Zarząd Województwa Śląskiego

Instrukcje Wykonawcze Instytucji Pośredniczącej – Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020

Katowice, 7 maja 2015 r.
	IMIĘ I NAZWISKO	PODPIS	DATA	
OPRACOWAŁ:				
AKCEPTOWAŁ:				
ZATWIERDZIŁ:				

Spis treści
I. Objaśnienia skrótów użytych w treści instrukcji
II. Słownik Terminologiczny
III. Krótki opis RPO WSL 2014-2020
IV. Organizacja Instytucji Pośredniczącej
V. PROCESY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ RPO WSL 2014-2020
1. Procesy zarządzania systemem
1.1 OPIS FUNKCJI I PROCEDUR RPO WSL 2014-2020
1.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020
1.2 INSTRUKCJE WYKONAWCZE RPO WSL 2014-2020
1.2.1 Instrukcja sporządzania i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SZ
1.2.2 Instrukcja odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SZ
1.3 POROZUMIENIA Z IP ZIT RPO WSL
1.3.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie porozumienia IZ RPO WSL z IP ZIT RPO WSL – RIT SZ
1.3.2 Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie Strategii RIT SZ
1.4 WYTYCZNE PROGRAMOWE
1.4.1 Instrukcja opiniowania wytycznych programowych
2. Proces ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów
2.1 HARMONOGRAM NABORÓW WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
2.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL 2014-2020
2.2 KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW
2.2.1 Instrukcja udziału w opracowaniu kryteriów wyboru projektów do dofinansowania
2.3 Ocena i zatwierdzanie wniosków o dofinansowanie projektu w ramach RPO WSL 2014-2020
2.3.1 Instrukcja udziału w weryfikacji formalnej, ocenie i wyborze projektu do dofinansowania w zakresie RIT
3. Procesy monitoringu i sprawozdawczości w ramach RPO WSL 2014-2020
3.1 Instrukcja udziału w sporządzaniu sprawozdania okresowego z realizacji RIT
3.2 Instrukcja udziału w sporządzaniu sprawozdania rocznego i końcowego z realizacji RIT
4. Procesy związane z realizacją Pomocy Technicznej RPO WSL 2014-2020
4.1. SPORZĄDZANIE, WERYFIKACJA I ZATWIERDZANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PT
4.1.1 Instrukcja sporządzania wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT
4.1.2 Instrukcja sporządzania wniosku o płatność pośrednią/ końcową w ramach PT
4.2 KONTROLA PROJEKTU PT
4.2.1 Instrukcja postępowania w przypadku kontroli realizacji projektów w ramach PT
VI. Spis załączników

I. Objaśnienia skrótów użytych w treści instrukcji
EFRR 	Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego	
EFS	Europejski Fundusz Społeczny 	
ePUAP	Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej	
IZ RPO WSL	Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
IP ZIT RPO WSL	Instytucje Pośredniczące w realizacji zadań związanych z przygotowaniem i wdrażaniem ZIT oraz RIT w ramach RPO WSL 2014-2020 - Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach, Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku, Miasto Częstochowa, Miasto Bielsko-Biała	
ZIT/RIT	Zintegrowane Inwestycje Terytorialne / Regionalne Inwestycje Terytorialne	
RIT SZ	Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku (IP ZIT RPO WSL)	
OFIP	Opis Funkcji I Procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
KE 	Komisja Europejska	
KM RPO WSL	Komitet Monitorujący RPO WSL 2014-2020	
KOP 	Komisja Oceny Projektów	
LSI 2014	Lokalny System Informatyczny RPO WSL 2014-2020	
CST	Centralny System Informatyczny	
RPO WSL 2014-2020 	Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
UMWSL	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
WRR	Wydział Rozwoju Regionalnego UMWSL	
PT	Pomoc Techniczna RPO WSL 2014-2020	

II. Słownik Terminologiczny

Dni – rozumie się przez to dni kalendarzowe.
Dofinansowanie – współfinansowanie UE lub współfinansowanie krajowe z budżetu państwa
Ekspert – osoba, o której mowa w art. 49 ustawy wdrożeniowej.
Instrukcja wykonawcza - Instrukcja zawierająca procedury działania właściwych instytucji, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy wdrożeniowej.
Instytucja Pośrednicząca – podmiot, któremu w drodze pisemnego porozumienia IZ RPO WSL powierzyła realizację zadań w ramach RPO WSL 2014-2020. 
Instytucja Zarządzająca RPO WSL – instytucja odpowiadająca za zarządzanie RPO WSL 2014-2020 zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami – Zarząd Województwa Śląskiego.
Komisja Oceny Projektów – niezależny podmiot w systemie oceny projektów, powoływany w celu przeprowadzenia procedury oceny projektów o dofinansowanie składanych w ramach RPO WSL 2014-2020.
Kryteria wyboru projektów – określony zestaw wymogów formalnych i merytorycznych, które muszą spełnić projekty, aby uzyskać dofinansowanie z RPO WSL 2014-2020.
Komitet Monitorujący RPO WSL – realizacja RPO WSL 2014-2020 podlega monitorowaniu przez KM RPO WSL, który w szczególności: dokonuje przeglądu wdrażania RPO WSL 2014-2020 i postępów poczynionych w drodze do osiągnięcia jego celów, bada wszelkie kwestie, które wpływają na wykonanie RPO WSL 2014-2020, w tym wnioski 
z przeglądu wyników, a także zatwierdza kryteria wyboru projektów.
Ocena formalna – w odpowiedzi na ogłoszone konkursy złożone wnioski o dofinansowanie projektu poddawane są ocenie formalnej, która dokonywana jest przez co najmniej dwóch członków KOP w zakresie poprawności sporządzenia wniosku o dofinansowanie projektu oraz kompletności dokumentacji. 
Ocena merytoryczna – wnioski o dofinansowanie projektu pozytywnie ocenione na etapie oceny formalnej poddawane są ocenie merytorycznej, w oparciu o kryteria wyboru zatwierdzone przez KM RPO WSL obowiązujących dla danego konkursu.
Oś priorytetowa - jest to grupa działań, których realizacja służy osiągnięciu celu szczegółowego określonego w RPO WSL 2014-2020. Każda oś priorytetowa określa wskaźniki i odpowiadające im wartości docelowe określone ilościowo lub jakościowo, służące do oceny postępów z wdrażania programu w kierunku osiągania celów jako podstawę monitorowania, ewaluacji i przeglądu wyników. 
Pomoc techniczna – działania z zakresu przygotowania, zarządzania, monitorowania, oceny, informacji, promocji i kontroli działalności programów operacyjnych oraz działania mające na celu zwiększenie zdolności administracyjnych do wdrażania funduszy.
Program operacyjny – dokument przedłożony przez państwo członkowskie i przyjęty przez Komisję, określający strategie rozwoju wraz ze spójnym zestawem priorytetów, które mają być osiągnięte z pomocą funduszu.
Projekt – przedsięwzięcie zmierzające do osiągnięcia założonego celu określonego wskaźnikami, z określonym początkiem i końcem realizacji, zgłoszone do objęcia lub objęte współfinansowaniem UE w ramach RPO WSL 2014-2020.
Rozporządzenie ogólne - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.
Sprawozdawczość – obejmuje zbieranie informacji dotyczących realizacji RPO WSL 2014-2020 z uwzględnieniem Priorytetów Inwestycyjnych, osi priorytetowych i Celów Tematycznych, funduszy oraz kategorii regionów, w postaci danych liczbowych, 
w szczególności wskaźników rzeczowych i finansowych oraz przekazywanie ich odpowiednim instytucjom, w określonym zakresie i trybie dla potrzeb monitorowania realizacji RPO WSL 2014-2020 na każdym etapie jego wdrażania.
Sprawozdanie okresowe – sprawozdanie sporządzane za I, II, III, i IV kwartał roku budżetowego.
Sprawozdanie roczne – sprawozdanie sporządzane za rok budżetowy w latach 2016-2023.
Sprawozdanie końcowe – sprawozdanie sporządzane w roku, który zostanie określony przez KE.
Strategia ZIT/RIT - strategia, o której mowa w art. 30 ust. 5 pkt 2 i ust. 6-9 ustawy wdrożeniowej.
Ustawa wdrożeniowa - ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów 
w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. 
z 2014 r., poz. 1146 z późn. zm.).
Wniosek o dofinansowanie projektu – dokument, w którym zawarty jest opis projektu i na podstawie którego dokonuje się oceny spełniania kryteriów wyboru projektów przez ten projekt.
Wniosek o płatność – należy przez to rozumieć, określony przez Instytucję Zarządzającą RPO WSL/ IP RPO WSL, standardowy formularz wniosku Beneficjenta Pomocy Technicznej/ Beneficjenta o płatność wraz z załącznikami, który służy rozliczeniu Planu Działań Pomocy Technicznej/ Projektu.
Współfinansowanie krajowe z budżetu państwa – środki budżetu państwa niepochodzące 
z budżetu środków europejskich, o których mowa w art. 117 ustawy o finansach publicznych, wypłacane na rzecz beneficjenta albo wydatkowane przez państwową jednostkę budżetową.
Współfinansowanie UE – środki pochodzące z budżetu środków europejskich, o których mowa w art. 117 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, oraz podlegające refundacji przez Komisję Europejską środki budżetu państwa przeznaczone na realizację projektów pomocy technicznej, wypłacane na rzecz beneficjenta albo wydatkowane przez państwową jednostkę budżetową w ramach projektu.

III. Krótki opis RPO WSL 2014-2020

Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 został przygotowany na podstawie rozporządzenia ogólnego, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu "Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia" oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 
z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006, a także na podstawie ustawy wdrożeniowej.
RPO WSL 2014-2020 jest jednym z 16 programów operacyjnych zarządzanych i wdrażanych na poziomie regionalnym i jednym z instrumentów realizacji Umowy Partnerstwa, która jest dokumentem określającym strategię interwencji funduszy europejskich w ramach trzech polityk unijnych w Polsce w latach 2014-2020. RPO WSL 2014-2020 został zaakceptowany przez Komisję Europejską w dniu 18 grudnia 2014 roku.
W ramach RPO WSL 2014-2020 przewiduje się dwanaście merytorycznych osi priorytetowych (finansowanych z EFRR i EFS) oraz jedną oś dedykowaną działaniom 
w zakresie pomocy technicznej (finansowaną w całości z EFS) na rzecz całego RPO WSL 2014-2020.
Oś Priorytetowa I Nowoczesna gospodarka	
1.1 Kluczowa dla regionu infrastruktura badawcza	
1.2 Badania Rozwój i innowacje w przedsiębiorstwach	
1.3 Profesjonalizacja IOB	
Oś Priorytetowa II Cyfrowe śląskie	
2.1 Wsparcie rozwoju cyfrowych usług publicznych	
Oś Priorytetowa III Konkurencyjność MŚP	
3.1 Poprawa warunków do rozwoju MŚP	
3.2 Innowacje w MŚP	
3.3 Technologie informacyjno-komunikacyjne w działalności gospodarczej	
3.4 Dokapitalizowanie zewnętrznych źródeł dofinansowania Przedsiębiorczości	
Oś Priorytetowa IV Efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii i gospodarka niskoemisyjna	
4.1 Odnawialne źródła energii	
4.2 Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach
4.3 Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej 
i mieszkaniowej	
4.4 Wysokosprawna Kogeneracja	
4.5 Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie	
Oś Priorytetowa V Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów	
5.1 Gospodarka wodno-ściekowa	
5.2 Gospodarka odpadami	
5.3 Dziedzictwo kulturowe	
5.4 Ochrona różnorodności biologicznej	
5.5 Wzmocnienie potencjału służb ratowniczych	
Oś Priorytetowa VI Transport	
6.1 Drogi wojewódzkie	
6.2 Transport kolejowy	
Oś Priorytetowa VII Regionalny rynek pracy	
7.1 Aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu	
7.2 Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy i pozostających bez zatrudnienia	
7.3 Wsparcie dla osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej
7.4 Wspomaganie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie (działania 
z zakresu outplacementu)	
7.5 Wsparcie osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej poprzez instrumenty finansowe	
Oś Priorytetowa VIII Regionalne kadry gospodarki opartej na wiedzy	
8.1 Wspieranie rozwoju warunków do godzenia życia zawodowego i prywatnego	
8.2 Wzmacnianie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw, przedsiębiorców i ich pracowników	
8.3 Poprawa dostępu do profilaktyki, diagnostyki i rehabilitacji leczniczej ułatwiającej pozostanie w zatrudnieniu i powrót do pracy	
Oś Priorytetowa IX Włączenie społeczne	
9.1 Aktywna integracja	
9.2 Dostępne i efektywne usługi społeczne i zdrowotne	
9.3 Rozwój ekonomii społecznej w regionie	
Oś Priorytetowa X Rewitalizacja oraz infrastruktura społeczna i zdrowotna	
10.1 Infrastruktura ochrony zdrowia	
10.2 Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych	
10.3 Rewitalizacja obszarów zdegradowanych	
10.4 Poprawa stanu środowiska miejskiego	
Oś Priorytetowa XI Wzmocnienie potencjału edukacyjnego	
11.1 Ograniczenie przedwczesnego kończenia nauki szkolnej oraz zapewnienie równego dostępu do dobrej jakości edukacji elementarnej, kształcenia podstawowego i średniego	
11.2 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe uczniów	
11.3 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe osób dorosłych	
11.4 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych osób dorosłych	
Oś Priorytetowa XII Infrastruktura edukacyjna	
12.1 Infrastruktura wychowania przedszkolnego	
12.2 Infrastruktura kształcenia zawodowego	
12.3 Instytucje popularyzujące naukę	
Oś Priorytetowa XIII Pomoc techniczna	
13.1 Pomoc Techniczna
IV. Organizacja Instytucji Pośredniczącej 

Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą 
w Rybniku (RIT SZ), działający w oparciu o Statut Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego, przyjęty uchwałą nr 5/2003 Zarządu Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku z dnia 5 maja 2003 r. (z późn. zm.) pełni rolę Instytucji Pośredniczącej w zarządzaniu i wdrażaniu Regionalnych Inwestycji Terytorialnych w ramach RPO WSL 2014-2020 (IP ZIT RPO WSL) zgodnie z art. 36 ust. 3 rozporządzenia ogólnego w zw. z art. 7 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1301/2013 oraz z art. 10 ust. 1 ustawy wdrożeniowej. 
IZ RPO WSL powierzyła RIT SZ zadania związane z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 na podstawie Porozumienia nr 11/RR/2015 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Związkiem Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku.
Porozumienie określa w szczególności: zakres zadań powierzonych IP ZIT RPO WSL, kwotę środków z PT RPO WSL 2014-2020 przeznaczonych na obsługę powierzonych zadań, jak również sposób wykonywania przez IZ RPO WSL nadzoru nad prawidłowością realizacji powierzonych zadań.
Poniższa tabela przedstawia listę Działań/Poddziałań, w odniesieniu do których została powierzona RIT SZ realizacja zadań w ramach RPO WSL 2014-2020. 
Nr Działania/ Poddziałania	Nazwa Działania/Poddziałania	
EFRR:	
Oś priorytetowa III: Konkurencyjność MŚP	
Działanie 3.1 Poprawa warunków do rozwoju MŚP	
3.1.2	Tworzenie terenów inwestycyjnych na obszarach typu brownfield - RIT	
Oś priorytetowa IV: Efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii i gospodarka niskoemisyjna	
Działanie 4.1 Odnawialne źródła energii	
4.1.2.	Odnawialne źródła energii - RIT	
Działanie 4.3. Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej i mieszkaniowej	
4.3.2	Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej i mieszkaniowej – RIT	
Działanie 4.5 Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie	
4.5.2	Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie – RIT	
Oś priorytetowa V: Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów	
Działanie 5.1 Gospodarka wodno-ściekowa	
5.1.2	Gospodarka wodno-ściekowa - RIT	
Działanie 5.2. Gospodarka odpadami	
5.2.2	Gospodarka odpadami - RIT	
Oś priorytetowa X: Rewitalizacja oraz infrastruktura społeczna i zdrowotna	
Działanie 10.2 Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych	
10.2.2	Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych - RIT	
Działanie 10.3 Rewitalizacja obszarów zdegradowanych	
10.3.2	Rewitalizacja obszarów zdegradowanych  - RIT	
Oś priorytetowa XII: Infrastruktura edukacyjna	
Działanie 12.1 Infrastruktura wychowania przedszkolnego	
12.1.2	Infrastruktura wychowania przedszkolnego- RIT	
Działanie 12.2 Infrastruktura kształcenia zawodowego	
12.2.2	Infrastruktura kształcenia zawodowego- RIT	
EFS:	
Oś priorytetowa VII: Regionalny rynek pracy	
Działanie 7.1 Aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu	
7.1.2	Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy i pozostających bez pracy na obszarach rewitalizowanych –RIT	
Działanie 7.3 Wsparcie dla osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej	
7.3.2	Promocja samozatrudnienia na obszarach rewitalizowanych– RIT	
Oś priorytetowa VIII: Regionalne kadry gospodarki opartej na wiedzy	
Działanie 8.1 Wspieranie rozwoju warunków do godzenia życia zawodowego i prywatnego	
8.1.2	Zapewnienie dostępu do usług opiekuńczych nad dziećmi do 3 lat -  RIT	
Oś priorytetowa IX: Włączenie społeczne	
Działanie 9.1 Aktywna integracja	
9.1.2	Wzmacnianie potencjału społeczno-zawodowego społeczności lokalnych –  RIT	
Działanie 9.2 Dostępne i efektywne usługi społeczne i zdrowotne	
9.2.2	Rozwój usług społecznych i zdrowotnych–  RIT	
Oś priorytetowa XI: Wzmocnienie potencjału edukacyjnego	
Działanie 11.1 Ograniczenie przedwczesnego kończenia nauki szkolnej oraz zapewnienie równego dostępu do dobrej jakości edukacji elementarnej, kształcenia podstawowego i średniego	
11.1.2	Wzrost upowszechnienia wysokiej jakości edukacji przedszkolnej -  RIT	
Działanie 11.2 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy – kształcenie zawodowe uczniów	
11.2.2	Wsparcie szkolnictwa zawodowego-  RIT	
Działanie 11.4 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych osób dorosłych	
11.4.2	Kształcenie ustawiczne-  RIT	

Układ stanowiskowy Biura Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku (RIT SZ)

Oznaczenie wydziału/referatu	Wydział/Referat / Stanowisko	
		
Biuro Związku 	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego  	
	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
	Główny Specjalista	

V. PROCESY ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ RPO WSL 2014-2020
1. Procesy zarządzania systemem
1.1 OPIS FUNKCJI I PROCEDUR RPO WSL 2014-2020
1.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020

1.1.1	Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej dot. przedłożenia projektu OFIP lub jego aktualizacji w zakresie dotyczącym IP RPO WSL - RIT SZ	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	IZ RPO WSL	
2.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji i przekazanie do wykonania Specjalistom ds. RIT (dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
3.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	3.1 Analiza aktów prawnych i wytycznych, analiza dokumentów wewnętrznych, zarządzeń i innych w zakresie niezbędnym do sporządzenia/aktualizacji OFIP	zgodnie z przyjętym terminem wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
		3.2 Sporządzanie/aktualizacja projektu Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL na lata 2014-2020				
4.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Zatwierdzenie projektu/aktualizacji OFIP	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
W przypadku uwag - pkt 3
W przypadku braku uwag – pkt 5	
5.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji i wysyłka do IZ RPO WSL	niezwłocznie	e-mail/ ePUAP	IZ RPO WSL	
6.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Wpływ pisma/informacji z akceptacją lub uwagami do treści projektu OFIP/aktualizacji OFIP	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
W przypadku uwag - analiza informacji otrzymanej od IZ RPO WSL i postępowanie zgodnie z krokami  - pkt 2-5	
8.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej z ostateczną wersją OFIP przyjętą przez Zarząd Województwa Śląskiego	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
9.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentacji	niezwłocznie	nie dotyczy		

1.2 INSTRUKCJE WYKONAWCZE RPO WSL 2014-2020
1.2.1 Instrukcja sporządzania i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SZ

1.2.1	Instrukcja sporządzania i aktualizacji Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SZ	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
W razie stwierdzenia konieczności aktualizacji bądź opracowania nowej instrukcji przez IZ RPO WSL:	
	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej od IZ RPO WSL informującej o konieczności aktualizacji bądź opracowania nowej instrukcji wykonawczej	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy	Dyrektor Biura / Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
   2.	Dyrektor Biura / Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja treści korespondencji i dekretacja pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	
3.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	Opracowanie projektu/aktualizacji instrukcji wykonawczych. Przekazanie dokumentów do Koordynatora RIT Subregionu Zachodniego	zgodnie z ustalonym harmonogramem	nie dotyczy	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
W przypadku uwag - pkt 3
W przypadku braku uwag - pkt 4	
4. 	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Akceptacja instrukcji wykonawczych IP RIT i polecenie przygotowania do wysyłki	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
5.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego 	Przygotowanie dokumentacji do wysyłki; rejestracja dokumentacji wychodzącej	w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP	IZ RPO WSL	
W przypadku uwag IZ RPO WSL – pkt 3
W przypadku braku uwag IZ RPO WSL – pkt 6	
6.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Przygotowanie zarządzenia Dyrektora Biura Związku przyjmujące IW IP RIT Subregionu Zachodniego do stosowania	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
7.	Dyrektor Biura	Zapoznanie się z przygotowanym Zarządzeniem; podpis dokumentacji i polecenie przygotowania karty zapoznania dla pracowników	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego; Główny Specjalista	
8.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja dokumentacji przychodzącej z przyjętymi przez Zarząd Województwa Instrukcjami Wykonawczymi	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy		
W razie stwierdzenia konieczności aktualizacji instrukcji przez IP RIT Subregionu Zachodniego 	
9.	Koordynator i Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	Analiza potrzeby aktualizacji Instrukcji Wykonawczych przez biuro IP RPO WSL – RIT SZ	w razie potrzeby	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	
10.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie zaktualizowanej wersji IW i przedstawienie do zatwierdzenia przez Koordynatora RIT Subregionu Zachodniego	niezwłocznie 	nie dotyczy	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
11.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Zatwierdzenie aktualizacji treści IW i polecenie przesłania do IZ RPO WSL	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
12.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji do wysyłki; rejestracja korespondencji wychodzącej	niezwłocznie	e-mail/ePUAP	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, IZ RPO WSL	
W przypadku uwag IZ RPO WSL – pkt 9
W przypadku braku uwag – pkt 12	
13.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Przygotowanie zarządzenia Dyrektora Biura Związku zmieniającego przyjęte IW IP RPO WSL - RIT SZ do stosowania	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
14.	Dyrektor Biura	Zapoznanie się z przygotowanym Zarządzeniem; podpis dokumentacji i polecenie przygotowania karty zapoznania dla pracowników	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego; Główny Specjalista	
15.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja dokumentacji przychodzącej z przyjętymi przez Zarząd Województwa Instrukcjami Wykonawczymi	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy		

1.2.2 Instrukcja odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SZ

1.2.2	Instrukcja odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL – RIT SZ	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, który stwierdził odstąpienie od IW lub dostrzega ryzyko odstąpienia, informuje o tym Koordynatora RIT Subregionu Zachodniego	Sporządzenie notatki służbowej stwierdzającej zaistnienie ryzyka i/lub potrzeby odstąpienia od zapisów instrukcji wykonawczych zawierającej opis sytuacji, powody dla których odstąpienie jest konieczne oraz proponowany sposób postępowania.	niezwłocznie	nie dotyczy	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
2.	Koordynator  RIT Subregionu Zachodniego	Podjęcie decyzji w sprawie odstąpienia oraz dalszego sposobu postępowania	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	
3.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Przekazanie notatki z pisemną adnotacją o podjętej decyzji	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	
4.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Dołączenie notatki służbowej ws. odstąpienia od procedury, zaopatrzonej w decyzję Koordynatora RIT Subregionu Zachodniego do akt sprawy, w której planowano odstąpienie   	niezwłocznie	nie dotyczy	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
5.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	W przypadku zgody Koordynator RIT Subregionu Zachodniego na odstępstwo od procedury rejestracja odstępstwa w wewnętrznym Rejestrze odstępstw prowadzonym przez Specjalistów ds. RIT Subregionu Zachodniego w formie elektronicznej i papierowej	niezwłocznie	nie dotyczy	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
Zmiany wpisane do Rejestru odstępstw wprowadzane są do Instrukcji wykonawczych IP RPO WSL – RIT SZ przy kolejnej ich aktualizacji po co najmniej dwukrotnym wystąpieniu danego odstępstwa. Procedura przygotowania, zatwierdzania i zmiany Instrukcji Wykonawczych IP RPO WSL – RIT SZ opisana została w instrukcji wykonawczej nr 1.2.1	
6.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Sporządzenie pisma przekazującego notatkę z pisemną adnotacją o podjętej decyzji do IZ RPO WSL – WRR w celu wpisania do Centralnego rejestru odstępstw od zapisów instrukcji wykonawczych instytucji zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020.
	niezwłocznie
	nie dotyczy	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
7.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja i zatwierdzenie ww. pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
8.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przesłanie zatwierdzonego pisma do IZ RPO WSL (WRR-RPSI)	niezwłocznie	e-mail/e-PUAP	IŻ RPO WSL	

1.3 POROZUMIENIA Z IP ZIT RPO WSL
1.3.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie porozumienia IZ RPO WSL z IP ZIT RPO WSL – RIT SZ

1.3.1	Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie porozumienia IZ RPO WSL z IP ZIT RPO WSL – RIT SZ	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej od IZ RPO WSL dot. konsultacji treści porozumienia/zmian do porozumienia na realizację RIT	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
2.	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja treści korespondencji i dekretacja pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego
Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	
3.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego
Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	Analiza treści projektu porozumienia/zmian do porozumienia	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
W przypadku uwag – pkt 4
W przypadku braku uwag – pkt 6	
4.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie uwag do treści porozumienia/zmian do porozumienia w formie komentarzy do dokumentu	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
5.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Zatwierdzenie uwag do projektu porozumienia/zmian do porozumienia. Polecenie przygotowania uwag do wysyłki.	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
6.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji do wysyłki z uwagami bądź akceptacją; rejestracja korespondencji wychodzącej; wysyłka do IZ RPO WSL	w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego; IZ RPO WSL	
7.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej z finalną wersją porozumienia/zmian do porozumienia	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy		
8.	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja treści korespondencji (dekretacja pisma). Polecenie przedłożenia porozumienia/zmian do porozumienia na Zarządowi Związku	nie później niż 2 dni robocze przed planowanym terminem posiedzenia Zarządu	e-mail	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	
9.	Zarząd Związku Subregionu Zachodniego	Przyjęcie uchwały z treścią porozumienia/zmian do porozumienia	w terminie wyznaczonym na posiedzenie Zarządu	nie dotyczy	Dyrektor Biura
Członkowie Zarządu	
10.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji do IZ RPO WSL z kopią podjętej uchwały	w terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP	IZ RPO WSL	
11.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentacji	niezwłocznie	nie dotyczy		

1.3.2 Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie Strategii RIT SZ 

1.3.2	Instrukcja udziału w przygotowaniu i zmianie STRATEGII RIT SZ	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	
System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
W PRZYPADKU PRZYGOTOWANIA/AKTUALIZACJI STRATEGII RIT NA WNIOSEK IZ RPO WSL:	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej od IZ RPO WSL w sprawie przygotowania bądź aktualizacji Strategii RIT Subregionu Zachodniego	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	IZ RPO WSL	
2.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji i przekazanie do wykonania Specjalistom ds. RIT (dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	
3.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	3.1 Analiza treści korespondencji od IZ RPO WSL w sprawie przygotowania/aktualizacji Strategii RIT Subregionu Zachodniego	zgodnie z ustalonym harmonogramem	nie dotyczy		
		3.2 Przygotowanie/aktualizacja Strategii RIT Subregionu Zachodniego zgodnie z obowiązującymi wytycznymi				
4.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Zatwierdzenie Strategii RIT Subregionu Zachodniego/aktualizacji Strategii	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
W przypadku uwag – pkt 3
W przypadku braku uwag – pkt 5	
5.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Sporządzenie korespondencji z prośbą o udział w opiniowaniu Strategii RIT do Członków Związku Subregionu Zachodniego z siedzibą w Rybniku	niezwłocznie	nie dotyczy	JST Subregionu Zachodniego	
6.	Dyrektor Biura/ Koordynator  RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja przygotowanej korespondencji i jej zatwierdzenie do wysyłki	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
7.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji do wysłania i rejestracja korespondencji wychodzącej	niezwłocznie	e-mail		
8.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	Koordynacja opiniowania Strategii RIT Subregionu Zachodniego (w tym analiza zgłaszanych uwag)	w terminie 5 dni roboczych od terminu wyznaczonym w korespondencji na zgłaszanie uwag	nie dotyczy	Koordynator  RIT Subregionu Zachodniego	
		Wprowadzanie zmian do Strategii RIT i przedłożenie dokumentu z naniesionymi zmianami do akceptacji przez Koordynatora 				
W przypadku uwag – sporządzenie poprawionej wersji Strategii RIT Subregionu Zachodniego
W przypadku braku uwag – pkt 9	
9.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Sporządzenie i wysyłka korespondencji do IZ RPO WSL w celu udziału w opiniowaniu Strategii RIT	niezwłocznie	e-mail	IZ RPO WSL	
10.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Rejestracja korespondencji przychodzącej od IZ RPO WSL w sprawie akceptacji/uwag do projektu Strategii RIT	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy		
W przypadku uwag – poprawa projektu Strategii RIT/aktualizacji Strategii RIT i pkt 10
W przypadku braku uwag – pkt 10	
11.	Główny Specjalista Związku/Dyrektor Biura	Przekazanie dokumentu wraz z stosowną uchwałą do Członków Związku Subregionu Zachodniego	w terminie obowiązku przesłania dokumentacji do podjęcia podczas Zgromadzenia Ogólnego	e-mail	Członkowie Związku	
12.	Zgromadzenie Ogólne Związku	Przyjęcie zmienionej Strategii RIT Subregionu Zachodniego 	zgodnie z terminem Zgromadzenia Ogólnego	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
13.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie i wysyłka korespondencji z uchwaloną Strategią RIT do IZ RPO WSL	w terminie wskazanych przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP	IZ RPO WSL	
14.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Rejestracja korespondencji przychodzącej od IZ RPO WSL ws. pozytywnej opinii nt. Strategii RIT/zmian do Strategii RIT	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
15.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentów	niezwłocznie	nie dotyczy		
W PRZYPADKU AKTUALIZACJI STRATEGII RIT PRZEZ IP RIT SUBREGIONU ZACHODNIEGO:	
16.	Koordynator  i Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	Analiza potrzeby aktualizacji Strategii RIT Subregionu Zachodniego 	w miarę potrzeb/na wniosek Członków Związku	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	
17.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie projektu aktualizacji Strategii RIT Subregionu Zachodniego	zgodnie z ustalonym harmonogramem	nie dotyczy	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
18.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Zatwierdzenie zmian do Strategii RIT Subregionu Zachodniego	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
W przypadku uwag – pkt 17
W przypadku braku uwag – pkt 19	
19.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie i wysyłka korespondencji do IZ RPO WSL w celu opiniowania zmian do Strategii RIT; rejestracja korespondencji wychodzącej	niezwłocznie	e-mail/ePUAP	IZ RPO WSL	
20.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Rejestracja korespondencji przychodzącej od IZ RPO WSL w sprawie akceptacji/uwag do projektu aktualizacji Strategii RIT	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy		
W przypadku uwag IZ RPO WSL – pkt 16
W przypadku braku uwag – pkt 11-15	

1.4 WYTYCZNE PROGRAMOWE
1.4.1 Instrukcja opiniowania wytycznych programowych 
1.4.1	Instrukcja opiniowania wytycznych programowych	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej od IZ RPO WSL dot. konieczności opiniowania wytycznych programowych	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
2.	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji i dekretacja pisma	niezwłocznie	nie dotyczy	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego; Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	
3.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego; Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	Analiza treści wytycznych programowych	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
W przypadku uwag – pkt 4
W przypadku braku uwag – pkt 6	
4.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie uwag do treści przesłanych wytycznych programowych	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
5.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Zatwierdzenie uwag do wytycznych. Polecenie przygotowania pisemnej opinii do wysyłki.	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
6.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji do wysyłki z opinią dot. wytycznych programowych; rejestracja korespondencji wychodzącej; wysyłka do IZ RPO WSL	w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego; IZ RPO WSL	
7.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja i analiza korespondencji od IZ RPO WSL z przyjętymi wytycznymi programowymi. 	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego; Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
8.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentacji	niezwłocznie	nie dotyczy		
 2. Proces ogłaszania konkursów, naboru, oceny i zatwierdzania projektów
2.1 HARMONOGRAM NABORÓW WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
2.1.1 Instrukcja udziału w przygotowaniu harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach RPO WSL 2014-2020 

2.1.1	Instrukcja udziału w przygotowaniu harmonogramu naboru wniosków o dofinansowane projektów
w ramach RPO WSL 2014-2020	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	
System informatyczny 	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej od IZ RPO WSL w sprawie konsultacji harmonogramu naboru wniosków	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	IZ RPO WSL	
2.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji i przekazanie do wykonania Specjalistom ds. RIT (dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
3.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	3.1 Weryfikacja harmonogramu naboru wniosków o dofinansowanie	zgodnie z przyjętym harmonogramem	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
		3.2 Przygotowanie i wysyłka korespondencji do JST Subregionu Zachodniego w sprawie uwag do projektu harmonogramu		e-mail	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego / JST Subregionu Zachodniego	
4.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Analiza uwag JST do projektu harmonogramu naboru i przygotowanie ogólnych uwag do dokumentu	w terminie wskazanym w korespondencji do JST Subregionu	nie dotyczy	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
5.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	5.1 Zapoznanie się z uwagami do harmonogramu i ich zatwierdzenie	w terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy		
		5.2 Przekazanie uwag do przygotowanego harmonogramu naboru wniosków 		e-mail/ePUAP		
6.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentów	niezwłocznie	nie dotyczy		
2.2 KRYTERIA WYBORU PROJEKTÓW
2.2.1 Instrukcja udziału w opracowaniu kryteriów wyboru projektów do dofinansowania 

2.2.1	Instrukcja udziału w opracowaniu kryteriów wyboru projektów do dofinansowania	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	
System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej dot. wezwania do przygotowania propozycji kryteriów wyboru projektów	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	IZ RPO WSL	
2.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji i przekazanie do wykonania Specjalistom ds. RIT (dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	
3.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	3.1 Analiza wytycznych niezbędnych do opracowania kryteriów wyboru projektów	zgodnie z ustalonym wewnętrznie harmonogramem	nie dotyczy		
		3.2 Przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów do dofinansowania		nie dotyczy		
4.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie i wysyłka zaproszenia na posiedzenie Grupy Roboczej ds. RPO w sprawie konsultacji projektu kryteriów		e-mail	Członkowie Grupy Roboczej ds. RPO WSL	
5.	Koordynator/Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	Spotkanie Grupy Roboczej – przygotowanie ostatecznych propozycji kryteriów	w terminie wyznaczonym w zaproszeniu	nie dotyczy		
6.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Przekazanie propozycji kryteriów wyboru projektu do IZ RPO WSL	w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP		
W przypadku uwag IZ RPO WSL – pkt 3
W przypadku braku uwag  - pkt 7	
7.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentacji	niezwłocznie	nie dotyczy		

2.3 Ocena i zatwierdzanie wniosków o dofinansowanie projektu w ramach RPO WSL 2014-2020
2.3.1 Instrukcja udziału w weryfikacji formalnej, ocenie i wyborze projektu do dofinansowania w zakresie RIT
Instrukcja do uzupełnienia w późniejszym terminie.

3. Procesy monitoringu i sprawozdawczości w ramach RPO WSL 2014-2020
3.1 Instrukcja udziału w sporządzaniu sprawozdania okresowego z realizacji RIT

3.1	Instrukcja udziału w sporządzaniu sprawozdania okresowego z realizacji RIT 	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	1.1 Przygotowanie i analiza dokumentów na potrzeby przygotowania sprawozdania 	zgodnie z przyjętym harmonogramem	nie dotyczy		
		1.2 Przygotowanie sprawozdania okresowego z realizacji RIT zgodnie z aktualnym wzorem w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL				
2.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja sprawozdania okresowego przygotowanego przez Specjalistów ds. RIT Subregionu Zachodniego	niezwłocznie	nie dotyczy		
W przypadku uwag – pkt 1
W przypadku braku uwag – pkt 3	
3.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji dot. sprawozdania do wysyłki; rejestracja korespondencji wychodzącej; wysyłka sprawozdania IP RIT Subregionu Zachodniego	w terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP	IZ RPO WSL	
W przypadku uwag do sprawozdania okresowego otrzymanych od IZ RPO WSL – pkt 4
W przypadku braku uwag – pkt 9	
4.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej dot. przygotowanej przez IP RIT informacji na potrzeby sprawozdania okresowego	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy	IZ RPO WSL	
5.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji i przekazanie do wykonania Specjalistom ds. RIT (dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy		
6.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	6.1 Analiza korespondencji dot. wezwania do korekty informacji na potrzeby sprawozdania okresowego	niezwłocznie	nie dotyczy		
		6.2 Przygotowanie poprawionego sprawozdania okresowego				
7.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja i zatwierdzenie poprawionego sprawozdania okresowego	 niezwłocznie	nie dotyczy		
8.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji dot. sprawozdania do wysyłki; rejestracja korespondencji wychodzącej; wysyłka sprawozdania IP RIT Subregionu Zachodniego	w terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP	IZ RPO WSL	
W przypadku uwag do sprawozdania okresowego otrzymanych od IZ RPO WSL – pkt 4
W przypadku braku uwag – pkt 9	
9.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentów	niezwłocznie	nie dotyczy		

3.2 Instrukcja udziału w sporządzaniu sprawozdania rocznego i końcowego z realizacji RIT 

3.2	
Instrukcja udziału w sporządzaniu sprawozdania rocznego i końcowego z realizacji RIT	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	1.1 Przygotowanie i analiza dokumentów na potrzeby przygotowania sprawozdania 	zgodnie z przyjętym harmonogramem	nie dotyczy		
		1.2 Przygotowanie sprawozdania rocznego/końcowego z realizacji RIT zgodnie z aktualnym wzorem w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL				
2.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja sprawozdania rocznego/okresowego przygotowanego przez Specjalistów ds. RIT Subregionu Zachodniego	niezwłocznie	nie dotyczy		
W przypadku uwag – pkt 1
W przypadku braku uwag – pkt 3	
3.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji dot. sprawozdania do wysyłki; rejestracja korespondencji wychodzącej; wysyłka sprawozdania IP RIT Subregionu Zachodniego	w terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP	IZ RPO WSL	
W przypadku uwag do sprawozdania rocznego/okresowego otrzymanych od IZ RPO WSL – pkt 4
W przypadku braku uwag – pkt 9	
4.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej dot. przygotowanej przez IP RIT informacji na potrzeby sprawozdania rocznego/końcowego	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy	IZ RPO WSL	
5.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji i przekazanie do wykonania Specjalistom ds. RIT (dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy		
6.	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego	6.1 Analiza korespondencji dot. wezwania do korekty informacji na potrzeby sprawozdania rocznego/końcowego	niezwłocznie	nie dotyczy		
		6.2 Przygotowanie poprawionego sprawozdania rocznego/końcowego				
7.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja i zatwierdzenie poprawionego sprawozdania rocznego/końcowego	 niezwłocznie	nie dotyczy		
8.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji dot. sprawozdania do wysyłki; rejestracja korespondencji wychodzącej; wysyłka sprawozdania IP RIT Subregionu Zachodniego	w terminie wyznaczonym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP	IZ RPO WSL	
W przypadku uwag do sprawozdania rocznego/okresowego otrzymanych od IZ RPO WSL – pkt 4
W przypadku braku uwag – pkt 9	
9.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentów	niezwłocznie	nie dotyczy		
4. Procesy związane z realizacją Pomocy Technicznej RPO WSL 2014-2020
4.1. SPORZĄDZANIE, WERYFIKACJA I ZATWIERDZANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ PT
4.1.1 Instrukcja sporządzania wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT

4.1.1	
Instrukcja sporządzania wniosku o zaliczkę w formie pisemnego zapotrzebowania w ramach PT	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	
System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/ Główny Specjalista	Przygotowanie projektu pisma przedstawiającego zapotrzebowanie na środki finansowe  oraz wniosku o zaliczkę	zgodnie z ustalonym harmonogramem	
nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
2.	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja treści pisma i jego podpisanie	niezwłocznie	nie dotyczy		
W przypadku uwag Dyrektora Biura – pkt 1
W przypadku braku uwag – pkt 3	
3.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Rejestracja korespondencji wychodzącej, wysłanie pisma do IZ RPO WSL 	niezwłocznie	e-mail/ePUAP		
W przypadku uwag IZ RPO WSL – pkt 4
W przypadku braku uwag – pkt 7	
4.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej w sprawie korekty zapotrzebowania na środki finansowe	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	IZ RPO WSL	
5.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji i przekazanie do wykonania Specjalistom ds. RIT (dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy		
6.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie projektu odpowiedzi, przedłożenie Dyrektorowi Biura – Koordynatorowi RIT Subregionu Zachodniego	niezwłocznie	
nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, Główny Specjalista	
7.	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja treści pisma i jego podpisanie	niezwłocznie	nie dotyczy		
W przypadku uwag Dyrektora Biura – pkt 6
W razie braku uwag – pkt 3	
8.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentacji	niezwłocznie	nie dotyczy		

4.1.2 Instrukcja sporządzania wniosku o płatność pośrednią/ końcową w ramach PT 

4.1.2	Instrukcja sporządzania wniosku o płatność pośrednią/końcową w ramach PT	
Lp.	Stanowisko
	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	1.1 Przygotowanie niezbędnej dokumentacji do wniosku o płatność pośrednią/końcową w ramach PT	w terminie 30 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego	
LSI 2014, CST 	Specjalista ds. RIT  Subregionu Zachodniego	
		1.2 Przygotowanie wniosku o płatność pośrednią/końcową w ramach PT wraz z załącznikami				
2.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja wniosku o płatność pośrednią/końcową i jego zatwierdzenie	niezwłocznie	nie dotyczy		
W przypadku uwag – pkt 1
W przypadku braku uwag – pkt 3	
3.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji wychodzącej, rejestracja i wysyłka do IZ RPO WSL	niezwłocznie	e-mail/ePUAP	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, Koordynator RIT Subregionu Zachodniego,
Główny Specjalista,
IZ RPO WSL	
W przypadku uwag IZ RPO WSL – pkt 4
W przypadku braku uwag – pkt 9	
4.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Rejestracja korespondencji przychodzącej dot. negatywnego wyniku weryfikacji wniosku o płatność lub wzywającego do uzupełnień/wyjaśnień	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy		
5.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji i przekazanie do wykonania Specjalistom ds. RIT/Głównemu Specjaliście (dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy		
6.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	6.1 Analiza treści pisma dot. negatywnego wyniku weryfikacji wniosku o płatność/pisma wyzywającego do uzupełnień/wyjaśnień w ramach PT	w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT  Subregionu Zachodniego	
		6.2 Przygotowanie odpowiedzi na wynik negatywnej weryfikacji wniosku o płatność/korekta wniosku o płatność				
7.	Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja przygotowanej dokumentacji i jej zatwierdzenie do wysyłki	niezwłocznie	nie dotyczy		
W przypadku uwag – pkt 6
W przypadku braku uwag – pkt 8	
8.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie korespondencji wychodzącej, rejestracja i wysyłka do IZ RPO WSL	niezwłocznie	e-mail/ePUAP	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, Koordynator RIT Subregionu Zachodniego,
IZ RPO WSL	
9.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentacji	niezwłocznie	nie dotyczy		

4.2 KONTROLA PROJEKTU PT 
4.2.1 Instrukcja postępowania w przypadku kontroli realizacji projektów w ramach PT 

4.2.1	
Instrukcja postępowania w przypadku kontroli realizacji projektów w ramach PT	
Lp.	Stanowisko	Zadanie	Termin wykonania	System informatyczny 	Jednostki/komórki / stanowiska powiązane	
1.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	
1.1 Rejestracja korespondencji przychodzącej informującej o terminie i zakresie kontroli
	zgodnie z datą wpływu	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, Główny Specjalista	
		1.2 Weryfikacja zachowania wymogu dostarczenia korespondencji co najmniej na 5 dni przed zaplanowaną kontrolą	niezwłocznie			
2.	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	2.1 Weryfikacja korespondencji (dekretacja pisma)	niezwłocznie 	nie dotyczy		
		2.2 Wydanie poleceń Specjalistom ds. RIT  i Głównemu Specjaliście Związku odnośnie przygotowania dokumentów zgodnie z zakresem kontroli oraz udziału w kontroli				
W sytuacji , w której konieczne jest złożenie wniosku o przesunięciu terminu kontroli - pkt 3
W sytuacji, w której nie jest konieczne złożenie wniosku o przesunięciu terminu kontroli - pkt 6	
3. 	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie projektu pisma z wnioskiem o przesunięciu terminu kontroli	niezwłocznie 	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, Główny Specjalista	
4.	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja przygotowanego wniosku o przesunięcie terminu kontroli 	niezwłocznie 	nie dotyczy		
W przypadku uwag - pkt 3
W razie braku uwag – pkt 5	
5. 	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Rejestracja korespondencji wychodzącej, wysłanie pisma do IZ RPO WSL	niezwłocznie	e-mail/ePUAP	IZ RPO WSL	
Zgoda na przesunięcie terminu kontroli – pkt 1-2 i 6
Brak zgody na przesunięcie terminu kontroli – pkt 6	
6.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	Udział w kontroli prowadzonej przez IZ RPO WSL	w terminie wyznaczonym przez 
IZ RPO WSL	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	
7.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	7.1 Odbiór  i rejestracja korespondencji przychodzącej zawierającą Informację pokontrolną (IPK)	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, Główny Specjalista	
		7.2 Analiza IPK	niezwłocznie	nie dotyczy		
8. 	Dyrektor Biura /Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	8.1 Weryfikacja korespondencji 
(dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy		
		8.2 Zapoznanie z analizą Specjalisty ds. RIT Subregionu Zachodniego, decyzja co do podpisania IPK z zastrzeżeniami lub bez zastrzeżeń				
Podpisanie IPK bez zastrzeżeń – pkt 9
Podpisanie IPK z zastrzeżeniami – pkt 10	
9.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Rejestracja korespondencji wychodzącej i przesłanie podpisanej IPK do IZ RPO WSL	14 dni od otrzymania IPK	ePUAP		
10.	Dyrektor Biura/Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Wydanie poleceń odnośnie przygotowania zastrzeżeń do IPK zgodnie z analizą  oraz zaleceniami 	niezwłocznie	nie dotyczy	Specjaliści ds. RIT Subregionu Zachodniego, Główny Specjalista 	
11.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Przygotowanie projektu zastrzeżeń do IPK i przekazanie Dyrektorowi Biura – Koordynatorowi RIT Subregionu Zachodniego	niezwłocznie 	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego, Główny Specjalista	
Brak uwag – pkt 14
Uwagi – pkt 12	
12. 	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Korygowanie projektu zastrzeżeń zgodnie z uwagami Dyrektora Biura – Koordynatora RIT – Subregionu Zachodniego	niezwłocznie 	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
13. 	Dyrektor Biura – Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Akceptacja treści pisma, podpisanie 	niezwłocznie 	nie dotyczy		
14.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Rejestracja korespondencji wychodzącej i przesłanie do IZ RPO WSL	w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL	e-mail/ePUAP		
15.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego/Główny Specjalista	15.1 Rejestracja korespondencji przychodzącej  zwierającej zmienioną i uzupełnioną IPK	zgodnie z terminem wpływu	nie dotyczy	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	
		15.2 Analiza zmienionej i uzupełnionej IPK	niezwłocznie 			
16.	Dyrektor Biura/ Koordynator RIT Subregionu Zachodniego	Weryfikacja korespondencji wraz z analizą Specjalisty ds. RIT Subregionu Zachodniego (dekretacja pisma)	niezwłocznie	nie dotyczy		
17.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Rejestracja korespondencji wychodzącej i przesłanie podpisanej IPK do IZ RPO WSL	w terminie wskazanym przez IZ RPO WSL	ePUAP		
18.	Specjalista ds. RIT Subregionu Zachodniego	Archiwizacja dokumentacji	niezwłocznie	nie dotyczy		

VI. Spis załączników
1.2.2 Załącznik nr 1 do Instrukcji odstępstw od zapisów Instrukcji Wykonawczych IP ZIT RPO WSL - RIT SZ