Załącznik Nr 1										do uchwały nr 1393 / 174 / II / 2004            
						Zarządu Województwa  Śląskiego     

REGULAMIN   KONTROLI

I. Postanowienia ogólne

§ 1

1.	Regulamin Kontroli zwany dalej „Regulaminem” określa organizację, tryb i zasady przeprowadzania kontroli wydziałów urzędu (kancelarii, gabinetu), wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych, wojewódzkich osób prawnych  oraz innych podmiotów w zakresie wykonywanych przez nie zadań powierzonych przez Samorząd Województwa.

2.	Określone w Regulaminie tryb i zasady wykonywania czynności kontrolnych mają na celu sprawny i prawidłowy przebieg kontroli.

§ 2

Użyte w Regulaminie następujące określenia oznaczają:
1)	kontrola – czynności, których głównym celem jest sprawdzenie prawidłowości kierunków działania, doboru środków i wykonywania zadań przez jednostki organizacyjne 
oraz ustalenie ewentualnych odstępstw,
2)	zarządzający kontrolę – Zarząd lub Marszałek Województwa,
3)	kontrolujący – osoba posiadająca imienne upoważnienie do kontroli podpisane 
przez Marszałka lub osobę upoważnioną,
4)	kontrolowany – wydział (kancelaria, gabinet) urzędu, wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna, wojewódzka osoba prawna, a także inny podmiot w zakresie realizacji zadań powierzonych przez Samorząd Województwa. 

§ 3

Do przeprowadzania kontroli uprawnieni są:
1)	dyrektorzy i pracownicy wydziałów w zakresie zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym,
2)	inne osoby posiadające imienne upoważnienie.

II. Kryteria i formy kontroli 

§ 4

1.	Kontroli podlega działalność kontrolowanego w zakresie: legalności, celowości, gospodarności, rzetelności.

2.	Kontrola w szczególności powinna:
1)	sprawdzić zgodność działań kontrolowanego z obowiązującymi przepisami prawa,
2)	zebrać informacje służące podejmowaniu decyzji zmierzających do doskonalenia struktury organizacyjnej i działalności kontrolowanego,
3)	zbadać i ocenić procesy gospodarcze i finansowe oraz inne rodzaje działalności związane z realizacją zadań kontrolowanego,
4)	ujawnić nieprawidłowości i osoby za nie odpowiedzialne oraz przyczyny 
i okoliczności powstania tych nieprawidłowości,
5)	wskazać sposób i środki umożliwiające usunięcie ujawnionych nieprawidłowości.

§ 5

1.	Kontrole mogą być przeprowadzane w formie:
1)	kompleksowej, która obejmuje całokształt działalności kontrolowanego,
2)	problemowej, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanego,
3)	doraźnej, która ma charakter interwencyjny, wynikający z potrzeb pilnego zbadania nagłych zdarzeń i która może przybrać formę kontroli kompleksowej 
lub problemowej,
4)	sprawdzającej, której celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych 
lub zweryfikowanie dokonanych wcześniej ustaleń w związku z pojawieniem się nowych okoliczności.

2.	Z ustaleń kontroli sporządza się protokół, który podpisują kontrolujący i kontrolowany.   

III. Przygotowanie kontroli 
oraz obowiązki i uprawnienia 
kontrolujących i kontrolowanych 

§ 6

1.	W celu zorganizowania, przygotowania i przeprowadzenia kontroli wydziały 
opracowują i przesyłają do Wydziału Kontroli - koordynatora roczne plany kontroli, które po akceptacji skarbnika są zatwierdzane przez Zarząd.

2.	W nagłych przypadkach zarządzający kontrolę zleca przeprowadzenie kontroli doraźnej.

3.	W przypadku przeprowadzania kontroli przez zespół przebieg kontroli koordynuje wyznaczony pracownik.

4.	Wydział Kontroli jest koordynatorem kontroli przeprowadzanych wspólnie z innymi Wydziałami.

§ 7

1.	Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli, jeżeli wyniki kontroli 
mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków, w tym również jego małżonka, krewnych 
i powinowatych bądź osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.

2.	Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, 
które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

§ 8

Kontrolujący zobowiązany jest do:
1)	wykonywania czynności kontrolnych zgodnie z obowiązującymi przepisami, 
2)	obiektywnego ustalenia stanu faktycznego i prawnego oraz rzetelnego udokumentowania wyników kontroli, 
3)	zachowywania tajemnicy państwowej i służbowej.

§ 9

Kontrolujący ma prawo żądać, by kierownik kontrolowanego zapewnił warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a zwłaszcza by przedstawił niezwłocznie żądane dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli, ułatwił terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników, umożliwił dostęp do komputerów, zapewnił oddzielne pomieszczenie z telefonem oraz wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych. 

     IV. Postępowanie kontrolne

§ 10

1.	Kontrolę przeprowadza się w dniach i w godzinach pracy obowiązujących 
w siedzibie kontrolowanego.
2.	Po przybyciu do siedziby kontrolowanego, kontrolujący powinien okazać upoważnienie 
i legitymację służbową lub inny dokument potwierdzający tożsamość oraz dokonać wpisu do książki kontroli prowadzonej przez kontrolowanego.

§ 11

1.	Kontrolujący dokonuje ustaleń na podstawie dowodów, do których zalicza się 
w szczególności dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.
2.	Przy oględzinach magazynu i rewizji kasy niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej za dany dział lub odcinek pracy, a w razie jej nieobecności komisji powołanej przez kierownika kontrolowanego. Czynności kontrolne należy wykonywać 
przy udziale osób mających nadzór funkcjonalny nad tymi komórkami.
3.	Każdy dowód rzeczowy może być oznaczony przez przedstawiciela kontrolowanego
i kontrolującego trwałymi cechami lub znakami uniemożliwiającymi ich zastąpienie innym dowodem oraz zabezpieczony przed dokonaniem w nim jakichkolwiek zmian.
4.	Kontrolujący zabezpiecza dowody niezbędne do dalszego postępowania poprzez:
1) przechowywanie w siedzibie kontrolowanego w oddzielnym, zamkniętym     pomieszczeniu lub opieczętowanym schowku,
2)  oznakowanie i oddanie na przechowanie kierownikowi lub innemu pracownikowi kontrolowanego za pokwitowaniem, które powinno zawierać specyfikację dowodów ( nazwę dowodu, datę, numer itp. ),
3)  zabranie z jednostki kontrolowanej za potwierdzeniem odbioru dowodów, zwłaszcza 
w razie ujawnienia nieprawidłowości działań noszących znamiona przestępstwa.        
5.	Odpisy i wyciągi z dokumentów zabezpieczonych w sposób określony jak wyżej 
mogą być sporządzane za zgodą i w obecności kontrolującego.
6.	Potwierdzenia zgodności odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawienia 
i obliczenia sporządzane w celach kontroli należy uzyskać od kierownika komórki organizacyjnej, w której dokumenty te się znajdują.
7.	Do korzystania z dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, upoważnieni są kontrolujący, którzy uzyskali odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa.
8.	W toku czynności kontrolnych, kontrolujący informuje kierownika kontrolowanego  
o stwierdzonych nieprawidłowościach, wymagających niezwłocznego podjęcia środków zaradczych i usprawniających, a w sytuacjach tego wymagających również zarządzającego kontrolę.
9.	Kontrolujący w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami może wystąpić 
do kierownika kontrolowanego z pisemnym wnioskiem o wydanie doraźnych zarządzeń. 
Odpis takiego wniosku należy przesłać zarządzającemu kontrolę, a ponadto zamieścić 
o tym odpowiednią wzmiankę w protokole kontroli. 
10.	W razie stwierdzenia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym na piśmie kierownika kontrolowanego i zarządzającego kontrolę.

§ 12

1.	Protokół kontroli powinien zawierać:
1) w górnym prawym rogu pierwszej strony zastrzeżenie, że służy tylko do użytku   służbowego,
2) nazwę kontrolowanego w pełnym brzmieniu, jego adres oraz nazwę organu sprawującego nadzór,
3) imiona i nazwiska kontrolujących oraz daty przeprowadzenia przez nich czynności kontrolnych w jednostce i numery upoważnień do jej przeprowadzenia,
4)   określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,
5)  imię i nazwisko kierownika kontrolowanego i jego zastępców, a w miarę potrzeby również kierowników wewnętrznych komórek organizacyjnych oraz głównego księgowego (w przypadku kontroli zagadnień finansowych), a także okres ich zatrudnienia na tych stanowiskach,
6) wskazanie kontrolujących, którzy badane zagadnienie kontrolowali w poprzednim okresie, a także ustosunkowanie się do prawidłowości wykonania poprzednio 
( do 3 lat ) wydanych zaleceń,
7) dokonane przez kontrolującego ustalenia, w tym nieprawidłowości i uchybienia 
ze wskazaniem naruszonych przepisów, przyczyn, osób odpowiedzialnych, 
ujawnionych strat i w miarę możliwości ich rozmiarów,
8) wzmiankę o sporządzonych dodatkowych protokołach, odpisach i wyciągach, zabezpieczonych dowodach, pobranych wyjaśnieniach i oświadczeniach, 
wydanych w toku kontroli zarządzeniach itp.,
9) stwierdzenie, że poinformowano kierownika kontrolowanego o przysługujących 
mu uprawnieniach wynikających z ust. 5,6,10 niniejszego paragrafu, 
10) określenie liczby egzemplarzy sporządzonego protokołu oraz stwierdzenie, 
że jeden  egzemplarz protokołu doręczono kierownikowi kontrolowanego,
11)    wykaz załączników z podaniem nazwy i cech każdego dokumentu,
12)    miejsce i datę podpisania protokołu kontroli.
2.	Protokoły z przeprowadzonej kontroli kasy i magazynów powinny być sporządzone odrębnie.
3.	Protokół kontroli bezpośrednio po jego odczytaniu podpisują kontrolujący i kierownik kontrolowanego oraz główny księgowy, jeżeli kontrola obejmowała sprawy 
finansowo-księgowe lub ich zastępcy w dniu zakończenia kontroli.
4.	Każdą stronę wszystkich egzemplarzy protokołu kontroli oraz załączniki parafują kontrolujący i kierownik kontrolowanego lub osoba przez niego upoważniona, 
a także główny księgowy w przypadku kontroli obejmującej zagadnienia finansowe.
5.	Jeżeli przed podpisaniem protokołu kontroli kierownik kontrolowanego lub główny księgowy zgłaszają zastrzeżenia co do konkretnych ustaleń kontroli wymienionych 
w protokole, kontrolujący jest zobowiązany dodatkowo zbadać zasadność tych zastrzeżeń i nadmienić o tym w protokole.
6.	Jeżeli kierownik lub główny księgowy kontrolowanego odmówią podpisania protokołu kontroli zobowiązani są złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
7.	Protokół kontroli, którego podpisania odmówili kierownik lub główny księgowy kontrolowanego podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole adnotację 
o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając złożone przez kierownika 
lub głównego księgowego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy podpisania protokołu.
8.	Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego, a protokół dołącza się do wystąpienia pokontrolnego.
9.	Po podpisaniu protokołu kontroli nie wolno dokonywać w nim żadnych poprawek 
ani dopisków bez omówienia ich na końcu protokołu, z wyjątkiem sprostowania oczywistych omyłek pisarskich, które parafuje kontrolujący.
10.	Kierownik kontrolowanego ma prawo przedłożyć kontrolującemu w ciągu 3 dni od dnia podpisania protokołu pisemne wyjaśnienie co do stwierdzonych w protokole naruszeń przepisów i uchybień oraz przyczyn ich powstania lub innych ustaleń.
11.	Kontrolujący doręcza kierownikowi kontrolowanego jeden egzemplarz protokołu kontroli bezpośrednio po jego podpisaniu. 

V. Postępowanie pokontrolne
    
§ 13

1.	W razie stwierdzenia w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybień do kierownika kontrolowanej jednostki kieruje się w ciągu 14 dni od upływu terminu wymienionego w § 12 pkt 10 niniejszego Regulaminu wystąpienie pokontrolne, które podpisuje Marszałek lub osoba przez niego upoważniona.
2.	Wystąpienie pokontrolne przed złożeniem do podpisu powinno być zaopiniowane przez dyrektora wydziału sprawującego nadzór nad kontrolowanym.
3.	Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać wykaz stwierdzonych nieprawidłowości wraz z podaniem naruszeń przepisów oraz odpowiednich do nich zaleceń.
4.	Kierownik kontrolowanej jednostki zobowiązany jest do wniesienia w ciągu 30 dni 
od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego sprawozdania z realizacji wydanych zaleceń pokontrolnych. 
5.	W szczególnych przypadkach na wniosek kontrolującego kierownik kontrolowanego organizuje w dniu podpisania protokołu naradę pokontrolną w celu omówienia stwierdzonych nieprawidłowości i określenia działań zapobiegających powstawaniu ich w przyszłości.
6.	W naradzie, której przewodniczy kierownik kontrolowanego uczestniczą pracownicy zajmujący kierownicze stanowiska i odpowiedzialni za kontrolowany odcinek pracy.
7.	Z narady pokontrolnej sporządza się protokół, który podpisują przewodniczący 
i protokolant. Do protokołu załącza się podpisany przez kontrolującego i kierownika kontrolowanego wykaz wniosków zgłaszanych na naradzie z zaznaczeniem, 
które z nich kierownik kontrolowanego przyjmuje do realizacji.