Katowice, 9 czerwca 2015 r.
                   ZARZĄD                                        
WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO 
FS-ZN.3161.00009.2015.MPT
FS-ZN.KW-00152/15
rkw-039432/15

DECYZJA NR  FS/990/2015
w sprawie umorzenia postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu dofinansowania i określenia terminu, od którego nalicza się odsetki

W wydaniu decyzji udział brali członkowie Zarządu Województwa Śląskiego:  
Wojciech Saługa – Marszałek Województwa Śląskiego
 Aleksandra Skowronek – Wicemarszałek Województwa
Stanisław Dąbrowa   –  Wicemarszałek Województwa
Gabriela Lenartowicz –  Członek Zarządu
Kazimierz Karolczak – Członek Zarządu
Na podstawie art. 41 ust. 1 i art. 46 ust. 2a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (tekst jednolity:   Dz. U. z 2013 r., poz. 596 z późn. zm.), art. 5 ust. 1 i 3, art. 211 ust. 1 oraz 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), w związku z art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1241 z późn. zm.),  art. 104 oraz art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U.  z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.) w związku z art. 59 § 1 pkt 9 i art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U.  z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.), art. 21 ust. 5 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116, poz. 1206 z późn. zm.), w związku z Załącznikiem nr 1 do Porozumienia w sprawie podziału kompetencji w procesie wdrażania Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004 – 2006, zawartego w dniu 14 maja 2004 r. pomiędzy Ministrem Gospodarki i Pracy, Samorządem Województwa oraz Wojewodą.
ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO
umarza wszczęte z urzędu w dniu 14 kwietnia 2015 r. postępowanie administracyjne w sprawie zwrotu przez Główny Instytut Górnictwa (adres: Plac Gwarków 1,                        40-166 Katowice) nieprawidłowo wykorzystanego dofinansowania, otrzymanego na podstawie umowy nr Z/2.24/II/2.6/11/05/U/3/06 o dofinansowanie projektu Z/2.24/II/2.6/11/05 z dnia 7 lutego 2006 r. w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego.

UZASADNIENIE
W dniu 7 lutego 2006 r. Samorząd Województwa Śląskiego, jako Instytucja Wdrażająca Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, zawarł z Beneficjentem – Głównym Instytutem Górnictwa w Katowicach (adres: Plac Gwarków1, 40-166 Katowice, REGON: 000023461, NIP: 6340126016) umowę nr Z/2.24/II/2.6/11/05/U/3/06 o dofinansowanie projektu Z/2.24/II/2.6/11/05 pn. „Innowacyjny Śląski Klaster Czystych Technologii Węglowych” (zwaną dalej umową o dofinansowanie). Umowa ta została zmieniona Aneksem nr 1 z dnia 19 grudnia 2006 r. oraz Aneksem nr 2 z dnia 2 października 2007 r. Realizacja projektu przypadała na okres od 1 marca 2006 r. do 31 sierpnia 2007 r. w ramach Działania 2.6 Regionalne Strategie Innowacyjne i transfer wiedzy, Priorytetu 2 – Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach, Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006.
Celem projektu było wzmocnienie interakcji pomiędzy przemysłem, sektorem B+R oraz administracją samorządową, zmierzające do wzmocnienia przewagi konkurencyjnej regionu. W wyniku tych działań miał powstać klaster – sieć powiązanych ze sobą przedsiębiorstw, instytucji naukowo-badawczych, jednostek samorządu terytorialnego, gotowych do realizacji wspólnych działań zorientowanych na podniesienie efektywności i konkurencyjności kompleksu węglowo-energetycznego zlokalizowanego w regionie. Projekt miał być realizowany w pięciu etapach polegających na określeniu powiązań miedzy uczestnikami klastera oraz przeprowadzeniu analizy konkurencyjnej regionu i analizy SWOT klastera, zdefiniowaniu podczas warsztatów strategicznych działań, które podjęte zostaną w ramach klastera oraz określeniu metodologii ich monitoringu i oceny, budowie centrum zarządzającego klasterem (miała zostać określona struktura zarządzania oraz wyłoniony animator działań klastera), opracowaniu programu B+R klastera, przygotowaniu oraz przeprowadzeniu akcji informacyjno-promocyjnej zachęcającej firmy i instytucje regionu do współpracy w ramach klastera czystego węgla.
Zgodnie z zapisami § 2 Umowy o dofinansowanie Instytucja Wdrażająca przyznała Beneficjentowi na realizację Projektu dofinansowanie, w formie dotacji w kwocie nie większej niż 1 626 990,60 PLN.
W dniach od 7 maja 2009 r. do 13 października 2009 r., na podstawie postanowienia Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Katowicach nr UKS2491/DE/42/12/09/1/005 z dnia 6 maja 2009 r. i związanych z nim upoważnień do przeprowadzenia postępowania kontrolnego nr UKS2491/DE/42/12/09/2/006 oraz do przeprowadzenia czynności kontrolnych nr UKS2491/DE/42/12/09/4/07, Urząd Kontroli Skarbowej w Katowicach przeprowadził kontrolę dotyczącą projektu „Innowacyjny Śląski Klaster Czystych Technologii Węglowych” realizowanego przez Główny Instytut Górnictwa w Katowicach. Urząd Kontroli Skarbowej w dokumencie „Wyniki kontroli” nr UKS2491/DE/42/12/09/18/023 zakwestionował wydatki związane ze sporządzeniem dokumentu o nazwie „Raport z przeprowadzonego auditu kompetencyjnego” stanowiącego potwierdzenie realizowania zakładanego rezultatu projektu, wskazanego w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego realizacji projektu w ramach Priorytetu 2 – Wzmocnienie rozwoju zasobów ludzkich w regionach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006. Przedstawiony przez Urząd Kontroli Skarbowej zarzut dotyczył naruszenia przez zamawiającego art. 32 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, poprzez nieuprawniony podział zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy w zakresie udzielenia zamówienia na przeprowadzenie audytu.
Zgodnie ze „Szczegółowym kosztorysem projektu”, stanowiącym załącznik do wniosku o dofinansowanie, będącego integralną częścią umowy o dofinansowanie projektu zawartej w dniu 7 lutego 2006 r., zaplanowano wynagrodzenie dla dwóch ekspertów prowadzących audyt kompetencyjny zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie. W rzeczywistości audyty zostały wykonane przez 14 osób (Instytucja Wdrażająca wyraziła zgodę na tego rodzaju zmianę), z którymi w dniu 21 kwietnia 2006 r. Główny Instytut Górnictwa zawarł umowy zlecenia. Każdy audyt przeprowadzany był przez dwuosobowy zespół, w którym jedna z osób dysponowała niezbędną wiedzą z zakresu górnictwa, a druga z zakresu energetyki. Zgodnie z opinią Urzędu Kontroli Skarbowej, wyrażoną w Wyniku kontroli, formuła kwestionariusza audytu kompetencyjnego nie wymagała odrębnej, specjalistycznej wiedzy z zakresu wyżej wymienionych dwóch dziedzin. W tej sytuacji przedmiot zamówienia (łącznie z zakresu górnictwa i energetyki) mógłby zostać zrealizowany przez jednego wykonawcę, a wartość przedmiotu zamówienia powodowałaby konieczność stosowania trybu konkurencyjnego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.
Nie ulega wątpliwości, że wszystkie audyty w części dotyczącej górnictwa mogły zostać wykonane przez jednego wykonawcę (osobę specjalizującą się w tematyce górnictwa), co można stwierdzić zarówno na podstawie zapisu „Szczegółowego kosztorysu projektu”, jak i jednorodnego charakteru czynności wykonanych w rzeczywistości przez większą liczbę osób. Analogicznie nie ulega wątpliwości, że wszystkie audyty w części dotyczącej energetyki mogły zostać wykonane przez jednego wykonawcę (osobę specjalizującą się w tematyce energetyki). W tej sytuacji wartość każdego przedmiotu zamówienia z osobna (jednego z zakresu górnictwa i jednego z zakresu energetyki) nie przekraczałaby progu powodującego konieczność stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Budzi natomiast wątpliwości fakt, czy w istocie przeprowadzenie audytu wymagało odrębnej wiedzy z zakresu górnictwa oraz odrębnej wiedzy z zakresu energetyki. Ustalenie tej kwestii wymagało specjalistycznej wiedzy w zakresie górnictwa i energetyki, a tym samym zasięgnięcia opinii merytorycznej.
W związku z powyższym, zwrócono się o wydanie opinii na temat Raportu z przeprowadzonego auditu kompetencyjnego do Wydziału Gospodarki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. W kontekście oceny kwalifikowalności wydatku poniesionego z tytułu przeprowadzenia audytu kompetencyjnego poproszono o przedstawienie opinii czy raport z przeprowadzonego audytu kompetencyjnego pozwala na zdobycie nowej wiedzy o zjawiskach i faktach z zakresu górnictwa i energetyki, ukierunkowanej bezpośrednio na stosowanie w praktyce i czy zawiera on w swej treści rozwiązania, które w ówczesnym czasie można było uznać za nowatorskie. 
W opinii przedstawionej przez Wydział Gospodarki (sygnatura GP RG0725-00017/10)  wskazano, że zamieszczone w raporcie opinie ekspertów dość szczegółowo opisują zagadnienia dotyczące górnictwa, a w mniejszym stopniu dotyczą energetyki. Zidentyfikowano w nich problemy i zagrożenia występujące w górnictwie węgla kamiennego oraz przedstawiono propozycje restrukturyzacji sektora wydobywczego, głównie w oparciu o istniejące doświadczenie światowe. Przedstawiona opinia wskazuje, że raport w niewielkim stopniu zawiera opis nowatorskich technologii dotyczących czystych technologii węglowych. Ponadto w opinii stwierdzono, że zamieszczone w raporcie informacje pogłębiają wiedzę na temat branży górniczej i zwracają uwagę na potrzebę zmian dostosowujących górnictwo do obecnych realiów, głównie zaostrzających się przepisów ochrony środowiska, wymogów prawa unijnego oraz transformującej się branży energetycznej.
Pismem z dnia 22 maja 2013 r. (sygnatura FS.ZN.433.0017.2012.IM.106/13, rkw-12066/13) skierowanym do Dyrektora Departamentu Koordynacji Programów Regionalnych i Cyfryzacji Ministerstwa Rozwoju Regionalnego przedstawiono stanowisko Instytucji Wdrażającej w sprawie uznania kwalifikowalności wydatków poniesionych na wynagrodzenia osób świadczących usługi w zakresie badań, analiz i ekspertyz, wykazanych w podkategorii 6.1.1.1.7 budżetu projektu na podstawie, której Główny Instytut Górnictwa w Katowicach, będący Beneficjentem projektu, sfinansował realizację zadania związanego z przeprowadzeniem audytu kompetencyjnego. Instytucja Wdrażająca wskazała, stanowisko, zgodnie z którym charakter zamówienia uniemożliwiał powierzenie wykonania zamówienia jednemu wykonawcy. W piśmie tym Instytucja Wdrażająca stwierdza, że nie występują okoliczności wypełniające hipotezę normy dającą podstawę do stwierdzenia naruszenia przez Beneficjenta art. 32 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r., Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) poprzez dokonanie niedopuszczalnego podziału zamówienia na części. Instytucja Wdrażająca wskazała, że nie dopatrzyła się w działaniu Beneficjenta naruszenia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, w zakresie oszacowania wartości zamówienia oraz, że poniesione wydatki z tytułu przeprowadzenia audytu kompetencyjnego wpisują się zasady kwalifikowalności określone w dokumentach programowych ZPORR. Instytucja Wdrażająca, wskazując iż powodem przekazania informacji o nieprawidłowościach, jakie wystąpiły w projekcie pn. „Innowacyjny Śląski Klaster Czystych Technologii Węglowych” były zarzuty Urzędu Kontroli Skarbowej, przedstawione w wynikach kontroli nr UKS2491/DE/42/12/09/18/023, które w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego nie zostały potwierdzone, wniosła o zaprzestanie składania w tym przypadku dalszych kwartalnych raportów o nieprawidłowościach.
W odpowiedzi na wskazane pismo z dnia 22 maja 2013 r., pismem z dnia 5 września 2014 r. (sygnatura DKF-IV-755-79-ABI/MT/14, NK 241759/14), Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, będące Instytucją Zarządzającą Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, wskazało, iż przedstawione argumenty mające uzasadnić zlecanie usług w zakresie przeprowadzenia audytów kompetencyjnych z wyłączeniem Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych nie zasługują na uwzględnienie. Podkreślono, że usługa w dziedzinie audytu kompetencyjnego to usługa w zakresie diagnozy i oceny kompetencji, predyspozycji danej osoby czy grupy osób w zakresie wiedzy, umiejętności i postaw. Wskazano, iż punktem wyjścia dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z podziałem zamówienia, powinno być ustalenie czy wykonanie audytu kompetencyjnego jest usługą, która różni się specyfiką w zależności od branży. Zdaniem IZ ZPORR w przedstawionej analizie nie udowodniono, że taka zależność istnieje. W opinii IZ ZPORR za nieuprawniony należy uznać argument, jakoby przyczyną zlecenia wykonania audytów z pominięciem ustawy Prawo zamówień publicznych dwóm różnym wykonawcom, był brak możliwości wykonania obu audytów w ramach jednego badania, bowiem przepisy ustawy prawo zamówień publicznych nie zabraniają przeprowadzenia dwóch odrębnych postępowań. Również, zdaniem IZ ZPORR podnoszenie jako argumentu przemawiającego za uznaniem postępowania zamawiającego jako prawidłowego wyników analizy sporządzonej przez Wydział Gospodarki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, której celem było ustalenie czy raport z przeprowadzonego audytu kompetencyjnego pozwala na zdobycie nowej wiedzy o zjawiskach i faktach z zakresu górnictwa i energetyki, ukierunkowanej bezpośrednio na stosowanie w praktyce i czy zawiera on w swej treści nowatorskie rozwiązania, nie ma znaczenia w odniesieniu do oceny poprawności działań zamawiającego w powyższym zakresie. Zdaniem IZ ZPORR w żaden sposób nie udowodniono, że audyt kompetencyjny wykonywany w sektorze górnictwa różni się od audytu kompetencyjnego wykonywanego w sektorze energetyki w sposób, który uniemożliwiałby wykonanie tej usługi przez jednego wykonawcę, a wskazywany jako niezbędny przez Beneficjenta podział audytorów na dwie grupy nie uprawniał do oszacowania wartości zamówienia w sposób, który uniemożliwił niezastosowanie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. IZ ZPORR wskazała, iż w związku z powyższym nie jest możliwe zaprzestanie składania kwartalnych raportów dotyczących przedmiotowej nieprawidłowości ani odstąpienie od działań korygujących.
Po   dokonaniu szeregu ustaleń i ponownej analizie zgromadzonej dokumentacji, w oparciu o stanowisko Urzędu Kontroli Skarbowej oraz  Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, będącego Instytucją Zarządzającą Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego stwierdzono, że wszystkie zawarte z wykonawcami audytu umowy zlecenia przewidywały ten sam przedmiot zamówienia, tj. przeprowadzenie audytu kompetencyjnego ze wskazanymi przez Menadżera Projektu ekspertami, tzw. sędziami kompetentnymi oraz sporządzenie raportu z przeprowadzonego audytu w ramach projektu „Innowacyjny Śląski Klaster Czystych Technologii Węglowych”. Zlecenie wykonania tych usług 14 osobom i podpisanie 14 umów zlecenie miało charakter świadczenia jednorazowego realizowanego w częściach, a wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 
Łączna wartość wypłaconych wynagrodzeń z tytułu przedmiotowych umów zlecenia wyniosła 40 000,03 PLN. Należy zgodzić się ze stanowiskiem Urzędu Kontroli Skarbowej w Katowicach, iż Beneficjent nie dopełnił obowiązków wynikających z art. 32 ust. 1 i 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, w konsekwencji czego, mimo przekroczenia progu określonego w art. 4 pkt 8 wskazanej ustawy, nie zastosowano odpowiedniego trybu wyboru wykonawców przedmiotowego zadania, co stanowi naruszenie postanowień § 13 umowy o dofinansowanie projektu. 
Biorąc powyższe pod uwagę, uznano za wydatek niekwalifikowalny koszty zapłaty rachunków do umów zleceń zawartych w dniu 21 kwietnia 2006 r. o nr: FA/987/06/SZ (Marek Bieniecki), FA/988/06/SZ (Jan Bondaruk), FA/989/06/SZ (Maria Cudzich-Martyńska), FA/990/06/SZ (Małgorzata Jaroń-Kocot), FA/991/06/SZ (Krystian Kadlewicz), FA/994/06/SZ (Jerzy Sablik), FA/996/06/SZ (Konrad Tausz), FA/997/06/SZ (Krzysztof Wierzchowski), FA/998/06/SZ (Małgorzata Zielińska), FA/999/06/SZ (Jolanta Żurawska-Chmielewska), FA/1021/06/SZ (Jan Wachowicz), FA/1029/06/SZ (Józef Dubiński), FA/1222/06/SZ (Łukasz Bogus), FA/1224/06/SZ (Marian Turek), w łącznej kwocie 40 000,03 PLN. 
W związku z powyższym, na podstawie zapisu § 7 ust. 1 i 4 umowy nr Z/2.24/II/2.6/11/05/U/3/06 o dofinansowanie projektu Z/2.24/II/2.6/11/05 zawartej w dniu 7 lutego 2006 r., Beneficjent pismem z dnia 24 grudnia 2014 r. (sygnatura FS-ZN.433.00015.2014.MPT, FS-KW-00252/14, rkw-093439/14) został wezwany do zwrotu w terminie 14 dni od daty otrzymania wskazanego pisma na rachunek Samorządu Województwa Śląskiego, określonego w przedmiotowej umowie jako Instytucja Wdrażająca, nr 17 1240 6292 1111 0010 5063 7363 wydatków uznanych za niekwalifikowalne w wysokości 40 000,03 PLN wraz z należnymi odsetkami, w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowej, naliczonymi począwszy od dnia przekazania dofinansowania wykorzystanego bez zachowania odpowiednich procedur tj. od dnia 8 maja 2006 r. do dnia przekazania kwoty głównej zwrotu na wskazany wyżej numer rachunku bankowego. 

Środki do których zwrotu Beneficjent został wezwany są środkami publicznymi, co do których zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 z późn. zm.)
Beneficjent nie dokonał zwrotu środków. W odpowiedzi na przedmiotowe wezwanie do zwrotu Beneficjent, pismem z dnia 14 stycznia 2015 r. (sygnatura ND/DFE/3/15) poinformował, że w opinii Instytutu brak jest podstaw do zwrotu kwoty 40 000,03 PLN otrzymanego dofinansowania.
W związku z bezskutecznym upływem terminu na zwrot środków określonych w wezwaniu do zwrotu w dniu 14 kwietnia 2015 r. Zarząd Województwa Śląskiego wszczął z urzędu postępowanie administracyjne w sprawie zwrotu nieprawidłowo wykorzystanego dofinansowania przez Główny Instytut Górnictwa (adres: Plac Gwarków 1, 40-166 Katowice) otrzymanego na podstawie umowy nr Z/2.24/II/2.6/11/05/U/3/06 o dofinansowanie projektu Z/2.24/II/2.6/11/05  z dnia 7 lutego 2006 r. w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, o czym powiadomił Stronę pismem z dnia 14 kwietnia 2015 r. (sygnatura pisma: FS-ZN.3161.00009.2015.MPT, FS-ZN.KW-00098/15).

Do akt postępowania administracyjnego, jako dowody w postępowaniu włączono              m.in.: umowę o dofinansowanie projektu wraz z aneksami do tej umowy, Wynik kontroli nr UKS2491/DE/42/12/09/18/023 jak również dokumentację zgromadzoną w wyniku prowadzonych przez Instytucję Wdrażającą czynności zmierzających do wyjaśnienia kwestii związanych z kwalifikowalnoscią wydatków związanych z usługą audytu kompetencyjnego, w tym korespondencję prowadzoną przez Beneficjenta z Instytucja Wdrażającą. 
W toku prowadzonego postępowania administracyjnego, po wnikliwej analizie zgromadzonej dokumentacji Organ ustalił następujący stan faktyczny i prawny:
Realizacja projektu pn. „Innowacyjny Śląski Klaster Czystych Technologii Węglowych”  przypadała na okres od 1 marca 2006 r. do 31 sierpnia 2007 r. Urząd Kontroli Skarbowej w Katowicach w Wyniku kontroli nr UKS2491/DE/42/12/09/18/023 z dnia 10 listopada 2009 r. zakwestionował koszt sporządzenia dokumentu o nazwie „Raport z przeprowadzonego auditu kompetencyjnego”. Przedstawiony przez Urząd Kontroli Skarbowej zarzut dotyczył naruszenia przez zamawiającego art. 32 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych poprzez nieuprawniony podział zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy w zakresie udzielenia zamówienia na przeprowadzenie audytu, przez zawarcie w dniu 21 kwietnia 2006 r. w ramach realizowanego projektu umów zlecenia z 14 osobami. Zgodnie z § 13 umowy o dofinansowanie projektu, Beneficjent wydatkując środki przyznane na realizację projektu zobowiązał się do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. Należy podkreślić, iż środki, z których Beneficjent sfinansował wynagrodzenie osób zatrudnionych na umowy zlecenie pochodzą z dofinansowania przyznanego Beneficjentowi na realizację projektu w formie dotacji i są one środkami publicznymi, co do których zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
Zgodnie z treścią art. 211 ust. 1 i ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), w związku z art. 113 ust. 1  ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1241 z późn. zm.), w przypadku stwierdzenia wykorzystania środków, przyznanych na realizację programów finansowanych ze środków europejskich, niezgodnie z przeznaczeniem, z naruszeniem procedur oraz pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości, środki te podlegają zwrotowi przez Beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia ich przekazania. W przypadku stwierdzenia powyższych okoliczności instytucja zarządzająca wydaje decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki). 
Jednocześnie zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116, poz. 1206 z późn. zm.) działania objęte programami, o których mowa w art. 8 ust. 1 pkt. 1 i 3 wskazanej ustawy, mogą być realizowane przez instytucje wdrażające ustanawiane dla poszczególnych działań. Instytucje wdrażające ustanawia właściwa instytucja zarządzająca w porozumieniu z Instytucją Zarządzającą Podstawami Wsparcia Wspólnoty, jeżeli program tak stanowi. Umowa zawarta z instytucją zarządzającą programem lub instytucją pośredniczącą określa szczegółowe zadania instytucji wdrążających, zasady i warunki realizacji działań oraz uprawnienia i obowiązki stron w tym zakresie. Na podstawie Załącznika nr 1 do Porozumienia w sprawie podziału kompetencji w procesie wdrażania Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego    2004 – 2006, zawartego w dniu 14 maja 2004 r. pomiędzy Ministrem Gospodarki i Pracy, Samorządem Województwa oraz Wojewodą, należy uznać, iż Zarząd Województwa Śląskiego działający jako Instytucja Wdrażająca ZPORR jest Organem I instancji uprawnionym do wydania decyzji w sprawie zwrotu środków na podstawie ustawy o finansach publicznych. Organ, postępowanie w sprawie zwrotu środków prowadzi w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U.  z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.).
Należy podkreślić, iż funkcją postępowania administracyjnego jest konkretyzacja prawa materialnego wobec indywidualnego podmiotu, tj. Strony postępowania. W tym celu Organ administracji prowadzi postępowanie administracyjne, które co do zasady kończy się decyzją rozstrzygającą sprawę co do jej istoty. Jednak, prowadząc postępowanie administracyjne, Organ w pierwszej kolejności powinien zbadać kwestie formalne związane z prowadzonym postępowaniem. W związku z powyższym, biorąc pod uwagę zaistniały stan faktyczny jak również właściwe przepisy prawne, Organ z urzędu dokonał analizy prowadzonej sprawy pod kątem jej przedawnienia, tj. czy w niniejszej sprawie nie nastąpiło przedawnienie uniemożliwiające wydanie orzeczenia odnoszącego się merytorycznie do kwestii kwalifikowalności wydatków poniesionych przez Beneficjenta. Instytucja przedawnienia zobowiązania, jako instytucja prawa materialnego, musi być bezwzględnie respektowana w toku prowadzonego postępowania, a Organ prowadzący postępowanie z urzędu jest zobowiązany do dokonania oceny, czy w okolicznościach konkretnej sprawy nastąpił upływ czasu skutkujący przedawnieniem oraz czy nie wystąpiły okoliczności powodujące przerwanie lub zawieszenie biegu terminu przedawnienia. W przypadku, gdy Organ prowadzący postępowanie stwierdzi ujemną przesłankę kontynuowania postępowania, jest zobligowany do jego zakończenia przez umorzenie postępowania (tak też: wyrok WSA w Gliwicach z dnia 4 lutego 2015 r., sygn. akt I SA/Gl 628/14, LEX 1649592).
Zgodnie z art. 21 § 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U.  z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.) zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania. Przepis ten należy stosować odpowiednio w przedmiotowej sprawie, co wynika z zapisu art. 211 ust. 5 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, gdzie wskazano, iż w zakresie nieuregulowanym stosuje się odpowiednio przepisy działu III Ordynacji podatkowej. W komentarzu do art. 21 ustawy – Ordynacja podatkowa wskazano iż: „związanie powstania zobowiązania z chwilą zaistnienia określonego stanu faktycznego dokonuje się na mocy ustawy, bez konieczności dokonywania jakichkolwiek czynności dodatkowych przez strony stosunku prawnopodatkowego. Zobowiązania tego typu powstają niejako automatycznie, bez względu na wolę i zamiar podatnika. Jedyną przesłanką decydującą o ich powstaniu jest zaistnienie stanu faktycznego, z którym ustawodawca łączy powstanie zobowiązania. Stąd też ten rodzaj zobowiązań określa się jako powstające z mocy prawa. (…) Zobowiązanie powstaje na mocy ustawy i jeżeli zostanie prawidłowo obliczone i zapłacone przez podatnika, organ nie jest zobowiązany do podejmowania jakichkolwiek działań związanych z jego realizacją. (…) Dopiero ujawnienie nieprawidłowości w postępowaniu podatnika, nierealizującego wynikających z ustawy obowiązków instrumentalnych, obliguje organy podatkowe do podejmowania określonych przepisami prawa działań zmierzających do określenia zgodnej z prawem wysokości zobowiązania. (…) Podatnik może, uwzględniając zastrzeżenia organu, skorygować deklarację i zapłacić podatek (z odsetkami) w prawidłowej wysokości. Jeżeli tego nie zrobi, wszczynane jest postępowanie podatkowe. Stwierdzenie w trakcie postępowania, że podatnik nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złożył deklaracji albo że wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niż wykazana w deklaracji, prowadzi do tego, że organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania. Decyzja ta ma charakter deklaratoryjny, ponieważ określa się w niej wysokość zobowiązania, które już powstało wcześniej, z mocy prawa. (tak: L. Etel [w:] Brolik J., Dowgier R., Etel L., Kosikowski C., Pietrasz P., Popławski M., Presnarowicz S., Stachurski W., Ordynacja podatkowa. Komentarz., Wydanie V, Komentarz do art. 21 ustawy - Ordynacja podatkowa , LEX 2013, nr 145065). W rozpatrywanym przypadku zobowiązanie powstało w momencie, gdy nastąpiła nieprawidłowość, tj. naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania Beneficjenta, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej przez finansowanie nieuzasadnionego wydatku. 
Urząd Kontroli Skarbowej w Katowicach w Wyniku kontroli nr UKS2491/DE/42/12/09/18/023 z dnia 10 listopada 2009 r. zakwestionował sposób wyboru wykonawców usługi i postawił zarzut dotyczący naruszenia przez zamawiającego art. 32 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, poprzez nieuprawniony podział zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy w zakresie udzielenia zamówienia na przeprowadzenie audytu. Nieprawidłowość związana z zaistnieniem określonego zdarzenia, polegającego na naruszeniu przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych w trakcie realizacji projektu powoduje powstanie zobowiązania. Zobowiązanie takie powstaje niejako automatycznie i decyduje o tym samo zaistnienie stanu faktycznego polegającego na naruszeniu przepisów prawa. Dopiero brak działania ze strony zobowiązanego skutkuje podjęciem przez Organ stosownych czynności zmierzających do określenia zgodnej z prawem wysokości zobowiązania, co może nastąpić w drodze postępowania administracyjnego kończącego się wydaniem decyzji określającej kwotę przypadająca do zwrotu. Decyzja taka ma charakter deklaratoryjny, ponieważ określa się w niej wysokość zobowiązania, które już powstało wcześniej, z mocy prawa, a zatem potwierdza ona istniejący stan prawny.
W art. 59 § 1 pkt 9 ustawy – Ordynacja podatkowa wskazano, iż zobowiązanie podatkowe wygasa w całości lub w części w skutek przedawnienia. Zatem instytucja przedawnienia zobowiązania musi być zawsze brana pod uwagę przez Organ ze względu na fakt, iż przedawnienie zobowiązania powoduje jego wygaśnięcie. Należy zauważyć, iż instytucja przedawnienia uregulowana w Ordynacji podatkowej wywiera dwojaki skutek - materialnoprawny, jakim jest wygaszanie zobowiązań podatkowych oraz procesowy, jakim jest niemożność prowadzenia postępowania podatkowego i konieczność jego umorzenia. Mogą zdarzyć się sytuacje, w których dojdzie do przedawnienia "materialnego" w następstwie czego zobowiązanie wygaśnie i uniemożliwi to wszczęcie lub dalsze prowadzenie postępowania (wyrok WSA w Warszawie z dnia 4 lipca 2008 r., sygn. akt III SA/Wa 528/08, LEX nr 463017). Zgodnie z art. 70 § 1 wskazanej ustawy zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Biorąc pod uwagę fakt, iż w przedmiotowej sprawie zobowiązanie powstało w dniu podpisania umów zlecenia na przeprowadzenie audytu kompetencyjnego ze wskazanymi przez Menadżera Projektu ekspertami, tzw. sędziami kompetentnymi oraz sporządzenie raportu z przeprowadzonego audytu w ramach projektu „Innowacyjny Śląski Klaster Czystych Technologii Węglowych” z 14 wykonawcami audytu wybranymi bez zastosowania regulacji zawartych w ustawie Prawo zamówień publicznych, tj. w dniu 21 kwietnia 2006 r., należy stwierdzić, iż spełniona została przesłanka określona w art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, tj. upłynął pięcioletni okres przedawnienia zobowiązania. Jednocześnie należy stwierdzić, że w przedmiotowej sprawie nie wystąpiły okoliczności powodujące przerwanie terminu przedawnienia, o których mowa w kolejnych paragrafach art. 70 ustawy Ordynacja podatkowa. 
Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie, w  odniesieniu do zobowiązań podatkowych powstających z mocy samego prawa (art. 21 § 1 pkt 1 ustawy – Ordynacja podatkowa), sam upływ terminu przedawnienia powoduje wygaśnięcie zobowiązania podatkowego bez względu na to, czy postępowanie podatkowe się toczy, czy też nie, czy znajduje się w fazie przed organem pierwszej, czy drugiej instancji, czy wreszcie decyzja stała się ostateczna (wyrok WSA w Szczecinie z dnia 12 marca 2014 r., sygn. akt I SA/Sz 561/13, LEX nr 1443268). Organ podatkowy jest zobowiązany do dokonania oceny, czy w okolicznościach konkretnej sprawy nastąpił upływ czasu, skutkujący przedawnieniem oraz czy nie wystąpiły okoliczności powodujące przerwanie lub zawieszenie biegu terminu przedawnienia, rzutujące na przedłużenie terminu. Upływ terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w trakcie postępowania podatkowego musi być uwzględniony z urzędu przez organ podatkowy, przed którym postępowanie się toczy, niezależnie od tego czy dotyczy postępowania przed organem I instancji czy postępowania odwoławczego. Organ stwierdzając ujemną przesłankę kontynuowania postępowania, jest zobligowany do jego zakończenia przez umorzenie postępowania (wyrok WSA w Krakowie z dnia 17 lutego 2015 r., sygn. akt I SA/Kr 1732/14, LEX 1664999). W uchwale z dnia 29 września 2014 r. (sygn. II FPS 4/13, ONSAiWSA z 2015r. nr 1 poz.1) Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, że najistotniejszym skutkiem upływu terminu przedawnienia jest wygaśnięcie zobowiązania podatkowego (art. 59 § 1 pkt 9 ustawy – Ordynacja podatkowa). Jest to skutek identyczny ze skutkiem zapłaty zobowiązania. Naczelny Sąd Administracyjny jednoznacznie opowiada się za tym, że upływ terminu określonego w art. 70 § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa stanowi przeszkodę do określenia w drodze decyzji zobowiązania podatkowego. Określony w tym przepisie upływ terminu przedawnienia stanowi ujemną przesłankę procesową do orzekania przez organ podatkowy co do przedawnionego zobowiązania podatkowego, gdyż skutkuje bezprzedmiotowością postępowania. Organ stwierdzając z urzędu, iż w przedmiotowej sprawie nastąpił upływ czasu skutkujący przedawnieniem zobowiązania jednocześnie uznając, że nie wystąpiły okoliczności powodujące przerwanie lub zawieszenie biegu terminu przedawnienia,  musi mieć na uwadze art. 59 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 59 § 1 pkt 9 wskazanej ustawy, upływ terminu przedawnienia  powoduje wygaśnięcie zobowiązania. Jeśli zatem Organ stwierdził ujemną przesłankę kontynuowania postępowania uznając, że zobowiązanie wygasło w skutek przedawnienia, prowadzone postępowanie uznać należy za bezprzedmiotowe, co skutkuje niemożnością wydania decyzji wymiarowej, a jedynie wydaniem decyzji umarzającej prowadzone postępowanie. 
 
Umorzenie postępowania to jego zakończenie, pomimo nierozstrzygnięcia istoty sprawy. W przedmiotowej sprawie jest ono uzasadnione, gdyż występuje trwała i nieodwracalna przeszkoda, w postaci przedawnienia zobowiązania, do wydania przez Organ decyzji rozstrzygającej sprawę co do jej istoty. Mamy w tym przypadku do czynienia z bezprzedmiotowością postępowania, stanowiącą w świetle art. 105 § 1 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, przesłankę obowiązkowego umorzenia postępowania. 
W rozumieniu art. 105 § 1 ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego, postępowanie administracyjne staje się bezprzedmiotowe, gdy brak jest sprawy administracyjnej, która może być załatwiona decyzją (organ stwierdza oczywisty brak podstaw prawnych i faktycznych do merytorycznego rozpatrzenia spraw). W przedmiotowej sprawie Organ stwierdził przeszkodę procesową w wydaniu decyzji merytorycznej na podstawie art. 211 ust. 1 oraz 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), w związku z art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1241 z późn. zm.), gdyż zaistniała przesłanka przedawnienia zobowiązania, co zgodnie z art. 59 § 1 pkt 9 ustawy – Ordynacja podatkowa jest jednoznaczne wygaśnięciem zobowiązania. Wobec powyższego, nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty. 
Postępowanie staje się bezprzedmiotowe z przyczyn prawnych, gdy okaże się, że nie ma normy prawnej (konkretnego przepisu) udzielającej organowi administracji publicznej kompetencji do wydania decyzji administracyjnej lub z przyczyn faktycznych, gdy okaże się, że nie ma okoliczności faktycznych (np. należność nie istnieje) uzasadniających według hipotezy normy prawnej kompetencję organu administracji publicznej do wydania decyzji administracyjnej.
W wyniku postępowania administracyjnego, Organ stwierdza, iż upłynął termin przedawnienia, co powoduje wygaśnięcie zobowiązania. W związku z tym należy stwierdzić, iż w niniejszej sprawie brak jest przedmiotu postępowania, brak jest zatem podstawy do merytorycznego rozpatrzenia sprawy przez Organ. W związku z powyższym nie zachodzą przesłanki do wydania decyzji administracyjnej w sprawie zwrotu środków w oparciu o art. 211 ust. 1 oraz 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), w związku z art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1241 z późn. zm.), gdyż brak jest podstaw do wydania decyzji administracyjnej w sprawie zwrotu nieprawidłowo wykorzystanego dofinansowania przez Stronę. Umorzenie wszczętego w dniu 14 kwietnia 2015 r. postępowania administracyjnego jest uzasadnione ze względu na jego bezprzedmiotowość spowodowaną przedawnieniem zobowiązania.
W dniu 30 kwietnia 2015 r. do Organu wpłynęło pismo skierowane przez Główny Instytut Górnictwa w Katowicach. Strona w piśmie tym wskazała, że „po otrzymaniu wezwania do zwrotu, w dniu 9 stycznia 2015 r. pełnomocnicy Głównego Instytutu Górnictwa udali się do siedziby organu celem zaznajomienia się ze zgromadzoną w tej sprawie dokumentacja, jednak organ poinformował, że nie udostępni dokumentacji do momentu przesłania zawiadomienia o wszczęciu postępowania. DOWÓD – przesłuchanie pracowników na okoliczność odmowy wglądu do dokumentacji”. Należy stwierdzić, iż w dniu 9 stycznia 2015 r. w przedmiotowej sprawie nie było prowadzone postępowanie administracyjne. W związku z powyższym niemożliwym było udostępnienie akt nieistniejącego wówczas postępowania przedstawicielom Beneficjenta, który nie posiadał statusu Strony postępowania. Kwestia zaistnienia takiej sytuacji nie jest kwestią sporną, jak również nie wpływa ona na rozstrzygnięcie przedmiotowej sprawy.  Natomiast od momentu wszczęcia postępowania, Beneficjent uzyskał status Strony postępowania administracyjnego i miał zapewnione prawo czynnego udziału w każdym stadium tego postępowania, w tym również prawo do przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek, kopi i odpisów, zgodnie z art. 73 ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego, z którego to prawa Strona skorzystała przez swoich przedstawicieli w dniu 17 kwietnia 2015 r. oraz 27 maja 2015 r. 
Należy podnieść, iż zawnioskowanie przez Stronę pismem z dnia 30 kwietnia 2015 r.  jako dowodu przesłuchania pracowników nie sposób uznać za prawidłowo złożony wniosek Strony o przeprowadzenie dowodu, w związku z czym Organ odstąpił od przeprowadzenia takiego dowodu. W piśmie wskazano jedynie „DOWÓD – przesłuchanie pracowników na okoliczność odmowy wglądu do dokumentacji”. Strona nie wskazała z imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania osób, których przesłuchania się domaga. Ponadto, zgodnie z art. 78 § 1 ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego, żądanie Strony dotyczące przeprowadzenia dowodu należy uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu jest okoliczność mająca znaczenie dla sprawy, natomiast Strona nie wskazała na jaką okoliczność mającą znaczenie dla sprawy należy przesłuchać świadków. Nie sposób zatem uznać, iż w piśmie z dnia 30 kwietnia 2015 r. Strona odpowiednio zgłosiła wniosek dowodowy. 
Wezwanie Strony do skonkretyzowania wniosku dowodowego przyczyniło by się jedynie do przedłużenia prowadzonego postępowania administracyjnego, co stoi w sprzeczności z zasadą szybkości postępowania administracyjnego. W orzecznictwie sądów administracyjnych podkreśla się, że z treści art. 7 k.p.a. i art. 77 k.p.a. wynika, iż na organie ciąży obowiązek określenia z urzędu, jakie dowody są niezbędne do ustalenia stanu faktycznego sprawy. Kierując się normą prawa materialnego organ ocenia, jakie fakty mają istotne znaczenie dla sprawy, czy wymagają udowodnienia i jakie dowody dla udowodnienia tych faktów są potrzebne (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 17 maja 1994 r., sygn. akt SA/Lu 1921/93, LEX nr 26517). Wskazać należy, że uprawnienie Strony wynikające z art. 78 k.p.a. "podlega jednak pewnym ograniczeniom ze względów praktycznych, tj. ze względu na celowość i szybkość postępowania. Należy bowiem zauważyć, że nie podlegają przeprowadzeniu: a) dowód zgłoszony przez stronę na okoliczność nie mającą znaczenia dla sprawy i b) zgłoszony przez stronę dowód na okoliczność już dostatecznie wyjaśnioną innymi dowodami, jeżeli strona zgłosiła go po zakończeniu stadium postępowania dowodowego". Organ może nie uwzględnić żądania przeprowadzenia dowodu, jeżeli ma to na celu przewleczenie sprawy (wyrok NSA w Gdańsku z dnia 2 października 1998 r., sygn. akt I SA/Gd 1863/96, LEX nr 37600).
Należy zauważyć, iż nieprzeprowadzenie dowodu nie ograniczyło uprawnienia Strony do czynnego udziału w postępowaniu administracyjnym, w związku z czym nie narusza zapisów art. 10 § 1 ustawy z - Kodeks postępowania administracyjnego.  Organ ponownie podkreśla, że Strona od momentu wszczęcia postępowania administracyjnego miała zapewnioną możliwość czynnego udziału w sprawie, z zachowaniem reguł bezpośredniości i z możliwością zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym. Zawiadomieniem o wszczęciu postępowania administracyjnego z dnia 14 kwietnia 2015 r. Organ poinformował Stronę o prawie do czynnego udziału we wszczętym postępowaniu. Strona w okresie prowadzenia postępowania skorzystała z przysługujących jej praw przez swoich pełnomocników. W szczególności, pełnomocnicy Strony zapoznali się z aktami prowadzonego postępowania, a także w trakcie zapoznania się z aktami wnieśli o uzupełnienie akt sprawy o pismo Śląskiego Urzędu Wojewódzkiemu w Katowicach z dnia 28 maja 2012 r., co znajduje odzwierciedlenie w protokole ze spotkania z przedstawicielami Głównego Instytutu Górnictwa w Katowicach z dnia 17 kwietnia 2015 r. Przedmiotowe pismo Organ włączył do akt prowadzonego postępowania. W związku z powyższym, uznać należy, iż Organ zrealizował obowiązek wynikający ze wskazanego wyżej art. 10 § 1 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. 
W ocenie Organu zebrany materiał dowodowy, zgromadzony w trakcie prowadzonego postępowania, był wyczerpujący i pozwala wyjaśnić wszystkie okoliczności niezbędne do wydania decyzji o umorzeniu prowadzonego postępowania. W sytuacji, gdy zebrany w sprawie materiał dowodowy jest wyczerpujący do wydania przez Organ rozstrzygnięcia, uwzględnienie wniosku dowodowego, skutkującego jedynie koniecznością przedłużenia prowadzonego postępowania stałoby w sprzeczności z interesem społecznym i słusznym interesem obywateli.
W piśmie z dnia 30 kwietnia 2015 r. skierowanym przez Główny Instytut Górnictwa w Katowicach Strona przedstawiając swoje stanowisko w związku ze wszczęciem postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu nieprawidłowo wykorzystanego dofinansowania przez Główny Instytut Górnictwa (adres: Plac Gwarków 1, 40-166 Katowice) otrzymanego na podstawie umowy nr Z/2.24/II/2.6/11/05/U/3/06 o dofinansowanie projektu Z/2.24/II/2.6/11/05 z dnia 7 lutego 2006 r. w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego wskazano również, iż Organ „naruszył przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie terminów załatwiania spraw (art. 35 k.p.a.) i zasady ogólne postępowania administracyjnego (art. 8, 9, 11 k.p.a.). Nie sposób zgodzić się z twierdzeniami Strony. Organ stwierdza, iż zgodnie z art. 35 ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego, organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki, załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Twierdzenie Strony, jakoby „w okresie czterech lat Organ prowadził czynności w sprawie będącej przedmiotem postępowania, nie informując Beneficjenta o prowadzonych działaniach, oraz o tym jakie jest stanowisko Organu”, jest nieuzasadnione.  
Wszczęcie postępowania następuje w wyniku dokonania przez ten Organ określonej czynności "na zewnątrz", czynności postrzegalnej przez stronę, tzn. w momencie wyraźnego uzewnętrznienia przez Organ woli wszczęcia postępowania. Czynnością tą będzie najczęściej sporządzenie i doręczenie Stronie zawiadomienia o wszczęciu postępowania z urzędu. Czynności dokonane przed opisanym wyżej uzewnętrznieniem woli Organu, np. sięganie do związanych ze sprawą danych (faktów i dowodów), które znajdują się już w dyspozycji Organu lub znane są Organowi z urzędu, wymiana w danej sprawie korespondencji pomiędzy organami, czy inne czynności mające na celu badanie zasadności wszczęcia postępowanie, z uwagi właśnie na brak elementu uzewnętrznienia (podania do wiadomości stronie), nie mogą wywołać skutku w postaci wszczęcia postępowania (A. Gill, Pozycja procesowa strony na etapie wszczęcia postępowania administracyjnego, Ruch prawniczy, ekonomiczny i socjologiczny, 2003 r.,  Zeszyt 2, str. 28).
Postępowanie administracyjne, co wynika ściśle z istoty stosunku administracyjnego, oparte jest na władztwie administracyjnym. Postępowanie to, z uwagi na tę elementarną cechę winno być zatem prowadzone zgodnie z regułami określonymi w przepisach administracyjnych. Niewątpliwe należy je prowadzić w sposób, który zapewnia podmiotowi poddanemu temu władztwu, określone gwarancje ochrony jego praw przed jednostronnym wkraczaniem w sferę jego uprawnień. Bez wątpienia każdy podmiot uczestniczący w postępowaniu administracyjnym winien mieć wiedzę o tym, że jest uczestnikiem takiego postępowania. Jest to szczególnie istotne w sytuacji z jaką mamy do czynienia w rozpoznawanej sprawie. Beneficjent zobowiązany do zwrotu udzielonych dotacji ma bowiem prawo być świadomy tego jakiemu reżimowi prawnemu poddane są prowadzone w sprawie czynności. Działanie organu administracyjnego w ramach przyznanego mu władztwa daje bowiem podmiotowi administrowanemu określone uprawnienia wynikające z przepisów, służące ochronie jego praw. W kontekście powyższego należy zwrócić uwagę na fakt, iż z dokumentacji zgromadzonej w sprawie nie sposób wywieść, że prowadzone przez Instytucję Wdrążającą czynności poprzedzające wszczęcie postępowania administracyjnego wskazują na wszczęcie postępowania administracyjnego mającego na celu wydanie decyzji o jakiej mowa w ustawie o finansach publicznych. Biorąc pod uwagę fakt, iż postępowanie administracyjne prowadzone zgodnie z regulacjami zawartymi w ustawie – Kodeks postępowania administracyjnego wszczęte zostało w dniu 14 kwietnia 2014 r., należy jednoznacznie stwierdzić, iż Organ nie naruszył przewidzianego w ustawie terminu na załatwienie sprawy. 
Nie sposób również mówić o naruszeniu przez Organ ogólnych zasad postępowania administracyjnego. Organ informował Stronę o czynnościach podejmowanych w ramach prowadzonego postępowania. W szczególności Strona została skutecznie zawiadomiona o wszczęciu postępowania administracyjnego, jak również została pouczona o możliwości przeglądania akt sprawy, robienia z nich notatek, kopii lub odpisów w każdym stadium postępowania, z którego to prawa, jak wskazano powyżej skorzystała. Wszczęcie postępowania administracyjnego miało na celu, na podstawie zgromadzonego materiału dowodowego, wyjaśnienie wszelkich okoliczności sprawy, ustosunkowanie się do stanowiska zajmowanego przez Stronę postępowania i załatwienie sprawy. W przedmiotowej decyzji Organ, przez obszerne uzasadnienie wskazał na przesłanki, którymi kierował się przy wydaniu rozstrzygnięcia jak również odniósł się do stanowiska Strony złożonego w prowadzonym postępowaniu.
Jak wskazano wyżej, prowadzone postępowanie administracyjne zagwarantowało Stronie czynny udział w postępowaniu na każdym jego etapie. W szczególności Strona mogła w każdym czasie zapoznać się z aktami sprawy, z którego to prawa skorzystała. W dniu 17 kwietnia 2015 r. w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego – Wydziału Europejskiego Funduszu Społecznego (Instytucji Wdrażającej ZPORR) odbyło się spotkanie z Przedstawicielami Beneficjenta. W trakcie tego spotkania Przedstawiciele Beneficjenta zapoznali się ze zgromadzonym materiałem dowodowym prowadzonego postępowania administracyjnego. 
Realizując obowiązek wynikający z art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.), w związku z zakończeniem postępowania dowodowego w sprawie, Organ w oparciu o Postanowienie nr 496/FS/2015 z dnia 19 maja 2015 r. wyznaczył Beneficjentowi siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranych w przedmiotowym postępowaniu dowodów i materiałów. Beneficjent skorzystał z przysługującego mu uprawnienia. W dniu 27 maja 2015 r. w siedzibie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego – Wydziału Europejskiego Funduszu Społecznego (Instytucji Wdrażającej ZPORR) odbyło się spotkanie z Przedstawicielami Strony. W trakcie tego spotkania Przedstawiciele Głównego Instytutu Górnictwa w Katowicach zapoznali się ze zgromadzonym materiałem dowodowym prowadzonego postępowania administracyjnego. 
Strona w swoim piśmie z dnia 30 kwietnia 2015 r. podniosła także, iż z Karty Sprawy wynika, że podejmujący uchwałę Zarząd Województwa Śląskiego nie został poinformowany o tym, iż Urząd Marszałkowski uznał wydatki za kwalifikowane, a ta informacja mogła mieć wpływ na podjęcie uchwały o wszczęciu postępowania z urzędu”. Jak wskazano powyżej, zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116, poz. 1206 z późn. zm.) działania objęte programami, o których mowa w art. 8 ust. 1 pkt. 1 i 3 wskazanej ustawy, mogą być realizowane przez instytucje wdrażające ustanawiane dla poszczególnych działań. Instytucje wdrażające ustanawia właściwa instytucja zarządzająca w porozumieniu z Instytucją Zarządzająca Podstawami Wsparcia Wspólnoty, jeżeli program tak stanowi. Umowa zawarta z instytucją zarządzającą programem lub instytucja pośrednicząca określa szczegółowe zadania instytucji wdrążających, zasady i warunki realizacji działań oraz uprawnienia i obowiązki stron w tym zakresie. Na podstawie Załącznika nr 1 do Porozumienia w sprawie podziału kompetencji w procesie wdrażania Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004 – 2006, zawartego w dniu 14 maja 2004 r. pomiędzy Ministrem Gospodarki i Pracy, Samorządem Województwa oraz Wojewodą, należy uznać, iż Zarząd Województwa Śląskiego działający jako Instytucja Wdrażająca ZPORR jest Organem I instancji uprawnionym do wydania decyzji w sprawie zwrotu środków na podstawie ustawy o finansach publicznych. Zatem to Zarząd Województwa Śląskiego, będący Organem I instancji jest dysponentem akt prowadzonego postępowania. Karta sprawy jest jedynie dokumentem wewnętrznym w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego, który określa rodzaj sprawy, zwięzły opis sprawy wraz z podstawą prawną, konsekwencje finansowe, a także proponowane przez wydział merytoryczny rozstrzygnięcie. Ma ona na celu usystematyzowanie pracy Zarządu Województwa Śląskiego, a jej charakter jest pomocniczy.
Organ przystępując do rozpoznania sprawy w toku postępowania administracyjnego w pierwszej kolejności stwierdza, czy nie zachodzą przesłanki faktyczne uniemożliwiające prowadzenie takiego postępowania. W przypadku gdy stwierdzi wystąpienie negatywnych przesłanek obowiązany jest podjąć czynności zgodne z obowiązującymi przepisami. W przedmiotowej sprawie, w oparciu o dokumentacje znajdująca się w aktach sprawy, O(gan stwierdził, iż wystąpiła przesłanka przedawnienia zobowiązania w związku z czym umorzenie prowadzonego postępowania jest uzasadnione.  
Z treści art. 46 ust. 2a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz. 596 z późn. zm.) wynika, że decyzje wydane przez zarząd województwa w sprawach z zakresu administracji publicznej podpisuje marszałek. W decyzji tej wymienia się imiona i nazwiska członków zarządu, którzy brali udział w jej wydaniu.
Mając powyższe na uwadze postanowiono jak w sentencji.

POUCZENIE
Od niniejszej decyzji przysługuje odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach, w terminie 14 dni od daty jej doręczenia. Odwołanie należy wnieść za pośrednictwem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego Wydziału Europejskiego Funduszu Społecznego z siedzibą w Katowicach przy ul. Ligonia 46.

….……..……………………………………..
Marszałek Województwa Śląskiego
Otrzymują:
1	Główny Instytut Górnictwa, Plac Gwarków 1, 40-166 Katowice;
2	2xa/a.