Załącznik nr 1 do Uchwały 
Zarządu Województwa Śląskiego
Nr 2507/468/VI/2023 
z dnia 28.11.2023 roku

 Zalecenia IZ/IC RPO WSL 
 w zakresie procesu
 certyfikacji
 Regionalnego Programu
 Operacyjnego
  Województwa Śląskiego
 na lata 2014-2020  

  Katowice, 28 listopada 2023

                                                                                                                
SPIS TREŚCI
SPIS TREŚCI
Wykaz skrótów
Słownik pojęć
Rozdział 1 Podstawy prawne procesu certyfikacji oraz cel wydania Zaleceń IZ/IC RPO WSL
Rozdział 2 Założenia procesu certyfikacji
Rozdział 3 Zasady deklarowania wydatków przez komórki wdrażające IZ/IP RPO WSL
Podrozdział 3.1 Sporządzanie i przekazywanie Deklaracji wydatków przez IZ/IP RPO WSL
Podrozdział 3.2 Szczególne zasady dotyczące Instrumentów Finansowych
Podrozdział 3.3 Procedura składania wersji papierowej Deklaracji wydatków
Rozdział 4 Weryfikacja Deklaracji wydatków przez IZ/IC RPO WSL
Rozdział 5 Wstrzymanie procesu certyfikacji
Rozdział 6 Roczne zestawienie wydatków
Rozdział 7 Rejestr kwot wycofanych i odzyskanych
Rozdział 8 Prognozy płatności
Rozdział 9 Ostatni rok obrachunkowy
Załączniki

Wykaz skrótów

FS	Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
FR	Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego 	
IA	Instytucja Audytowa	
IKPC	Instytucja Koordynująca Proces Certyfikacji	
IP RPO WSL	Instytucja Pośrednicząca we wdrażaniu RPO WSL 2014-2020 (ŚCP, WUP)	
IZ RPO WSL	Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 (Zarząd Województwa Śląskiego)	
IZ/IC RPO WSL	Referat certyfikacji wydatków w Departamencie Rozwoju i Transformacji Regionu (RT-RCW), pełniący funkcję Instytucji Certyfikującej RPO WSL 2014-2020	
IZ/IP RPO WSL	Komórki wdrażające IZ RPO WSL 2014-2020 (Departamenty FS, FR, Referat kontroli Pomocy Technicznej i Projektu Miejskiego i Referat instrumentów finansowych w ramach Departamentu RT) oraz Instytucje Pośredniczące we wdrażaniu RPO WSL 2014-2020  (ŚCP, WUP)	
KE	Komisja Europejska	
LSI 2014	Lokalny System Informatyczny RPO WSL 2014-2020	
OFIP	Opis Funkcji i Procedur Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
ROP	Rejestr obciążeń na projekcie 	
RPO WSL
2014-2020	Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020	
RT	Departament Rozwoju i Transformacji Regionu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RT-RCW	Referat certyfikacji wydatków w Departamencie Rozwoju i Transformacji Regionu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RT-RIF	Referat instrumentów finansowych w Departamencie Rozwoju i Transformacji Regionu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RT-RKPT	Referat kontroli Pomocy Technicznej i Projektu Miejskiego w Departamencie Rozwoju i Transformacji Regionu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RT-RRF	Referat zarządzania rzeczowo-finansowego w Departamencie Rozwoju i Transformacji Regionu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RT-RNR	Referat nieprawidłowości i monitorowania kontroli w Departamencie Rozwoju i Transformacji Regionu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
RZW	Roczne zestawienie wydatków	
SFC2014	Elektroniczny system wymiany danych z KE	
SL2014	Element Centralnego Systemu Teleinformatycznego, o którym mowa w rozdz. 16 ustawy wdrożeniowej – aplikacja główna	
ŚCP	Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie	
WUP	Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach	

Słownik pojęć

Desygnacja
potwierdzenie przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego wykonującego zadania państwa członkowskiego spełnienia przez instytucję zarządzającą i instytucje pośredniczące warunków zapewniających prawidłową realizację RPO WSL 2014-2020.

Instytucja Audytowa
zapewnia prowadzenie audytów prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli programu operacyjnego (RPO WSL 2014-2020), na podstawie stosownej próby operacji w oparciu o zadeklarowane wydatki. Realizuje także zadania niezależnego podmiotu audytowego, o którym mowa w rozporządzeniu ogólnym, który weryfikuje i ocenia spełnianie kryteriów desygnacji.

Instytucja Certyfikująca
w oparciu o art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego oraz na podstawie art. 9 ust. 2 pkt 6 ustawy wdrożeniowej IZ RPO WSL realizuje zadania instytucji certyfikującej, do głównych zadań IZ/IC RPO WSL należy certyfikowanie wobec KE wydatków poniesionych w ramach RPO WSL 2014-2020.

Instytucja Pośrednicząca 
podmiot, któremu w drodze porozumienia IZ RPO WSL powierzyła realizację zadań w ramach RPO WSL 2014-2020. 

Instytucja Zarządzająca RPO WSL
instytucja odpowiadająca za zarządzanie RPO WSL 2014-2020 zgodnie z art. 125 rozporządzenia ogólnego.

Rok obrachunkowy 
okres od dnia 1 lipca roku n do dnia 30 czerwca roku n+1.

Rok budżetowy 
okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

Techniczna karta obciążenia (art. 137 ust. 2) 
utworzenie korekty wniosku o płatność wraz z rejestracją kwoty wycofanej, gdzie podstawą decyzji o zwrocie jest art. 137 ust. 2 rozporządzenia ogólnego (wyłączenie z RZW z uwagi na trwającą ocenę zgodności z prawem i prawidłowości). Zastosowanie w sytuacji braku możliwości wyłączenia wniosku o płatność z RZW z uwagi na powiązane pozycje w rejestrze obciążeń na projekcie celem skorygowania do pożądanego poziomu kwoty wydatków wynikających z wniosku (tzw. Techniczna karta obciążenia).

Zalecenia 
Zalecenia IZ/IC RPO WSL w zakresie procesu certyfikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.

Rozdział 1 Podstawy prawne procesu certyfikacji oraz cel wydania Zaleceń IZ/IC RPO WSL

1.1	Niniejsze Zalecenia mają na celu ujednolicenie zasad deklarowania i certyfikacji oraz prognozowania wydatków  w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 dla wszystkich komórek wdrażających Instytucji Zarządzającej (Departament Rozwoju i Transformacji Regionu, Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Departament Europejskiego Funduszu Społecznego) oraz Instytucji Pośredniczących (Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach i Śląskie Centrum Przedsiębiorczości w Chorzowie). 
1.2	Podstawą prawną procesu certyfikacji jest prawodawstwo unijne oraz krajowe. Do najważniejszych aktów prawnych regulujących proces certyfikacji zaliczyć należy:
a)	Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, zwane dalej rozporządzeniem ogólnym.
b)	Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012, zwane dalej rozporządzeniem finansowym.
c)	Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi zwane dalej rozporządzeniem wykonawczym.
d)	Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 818 z późn. zm.), zwana dalej ustawą wdrożeniową.
e)	Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 roku, poz. 1634 z późn. zm.), zwana dalej ustawą o finansach publicznych.
f)	Rozporządzenie Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz.U. 2022 poz. 2055). 
g)	Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014-2020.
h)	Wytyczne Komisji Europejskiej dla państw członkowskich w zakresie sporządzania, analizy i zatwierdzania zestawień wydatków. 
i)	Wytyczne Komisji Europejskiej dla państw członkowskich dotyczące kwot wycofanych, kwot odzyskanych, kwot, które mają zostać odzyskane, oraz nieściągalnych należności.
j)	Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2016/568 z dnia 29 stycznia 2016 r. uzupełniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do warunków                           i procedur stosowanych w celu ustalenia, czy kwoty, których nie można odzyskać, mają być zwracane przez państwa członkowskie, w przypadku Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego.
k)	Wytyczne w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020. 
l)	Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
m)	Wytyczne dotyczące zamknięcia programów operacyjnych przyjętych do celów pomocy z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury oraz programów współpracy transgranicznej w ramach Instrumentu Pomocy Przedakcesyjnej (IPA II) (2014–2020).

Rozdział 2 Założenia procesu certyfikacji 

2.1	W oparciu o art. 123 ust. 3 rozporządzenia ogólnego oraz na podstawie art. 9 ust. 2 pkt 6 ustawy wdrożeniowej IZ RPO WSL realizuje zadania instytucji certyfikującej z zapewnieniem zasady właściwego rozdzielenia realizacji zadań dotyczących certyfikacji od zadań związanych z wyborem projektów do dofinansowania, procesem zawierania i rozwiązywania umów o dofinansowanie, weryfikacją wydatków, prowadzeniem kontroli, o których mowa w art. 22 ustawy wdrożeniowej, wydawaniem decyzji o zwrocie środków oraz o umorzeniu ich w całości lub w części lub o odroczeniu albo rozłożeniu na raty spłaty należności wynikających z obowiązku zwrotu środków, a także decyzji o zapłacie odsetek. W ramach RPO WSL 2014-2020 rozdzielność ww. zadań została zapewniona przez stworzenie w ramach IZ RPO WSL odrębnej komórki organizacyjnej, pełniącej funkcje instytucji certyfikującej - Referat Certyfikacji Wydatków (RT-RCW) podległy Zastępcy Dyrektora RT niezależnemu w podejmowaniu decyzji w zakresie certyfikacji oraz wykonywaniu swoich zadań od pozostałych członków Dyrekcji RT. Do głównych zadań IZ/IC RPO WSL należy certyfikowanie wobec KE wydatków poniesionych w ramach RPO WSL 2014-2020.
2.2	Zgodnie z OFIP w ramach RPO WSL przyjęto bezpośredni model deklarowania wydatków przez komórki wdrażające IZ/IP RPO WSL do IZ/IC RPO WSL. 
•	Instytucja Zarządzająca RPO WSL 2014-2020 odpowiedzialna jest za deklarowanie wydatków w zakresie wdrażanych Osi Priorytetowych oraz projektów własnych, w tym również w zakresie Pomocy Technicznej. 
•	IZ RPO WSL odpowiedzialna jest także za deklarowanie wydatków w zakresie pomocy technicznej dot. IP/IP ZIT/RIT RPO WSL. 
•	IP RPO WSL odpowiedzialne jest za deklarowanie wydatków w zakresie wdrażanych Osi Priorytetowych. 
•	IZ/IC RPO WSL odpowiedzialna jest za weryfikację deklaracji wydatków od IZ/IP RPO WSL składanych do IZ/IC RPO WSL oraz za przygotowywanie wniosków o płatność kierowanych do KE. 
•	Komisja Europejska odpowiedzialna jest za weryfikację i zatwierdzenie wniosków o płatność okresową od IZ/IC RPO WSL do KE.

Schemat nr 1. Etapy deklarowania wydatków - instytucje lub organy odpowiedzialne za każdy etap rozpatrywania wniosków o refundację 

KOMISJA
EUROPEJSKA

MINISTERSTWO FINANSÓW

IZ/IC RPO WSL

IZ RPO WSL

IP RPO WSL

BENEFICJENT

Weryfikacja/uwagi/akceptacja 

Refundacja wydatków

Weryfikacja/uwagi/akceptacja 

Weryfikacja/uwagi/akceptacja 

sekretariat 

Minister właściwy ds. rozwoju regionalnego

2.3	Każda IZ/IP RPO WSL przygotowuje Deklarację wydatków wraz z informacjami, o których mowa w pkt. 3.1.2. Podstawę do jej sporządzenia stanowią wnioski beneficjentów o płatność zatwierdzone do certyfikacji w SL2014 przez właściwą komórkę IZ/IP RPO WSL oraz posiadające zidentyfikowaną ścieżkę  audytu w LSI2014. 
2.4	Deklaracje wydatków przekazywane są do IZ/IC RPO WSL za pomocą systemu SL2014, w którym co do zasady gromadzone są m.in. dane finansowe dotyczące programu, informacje o kwotach odzyskanych oraz wycofanych, a także o nałożonych korektach systemowych w danym okresie. Dodatkowo, IZ/IP RPO WSL przekazują, w sposób określony w Instrukcjach wykonawczych IZ/IP RPO WSL, informacje o których mowa powyżej, w szczególności elektronicznie SOD oraz na adres: certyfikacja@slaskie.pl.
2.5	IZ/IC RPO WSL w oparciu o przekazane Deklaracje wydatków sporządza i przedkłada KE wnioski opłatność okresową, będące zgodnie z art. 131 i art. 135 rozporządzenia ogólnego podstawą refundacji przez KE wydatków poniesionych w ramach RPO WSL 2014-2020.
2.6	IZ/IC RPO WSL przekazuje do KE do dnia 15 lutego kolejnego roku budżetowego roczne zestawienie wydatków, które przygotowywane jest na podstawie wniosków o płatność do KE przekazanych w roku obrachunkowym. Przygotowanie Rocznego zestawienia wydatków jest wspierane przez system informatyczny SL2014 i stanowi podsumowanie wszystkich wydatków kwalifikowanych, kwot wycofanych, kwot odzyskanych, zaliczek w ramach pomocy państwa, wkładów wypłaconych do instrumentów finansowych w okresie roku obrachunkowego, za który jest sporządzane. Ponadto zawiera informację o kwotach, które zostaną odzyskane do końca roku obrachunkowego oraz o nieściągalnych należnościach.

Rozdział 3 Zasady deklarowania wydatków przez komórki wdrażające IZ/IP RPO WSL

Podrozdział 3.1 Sporządzanie i przekazywanie Deklaracji wydatków przez IZ/IP RPO WSL 

3.1.1	Przekazywanie Deklaracji wydatków od IZ/IP RPO WSL do IZ/IC RPO WSL odbywa się co do zasady w trybie miesięcznym, w  terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego (nie dotyczy instrumentów finansowych).
3.1.2	IZ/IP RPO WSL przekazując do IZ/IC RPO WSL Deklarację wydatków poświadcza, iż wydatki ujęte w załączonych wnioskach są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zostały poniesione w związku z operacjami wybranymi do finansowania zgodnie z kryteriami mającymi zastosowanie do programu operacyjnego. Jednocześnie, IZ/IP RPO WSL potwierdza, że zostały spełnione obowiązki przewidziane w art. 125 ust 2 lit. e), ust. 4 lit. a), b), c), d) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Przed przekazaniem deklaracji wydatków IZ/IP RPO WSL jest zobowiązana do przeprowadzenia w systemach LSI2014 oraz SL2014 weryfikacji wiarygodności i spójności danych mogących mieć wpływ na proces certyfikacji wydatków do KE. W dniu przekazania Deklaracji wydatków w systemie SL2014 właściwa komórka wdrażająca IZ/IP RPO WSL przekazuje pismo informujące (w przypadku komórek RT notatkę informującą) o gotowości do poświadczenia wydatków wraz z wyjaśnieniem przyczyn ewentualnego nieuwzględnienia w Deklaracji wydatków zatwierdzonych wniosków o płatność oraz kwot odzyskanych /wycofanych zarejestrowanych w okresie za jaki składana jest Deklaracja wydatków (jeżeli wnioski o płatność /kwoty odzyskane /wycofane zostały zarejestrowane, ale nie zostały ujęte w Deklaracji wydatków) oraz wskazaniem numeru Deklaracji wydatków w systemie SL2014 o statusie Przekazana. Wzór pisma zgłaszającego gotowość do poświadczenia wydatków /notatki zgłaszającej gotowość do poświadczenia wydatków stanowi załącznik nr 1 do niniejszych Zaleceń, natomiast wzory Informacji o wnioskach o płatność nie ujętych w Deklaracji wydatków oraz Informacji o kwotach odzyskanych /wycofanych nie ujętych w Deklaracji wydatków stanowią odpowiednio załączniki nr 1a oraz 1b. Ponadto, właściwa komórka wdrażająca IZ/IP RPO WSL przekazuje informację o ujętych w Deklaracji wydatków wydatkach uznanych za zgodne z prawem i prawidłowe w ramach: wniosków o płatność wyłączonych wcześniej z rocznego zestawienia wydatków i/lub tzw. technicznych kart obciążeń na projekcie zarejestrowanych w celu wycofania z RZW wszystkich wydatków w ramach wątpliwych wniosków o płatność (jeśli dotyczy - załącznik nr 1c). Dodatkowo, wraz z Deklaracją wydatków IZ/IP RPO WSL przekazuje Informację o zleceniach płatności zrealizowanych z BGK. 
3.1.3	Deklaracje wydatków są składane z częstotliwością wskazaną w pkt 3.1.1 od momentu złożenia pierwszej Deklaracji.
3.1.4	Ostatnią Deklarację wydatków za dany rok obrachunkowy n, IZ/IP RPO WSL składa w terminie do 30 czerwca roku n+1 i przed pierwszą Deklaracją wydatków za kolejny rok obrachunkowy, a za ostatni rok obrachunkowy najpóźniej do 10 lipca 2024 roku. Ostatnia Deklaracja wydatków w ostatnim roku obrachunkowym obejmuje wydatki zatwierdzone (z zachowaniem zasad określonych w pkt 9.3), zaliczki wypłacone oraz kwoty wprowadzone do rejestru obciążeń na projekcie najpóźniej do 30 czerwca 2024 roku.
3.1.5	Podczas sporządzania i przekazywania Deklaracji przez IZ/IP RPO WSL uwzględniane są wyniki wszystkich audytów przeprowadzonych przez IA i inne uprawnione instytucje kontrolne i audytowe. Ponadto, do Deklaracji nie mogą być załączone wydatki (wnioski o płatność) zakwestionowane przez uprawnione instytucje kontrolne  i audytowe. 
3.1.6	W  przypadku  powzięcia  informacji  o  tym,  że  dany  wydatek  jest  obarczony podejrzeniem wystąpienia   nieprawidłowości,   w   szczególności   w   związku z postępowaniami  prowadzonymi  przez  instytucje  i organy  nie  uczestniczące w systemie wdrażania  RPO WSL 2014-2020 (np. NIK, RIO, organy ścigania, prokuratura), właściwa IZ/IP RPO WSL powinna ocenić ryzyko wystąpienia nieprawidłowości i na tej podstawie podjąć decyzję czy dany wydatek zakwalifikować jako wydatek wątpliwy. Wydatków wątpliwych IZ/IP RPO WSL nie przekazuje w Deklaracji wydatków do IZ/IC RPO WSL.
3.1.7	W przypadku, gdy IZ/IP RPO WSL w danym okresie nie poświadczyła żadnych wydatków /nie wystąpiły kwoty odzyskane /nie wystąpiły kwoty wycofane /nie wystąpiły korekty systemowe, IZ/IP RPO WSL przekazuje do IZ/IC RPO WSL odpowiednią informację w dogodnej dla siebie formie pisemnej, lub mailowej na adres certyfikacja@slaskie.pl.
3.1.8	Deklaracje wydatków są sporządzane i przesyłane do IZ/IC RPO WSL wyłącznie przy wykorzystaniu SL2014, z zastrzeżeniem pkt 3.1.9. Dodatkowo, do każdej Deklaracji wydatków przekazywane są załączniki określone w pkt 3.1.2 w formie elektronicznej SOD oraz ewentualnie na adres: certyfikacja@slaskie.pl.
3.1.9	W sytuacji, gdy z powodów technicznych nie jest możliwe przesłanie Deklaracji za pośrednictwem SL2014 należy zastosować opisaną w Podrozdziale 3.3 Procedurę składania wersji papierowej Deklaracji wydatków. 
3.1.10	W sytuacji gdy IZ/IP RPO WSL nie ma możliwości weryfikacji /potwierdzenia spełnienia kryteriów /wskaźników, nie przekazuje wniosku o płatność końcową do certyfikacji.
3.1.11	Deklaracje wydatków mogą obejmować zaliczki wypłacone beneficjentom pomocy publicznej w rozumieniu   art. 107 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE 2012 C 326) przez podmiot przyznający pomoc, po spełnieniu jednocześnie wszystkich warunków wymienionych w art. 131 ust. 4 rozporządzenia ogólnego. Jednocześnie, aby powyższe zaliczki wypłacone beneficjentom pomocy publicznej mogły zostać ujęte w Rocznym zestawieniu wydatków oraz wniosku o płatność okresową do KE, dane dotyczące środków wypłaconych i rozliczonych w ramach zaliczek udzielonych beneficjentom pomocy publicznej i ujętych w Rocznych zestawieniach wydatków oraz wnioskach o płatność okresową muszą być gromadzone przez IZ/IP RPO WSL w SL2014 w sposób zapewniający odpowiednią ścieżkę audytu.
3.1.12	Przy sporządzaniu Deklaracji wydatków IZ/IP RPO WSL jest zobowiązana do uwzględnienia dochodu generowanego przez projekty, który podlega odliczeniu od wydatków kwalifikowalnych zgodnie z przepisami art. 61 oraz art. 65 ust. 8 rozporządzenia ogólnego. Szczegółowe warunki w powyższym zakresie znajdują się odpowiednio w Wytycznych w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020 oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
3.1.13	Z uwagi na techniczne uwarunkowania systemu SL2014 i możliwość występowania błędów każdorazowo przed złożeniem deklaracji wydatków IZ/IP RPO WSL powinna upewnić się, iż inna Instytucja, składająca deklaracje do IZ/IC RPO WSL w ramach tego samego funduszu i na tym samym poziomie wdrażania nie utworzyła wcześniej deklaracji obejmującej późniejszy okres (a posiadającej wcześniejszy numer). 
Podrozdział 3.2 Szczególne zasady dotyczące Instrumentów Finansowych

3.2.1	W ramach instrumentów finansowych, o których mowa w art. 41 rozporządzenia ogólnego, Roczne zestawienie wydatków oraz wniosek o płatność okresową może zawierać całkowite wydatki opłacone na utworzenie takich instrumentów lub funduszy powierniczych lub na wniesienie do nich wkładu. Rozliczenia tych wydatków dokonuje się na zasadach określonych w art. 41 rozporządzenia ogólnego.

 Podrozdział 3.3 Procedura składania wersji papierowej Deklaracji wydatków

3.3.1	W przypadku wystąpienia sytuacji opisanej w pkt 3.1.9 Zaleceń, za zgodą IZ/IC RPO WSL istnieje możliwość złożenia przez IZ/IP RPO WSL Deklaracji wydatków w formie papierowej.
3.3.2	Wzór Deklaracji wydatków w formie papierowej stanowią załączniki nr 2, 2a, 2b i 2c do Zaleceń.
3.3.3	Do Deklaracji wydatków załącza się wszystkie wymagane załączniki zgodnie z zapisami Rozdziału 3 Zaleceń.
3.3.4	Deklaracje wydatków sporządzone i przesłane do IZ/IC RPO WSL w formie papierowej powinny zostać wprowadzone do SL2014 niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później niż przed złożeniem kolejnej Deklaracji w SL2014.

Rozdział 4 Weryfikacja Deklaracji wydatków przez IZ/IC RPO WSL 

4.1	IZ/IC RPO WSL po otrzymaniu od IZ/IP RPO WSL Deklaracji wydatków dokonuje weryfikacji formalnej i rachunkowo-merytorycznej wydatków (w szczególności dokonując weryfikacji danych finansowych zawartych  w ww. Deklaracjach z wykorzystaniem danych zawartych w LSI2014 oraz SL2014).
4.2	Weryfikacja IZ/IC RPO WSL prowadzona jest w oparciu o dane w systemach informatycznych LSI2014 oraz SL2014 i obejmuje: wnioski o płatność beneficjentów, dane w modułach Kontrole i Rejestr obciążeń na Projekcie (kwoty odzyskane, wycofane po anulowaniu całości lub części wkładu), zaliczki beneficjentów pomocy publicznej, korekty systemowe, wyniki audytów i kontroli (w tym kontroli krzyżowych), kwoty w ramach instrumentów finansowych. Ponadto, IZ/IC RPO WSL wykorzystuje dane z prowadzonej Bazy projektów wrażliwych oraz z Rejestru nieprawidłowości sporządzanego przez RT-RNR na podstawie Wykazów nieprawidłowości przekazywanych RT-RNR przez IZ/IP RPO WSL.
4.3	W przypadku zaistnienia konieczności uzyskania dodatkowych informacji/wyjaśnień niezbędnych do przeprowadzenia weryfikacji Deklaracji wydatków, pracownik IZ/IC RPO WSL kontaktuje się w trybie roboczym telefonicznie z pracownikiem IZ/IP RPO WSL lub mailowo (na założone dla celów certyfikacji adresy mailowe komórek wdrażających: deklaracjeWFR@slaskie.pl, deklaracjeWFS@slaskie.pl, deklaracjeRR@slaskie.pl, deklaracjescp@scp-slask.pl, deklaracjewup@wup-katowice.pl) w celu wyjaśnienia/przekazania stosownych danych/wyjaśnień. Korespondencja mailowa prowadzona jest z wykorzystaniem Arkusza do weryfikacji Deklaracji wydatków stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszych Zaleceń, stanowiącego główną formę komunikacji IZ/IC RPO WSL z IZ/IP RPO WSL podczas weryfikacji Deklaracji wydatków.
4.4	Jeżeli w wyniku weryfikacji Deklaracji wydatków przez IZ/IC RPO WSL zostaną stwierdzone niezgodności, co do których nie istnieje możliwość poprawy/wyjaśnienia w trybie roboczym, IZ/IC RPO WSL przekazuje do IZ/IP RPO WSL informację o brakach merytorycznych i formalnych deklaracji wydatków. Informacja przekazywana jest przez Zastępcę Dyrektora RT odpowiedzialnego za proces certyfikacji lub Kierownika Referatu certyfikacji wydatków w formie pisemnej. Informacja o negatywnym wyniku weryfikacji Deklaracji wydatków przekazana zgodnie z powyższym trybem wstrzymuje bieg terminu weryfikacji Deklaracji wydatków przez IZ/IC RPO WSL oraz powoduje wycofanie Deklaracji wydatków do poprawy przez IZ/IP RPO WSL. 
4.5	W przypadku, gdy IZ/IC RPO WSL stwierdzi wątpliwe wydatki w ramach wniosków o płatność i/lub nieprawidłowe kwoty odzyskane /wycofane ujęte w przekazanej Deklaracji wydatków od IZ/IP RPO WSL do IZ/IC RPO WSL, może podjąć decyzję o ich wyłączeniu, uzasadniając przyczynę wyłączenia wniosku lub kwoty odzyskanej /wycofanej. W przypadku konieczności wyłączenia z certyfikacji jednostkowego wniosku o płatność, IZ/IC RPO WSL przekazuje IZ/IP RPO WSL stosowną informację pisemnie.
4.6	Każdorazowo po zatwierdzeniu Deklaracji wydatków (i /lub wyłączeniu wydatków) lub wycofaniu Deklaracji wydatków IZ/IC RPO WSL przekazuje pisemną informację do IZ/IP RPO WSL.
4.7	W przypadku, gdy zgodnie z art. 102 ust. 6 rozporządzenia ogólnego KE odmawia wniesienia wkładu finansowego  w duży projekt, którego wydatki zostały ujęte w Rocznych zestawieniach wydatków oraz wnioskach o płatność okresową do KE, po przyjęciu decyzji KE, IZ/IC RPO WSL odpowiednio koryguje wniosek o płatność okresową.
4.8	IZ/IC RPO WSL na podstawie otrzymanych od IZ/IP RPO WSL Deklaracji przygotowuje wnioski o płatność zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr VI do rozporządzenia wykonawczego. Wnioski o płatność okresową przekazywane są przez IZ/IC RPO WSL do KE w formie elektronicznej za pomocą systemu SFC2014, w trybie bieżącym nie rzadziej niż raz na kwartał.
4.9	W przypadku wpływu kolejnej Deklaracji wydatków od IZ/IP RPO WSL do IZ/IC RPO WSL w trakcie przygotowywania Wniosku o płatność do KE, IZ/IC RPO WSL podejmuje decyzję o ewentualnym skumulowaniu Deklaracji w ramach bieżącego Wniosku o płatność do KE, przy uwzględnieniu warunku, iż nie spowoduje to nieterminowego przekazania Wniosku o płatność do KE.
4.10	Instytucja certyfikująca przedkłada ostateczny wniosek o płatność okresową do dnia 31 lipca po upływie poprzedniego roku obrachunkowego oraz, w każdym przypadku, przed pierwszym wnioskiem o płatność okresową dla następnego roku obrachunkowego.
4.11	 Zgodnie z art. 135 rozporządzenia ogólnego IZ/IC RPO WSL regularnie składa wnioski o płatność okresową obejmujące kwoty zaksięgowane w roku obrachunkowym. IZ/IC RPO WSL może jednak, jeżeli uzna to za konieczne, ująć te kwoty we wnioskach o płatność składanych w kolejnych latach obrachunkowych.
Rozdział 5 Wstrzymanie procesu certyfikacji

5.1	IZ/IC RPO WSL, wykonując zadania wynikające z art. 126 pkt c rozporządzenia ogólnego, w przypadku powzięcia informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości, może podjąć decyzję o wstrzymaniu certyfikacji wydatków w ramach osi priorytetowej, działania, podziałania, lub grupy projektów do czasu usunięcia przez IZ/IP RPO WSL okoliczności będących podstawą wstrzymania procesu certyfikacji w celu zapobieżenia certyfikowania wydatków z naruszeniem prawa. W związku z powyższym, IZ/IC RPO WSL pisemnie informuje IZ/IP RPO WSL o zaistniałej sytuacji, wskazując termin przesłania wyjaśnienia i usunięcia nieprawidłowości.
5.2	W czasie, gdy certyfikacja wydatków jest wstrzymana, w odniesieniu do osi priorytetowej, działania, poddziałania, grupy projektów, projektu, wydatki objęte zakresem wstrzymania nie są włączane do wniosków o płatność wysyłanych przez IZ/IC RPO WSL do KE. W przypadku wznowienia certyfikacji, IZ/IC RPO WSL niezwłocznie przekazuje stosowną informację do IKPC.
5.3	W przypadku wstrzymania biegu terminu płatności na podstawie art. 83 lub zawieszeniu płatności przez KE dokonanego na podstawie art. 142 rozporządzenia ogólnego, IZ/IC RPO WSL przekazuje w terminie 5 dni roboczych pisemną informację w tym zakresie do IKPC oraz do Instytucji odpowiedzialnej za otrzymywanie płatności z KE.

Rozdział 6 Roczne zestawienie wydatków

6.1	Zgodnie z art. 126 lit. b) rozporządzenia ogólnego IZ/IC RPO WSL odpowiada za sporządzanie Rocznego zestawienia wydatków, które zgodnie z art. 63 ust. 5 lit. a) rozporządzenia finansowego przekazuje do KE do dnia 15 lutego kolejnego roku budżetowego. 
6.2	Roczne zestawienie wydatków za rok obrachunkowy przygotowywane jest na podstawie wniosków 
o płatność do KE przekazanych w przedmiotowym roku obrachunkowym. Przygotowanie Rocznego zestawienia wydatków jest wspierane przez system informatyczny SL2014 i stanowi podsumowanie wszystkich wydatków kwalifikowanych, kwot wycofanych, kwot odzyskanych, zaliczek w ramach pomocy państwa, wkładów wypłaconych do instrumentów finansowych w okresie roku obrachunkowego, za który jest sporządzane. Ponadto zawiera informację o kwotach, które zostaną odzyskane do końca roku obrachunkowego oraz o nieściągalnych należnościach.
6.3	Na etapie sporządzania Rocznego zestawienia wydatków możliwe jest wyłączenie wydatków wcześniej ujętych we wniosku o płatność okresową z uwagi na trwającą ocenę ich zgodności z prawem i prawidłowości. Wydatki uznane następnie za zgodne z prawem i prawidłowe mogą zostać ujęte we wniosku o płatność okresową dotyczącym kolejnych lat obrachunkowych. Wyłączenie wydatków wątpliwych odbywa się poprzez wyłączenie całego wniosku o płatność beneficjenta z zastrzeżeniem punktu 6.10.
6.4	Do dnia 1 października roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczyć będzie Roczne zestawienie wydatków do KE, IZ/IC RPO WSL przekazuje do IZ/IP RPO WSL Projekt RZW wraz z Wykazem wydatków ujętych we wnioskach do KE w roku obrachunkowym wraz z prośbą o dokonanie weryfikacji i zadeklarowanie czy w odniesieniu do wskazanych wydatków nastąpiły zmiany mające wpływ na wysokość kwoty przekazywanej do KE.
6.5	Do dnia 15 października roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczyć będzie Roczne zestawienie wydatków do KE, IZ/IP RPO WSL weryfikuje otrzymany Projekt RZW wraz z Wykazem wydatków i przekazuje odpowiedź do IZ/IC RPO WSL.
6.6	Do dnia 15 października roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczyć będzie Roczne zestawienie wydatków do KE, IZ/IP RPO WSL przekazuje do IZ/IC RPO WSL zestawienie należności nieściągalnych na koniec roku obrachunkowego. Wzór zestawienia należności nieściągalnych na koniec roku obrachunkowego stanowi załącznik nr 4 do niniejszych Zaleceń. 
6.7	Do dnia 5 stycznia następnego roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczyć będzie Roczne zestawienie wydatków do KE, IZ/IC RPO WSL przesyła e-mailem do IZ/IP RPO WSL Projekt RZW wraz z Wykazem wydatków ujętych we wnioskach do KE w roku obrachunkowym wraz z prośbą o dokonanie aktualizacji weryfikacji oraz zadeklarowanie czy w odniesieniu do wskazanych wydatków nastąpiły zmiany mające wpływ na wysokość kwoty przekazywanej do KE.
6.8	W terminie wskazanym przez IZ/IC RPO WSL w e-mailu (co do zasady 5 dni roboczych od otrzymania wykazu) IZ/IP RPO WSL aktualizuje otrzymany wykaz wniosków beneficjentów o płatność ujętych w Projekcie RZW i przekazuje odpowiedź do IZ/IC RPO WSL.  Ponadto, do 31 stycznia roku obrachunkowego „n+1” IZ/IP RPO WSL przekazuje do IZ/IC RPO WSL wszelkie informacje dotyczące projektów ujętych w Rocznym zestawieniu wydatków, w ramach których IZ/IP RPO WSL podejrzewa wystąpienie wydatków wątpliwych.    
6.9	IZ/IC RPO WSL w oparciu o posiadane informacje, w tym na skutek wyników audytów i kontroli, może wyłączać wnioski o płatność z Rocznego zestawienia wydatków. IZ/IC RPO WSL informuje IZ/IP RPO WSL o wyłączeniach wniosków o płatność wraz z podaniem przyczyny, po przekazaniu Rocznego zestawienia wydatków do KE.  Ponowne ujęcie wyłączonych wydatków we wniosku o płatność dotyczącym kolejnego roku obrachunkowego może mieć miejsce tylko wtedy, gdy podejrzane nieprawidłowe kwoty zostały później uznane za zgodne z prawem i prawidłowe. Jeżeli wydatki wycofane na mocy art. 137 ust. 2 rozporządzenia ogólnego są następnie ujmowane we wniosku o płatność okresową, Komisja zwraca się do IC o zapewnienie do celów audytu dostępności dowodów w pełni uzasadniających ponowne ujęcie takich wydatków. Dlatego też, w przypadku uznania kwot za kwalifikowalne i ich ponownej certyfikacji, IZ/IP RPO WSL dołącza do dokumentacji towarzyszącej przekazywanej deklaracji wydatków odpowiednie dowody zapewniające wymaganą ścieżkę audytu.  
6.10	IZ/IC RPO WSL poświadcza w RZW wyłącznie wydatki zgodne z prawem i prawidłowe. IZ/IC RPO WSL wyłącza z rocznego zestawienia wydatków jedynie te wątpliwe wnioski beneficjentów o płatność, w odniesieniu do których nie zarejestrowano pozycji (kwot wycofanych) w ROP w ramach danego roku obrachunkowego (do czasu złożenia rocznego zestawienia wydatków). Jeżeli zostałaby zarejestrowana kwota wycofana, skutkiem wyłączenia takiego wniosku, z jednoczesnym załączeniem do RZW kwoty z ROP byłoby dwukrotne pomniejszenie RZW o nieprawidłową kwotę. W przypadku wystąpienia wydatków wątpliwych możliwe są następujące rozwiązania: 
a)	w sytuacji, gdy w danym roku obrachunkowym ujęto we wniosku do KE wniosek beneficjenta o płatność, w odniesieniu do którego nie zostały utworzone pozycje ROP – należy wyłączyć wniosek z RZW,
b)	w sytuacji, gdy w danym roku obrachunkowym ujęto we wniosku do KE wniosek beneficjenta o płatność, w odniesieniu do którego jeszcze w danym roku obrachunkowym utworzono pozycję ROP – należy utworzyć tzw. techniczną kartę obciążenia na pozostałe wydatki korygując do pożądanego poziomu (nawet do zera) kwotę wydatków wynikających z wniosku (i tym samym ujętych w RZW)  wyłącznie w oparciu o istniejące lub nowozarejestrowane pozycje w ROP (tzw. techniczne karty obciążenia), podłączone następnie bezpośrednio do RZW (korekty WNP powiązane z utworzonymi pozycjami ROP należy przedłożyć w deklaracjach wydatków po przekazaniu RZW do KE tj. po 15 lutego.),
c)	w sytuacji, gdy w danym roku obrachunkowym ujęto we wniosku do  KE wniosek beneficjenta o płatność, w odniesieniu do którego utworzono pozycję ROP już po przesłaniu ostatecznego wniosku o płatność okresową, ale jeszcze przed złożeniem RZW za dany rok obrachunkowy można:
•	utworzyć tzw. techniczną kartę obciążenia na pozostałe wydatki korygując do pożądanego poziomu (nawet do zera) kwotę wydatków wynikających z wniosku (i tym samym ujętych w RZW)  wyłącznie w oparciu o istniejące lub nowozarejestrowane pozycje w ROP, podłączone następnie bezpośrednio do RZW (korekty WNP powiązane z utworzonymi pozycjami ROP należy przedłożyć w deklaracjach wydatków po przekazaniu RZW do KE tj. po 15 lutego.), lub:
•	wyłączyć  wniosek o płatność z RZW. W takiej sytuacji istniejący ROP nie jest podpinany do RZW, nie ma również konieczności rejestrowania tzw. technicznej karty obciążenia na pozostałe wydatki.
6.11	Zgodnie z zapisami pkt 3.1 lit. b) Wytycznych Komisji Europejskiej dla państw członkowskich dotyczących kwot wycofanych, kwot odzyskanych, kwot, które mają zostać odzyskane oraz nieściągalnych należności, po przesłaniu przez IZ/IC RPO WSL ostatecznego wniosku o płatność okresową do KE za dany rok obrachunkowy, IZ/IP RPO WSL nie załącza pochodzących z rejestru obciążeń na projekcie (ROP) kwot wycofanych /odzyskanych dotyczących wydatków zadeklarowanych do KE w zakończonym roku obrachunkowym do tworzonych w kolejnym (nowym) roku obrachunkowym Deklaracji wydatków. Kwoty te powinny pomniejszyć bezpośrednio właściwe Roczne zestawienie wydatków.
6.12	Nieprawidłowe kwoty wykryte przez IZ/IP RPO WSL po złożeniu Rocznego zestawienia wydatków, ujmowane są na bieżąco we wnioskach o płatności okresowe oraz w zestawieniach wydatków w kolejnych latach obrachunkowych. Natomiast w sytuacji, gdy wydatki nie zostały skorygowane przez IZ/IP RPO WSL zanim KE powzięła informacje o tym, że są one nieprawidłowe, KE może dokonać korekty finansowej w tym zakresie poprzez anulowanie całości lub części wkładu unijnego na rzecz programu zgodnie z art. 144 i 145 rozporządzenia ogólnego.
6.13	Zapisy niniejszego rozdziału w ostatnim roku obrachunkowym należy stosować z uwzględnieniem zapisów i modyfikacji wynikających z Rozdziału 9 niniejszych zaleceń – Ostatni rok obrachunkowy.
Rozdział 7 Rejestr kwot wycofanych i odzyskanych 

7.1	IZ/IP RPO WSL na bieżąco prowadzi rejestr kwot podlegających odzyskaniu lub kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla projektu z wyodrębnieniem wkładu publicznego i dofinansowania.
7.2	IZ/IP RPO WSL w ramach rejestru wskazanego w pkt 7.1 prowadzi w SL2014 rejestr odsetek od tych kwot w podziale na odsetki karne i umowne. Poprzez odsetki umowne rozumie się odsetki naliczone za okres od dnia przekazania środków beneficjentowi do dnia zwrotu przed upływem terminu określonego w art. 207 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Przez odsetki karne rozumie się odsetki naliczone za okres po upływie ww. terminu  do dnia dokonania zwrotu środków.
7.3	Kwoty wprowadzane do rejestru obciążeń na projekcie powinny być oznaczane przez IZ/IP RPO WSL we właściwy sposób. Opcja uznania nieprawidłowych wydatków za „kwoty do odzyskania” dotyczyć może wyłącznie tych nieprawidłowo poniesionych wydatków, które zostały już ujęte w Rocznym zestawieniu wydatków do KE. W przypadku identyfikacji nieprawidłowych wydatków przed przesłaniem do KE właściwego Rocznego zestawienia wydatków dotyczącego roku obrachunkowego, jedyną dopuszczalną opcją pomniejszenia kolejnego wniosku o płatność do KE /ostatecznego wniosku o płatność do KE /rocznego zestawienia wydatków jest niezwłoczne wycofanie nieprawidłowych wydatków. 
7.4	IZ/IP RPO WSL,  podejmując  decyzję  o przypisaniu  kwoty  do  kwot  wycofanych  lub podlegających procedurze odzyskiwania, działa w oparciu o Wytyczne w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w ramach programów operacyjnych na lata 2014 –2020,  Wytyczne KE dla państw członkowskich dotyczące kwot wycofanych, kwot odzyskanych, kwot, które mają zostać odzyskane, oraz nieściągalnych należności a także bierze pod uwagę poniższe kryteria:
a)	strukturę własności beneficjenta,
b)	wielkość kwoty do zwrotu,
c)	podstawę prawną zwrotu,
d)	moment powstania nieprawidłowości oraz możliwość ponownego wykorzystania środków w ramach programu operacyjnego,
e)	 rodzaj nieprawidłowości (systemowa lub indywidualna),
f)	możliwość odzyskania środków od beneficjenta 
W szczególności możliwość uznania danej kwoty za  kwotę do odzyskania (tzn. podlegającą odzyskaniu w ramach rozliczenia z KE) należy rozpatrywać w sytuacji, gdy dana kwota wydatków niekwalifikowalnych stwierdzonych w projekcie, łącznie spełnia następujące warunki:
•	stanowi nieprawidłowość indywidualną,
•	odnosi się do wydatków ujętych w Rocznym Zestawieniu Wydatków (RZW) przekazanym do KE, 
•	objęta jest postępowaniem administracyjno-sądowym na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 roku, poz. 1634 z późn. zm.).

Rozdział 8 Prognozy płatności

8.1	Celem dotrzymania terminów zawartych w art. 112 ust. 3 rozporządzenia ogólnego, przy przekazywaniu do Komisji, prognoz dotyczących kwot w odniesieniu do których państwa członkowskie planują złożyć wnioski o płatność za bieżący rok budżetowy i kolejny rok budżetowy, IZ RPO WSL sporządza prognozy - w oparciu o własne dane oraz dane dostarczone przez IZ/IP RPO WSL i przekazuje do IKPC, do dnia 15 grudnia i 15 czerwca każdego roku.
W związku z powyższym IZ/IP RPO WSL są zobowiązane przekazać w terminie do dnia 30 listopada/31 maja każdego roku, dane dotyczące prognoz wydatków deklarowanych do KE, do RT-RRF - wyznaczonej komórki organizacyjnej znajdującej się w strukturach IZ RPO WSL, zgodnie z załącznikiem nr 3.
8.2	Prognozy dotyczące płatności muszą uwzględniać prognozy wydatków ponoszonych przez beneficjentów w ramach RPO WSL 2014-2020 i wykazanych we wnioskach o płatność oraz przewidywaną datę złożenia przez IZ/IC RPO WSL wniosku o płatność okresową, która uzależniona jest od takich czynników jak:
•	czas weryfikacji wniosków o płatność przedłożonych przez beneficjentów,
•	czas niezbędny na przygotowanie Deklaracji wydatków przez instytucje systemu wdrażania,
•	czas niezbędny na weryfikację ww. Deklaracji przez IZ/IC RPO WSL,
•	przyjęte w ramach niniejszych Zaleceń rozwiązania dotyczące terminów i częstotliwości przekazywania Deklaracji wydatków.
8.3	IZ RPO WSL (RT-RRF) w terminie do dnia 10 lutego/10 lipca przesyła drogą e-mailową informację do IZ/IP RPO WSL oraz IZ/IC RPO WSL o prognozach przekazanych do KE za pośrednictwem systemu SFC2014.
8.4	IZ/IC RPO WSL każdorazowo po przekazaniu wniosku o płatność do KE przekazuje do RT-RRF informację dotyczącą całkowitej kwoty certyfikowanych wydatków kwalifikowalnych w podziale na poszczególne osie priorytetowe celem prowadzenia monitoringu finansowego programu oraz stanu realizacji prognozy certyfikacji przekazanej do KE.

Rozdział 9 Ostatni rok obrachunkowy

9.1	Ostatni rok obrachunkowy w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 rozpoczyna się 1 lipca 2023 i trwa do 30 czerwca 2024 roku.
9.2	Po 31 lipca 2024 roku brak będzie możliwości deklarowania nowych wydatków do KE. W celu zapewnienia możliwości złożenia przez IZ/IC RPO WSL końcowego wniosku o płatność do KE w terminie do 31 lipca 2024 r. stosownie do zapisów art. 135 ust. 2 rozporządzenia ogólnego, IZ/IP RPO WSL zobowiązane są złożyć ostateczną deklarację wydatków nie później niż do 10 lipca 2024 roku.  
9.3	Bez względu na termin przekazania ostatecznej deklaracji wydatków, za kwalifikowalne mogą zostać uznane, stosownie do zapisów art. 65 ust. 2 rozporządzenia ogólnego, jedynie takie wydatki, które zostały poniesione i zapłacone przez beneficjenta do 31 grudnia 2023 r. (z uwzględnieniem okresów kwalifikowalności wynikających z umowy, wytycznych i innych przepisów). 
9.4	W przypadku wydatków odliczanych na podstawie art. 137 ust. 2 od zestawienia wydatków za rok obrachunkowy poprzedzający ostatni rok, ich przedłożenie do poświadczenia powinno nastąpić w terminie nie późniejszym niż do 10 lipca 2024 roku, co umożliwi zadeklarowanie wydatków w ostatecznym wniosku o płatność okresową za ostatni rok (do 31 lipca 2024). Ostateczną decyzję dotyczącą zgodności z prawem i prawidłowości wydatków oraz ewentualnych wyłączeń z RZW należy podjąć w terminie umożliwiającym IZ/IC RPO WSL przekazanie zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej (do 15 lutego 2025 roku). 
9.5	KE zachęca do wyłączenia z RZW wydatków dotyczących operacji niefunkcjonujących oraz wydatków w sprawie których toczą się  dochodzenia OLAF, których dot. sprawozdania OLAF lub audyty KE lub ETO.
9.6	W przypadku projektów objętych postępowaniem sądowym lub administracyjnym o skutku zawieszającym, na etapie sporządzania RZW konieczne będzie podjęcie decyzji o:
•	wyłączeniu wydatków z zestawienia (i np. zastąpienie wydatkami z overbooking-u)
•	pozostawieniu wydatków z zestawieniu i wykazaniu w załączniku do sprawozdania z wdrażania programu, przy czym w przypadku późniejszego rozstrzygnięcia uznającego wydatki za nielegalne lub nieprawidłowe KE rozpocznie procedurę odzyskiwania.
9.7	W przypadku wyłączenia wydatków z RZW za ostatni rok obrachunkowy, jeśli wydatki takie zostaną następnie uznane za zgodne z prawem i prawidłowe, nie można ich ponownie zadeklarować. Pociąga to za sobą konieczność odpowiednio wczesnego zakończenia wszelkich czynności kontrolnych przez IZ/IP RPO WSL.
9.8	Ponieważ po złożeniu ostatniego wniosku o płatność końcową do KE brak jest możliwości pomniejszeń w ramach deklaracji i wniosków do KE, pojawia się konieczność odliczeń związanych z nieprawidłowościami najpóźniej w zestawieniu wydatków za ostatni rok obrachunkowy bez względu na rok certyfikacji pomniejszanych wydatków (ścieżkę certyfikacji wydatku).
9.9	W zestawieniu wydatków za ostatni rok będzie istniała możliwość przedstawienia kwot, które mają być odzyskane oraz nieściągalnych należności związanych z wydatkami zadeklarowanymi w ostatnim roku kalendarzowym, nawet takich które stały się kwotami do odzyskania i nieściągalnymi po zakończeniu ostatniego roku, lecz przed złożeniem dokumentów zamknięcia.
9.10	Ponieważ legalność i prawidłowość wydatków może być kwestionowana przez KE również po wypłacie salda i zamknięciu programu, odpowiednio wczesne i rzetelne zakończenie wszystkich kontroli w ostatnim roku obrachunkowym nabiera szczególnego znaczenia wobec braku możliwości późniejszego wycofania nieprawidłowych wydatków.
9.11	Jeżeli państwo członkowskie stwierdziło po zamknięciu programu nieprawidłowości związane z wydatkami włączonymi do zestawienia wydatków, należy zwrócić do budżetu Unii kwoty odzyskane po zamknięciu. Wszelkie nieprawidłowe kwoty mogą zostać zastąpione zaksięgowanymi nadprogramowymi wydatkami (w miarę dostępności). Z tego względu IZ/IP RPO WSL są zobowiązane również po przekazaniu dokumentów zamknięcia do przekazywania informacji na temat stwierdzonych nowych nieprawidłowości, kwot odzyskanych, itp. Forma przekazywania tych informacji zostanie ustalona w terminie późniejszym. 

Załączniki

Załącznik nr 1		Wzór pisma zgłaszającego gotowość do poświadczenia wydatków 						/notatki zgłaszającej gotowość do poświadczenia wydatków
Załącznik nr 1a		Wzór Informacji o wnioskach o płatność nie ujętych w Deklaracji wydatków
Załącznik nr 1b	Wzór Informacji o kwotach odzyskanych /wycofanych nie ujętych w Deklaracji wydatków
Załącznik nr 1c	Wzór informacji o ujętych w Deklaracji wydatków wydatkach uznanych za zgodne z prawem i prawidłowe w ramach: wniosków o płatność wyłączonych wcześniej z rocznego zestawienia wydatków / tzw. technicznych kart obciążeń na projekcie zarejestrowanych w celu wycofania z RZW wszystkich wydatków w ramach wątpliwych wniosków o płatność.
Załącznik nr 2		Wzór Deklaracji wydatków
Załącznik nr 2a	Lista wniosków beneficjentów o płatność (w tym korekt dodatnich wniosków o płatność) oraz zaliczek wypłaconych beneficjentom pomocy publicznej, które były podstawą sporządzenia Deklaracji wydatków od IZ/IP RPO WSL do IZ/IC RPO WSL za okres do…
Załącznik nr 2b	Zaliczki wypłacone w ramach pomocy państwa oraz ujęte we wnioskach o płatność 
Załącznik nr 2c	Informacje dotyczące wkładów z programu wpłaconych do instrumentów finansowych oraz ujętych we wnioskach o płatność 
Załącznik nr 3	Prognozy płatności
Załącznik nr 4	Wzór zestawienia należności nieściągalnych na koniec roku obrachunkowego
Załącznik nr 5		Arkusz do weryfikacji Deklaracji wydatków