Zarząd Województwa Śląskiego

OPIS FUNKCJI I PROCEDUR 
REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO 
NA LATA 2014-2020

Wersja pierwsza

Katowice, 18 marca 2015 r.

	IMIĘ I NAZWISKO	PODPIS	DATA	
OPRACOWAŁ:	Agnieszka Mickoś
Główny Specjalista Referatu procedur i systemów informatycznych			
AKCEPTOWAŁ:	Katarzyna Sołtysik
p.o. Kierownika Referatu procedur i systemów informatycznych			
ZATWIERDZIŁ:	Małgorzata Staś
Dyrektor Wydziału Rozwoju Regionalnego			

Spis treści
1.	INFORMACJE OGÓLNE
1.1	Informacje przedłożone przez:
1.2	Dostarczone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: 18 marca 2015 r.
1.3	Struktura systemu
1.3.1	Instytucja zarządzająca
1.3.3.	Instytucje pośredniczące
1.3.4.	Instytucja audytowa
2.	INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA
2.1	Instytucja Zarządzająca i jej główne funkcje
2.1.1	Status Instytucji Zarządzającej oraz nazwa organu, w którego skład wchodzi
2.1.2	Wyszczególnienie funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez Instytucję Zarządzającą
2.1.3. Wyszczególnienie funkcji oficjalnie oddelegowanych przez instytucję zarządzającą, wskazanie instytucji pośredniczących oraz formy delegacji (z uwzględnieniem tego, że instytucja zarządzająca zachowuje pełną odpowiedzialność za oddelegowane funkcje), zgodnie z art. 123 ust. 6 i 7 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Odesłanie do odpowiednich dokumentów (aktów prawnych wraz z upoważnieniami, umów).
2.1.4	Opis procedur zapewniających skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, z uwzględnieniem rodzajów stwierdzonego ryzyka, w tym odniesienie do przeprowadzonej oceny ryzyka (art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).
2.2	Organizacja i procedury obowiązujące w Instytucji Zarządzającej
2.2.1	Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (w tym plan przydziału odpowiedniego personelu posiadającego niezbędne umiejętności). Informacje te odnoszą się również do instytucji pośredniczących, którym zostały oddelegowane niektóre funkcje.
2.2.2	Ramy zapewniające przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem, w szczególności, w przypadku istotnych zmian systemu zarządzania i kontroli.
2.2.3. Opis następujących procedur (opis należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji zarządzającej i instytucji pośredniczących; data i dane referencyjne): Instrukcje Wykonawcze IZ RPO WSL i Instrukcje Wykonawcze IP/IP ZIT RPO WSL oraz zakresy obowiązków pracowników.
2.2.3.1. Procedury wspierające prace Komitetu Monitorującego
2.2.3.2. Procedury na potrzeby systemu elektronicznego gromadzenia, rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym,  w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i – o ile jest to wymagane – podział danych odnoszących się do wskaźników według płci.
2.2.3.3 Procedury nadzorowania funkcji oficjalnie oddelegowanych przez Instytucję Zarządzającą zgodnie z art. 123 ust. 6 i 7 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
2.2.3.4. Procedury oceny, wyboru i zatwierdzania operacji oraz procedury zapewniające ich zgodność, przez cały okres wdrażania, z obowiązującymi przepisami (art. 125 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), w tym dotyczące instrukcji i wskazówek zapewniających wkład operacji w osiąganie szczegółowych celów i rezultatów stosownych osi priorytetowych, zgodnie z przepisami art. 125 ust. 3 lit. a) ppkt (i) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oraz procedury zapewniające, aby operacje nie były wybierane w sytuacji, gdy zostały one fizycznie zakończone lub w pełni wdrożone, zanim beneficjent złożył wniosek o dofinansowanie (w tym procedury stosowane przez instytucje pośredniczące  w przypadku delegowania zadań związanych z oceną, wyborem i zatwierdzeniem operacji).
2.2.3.5 Procedury zapewniające przedłożenie beneficjentowi dokumentu określającego warunki wsparcia dla każdej operacji, w tym procedury zapewniające, aby beneficjenci prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją.
2.2.3.6 Procedury weryfikacji operacji (zgodnie z wymogami określonymi w art. 125 ust. 4-7 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), w tym procedury zapewniające zgodność operacji  z obszarami polityki UE
2.2.3.7. Opis procedur, zgodnie z którymi wnioski o refundację są otrzymywane od beneficjentów, weryfikowane i zatwierdzane oraz zgodnie z którymi zatwierdzane, wykonywane i księgowane są płatności na rzecz beneficjentów, zgodnie z obowiązkami określonymi w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, obowiązującymi od 2016 r. (w tym procedur stosowanych przez instytucje pośredniczące w przypadku delegacji rozpatrywania wniosków o refundację), w celu dotrzymania terminu wynoszącego 90 dni dla płatności na rzecz beneficjentów na podstawie art. 132 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
2.2.3.8 Wskazanie instytucji lub organów odpowiedzialnych za każdy etap rozpatrywania wniosków o refundację, włącznie ze schematem wskazującym wszystkie zaangażowane organy.
2.2.3.9. Opis sposobu przekazywania informacji instytucji certyfikującej przez instytucję zarządzającą, w tym informacji dotyczących stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) oraz działań następczych w zakresie kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzanych przez organy unijne lub krajowe.
2.2.3.10. Opis sposobu przekazywania informacji instytucji audytowej przez instytucję zarządzającą, w tym informacji dotyczących stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) oraz działań następczych w zakresie kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzanych przez organy unijne lub krajowe.
2.2.3.11. Odniesienie do krajowych zasad kwalifikowalności określonych przez państwo członkowskie/Polskę i mających zastosowanie do programu operacyjnego.
2.2.3.12. Procedury sporządzania i przedkładania Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania (art. 125 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), w tym procedury gromadzenia i przekazywania wiarygodnych danych odnoszących się do wskaźników wykonania (art. 125 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).
2.2.3.13. Procedury sporządzania deklaracji zarządczej (art. 125 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).
2.2.3.14. Procedury sporządzania rocznego podsumowania końcowych sprawozdań  z audytu i kontroli, w tym analiza charakteru i zakresu błędów i słabości stwierdzonych  w systemach, a także podjętych lub planowanych działań naprawczych (art. 125 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).
2.2.3.15. Procedury informowania pracowników o powyższych procedurach oraz wskazanie zorganizowanego/przewidzianego szkolenia i wszelkich wydanych wskazówek (data i odniesienie).
2.2.3.16 W stosownych przypadkach, opis procedur instytucji zarządzającej odnoszących się do zakresu, zasad i procedur dotyczących skutecznych rozwiązań określonych przez państwo członkowskie/Polskę w odniesieniu do badania skarg dotyczących EFSI, na podstawie art. 74 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
2.3 Ścieżka audytu
2.3.1 Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu i system archiwizacji, w tym w odniesieniu do bezpieczeństwa danych, z uwzględnieniem art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, zgodnie z przepisami krajowymi dotyczącymi poświadczania zgodności dokumentów (art. 125 ust. 4 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art. 25 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014).
2.3.2. Instrukcje dotyczące zapewnienia przez beneficjentów/IZ/IP RPO WSL dostępu  do dokumentów potwierdzających (data i dane referencyjne):
2.3.2.1 Wskazanie okresu przechowywania dokumentów.
2.3.2.2	Format, w jakim dokumenty mają być przechowywane.
2.4 Nieprawidłowości i kwoty odzyskane
3. INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA
3.1	Instytucja certyfikująca i jej główne funkcje
3.1.1 Status instytucji certyfikującej (krajowy regionalny lub lokalny podmiot publiczny) oraz nazwa organu, w którego skład wchodzi.
3.1.2. Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez Instytucję Certyfikującą. W przypadku gdy Instytucja Zarządzająca dodatkowo wykonuje zadania IC, opis sposobu zapewnienia podziału funkcji (zob. 2.1.2).
3.1.3. Funkcje oficjalnie oddelegowane przez Instytucję Certyfikującą, wskazanie instytucji pośredniczących oraz formy delegacji zgodnie z art. 123 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Odesłanie do odpowiednich dokumentów (aktów prawnych wraz  z upoważnieniami, umów). Opis procedur stosowanych przez instytucje pośredniczące  do wykonywania delegowanych zadań oraz procedur stosowanych przez instytucję certyfikującą w celu nadzorowania skuteczności zadań oddelegowanych instytucjom pośredniczącym.
3.2	Organizacja Instytucji Certyfikującej
3.2.1	Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (w tym plan przydziału odpowiedniego personelu posiadającego niezbędne umiejętności). Informacje te odnoszą się również do instytucji pośredniczących, którym zostały oddelegowane niektóre zadania.
3.2.2. Opis procedur, który należy przedłożyć na piśmie pracownikom Instytucji Certyfikującej i instytucji pośredniczących (data i odniesienie):
3.2.2.1. Procedury sporządzania i składania wniosków o płatność:
3.2.2.2 Opis systemu księgowego, będącego podstawą poświadczania zestawienia wydatków przed Komisją (art. 126 lit d) rozp. (UE) nr 1303/2013)
3.2.2.3. Opis procedur sporządzania zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (art. 126 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013). Uzgodnienia dotyczące poświadczania kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczania, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa (art. 126 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), z uwzględnieniem wyników wszystkich kontroli i audytów.
3.2.2.4 W stosownych przypadkach opis procedur instytucji certyfikującej odnoszących się do zakresu, zasad i procedur dotyczących skutecznych rozwiązań określonych przez państwo członkowskie/Polskę w odniesieniu do badania skarg dotyczących EFSI, na podstawie art. 74 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
3.3. Odzyskane kwoty
3.3.1. Opis systemu zapewniającego szybkie odzyskanie pomocy publicznej, w tym pomocy Unii.
3.3.2 Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu przez prowadzenie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących każdej operacji, w tym kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych z wniosku o płatność, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym, w tym kwot odzyskanych przez zastosowanie art. 71 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 dotyczącego trwałości operacji.
3.3.3. Uzgodnienia dotyczące potrącania kwot odzyskanych lub kwot, które mają zostać wycofane, z wydatków podlegających deklaracji.
4. SYSTEM INFORMATYCZNY
4.1. Opis systemów informatycznych włącznie ze schematem (system centralny lub wspólny system sieciowy lub system zdecentralizowany z  połączeniami między systemami)  w odniesieniu do:
4.1.1. Elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i – o ile jest to wymagane – podziału danych odnoszących się do wskaźników według płci, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art. 24 rozporządzenia delegowanego Komisji nr 480/2014.
4.1.2. Zapewnienia, aby dane, o których mowa w poprzednim punkcie, były gromadzone, wprowadzane do systemu i tam przechowywane, a dane na temat wskaźników były podzielone według płci w przypadkach wymaganych w załącznikach I i II do rozporządzenia (UE) nr 1304/2013, zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
Natomiast LSI 2014 umożliwi rejestrowanie, zbieranie danych w formie ustrukturyzowanej (formularze, generatory dokumentów) i nieustrukturyzowanej (załączniki w formie plików). Ponadto CST będzie zasilany danymi z  LSI, zgodnie z minimalnym zakresem określonym w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020, poprzez systemy wymiany danych (np. webserwisy).
4.1.3. Zapewnienia, aby istniał system, w którym rejestruje się i przechowuje, w formie elektronicznej, dokumentację księgową w odniesieniu do każdej operacji, zdolny do obsługi wszystkich danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność i zestawienia wydatków, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych, należności nieściągalnych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji lub programu operacyjnego, zgodnie z art. 126 lit. d) i art. 137 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
4.1.4. Prowadzenia w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów, zgodnie z art. 126 lit. g) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
4.1.5. Prowadzenia ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji, zgodnie z art. 126 lit. h) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
4.1.6. Prowadzenia ewidencji kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym.
4.1.7. Informacji o gotowości systemów do działania i ich zdolności do zapewniania wiarygodnej rejestracji danych, o których mowa powyżej.
4.2. Opis procedur weryfikujących bezpieczeństwo systemów informatycznych.
4.3 Opis aktualnego stanu spełnienia wymogów określonych w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
Wykaz tabel i schematów
Wykaz dokumentów przywołanych w OFIP

WYKAZ SKRÓTÓW, AKTÓW PRAWNYCH I WYTYCZNYCH

Tabela nr 1. Wykaz skrótów
RPO WSL 2014-2020	Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
Program		
MIiR	Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju	
IA	Instytucja Audytowa	
IZ RPO WSL 	Instytucja Zarządzająca Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020   	
IZ/IC RPO WSL	Referat WRR UMWSL (IZ RPO WSL) pełniący funkcję instytucji certyfikującej	
EFSI	Programy finansowane z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych	
SFC2014	Wspólny System Dzielonego Zarządzania Funduszami na lata 2014-2020  	
LSI 2014	Lokalny System Informatyczny RPO WSL 2014-2020	
CST	Centralny System Teleinformatyczny, o którym mowa w rozdz. 16 ustawy wdrożeniowej, składający się z następujących elementów: SL 2014 – aplikacja główna, SZT – system zarządzania tożsamością, SRHD – hurtownia danych, narzędzie raportujące, SL 2014 – PT – aplikacja wspierająca obsługę Pomocy Technicznej	
ePUAP	elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej	
SEKAP	System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej	
SZOOP	Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych RPO WSL 2014-2020	
UMWSL	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
WRR	Wydział Rozwoju Regionalnego UMWSL	
WFR	Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UMWSL 	
WFS	Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego UMWSL	
EFS	Europejski Fundusz Społeczny	
EFMR	Europejski Fundusz Morski i Rybacki	
EFRR	Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego	
EFRROW	Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich 	
GIKS	Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej	
Porozumienie	Dokument, w którym powierzone zostały zadania związane z realizacją RPO WSL 2014-2020	
IP RPO WSL 	Instytucja Pośrednicząca we wdrażaniu RPO WSL 2014-2020 – Śląskie Centrum Przedsiębiorczości i Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach	
ŚCP	Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie (IP RPO WSL) 	
WUP	Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach (IP RPO WSL)	
ZIT/RIT	Zintegrowane Inwestycje Terytorialne / Regionalne Inwestycje Terytorialne	
IP ZIT RPO WSL	Instytucje Pośredniczące w realizacji zadań związanych z przygotowaniem i wdrażaniem ZIT oraz RIT w ramach RPO WSL 2014-2020- Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach, Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku, Miasto Częstochowa, Miasto Bielsko-Biała	
ZIT SC	Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach (IP ZIT RPO WSL)	
RIT SZ	Stowarzyszenie Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku (IP ZIT RPO WSL)	
RIT SPn	Miasto Częstochowa (IP ZIT RPO WSL)	
RIT SPd	Miasto Bielsko-Biała (IP ZIT RPO WSL)	
UP	Umowa Partnerstwa	
KM RPO WSL	Komitet Monitorujący Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
KE 	Komisja Europejska	
IOK	Instytucja Organizująca Konkurs	
KOP	Komisja Oceny Projektów	
WINB/PINB	Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego/Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego	
IMS	(Irregularity Management System) System uruchomiony przez Komisję Europejską w celu umożliwienia państwom członkowskim wywiązywania się 
z obowiązku informowania o nieprawidłowościach	
OLAF	Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych	
ETO	Europejski Trybunał Obrachunkowy	
RIO	Regionalna Izba Obrachunkowa	
NIK	Najwyższa Izba Kontroli	
UKS	Urząd Kontroli Skarbowej	
IKPC	Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji, której funkcję pełni komórka organizacyjna w MIiR odpowiedzialna za koordynację wdrażania funduszy UE 
w Polsce	
Instrukcja wykonawcza	Instrukcja zawierająca procedury działania właściwych instytucji, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy wdrożeniowej	

Dodatkowe wyjaśnienie: używany w tekście zwrot „projekt” oznacza „operację” w rozumieniu art. 2 pkt 9 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006.

Wykaz aktów prawnych będących podstawą realizacji RPO WSL 2014-2020:
1.	  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 
i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i rozwoju” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006.
2.	  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, zwane dalej rozporządzeniem ogólnym.
3.	  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006, zwane dalej rozporządzeniem w sprawie EFS.
4.	  Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, EURATOM) nr 966/2012 
z dnia 25.10.2012 r w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002, zwane dalej rozporządzeniem finansowym.
5.	  Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi.  
6.	  Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 964/2014 z dnia 11 września 2014 r. ustanawiające zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do standardowych warunków dotyczących instrumentów finansowych.
7.	  Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 821/2014 z dnia 28 lipca 2014 r. ustanawiające zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w zakresie szczegółowych uregulowań dotyczących transferu wkładów 
z programów i zarządzania nimi, przekazywania sprawozdań z wdrażania instrumentów finansowych, charakterystyki technicznej działań informacyjnych i komunikacyjnych 
w odniesieniu do operacji oraz systemu rejestracji i przechowywania danych.
8.	  Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 215/2014 z dnia 7 marca 2014 r. ustanawiające zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego 
i Rybackiego w zakresie metod wsparcia w odniesieniu do zmian klimatu, określania celów pośrednich i końcowych na potrzeby ram wykonania oraz klasyfikacji kategorii interwencji w odniesieniu do europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych.
9.	  Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2015/207 z dnia 20 stycznia 2015 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzoru sprawozdania z postępów, formatu dokumentu służącego przekazywaniu informacji na temat dużych projektów, wzorów wspólnego planu działania, sprawozdań z wdrażania w ramach celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia”, deklaracji zarządczej, strategii audytu, opinii audytowej 
i rocznego sprawozdania z kontroli oraz metodyki przeprowadzania analizy kosztów 
i korzyści, a także zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1299/2013 w odniesieniu do wzoru sprawozdań z wdrażania w ramach celu „Europejska współpraca terytorialna”.
10.	Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego.
11.	Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 240/2014 z dnia 7 stycznia 2014 r. 
w sprawie europejskiego kodeksu postępowania w zakresie partnerstwa w ramach europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych, zwane dalej kodeksem partnerstwa.
12.	Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu.
13.	Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2014 r., poz. 1146)., zwana dalej ustawą wdrożeniową.
14.	Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 1649).
15.	Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r., poz. 596 z późn. zm.).
16.	Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 
z późn. zm.), zwana dalej ustawą o finansach publicznych.
17.	Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.).

Dodatkowo zgodnie z przepisami ustawy wdrożeniowej IZ RPO WSL działa w oparciu 
o wytyczne ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. Na dzień przedstawienia informacji opracowane zostały następujące projekty wytycznych/wytyczne horyzontalne:

Tabela nr 2. Wykaz wytycznych horyzontalnych
L.p.	Nazwa	Data obowiązywania	
1.	Wytyczne w zakresie szczegółowego opisu osi priorytetowych krajowych i regionalnych programów operacyjnych na lata 2014-2020	30.01.2015	
2.	Wytyczne w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020	31.12.2014 (projekt)	
3.	Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia 
i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020	03.03.2015 	
4.	Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020	19.12.2014 (projekt)	
5.	Wytyczne w zakresie ewaluacji polityki spójności na lata 2014-2020	27.02.2015 (projekt)	
6.	Wytyczne w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020	03.12.2014 (projekt)	
7.	Wytyczne w zakresie komitetów monitorujących na lata 2014 – 2020	21.01.2015	
8.	Wytyczne w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020	16.12.2014 (projekt)	
9.	Wytyczne w zakresie procesu desygnacji na lata 2014-2020	19.02.2015 	
10.	Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze przystosowania przedsiębiorstw i pracowników do zmian na lata 2014-2020	19.12.2014 (projekt)	
11.	Wytyczne w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020	30.01.2015 (projekt)	
12.	Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020	30.01.2015 (projekt)	
13.	Wytyczne w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020	24.02.2015 	
14.	Wytyczne w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020	10.03.2015 (projekt)	
15. 	Wytyczne w zakresie realizacji projektów finansowanych ze środków Funduszu Pracy w ramach programów operacyjnych współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2014-2020	30.01.2015 	
16.	Wytyczne w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020	01.12.2014 (projekt)	
17.	Wytyczne w zakresie realizacji zasady partnerstwa na lata 2014-2020	04.12.2014 (projekt)	
18.	Wytyczne w zakresie realizacji zasady równości szans 
i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób 
z niepełnosprawnościami i zasady równości szans kobiet 
i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020	23.12.2014 (projekt)	
19.	Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć z udziałem środków Europejskiego Funduszu Społecznego w obszarze edukacji na lata 2014-2020	05.01.2015 (projekt)	
20.	Wytyczne w zakresie korekt finansowych na lata 2014-2020	-	
21.	Wytyczne w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020	09.01.2015 (projekt)	

1.	INFORMACJE OGÓLNE
1.1	Informacje przedłożone przez:
•	Nazwa Państwa Członkowskiego – Rzeczpospolita Polska
•	Nazwa programu i nr CCI: Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, CCI 2014PL16M2OP012
•	  Nazwa głównego punktu kontaktowego: Dyrektor Wydziału – Małgorzata Staś, Wydział Rozwoju Regionalnego, Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, 40-037 Katowice, ul. Ligonia 46, tel. +48 (32) 77 40 654, fax. +48 (32) 77 40 135, e-mail: fundusze@slaskie.pl  

1.2	Dostarczone informacje przedstawiają stan faktyczny na dzień: 18 marca 2015 r.
1.3	Struktura systemu

KOMISJA EUROPEJSKA

MINISTERSTWO INFRASTRUKTURY I ROZOWJU 

IZ/IC RPO WSL

IP RPO WSL

BENEFICJENT

IA

 IP ZIT RPO WSL

MINISTERSTWO FINANSÓW

Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego (podmiot koordynujący)
Koordynację realizacji programów operacyjnych, w tym regionalnych programów operacyjnych, zapewnia minister właściwy ds. rozwoju regionalnego, wykonujący zadania państwa członkowskiego w rozumieniu rozporządzenia ogólnego (z zastrzeżeniem kompetencji właściwych Radzie Ministrów). Zgodnie z art. 4 ustawy wdrożeniowej koordynacja polega m.in. na: udzielaniu, zawieszaniu lub wycofywaniu desygnacji, wydawaniu wytycznych horyzontalnych czy monitorowaniu realizacji programów operacyjnych. Skoncentrowanie funkcji koordynacyjnych w rękach ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, przy jednoczesnym zapewnieniu partnerskich mechanizmów współpracy z innymi resortami, regionami oraz partnerami służy efektywności i skuteczności w osiąganiu celów UP. 

Instytucja Audytowa (IA)
Instytucja Audytowa powoływana jest zgodnie z art. 123 ust. 4 rozporządzenia ogólnego. Podobnie jak w perspektywie 2007-2013 rola IA dla wszystkich krajowych 
i regionalnych programów operacyjnych polityki spójności powierzona została na podstawie art. 13 ustawy wdrożeniowej Generalnemu Inspektorowi Kontroli Skarbowej, który sprawuje swoją funkcję przy pomocy jednego z departamentów w ministerstwie obsługującym ministra właściwego ds. finansów publicznych oraz 16 urzędów kontroli skarbowej. Stosownie do art. 127 ust. 1 rozporządzenia ogólnego IA zapewnia prowadzenie audytów prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego. Realizuje także zadania niezależnego podmiotu audytowego, o którym mowa w rozporządzeniu ogólnym, który weryfikuje i ocenia spełnianie kryteriów desygnacji. IA posiada wyłączną odpowiedzialność w zakresie planowania i wyboru operacji będących przedmiotem audytu, jak również sposobu wykonywania audytu i raportowania o podjętych ustaleniach i rekomendacjach, dba przy tym, aby czynności audytowe uwzględniały uznane w skali międzynarodowej standardy audytu.

Instytucja odpowiedzialna za otrzymywanie płatności z KE
Instytucją odpowiedzialną za otrzymywanie płatności z KE jest minister właściwy do spraw finansów publicznych. Środki przekazywane przez Komisję Europejską jako zaliczki oraz płatności okresowe i płatność końcowa zostaną włączone do budżetu państwa jako jego dochody. Z kolei z budżetu państwa będą przekazywane środki na finansowanie projektów.

Instytucja Zarządzająca (IZ RPO WSL)
Instytucją Zarządzającą Regionalnym programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 zgodnie z art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy wdrożeniowej jest Zarząd Województwa Śląskiego. Zarząd Województwa Śląskiego w zakresie zadań związanych z realizacją RPO WSL 2014-2020 obsługiwany jest przez właściwe komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego (UMWSL) – Wydział Rozwoju Regionalnego, Wydział Europejskiego Rozwoju Regionalnego i Wydział Europejskiego Fundusz Społecznego. IZ RPO WSL, zgodnie z art. 125 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, odpowiada 
za zarządzanie programem operacyjnym zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, jak również odpowiada za prawidłowe i efektywne zarządzanie RPO WSL 2014-2020.
Dodatkowo IZ RPO WSL, w ślad za art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego, realizuje zadania instytucji certyfikującej z zachowaniem rozdzielności funkcji.

Instytucja Certyfikująca (IZ/IC RPO WSL)
W oparciu o art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego oraz na podstawie art. 9 ust. 2 pkt 6 ustawy wdrożeniowej IZ RPO WSL realizuje zadania instytucji certyfikującej. Warunkiem niezbędnym dla pełnienia przez instytucję zarządzającą funkcji instytucji certyfikującej jest zapewnienie rozdzielenia realizacji zadań dotyczących certyfikacji od zadań związanych z wyborem projektów do dofinansowania, procesem zawierania i rozwiązywania umów o dofinansowanie, weryfikacją wydatków, prowadzeniem kontroli, o których mowa w art. 22 ustawy wdrożeniowej, wydawaniem decyzji o zwrocie środków oraz o umorzeniu w całości lub w części lub o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków, a także decyzji o zapłacie odsetek. W ramach RPO WSL 2014-2020 rozdzielność ww. zadań została zapewniona przez stworzenie w ramach IZ RPO WSL odrębnej komórki organizacyjnej, pełniącej funkcje IZ/IC RPO WSL. Do głównych zadań IZ/IC RPO WSL należy certyfikowanie wobec KE wydatków poniesionych w ramach RPO WSL 2014-2020.

Instytucje Pośredniczące (IP/IP ZIT RPO WSL)
Zgodnie z art. 123 ust. 6 rozporządzenia ogólnego oraz art. 10 ust. 1 ustawy wdrożeniowej IZ RPO WSL powierzyła realizację niektórych spośród swoich zadań związanych z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 sześciu instytucjom pośredniczącym. Rolę IP/IP ZIT RPO WSL pełnią: Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie, Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach, Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach, Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku, Miasto Częstochowa i Miasto Bielsko-Biała. Powierzenie zadań nastąpiło na podstawie pisemnych porozumień zawartych pomiędzy IZ RPO WSL a daną instytucją pośredniczącą. Powierzając zadania związane z realizacją Programu, IZ RPO WSL zachowuje pełną odpowiedzialność za ich realizację.

Komitet Monitorujący (KM RPO WSL)
Zgodnie z art. 14 ust 1 ustawy wdrożeniowej realizacja RPO WSL 2014-2020 podlega monitorowaniu przez Komitet Monitorujący, o którym mowa w art. 47 rozporządzenia ogólnego. Powołanie i funkcjonowanie KM RPO WSL zapewnia IZ RPO WSL. W myśl art. 49 i art. 110 rozporządzenia ogólnego KM RPO WSL w szczególności: dokonuje przeglądu wdrażania RPO WSL 2014-2020 i postępów poczynionych w drodze do osiągnięcia jego celów, bada wszelkie kwestie, które wpływają na wykonanie Programu, w tym wnioski z przeglądu wyników, a także zatwierdza kryteria wyboru projektów, uwzględniając art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego.
1.3.1	Instytucja zarządzająca 

INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM 
WOJEÓDZTWA ŚLĄSKIEGO 
NA LATA 2014-2020
	
DANE KONTAKTOWE	

Zarząd Województwa Śląskiego
	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
40-037 Katowice, ul. Ligonia 46
tel.:   +48 (32) 20 78 290
fax.: + 48 (32) 20 78 291 
e-mail: marszal@slaskie.pl 

Wydział Rozwoju Regionalnego
Dyrektor – Małgorzata Staś
40-037 Katowice, ul. Ligonia 46
tel.:  +48 (32) 77 40 654 
fax.: +48 (32) 77 40 135
e-mail: fundusze@slaskie.pl, mstas@slaskie.pl 

Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 
Dyrektor – Jerzy Solecki
40-037 Katowice, ul. Ligonia 46
tel.:  +48 (32) 77 40 130, 77 40 232
fax.: +48 (32) 77 40 196
e-mail: efrr@slaskie.pl; jsolecki@slaskie.pl 

Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego
Dyrektor – Jarosław Wesołowski
40-037 Katowice, ul. Ligonia 46 
tel.:   +48 (32) 77 40 125, 77 40 126
fax.: + 48 (32) 77 40 402
e-mail: efs@slaskie.pl; jwesolowski@slaskie.pl	

1.3.2	Instytucja certyfikująca

INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM 
WOJEÓDZTWA ŚLĄSKIEGO 
NA LATA 2014-2020
	
DANE KONTAKTOWE	

Zarząd Województwa Śląskiego
	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
40-037 Katowice, ul. Ligonia 46
tel.:   +48 (32) 20 78 290
fax.:  + 48 (32) 20 78 291 
e-mail: marszal@slaskie.pl 

Wydział Rozwoju Regionalnego
p.o. Zastępcy Dyrektora – Aleksandra Kalafarska  
40-037 Katowice, ul. Ligonia 46
tel.:  +48 (32) 77 40 654 
fax.: +48 (32) 77 40 135
e-mail: akalafarska@slaskie.pl 
	
1.3.3.	Instytucje pośredniczące

INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCAREGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO 
WOJEÓDZTWA ŚLĄSKIEGO 
NA LATA 2014-2020
	
DANE KONTAKTOWE	
Śląskie Centrum Przedsiębiorczości
	
Śląskie Centrum Przedsiębiorczości 
Dyrektor – Mieczysław Płaneta
41-500 Chorzów, ul. Katowicka 47
tel.:  +48 (32) 74 39 160
fax.: +48 (32) 74 39 161
e-mail: mailto:akalafarska@slaskie.plscp@scp-slask.pl 
	
Wojewódzki Urząd Pracy 
w Katowicach	
Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach
Dyrektor – Grzegorz Sikorski 
40-048 Katowice, ul. Kościuszki 30 
tel.:  +48 (32) 75 73 360, 75 73 301   
fax.: +48 (32) 75 73 362
e-mail: efs@wup-katowice.pl
	
Miasto Częstochowa	
Urząd Miasta Częstochowy 
Wydział Funduszy Europejskich i Rozwoju
Naczelnik – Piotr Grzybowski 
ul. Śląska 11/13 42-217 Częstochowa
tel.:  + 48 (34) 37 07 278, + 48 (34) 37 07 675
fax:  + 48 (34) 37 07 178,
e-mail: pgrzybowski@czestochowa.um.gov.pl;  
             info@czestochowa.um.gov.pl 	
Miasto Bielsko-Biała 	
Urząd Miejski w Bielsku-Białej 
Biuro Funduszy Europejskich
Naczelnik – Izabela Kania
pl. Ratuszowy 1, 43-300 Bielsko-Biała
tel.: + 48 (33) 49 71 723, + 48 (33) 49 71 464
fax: + 48 (33) 49 71 723
e-mail:i.kania@um.bielsko.pl, 
           informacja@um.bielsko.pl
	
Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku	
Biuro Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku
Dyrektor Biura – Adam Wawoczny
ul. J. i F. Białych 7, 44-200 Rybnik
tel.: + 48 (32) 42 22 446
fax: + 48 (32) 42 22 446
e-mail: biuro@subregion.pl 
	
Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach	
Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach
Dyrektor Biura – Mariusz Śpiewok
ul. Bojkowska 37, skr. poczt. 12, 44-100 Gliwice
tel.:  + 48 (32) 461 22 50
fax:  + 48 (32) 461 22 51
e-mail: biuro@subregioncentralny.pl 

1.3.4.	 Instytucja audytowa

INSTYTUCJA AUDYTOWA 
	
DANE KONTAKTOWE
	
Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej	
Ministerstwo Finansów
Departament Ochrony Interesów Finansowych 	 Unii Europejskiej
Zastępca Dyrektora Departamentu – Urszula Olędzka
00-916 Warszawa, ul. Świętokrzyska 12
tel.:  +48 (22) 69 43 282
fax.: +48 (22) 69 45 152 
e-mail: sekretariat.do@mf.gov.pl 

2.	INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA 
2.1	Instytucja Zarządzająca i jej główne funkcje 
2.1.1	Status Instytucji Zarządzającej oraz nazwa organu, w którego skład wchodzi 
Na podstawie art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy wdrożeniowej funkcję IZ RPO WSL pełni Zarząd Województwa Śląskiego, będący organem wykonawczym samorządu województwa (regionalna instytucja publiczna). Zarząd w swojej działalności obsługiwany jest przez urząd marszałkowski. Podstawą działalności Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego jest Statut Województwa Śląskiego, stanowiący załącznik do uchwały Sejmiku Województwa Śląskiego 
Nr II/49/19/2006 z dnia 12 czerwca 2006 roku.
Poszczególne zadania IZ RPO WSL precyzuje Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego przyjęty uchwałą nr ……………. Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 18.03.2015 r. Opis funkcji i procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 bazuje na zapisach Regulaminu Organizacyjnego UMWSL.

2.1.2	Wyszczególnienie funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez Instytucję Zarządzającą

IZ RPO WSL zgodnie z art. 125 rozporządzenia ogólnego jest odpowiedzialna 
za zarządzanie RPO WSL 2014-2020 i jego realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. Do zadań IZ RPO WSL należy w szczególności:
1.	przygotowanie propozycji kryteriów wyboru projektów, spełniających warunki określone w art. 125 ust. 3 lit. a rozporządzenia ogólnego;
2.	wybór projektów do dofinansowania;
3.	zawieranie z wnioskodawcami umów/decyzji/porozumień o dofinansowanie projektu;
4.	zlecanie płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, oraz zlecanie wypłaty współfinansowania krajowego z budżetu państwa na rzecz beneficjentów; 
5.	zapewnienie aktualności i poprawności danych służących do monitorowania realizacji Programu;
6.	prowadzenie kontroli realizacji Programu, w tym weryfikacja prawidłowości wydatków ponoszonych przez beneficjentów;
7.	nakładanie korekt finansowych;
8.	odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych z nałożeniem korekt finansowych, na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych, w umowie/decyzji/porozumieniu o dofinansowanie projektu, w tym:
a)	wydawanie decyzji o zwrocie środków przeznaczonych na realizację Programu, projektów lub zadań oraz decyzji o zapłacie odsetek, o których mowa odpowiednio w art. 207 ust. 9 i art. 189 ust. 3b ustawy o finansach publicznych,
b)	wydawanie decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków przeznaczonych na realizację Programu, projektów lub zadań, 
o których mowa w art. 61 ustawy o finansach publicznych, 
c)	rozpatrywanie odwołań od decyzji, o których mowa w lit. a i b, wydawanych w pierwszej instancji przez instytucję pośredniczącą;
9.	monitorowanie postępów realizacji Programu;
10.	zapewnianie informacji o Programie i jego promocja; 
11.	ewaluacja Programu; 
12.	wydawanie wytycznych programowych, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy wdrożeniowej;
13.	wspieranie prac KM RPO WSL, o którym mowa w art. 47 rozporządzenia ogólnego,
 i dostarczanie mu informacji wymaganych do wykonywania jego zadań, 
w szczególności danych dotyczących postępów RPO WSL 2014-2020 w osiąganiu celów, danych finansowych i danych odnoszących się do wskaźników i celów pośrednich;
14.	opracowanie rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania RPO WSL 2014-2020, o których mowa w art. 50 rozporządzenia ogólnego, i po ich zatwierdzeniu przez KM RPO WSL przedłożenie KE;
15.	opracowanie okresowych sprawozdań z wdrażania RPO WSL 2014-2020 i przedłożenie ich Instytucji Koordynującej Umowę Partnerstwa zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie sprawozdawczości na lata 2014-2020;
16.	ustanowienie lokalnego systemu informatycznego do elektronicznej rejestracji 
i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne 
do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji, w stosownych przypadkach; 
17.	opracowanie danych finansowych wynikających z art. 112 rozporządzenia ogólnego, przekazywanych do KE;
18.	sporządzanie deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania, o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. a i b rozporządzenia finansowego;
19.	realizacja zadań instytucji certyfikującej, o której mowa w art. 123 ust. 2 rozporządzenia ogólnego;

Powyższe obowiązki realizowane będą przez poszczególne komórki IZ RPO WSL odpowiedzialne za zarządzanie i wdrażanie zgodnie z wykazem zadań i schematem organizacyjnym, o których mowa w pkt. 2.2.1 Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek niniejszego dokumentu. Zadania wymienione w pkt. 1-10 są wykonywane przez IZ RPO WSL w odniesieniu do tych działań RPO WSL 2014-2020, które nie są realizowane przez IP/IP ZIT RPO WSL (z wyjątkiem zadania wskazanego w pkt. 8 c, które jest wykonywane przez IZ RPO WSL w odniesieniu do działań, których realizacja leży w gestii IP/IP ZIT RPO WSL). Zadania wymienione w pkt. 11-19 są wykonywane bezpośrednio przez IZ RPO WSL 
w odniesieniu do całego Programu.

Zgodnie z przepisami art. 123 ust. 2 i 3 rozporządzenia ogólnego oraz art. 9 ust. 2 pkt 6 ustawy wdrożeniowej wyznaczono IZ RPO WSL do pełnienia funkcji instytucji certyfikującej, uwzględniając jednocześnie konieczność zapewnienia odrębności funkcjonalnej instytucji certyfikującej. W strukturze organizacyjnej WRR wyodrębniony został Referat certyfikacji wydatków w ramach RPO WSL 2014-2020 realizujący zadania właściwe dla instytucji certyfikującej. Referat jest podległy Zastępcy Dyrektora WRR, który nie odpowiada za realizację zadań związanych z wyborem projektów do dofinansowania, procesem zawierania 
i rozwiązywania umów o dofinansowanie, weryfikacją wydatków, prowadzeniem kontroli, 
o których mowa w art. 22 ustawy wdrożeniowej, wydawaniem decyzji o zwrocie środków, decyzji o umorzeniu w całości lub w części lub o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków, a także wydawaniem decyzji o zapłacie odsetek. Mając na uwadze powyższe oraz w celu zapewnienia niezależności podejmowania decyzji przez Zastępcę Dyrektora WRR w zakresie certyfikacji wydatków, przygotowano stosowne instrukcje wykonawcze. Rozdzielność funkcji uwidoczniona została również w Regulaminie Organizacyjnym UMWSL. Dodatkowo na poziomie funkcjonowania WRR wprowadzono mechanizmy gwarantujące rozdzielenie procesu decyzyjnego w ramach funkcji IZ RPO WSL i IZ/IC RPO WSL poprzez odpowiedni system zastępstw oraz dekretację korespondencji i weryfikację wykonywanych zadań. 

2.1.3. Wyszczególnienie funkcji oficjalnie oddelegowanych przez instytucję zarządzającą, wskazanie instytucji pośredniczących oraz formy delegacji (z uwzględnieniem tego, że instytucja zarządzająca zachowuje pełną odpowiedzialność za oddelegowane funkcje), zgodnie z art. 123 ust. 6 i 7 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Odesłanie do odpowiednich dokumentów (aktów prawnych wraz z upoważnieniami, umów). 

W drodze podpisania stosownych porozumień IZ RPO WSL, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy wdrożeniowej, powierzyła niektóre spośród swoich zadań związanych z realizacją RPO WSL 2014-2020 instytucjom pośredniczącym, które posiadają odpowiedni potencjał i doświadczenie w pełnieniu funkcji instytucji zaangażowanych we wdrażanie programów na poziomie regionalnym. Powierzenie zadań w ramach Programu nie wyłącza odpowiedzialności IZ RPO WSL za ich realizację.

Rolę Instytucji Pośredniczących RPO WSL 2014-2020 pełnią: Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach oraz Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie. 

WUP jest jednostką organizacyjną samorządu województwa finansowaną z budżetu województwa, działającą w oparciu o statut przyjęty uchwałą Sejmiku Województwa Śląskiego nr I/20/8/2000 z dnia 29 maja 2000 r. z późn. zm. 

IZ RPO WSL powierzyła WUP zadania związane z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 na podstawie Porozumienia nr 13/RR/2015 z dnia 17 marca 2015 r. w sprawie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Porozumienie określa w szczególności: zakres zadań powierzonych IP RPO WSL, kwotę środków RPO WSL 2014-2020 przeznaczonych na dofinansowanie projektów w ramach działań/poddziałań, w odniesieniu do których powierzono IP RPO WSL zadania oraz kwotę środków z Pomocy Technicznej RPO WSL 2014-2020 przeznaczonych na obsługę powierzonych zadań, jak również sposób wykonywania przez IZ RPO WSL nadzoru nad prawidłowością realizacji powierzonych zadań. 

ŚCP jest jednostką organizacyjną samorządu województwa finansowaną z budżetu województwa, działającą w oparciu o statut przyjęty uchwałą Sejmiku Województwa Śląskiego nr III/13/4/2007 z dnia 19 września 2007 r. z późn. zm. 

IZ RPO WSL powierzyła ŚCP zadania związane z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 na podstawie Porozumienia nr 8/RR/2015 z dnia 16 marca 2015 r. w sprawie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020. Porozumienie określa w szczególności: zakres zadań powierzonych IP RPO WSL, kwotę środków RPO WSL 2014-2020 przeznaczonych na dofinansowanie projektów w ramach działań/poddziałań, w odniesieniu do których powierzono IP RPO WSL zadania oraz kwotę środków z Pomocy Technicznej RPO WSL 2014-2020 przeznaczonych na obsługę powierzonych zadań, jak również sposób wykonywania przez IZ RPO WSL nadzoru nad prawidłowością realizacji powierzonych zadań. 

Tabela nr 3. Lista Działań, w odniesieniu do których IP RPO WSL została powierzona realizacja zadań w ramach RPO WSL 2014-2020 

WUP

	Oś Priorytetowa	VII. REGIONALNY RYNEK PRACY	
	Działanie	7.1 Aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu	
		7.2 Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy i pozostających bez zatrudnienia - projekty pozakonkursowe                (dla publicznych służb zatrudnienia)	
		7.3 Wsparcie dla osób zamierzających rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej                     (z wyłączeniem instrumentów inżynierii finansowej)	
		7.4 Wspomaganie procesów adaptacyjnych i modernizacyjnych w regionie (działania z zakresu outplacementu)	
	Oś Priorytetowa	VIII. REGIONALNE KADRY GOSPODARKI OPARTEJ NA WIEDZY	
	Działanie	8.2 Wzmacnianie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw, przedsiębiorców i ich pracowników	
	Oś Priorytetowa	XI. WZMOCNIENIE POTENCJAŁU EDUKACYJNEGO	
	Działanie	11.3 Dostosowanie oferty kształcenia zawodowego do potrzeb lokalnego rynku pracy - kształcenie zawodowe osób dorosłych	
		11.4 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych osób dorosłych	

ŚCP 
	Oś Priorytetowa	I. NOWOCZESNA GOSPODARKA	
	Działanie	1.2 Badania, rozwój i innowacje w przedsiębiorstwach	
	Oś Priorytetowa	III. KONKURENCYJNOŚĆ MŚP	
	Działanie	3.2 Innowacje w MŚP	
		3.3 Technologie informacyjno-komunikacyjne   
w działalności gospodarczej	

Zgodnie z zawartymi porozumieniami każda IP RPO WSL jest zobowiązana do dołożenia należytej staranności w realizacji powierzonych zadań, w tym w szczególności do:
1.	prowadzenia naboru wniosków o dofinansowanie projektów zgodnie z przepisami obowiązującego prawa, ustalonym harmonogramem, o którym mowa w art. 47 ustawy wdrożeniowej, i wymogami IZ RPO WSL określonymi w wydawanych przez nią zaleceniach oraz na podstawie właściwych instrukcji wykonawczych;
2.	dokonywania wyboru projektów w oparciu o kryteria zatwierdzone przez KM RPO WSL oraz zapewnienia, że wybór projektów do dofinansowania będzie następował zgodnie 
z wymogami określonymi w art. 125 ust. 3 rozporządzenia ogólnego oraz w rozdziale 13 ustawy wdrożeniowej, w tym weryfikacji spełnienia wymogów utworzenia partnerstwa, 
o których mowa w art. 33 ustawy wdrożeniowej, a także do zapewnienia, że projekty te będą zgodne z odpowiednimi przepisami unijnymi i krajowymi przez cały okres ich realizacji;
3.	przygotowywania i przedstawiania do akceptacji IZ RPO WSL propozycji harmonogramu konkursów oraz propozycji kryteriów wyboru projektów w terminie określonym przez IZ RPO WSL, 
4.	zawierania z wnioskodawcami, których projekty zostały wybrane do dofinansowania, umów o dofinansowanie projektu lub decyzji o dofinansowaniu projektu zgodnie 
z minimalnym wzorem określonym przez IZ RPO WSL oraz ich aneksowania lub rozwiązywania w przypadku wystąpienia do tego przesłanek określonych w tych umowach/decyzjach; 
5.	rozpatrywania środków odwoławczych składanych przez beneficjentów zgodnie z art. 56 ust. 2 ustawy wdrożeniowej, tj. w zakresie autokontroli;
6.	wystawiania na rzecz beneficjentów zleceń płatności, o których mowa w art. 188 ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz dokonywania wypłat dotacji celowej na rzecz beneficjentów w części odpowiadającej wkładowi krajowemu ze środków budżetu państwa;
7.	 rozliczania z beneficjentami umów o dofinansowanie projektu lub decyzji 
o dofinansowaniu projektu zgodnie z przyjętymi procedurami;
8.	monitorowania postępów realizacji projektów;
9.	kontroli realizacji dofinansowanych projektów, w tym kontroli na miejscu realizacji projektów;
10.	zapewnienia przechowywania wszystkich dokumentów dotyczących projektu, wydatków, kontroli i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu;
11.	zgłaszania nieprawidłowości w ramach procedury informowania o nieprawidłowościach;
12.	odzyskiwania kwot podlegających zwrotowi, w tym:
•	   odzyskiwania kwot dofinansowania na zasadach określonych w ustawie 
o finansach publicznych i umowie o dofinansowanie projektu lub decyzji o dofinansowaniu projektu;
•	   nakładania korekt finansowych na zasadach określonych w ustawie wdrożeniowej oraz w ustawie o finansach publicznych i umowie o dofinansowanie projektu lub decyzji o dofinansowaniu projektu;
•	   wydawania decyzji administracyjnych, o których mowa w art. 207 ust. 9 
i art. 189 ust. 3b ustawy o finansach publicznych;
•	  wydawania decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów, projektów lub zadań, o których mowa w art. 64 ustawy o finansach publicznych;
•	   wydawania innych rozstrzygnięć podejmowanych w toku postępowania administracyjnego, o którym mowa powyżej, w związku z odesłaniem zawartym w art. 67 ustawy o finansach publicznych; 
•	   wydawania innych decyzji administracyjnych, dotyczących niepodatkowych należności budżetowych o charakterze publicznoprawnym z tytułu zwrotu płatności dokonanych na rzecz beneficjentów;
•	   prowadzenia postępowań egzekucyjnych związanych z odzyskiwaniem kwot podlegających zwrotowi;
13.	zgłaszania do ministra właściwego ds. finansów publicznych podmiotów podlegających wykluczeniu do rejestru podmiotów wykluczonych na zasadach określonych w art. 207 ust. 4 ustawy o finansach publicznych oraz niezwłocznego informowania IZ RPO WSL 
o dokonanym zgłoszeniu; 
14.	wprowadzania skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, z uwzględnieniem stwierdzonego rodzaju ryzyka zgodnie ze wskazaniami IZ RPO WSL w tym zakresie;
15.	monitorowania postępów w realizacji Działań/Poddziałań, w tym przygotowywania prognoz wydatków w ramach wdrażanych Działań/Poddziałań;
16.	osiągania celów pośrednich i końcowych w ramach powierzonych Działań, określonych w Programie oraz w SZOOP w formie wskaźników produktu, rezultatu i wskaźników finansowych;
17.	przekazywania do IZ/IC RPO WSL deklaracji wydatków stanowiących podstawę do sporządzenia przez IZ/IC RPO WSL wniosków o płatność do KE;
18.	przekazywania dokumentów niezbędnych do sporządzenia przez IZ/IC RPO WSL rocznego zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 137 rozporządzenia ogólnego oraz deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania, o których mowa w art. 59 ust. a i b rozporządzenia finansowego; 
19.	opracowania i bieżącej aktualizacji instrukcji wykonawczych IP RPO WSL zgodnie ze wskazaniami IZ RPO WSL;
20.	współpracy z IZ RPO WSL przy realizacji badań ewaluacyjnych, analiz, ekspertyz prowadzonych i/lub zlecanych przez instytucje zarządzające programami operacyjnymi, ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, KE;
21.	prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych, zgodnie ze Strategią Komunikacji Programu;
22.	przechowywania i archiwizowania dokumentów zgodnie z właściwymi przepisami;
23.	obsługi CST i LSI 2014;
24.	przygotowania i realizacji Planów Działań Pomocy Technicznej oraz innych dokumentów związanych z otrzymywaniem środków Pomocy Technicznej w ramach RPO WSL 
2014-2020 wskazanych przez IZ RPO WSL
oraz wszelkich innych niezbędnych zadań związanych z realizacją wdrażanych Działań/Poddziałań.
W oparciu o art. 36 ust. 3 rozporządzenia ogólnego w powiązaniu z art. 7 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1301/2013, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy wdrożeniowej w ramach RPO WSL 
2014-2020 wyznaczono dodatkowo 4 instytucje pośredniczące do udziału w zarządzaniu 
i wdrażaniu Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych oraz Regionalnych Inwestycji Terytorialnych, zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych funduszy:
Związek Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą 
w Gliwicach (ZIT SC), działający w oparciu o Statut Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego przyjęty Uchwałą Walnego Zebrania Członków Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego nr 2/2013 z dnia 
3 października 2013 roku (z późn. zm.). 
IZ RPO WSL powierzyła ZIT SC zadania związane z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 na podstawie Porozumienia 12/RR/2015 z dnia 17 marca 2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Zintegrowane Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Związkiem Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach.
Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą 
w Rybniku (RIT SZ), działający w oparciu o Statut Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego, przyjęty uchwałą nr 5/2003 Zarządu Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku z dnia 5 maja 2003 r. (z późn. zm.) 
IZ RPO WSL powierzyła RIT SZ zadania związane z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 na podstawie Porozumienia nr 11/RR/2015 z dnia 13 marca 2015 r. 
w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Związkiem Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku.
Miasto Częstochowa (RIT SPn), reprezentujące Związek RIT Subregionu Północnego 
w oparciu o Porozumienie z dnia 06.03.2015 r. o współpracy w sprawie opracowania i realizacji Strategii RIT dla Subregionu Północnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020, działające w oparciu o Statut Gminy Miasto Częstochowa przyjęty Uchwałą nr 150/XVI/2003 Rady Miasta Częstochowy z dnia 7 lipca 2003 r. (z późn. zm.). 
IZ RPO WSL powierzyła RIT SPn zadania związane z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 na podstawie Porozumienia nr 10/RR/2015 z dnia 13.03.2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Miastem Częstochowa. 
Miasto Bielsko-Biała (RIT SPd), reprezentujące Związek RIT Subregionu Południowego 
w oparciu o Porozumienie nr ON.II.031.43.2015 z dnia 11.03.2015 r., o współpracy w sprawie realizacji Regionalnych Inwestycji Terytorialnych Subregionu Południowego Województwa Śląskiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, działające w oparciu o Statut Miasta Bielska-Białej, którego tekst jednolity przyjęto uchwałą Rady Miejskiej Nr XLI/965/2014 z dnia 29 kwietnia 2014 roku (t. jedn. Dz. Urz. Woj. Śl. z 2014 r., poz. 2777). 
IZ RPO WSL powierzyła RIT SPd zadania związane z realizacją wybranych działań/poddziałań RPO WSL 2014-2020 na podstawie Porozumienia nr 9/RR/2015 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Miastem Bielsko-Biała. 
IP ZIT RPO WSL reprezentują władze lokalne we wdrażaniu instrumentu ZIT/RIT w ramach RPO WSL 2014-2020. Szczegółowy zakres powierzenia zadań związanych z realizacją ZIT/RIT w ramach RPO WSL 2014-2020 określają pisemne porozumienia w sprawie powierzenia części zadań zawarte pomiędzy IP ZIT RPO WSL jako reprezentantem władz lokalnych a IZ RPO WSL. Powierzenie zadań w ramach programu operacyjnego nie wyłącza odpowiedzialności 
IZ RPO WSL za ich realizację.

Tabela nr 4. Lista Działań/Poddziałań, w odniesieniu do których została powierzona IP ZIT RPO WSL realizacja zadań w ramach RPO WSL 2014-2020
Nr Działania/ Poddziałania	Nazwa Działania/Poddziałania	
EFRR:	
Oś priorytetowa III: Konkurencyjność MŚP	
3.1.1	Tworzenie terenów inwestycyjnych na obszarach typu brownfield - ZIT	
3.1.2	Tworzenie terenów inwestycyjnych na obszarach typu brownfield - RIT	
Oś priorytetowa IV: Efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii i gospodarka niskoemisyjna	
4.1.1	Odnawialne źródła energii - ZIT	
4.1.2.	Odnawialne źródła energii - RIT	
4.3.1	Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej i mieszkaniowej – ZIT	
4.3.2	Efektywność energetyczna i odnawialne źródła energii w infrastrukturze publicznej i mieszkaniowej – RIT	
4.5.1	Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie – ZIT	
4.5.2	Niskoemisyjny transport miejski oraz efektywne oświetlenie – RIT	
Oś priorytetowa V: Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów	
5.1.1	Gospodarka wodno-ściekowa - ZIT	
5.1.2	Gospodarka wodno-ściekowa - RIT	
5.2.1	Gospodarka odpadami - ZIT	
5.2.2	Gospodarka odpadami - RIT	
5.4.1	Ochrona różnorodności biologicznej - ZIT	
Oś priorytetowa X: Rewitalizacja oraz infrastruktura społeczna i zdrowotna	
10.2.1	Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych - ZIT	
10.2.2	Rozwój mieszkalnictwa socjalnego, wspomaganego i chronionego oraz infrastruktury usług społecznych - RIT	
10.3.1	Rewitalizacja obszarów zdegradowanych  - ZIT	
10.3.2	Rewitalizacja obszarów zdegradowanych  - RIT	
Oś priorytetowa XII: Infrastruktura edukacyjna	
12.1.1	Infrastruktura wychowania przedszkolnego- ZIT	
12.1.2	Infrastruktura wychowania przedszkolnego- RIT	
12.2.1	Infrastruktura kształcenia zawodowego- ZIT	
12.2.2	Infrastruktura kształcenia zawodowego- RIT	
EFS:	
Oś priorytetowa VII: Regionalny rynek pracy	
7.1.1	Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy 
i pozostających bez zatrudnienia – ZIT	
7.1.2	Poprawa zdolności do zatrudnienia osób poszukujących pracy 
i pozostających bez zatrudnienia – RIT	
7.3.1	Promocja samozatrudnienia na obszarach rewitalizowanych – ZIT	
7.3.2	Promocja samozatrudnienia na obszarach rewitalizowanych – RIT	
7.4.1	Outplacement – ZIT	
Oś priorytetowa VIII: Regionalne kadry gospodarki opartej na wiedzy	
8.1.1	Zapewnienie dostępu do usług opiekuńczych nad dziećmi do 3 lat – ZIT	
8.1.2	Zapewnienie dostępu do usług opiekuńczych nad dziećmi do 3 lat – RIT	
8.2.1	Wsparcie dla przedsiębiorców i ich pracowników w zakresie rozwoju przedsiębiorstwa – ZIT	
8.2.2	Wsparcie dla przedsiębiorców i ich pracowników w zakresie rozwoju przedsiębiorstwa – RIT	
8.3.1	Realizowanie aktywizacji zawodowej poprzez zapewnienie właściwej opieki zdrowotnej – ZIT	
Oś priorytetowa IX: Włączenie społeczne	
9.1.1	Wzmacnianie potencjału społeczno-zawodowego społeczności lokalnych – ZIT	
9.1.2	Wzmacnianie potencjału społeczno-zawodowego społeczności lokalnych – RIT	
9.2.1	Rozwój usług społecznych i zdrowotnych– ZIT	
9.2.2	Rozwój usług społecznych i zdrowotnych– RIT	
Oś priorytetowa XI: Wzmocnienie potencjału edukacyjnego	
11.1.1	Wzrost upowszechnienia wysokiej jakości edukacji przedszkolnej – ZIT	
11.1.2	Wzrost upowszechnienia wysokiej jakości edukacji przedszkolnej – RIT	
11.2.1	Wsparcie szkolnictwa zawodowego – ZIT	
11.2.2	Wsparcie szkolnictwa zawodowego – RIT	
11.4.1	Kształcenie ustawiczne – ZIT	
11.4.2	Kształcenie ustawiczne – RIT	

Zgodnie z zawartymi porozumieniami każda IP ZIT RPO WSL jest zobowiązana do dołożenia należytej staranności w realizacji powierzonych zadań, w tym w szczególności do:
1)	uzgadniania i przedkładania Strategii ZIT/RIT,
2)	współpracy w przygotowaniu przez IZ RPO WSL harmonogramu konkursów dla Działań/Poddziałań realizowanych przez IP ZIT RPO WSL, 
3)	przygotowywania i przedstawiania IZ RPO WSL do zatwierdzenia przez KM RPO WSL propozycji kryteriów wyboru projektów dotyczących zgodności z celami Strategii ZIT/RIT dla Działań/Poddziałań realizowanych przez IP ZIT RPO WSL oraz współpracy z IZ RPO WSL w przygotowaniu pozostałych kryteriów wyboru projektów,
4)	   współpracy w wyborze ekspertów zewnętrznych dokonujących oceny projektów dla Działań/Poddziałań realizowanych przez IP ZIT RPO WSL, w oparciu o kryteria zatwierdzone przez KM RPO WSL dotyczące zgodności z celami Strategii ZIT/RIT,
5)	   udziału przedstawiciela IP ZIT RPO WSL w pracach KM RPO WSL,
6)	   realizacji zadań związanych z wyborem projektów do dofinansowania w ramach RPO WSL 2014-2020, w tym między innymi: współdzielenie roli IOK z IZ RPO WSL lub WUP dla Działań/Poddziałań realizowanych w ramach ZIT/RIT, udział w ocenie projektów w ramach KOP dla Działań/Poddziałań realizowanych w ramach ZIT/RIT w zakresie kryteriów dotyczących zgodności ze Strategią ZIT/RIT oraz zatwierdzanie listy projektów rekomendowanych do wsparcia w ramach Działań/Poddziałań realizowanych w ramach ZIT/RIT,
7)	   realizacji celów Programu i wskaźników postępu rzeczowego oraz finansowego oraz przedstawienia planu wykonania celów rocznych, pośrednich i końcowych w odniesieniu do wartości wskaźników postępu rzeczowego i finansowego, w szczególności z uwzględnieniem wskaźników do oceny ram wykonania, na zasadach i w terminie ustalonym przez IZ RPO WSL,
8)	   monitorowania postępów w realizacji Działań/Poddziałań wdrażanych w ramach ZIT/RIT, zgodnie z wytycznymi IZ RPO WSL, w szczególności wskaźników postępu rzeczowego oraz finansowego,
9)	   przygotowywania i przedstawiania IZ RPO WSL sprawozdań z realizacji zadań powierzonych w Porozumieniu w ramach realizowanych Działań/Poddziałań, zgodnie z wytycznymi i w terminie określonym przez IZ RPO WSL,
10)	 współpracy z IZ RPO WSL przy realizacji badań ewaluacyjnych, analiz, ekspertyz prowadzonych lub zlecanych przez instytucje zarządzające programami operacyjnymi, ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, KE,
11)	poddania się procedurze desygnacji i utrzymania kryteriów desygnacji,
12)	poddania się kontrolom i audytom, 
13)	udziału w opracowywaniu i aktualizacji Opisu Funkcji i Procedur RPO WSL 2014-2020 na zasadach i w terminach określonych przez IZ RPO WSL,
14)	opracowania i bieżącej aktualizacji instrukcji wykonawczych IP ZIT RPO WSL zgodnie ze wskazaniami IZ RPO WSL dla IP RPO WSL, podlegającego każdorazowo pisemnemu zatwierdzeniu IZ RPO WSL,
15)	przechowywania i archiwizowania wszystkich dokumentów zgodnie z właściwymi przepisami,
16)	obsługi wskazanych systemów informatycznych, w szczególności CST oraz LSI 2014 w zakresie realizowanych zadań, 
17)	realizacji działań i obowiązków informacyjno-promocyjnych, 
18)	przygotowania i utrzymania zdolności administracyjnej i technicznej do realizacji powierzonych zadań, w tym zapewnienie odpowiedniego zatrudnienia, podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnienia warunków technicznych i lokalowych do realizacji Porozumienia,
19)	przekazywania do IZ RPO WSL na jej prośbę wszelkich materiałów, opracowań, wyjaśnień oraz informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji RPO WSL 2014-2020 w zakresie powierzonych zadań w ramach realizowanych Działań/Poddziałań.

Ponadto RIT SZ, RIT SPn i RIT SPd realizują zadania w zakresie przygotowywania i realizacji, w tym rozliczania obejmującego składanie wniosków o płatność, Planów Działań Pomocy Technicznej oraz innych dokumentów związanych z otrzymywaniem środków pomocy technicznej w ramach RPO WSL 2014-2020.

2.1.4	Opis procedur zapewniających skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, z uwzględnieniem rodzajów stwierdzonego ryzyka, w tym odniesienie do przeprowadzonej oceny ryzyka (art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).

Zgodnie z art. 125 ust. 4 lit. c rozporządzenia ogólnego IZ RPO WSL wprowadza skuteczne 
i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka. Art. 72 lit. h rozporządzenia ogólnego stanowi zaś, że zadaniem systemów zarządzania
 i kontroli jest zapobieganie nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym, oraz ich wykrywanie i korygowanie, oraz odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych wraz z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie. Ze względu na wskazane wymogi w ramach RPO WSL 2014-2020 funkcjonuje uporządkowany system w zakresie skutecznego przeciwdziałania problemowi nadużyć finansowych. System ten składa się z czterech podstawowych elementów:
1)	prewencji;
2)	wykrywania i zgłaszania;
3)	dochodzenia, ścigania i karania;
4)	zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych.

Prewencja
Instytucje uczestniczące w realizacji RPO WSL 2014-2020 stosują techniki prewencji, dając jasny sygnał ostrzegawczy potencjalnym oszustwom. Do podstawowych środków prewencyjnych należą:
•	powszechne informowanie o nieprawidłowościach/błędach najczęściej wykrywanych 
w trakcie prowadzonych kontroli projektów realizowanych przez beneficjentów;
•	weryfikacja systemów kontroli nadużyć finansowych funkcjonujących w komórkach uczestniczących we wdrażaniu RPO WSL 2014-20202 dokonywana przez IZ RPO WSL w ramach przeprowadzanych kontroli systemowych;
•	wdrożenie rzetelnych systemów kontroli w połączeniu z uprzednio dokonaną oceną ryzyka i stały nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020;
•	prowadzenie kompleksowych szkoleń i działań podnoszących poziom świadomości na temat nadużyć finansowych/nieprawidłowości;
•	funkcjonowanie w IZ/IP RPO WSL Kodeksu etyki, do którego przestrzegania zobowiązani są wszyscy pracownicy instytucji.

Wykrywanie i zgłaszanie
Odpowiedzialność za dostrzeganie potencjalnych sygnałów nieuczciwej działalności 
i odpowiednie na nie spoczywa na wszystkich osobach zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020 w IZ/IP/IP ZIT RPO WSL (w zakresie ich kompetencji).

IZ/IP/IP ZIT RPO WSL informują na swoich stronach internetowych wnioskodawców 
i beneficjentów RPO WSL 2014-2020 oraz inne podmioty, w jaki sposób mogą się skontaktować z IZ/IP RPO WSL w celu ewentualnego przekazania posiadanych informacji o podejrzeniu nadużycia. Ponadto IZ/IP RPO WSL informują na swoich stronach internetowych wnioskodawców i beneficjentów RPO WSL 2014-2020 oraz inne podmioty, w jaki sposób mogą się skontaktować z OLAF w celu ewentualnego przekazania posiadanych informacji o podejrzeniu nadużycia. 

Źródłem informacji o przypadkach nadużycia finansowego mogą być wyniki postępowań prowadzonych przez instytucje i organy nieuczestniczące w systemie wdrażania programów współfinansowanych ze środków strukturalnych UE (np. GIKS, NIK, RIO, organy ścigania) oraz informacje uzyskane w związku z tymi postępowaniami. Informacje o podejrzeniach nadużyć finansowych mogą zostać przekazane również przez dowolny podmiot w formie informacji anonimowej, prasowej lub innej niepotwierdzonej informacji. W takiej sytuacji komórki organizacyjne IZ/IP RPO WSL (w zakresie swoich kompetencji) przeprowadzają postępowanie sprawdzające w celu potwierdzenia otrzymanej informacji.

IZ/IP RPO WSL są odpowiedzialne za utworzenie i upowszechnienie przejrzystych mechanizmów zgłaszania nadużyć. Właściwe komórki organizacyjne IZ/IP RPO WSL odpowiedzialne są za przyjmowanie zgłoszeń podejrzeń nadużyć finansowych oraz za podejmowanie dalszych kroków związanych z przekazywaniem zawiadomień do właściwych organów ścigania oraz informacji do KE/OLAF.

IZ RPO WSL zapewnia prawidłowe funkcjonowanie systemu informowania OLAF 
o stwierdzonych nieprawidłowościach (w tym nadużyciach finansowych) – zgodnie z art. 122 rozporządzenia ogólnego. Informowanie OLAF odbywa się co do zasady za pomocą systemu IMS (Irregularity Management System). 

Dochodzenie, ściganie i kary 
Podejrzenie nadużycia finansowego powinno zostać niezwłocznie zgłoszone do organów ścigania przez IZ/IP RPO WSL (w zakresie swoich kompetencji), która wykryła bądź uzyskała uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa, na zasadach i warunkach wynikających z właściwych przepisów. W przypadku, gdy podejrzenie nadużycia finansowego zostało zgłoszone do organów ścigania przez IP RPO WSL, jest ona również zobowiązana do powiadomienia o zaistniałym zdarzeniu niezwłocznie i w formie pisemnej IZ RPO WSL. Obowiązek ten dotyczy również informowania IZ RPO WSL o wszelkich dalszych czynnościach podejmowanych w sprawie przez organy ścigania i organy wymiaru sprawiedliwości.

Instytucja, która dokonała zgłoszenia do organów ścigania, jest odpowiedzialna 
za podejmowanie wszelkich dalszych czynności związanych z dokonanym zgłoszeniem, 
w szczególności podejmuje ona decyzję o złożeniu zażalenia w przypadku postanowienia 
o odmowie wszczęcia postępowania.

Po wykryciu podejrzenia nadużycia finansowego i zgłoszeniu go zgodnie z właściwymi przepisami IZ/IP RPO WSL zapewniają pełną współpracę z organami ścigania 
i uruchamiają procedurę odzyskiwania przekazanych środków (zgodnie ze swoimi kompetencjami).Procedury odzyskiwania od beneficjentów niesłusznie przyznanych im środków, dzięki którym również można będzie sprawnie odzyskiwać środki będące potencjalnie przedmiotem nadużyć finansowych, zawarte zostały we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.

Zarządzanie ryzykiem 
W celu zapewnienia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych IZ RPO WSL zarządza ryzykiem nadużyć finansowych. Po potwierdzeniu podejrzenia nadużycia finansowego przez właściwe organy ścigania, w terminie do 3 miesięcy od otrzymania informacji o skierowaniu aktu oskarżenia do sądu, IZ RPO WSL dokonuje oceny związanych ze sprawą systemów kontroli (ich funkcjonowania, słabości i błędów), które naraziły ją na ryzyko nadużycia finansowego. W przypadku stwierdzenia błędów w funkcjonowaniu systemów kontroli właściwa komórka IZ RPO WSL podejmuje odpowiednie działania mające na celu wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontroli. O rezultatach dokonanej oceny informowane są wszystkie instytucje uczestniczące w realizacji RPO WSL 2014-2020. 

Ponadto w IZ RPO WSL przeprowadzana jest ocena ryzyka, w trakcie której identyfikowane są obszary/rodzaje ryzyka wystąpienia nadużyć finansowych. W szczególności przedmiotowa ocena skupia się na sytuacjach, w których kluczowe procesy realizacji RPO WSL są najbardziej narażone na nadużycia finansowe. Ogólne zarządzanie ryzykiem przez IZ RPO WSL przebiega w następujących etapach:
•	wyodrębnienie najbardziej narażonych na nadużycia finansowe kluczowych procesów realizacji RPO WSL 2014-2020;
•	wskazanie zadań, w których ryzyko jest największe;
•	wskazanie podstawowych mechanizmów kontrolnych prowadzonych w celu bieżącej minimalizacji ryzyka;
•	wskazanie dodatkowych mechanizmów kontrolnych.

2.2	 Organizacja i procedury obowiązujące w Instytucji Zarządzającej 
2.2.1	Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (w tym plan przydziału odpowiedniego personelu posiadającego niezbędne umiejętności). Informacje te odnoszą się również do instytucji pośredniczących, którym zostały oddelegowane niektóre funkcje.

Zadania związane z wdrażaniem RPO WSL 2014-2020 w ramach IZ RPO WSL realizują następujące wydziały UMWSL: 
•	Rozwoju Regionalnego,
•	Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
•	Europejskiego Funduszu Społecznego,
•	Finansowy,
•	Księgowości,
•	Organizacyjny i Kadr,
•	Pomocy Prawnej i Zamówień Publicznych.
Docelowo do obsługi zadań w ramach IZ RPO WSL związanych z wdrażaniem RPO WSL 2014-2020: 
•	w Wydziale Rozwoju Regionalnego zaangażowanych będzie nie mniej niż 137 etatów, 
w tym Dyrektor Wydziału, 
•	w Wydziale Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego zaangażowanych będzie nie mniej niż 187 etatów, w tym Dyrektor Wydziału, 
•	w Wydziale Europejskiego Funduszu Społecznego zaangażowanych będzie nie mniej niż 189 etatów, w tym Dyrektor Wydziału,
•	w Wydziale Księgowości zaangażowane będą nie mniej niż 3 etaty, 
•	w Wydziale Finansowym zaangażowane będą nie mniej niż 3 etaty,
•	w Wydziale Organizacyjnym i Kadr zaangażowane będą nie mniej niż 3 etaty,
•	 w Wydziale Pomocy Prawnej i Zamówień Publicznych zaangażowanych będzie nie mniej niż 6 etatów. 
Zgodnie z Uchwałą nr 972/340/IV/2014 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 27 maja 2014 r. w sprawie przyjęcia propozycji podziału zadań dla instytucji zaangażowanych w realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 oraz Uchwałą nr 165/17/V/2015 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 17 lutego 2014 roku
w sprawie aktualizacji wykazu instytucji zaangażowanych w realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 wraz z podziałem Działań 
do wdrażania w ramach Programu zadania IZ RPO WSL wykonują: Wydział Rozwoju Regionalnego (WRR), Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego (WFS) i Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (WFR). WRR realizuje zadania związane 
z zarządzaniem i koordynacją RPO WSL 2014-2020, jak również zadania instytucji certyfikującej dla RPO WSL 2014-2020 oraz zajmuje się zagadnieniami związanymi z szeroko rozumianym rozwojem regionalnym. Wśród wiodących zadań WRR w zakresie RPO WSL 2014-2020 wymienić można: programowanie, monitoring i kontrolę, zarządzanie finansowe, ewaluację, promocję i nadzór nad IP/IP ZIT RPO WSL. Natomiast WFR, w części dotyczącej EFRR, oraz WFS, w części dotyczącej EFS, wykonują zadania związane z wdrażaniem RPO WSL 2014-2020, takie jak: nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania, podpisywanie umów o dofinansowanie projektów, weryfikacja wniosków o płatność, kontrola projektów czy dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów/IP/IP ZIT RPO WSL. We wszystkich procedurach związanych z programowaniem i wdrażaniem Programu IZ RPO WSL zapewnia zachowanie rozdzielności funkcjonalnej komórek organizacyjnych w strukturze 
IZ RPO WSL zgodnie z art. 72 lit. a i b rozporządzenia ogólnego. 

Na podstawie art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego oraz art. 9 ust. 1 pkt 6 ustawy wdrożeniowej IZ RPO WSL pełni dodatkowo funkcje instytucji certyfikującej. Zgodnie 
ze strukturą organizacyjną UMWSL, w WRR wyodrębniony został referat realizujący zadania właściwe dla instytucji certyfikującej. IZ RPO WSL zapewnia odpowiednie rozdzielenie funkcji na poziomie organizacji procesów właściwych dla instytucji zarządzającej oraz instytucji certyfikującej poprzez adekwatne instrukcje wykonawcze dla poszczególnych procesów 
w zakresie certyfikacji i zarządzania programem. W szczególności IZ RPO WSL zapewnia, 
że osoby zajmujące się certyfikacją wydatków nie biorą, na żadnym etapie, udziału 
w weryfikacji wydatków przedkładanych do weryfikacji przez beneficjentów. W ramach realizowanych procesów przewidziano dodatkowe mechanizmy kontrolne na poziomie funkcjonowania WRR w postaci odpowiedniego systemu zastępstw i weryfikacji wykonywanych zadań.

Wydziały, które realizują zadania IZ RPO WSL, posiadają odpowiedni potencjał instytucjonalny (w tym wysoko wykwalifikowane zasoby kadrowe), dający gwarancję sprawnego, skutecznego i prawidłowego wdrażania RPO WSL 2014-2020, co jest szczególnie ważne pod kątem osiągania zakładanych wartości wskaźników.
Schematy organizacyjne wydziałów funduszowych z uwzględnieniem wyłącznie komórek zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014-2020 przedstawione zostały w Załączniku nr 1 
do niniejszego dokumentu. 
Szczegółowe zadania komórek organizacyjnych UMWSL zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020 precyzują zapisy Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, zarządzeń wewnętrznych Dyrektorów właściwych wydziałów ws. podziału zadań w referatach, procedury opisane w Instrukcjach Wykonawczych dla IZ RPO WSL 2014-2020 oraz w zakresach obowiązków pracowników bądź innych równoważnych dokumentach określających zakres wykonywanych zadań.

Docelowo do obsługi zadań oddelegowanych do IP/IP ZIT RPO WSL związanych z wdrażaniem RPO WSL 2014-2020: 
•	w WUP zaangażowanych będzie nie mniej niż 96 etatów, 
•	w ŚCP zaangażowanych będzie nie mniej niż 115 etatów,
•	w Biurze Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego 
z siedzibą w Gliwicach obsługującym ZIT SC zaangażowanych będzie nie mniej niż 10, nie więcej niż 12 etatów (finansowanych z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna), ponadto do współpracy w realizacji działań ZIT SC jest przewidzianych maksymalnie 15 koordynatorów w gminach i powiatach subregionu, również finansowanych z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, 
•	w Biurze Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego 
z siedzibą w Rybniku obsługującym RIT SZ zaangażowane będą nie mniej niż 3 etaty,
•	w Urzędzie Miasta Częstochowy obsługującym RIT SPn zaangażowane będą nie mniej niż 3 etaty,
•	w Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej obsługującym RIT SPd zaangażowane będą nie mniej niż 3 etaty.

We wszystkich procedurach związanych z realizacją powierzonych zadań IP/IP ZIT RPO WSL zapewniają zachowanie rozdzielności funkcjonalnej komórek organizacyjnych w strukturze instytucji pośredniczących zgodnie z art. 72 lit. a i b rozporządzenia ogólnego.

Schematy organizacyjne komórek zaangażowanych w realizację RPO WSL 2014–2020 
w ramach poszczególnych IP/IP ZIT RPO WSL przedstawione zostały 
w Załączniku nr 2 do niniejszego dokumentu. 
Szczegółowe zadania komórek organizacyjnych zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020 w ramach IP/IP ZIT RPO WSL precyzują zapisy regulaminów organizacyjnych właściwych podmiotów (wskazane poniżej), procedury opisane w instrukcjach wykonawczych dla poszczególnych IP/IP ZIT RPO WSL oraz w zakresach obowiązków pracowników lub innych równoważnych dokumentach określających zakres wykonywanych zadań.
Regulaminy organizacyjne poszczególnych IP/IP ZIT RPO WSL:
1.	Regulamin Organizacyjny Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie przyjęty Uchwałą nr 1121/344/IV/2014 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 
17 czerwca 2014 r.
2.	Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach przyjęty Uchwałą nr 1941/374/IV/2014 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 21 października 2014 r.
3.	Regulamin organizacyjny Biura Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z 13 marca 2015 r.
4.	Regulamin Organizacyjny Biura Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego przyjęty uchwałą nr 4/2002 Zarządu Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku z dnia 26 sierpnia 2002 r. (z późn. zm.);
5.	Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Częstochowy przyjęty Zarządzeniem nr k/15/12 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 1 czerwca 2012 r. (z późn. zm.);
6.	Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej stanowiący załącznik do Obwieszczenia nr ON.120.42.1.2013.ON Prezydenta Miasta Bielska-Białej 
z dnia 3 czerwca 2013 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu zarządzenia 
nr ON-0152/88/10/ON Prezydenta Miasta Bielska Białej w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej.

2.2.2	Ramy zapewniające przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem, w szczególności, w przypadku istotnych zmian systemu zarządzania i kontroli.

Instytucja Zarządzająca odpowiedzialna jest za zarządzanie ryzykiem funkcjonowania systemu zaradzania i kontroli. W szczególności do jej zadań należy:
•	identyfikacja obszarów ryzyka oraz środków, za pomocą których potencjalny negatywny wpływ ryzyka jest niwelowany, obejmujący fazę projektowania zadań i wewnętrznej organizacji systemu zarządzania i kontroli stosownie do posiadanego doświadczenia oraz potencjału instytucji zaangażowanych w system,
•	ocena wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia zidentyfikowanych ryzyk oraz zapewnienie wprowadzenia skutecznych mechanizmów kontrolnych, m.in. w postaci procedur dotyczących zadań realizowanych przez instytucje zaangażowane w system zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020,
•	zapewnienie stosowania odpowiednich procedur poprzez ustanowienie Instrukcji Wykonawczych (Procedury i praktyki operacyjne obejmujące dokumentację i listy kontrolne oraz weryfikację warunków operacyjnych) oraz weryfikację stosowania procedur w nich zawartych poprzez kontrole systemu,
•	dokonywanie udoskonaleń systemu zarządzania ryzykiem i kontroli działalności 
w oparciu o bieżące monitorowanie prowadzonych działań oraz prowadzenie ścieżek audytu. 
IZ RPO WSL realizuje powyższe zadania poprzez prowadzenie analizy ryzyka zapewniającej przeprowadzenie w razie potrzeby odpowiednich działań w zakresie zarządzania ryzykiem. Analiza ryzyka obejmuje:
- identyfikację ryzyka;
- ocenę ryzyka;
- wprowadzenie mechanizmów kontrolnych w celu zminimalizowania ryzyka,
- monitorowanie ryzyka.

Analiza ryzyka prowadzona przez IZ RPO WSL jest przedstawiana w formie dokumentu ramowego, który jest udostępniany wszystkim instytucjom systemu zarządzania i kontroli w celu wprowadzenia stosownych mechanizmów kontrolnych w dokumentach stosowanych przez te instytucje (m.in. w instrukcjach wykonawczych, stosowanych listach sprawdzających, regulaminach, itd.)

Ponadto, istotną rolę w zarządzaniu ryzykiem pełni kontrola zarządcza realizowana zgodnie ze standardami określonymi w Komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. nr 15, poz. 84), wydanymi na podstawie art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Dodatkowym narzędziem we wsparciu zarządzania ryzykiem jest audyt wewnętrzny, funkcjonujący zgodnie z art. 272 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 68 ust. 2 ustawy o finansach publicznych celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1. zgodności działalności z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2. skuteczności i efektywności działania;
3. wiarygodności sprawozdań, w tym sprawozdań finansowych;
4. ochrony wszystkich rodzajów zasobów;
5. przestrzegania i promowania wartości etycznych i zasad etycznego postępowania;
6. efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7. zarządzania ryzykiem.

W IZ RPO WSL procedury zarządzania ryzykiem określone zostały w Zarządzeniu Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 12 czerwca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego.

W IP RPO WSL - ŚCP proces kontroli zarządczej jest realizowany zgodnie z zasadami kontroli zarządczej określonymi w załączniku nr 1 do Zarządzenia Marszałka Województwa Śląskiego nr 00071/2014 z dnia 17 września 2014 r. Ponadto, na mocy Zarządzenia Dyrektora Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości nr SCP.ZD.0313-30/14 z dnia 29 sierpnia 2014 r. został powołany Zespół ds. zarządzania ryzykiem. Zgodnie z Procedurą zarządzania ryzykiem celem działania Zespołu jest efektywne zarządzanie ryzykiem oraz przegląd i uzgodnienie zmian w profilu ryzyka jednostki w oparciu o informacje własne i stron trzecich.  

Dokumentem regulującym funkcjonowanie kontroli zarządczej w IP RPO WSL – WUP jest Zarządzenie Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach nr NO/82/2012 z dnia 
21 grudnia 2012 r. 

2.2.3. Opis następujących procedur (opis należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji zarządzającej i instytucji pośredniczących; data i dane referencyjne): Instrukcje Wykonawcze IZ RPO WSL i Instrukcje Wykonawcze IP/IP ZIT RPO WSL oraz zakresy obowiązków pracowników.

IZ/IP/IP ZIT RPO WSL działają w oparciu o przygotowane procedury pisemne dotyczące zarządzania i wdrażania RPO WSL 2014-2020, które zostały ujęte odpowiednio w formie Instrukcji Wykonawczych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, Instrukcji Wykonawczych poszczególnych Instytucji Pośredniczących Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 oraz w oparciu o wytyczne horyzontalne ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego 
i, w razie ich wydania przez IZ RPO WSL, wytyczne programowe. Instrukcje wykonawcze zawierają procedury dotyczące realizacji zadań, podziału obowiązków między pracowników IZ/IP/IP ZIT RPO WSL, przypisania zadań do poszczególnych stanowisk pracy oraz czynności wykonywanych na danym stanowisku. 

Zadania realizowane przez konkretnych pracowników IZ/IP/IP ZIT RPO WSL zostały doprecyzowane w zakresach obowiązków pracowników lub innych równoważnych dokumentach określających zakres wykonywanych zadań.
 
Instrukcje Wykonawcze IZ/IP/IP ZIT RPO WSL 2014-2020 podlegają zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Śląskiego. Odstępstwa od procedur określonych w instrukcjach wykonawczych mogą być dokonywane jedynie w wyjątkowych sytuacjach i zgodnie 
z właściwymi instrukcjami wykonawczymi IZ/IP/IP ZIT RPO WSL dotyczącymi odstępstw 
od procedury. 

Właściwe dokumenty IZ RPO WSL: 
1.	 Instrukcje Wykonawcze Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 – planowany termin zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego – kwiecień 2015 r.
2.	 Zakresy obowiązków lub inne równoważne dokumenty określające zakres wykonywanych zadań pracowników komórek organizacyjnych UMWSL zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020.

Właściwe dokumenty IP RPO WSL – ŚCP:
1.	Instrukcje Wykonawcze Instytucji Pośredniczącej - Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 – planowany termin zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego – kwiecień 
2015 r. 
2.	Zakresy obowiązków lub inne równoważne dokumenty określające zakres wykonywanych zadań pracowników komórek organizacyjnych ŚCP zaangażowanych 
we wdrażanie RPO WSL 2014-2020. 

Właściwe dokumenty IP RPO WSL – WUP:
1.	Instrukcje Wykonawcze Instytucji Pośredniczącej - Wojewódzkiego Urzędu Pracy 
w Katowicach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 – planowany termin zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego – kwiecień 2015 r. 
2.	Zakresy obowiązków lub inne równoważne dokumenty określające zakres wykonywanych zadań pracowników komórek organizacyjnych WUP zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020.

Właściwe dokumenty IP ZIT RPO WSL  – RIT SPn:
1.	Instrukcje Wykonawcze Instytucji Pośredniczącej – Miasta Częstochowy Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 – planowany termin zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego – kwiecień 2015 r. 
2.	Zakresy obowiązków lub inne równoważne dokumenty określające zakres wykonywanych zadań pracowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Częstochowy zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020.

Właściwe dokumenty IP ZIT RPO WSL – RIT SPd:
1.		Instrukcje Wykonawcze Instytucji Pośredniczącej – Miasta Bielsko-Biała Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 - planowany termin zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego – kwiecień 2015 r zakresy obowiązków lub inne równoważne dokumenty określające zakres wykonywanych zadań pracowników komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020.

Właściwe dokumenty IP ZIT RPO WSL – RIT SZ:
1.		Instrukcje Wykonawcze Instytucji Pośredniczącej – Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 – planowany termin zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego – kwiecień 2015 r. 
2.	Zakresy obowiązków lub inne równoważne dokumenty określające zakres wykonywanych zadań pracowników komórek organizacyjnych Biura Związku Gmin 
i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020.

Właściwe dokumenty IP ZIT RPO WSL – ZIT SC:
1.		Instrukcje Wykonawcze Instytucji Pośredniczącej – Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą w Gliwicach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 – planowany termin zatwierdzenia przez Zarząd Województwa Śląskiego – kwiecień 2015 r. 
2.	Zakresy obowiązków lub inne równoważne dokumenty określające zakres wykonywanych zadań pracowników komórek organizacyjnych Biura Związku Gmin 
i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z siedzibą 
w Gliwicach zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020.

2.2.3.1. Procedury wspierające prace Komitetu Monitorującego 
Powołanie i funkcjonowanie KM RPO WSL regulują przepisy rozporządzenia ogólnego, Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 240/2014 z dnia 7 stycznia 2014 r., ustawy wdrożeniowej oraz Wytycznych w zakresie komitetów monitorujących na lata 2014-2020 z dnia 21 stycznia 2015 r. Zgodnie z art. 47 ust. 1 rozporządzenia ogólnego KM RPO WSL powinien zostać powołany w ciągu trzech miesięcy od daty przekazania Polsce decyzji o zatwierdzeniu RPO WSL 2014-2020 przez KE. 

KM RPO WSL powołany został Uchwałą nr 322/21/V/2015 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 12.03.2015r. w sprawie powołania Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, na okres realizacji RPO WSL 2014-2020, tj. do 2023 roku. Okres działania KM RPO WSL może zostać przedłużony, jeśli okaże się to niezbędne dla zakończenia powierzonych mu zadań.
Szczegółowy tryb powoływania, skład oraz zadania KM RPO WSL uregulowane są w art. 47-49 rozporządzenia ogólnego i w art. 14 ustawy wdrożeniowej. 
Szczegółowe procedury dotyczące powołania i obsługi, w tym dotyczące organizowania posiedzeń KM RPO WSL zostały opisane we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020. Ponadto IZ RPO WSL zapewnia  stały monitoring rzeczowo-finansowy programu oraz informowanie członków KM RPO WSL o wynikach badań ewaluacyjnych zgodnie z art. 56 i 57 rozporządzenia ogólnego. Tryb działania KM RPO WSL został określony w Regulaminie KM RPO WSL.

2.2.3.2. Procedury na potrzeby systemu elektronicznego gromadzenia, rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym, 
w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i – o ile jest to wymagane – podział danych odnoszących się do wskaźników według płci.

Dostęp do CST oraz LSI 2014 opiera się na uprzednio określonych uprawnieniach przysługujących różnym rodzajom użytkowników. Uprawnienia są nadawane i odbierane 
w zależności od wymagań zgodnie z odpowiednimi dla danego systemu procedurami, określonymi m.in. we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020. Elektroniczny obieg dokumentów prowadzony jest przy użyciu platformy SEKAP lub e-PUAP 
z wykorzystaniem elektronicznych skrzynek podawczych. W LSI 2014 prowadzi się rejestry zapisów, zmian i usunięć wymaganych danych zgodnych z załącznikiem III do rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014. W systemach odpowiedzialnych za elektroniczny obieg dokumentów generowany jest znacznik czasu, poświadczający złożenie dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym, który jest z tym dokumentem związany i nie podlega zmianom. Regularnie wykonuje się kopie zapasowe danych. Kopie zapasowe wraz z repliką całej zawartości archiwum dokumentów elektronicznych są gotowe do wykorzystania w razie sytuacji nadzwyczajnej.
System LSI 2014 oraz systemy obiegu dokumentów poszczególnych instytucji zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020 przewidują migrację danych, formatu i środowiska komputerowego w odstępach czasowych wystarczających do zagwarantowania czytelności 
i dostępności dokumentów i danych do końca odpowiedniego okresu, o którym mowa w art. 140 ust. 1 rozporządzenia ogólnego. 
Rejestracja i gromadzenie danych dotyczących poszczególnych uczestników na poziomie operacji 
W LSI 2014 zapisywane i przechowywane są dane, w odniesieniu do każdej operacji, zgodnie 
z zakresem określonym w załączniku nr III do rozporządzenia delegowanego KE (UE) 
nr 480/2014 z dnia 3 marca 2014 r. Jednocześnie LSI 2014 umożliwia eksport wymaganych danych do CST zgodnie z zakresem minimalnym określonym w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020. 
W odniesieniu do operacji wdrażanych z EFS system umożliwia gromadzenie i przechowywanie danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji na potrzeby monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, kontroli i audytu. Umożliwiają one ponadto agregowanie powyższych danych łącznie dla całego okresu programowania. 
Dane w zakresie operacji wdrażanych z EFS są rejestrowane i przechowywane w sposób pozwalający IZ RPO WSL na wykonywanie zadań związanych z monitorowaniem i ewaluacją zgodnie z wymogami określonymi w art. 54-57 rozporządzenia ogólnego, w art. 5 i 19 rozporządzenia (UE) nr 1304/2013 oraz w załącznikach I i II do tego rozporządzenia. System LSI 2014 jest dostępny dla wszystkich instytucji uczestniczących we wdrażaniu RPO WSL 2014-2020. Szczegółowy opis procedury rejestracji danych oraz formularze znajdują się 
we właściwych instrukcjach wwykonawczych RPO WSL 2014-2020. Dodatkowo na potrzeby procesów ewaluacji zadania i obowiązki IP/IP ZIT RPO WSL określone zostały w stosownych Porozumieniach.  
Dane uczestnika projektu współfinansowanego z EFS spełniającego kryteria określone 
we właściwych wytycznych są rejestrowane w LSI 2014 i są podstawą do obliczenia wskaźników produktu oraz rezultatu bezpośredniego, a w przypadku danych osobowych stanowią także źródło służące do oszacowania wskaźników rezultatu długoterminowego (źródło danych kontaktowych do przeprowadzenia badań ewaluacyjnych). Informacje dotyczące wskaźników w postaci listy mierzalnych wskaźników projektu uzupełniane są w LSI 2014 
na etapie wprowadzania wniosku o dofinansowanie w podziale na wskaźniki produktu i rezultatu w postaci trzech zestawów wskaźników: kluczowych, specyficznych dla programu oraz specyficznych dla projektu. 
 Postęp w realizacji wskaźników monitorowany jest w LSI2014 na kolejnym etapie, tj. podczas rejestracji wniosku o płatność w systemie. Postęp rzeczowy obejmuje wskaźniki kluczowe oraz specyficzne dla programu i projektu, które zostały wybrane przez beneficjenta, jak również pośrednio – w formie danych uczestników projektu - pozostałe wskaźniki wspólne (nie wybrane przez beneficjenta). Wskaźniki produktu, które mogą zostać obliczone na podstawie danych uczestników, wyliczane są, biorąc pod uwagę datę przystąpienia uczestnika do projektu. Wskaźniki rezultatu wypełniane są co do zasady po zakończeniu udziału uczestnika w projekcie. Dane do wskaźników kluczowych określonych w umowie o dofinansowanie agregowane są na podstawie danych uczestników, biorąc pod uwagę datę rozpoczęcia oraz zakończenia udziału 
w projekcie. Wskaźniki specyficzne dla programu oraz wskaźniki specyficzne dla projektu nie 
są generowane na podstawie danych uczestników zawartych w systemach, ale dane uczestników powinny być podstawą do ich weryfikacji w zależności od zakresu informacji, których dotyczy wskaźnik (np. w przypadku specyficznych grup wieku, wykształcenia, łączenia kategorii danych z różnych wskaźników wspólnych).

2.2.3.3 Procedury nadzorowania funkcji oficjalnie oddelegowanych przez Instytucję Zarządzającą zgodnie z art. 123 ust. 6 i 7 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.

IP/IP ZIT RPO WSL realizują zadania powierzone im na podstawie porozumień zawartych z IZ RPO WSL, wskazanych w Podrozdziale 2.1.3, w których określone są w szczególności: zadania IP/IP ZIT RPO WSL, sposób ich wykonywania przez IP/IP ZIT RPO WSL oraz nadzór IZ RPO WSL nad prawidłowością realizacji powierzonych zadań.

Procedury pisemne dotyczące zadań realizowanych przez IP/IP ZIT RPO WSL zostały ujęte w formie Instrukcji Wykonawczych dla każdej z instytucji pośredniczących w realizacji RPO WSL 2014-2020, weryfikowanych i zatwierdzanych przez IZ RPO WSL. Każdy pracownik IP/IP ZIT RPO WSL zobowiązany jest do wykonywania powierzonych zadań zgodnie 
z zakresem obowiązków lub innym równoważnym dokumentem określającym zakres wykonywanych zadań oraz obowiązującymi w IP/IP ZIT RPO WSL procedurami. Instrukcje wykonawcze IP/IP ZIT RPO WSL opracowane zostały na podstawie wskazań przygotowanych przez IZ RPO WSL. Instrukcja zawiera wewnętrzne procedury instytucji, które zostały w niej wdrożone i są przestrzegane. Odstępstwa od procedur określonych w Instrukcjach Wykonawczych mogą być dokonywane jedynie w wyjątkowych sytuacjach i zgodnie 
z właściwymi instrukcjami wykonawczymi IZ/IP/IP ZIT RPO WSL dotyczącymi odstępstw od procedury. Projekt instrukcji wykonawczych, jak również wszystkie zmiany do nich wprowadzane podlegają akceptacji przez IZ RPO WSL (za proces aktualizacji i zatwierdzania instrukcji wykonawczej dla IP/IP ZIT RPO WSL odpowiedzialna jest IZ RPO WSL). 

IZ RPO WSL nadzoruje przygotowanie instytucjonalne IP/IP ZIT RPO WSL do realizacji powierzonych zadań. Nadzór realizowany jest m.in. poprzez kontrole systemowe przeprowadzane przez IZ RPO WSL, kontrolę wydatkowania środków z pomocy technicznej oraz weryfikację instrukcji wykonawczych.

2.2.3.4. Procedury oceny, wyboru i zatwierdzania operacji oraz procedury zapewniające ich zgodność, przez cały okres wdrażania, z obowiązującymi przepisami (art. 125 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), w tym dotyczące instrukcji i wskazówek zapewniających wkład operacji w osiąganie szczegółowych celów i rezultatów stosownych osi priorytetowych, zgodnie z przepisami art. 125 ust. 3 lit. a) ppkt (i) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oraz procedury zapewniające, aby operacje nie były wybierane w sytuacji, gdy zostały one fizycznie zakończone lub w pełni wdrożone, zanim beneficjent złożył wniosek o dofinansowanie (w tym procedury stosowane przez instytucje pośredniczące 
w przypadku delegowania zadań związanych z oceną, wyborem i zatwierdzeniem operacji).

Zgodnie z art. 125 ust. 3 rozporządzenia ogólnego instytucją odpowiedzialną za realizację procesu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania jest IZ RPO WSL, która zapewnia zgodność procedur związanych z wyborem projektów do dofinansowania z zasadami wspólnotowymi i krajowymi przez cały okres ich realizacji. IZ RPO WSL na mocy art. 10 ust. 1 ustawy wdrożeniowej powierzyła realizację części zadań dotyczących wyboru i zatwierdzania projektów Instytucjom Pośredniczącym. W zakresie Działań/Poddziałań RPO WSL 2014-2020 realizowanych w ramach ZIT/ RIT zakłada współdzielenie roli IOK przez IZ RPO WSL albo WUP z IP ZIT RPO WSL.
Procedury dotyczące wyboru i zatwierdzania projektów realizowane są w oparciu 
o ustawę wdrożeniową oraz Wytyczne w zakresie trybów wyboru projektów na lata 2014-2020. 
Ponadto w realizacji ww. procesu oprócz IZ/IP/IP ZIT RPO WSL uczestniczą:
•	Wnioskodawcy
•	Komisja Oceny Projektów. 
W skład KOP wchodzą pracownicy IZ/ IP RPO WSL (w tym przedstawiciele IP ZIT RPO WSL) oraz mogą wchodzić eksperci zewnętrzni, o których mowa w art. 49 ustawy wdrożeniowej.
Sposób działania KOP określa Regulamin pracy KOP, stanowiący załącznik do regulaminu konkursu, który zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące konkursu, w tym wymogi dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie.
W celu organizacji konkursu IOK określa regulamin konkursu, zwany dalej „regulaminem”. Zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy wdrożeniowej wybór projektów do dofinansowania następuje 
w trybach :
1)	 konkursowym,
2)	pozakonkursowym.
Ocena i wybór projektów prowadzone są w oparciu o kryteria wyboru projektów, które opracowywane są przez IZ RPO WSL we współpracy z IP/IP ZIT RPO WSL i zatwierdzane przez KM RPO WSL, zgodnie z przepisami rozdziału 13 ustawy wdrożeniowej. Kryteria 
są opracowywane z uwzględnieniem zasad przejrzystości, rzetelności, bezstronności i równego dostępu do informacji podczas wyboru projektów do dofinansowania. 
Kryteria oraz procedury wyboru projektów uwzględniają fundamentalne zasady tj.: są zgodne 
z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego (art. 6 rozporządzenia ogólnego), zapewniają promowanie równości kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminację (art. 
7 rozporządzenia ogólnego) i uwzględniają zasadę zrównoważonego rozwoju (art. 
8 rozporządzenia ogólnego). 
Ocena spełnienia kryteriów przez dany projekt następuje poprzez weryfikację wniosku 
o dofinansowanie projektu. Wnioski o dofinansowanie projektów wraz z załącznikami (oraz ich kolejne wersje), dokumentacja dotycząca każdego projektu, w tym dotycząca procedury odwoławczej, jest przechowywana w sposób wymagany prawem unijnym w siedzibie IZ/IP RPO WSL, w sposób zapewniający zgodnie z art. 37 ust. 6 ustawy wdrożeniowej warunki gwarantujące poufność danych i informacji zawartych w dokumentacji projektowej oraz dostęp do niej. 
Procedury dla procesów wyboru i zatwierdzania projektów są zgodne z wymogami wynikającymi z przepisów prawa unijnego i krajowego.
Pracownicy IZ/IP/IP ZIT RPO WSL oraz eksperci zaangażowani w ocenę projektu zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji i treści dokumentów ujawnionych 
i wytworzonych w trakcie procesu wyboru projektów, do czasu rozstrzygnięcia konkursu albo zamieszczenia informacji o projekcie wybranym do dofinansowania w trybie pozakonkursowym. Zobowiązanie to ma charakter bezterminowy w zakresie informacji i dokumentów, które stanowią tajemnice wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Wzór pisemnej deklaracji wskazany został jako załącznik do właściwych instrukcji wykonawczych RPO WSL 2014-2020 oraz jest udostępniony na stronie internetowej IZ/IP RPO WSL.

Opis trybu realizacji procesu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania 
w trybie konkursowym
IZ RPO WSL zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy wdrożeniowej do 30 listopada każdego roku zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na portalu, o którym mowa w art. 115 ust. 1 lit. b rozporządzenia ogólnego, harmonogram naboru wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym, których przeprowadzenie planowane jest w kolejnym roku kalendarzowym. 
Za opracowanie harmonogramu ogłaszania naborów dla RPO WSL 2014-2020 odpowiedzialna jest IZ RPO WSL. Harmonogram ogłaszania naborów opracowywany jest 
w oparciu o propozycje IP RPO WSL i komórek organizacyjnych IZ RPO WSL odpowiedzialnych za procesy oceny i wyboru projektów, uwzględniające możliwości organizacyjno-kadrowe oraz logikę interwencji programu. Harmonogram jest opiniowany przez IP ZIT RPO WSL w zakresie Działań/Poddziałań powierzonych do realizacji IP ZIT RPO WSL.
Funkcję instytucji organizującej konkurs (IOK) w ramach struktury IZ RPO WSL pełnią 
w zakresie swoich kompetencji: Wydział FS i Wydział FR, które odpowiedzialne są za przygotowanie ogłoszeń o naborze wniosków, za opracowanie zasady oraz formy i sposobu składania wniosków, za przyjmowanie oraz rejestrację wniosków o dofinansowanie, a także 
za obsługę administracyjno-techniczną KOP. Natomiast IP RPO WSL pełnią funkcję IOK 
w zakresie zadań powierzonych przez IZ RPO WSL. 
W celu organizacji naboru IOK opracowuje w szczególności stosowny regulamin, którego sposób i miejsce udostępniania jest zawarte w ogłoszeniu o konkursie. Zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy wdrożeniowej zawiera on wszystkie informacje dotyczące ogłaszanego konkursu, zwłaszcza wymogi dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie.
Dopuszcza się możliwość prowadzenia konkursów etapami. Po każdym etapie konkursu IZ/IP RPO WSL zamieszcza na swojej stronie internetowej listę projektów zakwalifikowanych do kolejnego etapu albo listę, o której mowa w art. 44 ust. 4. ustawy wdrożeniowej.
Wnioski o dofinansowanie wraz z niezbędnymi załącznikami składane są do IZ/IP RPO WSL 
i podlegają rejestracji. W przypadku, gdy jedyną dopuszczalną formą składania wniosków 
o dofinansowanie jest forma elektroniczna, wówczas ogłoszenie o konkursie zawiera informację o obowiązku zapoznania się z regulaminem oraz zasadami działania systemu informatycznego.
Etapy oceny projektów w trybie konkursowym
Nabór wniosków w trybie konkursowym prowadzony jest w oparciu o harmonogram konkursów zatwierdzony przez IZ RPO WSL.
Ogłoszenie o konkursie zamieszczane jest z zachowaniem zasady powszechnego dostępu, co najmniej na stronie internetowej IZ/IP RPO WSL oraz na portalu, zgodnie art. 40 ust. 1 ustawy wdrożeniowej. W ogłoszeniu określone są szczegółowe warunki przeprowadzania konkursu, w tym m.in. minimalny okres trwania naboru, sposób i forma składania wniosków 
o dofinansowanie projektów.
Projekty oceniane są w oparciu o kryteria wyboru projektów zatwierdzone przez KM RPO WSL, zgodnie z zasadami określonymi w stosownych wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. Propozycje kryteriów opracowywane są przez komórki organizacyjne IZ RPO WSL odpowiedzialne za proces oceny i wyboru projektów oraz przez IP RPO WSL w zakresie realizowanych przez nie działań. Propozycje kryteriów zgodności ze Strategią ZIT/RIT 
są opracowywane przez właściwe IP ZIT RPO WSL. IZ RPO WSL weryfikuje propozycje kryteriów wyboru projektów pod kątem zgodności z programem, wytycznymi oraz prawem krajowym i unijnym, a następnie przedstawia je w celu zatwierdzenia Komitetowi Monitorującemu.
Etap oceny formalnej  	
IOK, zgodnie z art. 43 ustawy wdrożeniowej, w przypadku stwierdzenia we wniosku o dofinansowanie projektu braków formalnych lub oczywistych omyłek wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku lub poprawienia w nim oczywistej omyłki w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. Uzupełnienie wniosku o dofinansowanie projektu lub poprawienie w nim oczywistej omyłki nie może prowadzić do jego istotnej modyfikacji. 
Oceny formalnej dokonuje co najmniej dwóch członków KOP w oparciu o listę sprawdzającą, zawierającą kryteria zatwierdzone przez KM RPO WSL obowiązujących dla danego konkursu. Po pozytywnym przejściu oceny formalnej wniosek  rejestrowany jest w centralnym systemie teleinformatycznym wspierającym realizację programów operacyjnych. Informacja o projektach poprawnych formalnie/przekazanych do oceny merytorycznej, jest upubliczniana w formie odrębnej listy, którą IOK zamieszcza na stronie internetowej oraz na portalu.
Etap oceny merytorycznej
Ocenie merytorycznej podlegają projekty spełniające kryteria formalne. wszystkie kryteria weryfikowane na etapie oceny formalnej.  Jest ona dokonywana w formie niezależnej oceny dokonywanej przez członków KOP lub wspólnej oceny przez panel członków KOP w celu porównania z innymi projektami. Ocena merytoryczna dokonywana jest na karcie oceny merytorycznej pod kątem weryfikacji spełnienia przez projekt kryteriów wyboru projektów. zatwierdzonych przez KM RPO WSL obowiązujących dla danego konkursu. W przypadku projektów współfinansowanych ze środków EFS w trakcie oceny merytorycznej dopuszczalne są modyfikacje projektu wyłącznie w zakresie prowadzącym do lepszego spełnienia przez projekt ustalonych kryteriów, wynikające z rekomendacji KOP.
Rozstrzygnięcie konkursu następuje przez zatwierdzenie listy projektów opracowywanej przez KOP, zawierającej oceny wszystkich projektów uporządkowane malejąco, dokonywane uchwałą Zarządu Województwa Śląskiego. Zatwierdzenie listy jest równoznaczne z uznaniem wyników dokonanej oceny projektów.
Zgodnie z ustawą wdrożeniową (art. 46 ust. 4)  po rozstrzygnięciu konkursu właściwa instytucja zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz portalu listę projektów wybranych 
do dofinansowania wyłącznie na podstawie spełnienia kryteriów wyboru projektów albo listę projektów, które spełniły kryteria wyboru projektów i uzyskały wymaganą liczbę punktów, 
z wyróżnieniem projektów wybranych do dofinasowania
IOK zamieszcza na swojej stronie internetowej oraz na portalu powyższą listę nie później niż 7 dni od dnia rozstrzygnięcia konkursu. 
Po rozstrzygnięciu konkursu projektodawca informowany jest o wynikach oceny. 
Informacja sporządzana jest pisemnie i zawiera uzasadnienie oceny, punktację otrzymaną przez projekt lub informację o spełnieniu bądź niespełnieniu kryteriów. W przypadku oceny negatywnej, stosownie do art. 46 ust. 5 ustawy wdrożeniowej, podawana jest informacja 
o możliwości wniesienia protestu na zasadach określonych w art. 53 i 54 ustawy wdrożeniowej. 
IZ RPO WSL 2014-2020 wdraża instrumenty finansowe w ramach Priorytetów RPO WSL: 
•	III Konkurencyjność MŚP,
•	IV Efektywność energetyczna, odnawialne źródła energii i gospodarka niskoemisyjna, 
•	VII Regionalny rynek pracy
•	X Rewitalizacja oraz  infrastruktura zdrowotna i społeczna.

Możliwe formuły wdrażania w/w instrumentów:
•	wybór  jednego lub kilku Funduszu Funduszy,
•	wybór podmiotów wdrażających instrument finansowy w trybie konkursowym  
w rozumieniu Ustawy -  Prawo Zamówień Publicznych,
•	dla poszczególnych Priorytetów zostanie wybrany  jeden lub kilka  Funduszy Funduszy  lub  podmioty wdrażające instrumenty finansowe wyłonione w trybie konkursowym  
w rozumieniu Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych; 

Opis trybu realizacji procesu naboru, oceny i wyboru projektów do dofinansowania 
w trybie pozakonkursowym 
Tryb pozakonkursowy, zgodnie z art. 38 ust 2 i 3 ustawy wdrożeniowej może być zastosowany do wyboru projektów, których wnioskodawcami, ze względu na charakter lub cel projektu, mogą być jedynie podmioty jednoznacznie określone przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. W trybie pozakonkursowym mogą być wybierane wyłącznie projekty o strategicznym znaczeniu dla społeczno-gospodarczego rozwoju kraju, regionu lub projekty dotyczące realizacji zadań publicznych.  
Etap zgłoszenia i identyfikacji 
Za zgłoszone IZ RPO WSL może uznać projekty wskazane w dokumentach strategicznych odpowiadających zakresowi RPO WSL 2014-2020, np. w strategiach rozwoju lub programowych, Strategiach ZIT/RIT i strategiach opracowanych na potrzeby regionalnych instrumentów terytorialnych, np. Lokalnych Strategiach Rozwoju, opracowywanych przez Lokalne Grupy Działania, dokumentach implementacyjnych do strategii lub dokumentach wynikających z warunkowości ex-ante. 
IZ RPO WSL dopuszcza okresową aktualizację listy projektów zidentyfikowanych.  Aktualizacja SZOOP w tym zakresie powinna następować nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy, 
„o ile w tym okresie zostały zidentyfikowane nowe projekty” Wpis ten następuje najpóźniej 
w okresie 3 miesięcy od dnia zidentyfikowania projektu
Etap oceny formalnej 
Ocena projektu pozakonkursowego następuje w wyniku wezwania projektodawcy do złożenia wniosku o dofinansowanie, w wyznaczonym przez IZ RPO WSL terminie. Po upływie wskazanego terminu IZ RPO WSL ponownie wzywa wnioskodawcę do złożenia wniosku 
o dofinansowanie, wyznaczając ostateczny termin. W przypadku bezskutecznego upływu ostatecznego terminu IZ RPO WSL niezwłocznie  wykreśla projekt  z listy projektów zidentyfikowanych, załączonej do SZOOP.
IZ RPO WSL w przypadku stwierdzenia we wniosku o dofinansowanie projektu braków formalnych lub oczywistych omyłek wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku lub poprawienia w nim oczywistej omyłki w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. W trakcie uzupełnienia wniosku 
o dofinasowanie dopuszczalne są modyfikacje projektu. Modyfikacje w zakresie rzutującym na spełnianie kryteriów mogą prowadzić wyłącznie do lepszego spełnienia przez projekt ustalonych kryteriów. Oceny formalnej dokonuje co najmniej dwóch członków KOP w oparciu o listę sprawdzającą. Po pozytywnym przejściu oceny formalnej wniosek  rejestrowany jest 
w centralnym systemie teleinformatycznym wspierającym realizację programów operacyjnych.
W przypadku negatywnej oceny projekt nie zostaje dopuszczony do kolejnego etapu oceny. 
Etap oceny merytorycznej 
Projekt podlega ocenie pod kątem kryteriów merytorycznych zatwierdzonych przez KM RPO WSL oraz uzyskania wymaganej liczby punktów. Do dofinansowania zostaje wybrany projekt, który spełnia kryteria wyboru i uzyska wymaganą liczbę punktów. 
W ramach oceny projektu pozakonkursowego na każdym jej etapie, dopuszczalne 
są modyfikacje, o ile tak zdecyduje właściwa instytucja. 
Po zakończeniu oceny IZ RPO WSL zamieszcza informację na stronie internetowej 
o projekcie, który został wybrany do dofinansowania w terminie nie późniejszym niż 7 dni od dnia zakończenia jego oceny.

Opis trybu realizacji procesu oceny Planów Działań Pomocy Technicznej

Wybór projektów do dofinansowania w ramach osi priorytetowej XIII Pomoc Techniczna RPO WSL 2014-2020 prowadzony jest w trybie pozakonkursowym.  
Zgodnie z art. 48  ustawy wdrożeniowej IZ RPO WSL  dokonuje identyfikacji, wskazując projekt, który  jest zgodny z celami programu operacyjnego, dotyczący realizacji zadań publicznych,  możliwy do realizacji w ramach kwoty przeznaczonej na dofinansowanie projektów, wykonalny.
Za zgłoszone IZ RPO WSL może uznać projekty  z zakresu PT wskazane w dokumentach strategicznych odpowiadających zakresowi RPO WSL 2014-2020.
IZ RPO WSL dopuszcza okresową aktualizację listy projektów zidentyfikowanych.  Aktualizacja SZOOP w tym zakresie powinna następować nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy, 
„o ile w tym okresie zostały zidentyfikowane nowe projekty”.
 Wniosek o dofinansowanie  składany jest przez następujące instytucje realizujące zadania, które  mogą zostać dofinansowane ze środków PT:
•	IZ RPO WSL (Wydział  Rozwoju Regionalnego, Wydział Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Wydział  Europejskiego Funduszu Społecznego) 
•	IP RPO WSL (Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach, Śląskie Centrum Przedsiębiorczości),
•	IP ZIT RPO WSL (Związek Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku, Miasto Częstochowa, Miasto Bielsko-Biała).  
Wniosek  o dofinansowanie należy złożyć w wersji elektronicznej (LSI 2014) w postaci Planu Działań  po otrzymaniu wezwania IZ RPO WSL do złożenia wniosku  w terminie wskazanym 
w wezwaniu. 
Plan Działań powinien opierać się na planie budżetowym/projekcie budżetu. IP ZIT RPO WSL wraz z wnioskiem o dofinansowanie powinny złożyć oświadczenie o zabezpieczeniu w swoim planie budżetowym 15 % wkładu własnego niezbędnego do realizacji projektu w ramach PT.              IZ RPO WSL  monitoruje alokację zaplanowaną do przyznania  ww. instytucjom realizującym zadania dofinansowane w ramach PT i w uzasadnionych przypadkach IZ RPO WSL może dokonać modyfikacji wysokości alokacji zaplanowanej  dla poszczególnych instytucji. Dofinansowanie przyznawane  jest dla projektów w ramach PT  na realizację zadań IZ/ IP/ IP ZIT RPO WSL  po pozytywnie ocenionym wniosku o dofinansowanie pod względem spełnienia kryteriów formalnych i merytorycznych zatwierdzonych przez KM RPO WSL, określonych 
w SZOOP. Zarząd Województwa Śląskiego podejmuje uchwałę  w sprawie  wyrażenia zgody 
na  wydanie/podjęcie decyzji o dofinasowaniu/podpisanie umowy  o dofinansowanie PD dla  danej instytucji. Decyzja o  dofinansowaniu /umowa o  dofinansowanie Planu Działań dla danej instytucji reguluje szczegółowe zasady i warunki wydatkowania środków z PT w ramach EFS. 
Zapewnienie zgodności wyboru projektów do dofinansowania z zasadami krajowymi 
i unijnymi 
IZ RPO WSL zapewnia zgodność opisanych wyżej procedur związanych z wyborem projektów do dofinansowania z zasadami krajowymi i unijnymi, co wyraża się przez zaprojektowanie ich zgodnie z zapisami  przepisami art. 125 ust. 3 rozporządzenia ogólnego. 
Realizacja zapewnienia związana jest m.in. z prowadzeniem przez IZ RPO WSL okresowych kontroli funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli IZ RPO WSL 2014-2020.
Procedura odwoławcza
Jeżeli projekt został oceniony negatywnie w rozumieniu art. 53 ust. 2 ustawy wdrożeniowej, IOK poucza wnioskodawcę o prawie wniesienia protestu, na zasadach określonych w rozdziale 
15 ustawy wdrożeniowej.
Procedura odwoławcza odnosi się do właściwej oceny formalnej i właściwej oceny merytorycznej zarówno trybu konkursowego jak i pozakonkursowego.
Protest jest rozpatrywany przez IZ RPO WSL. Zgodnie z art. 61 ustawy wdrożeniowej 
w przypadku nieuwzględnienia protestu, negatywnej ponownej oceny projektu lub pozostawienia protestu bez rozpatrzenia, wnioskodawca może złożyć skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Od orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wnioskodawca lub IZ RPO WSL może wnieść skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Powyższe zadania IZ RPO WSL wykonuje w oparciu o procedury zawarte we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.
2.2.3.5 Procedury zapewniające przedłożenie beneficjentowi dokumentu określającego warunki wsparcia dla każdej operacji, w tym procedury zapewniające, aby beneficjenci prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją. 

W celu przeprowadzenia procesu naboru projektów w ramach ogłaszanego konkursu, IOK opracowuje w szczególności stosowny regulamin konkursu. W myśl art. 39 pkt 2 ust 6 ustawy wdrożeniowej, IOK w ogłoszeniu o konkursie zawartym na swojej stronie internetowej oraz portalu podaje do publicznej wiadomości sposób i miejsce udostępnienia regulaminu. 
Wskazany dokument zgodnie z art. 40 ust. 2 ustawy wdrożeniowej zawiera szczegółowe informacje dotyczące danego konkursu, zwłaszcza:
1) nazwę i adres właściwej instytucji;
2) przedmiot konkursu, w tym typy projektów podlegających dofinansowaniu;
3) format konkursu;
4) termin, miejsce i format składania wniosków o dofinansowanie projektu i sposób
uzupełniania w nich braków formalnych oraz poprawiania w nich oczywistych omyłek;
5) wzór wniosku o dofinansowanie projektu;
6) wzór umowy o dofinansowanie projektu;
7) kryteria wyboru projektów wraz z podaniem ich znaczenia;
8) kwotę przeznaczoną na dofinansowanie projektów w konkursie;
9) maksymalny dopuszczalny poziom dofinansowania projektu lub maksymalną
dopuszczalną kwotę dofinansowania projektu;
10) środki odwoławcze przysługujące wnioskodawcy;
11) sposób podania do publicznej wiadomości wyników konkursu;
12) format i sposób udzielania wnioskodawcy wyjaśnień w kwestiach dotyczących konkursu.

Dokumentem określającym warunki wsparcia dla każdego projektu jest  umowa/decyzja/porozumienie o dofinansowanie projektu. Wzór umowy/decyzji/porozumienia 
o dofinansowanie projektu stanowi każdorazowo załącznik do regulaminu konkursu lub wezwania do złożenia wniosku. Dofinansowanie projektów realizowanych przez Samorząd Województwa  następuje w drodze podjęcia, w formie uchwały, decyzji o dofinansowaniu projektu przez Zarząd Województwa.

Po zakończeniu procesu wyboru projektów do dofinansowania  przez Zarząd Województwa  wszczynany jest  proces przygotowywania i  zawierania umowy/decyzji/porozumienia 
o dofinansowanie projektu z wnioskodawcą. Beneficjent informowany jest o przyznanym dofinansowaniu oraz w razie konieczności wykazie dokumentów niezbędnych do przygotowania umowy/decyzji/porozumienia o dofinansowanie projektu.

Przedłożone dokumenty poddawane są weryfikacji, pod kątem ich zgodności ze złożonym wnioskiem o dofinansowanie, kompletności i poprawności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Przygotowywanie umowy/decyzji/porozumienia o dofinansowanie projektu zostaje zawieszone do czasu uzupełnienia lub korekty dokumentacji.

Na podstawie wniosku o dofinansowanie oraz przedłożonych przez beneficjenta dokumentów, IZ/IP RPO WSL przygotowuje umowę/decyzję/porozumienie o dofinansowanie projektu zgodnie z procedurą  opisaną w instrukcjach wykonawczych  RPO WSL 2014-2020. 
Po podpisaniu umowy, zawierającej szczegółowe zasady realizacji projektu przyjętego 
do dofinansowania, jeżeli jest konieczne wnoszone jest zabezpieczenie realizacji umowy. Zmiany w umowie/decyzji/porozumieniu o dofinansowanie projektu wprowadzane są w formie aneksu do umowy/ porozumienia/ zmiany decyzji o dofinansowanie projektu, w terminie, trybie  i na zasadach określonych przez IZ/IP RPO WSL.

Dla projektów współfinansowanych ze środków RPO WSL 2014-2020, beneficjenci zobowiązani są zapewnić odpowiednie standardy prowadzonej przez siebie dokumentacji księgowej. Wymogi dotyczące powyższej kwestii regulują zapisy umowy o dofinansowanie projektu. W szczególności wymogi te dotyczą prowadzenia ksiąg rachunkowych na bieżąco 
w sposób rzetelny, bezbłędny oraz umożliwiający stwierdzenie poprawności dokonywanych 
w nich zapisów, stanów kont oraz zastosowanych procedur obliczeniowych. Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi IZ RPO WSL, wyodrębnionej ewidencji księgowej lub z zastosowaniem kodu księgowego dla wydatków poniesionych przed zawarciem umowy o dofinansowanie, a ujętych w zamkniętych już księgach, dotyczącej realizacji projektu - z podziałem analitycznym i w sposób przejrzysty, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych 
dla wszystkich wydatków w ramach projektu.

Zapisy księgowe winny odzwierciedlać stan rzeczywisty, a dowody księgowe zakwalifikowane do księgowania, powinny być kompletnie i bezbłędnie wprowadzone. Księgi winny być prowadzone na bieżąco, w sposób umożliwiający sporządzenie w terminie obowiązujących sprawozdań i rozliczeń finansowych oraz innych wymaganych informacji. 
W celu zapewnienia porównywalności danych, księgi powinny być prowadzone zgodnie 
z zasadą ciągłości, czyli stałego stosowania raz przyjętych rozwiązań. W szczególności dotyczy to grupowania i wykazywania danych w odpowiednich pozycjach sprawozdań finansowych oraz zgodności sald kont z okresu poprzedniego z saldami otwarcia roku rozliczeniowego. Dokumentacja księgowa powinna być przechowywana na nośnikach umożliwiających zapewnienie odpowiedniej ochrony przechowywanym danym, zarówno pod względem trwałości, jak i dostępu osobom nieuprawnionym. Całość dokumentacji dotyczącej projektu, 
w tym w szczególności księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi, podlega kontroli odpowiednich organów w trakcie realizacji oraz w okresie 5 lat od momentu zakończenia finansowej realizacji projektu. Archiwizacja dokumentów związanych z realizacją projektów 
w ramach RPO WSL 2014-2020 prowadzona jest zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa.

2.2.3.6 Procedury weryfikacji operacji (zgodnie z wymogami określonymi w art. 125 ust. 4-7 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), w tym procedury zapewniające zgodność operacji 
z obszarami polityki UE 
Zgodnie z art. 125 ust. 4 rozporządzenia ogólnego, instytucją  odpowiedzialną  
za zarządzanie finansowe i kontrolę programu operacyjnego w tym warunków wsparcia dla projektów realizowanych w ramach RPO WSL 2014-2020 jest IZ RPO WSL. 
Procedury dotyczące weryfikacji projektów  realizowane są w oparciu o przepisy  ustawy wdrożeniowej, art. 131 rozporządzenia ogólnego, projektu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Wytycznych w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020 oraz Wytycznych 
w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020.
Szczegółowe opisy procedury kontroli projektów znajdują się w instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.
Do zadań IZ/IP RPO WSL należy :
•	kontrola czy dofinansowane produkty i usługi zostały dostarczone, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały zapłacone oraz, czy są zgodne z obowiązującymi  przepisami prawa, spełniają wymagania programu operacyjnego oraz warunki wsparcia realizacji projektów w tym:
-	 kontrola (w znaczeniu weryfikacji administracyjnej) wniosków o płatność składanych przez beneficjentów; 
-	 kontrola projektu  na miejscu realizacji/w siedzibie beneficjenta;
-	 kontrola dokumentów w siedzibie IZ/IP RPO WSL;
•	zapewnienie, aby beneficjenci realizujący projekty w ramach RPO WSL 2014-2020, prowadzili oddzielny system księgowości lub korzystali z odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacja projektów; 
•	wprowadzenie skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka; 
•	ustanawianie procedur zapewniających przechowywanie zgodnie z wymogami 
art. 72 lit. g rozporządzenia ogólnego wszystkich dokumentów dotyczących wydatków 
i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
Ponadto, zadaniem IZ RPO WSL jest sporządzenie deklaracji zarządczej i rocznego podsumowania, o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. a i b rozporządzenia finansowego.
Częstotliwość i zakres kontroli, zgodnie z art. 23 ust. 3 ustawy wdrożeniowej, na miejscu 
są proporcjonalne do kwoty wsparcia publicznego ze środków RPO WSL dla projektu oraz 
do poziomu ryzyka stwierdzonego w toku kontroli oraz audytów przeprowadzanych przez IA 
w odniesieniu do systemu zarządzania i kontroli jako całości. Kontrole poszczególnych projektów na miejscu mogą być przeprowadzane metodą badania próby. 
System kontroli w ramach RPO WSL 2014-2020, realizowany przez IZ/IP RPO WSL opiera się na następujących typach kontroli:
•	 kontrola dokumentacji projektu - w ramach której weryfikacji podlegają wnioski 
o płatność beneficjentów zawierające informacje nt. wydatków kwalifikowalnych poniesionych w ramach projektów wraz z opisem postępu rzeczowego oraz 
•	 kontrola na zakończenie realizacji projektu - dokonywana po złożeniu wniosku o płatność końcową jednak przed jego zatwierdzeniem,
•	 kontrola na miejscu realizacji projektu - obejmuje weryfikację zgodności realizacji projektu z założeniami zawartymi we wniosku o dofinansowanie projektu oraz 
z umową/decyzją/porozumieniem ws. dofinansowania realizacji projektu, 
•	 kontrole trwałości projektów - przeprowadzane wyłącznie w przypadku wystąpienia obowiązku zachowania trwałości operacji/rezultatów,
•	 kontrole krzyżowe zlecone przez IZ - służące  zapewnieniu, ze wydatki ponoszone 
w projektach nie są podwójnie finansowane:
-	 z tego samego funduszu polityki spójności w ramach jednego programu operacyjnego,
-	 z kilku funduszy polityki spójności lub instrumentów wsparcia Unii Europejskiej albo 
 tego samego funduszu polityki spójności w ramach co najmniej dwóch programów operacyjnych, dla których instytucja zarządzająca została ustanowiona na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
•	 wizyty monitoringowe (dotyczy projektów współfinansowanych ze środków EFS) - przeprowadzane w miejscu bezpośredniej realizacji formy wsparcia. O zamiarze przeprowadzenia ww. wizyty beneficjent nie będzie informowany. Przeprowadzanie wizyt monitoringowych ma na celu w szczególności uzyskanie pewności, że poszczególne formy wsparcia w ramach realizowanego projektu faktycznie mają miejsce, uczestnicy wyrażają zadowolenie z udzielonej pomocy (mierzone na podstawie przeprowadzanej podczas wizyty ankiety) a wszelkie obowiązki informacyjne są w pełni realizowane.

W ramach systemu kontroli RPO WSL 2014-2020 dopuszcza się przeprowadzenie następujących kontroli:
•	kontrole planowe - kontrole na miejscu realizacji projektu dokonywane są zgodnie 
z zapisami w Rocznym Planie Kontroli IZ RPO WSL.
•	kontrole doraźne - kontrole nie ujęte w planie kontroli przeprowadzane w przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony beneficjenta, otrzymania przez jednostkę kontrolującą informacji bądź skargi dotyczącej domniemanych nieprawidłowości w realizowanym projekcie, w sytuacji gdy w projekcie wprowadzane będą istotne i częste zmiany.

IZ RPO WSL określa warunki prowadzenia weryfikacji wydatków oraz podział obowiązków 
w ramach systemu zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020. W przypadku gdy IZ RPO WSL jest również beneficjentem programu operacyjnego, zapewnia się odpowiednie rozdzielenie funkcji, co do uzgodnień dotyczących weryfikacji wydatków.
Całość czynności kontrolnych w tym metodologia doboru próby dokumentów do kontroli zostanie przedstawiona w  Rocznym Planie Kontroli, obejmującym zarówno kontrole prowadzone przez IZ RPO WSL oraz IP RPO WSL, jak również kontrole systemowe prowadzone przez IZ RPO WSL. Kontrola prowadzona jest w oparciu o metodologię opracowaną przez IZ/IP RPO WSL. Wszystkie kontrole prowadzone są  przez zespół kontrolujący złożony z co najmniej dwóch osób posiadających upoważnienie 
do przeprowadzania kontroli. Roczny Plan Kontroli podlega zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa Śląskiego.
Opis  kontroli dokumentacji
Kontrola dokumentacji polega na bieżącym sprawdzeniu poprawności i spójności przedstawianych dokumentów. Są to przede wszystkim:
•	dokumenty przedstawiane przez beneficjenta przy zawieraniu umowy 
o dofinansowanie oraz podpisywaniu aneksów do umowy,
•	wnioski beneficjenta o płatność (wraz z załącznikami wymaganymi przez IZ/IP RPO WSL zgodnie z zasadami przyjętymi przez IZ/IP RPO WSL opisanymi 
w instrukcjach wykonawczych),
•	dokumenty dotyczące przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym również umowy z wykonawcami, (w ramach EFRR),
•	    wnioski o płatność składane do IZ przez IZ RPO WSL, IP/IP ZIT RPO WSL,
•	    informacje o nieprawidłowościach.
Kontrola dokumentacji przeprowadzana jest także w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ/IP/IP ZIT RPO WSL bądź podczas kontroli systemowej 
w IP/IP ZIT RPO WSL. Kontrola dokumentacji jest obowiązkowa w każdym przypadku 
po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową.
Beneficjent w trakcie realizacji projektu, składa do IZ/IP RPO WSL wniosek o płatność wraz 
z wymaganymi załącznikami. Wniosek o płatność sporządzany jest na odpowiednim formularzu określonym przez IZ/IP RPO WSL w LSI 2014, i składany jest przez beneficjenta 
za pośrednictwem platformy elektronicznej SEKAP lub e-PUAP. IZ/IP RPO WSL weryfikuje dokumentację przedstawioną przez beneficjenta i w przypadku, gdy pojawią się uwagi lub wątpliwości odnośnie wniosku o płatność, wzywa beneficjenta do jego uzupełnienia lub 
do złożenia stosownych wyjaśnień. Informacja o wyniku weryfikacji wniosku o płatność przekazywana jest beneficjentowi w formie elektronicznej.
Szczegółowy opis procedury w zakresie kontroli dokumentacji i weryfikacji wniosków o płatność został przedstawiony we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL.
Opis  kontroli na miejscu realizacji projektu.
Kontrola projektu służy przede wszystkim:
•	sprawdzeniu czy fundusze są wykorzystywane w celach, którym miały służyć i czy dotrzymywane są warunki udzielenia wsparcia,
•	upewnieniu się, że projekt jest realizowany prawidłowo i zgodnie z umową 
i zapisami wniosku o dofinansowanie projektu,
•	sprawdzeniu, czy są stosowane obowiązujące  procedury,
•	upewnieniu się, czy miała miejsce refundacja poniesionych wydatków (dotyczy projektów współfinansowanych ze środków EFRR) oraz sprawdzeniu przejrzystości zapisu przebiegu transakcji, jak również czy nie zaistniały przesłanki podwójnego finansowania wydatków,
•	upewnieniu się, czy projekt jest rzeczywiście realizowany, czy następuje postęp w jego realizacji zgodnie z przedłożonymi wnioskami o płatność oraz sprawozdaniami z realizacji i czy jego wyniki, przedstawiane przez beneficjenta w sprawozdaniach są autentyczne, 
a wskaźniki monitorowane prawidłowo.
Kontrole projektów na miejscu mogą być przeprowadzane na próbie projektów, określonej 
na podstawie przeprowadzanej analizy ryzyka, za wyjątkiem projektów z pomocy technicznej. Wszystkie projekty  dofinansowane  z pomocy technicznej będą skontrolowane po zakończeniu ich realizacji.
Metodologia doboru próby projektów winna uwzględniać poziom ryzyka charakterystyczny dla różnych typów beneficjentów i projektów, w celu osiągnięcia wystarczającej pewności 
w zakresie zgodności projektów z prawem i prawidłowości poniesienia wydatków będących podstawą do stwierdzeniach ich kwalifikowalności.
W przypadku zastosowania doboru próby do kontroli na miejscu realizacji projektu informacja o sposobie doboru próby do kontroli zawarta jest w Rocznym Planie Kontroli.
Kontrola na miejscu obejmuje kontrole w siedzibie beneficjenta lub kontrolę w miejscu realizacji wsparcia udzielanego uczestnikom projektu (wizytę monitoringową, w ramach projektów realizowanych ze środków EFS). W przypadku, gdy projekt realizowany jest 
w partnerstwie, co do zasady czynności kontrolne przeprowadza się u partnera wiodącego 
w projekcie , który zapewnia kontrolującym dostęp do całości dokumentacji projektowej, w tym dokumentacji partnera projektu/pozostałych partnerów projektu. W uzasadnionych przypadkach kontrola może również zostać przeprowadzona u partnera niebędącego partnerem wiodącym.
Ponadto na poziomie IZ RPO WSL przeprowadzane są kontrole krzyżowe, których celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach RPO WSL 
2014-2020. Kontrole krzyżowe są przeprowadzane zgodnie z zapisami Rocznego Planu Kontroli oraz zgodnie z Wytycznymi w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 
2014-2020 w ramach obowiązków instytucji zarządzającej. 
Procedura kontroli na miejscu przebiega z uwzględnieniem następujących etapów:
1.	zaplanowanie czynności kontrolnych i sporządzenie upoważnień do kontroli,
2.	przekazanie jednostce kontrolowanej zawiadomienia o kontroli,
3.	przeprowadzenie czynności kontrolnych,
4.	sporządzenie i przekazanie jednostce kontrolowanej informacji pokontrolnej wraz 
z zaleceniami pokontrolnymi/rekomendacjami (jeśli dotyczy),
5.	wdrożenie środków naprawczych (np. nałożenie korekt),
6.	monitorowanie wdrożenia zaleceń pokontrolnych (jeśli dotyczy),
7.	dokumentowanie czynności kontrolnych,
8.	wprowadzanie informacji dot. przeprowadzonych kontroli do LSI 2014 oraz minimalny zakres danych zgodny z Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020 do CST.
Szczegółowy opis schematu przeprowadzania kontroli znajduje się we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.

Opis kontroli systemowej 
Celem kontroli systemu zarządzania i kontroli jest uzyskanie uzasadnionej pewności, że system zarządzania i kontroli RPO WSL 2014-2020 funkcjonuje prawidłowo, efektywnie i zgodnie 
z obowiązującymi przepisami. Realizacja tego celu zapewniana jest przede wszystkim poprzez sprawdzenie:
•	funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli gwarantującego prawidłowość realizacji projektów, 
•	stosowania przez IP/IP ZIT RPO WSL obowiązujących procedur na każdym etapie wdrażania programu,
•	wywiązywania się z obowiązków nałożonych dokumentami programowymi oraz  Porozumieniem.
 
W latach 2014-2020 kontrola systemowa przeprowadzana będzie w każdej  IP RPO WSL przynajmniej raz w każdym roku obrachunkowym. Kontrola systemowa prowadzona jest, co do zasady, w siedzibie instytucji kontrolowanej. Część czynności związanych z weryfikacją dokumentów może odbywać się w siedzibie instytucji kontrolującej. Kompetencje w zakresie kontroli systemowej są zastrzeżone do wyłącznej decyzji Dyrektora WRR.
Ponadto, prowadzone są kontrole wewnętrzne w IZ RPO WSL, w oparciu o kryteria oceny funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli w IP RPO WSL, które mają służyć weryfikacji prawidłowości realizacji RPO WSL w IZ RPO WSL.

Procedura kontroli systemowej przebiega zgodnie z poniższymi etapami:
1.	zaplanowanie i przygotowanie czynności kontrolnych, 
2.	przekazanie jednostce kontrolowanej zawiadomienia o kontroli,
3.	przeprowadzenie czynności kontrolnych,
4.	sporządzenie i przekazanie jednostce kontrolowanej informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami (jeśli dotyczy),
5.	monitorowanie wdrożenia zaleceń pokontrolnych (jeśli dotyczy),
6.	dokumentowanie czynności kontrolnych, 
7.	wprowadzanie informacji o przeprowadzonych kontrolach do systemu informatycznego. 

2.2.3.7. Opis procedur, zgodnie z którymi wnioski o refundację są otrzymywane od beneficjentów, weryfikowane i zatwierdzane oraz zgodnie z którymi zatwierdzane, wykonywane i księgowane są płatności na rzecz beneficjentów, zgodnie z obowiązkami określonymi w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, obowiązującymi od 2016 r. (w tym procedur stosowanych przez instytucje pośredniczące w przypadku delegacji rozpatrywania wniosków o refundację), w celu dotrzymania terminu wynoszącego 90 dni dla płatności na rzecz beneficjentów na podstawie art. 132 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.

Instytucja Zarządzająca określa wzór Wniosku o płatność oraz tryb i zasady wnioskowania 
o środki (zaliczki lub refundacji), które udostępnia beneficjentowi.
Wnioskowanie o refundację poniesionych wydatków następuje za pomocą poprawnie sporządzonego przez beneficjenta wniosku o płatność. Wniosek o płatność sporządzany jest na odpowiednim formularzu, określonym przez IZ/IP RPO WSL, i składany jest przez beneficjenta za pośrednictwem CST. Informacja o wyniku weryfikacji wniosku o płatność przekazywana jest beneficjentowi w formie elektronicznej.

Celem weryfikacji wniosków o płatność jest sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków, czyli stwierdzenie, iż zostały one poniesione zgodnie z celami RPO WSL 2014-2020 oraz zgodnie z przepisami prawa polskiego i prawa wspólnotowego, w tym polityk horyzontalnych. Celem weryfikacji wniosku o płatność jest również sprawdzenie postępu rzeczowego realizacji projektu.

Kompetencje IZ/IP RPO WSL w zakresie rozpatrywania wniosków o płatność określają szczegółowo instrukcje wykonawcze RPO WSL 2014-2020, Porozumienia, rozporządzenie ogólne oraz ustawa wdrożeniowa.

W zakresie wniosków o płatność IZ/IP RPO WSL jest odpowiedzialna przede wszystkim za:
•	weryfikację formalną, merytoryczną oraz rachunkową wniosków beneficjentów 
o płatność,
•	poświadczanie kwoty wydatków kwalifikowanych,
•	uczestniczenie w systemie raportowania o nieprawidłowościach poprzez przygotowywanie raportów o nieprawidłowościach,
•	zapewnienie i obsługę systemu informatycznego rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach RPO WSL 2014-2020,
•	zapewnienie, że dane na temat realizacji projektów, niezbędne dla celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny są gromadzone,
•	weryfikację i zatwierdzenie ścieżki audytu dla poszczególnych procesów, sprawdzenie postępu rzeczowego realizacji projektu.

Weryfikacja wniosków o płatność odbywa się w następujących zakresach, tj.:
•	wniosków beneficjentów o płatność w ramach działań wdrażanych przez IZ/IP/IP ZIT RPO WSL, 
•	wniosków w zakresie pomocy technicznej IZ/IP/IP ZIT RPO WSL, 
•	 deklaracji wydatków.

IZ/IP RPO WSL zapewnia rozdzielność funkcji weryfikacji i dokonywania płatności dla projektów własnych, w tym w zakresie pomocy technicznej.
IZ/IP RPO WSL jest zobowiązana do sporządzania deklaracji wydatków oraz przedstawiania ich IZ/IC RPO WSL. 
Wszystkie procedury prowadzone są przy zachowaniu zasady dwóch par oczu.
Procedura (zasady i terminy) weryfikacji wniosków o płatność została opracowana przez IZ/IP RPO WSL i dotyczy wszystkich typów projektów. 
Szczegółowy opis procedur rozpatrywania wniosków o płatność znajduje się  we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.
2.2.3.8 Wskazanie instytucji lub organów odpowiedzialnych za każdy etap rozpatrywania wniosków o refundację, włącznie ze schematem wskazującym wszystkie zaangażowane organy.

Instytucja Zarządzająca RPO WSL 2014-2020 odpowiedzialna jest za weryfikację 
i zatwierdzanie wniosków o płatność od beneficjentów w zakresie wdrażanych priorytetów oraz wniosków o płatność projektów własnych, w tym również w zakresie pomocy technicznej. 

IZ RPO WSL odpowiedzialna jest także za rozpatrywanie wniosków o płatność w zakresie pomocy technicznej składanych przez IP/IP ZIT RPO WSL.

ŚCP odpowiedzialne jest za weryfikację i zatwierdzanie wniosków o płatność od beneficjentów w zakresie wdrażanych priorytetów.

WUP odpowiedzialny jest za weryfikację i zatwierdzanie wniosków o płatność od beneficjentów w zakresie wdrażanych priorytetów.

IZ/IC RPO WSL odpowiedzialna jest za weryfikację deklaracji wydatków od IZ RPO WSL oraz od IP RPO WSL składanych do IZ/IC RPO WSL oraz za przygotowywanie wniosków o płatność kierowanych do KE.

Komisja Europejska odpowiedzialna jest za weryfikację i zatwierdzenie wniosków o płatność okresową od IZ/IC RPO WSL do KE.

Szczegółowy opis procedury rozpatrywania wniosków o płatność znajduje się we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020. Poniżej przedstawiono schemat pokazujący wszystkie instytucje zaangażowane w proces rozpatrywania wniosków o refundację/płatność.

Schemat nr 1. Instytucje lub organy odpowiedzialne za każdy etap rozpatrywania wniosków o refundację

Refundacja wydatków

MINISTERSTWO FINANSÓW

KOMISJA
EUROPEJSKA

Minister Infrastruktury i Rozwoju 

Weryfikacja/uwagi/akceptacja 

IZ/IC RPO WSL

Weryfikacja/uwagi/akceptacja 

IZ RPO WSL

IP RPO WSL

Weryfikacja/uwagi/akceptacja 

sekretariat 

BENEFICJENT

2.2.3.9. Opis sposobu przekazywania informacji instytucji certyfikującej przez instytucję zarządzającą, w tym informacji dotyczących stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) oraz działań następczych w zakresie kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzanych przez organy unijne lub krajowe.

Głównym dokumentem określającym sposób przekazania informacji IZ/IC RPO WSL przez IZ RPO WSL są Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020. 
Kontrole zewnętrzne systemu zarządzania i kontroli w ramach RPO WSL 2014-2020 mogą być przeprowadzane przez uprawnione podmioty unijne  i krajowe. 
Stosownie do zobowiązań Polski wynikających z przepisów prawa unijnego, odpowiednie kontrole zewnętrzne przeprowadzane są przez instytucje Unii Europejskiej. W szczególności są to: Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO), do którego kompetencji należy m.in. wykonywanie audytu systemu oraz audytu finansowego i który jest uprawniony do prowadzenia kontroli w państwach członkowskich, a także Komisja Europejska i Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF). Na poziomie krajowym kontrole mogą przeprowadzać m.in.: Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej (GIKS) oraz Urząd Kontroli Skarbowej w Katowicach (UKS), Najwyższa Izba Kontroli (NIK), Prezes Urzędu Zamówień Publicznych (UZP), Regionalna Izba Obrachunkowa w Katowicach (RIO). 
Poza kontrolami, które służą potwierdzeniu poprawności realizacji obowiązków wynikających 
z prawa unijnego, prowadzone są również, w przypadkach tego wymagających, kontrole mające na celu weryfikację informacji wskazujących na nieprawidłowości w wykorzystaniu dotacji celowej oraz środków europejskich w ramach RPO WSL 2014-2020, na podstawie przepisów prawa krajowego. W szczególności kontrole takie są prowadzone w związku z wnioskami takich instytucji krajowych, jak: prokuratura, policja lub  inne organy uprawnione do ścigania przestępstw (np. Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego - ABW, Centralne Biuro Antykorupcyjne - CBA). Jeżeli ww. postępowanie prowadzone jest na wniosek prokuratury, udziela ona IZ RPO WSL informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli w tym stwierdzonych defektach lub nieprawidłowościach (podejrzeń nadużyć finansowych 
i stwierdzonych nadużyć).
Informacja o wynikach kontroli/audytu przeprowadzonych w IP/IP ZIT RPO WSL, jak również informacja na temat stanu wdrażania zaleceń pokontrolnych przekazywana jest do IZ RPO WSL. IZ RPO WSL koordynuje także działania związane z formułowaniem ewentualnych uwag/ odpowiedzi do informacji pokontrolnej/wyniku kontroli/zaleceń pokontrolnych oraz monitoruje działania następcze w IZ/IP/IP ZIT RPO WSL 2014-2020.
W oparciu o wyniki kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzonych przez organy unijne lub krajowe IZ RPO WSL przekazuje informacje dotyczące stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) do IZ/IC RPO WSL.

Szczegóły procedury dotyczącej przekazywania ww. informacji do IZ/IC RPO WSL zawarte są we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.
2.2.3.10. Opis sposobu przekazywania informacji instytucji audytowej przez instytucję zarządzającą, w tym informacji dotyczących stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) oraz działań następczych w zakresie kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzanych przez organy unijne lub krajowe.

IZ RPO WSL w oparciu o wyniki kontroli zarządczych, audytów i kontroli przeprowadzonych przez organy unijne lub krajowe przekazuje informacje dotyczące stwierdzonych defektów lub nieprawidłowości (w tym podejrzeń nadużyć finansowych i stwierdzonych nadużyć) do IA. Podstawowym narzędziem służącym do przekazywania informacji o stwierdzonych nieprawidłowościach pomiędzy IZ RPO WSL a IA jest system informatyczny IMS.

Szczegóły procedury dotyczącej przekazywania informacji do IA zawarte są we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.

2.2.3.11. Odniesienie do krajowych zasad kwalifikowalności określonych przez państwo członkowskie/Polskę i mających zastosowanie do programu operacyjnego.
 
Kwalifikowalność wydatków (beneficjenta i projektu) mających odniesienie do RPO WSL 2014-2020 uregulowana została poprzez:
1.	Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. 
2.	Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020, uchwała nr 288/20/VI/2015 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 5.03.2015 r.
3.	Wytyczne w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020 .

Ocena kwalifikowalności projektu, beneficjenta, jak również  wydatku polegająca na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami dokonywana jest zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu, jak również podczas realizacji projektu. Dodatkowo weryfikacja kwalifikowalności wydatków może być dokonywana  podczas kontroli projektu 
na miejscu.
Na etapie oceny wniosków o dofinansowanie weryfikacji podlega potencjalna kwalifikowalność wydatków wykazanych we wniosku. 
Podczas realizacji projektu ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków następuje 
na podstawie złożonych przez Beneficjenta wniosków o płatność, a także może być dokonywana podczas kontroli na miejscu. Ponadto weryfikacja kwalifikowalności wydatków może następować po zakończeniu realizacji projektu oraz zatwierdzeniu końcowego wniosku 
o płatność podczas kontroli projektów na miejscu.
Kontrola kwalifikowalności wydatków odbywa się niezależnie na każdym z etapów weryfikacji prawidłowości realizacji projektów. Odpowiedzialność za realizację projektu zgodnie 
z przepisami prawa krajowego oraz obowiązującymi wytycznymi ponosi beneficjent. W związku z powyższym IZ/IP RPO WSL może na każdym z etapów oceny kwalifikowalności wydatków uznać wydatki za niekwalifikowalne.

2.2.3.12. Procedury sporządzania i przedkładania Komisji rocznych i końcowych sprawozdań z wdrażania (art. 125 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), w tym procedury gromadzenia i przekazywania wiarygodnych danych odnoszących się do wskaźników wykonania (art. 125 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).
Sprawozdawczość i monitoring wspomagają proces zarządzania funduszami strukturalnymi, dostarczają informacji o postępie realizacji i efektywności wdrażania pomocy.
Zgodnie z art. 50 rozporządzenia ogólnego, IZ RPO WSL przygotowuje roczne oraz końcowe sprawozdanie z wdrażania RPO WSL 2014-2020 w poprzednim roku budżetowym i po ich zatwierdzeniu przez KM RPO WSL przedkłada KE.
Zgodnie z art. 111 rozporządzenia ogólnego sprawozdania przedkładane są do KE do 31 maja, wyjątkiem są sprawozdania przedkładane w 2017 i 2019, gdzie obowiązującym terminem jest 30 czerwca. Sprawozdanie przedłożone w 2016 roku obejmuje lata budżetowe 2014 i 2015.
Dane odnoszące się do wskaźników wykonania są zapisywane i przechowywane w systemie elektronicznym IZ RPO WSL.
Szczegółowy zakres, forma i terminy przygotowywania sprawozdań rocznych/sprawozdania końcowego opisane zostały we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.
2.2.3.13. Procedury sporządzania deklaracji zarządczej (art. 125 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).

Zgodnie z zapisami art. 59 ust.5 lit. a) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 966/2012 Deklaracja zarządcza jest dokumentem, potwierdzającym prawidłowość, kompletność i dokładność wydatków, towarzyszącym Rocznemu zestawieniu wydatków oraz Rocznemu podsumowaniu końcowych sprawozdań z audytów i przeprowadzonych kontroli przekazywanym do KE ostatecznie do dnia 15 lutego roku następującego po roku obrachunkowym za który Roczne zestawienie wydatków jest przekazywane.

Wzór Deklaracji Zarządczej stanowi załącznik nr VI do Rozporządzenia wykonawczego Komisji  (UE) 2015/207 z dnia 20 stycznia 2015 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzoru sprawozdania z postępów, formatu dokumentu służącego przekazywaniu informacji na temat dużych projektów, wzorów wspólnego planu działania, sprawozdań z wdrażania w ramach celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia”, deklaracji zarządczej, strategii audytu, opinii audytowej i rocznego sprawozdania z kontroli oraz metodyki przeprowadzania analizy kosztów 
i korzyści, a także zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 
nr 1299/2013 w odniesieniu do  wzoru sprawozdań z wdrażania w ramach celu „Europejska współpraca terytorialna”

Deklaracja Zarządcza dla RPO WSL 2014-2020 przygotowywana jest przez IZ RPO WSL na podstawie Deklaracji Zarządczych, przekazywanych z komórek wdrażających IZ RPO WSL odpowiadających za wydatki oraz IP RPO WSL.

IZ RPO WSL dokonuje analizy projektu Rocznego zestawienia wydatków oraz  przeprowadza 
na potrzeby Rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytów i przeprowadzonych kontroli stosowne analizy dotyczące funkcjonowania systemu oraz wyników kontroli własnych 
i instytucji zewnętrznych, które stanowią podstawę do złożenia Deklaracji Zarządczej dla RPO WSL. Następnie, zgodnie z zapisami art. 21 ust. 1 ustawy wdrożeniowej, projekt Deklaracji Zarządczej dla RPO WSL zostaje przekazany do Instytucji Audytowej w terminie do dnia 31 października roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczy Deklaracja Zarządcza.

Ostateczna wersja Deklaracji Zarządczej dla RPO WSL zgodnie z zapisami art. 21 ust. 1  ustawy wdrożeniowej zostaje przekazana do Instytucji Audytowej w terminie do dnia 31 stycznia roku następującego po roku obrachunkowym, natomiast zgodnie z zapisami art. 59 ust. 5 lit. a) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 966/2012 Deklaracja zarządcza zostaje przekazana do KE do dnia 15 lutego kolejnego roku następującego po roku obrachunkowym.
Szczegółowe procedury sporządzania Deklaracji Zarządczej zostały zawarte we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.

2.2.3.14. Procedury sporządzania rocznego podsumowania końcowych sprawozdań 
z audytu i kontroli, w tym analiza charakteru i zakresu błędów i słabości stwierdzonych 
w systemach, a także podjętych lub planowanych działań naprawczych (art. 125 ust. 4 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013).
Zgodnie z art. 59 ust. 5 Rozporządzenia finansowego, do 15 lutego kolejnego roku budżetowego przekazywane jest do KE Roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu 
i przeprowadzonych kontroli, w tym analizę charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach, jak również podjętych lub planowanych działań naprawczych. Zgodnie z art. 125 ust. 4 lit. e rozporządzenia ogólnego odpowiedzialność za przekazywanie podsumowania ponosi IZ RPO WSL.
IZ RPO WSL na podstawie przekazanych przez IP RPO WSL oraz komórki wdrażające IZ RPO WSL informacji dotyczących zarówno charakteru i zakresu błędów oraz nieprawidłowości zidentyfikowanych w systemach, jak i podjętych lub planowanych działaniach naprawczych,  własnych działań analitycznych, a także w oparciu o wyniki własnych kontroli oraz kontroli zewnętrznych, przygotowuje projekt Rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli w terminie do 31 października następującego po roku obrachunkowym, którego ono dotyczy. Podsumowanie to uwzględnia:
•	wyniki kontroli przeprowadzonych przez IP RPO WSL/ komórki odpowiedzialne 
za kontrole projektów IZ RPO WSL oraz najważniejsze wnioski z tych kontroli, zwłaszcza 
w kontekście ewentualnych błędów systemowych;
•	wyniki kontroli systemowych prowadzonych przez IZ RPO WSL, najważniejsze wnioski, zwłaszcza odnośnie prawidłowości funkcjonowania systemu i podjęte działania naprawcze przez jednostki kontrolowane;
•	wyniki kontroli zewnętrznych dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli przeprowadzonych we wszystkich instytucjach zaangażowanych we wdrażanie RPO WSL 2014-2020, jak również u beneficjentów, najważniejsze wnioski oraz podjęte działania naprawcze.
Projekt Rocznego podsumowania przekazywany jest do IA. Ostateczna wersja dokumentu przekazywana jest do IA w terminie do 31 stycznia roku następującego po roku, którego dotyczą te dokumenty, a następnie do 15 lutego do KE.
Szczegółowe procedury przygotowania i przekazania rocznego podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i kontroli znajdują się we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.
2.2.3.15. Procedury informowania pracowników o powyższych procedurach oraz wskazanie zorganizowanego/przewidzianego szkolenia i wszelkich wydanych wskazówek (data i odniesienie).

Każdorazowo po podjęciu przez Zarząd Województwa Śląskiego uchwały w sprawie przyjęcia Opisu Funkcji i Procedur/zmiany Opisu Funkcji i Procedur, zatwierdzenia instrukcji wykonawczych RPO WSL 2014-2020/zmiany instrukcji wykonawczych RPO WSL 2014/2020 wersję elektroniczną uchwały wraz z odpowiednimi załącznikami niezwłocznie zamieszcza 
się na dysku sieciowym w IZ RPO WSL właściwym do obsługi RPO WSL 2014-2020 oraz zamieszcza się stosowną informację w Intranecie. Do IP/IP ZIT RPO WSL stosowną informację przekazują właściwi pracownicy IZ RPO WSL drogą mailową. Ponadto nowo przyjęci pracownicy, w ramach IZ RPO WSL zostają przeszkoleni w zakresie procedur przez swoich bezpośrednich przełożonych tj. kierowników referatów.
2.2.3.16 W stosownych przypadkach, opis procedur instytucji zarządzającej odnoszących się do zakresu, zasad i procedur dotyczących skutecznych rozwiązań określonych przez państwo członkowskie/Polskę w odniesieniu do badania skarg dotyczących EFSI, na podstawie art. 74 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.

IZ RPO WSL jako instytucja zajmująca się rozpatrywaniem protestów uczestniczy w procesie  wniesionych przez Wnioskodawców skarg do sądu administracyjnego. Szczegółowo regulują 
te kwestie zapisy art. 61 ustawy wdrożeniowej, zgodnie z którym w przypadku nieuwzględnienia protestu, negatywnej ponownej oceny projektu lub pozostawienia protestu bez rozpatrzenia, 
w tym w przypadku, o którym mowa w art. 66 ust. 2 pkt 1 ustawy wdrożeniowej, wnioskodawca może w tym zakresie wnieść skargę do sądu administracyjnego, zgodnie z art. 3 § 3 ustawy 
z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 
z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.).
W ramach stwierdzonych nieprawidłowości w trakcie kontroli realizacji projektu 
i prowadzonych w wyniku tego postępowań administracyjnych dotyczących należności z tytułu zwrotu środków, IZ RPO WSL bierze również udział w procesie wniesionych przez Beneficjentów skarg do sądu administracyjnego na wydane decyzje/postanowienia w tym zakresie. Kwestie te szczegółowo reguluje Dział II ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.). Beneficjenci mają prawo wniesienia skargi na rozstrzygniecie organu do sądu administracyjnego.
Rozwiązania w zakresie badania skarg dotyczących EFSI zapewniają procedury wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących. Zagwarantowane każdemu w Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej prawo do składania skarg do organów państwowych, organów jednostek samorządu terytorialnego, organów samorządowych jednostek organizacyjnych oraz do organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej realizowane jest na zasadach określonych przepisami Działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., nr 5, poz. 46).

IZ RPO WSL, będąca organem wykonawczym samorządu województwa, jest zobligowana do postępowania ze skargami dotyczącymi jej działalności zgodnie z wymogami określonymi w ww. aktach prawnych. Procedura postępowania w tym zakresie została doprecyzowana w Zarządzeniu nr 00094/2014 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 15 grudnia 2014 r. w sprawie przyjęcia procedury organizacji przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego. Skargi mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej (z użyciem podpisu elektronicznego), a także ustnie do protokołu. Przedmiotem skargi może być w szczególności: 
•	zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez organy lub ich pracowników,
•	naruszenie praworządności,
•	naruszenie interesów skarżących,
•	przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw,
•	nienależyte załatwienie wniosku lub niezałatwienie wniosku w terminie.
Skargi są merytorycznie rozpatrywane przez właściwe wydziały Urzędu. Skargi na działalność Zarządu i Marszałka Województwa przekazuje się Sejmikowi Województwa Śląskiego, z wyłączeniem skarg dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, w przypadku których właściwy jest wojewoda lub organ wyższego stopnia. O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego na piśmie w ciągu miesiąca od złożenia skargi. W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych termin udzielenia odpowiedzi może ulec przedłużeniu. O zmianie terminu odpowiedzi oraz o przyczynach zwłoki Urząd jest zobowiązany poinformować składającego skargę.

Ponadto zgodnie z ustawą z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.) działalność administracji publicznej podlega kontroli sądów administracyjnych, które orzekają w sprawach skarg na:
1) decyzje administracyjne;
2) postanowienia wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także na postanowienia rozstrzygające sprawę co do istoty;
3) postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie;
4) inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa;
5) pisemne interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane w indywidualnych sprawach;
6) akty prawa miejscowego organów jednostek samorządu terytorialnego i terenowych organów administracji rządowej;
7) akty organów jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, inne niż określone w pkt 6, podejmowane w sprawach z zakresu administracji publicznej;
8) akty nadzoru nad działalnością organów jednostek samorządu terytorialnego;
9) bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 
1-5.

Uprawnionym do wniesienia skargi jest każdy, kto ma w tym interes prawny, prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organizacja społeczna w zakresie jej statutowej działalności, w sprawach dotyczących interesów prawnych innych osób, jeżeli brała udział w postępowaniu administracyjnym. Uprawnionym do wniesienia skargi jest również inny podmiot, któremu ustawy przyznają prawo do wniesienia skargi. .Skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia (zażalenie, odwołanie, wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy), jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator lub Rzecznik Praw Obywatelskich. Jeżeli ustawa nie przewiduje środków zaskarżenia w sprawie będącej przedmiotem skargi, skargę na akty lub czynności można wnieść po uprzednim wezwaniu na piśmie właściwego organu do usunięcia naruszenia prawa. 

2.3 Ścieżka audytu
2.3.1 Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu i system archiwizacji, w tym w odniesieniu do bezpieczeństwa danych, z uwzględnieniem art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, zgodnie z przepisami krajowymi dotyczącymi poświadczania zgodności dokumentów (art. 125 ust. 4 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art. 25 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014).

Ścieżka audytu dotycząca weryfikacji stosowania kryteriów wyboru projektów ustanowionych przez Komitet Monitorujący 
System wyboru projektów RPO WSL 2014-2020, w tym opracowanie odpowiednich procedur 
w formie instrukcji wykonawczych RPO WSL 2014-2020 zapewnia zgodność procedur związanych z wyborem projektów do dofinansowania z przepisami prawa powszechnie obowiązującego  oraz regulacjami  unijnymi.  
IZ/IP RPO WSL zapewnia, że projekty są wybierane do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do  RPO WSL 2014-2020 oraz że spełniają one zasady unijne i krajowe przez cały okres ich realizacji.
Procedura prowadzenia naboru i rozpatrywania wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym obejmuje następujące etapy:
•	ustalenie harmonogramu naborów,
•	ogłoszenie konkursów o naborze wniosków o dofinansowanie,
•	nabór i rejestracja wniosków o dofinansowanie,
•	ocena wniosków,
•	podjęcie decyzji o dofinansowaniu projektów,
•	ogłoszenie wyników konkursu,
•	działania związane z procedurą odwoławczą.
Szczegółowy opis naboru, rejestracji, oceny i wyboru projektów we wszystkich powyższych trybach znajduje się we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.
Ścieżka audytu dot. dokumentacji związanej z projektem
Wszystkie dokumenty związane z zarządzaniem i wdrażaniem RPO WSL 2014-2020 oraz dofinansowaniem i realizacją projektów (oryginały lub kopie poświadczone przez upoważnione do tego osoby za zgodność z oryginałem, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej) są  przechowywane na powszechnie uznawanych nośnikach danych oraz są dostępne zgodnie z art. 140 rozporządzenia ogólnego. 
Wszystkie zgromadzone dokumenty w ramach RPO WSL 2014-2020 zostaną udostępnione instytucjom uprawnionym do kontroli, audytu i oceny Programu. 

IZ/IP RPO WSL stosownie do wykonywanych zadań przechowuje pełną dokumentację dotyczącą w szczególności:
•	zarządzania systemem, dokumentów wewnętrznych dotyczących zasad, trybu i sposobu funkcjonowania instytucji;
•	uchwał i zarządzeń organów Samorządu Województwa oraz Marszałka i odpowiednich podmiotów IZ RPO WSL,
•	kryteriów oceny i wyboru projektów,
•	zawierania umów o dofinansowanie projektów wraz z aneksami do umów,
•	list dofinansowanych projektów oraz wykazów zawartych umów o dofinansowanie projektów,
•	realizacji projektów oraz ich modyfikacji,
•	odwołań i protestów wnioskodawców i beneficjentów,
•	Komitetu Monitorującego RPO WSL,
•	sprawozdawczości i monitoringu,
•	ewaluacji i oceny RPO WSL,
•	przepływów środków finansowych w ramach RPO WSL 2014-2020,
•	wniosków o płatność, dyspozycji dokonania przelewów i płatności,
•	dokonywania płatności w ramach RPO WSL 2014-2020,
•	 deklaracje wydatków od IP RPO WSL do IZ/IC RPO WSL oraz od IZ RPO WSL 
do IZ/IC RPO WSL,
•	zasad rachunkowości i księgowości,
•	kontroli systemowych i kontroli projektów, a także audytu,
•	wykrywanych, sprawdzanych i raportowanych nieprawidłowości,
•	środków odzyskanych i nieodzyskanych,
•	zamówień publicznych,
•	audytu wewnętrznego,
•	pomocy technicznej,
•	informacji i promocji,
•	pomocy publicznej,
•	całości korespondencji prowadzonej z beneficjentami oraz instytucjami, podmiotami i organami w zakresie RPO WSL 2014-2020.

Zasady i normy dotyczące oznaczania i czasu przechowywania dokumentów związanych z RPO WSL 2014-2020 znajdują się w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt UMWSL oraz 
w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji 
i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. 2011 nr 14 poz. 67 z późn. zm.).

Ścieżka audytu dotycząca płatności na rzecz beneficjentów
Weryfikacja wniosków o płatność w ramach RPO WSL 2014-2020dotyczy wniosków o płatność składanych przez beneficjenta (w tym również wniosków o płatność dotyczących projektów realizowanych w procedurze pozakonkursowej,  w tym Pomocy Technicznej), której celem jest sprawdzenie kwalifikowalności wydatków, czyli czy zostały one poniesione zgodnie 
z właściwymi  wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków. 
W wyniku weryfikacji wniosku o płatność IZ/IP RPO WSL poświadcza kwotę wydatków kwalifikowanych. Poświadczona kwota wydatków kwalifikowanych jest pomniejszana o wykazany przez beneficjenta dochód, zgodnie z art. 61 rozporządzenia ogólnego.
W przypadku wspierania instrumentów inżynierii finansowej zastosowanie mają art. 37-44 rozporządzenia ogólnego.

Ścieżka audytu dot. wydatków certyfikowanych do IZ RPO WSL – w części dotyczącej zadań IP RPO WSL
Zasady przepływu środków pomiędzy IZ RPO WSL a IP RPO WSL
Podstawą przekazania przez IZ RPO WSL do IP RPO WSL środków finansowych jest Porozumienie oraz pisemne zapotrzebowanie na środki przedkładane do IZ RPO WSL. ŚCP i WUP składają zapotrzebowania raz w miesiącu, natomiast IP/ZIT RPO WSL składają zapotrzebowanie raz na kwartał. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się złożenie przez IP RPO WSL dodatkowego zapotrzebowania. 
Środki na współfinansowanie i pomoc techniczną przekazywane są IP RPO WSL na wskazane w Porozumieniu rachunki bankowe i rozliczane za pomocą wniosku o płatność (w przypadku zadań realizowanych w ramach pomocy technicznej) oraz deklaracji wydatków w ramach Działań. 

Płatności oraz dotacja celowa, planowanie i rozliczenie środków
Środki na realizację RPO zapewniane są w formie:
1.	  płatności z budżetu środków europejskich, przekazywanych z rachunku prowadzonego 
w Banku Gospodarstwa Krajowego na podstawie zleceń płatności przesyłanych do Banku Gospodarstwa Krajowego, zgodnie z art. 188 ustawy o finansach publicznych – w odniesieniu do środków pochodzących z EFRR i EFS, z wyłączeniem środków 
na pomoc techniczną, 
2.	  dotacji celowej z budżetu państwa, przekazywanej IZ RPO WSL przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego – w odniesieniu do środków na finansowanie wkładu krajowego oraz środków na pomoc techniczną. 
Planowanie i zabezpieczanie środków na realizację RPO WSL, z wyodrębnieniem środków 
z budżetu środków europejskich oraz środków dotacji celowej z budżetu państwa 
na finansowanie wkładu krajowego, stanowiące uzupełnienie do środków z EFRR lub EFS 
i pomoc techniczną,  dokonywane jest na zasadach określonych w instrukcjach wykonawczych RPO WSL.

Opis procedury rozliczania i zwrotu dotacji celowej z budżetu państwa w ramach współfinansowania i pomocy technicznej oraz zasady sporządzania harmonogramu zapotrzebowania na środki z budżetu państwa i budżetu środków europejskich i harmonogramu wydatków wynikających z podpisanych umów ujęto  w instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.
IZ RPO WSL może przekazać ministrowi ds. rozwoju regionalnego w terminie  do 5 listopada danego roku budżetowego informację na temat wysokości środków z udzielonej dotacji celowej, które powinny zostać zgłoszone przez MIR do ujęcia w wykazie wydatków budżetu państwa, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, zgodnie z trybem określonym w art. 181 ustawy o finansach publicznych. Szczegółowy opis procedury związanej ze zgłaszaniem 
i rozliczaniem środków niewygasających ujęto w instrukcjach wykonawczych RPO WSL 
2014-2020.

2.3.2. Instrukcje dotyczące zapewnienia przez beneficjentów/IZ/IP RPO WSL dostępu 
do dokumentów potwierdzających (data i dane referencyjne):
2.3.2.1 Wskazanie okresu przechowywania dokumentów.

IZ/IP RPO WSL zapewnia przechowywanie i udostępnienie KE i Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu wszystkich dokumentów dotyczących wydatku wspieranego z funduszy polityki spójności w ramach projektu, w terminach zgodnych z art. 140 rozporządzenia ogólnego. 
Beneficjenci zostaną zobowiązani w umowie o dofinansowaniu do przechowywania oryginałów dokumentów związanych z realizacją projektu (m.in. umowa o dofinansowanie projektu wraz 
z załącznikami, wnioski o płatność i dokumentacja księgowa związana ze zrealizowanym projektem, dokumenty wykazujące realizację wskaźników osiągnięcia celów projektu) przez okres min. trzech lat, w zależności od rodzaju projektu, od dnia 31 grudnia następującego 
po złożeniu zestawienia wydatków do KE, w którym ujęto dany wydatek dotyczący danej operacji. IZ/IP RPO WSL informuje beneficjentów o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa powyżej.
Wyjątek stanowią  dokumenty w ramach projektów, w których udzielana jest pomoc publiczna w przypadku:
•	  pomocy publicznej udzielanej na podstawie włączeń blokowych dokumenty  
są przechowywane  przez okres 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej 
w ramach Projektu, zgodnie z art. 12 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 
z dnia 17.06.2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu  (art.12  Dz. Urz. UE L Nr 187 z 26.06.2014),
•	  indywidualnej pomocy de minimis dokumenty są przechowywane  przez okres 10 lat podatkowych od dnia udzielenia pomocy publicznej w ramach Projektu, zgodnie 
z art. 6 ust. 4 Rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis,
•	  pomocy indywidualnej dokumenty  są przechowywane przez 10 lat od daty przyznania pomocy. 

2.3.2.2	 Format, w jakim dokumenty mają być przechowywane. 

Zgodnie z art. 140 rozporządzenia ogólnego dokumenty w IZ/IP RPO WSL przechowywane są w wersji tradycyjnej (papierowej) lub w wersji elektronicznej w ogólnodostępnym formacie danych - zgodnie z krajowymi ramami interoperacyjności.
Jeżeli dokumenty istnieją wyłącznie w formie elektronicznej, systemy komputerowe, w których przechowywane są wersje elektroniczne, muszą spełniać normy bezpieczeństwa zapewniające, że dokumenty te są zgodne z wymogami prawa krajowego i można się na nich oprzeć do celów audytu.
Wszystkie dokumenty w ramach RPO WSL 2014-2020, w tym dokumenty wytworzone przez IP RPO WSL w związku z realizacją delegowanych zadań, muszą być dostępne na wniosek IZ RPO WSL, a także innych instytucji uprawnionych do kontroli, audytu i ewaluacji Programu. 
Na każde żądanie unijnych lub krajowych instytucji uprawionych do kontroli, audytu 
i ewaluacji, dokumenty w ramach RPO WSL 2014-2020 będą – z zachowaniem odpowiedniego trybu i zasad – udostępnione  odpowiednio przez IZ/ IP RPO WSL. 
Dokumentacja dotycząca poszczególnych projektów, priorytetów inwestycyjnych, osi priorytetowych oraz Programu jest tworzona, przechowywana i archiwizowana zgodnie 
z kompetencjami poszczególnych komórek organizacyjnych IZ/IP RPO WSL stosownie 
do wykonywanych zadań i obowiązków, na zasadach ogólnych dotyczących przechowywania 
i archiwizacji dokumentów, wynikających z przepisów prawa oraz ustalonych zasad obowiązujących wewnątrz instytucji, jak również z uwzględnieniem obowiązujących w IZ/IP RPO WSL zasad przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentów.  Do gromadzenia 
i agregowania danych w formie elektronicznej wykorzystywane są: Centralny System Teleinformatyczny w zakresie Rejestru Obciążeń na projekcie oraz Certyfikacji i minimalnego zakresu danych zgodnie z Wytycznymi w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020, lokalny system informatyczny LSI2014 
w zakresie pozostałych danych zgodnie z załącznikiem nr  III do Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014 oraz korespondencji i pozostałej dokumentacji związanej z projektem w Systemach Obiegów Dokumentów Instytucji biorących udział we wdrażaniu RPO WSL
na lata 2014-2020. Gromadzenie i agregowanie danych następuje zgodnie z wymogami wskazanymi w art. 24 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 480/2014). 

2.4 Nieprawidłowości i kwoty odzyskane

Zgodnie z art. 122 ust. 2 rozporządzenia ogólnego państwa członkowskie zapobiegają nieprawidłowościom oraz je wykrywają i korygują, a także odzyskują kwoty nienależnie wypłacone wraz z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie. Ponadto zgodnie z art. 125 ust.1 rozporządzenia ogólnego  IZ RPO WSL odpowiada za realizację programu operacyjnego zgodną z zasadą należytego zarządzania finansami. Obowiązek ten przekłada się bezpośrednio na konieczność posiadania sprawnego systemu pozwalającego wykryć i usunąć powstałe nieprawidłowości, odzyskać kwoty nienależnie wypłacone oraz zapobiegać powstawaniu kolejnych nieprawidłowości.
Za procesy związane z wykrywaniem, stwierdzaniem, usuwaniem nieprawidłowości, oraz realizację obowiązków związanych z informowaniem o nieprawidłowościach w ramach RPO WSL 2014-2020 odpowiadają komórki IZ RPO WSL (WFR, WFS, WRR) oraz IP RPO WSL (ŚCP, WUP) w ramach wdrażanych przez siebie działań Komórki te przekazują informacje 
o stwierdzonych na swoim poziomie nieprawidłowościach do komórki koordynującej proces 
w IZ RPO WSL, której rolę pełni RR RCW. 
Nieprawidłowości mogą być wykrywane na każdym etapie oraz poziomie realizacji RPO WSL 2014-2020 przez wszystkie jednostki uczestniczące w zarządzaniu i wdrażaniu RPO WSL 
2014-2020.
Ponadto naruszenia prawa mogą być również zgłaszane do IZ/IP RPO WSL przez podmioty zewnętrzne uczestniczące lub nie uczestniczące w procesie wdrażania bądź kontroli funduszy strukturalnych, m.in.:
•	KE, OLAF, ETO,
•	instytucje uczestniczące w realizacji RPO WSL 2014-2020,
•	beneficjenci,
•	Urząd Kontroli Skarbowej, 
•	Regionalna Izba Obrachunkowa,
•	Najwyższa Izba Kontroli, 
•	właściwe wspólnotowe lub krajowe organy ścigania przestępstw, 
•	inne instytucje kontrolne (np. UZP, US, Służba Celna, WINB/PINB), 
•	środki masowego przekazu lub inne podmioty. 
Po otrzymaniu informacji o stwierdzeniu naruszenia prawa IZ/IP RPO WSL przeprowadza postępowanie wyjaśniające (jeżeli jest to konieczne – zleca kontrolę doraźną) i/lub dokonuje oceny czy jest ono nieprawidłowością. Jeżeli w wyniku przedmiotowego postępowania wyjaśniającego i/lub oceny wystąpienie nieprawidłowości zostanie potwierdzone, informacje 
o nieprawidłowości są przekazywane do właściwych instytucji zgodnie z procedurami informowania o nieprawidłowościach określonymi przez Pełnomocnika Rządu ds. Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę RP lub UE. 

2.4.1. Opis procedur (opis należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji zarządzającej 
i instytucji pośredniczących: data i dane referencyjne) dotyczących powiadamiania 
o nieprawidłowościach i ich korygowania (w tym nadużyć finansowych) oraz działań następczych, a także rejestrowania kwot wycofanych i odzyskanych, kwot, które mają zostać odzyskane, nieściągalnych należności i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych 
w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym.

Komórki wdrażające w strukturze IZ RPO WSL oraz IP RPO WSL w ramach wdrażanych przez siebie działań są odpowiedzialne za:
•	wykrywanie nieprawidłowości,
•	weryfikacje i stwierdzanie nieprawidłowości,
•	przekazywanie informacji o stwierdzonych przez siebie nieprawidłowościach,
•	korygowanie kwot nieprawidłowości i rejestrowanie ich jako kwot wycofanych, odzyskanych lub kwot, które mają zostać odzyskane, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do projektów zawieszonych w wyniku postępowania prawnego o skutku zawieszającym. 
•	korygowanie kwot nieprawidłowości i rejestrowanie ich jako kwot wycofanych, odzyskanych lub kwot, które mają zostać odzyskane, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym. 

Ponadto komórki te  prowadzą wykazy stwierdzonych przez siebie  nieprawidłowości  zawierające informacje dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości od momentu wykrycia 
do momentu usunięcia. Wykazy te przekazywane są do komórki koordynującej proces postępowania z nieprawidłowościami w ramach IZ/IC RPO WSL.

Szczegółowe procedury związane z wykrywaniem, informowaniem oraz raportowaniem o nieprawidłowościach, jak również z odzyskiwaniem kwot podlegających odzyskaniu zgodnie z zapisami art. 207 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) znajdują się we właściwych instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020.
 W ramach procedur w nich opisanych znajdują się również zasady prowadzenia rejestru kwot odzyskanych, do odzyskania i wycofanych. 
Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy wdrożeniowej do zadań instytucji zarządzającej należy 
w szczególności: odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w szczególności kwot związanych z nałożeniem korekt finansowych, na zasadach określonych 
w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych albo w umowie o dofinansowanie projektu, albo w decyzji o dofinansowaniu projektu, w tym:
a) wydawanie decyzji o zwrocie środków przeznaczonych na realizację programów, projektów lub zadań oraz decyzji o zapłacie odsetek, o których mowa odpowiednio w art. 207 ust. 9 i art. 189 ust. 3b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, 
﻿b) wydawanie decyzji o umorzeniu w całości albo w części oraz o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków przeznaczonych na realizację programów, projektów lub zadań, o których mowa w art. 61 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. 
o finansach publicznych,
c) rozpatrywanie odwołań od decyzji, o których mowa w lit. a i b, wydawanych w pierwszej instancji przez instytucję pośredniczącą.

2.4.2. Opis procedur (wraz ze schematem przedstawiającym struktury raportowania) mających na celu spełnienie obowiązku powiadomienia Komisji o nieprawidłowościach zgodnie z art. 122 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013

Zgodnie z wymogami art. 122 ust. 2 Rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 IZ RPO WSL realizuje obowiązki związane z powiadamianiem Komisji o nieprawidłowościach przekraczających 10.000 EUR tytułem wkładu z polityki spójności i regularnie informuje o istotnych postępach przebiegu powiązanych postępowań administracyjnych. Państwa członkowskie nie powiadamiają Komisji o nieprawidłowościach w następujących przypadkach:
a)    gdy nieprawidłowość polega jedynie na niewykonaniu, w całości lub w części, operacji objętej dofinansowanym programem operacyjnym z powodu upadłości beneficjenta;
b)    zgłoszonych dobrowolnie przez beneficjenta instytucji zarządzającej lub instytucji certyfikującej, zanim którakolwiek z tych instytucji wykryje nieprawidłowość, zarówno przed wypłaceniem wkładu publicznego, jak i po nim;
c)    które zostały wykryte i skorygowane przez instytucję zarządzającą lub instytucję certyfikującą zanim włączono stosowne wydatki do zestawienia wydatków przedkładanego Komisji.
Za informowanie Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w realizacji RPO WSL odpowiedzialna jest IZ RPO WSL, która wykonuje te zadania w oparciu o przepisy rozporządzenia ogólnego, procedury krajowe tj. Wytyczne w zakresie sposobu korygowania 
i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 oraz w terminach i procedurze określonej przez Pełnomocnika Rządu ds. Zwalczania Nieprawidłowości Finansowych na Szkodę RP lub UE. 
Do powiadamiania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach służy system IMS (Irregularity Management System). 
Raporty o nieprawidłowościach sporządzane są w systemie IMS przez pracowników komórek wdrażających IZ RPO WSL oraz IP RPO WSL posiadających odpowiednie funkcje i uprawnienia - III poziomu raportowania, a następnie przekazywane do weryfikacji komórki koordynującej przedmiotowy proces – na II poziom raportowania, którą w ramach IZ RPO WSL jest RR RCW.  Dalej raporty przekazywane są za pośrednictwem MF-R – I poziom raportowania do Komisji Europejskiej.
Poniżej przedstawiono schemat procesu informowania o nieprawidłowościach.

Schemat nr 2. Proces informowania o nieprawidłowościach

IZ RPO WSL
Komórka koordynująca procesy związane z nieprawidłowościami
RR RCW

Instytucja II poziomu w ramach systemu IMS

- weryfikacja raportów o nieprawidłowościach i przekazywanie na I poziom
- prowadzenie Bazy nieprawidłowości RPO WSL

MINISTERSTWO FINANSÓW 
MF-R
Instytucja I poziomu w ramach systemu IMS

- weryfikacja i przekazanie raportów do KE

IZ RPO WSL
Komórki wdrażające WFR, WFS, WRR

Instytucja III poziomu w ramach systemu IMS

- tworzenie raportów o nieprawidłowościach i przekazywanie do weryfikacji na II poziom

KOMISJA EUROPEJSKA

IP RPO WSL

Instytucja III poziomu w ramach systemu IMS

- tworzenie raportów o nieprawidłowościach i przekazywanie do weryfikacji na II poziom

3. INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA 
3.1	Instytucja certyfikująca i jej główne funkcje
3.1.1 Status instytucji certyfikującej (krajowy regionalny lub lokalny podmiot publiczny) oraz nazwa organu, w którego skład wchodzi.
Zgodnie z art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego oraz na podstawie art. 9 ust 2 pkt 6) ustawy wdrożeniowej Instytucja Zarządzająca RPO WSL pełni dodatkowo funkcje Instytucji Certyfikującej.
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, zadania Instytucji Certyfikującej realizuje wyodrębniona funkcjonalnie komórka - Referat Certyfikacji Wydatków RPO WSL podległy Zastępcy Dyrektora WRR niezależnemu 
w podejmowaniu decyzji oraz wykonywaniu swoich zadań od pozostałych członków Dyrekcji WRR.
3.1.2. Wyszczególnienie funkcji pełnionych przez Instytucję Certyfikującą. W przypadku gdy Instytucja Zarządzająca dodatkowo wykonuje zadania IC, opis sposobu zapewnienia podziału funkcji (zob. 2.1.2).

Instytucja Certyfikująca RPO WSL odpowiada w szczególności za:
- sporządzanie i przedstawianie Komisji wniosków o płatność i poświadczanie, że wynikają one z wiarygodnych systemów księgowych, są oparte na weryfikowalnych dokumentach potwierdzających i były przedmiotem weryfikacji przeprowadzonych przez instytucję zarządzającą;
- sporządzanie zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) rozporządzenia finansowego;
- poświadczanie kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczanie, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie  
z  kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego i zgodnymi z obowiązującymi przepisami prawa;
- zapewnienie, by istniał system, w którym rejestruje się i przechowuje, w formie elektronicznej, dokumentację księgową w odniesieniu do każdej operacji, zdolny do obsługi wszystkich danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność i zestawienia wydatków, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji lub programu operacyjnego;
- zapewnienie, do celów sporządzania i składania wniosków o płatność, aby otrzymała od instytucji zarządzającej odpowiednie informacje na temat procedur i weryfikacji przeprowadzonych w odniesieniu do wydatków;
- uwzględnienie, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyników wszystkich audytów przeprowadzonych przez instytucję audytową lub na jej odpowiedzialność;
- utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów;
- prowadzenie ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji. Kwoty odzyskane są zwracane do budżetu Unii przed zamknięciem programu operacyjnego poprzez potrącenie ich z następnego zestawienia wydatków.
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego określone w Rozporządzeniu funkcje IC pełni Referat certyfikacji wydatków RPO WSL podlegający bezpośrednio Zastępcy Dyrektora WRR, który jest funkcjonalnie niezależny 
w podejmowaniu decyzji oraz wykonywaniu swoich zadań.. Ponadto, osoby biorące udział 
w procesie certyfikacji (w szczególności sporządzające, weryfikujące i zatwierdzające deklaracje wydatków, wnioski o płatność oraz zestawienia wydatków) nie realizują zadań związanych z: 
•	wyborem projektów do dofinansowania, 
•	procesem zawierania i rozwiązywania umów o dofinansowanie, 
•	weryfikacją wydatków poniesionych w ramach realizowanych projektów i wykazanych 
we wnioskach o płatność złożonych przez beneficjentów, w tym również instytucje systemu wdrażania danego programu operacyjnego w ramach realizowanych projektów własnych i pomocy technicznej, 
•	przeprowadzaniem kontroli, o których mowa w art. 22 ustawy wdrożeniowej, 
•	wydawaniem decyzji o umorzeniu w całości lub w części oraz o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków, decyzji o zapłacie odsetek oraz decyzji o zwrocie środków, o których mowa odpowiednio 
w art. 61, 189 i 207 ustawy o finansach publicznych. 
Zatem zadania Instytucji Certyfikującej, o których mowa w art. 126 rozporządzenia ogólnego oraz zadania Instytucji Zarządzającej, o których mowa w art. 125 rozporządzenia (UE) 
nr 1303/2013 realizują odrębne kompetencyjnie i kadrowo komórki IZ RPO WSL.

3.1.3. Funkcje oficjalnie oddelegowane przez Instytucję Certyfikującą, wskazanie instytucji pośredniczących oraz formy delegacji zgodnie z art. 123 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Odesłanie do odpowiednich dokumentów (aktów prawnych wraz 
z upoważnieniami, umów). Opis procedur stosowanych przez instytucje pośredniczące 
do wykonywania delegowanych zadań oraz procedur stosowanych przez instytucję certyfikującą w celu nadzorowania skuteczności zadań oddelegowanych instytucjom pośredniczącym.

Zgodnie z art. 9 pkt. 2 ust. 6 ustawy wdrożeniowej do zadań Instytucji Zarządzającej należy m.in. pełnienie funkcji Instytucji Certyfikującej. Jak wskazuje art. 10 pkt. 6 ww. ustawy Instytucja Zarządzająca nie może powierzyć zadań, o których mowa w art. 126 rozporządzenia ogólnego, ani zlecać usług polegających na realizacji tych zadań.
Mając powyższe na uwadze nie wyznaczono Instytucji pośredniczącej w certyfikacji. 
3.2	Organizacja Instytucji Certyfikującej 
3.2.1	Schemat organizacyjny i wyszczególnienie funkcji jednostek (w tym plan przydziału odpowiedniego personelu posiadającego niezbędne umiejętności). Informacje te odnoszą się również do instytucji pośredniczących, którym zostały oddelegowane niektóre zadania. 

Struktura Instytucji Certyfikującej w ramach Wydziału Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego, w którym to funkcja Instytucji Certyfikującej realizowana jest przez Referat certyfikacji systemu realizacji RPO WSL przedstawiona została 
w załączniku nr 1.
Docelowo do obsługi zadań związanych z realizacją zadań Instytucji Certyfikującej zaangażowanych będzie nie mniej niż 9 etatów.
Pion WRR, któremu powierzono funkcje IC, posiada odpowiedni potencjał instytucjonalny 
(w tym wysoko wykwalifikowane zasoby kadrowe), który daje gwarancję sprawnego, skutecznego i prawidłowego wdrażania RPO WSL 2014-2020, co jest szczególnie ważne pod kątem osiągania zakładanych celów.

3.2.2. Opis procedur, który należy przedłożyć na piśmie pracownikom Instytucji Certyfikującej i instytucji pośredniczących (data i odniesienie):

IZ/IC RPO WSL wykonuje swoje zadania w oparciu o procedury zawarte w instrukcjach wykonawczych RPO WSL 2014-2020. Pracownicy IZ/IC RPO WSL są zobowiązani do zapoznania się z procedurami opisanymi w instrukcjach wykonawczych i do ich stosowania. 

3.2.2.1. Procedury sporządzania i składania wniosków o płatność: 
Opis rozwiązań stosowanych przez instytucję certyfikującą w kontekście dostępu do informacji dotyczących operacji, niezbędnych w celu sporządzenia i przedłożenia wniosków o płatność, w tym wyników kontroli zarządczych (zgodnie z art. 125 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013) i wszystkich właściwych audytów.

W celu sporządzenia i przedłożenia KE wniosków o płatność IZ/IC RPO WSL podejmie działania mające na celu potwierdzenie: 
1. spełnienia warunków certyfikacji wydatków 
2. systemowych warunków certyfikacji przez IZ RPO WSL/IP RPO WSL.

1. Warunkiem certyfikowania poszczególnych wydatków do KE jest brak wątpliwości co do ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz ich poniesienia w związku z operacjami wybranymi do dofinansowania. IZ/IC RPO WSL przed przekazaniem do KE wniosku o płatność upewnia się na podstawie pozyskanych informacji, że wydatki mające wejść w jego skład spełniają przedmiotowe warunki. W celu potwierdzenia, poprawności wydatków mających wejść w skład wniosków o płatność do KE, przyjęto następujące rozwiązania odnośnie pozyskania informacji dotyczących operacji: 
•	IZ/IC RPO WSL pozyskuje z Centralnego Systemu Teleinformatycznego celem uwzględnienia w procesie certyfikacji wyniki kontroli projektów przeprowadzonych przez IZ /IP RPO WSL;
•	IZ/IC RPO WSL otrzymuje od IA wyniki audytów projektów przeprowadzonych przez IA;
•	IZ/IC RPO WSL otrzymuje od IZ / IP RPO WSL wyniki kontroli i audytów instytucji zewnętrznych tj. NIK lub inne uprawnione organy (m.in. UKS, KE, ETO) zawierające ustalenia o stwierdzeniu nieprawidłowości związanych z realizacją projektów;
•	IZ/IC RPO WSL otrzymuje od IZ/ IP RPO WSL zestawienia dotyczące nieprawidłowości/potencjalnych nieprawidłowości powstałych podczas realizacji programu operacyjnego;
•	IZ/IC RPO WSL pozyskuje z systemu Irregularity Management System (IMS) raporty 
o nieprawidłowościach;
•	IZ/IC RPO WSL otrzymuje od IZ /IP RPO WSL informacje na temat ewentualnych wpływających skarg/donosów dotyczących realizacji operacji współfinansowanych 
w ramach RPO WSL;
•	IZ/IC RPO WSL uwzględnia wyniki własnych kontroli zawierające ustalenia 
o stwierdzeniu nieprawidłowości związanych z realizacją projektów.

2. IZ/IC RPO WSL przed przekazaniem do KE wniosku o płatność upewnia się, że instytucje przedkładające wydatki do certyfikacji spełniają warunki certyfikacji dotyczące funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli. W tym celu IZ/IC RPO WSL:
•	uwzględnia wyniki kontroli funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli prowadzone przez IŻ RPO WSL – kontrole funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli mają na celu potwierdzenie, że system działa sprawnie i efektywnie, a procedury są przestrzegane i skuteczne uwzględnia wyniki kontroli ścieżki audytu prowadzonych przez IŻ RPO WSL – kontrole ścieżki audytu mają na celu weryfikację stosowania procedur, poprawności postępowania IZ/IP RPO WSL na każdym etapie życia projektu oraz ocenę skuteczności systemu zarządzania i kontroli na podstawie powiązań międzyprocesowych. Kontrole ścieżki audytu są jednym z narzędzi oceny funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli RPO WSL.
•	Uwzględnia wyniki kontroli prawidłowości zadeklarowanych wydatków – prowadzonych przez IŻ RPO WSL kontrole wydatkowe prowadzone są na próbie wydatków (wniosków beneficjenta o płatność) zgłoszonych do certyfikacji. Kontrole mają na celu potwierdzenie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz ich poniesienia w związku z projektami  wybranymi do dofinansowania. 
•	uwzględnia wyniki kontroli dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli przez instytucje zewnętrzne.

Wyniki wyżej wymienionych działań kontrolnych stanowią podstawę do potwierdzenia spełnienia warunków certyfikacji dotyczących systemu zarządzania i kontroli przez IZ/IC RPO WSL. W przypadku, gdy wyniki ww. kontroli wskazują na nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu, IZ/IC RPO WSL ma prawo wstrzymać certyfikację wydatków do czasu wdrożenia stosownych działań naprawczych.

Opis procedury, w wyniku której wnioski o płatność są sporządzane i przedkładane Komisji, w tym procedury zapewniającej przesłanie ostatecznego wniosku o płatność okresową do dnia 31 lipca po zakończeniu poprzedniego roku obrachunkowego.
Dla celów refundacji przez Komisję Europejską wydatków poniesionych w ramach RPO WSL 2014-2020 konieczne jest sporządzanie i przedłożenie KE Wniosku o płatność  którego wzór stanowi załącznik nr VI do Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 Wnioski o płatność okresową do KE sporządzane są przez IZ/IC RPO WSL w oparciu 
o przekazane w  SL2014 Deklaracje wydatków przekazane przez wdrażające komórki IZ RPO WSL: WFR, WFS, WRR oraz IP RPO WSL: SCP i WUP, oraz pisemnym zgłoszeniu wskazanych komórek/jednostek gotowości do poświadczenia wydatków w nich zawartych . Odbywa się to co do zasady w trybie miesięcznym, do….dnia po okresie, którego poświadczenie dotyczy. Po uzgodnieniu z IZ/IC RPO WSL komórki wdrażające IZ /IP RPO WSL mogą zgłaszać gotowość do poświadczenia z inną częstotliwością, ale nie rzadziej niż raz na kwartał. 
Deklaracje wydatków obejmują również informacje o kwotach odzyskanych oraz wycofanych, 
a także o nałożonych korektach systemowych w danym okresie. Deklaracje wydatków sporządzane są przez WFR, WFS, WRR, SCP, WUP przy wykorzystaniu SL2014, w którym gromadzone są m.in. dane finansowe dotyczące programu. IZ/IC RPO WSL po otrzymaniu 
od WFR, WFS, WRR, SCP, WUP deklaracji wydatków dokonuje rachunkowej i merytorycznej weryfikacji wydatków wchodzących w skład wniosków beneficjentów o płatność 
(w szczególności dokonując weryfikacji danych finansowych zawartych w ww. deklaracjach 
w porównaniu z danymi zawartymi w SL2014) oraz potwierdza spełnienie przez komórki/jednostki systemowych warunków certyfikacji.
W przypadku braku wątpliwości co do poprawności wydatków zawartych we wnioskach 
o płatność wchodzących w skład deklaracji wydatków oraz spełnienia systemowych warunków certyfikacji IC/IZ RPO WSL dokonuje przeliczenia wydatków z PLN na EUR, wg miesięcznego obrachunkowego kursu wymiany waluty, o którym mowa w art. 133 ust. 1 rozporządzenia nr 1303/2013 i sporządza za dany okres zbiorczy Wniosek o płatność okresową do KE, odrębnie dla każdego funduszu, w walucie EUR. Wniosek…zostaje przedłożony do KE za pośrednictwem systemu SFC2014 zgodnie z art. 10 Rozporządzenia Wykonawczego nr 1011/2014. 
Kopia dokumentu wysłanego do Komisji Europejskiej, wygenerowana z systemu SFC 2014przekazywana jest niezwłocznie drogą elektroniczną do Instytucji odpowiedzialnej za otrzymywanie płatności z KE 
Warunkiem przedłożenia KE pierwszego wniosku o płatność okresową dla RPO WSL jest uzyskanie przez IZ/IC RPO WSL desygnacji. 
3.2.2.2 Opis systemu księgowego, będącego podstawą poświadczania zestawienia wydatków przed Komisją (art. 126 lit d) rozp. (UE) nr 1303/2013)

Zgodnie z art. 126 lit g) rozporządzenia ogólnego IZ/IC RPO WSL odpowiada za utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów. Zadanie 
to realizowane jest poprzez gromadzenie odpowiednich danych w CST.

3.2.2.3. Opis procedur sporządzania zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (art. 126 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013). Uzgodnienia dotyczące poświadczania kompletności, rzetelności i prawdziwości zestawienia wydatków oraz poświadczania, że wydatki ujęte w tym zestawieniu są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa (art. 126 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013), z uwzględnieniem wyników wszystkich kontroli i audytów.

Zgodnie z Rozporządzeniem ogólnym Instytucja Certyfikująca programu operacyjnego odpowiada w szczególności za sporządzanie zestawienia wydatków, o którym mowa w art. 59 ust. 5 lit. a) Rozporządzenia finansowego nr 966/2012.
Za każdy rok od 2016 r. do 2025 r. włącznie (art. 59 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego 
i Rady (UE, EURATOM) nr 966/2012) do dnia 15 lutego kolejnego roku budżetowego IZ/IC RPO WSL przedkłada Komisji Roczne zestawienie wydatków poniesionych w ramach RPO WSL, które obejmuje dany rok obrachunkowy (obejmuje okres od 1 lipca 20.. do 30 czerwca 20.. (+1)) i które zawiera na poziomie każdej osi priorytetowej  priorytetu (w stosownych przypadkach, według funduszy i kategorii regionów):
a) całkowitą kwotę kwalifikowalnych wydatków zaksięgowanych przez instytucję certyfikującą, które zostały ujęte we wnioskach o płatność przedłożonych Komisji zgodnie z art. 131 i art. 135 ust. 2 rozporządzenia ogólnego do dnia 31 lipca następującego po zakończeniu roku obrachunkowego, oraz całkowitą kwotę odpowiadających wydatków publicznych poniesionych w trakcie wdrażania operacji, oraz całkowitą kwotę odpowiednich płatności na rzecz beneficjentów dokonanych na mocy art. 132 ust. 1 rozporządzenia ogólnego; 
b) kwoty wycofane i odzyskane w roku obrachunkowym, kwoty, które mają być odzyskane na koniec roku obrachunkowego, kwoty odzyskane na podstawie art. 71 rozporządzenia ogólnego  oraz nieściągalne należności; 
c) kwoty wkładów programu wypłaconych instrumentom finansowym na mocy art. 41 ust. 1 rozporządzenia ogólnego  oraz zaliczek w ramach pomocy państwa wypłaconych na mocy art. 131 ust. 4 rozporządzenia ogólnego  ; 
d) dla każdego osi priorytetowej  – wyszczególnienie różnic pomiędzy wydatkami zadeklarowanymi zgodnie z lit. a) a wydatkami zadeklarowanymi w odniesieniu do tego samego roku obrachunkowego we wnioskach o płatność, wraz z wyjaśnieniem wszelkich różnic.
Zestawieniu wydatków towarzyszy deklaracja zarządcza sporządzana przez IZ RPO WSL, roczne podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli oraz opinia niezależnego organu kontrolnego.

Roczne zestawienia wydatków sporządzane są przez IZ/IC RPO WSL zgodnie ze wzorem określonym w załączniku VII do Rozporządzenia Wykonawczego w oparciu o wnioski o płatność przekazane do KE za okres jaki zestawienie jest przygotowywane. Przed przekazaniem zestawienia do KE  dane w nim zawarte są dodatkowo aktualizowane/ponownie weryfikowane w oparciu o dane wprowadzone do SL2014 oraz wyniki audytów przeprowadzonych przez IA.
Ponadto IZ/IC RPO WSL ponownie weryfikuje/uwzględnia podczas sporządzania Rocznego zestawienia wydatków wyniki wszystkich audytów przeprowadzonych przez IA lub na jej odpowiedzialność oraz innych wyników kontroli przeprowadzonych przez uprawnione instytucje zgodnie z zapisami rozdziału 3.2.2.1 pkt. 1 niniejszego dokumentu.
Zestawienie wydatków zostaje przedłożone do KE za pośrednictwem systemu SFC2014 zgodnie z art. 10 Rozporządzenia Wykonawczego nr 1011/2014. 
Zgodnie z art. 80 rozporządzenia ogólnego nr 1303/2013 zestawienia wydatków są denominowane w Euro.
Jak wynika z art. 29 Rozporządzenia wykonawczego nr 480/2014 przygotowane przez IZ/IC RPO WSL Roczne zestawienie wydatków jest analizowane przez IA (weryfikacja czy wszystkie elementy wymagane w art. 137 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 są poprawnie ujęte 
w zestawieniu wydatków i czy odpowiadają potwierdzającym zapisom księgowym przechowywanym przez wszystkie właściwe instytucje lub podmioty i beneficjentów) w celu wydania opinii audytowej.
Kopia dokumentu wysłanego do Komisji Europejskiej, wygenerowana z systemu SFC 2014 przekazywana jest niezwłocznie drogą elektroniczną do Instytucji odpowiedzialnej 
za otrzymywanie płatności z KE. Ponadto zgodnie z Wytycznymi w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020 IZ/IC RPO WSL w terminie 3 dni roboczych, informuje IKPC o kwotach wydatków zadeklarowanych do KE oraz odpowiadającego im wkładu publicznego, kwotach wnioskowanych do KE w walucie PLN i EUR oraz zastosowanym kursie wymiany, w podziale na osie priorytetowe.
Zgodnie z art. 84 Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 Komisja Europejska do dnia 31 maja roku następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego, zgodnie z art. 59 ust. 6 rozporządzenia finansowego, stosuje procedury dotyczące badania i zatwierdzania zestawienia wydatków oraz informuje państwa członkowskie o tym, czy zatwierdza zestawienie, jako kompletne, rzetelne i prawdziwe zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych funduszy.

3.2.2.4 W stosownych przypadkach opis procedur instytucji certyfikującej odnoszących się do zakresu, zasad i procedur dotyczących skutecznych rozwiązań określonych przez państwo członkowskie/Polskę w odniesieniu do badania skarg dotyczących EFSI, na podstawie art. 74 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
IZ RPO WSL jako instytucja zajmująca się rozpatrywaniem protestów uczestniczy w procesie  wniesionych przez Wnioskodawców skarg do sądu administracyjnego. Szczegółowo regulują 
te kwestie zapisy art. 61 ustawy wdrożeniowej, zgodnie z którym w przypadku nieuwzględnienia protestu, negatywnej ponownej oceny projektu lub pozostawienia protestu bez rozpatrzenia, 
w tym w przypadku, o którym mowa w art. 66 ust. 2 pkt 1 ustawy wdrożeniowej, wnioskodawca może w tym zakresie wnieść skargę do sądu administracyjnego, zgodnie z art. 3 § 3 ustawy 
z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 
z 2012 r. poz. 270, z późn. zm.).
W ramach stwierdzonych nieprawidłowości w trakcie kontroli realizacji projektu 
i prowadzonych w wyniku tego postępowań administracyjnych dotyczących należności z tytułu zwrotu środków, IZ RPO WSL bierze również udział w procesie wniesionych przez Beneficjentów skarg do sądu administracyjnego na wydane decyzje/postanowienia w tym zakresie. Kwestie te szczegółowo reguluje Dział II ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.). Beneficjenci mają prawo wniesienia skargi na rozstrzygniecie organu do sądu administracyjnego.
Rozwiązania w zakresie badania skarg dotyczących EFSI zapewniają procedury wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących. Zagwarantowane każdemu w Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej prawo do składania skarg do organów państwowych, organów jednostek samorządu terytorialnego, organów samorządowych jednostek organizacyjnych oraz do organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej realizowane jest na zasadach określonych przepisami Działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., nr 5, poz. 46).

IZ RPO WSL, będąca organem wykonawczym samorządu województwa, jest zobligowana do postępowania ze skargami dotyczącymi jej działalności zgodnie z wymogami określonymi w ww. aktach prawnych. Procedura postępowania w tym zakresie została doprecyzowana w Zarządzeniu nr 00094/2014 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 15 grudnia 2014 r. w sprawie przyjęcia procedury organizacji przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego. Skargi mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej (z użyciem podpisu elektronicznego), a także ustnie do protokołu. Przedmiotem skargi może być w szczególności: 
1.	zaniedbanie lub nienależytego wykonywanie zadań przez organy lub ich pracowników;
2.	naruszenie praworządności;
3.	naruszenie interesów skarżących;
4.	przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw;
5.	nienależyte załatwienie wniosku lub niezałatwienie wniosku w terminie.

Skargi są merytorycznie rozpatrywane przez właściwe wydziały Urzędu. Skargi na działalność Zarządu i Marszałka Województwa przekazuje się Sejmikowi Województwa Śląskiego, z wyłączeniem skarg dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, w przypadku których właściwy jest wojewoda lub organ wyższego stopnia. O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego na piśmie w ciągu miesiąca od złożenia skargi. W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych termin udzielenia odpowiedzi może ulec przedłużeniu. O zmianie terminu odpowiedzi oraz o przyczynach zwłoki Urząd jest zobowiązany poinformować składającego skargę.

Ponadto zgodnie z ustawą z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 z późn. zm.) działalność administracji publicznej podlega kontroli sądów administracyjnych, które orzekają w sprawach skarg na:
1) decyzje administracyjne;
2) postanowienia wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także na postanowienia rozstrzygające sprawę co do istoty;
3) postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie;
4) inne niż określone w pkt 1-3 akty lub czynności z zakresu administracji publicznej dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa;
5) pisemne interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane w indywidualnych sprawach;
6) akty prawa miejscowego organów jednostek samorządu terytorialnego i terenowych organów administracji rządowej;
7) akty organów jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, inne niż określone w pkt 6, podejmowane w sprawach z zakresu administracji publicznej;
8) akty nadzoru nad działalnością organów jednostek samorządu terytorialnego;
9) bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 
1-5.

Uprawnionym do wniesienia skargi jest każdy, kto ma w tym interes prawny, prokurator, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organizacja społeczna w zakresie jej statutowej działalności, w sprawach dotyczących interesów prawnych innych osób, jeżeli brała udział w postępowaniu administracyjnym. Uprawnionym do wniesienia skargi jest również inny podmiot, któremu ustawy przyznają prawo do wniesienia skargi. .Skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia (zażalenie, odwołanie, wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy), jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator lub Rzecznik Praw Obywatelskich. Jeżeli ustawa nie przewiduje środków zaskarżenia w sprawie będącej przedmiotem skargi, skargę na akty lub czynności można wnieść po uprzednim wezwaniu na piśmie właściwego organu do usunięcia naruszenia prawa. 

3.3. Odzyskane kwoty 
3.3.1. Opis systemu zapewniającego szybkie odzyskanie pomocy publicznej, w tym pomocy Unii.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez IZ/IP RPO WSL, gdy środki zostały beneficjentowi wypłacone, pracownik IZ/IP RPO WSL postępuje zgodnie z art. 207 ustawy 
o finansach publicznych
IZ/IP RPO WSL wzywa beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności na jego rzecz.
Jeżeli na wezwanie IZ/IP RPO WSL beneficjent nie dokona zwrotu środków lub nie wyrazi zgody na pomniejszenie kolejnych płatności w wyznaczonym terminie, zostaje wszczęta procedura związana z wydaniem decyzji o zwrocie środków nieprawidłowo wykorzystanych określającej kwotę przypadającą do zwrotu oraz termin, od którego nalicza się odsetki oraz sposób zwrotu środków (wpłata kwoty na wskazany w decyzji rachunek bankowy lub pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta) oraz informację, iż brak zwrotu środków we wskazanym terminie, w sytuacji gdy decyzja stanie się ostateczna, spowoduje podjęcie przez IZ/IP RPO WSL czynności prawnych zmierzających do przymusowej realizacji obowiązków beneficjenta, poprzez zastosowanie środków egzekucji administracyjnej.  
IZ/IC RPO WSL upewnia się, że kwoty odzyskane pomniejszą kolejne deklaracje wydatków od IZ RPO WSL do IZ/IC. System zwrotu środków przez beneficjentów monitorowany jest na podstawie danych zawartych w systemie CST, w Rejestrze Obciążeń na projekcie.

3.3.2 Procedury zapewniające właściwą ścieżkę audytu przez prowadzenie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących każdej operacji, w tym kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych z wniosku o płatność, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym, w tym kwot odzyskanych przez zastosowanie art. 71 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 dotyczącego trwałości operacji.

IZ RPO WSL poprzez stworzenie odpowiednich systemów zarządzania i kontroli, zgodnie z art. 4 ust. 8 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r. zapewnia procedury zapobiegania nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym, oraz ich wykrywanie i korygowanie oraz odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych (wraz 
z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie).

Tryb oraz zasady gromadzenia przedmiotowych danych w zakresie zapisów księgowych dotyczących każdej operacji, w tym kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych z wniosku o płatność, należności nieściągalnych i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym, w tym kwot odzyskanych przez zastosowanie art. 71 ogólnego dotyczącego trwałości operacji, określają Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020, Instrukcja Użytkownika SL2014 oraz pisemne procedury obowiązujące w komórkach wdrażających IZ/IP RPO WSL.

IZ/IC RPO WSL zapewnia właściwą ścieżkę audytu poprzez weryfikację prowadzonej w formie elektronicznej dokumentacji księgowej, w tym kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych i kwot wycofanych w odniesieniu do każdej operacji.

IZ/IC RPO WSL otrzymuje od komórek wdrażających IZ/ IP RPO WSL informacje na temat kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych z wniosku o płatność, należności nieściągalnych  i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym, w tym kwot odzyskanych przez zastosowanie art. 71 rozporządzenia ogólnego dotyczącego trwałości projektów

IZ/IC RPO WSL weryfikuje zgodność danych zawartych w SL2014 z danymi przekazywanymi przez komórki wdrażające IZ/ IP RPO WSL na podstawie prowadzonych przez siebie analiz.

IZ/IC RPO WSL prowadzi zbiorczy rejestr kwot odzyskanych, kwot podlegających odzyskaniu, kwot wycofanych z wniosku o płatność, należności nieściągalnych  i kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego 
o skutku zawieszającym, w tym kwot odzyskanych przez zastosowanie art. 71 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 dotyczącego trwałości operacji. Rejestr prowadzony jest w ramach SL2014 
w module „Rejestr obciążeń na projekcie”. 

3.3.3. Uzgodnienia dotyczące potrącania kwot odzyskanych lub kwot, które mają zostać wycofane, z wydatków podlegających deklaracji.

Kwoty odzyskane, kwoty podlegające odzyskaniu, kwoty wycofane z wniosku o płatność, należności nieściągalne są rejestrowane przez właściwe instytucje w SL2014 w module „Rejestr obciążeń na projekcie”. Komórki wdrażające IZ/ IP RPO WSL w ramach tego prowadzą również rejestr odsetek należnych państwu członkowskiemu oraz odsetek karnych należnych Komisji Europejskiej. W przypadku zwolnienia z obowiązku prowadzenia rejestru przedmiotowych odsetek w podziale na umowne oraz karne IZ /IP RPO WSL zaliczają oraz rejestrują wszystkie odsetki jako odsetki karne należne KE.

Przez odsetki należne państwu członkowskiemu rozumie się odsetki naliczane zgodnie z treścią art. 207 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonych od dnia przekazania środków, w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji o zwrocie środków na wskazany w tej decyzji rachunek bankowy. Przez odsetki karne rozumie się odsetki naliczone za okres po upływie ww. terminu do dnia dokonania zapłaty kwoty określonej w wezwaniu. Zwrot środków może zostać dokonany przez pomniejszenie kolejnej płatności na rzecz beneficjenta o kwotę podlegającą zwrotowi. Odsetki nalicza się do dnia zwrotu środków lub do dnia wpływu do właściwej instytucji pisemnej zgody beneficjenta na pomniejszenie kolejnych płatności, jeżeli taka zgoda została wyrażona. Odsetki karne należne KE naliczane są proporcjonalnie w stosunku do wkładu UE w kwocie nieprawidłowo wydatkowanej. 

Tryb oraz zasady gromadzenia danych w zakresie kwot odzyskanych lub kwot, które mają zostać wycofane, określają Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020, Instrukcja Użytkownika SL2014 oraz pisemne procedury obowiązujące w komórkach wdrażających IZ/IP RPO WSL.

IZ/IC RPO WSL pomniejsza wydatki zawarte we Wnioskach o płatność okresową do KE 
o kwoty wycofane, niezwłocznie po zakwalifikowaniu środków do tej kategorii. W przypadku kwot podlegających procedurze odzyskiwania IZ/IC RPO WSL pomniejsza kolejny Wniosek 
o płatność okresową do KE dopiero w momencie ich odzyskania. 

Sporządzając Roczne zestawienie wydatków do KE IZ/IC RPO WSL dokonuje przeliczenia kwot pomniejszających kwoty deklarowane we Wnioskach o płatność okresową do KE w roku obrachunkowym, za który Roczne Zestawienie wydatków jest przekazywane - zgodnie z art. 137 ust. 1a Rozporządzenia ogólnego , stosując kurs wymiany o którym mowa w art. 80 oraz art. 133 rozporządzenia ogólnego. 

IZ/IP RPO WSL przekazują do IZ/IC RPO WSL aktualne informacje o ww. kwotach wraz ze przekazywaną do IZ/IC RPO WSL  Deklaracją wydatków lub każdorazowo na prośbę IZ/IC RPO WSL.
IZ/IC RPO WSL weryfikuje na podstawie analizy danych zawartych w SL2014, że wydatki zawarte w Deklaracjach wydatków przekazanych przez IZ /IP RPO WSL zostały poprawnie pomniejszone o kwoty odzyskane. Tym samym kwoty te pomniejszają kwoty wydatków wnioskowanych do KE.
4. SYSTEM INFORMATYCZNY 
4.1. Opis systemów informatycznych włącznie ze schematem (system centralny lub wspólny system sieciowy lub system zdecentralizowany z  połączeniami między systemami) 
w odniesieniu do:

4.1.1. Elektronicznego gromadzenia, rejestrowania i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, w tym, w stosownych przypadkach, danych dotyczących poszczególnych uczestników i – o ile jest to wymagane – podziału danych odnoszących się do wskaźników według płci, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 i art. 24 rozporządzenia delegowanego Komisji nr 480/2014.

Głównym systemem wykorzystywanym na potrzeby elektronicznej rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji (w stosownych przypadkach), zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. d rozporządzenia ogólnego będzie Centralny System Teleinformatyczny.
Dla celów zarządzania i sprawozdawczości, zgodnie z art. 72 d, e oraz g oraz art. 125 ust. 2 rozporządzenia ogólnego, w IZ RPO WSL oraz Instytucjach Pośredniczących będą wykorzystywane systemy informatyczne:

•	systemy finansowo-księgowe służące prowadzeniu księgowości;
•	lokalny system informatyczny usprawniający monitorowanie wykonania programu (LSI 2014), w tym w zakresie wskaźników;
•	systemy do zarządzania dokumentami w tych instytucjach;
•	Centralny System Teleinformatyczny 

LSI 2014 służy w szczególności do wspierania procesów związanych z: 
•	    obsługą naborów i procesów związanych z wnioskowaniem o dofinansowanie,
•	   obsługą  projektu od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu albo podjęcia decyzji o dofinansowaniu projektu,
•	  monitorowaniem alokacji, tj. wnioskowaniem, kontraktacją i wydatkowaniem środków UE,
•	  gromadzeniu danych dotyczących wartości osiągniętych wskaźników.
oraz umożliwia tworzenie określonych raportów, między innymi:
•	informacji o poziomie zakontraktowania środków UE,
•	informacji o poziomie wydatkowania środków UE,
•	prognoz wydatków,
•	informacji o stanie wdrażania funduszy strukturalnych,
•	informacji na temat przeprowadzonych kontroli.

Do wspierania procesów związanych z certyfikacją wydatków oraz rejestracji kwot podlegających procedurze odzyskiwania lub wycofaniu służy Centralny System Teleinformatyczny. Obowiązek oraz procedura zasilania Centralnego Systemu Teleinformatycznego danymi z LSI 2014 w minimalnym zakresie danych wynika z Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020.
 
Wszystkie dane, które mają być zapisywane i przechowywane w formie skomputeryzowanej, zgodnie z art. 24 rozporządzenia delegowanego Komisji nr 480/2014 będą przechowywane 
w  SL 2014 lub w LSI 2014 zgodnie z zakresem określonym w załączniku III. Za przygotowanie wykazu, o którym mowa w załączniku III rozporządzenia delegowanego nr 480/2014, odpowiada instytucja zarządzająca.
Ponadto zakłada się wykorzystanie funkcjonujących platform elektronicznych SEKAP/ePUAP na potrzeby komunikacji elektronicznej pomiędzy Beneficjentem, Instytucją Zarządzającą 
i Instytucjami Pośredniczącymi.

Poniżej przedstawiono schemat blokowy  dot. gromadzenia danych i komunikacji elektronicznej. 

Schemat nr 3. Schemat przedstawiający komunikację pomiędzy instytucją ogłaszającą nabór 
a wnioskodawcą.

Wnioskodawca 

Przesłanie wniosku w formacie pdf
SEKAP/ e-PUAP

Przygotowanie/wygenerowanie 
wniosku o dofinansowani

Lokalny System Informatyczny 

Instytucja ogłaszająca nabór 

Schemat nr 4. Schemat blokowy dot. komunikacji LSI2014 z Centralnym Systemem Teleinformatycznym w zakresie modułu naborów.

Rejestracja w systemie LSI danych dot. naboru

Eksport minimalnego zakresu naborów do CST

Schemat nr 5. Schemat blokowy dot. komunikacji LSI2014 z CST.

Złożenie wniosku o dofinansowanie projektu LSI

Czy wniosek spełnia wymogi formalne?

	NIE

Eksport minimalnego zakresu WND do CST

Dany wniosek nie podlega rejestracji w CST

Eksport minimalnego zakresu danych dot. Umowy w CST

Eksport minimalnego zakresu danych dot. kolejnych wniosków o płatność

Eksport minimalnego zakresu danych dot. kontroli projektów

	TAK               

Ocena merytoryczna wniosku

Podpisanie umowy

Rozliczanie projektu

Kontrola projektu

Decyzja o przyznaniu dofinansowania/ umieszczeniu na liście rezerwowej/odrzuceniu

Aktualizacja wniosku w CST

4.1.2. Zapewnienia, aby dane, o których mowa w poprzednim punkcie, były gromadzone, wprowadzane do systemu i tam przechowywane, a dane na temat wskaźników były podzielone według płci w przypadkach wymaganych w załącznikach I i II do rozporządzenia (UE) nr 1304/2013, zgodnie z art. 125 ust. 2 lit. e) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.

Wymienione w pkt 4.1.1 systemy tworzone są w celu spełnienia wymogów rozporządzenia ramowego w zakresie: 
•	wprowadzania, gromadzenia i przechowywania danych, w tym dot. wskaźników, zgodnie 
z art. 125 ust. 2 lit. e rozporządzenia ogólnego,
•	zapewnienia systemu komputerowego służącego prowadzeniu księgowości, przechowywaniu i przekazywaniu danych finansowych i danych na temat wskaźników, dla celów monitorowania i sprawozdawczości (art. 72 d rozporządzenia ogólnego), 
•	zapewnienia funkcjonowania systemu informatycznego, za pomocą którego pełna komunikacja pomiędzy beneficjentem a właściwymi instytucjami odbywać się będzie drogą elektroniczną (art. 122 ust. 3 rozporządzenia ogólnego). 

Centralny System Teleinformatyczny wspomaga Instytucję Zarządzającą w przechowywaniu danych zgodnie z wymogami art. 72 lit. g rozporządzenia ogólnego, tj. w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu.
Natomiast LSI 2014 umożliwi rejestrowanie, zbieranie danych w formie ustrukturyzowanej (formularze, generatory dokumentów) i nieustrukturyzowanej (załączniki w formie plików). Ponadto CST będzie zasilany danymi z  LSI, zgodnie z minimalnym zakresem określonym w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020, poprzez systemy wymiany danych (np. webserwisy).

4.1.3. Zapewnienia, aby istniał system, w którym rejestruje się i przechowuje, w formie elektronicznej, dokumentację księgową w odniesieniu do każdej operacji, zdolny do obsługi wszystkich danych wymaganych do sporządzenia wniosków o płatność i zestawienia wydatków, w tym rozliczeń kwot podlegających odzyskaniu, kwot odzyskanych, należności nieściągalnych i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji lub programu operacyjnego, zgodnie z art. 126 lit. d) i art. 137 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.

Za zapewnienie, że istnieje system, w którym rejestruje się i przechowuje w formie elektronicznej dokumentację księgową do każdej operacji odpowiedzialna jest IZ/IC RPO WSL.

Wszystkie instytucje biorące udział w procesie wdrażania RPO WSL zobowiązane są do prowadzenia elektronicznej ewidencji księgowej poniesionych wydatków. Zasady oraz standardy utrzymywania w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków poniesionych w ramach poszczególnych programów określa ustawa o finansach publicznych i akty wykonawcze do niej oraz ustawa o rachunkowości. Ponadto, wszystkie instytucje biorące udział w realizacji RPO WSL 2014-2020 zobowiązane są do wprowadzania danych finansowych do CST, w którym rejestruje się i przechowuje w formie elektronicznej dokumentację księgową dotyczącą każdej operacji. IZ/IP RPO WSL za pośrednictwem CST ma dostęp do danych finansowych w zakresie wydatków poniesionych na dany program. Na podstawie danych zawartych w systemie sporządzane są wnioski o płatność i zestawienia wydatków.

IZ/IC RPO WSL w celu zapewnienia, że istnieje system do przechowywania dokumentacji księgowej oraz że dane zawarte w systemie odzwierciedlają dokumenty źródłowe, prowadzi kontrole we wszystkich instytucjach biorących udział we wdrażaniu RPO WSL 2014-2020. Kontrole te mają na celu potwierdzenie, że system działa sprawnie, jest wiarygodny i może stanowić podstawę dla sporządzania wniosków o płatność i zestawienia wydatków. 
W przypadku stwierdzonych poważnych uchybień w zakresie funkcjonowania systemu lub nieadekwatności danych w nim zawartych IZ/IC RPO WSL może wstrzymać certyfikację wydatków do czasu wdrożenia odpowiednich działań naprawczych.

IZ/IC RPO WSL na potrzeby przygotowania i sporządzania zestawienia wydatków dla KE, jak również zestawień wydatków, o których mowa w art. 59 ust. 5 lit. a rozporządzenia finansowego, będzie korzystała z CST.

4.1.4. Prowadzenia w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów, zgodnie z art. 126 lit. g) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.

Systemy finansowo-księgowe służące prowadzeniu księgowości Instytucji Zarządzającej 
i Instytucji Pośredniczących zapewnią utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych Komisji oraz odpowiadającego im wkładu publicznego wypłaconego na rzecz beneficjentów, zgodnie z art. 126 lit. g rozporządzenia ogólnego.
4.1.5. Prowadzenia ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji, zgodnie z art. 126 lit. h) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. 

Centralny System Teleinformatyczny zapewni prowadzenie ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu na rzecz operacji, zgodnie z art. 126 lit. h rozporządzenia ogólnego.

IZ RPO WSL oraz IP RPO WSL na bieżąco prowadzą rejestr kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla projektu z wyodrębnieniem wydatków kwalifikowanych, wkładu publicznego oraz dofinansowania.  Rejestr prowadzony jest w CST w module „Rejestr obciążeń na projekcie”. Tryb oraz zasady gromadzenia danych w tym zakresie określają Instrukcja Użytkownika CST oraz właściwe instrukcje wykonawcze RPO WSL 2014-2020.

IZ/IC RPO WSL otrzymuje od WFR, WFS, WRR, ŚCP, WUP informacje na temat kwot odzyskanych oraz wycofanych wraz z Zestawieniami wniosków beneficjentów o płatność zatwierdzonych przez IZ/IP RPO WSL (przekazywanym wraz z pisemnymi zgłoszeniami gotowości do poświadczenia wydatków w nich zawartych) oraz każdorazowo na prośbę IZ/IC RPO WSL.

IZ/IP RPO WSL w ramach rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla projektu prowadzą rejestr odsetek karnych należnych KE. 

IZ/IC RPO WSL weryfikuje zgodność danych zawartych w CST z danymi przekazywanymi przez poszczególne komórki IZ RPO WSL oraz przez IP RPO WSL.

IZ/IC RPO WSL prowadzi zbiorczy rejestr kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla operacji. Rejestr prowadzony jest w ramach CST module „Rejestr obciążeń na projekcie”.

4.1.6. Prowadzenia ewidencji kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego o skutku zawieszającym.

Centralny System Teleinformatyczny zapewni prowadzenie ewidencji kwot odnoszących się do operacji zawieszonych w wyniku postępowania prawnego lub odwołania administracyjnego 
o skutku zawieszającym.
4.1.7. Informacji o gotowości systemów do działania i ich zdolności do zapewniania wiarygodnej rejestracji danych, o których mowa powyżej. 

Zakłada się osiągnięcie wymaganej funkcjonalności CST do końca 2015 r., jednak nie później niż do przygotowania pierwszego zestawienia wydatków, zgodnie z art. 126 lit. d i art. 137 lit. b rozporządzenia ogólnego.

Zakłada się osiągnięcie wymaganej funkcjonalności Lokalnego Systemu Informatycznego do końca 2015 r., z tym, że Beneficjenci będą mogli składać wnioski o dofinansowanie 
z wykorzystaniem LSI 2014 dla wybranych naborów od maja 2015 r.

Systemy finansowo-księgowe służące prowadzeniu księgowości oraz systemy do zarządzania dokumentami Instytucjach Zarządzających i  Pośredniczących są przygotowane do wdrażania RPO WSL 2014-2020. Platforma SEKAP/ePUAP w chwili obecnej umożliwia komunikację elektroniczną (przekazywanie dokumentów elektronicznych). Ponadto zakłada się bieżące dostosowanie funkcjonujących systemów do indywidualnych potrzeb, a także mogą zostać uruchomione kolejne systemy usprawniające pracę tych instytucji.

4.2. Opis procedur weryfikujących bezpieczeństwo systemów informatycznych.
Dostęp do danych gromadzonych w CST i mają w szczególności instytucje uczestniczące 
w realizacji programów operacyjnych, tj. między innymi Instytucja Zarządzająca, Instytucje Pośredniczące, Instytucja Audytowa, w zakresie niezbędnym dla prawidłowego realizowania swoich zadań. Dostęp do danych gromadzonych w LSI 2014 mają w szczególności beneficjenci, w zakresie danych dotyczących realizowanych przez nich projektów oraz instytucje rozliczające wnioski i projekty w zakresie niezbędnym dla prawidłowego realizowania swoich zadań.

Za zarządzenie prawami dostępu do systemów będą odpowiedzialni Administratorzy Systemów Informatycznych.

Podczas przetwarzania informacji systemy elektronicznej wymiany danych zapewniają ochronę danych osobowych w przypadku osób indywidualnych i tajemnicy handlowej 
w przypadku podmiotów prawnych, zgodnie z dyrektywą 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/136/WE  oraz dyrektywą 1995/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady.

Zostanie zapewniony poziom bezpieczeństwa danych zgodnie z wymogami określonymi w art. 11 rozporządzenia nr 821/2014. 
Wszystkie dokumenty przekazywane drogą elektroniczną będą mogły zostać podpisywane co najmniej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub profilem zaufanym systemu ePUAP. 
4.3 Opis aktualnego stanu spełnienia wymogów określonych w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.

Wymiana informacji pomiędzy beneficjentami a Instytucją Zarządzającą, Instytucją Certyfikującą, Instytucją Audytową i Instytucjami Pośredniczącymi może być realizowana za pomocą wskazanych w pkt. 4.1.1. systemów elektronicznej wymiany danych, zgodnie z art. 122 ust. 3 rozporządzenia ogólnego.

Zakłada się, iż podstawowymi kanałami komunikacji elektronicznej wykorzystywanymi 
do przesyłania dokumentów wygenerowanych w ramach LSI będzie Platforma e-Usług Publicznych SEKAP, która funkcjonuje od 2008 r. oraz jest zintegrowana z Krajową Platformą ePUAP jak również platforma ePUAP.

Lokalny System Informatyczny we współpracy z platformami komunikacji elektronicznej umożliwi beneficjentom jednokrotne przekazanie wszystkich informacji, o czym jest mowa 
w art. 122 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Dokumenty i dane niezbędne do aplikowania o środki oraz rozliczenia projektu mogą zostać przekazane za pośrednictwem elektronicznej wymiany danych.

Wykaz tabel i schematów
Tabela nr 1. Wykaz skrótów
Tabela nr 2. Wykaz wytycznych horyzontalnych
Tabela nr 3. Lista Działań, w odniesieniu do których IP RPO WSL została powierzona realizacja zadań 
                     w ramach RPO WSL 2014-2020
Tabela nr 4. Lista Działań/Poddziałań, w odniesieniu do których została powierzona  IP ZIT RPO WSL 
                    realizacja zadań w ramach RPO WSL 2014-2020

Schemat nr 1. Instytucje lub organy odpowiedzialne za każdy etap rozpatrywania wniosków 
                         o refundację
Schemat nr 2. Proces informowania o nieprawidłowościach
Schemat nr 3. Schemat przedstawiający komunikację pomiędzy instytucją ogłaszającą nabór a 
                       wnioskodawcą.
Schemat nr 4. Schemat blokowy dot. komunikacji LSI2014 z CST w zakresie modułu naborów.
Schemat nr 5. Schemat blokowy dot. komunikacji LSI1014 z CST.

Wykaz dokumentów przywołanych w OFIP

- Statut Województwa Śląskiego, stanowiący załącznik do uchwały Sejmiku Województwa Śląskiego Nr II/49/19/2006 z dnia 12 czerwca 2006 roku.
- Regulamin Organizacyjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego przyjęty uchwałą nr ……………. Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 18 marca 2015 r.
- Uchwała Sejmiku Województwa Śląskiego nr I/20/8/2000 z dnia 29 maja 2000 r. z późn. zm. w sprawie utworzenia Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach. 
- Porozumienie nr 13/RR/2015 z dnia 17 marca 2015 r. w sprawie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach. 
- Uchwała Sejmiku Województwa Śląskiego nr III/13/4/2007 z dnia 19 września 2007 r. 
z późn. zm. w sprawie utworzenia wojewódzkiej jednostki organizacyjnej pod nazwą: „Śląskie Centrum Przedsiębiorczości”.
- Porozumienie nr 8/RR/2015 z dnia 16 marca 2015 roku w sprawie zasad realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Śląskim Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie.
- Statut Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego przyjęty Uchwałą Walnego Zebrania Członków Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego nr 2/2013 z dnia 3 października 2013 roku (z późn. zm.). 
- Porozumienie  nr 12/RR/2015 z dnia 17 marca 2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Zintegrowane Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Związkiem Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego 
z siedzibą w Gliwicach.
- Statut Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego, przyjęty uchwałą nr 5/2003 Zarządu Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego 
z siedzibą w Rybniku z dnia 5 maja 2003 r., z późn. zm.
- Porozumienie nr 11/RR/2015 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Związkiem Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego 
z siedzibą w Rybniku.
- Porozumienie z dnia 06.03.2015 r. o współpracy w sprawie opracowania i realizacji Strategii RIT dla Subregionu Północnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020.
- Statut Gminy Miasto Częstochowa przyjęty Uchwałą nr 150/XVI/2003 Rady Miasta Częstochowy z dnia 7 lipca 2003 r. (z późn. zm.). 
- Porozumienie nr 10/RR/2015 z dnia 13.03.2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Miastem Częstochowa. 
- Porozumienie nr ON.II.031.43.2015  z dnia 11.03.2015 r., o współpracy w sprawie realizacji Regionalnych Inwestycji Terytorialnych Subregionu Południowego Województwa Śląskiego 
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.
- Statut Miasta Bielska-Białej, którego tekst jednolity przyjęto uchwałą Rady Miejskiej Nr XLI/965/2014 z dnia 29 kwietnia 2014 roku (t. jedn. Dz. Urz. Woj. Śl. z 2014 r., poz. 2777). 
- Porozumienie nr 9/RR/2015 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie powierzenia zadań z zakresu realizacji instrumentu Regionalne Inwestycje Terytorialne w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014–2020 pomiędzy Zarządem Województwa Śląskiego a Miastem Bielsko-Biała. 
- Uchwała nr 972/340/IV/2014 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 27 maja 2014 r. 
w sprawie przyjęcia propozycji podziału zadań dla instytucji zaangażowanych w realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.
- Uchwała nr 165/17/V/2015 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 17 lutego 2014 roku 
w sprawie aktualizacji wykazu instytucji zaangażowanych w realizację Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 wraz z podziałem Działań 
do wdrażania w ramach Programu.
- Regulaminy organizacyjne poszczególnych IP/IP ZIT RPO WSL:
1.	Regulamin Organizacyjny Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie przyjęty Uchwałą nr 1121/344/IV/2014 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 
17 czerwca 2014 r.
2.	Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach przyjęty Uchwałą nr 1941/374/IV/2014 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 21 października 2014 r.
3.	Regulamin organizacyjny Biura Związku Gmin i Powiatów Subregionu Centralnego Województwa Śląskiego z 13 marca 2015 r.
4.	Regulamin Organizacyjny Biura Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego przyjęty uchwałą nr 4/2002 Zarządu Związku Gmin i Powiatów Subregionu Zachodniego Województwa Śląskiego z siedzibą w Rybniku z dnia 26 sierpnia 2002 r. (z późn. zm.);
5.	Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Częstochowy przyjęty Zarządzeniem nr k/15/12 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 1 czerwca 2012 r. (z późn. zm.);
6.	Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej stanowiący załącznik 
do Obwieszczenia nr ON.120.42.1.2013.ON Prezydenta Miasta Bielska-Białej 
z dnia 3 czerwca 2013 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu zarządzenia 
nr ON-0152/88/10/ON Prezydenta Miasta Bielska Białej w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Bielsku-Białej.
- Zarządzeniu Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 12 czerwca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Procedury zarządzania ryzykiem w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego.
- Zarządzenie Nr k/41/11 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 15 grudnia 2011 r. 
w sprawie zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Częstochowy.
- Zarządzenie Nr k/21/13 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 30 grudnia 2013 r. 
w sprawie zmiany Zarządzenia Nr k/41/11 Prezydenta Miasta Częstochowy z dnia 15 grudnia 2011 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Częstochowy.
- Zarządzenie Nr ON.120.8.2013.PSZ Prezydenta Miasta Bielska-Białej z dnia 
11 lutego 2013 r.  w sprawie zasad organizacji systemu kontroli zarządczej w Mieście Bielsko-Biała oraz Zarządzenie nr ON.120.14.2013.PSZ Prezydenta Miasta Bielska-Białej z dnia 
21 lutego 2013 r. w sprawie zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Mieście Bielsku-Białej, wprowadzającym Regulamin organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej 
w mieście Bielsku-Białej oraz Politykę zarządzania ryzykiem dla miasta Bielska-Białej. 
- Zarządzenie nr ON.120.19.2015.PSZ Prezydenta Miasta Bielska-Białej 
z dnia 10 marca 2015 r. w sprawie zasad organizacji i funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Mieście Bielsku-Białej.(obecnie obowiązujące).
- Załącznik nr 1 do Zarządzenia Marszałka Województwa Śląskiego nr 00071/2014 
z dnia 17 września 2014 r. określający system kontroli zarządczej w Śląskim Centrum Przedsiębiorczości.
- Zarządzenie Dyrektora Śląskiego Centrum Przedsiębiorczości nr SCP.ZD.0313-30/14 
z dnia 29 sierpnia 2014 r. powołujący Zespół ds. zarządzania ryzykiem. 
- Zarządzenie Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach nr NO/110/2011 
z dnia 30 listopada 2011 r wprowadzające zasady kontroli zarządczej.
- Zarządzenie Dyrektora Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Katowicach nr NO/82/2012 
z dnia 21 grudnia 2012 roku (obecnie obowiązujące). 
- Uchwała nr 322/21/V/2015 z dnia 12.03.2015r. w sprawie powołania Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020
- Zarządzenie nr 00094/2014 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 15 grudnia 2014 r. w sprawie przyjęcia procedury organizacji przyjmowania oraz rozpatrywania skarg 
i wniosków w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego.