Załącznik nr 1
									do Uchwały nr 2050/147/V/2016               
									Zarządu Województwa Śląskiego 
									z dnia 13.10.2016 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA REGIONALNEGO WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO W BRUKSELI

Rozdział I
Postanowienia Ogólne

 1.
Regulamin organizacyjny zwany dalej ,,Regulaminem” określa zasady kierowania Biurem Regionalnym Województwa Śląskiego i jego organizację.

 2.
Biuro Regionalne Województwa Śląskiego w Brukseli (Regional Office of Silesia 
in Brussels), zwane dalej Biurem, jest wojewódzką jednostką budżetową, działającą 
na podstawie:
a)	uchwały Nr I/50/8/2002 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia 20 maja 2002 roku 
w sprawie utworzenia Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli, 
b)	statutu nadanego uchwałą Nr IV/53/6/2014 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia 
25 sierpnia 2014 roku,
c)	niniejszego regulaminu.

 3.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1)	Województwie - rozumie się przez to Województwo Śląskie,
2)	Sejmiku - rozumie się przez to Sejmik Województwa Śląskiego,
3)	Zarządzie - rozumie się przez to Zarząd Województwa Śląskiego,
4)	Marszałku - rozumie się przez to Marszałka Województwa Śląskiego,
5)	Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
6)	Biurze- rozumie się przez to Biuro Regionalne Województwa Śląskiego w Brukseli.

Rozdział II
Zakres działania Biura

 4.
Do zakresu działania Biura należy:
1)	występowanie w interesie Województwa w Komisji Europejskiej, Parlamencie Europejskim, Komitecie Regionów, Europejskim Komitecie Ekonomiczno-Społecznym,
2)	utrzymywanie kontaktów z przedstawicielstwami regionów, organizacji 
i stowarzyszeń europejskich w Brukseli,
3)	utrzymywanie kontaktów z przedstawicielstwami administracji rządowej RP mającymi swoje siedziby w Brukseli,
4)	gromadzenie i weryfikacja informacji istotnych z punktu widzenia interesów Województwa,
5)	informowanie administracji regionalnej o zmianach prawnych, procedurach i decyzjach zapadających w organach Unii Europejskiej (UE),
6)	informowanie administracji samorządowej, organizacji i instytucji 
w Województwie o dostępnych źródłach finansowania projektów w ramach UE,
7)	promowanie Województwa Śląskiego w środowisku instytucji unijnych i w regionach belgijskich,
8)	pośredniczenie w zdobywaniu partnerów dla współpracy międzyregionalnej,
9)	koordynowanie przedsięwzięć związanych z utworzeniem i funkcjonowaniem wspólnego Sekretariatu Domu Polski Południowej (DPP) w Brukseli  w szczególności województw: małopolskiego, opolskiego i śląskiego.
 5.
1)	Pracą Biura kieruje Pełnomocnik Marszałka ds. Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli, zwany dalej „Pełnomocnikiem” zatrudniany i zwalniany przez Zarząd Województwa.
2)	Zwierzchnikiem służbowym Pełnomocnika jest Marszałek Województwa.
3)	Marszałek ustala zakres czynności Pełnomocnika.

§ 6.
1)	Pełnomocnik działa jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego mu przez Zarząd Województwa.
2)	Pełnomocnik realizuje swoje obowiązki przy pomocy pozostałych pracowników Biura. 

§ 7.
I.	Do zadań Pełnomocnika należy w szczególności:

1)	współpraca z przedstawicielstwami administracji rządowej RP w Brukseli oraz odpowiednimi instytucjami w Kraju, 
2)	współpraca z posłami do Parlamentu Europejskiego, szczególnie z terenu Województwa Śląskiego,
3)	współpraca z przedstawicielami Województwa Śląskiego w Komitecie Regionów,
4)	współpraca z przedstawicielami regionów europejskich, w tym polskich, w celu wspólnego aplikowania o środki UE,
5)	udział w spotkaniach i konferencjach mających na celu zdobywanie informacji istotnych z punktu widzenia interesów Województwa Śląskiego,
6)	kontakty z mediami europejskimi, w tym polskimi,
7)	promocja Województwa Śląskiego oraz Województw DPP wobec środowiska międzynarodowego w Brukseli,
8)	organizacja wizyt, misji i spotkań przedstawicieli Województwa Śląskiego w Brukseli,
9)	organizacja staży w Brukseli dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego oraz innych instytucji Województwa Śląskiego, 
10)	opracowywanie planów działań oraz sporządzanie miesięcznych sprawozdań 
i raportów rocznych dla Zarządu Województwa Śląskiego z przeprowadzonych działań,
11)	sporządzanie miesięcznych i rocznych sprawozdań finansowych odnośnie dochodów 
i wydatków związanych z funkcjonowaniem Biura,
12)	racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi i składnikami majątku będącymi 
w dyspozycji Biura,
13)	efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi Biura.

II.	Do zadań Głównej Księgowej w BRWŚ  ( Katowice) należy w szczególności:

1)	prowadzenie gospodarki finansowej Biura Regionalnego Województwa Śląskiego oraz Domu Polski Południowej w Brukseli zgodnie z przepisami Ustawy o finansach publicznych i Ustawy o rachunkowości,
2)	prowadzenie spraw finansowych, a w szczególności:
a)	naliczanie i wypłata wynagrodzeń pracowników,
b)	naliczanie i odprowadzanie składek ZUS i pochodnych,
c)	naliczanie i odprowadzanie obowiązujących podatków,
d)	nadzór nad funkcjonowaniem kasy,
3)	prowadzenie rachunkowości Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli, w szczególności:
a)	prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
b)	gromadzenie i przechowywanie dokumentów księgowych,
c)	sporządzanie wymaganych przepisami prawa sprawozdań,
4)	przygotowanie materiałów planistycznych w zakresie dochodów i wydatków budżetowych Biura Regionalnego Województwa Śląskiego na rok następny,
5)	prowadzenie analizy budżetu oraz sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,
6)	dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
7)	inicjowanie sprawdzenia w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
8)	dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
9)	opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Pełnomocnika ds. Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli, dotyczących prowadzenia rachunkowości. 

III.	Do zadań inspektora w BRWŚ  (Bruksela) - obszar merytoryczny BRWŚ: gospodarka (innowacje, nowoczesne technologie, MŚP, transport, przemysł), polityka regionalna, polityka społeczna, kultura, należy w szczególności:

1)	monitoring działalności instytucji unijnych oraz przekazywanie i upowszechnianie informacji o działaniach, zamierzeniach i planach mogących mieć wpływ na decyzje podejmowane w Województwie Śląskim,
2)	bieżące, systematyczne opracowywanie informacji o inicjatywach wspólnotowych, programach współpracy z partnerami z UE oraz innych istotnych z punktu widzenia interesów Województwa Śląskiego działaniach podejmowanych przez instytucje unijne, w szczególności Komisję Europejską, Parlament Europejski, Komitet Regionów oraz Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, 
3)	pozyskiwanie a następnie dystrybucja informacji oraz materiałów dotyczących szkoleń, seminariów, konferencji, organizowanych przez instytucje UE dla uczestników z krajów członkowskich,
4)	przekazywanie informacji do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego oraz do innych instytucji regionalnych o inicjatywach wspólnotowych, programach współpracy z partnerami z UE oraz nt. możliwości włączenia się w projekty finansowane ze środków Wspólnoty,
5)	informowanie o innych pozaunijnych funduszach wspierających rozwój lokalny i regionalny,
6)	przygotowywanie materiałów informacyjnych na temat Województwa Śląskiego celem przybliżenia charakterystyki regionu, jego priorytetów, bieżących działań i inicjatyw podejmowanych przez Województwo Śląskie wobec partnerów w Brukseli,
7)	organizowanie imprez promujących Województwo Śląskie w Brukseli oraz innych wydarzeń, w których uczestniczy Biuro Regionalne Województwa Śląskiego, w tym imprez cyklicznych, takich jak: Inicjatywa Awangarda, Open Doors Day, Kongres Obywatel Senior, Open Days i inne,
8)	pomoc w sprawach administracyjno-biurowych jednostki w Brukseli,
9)	współudział w realizacji zadań wynikających z planu działania Domu Polski Południowej w Brukseli.

IV.	Do zadań inspektora w BRWŚ  (Bruksela) - obszar merytoryczny BRWŚ: obsługa sekretariatu DPP należy w szczególności:

1)	obsługa administracyjno-biurowa Sekretariatu Domu Polski Południowej w Brukseli,
2)	utrzymywanie kontaktów z partnerami Domu Polski Południowej w Brukseli z Województw: Śląskiego, Małopolskiego, Opolskiego,
3)	redagowanie i aktualizowanie strony internetowej Domu Polski Południowej,
4)	wyszukiwanie informacji o programach i konkursach unijnych oraz ich publikacja na stronie DPP,
5)	wyszukiwanie i przesyłanie informacji o poszukiwaniach partnerów do projektów unijnych – przez podmioty zagraniczne partnerów polskich i przez podmioty polskie partnerów zagranicznych – a także ich publikacja na stronie DPP,
6)	współorganizowanie i współudział w  imprezach informacyjno-promocyjnych DPP (konferencje, seminaria, wystawy, wizyty studyjne, misje administracyjno-gospodarcze itp.),
7)	sporządzanie umów i niezbędnej dokumentacji (przetargowej) dot. organizowanych przedsięwzięć przez DPP,
8)	realizacja działalności planistyczno-sprawozdawczej DPP,
9)	dodatkowy obszar merytoryczny BRWŚ: energetyka i ochrona środowiska, rolnictwo, ochrona zdrowia, turystyka,
10)	 organizowanie imprez promujących Województwo Śląskie w Brukseli oraz innych wydarzeń, w których uczestniczy Biuro Regionalne Województwa Śląskiego, w tym  imprez cyklicznych takich jak: Salon des Vacances, Open Days, Europejski Tydzień Zrównoważonej Energii i inne (seminarium energetyczne).

V.	Do zadań inspektora w BRWŚ (Katowice) - obszar merytoryczny BRWŚ: administracja, finanse, przedsięwzięcia merytoryczne jednostki w regionie, należy w szczególności:
1)	opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, kart spraw kierowanych na Zarząd i innych niezbędnych dokumentów związanych z funkcjonowaniem Biura jako jednostki budżetowej,
2)	obsługa Biuletynu Informacji Publicznej jednostki (BIP),
3)	współudział w administrowaniu stroną internetową BRWŚ oraz obsługa systemów
 informatycznych będących w dyspozycji jednostki,
4)	opracowywanie sprawozdań do GUSu,
5)	wykonywanie zadań związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
6)	wykonywanie obowiązków wynikających z zasad BHP w jednostce,
7)	zaopatrywanie Biura w Katowicach/Brukseli w materiały i sprzęty biurowe, tonery,
zakup usług poligraficznych, transportowych, ubezpieczeniowych,
8)	kontakt ze wszelkimi instytucjami w kraju związanymi z działalnością
administracyjną jednostki m.in. z bankiem, ZUS-em, Urzędem Skarbowym,
9)	obsługa bankowości elektronicznej jednostki w ramach posiadanych uprawnień,
10)	administrowanie sprawami majątkowymi jednostki,
11)	koordynacja działań w ramach Kontroli Zarządczej,
12)	pełnienie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
13)	upowszechnianie informacji o inicjatywach wspólnotowych, programach
współpracy z partnerami z UE oraz innych istotnych z punktu widzenia interesów Województwa Śląskiego działaniach podejmowanych przez instytucje unijne, 
w szczególności przez Komisję Europejską, Parlament Europejski, Komitet Regionów oraz Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, w tym nt. możliwości włączenia się podmiotów z Województwa Śląskiego w projekty finansowane ze środków Wspólnoty,
14)	współorganizacja i udział w wydarzeniach informacyjno-promocyjnych realizowanych przez BRWŚ i DPP w regionie,
15)	zastępowanie Głównego Księgowego jednostki podczas jego nieobecności,
16)	występowanie w imieniu Pełnomocnika w oparciu o udzielone przez niego pełnomocnictwo.

§ 8.
1)	Pełnomocnik współpracuje i pozostaje w stałym kontakcie z właściwymi Wydziałami Urzędu:
a)	w sprawie funduszy strukturalnych i polityki regionalnej,
b)	w zakresie współpracy międzynarodowej,
c)	w zakresie promocji Województwa.
2)	W sprawach wynikających z organizacji pracy Biura i realizacji konkretnych programów Pełnomocnik współpracuje i pozostaje w kontakcie z pozostałymi właściwymi Wydziałami Urzędu.
3)	Szczegółowy sposób współpracy z Wydziałami Urzędu określa regulamin Urzędu.

Rozdział III
Zasady podpisywania pism i ustalania zakresów czynności pracowników.

 9.
1) Pełnomocnik w ramach kompetencji podpisuje:
a) odpowiedzi na pisma skierowane do Biura,
b) zarządzenia wewnętrzne dookreślające funkcjonowanie Biura,
c) umowy o pracę pracowników Biura, zgodnie ze stanem zatrudnienia określonym przez  Zarząd,
d) zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Biura.
2)	Pisma przygotowane do podpisu Pełnomocnika powinny być uprzednio parafowane na kopii przez odpowiedzialnego merytorycznie pracownika Biura.

Rozdział IV
Przepisy końcowe

 10.
Zmiany regulaminu organizacyjnego Biura dokonywane są w trybie przewidzianym dla jego uchwalenia.
 11.
Stan zatrudnienia określa załącznik do regulaminu organizacyjnego.

Niniejszy regulamin wchodzi w życie po zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa.

Załącznik  
do Regulaminu Organizacyjnego 
Biura Regionalnego Województwa
Śląskiego w Brukseli, 
zatwierdzonego
Uchwałą nr 2050/147/V/2016 
Zarządu Województwa Śląskiego 
z dnia 13.10.2016 r.

STAN ZATRUDNIENIA
W BIURZE REGIONALNYM WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO W BRUKSELI

1.	Pełnomocnik Marszałka ds. BRWŚ (1 etat),
2.	Księgowość w Katowicach (1/2 etatu),
3.	Pracownicy w Brukseli (2 etaty),
4.	Pracownik w Katowicach (1 etat).