Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu Województwa Śląskiego nr  1869/372/IV/2014

Porozumienie nr ……

dotyczące zasad, warunków współpracy oraz powierzenia przetwarzania danych osobowych na podstawie §2 ust. 4 i 5 Porozumienia pomiędzy Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego z dnia 4 lipca 2008 roku nr KL/ŚL-WUP/DO/2008/1 (późn. zm.) oraz wniosku o dofinansowanie projektu pn. "Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu" (nr WND-POKL.06.02.00-24-002/12-00) na potrzeby zleconego przez Województwo Śląskie umową 18 sierpnia 2014r., nr 2631/RR/2014 - badania ewaluacyjnego pt. „Ocena ex ante instrumentów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Priorytetu X Pomoc techniczna, Działanie 10.1 Wsparcie procesu zarządzania i wdrażania RPO WSL na lata 2007-2013.
zawarte w dniu …………………………2014 r. 
pomiędzy:	
- Województwem Śląskim, 

w imieniu którego działają: 
1. …………………………………………………………………………………………….
2. …………………………………………………………………………………………….
z siedzibą w Katowicach przy ul. Ligonia 46,
zwanym w treści umowy „Instytucją Zarządzającą RPO WSL” 

oraz 
Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach
w imieniu którego działa:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
z siedzibą w Katowicach przy ul. Kościuszki 30,
zwanym w dalszej części „Instytucją Pośredniczącą II stopnia PO KL”
a 
ASM – Centrum Badań i Analiz Rynku spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 
0000198125 reprezentowaną przez Panią/a …………………………………………
z siedzibą w Kutnie (99-301) przy ul. Grunwaldzkiej 5,
zwanym w dalszej części „Wykonawcą”  
o następującej treści: 

§1

1.	Przedmiotem Porozumienia jest powierzenie przetwarzania danych osobowych przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia PO KL bezpośrednio Wykonawcy w celu wykonania wskazanego badania ewaluacyjnego na podstawie danych z bazy PEFS obejmujących dane uczestników projektu „Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu” zrealizowanego w ramach Priorytetu VI PO KL. 
2.	Instytucja Pośrednicząca II stopnia PO KL oświadcza, iż jest uprawniona do powierzenia przetwarzania danych osobowych zebranych w projekcie „Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu” na podstawie Porozumienia w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zawartego w dniu 4 lipca 2008 roku nr KL/ŚL-WUP/DO/2008/1 pomiędzy Ministerstwem Rozwoju Regionalnego (Instytucją Zarządzającą PO KL) a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach (Instytucją Pośredniczącą II stopnia PO KL) z późniejszymi zmianami.

§2
1.	Instytucja Pośrednicząca II stopnia PO KL umocowuje Wykonawcę do wydawania swoim pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Wykonawca ograniczy dostęp do danych osobowych wyłącznie do pracowników posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 1 do Porozumienia. Wzór odwołania upoważnienia dla pracowników Wykonawcy określa Załącznik nr 2 do Porozumienia.
2.	Instytucja Pośrednicząca II stopnia PO KL przekaże Wykonawcy w terminie nie później niż 5 dni roboczych od dnia zawarcia Porozumienia dane osobowe, o których mowa w §1 Porozumienia.
3.	Zakres danych osobowych określony jest w Załączniku nr 3 do Porozumienia. Dane osobowe zostaną przekazane w formie pliku z hasłem zabezpieczającym na płycie CD, celem wykorzystania przy realizacji Badania.
4.	Wzór protokołu przekazania danych osobowych stanowi załącznik nr 4 do niniejszego Porozumienia.
     
§3
1.	Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych wyłącznie niezbędnych dla celów badania ewaluacyjnego pt. „Ocena ex ante instrumentów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020” z zastosowaniem zasad wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2014r., poz. 1182)    i wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych. 

2.	Wykonawca zapewni środki techniczne i organizacyjne, umożliwiające należyte zabezpieczenie danych osobowych, wymagane przepisami prawa, w tym w szczególności przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych 
i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Wykonawca w szczególności będzie:
1)	Prowadzić dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności Politykę Bezpieczeństwa Danych Osobowych oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych; 
2)	Przechowywać dokumenty w specjalnie do tego przeznaczonych szafach zamykanych  na zamek lub w zamykanych na zamek pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych;
3)	Prowadzić ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

3.	Wykonawca zobowiąże swoich pracowników do przestrzegania następujących zasad postępowania z dokumentami:
1)	Pracowania jedynie z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z niniejszego porozumienia;
2)	Przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone;
3)	Nietworzenia kopii dokumentów innych, niż niezbędne do realizacji niniejszego porozumienia;
4)	Zachowania danych osobowych w poufności, także po ustaniu zatrudnienia pracownika Wykonawcy.

4.	Wykonawca będzie stale nadzorował swoich pracowników w zakresie zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych. 

5.	Wykonawca będzie wymagał od swoich pracowników przestrzegania należytej staranności, w zakresie zachowania w poufności danych osobowych.

6.	Wykonawca zobowiązuje się do:
1)	Zachowania w poufności wszystkich danych osobowych powierzonych mu w trakcie obowiązywania niniejszego porozumienia lub uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych tą umową dokumentów, także po jej rozwiązaniu;
2)	Zabezpieczenia korespondencji i wszelkich otrzymanych dokumentów przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem;
3)	Niewykorzystywania zebranych danych osobowych dla celów innych niż określone 
w niniejszym porozumieniu.
4)    Trwałego i nieodwracalnego ich usunięcia z wszelkich nośników elektronicznych, systemu informatycznego i zniszczenia dokumentacji papierowej najpóźniej w dniu następnym po zaakceptowaniu przez Instytucję Zarządzającą RPO WSL ostatecznej wersji raportu końcowego z badania ewaluacyjnego.
a)	Wykonawca sporządzi protokół z usunięcia wszystkich danych osobowych powierzonych mu w trakcie obowiązywania niniejszego porozumienia, który dostarczy Instytucji Pośredniczącej II stopnia PO KL w formie pisemnej w terminie do 5 dni od dnia zaakceptowania przez Instytucję Zarządzającą RPO WSL raportu końcowego z badania, bądź od dnia rozwiązania umowy na realizację Badania,
b)	Wzór protokołu z usunięcia powierzonych do przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 5.

7.	Wykonawca niezwłocznie poinformuje Instytucję Pośredniczącą II stopnia PO KL o:
1)	Wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym przetwarzaniu;
2)	Wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.

8.	Wykonawca zobowiązuje się do udzielenia Instytucji Pośredniczącej II stopnia PO KL, na każde ich żądanie, informacji na temat przetwarzania wszystkich danych osobowych przez Wykonawcę, w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych.

§4
1. Strony ustalają koordynatorów realizacji niniejszego Porozumienia:
1)	ze strony Instytucji Zarządzającej RPO WSL:  ………………………………………...
2)	ze strony Instytucji Pośredniczącej II stopnia PO KL: …………………………………  
3)	ze strony Wykonawcy    ………………………………………………………………...

2. Strony upoważniają koordynatorów realizacji Porozumienia do podejmowania działań zapewniających wykonanie jego postanowień.

§5
1.	Wykonawca umożliwi Instytucji Zarządzającej PO KL, Instytucji Pośredniczącej II stopnia PO KL lub podmiotowi przez nią upoważnionemu, dokonanie kontroli zgodności z ustawą, rozporządzeniem oraz niniejszym porozumieniem przetwarzania powierzonych danych osobowych w miejscach, w których są one przetwarzane. Zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane Wykonawcy co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli.

2.	Wykonawca umożliwi Instytucji Zarządzającej PO KL, Instytucji Pośredniczącej II stopnia PO KL lub podmiotowi przez nią upoważnionemu, w przypadku powzięcia przez Instytucję Zarządzającą PO KL wiadomości o naruszeniu zobowiązań wynikających z ustawy, rozporządzenia lub niniejszego porozumienia dokonania niezapowiedzianej kontroli.
§6

W przypadku naruszenia postanowień §3 lub §5 Instytucja Zarządzająca RPO WSL może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszelkich szkód, w tym roszczeń osób trzecich powstałych w związku  z nienależytym wykonaniem umowy.

§7
Zmiany i uzupełnienia postanowień Porozumienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
§8
1.	Porozumienie zawiera się na czas realizacji badania ewaluacyjnego pt. „Ocena ex ante instrumentów finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020”.

2.	W celu rozstrzygnięcia ewentualnych sporów dotyczących wykonywania niniejszego Porozumienia, Strony będą je rozstrzygać w drodze negocjacji polubownie.

3.	W przypadku konieczności skierowania sprawy na drogę sądową właściwy będzie sąd siedziby Instytucji Zarządzającej RPO WSL.

§9
Porozumienie zostało zawarte w trzech jednakowo brzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
§10
Integralną część Porozumienia stanowią:
1.	Załącznik nr 1 Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
2.	Załącznik nr 2 Wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
3.	Załącznik nr 3 Zakres danych osobowych;
4.	Załącznik nr 4 Wzór protokołu przekazania danych osobowych; 
5.	Załącznik nr 5 Wzór protokołu z usunięcia danych osobowych.

§11
Porozumienie wchodzi w życie z dniem podpisania.

       --------------------------		    -----------------------------		 ------------------------
      Województwo Śląskie	Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach           Wykonawca
                                                                         
Załącznik nr 1 do porozumienia nr ………z dnia………

UPOWAŻNIENIE NR…………
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW PROJEKTU  „Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu” 
(nr WND-POKL.06.02.00-24-002/12-00) 

Z dniem ……………  na podstawie art.37, w związku z art.31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych  (tekst jednolity Dz. U. z 2014r., poz. 1182),           z dniem dzisiejszym upoważniam Panią/ Pana …………………………………………
do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu „Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 

Upoważnienie obowiązuje do dnia odwołania, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2014r.
Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pani/ Pana zatrudnienia                                                      w ……………………………………

Załącznik nr 2 do porozumienia nr ………z dnia………

ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA NR…………
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH UCZESTNIKÓW PROJEKTU  „Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu” 
(nr WND-POKL.06.02.00-24-002/12-00) 

Z dniem ……………  na podstawie art.37, w związku z art.31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych  (tekst jednolity Dz. U. z 2014r., poz. 1182), z dniem dzisiejszym odwołuję upoważnienie Pani/ Pana ……………………………………… do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu „Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu” realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Załącznik nr 3 do porozumienia nr ………z dnia………

ZAKRES DANYCH

Projekt „Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu” (nr WND-POKL.06.02.00-24-002/12-00) - dane osób objętych wsparciem jako niepracujące oraz pracujące, które uczestniczą we wsparciu z własnej inicjatywy: dane uczestnika - imię, nazwisko, płeć, dane kontaktowe - województwo, powiat, tel. kontaktowy (stacjonarny, komórkowy), email, rodzaj przyznanego wsparcia, data rozpoczęcia i zakończenia udziału w projekcie, informacja czy zakończenie udziału we wsparciu przebiegało zgodnie z zaplanowaną ścieżką uczestnictwa.

Załącznik nr 4 do porozumienia nr ……………… z dnia…………

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W dniu …………2014r. nastąpiło przekazanie danych osobowych uczestników projektu „Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu” (nr WND-POKL.06.02.00-24-002/12-00) realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zgodnie z §2 pkt 2 porozumienia nr ……… z dnia …………2014r. zawartego pomiędzy Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego, Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach a firmą ASM – Centrum Badań i Analiz Rynku sp. z o.o.
Dane zabezpieczono na nośniku trwałym (CD) poprzez spakowanie ich w archiwum aplikacji RAR z ustawionym hasłem.

Załącznik nr 5 do porozumienia nr ……………… z dnia…………

PROTOKÓŁ Z USUNIĘCIA DANYCH OSOBOWYCH

W dniu …………2014r. nastąpiło usunięcie danych osobowych uczestników projektu „Rozpocznij działalność-poŻyczymy ci sukcesu” (nr WND-POKL.06.02.00-24-002/12-00) realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zgodnie z §3 pkt 6 poz. 4 porozumienia nr ……… z dnia …………2014r. zawartego pomiędzy Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego, Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach a firmą ASM – Centrum Badań i Analiz Rynku sp. z o.o.
Dane usunięto z wszelkich nośników elektronicznych, systemu informatycznego oraz zniszczono dokumentację papierową.