroli. Przygotowane upoważnienie jest zatwierdzane przez Kierownika RKPR, a następnie  przez Dyrektora WFR/ Zastępcę Dyrektora WFR.
Upoważnienie zawiera w szczególności:
•	oznaczenie organu upoważnionego do kontroli,
•	podstawę prawną przeprowadzenia kontroli,
•	imię i nazwisko kierownika zespołu kontrolującego,
•	imiona i nazwiska osób wchodzących w skład zespołu kontrolującego,
•	nazwę i adres podmiotu kontrolowanego,
•	temat i zakres kontroli,
•	termin ważności upoważnienia.

Upoważnienie sporządza się w jednym egzemplarzu, załączanym do akt kontroli. 
Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, kierownik/członek zespołu kontrolującego przedkłada do wglądu jednostce kontrolowanej oryginał upoważnienia oraz dokumenty potwierdzające tożsamość osób kontrolujących. Kontrolowanemu, przekazywana jest kopia upoważnienia.
Ważność upoważnienia może zostać przedłużona, jeśli zachodzi taka potrzeba. Decyzję o przedłużeniu kontroli podejmuje Dyrektor WFR/ Zastępca Dyrektora WFR na wniosek członków zespołu kontrolującego.
Listy sprawdzające
Kontrolujący w trakcie czynności kontrolnych posługują się listą sprawdzającą do kontroli na miejscu realizacji projektu oraz listą sprawdzającą do kontroli ex-post dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Po  zakończeniu czynności kontrolnych, wraz z informacją pokontrolną kierownik zespołu kontrolującego przedkłada listy sprawdzające Koordynatorowi Zespołu FR-RKPR, a następnie Kierownikowi FR-RKPR, który dokonuje akceptacji ewentualnych uwag.
Lista sprawdzająca może zostać zmodyfikowana przed przeprowadzeniem kontroli. Każdą modyfikację listy sprawdzającej zatwierdza Dyrektor WFR/ Zastępca Dyrektora WFR. 
Listy sprawdzające są przechowywane wraz z informacją pokontrolną i udostępniane na żądanie uprawnionych instytucji – stanowią integralną część akt kontroli.
Przekazanie beneficjentowi zawiadomienia o kontroli
Kierownik Zespołu Kontrolującego zobowiązany jest do poinformowania na piśmie jednostki kontrolowanej o zakresie i terminie kontroli na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed zaplanowaną kontrolą. Zawiadomienie o kontroli jest przekazywane do beneficjenta pisemnie, drogą pocztową za potwierdzeniem odbioru oraz, jeśli to możliwe, za pomocą faksu bądź drogą elektroniczną (e-mail). Potwierdzenie odebrania przesłanej informacji o zakresie i terminie kontroli przez beneficjenta projektu (tj. pracowników danej instytucji) dokonuje się na podstawie przeprowadzonej rozmowy telefonicznej poprzez sporządzenie adnotacji służbowej  na kopii pisma (m.in. data przeprowadzonej rozmowy, imię i nazwisko osoby z którą przeprowadzono rozmowę). 
Pismo informujące o kontroli przygotowywane jest przez pracownika FR-RKPR– Kierownika Zespołu Kontrolującego, parafowane przez Koordynatora Zespołu i podpisywane przez Kierownika FR-RKPR.
Przeprowadzenie czynności kontrolnych
Członkowie zespołu kontrolującego w sposób obiektywny i rzetelny ustalają oraz dokumentują stan faktyczny, mają prawo do żądania sporządzania oraz poświadczenia kopii i odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem, sporządzania protokołów ustaleń, odbierania oświadczeń itp. związanych z realizacją projektu dofinansowanego ze środków RPO WSL.
Kontrolę przeprowadza się z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”.
W trakcie kontroli ocenie podlegają wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu. Kontrola ma za zadanie sprawdzenie faktyczności poniesienia wydatków, postępów i efektów realizacji projektu w miejscu jego realizacji. 
Beneficjent, na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie jest zobowiązany do udostępnienia zespołowi kontrolującemu wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu.
Osoby wchodzące w skład zespołu kontrolującego upoważnione są m.in. do:
•	swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową,
•	wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym tematu kontroli,
•	przeprowadzenia oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym tematu kontroli,
•	żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień,
•	zabezpieczania materiałów dowodowych,
•	sprawdzania przebiegu określonych czynności w zakresie dotyczącym kontroli.

Zespół kontrolujący, w przypadku gdy do kontroli przedstawiona zostanie duża liczba dokumentów księgowych (więcej niż 50 dokumentów) ma możliwość wyboru dokumentów do kontroli projektu metodą losowego wyboru. Losowy wybór może być dokonany z zastosowaniem liczb losowych. Wybór z zastosowaniem liczb losowych stosowany będzie w przypadku, gdy kontrolujący posiada możliwość wygenerowania liczb losowych oraz gdy istnieje kompletna i dokładna lista elementów populacji, a elementy są kolejno ponumerowane lub istnieje możliwość ich ponumerowania. Metodologia wyboru próby dokumentów do kontroli przedstawia się następująco:
a)	kontrolujący nadają kolejne numery elementom populacji (od 1 do n, gdzie n – numer ostatniego z elementów), chyba że elementy są już kolejno ponumerowane, 
b)	kolejnym krokiem jest wygenerowanie losowych liczb naturalnych z przedziału odpowiadającego numeracji elementów populacji (od 1 do n), np. z wykorzystaniem Excel, 
c)	dokonuje się wyboru kolejnych elementów populacji odpowiadających wygenerowanym liczbom losowym, aż do momentu, kiedy suma wartości wybranych elementów osiągnie wymagany próg całkowitej wartości populacji. 
Próba dokumentów musi obejmować co najmniej 20 % dokumentów księgowych dotyczących wydatków kwalifikowalnych w ramach dofinansowanego projektu. W przypadku, gdy podczas kontroli na próbie dokumentów zostanie stwierdzone wystąpienie: 
• istotnych uchybień lub nieprawidłowości – rozumianych, jako zdarzenie mające lub mogące mieć skutek finansowy – wówczas próba losowa zostaje zwiększona o 20% dokumentacji. W przypadku wystąpienia istotnych uchybień lub nieprawidłowości po rozszerzeniu kontrolowanej próby, kontroli podlega 100% dokumentów. 
• nieistotnych uchybień (bez skutków finansowy) – próba losowa powinna być rozszerzona jeżeli liczba nieistotnych uchybień jest duża. Decyzję o zwiększeniu próby podejmuje kierownik zespołu kontrolującego. 
Informacja na temat doboru próby dokumentów, wraz z wydrukiem dokumentującym metodę losowania dołączana jest do akt kontroli – w formie notatki członków zespołu kontrolującego.
Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej jednostce kontrolowanej
Po przeprowadzeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna, w której zawierane są ustalenia stanu faktycznego, jak i wyjaśnienia złożone na piśmie przez jednostkę kontrolowaną podczas czynności kontrolnych.
Informacja pokontrolna zawiera w szczególności: 
•	oznaczenie jednostki kontrolowanej (kontrolowanego),
•	skład Zespołu Kontrolującego (osoby wymienione z imienia i nazwiska oraz stanowiska piastowanego w IZ RPO WSL oraz wskazanie Kierownika Zespołu Kontrolującego),
•	datę kontroli (datę rozpoczęcia oraz zakończenia kontroli oraz jeśli dotyczy datę przedłużenia kontroli),
•	miejsce kontroli (siedziba jednostki kontrolowanej oraz miejsce fizycznej realizacji projektu),
•	 zakres oraz przedmiot kontroli,
•	opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego (m.in. w zakresie prawidłowości stosowania prawa zamówień publicznych, wskaźniki, zakres rzeczowy, promocja, polityki horyzontalne, rozliczenie finansowe),
•	opis stwierdzonych uchybień,
•	wnioski wynikające z przeprowadzonej kontroli,
•	pouczenie o prawie kierownika jednostki kontrolowanej do zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, na piśmie, uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej,
•	pouczenie o prawie do odmowy podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej, wraz z odesłaniem 1 egzemplarza niepodpisanej zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, podpisy członków zespołu kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej oraz miejsce i datę podpisania informacji pokontrolnej.

Informacja pokontrolna sporządzana jest w formie pisemnej, w terminie 21 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli. Za terminowe sporządzenie  informacji pokontrolnej odpowiedzialny jest kierownik zespołu kontrolującego.
Kontrolujący podczas kontroli mogą zażądać pisemnie dodatkowych wyjaśnień i/ lub niezbędnych dodatkowych dokumentów. Jeżeli kontrolowany/ beneficjent nie jest w stanie udzielić odpowiedzi w trakcie trwania kontroli, może je przesłać do IZ RPO WSL w terminie do 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli. Informacja pokontrolna sporządzana jest wtedy w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania dodatkowych wyjaśnień i/ lub niezbędnych dodatkowych dokumentów.
Jeżeli kompletne wyjaśnienia Beneficjenta zostaną przekazane IZ w terminie, krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli, informacja pokontrolna sporządzana jest w terminie 21 dni kalendarzowych od zakończenia kontroli (termin na sporządzenie informacji pokontrolnej nie wynosi w takiej sytuacji 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania wyjaśnień, dodatkowych dokumentów). Termin na sporządzenie informacji pokontrolnej nie może być krótszy niż 21 dni od zakończenia kontroli. Informacja pokontrolna przedstawiana jest do zaparafowania Koordynatorowi Zespołu i do akceptacji Kierownikowi FR-RKPR, a następnie do zatwierdzenia Dyrektorowi WFR/Zastępcy Dyrektora WFR.W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień, konieczność przekazania sprawy na spotkanie Kadry Kierowniczej, celem podjęcia decyzji itp.), kierownik zespołu kontrolującego, za zgodą Kierownika FR-RKPR, może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej. Informacja pokontrolna sporządzana jest wtedy w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień, podjęcia decyzji przez Dyrektora/ Zastępców Dyrektorów w trakcie spotkań Kadry Kierowniczej itp. Pismo do beneficjenta z informacją o przedłużeniu terminu na sporządzenie informacji pokontrolnej jest parafowane przez Koordynatora Zespołu i podpisywane przez Kierownika FR-RKPR. Niezwłocznie po zatwierdzeniu przez Dyrektora WFR/ Zastępcę Dyrektora WFR informacja pokontrolna w dwóch egzemplarzach (jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi dla IZ RPO WSL) wraz z pismem przewodnim przesyłana jest drogą pocztową lub przekazywana osobiście do jednostki kontrolowanej za potwierdzeniem odbioru (z zastrzeżeniem w przypadku podpisania Informacji pokontrolnej w siedzibie beneficjenta, opisanym poniżej).
Jednostka kontrolowana przekazuje do IZ RPO WSL podpisany ze swojej strony przez osobę upoważnioną egzemplarz informacji pokontrolnej w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. Nieodesłanie informacji pokontrolnej w terminie lub odesłanie jej niepodpisanej przy jednoczesnym niezgłoszeniu na piśmie zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej w terminie, jest równoznaczne z odmową jej podpisania. Informacja pokontrolna dołączana jest do akt kontroli.
Podpisanie Informacji pokontrolnej w siedzibie beneficjenta
Jeśli zespół kontrolujący w wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych nie wniesie zastrzeżeń do realizacji projektu (brak uchybień - pozytywny wynik kontroli) wówczas może sporządzić oraz podpisać informację pokontrolną na miejscu realizacji projektu i przedstawić ją beneficjentowi do podpisania. Następnie zespół kontrolujący przedstawia podpisaną przez beneficjenta informację pokontrolną (w dwóch egzemplarzach) do zaparafowania Koordynatorowi Zespołu, do akceptacji Kierownikowi FR-RKPR oraz do zatwierdzenia Dyrektorowi WFR/Zastępcy Dyrektora WFR (wraz z listami sprawdzającymi do zaparafowania przez Koordynatora Zespołu i zatwierdzenia przez Kierownika FR-RKPR). 
Po zatwierdzeniu informacji pokontrolnej przez Dyrektora WFR/Z-cę Dyrektora WFR jeden egzemplarz jest wysyłany do beneficjenta za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
W przypadku braku akceptacji/ zatwierdzenia informacji pokontrolnej przez Kierownika FR-RKPR lub Dyrektora WFR/ Zastępcę Dyrektora beneficjent jest informowany o tym fakcie. 
Akceptacja/ zatwierdzenie informacji pokontrolnej (lub brak jej akceptacji/ zatwierdzenia) powinno nastąpić niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia podpisania informacji pokontrolnej przez beneficjenta. W takim przypadku sporządzana jest poprawiona informacja pokontrolna, do której beneficjent może wnieść zastrzeżenia, zgodnie z zapisami niniejszego rozdziału.
Zastrzeżenia do informacji pokontrolnej
Kierownik jednostki kontrolowanej może wnieść zastrzeżenia do treści informacji pokontrolnej, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. 
Wraz z wniesieniem zastrzeżeń, kierownik jednostki kontrolowanej przekazuje dwa egzemplarze niepodpisanej informacji pokontrolnej.
Zgłoszenie zastrzeżeń dotyczących informacji pokontrolnej przysługuje kierownikowi jednostki kontrolowanej jednorazowo (tzn. tylko raz dla danej kontroli).
Zastrzeżenia wniesione po upływie 14 dni od daty otrzymania informacji pokontrolnej przez beneficjenta nie są rozpatrywane przez IZ RPO WSL, chyba że zaistniały uzasadnione przesłanki opóźnienia – decyzję o przyjęciu do rozpatrzenia zastrzeżeń złożonych po terminie podejmuje Dyrektor WFR/ Zastępca Dyrektora WFR . 
W przypadku zgłoszenia przez kierownika jednostki kontrolowanej uzasadnionych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej, członkowie zespołu kontrolującego, zgodnie z przydzielonymi przez Kierownika/Koordynatora Zespołu FR-RKPR zadaniami, są zobowiązani dokonać ich analizy i przedstawić swoją opinię Kierownikowi FR-RKPR oraz Dyrektorowi WFR/ Zastępcy Dyrektora WFR. Przedstawione zastrzeżenia mogą skutkować koniecznością przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych.
W przypadku podjęcia decyzji o przeprowadzeniu dodatkowych czynności kontrolnych, czynności te są wykonywane przez zespół kontrolujący zgodnie z wytycznymi otrzymanymi od Dyrektora WFR/ Zastępcy Dyrektora WFR. 
W przypadku dodatkowych czynności kontrolnych nie jest obligatoryjne poinformowanie jednostki kontrolowanej o zamiarze podjęcia dodatkowych czynności sprawdzających. W sytuacji odstąpienia od poinformowania Beneficjenta o dodatkowych czynnościach kontrolnych, upoważnienie do ich przeprowadzenia musi zawierać klauzulę równoznaczności dostarczenia upoważnienia z faktem poinformowania jednostki o kontroli.
Jeśli w wyniku dokonanej analizy oraz ewentualnych dodatkowych czynności kontrolnych stwierdzona zostanie zasadność zastrzeżeń, kontrolujący są zobowiązani zmienić lub uzupełnić odpowiednią część informacji pokontrolnej.
W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, kontrolujący pisemnie przekazują tą informację wraz z uzasadnieniem do jednostki kontrolowanej oraz ponownie przesyłają do podpisu dwa egzemplarze informacji pokontrolnej.
Na sporządzenie zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej zespół kontrolujący ma 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zastrzeżeń. W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień, konieczność przekazania sprawy na spotkanie Kadry Kierowniczej, celem podjęcia decyzji itp.), kierownik zespołu kontrolującego, za zgodą Kierownika FR-RKPR, może przedłużyć termin na sporządzenie informacji pokontrolnej. Wówczas zmieniona i uzupełniona informacja pokontrolna sporządzana jest w terminie 14 dni kalendarzowych od daty otrzymania opinii prawnej, wyjaśnień, podjęcia decyzji przez Dyrektora/ Zastępców Dyrektorów w trakcie spotkań Kadry Kierowniczej itp. Pismo do beneficjenta z informacją o przedłużeniu terminu na sporządzenie informacji pokontrolnej, parafowane jest przez Koordynatora Zespołu i podpisywane  przez Kierownika FR-RKPR.

Odmowa podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej
W przypadku, gdy kierownik jednostki kontrolowanej odmówi podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej, odsyła w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania jeden egzemplarz informacji pokontrolnej. 
Zastrzeżenia wniesione do zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej nie będą rozpatrywane przez IZ RPO WSL.
W uzasadnionych przypadkach, gdyby Beneficjent przedstawił na etapie odmowy podpisania zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej kluczowe dla sprawy wyjaśnienia mające wpływ na kwalifikację uchybienia, argumenty te zostaną przeanalizowane.
W sytuacji, gdy Beneficjent nie dochowa 7 dniowego terminu na odesłanie zmienionej i uzupełnionej informacji pokontrolnej, uznaje się, że odmówił on podpisania informacji pokontrolnej. 
Sporządzanie i przekazanie zaleceń pokontrolnych jednostce kontrolowanej
Biorąc pod uwagę ustalenia i wyniki przeprowadzonej kontroli, w tym w szczególności w przypadku stwierdzenia przez zespół kontrolujący istotnych uchybień/ nieprawidłowości w realizacji projektu wymagających podjęcia działań naprawczych, a w szczególności naruszenia przepisów prawa, stosowanych procedur, zapisów umowy/ decyzji o dofinansowanie, itp., jednostka kontrolująca może wydać zalecenia pokontrolne względem jednostki kontrolowanej.
Informacja czy zalecenia pokontrolne zostaną wystosowane do jednostki kontrolowanej znajduje się w informacji pokontrolnej. 
Zalecenia pokontrolne są przygotowane po podpisaniu przez beneficjenta informacji pokontrolnej (lub odmowie jej podpisania). 
Możliwe jest przekazanie zaleceń pokontrolnych w informacji pokontrolnej. Zalecenia pokontrolne są przygotowywane  w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli (zaakceptowania notatki o zakończeniu kontroli).
Następnie zalecenia pokontrolne są przedstawiane do zaparafowania Koordynatorowi Zespołu, do akceptacji Kierownikowi FR-RKPR i do zatwierdzenia przez Dyrektora WFR/Zastępcę Dyrektora WFR.
Zalecenia pokontrolne podpisane przez Dyrektora WFR/Zastępcę Dyrektora WFR i parafowane na każdej stronie przez kierownika zespołu kontrolującego, wraz z pismem przewodnim przesyłane są drogą pocztową do jednostki kontrolowanej (za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołączanym do akt kontroli). 
Zalecenia pokontrolne zawierają ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także uwagi, wnioski i zalecenia, zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień. Kierownik jednostki kontrolowanej jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania IZ RPO WSL o sposobie wykorzystania uwag oraz o wykonaniu zaleceń pokontrolnych.
Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych
Weryfikacja wykonania zaleceń jest przeprowadzana na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL przez członków zespołu kontrolującego, który wydał zalecenia pokontrolne lub jeśli nie jest to możliwe przez osoby wyznaczone przez Kierownika/Koordynatora FR-RKPR. Za weryfikację wykonania zaleceń pokontrolnych odpowiedzialny jest kierownik zespołu kontrolującego. 
Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych przeprowadzana jest niezwłocznie po otrzymaniu od beneficjenta stosownych dokumentów. W przypadku nie otrzymania od beneficjenta dokumentacji potwierdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych, IZ  RPO WSL wzywa beneficjenta, w formie pisemnej, do przedstawienia stosownej dokumentacji. 
Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych dokonywana jest na liście sprawdzającej. Lista ta parafowana jest przez Koordynatora Zespołu i zatwierdzana przez Kierownika FR-RKPR.
Weryfikacja wykonania zaleceń pokontrolnych dokonywana jest zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”.
W przypadku braku uwag co do wykonania zaleceń pokontrolnych, beneficjent może być poinformowany o tym fakcie drogą elektroniczną.
Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych
Kontrola sprawdzająca wykonanie zaleceń pokontrolnych przeprowadzana jest na miejscu realizacji projektu. O przeprowadzeniu kontroli sprawdzającej wykonanie zaleceń pokontrolnych decyduje Dyrektor/ Zastępca Dyrektora WFR.
Z kontroli sprawdzającej na miejscu realizacji projektu kierownik zespołu kontrolującego sporządza informację, której kopia przesyłana jest do beneficjenta. 
Celem kontroli sprawdzającej jest weryfikacja przez IZ RPO WSL czy beneficjent wykonał zalecenia pokontrolne, w przypadku gdy weryfikacja ich wykonania nie może zostać przeprowadzona na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL. 
O sposobie postępowania wobec jednostki kontrolowanej, która nie wykonała zaleceń pokontrolnych we wskazanym terminie decyduje Dyrektor WFR/ Zastępca Dyrektora WFR.

3.4.2.	Procedury prowadzenia kontroli doraźnych
Kontrola na miejscu realizacji projektu może przyjąć formę kontroli doraźnej. Podstawą do podjęcia decyzji o przeprowadzeniu kontroli doraźnej na miejscu realizacji projektu  może być informacja o wystąpieniu nieprawidłowości lub uzasadnionym podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, a także wystąpienie innych okoliczności, mogących mieć negatywny wpływ na realizację projektu. 
Przedmiotem kontroli doraźnej jest w szczególności weryfikacja zgodności uzyskanych informacji o nieprawidłowościach w realizacji projektu ze stanem faktycznym oraz ustalenie sposobu dalszego postępowania w kwestii zaistniałej nieprawidłowości. 
W przypadku otrzymania informacji o zaistniałej lub możliwej nieprawidłowości lub wystąpieniu innych okoliczności, mogących mieć negatywny wpływ na realizację projektu, pracownik WFR niezwłocznie przygotowuje notatkę służbową z informacją o wystąpieniu lub podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości. Notatka służbowa jest podpisywana przez kierownika referatu, w którym została wykryta nieprawidłowość, a następnie przekazywana Dyrektorowi WFR/Zastępcy Dyrektora WFR. Decyzja o przeprowadzeniu kontroli doraźnej na miejscu dokumentowana jest adnotacją na notatce.
Notatka jest niezwłocznie dekretowana na Kierownika FR-RKPR, który przekazuje ją Koordynatorowi Zespołu celem wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie kontroli. W przypadku kontroli doraźnej nie jest obligatoryjne poinformowanie jednostki kontrolowanej o zamiarze kontroli. Upoważnienie do kontroli doraźnej zawiera klauzulę równoznaczności dostarczenia upoważnienia z faktem poinformowania jednostki o kontroli.
W szczególnych przypadkach (biorąc pod uwagę charakter kontrolowanego lub przedmiot kontroli – np. konieczność wcześniejszego przygotowania materiałów) Dyrektor WFR/ Zastępca Dyrektora WFR lub kierownik FR-RKPR podejmuje decyzję o wcześniejszym uprzedzeniu beneficjenta o kontroli (np. pisemnie, telefonicznie). Pracownik FR-RKPR przygotowuje pismo informujące beneficjenta o przeprowadzeniu kontroli doraźnej na miejscu. Pismo informujące o kontroli na miejscu po zaparafowaniu przez Koordynatora Zespołu podpisuje Kierownik FR-RKPR.
Dalsze postępowanie w ramach kontroli doraźnej prowadzone jest analogicznie jak w przypadku kontroli w trakcie realizacji projektu, której procedury zostały opisany powyżej, z uwzględnieniem ograniczonego zakresu kontroli.
W przypadku kontroli na zakończenie realizacji projektu w siedzibie Beneficjenta, stosuje się procedury opisane powyżej, tj. analogiczne do procedur stosowanych w trakcie prowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu.
Podkreślić należy, iż procedura kontroli doraźnej w siedzibie Beneficjenta w trakcie realizacji projektu ma stanowić narzędzie pomocnicze dla procedur związanych z kontrolą 100% zamówień publicznych przeprowadzanych i rozliczanych przez Beneficjentów w ramach projektu oraz dla procedur dotyczących weryfikacji 100% dokumentów przedstawianych przez Beneficjentów w ramach składanych wniosków o płatność.
Procedury dotyczące kontroli doraźnej w siedzibie IZ RPO WSL (w tym kontrola ex-post zamówień publicznych) 
Procedury dotyczące kontroli doraźnej w siedzibie IZ odbywają się w na zasadach analogicznych do opisanych powyżej z tą różnicą, że odbywają się one w siedzibie IZ, na dokumentach dostarczonych przez Beneficjenta we wskazanym przez zespół kontrolujący terminie.
Kontrola ex-post zamówień publicznych w siedzibie IZ odbywa się równolegle do weryfikacji wniosków o płatność przez FR-RRWiN.
Beneficjent, w przypadku wykazania we wniosku o płatność nowego zamówienia przeprowadzonego w jednym z trybów przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych lub w przypadku nie podlegania beneficjenta pod reżim ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku przeprowadzenia postępowania w oparciu o Wytyczne w sprawie udzielania zamówień, zobowiązany jest przekazać do IZ RPO WSL wraz z wnioskiem o płatność pełną dokumentację z danego postępowania w formie elektronicznej. Beneficjent składając wniosek o płatność oświadcza,  iż przekazana dokumentacji jest kompletna.
Kierownik FR-RRWiN/Koordynator FR-RRWiN/ pracownik FR-RRWiN niezwłocznie po otrzymaniu wniosku o płatność zawierającego nieskontrolowane/niezweryfikowane wcześniej zamówienie publiczne przekazuje kserokopię pierwszej strony wniosku o płatność Kierownikowi FR-RKPR/ Koordynatorowi FR-RKPR. 
Kierownik FR-RKPR/Koordynator FR-RKPR niezwłocznie po otrzymaniu kserokopii pierwszej strony wniosku o płatność dekretuje dokumentację na zespół kontrolujący składający się z co najmniej dwóch pracowników FR-RKPR. Dekretacja powyższa wskazuje kto będzie kierownikiem zespołu kontrolującego. Kierownik zespołu kontrolującego jest odpowiedzialny za czynności przygotowawcze do kontroli, zebranie informacji o projekcie,  koordynację i sprawne przeprowadzenie działań kontrolnych oraz sporządzenie listy sprawdzającej i wstępnych ustaleń kontrolnych oraz w zależności od wyniku kontroli, pisma informującego o wyniku kontroli lub informacji pokontrolnej. Kontrolę przeprowadza się z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”.
Członkowie zespołu kontrolującego w sposób obiektywny i rzetelny ustalają oraz dokumentują stan faktyczny, mają prawo do żądania od Beneficjenta dodatkowych dokumentów oraz złożenia wyjaśnień związanych z realizacją projektu dofinansowanego ze środków RPO WSL.
Zespół kontrolujący w terminie 20 dni roboczych od wpływu wniosku o płatność do IZ RPO WSL przeprowadza kontrolę zamówień publicznych. W przypadku konieczności dokonania korekty wniosku o płatność, uzupełnienia wniosku o płatność, wezwania Beneficjenta o uzupełnienie brakujących dokumentów, sporządzenia opinii prawnej lub wezwania o złożenie wyjaśnień, termin na przeprowadzenie kontroli zostaje wstrzymany do czasu uzyskania stosownych wyjaśnień/dokumentów.
Wykonanie czynności kontrolnych potwierdza lista sprawdzająca sporządzana w trakcie wykonywania czynności kontrolnych oraz dokument pn. Wstępne ustalenia kontrolne.
Jeśli kontrola zakończyła się wynikiem „bez zastrzeżeń”, zespół kontrolujący wraz z listą sprawdzającą i wstępnymi ustaleniami kontrolnymi sporządza pismo informujące o wyniku kontroli. Dokumenty te, podpisane przez zespół kontrolujący, niezwłocznie przedkładane są Koordynatorowi Zespołu FR-RKPR, a następnie Kierownikowi FR-RKPR, który dokonuje akceptacji ewentualnych uwag. 
Po zatwierdzeniu listy sprawdzającej, wstępnych ustaleń kontrolnych oraz pisma informującego o wyniku kontroli przez Kierownika FR-RKPR zespół kontrolujący niezwłocznie przekazuje wstępne ustalenia kontrolne Kierownikowi FR-RRWiN/ Koordynatorowi FR-RRWiN/ pracownikowi FR-RWiN oraz przekazuje beneficjentowi pismo informujące o wyniku kontroli.
Jeśli kontrola zakończyła się z wynikiem „z istotnymi zastrzeżeniami” lub „z nieistotnymi zastrzeżeniami” zespół kontrolujący sporządza listę sprawdzającą oraz wstępne ustalenia kontrolne. Dokumenty te, podpisane przez zespół kontrolujący, niezwłocznie przedkładane są Koordynatorowi Zespołu FR-RKPR, a następnie Kierownikowi FR-RKPR, który dokonuje akceptacji ewentualnych uwag. 
Po zatwierdzeniu listy sprawdzającej oraz wstępnych ustaleń kontrolnych przez Kierownika FR-RKPR zespół kontrolujący niezwłocznie przekazuje wstępne ustalenia kontrolne Kierownikowi 
FR-RRWiN/Koordynatorowi FR-RRWiN/ pracownikowi FR-RRWiN Wstępne ustalenia kontrolne zawierają precyzyjne informacje wskazujące w których zamówieniach wstrzymane zostały środki do wypłaty oraz w jakiej wysokości (wyrażone w procentach lub kwotowo). Do czasu ustalenia wyniku kontroli zamówienia wstrzymana zostaje wypłata środków w ramach zakwestionowanego zamówienia/ zamówień w wysokości odpowiadającej wartości potencjalnej korekty finansowej. 
W terminie 21 dni kalendarzowych (licząc od daty sporządzenia listy sprawdzającej) zespół kontrolujący sporządza informację pokontrolną z przeprowadzonej kontroli. Dalszy bieg kontroli jest analogiczny jak powyżej.
Istnienie tej procedury daje gwarancję wykonania w trakcie realizacji projektu, kontroli 100% zamówień publicznych przeprowadzanych przez Beneficjentów. Nie istnieje dobór próby zamówień do tego rodzaju czynności. Kontroli obowiązkowo podlega 100% zamówień publicznych.

3.4.3.	Procedury przeprowadzania kontroli na miejscu realizacji projektu w okresie trwałości projektów współfinansowanych ze środków EFRR
Kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu) może zostać przeprowadzona w okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu, przy czym za datę zakończenia realizacji projektu przyjmuje się dzień, w którym zostały spełnione łącznie wymienione kryteria: czynności w ramach Projektu zostały faktycznie przeprowadzone (zakończenie rzeczowe projektu) oraz wszystkie wydatki Beneficjenta oraz odnośnego wkładu publicznego zostały opłacone. 
FR-RMW przeprowadza kontrolę po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającą trwałość projektu) na podstawie zatwierdzonej notatki służbowej z listą projektów wytypowanych do kontroli trwałości. Kontrola po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzająca trwałość projektu) przeprowadzana jest na podstawie upoważnienia do kontroli oraz przy pomocy „Listy sprawdzającej do kontroli na miejscu realizacji projektu z zakresu wykonywania obowiązków nałożonych na  beneficjenta  w okresie trwałości projektu”.
W przypadku uzyskania informacji o wystąpieniu nieprawidłowości lub uzasadnionych podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości w okresie trwałości projektu, przeprowadza się kontrolę doraźną. Czynności kontrolne prowadzone są zgodnie z zapisami podrozdziału 3.4.2 RPK z zastrzeżeniem, iż kontrolę w okresie trwałości przeprowadzają pracownicy FR-RMW. Kolejne czynności w ramach kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu), tj. informowanie, przygotowanie, przeprowadzenie kontroli prowadzone jest analogicznie jak w przypadku kontroli na miejscu realizacji tj. zgodnie z procedurą przedstawioną w rozdziale 3.4.1 RPK, z zastrzeżeniem, iż kontrole te przeprowadzane są przez FR-RMW. 
Ze względu na brak możliwości ustalenia liczby projektów, dla których zaistnieje konieczność przeprowadzenia kontroli po zakończeniu realizacji projektu (w tym sprawdzającej trwałość projektu), nie jest możliwe określenie częstotliwości prowadzenia takiej kontroli.
Stosowane procedury w zakresie monitorowania oraz kontroli projektów w okresie trwałości zostały ujęte w Instrukcjach Wykonawczych IZ RPO WSL 2014-2020. Poszczególne instrukcje zostały przedstawione w podziale na następujące procesy: 
•	6.7.2 Instrukcja monitorowania projektów w okresie trwałości w ramach EFRR;
•	6.7.3 Instrukcja typowania projektów do kontroli po zakończeniu realizacji projektu w ramach EFRR;
•	7.3.4 Instrukcja przeprowadzenia kontroli trwałości projektu w ramach EFRR.

3.4.4. Weryfikacja wniosków o płatność ze środków EFRR 
Celem weryfikacji wniosków o płatność jest sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, że zostały one poniesione zgodnie z celami RPO WSL oraz zgodnie z przepisami prawa polskiego i prawa wspólnotowego, w tym polityk horyzontalnych. Dodatkowa weryfikacja zgodności projektu z poszczególnymi zasadami wspólnotowymi i regulacjami krajowymi odbywa się podczas prowadzonych kontroli dla projektów objętych kontrolą na miejscu realizacji projektu.
W procesie weryfikacji kwalifikowalności wydatków przedstawionych we wnioskach o płatność uwzględniane są w szczególności zapisy dokumentów dotyczących kwalifikowalności wydatków – zarówno krajowych, jak i programowych.
Podstawą przekazania beneficjentowi środków finansowych w formie zaliczki lub refundacji poniesionych wydatków jest umowa o dofinansowanie oraz poprawnie sporządzony i zatwierdzony wniosek beneficjenta o płatność wraz z odpowiednimi załącznikami.
Weryfikacji, przy zachowaniu zasady dwóch par oczu, podlega 100% dokumentów finansowo-księgowych dołączanych do wniosków o płatność, która dokonywana jest w oparciu o listę sprawdzającą.
Wnioski o płatność, w ramach którego beneficjent: 
•	wnioskuje o przekazanie dofinansowania w formie zaliczki lub refundacji,
•	wykazuje wydatki poniesione na realizację projektu,
•	przekazuje informację o postępie realizacji projektu, 
•	dokumenty niezbędne do rozliczenia projektu określone w umowie w szczególności 
w zakresie monitoringu rzeczowo-finansowego, harmonogramów finansowych 
i trwałości projektu, 
są składane przez beneficjenta za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z zachowaniem zasady jednokrotnego przekazywania dokumentów.
W przypadku gdy z powodów technicznych złożenie dokumentów, o których mowa w powyżej, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie jest możliwe, beneficjent, za zgodą IZ RPO WSL, składa je w inny sposób wskazany przez IZ RPO WSL.
Wraz z wnioskiem o płatność beneficjent składa dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków: 
•	faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej w tym przejściowe świadectwa płatności lub protokoły odbioru, 
•	dokumenty potwierdzające odbiór dostaw/usług/robót budowlanych lub wykonanie prac, 
•	w przypadku dostaw w ramach, których roboty/usługi nie zostały wykonane w zakresie montażu/instalacji - protokoły odbioru przedmiotu umowy, z podaniem miejsca ich składowania, 
•	wyciągi bankowe z rachunku bankowego beneficjenta lub przelewy bankowe lub inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków,
•	inne dokumenty potwierdzające i uzasadniające prawidłową realizację projektu,
•	inne żądane przez IZ RPO WSL dokumenty lub wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z realizacją projektu, w związku z weryfikacją  wniosku o płatność, w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL.
Istnienie tej procedury daje gwarancję wykonania w trakcie realizacji projektu, weryfikacji 100% dokumentów finansowo-księgowych dołączanych przez Beneficjentów do wniosków o płatność. Nie istnieje dobór próby dokumentów do tego rodzaju czynności.

3.5.	Procedury prowadzenia kontroli realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFS (z wyłączeniem Pomocy Technicznej)

Kontrole prowadzone przez Instytucję Zarządzającą - Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego realizowane będą w oparciu o procedury kontroli, zgodne z zapisami Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020, Wytycznych w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, dokumentacją programową załączoną do Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych dla RPO WSL  oraz szczegółowymi procedurami opisanymi w Instrukcjach Wykonawczych IZ.
Kontrola projektów obejmuje weryfikację dokumentacji dostępnej w siedzibie IZ, kontrolę w miejscu realizacji lub w siedzibie Beneficjenta oraz kontrolę w miejscu realizacji usługi (wizytę monitoringową) – tam gdzie jest to możliwe biorąc pod uwagę stopień zaangażowania rzeczowego realizacji projektu oraz celowe z punktu widzenia realizowanych w ramach projektu działań.
Pracownicy Referatów kontroli będą mogli przeprowadzać kontrole projektów konkursowych, pozakonkursowych, ZIT/RIT oraz kontrole trwałości operacji/rezultatów w celu weryfikacji prawidłowości realizacji projektu zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, umowy o dofinansowanie projektu oraz załączonym do niej wnioskiem o dofinansowanie projektu oraz sprawdzenia, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawione przez Beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne z ww. wytycznymi, ze stanem faktycznym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz budżetem projektu.
Pracownicy Referatu kontroli 1 i Referatu kontroli 2, nie wykonują zadań związanych z oceną formalną oraz merytoryczną wniosków o dofinansowanie, weryfikacją wniosków o płatność oraz nadzorem nad wprowadzanymi do projektów zmianami. Ponadto, członkowie Zespołu kontrolującego każdorazowo przed przeprowadzeniem kontroli lub wizyty monitoringowej podpisują oświadczenie o bezstronności (wzór oświadczenia stanowi załącznik do Instrukcji Wykonawczych IZ).
Kontrole projektów mogą być przeprowadzane w trakcie, na zakończenie realizacji projektów jak i po ich zakończeniu zgodnie z Planem kontroli lub w trybie doraźnym. W przypadku kontroli trwałości operacji/rezultatów, kontrola będzie przeprowadzana po upływie połowy okresu zachowania zasady trwałości w danym projekcie. Przewidywany czas trwania kontroli na miejscu realizacji projektu będzie wynosił odpowiednio:
1 – 3 dni kontrola na miejscu realizacji projektu o wartości do 50 000 euro.
1 – 5 dni kontrola na miejscu realizacji projektu o wartości powyżej 50 000 euro. 
1 – 2 dni wizyta monitoringowa.
W szczególnych przypadkach (np. podejrzenie wystąpienia licznych uchybień/nieprawidłowości, konieczność weryfikacji dużej liczby dokumentów, nieobecność członka zespołu kontrolującego itp.) kontrole na miejscu realizacji projektu mogą ulec wydłużeniu o liczbę dni niezbędną do przeprowadzenia kontroli u Beneficjenta.
Stosowane przez IZ procedury w zakresie kontroli zostały opisane w Instrukcjach Wykonawczych IZ. W/w dokument zawiera opis procesów dotyczące przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu, wizyty monitoringowej oraz kontroli trwałości.
3.5.1.	Procedury kontroli w zakresie weryfikacji dokumentacji dostępnej w siedzibie IZ
Przyjmując zapisy projektu Wytycznych w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 w szczególności zgodnie z Rozdziałem 5 – Weryfikacja wydatków, Podrozdziałem 5.1 – Weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność, weryfikacji podlega każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność wraz z załącznikami, w tym dokumentami poświadczającymi prawidłowe poniesienie wydatków ujętych w tym wniosku. Dopuszcza się możliwość weryfikacji próby dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków ujętych we wniosku o płatność. W takiej sytuacji, IZ/IP/IW lub właściwy KK przygotowuje w formie pisemnej metodykę doboru próby dokumentów do kontroli wniosku o płatność, wraz z jej uzasadnieniem (…).
Mając powyższe na względzie IZ przyjmuje następującą metodykę doboru próby dokumentów podlegających weryfikacji przy wniosku o płatność:
1.	W przypadku, projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego :
•	IZ przyjmuje, iż przy weryfikacji wniosków o płatność kontroli będzie podlegała 3% próba dokumentów wykazanych w danym wniosku. Przy czym prawidłowość poniesienia poszczególnych wydatków będzie badana na podstawie przesłanych przez Beneficjenta dokumentów źródłowych, na podstawie których wydatkowano środki wraz z dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności (np. wyciągi bankowe),
•	Próba dokumentów stanowiąca 3% będzie określana przez IZ na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków ujętego we wniosku o płatność poprzez:
a) wyliczenie na podstawie zestawienia ilości dokumentów jaką stanowi 3% próby (np. zestawienie zawiera 100 niepowtarzających się pozycji  - po wcześniejszym zastosowaniu funkcji „usuń duplikaty” (z uwzględnieniem danych z całej tabeli w tym z numerem dokumentu, numerem księgowym lub ewidencyjnym oraz NIP wystawcy/PESEL)- próbę do weryfikacji wniosku o płatność będą stanowiły 3 dokumenty). Następnie z każdego zadania merytorycznego wybierana jest pozycja kosztowa (kwota wydatku kwalifikowalnego) o najwyższej wartości. Na tej podstawie wybierane są losowo z zastosowaniem odpowiedniej funkcji w arkuszu kalkulacyjnym MS Excel 3 dokumenty (np. we wniosku o płatność wykazane są wydatki w ramach pięciu zadań merytorycznych, zatem wyłanianych jest łącznie 5 dokumentów o najwyższej wartości wydatku kwalifikowalnego, z których losowo wybierane są zgodnie z próbą 3 dokumenty).  W sytuacji, gdy liczba dobranych do kontroli dokumentów o najwyższej wartości jest mniejsza od wymaganej próby wówczas należy dobrać dodatkowo po jednym dokumencie o najwyższej wartości z każdego zadania merytorycznego. Jeżeli powyższe działanie nie zapewni doboru odpowiedniej ilości dokumentów stanowiącej 3% wszystkich wykazanych w zestawieniu działanie to należy powtórzyć do skutku, lub
b) poprzez zastosowanie odpowiednich funkcjonalności w systemie LSI, polegających na wyłonieniu próby dokumentów przez system (zgodnie z założeniami określonymi w ppkt. a)), tuż po ostatecznym sporządzeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność w systemie LSI, ale jeszcze przed przekazaniem go do właściwej instytucji.  Sytuacja taka zapewniłaby równoczesne przekazanie do  instytucji pierwszej wersji wniosku o płatność wraz z próbą dokumentów. System w tym przypadku musiałby zapewnić odpowiednie zabezpieczenie niniejszej funkcjonalności, aby nie dochodziło do jakiegokolwiek  ingerencji w dobór próby.
2. W przypadku, wystąpienia po stronie IZ uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości poniesionych wydatków np. na podstawie zweryfikowanej 3% próby, istnieje możliwość:
a)	zwiększania ww. próby dokumentów źródłowych, które podlegają weryfikacji w celu prawidłowej oceny kwalifikowalności wydatków,
b)	 wezwania Beneficjenta przez IZ do złożenia konkretnych dokumentów celem dokonania oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków.
Co do zasady Beneficjent zobowiązany jest do złożenia wniosku o płatność wraz z  załącznikami w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI). W sytuacji, gdy przekazanie przedmiotowych dokumentów za pośrednictwem systemu nie będzie możliwe z przyczyn technicznych, istnieje możliwość dostarczenia ich w innej formie wskazanej przez IZ.
Przekazywanie dokumentów do kontroli co do zasady odbywa się na zasadzie jednokrotnego przekazywania dokumentów. Powyższe oznacza, że IZ nie może żądać papierowej wersji dokumentów poświadczających wydatki objęte wnioskiem jeśli zostały one przekazane w systemie teleinformatycznym. Wyjątek od tej reguły stanowią przesłanki świadczące o braku wiarygodności elektronicznej wersji dokumentów, których wystąpienie uzasadnia żądanie papierowych kopii dokumentacji ujętych wcześniej w systemie informatycznym.
3.5.2.	Procedury kontroli projektu w miejscu realizacji lub siedzibie Beneficjenta
Podstawowe etapy przeprowadzenia kontroli projektu (planowej, doraźnej) w siedzibie Beneficjenta oraz terminy związane z procedurą kontroli zostały wskazane w Instrukcjach Wykonawczych IZ. 
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014 -2020, kontrola projektów w miejscu ich realizacji lub w siedzibie beneficjenta jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, iż: 
a) współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, 
b) faktyczny stan realizacji projektu odpowiada informacjom ujętym we wnioskach o płatność,
c) wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z wymaganiami programu operacyjnego oraz z zasadami unijnymi i krajowymi.

Do zakresu przedmiotowego kontroli w miejscu realizacji lub w siedzibie Beneficjenta należy w szczególności:
•	weryfikacja zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie oraz wniosku o dofinansowanie projektu;
•	prawidłowość rozliczeń finansowych;
•	kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu;
•	sposób rekrutacji uczestników projektu;
•	przetwarzanie danych osobowych w projekcie w odniesieniu do zapisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;
•	zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta;
•	poprawność udzielania zamówień publicznych, tj. prawidłowość stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych oraz przepisów prawa wspólnotowego;
•	poprawność stosowania zasady konkurencyjności; 
•	poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności;
•	poprawność udzielania pomocy publicznej (w tym pomocy de minimis, pomocy w ramach wyłączeń blokowych);
•	sposób realizacji działań informacyjno – promocyjnych;
•	sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.
Zakres przedmiotowy kontroli projektu w miejscu realizacji lub w siedzibie Beneficjenta będzie ustalany każdorazowo w programie kontroli (wzór programu kontroli stanowi załącznik do Instrukcji Wykonawczych IZ).
Kontrola planowa projektu prowadzona będzie, przez co najmniej dwóch członków Zespołu kontrolującego (w tym Kierownika Zespołu kontrolującego), posiadających pisemne upoważnienie 
do przeprowadzenia kontroli, wydane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału EFS 
na podstawie upoważnienia Zarządu Województwa Śląskiego. W uzasadnionych przypadkach skład Zespołu kontrolującego może być rozszerzony o pracowników z innych Referatów zaangażowanych w proces wdrażania poszczególnych projektów.

Podstawowe etapy przeprowadzenia kontroli projektu (planowej, doraźnej) w siedzibie Beneficjenta obejmują:
1.	Powołanie składu Zespołu kontrolującego; 
2.	Rejestracja kontroli i przygotowanie upoważnień do przeprowadzenia kontroli w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI);
3.	Sporządzenie i przekazanie Beneficjentowi pisma informującego o planowanej kontroli - 
co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli (w przypadku kontroli doraźnych krótszy termin lub bez zapowiedzi); 
4.	Zaplanowanie czynności kontrolnych (m.in. zebranie dokumentów i informacji o projekcie, w tym zebranie informacji wewnętrznych od komórek merytorycznych oraz ewentualnie osób które przeprowadziły wizytę monitoringową; powiadomienie Stanowisko ds. obsługi projektów/ Stanowisko ds. obsługi projektów systemowych o rozpoczęciu czynności kontrolnych; opracowanie programu kontroli; podpisanie przez członków Zespołu kontrolującego oświadczeń o bezstronności);
5.	Prowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie Beneficjenta, w celu ustalenia stanu faktycznego w oparciu o Listę sprawdzającą dla kontroli na miejscu projektu;
6.	Sporządzenie w formie pisemnej i przekazanie Instytucji kontrolowanej pisemnej Informacji pokontrolnej oraz sformułowanie ewentualnych zaleceń pokontrolnych. W przypadku podejrzenia nieprawidłowości Zespół kontrolujący wypełnia formularz „Uzasadnione podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości”, stanowiący załącznik do Instrukcji Wykonawczych IZ. 
Jeżeli sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, polegających 
w szczególności na zaciągnięciu przez kontrolujących opinii prawnych, termin 
przekazania Informacji pokontrolnej zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień. W przypadku zaistnienia powyższych okoliczności, Beneficjent jest pisemnie informowany o przedłużeniu ww. terminu.
7.	Sporządzenie i przekazanie Instytucji kontrolowanej ostatecznej Informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami/rekomendacjami.
8.	Analiza sprawozdania z realizacji ewentualnych Zaleceń pokontrolnych (w uzasadnionych przypadkach podjęcie decyzji o przeprowadzeniu kontroli sprawdzającej realizację Zaleceń pokontrolnych).
9.	Sporządzenie karty informacyjnej dotyczącej wydatków niekwalifikowanych zarówno w ramach wydatków bezpośrednich jak i pośrednich (nieprawidłowości) poniesionych z  przyznanego dofinansowania stwierdzonych podczas kontroli na miejscu realizacji projektu (dotyczy kontroli planowej i doraźnej).
10.	Rejestracja kontroli oraz stwierdzonych nieprawidłowości w centralnym systemie teleinformatycznym SL2014.
11.	Przygotowanie do archiwizacji dokumentacji dotyczącej przeprowadzonej kontroli;

Kontrole doraźne, nieujęte w Planie kontroli będą przeprowadzane szczególnie w przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony Beneficjenta, otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w realizowanym projekcie, w sytuacji, gdy w projekcie wprowadzane będą częste i istotne zmiany oraz w przypadku otrzymania informacji od opiekuna projektu o trudnościach i niejasnościach podczas weryfikacji wniosku o płatność (opiekun projektu w wyniku zaistnienia ww. sytuacji, może wnioskować w formie notatki służbowej do Dyrektora Wydziału o przeprowadzenie kontroli doraźnej). Dodatkowe kontrole zostaną przeprowadzone również w przypadku otrzymania informacji od innych podmiotów kontrolujących o wystąpieniu nieprawidłowościach w ramach realizacji danego projektu.
Decyzja o przeprowadzeniu kontroli doraźnej wraz ze wskazaniem jej obszaru podejmowana będzie przez Kierownika jednostki kontrolującej lub osobę do tego upoważnioną. Zakres kontroli zostanie określony w oparciu o otrzymaną informację/skargę dotyczącą domniemanych nieprawidłowości w realizowanym projekcie. Kontrola doraźna projektu prowadzona będzie, przez co najmniej dwóch członków Zespołu kontrolującego (w tym Kierownika Zespołu kontrolującego), posiadających pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, wydane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału EFS na podstawie upoważnienia Zarządu Województwa Śląskiego. Zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczych IZ o przeprowadzeniu kontroli doraźnej Beneficjent będzie informowany w terminie krótszym niż w przypadku kontroli planowej lub kontrola przeprowadzana będzie bez wcześniejszego zawiadomienia Beneficjenta.
 3.5.3 Procedury kontroli projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych
Kontrola projektów ryczałtowych ma na celu weryfikację rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu w odniesieniu do zapisów umowy oraz wniosku o dofinansowanie projektu.
Podstawowe etapy przeprowadzenia kontroli projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych (planowej, doraźnej) oraz terminy związane z procedurą kontroli zostały wskazane w Instrukcjach Wykonawczych IZ.

Do zakresu przedmiotowego kontroli w miejscu realizacji lub w siedzibie Beneficjenta należy w szczególności: 
•	weryfikacja zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie oraz wniosku o dofinansowanie projektu;
•	sposób rekrutacji uczestników projektu;
•	przetwarzanie danych osobowych w projekcie w odniesieniu do zapisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;
•	zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta;
•	sposób realizacji działań informacyjno – promocyjnych;
•	sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu

Zakres przedmiotowy kontroli będzie ustalany każdorazowo w programie kontroli (wzór programu kontroli stanowi załącznik do Instrukcji Wykonawczych IZ).
Kontrola projektów prowadzona będzie, przez co najmniej dwóch pracowników Referatu kontroli 1 lub Referatu kontroli 2, posiadających pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, wydane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału EFS na podstawie upoważnienia Zarządu Województwa Śląskiego. Zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczych IZ możliwe jest przeprowadzanie kontroli bez wcześniejszego zawiadomienia Beneficjenta. W związku z koniecznością przeprowadzenia kontroli w fazie realizacji projektu, umożliwiającej weryfikację stosowania zapisów umowy o dofinasowanie w zakresie dokumentowania przebiegu projektu, kontrola zostanie przeprowadzona w drugiej połowie okresu realizacji projektu. 
Procedura kontroli projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych przebiega analogicznie do procedury kontroli projektów na miejscu realizacji lub w siedzibie Beneficjenta.
3.5.4 Procedury kontroli w miejscu realizacji usługi (wizyta monitoringowa)
Prowadzenie przez Instytucję Zarządzająca wizyt monitoringowych ma na celu – w szczególności – weryfikację rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu (np. w miejscu szkolenia, konferencji).
Podstawowe etapy przeprowadzenia wizyty monitoringowej (planowej, doraźnej) oraz terminy związane z procedurą kontroli zostały wskazane w Instrukcjach Wykonawczych IZ.
Do zakresu przedmiotowego wizyty monitoringowej należy w szczególności:
•	weryfikacja, czy usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi, jeśli została zlecona;
•	weryfikacja, czy usługa jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu;
•	weryfikacja, czy zakres tematyczny szkolenia/warsztatu/konferencji jest zgodny 
z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu;
•	weryfikacja, czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana usługa są oznakowane plakatami lub tablicami informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS;
•	sprawdzenie, czy Beneficjent  posiada dokumenty potwierdzające zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację usługi;
•	weryfikacja, czy zakupiony w ramach projektu sprzęt jest faktycznie wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem;
•	wywiad/ ankieta z uczestnikiem projektu w celu poznania jego opinii na temat realizowanej usługi oraz zweryfikowania, czy wie, iż jest ona współfinansowana z EFS.

Zakres przedmiotowy wizyty monitoringowej będzie ustalany każdorazowo w programie kontroli (wzór programu wizyty monitoringowej stanowi załącznik do Instrukcji Wykonawczych IZ).

Wizyta monitoringowa prowadzona będzie, przez co najmniej dwóch pracowników Referatu kontroli 1 lub Referatu kontroli 2, posiadających pisemne upoważnienie do przeprowadzenia wizyty monitoringowej, wydane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału EFS na podstawie upoważnienia Zarządu Województwa Śląskiego. Zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczych IZ wizyta zostanie przeprowadzona bez wcześniejszego zawiadomienia Beneficjenta. Zakłada 
się, że przeprowadzona zostanie przynajmniej jedna wizyta monitoringowa w ramach każdego kontrolowanego projektu, ujętego w Planie Kontroli (nie dotyczy projektów, w których przeprowadzenie wizyty monitoringowej nie jest możliwe ze względu na stopień zaawansowania projektu i/lub rodzaj realizowanych działań/ form wsparcia). Okres przeprowadzenia wizyty monitoringowej weryfikowany jest i ustalany na podstawie harmonogramów form wsparcia. Wizyta monitoringowa może zostać przeprowadzona przed kontrolą na miejscu realizacji projektu/ w siedzibie Beneficjenta.
W wizytach monitoringowych mogą brać udział również pracownicy z innych Referatów IZ. 
Podstawowe etapy przeprowadzenia wizyty monitoringowe obejmują:
1.	Powołanie składu Zespołu kontrolującego; 
2.	Rejestracja wizyty monitoringowej i przygotowanie upoważnień wizyty monitoringowej w miejscu świadczonej usługi w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI), z uwzględnieniem przekazanego przez Beneficjenta harmonogramu wsparcia dla uczestników projektu;
3.	Zaplanowanie czynności kontrolnych (m.in. zebranie dokumentów i informacji o projekcie, 
w tym zebranie informacji wewnętrznych od komórek merytorycznych; powiadomienie Stanowisko ds. obsługi projektów/ Stanowisko ds. obsługi projektów systemowych o rozpoczęciu czynności kontrolnych związanych z wizytą monitoringową; opracowanie programu wizyty monitoringowej; podpisanie przez członków Zespołu kontrolującego oświadczeń o bezstronności);
4.	Prowadzenie czynności kontrolnych związanych z wizytą monitoringową w celu weryfikacji rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu; 
5.	Sporządzenie w formie pisemnej i przekazanie Instytucji kontrolowanej Informacji z wizyty monitoringowej wraz z ewentualnymi zaleceniami/rekomendacjami. W przypadku podejrzenia nieprawidłowości Zespół kontrolujący wypełnia formularz „Uzasadnione podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości, stanowiący załącznik do Instrukcji Wykonawczych IZ;
6.	Sporządzenie i przekazanie Instytucji kontrolowanej ostatecznej Informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami/rekomendacjami;
7.	Analiza sprawozdania z realizacji ewentualnych Zaleceń pokontrolnych (w uzasadnionych przypadkach podjęcie decyzji o przeprowadzeniu kontroli sprawdzającej realizację Zaleceń pokontrolnych);
8.	Sporządzenie karty informacyjnej dotyczącej wydatków niekwalifikowanych zarówno w ramach wydatków bezpośrednich jak i pośrednich (nieprawidłowości) poniesionych z  przyznanego dofinansowania stwierdzonych podczas kontroli na miejscu realizacji projektu (dotyczy kontroli planowej i doraźnej).
9.	Rejestracja kontroli oraz stwierdzonych nieprawidłowości w centralnym systemie teleinformatycznym SL2014
10.	Przygotowanie do archiwizacja dokumentacji dotyczącej przeprowadzonej kontroli.

3.5.5.	Procedury przeprowadzania kontroli na dokumentach na zakończenie realizacji projektu 

Kontrola na zakończenie na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL, przeprowadzana jest obligatoryjnie na zakończenie realizacji każdego projektu.
Kontrola na dokumentach w związku z zakończeniem okresu realizacji projektu jest przeprowadzana każdorazowo na etapie zatwierdzania wniosku o płatność końcową. Dokonywana jest na podstawie zgromadzonej w komórce rozliczającej dany projekt w siedzibie IZ RPO WSL dokumentacji związanej z realizacją projektu, a wyniki tej kontroli odwzorowane są w liście kontrolnej dotyczącej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność, której wzór stanowi załącznik do Instrukcji Wykonawczych.  Zgodnie bowiem z Instrukcjami Wykonawczymi termin przeprowadzenia przedmiotowej kontroli jest zbieżny z terminem weryfikacji wniosku o płatność końcową. Kontrola na dokumentach na zakończenie realizacji projektu obejmuje wieloaspektowe rozliczenie całościowe projektu z uwzględnieniem  pełnego okresu jego realizacji, w szczególności osiągnięcie założeń projektowych, wykonanie finansowe, ocenę kompletności zgromadzonej dokumentacji oraz danych wprowadzonych do systemu LSI 2014-2020. Przeprowadzenie niniejszej kontroli jest równoznaczne z ostatecznym rozliczeniem projektu na poziomie komórki obsługującej projekt w IZ RPO WSL, ale nie musi być równoznaczne z ostatecznym zamknięciem projektu na poziomie IZ RPO WSL. Dotyczy to np. sytuacji gdy w ramach danego projektu prowadzone są niezależnie przez inne komórki IZ RPO WSL, postępowania administracyjne / egzekucyjne.  

Do kontroli na zakończenie realizacji projektu na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL nie mają zastosowania procedury dot. informowania beneficjenta o kontroli, sporządzania upoważnień do kontroli, informacji pokontrolnej, zaleceń pokontrolnych.

3.5.6.	Procedury kontroli trwałości
Wyróżniamy dwa rodzaje kontroli trwałości tj. kontrolę trwałości operacji oraz kontrolę trwałości rezultatów. Projekty do kontroli trwałości będą wyłaniane na podstawie danych zawartych w Bazie projektów podlegających kontroli trwałości po zakończeniu projektu zawierającą informację o projektach zakończonych, objętych obowiązkiem zachowania trwałości. Kontrole trwałości przeprowadzane będą w miarę możliwości po upływie połowy okresu zachowania zasady trwałości w danym projekcie.
Procedura prowadzenia w/w kontroli stosowana będzie w sposób analogiczny, jak w przypadku kontroli planowych w siedzibie Beneficjenta.
Do zakresu przedmiotowego kontroli trwałości operacji/rezultatów należy w szczególności:
•	weryfikacja zachowania trwałości operacji/rezultatów zgodnie z zapisami umowy i wniosku dofinasowanie projektu;
•	weryfikacja, w jakim zakresie projekt wymaga zachowania trwałości operacji/rezultatów po zakończeniu finansowania ze środków EFS;
•	weryfikacja, czy na moment przeprowadzenia kontroli w ramach projektu została zachowana trwałość operacji/rezultatów po zakończeniu finansowania ze środków EFS;
•	weryfikacja, czy w ramach projektu wywiązano się ze zobowiązań określonych w umowie o dofinansowanie projektu dotyczących archiwizacji dokumentacji;
•	weryfikacja, czy beneficjent wykorzystywał środki trwałe nabyte w ramach projektu po zakończeniu jego realizacji na działalność statutową lub przekazał je nieodpłatnie podmiotowi niedziałającemu dla zysku.

3.5.6.1.	Kontrola trwałości operacji
Trwałość operacji należy rozumieć tylko i wyłącznie w kontekście przepisów pomocy publicznej. W szczególności dotyczy tych projektów w ramach, których występuje pomoc na subsydiowane zatrudnienie.
W przypadku subsydiowanego zatrudnienia objętego przepisami pomocy publicznej określono relatywnie krótkie terminy zachowania trwałości operacji, przypadające w części przypadków w okresie realizacji projektu wskazany we wniosku o dofinansowanie. W takich przypadkach weryfikacja spełnienia zasady trwałości odbywać się będzie w ramach standardowych kontroli na miejscu realizacji projektu lub przez opiekuna projektu.
Kontrola trwałości operacji będzie przeprowadzana po zakończeniu projektu, w sytuacji, gdy końcowy termin zachowania trwałości przypada po okresie jego realizacji. Projekty te będą wyłaniane do kontroli poprzez analizę danych zawartych w Bazie projektów podlegających kontroli trwałości po zakończeniu projektu.
3.5.6.2.	Kontrola trwałości rezultatów
Kontrole trwałości rezultatów realizowane są po zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową, ponieważ dotyczą utrzymania rezultatów wypracowanych w trakcie realizowanych form wsparcia.
Kontrola trwałości rezultatów będzie przeprowadzana po zakończeniu projektu, w sytuacji gdy końcowy termin zachowania trwałości przypada po okresie jego realizacji. Projekty te będą wyłaniane do kontroli poprzez analizę danych zawartych w Bazie projektów podlegających kontroli trwałości po zakończeniu projektu.

3.6.	Procedury prowadzenia kontroli przez IP RPO WSL 2014-2020 (Śląskie Centrum Przedsiębiorczości)
Czynności kontrolne będą przeprowadzone zgodnie z Instrukcjami Wykonawczymi Instytucji Pośredniczącej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Instrukcje są na bieżąco aktualizowane w celu jego dostosowania do bieżących potrzeb.
Przesłanką decydującą o podjęciu danej kontroli w miejscu realizacji projektu jest Roczny Plan Kontroli IP RPO WSL (kontrole planowe), zlecenie kontroli przez instytucje zaangażowane we wdrażanie/zarządzanie programem, informacje o nieprawidłowości lub powstanie podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w realizacji projektu (kontrole doraźne), sprawdzenie wykonania sformułowanych zaleceń pokontrolnych (kontrola sprawdzająca), raporty pokontrolne innych instytucji (np. audyt operacji), sprawdzenie zachowania trwałości projektu (kontrola trwałości) przez okres 3 (MŚP)/5 (duże przedsiębiorstwa) lat od zakończenia jego realizacji obligatoryjnie w momencie braku odpowiedzi na pisemne wezwanie do złożenia sprawozdania ze strony beneficjenta. 
Kontrolę trwałości IP może przeprowadzić również w momencie wystąpienia lub uzasadnionego podejrzenia wystąpienia zasadniczych modyfikacji na podstawie wyników weryfikacji określonych w liście sprawdzającej lub nieprawidłowości stwierdzających wystąpienie znaczącej modyfikacji w wynikach kontroli innych instytucji) w ramach projektu (kontrola trwałość projektu).
Kontrola na miejscu realizacji projektu składa się z następujących etapów:	
•	zaplanowania czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o projekcie, powołanie zespołu kontrolującego, sporządzenie upoważnień do kontroli);	
•	przekazania zawiadomienia o kontroli;	
•	przeprowadzenia czynności kontrolnych m.in. w postaci wypełnienia listy sprawdzającej na kontroli na miejscu i sformułowanie na tej podstawie uwag odnośnie kontrolowanego projektu;
•	sporządzenia i przekazania instytucji kontrolowanej informacji pokontrolnej;	
•	przekazania na wniosek upoważnionej instytucji (np. IZ RPO WSL), informacji pokontrolnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami;	
•	raportowania o ewentualnych nieprawidłowościach zgodnie z Procedurą informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach  w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach 2014-2020.

Komórką odpowiedzialną za kontrolę projektu na etapie wyboru projektu do dofinansowania i podpisania umowy jest Wydział wyboru i kontraktacji EFRR. Kontrola ta obejmuje w szczególności weryfikację wniosku o dofinansowanie wraz z załączonymi do niego dokumentami, w zakresie umożliwiającym odpowiednie potwierdzenie prawidłowości złożonych przez Beneficjenta danych na tym etapie w tym dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON), kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,    aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami), dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie), dokumenty potwierdzające status przedsiębiorstwa, dokumenty potwierdzające otrzymana pomoc de minimis.
Komórką odpowiedzialną za kontrolę kwalifikowalności na podstawie wydatków przedstawionych do wniosku o płatność w poniższym zakresie jest Wydział Rozliczeń. :
•	czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
•	czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
•	czy wydatek jest efektywny,
•	czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
•	czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
•	czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego (w tym zgodnie z wytycznymi odnośnie kwalifikowalności),
•	czy wydatek jest poniesiony zgodnie z procedurą udzielania zamówień (w tym zgodnie z wytycznymi krajowymi /regionalnymi odnośnie kwalifikowalności wydatków w zakresie udzielania zamówień);
•	zasadności poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
•	efektywności poniesionego wydatku,
•	sposób udokumentowania wydatków,
Za pomocą systemu informatycznego Beneficjent wypełnia formularz wniosku o płatność, a także załącza do niego załączniki w postaci zeskanowanych oryginałów dokumentów.  Przekazanie ww. załączników do wniosku o płatność co do zasady następuje jednokrotnie, chyba że oryginały dokumentacji ulegają w toku rozliczenia zmianom (np. dodanie opisu programowego na oryginale faktury, uzupełnienie podpisów na oryginałach protokołów odbioru itp.). Wszystkie dokumenty załączone do  wniosku o płatność podlegają weryfikacji.

Komórką odpowiedzialną za przeprowadzanie kontroli na miejscu realizacji projektów jest Wydział Kontroli. Kontrola może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu kontroli będzie podlegać w szczególności zakres rzeczowy realizowanego projektu. Prowadząc kontrolę na miejscu realizacji projektu należy kierować się zasadą unikania dublowania czynności weryfikacyjnych, które zostały już przeprowadzone w tym samym zakresie na innych etapach weryfikacji projektu m.in. na etapie weryfikacji wniosków o płatność, na etapie kontroli procedur zawierania umów. Kontrola na miejscu powinna rozszerzać i pogłębiać analizę dokumentów oraz polegać na sprawdzeniu dowodów rzeczowych dostępnych jedynie w miejscu realizacji projektu. Zakresem kontroli nie powinny być objęte działania beneficjenta i kwestie nie związane bezpośrednio z projektem, np. wpływ czynników zewnętrznych na realizację projektu, na które beneficjent może nie mieć wpływu. Ponadto nie jest przedmiotem kontroli zbadanie zgodności działań beneficjenta w obszarach, które są objęte nadzorem/ kontrolą/ weryfikacją/ inspekcją ze strony innych organów administracji publicznej (np. architektoniczno-budowalnej, kontrola przestrzegania prawa budowlanego, Państwowej Inspekcji Sanitarnej, przestrzeganie przepisów sanitarnych, bhp, ppoż, prawa pracy).

3.6.1. Procedury prowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu
Procedury kontroli są opisane w Instrukcjach Wykonawczych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Prowadzenie kontroli przebiega w następujących etapach:
Powołanie Zespołu Kontrolującego
Do przeprowadzenia kontroli powoływany jest Zespół Kontrolujący, który składa się z co najmniej dwóch osób wyznaczonych przez kierownika lub koordynatora wydziału kontroli. Każdy Zespół Kontrolujący otrzymuje imienne upoważnienie.
Lista sprawdzająca
Przed każdą kontrolą sporządzana jest lista sprawdzająca, którą będzie posługiwał się Zespół Kontrolujący w trakcie czynności kontrolnych. Lista jest przechowywana wraz z informacją o wyniku kontroli i udostępniana na żądanie uprawnionych instytucji jako element akt kontroli. 
Informowanie o kontroli
Kierownik Zespołu Kontrolującego zobowiązany jest do poinformowania na piśmie beneficjenta o zakresie i terminie kontroli przed zaplanowaną kontrolą.
W przypadku kontroli doraźnej nie ma obowiązku informowania beneficjenta wcześniej niż 48 godzin przed kontrolą doraźną. O ile będzie to uzasadnione szczególnymi względami merytorycznymi, można przeprowadzić kontrolę doraźną bez poinformowania.
Dobór dokumentacji
W ramach czynności przeprowadzanych przez IP RPO WSL dotyczących projektów realizowanych przez beneficjentów w ramach Działania/Poddziałań wdrażanych przez IP RPO WSL weryfikacji będzie 100% dokumentacji, pod warunkiem, że ilość dokumentów jednego rodzaju nie przekracza 100 sztuk. W przypadku większej ilości dokumentów jednego rodzaju może zostać podjęta decyzja o zastosowaniu próbkowania. 
Przyjmuje się, że próg istotności powinien zostać wyznaczony w oparciu o poniższą tabelę:
Wartość dofinansowania projektu (PLN)	Próg istotności (%)	Próg istotności (PLN)	
0 do 25 000	5,00	0 do 1 250	
25 000 do 50 000	4,00	1 250 do 2 000	
50 000 do 100 000	3,00	2 000 do 3 000	
100 000 do 500 000	2,00	3 000 do 10 000	
500 000 do 2 000 000	1,50	10 000 do 30 000	
pow. 2 000 000 	1,00	30 000 do 50 000	

Wartości zawarte w powyższej tabeli należy traktować jako orientacyjne i nie można ich stosować mechanicznie, bez zastosowania własnego osądu wynikającego z analizy szczegółowych celów oraz znajomości specyfiki projektu. Ogólnemu poziomowi istotności może towarzyszyć kilka poziomów (progów) istotności dla wyodrębnionych obszarów o większej wrażliwości.
Ryzyko rozumie się jako związane z tym, że zostaną wyciągnie nieprawidłowe wnioski z przeprowadzonego badania, tj. nie zgłosi zastrzeżeń do działalności obarczonej nieprawidłowościami lub wyrazi zastrzeżenia do działalności, która była prowadzona w sposób prawidłowy.
Ryzyko składa się z trzech elementów:
•	Ryzyka Nieodłącznego (RN) – ryzyka wynikającego z charakteru danego działania, operacji lub struktury zarządzania, które mogą być źródłem błędów lub nieprawidłowości bez względu na skuteczność systemu kontroli.
•	Ryzyko Zawodności Systemów Kontroli Wewnętrznej (RZSKW) – ryzyka związanego z tym, że procedury kontroli wewnętrznej nie zapobiegną lub nie wykryją i nie skorygują na czas istotnych błędów lub nieprawidłowości w zarządzaniu finansami; może być to spowodowane brakiem odpowiednich procedur funkcjonowania kontroli wewnętrznej lub tego, że istniejące procedury nie działają w sposób skuteczny, ciągły i spójny. 
•	Ryzyko Niewykrycia przez Kontrolującego (RNK) – tj. ryzyka, że nieprawidłowość, która nie została skorygowana przez systemy kontroli wewnętrznej, nie zostanie wykryta również przez kontrolującego. 
Ryzyko Nieodłączne oraz Ryzyko Zawodności Systemów Kontroli Wewnętrznych różnią się od Ryzyka Niewykrycia przez Kontrolującego tym, że w znacznej mierze zależą bezpośrednio od kontrolowanej jednostki. Ryzyko Nieodłączne zależy od kontrolującego i jest ono funkcją charakteru, zakresu oraz czasu przeprowadzenia procedur kontrolnych. Im więcej bezpośrednich testów przeprowadzi kontrolujący, tym większe prawdopodobieństwo, że wykryje on istotną nieprawidłowość, a tym samym niższe będzie Ryzyko Nieodłączne oraz Ryzyko Kontroli. 
W IP RPO WSL przyjmuje się przedstawione w poniższej tabeli zgodne z wytycznymi stosowania standardów kontroli INTOSAI, Luksemburg 1998, aneks 2 do wytycznej 12, wartości dla poszczególnych poziomów ryzyka.
Ryzyko	Ryzyko Nieodłączne	Ryzyko Zawodności Systemów Kontroli Wewnętrznej	
Niskie	45% = 0,45	17% = 0,17	
Średnie	65% = 0,65	28% = 0,28	
Wysokie	100% = 1,00	100% = 1,00	

W IP RPO WSL przyjęto założenie, że Ryzyko Nieodłączne i Ryzyko Zawodności Systemów Kontroli Wewnętrznej są na poziomie wysokim, czyli wynoszą 100%. Przyjęto także założenie, że Ryzyko Niewykrycia przez Kontrolującego równa się 5%, czyli 0,05. W związku z tym Ryzyko Kontroli obliczone zgodnie z podanym poniżej wzorem wynosi 5%. :

RK = RN x RZSKW x RNK = 1 x 1 x 0,05 = 0,05 = 5%

Odwrotnością Ryzyka Niewykrycia przez Kontrolującego jest Poziom Ufności. Poziom Ufności wyraża pewność, z jaką sformułowane przez kontrolującego oceny, uwagi i wnioski będą prawidłowe. 
Przy zakładanym Ryzyku w IP RPO WSL na poziomie 5%, Poziom Ufności wynosi 95%, tzn. że ocena kontrolującego o badanej działalności będzie właściwa w 95%.
W celu ustalenia wielkości próby mogą być stosowane aplikacje dostępne w Internecie jak np. aplikacja EasySample na stronie internetowej www.twinklesoft.com, do której należy wprowadzić ww. parametry.
Przeprowadzenie czynności kontrolnych
Członkowie Zespołu Kontrolującego w sposób obiektywny i rzetelny ustalają oraz dokumentują stan faktyczny, mają prawo do żądania sporządzania oraz poświadczenia kopii i odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentowania beneficjenta, sporządzania protokołów ustaleń, odbierania oświadczeń itp. związanych z realizacją projektu dofinansowanego ze środków RPO WSL. Członkowie Zespołu Kontrolującego nie mają prawa wynoszenia oryginałów dokumentów udostępnionych przez beneficjenta poza siedzibę jednostki kontrolowanej. Kontrolę przeprowadza się z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”. Beneficjent, na podstawie umowy o dofinansowanie, jest zobowiązany do udostępnienia Zespołowi Kontrolującemu wszelkiej dokumentacji bezpośrednio związanej z realizacją projektu zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenu realizacji projektu, dostęp do związanych z projektem systemów teleinformatycznych oraz udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu (w tym również dokumenty niezwiązane bezpośrednio z jego realizacją). IP może zwrócić się o złożenie wyjaśnień do osób zaangażowanych w realizację projektu. Oględziny miejsca realizacji projektu przeprowadza się w obecności projektu. Z oględzin oraz przyjęciu ustnych wyjaśnień lub oświadczeń sporządza się listę sprawdzającą, którą podpisują osoby kontrolujące i pozostałe osoby biorące udział w tej czynności (w innych przypadkach sporządza się notatkę podpisaną przez członków zespołu kontrolującego).
Kontrole mogą być przeprowadzone w siedzibie kontrolującego lub w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu.
W przypadku projektów wytypowanych do przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu, pozytywny wynik kontroli jest jednym z warunków dokonania płatności końcowej.
W przypadku wykrycia i stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku przeprowadzonej kontroli realizacji projektu, WK klasyfikuje, informuje oraz raportuje o wykrytej nieprawidłowości, zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności oraz w oparciu o procedury zawarte w Instrukcjach Wykonawczych.
Sporządzenie i przekazanie zaleceń pokontrolnych
Podczas kontroli Zespół kontrolujący wypełnia daną listę sprawdzającą oraz formułuje ewentualne uwagi oraz zalecenia i termin dostarczenia uzupełnień i wyjaśnień do IP RPO WSL. Sformułowane na podstawie wypełnionej listy sprawdzającej zalecenia i uwagi pokontrolne sporządzane są w dwóch egzemplarzach oraz podpisywane zarówno przez Zespół Kontrolujący, jak i beneficjenta lub osobę upoważnioną. Podpisane przez obie strony ww. dokumenty dołączane są do akt kontroli.
Beneficjent zobowiązany jest w terminie wyznaczonym przez IP RPO WSL, nie dłuższym niż 14 dni od daty przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu zastosować się do uwag i zaleceń pokontrolnych lub zgłosić do nich zastrzeżenia oraz poinformować o tym pisemnie IP RPO WSL. 
Lista sprawdzająca wraz z uwagami i zaleceniami pokontrolnymi może zostać zweryfikowana w siedzibie IP RPO WSL przez kierownika lub koordynatora wydziału kontroli, ZD i/lub Dyrektora IP RPO WSL. W przypadku uwag kierownika lub koordynatora wydziału kontroli, ZD/Dyrektora IP RPO WSL co do treści uwag i zaleceń pokontrolnych, odpowiednie poprawki w dokumencie nanosi Kierownik Zespołu Kontrolującego. Po dokonaniu stosownych zmian i zaakceptowaniu ich przez kierownika lub koordynatora wydziału kontroli, ZD, Kierownik Zespołu Kontrolującego informuje o zaistniałych zmianach beneficjenta – przesyła drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru pismo z dodatkowymi uwagami i zaleceniami pokontrolnymi. W tym przypadku termin wdrożenia i odpowiedzi na zalecenia i uwagi pokontrolne jest liczony od momentu otrzymania pisma przez beneficjenta.
Sporządzenie i przekazanie informacji pokontrolnej
Informacja pokontrolna sporządzana jest po zakończeniu wszystkich czynności związanych z kontrolą, w szczególności po uzyskaniu wyjaśnień związanych z wydanymi przez zespół kontrolujący uwagami i zaleceniami (określonymi w liście sprawdzającej)
Po przeprowadzeniu kontroli sporządzana jest, w terminie 30 dni od zakończenia wszystkich czynności związanych z kontrolą, w formie pisemnej, informacja pokontrolna, w której zawierane są ustalenia stanu faktycznego, jak i wyjaśnienia złożone na piśmie przez beneficjenta podczas kontroli. Termin sporządzenia informacji o wyniku kontroli może zostać przedłużony jeśli wymaga tego konieczność uzyskania dodatkowej opinii eksperta w danej dziedzinie. Podmiot kontrolowany ma prawo do zgłoszenia w terminie 14 od dnia otrzymania informacji pokontrolnej umotywowanych pisemnych zastrzeżeń. Termin ten może zostać przedłużony na czas oznaczony na wniosek podmiotu kontrolowanego. Zastrzeżenia rozpatrywane są przez IP w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia zgłoszenia tych zastrzeżeń. W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń IP ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne lub żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia dodatkowych wyjaśnień na piśmie. IP po rozpatrzeniu zastrzeżeń sporządza ostateczną informację pokontrolną zawierająca skorygowane ustalenia kontroli lub pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń. Ostateczna informacja pokontrolna jest przekazywana podmiotowi kontrolowanemu. Informacja pokontrolna zawiera termin przekazania informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub wykorzystania rekomendacji, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia. Do ostatecznej informacji pokontrolnej oraz do pisemnego  stanowiska wobec zgłoszonych zastrzeżeń nie przysługuje możliwość złożenia zastrzeżeń.
Informacja pokontrolna zawiera w szczególności: 
•	podstawę prawną;
•	oznaczenie jednostki kontrolowanej (kontrolowanego);
•	skład Zespołu Kontrolującego (osoby wymienione z imienia i nazwiska oraz stanowiska w IP RPO WSL oraz wskazanie Kierownika Zespołu Kontrolującego);
•	datę kontroli (datę rozpoczęcia oraz zakończenia kontroli);
•	miejsce kontroli;
•	zakres oraz przedmiot kontroli;
•	opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego (w tym stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości/wnioski/skutki finansowe – jeśli dotyczy);
•	zalecenia wskazane w liście sprawdzającej i sposób ich realizacji przez beneficjenta (opis wdrożenia zaleceń pokontrolnych);
•	ewentualne uwagi zespołu kontrolującego dotyczące realizacji projektu (wskazówki nie mające wpływu na realizację płatności na rzecz beneficjenta, wskazówki co do przyszłej realizacji innych projektów, itp.);
•	podpisy członków Zespołu Kontrolującego i ZD /Dyrektora IP RPO WSL.

Kontrola sprawdzająca
Informowanie, przygotowanie, przeprowadzenie kontroli sprawdzającej oraz czynności pokontrolnych odbywa się zgodnie z procedurą przeprowadzania kontroli na miejscu realizacji projektu. Kontrola sprawdzająca może zostać przeprowadzona na dokumentach w siedzibie IP, w siedzibie beneficjenta lub w miejscu realizacji projektu i może dotyczyć sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych lub trwałości projektu. 
W przypadku kontroli sprawdzającej, przeprowadzonej na dokumentach w siedzibie IP RPO WSL, do beneficjenta nie wysyła się informacji o planowanej kontroli oraz nie sporządza się informacji o wyniku kontroli.
Kontrola sprawdzająca trwałość projektu
Kontrola sprawdzająca trwałość projektu może zostać przeprowadzona w okresie 3 (MŚP)/ 5 (duże przedsiębiorstwa) lat od zakończenia realizacji projektu. Kontrola ta przeprowadzana jest podczas wizji lokalnej na miejscu realizacji projektu/w siedzibie beneficjenta lub na podstawie dokumentów w siedzibie IP RPO WSL.
Dokumentowanie czynności kontrolnych
Dokumentacja kontrolna przechowywana jest wraz z dokumentacją związaną z realizacją projektu. Przebieg kontroli i wyniki czynności kontrolnych są dokumentowane w prowadzonych w tym celu w formie zwartej aktach kontroli, które zawierają dokumenty poddane kontroli (m.in. kopie dokumentów poświadczone za zgodność z oryginałem, wykaz tych dokumentów oraz wypełnione i podpisane listy sprawdzające, oświadczenia/wyjaśnienia beneficjenta itp.).
Wprowadzanie danych o przeprowadzonych kontrolach do systemu informatycznego
Niezwłocznie po zakończeniu czynności kontrolnych (zatwierdzeniu ostatecznej informacji pokontrolnej), kierownik Zespołu Kontrolującego lub pracownik WK wyznaczony przez ZD umieszcza w systemie informatycznym odpowiednie dane o przeprowadzeniu kontroli na miejscu realizacji projektu.
Wizyta monitoringowa
Po uzyskaniu informacji o wystąpieniu podejrzeń, iż z jakiegokolwiek powodu może zaistnieć sytuacja, która spowoduje opóźnienie w realizacji projektu bądź sytuacja mogąca doprowadzić do zagrożenia realizacji projektu, Dyrektor IP RPO WSL podejmuje decyzję o przeprowadzeniu wizyty monitorującej.
Kontrola na zakończenie realizacji projektu
Kontrola na zakończenie realizacji projektu obligatoryjnie przeprowadzana jest po złożeniu przez beneficjenta do właściwej instytucji weryfikującej wniosku o płatność końcową. Akceptacja wniosku o płatność końcową jest jednym z warunków ostatecznego rozliczenia projektu. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków. Kontrola ta dokonywana jest podczas weryfikacji wniosku o płatność końcową. Fakultatywnie kontrola na zakończenie realizacji projektu może także objąć sprawdzenie faktycznego efektu rzeczowego na miejscu realizacji projektu. 
Kontrole krzyżowe
Czynności związane z kontrolami krzyżowymi w ramach poddziałań/działań wdrażanych przez IP przeprowadzane są w ramach weryfikacji wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektów na podstawie danych zamieszczonych w systemach informatycznych oraz na podstawie dokumentów księgowych poświadczających poniesione wydatki załączonych do wniosku o płatność.
W przypadku gdy po weryfikacji danych zamieszczonych w systemach informatycznych i dokumentacji rozliczeniowej stwierdzono ujęcie tego samego dokumentu księgowego w ramach wcześniejszych wniosków o płatność kontrolowanego beneficjenta i jednocześnie brak wymaganych zapisów na dokumentach księgowych, które potwierdziłyby ten fakt, przeprowadza się kontrolę dokumentów finansowo-księgowych przedkładanych przez beneficjenta do rozliczenia na miejscu realizacji w trybie doraźnym.
3.6.2. Obieg i przekazywanie informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli
Kontrole mogą być przeprowadzane w trakcie jak i po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed refundacją środków (rozliczanych we wniosku o płatność końcową) oraz w okresie trwałości projektu. WK w trakcie weryfikacji wniosku o płatność końcową przez komórki za to odpowiedzialne, powiadomi Beneficjenta o tym, że zostanie przeprowadzona u niego kontrola na miejscu realizacji projektu. Po przeprowadzeniu czynności kontrolnych kierownik zespołu kontrolującego odnotuje w informacji o wyniku kontroli wszystkie uwagi, sposób wdrożenia zaleceń nieprawidłowości stwierdzone na kontroli na miejscu realizacji projektu. Na podstawie tych uwag wydział rozliczeń (WR) oraz wydział postępowań administracyjnych (WPA) przed wypłatą środków skorygują odpowiednio rozliczenie wniosku o płatność lub w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości IP RPO WSL postąpi zgodnie z przyjętymi procedurami i dokona odpowiedniej korekty kosztów kwalifikowanych. W przypadku, gdy niemożliwym stanie się rozliczenie wniosku o płatność, WR podejmie kroki zmierzające do rozwiązania umowy o dofinansowanie i procedury odzyskiwania środków (jeżeli dotyczy). Natomiast w przypadku pozytywnego wyniku kontroli zostanie dokonana wypłata środków na konto beneficjenta.
3.6.3. Kontrola doraźna
Kontrole doraźne będą przeprowadzane w przypadku otrzymania informacji o zaistniałej lub możliwej nieprawidłowości lub wystąpieniu innych okoliczności mogących mieć negatywny wpływ na realizację projektu. Ze względu na specyfikę kontroli doraźnej, kontrola taka nie może zostać ujęta w planie kontroli.
3.7. Procedury prowadzenia kontroli przez IP RPO WSL 2014-2020 (Wojewódzki Urząd Pracy)
Za realizację zadań kontrolnych w Instytucji Pośredniczącej w ramach RPO WSL odpowiada Wydział Kontroli EFS w Wojewódzkim Urzędzie Pracy (w zakresie kontroli projektów w ramach Działań wdrażanych przez IP RPO WSL).
Stosowane przez IP RPO WSL procedury w zakresie kontroli zostały ujęte w Instrukcji Wykonawczej IP RPO WSL 2014-2020. Poszczególne instrukcje zostały przedstawione w podziale na następujące procesy: 
7.1.1Instrukcja sporządzania Rocznego Planu Kontroli IP RPO WSL;
1.7.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu Rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli oraz przygotowania danych do deklaracji zarządczej;
7.2.1 Instrukcja przeprowadzenia kontroli projektu, opracowania informacji pokontrolnej i zaleceń pokontrolnych;
7.2.2 Instrukcja przeprowadzenia kontroli na zakończenie realizacji projektu.

3.7.1. Procedury prowadzenia kontroli dokumentacji projektu (w tym weryfikacja wniosków o płatność beneficjenta oraz kontrola na zakończenie realizacji projektu)
IP RPO WSL w ramach kontroli dokumentacji projektu weryfikuje wnioski o płatność otrzymywane od Beneficjentów, zawierające informacje na temat wydatków kwalifikowanych poniesionych w ramach projektu wraz z załącznikami, w tym ewentualnie z wybranymi dokumentami poświadczającymi prawidłowe poniesienie wydatków ujętych w tym wniosku. Kontrola na zakończenie realizacji projektu obligatoryjnie prowadzona jest przed akceptacją wniosku o płatność końcową. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu na poziomie instytucji przeprowadzającej kontrolę, kompletności i zgodności z przepisami oraz właściwymi procedurami dokumentacji (w tym dokumentacji w wersji elektronicznej), dotyczącej wydatków ujętych we wnioskach beneficjenta o płatność, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu. Co do zasady kontrole te przeprowadzane są na wszystkich zakończonych projektach. Kontrola ta jest dokumentowana jest poprzez wypełnienie listy sprawdzającej. Po weryfikacji wniosku o płatność, skan listy sprawdzającej rejestrowany jest w SL2014. Za weryfikację wniosków beneficjenta o płatność odpowiedzialny jest Wydział Obsługi Projektów EFS, wyodrębniony w strukturze organizacyjnej WUP Katowice. Ponadto kontrola na zakończenie realizacji projektu może również obejmować kontrolę na miejscu u Beneficjenta. Termin zakończenia weryfikacji wniosku końcowego o płatność ulega wstrzymaniu do czasu zakończenia postępowania kontrolnego.
3.7.2. Procedury przeprowadzania kontroli w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta
3.7.2.1. Kontrola w siedzibie (w tym kontrola doraźna, kontrola trwałości oraz kontrola projektów EFS )
Prowadzenie przez WUP Katowice kontroli projektu w siedzibie Beneficjenta ma na celu – w szczególności – weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz informacjami przedstawionymi we wnioskach o płatność. Jest to forma weryfikacji wydatków potwierdzających, że współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, faktyczny stan realizacji projektu odpowiada informacjom ujętym we wnioskach o płatność oraz wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z wymaganiami programu operacyjnego oraz zasadami unijnymi i krajowymi. Szczególny nacisk zostanie położony na weryfikację stosowania przez Beneficjenta przepisów prawa krajowego, które są bezpośrednio związane z regulacjami wspólnotowymi w zakresie wykorzystania środków pochodzących z funduszy strukturalnych, tj. przepisów dotyczących zamówień, pomocy publicznej oraz finansów publicznych.  Kontrole projektów przeprowadzane będą w trakcie, na zakończenie bądź po zakończeniu realizacji projektów w trybie doraźnym lub zgodnie z Planem kontroli. 
Jednocześnie w sytuacji gdy w realizacji projektu uczestniczy duża liczba partnerów, jednostka kontrolująca może podjąć decyzję o ich skontrolowaniu na podstawie próby.

Podstawowe etapy przeprowadzenia kontroli projektu w siedzibie Beneficjenta będą obejmować:
1.	Przygotowanie zawiadomienia o terminie kontroli oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli w oparciu o Plan Kontroli, w tym kontroli trwałości (w przypadku kontroli doraźnej po otrzymaniu informacji stanowiących podstawę do podjęcia decyzji o konieczności przeprowadzenia kontroli doraźnej, w tym w szczególności informacji od Zespołu ds. Projektów Konkursowych 1/Konkursowych 2/ Pozakonkursowych). Kontrole krzyżowe będą wszczynane w trybie kontroli doraźnej w przypadku wpływu wniosku podmiotu mającego uzasadnione podejrzenie podwójnego finansowania wydatków przez Beneficjenta. Kontrole trwałości w trybie kontroli doraźnej mogą być przeprowadzane na podstawie informacji przekazach przez Wydział Obsługi Projektów EFS w zakresie uzasadnionego podejrzenia wystąpienia zdarzenia istotnego z punktu widzenia monitorowania obszarów szczególnego ryzyka lub uzasadnione podejrzenie niezachowania trwałości projektu. Weryfikacja i zatwierdzenie upoważnienia oraz zawiadomienia stanowi jednocześnie zatwierdzenie decyzji o przeprowadzeniu kontroli oraz składu Zespołu kontrolującego, w tym Kierownika Zespołu kontrolującego;
2.	Podpisanie przez członków Zespołu kontrolującego oświadczeń o bezstronności;
3.	Zaplanowanie czynności kontrolnych (m.in. zebranie dokumentów i informacji o projekcie, w tym zebranie informacji wewnętrznych od komórek merytorycznych oraz ewentualnie osób, które przeprowadziły wizytę monitoringową);
4.	Przekazanie Beneficjentowi zawiadomienia o terminie i zakresie kontroli (w przypadku kontroli doraźnej może być bez wcześniejszego zawiadomienia);
5.	Przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie Beneficjenta w oparciu o listy sprawdzające;
6.	Sporządzenie i przekazanie instytucji kontrolowanej pisemnej Informacji pokontrolnej, ewentualne czynności związane z wpływem zastrzeżeń jednostki kontrolowanej co do treści Informacji pokontrolnej. Ostateczną Informację pokontrolną w razie potrzeby uzupełnia się o zalecenia pokontrolne lub rekomendacje;
7.	Przekazanie wyników kontroli do wiadomości IZ RPO w przypadku, gdy w wyniku kontroli stwierdzono wystąpienie nieprawidłowości związanej z realizacją RPO, która może mieć charakter systemowy, stwierdzono uchybienie niestwierdzone wcześniej mogące mieć charakter horyzontalny poprzez prawdopodobieństwo jego wystąpienia w innych programach operacyjnych lub w sytuacji, gdy projekt uzyskał w wyniku kontroli ocenę mieszczącą się w kategorii nr 4.
8.	Analiza sprawozdania z realizacji ewentualnych Zaleceń pokontrolnych (w uzasadnionych przypadkach podjęcie decyzji o przeprowadzeniu kontroli sprawdzającej realizację Zaleceń pokontrolnych);
9.	Wprowadzanie danych uzyskanych w wyniku przeprowadzonych kontroli do SL 2014-2020;
10.	Archiwizacja dokumentacji dotyczącej przeprowadzonej kontroli;
11.	Raportowanie o ewentualnych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych działań RPO WSL 2014-2020.

Zakres kontroli projektu w siedzibie Beneficjenta obejmować będzie w szczególności:
•	weryfikację zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu oraz we wniosku o dofinansowanie projektu;
•	prawidłowość rozliczeń finansowych;
•	kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu;
•	sposób rekrutacji oraz kwalifikowalność uczestników projektu;
•	sposób przetwarzania danych o uczestnikach projektu zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;
•	zgodność danych przekazywanych we wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu dostępną w siedzibie Beneficjenta;
•	prawidłowość realizacji projektów, w ramach których koszty są rozliczane metodą ryczałtową;
•	poprawność udzielania zamówień publicznych, tj. prawidłowość stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późn. zm.) oraz przepisów prawa wspólnotowego;
•	poprawność stosowania zasady konkurencyjności;
•	poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności;
•	poprawność udzielania pomocy publicznej (w tym pomocy de minimis oraz pomocy w ramach wyłączeń blokowych);
•	utrzymanie trwałości operacji i/lub rezultatu (jeśli dotyczy);
•	prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych;
•	zapewnienie właściwej ścieżki audytu; 
•	sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu;
•	sposób wyboru partnerów projektu (jeśli dotyczy).

W przypadku kontroli na miejscu Beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt, Instytucja Pośrednicząca przeprowadzać będzie w ramach kontroli na miejscu danego projektu dodatkowo kontrolę krzyżową, w szczególności w odniesieniu do wydatków poniesionych na finansowanie personelu projektu, a także zakupionego sprzętu. 

Kontrola projektu prowadzona będzie przez co najmniej dwóch członków Zespołu kontrolującego (w tym Kierownika Zespołu kontrolującego), posiadających pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, wydane przez Dyrektora/ Wicedyrektora WUP Katowice. W uzasadnionych przypadkach skład Zespołu kontrolującego może być rozszerzony o pracowników z innych Zespołów zaangażowanych w proces wdrażania poszczególnych projektów. Zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczych WUP Katowice o jej planowanym przeprowadzeniu Beneficjent będzie informowany co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowaną kontrolą, natomiast planowany czas trwania kontroli projektów wynosi od 1 do 4 dni roboczych, z możliwością przedłużenia terminu w uzasadnionych przypadkach.

Kontrole doraźne, nieujęte w Planie kontroli będą przeprowadzane szczególnie w przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/ uchybień/ zaniedbań ze strony Beneficjenta, otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji/ skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w realizowanym projekcie, w sytuacji, gdy w projekcie wprowadzane będą częste i istotne zmiany oraz w przypadku otrzymania informacji z Zespołu ds. Projektów Konkursowych 1 / Konkursowych 2 / Pozakonkursowych o wątpliwościach co do prawidłowości realizacji projektów. Kontrola projektu prowadzona będzie przez co najmniej dwóch członków Zespołu kontrolującego (w tym Kierownika Zespołu kontrolującego), posiadających pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, wydane przez Dyrektora/ Wicedyrektora WUP Katowice. Ponadto do przeprowadzenia kontroli doraźnych stosuje się tryb postępowania obowiązujący w odniesieniu do kontroli planowych z tą różnicą, iż zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczych WUP Katowice o jej planowanym przeprowadzeniu Beneficjent będzie informowany z maksymalnie 3 dniowym wyprzedzeniem (tj. dni kalendarzowe) lub kontrola przeprowadzana będzie bez wcześniejszego zawiadomienia Beneficjenta.

Kontrole projektów EFS są prowadzone przy uwzględnieniu wymogów określonych w Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 oraz zgodnie z częstotliwością i na zasadach określonych przez IZ RPO w ramach danego PO, przy uwzględnieniu specyfiki projektów, o których mowa w ww. Wytycznych.

Kontrole projektu EFS prowadzone przez Beneficjentów projektu EFS w odniesieniu do uczestników projektu (przedsiębiorcy delegującego pracowników do udziału w usłudze rozwojowej oraz pracowników przedsiębiorcy) są przeprowadzane:
•	na dokumentach w siedzibie Beneficjenta;
•	w miejscu realizacji usługi rozwojowej (wizyta monitoringowa).

Kontrole projektu EFS w siedzibie Beneficjenta są prowadzone na podstawie dokumentów rozliczeniowych dostarczonych przez przedsiębiorcę (m.in. dokumentów finansowych, zaświadczeń o ukończeniu usługi rozwojowej) i obejmują sprawdzenie, czy usługi rozwojowe zostały zrealizowane i rozliczone zgodnie z warunkami umowy. Istotny element kontroli projektu PSF prowadzonych przez Beneficjentów stanowi wizyta monitoringowa na miejscu realizacji usługi rozwojowej, której celem jest sprawdzenie faktycznego dostarczenia usługi rozwojowej i jej zgodności ze standardami określonymi m.in. w Karcie Usługi (tj. formularz, który stanowi załącznik do regulaminu RUR, określający zakres niezbędnych informacji umożliwiających zarejestrowanie danej usługi rozwojowej w RUR, zatwierdzony przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego oraz dostępny na stronie www.parp.gov.pl. W uzasadnionych przypadkach wizyty monitoringowe, mogą być prowadzone przez IZ RPO. W ramach procedur kontrolnych IZ RPO są zobowiązane do wdrożenia mechanizmów kontrolnych mających na celu wykrywanie sytuacji podwójnego finansowania usług rozwojowych przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą na terenie wykraczającym poza obszar jednego regionu oraz korzystającego ze wsparcia w ramach różnych projektów EFS .
3.7.2.2.	Wizyta monitoringowa
Prowadzenie przez WUP Katowice wizyt monitoringowych ma na celu – w szczególności – uzyskanie pewności, iż poszczególne formy wsparcia są faktycznie realizowane, uczestnicy projektu są zadowoleni z pomocy otrzymanej w ramach projektów oraz czy wszystkie obowiązki Beneficjenta są w pełni realizowane.

Podstawowe etapy przeprowadzania wizyty monitoringowej będą obejmować:
1.	Przygotowanie upoważnienia określającego termin przeprowadzenia wizyty monitoringowej w miejscu świadczonej usługi, z uwzględnieniem przekazanego przez Beneficjenta harmonogramu wsparcia dla uczestników projektu;
2.	Przygotowanie dokumentów do wizyty monitoringowej w miejscu świadczonej usługi (m.in. oświadczenia o bezstronności osób wyznaczonych do przeprowadzenia wizyty monitoringowej, ankiety, lista sprawdzająca, inne niezbędne dokumenty);
3.	Przeprowadzenie wizyty w oparciu m.in. o dokumenty pomocnicze do przeprowadzenia wizyty monitoringowej, tj. ankiety monitorujące zadowolenie uczestników projektu w uzasadnionych przypadkach – przeprowadzenie ankiet telefonicznych wśród uczestników projektu.
4.	Sporządzenie i przekazanie instytucji kontrolowanej pisemnej Informacji z wizyty monitoringowej, ewentualne czynności związane z wpływem zastrzeżeń od Beneficjenta co do treści Informacji z wizyty monitoringowej. Ostateczną Informację z wizyty monitoringowej w razie potrzeby uzupełnia się o zalecenia pokontrolne lub rekomendacje;
5.	Analiza sprawozdania z realizacji ewentualnych Zaleceń z wizyty monitoringowej;
6.	Wprowadzenie danych uzyskanych w wyniku przeprowadzonej wizyty monitoringowej do SL 2014-2020;
7.	Archiwizacja dokumentacji dotyczącej przeprowadzonej wizyty monitoringowej;
8.	Raportowanie o ewentualnych nieprawidłowościach w ramach wdrażanych działań RPO WSL 2014-2020.

Zakres wizyty monitoringowej umożliwia ocenę jakości i prawidłowości realizowanej usługi i obejmować będzie w szczególności:
•	sprawdzenie, czy usługa jest zgodna z umową/ decyzją o dofinansowanie projektu oraz umową na realizację usługi, jeżeli została zlecona;
•	sprawdzenie, czy usługa jest zgodna z harmonogramem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu;
•	sprawdzenie, czy zakres tematyczny form wsparcia (np. szkolenia/ warsztatu/ konferencji/stażu) jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu;
•	sprawdzenie, czy pomieszczenia, w których realizowana jest usługa, są prawidłowo oznakowane plakatami lub tablicami, informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS;
•	sprawdzenie, czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są prawidłowo oznakowane;
•	-sprawdzenie, czy Beneficjent posiada dokumenty potwierdzające zrealizowanie usługi zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację usługi;
•	-wywiad/ ankieta z uczestnikiem projektu w celu poznania jego opinii na temat realizowanej usługi, w tym jej jakości oraz zweryfikowania, czy wie, iż jest ona współfinansowana z UE w ramach EFS;
•	ewentualne (w uzasadnionych przypadkach) sprawdzenie, czy wybrani uczestnicy projektu biorący udział w monitorowanej formie wsparcia kwalifikują się do objęcia wsparciem zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu oraz z dokumentami programowymi. 

Wizyta monitoringowa prowadzona będzie przez co najmniej dwóch wyznaczonych pracowników Wydziału Kontroli EFS, posiadających pisemne upoważnienie do przeprowadzenia wizyty monitoringowej, wydane przez Dyrektora/ Wicedyrektora WUP Katowice. Zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczych WUP Katowice wizyta zostanie przeprowadzona bez wcześniejszego zawiadomienia Beneficjenta. Zakłada się, że przeprowadzona zostanie przynajmniej jedna wizyta monitoringowa w ramach każdego kontrolowanego projektu, ujętego w Planie Kontroli (nie dotyczy projektów, w których przeprowadzenie wizyty monitoringowej nie jest możliwe ze względu na stopień zaawansowania projektu i/lub rodzaj realizowanych działań/ form wsparcia). Ponadto wizyty monitoringowe będą przeprowadzane na podstawie badania telefonicznego (wywiad/ ankieta) w przypadku tych projektów, które zostały ujęte w Planie kontroli, niemniej jednak zakończyła się realizacja form wsparcia przed przeprowadzeniem wizyty monitoringowej. Jednocześnie wizyty monitoringowe nie będą przeprowadzane w przypadku tych projektów, które zostały ujęte w Planie kontroli po zakończeniu okresu ich realizacji. Ponadto w miarę możliwości kadrowych oraz stwierdzenia zasadności, minimalna ilość projektów objętych wizytami monitoringowymi może być zwiększana.
3.8.	Procedury kontroli krzyżowej w ramach RPO WSL 2014-2020 
Kontrola krzyżowa RPO WSL 2014-2020 przeprowadzana jest zgodnie z procedurą opisaną w Instrukcji Wykonawczej nr 7.5.1.
Celem kontroli krzyżowej w ramach RPO WSL 2014-2020 jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków.
Kontrola krzyżowa programu przeprowadzana jest na podstawie danych zamieszczonych w SL2014 oraz na podstawie dokumentów księgowych poświadczających poniesione wydatki załączonych do wniosku o płatność. Identyfikacja beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt dokonywana jest w oparciu o Numery Identyfikacji Podatkowej (NIP).
Czynności kontrolne dokumentowane są poprzez wypełnienie Listy sprawdzającej do kontroli krzyżowej RPO WSL na lata 2014-2020 zał. nr…
W przypadku, gdy po weryfikacji danych zamieszczonych w SL2014 oraz weryfikacji dokumentów finansowo-księgowych przedkładanych przez beneficjenta wystąpi uzasadnione podejrzenie wystąpienia podwójnego finansowania w ramach RPO WSL 2014-2020 do EFRR/EFS/IP RPO WSL zostaje skierowane pismo z informacją w przedmiotowej sprawie.
Wnioski zawarte w piśmie z informacją o podejrzeniu wystąpienia podwójnego finansowania w ramach RPO WSL 2014-2020 stanowią podstawę do podjęcia ewentualnych dodatkowych czynności wyjaśniających i kontrolnych, z kontrolą doraźną włącznie. Decyzję w tej sprawie podejmuje instytucja do której zostało skierowane przedmiotowe pismo.
4.	
Metodyka kontroli
4.1.	Dobór procesów do kontroli systemowej
Metodyka doboru procesów do kontroli systemowej opiera się na ocenie czynników ryzyka dla poszczególnych procesów realizowanych przez IP RPO WSL, z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego. Wynikiem analizy jest ocena potrzeb kontroli poprzez identyfikację procesów/ obszarów wysokiego lub średniego ryzyka. Na podstawie podpisanych Porozumień w sprawie realizacji RPO WSL 2014-2020 między Instytucją Zarządzającą, a Instytucjami Pośredniczącymi, zidentyfikowano 21 obszarów kontrolnych. Wskazano również czynniki ryzyka w oparciu o które jest szacowane ryzyko związane z realizacją poszczególnych procesów, są to: istotność procesu w danym roku obrachunkowych, wynik analizy procedur instytucji, informacje o nieprawidłowościach dotyczących procesu, stabilność procesu, siła kontroli wewnętrznej i termin ostatniej kontroli danego procesu.
W wyniku przeprowadzonej oceny ryzyka sporządzono listę obszarów ryzyka według podziału zidentyfikowanych procesów na obszary wysokiego, umiarkowanego i niskiego ryzyka. Plan kontroli systemowych na bieżący rok obrachunkowy zawiera listę procesów zidentyfikowanych do kontroli na podstawie opisanej wyżej metodyki. 
Dla Instytucji Pośredniczących: Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach i Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie do kontroli zostały wybrane procesy z obszaru wysokiego ryzyka. Natomiast, w przypadku klasyfikacji procesów do kontroli dla Instytucji Pośredniczących ZIT/RIT zostały wyodrębnione procesy do kontroli, którym została przyporządkowana ocena z zakresu umiarkowanego i wysokiego ryzyka.	
Założeniem takiego rozróżnienia jest uwzględnienie specyfiki systemu realizacji RPO WSL 2014-2020 i jego odmienności w odniesieniu do poprzedniej perspektywy finansowej (2007-2013). Instytucje Pośredniczące ZIT/RIT to nowe podmioty dopiero zaczynające funkcjonowanie w obrębie systemu realizacji, zarządzania, monitorowania i kontroli RPO WSL 2014-2020, dlatego ich sposób przygotowania instytucjonalnego  do realizacji zadań powierzonych przez IZ RPO WSL w Porozumieniu powinien zostać potraktowany ze szczególną uwagą w ramach planowanych działań kontroli systemowej.
4.2.	Metodyka kontroli instrumentów finansowych
W latach 2014-2020 kontrola przeprowadzana będzie u każdego pośrednika finansowego przynajmniej raz w każdym roku.
4.3.	Dobór próby dokumentów do kontroli prawidłowości realizacji Planów Działań Pomocy Technicznej
Proces weryfikacji wydatków w ramach Planów Działań Pomocy Technicznej obejmuje:

 1. Weryfikację wniosków beneficjenta o płatność, która przeprowadzana jest na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL i obejmuje wszystkie wnioski.
Weryfikacja obejmuje sprawdzenie wniosku o płatność wraz z załącznikami w tym 100% dokumentów poświadczających prawidłowe poniesienie wydatków ujętych do rozliczenia w danym wniosku. 
Beneficjent zobowiązany jest do złożenia wniosku wraz z wszystkimi dokumentami księgowymi poświadczającymi poniesienie wydatków  w lokalnym systemie informatycznym (LSI ) oraz za pośrednictwem platformy elektronicznej SEKAP lub e-PUAP. W przypadku braku możliwości złożenia wniosku poprzez system LSI Beneficjent zostanie pisemnie poinformowany o alternatywnej możliwości złożenia wniosku o płatność.
W procesie weryfikacji wniosków o płatność  stosuje się zasadę   jednokrotnego przekazywania dokumentów, w myśl której beneficjent co do zasady przekazuje dokumenty raz - za pośrednictwem systemu informatycznego.
2.  Kontrolę projektu w miejscu realizacji projektu/siedzibie beneficjenta
Na zakończenie realizacji projektu IZ RPO WSL przeprowadza kontrolę na miejscu realizacji projektu. Zespół kontrolujący dokonuje sprawdzenia  dokumentacji zgromadzonej w trakcie realizacji projektu. 
Jeżeli do kontroli przedstawiona zostanie duża liczba dokumentów księgowych w ramach jednego wniosku o płatność (więcej niż 20 dokumentów), zespół kontrolujący ma możliwość wyboru dokumentów z tego wniosku do kontroli projektu metodą losowego wyboru. Próba nie obejmuje dokumentacji dotyczącej przeprowadzanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego powyżej 50 tys. PLN netto, które kontrolowane są w całości .
Losowy wybór może być dokonany z zastosowaniem liczb losowych. Wybór z zastosowaniem liczb losowych stosowany będzie w przypadku, gdy kontrolujący posiada możliwość wygenerowania liczb losowych oraz gdy istnieje kompletna i dokładna lista elementów populacji, a elementy są kolejno ponumerowane lub istnieje możliwość ich ponumerowania. Metodologia wyboru próby dokumentów do kontroli przedstawia się następująco: 
a) kontrolujący nadają kolejne numery elementom populacji (od 1 do n, gdzie n – numer ostatniego z elementów), chyba że elementy są już kolejno ponumerowane, 
b) kolejnym krokiem jest wygenerowanie losowych liczb naturalnych z przedziału odpowiadającego numeracji elementów populacji (od 1 do n), np. z wykorzystaniem Excel, 
c) dokonuje się wyboru kolejnych elementów populacji odpowiadających wygenerowanym liczbom losowym, aż do momentu, kiedy suma wartości wybranych elementów osiągnie wymagany próg całkowitej wartości populacji. 
Wskazana w powyższy sposób próba dokumentów musi łącznie spełnić następujące warunki:
•	-  kontroli podlegać będzie co najmniej 30% wartości wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu;
•	- kontroli podlegać będzie co najmniej 20% dokumentów księgowych dotyczących wydatków kwalifikowalnych w ramach każdego rodzaju kosztu (nazwy towaru lub usługi określonego we wniosku o płatność), jednak nie mniej niż 2 dokumenty. 
W przypadku, gdy podczas kontroli na próbie dokumentów zostanie stwierdzone wystąpienie: 
• istotnych uchybień lub nieprawidłowości – rozumianych, jako zdarzenie mające lub mogące mieć skutek finansowy – wówczas próba losowa zostaje zwiększona o 20% dokumentacji w ramach rodzaju kosztu. W przypadku wystąpienia istotnych uchybień lub nieprawidłowości po rozszerzeniu kontrolowanej próby, kontroli podlega 100% dokumentów; 
• nieistotnych uchybień (bez skutków finansowych) – próba losowa powinna być rozszerzona jeżeli liczba nieistotnych uchybień jest duża. Decyzję o zwiększeniu próby podejmuje kierownik zespołu kontrolującego. 
Informacja na temat doboru próby dokumentów, wraz z wydrukiem dokumentującym metodę losowania dołączana jest do akt kontroli – w formie notatki członków zespołu kontrolującego.
4.4.	Metodyka kontroli realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFRR
Dobór próby do kontroli na zakończenie na miejscu realizacji projektu
Metodologia ma się przyczynić do sprawniejszego wdrażania RPO WSL poprzez przyspieszenie procesu rozliczania projektów oraz skrócić czas oczekiwania na kontrolę przy zapewnieniu odpowiedniej jakości kontroli. W szczególnych przypadkach IZ RPO WSL może odstąpić od stosowania doboru próby do typowania projektów do kontroli i przeprowadzać kontrolę wszystkich projektów.
Metodologia doboru próby podlega stałej weryfikacji pod kątem adekwatności dla procesu kontroli, w tym przed przygotowaniem Rocznego Planu Kontroli (lub aktualizacji planu kontroli).
Dla każdego działania wdrażanego przez IZ RPO WSL przeprowadzonych będzie co najmniej 30% kontroli projektów na miejscu na zakończenie ich realizacji. Wartość ta obejmuje przekrój całego okresu wdrażania Programu. Liczba projektów kierowanych do kontroli na miejscu na zakończenie ich realizacji jest stale monitorowana i jeżeli w wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka liczba ta (projekty podwyższonego ryzyka) nie przekroczy tego progu, to do kontroli na miejscu realizacji zostaną wskazane także projekty z grupy niskiego ryzyka (dobór ekspercki).
Określenie populacji podlegającej próbkowaniu
Populację, co do zasady, stanowią wszystkie projekty realizowane w ramach RPO WSL z wyłączeniem: 
•	projektów wdrażanych przez IP RPO WSL 2014-2020,
•	projektów dla których beneficjentem jest Województwo Śląskie – obowiązkowa kontrola na miejscu realizacji,
•	projektów realizowanych w ramach Pomocy Technicznej – obowiązkowa kontrola na miejscu realizacji,
•	projektów o wartości powyżej 20 mln złotych – obowiązkowa kontrola na miejscu realizacji.

Określenie wielkości próby
W celu wytypowania projektów do kontroli na miejscu realizacji (za pomocą doboru próby) niezbędne jest przeprowadzenie analizy ryzyka. Dobór próby do kontroli na miejscu opiera się na analizie czynników (kryteriów) zawartych w matrycy ryzyka. Opracowana metodologia zapewnia odpowiednią wielkość próby oraz uwzględnia poziom charakterystyczny dla różnych typów beneficjentów i projektów.
Przy określeniu wysokości ryzyka w prawidłowości realizacji projektu bierze się pod uwagę następujące czynniki:
a.	wartość projektu,
b.	rodzaj beneficjenta,
c.	% wartości ogólnej wartości wydatków kwalifikowalnych w projekcie, jaki stanowią zamówienia o wartości poniżej progu ustalonego w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp.,
d.	liczbę partnerów w projekcie, 
e.	czy projekt jest projektem generującym dochód (w myśl art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.).
f. liczba projektów realizowanych przez Beneficjenta.
g. liczba aneksów dotyczących zmian terminów realizacji projektów.
h. powiązanie z innymi programami operacyjnymi (IZ planuje wprowadzenie tego punktu do analizy ryzyka w przypadku możliwości uzyskania niezbędnych danych do przeprowadzenia powyższych czynności).

Zgodnie z procedurą przeglądu procedur i wyników kontroli projektów, powyższa lista czynników ryzyka (zawarta w matrycy ryzyka) może ulegać modyfikacji poprzez zmianę lub aktualizację metodologii.
Przygotowanie matryc ryzyka
Pracownik, wyznaczony przez Kierownika FR-RKPR, dokonuje weryfikacji projektów dla których wpłynęły wnioski o płatność końcową, przy wykorzystaniu kopii przekazanych przez FR-RRWiN list sprawdzających z weryfikacji wniosku o płatność końcową. Weryfikacji wniosków o płatność (przygotowania matryc ryzyka) dokonuje wyznaczony pracownik FR-RKPR nie rzadziej niż raz w tygodniu, najpóźniej do końca tygodnia, następującego po tygodniu w którym otrzymał od kierownika/koordynatora FR-RKPR przekazaną przez FR-RRWiN Informację o wpływie wniosku o płatność końcową.
Na podstawie przeprowadzonej weryfikacji projektów, przygotowywane są  matryce ryzyka dla poszczególnych projektów (przypisanie dla projektu czynników ryzyka wg odpowiednich wartości wag i kryteriów punktowych, określenie stopnia ryzyka %). Kierownik FR-RKPR na bieżąco otrzymuje i zatwierdza przygotowane matryce ryzyka. W sytuacji, gdy z przekazanej przez FR-RRWiN informacji o wpływie wniosku o płatność końcową wynika, że projekt wymaga kontroli na miejscu na zakończenie realizacji projektu, nie ma konieczności sporządzania matrycy ryzyka, gdyż projekt podlega obowiązkowej kontroli.
Wyniki doboru próby
W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka (matryce ryzyka), na podstawie określonego stopnia ryzyka (0 ÷ 100 %), każdy z projektów przyporządkowany zostaje do jednej z dwóch grup ryzyka:
•	Projekty podwyższonego ryzyka. Projekty wchodzące do danej grupy projektów objęte są obowiązkową kontrolą na miejscu realizacji.
•	Wyjątek: W szczególnych przypadkach dla projektów podwyższonego ryzyka, w których nie zaistniało podejrzenie wystąpienia uchybień skutkujących finansowo, po uzyskaniu pozytywnej opinii FR-RKP, FR-RMW i FR-RRWiN, istnieje możliwość przeprowadzenia kontroli na zakończenie jedynie na dokumentach w siedzibie IP RPO WSL. Notatkę w sprawie odstąpienia od kontroli na miejscu na zakończenie dla danego projektu wraz z uzasadnieniem przygotowuje pracownik Referatu ds. kontroli projektów. Po zaparafowaniu przez Koordynatora i zaakceptowaniu przez Kierownika - decyzję w danej sprawie ostatecznie podejmuje Dyrektor WFR/ Zastępca Dyrektora WFR .
•	Projekty niskiego ryzyka. Projekty wchodzące do danej grupy projektów objęte są kontrolą na dokumentach w siedzibie IZ RPO WSL.
Wyjątek: W uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może wybrać dodatkowo do kontroli na miejscu realizacji, projekty z grupy projektów o niskim ryzyku. W takim przypadku nastąpi dobór celowy (dobór ekspercki) do kontroli. 
Mając na uwadze fakt, iż w trakcie realizacji projektu kontroli podlega 100% rozliczanych przez Beneficjentów zamówień publicznych, oraz weryfikacji podlega 100% dokumentów dołączanych przez Beneficjentów do wniosków o płatność, kontrola na zakończenie realizacji projektu ma stanowić dodatkowe narzędzie kontroli, uwzględniające wszelkie czynniki ryzyka mogące mieć wpływ na poprawność realizacji projektu.
Przegląd procedury i wyników kontroli (raz na kwartał)
Przegląd procedury i wyników kontroli ma spełnić funkcje kontrolne i zarządcze. Procedury i wyniki kontroli podlegają bieżącemu monitorowaniu, wobec czego Dyrektor/Zastępca Dyrektora WFR uzyskuje informacje na temat skuteczności poszczególnych elementów systemów kontroli, co umożliwia bieżące rozwiązywanie  zidentyfikowanych problemów. Przegląd procedury i wyników kontroli dokonywany jest raz na kwartał w formie notatki służbowej podpisywanej przez Kierownika FR-RKPR i akceptowanej przez Dyrektora/Z-cę Dyrektora WFR.
Podczas przeglądu procedury i wyników kontroli dokonuje się m.in.:
1)	przeglądu przeprowadzonych kontroli z danego okresu z uwzględnieniem: postępu przeprowadzanych kontroli (zgodnie z Rocznym Planem Kontroli ), analizy wyników kontroli z danego okresu, w razie potrzeby analizy wyników z poprzednich okresów. W przypadku gdy zostaną stwierdzone istotne nieprawidłowości w realizacji projektów w ramach danego działania RPO WSL Dyrektor WFR/ Zastępca Dyrektora WFR może podjąć decyzję o zwiększeniu liczby projektów do kontroli. 
2)	przeglądu procedur dotyczących kontroli, w tym metodologii doboru próby, w tym także dokonuje akceptacji listy projektów wymagających przeprowadzenia czynności kontrolnych na zakończenie - na miejscu ich realizacji. W razie uzasadnionej potrzeby istnieje możliwość dokonania zmiany matrycy ryzyka (metodologii doboru próby). Zmiany metodologii próby oraz matrycy ryzyka (np. czynniki wagi, kryteria) zatwierdzane są przez Zarząd Województwa Śląskiego.

4.5.	Metodologia kontroli realizacji projektów realizowanych w ramach Działań RPO WSL wdrażanych przez IZ RPO WSL współfinansowanych ze środków EFS
4.5.1.	Metodologia doboru próby dokumentów podczas kontroli na miejscu
Kontrole projektów w siedzibie Beneficjenta prowadzone będą na reprezentatywnej próbie dokumentacji finansowej (dokumenty źródłowe i dowody zapłaty) i merytorycznej projektu (kwalifikowalność uczestników projektu, pomoc publiczna, zamówienia publiczne, etc.) uwzględniającej, np. wartość projektu, ilość dokumentów, liczbę uczestników projektu objętych projektem czy realizowane formy wsparcia.
Przy doborze próby dokumentów Zespół kontrolujący kieruje się następującymi przesłankami: 
1)	W przypadku dokumentacji personelu projektu oraz procedur zakupu, Zespół kontrolujący jest zobowiązany do weryfikacji próby dokumentacji dotyczącej wszystkich form zatrudnienia zawartych w ramach projektu oraz przeprowadzanych rodzajów trybów zamówień.2)	Kontroli rozliczeń finansowych podlegać będą dokumenty księgowe dokumentujące wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały ujęte i/lub rozliczone w złożonych wnioskach o płatność. W szczególnym przypadku, gdy nie został złożony żaden wniosek o płatność pośrednią i wniosek o płatność końcową próba dokumentów do kontroli wybierana jest z całej dokumentacji finansowej dotyczącej projektu. Dokumenty będą wybierane na podstawie losowania przypadkowego oraz wyboru z na podstawie profesjonalnego osądu kontrolujących. Kontrola dokumentacji finansowej dokonywana jest przynajmniej na próbie 10% dokumentów. W przypadku dużej liczby dokumentów, tj. powyżej 200, Zespół kontrolujący weryfikuje początkowo 20 wybranych dokumentów finansowo-księgowych i w przypadku nie stwierdzenia istotnych uchybień/ nieprawidłowości nie zwiększa próby, natomiast w przypadku stwierdzenia istotnych uchybień/nieprawidłowości dokonuje odpowiedniego zwiększenia próby o 50%.
3)	 Dokumentacja uczestników projektu zweryfikowana zostanie przynajmniej na próbie 10% dokumentów. W przypadku dużej liczby uczestników, tj. powyżej 200, Zespół kontrolujący weryfikuje początkowo dokumentacje 20 wybranych uczestników i w przypadku nie stwierdzenia istotnych uchybień/ nieprawidłowości nie zwiększa próby, natomiast w przypadku stwierdzenia istotnych uchybień/nieprawidłowości dokonuje odpowiedniego zwiększenia próby o 50%. 
W zakresie niewymienionych wyżej obszarów kontroli, objęte próbą zostanie przynajmniej 5% pozostałej dokumentacji.
W przypadku wykrycia – w trakcie kontroli – poważnych nieprawidłowości, próba dokumentacji finansowej i merytorycznej będzie poszerzona w odpowiednim obszarze. Przedmiotowa dokumentacja będzie weryfikowana wyłącznie pod kątem wykrytej nieprawidłowości. Ponadto, Zespół kontrolujący dokona włączenia do akt kontroli kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających wykryte nieprawidłowości lub uchybienia.
Wybór dokumentów do kontroli dokonywany będzie w oparciu o dobór losowy z interwałem, losowanie przypadkowe oraz wybór z profesjonalnym osądem Zespołu kontrolującego, w zależności od obszaru realizacji projektu oraz decyzji kierownika zespołu kontrolującego.
Dobór losowy z interwałem jest metodą statystyczną opartą na założeniu, że przy określonym poziomie ufności losowo wybrana próba elementów danej populacji będzie posiadała takie same charakterystyki, jakie występują w całej populacji. Umożliwia to wyciąganie wniosków na temat całej populacji objętej kontrolą na podstawie danych uzyskanych z próby reprezentatywnej. Podczas kontroli elementy próby zostaną wybrane z populacji w taki sposób, aby odległość pomiędzy każdym wybranym elementem była równa określonemu interwałowi, przy czym pierwszy element zostanie wybrany losowo.
Sposób postępowania przy zastosowaniu ww. metody doboru próby przedstawia się następująco:
•	Wszystkie elementy populacji zostaną uszeregowane;
•	Określa się wielkość próby;
•	Obliczona zostanie wielkość interwału przez podzielenie wielkości populacji przez wielkość próby;
•	Wybrany zostanie losowo punkt startowy;
•	Wybrane zostaną kolejne elementy poprzez odmierzenie od punktu startowego wielkości interwału. 
Zastosowanie tej metody pozwala na uzyskanie wiarygodnego, obiektywnego i statystycznie uzasadnionego wyniku kontroli, nieobciążonego ryzykiem tendencyjności.
4.5.2.	Metodologia doboru próby projektów do kontroli na miejscu
Kontrola realizacji projektów przeprowadzana będzie na próbie projektów wybieranych w oparciu o metodologię doboru próby projektów do kontroli na miejscu. Kontrole zaplanowane do przeprowadzenia w danym roku obrachunkowym powinny objąć przynajmniej 30% liczby projektów realizowanych w danym roku w ramach Działania. Procent doboru próby projektów do kontroli został określony w oparciu o dotychczasowe doświadczenie IZ w zakresie kontroli projektów współfinasowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
W celu właściwego doboru próby projektów do kontroli IZ przyjęła definicję „projektu realizowanego w danym roku”, zgodnie z którą jest to projekt, dla którego podpisano umowę o dofinansowanie projektu oraz w ramach którego złożono lub zatwierdzono co najmniej jeden wniosek o płatność (nie dotyczy wniosków na kwotę 0,00), pod warunkiem, że umowa przewiduje złożenie więcej niż jednego wniosku o płatność. W przypadku, gdy w ramach projektu przewidziane jest złożenie tylko jednego wniosku o płatność, projekt powinien zostać uznany za „realizowany w danym roku” przed złożeniem/zatwierdzeniem ww. wniosku. 
W tym celu zostanie wygenerowany raport zawierający zestawienie projektów, w ramach których w okresie trzech miesięcy poprzedzających analizę ryzyka został zatwierdzony przynajmniej jeden wniosek o płatność na kwotę niezerową. Dobór próby projektów będzie obejmować wnioski o płatność, których wydatki zostaną ujęte w rocznym zestawieniu wydatków.
Powyższe pozwoli na przeprowadzenie kontroli w fazie zaawansowania realizacji projektu, jak również możliwość wczesnego wykrycia potencjalnych nieprawidłowości.
Z analizowanej puli wykluczeniu będą podlegać projekty, w ramach których została przeprowadzona analiza ryzyka w ramach poprzednich aktualizacji. Jednocześnie IZ rozszerza pulę projektów podlegających analizie ryzyka o projekty, w których stwierdzono poważne nieprawidłowości w ramach poprzednich kontroli, tj. o projekty, w których kontrola wykazała istotne uchybienia i wydatki niekwalifikowalne, projekt został oceniony w kategorii nr 3 lub 4. 
W przypadku projektów w ramach, których przewidziane jest złożenie tylko jednego wniosku o płatność, IZ przyjęła do skontrolowania 30% liczby ww. projektów w ramach Działania. W celu wyłonienia niniejszych projektów do kontroli, zostanie wygenerowany raport zawierający zestawienie podpisanych umów o dofinansowanie projektu w danym kwartale, a następnie zostanie zweryfikowany okres realizacji danego projektu w odniesieniu do ilości złożonych/zatwierdzonych wniosków o płatność. 
W odniesieniu do projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych IZ przyjęła do skontrolowania 30 % liczby ww. projektów w ramach Działania. Wyłonienie projektów do kontroli, zostanie dokonane poprzez wygenerowany raportu zawierającego zestawienie podpisanych umów o dofinansowanie projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych realizowanych w danym kwartale. Kontrolą zostanie objętych 30 % projektów, które znajdują się w połowie okresu realizacji.
Na podstawie powyższych danych zostanie przeprowadzona oddzielnie analiza ryzyka dla projektów, w ramach których przewidziane jest złożenie tylko jednego wniosku o płatność oraz projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych, poprzez którą zostanie wyłoniona pula projektów do kontroli w ramach danego Działania. Projekty te zostaną włączone do puli 30 % projektów objętych kontrolą w danym roku.
W przypadku kontroli trwałość operacji/rezultatów projektów przyjęto do skontrolowania minimum 5 % rocznie liczby projektów objętych obowiązkiem zachowania trwałości operacji lub rezultatów, które mają zatwierdzony wniosek o płatność końcową. Projekty do kontroli trwałości będą wyłaniane na podstawie analizy danych zawartych w utworzonej przez IZ Bazie projektów podlegających kontroli trwałości po zakończeniu projektu zawierającej informacje o projektach zakończonych, objętych obowiązkiem zachowania trwałości. Kontrole trwałości przeprowadzane będą w miarę możliwości po upływie połowy okresu zachowania zasady trwałości w danym projekcie.
Wybór projektów do kontroli trwałości dokonywany będzie w oparciu o dobór losowy z interwałem .
Referaty kontroli 1 i Referat kontroli 2 zgodnie z wewnętrznymi procedurami opracowały narzędzie, za pomocą którego przeprowadzana jest analiza ryzyka i wyłaniana próba projektów podlegających kontroli. Próba projektów do kontroli wybierana i aktualizowana jest co sześć miesięcy. 
Przy wyborze projektów pozakonkursowych do kontroli, zgodnie z metodologią doboru próby, z uwzględnieniem analizy ryzyka brane będą pod uwagę w szczególności następujące czynniki ryzyka:
•	Wartość projektu pozakonkursowego;
•	Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL;
•	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu;
•	Liczba partnerów projektu;
•	Liczba realizatorów projektu;
•	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL;
•	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności.
Przy wyborze projektów konkursowych do kontroli, zgodnie z metodologią doboru próby, 
z uwzględnieniem analizy ryzyka brane będą pod uwagę w szczególności następujące czynniki ryzyka:
•	Wartość projektu konkursowego;
•	 Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL;
•	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu;
•	Liczba partnerów projektu;
•	Liczba realizatorów;
•	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL;
•	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020);
•	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności. 
Przy wyborze projektów konkursowych do kontroli, w ramach których przewidziano złożenie jednego wniosku o płatność, zgodnie z metodologią doboru próby, z uwzględnieniem analizy ryzyka brane będą pod uwagę w szczególności następujące czynniki ryzyka:
•	Wartość projektu konkursowego;
•	 Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL;
•	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu;
•	Liczba partnerów projektu;
•	Liczba realizatorów;
•	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL;
•	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020).
Przy wyborze projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych do kontroli, zgodnie z metodologią doboru próby, z uwzględnieniem analizy ryzyka brane będą pod uwagę w szczególności następujące czynniki ryzyka:
•	Wartość projektu konkursowego;
•	 Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL;
•	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu;
•	Liczba partnerów projektu;
•	Liczba realizatorów projektu;
•	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL;
•	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020).
Analiza ryzyka dotycząca wyboru projektów do kontroli będzie uwzględniać fakt, iż projekty oceniane jako ryzykowne pod względem finansowym lub realizacyjnym muszą być weryfikowane i/lub kontrolowane w każdym przypadku tak, aby można było przystąpić do działań korygujących albo dokonać zwrotów udzielonego wsparcia w trakcie realizacji projektu. Ponadto ustalony harmonogram kontroli będzie uwzględniał stopień zaawansowania realizacji projektów. 
Do kontroli wybrane zostaną projekty najbardziej ryzykowne, które uzyskały największą liczbę punktów dla danej grupy ryzyka w wyniku dokonanej analizy ryzyka. Po określeniu wartości dla danego czynnika ryzyka, nastąpi przemnożenie wartości nadanej danemu czynnikowi ryzyka przez jego wagę. W wyniku powyższego każdy projekt uzyska adekwatną liczbę punktów. 
Sposób postępowania przy wyborze projektów (populacja liczy co najmniej 12 projektów) do kontroli w ramach danego Działania przedstawia się następująco:
•	projekty zostaną uszeregowane od najwyższej do najniższej liczby przyznanych punktów (przy użyciu arkusza kalkulacyjnego EXCEL – funkcja „Filtruj i sortuj” ) – w przypadku projektów, które uzyskają w wyniku analizy ryzyka taką samą ilość punktów kolejność uszeregowania będzie determinowała data rozpoczęcia realizacji projektu, co pozwoli na przeprowadzenie kontroli projektu na odpowiednim etapie jego zaawansowania;
•	obliczona zostanie liczba projektów wchodzących w grupę wysokiego, średniego i małego ryzyka, poprzez pomnożenie wielkości całej populacji przez dany współczynnik, tj. 0,70 – grupa wysokiego ryzyka; 0,20 – grupa średniego ryzyka; 0,10 – grupa małego ryzyka;
•	obliczona zostanie liczba kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia w danym roku obrachunkowym (tj. 30% liczby projektów realizowanych w danym roku obrachunkowym w ramach Działania);
•	wybrane zostaną projekty, które uzyskały najwyższą liczbę punktów w danej grupie ryzyka, przy założeniu, iż liczba projektów: z grupy wysokiego ryzyka stanowić będzie ok. 75% liczby kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia, z grupy średniego ryzyka stanowić będzie ok. 15% liczby kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia, natomiast z grupy małego ryzyka stanowić będzie ok. 10% liczby kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia. Niemniej jednak należy odpowiednio zaokrąglić uzyskaną liczbę kontroli, aby łączna suma wybranych projektów w ramach poszczególnych grup ryzyka nie przekroczyła progu 30% liczby projektów realizowanych w danym roku obrachunkowym w ramach Działania (tj. przy zaokrągleniu priorytetowo traktowane będą projekty z grupy wyższego ryzyka). 
Zastosowanie tej metody pozwala na uzyskanie wiarygodnego, obiektywnego i statystycznie uzasadnionego wyniku analizy ryzyka przy założeniu, iż liczba projektów objętych półroczną analizą ryzyka wynosić będzie co najmniej 12 projektów. Natomiast, w przypadku gdy liczba projektów objętych półroczną analizą ryzyka w ramach danego Działania wynosić będzie mniej niż 12 projektów, wówczas do kontroli wybrane zostaną projekty, które uzyskały najwyższą i najniższą punktację w wyniku dokonanej analizy ryzyka. 
Sposób postępowania przy wyborze projektów (populacja liczy mniej niż 12 projektów) do kontroli w ramach danego Działania przedstawia się następująco:
•	projekty zostaną uszeregowane od najwyższej do najniższej liczby przyznanych punktów (przy użyciu arkusza kalkulacyjnego EXCEL – funkcja „Filtruj i sortuj”) – w przypadku projektów, które uzyskają w wyniku analizy ryzyka taką samą ilość punktów kolejność uszeregowania będzie determinowała data rozpoczęcia realizacji projektu, co pozwoli na przeprowadzenie kontroli projektu na odpowiednim etapie jego zaawansowania;
•	obliczona zostanie liczba kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia w danym roku obrachunkowym (tj. 30% liczby projektów realizowanych w danym roku obrachunkowym w ramach Działania);
•	wybrane zostaną projekty, które uzyskały najwyższą i najniższą liczbę punktów, w wyniku dokonanej analizy ryzyka przy założeniu, iż wybór rozpoczynał się będzie od projektu, który uzyskał najniższą liczbę przyznanych punktów, a następnie projekty z najwyższą liczbę przyznanych punktów (po kolei). Jednocześnie w sytuacji, gdy w oparciu o sporządzoną analizę ryzyka powinien zostać wybrany tylko jeden projekt, przyjmuje się, iż będzie to projekt, który otrzymał najwyższą ilością punktów.
Zastosowanie tej metody pozwala na uzyskanie wiarygodnego, obiektywnego i statystycznie uzasadnionego wyniku analizy ryzyka przy założeniu, iż liczba projektów objętych kwartalną analizą ryzyka wynosić będzie mniej niż 12 projektów. 
Z uwagi na fakt, iż Instytucja Zarządzająca przyjęła do skontrolowania 30% liczby projektów realizowanych w danym roku w ramach Działania, w przypadku projektów, które uzyskają w wyniku analizy ryzyka taką samą ilość punktów - w pierwszej kolejności będą brane do kontroli, projekty o najwyższej wartości.
Ponadto, w sytuacji, gdy populacja projektów analizowanych w danym roku przekroczy liczbę 700, w celu zachowania odpowiedniej efektywności prowadzonych kontroli na miejscu realizacji, możliwa jest realizacja kontroli projektu na poziomie stanowiącym minimum równowartości 30 % z 700, tj. 210 projektów.
4.5.3.	Analiza ryzyka
Z uwagi na fakt, iż przyjęto do skontrolowania 30% liczby projektów realizowanych w danym roku w ramach Działania, w przypadku projektów (konkursowych i pozakonkursowych), które uzyskają w wyniku analizy ryzyka taką samą ilość punktów - w pierwszej kolejności będą brane do kontroli, projekty o najwyższej wartości. Powyższe spowodowane jest faktem, iż w wyniku dotychczas przeprowadzonych kontroli, stwierdzono liczne nieprawidłowości w obszarach dotyczących sposobu dokonywania zakupów, tj. zastosowania ustawy PZP/Zasady konkurencyjności/ Zasady efektywnego zarządzania finansami.
I.	Metodologia wyboru projektów pozakonkursowych do kontroli wg następujących czynników ryzyka:
1.	Wartość projektu pozakonkursowego;
2.	Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL;
3.	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu;
4.	Liczba partnerów projektu;
5.	Liczba realizatorów projektu;
6.	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu w ramach RPO WSL;
7.	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności. 

Oceny:
Lp.	Nazwa beneficjenta, tytuł projektu, numer umowy	Wartość projektu pozakonkursowego	Liczba realizowanych przez danego beneficjenta projektów współfinasowanych z EFS	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu	Liczba partnerów projektu.	Liczba realizatorów projektu	Skargi/pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu w ramach RPO WSL	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności	Suma punktów	
1.	…	…	…	…	…	…	…	…	…	

Po uzupełnieniu w odpowiednim arkuszu MS Excel pól stanowiących kryteria wyboru projektów konkursowych, automatycznie zostaną nadane w niniejszym arkuszu wagi poszczególnym kryteriom zgodnie z założoną analizą ryzyka.

A.	Ocena wartości projektu (waga czynnika 0,25/0,27)
•	do 40% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 1pkt.
•	od 40% do 90% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka
= 2 pkt.
•	powyżej 90% średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

B.	Ocena liczby realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL - dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego w ramach RPO WSL) - (waga czynnika ryzyka 0,17/0,2)
•	6 i więcej projektów = 3 pkt.
•	od 1 do 5 projektów = 2 pkt.
•	brak projektów = 1 pkt.

C.	Ocena liczby uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu (waga czynnika ryzyka 0,13/0,15)
•	do 40% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka
= 1 pkt.
•	od 40 do 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka= 2 pkt.
•	powyżej 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

D.	Ocena liczby partnerów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu (waga czynnika ryzyka 0,09/0,12)
•	brak partnerów (0) = 1 pkt.
•	1 partner = 2 pkt.
•	2 i więcej partnerów = 3 pkt.

E.	Ocena liczby realizatorów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu (waga czynnika ryzyka 0,09/0,12)
•	brak realizatorów (0) = 1 pkt.
•	1 realizatorów = 2 pkt.
•	2 i więcej realizatorów = 3 pkt

F.	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu współfinansowanego z EFS, realizowanego przez Beneficjenta na terenie województwa śląskiego w ramach RPO WSL (waga czynnika ryzyka 0,11/0,14)
•	TAK – Instytucja Zarządzająca otrzymała skargę/ pismo dot. danego projektu = 3 pkt.
•	NIE – brak skargi/ pismo dot. danego projektu = 1 pkt.

G.	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności (waga czynnika ryzyka 0,16/0);
•	TAK – Beneficjent zadeklarował realizację zamówień publicznych/zasady konkurencyjności = 3 pkt.
•	NIE – Beneficjent nie zadeklarował realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności = 1 pkt.

Po określeniu wartości dla danego czynnika ryzyka, następuje przemnożenie wartości nadanej danemu czynnikowi ryzyka przez jego wagę. W związku z powyższym maksymalna liczba możliwych do uzyskania punktów dla danego projektu wynosi: 3 punkty.

II.	Metodologia wyboru projektów konkursowych do kontroli wg następujących czynników ryzyka:
1.	Wartość projektu konkursowego;
2.	Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL;
3.	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu;
4.	Liczba partnerów projektu;
5.	Liczba realizatorów;
6.	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL;
7.	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020);
8.	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności.

Oceny:
Lp.	Nazwa beneficjenta, tytuł projektu, numer umowy	Wartość projektu konkursowego	Liczba realizowanych przez danego beneficjenta projektów współfinansowanych EFS	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu	Liczba partnerów projektu	Liczba realizatorów projektu	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności	Suma punktów	
1.	…	…	…	…	…	…	…	…	…	…	

Po uzupełnieniu w odpowiednim arkuszu MS Excel pól stanowiących kryteria wyboru projektów konkursowych, automatycznie zostaną nadane w niniejszym arkuszu wagi poszczególnym kryteriom zgodnie z założoną analizą ryzyka.
A.	Ocena wartości projektu (waga czynnika0,2/0,21)
•	do 40% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 1pkt.
•	od 40% do 90% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka
= 2 pkt.
•	powyżej 90% średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.
•	
B.	Ocena liczby realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL - dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego w ramach RPO WSL) - (waga czynnika ryzyka 0,15/0,17)
•	6 i więcej projektów = 3 pkt.
•	od 1 do 5 projektów = 2 pkt.
•	brak projektów = 1 pkt.

C.	Ocena liczby uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu (waga czynnika ryzyka 0,1/0,12)
•	do 40% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka
= 1 pkt.
•	od 40 do 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka= 2 pkt.
•	powyżej 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

D.	Ocena liczby partnerów projektu/ realizatorów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu (waga czynnika ryzyka 0,09/0,11)
•	brak partnerów (0) = 1 pkt.
•	1 partner = 2 pkt.
•	2 i więcej partnerów = 3 pkt.

E.	Ocena liczby realizatorów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu (waga czynnika ryzyka 0,09/0,11)
•	brak realizatorów (0) = 1 pkt.
•	1 realizatorów = 2 pkt.
•	2 i więcej realizatorów = 3 pkt

F.	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu współfinansowanego z EFS, realizowanego przez Beneficjenta na terenie województwa śląskiego w ramach RPO WSL (waga czynnika ryzyka 0,11/0,16)
•	TAK – Instytucja Zarządzająca otrzymała skargę/ pismo dot. danego projektu = 3 pkt.
•	NIE – brak skargi/ pismo dot. danego projektu = 1 pkt.

G.	Ocena liczby realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/ PO RYBY - dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2007-2013) – (waga czynnika ryzyka 0,10/0,12)
•	brak projektów (0) = 1 pkt.
•	od 1 do 3 projektów = 2 pkt.
•	4 i więcej projektów = 3 pkt.

H.	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności (waga czynnika ryzyka 0,16/0);
•	TAK – Beneficjent zadeklarował realizację zamówień publicznych/zasady konkurencyjności = 3 pkt.
•	NIE – Beneficjent nie zadeklarował realizacji zamówień publicznych/zasady konkurencyjności = 1 pkt.

Po określeniu wartości dla danego czynnika ryzyka, następuje przemnożenie wartości nadanej danemu czynnikowi ryzyka przez jego wagę. W związku z powyższym maksymalna liczba możliwych do uzyskania punktów dla danego projektu wynosi: 3 punkty.

III.	Metodologia wyboru projektów konkursowych do kontroli wg następujących czynników ryzyka (dotyczy projektów, w ramach których przewidziano złożenie tylko jednego wniosku o płatność):
1.	Wartość projektu konkursowego;
2.	Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL;
3.	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu;
4.	Liczba partnerów projektu;
5.	Liczba realizatorów projektu;
6.	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL;
7.	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020).
Oceny:
Lp.	Nazwa beneficjenta, tytuł projektu, numer umowy	Wartość projektu konkursowego	Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów współfinasowanych z EFS 	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu	Liczba partnerów projektu	Liczba realizatorów projektu	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY	Suma punktów	
1.	…	…	…	…	…	…	…	…	…	

Po uzupełnieniu w odpowiednim arkuszu MS Excel pól stanowiących kryteria wyboru projektów konkursowych, automatycznie zostaną nadane w niniejszym arkuszu wagi poszczególnym kryteriom zgodnie z założoną analizą ryzyka.

A.	Ocena wartości projektu (waga czynnika 0,21)
•	do 40% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 1pkt.
•	od 40% do 90% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka
= 2 pkt.
•	powyżej 90% średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

B.	Ocena liczby realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL - dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego w ramach RPO WSL) - (waga czynnika ryzyka 0,17)
•	6 i więcej projektów = 3 pkt.
•	od 1 do 5 projektów = 2 pkt.
•	brak projektów = 1 pkt.

C.	Ocena liczby uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu (waga czynnika ryzyka 0,12)
•	do 40% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka
= 1 pkt.
•	od 40 do 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka= 2 pkt.
•	powyżej 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

D.	Ocena liczby partnerów projektu/ realizatorów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu (waga czynnika ryzyka 0,11)
•	brak partnerów (0) = 1 pkt.
•	1 partner = 2 pkt.
•	2 i więcej partnerów = 3 pkt.

E.	Ocena liczby realizatorów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu (waga czynnika ryzyka 0,11)
•	brak realizatorów (0) = 1 pkt.
•	1 realizatorów = 2 pkt.
•	2 i więcej realizatorów = 3 pkt

F.	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu współfinansowanego z EFS, realizowanego przez Beneficjenta na terenie województwa śląskiego w ramach RPO WSL (waga czynnika ryzyka 0,16)
•	TAK – Instytucja Zarządzająca otrzymała skargę/ pismo dot. danego projektu = 3 pkt.
•	NIE – brak skargi/ pismo dot. danego projektu = 1 pkt.

G.	Ocena liczby realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/ PO RYBY - dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2007-2013) – (waga czynnika ryzyka 0,12)
•	brak projektów (0) = 1 pkt.
•	od 1 do 3 projektów = 2 pkt.
•	4 i więcej projektów = 3 pkt.

Po określeniu wartości dla danego czynnika ryzyka, następuje przemnożenie wartości nadanej danemu czynnikowi ryzyka przez jego wagę. W związku z powyższym maksymalna liczba możliwych do uzyskania punktów dla danego projektu wynosi: 3 punkty.
IV.	Metodologia wyboru projektów rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych:
1.	Wartość projektu konkursowego;
2.	Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL;
3.	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu;
4.	Liczba partnerów projektu.
5.	Liczba realizatorów projektu;
6.	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL;
7.	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020);

Ocena:
Lp.	Nazwa beneficjenta, tytuł projektu, numer umowy	Wartość projektu konkursowego	Liczba realizowanych przez danego Beneficjenta projektów współfinasowanych z EFS 	Liczba uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu	Liczba partnerów projektu	Liczba realizatorów projektu	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu realizowanego w ramach RPO WSL	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY	Suma punktów	
1.	…	…	…	…	…	…	…	…	…	

Po uzupełnieniu w odpowiednim arkuszu MS Excel pól stanowiących kryteria wyboru projektów konkursowych, automatycznie zostaną nadane w niniejszym arkuszu wagi poszczególnym kryteriom zgodnie z założoną analizą ryzyka.
A.	Ocena wartości projektu (waga czynnika 0,21)
•	do 40% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 1pkt.
•	od 40% do 90% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka
= 2 pkt.
•	powyżej 90% średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

B.	Ocena liczby realizowanych przez danego Beneficjenta projektów w ramach RPO WSL - dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego w ramach RPO WSL) - (waga czynnika ryzyka 0,17)
•	6 i więcej projektów = 3 pkt.
•	od 1 do 5 projektów = 2 pkt.
•	brak projektów = 1 pkt.

C.	Ocena liczby uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu (waga czynnika ryzyka 0,12)
•	do 40% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka
= 1 pkt.
•	od 40 do 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka= 2 pkt.
•	powyżej 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

D.	Ocena liczby partnerów projektu/ realizatorów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu (waga czynnika ryzyka 0,11)
•	brak partnerów (0) = 1 pkt.
•	1 partner = 2 pkt.
•	2 i więcej partnerów = 3 pkt.

E.	Ocena liczby realizatorów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu (waga czynnika ryzyka 0,11)
•	brak realizatorów (0) = 1 pkt.
•	1 realizatorów = 2 pkt.
•	2 i więcej realizatorów = 3 pkt

F.	Skargi/ pisma zgłaszane przez osoby trzecie, dot. nieprawidłowej realizacji projektu współfinansowanego z EFS, realizowanego przez Beneficjenta na terenie województwa śląskiego w ramach RPO WSL (waga czynnika ryzyka 0,16)
•	TAK – Instytucja Zarządzająca otrzymała skargę/ pismo dot. danego projektu = 3 pkt.
•	NIE – brak skargi/ pismo dot. danego projektu = 1 pkt.

G.	Ocena liczby realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/ PO RYBY - dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2007-2013) – (waga czynnika ryzyka 0,12)
•	brak projektów (0) = 1 pkt.
•	od 1 do 3 projektów = 2 pkt.
•	4 i więcej projektów = 3 pkt.

Po określeniu wartości dla danego czynnika ryzyka, następuje przemnożenie wartości nadanej danemu czynnikowi ryzyka przez jego wagę. W związku z powyższym maksymalna liczba możliwych do uzyskania punktów dla danego projektu wynosi: 3 punkty.

V.	Metodologia wyboru projektów do kontroli trwałości:
Referat kontroli 1 i Referat kontroli 2 utworzył Bazę projektów podlegających kontroli trwałości po zakończeniu projektu, obejmującą projekty, w odniesieniu do których trwałość obowiązuje po zakończeniu okresu ich realizacji, wskazanego we wniosku o dofinansowanie.
Baza ta zawiera:
•	numer Działania/Poddziałania,
•	numer projektu,
•	nazwę beneficjenta/nazwę podmiotu zobowiązanego do utrzymania trwałości,
•	datę zakończenia realizacji projektu,
•	datę zatwierdzenia wniosku o płatność końcową,
•	stwierdzenie czy projekt obejmuje trwałość operacji / rezultatu,
•	krótki opis zasady trwałości obowiązującej w projekcie,
•	końcową datę obowiązywania zasady trwałości.
Biorąc pod uwagę fakt, iż analizowane projekty mają różny okres realizacji oraz końcowy termin zachowania trwałości projektu, nie ma możliwości określenia konkretnej liczby projektów podlegających kontroli w skali całego roku. W związku z powyższym, raz na kwartał będzie dokonywana analiza danych zawartych w ww. Bazie, na podstawie których zostanie wyłonione minimum 5% projektów, mających zatwierdzony wniosek o płatność końcową oraz tych które w analizowanym kwartale są w drugiej połowie przewidzianego okresu zachowania trwałości projektu.
Wybór projektów do kontroli trwałości dokonywany będzie w oparciu o dobór losowy z interwałem oraz z profesjonalnym osądem osoby dokonującej analizy.
Sposób postępowania przy zastosowaniu ww. metody doboru próby przedstawia się następująco: 
1.	Wszystkie elementy populacji zostaną uszeregowane narastająco, według numeru analizowanych wniosków o dofinansowanie projektu.
2.	Zostanie określona wielkość analizowanej próby (obejmująca projekty, które mają zatwierdzony wniosek o płatność końcową oraz w analizowanym kwartale są w drugiej połowie przewidzianego okresu zachowania trwałości projektu).
3.	 Zostanie obliczona wielkość interwału zgodnie z poniższym wzorem:
•	interwał losowania 
gdzie
•	N – liczba analizowanych projektów (odpowiadająca wartości opisanej w pkt 2)
•	n – wielkość próby (liczba odpowiadająca 5% z liczby analizowanych projektów)
Jeśli interwał losowania nie jest liczbą całkowitą, to zaokrąglamy go zawsze w dół (bierzemy część całkowitą danej liczby).
4.	Zostanie losowo wybrany punkt startowy.
5.	Kolejne elementy zostaną wybrane poprzez odmierzenie od punktu startowego wielkości interwału.

4.6.	Metodologia doboru próby do kontroli projektów realizowanych przez IP RPO WSL 2014-2020 – Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
Dobór próby do kontroli na miejscu realizacji projektu

W ramach Osi Priorytetowej I i III RPO WSL 2014-2020 100% projektów podlegać będzie kontroli w miejscu realizacji projektów. 
W przypadku składania przez Beneficjentów wniosków o płatność pośrednią przed wypłatą środków, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości planuje przeprowadzenie wizyt monitorujących na miejscu realizacji projektu.
W przypadku złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową, kontrole projektów w zakresie kontroli na miejscu odbywać się będą po złożeniu przez beneficjenta pierwszego wniosku o płatność końcową, w trakcie jego weryfikacji .
Kontrole projektów będą miały za zadanie w szczególności potwierdzenie czy współfinansowane towary zostały dostarczone, weryfikację faktycznego stanu realizacji projektu. Prowadząc kontrolę na miejscu realizacji projektu należy kierować się zasadą unikania dublowania czynności weryfikacyjnych, które zostały już przeprowadzone w tym samym zakresie na innych etapach weryfikacji projektu m.in. na etapie weryfikacji wniosków o płatność, na etapie kontroli procedur zawierania umów. Kontrola na miejscu powinna rozszerzać i pogłębiać analizę dokumentów oraz polegać na sprawdzeniu dowodów rzeczowych dostępnych jedynie w miejscu realizacji projektu. Zakresem kontroli nie powinny być objęte działania beneficjenta i kwestie nie związane bezpośrednio z projektem, np. wpływ czynników zewnętrznych na realizację projektu, na które beneficjent może nie mieć wpływu. Ponadto nie jest przedmiotem kontroli zbadanie zgodności działań beneficjenta w obszarach, które są objęte nadzorem/kontrolą/weryfikacją/inspekcją ze strony innych organów administracji publicznej (np. architektoniczno-budowalnej, kontrola przestrzegania prawa budowlanego, Państwowej Inspekcji Sanitarnej, przestrzeganie przepisów sanitarnych, bhp, ppoż, prawa pracy).

Dobór projektów inwestycyjnych do kontroli trwałości

Kontrola sprawdzająca trwałość projektu może zostać przeprowadzona w okresie 3 (MŚP) lat od zakończenia realizacji projektu. Kontrola ta przeprowadzana jest podczas wizji lokalnej na miejscu realizacji projektu/w siedzibie beneficjenta lub na podstawie dokumentów w siedzibie IP RPO WSL. W przypadku gdy Beneficjentem będą duże przedsiębiorstwa kontrola sprawdzająca trwałość projektu może zostać przeprowadzona w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu. 
Obligatoryjna kontrola trwałości
Podstawą przeprowadzenia kontroli sprawdzającej trwałość projektu na miejscu realizacji mogą być w szczególności brak odpowiedzi na pisemne wezwanie do złożenia sprawozdania ze strony beneficjenta, zmiana siedziby/miejsca realizacji projektu, nazwy beneficjenta, raporty pokontrolne innych instytucji (np. audyt operacji). W momencie wystąpienia lub uzasadnionego podejrzenia wystąpienia zasadniczych modyfikacji (na podstawie wyników weryfikacji określonych w liście sprawdzającej lub nieprawidłowości stwierdzających wystąpienie znaczącej modyfikacji w wynikach kontroli innych instytucji) w ramach projektu, przeprowadzenie kontroli trwałości w miejscu realizacji projektu/siedzibie beneficjenta/siedzibie IP RPO WSL jest obligatoryjne.
Projekty skontrolowane w powyższy sposób wliczają się do 5% wszystkich skontrolowanych projektów.
Kontrola trwałości – dobór losowy z interwałem
Kontrole sprawdzające trwałość projektu w miejscu ich realizacji lub siedzibie beneficjenta kontrolowane będą na podstawie poniższej procedury. Wybór co najmniej 5% projektów odbywać się będzie z grupy wypłaconych wniosków o płatność projektów inwestycyjnych – dotyczy wniosków złożonych do IP RPO WSL 2 lata przed wyborem projektów do kontroli trwałości, np. projekty, dla których wnioski o płatność końcową zostały złożone w IV kw./2015 r. i I,II,III kw./2016 r. i zostały wypłacone przed wyborem do kontroli trwałości będą podlegać kontroli w 2018 r. Dobór do kontroli w tej grupie odbywać się będzie w oparciu o dobór losowy z interwałem z chronologicznej listy projektów (ułożonej według numeru wniosku o płatność końcową). Realizacja kontroli odbywać się będzie tak, aby skontrolowanych zostało nie mniej niż 5% projektów, które zostały zakończone i którym przekazano dofinansowanie. Wybór projektów do kontroli będzie przeprowadzany cztery razy w roku, w tym w trakcie sporządzania RPK na dany rok.
Kontrola sprawdzająca trwałość projektu jest przeprowadzana po zweryfikowaniu sprawozdania z trwałości projektu.

4.7.	Metodyka doboru próby do kontroli projektów realizowanych przez IP RPO WSL 2014-2020 – Wojewódzki Urząd Pracy
4.7.1.	Metodologia doboru próby projektów do kontroli na miejscu
Kontrola realizacji projektów przeprowadzana będzie na próbie projektów wybieranych w oparciu o przyjętą metodologię doboru próby projektów do kontroli na miejscu. Dobór próby projektów do kontroli na miejscu następuje spośród projektów, w ramach których poniesione wydatki będą ujęte w rocznym zestawieniu wydatków. Kontrole zaplanowane do przeprowadzenia w danym roku obrachunkowym powinny objąć przynajmniej  30% liczby projektów realizowanych w danym roku w ramach Działania/Poddziałania. Procent doboru próby projektów do kontroli został określony w oparciu o dotychczasowe doświadczenie IP RPO WSL w zakresie kontroli projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Do puli projektów poddawanych analizie ryzyka włączone zostaną wszystkie projekty, które spełniają definicję projektu realizowanego w danym roku. W celu właściwego doboru próby projektów do kontroli przyjęto definicję „projektu realizowanego w danym roku”, zgodnie z którą jest to projekt, dla którego podpisano umowę o dofinansowanie projektu oraz w ramach którego złożono co najmniej jeden wniosek o płatność (nie dotyczy wniosków na kwotę 0,00), pod warunkiem, że umowa przewiduje złożenie więcej niż jednego wniosku o płatność. W przypadku gdy w ramach projektu przewidziane jest złożenie tylko jednego wniosku o płatność, projekt powinien zostać uznany za „realizowany w danym roku” przed złożeniem/ zatwierdzeniem ww. wniosku. 
Jednocześnie do puli projektów objętych analizą ryzyka zostaną włączone projekty, które w ramach przeprowadzonych kontroli otrzymały kategorię nr 3 lub 4 (jednakże, w przypadku kategorii nr 3 nieprawidłowości wykryte w ramach kontroli stanowią co najmniej 20% wartości zweryfikowanych wydatków oraz zostały podtrzymane) oraz projekty, w których w trakcie kontroli IP RPO WSL miały podejrzenie dopuszczenia się oszustw przez beneficjenta. W celu doprecyzowania powyższych zapisów przyjęto, iż 20% wartości zweryfikowanych wydatków odnosi się do wartości wydatków zatwierdzonych do dnia kontroli (wskazanych w Informacji pokontrolnej), a nie dokumentów źródłowych zweryfikowanych podczas trwania czynności kontrolnych. Powyższe wynika z faktu, iż kontrole projektów w siedzibie Beneficjenta prowadzone będą na reprezentatywnej próbie dokumentacji finansowej, co zostało wskazane w niniejszym Planie Kontroli.
Dodatkowo IP zobowiązana jest do skontrolowania projektów jeden raz w przeciągu całego okresu ich realizacji, tj. w przypadku projektu, którego okres realizacji przekracza rok obrachunkowy, Instytucja Pośrednicząca co do zasady tylko raz uwzględni ww. projekt w analizie ryzyka. 
Próba projektów do kontroli na miejscu może zostać poszerzona (powyżej 30%) w przypadku, gdy w ocenie IP RPO WSL zasadnym byłoby przeprowadzenie kontroli projektu, mimo nieuzyskania odpowiedniej punktacji w wyniku dokonanej analizy ryzyka. Sytuacja taka może mieć miejsce na przykład w przypadku, gdy punktacja projektu – uzyskana w trakcie przeprowadzonej analizy ryzyka – w jednym obszarze znacząco odbiega od średniej punktacji we wszystkich projektach objętych analizą lub gdy projekt spełnia kryteria wskazane jako klasyfikujące go do uznania za ryzykowny.
Do puli projektów poddawanych analizie ryzyka włączone zostaną wszystkie projekty, które spełniają definicję projektu realizowanego w danym roku. 
Analiza ryzyka będzie uwzględniać w szczególności następujące czynniki ryzyka:
•	wartość projektu;
•	zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych / w trybie konkurencyjności (pod warunkiem dostępności danych);
•	całkowita wartość stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych lub ich udział w wartości projektu (stwierdzone na podstawie kontroli na miejscu),
•	fakt złożenia skargi na realizację projektu,
•	liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach RPO WSL/PO WER (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego, w perspektywie 2014-2020);
•	liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020);
•	liczba uczestników projektu objętych formami wsparcia w ramach projektu;
•	liczba partnerów projektu;
•	możliwość wystąpienia podwójnego finansowania w ramach projektów współfinansowanych z PO KL/RPO WSL/PO WER;
•	wyniki poprzednio przeprowadzonych kontroli projektu/ów danego Beneficjenta w bieżącym okresie programowania (ocena uchybień i/lub nieprawidłowości na podstawie wyników kontroli przeprowadzonych przez WUP Katowice).
Niemniej jednak, w sytuacji gdy dany czynnik ryzyka będzie w danej sytuacji nieadekwatny nie zostanie uwzględniony w danej analizie ryzyka.
Przy wyborze projektów konkursowych (w tym ZIT, RIT) do kontroli, zgodnie z metodologią doboru próby, z uwzględnieniem analizy ryzyka brane będą pod uwagę czynniki ryzyka wskazane powyżej.
Przy wyborze projektów pozakonkursowych (dotyczy Powiatowych Urzędów Pracy) do kontroli, zgodnie z metodologią doboru próby, z uwzględnieniem analizy ryzyka brane będą pod uwagę w szczególności następujące czynniki ryzyka:
•	wartość projektu; 
•	zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych / w trybie konkurencyjności (pod warunkiem dostępności danych);
•	całkowita wartość stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych lub ich udział w wartości projektu (stwierdzone na podstawie kontroli na miejscu),
•	fakt złożenia skargi na realizację projektu,
•	liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach RPO WSL/PO WER (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego, w perspektywie 2014-2020);
•	liczba uczestników projektu objętych formami wsparcia w ramach projektu;
•	liczba partnerów projektu;
•	możliwość wystąpienia podwójnego finansowania w ramach projektów współfinansowanych z PO KL/RPO WSL/PO WER;
•	wyniki poprzednio przeprowadzonych kontroli projektu/ów danego Beneficjenta w bieżącym okresie programowania (ocena uchybień i/lub nieprawidłowości na podstawie wyników kontroli przeprowadzonych przez WUP Katowice).
Z uwagi na fakt, iż przy wyborze projektów pozakonkursowych czynnik ryzyka, tj. liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY jest nieadekwatny, nie uwzględniono go wśród ww. czynników ryzyka.
Analiza ryzyka dotycząca wyboru projektów do kontroli będzie uwzględniać fakt, iż projekty oceniane jako ryzykowne pod względem finansowym lub realizacyjnym muszą być weryfikowane i/lub kontrolowane w każdym przypadku tak, aby można było przystąpić do działań korygujących albo dokonać zwrotów udzielonego wsparcia w trakcie realizacji projektu. Ponadto ustalony harmonogram kontroli będzie uwzględniał stopień zaawansowania realizacji projektów. 
Do kontroli wybrane zostaną projekty najbardziej ryzykowne, które uzyskały największą liczbę punktów dla danej grupy ryzyka w wyniku dokonanej analizy ryzyka. Po określeniu wartości dla danego czynnika ryzyka, nastąpi przemnożenie wartości nadanej danemu czynnikowi ryzyka przez jego wagę. W wyniku powyższego każdy projekt uzyska adekwatną liczbę punktów. 
Sposób postępowania przy wyborze projektów (populacja liczy co najmniej 12 projektów) do kontroli w ramach danego Działania/ Poddziałania przedstawia się następująco:
•	projekty zostaną uszeregowane od najwyższej do najniższej liczby przyznanych punktów (przy użyciu arkusza kalkulacyjnego EXCEL – funkcja „Filtruj i sortuj”);
•	obliczona zostanie liczba projektów wchodzących w grupę wysokiego, średniego i małego ryzyka, poprzez pomnożenie wielkości całej populacji przez dany współczynnik, tj. 0,70 – grupa wysokiego ryzyka; 0,20 – grupa średniego ryzyka; 0,10 – grupa małego ryzyka;
•	obliczona zostanie liczba kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia w danym roku obrachunkowym (tj. 30% liczby projektów realizowanych w danym roku obrachunkowym w ramach Działania/ Poddziałania);
•	wybrane zostaną projekty, które uzyskały najwyższą liczbę punktów w danej grupie ryzyka, przy założeniu, iż liczba projektów: z grupy wysokiego ryzyka stanowić będzie ok. 75% liczby kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia, z grupy średniego ryzyka stanowić będzie ok. 15% liczby kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia, natomiast z grupy małego ryzyka stanowić będzie ok. 10% liczby kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia. Niemniej jednak należy odpowiednio zaokrąglić uzyskaną liczbę kontroli, aby łączna suma wybranych projektów w ramach poszczególnych grup ryzyka nie przekroczyła progu 30% liczby projektów realizowanych w danym roku obrachunkowym w ramach Działania/ Poddziałania (tj. przy zaokrągleniu priorytetowo traktowane będą projekty z grupy wyższego ryzyka). 
Zastosowanie tej metody pozwala na uzyskanie wiarygodnego, obiektywnego i statystycznie uzasadnionego wyniku analizy ryzyka przy założeniu, iż liczba projektów objętych półroczną analizą ryzyka wynosić będzie co najmniej 12 projektów. Natomiast, w przypadku gdy liczba projektów objętych półroczną analizą ryzyka w ramach danego Działania/ Poddziałania wynosić będzie mniej niż 12 projektów, wówczas do kontroli wybrane zostaną projekty, które uzyskały najwyższą i najniższą punktację w wyniku dokonanej analizy ryzyka. 
Sposób postępowania przy wyborze projektów (populacja liczy mniej niż 12 projektów) do kontroli w ramach danego Działania/ Poddziałania przedstawia się następująco:
•	projekty zostaną uszeregowane od najwyższej do najniższej liczby przyznanych punktów (przy użyciu arkusza kalkulacyjnego EXCEL – funkcja „Filtruj i sortuj”);
•	obliczona zostanie liczba kontroli zaplanowanych do przeprowadzenia w danym roku obrachunkowym (tj. 30% liczby projektów realizowanych w danym roku obrachunkowym w ramach Działania/ Poddziałania);
•	wybrane zostaną projekty, które uzyskały najwyższą i najniższą liczbę punktów, w wyniku dokonanej analizy ryzyka przy założeniu, iż wybór rozpoczynał się będzie od projektu, który uzyskał najniższą liczbę przyznanych punktów, a następnie projekty z najwyższą liczbę przyznanych punktów (po kolei). Jednocześnie w sytuacji, gdy w oparciu o sporządzoną analizę ryzyka powinien zostać wybrany tylko jeden projekt, przyjmuje się, iż będzie to projekt, który otrzymał najwyższą ilością punktów.
Zastosowanie tej metody pozwala na uzyskanie wiarygodnego, obiektywnego i statystycznie uzasadnionego wyniku analizy ryzyka przy założeniu, iż liczba projektów objętych kwartalną analizą ryzyka wynosić będzie mniej niż 12 projektów. 
Ze względu na fakt nierozstrzygnięcia konkursów i brak danych o liczbie podpisanych umów oraz braku danych o wartości projektów pozakonkursowych, które realizowane będą w 2015r. nie ma możliwości określenia konkretnej liczby projektów podlegających kontroli. W związku z powyższym, cztery  razy w ciągu roku obrachunkowego (tj. na koniec lipca, października, stycznia oraz na koniec kwietnia) dokonywana będzie aktualizacja analizy ryzyka, w oparciu o aktualne dane na temat podpisywanych z Beneficjentami umów oraz projekty, w ramach których złożono co najmniej jeden wniosek o płatność (dotyczy projektów, dla których umowy przewidują złożenie więcej niż jednego wniosku o płatność). Dodatkowo weryfikowane będą wyniki kontroli projektów, w przypadku których na dzień sporządzenia poprzedniej analizy ryzyka trwało postępowanie kontrolne. 
Aktualizacja analizy ryzyka będzie sporządzana przez wyznaczonego pracownika Zespołu ds. Kontroli w Katowicach we współpracy z Zespołami ds. Kontroli w Częstochowie i w Bielsku-Białej, akceptowana przez Kierowników Zespołów, Naczelnika Wydziału Kontroli EFS oraz zatwierdzana przez Dyrektora/ Wicedyrektora WUP Katowice. Schemat przeprowadzenia kwartalnej analizy ryzyka wskazano w pkt 4.7.4 oraz 4.7.5 niniejszego dokumentu. Zastosowane zostaną kryteria określone powyżej w niniejszym Planie kontroli. Sporządzane będą również zestawienia projektów wybranych do kontroli na podstawie kwartalnej analizy ryzyka (wzór, w oparciu o który sporządzony będzie ww. dokument wskazano w pkt 4.7.6 niniejszego Planu kontroli). Następnie ww. dokumenty będą przekazywane w terminie do dnia 30 dnia miesiąca po zakończonym kwartale do Instytucji Zarządzającej. 
Ponadto, dla zapewnienia właściwej kontroli zgodności z prawem działań realizowanych w ramach projektu, IP RPO WSL będzie dokonywała, okresowych (co najmniej raz w roku) przeglądów stosowanej metody doboru projektów do kontroli. Czynność ta zostanie udokumentowana w formie Notatki służbowej, zatwierdzanej przez Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach.
4.7.2.	Dobór próby dokumentów do kontroli wniosków o płatność
Przyjmując zapisy projektu Wytycznych w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 w szczególności zgodnie z Rozdziałem 5 – Weryfikacja wydatków, Podrozdziałem 5.1 – Weryfikacja wniosków beneficjenta o płatność, weryfikacji podlega każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność wraz z załącznikami, w tym dokumentami poświadczającymi prawidłowe poniesienie wydatków ujętych w tym wniosku. Dopuszcza się możliwość weryfikacji próby dokumentów poświadczających prawidłowość wydatków ujętych we wniosku o płatność. W takiej sytuacji, IZ/IP/IW lub właściwy Krajowy Kontroler przygotowuje w formie pisemnej metodykę doboru próby dokumentów do kontroli wniosku o płatność, wraz z jej uzasadnieniem (…).
Mając powyższe na względzie IP przyjmuje następującą metodologię doboru próby dokumentów podlegających weryfikacji przy wniosku o płatność:
1. W przypadku, projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego IP przyjmuje, iż przy weryfikacji wniosków o płatność kontroli będzie podlegała 3% próba dokumentów wykazanych w danym wniosku. Przy czym prawidłowość poniesienia poszczególnych wydatków będzie badana na podstawie przesłanych przez Beneficjenta dokumentów źródłowych, na podstawie których wydatkowano środki wraz z dokumentami potwierdzającymi dokonanie płatności (np. wyciągi bankowe),
Próba dokumentów stanowiąca 3% będzie określana przez IP na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków ujętego we wniosku o płatność poprzez:
a) wyliczenie na podstawie zestawienia ilości dokumentów jaką stanowi 3% próby (np. zestawienie zawiera 100 niepowtarzających się pozycji  - po wcześniejszym zastosowaniu funkcji „usuń duplikaty” - (z uwzględnieniem danych z całej tabeli w tym z numerem dokumentu, numerem księgowym lub ewidencyjnym oraz NIP wystawcy/PESEL) próbę do weryfikacji wniosku o płatność będą stanowiły 3 dokumenty). Następnie z każdego zadania merytorycznego wybierana jest pozycja kosztowa (kwota wydatku kwalifikowalnego) o najwyższej wartości. Na tej podstawie wybierane są losowo z zastosowaniem odpowiedniej funkcji w arkuszu kalkulacyjnym MS Excel 3 dokumenty (np. we wniosku o płatność wykazane są wydatki w ramach pięciu zadań merytorycznych, zatem wyłanianych jest łącznie 5 dokumentów o najwyższej wartości wydatku kwalifikowalnego, z których losowo wybierane są zgodnie z próbą 3 dokumenty).  W sytuacji, gdy liczba dobranych do kontroli dokumentów o najwyższej wartości jest mniejsza od wymaganej próby wówczas należy dobrać dodatkowo po jednym dokumencie o najwyższej wartości z każdego zadania merytorycznego. Jeżeli powyższe działanie nie zapewni doboru odpowiedniej ilości dokumentów stanowiącej 3% wszystkich wykazanych w zestawieniu działanie to należy powtórzyć do skutku, lub
b) poprzez zastosowanie odpowiednich funkcjonalności w systemie LSI, polegających na wyłonieniu próby dokumentów przez system (zgodnie z założeniami określonymi w ppkt. a)), tuż po ostatecznym sporządzeniu przez Beneficjenta wniosku o płatność w systemie LSI, ale jeszcze przed przekazaniem go do właściwej instytucji.  Sytuacja taka zapewniłaby równoczesne przekazanie do  instytucji pierwszej wersji wniosku o płatność wraz z próbą dokumentów. System w tym przypadku musiałby zapewnić odpowiednie zabezpieczenie niniejszej funkcjonalności, aby nie dochodziło do jakiegokolwiek  ingerencji w dobór próby.
2. W przypadku, wystąpienia po stronie IP uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości poniesionych wydatków np. na podstawie zweryfikowanej 3% próby, istnieje możliwość:
a)	zwiększania ww. próby dokumentów źródłowych, które podlegają weryfikacji w celu prawidłowej oceny kwalifikowalności wydatków,
 wezwania Beneficjenta przez IP do złożenia konkretnych dokumentów celem dokonania oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków. 
Co do zasady Beneficjent zobowiązany jest do złożenia wniosku o płatność wraz z  załącznikami w Lokalnym Systemie Informatycznym (LSI). W sytuacji, gdy przekazanie przedmiotowych dokumentów za pośrednictwem systemu nie będzie możliwe z przyczyn technicznych, istnieje możliwość dostarczenia ich w innej formie wskazanej przez IP.
Przekazywanie dokumentów do kontroli co do zasady odbywa się na zasadzie jednokrotnego przekazywania dokumentów. Powyższe oznacza, że IP nie może żądać papierowej wersji dokumentów poświadczających wydatki objęte wnioskiem jeśli zostały one przekazane w systemie teleinformatycznym. Wyjątek od tej reguły stanowią przesłanki świadczące o braku wiarygodności elektronicznej wersji dokumentów, których wystąpienie uzasadnia żądanie papierowych kopii dokumentacji ujętych wcześniej w systemie informatycznym.

4.7.3.	Dobór próby projektów do kontroli na miejscu realizacji lub siedzibie beneficjenta, w tym kontroli trwałości
Kontrole projektów w siedzibie Beneficjenta prowadzone będą na reprezentatywnej próbie dokumentacji finansowej (dokumenty źródłowe i dowody zapłaty) i merytorycznej projektu (kwalifikowalność uczestników projektu, pomoc publiczna, zamówienia publiczne, itd.) uwzględniającej, np. wartość projektu, liczbę uczestników projektu objętych projektem czy realizowane formy wsparcia. W trakcie kontroli zweryfikowanych zostanie przynajmniej 5% dokumentów w każdym obszarze realizacji projektu przewidzianego do kontroli. W przypadku dokumentacji finansowej oraz dokumentacji dotyczącej uczestników projektu kontrola dokonywana będzie na próbie co najmniej 10% dokumentów.
W uzasadnionych przypadkach, próba dla weryfikacji kwalifikowalności uczestników projektu oraz weryfikacja dokumentacji finansowej może zostać ustalona na odpowiednio niższym poziomie. W celu doprecyzowania ww. zapisów przyjęto, iż w przypadku:
•	projektu w ramach którego liczba uczestników wynosi 2 000 uczestników i więcej, próbę można odpowiednio pomniejszyć do 5%;
•	dokumentacji finansowej, kontrola dokonywana będzie na próbie co najmniej 10% dokumentów, z zastrzeżeniem, iż nie będzie to więcej niż 20 dokumentów księgowych (wybór na podstawie losowania przypadkowego lub na podstawie osądu eksperckiego).
Powyższe wynika z faktu, iż kontrole dokumentów podczas kontroli na miejscu prowadzone są na reprezentatywnej próbie dokumentów, co zostało opisane w niniejszym Planie Kontroli.

W przypadku wykrycia – w trakcie kontroli – poważnych nieprawidłowości, próba dokumentacji finansowej i merytorycznej będzie poszerzona w odpowiednim obszarze lub zalecane będzie, aby Beneficjent dokonał analizy całości dokumentacji dotyczącej zagadnień, w przypadku których stwierdzono uchybienia. Realizacja zaleceń będzie przedmiotem szczegółowej kontroli sprawdzającej w siedzibie Beneficjenta lub na dokumentach. Decyzja o sposobie postępowania zależna będzie od specyfiki stwierdzonych uchybień i podejmowana będzie przez Kierownika Zespołu kontrolującego.
W przypadku kontroli rozliczeń finansowych weryfikacji podlegać będą tylko dokumenty księgowe dokumentujące wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały ujęte w zatwierdzonych wnioskach o płatność. Natomiast w przypadku, gdy wniosek o płatność nie został jeszcze zatwierdzony, weryfikacji podlegać będą dokumenty księgowe dokumentujące wydatki poniesione w ramach projektu, które zostały ujęte w weryfikowanych wnioskach o płatność. Jeżeli nie został złożony żaden wniosek o płatność pośrednią i wniosek o płatność końcową próba dokumentów do kontroli wybierana jest z całej dokumentacji finansowej dotyczącej projektu. Dobór próby dokumentów do kontroli dokonywany będzie w oparciu o wartość dokumentów. W ramach kosztów bezpośrednich i kosztów pośrednich kontroli podlegać będą te dokumenty, których łączna wartość przekracza co najmniej 10% wartości zadania i wartości kosztów pośrednich (wyłącznie w przypadku, gdy Beneficjent rozlicza koszty pośrednie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków) wykazane w danym wniosku o płatność. Jeżeli nie złożono wniosku o płatność, dobór próby dokumentów do kontroli dokonywany będzie w oparciu o wysokość wydatków poniesionych od początku realizacji projektu w ramach danego zadania i kosztów pośrednich. Dokumenty będą wybierane na podstawie losowania przypadkowego oraz wyboru na podstawie osądu eksperckiego.

Wybór dokumentów do kontroli w pozostałych obszarach dokonywany będzie w oparciu o dobór losowy z interwałem, losowanie przypadkowe oraz na podstawie osądu eksperckiego, w zależności od obszaru realizacji projektu. 

Dobór losowy z interwałem jest metodą statystyczną opartą na założeniu, że przy określonym poziomie ufności losowo wybrana próba elementów danej populacji będzie posiadała takie same charakterystyki jakie występują w całej populacji. Umożliwia to wyciąganie wniosków na temat całej populacji objętej kontrolą na podstawie danych uzyskanych z próby reprezentatywnej. Podczas kontroli elementy próby zostaną wybrane z populacji w taki sposób, aby odległość pomiędzy każdym wybranym elementem była równa określonemu interwałowi, przy czym pierwszy element zostanie wybrany losowo.

Sposób postępowania przy zastosowaniu ww. metody doboru próby przedstawia się następująco:
•	wszystkie elementy populacji zostaną uszeregowane;
•	obliczona zostanie wielkość interwału przez podzielenie wielkości populacji przez wielkość próby;
•	wybrany zostanie losowo punkt startowy;
•	wybrane zostaną kolejne elementy poprzez odmierzenie od punktu startowego wielkości interwału. 
Zastosowanie tej metody pozwala na uzyskanie wiarygodnego, obiektywnego i statystycznie uzasadnionego wyniku kontroli, nie obciążonego ryzykiem tendencyjności.

4.7.4.	Wzór analizy ryzyka projektów konkursowych
Metodologia wyboru projektów konkursowych do kontroli wg następujących czynników ryzyka:
A.	Wartość projektu (waga czynnika 0,1);
B.	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych / w trybie konkurencyjności (pod warunkiem dostępności danych) (waga czynnika 0,1); 
C.	Całkowita wartość stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych lub ich udział w wartości projektu (stwierdzone na podstawie kontroli na miejscu), (waga czynnika 0,02);
D.	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach RPO WSL/PO WER (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego, w perspektywie 2014-2020) (waga czynnika 0,03);
E.	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/ PO RYBY (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020) (waga czynnika 0,02);
F.	Liczba uczestników projektu objętych formami wsparcia w ramach projektu (waga czynnika 0,06);
G.	Liczba partnerów projektu (waga czynnika 0,07);
H.	Możliwość wystąpienia podwójnego finansowania w ramach projektów współfinansowanych z PO KL/RPO WSL/PO WER (waga czynnika 0,1);
I.	Wyniki poprzednio przeprowadzonych kontroli projektu/ów danego Beneficjenta w bieżącym okresie programowania (ocena uchybień i/lub nieprawidłowości na podstawie wyników kontroli przeprowadzonych przez WUP Katowice) (waga czynnika 0,4);
J.	Fakt złożenia skargi na realizację projektu (na podstawie rejestru skarg prowadzonego przez WUP Katowice) (waga czynnika 0,10).

L.p	Nazwa Beneficjenta, tytuł projektu oraz numer umowy	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	wartość czynnika 
(pkt. 1-3)	waga	otrzymane punkty (wartość x waga)	SUMA punktów	
		 Wartość projektu 	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych / w trybie konkurencyjności	Całkowita wartość stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych lub ich udział w wartości projektu	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych z  RPO WSL/PO WER	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/ PO RYBY	Liczba uczestników projektu objętych formami wsparcia w ramach projektu	Liczba partnerów projektu	Możliwość wystąpienia podwójnego 
finansowania w ramach projektów współfinansowanych z PO KL/RPO WSL/PO WER	Wyniki poprzednio przeprowadzonych kontroli projektu/ów danego Beneficjenta przez WUP  w bieżącym okresie programowania	Fakt złożenia skargi na realizację projektu					
1	 	 	 	 	 	 	 	 		 		A	 	0,10	 	0,00	
												B	 	0,10	 		
												C	 	0,02	 		
												D	 	0,03	 		
												E	 	0,02	 		
												F	 	0,06	 		
												G	 	0,07	 		
												H	 	0,10	 		
												I
J	 	0,40
0,10	 		

A.	Ocena wartości projektu (waga czynnika 0,1)
•	do 40% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 1 pkt.
•	od 40% do 90% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 2 pkt.
•	powyżej 90% średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

B.	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych / w trybie konkurencyjności (pod warunkiem dostępności danych) (waga czynnika 0,1)
•	brak zamówień/brak danych (0) = 1 pkt.
•	1 zamówienie = 2 pkt.
•	2 i więcej zamówień = 3 pkt.

C.	Całkowita wartość stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych lub ich udział w wartości projektu (stwierdzone na podstawie kontroli na miejscu) (waga czynnika 0,02);
•	do 40% powyżej średniej wartości zatwierdzonych wydatków = 1 pkt.
•	od 40% do 90% powyżej średniej wartości zatwierdzonych wydatków = 2 pkt.
•	powyżej 90% średniej wartości zatwierdzonych wydatków = 3 pkt.

D.	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach RPO WSL/PO WER (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego, w perspektywie 2014-2020) (waga czynnika 0,03);
•	brak projektów (0) = 3 pkt.
•	od 1 do 5 projektów = 2 pkt.
•	6 i więcej projektów = 1 pkt.

E.	Ocena liczby realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach PROW/PO RYBY (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020) (waga czynnika 0,02);
•	brak projektów (0) = 1 pkt.
•	od 1 do 3 projektów = 2 pkt.
•	4 i więcej projektów = 3 pkt.

F.	Ocena liczby uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu (waga czynnika 0,06);
•	do 40% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 1 pkt.
•	od 40 do 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka= 2 pkt.
•	powyżej 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

G.	Ocena liczby partnerów projektu (waga czynnika 0,07)
•	brak partnerów (0) = 1 pkt.
•	1 partner = 2 pkt.
•	2 i więcej partnerów = 3 pkt.

H.	Ocena możliwości wystąpienia podwójnego finansowania w ramach projektów współfinansowanych z PO KL/RPO WSL/PO WER (waga czynnika 0,1);
•	ON – okres realizacji innego/ych projektu/ów nie nakłada/ją się z projektem poddanym analizie ryzyka (co najmniej o miesiąc) = 1 pkt.
•	OP – okres realizacji jednego projektu nakłada się z projektem poddanym analizie ryzyka (co najmniej o miesiąc) = 2 pkt.
•	ODP – okres realizacji dwóch i więcej projektów nakłada się z projektem poddanym analizie ryzyka (co najmniej o miesiąc) = 3 pkt.

I.	Wyniki poprzednio przeprowadzonych kontroli projektu/ów danego Beneficjenta w bieżącym okresie programowania (ocena uchybień i/lub nieprawidłowości na podstawie wyników kontroli przeprowadzonych przez WUP Katowice) (waga czynnika 0,4);
•	PU – w wyniku przeprowadzonych kontroli stwierdzono, iż projekt/y realizowany/e jest/są poprawnie, brak uchybień i nieprawidłowości bądź kontrola wykazała uchybienia nie mające wpływu na kwalifikowalność wydatków/wydatki niekwalifikowane stanowiące mniej niż 10% wartości zweryfikowanych wydatków = 1 pkt.
•	PN – kontrola wykazała wydatki niekwalifikowalne stanowiące co najmniej 10% wartości zweryfikowanych wydatków = 2 pkt.
•	PB – nie przeprowadzono kontroli projektu/ów danego Beneficjenta = 3 pkt.

J.	Fakt złożenia skargi na realizację projektu (na podstawie rejestru skarg prowadzonego przez WUP Katowice) (waga czynnika 0,10)
•	brak skarg (0) = 1 pkt.
•	1 skarga = 2 pkt.
•	2 i więcej skarg = 3 pkt.

W związku z powyższym maksymalna liczba możliwych do uzyskania punktów wynosi: 3 pkt. 

Do kontroli wybrane zostaną projekty najbardziej ryzykowne, które uzyskały największą liczbę punktów dla danej grupy ryzyka w wyniku dokonanej analizy ryzyka. Po określeniu wartości dla danego czynnika ryzyka, nastąpi przemnożenie wartości nadanej danemu czynnikowi ryzyka przez jego wagę. W wyniku powyższego każdy projekt uzyska adekwatną liczbę punktów. 
Sposób postępowania przy wyborze projektów do kontroli w ramach danego Działania/ Poddziałania (w przypadku co najmniej 12 projektów oraz poniżej 12 projektów) szczegółowo opisano w pkt 4.7.1 niniejszego Planu Kontroli.

4.7.5.	Wzór analizy ryzyka projektów pozakonkursowych
Metodologia wyboru projektów pozakonkursowych do kontroli wg następujących czynników ryzyka:
A.	Wartość projektu (waga czynnika 0,1);
B.	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych / w trybie konkurencyjności (pod warunkiem dostępności danych) (waga czynnika 0,1); 
C.	Całkowita wartość stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych lub ich udział w wartości projektu (stwierdzone na podstawie kontroli na miejscu), (waga czynnika 0,02);
D.	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach RPO WSL/PO WER (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego, w perspektywie 2014-2020) (waga czynnika 0,03);
E.	Możliwość wystąpienia podwójnego finansowania w ramach projektów współfinansowanych z PO KL/RPO WSL/PO WER (waga czynnika 0,1);
F.	Liczba uczestników projektu objętych formami wsparcia w ramach projektu (waga czynnika 0,08);
G.	Liczba partnerów projektu (waga czynnika 0,07);
H.	Wyniki poprzednio przeprowadzonych kontroli projektu/ów danego Beneficjenta w bieżącym okresie programowania (ocena uchybień i/lub nieprawidłowości na podstawie wyników kontroli przeprowadzonych przez WUP Katowice) (waga czynnika 0,4);
I.	Fakt złożenia skargi na realizację projektu (na podstawie rejestru skarg prowadzonego przez WUP Katowice) (waga czynnika 0,10).

L.p	Nazwa Beneficjenta, tytuł projektu oraz numer umowy	A	B	C	D	E	F	G	H	I	wartość czynnika 
(pkt. 1-3)	waga	otrzymane punkty (wartość x waga)	SUMA punktów	
		 Wartość projektu 	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych / w trybie konkurencyjności	Całkowita wartość stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych lub ich udział w wartości projektu	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych z  RPO WSL/PO WER	Możliwość wystąpienia podwójnego finansowania w ramach projektów współfinansowanych z PO KL/RPO WSL/PO WER	Liczba uczestników projektu objętych formami wsparcia w ramach projektu	Liczba partnerów projektu	Wyniki poprzednio przeprowadzonych kontroli projektu/ów danego Beneficjenta przez WUP  w bieżącym okresie programowania	Fakt złożenia skargi na realizację projektu					
1	 	 	 	 	 		 	 	 		A	 	0,10	 	0,00	
											B	 	0,10	 		
											C	 	0,02	 		
											D	 	0,03	 		
											E	 	0,10	 		
											F	 	0,08	 		
											G	 	0,07	 		
											H	 	0,40	 		
											I	 	0,10	 		

A.	Ocena wartości projektu (waga czynnika 0,1)
•	do 40% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 1 pkt.
•	od 40% do 90% powyżej średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 2 pkt.
•	powyżej 90% średniej wartości projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

B.	Zadeklarowanie przez Beneficjenta realizacji zamówień publicznych / w trybie konkurencyjności (pod warunkiem dostępności danych) (waga czynnika 0,1)
•	brak zamówień/brak danych (0) = 1 pkt.
•	1 zamówienie = 2 pkt.
•	2 i więcej zamówień = 3 pkt.

C.	Całkowita wartość stwierdzonych wydatków niekwalifikowalnych lub ich udział w wartości projektu (stwierdzone na podstawie kontroli na miejscu) (waga czynnika 0,02);
•	do 40% powyżej średniej wartości zatwierdzonych wydatków = 1 pkt.
•	od 40% do 90% powyżej średniej wartości zatwierdzonych wydatków = 2 pkt.
•	powyżej 90% średniej wartości zatwierdzonych wydatków = 3 pkt.

D.	Liczba realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych w ramach RPO WSL/PO WER (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta na terenie województwa śląskiego, w perspektywie 2014-2020) (waga czynnika 0,03);
•	brak projektów (0) = 3 pkt.
•	od 1 do 5 projektów = 2 pkt.
•	6 i więcej projektów = 1 pkt.

E.	Ocena możliwości wystąpienia podwójnego finansowania w ramach projektów współfinansowanych z EFS/RPO WSL/PO WER (dotyczy projektów realizowanych przez danego Beneficjenta w perspektywie 2014-2020 (waga czynnika 0,1);
•	ON – okres realizacji innego/ych projektu/ów nie nakłada/ją się z projektem poddanym analizie ryzyka (co najmniej o miesiąc) = 1 pkt.
•	OP – okres realizacji jednego projektu nakłada się z projektem poddanym analizie ryzyka (co najmniej o miesiąc) = 2 pkt.
•	ODP – okres realizacji dwóch i więcej projektów nakłada się z projektem poddanym analizie ryzyka (co najmniej o miesiąc) = 3 pkt.

F.	Ocena liczby uczestników objętych formami wsparcia w ramach projektu (waga czynnika 0,08);
•	do 40% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 1 pkt.
•	od 40 do 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka= 2 pkt.
•	powyżej 80% powyżej średniej liczby uczestników projektów objętych kwartalną analizą ryzyka = 3 pkt.

G.	Ocena liczby partnerów projektu (waga czynnika 0,07)
•	brak partnerów (0) = 1 pkt.
•	1 partner = 2 pkt.
•	2 i więcej partnerów = 3 pkt.

H.	Wyniki poprzednio przeprowadzonych kontroli projektu/ów danego Beneficjenta w bieżącym okresie programowania (ocena uchybień i/lub nieprawidłowości na podstawie wyników kontroli przeprowadzonych przez WUP Katowice) (waga czynnika 0,4);
•	PU – w wyniku przeprowadzonych kontroli stwierdzono, iż projekt/y realizowany/e jest/są poprawnie, brak uchybień i nieprawidłowości bądź kontrola wykazała uchybienia nie mające wpływu na kwalifikowalność wydatków/wydatki niekwalifikowane stanowiące mniej niż 10% wartości zweryfikowanych wydatków = 1 pkt.
•	PN – kontrola wykazała wydatki niekwalifikowalne stanowiące co najmniej 10% wartości zweryfikowanych wydatków = 2 pkt.
•	PB – nie przeprowadzono kontroli projektu/ów danego Beneficjenta = 3 pkt.

I.	Fakt złożenia skargi na realizację projektu (na podstawie rejestru skarg prowadzonego przez WUP Katowice) (waga czynnika 0,10)
•	brak skarg (0) = 1 pkt.
•	1 skarga = 2 pkt.
•	2 i więcej skarg = 3 pkt.

W związku z powyższym maksymalna liczba możliwych do uzyskania punktów wynosi: 3 pkt. 

Do kontroli wybrane zostaną projekty najbardziej ryzykowne, które uzyskały największą liczbę punktów dla danej grupy ryzyka w wyniku dokonanej analizy ryzyka. Po określeniu wartości dla danego czynnika ryzyka, nastąpi przemnożenie wartości nadanej danemu czynnikowi ryzyka przez jego wagę. W wyniku powyższego każdy projekt uzyska adekwatną liczbę punktów. 
Sposób postępowania przy wyborze projektów do kontroli w ramach danego Działania/ Poddziałania (w przypadku co najmniej 12 projektów oraz poniżej 12 projektów) szczegółowo opisano w pkt 4.7.1 niniejszego Planu Kontroli.

4.7.6.	Wzór zestawienia projektów wybranych do kontroli na podstawie kwartalnej analizy ryzyka
Półrocze	Kontrolowana
instytucja *
	Czas trwania kontroli
(1-4 dni)	Termin przeprowadzania
kontroli	Liczebność Zespołu
kontrolującego
(min. 2 osoby)	Zakres
kontroli **
	
Działanie 7.1
Poddziałanie 7.1.1 						
I						
II						
Działanie 7.1
Poddziałanie 7.1.2						
I						
II						
Działanie 7.1
Poddziałanie 7.1.3						
I						
II						

Działanie 7.2
						
I						
II						
Działanie 7.3
Poddziałanie 7.3.1						
I						
II						
Działanie 7.3
Poddziałanie 7.3.2						
I						
II						
Działanie 7.3
Poddziałanie 7.3.3						
I						
II						
Działanie 7.4
Poddziałanie 7.4.1						
I						
II						
Działanie 7.4
Poddziałanie 7.4.2						
I						
II						
Działanie 8.2
Poddziałanie 8.2.1						
I						
II						
Działanie 8.2
Poddziałanie 8.2.2						
I						
II						
Działanie 8.2
Poddziałanie 8.2.3						
I						
II						

Działanie 11.3
						
I						
II						
Działanie 11.4
Poddziałanie 11.4.1						
I						
II						
Działanie 11.4
Poddziałanie 11.4.2						
I						
II						
Działanie 11.4
Poddziałanie 11.4.3						
I						
II						

4.8.	Metodologia kontroli krzyżowej
W okresie od 1 lipca 2015 r. do 30 czerwca 2016 r. kontrola krzyżowa będzie obejmowała co kwartał próbę 5% wszystkich beneficjentów RPO WSL 2014-2020, którzy realizowali/realizują więcej niż jeden projekt w ramach RPO WSL 2014-2020 (procedura przeprowadzana będzie do 5 dnia od zakończenia każdego kwartału).
5.	
Plan kontroli
5.1.	Plan kontroli systemowych
Miesiąc/ kwartał	Instytucja kontrolująca	Instytucja kontrolowana	Kontrolowane procesy	Czas trwania kontroli	Liczebność zespołu kontrolnego	Informacje dodatkowe	

IV kwartał 2015 r.	
IZ RPO WSL	
Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach	1)	przygotowanie instytucji do pełnienia funkcji IP (zasoby i kompetencje)
2)	nabór i ocena wniosków o dofinansowanie
3)	wybór projektów do dofinansowania
4)	zawieranie, aneksowanie i rozwiązywanie umów z wnioskodawcami
5)	rozpatrywanie środków odwoławczych (w zakresie autokorekty)
6)	wprowadzanie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych
7)	monitorowanie postępów w realizacji Działań, w tym przygotowywania prognoz wydatków w ramach wdrażanych Działań
8)	informacja i promocja
9)	obsługa CST i LSI 2014	
nie krócej niż 10 dni roboczych	
nie mniej niż 3 osoby		

I kwartał 2016 r.	
IZ RPO WSL	
Śląskie Centrum Przedsiębiorczości	1)	przygotowanie instytucji do pełnienia funkcji IP (zasoby i kompetencje)
2)	nabór i ocena wniosków o dofinansowanie
3)	wybór projektów do dofinansowania
4)	rozpatrywanie środków odwoławczych (w zakresie autokorekty)
5)	monitorowanie postępów w realizacji Działań, w tym przygotowywania prognoz wydatków w ramach wdrażanych Działań
6)	wprowadzanie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych
7)	informacja i promocja
8)	obsługa CST i LSI 2014	
nie krócej niż 10 dni roboczych	
Nie mniej niż 3 osoby		

II kwartał 2016 r.	
IZ RPO WSL	

1) Miasto Bielsko-Biała, 
	1)	przygotowanie instytucji do pełnienia funkcji IP (zasoby i kompetencje)
2)	nabór i ocena wniosków o dofinansowanie
3)	wybór projektów do dofinansowania
4)	wprowadzanie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych
5)	sprawozdawczość z realizacji powierzonych Działań RPO WSL
6)	informacja i promocja
7)	obsługa CST i LSI 2014
8)	 zapewnienie przechowywania wszystkich dokumentów dotyczących projektu, wydatków, kontroli i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu
9)	 przechowywanie i archiwizowanie dokumentów	
nie krócej niż 5 dni roboczych
	
Nie mniej niż 2 osoby		
		
2)Miasto Częstochowa,
		nie krócej niż 5 dni roboczych
	Nie mniej niż 2 osoby		
		3)Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku,
		nie krócej niż 5 dni roboczych
	nie mniej niż 2 osoby		
		4)Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach		nie krócej niż 5 dni roboczych
	nie mniej niż 2 osoby		

5.2.	Plan kontroli IF 
W latach 2014-2020 kontrola przeprowadzana będzie u każdego pośrednika finansowego przynajmniej raz w każdym roku. Kontrola prowadzona jest, co do zasady, w siedzibie instytucji kontrolowanej.
5.3.	Plan kontroli PD PT
Termin	Instytucja kontrolująca	Kontrolowana instytucja lub komórka	Nazwa projektu	Planowany czas trwania kontroli	Minimalna liczebność zespołu kontrolującego	Informacje dodatkowe	
I półrocze 2016	IZ RPO WSL	Województwo Śląskie – Wydział Rozwoju Regionalnego	Plan Działań Pomocy Technicznej na rok 2015 
	60 dni	2 osoby	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
I półrocze 2016	IZ RPO WSL	Województwo Śląskie – Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego	Plan Działań Pomocy Technicznej na rok 2015 
	60 dni	2 osoby	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
I półrocze 2016	IZ RPO WSL	Województwo Śląskie - Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego	Plan Działań Pomocy Technicznej na rok 2015 
	 60 dni	2 osoby	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
I półrocze 2016	IZ RPO WSL	Wojewódzki Urząd Pracy 	Plan Działań Pomocy Technicznej na rok 2015 
	60 dni	2 osoby	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
I półrocze 2016	IZ RPO WSL	Śląskie Centrum Przedsiębiorczości	Plan Działań Pomocy Technicznej na rok 2015 
	60 dni	2 osoby	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
I półrocze 2016	IZ RPO WSL	Miasto Bielsko - Biała	Plan Działań Pomocy Technicznej na rok 2015 
	40 dni	2 osoby	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
I półrocze 2016	IZ RPO WSL	Gmina Miasto Częstochowa	Plan Działań Pomocy Technicznej na rok 2015 
	40 dni	2 osoby	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
I półrocze 2016	IZ RPO WSL	Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku 
	Plan Działań Pomocy Technicznej na rok 2015 
	40 dni	2 osoby	Kontrola na zakończenie realizacji projektu	
 
5.4.	Plan kontroli EFRR
Nie są planowane żadne kontrole projektów w drugim półroczu 2015 r., natomiast liczbę planowanych kontroli projektów w pierwszym półroczu 2016 r. można będzie wstępnie oszacować pod koniec 2015 r.
5.5.	Plan kontroli EFS
Ze względu na fakt, iż aktualnie nie są prowadzone nabory wniosków o dofinansowanie ze środków RPO WSL 2014-2020, nie są planowane żadne kontrole w drugim półroczu 2015 r., natomiast liczbę planowanych kontroli projektów w pierwszym półroczu 2016 r. można będzie wstępnie oszacować pod koniec 2015 r.
5.6.	Plan kontroli ŚCP
Na dzień sporządzania poniższego harmonogramu kontroli, w okresie od 1 lipca 2015 r. do 30 czerwca 2016 r. nie przewiduje się przeprowadzenia planowych kontroli projektów. 

Miesiąc/ kwartał 	Liczba planowanych kontroli (kontrole na miejscu realizacji projektów)	Kontrole trwałości	Szacunkowy czas trwania kontroli
[liczba dni ]	Minimalna liczba osób przeprowadzających weryfikację/kontrolę 	
III kwart. 2015	-	-	-	-	
IV kwart.
2015	-	-	-	-	
I kwart. 2016	-	-	-	-	
II kwart. 2016	-	-	-	-	
Suma:	-	-	

5.7.	Plan kontroli WUP
Ze względu na fakt, iż aktualnie nie są prowadzone nabory wniosków o dofinansowanie ze środków RPO WSL 2014-2020, nie są planowane żadne kontrole w drugim półroczu 2015 r., natomiast liczbę planowanych kontroli projektów w pierwszym półroczu 2016 r. można będzie wstępnie oszacować pod koniec 2015 r.

Sporządził:			 2015 r.	
Zaakceptował:			2015 r.	
Zatwierdził:			2015 r.