Katowice, 11 grudnia 2023 r.
FS.INFO.434.1.7.2023
FS.INFO.KW-067/23

	Pani Anna Klukowska
Zastępca Dyrektora Departamentu Komunikacji i Promocji FE
Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej

Dotyczy: Informacji pokontrolnej z kontroli realizacji projektu PIFE.

W odpowiedzi na pismo z dnia 23 listopada br. (znak: DKP-VI.6572.18.2023.MW), w załączeniu przekazuję 1 egzemplarz Informacji pokontrolnej z kontroli realizacji projektu „Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich”, w ramach umowy dotacji nr DIP/BDG-II/POPT/128/14. 

Informacja pokontrolna została podpisana bez zastrzeżeń, a poniżej przekazuję odniesienie do poszczególnych zaleceń i rekomendacji zawartych w ww. Informacji. 

Zalecenia:

1.	Należy na bieżąco sporządzać rejestry działań informacyjnych PIFE oraz przechowywać dokumentację działań potwierdzającą realizację zadania zgodnie ze „Standardami funkcjonowania Sieci PIFE”, żeby uniknąć błędów w raportowaniu wykonania wskaźników.

Odniesienie: Wraz z rozpoczęciem realizacji nowej umowy na prowadzenie PIFE, tj. od 1 czerwca 2023 r. prowadzona jest bieżąca ewidencja działań informacyjnych w formularzu Excel, do której stały dostęp ma Koordynator Sieci oraz osoba odpowiedzialna za rozliczanie projektu. W formularzu ujmowany jest komplet danych koniecznych do prawidłowego monitorowania i raportowania wskaźników oraz sporządzania informacji miesięcznej. Dokumenty są udostępnione za pośrednictwem OneDrive.

2.	Należy udzielać odpowiedzi na zapytania mailowe w terminie wynikającym ze „Standardów funkcjonowania Sieci PIFE”, tj. maks. 3 dni roboczych.

Odniesienie: Zaplanowane zostały wewnątrz Zespołu mechanizmy, które mają na celu usprawnić 
i uszczelnić kontrolę nad terminowością udzielanych odpowiedzi, z uwzględnieniem różnych okoliczności przewidzianych w Standardach Sieci. Jednocześnie temat ten został poruszony na wewnętrznym Spotkaniu GPI, w celu przypomnienia treści Standardu i jego wagi w kontekście spójności Sieci i prawidłowości realizacji Umowy.

3.	Należy publikować ogłoszenia o aktywnościach PIFE na portalu Funduszy Europejskich oraz stronie programu regionalnego, zgodnie ze „Standardami funkcjonowania Sieci PIFE”, minimum 7 dni przed terminem wydarzenia.

Odniesienie: Wprowadzony zostanie mechanizm wzajemnego nadzoru nad terminowością zamieszczania ogłoszeń na stronach przewidzianych zapisami Standardów Sieci pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za organizację poszczególnych wydarzeń, a osobami odpowiedzialnymi za publikację ogłoszeń w serwisach internetowych. Jednocześnie temat ten został poruszony na wewnętrznym Spotkaniu GPI, w celu przypomnienia treści Standardu i jego wagi w kontekście spójności Sieci i prawidłowości realizacji Umowy.

4.	Należy przechowywać dokumentację potwierdzającą realizację zadań przez PIFE oraz prawidłowe raportowanie wskaźników (w szczególności liczbę uczestników spotkań i szkoleń) w celu zachowania wystarczającej ścieżki audytu.

Odniesienie: Wraz z początkiem realizacji bieżącej umowy wprowadzono procedurę wewnętrzną, zgodnie z którą rozliczenie delegacji danego Specjalisty ds. FE jest uwarunkowane złożeniem kompletu dokumentów potwierdzających przeprowadzenie usługi, liczbę uczestników i wszystkie dokumenty wskazane w Standardach Sieci PIFE. Jednocześnie raz w miesiącu kompletność dokumentacji jest sprawdzana i weryfikowana przez tzw. dwie pary oczu.

5.	Należy prowadzić monitoring mailowy korespondencji specjalistów ds. FE (w tym z GPI) w celu oceny zgodności odpowiedzi udzielanych klientom ze Standardami funkcjonowania Sieci PIFE oraz oceny prawidłowości merytorycznej konsultacji.

Odniesienie: Monitoring mailowy jest prowadzony i zaplanowany w każdym kwartale od początku realizacji nowej umowy na prowadzenie Sieci. 

6.	Zadania koordynacyjne, w tym monitoring jakości usług (zarówno w LPI, jak i w GPI), kontrole, wizytowanie, wybór LPI należy powierzyć Koordynatorowi, a nie specjalistom ds.FE.

Odniesienie: Wszczęto procedurę zmiany opisów stanowisk / Zarządzenia Dyrektora Departamentu.

7.	W zakresach obowiązków lub opisach stanowisk dwóch konsultantów PIFE należy przewidzieć informowanie o PPP, a w przypadku wszystkich lub niektórych Konsultantów PIFE – realizację specjalistycznej usługi informacyjnej Innopoint.

Odniesienie: Zmiana Zarządzenia wewnętrznego wprowadziła wskazane zmiany, które już funkcjonują w nowych opisach stanowisk.

Rekomendacje:

1.	W opisach stanowisk specjalistów ds. FE oraz specjalisty ds. rozliczeń (stanowiska: konsultant PIFE, stanowisko ds. rozliczania PIFE) rekomendujemy uwzględnić zależność służbową oraz obowiązek wykonywania zadań zleconych przez Koordynatora PIFE.

Odniesienie: Wszczęto procedurę zmiany opisów stanowisk / Zarządzenia Dyrektora Departamentu.

2.	Rekomendujemy sporządzanie szczegółowych notatek, osobno z każdego działania koordynacyjnego, zawierających informację np. o zagadnieniach poruszonych podczas spotkań Sieci PIFE, przebiegu wizyt koordynacyjnych, korespondencji mailowej poddanej monitoringowi oraz wynikach tego monitoringu.

Odniesienie: Rekomendacja została wdrożona od IV kwartału 2023 r. tj. sposób prowadzenia 
i dokumentowania działań koordynacyjnych został dostosowany do niniejszej rekomendacji.

Aneta Szpindor
Zastępca Dyrektora 
Departamentu EFS