Zarząd Województwa Śląskiego

Instrukcje Wykonawcze Instytucji Pośredniczącej – Miasta Częstochowy Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020

Katowice, 7  maja 2015 r.

	IMIĘ I NAZWISKO	PODPIS	DATA	
OPRACOWAŁ:				
AKCEPTOWAŁ:				
ZATWIERDZIŁ:				

Spis treści
I. Objaśnienia skrótów użytych w treści instrukcji
II. Słownik Terminologiczny
III. Krótki opis RPO WSL 2014-2020
IV. Organizacja Instytucji Pośredniczącej.
V. PROCESY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ RPO WSL 2014-2020
1.	Procesy zarządzania systemem
1.1	OPIS FUNKCJI I PROCEDUR RPO WSL 2014-2020
1.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020
1.2 INSTRUKCJE WYKONAWCZE  RPO WSL 2014-2020
1.2.1	Instrukcja sporządzenia i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPn
1.2.2	Instrukcja odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPn
1.3	POROZUMIENIA Z IP ZIT RPO WSL
1.3.1	Instrukcja udziału w przygotowania i zmianie porozumienia IZ RPO WSL z IP ZIT RPO WSL – RIT SPn
1.3.2	Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie STRATEGII RIT SPn
1.4	WYTYCZNE PROGRAMOWE
1.4.1	Instrukcja opiniowania wytycznych programowych
2.	Procesy dotyczące ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów.
2.1	HARMONOGRAM NABORÓW WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
2.1.1	Instrukcja udziału w przygotowaniu harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL
2014-2020
2.2	KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW
2.2.1	Instrukcja udziału w opracowaniu kryteriów wyboru projektów do dofinansowania
2.3	OCENA I ZATWIERDZANIE WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE PROJEKTU W RAMACH RPO WSL 2014-2020
2.3.1	Instrukcja udziału w weryfikacji formalnej, ocenie i wyborze projektu do dofinansowania w zakresie RIT
3.	Procesy monitoringu i sprawozdawczości w ramach RPO WSL 2014-2020
3.1	Instrukcja udziału w sporządzeniu sprawozdania okresowego z realizacji ZIT/RIT
3.2	Instrukcja udziału w sporządzeniu sprawozdania rocznego i końcowego z realizacji ZIT/RIT
4. Procesy związane z realizacją Pomocy Technicznej RPO WSL 2014-2020
4.1	SPORZĄDZENIE, WERYFIKACJA I ZATWIERDZANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PT
4.1.1	Instrukcja sporządzenia wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT
4.1.2	Instrukcja sporządzania wniosku o płatność pośrednią/końcową w ramach PT
4.2	KONTROLA PROJEKTU PT
4.2.1	Instrukcja postępowania w przypadku kontroli realizacji projektów w ramach PT
Spis załączników

I. Objaśnienia skrótów użytych w treści instrukcji
EFRR 	Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego	
EFS	Europejski Fundusz Społeczny 	
IZ RPO WSL	Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
IP ZIT RPO WSL	Instytucje Pośredniczące w realizacji zadań związanych z przygotowaniem i wdrażaniem ZIT oraz RIT w ramach RPO WSL 2014-2020- Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach, Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku, Miasto Częstochowa, Miasto Bielsko-Biała	
ZIT/RIT	Zintegrowane Inwestycje Terytorialne / Regionalne Inwestycje Terytorialne	
RIT SPn	Miasto Częstochowa (IP ZIT RPO WSL)	
KE 	Komisja Europejska	
KM RPO WSL	Komitet Monitorujący RPO WSL 2014-2020	
KOP 	Komisja Oceny Projektów	
LSI 2014	Lokalny System Informatyczny RPO WSL 2014-2020	
OFiP	Opis Funkcji i Procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
RPO WSL 2014-2020 	Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
UMWSL	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
PT	Pomoc Techniczna RPO WSL 2014-2020	

II. Słownik Terminologiczny

Dni – rozumie się przez to dni kalendarzowe.
Dofinansowanie – współfinansowanie UE lub współfinansowanie krajowe z budżetu państwa
Instytucja Pośrednicząca  – podmiot, któremu w drodze pisemnego porozumienia IZ RPO WSL powierzyła realizację zadań w ramach RPO WSL 2014-2020. 
Instytucja Zarządzająca RPO WSL – instytucja odpowiadająca za zarządzanie RPO WSL 2014-2020 zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami – Zarząd Województwa Śląskiego.
Instrukcja wykonawcza – instrukcja zawierająca procedury działania właściwych instytucji, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy wdrożeniowej.
Komisja Oceny Projektów – niezależny podmiot w systemie oceny projektów, powoływany w celu przeprowadzenia procedury oceny projektów o dofinansowanie składanych w ramach RPO WSL 2014-2020.
Kryteria wyboru projektów – określony zestaw wymogów formalnych i merytorycznych, które muszą spełnić projekty, aby uzyskać dofinansowanie z RPO WSL 2014-2020.
Komitet Monitorujący RPO WSL –  realizacja RPO WSL 2014-2020 podlega monitorowaniu przez KM RPO WSL, który w szczególności: dokonuje przeglądu wdrażania RPO WSL 2014-2020 i postępów poczynionych w drodze do osiągnięcia jego celów, bada wszelkie kwestie, które wpływają na wykonanie RPO WSL 2014-2020, w tym wnioski 
z przeglądu wyników, a także zatwierdza kryteria wyboru projektów.
Ocena formalna – w odpowiedzi na ogłoszone konkursy złożone wnioski o dofinansowanie projektu poddawane są ocenie formalnej, która dokonywana jest przez co najmniej dwóch członków KOP w zakresie poprawności sporządzenia wniosku o dofinansowanie projektu oraz kompletności dokumentacji. 
Ocena merytoryczna – wnioski o dofinansowanie projektu pozytywnie ocenione na etapie oceny formalnej poddawane są ocenie merytorycznej, w oparciu o kryteria wyboru zatwierdzone przez KM RPO WSL obowiązujących dla danego konkursu.
Oś priorytetowa - jest to grupa działań, których realizacja służy osiągnięciu celu szczegółowego określonego w RPO WSL 2014-2020. Każda oś priorytetowa określa wskaźniki i odpowiadające im wartości docelowe określone ilościowo lub jakościowo, służące do oceny postępów z wdrażania programu w kierunku osiągania celów jako podstawę monitorowania, ewaluacji i przeglądu wyników. 
Pomoc techniczna – działania z zakresu przygotowania, zarządzania, monitorowania, oceny, informacji, promocji i kontroli działalności programów operacyjnych oraz działania mające na celu zwiększenie zdolności administracyjnych do wdrażania funduszy.
Program operacyjny – dokument przedłożony przez państwo członkowskie i przyjęty przez Komisję, określający strategie rozwoju wraz ze spójnym zestawem priorytetów, które mają być osiągnięte z pomocą funduszu.
Projekt – przedsięwzięcie zmierzające do osiągnięcia założonego celu określonego wskaźnikami, z określonym początkiem i końcem realizacji, zgłoszone do objęcia lub objęte współfinansowaniem UE w ramach RPO WSL 2014-2020.
Rozporządzenie ogólne - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.
Sprawozdawczość – obejmuje zbieranie informacji dotyczących realizacji RPO WSL 2014-2020 z uwzględnieniem Priorytetów Inwestycyjnych, osi priorytetowych i Celów Tematycznych, funduszy oraz kategorii regionów, w postaci danych liczbowych, 
w szczególności wskaźników rzeczowych i finansowych oraz przekazywanie ich odpowiednim instytucjom, w określonym zakresie i trybie dla potrzeb monitorowania realizacji RPO WSL 2014-2020 na każdym etapie jego wdrażania.
Sprawozdanie okresowe – sprawozdanie sporządzane za I, II, III, i IV kwartał roku budżetowego.
Sprawozdanie roczne – sprawozdanie sporządzane za rok budżetowy w latach 2016-2023.
Sprawozdanie końcowe – sprawozdanie sporządzane w roku, który zostanie określony przez KE.
Strategia ZIT/RIT – strategia, o której mowa w art. 30 ust. 5 pkt 2 i ust. 6-9 ustawy wdrożeniowej.
Ustawa wdrożeniowa - ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów 
w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. 
z 2014 r., poz. 1146 z późn. zm.).
Wniosek o dofinansowanie projektu – dokument, w którym zawarty jest opis projektu i na podstawie którego dokonuje się oceny spełniania kryteriów wyboru projektów przez ten projekt.
Wniosek o płatność – należy przez to rozumieć, określony przez Instytucję Zarządzającą RPO WSL/ IP RPO WSL, standardowy formularz wniosku Beneficjenta Pomocy Technicznej/ Beneficjenta o płatność wraz z załącznikami, który służy rozliczeniu Planu Działań Pomocy Technicznej/ Projektu.
Współfinansowanie krajowe z budżetu państwa – środki budżetu państwa niepochodzące 
z budżetu środków europejskich, o których mowa w art. 117 ustawy o finansach publicznych, wypłacane na rzecz beneficjenta albo wydatkowane przez państwową jednostkę budżetową.
Współfinansowanie UE – środki pochodzące z budżetu środków europejskich, o których mowa w art. 117 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, oraz podlegające refundacji przez Komisję Europejską środki budżetu państwa przeznaczone na realizację projektów pomocy technicznej, wypłacane na rzecz beneficjenta albo wydatkowane przez państwową jednostkę budżetową w ramach projektu.
III. Krótki opis RPO WSL 2014-2020

Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 został przygotowany na podstawie rozporządzenia ogólnego, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu "Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia" oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 
z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006, a także na podstawie ustawy wdrożeniowej.
RPO WSL 2014-2020 jest jednym z 16 programów operacyjnych zarządzanych i wdrażanych na poziomie regionalnym i jednym z instrumentów realizacji Umowy Partnerstwa, która jest dokumentem określającym strategię interwencji funduszy europejskich w ramach trzech polityk unijnych w Polsce w latach 2014-2020. RPO WSL 2014-2020 został zaakceptowany przez Komisję Europejską w dniu 18 grudnia 2014 roku.
W ramach RPO WSL 2014-2020 przewiduje się dwanaście merytorycznych osi priorytetowych (finansowanych z EFRR i EFS) oraz jedną oś dedykowaną działaniom 
w zakresie pomocy technicznej (finansowaną w całości z EFS) na rzecz całego RPO WSL 2014-2020.
Oś Priorytetowa I Nowoczesna gospodarka	
1.1 Kluczowa dla regionu infrastruktura badawcza	
1.2 Badania Rozwój i innowacje w przedsiębiorstwach	
1.3 Profesjonalizacja IOB	
Oś Priorytetowa II Cyfrowe śląskie	
2.1 Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych	
Oś Priorytetowa III Konkurencyjność MŚP	
3.1 Poprawa warunków do rozwoju MŚP	
3.2 Innowacje w MŚP	
3.3 Technologie informacyjno-komunikacyjne w działalności gospodarczej	
3.4 Dokapitalizowanie zewnętrznych źródeł dofinansowania Przedsiębiorczości	
Oś Priorytetowa IV Efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii i gospodarka niskoemisyjna	
4.1 Odnawialne źródła energii	
4.2 Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach
4.3 Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej 
i mieszkaniowej	
4.4 Wysokosprawna Kogeneracja	
4.5 Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie	
Oś Priorytetowa V Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów	
5.1 Gospodarka wodno-ściekowa	
5.2 Gospodarka odpadami	
5.3 Dziedzictwo kulturowe	
5.4 Ochrona różnorodności biologicznej	
5.5 Wzmocnienie potencjału służb ratowniczych	
Oś Priorytetowa VI Transport	
6.1 Drogi wojewódzkie	
6.2 Transport kolejowy	
Oś Priorytetowa VII Regionalny rynek pracy	
7.1 Aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu	
7.2 Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy i pozostających bez zatrudnienia	
7.3 Wsparcie dla osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej
7.4 Wspomaganie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie (działania 
z zakresu outplacementu)	
7.5 Wsparcie osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej poprzez instrumenty finansowe	
Oś Priorytetowa VIII Regionalne kadry gospodarki opartej na wiedzy	
8.1 Wspieranie rozwoju warunków do godzenia życia zawodowego i prywatnego	
8.2 Wzmacnianie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw, przedsiębiorców i ich pracowników	
8.3 Poprawa dostępu do profilaktyki, diagnostyki i rehabilitacji leczniczej ułatwiającej pozostanie w zatrudnieniu i powrót do pracy	
Oś Priorytetowa IX Włączenie społeczne	
9.1 Aktywna integracja	
9.2 Dostępne i efektywne usługi społeczne i zdrowotne	
9.3 Rozwój ekonomii społecznej w regionie	
Oś Priorytetowa X Rewitalizacja oraz infrastruktura społeczna i zdrowotna	
10.1 Infrastruktura ochrony zdrowia	
10.2 Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych	
10.3 Rewitalizacja obszarów zdegradowanych	
10.4 Poprawa stanu środowiska miejskiego	
Oś Priorytetowa XI Wzmocnienie potencjału edukacyjnego	
11.1 Ograniczenie przedwczesnego kończenia nauki szkolnej oraz zapewnienie równego dostępu do dobrej jakości edukacji elementarnej, kształcenia podstawowego i średniego	
11.2 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe uczniów	
11.3 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe osób dorosłych	
11.4 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych osób dorosłych	
Oś Priorytetowa XII Infrastruktura edukacyjna	
12.1 Infrastruktura wychowania przedszkolnego	
12.2 Infrastruktura kształcenia zawodowego	
12.3 Instytucje popularyzujące naukę	
Oś Priorytetowa XIII Pomoc techniczna	
13.1 Pomoc Techniczna
IV. Organizacja Instytucji Pośredniczącej.  

Miasto Częstochowa (RIT SPn), reprezentujące Związek RIT Subregionu Północnego 
na mocy Porozumienia z dnia 06.03.2015 r. o współpracy w sprawie opracowania 
i realizacji Strategii RIT dla Subregionu Północnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020, działające w oparciu o Statut Gminy Miasto Częstochowa przyjęty Uchwałą nr 150/XVI/2003 Rady Miasta Częstochowy z dnia 7 lipca 2003 r. (z późn. zm.) pełni rolę Instytucji Pośredniczącej w zarządzaniu i wdrażaniu Regionalnych Inwestycji Terytorialnych w ramach RPO WSL 2014-2020 (IP ZIT RPO WSL) zgodnie z art. 36 ust. 3 rozporządzenia ogólnego w zw. z art. 7 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1301/2013 oraz z art. 10 ust. 1 ustawy wdrożeniowej. 
IZ RPO WSL powierzyła RIT SPn zadania związane z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 na podstawie Porozumienia nr 10/RR/2015 z dnia 13.03.2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Miastem Częstochowa. Porozumienie określa w szczególności: zakres zadań powierzonych IP ZIT RPO WSL, kwotę środków z PT RPO WSL 2014-2020 przeznaczonych na obsługę powierzonych zadań, jak również sposób wykonywania przez IZ RPO WSL nadzoru nad prawidłowością realizacji powierzonych zadań.
Poniższa tabela przedstawia listę Działań/Poddziałań, w odniesieniu do których została powierzona RIT SPn realizacja zadań w ramach RPO WSL 2014-2020.
Nr Działania/ Poddziałania	Nazwa Działania/Poddziałania	
EFRR:	
Oś priorytetowa III: Konkurencyjność MŚP	
Działanie 3.1 Poprawa warunków do rozwoju MŚP	
3.1.2	Tworzenie terenów inwestycyjnych na obszarach typu brownfield - RIT	
Oś priorytetowa IV: Efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii i gospodarka niskoemisyjna	
Działanie 4.1 Odnawialne źródła energii	
4.1.2.	Odnawialne źródła energii - RIT	
Działanie 4.3. Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej i mieszkaniowej	
4.3.2	Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej i mieszkaniowej – RIT	
Działanie 4.5 Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie	
4.5.2	Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie – RIT	
Oś priorytetowa V: Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów	
Działanie 5.1 Gospodarka wodno-ściekowa	
5.1.2	Gospodarka wodno-ściekowa - RIT	
Oś priorytetowa X: Rewitalizacja oraz infrastruktura społeczna i zdrowotna	
Działanie 10.2 Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych	
10.2.2	Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych - RIT	
Działanie 10.3 Rewitalizacja obszarów zdegradowanych	
10.3.2	Rewitalizacja obszarów zdegradowanych  - RIT	
Oś priorytetowa XII: Infrastruktura edukacyjna	
Działanie 12.1 Infrastruktura wychowania przedszkolnego	
12.1.2	Infrastruktura wychowania przedszkolnego- RIT	
Działanie 12.2 Infrastruktura kształcenia zawodowego	
12.2.2	Infrastruktura kształcenia zawodowego- RIT	
EFS:	
Oś priorytetowa VII: Regionalny rynek pracy	
Działanie 7.1 Aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu	
7.1.2	Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy i pozostających bez pracy na obszarach rewitalizowanych –RIT	
Działanie 7.3 Wsparcie dla osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej	
7.3.2	Promocja samozatrudnienia na obszarach rewitalizowanych– RIT	
Oś priorytetowa VIII: Regionalne kadry gospodarki opartej na wiedzy	
Działanie 8.1 Wspieranie rozwoju warunków do godzenia życia zawodowego i prywatnego	
8.1.2	Zapewnienie dostępu do usług opiekuńczych nad dziećmi do 3 lat -  RIT	
Działanie 8.2 Wzmacnianie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw, przedsiębiorców i ich pracowników	
8.2.2	Wsparcie dla przedsiębiorców i ich pracowników w zakresie rozwoju przedsiębiorstwa -  RIT	
Oś priorytetowa IX: Włączenie społeczne	
Działanie 9.1 Aktywna integracja	
9.1.2	Wzmacnianie potencjału społeczno-zawodowego społeczności lokalnych –  RIT	
Działanie 9.2 Dostępne i efektywne usługi społeczne i zdrowotne	
9.2.2	Rozwój usług społecznych i zdrowotnych–  RIT	
Oś priorytetowa XI: Wzmocnienie potencjału edukacyjnego	
Działanie 11.1 Ograniczenie przedwczesnego kończenia nauki szkolnej oraz zapewnienie równego dostępu do dobrej jakości edukacji elementarnej, kształcenia podstawowego i średniego	
11.1.2	Wzrost upowszechnienia wysokiej jakości edukacji przedszkolnej -  RIT	
Działanie 11.2 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe uczniów	
11.2.2	Wsparcie szkolnictwa zawodowego-  RIT	
Działanie 11.4 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych osób dorosłych	
11.4.2	Kształcenie ustawiczne-  RIT	

Układ stanowiskowy Wydziału Funduszy Europejskich i Rozwoju Urzędu Miasta Częstochowy obsługującego IP ZIT RPO WSL – RIT SPn

Oznaczenie wydziału/referatu	Wydział/Referat/Stanowisko	
FER	Wydział Funduszy Europejskich i Rozwoju	
	Naczelnik Wydziału	
FER /
 ROP RIT	Wydział Funduszy Europejskich i Rozwoju /
Referat Obsługi Projektów RIT	
	Kierownik Referatu Obsługi Projektów RIT	
	Pracownik ds. administracji i promocji Referatu Obsługi Projektów RIT	
	Pracownik ds. monitoringu i realizacji procedur nr 1 Referatu Obsługi Projektów RIT	
	Pracownik ds. monitoringu i realizacji procedur nr 2 Referatu Obsługi Projektów RIT	
	Pracownik ds. Kontroli, finansów raportowania nr 1 Referatu Obsługi Projektów RIT	
	Pracownik ds. Kontroli, finansów raportowania nr 2 Referatu Obsługi Projektów RIT	

V. PROCESY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ RPO WSL 2014-2020
1.	Procesy zarządzania systemem
1.1	OPIS FUNKCJI I PROCEDUR RPO WSL 2014-2020
1.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020
1.1.1	Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma z IZ RPO WSL wzywającego do przedłożenia Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020 lub jego aktualizacji	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
2	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie	niezwłocznie	Document Manager		

3

	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Przygotowanie Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020 lub jego aktualizacji	Zgodnie z terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	Nie dotyczy	Kierownik ROP RIT	

4	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wprowadzenie Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020 lub jego aktualizacji  do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 7		
6	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 5	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
7	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta

ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
8	Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 9		
9	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z zachowaniem terminu wskazanego przez IZ RPO WSL	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
10	W przypadku konieczności przesłania wersji papierowej – Kancelaria Ogólna	Wysłanie korespondencji	Niezwłocznie		IZ RPO WSL	

1.2 INSTRUKCJE WYKONAWCZE  RPO WSL 2014-2020  
1.2.1	Instrukcja sporządzenia i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPn
1.2.1	Instrukcja sporządzenia i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPn	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma z IZ RPO WSL	Niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
2	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie	Niezwłocznie	Document Manager		

3

	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Opracowanie Instrukcji Wykonawczych  	Zgodnie z terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	Nie dotyczy	Kierownik ROP RIT	

4	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wprowadzenie instrukcji z pismem przewodnim do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punk 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 7		
6	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 5	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
7	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
8	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punk 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 9		
9	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z zachowaniem terminu wskazanego przez IZ RPO WSL na przesłanie sporządzonych instrukcji	Document Manager, email	IZ RPO WSL	

1.2.2	Instrukcja odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPn
1.2.2	Instrukcja odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPn	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	Pracownik ROP RIT, Kierownik ROP RIT 
	Sporządzenie notatki służbowej dla Naczelnika FER stwierdzającej zaistnienie ryzyka i /lub potrzeby odstąpienia od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SPn zawierającej opis sytuacji, powody dla których odstąpienie jest konieczne oraz proponowany sposób postępowania.	Niezwłocznie	Document Manager	

Kierownik ROP RIT

2	Kierownik ROP RIT	Weryfikacja i akceptacja treści ww. notatki służbowej  	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER	
3	Naczelnik FER	Wyrażenie zgody/odmowa wyrażenia zgody na odstępstwo od procedury i proponowany sposób postępowania.	Niezwłocznie	Document Manager	Pracownik ROP RIT	

4

	Pracownik ROP RIT	Dołączenie notatki służbowej ws. odstąpienia od procedury, zaopatrzonej w decyzję Naczelnika FER do akt sprawy, w której planowano odstąpienie   	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Pracownik ROP RIT	W przypadku zgody Naczelnika FER na odstępstwo od procedury rejestracja w wewnętrznym Rejestrze odstępstw w formie elektronicznej i papierowej w Referacie Obsługi Projektów RIT
	Niezwłocznie	Nie dotyczy	Kierownik ROP RIT	
Zmiany wpisane do Rejestru odstępstw wprowadzane są do Instrukcji wykonawczych IP RPO WSL – RIT SPn przy kolejnej ich aktualizacji po co najmniej dwukrotnym wystąpieniu danego odstępstwa. Procedura przygotowania, zatwierdzania i zmiany Instrukcji Wykonawczych IP RPO WSL – RIT SPn opisana została w instrukcji wykonawczej nr 1.2.1	
6	Pracownik ROP RIT	Sporządzenie pisma przekazującego kopię notatki z pisemną adnotacją o podjętej decyzji o odstąpieniu od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – ZIT SPn do IZ RPO WSL w celu wpisania do  Centralnego rejestru odstępstw od instrukcji wykonawczych instytucji zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020.	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
7	Kierownik ROP RIT	Weryfikacja i akceptacja treści ww. pisma	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER	
8	Naczelnik FER	Zatwierdzenie treści ww. pisma	Niezwłocznie	Document Manager	Pracownik ROP RIT	
9	Pracownik ROP RIT	Przesłanie zatwierdzonego. pisma do IZ RPO WSL.	Niezwłocznie	Document Manager, email	IŻ RPO WSL	

1.3	POROZUMIENIA Z IP ZIT RPO WSL
1.3.1	Instrukcja udziału w przygotowania i zmianie porozumienia IZ RPO WSL z IP ZIT RPO WSL – RIT SPn
1.3.1.	Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie porozumienia IZ RPO WSL Z IP ZIT RPO WSL – RIT SPn	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
W przypadku przygotowania porozumienia IZ RPO WSL Z IP ZIT RPO WSL lub inicjowania jego zmiany przez IZ RPO WSL – punkt 1
W przypadku inicjowania zmiany porozumienia IZ RPO WSL Z IP ZIT RPO WSL przez IP ZIT RIT – punkt 3	
1	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma z IZ RPO WSL w sprawie zmiany porozumienia IZ RPO WSL Z IP ZIT RPO WSL lub inicjowania jego zmiany przez IZ RPO WSL	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
2	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie	niezwłocznie	Document Manager		
3	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Weryfikacja porozumienia IZ RPO WSL Z IP ZIT RPO WSL lub jego zmiany Porozumienia Subregionu Północnego	Z uwzględnieniem harmonogramu		FER RS
IZ RPO WSL	
4	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wprowadzenie przygotowanego  porozumienia IZ RPO WSL Z IP ZIT RPO WSL lub jego zmiany do systemu EZD	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 7		
6	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 5	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
7	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
8	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 9		
9	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Zgodnie z harmonogramem	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
10	Kancelaria ogólna	Wysłanie przygotowanej korespondencji	niezwłocznie		IZ RPO WSL	

1.3.2	Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie STRATEGII RIT SPn
1.3.2.	Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie strategii RIT SPn 	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
W przypadku przygotowania strategii ZIT/RIT lub inicjowania jej zmiany przez IZ RPO WSL – punkt 1
W przypadku inicjowania zmiany strategii ZIT/RIT przez IP ZIT RIT – punkt 3	
1	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma z IZ RPO WSL w sprawie zmiany strategii ZIT/RIT lub inicjowania jej zmiany przez IZ RPO WSL	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
2	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie	niezwłocznie	Document Manager		
3	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Przygotowanie strategii ZIT/RIT lub jej zmiany zgodnie z par. 7 Porozumienia Subregionu Północnego	Z uwzględnieniem harmonogramu		Zgromadzenie ogólne
FER ROP RIT
FER RS
IZ RPO WSL	
4	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wprowadzenie przygotowanej Strategii ZIT/RIT lub jej zmiany do systemu EZD	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 7		
6	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 5	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
7	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
8	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 9		
9	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Zgodnie z harmonogramem	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
10	Kancelaria ogólna	Wysłanie przygotowanej korespondencji	niezwłocznie		IZ RPO WSL	

1.4	WYTYCZNE PROGRAMOWE 
1.4.1	Instrukcja opiniowania wytycznych programowych
1.4.1	Instrukcja opiniowania wytycznych programowych	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma z IZ RPO WSL w sprawie zaopiniowania wytycznych programowych	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
2	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie	niezwłocznie	Document Manager		
3	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Koordynacja opiniowania wytycznych programowych	Z uwzględnieniem zachowania terminu wskazanego przez IZ RPO WSL		Przedstawiciele Subregionu Północnego
ROP RIT	
4	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Przygotowanie informacji z uwagami (bądź ich brakiem) w stosunku do wytycznych programowych	Zgodnie z terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	Nie dotyczy	Kierownik ROP RIT	
5	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wprowadzenie informacji z uwagami (bądź ich brakiem) w stosunku do wytycznych programowych  do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
6	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 7
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
7	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 6	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
8	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta
Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 7
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 9		
9	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 7
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 10		
10	Sekretariat RIT / pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z zachowaniem terminu wskazanego przez IZ RPO WSL	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
11	Kancelaria Ogólna	Wysłanie przygotowanej korespondencji	niezwłocznie		IZ RPO WSL	

2.	Procesy dotyczące ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów.
2.1	HARMONOGRAM NABORÓW WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
2.1.1	Instrukcja udziału w przygotowaniu harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL
2014-2020
2.1.1.	Instrukcja udziału w przygotowaniu harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL 2014-2020	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma z IZ RPO WSL wzywającego do przedłożenia harmonogramu naboru wniosków	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
2	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT lub
ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie	niezwłocznie	Document Manager		

3

	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Przeprowadzenie konsultacji i przygotowanie harmonogramu naboru wniosków	Zgodnie z terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	Nie dotyczy	Kierownik ROP RIT	

4	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wprowadzenie sporządzonego harmonogramu  do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 7		
6	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 5	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
7	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
8	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 9		
9	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z zachowaniem terminu wskazanego przez IZ RPO WSL	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
10	W przypadku konieczności przesłania wersji papierowej – Kancelaria Ogólna	Wysłanie korespondencji	Niezwłocznie		IZ RPO WSL	

2.2	KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW
2.2.1	Instrukcja udziału w opracowaniu kryteriów wyboru projektów do dofinansowania
2.2.1.	Instrukcja udziału w opracowaniu kryteriów wybory projektów do dofinansowania	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma z IZ RPO WSL wzywającego do przygotowania propozycji kryteriów wyboru projektów	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
2	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT
lub pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie	niezwłocznie	Document Manager		

3

	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT
lub pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Przeprowadzenie konsultacji, analiza dokumentów i przygotowanie kryteriów wyboru projektów zgodnie z par 8 Porozumienia Subregionu Północnego	Zgodnie z terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	Nie dotyczy	Kierownik ROP RIT
Komitet sterujący	

4	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT
lub pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wprowadzenie sporządzonego harmonogramu  do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER;
ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT
lub pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 7		
6	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT
lub pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 5	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
7	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta,
ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT
lub pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
8	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT
lub pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 9		
9	ROP RIT / Pracownik ds. Monitoringu i realizacji procedur ROP RIT
lub ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT
lub pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z zachowaniem terminu wskazanego przez IZ RPO WSL	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
10	Jeśli zachodzi konieczność przesłania wersji papierowej – Kancelaria Ogólna	Wysłanie przygotowanej korespondencji	niezwłocznie		IZ RPO WSL	

2.3	OCENA I ZATWIERDZANIE WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE PROJEKTU W RAMACH RPO WSL 2014-2020
2.3.1	Instrukcja udziału w weryfikacji formalnej, ocenie i wyborze projektu do dofinansowania w zakresie RIT
Instrukcja do uzupełnienia w późniejszym terminie. 

3.	Procesy monitoringu i sprawozdawczości w ramach RPO WSL 2014-2020
3.1	Instrukcja udziału w sporządzeniu sprawozdania okresowego z realizacji ZIT/RIT
3.1	Instrukcja udziału w sporządzeniu sprawozdania okresowego z realizacji ZIT/RIT	
Lp.	Stanowisko
(zgodne z zakresem obowiązków)	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny (wskazać nazwę /                 nie dotyczy)	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie wiadomości email z prośbą o przygotowanie przez pracowników ROP RIT   informacji na potrzeby sprawozdania okresowego w części ich dotyczącej	Z uwzględnieniem konieczności zachowania terminu przesłania do IZ RPO WSL informacji na potrzeby sprawozdania okresowego (	email	Pracownik ds. monitoringu i realizacji procedur ROP RIT

Pracownik ds. Kontroli, finansów i raportowania ROP RIT	
2	Pracownik ds. monitoringu i realizacji procedur ROP RIT	Przygotowanie w części dotyczącej zakresu obowiązków informacji na potrzeby sprawozdania okresowego i przesłanie go do pracownika ds. Administracji i promocji ROP RIT	jw	email	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
3	Pracownik ds. Kontroli, finansów i raportowania ROP RIT	Przygotowanie w części dotyczącej zakresu obowiązków informacji na potrzeby sprawozdania okresowego i przesłanie go do pracownika ds. Administracji i promocji ROP RIT	jw	email	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
4	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Sporządzenie informacji na potrzeby sprawozdania okresowego z realizacji ZIT/RIT zgodnie z par 8 porozumienia	jw		Kierownik ROP RIT
Komitet Sterujący RIT	

5	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wprowadzenie informacji na potrzeby sprawozdania z pismem przewodnim do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
6	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 7
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
7	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 6	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
8	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 7
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 9	
9	Prezydent Miasta l	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punk 7
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 10		
10	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z uwzględnieniem terminu wyznaczonego przez IZ RPO WSL 
	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
11	W przypadku konieczności przesłania wersji papierowej – Kancelaria Ogólna	Wysłanie korespondencji	Niezwłocznie		IZ RPO WSL	
W przypadku wezwania do korekty informacji na potrzeby sprawozdania okresowego	
12	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma z IZ RPO WSL	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
13	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie	niezwłocznie	Document Manager		
14	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Sporządzenie korekty informacji na potrzeby  sprawozdania okresowego z realizacji ZIT/RIT	Z uwzględnieniem terminu wyznaczonego przez IZ RPO WSL		Kierownik ROP RIT	
15	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wprowadzenie korekty informacji na potrzeby sprawozdania okresowego wraz pismem przewodnim do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
16	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 17
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 18	
17	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 16	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
18	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 17
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 19	
19	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 17
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 20	
20	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	W terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
21	W przypadku konieczności przesłania wersji papierowej – Kancelaria Ogólna	Wysłanie korespondencji	Niezwłocznie		IZ RPO WSL	

3.2	Instrukcja udziału w sporządzeniu sprawozdania rocznego i końcowego z realizacji ZIT/RIT
3.2	Instrukcja udziału w sporządzeniu sprawozdania rocznego i końcowego realizacji ZIT/RIT	
Lp.	Stanowisko
(zgodne z zakresem obowiązków)	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny (wskazać nazwę /                 nie dotyczy)	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie wiadomości email z prośbą o przygotowanie przez pracowników ROP RIT   informacji na potrzeby sporządzenia sprawozdania rocznego/końcowego w części ich dotyczącej	Z uwzględnieniem konieczności zachowania terminu przesłania do IZ RPO WSL informacji na potrzeby sprawozdania rocznego/końcowego 	email	Pracownik ds. monitoringu i realizacji procedur ROP RIT

Pracownik ds. Kontroli, finansów i raportowania ROP RIT	
2	Pracownik ds. monitoringu i realizacji procedur ROP RIT	Przygotowanie w części dotyczącej zakresu obowiązków informacji na potrzeby sprawozdania rocznego/końcowego i przesłanie go do pracownika ds. Administracji i promocji ROP RIT	jw	email	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
3	Pracownik ds. Kontroli, finansów i raportowania ROP RIT	Przygotowanie w części dotyczącej zakresu obowiązków informacji na potrzeby sprawozdania rocznego/końcowego i przesłanie go do pracownika ds. Administracji i promocji ROP RIT	jw	email	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
4	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Sporządzenie informacji na potrzeby sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji ZIT/RIT zgodnie z par 8 Porozumienia Subregionu Północnego	jw		Kierownik ROP RIT
Komitet Sterujący	

5	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wprowadzenie informacji na potrzeby sprawozdania rocznego/końcowego z pismem przewodnim do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
6	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 7
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
7	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 6	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
8	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta l
Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 7
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 9		
9	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 7
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 10		
10	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z uwzględnieniem terminu wyznaczonego przez IZ RPO WSL 
	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
11	W przypadku konieczności przesłania wersji papierowej – Kancelaria Ogólna	Wysłanie korespondencji	Niezwłocznie		IZ RPO WSL	
W przypadku wezwania do korekty informacji na potrzeby sprawozdania okresowego	
12	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma z IZ RPO WSL	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat Zastępcy Prezydenta Miasta, Zastępca Prezydenta Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
13	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie	niezwłocznie	Document Manager		
14	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Sporządzenie korekty informacji na potrzeby  sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji ZIT/RIT zgodnie z par 8 Porozumienia	Z uwzględnieniem terminu wyznaczonego przez IZ RPO WSL		Kierownik ROP RIT
Komitet Sterujący	
15	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wprowadzenie korekty informacji na potrzeby sprawozdania rocznego/końcowego wraz pismem przewodnim do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
16	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 17
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 18	
17	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 16	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
18	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 17
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 19	
19	Prezydent Miasta lub Zastępca Prezydenta Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 17
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 20	
20	Pracownik ds. Administracji i promocji ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	W terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
21	W przypadku konieczności przesłania wersji papierowej – Kancelaria Ogólna	Wysłanie korespondencji	Niezwłocznie		IZ RPO WSL	

4. Procesy związane z realizacją Pomocy Technicznej RPO WSL 2014-2020
4.1	SPORZĄDZENIE, WERYFIKACJA I ZATWIERDZANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PT
4.1.1	Instrukcja sporządzenia wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT 
4.1.1.	Instrukcja sporządzenia wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Sporządzenie wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT	Zgodnie z harmonogramem	Nie dotyczy	Kierownik ROP RIT	
2	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wprowadzenie sporządzonego wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT  do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
3	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 4
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 5		
4	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 3	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Skarbnik

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 4
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 6		
6	Skarbnik	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 4
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 7		
7	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 8		
8	Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Zgodnie z harmonogramem	Document Manager, email	IZ RPO WSL	
9	W przypadku konieczności przesłania wersji papierowej – Kancelaria Ogólna	Wysłanie korespondencji	Niezwłocznie		IZ RPO WSL	

4.1.2	Instrukcja sporządzania wniosku o płatność pośrednią/końcową w ramach PT
4.1.2.	Instrukcja sporządzenia wniosku o płatność pośrednią/końcową w ramach PT	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Sporządzenie wniosku o płatność  pośrednią/końcową w ramach PT	Zgodnie z terminem wskazanym w zasadach realizacji PT stanowiących integralną część decyzji o dofinansowanie	LSI	Kierownik ROP RIT	
2	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wprowadzenie sporządzonego wniosku o płatność  pośrednią/końcową w ramach PT  do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
3	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 4
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 5	
4	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 3	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Skarbnik

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 4
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 6		
6	Skarbnik	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 4
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 7		
7	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 4
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 8		
8	Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Zgodnie z terminem wskazanym w zasadach realizacji PT stanowiących integralną część decyzji o dofinansowanie	Document Manager, email	IZ PT	
9	W przypadku konieczności przesłania wersji papierowej – Kancelaria Ogólna	Wysłanie korespondencji	Niezwłocznie		IZ PT	

4.2	KONTROLA PROJEKTU PT
4.2.1	Instrukcja postępowania w przypadku kontroli realizacji projektów w ramach PT
4.2.1	Instrukcja postępowania w przypadku kontroli realizacji projektów w ramach PT	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki / komórki / stanowiska powiązane	
1	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma informującego o planowanej kontroli	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
2	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie i przesłanie do wiadomości pozostałych komórek	niezwłocznie	Document Manager	BDG, ZAW, NA	
W przypadku chęci przesunięcia terminu kontroli – punkt 3. W przypadku poddania się kontroli w wyznaczonym terminie – punkt 12	

3

	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Przygotowanie pisma wnoszącego o zmianę terminu kontroli	Zgodnie z terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	Nie dotyczy	Kierownik ROP RIT	

4	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wprowadzenie pisma wnoszącego o zmianę terminu kontroli do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
5	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 7		
6	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 5	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
7	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 8		
8	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punkt 6
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 9		
9	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z zachowaniem terminu wskazanego przez IZ RPO WSL	Document Manager, email	IZ RPO WSL
ZAW
BDG
NA	
10	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja pisma informującego o zgodzie lub jej braku na przesunięcie terminu kontroli	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
11	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie i przesłanie do wiadomości pozostałych komórek	niezwłocznie	Document Manager	BDG, ZAW, NA	
12	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Ustalenie osób do kontaktu, procedura kontroli	W terminach wskazanych przez IZ		Kierownik ROP RIT
Pracownicy ROP RIT	
13	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja I lub II informacji pokontrolnej	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
14	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie i przesłanie do wiadomości pozostałych komórek	niezwłocznie	Document Manager	BDG, ZAW, NA	
15	Prezydent Miasta
Naczelnik FER
BDG
ZAW
Kierownik ROP RIT
Pracownicy ROP RIT	Weryfikacja informacji pokontrolnej				
16	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Przygotowanie akceptacji IPK lub przygotowanie wnoszonych uwag	W terminie określonym przez IZ	Document Manager		
17	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wprowadzenie przygotowanej korespondencji do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
18	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	

W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punk 19
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 20	
19	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 17	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
20	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	

W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punk 19
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 21	
21	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	

W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punk 19
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 22	
22	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z zachowaniem terminu wskazanego przez IZ RPO WSL	Document Manager, email	IZ RPO WSL
ZAW
BDG
NA	
W przypadku podpisania I lub II IPK – punkt 23
W przypadku wniesionych zastrzeżeń do I lub II IPK - punkt 13	
23	Kancelaria Ogólna UM	Wpływ, opisanie i dekretacja zaleceń pokontrolnych	niezwłocznie	Document Manager	Sekretariat Prezydenta Miasta, Prezydent Miasta, Sekretariat FER, Naczelnik FER, Kierownik  ROP RIT, Pracownicy ROP RIT	
24	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Rejestracja pisma w sprawie i przesłanie do wiadomości pozostałych komórek	niezwłocznie	Document Manager	BDG, ZAW, NA	
25	Prezydent Miasta
Naczelnik FER
BDG
ZAW
Kierownik ROP RIT
Pracownicy ROP RIT	Weryfikacja zaleceń pokontrolnych				
W przypadku podpisania zaleceń pokontrolnych – punkt 26
W przypadku niepodpisania zaleceń pokontrolnych – punkt 34	
26	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Przygotowanie pisma z podpisanymi zaleceniami pokontrolnymi	W terminie określonym przez IZ	Document Manager		
27	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wprowadzenie przygotowanej korespondencji do systemu EZD i  przekazanie do zatwierdzenia	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
28	Kierownik ROP RIT	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Naczelnik FER,

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punk 29
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 30	
29	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Poprawa korespondencji zgodnie z uwagami przełożonego i przekazanie do ponownego zatwierdzenia – punkt 28	Niezwłocznie	Document Manager	Kierownik ROP RIT	
30	Naczelnik FER	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	Prezydent Miasta

ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punk 29
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie do kolejnej osoby zgodnie ze ścieżką zatwierdzania dla danego typu korespondencji – punkt 31	
31	Prezydent Miasta	Zatwierdzenie  lub zwrot do poprawy przygotowanej korespondencji	Niezwłocznie	Document Manager	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	
W przypadku braku zatwierdzenia – zwrot do poprawy pracownikowi przygotowującemu korespondencję – punk 29
W przypadku zatwierdzenia – przekazanie pracownikowi korespondencji do wysłania – punkt 32	
32	ROP RIT / Pracownik ds. Kontroli, finansów, raportowania ROP RIT	Wysłanie przygotowanej korespondencji	Z zachowaniem terminu wskazanego przez IZ RPO WSL	Document Manager, email	IZ RPO WSL
ZAW
BDG
NA	
33	Kierownik ROP RIT
Pracownicy ROP RIT	Wprowadzenie zaleceń pokontrolnych				
34	W przypadku niepodpisania zaleceń pokontrolnych – procedura przewidziana w wytycznych	

Spis załączników

1.2.2 Załącznik 1 - Wzór rejestru odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych dla IP ZIT RPO WSL - RIT SPn