Załącznik 
do uchwały  nr 412/25/V/2015
Zarządu Województwa Śląskiego 
z dnia 19 marca 2015 r.

Procedura udzielenia pełnomocnictw/upoważnień
przez Zarząd Województwa Śląskiego

Postanowienia ogólne

§1

1.	Niniejsza procedura określa organizację, tryb i zasady sporządzania 
pełnomocnictw/upoważnień udzielanych przez Zarząd Województwa Śląskiego: 
1)	Członkom Zarządu oraz pracownikom Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego,
2)	kierownikom i pracownikom wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych,
3)	innym podmiotom reprezentującym Województwo Śląskie, w zakresie zadań wykonywanych przez województwo.
2.	Zapisów zawartych w Procedurze nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególne stanowią inaczej.

§ 2

Rodzaje pełnomocnictw/upoważnień:
1)	ogólne – obejmuje jedynie umocowanie do czynności zwykłego zarządu,
2)	rodzajowe – wskazuje określoną kategorię czynności prawnych, do których umocowany jest pełnomocnik,
3)	szczególne - dotyczy indywidualnie określonej czynności prawnej.

§ 3

1.	Zarząd Województwa Śląskiego podejmuje uchwałę w sprawie udzielenia pełnomocnictwa/upoważnienia. 	
2.	Pełnomocnictw/upoważnień, Zarząd Województwa Śląskiego, może udzielać: 
1)	na czas pełnienia funkcji lub na czas zajmowania stanowiska,
2)	na czas zatrudnienia w Urzędzie Marszałkowskim / wojewódzkiej samorządowej jednostce organizacyjnej,
3)	na czas realizacji zadania/czynności wynikających z zakresu pełnomocnictwa
/ upoważnienia,
4)	na czas nieobecności osoby umocowanej, 
5)	na inny okres wynikający z bieżących potrzeb Urzędu / województwa.

Tryb postępowania przy udzielaniu pełnomocnictw/upoważnień

§ 4

1.	Z wnioskiem o udzielenie pełnomocnictwa/upoważnienia może wystąpić:
1)	Członek Zarządu Województwa, Sekretarz Województwa – Dyrektor Urzędu oraz Skarbnik Województwa,
2)	Dyrektor lub Zastępca Dyrektora komórki organizacyjnej Urzędu Marszałkowskiego. 
2.	Osoby wymienione w ust. 1 mogą również wnioskować o wydanie imiennego pełnomocnictwa/upoważnienia dla samego siebie.
3.	Osoby, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 2 i 3 składają wnioski o udzielenie pełnomocnictwa/upoważnienia za pośrednictwem osób wymienionych w ust. 1.

§ 5

1.	Wnioskujący bądź osoba działająca na polecenie wnioskującego sporządza wniosek                        w oparciu o obowiązujące w tym zakresie procedury, a tym samym odpowiada                      za poprawność wniosku pod względem formalnym i merytorycznym.
2.	Członek Zarządu pełniący nadzór nad wydziałem wnioskującym, potwierdza potrzebę 
/ konieczność udzielenia pełnomocnictwa / upoważnienia. 
3.	Radca Prawny weryfikuje wniosek pod względem prawnej możliwości udzielenia wnioskowanego pełnomocnictwa/upoważnienia. 
4.	Wniosek o udzielenie pełnomocnictwa/upoważnienia, podpisany przez:
1)	wnioskującego, zgodnie z § 4 ust. 1,
2)	Członka Zarządu nadzorującego pracę wydziału wnioskującego,
3)	Radcę Prawnego
należy złożyć w Wydziale Organizacyjnym i Kadr - Referacie Organizacyjnym,                    w terminie co najmniej na 7 dni przed wymaganym dniem udzielenia pełnomocnictwa /upoważnienia.
5.	Wzór wniosku o udzielenie pełnomocnictwa/upoważnienia stanowi załącznik                                  nr 1 do niniejszej procedury. 
6.	Elektroniczną, edytowalną wersję wniosku, będącą odzwierciedleniem wniosku papierowego, należy przesłać na adres e-mail stosownego pracownika Referatu Organizacyjnego, w terminie co najmniej na 7 dni przed wymaganym dniem udzielenia pełnomocnictwa /upoważnienia.

§ 6

1.	Pracownik Referatu Organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego i Kadr weryfikuje wniosek pod względem formalnym, a następnie przygotowuje:
1)	kartę sprawy,
2)	projekt uchwały Zarządu Województwa Śląskiego w sprawie udzielenia pełnomocnictwa/upoważnienia,
3)	projekt pełnomocnictwa/upoważnienia.
2.	Dokumenty, o których mowa w ust. 1 przedkładane są do akceptacji równocześnie. 

§ 7

Wniosek o udzielenie pełnomocnictwa/upoważnienia przedkładany jest do akceptacji:
1)	pracownikowi Referatu Organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego i Kadr,
2)	Dyrektorowi Wydziału Organizacyjnego i Kadr,
3)	Sekretarzowi Województwa – Dyrektorowi Urzędu.

§ 8

1.	Karta sprawy sporządzana jest zgodnie z zasadami wnoszenia spraw na posiedzenia Zarządu.
2.	W sytuacji, gdy udzielenie pełnomocnictwa/upoważnienia powoduje skutki finansowe, kartę sprawy każdorazowo opiniuje także Skarbnik Województwa.

§ 9

Projekt uchwały Zarządu Województwa Śląskiego w sprawie udzielenia pełnomocnictwa /upoważnienia, jest sporządzany w 1 egz., zgodnie z zasadami techniki legislacyjnej, 
a następnie przedkładany do akceptacji:
1.	Kierownikowi Referatu Organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego i Kadr,
2.	Dyrektorowi Wydziału Organizacyjnego i Kadr;
3.	Radcy Prawnemu,
4.	Sekretarzowi Województwa – Dyrektorowi Urzędu.

§ 10

1.	Projekt pełnomocnictwa/upoważnienia jest sporządzany w 3 egz. według wzoru pełnomocnictwa/upoważnienia, stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszej procedury. 
2.	Projekt pełnomocnictwa/upoważnienia przedkładany jest do akceptacji:
1)	Kierownikowi Referatu Organizacyjnego Wydziału Organizacyjnego i Kadr,
2)	Dyrektorowi Wydziału Organizacyjnego i Kadr,
3)	Radcy Prawnemu,
4)	Sekretarzowi Województwa – Dyrektorowi Urzędu.
3.	Jeden z trzech egz. projektu pełnomocnictwa/upoważnienia parafują osoby wymienione w ust. 2. 

§ 11

Pracownik Wydziału Organizacyjnego i Kadr – Referatu Organizacyjnego składa 
komplet dokumentów w Gabinecie Marszałka -  Referacie Obsługi Zarządu, zgodnie                          z zasadami wnoszenia spraw na posiedzenia Zarządu.

§ 12

1.	Wszystkie podpisane przez Zarząd Województwa Śląskiego pełnomocnictwa /upoważnienia opatruje się okrągłą pieczęcią „Zarząd Województwa Śląskiego”, 
a następnie rejestruje w rejestrze pełnomocnictw / upoważnień.
2.	Zapisów w rejestrze dokonuje pracownik Wydziału Organizacyjnego i Kadr - Referatu Organizacyjnego.
3.	Rejestr jest prowadzony w formie elektronicznej i zawiera co najmniej:
1)	numer pełnomocnictwa/upoważnienia, 
2)	datę jego udzielenia, 
3)	imię i nazwisko osoby / nazwę komórki organizacyjnej Urzędu / wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej / nazwę i siedzibę innych podmiotów reprezentujących województwo, którym Zarząd Województwa udzielił pełnomocnictwa/upoważnienia,
4) 	zakres udzielonego pełnomocnictwa/upoważnienia. 

§ 13

1.	W wyjątkowych sytuacjach projekty pełnomocnictw/upoważnień mogą przygotowywać także dyrektorzy innych komórek organizacyjnych Urzędu. 
2.	Udzielone przez Zarząd Województwa ww. pełnomocnictwa/upoważnienia podlegają także rejestracji w rejestrze pełnomocnictw/upoważnień, o którym mowa w § 12.

§ 14

Pracownik Wydziału Organizacyjnego i Kadr - Referatu Organizacyjnego publikuje, 
podjętą przez Zarząd Województwa Śląskiego uchwałę w sprawie udzielenia pełnomocnictwa / upoważnienia w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej.

§ 15

1.	W przypadku pełnomocnictw/upoważnień udzielonych:
1)	Członkom Zarządu Województwa Śląskiego oraz pracownikom Urzędu Marszałkowskiego
- jeden egz. przekazywany jest osobie upoważnionej, drugi egz. przekazywany 
jest do Wydziału Organizacyjnego i Kadr - Referatu Administracji Personelem 
celem włączenia do akt osobowych pracownika, 

2)	Kierownikom wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych: oświatowych, kultury oraz służby zdrowia
- dwa egz. przekazywane są odpowiednio do wydziału wnioskującego: Wydziału Edukacji, Nauki i Sportu (jednostki oświatowe), Wydziału Kultury (jednostki kultury)  oraz Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej (jednostki służby zdrowia):
jeden egz. celem przekazania osobie, na rzecz której pełnomocnictwo
/upoważnienie zostało udzielone, drugi egz. celem włączenia do akt osobowych kierownika 

3)	kierownikom wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, innych 
niż wymienionych w pkt 2
- jeden egz. przekazywany jest wnioskującemu celem przekazania osobie, 
na rzecz której pełnomocnictwo/upoważnienie zostało udzielone, drugi egz. 
do Wydziału Organizacyjnego i Kadr - Referatu Administracji Personelem 
celem włączenia do akt osobowych kierownika,

4)	pracownikom wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych 
oraz innym osobom
- dwa egz. przekazywane są wnioskującemu – celem przekazania osobie, 
na rzecz której pełnomocnictwo/upoważnienie zostało udzielone oraz włączenia 
do akt osobowych pracowników, które są przechowywane w tych jednostkach.
2.	Każdorazowo jeden egzemplarz pełnomocnictwa/upoważnienia pozostaje w Wydziale Organizacyjnym i Kadr – Referacie Organizacyjnym.
3.	Fakt potwierdzenia odbioru pełnomocnictwa/upoważnienia należy stwierdzić czytelnym podpisem i datą na egzemplarzu dokumentu, który jest archiwizowany w Wydziale Organizacyjnym i Kadr – Referacie Organizacyjnym. 

Aktualizacja udzielonych pełnomocnictw/upoważnień

§ 16

Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego są zobowiązani do bieżącej weryfikacji i aktualizacji pełnomocnictw/upoważnień udzielonych :
1)	im samym, w zakresie bieżących zmian, 
2)	podległym pracownikom kierowanego wydziału, 
3)	kierownikom oraz pracownikom nadzorowanych wojewódzkich samorządowych
 	jednostek organizacyjnych,
4)	innym podmiotom reprezentującym Województwo Śląskie, w zakresie zadań 
 	wykonywanych przez województwo.

Ustanie mocy obowiązującej pełnomocnictw/upoważnień

§ 17

Pełnomocnictwo / upoważnienie traci moc obowiązującą w sytuacji: 
1) 	cofnięcia przez mocodawcę udzielonego pełnomocnictwa / upoważnienia, 
2) 	wygaśnięcia wraz z upływem terminu, na jaki zostało udzielone, 
3) 	zrealizowania zadania wynikającego z pełnomocnictwa / upoważnienia, 
4) 	zmiany stanowiska służbowego/komórki organizacyjnej, w której osoba jest zatrudniona, 
5) 	ustania lub zawieszenia stosunku pracy,
6)		likwidacji / upadłości podmiotów reprezentujących województwo. 

§ 18

1.	Zarząd Województwa może w każdym czasie uchylić lub zmienić podjętą uchwałę 
w sprawie udzielonego pełnomocnictwa/upoważnienia.
2.	Zmiana lub uchylenie podjętych uchwał następuje w trybie przewidzianym 
dla ich udzielenia. 

§ 19

W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w § 17 osoba upoważniona zobowiązana jest zwrócić pełnomocnictwo/upoważnienie do Wydziału Organizacyjnego 
i Kadr – Referatu Organizacyjnego lub w przypadku kierowników wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, wojewódzkich osób prawnych oraz innych podmiotów reprezentujących Województwo Śląskie – do wydziału merytorycznego. 

Postanowienia końcowe 

§ 20

1.	Udzielonych pełnomocnictw/upoważnień nie można cedować na inne osoby.
2.	Ust. 1 nie stosuje się w sytuacji, gdy mocodawca postanowił, w samej treści udzielonego pełnomocnictwa/upoważnienia, o możliwości dalszego cedowania  uprawnień w przedmiotowym zakresie. 
3.	W sytuacji, o której mowa w ust. 2 zobowiązuje się osoby udzielające 
dalszych pełnomocnictw/upoważnień w powierzonym zakresie, do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie dyrektora Wydziału Organizacyjnego i Kadr 
Urzędu Marszałkowskiego. Zdanie pierwsze stosuje się analogicznie w przypadku wygaśnięcia lub utraty mocy obowiązującej pełnomocnictwa/upoważnienia.