Zarząd Województwa Śląskiego

Instrukcje Wykonawcze 
Instytucji Pośredniczącej - Miasta Bielska Białej – 
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020

Katowice,  5 maja 2015 r.

	IMIĘ I NAZWISKO	PODPIS	DATA	
OPRACOWAŁ:				
AKCEPTOWAŁ:				
ZATWIERDZIŁ:				

Spis treści
I. Objaśnienia skrótów użytych w treści instrukcji
II. Słownik Terminologiczny
III. Krótki opis RPO WSL 2014-2020
IV. Organizacja Instytucji Pośredniczącej (RIT SPd)
V. PROCESY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ RPO WSL 2014-2020
1. Procesy zarządzania systemem
1.1 OPIS FUNKCJI I PROCEDUR RPO WSL 2014-2020
1.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020
1.2 INSTRUKCJE WYKONAWCZE RPO WSL 2014-2020
1.2.1 Instrukcja sporządzania i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPd
1.2.2 Instrukcja odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPd
1.3 POROZUMIENIA Z IP ZIT RPO WSL
1.3.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie porozumienia IZ RPO WSL z IP ZIT RPO WSL – RIT SPd
1.3.2 Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie Strategii RIT SPd
1.4 WYTYCZNE PROGRAMOWE
1.4.1 Instrukcja opiniowania wytycznych programowych
2. Procesy ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów
2.1 HARMONOGRAM NABORÓW WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
2.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL 2014-2020
2.2 KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW
2.2.1 Instrukcja udziału w opracowaniu kryteriów wyboru projektów do dofinansowania
2.3  OCENA I ZATWIERDZANIE WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE PROJEKTU W RAMACH RPO WSL 2014-2020
2.3.1 Instrukcja udziału w weryfikacji formalnej, ocenie i wyborze projektu do dofinansowania w zakresie ZIT/RIT
3. Procesy monitoringu i sprawozdawczości w ramach RPO WSL 2014-2020
3.1 Instrukcja udziału w sporządzaniu sprawozdania okresowego/ rocznego/ końcowego  z realizacji RIT
4. Procesy związane z realizacją Pomocy Technicznej RPO WSL 2014-2020
4.1. SPORZĄDZANIE, WERYFIKACJA I ZATWIERDZANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PT
4.1.1 Instrukcja sporządzania wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT
4.1.2 Instrukcja sporządzania wniosku o płatność pośrednią/ końcową w ramach PT
4.2 KONTROLA PROJEKTU PT
4.2.1 Instrukcja postępowania w przypadku kontroli realizacji projektów w ramach PT
VI. Spis załączników

I. Objaśnienia skrótów użytych w treści instrukcji
EFRR 	Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego	
EFS	Europejski Fundusz Społeczny 	
IZ RPO WSL	Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
IP ZIT RPO WSL	Instytucje Pośredniczące w realizacji zadań związanych z przygotowaniem i wdrażaniem ZIT oraz RIT w ramach RPO WSL 2014-2020- Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach, Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku, Miasto Częstochowa, Miasto Bielsko-Biała	
ZIT/RIT	Zintegrowane Inwestycje Terytorialne / Regionalne Inwestycje Terytorialne	
RIT SPd	Miasto Bielsko-Biała (IP ZIT RPO WSL)	
KE 	Komisja Europejska	
KM RPO WSL	Komitet Monitorujący RPO WSL 2014-2020	
KOP 	Komisja Oceny Projektów	
LSI 2014	Lokalny System Informatyczny RPO WSL 2014-2020	
OFiP	Opis Funkcji i Procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
RPO WSL 2014-2020 	Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
SOD SEKAP 	System Obiegu Dokumentów - System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej	
UMWSL	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
PT	Pomoc Techniczna RPO WSL 2014-2020	

II. Słownik Terminologiczny

Dni – rozumie się przez to dni kalendarzowe.
Dofinansowanie – współfinansowanie UE lub współfinansowanie krajowe z budżetu państwa.
Instrukcja wykonawcza - instrukcja zawierająca procedury działania właściwych instytucji, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy wdrożeniowej.
Instytucja Pośrednicząca  – podmiot, któremu w drodze pisemnego porozumienia IZ RPO WSL powierzyła realizację zadań w ramach RPO WSL 2014-2020. 
Instytucja Zarządzająca RPO WSL – instytucja odpowiadająca za zarządzanie RPO WSL 2014-2020 zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami – Zarząd Województwa Śląskiego.
Komisja Oceny Projektów – niezależny podmiot w systemie oceny projektów, powoływany w celu przeprowadzenia procedury oceny projektów o dofinansowanie składanych w ramach RPO WSL 2014-2020.
Kryteria wyboru projektów – określony zestaw wymogów formalnych i merytorycznych, które muszą spełnić projekty, aby uzyskać dofinansowanie z RPO WSL 2014-2020.
Komitet Monitorujący RPO WSL – realizacja RPO WSL 2014-2020 podlega monitorowaniu przez KM RPO WSL, który w szczególności: dokonuje przeglądu wdrażania RPO WSL 2014-2020 i postępów poczynionych w drodze do osiągnięcia jego celów, bada wszelkie kwestie, które wpływają na wykonanie RPO WSL 2014-2020, w tym wnioski 
z przeglądu wyników, a także zatwierdza kryteria wyboru projektów.
Ocena formalna – w odpowiedzi na ogłoszone konkursy złożone wnioski o dofinansowanie projektu poddawane są ocenie formalnej, która dokonywana jest przez co najmniej dwóch członków KOP w zakresie poprawności sporządzenia wniosku o dofinansowanie projektu oraz kompletności dokumentacji. 
Ocena merytoryczna – wnioski o dofinansowanie projektu pozytywnie ocenione na etapie oceny formalnej poddawane są ocenie merytorycznej, w oparciu o kryteria wyboru zatwierdzone przez KM RPO WSL obowiązujących dla danego konkursu.
Oś priorytetowa - jest to grupa działań, których realizacja służy osiągnięciu celu szczegółowego określonego w RPO WSL 2014-2020. Każda oś priorytetowa określa wskaźniki i odpowiadające im wartości docelowe określone ilościowo lub jakościowo, służące do oceny postępów z wdrażania programu w kierunku osiągania celów jako podstawę monitorowania, ewaluacji i przeglądu wyników. 
Pomoc techniczna – działania z zakresu przygotowania, zarządzania, monitorowania, oceny, informacji, promocji i kontroli działalności programów operacyjnych oraz działania mające na celu zwiększenie zdolności administracyjnych do wdrażania funduszy.
Program operacyjny – dokument przedłożony przez państwo członkowskie i przyjęty przez Komisję, określający strategie rozwoju wraz ze spójnym zestawem priorytetów, które mają być osiągnięte z pomocą funduszu.
Projekt – przedsięwzięcie zmierzające do osiągnięcia założonego celu określonego wskaźnikami, z określonym początkiem i końcem realizacji, zgłoszone do objęcia lub objęte współfinansowaniem UE w ramach RPO WSL 2014-2020.
Rozporządzenie ogólne - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.
Sprawozdawczość – obejmuje zbieranie informacji dotyczących realizacji RPO WSL 2014-2020 z uwzględnieniem Priorytetów Inwestycyjnych, osi priorytetowych i Celów Tematycznych, funduszy oraz kategorii regionów, w postaci danych liczbowych, 
w szczególności wskaźników rzeczowych i finansowych oraz przekazywanie ich odpowiednim instytucjom, w określonym zakresie i trybie dla potrzeb monitorowania realizacji RPO WSL 2014-2020 na każdym etapie jego wdrażania.
Sprawozdanie okresowe – sprawozdanie sporządzane za I, II, III, i IV kwartał roku budżetowego.
Sprawozdanie roczne – sprawozdanie sporządzane za rok budżetowy w latach 2016-2023.
Sprawozdanie końcowe – sprawozdanie sporządzane w roku, który zostanie określony przez KE.
Strategia ZIT/RIT – strategia, o której mowa w art. 30 ust. 5 pkt 2 i ust. 6-9 ustawy wdrożeniowej.
Ustawa wdrożeniowa - ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów 
w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. 
z 2014 r., poz. 1146 z późn. zm.).
Wniosek o dofinansowanie projektu – dokument, w którym zawarty jest opis projektu i na podstawie którego dokonuje się oceny spełniania kryteriów wyboru projektów przez ten projekt.
Wniosek o płatność – należy przez to rozumieć, określony przez IZ/IP RPO WSL, standardowy formularz wniosku Beneficjenta Pomocy Technicznej/ Beneficjenta o płatność wraz z załącznikami, który służy rozliczeniu Planu Działań Pomocy Technicznej/Projektu.
Współfinansowanie krajowe z budżetu państwa – środki budżetu państwa niepochodzące 
z budżetu środków europejskich, o których mowa w art. 117 ustawy o finansach publicznych, wypłacane na rzecz beneficjenta albo wydatkowane przez państwową jednostkę budżetową.
Współfinansowanie UE – środki pochodzące z budżetu środków europejskich, o których mowa w art. 117 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, oraz podlegające refundacji przez Komisję Europejską środki budżetu państwa przeznaczone na realizację projektów pomocy technicznej, wypłacane na rzecz beneficjenta albo wydatkowane przez państwową jednostkę budżetową w ramach projektu.
III. Krótki opis RPO WSL 2014-2020

Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 został przygotowany na podstawie rozporządzenia ogólnego, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu "Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia" oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 
z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006, a także na podstawie ustawy wdrożeniowej.
RPO WSL 2014-2020 jest jednym z 16 programów operacyjnych zarządzanych i wdrażanych na poziomie regionalnym i jednym z instrumentów realizacji Umowy Partnerstwa, która jest dokumentem określającym strategię interwencji funduszy europejskich w ramach trzech polityk unijnych w Polsce w latach 2014-2020. RPO WSL 2014-2020 został zaakceptowany przez Komisję Europejską w dniu 18 grudnia 2014 roku.
W ramach RPO WSL 2014-2020 przewiduje się dwanaście merytorycznych osi priorytetowych (finansowanych z EFRR i EFS) oraz jedną oś dedykowaną działaniom 
w zakresie pomocy technicznej (finansowaną w całości z EFS) na rzecz całego RPO WSL 2014-2020.
Oś Priorytetowa I Nowoczesna gospodarka	
1.1 Kluczowa dla regionu infrastruktura badawcza	
1.2 Badania Rozwój i innowacje w przedsiębiorstwach	
1.3 Profesjonalizacja IOB	
Oś Priorytetowa II Cyfrowe śląskie	
2.1 Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych	
Oś Priorytetowa III Konkurencyjność MŚP	
3.1 Poprawa warunków do rozwoju MŚP	
3.2 Innowacje w MŚP	
3.3 Technologie informacyjno-komunikacyjne w działalności gospodarczej	
3.4 Dokapitalizowanie zewnętrznych źródeł dofinansowania Przedsiębiorczości	
Oś Priorytetowa IV Efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii i gospodarka niskoemisyjna	
4.1 Odnawialne źródła energii	
4.2 Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach
4.3 Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej 
i mieszkaniowej	
4.4 Wysokosprawna Kogeneracja	
4.5 Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie	
Oś Priorytetowa V Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów	
5.1 Gospodarka wodno-ściekowa	
5.2 Gospodarka odpadami	
5.3 Dziedzictwo kulturowe	
5.4 Ochrona różnorodności biologicznej	
5.5 Wzmocnienie potencjału służb ratowniczych	
Oś Priorytetowa VI Transport	
6.1 Drogi wojewódzkie	
6.2 Transport kolejowy	
Oś Priorytetowa VII Regionalny rynek pracy	
7.1 Aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu	
7.2 Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy i pozostających bez zatrudnienia	
7.3 Wsparcie dla osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej
7.4 Wspomaganie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie (działania 
z zakresu outplacementu)	
7.5 Wsparcie osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej poprzez instrumenty finansowe	
Oś Priorytetowa VIII Regionalne kadry gospodarki opartej na wiedzy	
8.1 Wspieranie rozwoju warunków do godzenia życia zawodowego i prywatnego	
8.2 Wzmacnianie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw, przedsiębiorców i ich pracowników	
8.3 Poprawa dostępu do profilaktyki, diagnostyki i rehabilitacji leczniczej ułatwiającej pozostanie w zatrudnieniu i powrót do pracy	
Oś Priorytetowa IX Włączenie społeczne	
9.1 Aktywna integracja	
9.2 Dostępne i efektywne usługi społeczne i zdrowotne	
9.3 Rozwój ekonomii społecznej w regionie	
Oś Priorytetowa X Rewitalizacja oraz infrastruktura społeczna i zdrowotna	
10.1 Infrastruktura ochrony zdrowia	
10.2 Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych	
10.3 Rewitalizacja obszarów zdegradowanych	
10.4 Poprawa stanu środowiska miejskiego	
Oś Priorytetowa XI Wzmocnienie potencjału edukacyjnego	
11.1 Ograniczenie przedwczesnego kończenia nauki szkolnej oraz zapewnienie równego dostępu do dobrej jakości edukacji elementarnej, kształcenia podstawowego i średniego	
11.2 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe uczniów	
11.3 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe osób dorosłych	
11.4 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych osób dorosłych	
Oś Priorytetowa XII Infrastruktura edukacyjna	
12.1 Infrastruktura wychowania przedszkolnego	
12.2 Infrastruktura kształcenia zawodowego	
12.3 Instytucje popularyzujące naukę	
Oś Priorytetowa XIII Pomoc techniczna	
13.1 Pomoc Techniczna
IV. Organizacja Instytucji Pośredniczącej (RIT SPd)

Miasto Bielsko-Biała (IP RIT SPd), reprezentujące Subregion Południowy, na mocy Porozumienia nr ON.II.031.43.2015 z dnia 11.03.2015 r. o współpracy w sprawie realizacji Regionalnych Inwestycji Terytorialnych Subregionu Południowego Województwa Śląskiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, działające w oparciu o Statut Miasta Bielska-Białej, którego tekst jednolity przyjęto uchwałą Rady Miejskiej Nr XLI/965/2014 z dnia 29 kwietnia 2014 roku (t. j. Dz. Urz. Woj. Śl. z 2014 r., poz. 2777) pełni rolę Instytucji Pośredniczącej w zarządzaniu i wdrażaniu Regionalnych Inwestycji Terytorialnych w ramach RPO WSL 2014-2020 (IP ZIT RPO WSL) zgodnie z art. 36 ust. 3 rozporządzenia ogólnego w zw. z art. 7 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1301/2013 oraz z art. 10 ust. 1 ustawy wdrożeniowej. 

IZ RPO WSL powierzyła IP RIT SPd zadania związane z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 na podstawie Porozumienia nr 9/RR/2015 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Miastem Bielsko-Biała. Porozumienie określa w szczególności: zakres zadań powierzonych IP ZIT RPO WSL, kwotę środków z PT RPO WSL 2014-2020 przeznaczonych na obsługę powierzonych zadań, jak również sposób wykonywania przez IZ RPO WSL nadzoru nad prawidłowością realizacji powierzonych zadań.

Poniższa tabela przedstawia listę Działań/Poddziałań, w odniesieniu do których została powierzona RIT SPd realizacja zadań w ramach RPO WSL 2014-2020.
Nr Działania/ Poddziałania	Nazwa Działania/Poddziałania	
EFRR:	
Oś priorytetowa IV: Efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii i gospodarka niskoemisyjna	
Działanie 4.1 Odnawialne źródła energii	
4.1.2.	Odnawialne źródła energii - RIT	
Działanie 4.3. Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej i mieszkaniowej	
4.3.2	Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej i mieszkaniowej – RIT	
Działanie 4.5 Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie	
4.5.2	Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie – RIT	
Oś priorytetowa V: Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów	
Działanie 5.1 Gospodarka wodno-ściekowa	
5.1.2	Gospodarka wodno-ściekowa - RIT	
Oś priorytetowa X: Rewitalizacja oraz infrastruktura społeczna i zdrowotna	
Działanie 10.2 Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych	
10.2.2	Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych - RIT	
Działanie 10.3 Rewitalizacja obszarów zdegradowanych	
10.3.2	Rewitalizacja obszarów zdegradowanych  - RIT	
Oś priorytetowa XII: Infrastruktura edukacyjna	
Działanie 12.1 Infrastruktura wychowania przedszkolnego	
12.1.2	Infrastruktura wychowania przedszkolnego- RIT	
Działanie 12.2 Infrastruktura kształcenia zawodowego	
12.2.2	Infrastruktura kształcenia zawodowego- RIT	
EFS:	
Oś priorytetowa VII: Regionalny rynek pracy	
Działanie 7.1 Aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu	
7.1.2	Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy i pozostających bez pracy na obszarach rewitalizowanych –RIT	
Działanie 7.3 Wsparcie dla osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej	
7.3.2	Promocja samozatrudnienia na obszarach rewitalizowanych– RIT	
Oś priorytetowa IX: Włączenie społeczne	
Działanie 9.1 Aktywna integracja	
9.1.2	Wzmacnianie potencjału społeczno-zawodowego społeczności lokalnych –  RIT	
Działanie 9.2 Dostępne i efektywne usługi społeczne i zdrowotne	
9.2.2	Rozwój usług społecznych i zdrowotnych–  RIT	
Oś priorytetowa XI: Wzmocnienie potencjału edukacyjnego	
Działanie 11.1 Ograniczenie przedwczesnego kończenia nauki szkolnej oraz zapewnienie równego dostępu do dobrej jakości edukacji elementarnej, kształcenia podstawowego i średniego	
11.1.2	Wzrost upowszechnienia wysokiej jakości edukacji przedszkolnej -  RIT	
Działanie 11.2 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe uczniów	
11.2.2	Wsparcie szkolnictwa zawodowego-  RIT	
Działanie 11.4 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych osób dorosłych	
11.4.2	Kształcenie ustawiczne-  RIT	

Układ stanowiskowy wydziałów/referatów Urzędu Miasta Bielska-Białej obsługujących 
IP ZIT RPO WSL – RIT SPd

Oznaczenie wydziału/ referatu	Wydział/ Referat/ Stanowisko	
	PREZYDENT MIASTA	
	Sekretariat Prezydenta Miasta	
	Zastępca Prezydenta Miasta	
	Sekretariat Zastępcy Prezydenta Miasta	
ON	Naczelnik	
			Wydział Organizacji i Nadzoru	
	Biuro Obsługi Interesanta	
	Stanowisko do obsługi Dziennika Podawczego	
FK	Naczelnik – Główny Księgowy	
	Wydział Finansowo-Księgowy	
	Stanowisko ds. finansowo-księgowych	
                 Skarbnik Miasta	
BD	Naczelnik – Zastępca Skarbnika Miasta	
	Wydział Budżetu	
	Stanowisko ds. rozliczania środków z budżetu Unii Europejskiej	
BFE	Naczelnik	
	Biuro Funduszy Europejskich	
	Sekretariat RIT	
	Stanowisko ds. koordynacji RIT	
	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	
	Stanowisko ds. informacji i promocji RIT	
	Stanowisko ds. kancelaryjnych	

V. PROCESY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ RPO WSL 2014-2020
1. Procesy zarządzania systemem
1.1 OPIS FUNKCJI I PROCEDUR RPO WSL 2014-2020
1.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020

1.1.1	
Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo wzywające do przedłożenia OFIP/ aktualizacji OFIP w zakresie dotyczącym IP RIT, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta 	
2.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
3.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
4.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo wzywające do przedłożenia OFIP/ aktualizacji OFIP w zakresie dotyczącym IP RIT, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD SEKAP	Naczelnik BFE	
5.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT	
6.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Przygotowanie OFIP/ aktualizacji OFIP w zakresie dotyczącym IP RIT wraz z pismem przewodnim	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
7.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Akceptacja i parafowanie OFIP/ aktualizacji OFIP w zakresie dotyczącym IP RIT wraz z pismem przewodnim, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE
	
8.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie OFIP/ aktualizacji OFIP w zakresie dotyczącym IP RIT wraz z pismem przewodnim, przekazanie do akceptacji i podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
9.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie przygotowanych dokumentów/ pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
10.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
przesłanie OFIP/ pisma do IZ RPO WSL	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	SOD 	IZ RPO WSL	

1.2 INSTRUKCJE WYKONAWCZE RPO WSL 2014-2020
1.2.1 Instrukcja sporządzania i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPd
1.2.1	Instrukcja sporządzania i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPd	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo wzywające do przedłożenia/ aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP RIT, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta 	
2.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
3.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
4.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo wzywające do przedłożenia/ aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP RIT, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
5.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT	
6.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Przygotowanie i parafowanie Instrukcji Wykonawczych IP RIT/ aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP RIT wraz z pismem przewodnim	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT	
7.	Stanowisko ds. koordynacji RIT	Akceptacja i parafowanie Instrukcji Wykonawczych IP RIT/ aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP RIT wraz z pismem przewodnim, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	nie dotyczy	
Naczelnik BFE
	
8.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie Instrukcji Wykonawczych IP RIT/ aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP RIT wraz z pismem przewodnim, przekazanie do akceptacji i podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
9.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie przygotowanych dokumentów/ pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
10.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
przesłanie Instrukcji Wykonawczych IP RIT/ pisma do IZ RPO WSL	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	SOD 	IZ RPO WSL	

1.2.2 Instrukcja odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPd

1.2.2	
Instrukcja odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPd	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT	Sporządzenie notatki służbowej stwierdzającej zaistnienie ryzyka i/lub potrzeby odstąpienia od zapisów instrukcji wykonawczych zawierającej opis sytuacji, powody dla których odstąpienie jest konieczne oraz proponowany sposób postępowania.	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
2.	Naczelnik BFE 	Podjęcie decyzji w sprawie odstąpienia oraz wskazanie dalszego sposobu postępowania	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	
3.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Dołączenie notatki służbowej ws. odstąpienia od procedury, zaopatrzonej w decyzję Naczelnika BFE do akt sprawy, w której planowano odstąpienie   	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT	
4.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	W przypadku zgody Naczelnika BFE na odstępstwo od procedury rejestracja odstępstwa w wewnętrznym Rejestrze odstępstw prowadzonym przez Sekretariat RIT  w formie elektronicznej i papierowej	niezwłocznie 	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT	
Zmiany wpisane do Rejestru odstępstw wprowadzane są do Instrukcji wykonawczych IP RPO WSL – RIT SPd przy kolejnej ich aktualizacji po co najmniej dwukrotnym wystąpieniu danego odstępstwa. Procedura przygotowania, zatwierdzania i zmiany Instrukcji Wykonawczych IP RPO WSL – RIT SPd opisana została w instrukcji wykonawczej nr 1.2.1	
5	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT	Sporządzenie pisma przekazującego notatkę z pisemną adnotacją o podjętej decyzji do IZ RPO WSL – WRR w celu wpisania do Centralnego Rejestru Odstępstw od zapisów instrukcji wykonawczych instytucji zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020.	niezwłocznie	nie dotyczy 	Naczelnik BFE	
6.	Naczelnik BFE	Zatwierdzenie treści ww. pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. kancelaryjnych RIT	
7.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
Przesłanie ww. pisma do IZ RPO WSL	niezwłocznie	SOD 	IŻ RPO WSL	

1.3 POROZUMIENIA Z IP ZIT RPO WSL
1.3.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie porozumienia IZ RPO WSL z IP ZIT RPO WSL – RIT SPd

1.3.1	
Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie porozumienia IZ RPO WSL z IP ZIT RPO WSL – RIT SPd	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL z załączonym projektem porozumienia/ zmiany porozumienia pomiędzy IZ RPO WSL a IP RIT, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta 	
2.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
3.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
4.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL z załączonym projektem porozumienia/ zmiany porozumienia pomiędzy IZ RPO WSL a IP RIT, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
5.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. bieżącej współpracy z IZ RPO WSL, Stanowisko ds. koordynacji RIT	
6.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT , Stanowisko ds. koordynacji RIT	Przygotowanie i parafowanie pisma przyjmującego projekt IZ RPO WSL/ przygotowanie propozycji IP RIT dotyczącej treści porozumienia, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi BFE	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
7.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie pisma przyjmującego projekt IZ RPO WSL/ przygotowanie propozycji IP RIT dotyczącej treści porozumienia, przekazanie do akceptacji i podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
8.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie przygotowanych dokumentów/ pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
9.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
przesłanie pisma do IZ RPO WSL	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	SOD 	IZ RPO WSL 	
W przypadku przyjęcia propozycji IZ RPO WSL następuje podpisanie porozumienia/ zmian porozumienia przez Prezydenta Miasta
W przypadku nie przyjęcia propozycji IZ RPO WSL i zaproponowania zmian zapisów – pkt 1.	

1.3.2 Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie Strategii RIT SPd

1.3.2	
Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie Strategii RIT SPd	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	
System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL wzywające do przygotowania Strategii RIT/ przygotowania zmiany Strategii RIT, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta 	
2.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
3.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
4.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL wzywające do przygotowania Strategii RIT/ przygotowania zmiany Strategii RIT, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
5.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji  RIT	
6.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji  RIT	Przygotowanie projektu Strategii RIT/ projektu zmiany Strategii RIT we współpracy z Partnerami z subregionu	co najmniej 15 dni roboczych przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
7.	Naczelnik BFE	Akceptacja projektu Strategii RIT/ projektu zmiany Strategii RIT, przekazanie projektu do opinii Zespołu Roboczego RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Zespół Roboczy RIT, Stanowisko ds. merytorycznych  RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT	
W przypadku  uwag Zespołu Roboczego RIT – pkt 6
W przypadku braku uwag – pkt 8	
8.	Naczelnik BFE	Przesłanie projektu Strategii RIT/ projektu zmiany Strategii RIT do IZ RPO WSL celem wstępnej weryfikacji	niezwłocznie	nie dotyczy	IZ RPO WSL	
W przypadku  uwag IZ RPO WSL – pkt 6
W przypadku braku uwag – pkt 9	
9.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT
Stanowisko ds. koordynacji RIT	Przygotowanie projektu uchwały Zgromadzenia Ogólnego RIT dot. akceptacji Strategii RIT	co najmniej 10 dni roboczych przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL 	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
10.	Naczelnik BFE	Akceptacja projektu uchwały Zgromadzenia Ogólnego RIT, skierowanie projektu pod obrady Zgromadzenia Ogólnego RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta, Zgromadzenie Ogólne RIT	
W przypadku braku akceptacji Zgromadzenie Ogólne RIT – pkt 6
W przypadku przyjęcia uchwały przez Zgromadzenie Ogólne RIT – pkt 11	
W przypadku akceptacji Zgromadzenia Ogólnego RIT następuje podpisanie/przyjęcie Strategii RIT/ zmiany Strategii RIT przez Prezydenta Miasta. 	
11.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT	Przygotowanie i parafowanie korespondencji zawierającej Strategię RIT przyjętą przez organ wykonawczy IP RIT	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
12.	Naczelnik BFE	Parafowanie korespondencji zawierającej Strategię RIT przyjętą przez organ wykonawczy IP RIT, przekazanie do podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta 	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
13.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Podpisanie korespondencji zawierającej Strategię RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
14.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
przesłanie korespondencji zawierającej Strategię RIT do IZ RPO WSL	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	SOD 	IZ RPO WSL 	
W przypadku  pozytywnej opinii IZ RPO WSL – pkt 15	
15.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL zawierające pozytywną opinię nt. Strategii RIT, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	Do 60 dni od dnia otrzymania przez IZ RPO WSL Strategii RIT 	nie dotyczy	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta 	
16.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
17.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
18.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL zawierające pozytywną opinię nt. Strategii RIT, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
19.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych  RIT, Stanowisko ds. koordynacji  RIT	
20.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT	Przygotowanie i przesłanie informacji nt. pozytywnej opinii Strategii RIT do Partnerów z subregionu	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	

1.4 WYTYCZNE PROGRAMOWE
1.4.1 Instrukcja opiniowania wytycznych programowych 
1.4.1	Instrukcja opiniowania wytycznych programowych 	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
W przypadku  przesłania prośby o opiniowanie wytycznych programowych drogą mailową – pkt 5
W przypadku korespondencji oficjalnej – pkt 1	
1.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL z prośbą o opiniowanie wytycznych programowych, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	SOD 	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta 	
2.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
3.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
4.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL z prośbą o opiniowanie wytycznych programowych, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
5.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
6.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT , Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Przekazanie prośby o opiniowanie wytycznych programowych do Partnerów z subregionu	niezwłocznie, co najmniej 5 dni roboczych przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE, JST z terenu subregionu południowego	
W przypadku  przesłania prośby o opiniowanie wytycznych programowych drogą mailową – pkt 7
W przypadku korespondencji oficjalnej – pkt 9	
7.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT , Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Przygotowanie i parafowanie projektu opinii do wytycznych programowych po zebraniu uwag od Partnerów z subregionu	niezwłocznie, co najmniej w dniu wskazanym przez IZ RPO WSL jako termin	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
8.	Naczelnik BFE	Akceptacja projektu opinii do wytycznych programowych, przesłanie opinii do IZ RPO WSL	niezwłocznie	nie dotyczy	IZ RPO WSL	
9.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT , Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Przygotowanie i parafowanie korespondencji zawierającej opinię IP RIT do wytycznych programowych, po zebraniu uwag od Partnerów z subregionu	niezwłocznie, co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
10.	Naczelnik BFE	Parafowanie korespondencji zawierającej opinię IP RIT do wytycznych programowych, przekazanie do podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta 	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
11.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Podpisanie korespondencji zawierającej opinię IP RIT do wytycznych programowych 	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
12.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
przesłanie korespondencji zawierającej opinię IP RIT do wytycznych programowych 	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	SOD 	IZ RPO WSL 	

 2. Procesy ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów
2.1 HARMONOGRAM NABORÓW WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
2.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL 2014-2020 

2.1.1	
Instrukcja udziału w przygotowaniu harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL 2014-2020 	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	
System informatyczny 	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Naczelnik BFE, Stanowisko ds. koordynacji RIT	Przyjęcie informacji IZ RPO WSL z proponowanym harmonogramem naboru wniosków, dekretacja	niezwłocznie	e-mail  	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	
2.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Przygotowanie informacji 
do Partnerów Porozumienia RIT 
w zakresie gotowości do wzięcia udziału w poszczególnych konkursach	adekwatnie do potrzeb lub co najmniej 15 dni roboczych przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL 	nie dotyczy	Naczelnik BFE, Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
3.	Naczelnik BFE	Akceptacja przygotowanej informacji, wysłanie 
drogą elektroniczną do partnerów Porozumienia RIT	niezwłocznie	nie dotyczy 	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT	
4.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Przygotowanie zbiorczej informacji dotyczącej gotowości wzięcia udziałów w konkursach na podstawie danych uzyskanych od partnerów subregionu 	Adekwatnie do potrzeb lub co najmniej 5 dni roboczych przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL 	nie dotyczy	Naczelnik BFE, Stanowisko ds. koordynacji RIT	
5.	Naczelnik BFE	Przekazanie drogą elektroniczną zbiorczej informacji do Zespołu Roboczego RIT, celem uzyskania ostatecznej opinii	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT, Stanowisko ds. koordynacji RIT	
W przypadku negatywnej opinii – pkt 4 wg otrzymanych uwag
W przypadku pozytywnej opinii – pkt 6	
6.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Przygotowanie informacji 
dla IZ RPO WSL dot. gotowości wzięcia udziału 
w planowanych konkursach	Adekwatnie do potrzeb lub co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE, Stanowisko ds. koordynacji RIT	
7.	Naczelnik BFE	Akceptacja informacji i przekazanie drogą elektroniczną do IZ RPO WSL	niezwłocznie	e-mail  	IZ RPO WSL	

2.2 KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW
2.2.1 Instrukcja udziału w opracowaniu kryteriów wyboru projektów do dofinansowania 

2.2.1	
Instrukcja udziału w opracowaniu kryteriów wyboru projektów do dofinansowania 	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	
System informatyczny 	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo informujące o konieczności przygotowania propozycji kryteriów wyboru projektów	niezwłocznie	SOD 	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	
2.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
3.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
4.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo informujące o konieczności przygotowania propozycji kryteriów wyboru projektów, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
5.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	
6.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów	co najmniej 15 dni roboczych przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
7.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Weryfikacja propozycji, przekazanie propozycji kryteriów do opinii Zespołu Roboczego RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Zespół Roboczy RIT	
W przypadku  uwag Zespołu Roboczego RIT – pkt 6
W przypadku braku uwag – pkt 8	
8.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Przygotowanie projektu uchwały Rady RIT dot. akceptacji kryteriów wyboru projektów	co najmniej 10 dni roboczych przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL 	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT	
9.	Stanowisko ds. koordynacji RIT	Akceptacja projektu uchwały Rady RIT, skierowanie projektu pod obrady Rady RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE, Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta, Rada RIT	
W przypadku braku akceptacji Rady RIT – pkt 6
W przypadku przyjęcia uchwały przez Radę RIT – pkt 10	
10.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Sporządzenie i parafowanie pisma do IZ RPO WSL z propozycją zatwierdzonych kryteriów wyboru projektów	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
11.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Akceptacja i parafowanie pisma, przekazanie pisma do podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
12.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
13.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
przesłanie propozycji kryteriów wyboru projektów 
do IZ RPO WSL	niezwłocznie	SOD 	IZ RPO WSL 	
W przypadku uwag IZ RPO WSL – pkt 1-13	

2.3  OCENA I ZATWIERDZANIE WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE PROJEKTU W RAMACH RPO WSL 2014-2020
2.3.1 Instrukcja udziału w weryfikacji formalnej, ocenie i wyborze projektu do dofinansowania w zakresie ZIT/RIT
Instrukcja do uzupełnienia w późniejszym terminie. 

3. Procesy monitoringu i sprawozdawczości w ramach RPO WSL 2014-2020
3.1 Instrukcja udziału w sporządzaniu sprawozdania okresowego/ rocznego/ końcowego 
z realizacji RIT
3.1	Instrukcja udziału w sporządzaniu sprawozdania okresowego/ rocznego/ końcowego z realizacji RIT	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	
System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Uzyskanie informacji 
od partnerów Porozumienia RIT na potrzeby sporządzenia sprawozdania okresowego	na bieżąco	e-mail  	JST z terenu subregionu południowego	
2.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Weryfikacja poprawności informacji uzyskanych od partnerów Porozumienia RIT 
na potrzeby sprawozdania okresowego	niezwłocznie	nie dotyczy	JST z terenu subregionu południowego, Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
3.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Sporządzenie sprawozdania okresowego wg wzoru 
IZ RPO WSL, parafowanie sprawozdania	co najmniej 10 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE, Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
4.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Akceptacja i parafowanie sprawozdania okresowego 
z realizacji RIT, przedłożenie sprawozdania do akceptacji Naczelnika BFE	co najmniej 10 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
5.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie sprawozdania okresowego 
z realizacji RIT, skierowania sprawozdania pod obrady Rady RIT	co najmniej 10 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta, Rada RIT	
W przypadku braku akceptacji Rady RIT – pkt 3
W przypadku akceptacji poprzez przyjęcie uchwały przez Radę RIT – pkt 6
	
6.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta 	Akceptacja i podpisanie sprawozdania okresowego 
z realizacji RIT, 
zwrot podpisanego 
dokumentu do BFE 	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez 
IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
7.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Przesłanie sprawozdania okresowego z realizacji RIT
 do IZ RPO WSL	niezwłocznie	LSI 2014	IZ RPO WSL, Naczelnik BFE, Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
8.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL informujące o zakończeniu weryfikacji sprawozdania okresowego
 z wynikiem pozytywnym
 lub z wezwaniem do uzupełnienia, przekazanie
 do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta 	niezwłocznie	SOD 	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	
9.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
10.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na BFE	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
11.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL informujące o zakończeniu weryfikacji sprawozdania okresowego
 z wynikiem pozytywnym
 lub z wezwaniem do uzupełnienia, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
12.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT 	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT , Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
13.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Analiza treści pisma IZ RPO WSL z wezwaniem do uzupełnienia sprawozdania okresowego lub przesłania wyjaśnień, uzyskanie stosownych danych od Partnerów Porozumienia RIT. 	niezwłocznie 	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
14.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Przygotowanie
 i parafowanie dokumentów uzupełniających sprawozdanie/ treści pisma zawierającego wyjaśnienia do sprawozdania	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez 
IZ RPO WSL 	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
15.	Stanowisko ds. koordynacji monitoringu
 i sprawozdawczości	Akceptacja i parafowanie dokumentów uzupełniających sprawozdanie/ treści pisma zawierającego wyjaśnienia do sprawozdania, przedłożenie sprawozdania do akceptacji Naczelnika BFE	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
16.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie dokumentów uzupełniających wniosek o płatność/ treści pisma zawierającego wyjaśnienia sprawozdania, przekazanie
 do akceptacji i podpisu Prezydentowi Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
16.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie przygotowanych dokumentów/ pisma (uzupełnienie/ wyjaśnienia do sprawozdania okresowego)	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez 
IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
17.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji 
i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej, przesłanie dokumentów/ pisma do IZ RPO WSL	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	SOD 	Naczelnik BFE, Stanowisko ds. merytorycznych RIT , Stanowisko ds. koordynacji RIT 	

4. Procesy związane z realizacją Pomocy Technicznej RPO WSL 2014-2020
4.1. SPORZĄDZANIE, WERYFIKACJA I ZATWIERDZANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PT
4.1.1 Instrukcja sporządzania wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT 
4.1.1	Instrukcja sporządzania wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT 	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	
System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Sporządzenie  wniosku 
o zaliczkę w ramach PT, parafowanie wniosku	Po podpisaniu umowy o dofinansowanie, zgodnie 
z zapotrzebowaniem  	LSI 2014	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
2.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Akceptacja i parafowanie wniosku o zaliczkę w ramach PT, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi Biura Funduszy Europejskich (BFE)  	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
3.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie wniosku o zaliczkę, przekazanie do akceptacji i parafowania przez pracownika Wydziału Finansowo-Księgowego (FK)	niezwłocznie	nie dotyczy	FK, BD	
4.	Pracownik FK	Akceptacja i parafowanie wniosku o zaliczkę w ramach PT, przekazanie do akceptacji
 i parafowania przez Wydział Budżetu (BD)
	niezwłocznie	nie dotyczy	BFE, BD	
5.	Pracownik BD	Akceptacja i parafowanie wniosku o zaliczkę w ramach PT, przekazanie do kontasygnaty Skarbnika Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	BFE	
6.	
Skarbnik Miasta
	Kontrasygnata wniosku o zaliczkę 
w ramach PT, przekazanie do podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
7.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie wniosku o zaliczkę, zwrot podpisanego dokumentu 
do BFE 	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
8.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Przesłanie wniosku o zaliczkę 
w ramach PT do IZ RPO WSL	niezwłocznie	LSI 2014	IZ RPO WSL 	
9.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL informujące o zakończeniu weryfikacji wniosku o zaliczkę z wynikiem pozytywnym/ negatywnym lub z wezwaniem do uzupełnienia wniosku o zaliczkę w ramach PT, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	SOD 	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	
10.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
11.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na BFE	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
12.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej -  pismo IZ RPO WSL informujące o zakończeniu weryfikacji wniosku o zaliczkę z wynikiem pozytywnym/ negatywnym lub z wezwaniem do uzupełnienia wniosku o zaliczkę w ramach PT, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
13.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT , Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
14.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	W przypadku konieczności uzupełnienia wniosku o zaliczkę, przygotowanie nowego wniosku 	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez 
IZ RPO WSL 	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT	
15.	Stanowisko ds. koordynacji RIT	Akceptacja i parafowanie poprawionego wniosku o zaliczkę w ramach PT, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi BFE 	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
16.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie poprawionego wniosku o zaliczkę, przekazanie do akceptacji i parafowania przez pracownika Wydziału Finansowo-Księgowego (FK)	niezwłocznie	nie dotyczy	FK, BD	
17.	Pracownik FK	Akceptacja i parafowanie poprawionego wniosku o zaliczkę w ramach PT, przekazanie do akceptacji
 i parafowania przez Wydział Budżetu (BD)	niezwłocznie	nie dotyczy	BFE, BD	
18.	Pracownik BD	Akceptacja i parafowanie poprawionego wniosku o zaliczkę w ramach PT, przekazanie do kontrasygnaty Skarbnika Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	BFE	
19.	
Skarbnik Miasta
	Kontrasygnata poprawionego wniosku 
o zaliczkę w ramach PT, przekazanie do podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
20.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie poprawionego wniosku
 o zaliczkę, zwrot podpisanego dokumentu do BFE 	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
21.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Przesłanie poprawionego wniosku o zaliczkę w ramach PT  do IZ RPO WSL	niezwłocznie	LSI 2014	IZ RPO WSL 	

4.1.2 Instrukcja sporządzania wniosku o płatność pośrednią/ końcową w ramach PT 
4.1.2	Instrukcja sporządzania wniosku o płatność pośrednią/ końcową w ramach PT 	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Sporządzenie  wniosku o płatność pośrednią /końcową w ramach PT w wersji elektronicznej oraz załączników do wniosku, parafowanie wniosku	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym w  zasadach realizacji PT stanowiących integralną część  decyzji o dofinansowaniu  	LSI 2014	Stanowisko ds. koordynacji RIT	
2.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Akceptacja i parafowanie wniosku o płatność w ramach PT, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi Biura Funduszy Europejskich (BFE)  	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
3.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie wniosku o płatność w ramach PT, przekazanie do akceptacji i parafowania przez pracownika Wydziału Finansowo-Księgowego (FK)	niezwłocznie	nie dotyczy	FK, BD	
4.	Pracownik FK	Akceptacja i parafowanie wniosku o płatność w ramach PT, przekazanie do akceptacji i parafowania przez Wydział Budżetu (BD)	niezwłocznie	SOD 	BFE, BD	
5.	Pracownik BD	Akceptacja i parafowanie wniosku o płatność w ramach PT, przekazanie do kontrasygnaty Skarbnika Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	BFE	
6.	
Skarbnik Miasta
	Kontrasygnata wniosku o płatność w ramach PT, przekazanie wniosku o płatność do podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
7.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta 	Akceptacja i podpisanie wniosku o płatność, zwrot podpisanego dokumentu do BFE 	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
8.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Przesłanie wniosku o płatność do IZ RPO WSL	niezwłocznie	LSI 2014	IZ RPO WSL 	
9.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL informujące o zakończeniu weryfikacji wniosku o płatność z wynikiem pozytywnym/ negatywnym lub z wezwaniem do uzupełnienia wniosku o płatność/ przesłania wyjaśnień, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	SOD 	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	
10.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
11.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na BFE	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
12.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo IZ RPO WSL informujące o zakończeniu weryfikacji wniosku o płatność z wynikiem pozytywnym/ negatywnym lub z wezwaniem do uzupełnienia wniosku o płatność/ przesłania wyjaśnień, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
13.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji na pracownika Sekretariatu RIT	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT , Stanowisko ds. koordynacji RIT	
14.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Analiza treści pisma IZ RPO WSL z wezwaniem do uzupełnienia wniosku o płatność/ przesłania wyjaśnień, przygotowanie i parafowanie dokumentów uzupełniających wniosek o płatność/ poprawionego wniosku o płatność/ treści pisma zawierającego wyjaśnienia do wniosku o płatność	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL 	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT	
15.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Akceptacja i parafowanie dokumentów uzupełniających wniosek o płatność/ poprawionego wniosku o płatność/ treści pisma zawierającego wyjaśnienia do wniosku o płatność, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi BFE 	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
16.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie dokumentów uzupełniających wniosek o płatność/ poprawionego wniosku o płatność/ treści pisma zawierającego wyjaśnienia do wniosku o płatność, przekazanie do akceptacji i podpisu Prezydentowi Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	FK, BD	
17.	Pracownik FK	Akceptacja i parafowanie poprawionego wniosku o płatność, przekazanie do akceptacji i parafowania przez Wydział Budżetu (BD)	niezwłocznie	nie dotyczy	BFE, BD	
18.	Pracownik BD	Akceptacja i parafowanie poprawionego wniosku o płatność w ramach PT, przekazanie do kontrasygnaty Skarbnika Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	BFE	
19.	Skarbnik Miasta	Kontrasygnata poprawionego wniosku 
o płatność, przekazanie do podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
20.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie przygotowanych dokumentów/ pisma (uzupełnienie/ wyjaśnienia do wniosku o płatność/ poprawiony wniosek o płatność)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
21.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT	Przesłanie wniosku o płatność do IZ RPO WSL	niezwłocznie	LSI 2014	IZ RPO WSL 	

4.2 KONTROLA PROJEKTU PT 
4.2.1 Instrukcja postępowania w przypadku kontroli realizacji projektów w ramach PT 
4.2.1	Instrukcja postępowania w przypadku kontroli realizacji projektów w ramach PT 	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo informujące o terminie i zakresie kontroli, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	SOD 	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	
2.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
3.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
4.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo informujące o terminie i zakresie kontroli, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	Naczelnik BFE	
5.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	

6.

	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Przygotowanie i parafowanie dokumentów do kontroli wraz z przygotowaniem pisma przewodniego/ przygotowanie i parafowanie pisma z prośbą o przesunięcie terminu kontroli/ przygotowanie do czynności kontrolnych na miejscu	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL/ co najmniej dzień roboczy przed zaplanowaną kontrolą 	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
7.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Akceptacja i parafowanie przygotowanych dokumentów/ pisma, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi BFE 	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
8.	Naczelnik BFE	Akceptacja i parafowanie przygotowanych dokumentów/ pisma, przekazanie do akceptacji i podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
9.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie przygotowanych dokumentów/ pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
10.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
przesłanie dokumentów/ pisma do IZ RPO WSL	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	SOD 	IZ RPO WSL 	
11.
	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Współpraca z IZ RPO WSL w trakcie czynności kontrolnych	w trakcie kontroli	nie dotyczy	Naczelnik BFE, Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
12.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo zawierające Informację pokontrolną, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	SOD 	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	
13.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
14.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE
	
15.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo zawierające Informację pokontrolną, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	
Naczelnik BFE
	
16.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	
17.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Analiza treści Informacji pokontrolnej, parafowanie Informacji pokontrolnej/ przygotowanie pisma z zastrzeżeniami do Informacji Pokontrolnej	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL 	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
18.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Parafowanie Informacji pokontrolnej/ akceptacja i parafowanie pisma z zastrzeżeniami do Informacji Pokontrolnej, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi BFE 	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
19.	Naczelnik BFE	Parafowanie Informacji pokontrolnej/  akceptacja i parafowanie pisma z zastrzeżeniami do Informacji Pokontrolnej, przekazanie do akceptacji i podpisu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
20.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie przygotowanych dokumentów/ pisma (Informacji pokontrolnej lub pisma z zastrzeżeniami do Informacji pokontrolnej)	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Naczelnik BFE	
21.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
przesłanie dokumentów/ pisma do IZ RPO WSL	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	SOD 	IZ RPO WSL 	
22.	Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji przychodzącej – pismo zawierające zmienioną i uzupełnioną Informację pokontrolną, przekazanie do Sekretariatu Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	SOD 	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	
23.	Sekretariat Prezydenta Miasta/ Sekretariat Z-cy Prezydenta Miasta	Przekazanie pisma do dekretacji Prezydenta Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
24.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Dekretacja pisma na Biuro Funduszy Europejskich (BFE)	niezwłocznie	nie dotyczy	Naczelnik BFE
	
25.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT	Odbiór korespondencji przychodzącej – pismo zawierające Informację pokontrolną, przekazanie do dekretacji Naczelnikowi BFE	niezwłocznie	SOD 	
Naczelnik BFE
	
26.	
Naczelnik BFE
	Dekretacja korespondencji	niezwłocznie	nie dotyczy	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	
27.	Stanowisko ds. merytorycznych RIT 	Analiza treści zmienionej i uzupełnionej Informacji pokontrolnej, parafowanie zmienionej i uzupełnionej Informacji pokontrolnej/ przygotowanie pisma z zastrzeżeniami do zmienionej i uzupełnionej Informacji Pokontrolnej	co najmniej 2 dni robocze przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL 	nie dotyczy	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	
28.	Stanowisko ds. koordynacji RIT 	Parafowanie zmienionej i uzupełnionej Informacji pokontrolnej/ akceptacja i parafowanie pisma z zastrzeżeniami do zmienionej i uzupełnionej Informacji Pokontrolnej, przekazanie do akceptacji i parafowania Naczelnikowi BFE 	niezwłocznie	nie dotyczy	
Naczelnik BFE
	
29.	Naczelnik BFE	Parafowanie zmienionej i uzupełnionej Informacji pokontrolnej/  akceptacja i parafowanie pisma z zastrzeżeniami do zmienionej i uzupełnionej Informacji Pokontrolnej, przekazanie do akceptacji i podpisu Prezydentowi Miasta/ Z-cy Prezydenta Miasta	niezwłocznie	nie dotyczy	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	
30.	Prezydent Miasta/ Z-ca Prezydenta Miasta	Akceptacja i podpisanie przygotowanych dokumentów/ pisma (zmienionej i uzupełnionej Informacji pokontrolnej lub pisma z zastrzeżeniami do zmienionej i uzupełnionej Informacji pokontrolnej)	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	
Naczelnik BFE
	
31.	Stanowisko ds. kancelaryjnych BFE/ Sekretariat RIT, Wydział Organizacji i Nadzoru/ Biuro Obsługi Interesanta (Dziennik Podawczy)	Rejestracja korespondencji wychodzącej/
przesłanie dokumentów/ pisma do IZ RPO WSL	co najmniej 1 dzień roboczy przed terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	SOD 	
IZ RPO WSL 	

VI. Spis załączników
1.2.2 Załącznik 1 - Wzór rejestru odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych dla IP ZIT RPO WSL - RIT SPd.