INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ
PROGRAMEM

FUNDUSZE EUROPEJSKIE DLA ŚLĄSKIEGO 2021-2027

DEPARTAMENT EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO

v. 3
Katowice, listopad 2024

INSTRUKCJE WYKONAWCZE

	IMIĘ I NAZWISKO	PODPIS	DATA	
OPRACOWAŁ:	Marek Tomczyk
Referat  administracyjny i zamówień publicznych 
Departament Europejskiego Funduszu Społecznego			
AKCEPTOWAŁ:	Jolanta Curyło
Kierownik
Departament Europejskiego Funduszu Społecznego			
ZATWIERDZIŁ:	Jarosław Wesołowski
Dyrektor Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego 			

Spis treści
I.	Objaśnienia skrótów użytych w treści instrukcji
II.	Słownik Terminologiczny
III.	Krótki opis FE SL 2021-2027
IV.	Organizacja i rola IZ FE SL-FS
V.	Realizacja zadań w ramach FE SL 2021-2027 przez pracowników FS
1. Procesy zarządzania systemem
1.1 FE SL 2021-2027
1.1.1 Instrukcja przygotowania wkładu merytorycznego do aktualizacji FE SL 2021-2027
1.2 SZOP FE SL 2021-2027
1.2.1 Instrukcja przygotowania wkładu merytorycznego SZOP FE SL 2021-2027 w CST2021 w module eSZOP
1.3 OSZIK
1.3.1 Instrukcja przygotowania i aktualizacji wkładu do OSZIK
1.4 IW IZ FE SL - FS
1.4.1 Instrukcja przygotowania, zatwierdzania i aktualizacji IW IZ FE SL - FS
1.4.2 Instrukcja odstępstw od zapisów IW IZ FE SL - FS
1.5 SKUTECZNE I PROPORCJONALNE ŚRODKI ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH W RAMACH FE SL 2021-2027
1.5.1 Instrukcja konsultacji Zasad dotyczących zapobiegania i sposobu postepowania w sytuacjach wystąpienia konfliktu interesów korupcji i nadużyć finansowych w ramach FE SL 2021-2027
1.5.2 Instrukcja prowadzenia analizy ryzyka nadużyć finansowych systemu zarządzania i kontroli FE SL 2021-2027
1.5.3 Instrukcja zgłaszania i informowania o podejrzeniach nadużyć finansowych w ramach FE SL 2021-2027, w tym monitorowania zgłoszonych sygnałów i podejrzeń nadużyć finansowych w ramach systemu realizacji FE SL 2021-2027
1.5.4 Instrukcja przygotowania/ aktualizacji Wykazów stanowisk wrażliwych  o szczególnym narażeniu na ryzyko zdarzeń korupcyjnych w FS w ramach FE SL 2021-2027
1.6 Eksperci FE SL 2021-2027
1.6 .1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Zasad naboru i prowadzenia Wykazu ekspertów Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027 oraz oceny pracy eksperta
2. Procesy dotyczące naborów
2.1 HARMONOGRAM NABORÓW WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
2.1.1 Instrukcja przygotowania/ aktualizacji Harmonogramu naborów wniosków  o dofinansowanie projektów w ramach FE SL 2021-2027
2.2 ORGANIZACJA NABORÓW W IZ FE SL - FS
2.2.1 Instrukcja opracowania, zatwierdzania i ogłaszania naborów w sposób konkurencyjny i niekonkurencyjny przez IZ FE SL – FS
2.3 OCENA I ZATWIERDZANIE WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE PROJEKTÓW W RAMACH FE SL 2021-2027 (z wyłączeniem działań wdrażanych przez IP FE SL i IF)
2.3.1 Instrukcja powoływania Komisji Oceny Projektów w ramach FE SL 2021-2027
2.3.2 Instrukcja oceny i wyboru projektów do dofinansowania w ramach FE SL 2021-2027
2.4 ZAWARCIE UMOWY/ POROZUMIENIA O DOFINANSOWANIU PROJEKTU ORAZ WYDANIE DECYZJI W SPRAWIE DOFINANSOWANIA PROJEKTU (Z WYŁĄCZENIEM IF i PT)
2.4.1 Instrukcja podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowanie projektu w ramach FE SL 2021-2027
2.4.2 Instrukcja przygotowania, podejmowania i zmian uchwały (decyzji) ZW w sprawie dofinansowania projektu niekonkurencyjnego w ramach FE SL 2021-2027
2.4.3 Instrukcja odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu w ramach FE SL 2021-2027
2.4.4 Instrukcja obsługi zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu w ramach FE SL 2021-2027
2.5 ZMIANY W PROJEKCIE, UMOWIE/ POROZUMIENIU/ DECYZJI  O DOFINANSOWANIU PROJEKTU ORAZ TERMINARZU PŁATNOŚCI (z wyłączeniem IF)
2.5.1 Instrukcja wprowadzania zmian w projekcie w ramach FE SL 2021-2027
2.5.2 Instrukcja wprowadzania zmian w terminarzu płatności w ramach FE SL 2021-2027
2.6 ROZWIĄZANIE UMOWY/ POROZUMIENIA/ UCHYLENIE DECYZJI O DOFINANSOWANIU PROJEKTU
2.6.1 Instrukcja rozwiązania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu w ramach FE SL 2021-2027
3 Procesy związane z płatnościami w ramach FE SL 2021-2027
3.1 REALIZACJI PŁATNOŚCI
3.1.1 Instrukcja realizacji płatności zaliczkowych, pośrednich, końcowych na rzecz beneficjentów w ramach FE SL 2021-2027 (z wyłączeniem PT i IF)
3.2 WERYFIKACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ
3.2.1 Instrukcja weryfikacji wniosku o płatność w ramach FE SL 2021-2027
3.3 OBSŁUGA ZWROTU ŚRODKÓW
3.3.1	Instrukcja obsługi zwrotów środków w ramach FE SL 2021-2027 (z wyłączeniem PT i IF)
3.3.2. Weryfikacja danych pozostałych do rozliczenia w CST2021 – SL2021 Projekty -  w ramach FE SL 2021-2027 – FS
3.3.3	Instrukcja dokonywania zwrotu niewykorzystanych środków dotacji celowej
3.4 INFORMACJE O ZLECENIACH PŁATNOŚCI
3.4.1 Instrukcja przekazywania informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz o płatnościach dokonanych przez Bank w ramach programów finansowanych  z udziałem środków europejskich
4. Procesy dotyczące sporządzania deklaracji wydatków, wniosków o płatność do KE i rocznych zestawień wydatków oraz prognoz certyfikacji
4.1 PRZYGOTOWANIE I PRZEKAZANIE DEKLARACJI WYDATKÓW DO IZ/ KW  FE SL
4.1.1 Instrukcja przygotowania i przekazywania Deklaracji wydatków od IZ FE SL – FS do IZ/ KW FE SL
4.2 ROCZNE ZESTAWIENIE WYDATKÓW
4.2.1 Instrukcja weryfikacji Rocznych zestawień wydatków od IZ/ KW FE SL do KE
4.3 PROGNOZA CERTYFIKACJI WYDATKÓW
4.3.1 Instrukcja opracowania i zatwierdzania prognozy/ aktualizacji prognozy certyfikacji wydatków
5. Procesy kontroli w ramach FE SL 2021-2027
5.1 ROCZNY PLAN KONTROLI
5.1.1 Instrukcja przygotowania/ aktualizacji Rocznego Planu Kontroli FE SL 2021-2027
5.1.2 Instrukcja przygotowania/aktualizacji Rocznego sprawozdania z działań kontrolnych w ramach FE SL 2021-2027
5.1.3 Instrukcja monitorowania stopnia wykonania kontroli w ramach FE SL 2021-2027
5.2 KONTROLA REALIZACJI PROJEKTU
5.2.1 Instrukcja przeprowadzenia kontroli realizacji projektu w ramach FE SL 2021-2027
5.2.2 Instrukcja monitorowania w okresie trwałości projektów w ramach FE SL 2021-2027
5.3 KONTROLE ZEWNĘTRZNE
5.3.1 Instrukcja obsługi kontroli zewnętrznych w ramach FE SL 2021-2027
5.3.2 Instrukcja badania i wdrażania ustaleń finansowych wydanych przez organy kontroli w wyniku kontroli zewnętrznych
6. PROCESY POSTĘPOWAŃ ADMINISTRACYJNYCH
6.1 PROWADZENIE POSTĘPOWAŃ ADMINISTRACYJNYCH
6.1.1 Instrukcja prowadzenia postępowań administracyjnych dotyczących należności związanych z realizacją projektów finansowanych z udziałem środków europejskich - I instancja
6.2 EGZEKUCJA NALEŻNOŚCI
6.2.1 Instrukcja egzekucji należności
7. Procesy nieprawidłowości i odzyskiwania kwot
7.1 STWIERDZANIE I KORYGOWANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
7.1.1 Instrukcja weryfikacji nieprawidłowości w projektach w ramach działań FE SL 2021-2027 wdrażanych przez FS
7.1.2 Instrukcja informowania Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (w ramach Działań FE SL 2021-2027 wdrażanych przez FS)
7.2 ODZYSKIWANIE KWOT
7.2.1 Instrukcja odzyskiwania kwot Pomocy Technicznej FE SL 2021-2027-FS
7.2.2 Instrukcja odzyskiwania kwot w ramach FE SL 2021-2027 przez IZ FE SL - FS
8. Procesy związane z realizacją Pomocy Technicznej
8.1 WNIOSKOWANIA O DOFINANSOWANIE W RAMACH PT
8.1.1. Instrukcja wnioskowania o dofinansowanie w ramach PT przez IZ FE SL - FS
8.2 SPORZĄDZENIE, OCENA I ZATWIERDZENIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ W RAMACH PT
8.2.1 Instrukcja sporządzania, weryfikacji i zatwierdzania wniosku o płatność zaliczkową IZ FE SL - FS w ramach PT
8.2.2 Instrukcja sporządzania, weryfikacji i zatwierdzania wniosku o płatność pośrednią/ końcową IZ FE SL - FS w ramach PT
8.2.3 Instrukcja sporządzania harmonogramu płatności  IZ FE SL-FS w ramach PT
8.3 ZWROTY ŚRODKÓW W RAMACH PT
8.3.1 Instrukcja zwrotu środków IZ FE SL - FS w ramach PT
8.3.2 Instrukcja zwrotu środków IP FE SL - WUP w ramach PT

I.	Objaśnienia skrótów użytych w treści instrukcji
BGK	Bank Gospodarstwa Krajowego	
BŚE	Budżet Środków Europejskich	
CI-PRS	Referat projektowania i rozwoju systemów informatycznych w Departamencie Cyfryzacji i Informatyki UM WSL	
CST 2021	Centralny system teleinformatyczny, o którym mowa w rozdziale 1 art. 2 pkt. 26 ustawy oraz w art. 72 ust. 1 lit. e rozporządzenia ogólnego, 
W skład ekosystemu CST 2021 wchodzą:
1.	CST2021 - SZT (system zarządzania tożsamością), 
2.	CST2021 - Administracja, w tym eSZOP (moduł aplikacji Administracja wspierający pracę z szczegółowym opisem priorytetów programu – dokumentem, o którym mowa w art. 2 pkt 28 ustawy),
3.	CST2021 - SL2021 projekty (aplikacja główna Centralnego systemu teleinformatycznego wspierającego realizację programów oraz weryfikację wniosków o płatność),
4.	CST2021 - BK2021 (Baza Konkurencyjności - aplikacja wspierająca realizację zasady konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027),
5.	CST2021 - e-Kontrole (aplikacja dedykowana prowadzeniu i dokumentowaniu kontroli oraz zarządzaniu procesami kontroli),
6.	CST2021 - SR2021 (aplikacja raportująca Centralnego systemu teleinformatycznego umożliwiająca generowanie raportów na podstawie danych zgromadzonych w CST2021),
7.	CST2021 - SKANER (aplikacja dedykowana prowadzeniu kontroli krzyżowych oraz weryfikowaniu informacji na temat podmiotów i osób na podstawie danych z rejestrów),
8.	CST2021 – SM EFS (narzędzie informatyczne przeznaczone do obsługi procesu gromadzenia i monitorowania danych podmiotów i uczestników projektów realizowanych ze środków funduszy europejskich dla perspektywy finansowej 2021-2027)
1.	CST2021 - Kontrole Krzyżowe (narzędzie wyznaczające grupy faktur do weryfikacji możliwości występowania podwójnego finansowania wydatków).	
e-Doręczenia	Elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru	
EFRR	Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego	
EFS+	Europejski Fundusz Społeczny Plus	
ePUAP	Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej	
FE SL 2021-2027/ Program	Program Regionalny Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027	
FN	Departament Finansowy UM WSL	
FR	Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego UM WSL 	
FS	Departament Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-AZ	Referat administracyjny i zamówień publicznych w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-INFO	Referat Punktu Informacyjnego o Funduszach Europejskich w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-KN1	Referat kontroli 1 w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-KN2	Referat kontroli 2 w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-LSI	Referat Lokalnego Systemu Informatycznego w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego	
FS-OF	Referat obsługi finansowej w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-OP	Referat obsługi projektów w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-PS	Referat koordynacji projektów w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-PW	Referat realizacji projektów  w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-RW	Referat wsparcia projektów w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-SE	Sekretariat w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-WP	Referat wyboru projektów w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-ZIT	Referat wdrażania projektów w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-ZMA	Referat zarządzania i analiz w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-ZN	Referat postępowań administracyjnych w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FS-ZPO	Referat rozliczania projektów w Departamencie Europejskiego Funduszu Społecznego UM WSL	
FST 	Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji 	
IA	Instytucja Audytowa	
IF	Instrumenty Finansowe	
IMS	(Irregularity Management System) System uruchomiony przez Komisję Europejską w celu umożliwienia państwom członkowskim wywiązywania się 
z obowiązku informowania o nieprawidłowościach oraz zapewnienia wymiany informacji o potencjalnie ryzykownych podmiotach pomiędzy instytucjami w ramach różnych programów operacyjnych	
IW / Instrukcja wykonawcza	Instrukcja zawierająca procedury działania właściwych instytucji, o której mowa w art. 6 ust. 2 ustawy wdrożeniowej	
ION	Instytucja Organizująca Nabór	
IP FE SL - ŚĆP 	Instytucja Pośrednicząca we wdrażaniu Programu FE SL 2021-2027 – Śląskie Centrum Przedsiębiorczości i Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach	
IP FE SL-WUP	Instytucja Pośrednicząca we wdrażaniu Programu FE SL 2021-2027 – Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach	
IPK	Informacja pokontrolna	
IZ FE SL 	Instytucja Zarządzająca Programem Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027	
IZ/ KW FE SL 	Departament Rozwoju i Transformacji Regionu Referat certyfikacji wydatków (RT-RCW) wykonujący zadania w zakresie księgowania wydatków	
KE 	Komisja Europejska	
KG	Departament Księgowości UM WSL	
KM FE SL 	Komitet Monitorujący Program Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027	
KN	Departament Obsługi Prawnej i Nadzoru Właścicielskiego UM WSL	
KN-OP	Referat Obsługi Prawnej w Departamencie Obsługi Prawnej i Nadzoru Właścicielskiego UM WSL	
KOP	Komisja Oceny Projektów	
KS	Karta Sprawy	
LSI 2021	Lokalny System Informatyczny programu FE SL 2021-2027	
MF	Ministerstwo Finansów	
MFiPR	Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (ministerstwo właściwe ds. rozwoju regionalnego)	
OR	Departament Organizacji Urzędu UM WSL	
OSZIK 	Opis Systemu Zarządzania i Kontroli - Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027	
PD PT	Plan Działania Pomocy Technicznej	
Portal	Portal Funduszy Europejskich	
PT	Pomoc Techniczna w ramach FE SL 2021-2027	
RDFP	Rzecznik Dyscypliny Finansów Publicznych	
RPK	Roczny Plan Kontroli dla Programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027	
RKW	Rejestr Kwot Wycofanych	
RT	Departament Rozwoju i Transformacji Regionu UM WSL	
RZW	Roczne zestawienie wydatków za rok obrachunkowy	
SHRIMP	System Harmonogramowania, Rejestracji i Monitorowania Pomocy Publicznej	
SOD	System Obiegu Dokumentów	
SZOP FE SL 2021-2027	Szczegółowy Opis Priorytetów Programu FE SL 2021-2027	
ŚCP	Śląskie Centrum Przedsiębiorczości (IP FE SL – ŚCP) 	
UM WSL	Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego	
UP	Umowa Partnerstwa	
WSA	Wojewódzki Sąd Administracyjny 	
WOD	Wniosek o dofinansowanie projektu	
WNP	Wniosek o płatność 	
WUP	Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach (IP FE SL – WUP)	
ZIT	Zintegrowane Inwestycje Terytorialne	
ZL-KR	Referat kadr w Departamencie Zarządzania Zasobami Ludzkimi UM WSL	
ZW	Zarząd Województwa Śląskiego	

II.	Słownik Terminologiczny
Beneficjent – oznacza:
a)	podmiot publiczny lub prywatny, podmiot mający osobowość prawną lub niemający osobowości prawnej lub osobę fizyczną, odpowiedzialne za inicjowanie operacji lub inicjowanie i wdrażanie operacji;
b)	w kontekście partnerstw publiczno-prywatnych („PPP”) – podmiot publiczny inicjujący operację PPP lub partnera prywatnego wybranego do jej wdrażania;
c)	w kontekście programów pomocy państwa – przedsiębiorstwo, które otrzymuje pomoc;
d)	w kontekście pomocy de minimis udzielanej zgodnie z rozporządzeniami Komisji (UE) nr 1407/2013 (37) lub (UE) nr 717/2014 (38) państwo członkowskie może zdecydować, że beneficjentem do celów niniejszego rozporządzenia jest podmiot udzielający pomocy, w przypadku gdy jest on odpowiedzialny za inicjowanie operacji lub za inicjowanie i wdrażanie operacji;
e)	w kontekście instrumentów finansowych – podmiot, który wdraża fundusz powierniczy, lub, jeżeli nie istnieje struktura z funduszem powierniczym, podmiot wdrażający fundusz szczegółowy, lub, jeżeli instytucja zarządzająca zarządza instrumentem finansowym – instytucję zarządzającą.
Bank Gospodarstwa Krajowego – zgodnie z ustawą o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r., płatności na rzecz beneficjentów dokonywane są od 1 stycznia 2010 roku z rachunku Ministra Finansów otwartego w Banku Gospodarstwa Krajowego, który pełni rolę tzw. Płatnika.
Decyzja o dofinansowaniu projektu – decyzja podjęta przez jednostkę sektora finansów publicznych, która stanowi podstawę dofinansowania projektu, w przypadku, gdy ta jednostka jest jednocześnie instytucją udzielającą dofinansowania oraz wnioskodawcą (zgodnie z art. 2 pkt 2 ustawy wdrożeniowej).
Dni/ Dzień – należy rozumieć jako dni kalendarzowe, o ile nie oznaczono inaczej.
Dofinansowanie – finansowanie UE lub współfinansowanie krajowe z budżetu państwa, przyznane na podstawie umowy o dofinansowanie projektu albo decyzji o dofinansowaniu projektu, lub ze środków funduszy celowych, o ile tak stanowi umowa o dofinansowanie projektu albo decyzja o dofinansowaniu projektu (zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy wdrożeniowej). 
Dyrektor FS - należy rozumieć jako Dyrektor Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego lub Zastępca Dyrektora FS, zgodnie ze stosownym podziałem obowiązków.
Ekspert – osoba, o której mowa w rozdziale 17 ustawy wdrożeniowej.
Ewaluacja (badanie ewaluacyjne) – proces, którego celem jest oszacowanie jakości i wartości procesu oraz efektów wdrażania interwencji publicznych w odniesieniu do jasno sformułowanych kryteriów.
Instytucja Audytowa – instytucja audytowa, o której mowa w art. 71 rozporządzenia ogólnego.
Instytucja Pośrednicząca FE SL – podmiot, któremu została powierzona w drodze porozumienia zawartego z Instytucją Zarządzającą FE SL realizacja zadań w ramach FE SL 2021-2027.
Instytucja Zarządzająca FE SL – Zarząd Województwa Śląskiego.
Karta sprawy – dokument wewnętrzny w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego, który określa rodzaj sprawy, opis sprawy wraz z podstawą prawną, konsekwencje finansowe a także proponowane przez departament merytoryczny rozstrzygnięcie, na podstawie, którego Zarząd Województwa podejmuje decyzję w konkretnej sprawie.
Korekta finansowa – kwota, o jaką pomniejsza się współfinansowanie UE dla projektu lub programu w związku z nieprawidłowością indywidualną lub systemową.
Kontrola projektów – służy sprawdzeniu zgodności m.in. wydatków z przepisami prawa, programem, zasadami krajowymi i unijnymi oraz umową o dofinansowanie projektu lub decyzją o dofinansowaniu projektu. 
Kontrola systemowa – służy sprawdzeniu prawidłowości realizacji zadań przez instytucje, którym instytucja zarządzająca powierzyła, w drodze porozumienia, zadania związane z realizacją programu. 
Kontrola trwałości – kontrola projektu, o której mowa w art. 65 rozporządzenia ogólnego.
Kryteria wyboru projektów – kryteria umożliwiające ocenę projektu, zatwierdzone przez komitet monitorujący, o którym mowa w art. 38 rozporządzenia ogólnego.
Komitet Monitorujący FE SL – komitet realizuje zadania, o których mowa w art. 40 rozporządzenia ogólnego, w szczególności zatwierdza kryteria wyboru projektów dla FE SL 2021-2027.
LSI 2021 – Lokalny System Informatyczny programu FE SL 2021-2027.
Monitorowanie postępu rzeczowego – jest prowadzone równolegle z analizą postępu finansowego, z uwzględnieniem danych zebranych z poziomu projektów, obejmujących wartości osiągnięte sprawozdawane we wnioskach o płatność oraz wymienione w umowach o dofinansowanie projektu lub w decyzjach o dofinansowanie projektu.
Nieprawidłowość - oznacza każde naruszenie mającego zastosowanie prawa, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez obciążenie go nieuzasadnionym wydatkiem.
Nieprawidłowość systemowa – oznacza każdą nieprawidłowość, która może mieć charakter powtarzalny, o wysokim prawdopodobieństwie wystąpienia w podobnych rodzajach operacji, która wystąpiła na skutek poważnego uchybienia, w tym braku ustanowienia odpowiednich procedur zgodnie z niniejszym rozporządzeniem oraz z przepisami dotyczącymi poszczególnych Funduszy.
Ostateczny odbiorca – oznacza osobę prawną lub fizyczną, która otrzymuje wsparcie z Funduszy za pośrednictwem beneficjenta funduszu małych projektów lub z instrumentu finansowego.
Pakiet aplikacyjny – zestaw dokumentów niezbędnych do ogłoszenia i przeprowadzenia naboru projektów ze środków FE SL 2021-2027 (tj. Ogłoszenie o naborze i Regulamin wyboru projektów wraz z załącznikami).
Pomoc Techniczna – działania z zakresu przygotowania, zarządzania, monitorowania, oceny, informacji, promocji i kontroli działalności programów operacyjnych oraz działania mające na celu zwiększenie zdolności administracyjnych do wdrażania funduszy.
Portal – portal internetowy, o którym mowa w art. 46 lit. b rozporządzenia ogólnego.
Priorytet – grupa działań, których realizacja służy osiągnięciu celu szczegółowego określonego w FE SL 2021-2027. Każdy Priorytet określa wskaźniki i odpowiadające im wartości docelowe określone ilościowo lub jakościowo, służące do oceny postępów z wdrażania programu w kierunku osiągania celów jako podstawę monitorowania, ewaluacji i przeglądu wyników.
Procedura odwoławcza – w przypadku negatywnej oceny jego projektu wybieranego 
w sposób konkurencyjny, wnioskodawcy przysługuje prawo wniesienia protestu w celu ponownego sprawdzenia złożonego wniosku w zakresie spełniania kryteriów wyboru projektów.
Regionalny program – program służący realizacji umowy partnerstwa w zakresie polityki spójności w rozumieniu art. 5 pkt 7a lit. a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, uchwalony przez zarząd województwa i przyjęty przez Komisję Europejską, odzwierciedlający cele zawarte w umowie partnerstwa, które mają być osiągnięte za pomocą funduszy strukturalnych, lub w zakresie wynikającym z umowy partnerstwa, również za pomocą Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, będący podstawą realizacji określonych w nim działań, stanowiący program, o którym mowa w art. 22 rozporządzenia ogólnego.
Rozporządzenie EFRR i Funduszu Spójności – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1058 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 60, z późn. zm.).
Rozporządzenie EFS+ - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylające rozporządzenie (UE) nr 1296/2013 (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 21, z późn. zm.).
Rozporządzenie FST – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1056 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 1, z późn. zm.).
Rozporządzenie ogólne – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury, a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 159, z późn. zm.).
Strona internetowa programu FE SL 2021-2027– https://funduszeue.slaskie.pl – strona internetowa dostarczająca informacje na temat programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego na lata 2021-2027. 
Umowa o dofinansowanie projektu – oznacza:
a)	umowę zawartą między właściwą instytucją a wnioskodawcą, którego projekt został wybrany do dofinansowania, zawierającą co najmniej elementy, o których mowa w art. 206 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w tym umowę o finansowaniu, o której mowa w art. 59 ust. 5 rozporządzenia ogólnego,
b)	porozumienie, o którym mowa w art. 206 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zawarte między właściwą instytucją a wnioskodawcą, którego projekt został wybrany do dofinansowania,
Ustawa wdrożeniowa – ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1079).
Wniosek o dofinansowanie projektu – wniosek o dofinansowanie projektu (wypełniany i składany w LSI 2021), w którym zawarte są informacje na temat wnioskodawcy oraz opis projektu, na podstawie których dokonuje się oceny spełnienia przez ten projekt kryteriów wyboru projektów. 
Wniosek o płatność – jest formularzem, za pomocą którego beneficjent składa sprawozdanie z osiągniętych wskaźników produktu i rezultatu oraz postępu finansowego; wniosek o zaliczkę służy wnioskowaniu o dofinansowanie w formie zaliczki.
Wnioskodawca – podmiot, który złożył wniosek o dofinansowanie projektu (zgodnie z art. 2 pkt 34 ustawy wdrożeniowej).
Współfinansowanie krajowe z budżetu państwa – środki z budżetu państwa niepochodzące z budżetu środków europejskich, o którym mowa w art. 117 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, wypłacane na rzecz beneficjenta na podstawie umowy o dofinansowanie projektu albo decyzji o dofinansowaniu projektu albo wydatkowane przez państwową jednostkę budżetową w ramach projektu, z wyłączeniem podlegających refundacji przez Komisję Europejską środków budżetu państwa przeznaczonych na realizację projektów pomocy technicznej i projektów Interreg (zgodnie z art. 2 pkt 37 ustawy wdrożeniowej).
Wytyczne – instrument prawny określający ujednolicone warunki i procedury wdrażania funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności i Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji skierowane do instytucji uczestniczących w realizacji programów oraz stosowane przez te instytucje na podstawie właściwego porozumienia, kontraktu programowego, o którym mowa w art. 5 pkt 4 d ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, albo umowy oraz przez beneficjentów na podstawie umowy o dofinansowanie projektu albo decyzji o dofinansowaniu projektu (zgodnie z art. 2 pkt 38 ustawy wdrożeniowej).

III.	Krótki opis FE SL 2021-2027

Program Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 (FE SL 2021-2027) został przygotowany na podstawie rozporządzenia ogólnego, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1058 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1057 z dnia 24 czerwca 2021 r.  ustanawiającego Europejski Fundusz Społeczny Plus (EFS+) oraz uchylającego rozporządzenie (UE) nr 1296/2013, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1056 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego Fundusz na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, a także na podstawie ustawy wdrożeniowej.
FE SL 2021-2027 jest jednym z 16 programów zarządzanych i wdrażanych na poziomie regionalnym i jest jednym z instrumentów realizacji Umowy Partnerstwa, która jest dokumentem określającym strategię interwencji funduszy europejskich w Polsce w latach 2021-2027. FE SL 2021-2027 został zaakceptowany przez Komisję Europejską w dniu 5 grudnia 2022 roku.
W ramach FE SL 2021-2027 funkcjonuje dziesięć Priorytetów merytorycznych (finansowanych z EFRR, EFS+ oraz FST) oraz trzy Priorytety dedykowane Działaniom w zakresie Pomocy Technicznej (finansowane z EFRR, EFS+ oraz FST):
    I. Fundusze Europejskie na inteligentny rozwój 
    II. Fundusze Europejskie na zielony rozwój
    III. Fundusze Europejskie dla zrównoważonej mobilności
    IV. Fundusze Europejskie dla sprawnego transportu
    V. Fundusze Europejskie dla rynku pracy
    VI. Fundusze Europejskie dla edukacji
    VII. Fundusze Europejskie dla społeczeństwa
    VIII. Fundusze Europejskie na infrastrukturę dla mieszkańca
    IX. Fundusze Europejskie na rozwój terytorialny
    X. Fundusze Europejskie na transformację
    XI. Fundusze Europejskie na pomoc techniczną EFRR
    XII. Fundusze Europejskie na pomoc techniczną EFS+
    XIII. Fundusze Europejskie na pomoc techniczną FST.
Wsparcie z Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji zostało włączone do programu FE SL 2021-2027 w ramach Priorytetu X. Fundusze Europejskie na transformację.
Realizacja Priorytetu X. służyć będzie zapewnieniu wsparcia w łagodzeniu skutków społecznych, gospodarczych i środowiskowych oraz przejścia na gospodarkę neutralną dla klimatu do 2050 r. Transformacja w dłuższej perspektywie pozwoli odejść od górnictwa i przemysłu ciężkiego oraz oprzeć gospodarkę regionu o nowoczesne gałęzie przemysłu neutralnego dla środowiska. Proces sprawiedliwej transformacji będzie prowadzony na terenie 7 podregionów województwa śląskiego: gliwickiego, bytomskiego, katowickiego, sosnowieckiego, rybnickiego, tyskiego i bielskiego.

IV.	Organizacja i rola IZ FE SL-FS 

Na podstawie art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy wdrożeniowej funkcję IZ FE SL pełni Zarząd Województwa Śląskiego, będący organem wykonawczym samorządu województwa.
Zadania związane z wdrażaniem FE SL 2021-2027 realizują następujące departamenty UM WSL: 
•	Departament Rozwoju i Transformacji Regionu,
•	Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
•	Departament Europejskiego Funduszu Społecznego,
•	Departament Finansowy,
•	Departament Księgowości,
•	Departament Cyfryzacji i Informatyki,
•	Departament Administracji i Logistyki,
•	Departament Obsługi Prawnej i  Nadzoru Właścicielskiego,
•	Departament Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

Rolę IZ FE SL realizują: Departament Rozwoju i Transformacji Regionu (RT), Departament Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (FR) oraz Departament Europejskiego Funduszu Społecznego (FS).

RT realizuje zadania związane z zarządzaniem i koordynacją FE SL 2021-2027, jak również zadania w zakresie księgowania wydatków dla FE SL 2021-2027 oraz zajmuje się zagadnieniami związanymi z szeroko rozumianym rozwojem regionalnym. Wśród wiodących zadań RT w zakresie FE SL 2021-2027 wymienić można: programowanie, monitoring i kontrolę, zarządzanie finansowe, ewaluację, promocję i nadzór nad IP FE SL. Zadaniem RT będzie także koordynacja działań szeroko pojętej transformacji regionu.

FR, w zakresie EFRR i FST oraz FS, w zakresie EFS +, EFRR i FST, wykonują zadania związane z wdrażaniem FE SL 2021-2027, takie jak: nabór, ocena i wybór projektów do dofinansowania, podpisywanie umów o dofinansowanie projektów, weryfikacja wniosków o płatność, kontrola projektów czy dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów.
Zadania wykonywane przez pozostałe ww. departamenty mają charakter pomocniczy.

IZ FE SL zgodnie z art. 72 rozporządzenia ogólnego oraz art. 8 ust. 2 ustawy wdrożeniowej jest odpowiedzialna za zarządzanie FE SL 2021-2027 i jego realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. 

Zadania IZ FE SL realizowane są przez poszczególne komórki IZ FE SL odpowiedzialne za zarządzanie i wdrażanie zgodnie z zapisami aktualnie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego UM WSL, który zawiera ogólne informacje na temat zadań poszczególnych departamentów UM WSL, w tym realizujących działania IZ FE SL, a szczegółowe zadania są uregulowane w wewnętrznych zarządzeniach Dyrektorów departamentów, jako Wewnętrzne Regulaminy Organizacyjne. Zgodnie z zapisami art. 72 ust. 2 rozporządzenia ogólnego wyznaczono w ramach IZ FE SL komórkę do wykonywania zadań w zakresie księgowania wydatków. 

W ramach FE SL 2021-2027 do obsługi procesów związanych z aplikowaniem o środki i wdrażaniem programu są wykorzystywane dwa systemy informatyczne: CST2021 oraz LSI 2021. 
W ramach IZ FE SL powołany i zgłoszony do MFiPR został Administrator Merytoryczny Instytucji Zarządzającej (AM IZ) dla CST2021, zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027. Jest on jednocześnie pierwszym AM IZ zarządzającym uprawnieniami w CST2021 i zarządzającym podmiotem (tzw. Administrator techniczny umiejscowiony w CI-PRS).
W ramach IZ FE SL zostali także powołani zastępcy AM IZ, a ich rola jest współdzielona pomiędzy 3 departamentami: FS, FR, RT.
W ramach IP FE SL powołani i zgłoszeni do MFiPR zostali Administratorzy Merytoryczni Instytucji   (AMI), którzy są jednocześnie pierwszym administratorem zarządzającym uprawnieniami w CST2021 i zarządzającym podmiotem w instytucjach: w IP FE SL – ŚCP Zespół ds. IT, w IP FE SL – WUP Zespół ds. Wsparcia Informatycznego. AMI w IP FE SL mogą również powołać swoich zastępców.
W zakresie zadań związanych z administrowaniem LSI 2021, rolę Głównego administratora  LSI 2021 pełni CI-PRS, który jest jednocześnie jedynym administratorem zarządzającym uprawnieniami oraz  wykonawcą wewnętrznym systemu LSI 2021.
Rola Administratorów Instytucji (AI) ma charakter merytoryczny i jest współdzielona z komórkami w FS, FR, RT, IP FE SL-ŚCP oraz IP FE SL-WUP. 

W zakresie funkcjonowania w/w systemów informatycznych został opracowany dokument pn. Zasady zarządzania systemami teleinformatycznymi wspierającymi program FE SL 2021-2027, w którym opisane są procedury w zakresie funkcjonowania systemów informatycznych oraz szczegółowe zasady współpracy osób i instytucji użytkujących, administrujących i nadzorujących LSI 2021 oraz CST 2021, w tym podział kompetencji pomiędzy nimi i kwestie nadawania uprawnień. 
W przypadków tematów wspólnych, za koordynację zadań w zakresie funkcjonowania systemów informatycznych na poziomie IZ FE SL odpowiada RT.
W przypadku FS za koordynację zadań w zakresie funkcjonowania systemów informatycznych w departamencie odpowiada FS-LSI.

Departamenty, które realizują zadania IZ FE SL, posiadają odpowiedni potencjał instytucjonalny (w tym wysoko wykwalifikowane zasoby kadrowe), dający gwarancję sprawnego, skutecznego i prawidłowego wdrażania FE SL 2021-2027.

Organizacja Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego 
Układ stanowiskowy Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego - FS: 
Oznaczenie referatu 	Referat/ Stanowisko 	
 	Dyrektor Departamentu* 	
 	Zastępca Dyrektora Departamentu* 	
FS-ZMA 	Referat zarządzania i analiz 	
 	Kierownik referatu* 	
	Koordynator Zespołu*	
 	Stanowisko ds. zarządzania i analiz 	
	Stanowisko ds. realizacji projektu	
FS-OF 	Referat obsługi finansowej 	
 	Kierownik referatu* 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej 	
 	Stanowisko ds. finansów i prognoz 	
 	Stanowisko ds. zarządzania alokacją 	
 	Stanowisko ds. nadzoru finansowego 	
FS-WP 	Referat wyboru projektów 	
 	Kierownik referatu* 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds.  naboru i oceny wniosków 	
FS-RW 	Referat wsparcia projektów 	
 	Kierownik referatu* 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 	
FS-OP 	Referat obsługi projektów 	
 	Kierownik referatu* 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds. obsługi projektów 	
FS-PS 	Referat koordynacji projektów 	
 	Kierownik referatu* 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds. obsługi projektów 	
FS-ZIT 	Referat wdrażania projektów 	
 	Kierownik referatu* 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds. obsługi projektów 	
FS-KN1 	Referat kontroli 1 	
 	Kierownik referatu* 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds. kontroli 	
FS-KN2 	Referat kontroli 2 	
 	Kierownik referatu* 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds. kontroli 	
FS-ZN 	Referat postępowań administracyjnych 	
 	Kierownik referatu* 	
	Koordynator Zespołu*	
 	Stanowisko ds. postępowań administracyjnych 	
 	Stanowisko ds. nieprawidłowości 	
 	Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności 	
 	Stanowisko ds. pomocy publicznej 	
	Stanowisko ds. ochrony danych osobowych	
FS-AZ	Referat administracyjny i zamówień publicznych	
	Kierownik referatu* 	
	Koordynator Zespołu*	
	Stanowisko ds.  koordynacji i wdrażania procedur	
	Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postepowań o udzielenie zamówienia	
	Stanowisko ds. organizacyjno kadrowych	
	Stanowisko ds. administracyjnych	
FS-INFO	Referat Punktu Informacyjnego o Funduszach Europejskich 	
 	Kierownik referatu* 	
	Koordynator Zespołu*	
	Koordynator Sieci PIFE	
	Specjalista ds. Funduszy Europejskich	
 	Stanowisko ds. rozliczania PIFE 	
 	Specjalista ds. Partnerstwa Publiczno-Prywatnego	
	Stanowisko ds. nadzoru	
FS-PW	Referat realizacji projektów 	
 	Kierownik referatu* 	
	Koordynator Zespołu*	
 	Stanowisko ds. realizacji projektu 	
FS-ZPO 	Referat rozliczania projektów 	
 	Kierownik referatu* 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds. obsługi projektu 	
	Stanowisko ds. realizacji projektu	
FS-LSI	Referat Lokalnego Systemu Informatycznego	
	Kierownik referatu*	
	Stanowisko ds. systemów informatycznych	
FS-SE 	Sekretariat 	
 	Koordynator Zespołu* 	
 	Stanowisko ds. sekretariatu  	
	Stanowisko ds. badania konfliktu interesu	
 *Niektóre zadania/ uprawnienia przewidziane w poszczególnych IW do realizacji przez Zarząd Województwa/ Marszałka Województwa/ Dyrektora FS/ kierownika referatu w celu usprawnienia wdrażania FE SL 2021-2027 mogą zostać scedowane Dyrektorowi FS/ Z-cy Dyrektora FS/ kierownikowi referatu/ koordynatorowi/ pracownikowi zgodnie z Pełnomocnictwem, Upoważnieniem, Kartą Wzorów Podpisów lub poprzez rozszerzenie jego zakresu obowiązków, po uprzednim uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym. W przypadku konieczności podjęcia działań usprawniających proces wdrażania i realizacji FE SL 2021-2027, Dyrektor FS zastrzega sobie prawo do przesunięcia realizacji procesu/ zadań na inne stanowisko w referatach przy zachowaniu odpowiednich procedur oraz rozdzielności funkcji.  

Zgodnie z zapisami Regulaminu Organizacyjnego UM WSL do zadań, kompetencji i obowiązków wszystkich pracowników UM WSL, należy prowadzenie dokumentacji załatwianych spraw, w tym ewidencjonowanie i przechowywanie akt i dokumentów zgodnie z obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazem akt. Instrukcja kancelaryjna obowiązująca w UM WSL stanowi załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67). Określa ona sposób postępowania z dokumentami od momentu ich rejestracji w kancelarii, poprzez ich dekretację i obieg wewnątrz Urzędu, aż do akceptacji pism wychodzących i archiwizacji. W oparciu o instrukcję kancelaryjną powstało Zarządzenie nr 33/24 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 5 czerwca 2024 r. w sprawie zmiany Zarządzenia nr 94/21 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 5 sierpnia 2021 r. w sprawie przyjęcia procedury czynności kancelaryjnych oraz systemu obiegu dokumentów w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego z późn. zm.
Zarządzenie wskazuje najistotniejsze zasady postępowania z dokumentacją prowadzoną w systemie EZD - podstawowym systemie obiegu dokumentów - oraz w systemie tradycyjnym. 
Za prawidłowy obieg kancelaryjny dokumentów w FS odpowiada Sekretariat (Stanowisko ds. sekretariatu). 

W odniesieniu do pism/ dokumentów sporządzanych przez poszczególne stanowiska w FS 
w ramach różnych procesów, zadania dotyczące ich dekretowania/ akceptacji/ zatwierdzania zostały połączone. Zadania te przebiegają następująco:
- stanowisko w FS sporządza pismo/ dokument i przekazuje go do weryfikacji i akceptacji do kierownika referatu (jeśli dotyczy). W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji zgłoszone zostaną uwagi przez kierownika, pracownik ponownie sporządza pismo/ dokument uwzględniające konieczne poprawki i przekazuje do kierownika celem ponownej weryfikacji i akceptacji. 
- wobec braku uwag, kierownik akceptuje pismo/ dokument i przekazuje do Dyrektora FS celem zatwierdzenia. W przypadku zgłoszenia uwag przez Dyrektora FS, pracownik ponownie sporządza pismo/ dokument uwzględniające konieczne poprawki i przekazuje do kierownika celem ponownej weryfikacji i akceptacji i wobec braku uwag przekazania do Dyrektora FS,
- wobec braku uwag Dyrektor FS zatwierdza pismo/ dokument.
W odniesieniu do niektórych dokumentów ścieżka akceptacji/ zatwierdzenia kończy się na poziomie kierownika referatu. 
Ujęte w poszczególnych procesach zadanie polegające na wpływie/ otrzymaniu pisma/ dokumentu przez dane stanowisko uwzględnia poprzedzającą ścieżkę dekretacji pisma i zlecania zadania przez bezpośredniego przełożonego. 
Od dnia 1 stycznia 2025 roku, zgodnie z komunikatem Ministra Cyfryzacji, wchodzi w życie obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych przez grupy podmiotów określone w przepisach ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) zwanej dalej „ustawą o doręczeniach elektronicznych”, w tym  m.in. przez  jednostki samorządu terytorialnego, w zakresie powszechnego doręczania i odbierania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.   
W związku z powyższym IZ FE SL od tego dnia będzie musiał: 
•	posiadać adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE),  
•	dokonywać doręczeń na adres do e-Doręczeń podmiotom, które z niego korzystają.  
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru,  są usługą zaufania świadczoną na podstawie rozporządzenia eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE) i norm ETSI (Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych). Opisują one m.in. kwalifikowane podpisy elektroniczne, pieczęcie elektroniczne, elektroniczne znaczniki czasu, a także odpowiednie dla nich certyfikaty. Są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.  
Po dacie wejścia w życie obowiązku korzystania z e-Doręczeń podmioty instytucje nadal będą miały obowiązek posiadać elektroniczne skrzynki podawcze i je obsługiwać.  Doręczenie korespondencji elektronicznej za pośrednictwem ePUAP, w tym dokumentów  elektronicznych w ramach e-usług, będzie prawnie skuteczne.   
Zgodnie z przyjętą w Ministerstwie Cyfryzacji strategią – docelowo platforma ePUAP  
zostanie zastąpiona nowym rozwiązaniem. Zmiany będą wprowadzane sukcesywnie. Platforma ePUAP stopniowo będzie wygaszana. Jej funkcje będą realizować e- Doręczenia.   
Do tego czasu procedury IZ FE SL oraz IP FE SL będą dopuszczały w swojej treści działanie obu tych usług w zależności od stron komunikacji i obowiązujących w tym zakresie szczegółowych przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych.
Kwestie dotyczące zamieszczania informacji na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego uregulowane zostały Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego nr 34/23 z dnia 30 stycznia 2023 r. w sprawie przyjęcia procedury publikowania informacji w Biuletynie Informacji Publicznej.
Ponadto zgodnie z Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego nr 74/20 z 01.06.2020 r. w sprawie przyjęcia Procedury rozpatrywania wniosków o udostępnienie informacji publicznej 
(z późn. zm.) udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Informacja publiczna, która może być udostępniona niezwłocznie, udostępniania jest w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.

W ślad za ustawą z dn. 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych 
i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych wszystkie treści przekazywane do publikacji na stronie https://funduszeue.slaskie.pl treści (wiadomości, załączniki) powinny spełniać jej wymogi.
Do komunikacji w sprawie zamieszczania informacji na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027 oraz na Portalu został utworzony dedykowany adres mailowy: funduszeUE@slaskie.pl.

Dla zachowania właściwej ścieżki audytu, w przypadku procesów, w których FS nie jest komórką wiodącą, lecz wykonuje zadania, przygotowuje dokumentację, zestawienia, sprawozdania na potrzeby dalszego procedowania przez inne komórki IZ FE SL, stosuje się zasady dekretacji, obiegu i zatwierdzania dokumentów w FS, ze szczególnym uwzględnieniem terminów wynikających z przepisów prawa i obowiązujących wytycznych, odrębnych IW oraz informacji od komórek merytorycznych inicjujących zadanie. 

V.	Realizacja zadań w ramach FE SL 2021-2027 przez pracowników FS

Wykonywanie zadań związanych z realizacją FE SL 2021-2027 przez zaangażowanych pracowników polega na wykonywaniu poleceń służbowych wynikających z zakresu obowiązków pracownika oraz na wykonywaniu innych zadań zleconych przez przełożonego. 
Wykonywanie poleceń służbowych regulują w szczególności następujące przepisy i dokumenty wewnętrzne obowiązujące w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego: 
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.); 
- Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1135); 
- Regulamin Pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach przyjęty Zarządzeniem nr 11/23 Marszałka Województwa Śląskiego z dnia 18 stycznia 2023 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Pracy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach; 
- Instrukcje Wykonawcze Instytucji Zarządzającej Programem Regionalnym Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 (aktualna wersja). 
Wszyscy pracownicy IZ FE SL zobowiązani są do zapoznania się z treścią ww. przepisów i dokumentów oraz do ich stosowania. 

1.	W każdej sytuacji, w której pracownik dostrzega jakiekolwiek potencjalne trudności w prawidłowej lub terminowej realizacji zadania, powinien niezwłocznie poinformować o tym bezpośredniego przełożonego w celu wspólnego wypracowania rozwiązania i podjęcia działań, zapobiegających wystąpieniu błędów lub opóźnień.  
2.	W przypadku braku zgody pomiędzy pracownikiem a bezpośrednim przełożonym, w sytuacji gdy zagrożony jest termin lub sposób wykonania zadania - bezpośredni przełożony sporządza e-mail/ notatkę służbową opisującą stan sprawy ze wskazaniem propozycji rozwiązania (np. przedłużenie terminu do wykonania zadania/ zlecenie wykonania zadania innemu pracownikowi/ sporządzenie wniosku o opinię prawną/ uzgodnienie z inną komórką Urzędu i inne) i przekazuje do zatwierdzenia przez Dyrektora/ Zastępcę Dyrektora Departamentu. 
3.	W przypadku gdy powyższe działania nie doprowadzą do wykonania zadania, zastosowanie znajdują przepisy art. 25 ust. 2 oraz 3 ustawy o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 530). 

1. Procesy zarządzania systemem
1.1 FE SL 2021-2027
1.1.1 Instrukcja przygotowania wkładu merytorycznego do aktualizacji FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka /jednostka	
Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
W przypadku inicjowania zmian merytorycznych FE SL 2021-2027 przez FS - pkt 2; 
W przypadku inicjowania zmian merytorycznych FE SL 2021-2027 przez RT- pkt 1.	
1.		Stanowisko ds. zarządzania i analiz FS-ZMA	Otrzymanie od RT informacji o konieczności przygotowania wkładu merytorycznego niezbędnego do aktualizacji FE SL 2021-2027	Niezwłocznie	SOD/e-mail	
2.		Stanowisko ds. zarządzania i analiz FS-ZMA	Przygotowanie zmian do FE SL 2021-2027 oraz przekazanie ich do kierowników referatów FS z prośbą o weryfikację, ewentualne uwagi i propozycje dodatkowych zmian	Niezwłocznie	e-mail	
3.		Stanowisko ds. zarządzania i analiz FS-ZMA	Zebranie i analiza informacji w zakresie wkładu merytorycznego do FE SL 2021-2027 oraz przekazanie materiału do Stanowisko ds. zarządzania alokacją FS-OF 	Zgodnie z terminem wskazanym w mailu 	e-mail, wersja elektroniczna	
4.		Stanowisko ds. zarządzania alokacją FS-OF	Weryfikacja wkładu merytorycznego do FE SL 2021-2027 i przekazanie materiału do Stanowisko ds. zarządzania i analiz FS-ZMA	Zgodnie z terminem wskazanym w mailu	e-mail, wersja elektroniczna	
5.		Stanowisko ds. zarządzania i analiz FS-ZMA, Kierownik FS-ZMA, Dyrektor FS	Sporządzenie, akceptacja i zatwierdzenie wkładu merytorycznego do FE SL 2021-2027 	Niezwłocznie	e-mail, wersja elektroniczna	
6.		Stanowisko ds. zarządzania i analiz FS-ZMA	Przekazanie do RT wkładu merytorycznego niezbędnego do aktualizacji FE SL 2021-2027	Niezwłocznie	SOD/e-mail	
1.2 SZOP FE SL 2021-2027
1.2.1 Instrukcja przygotowania wkładu merytorycznego SZOP FE SL 2021-2027 w CST2021 w module eSZOP 
Lp.	Stanowisko/ komórka /jednostka	
Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
Rozpoczęcie prac nad przygotowaniem SZOP FE SL 2021-2027 poprzedza aktualizacja słowników, zgodnie z procedurą opisaną w Zasadach zarządzania systemami teleinformatycznymi wspierającymi wdrażanie programu FE SL 2021-2027. 
W przypadku inicjowania zmian merytorycznych SZOP FE SL 2021-2027 przez FS - pkt 2; 
W przypadku inicjowania zmian merytorycznych SZOP FE SL 2021-2027 przez RT- pkt 1.	
1.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Otrzymanie od RT pisma dot. przygotowania wkładu merytorycznego do projektu / aktualizacji SZOP FE SL 2021-2027.
	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
2.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Poinformowanie RT o konieczności zmiany SZOP FE SL 2021-2027.	Niezwłocznie	SOD, e-mail	
3.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przygotowanie propozycji zmian do SZOP FE SL 2021-2027 oraz przekazanie do kierowników referatów FS z prośbą o weryfikację i ewentualne uwagi  	Niezwłocznie	e-mail	
4.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Zebranie i analiza informacji w zakresie wkładu merytorycznego do SZOP FE SL 2021-2027 oraz przekazanie materiału do Stanowiska ds. zarządzania alokacją FS-OF. 	Zgodnie z terminem wskazanym w mailu	e-mail 
	
5.		Stanowisko ds. zarządzania alokacją FS-OF	Weryfikacja wkładu merytorycznego do SZOP FE SL 2021-2027.	Zgodnie z terminem wskazanym w mailu	e-mail	
6.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW (pracownicy posiadający odpowiednie uprawnienia do systemu zgodnie z Zasadami zarządzania systemami informatycznymi)	Wprowadzenie danych do projektu SZOP FE SL 2021-2027 w CST2021 w module eSZOP oraz wygenerowanie z systemu projektu SZOP FE SL 2021-2027. 
Uzupełnienie „Wykazu najważniejszych zmian”. 	Niezwłocznie	CST2021 – moduł eSZOP	
7.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Wysłanie projektu/ aktualizacji  SZOP FE SL 2021-2027 do akceptacji Kierownika FS-WP, Kierownika FS-RW.	Niezwłocznie	e-mail	
8.		Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW, Dyrektor FS	Weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie projektu/ aktualizacji SZOP FE SL 2021-2027.
	Niezwłocznie	e-mail	
9.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie do  RT informacji o zakończeniu prac nad zmianą SZOP FE SL 2021-2027.	Niezwłocznie	e-mail/SOD	
10.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Otrzymanie z RT opinii lub uwag z IK UP na temat zgodności aktualizacji SZOP FE SL 2021-2027 z UP i wytycznymi wydanymi na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej.	Zgodnie z terminem wpływu	e-mail	
W przypadku uwag IK UP do zmian wprowadzonych przez FS przygotowanie wymaganych poprawek przebiega analogicznie do procesu przygotowania wkładu merytorycznego – pkt. 3.	
1.3 OSZIK
1.3.1 Instrukcja przygotowania i aktualizacji wkładu do OSZIK 
Lp. 	Stanowisko/ komórka/ instytucja 	Zadanie 	Termin wykonania 	Forma opracowania/ obiegu dokumentów  	
W przypadku inicjowania zmiany OSZIK przez komórki FS inne niż FS-AZ– pkt 1; 
W przypadku konsultowania/ aktualizacji OSZIK przez FS-AZ – pkt 2 i 3;
W przypadku przygotowania/ aktualizacji OSZIK przez RT- pkt 4. 	
1.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur  FS-AZ 	Otrzymanie od komórki merytorycznej FS informacji o konieczności aktualizacji OSZIK wraz z uzasadnieniem zaproponowanych zmian. 	Zgodnie z terminem wpływu 	e-mail  	
Następnie pkt 5. 	
2.	 	Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur  FS-AZ,  
Kierownik FS-AZ 	Analiza aktów prawnych, wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, dokumentów programowych, regulaminów organizacyjnych, zarządzeń, rekomendacji z kontroli oraz badań ewaluacyjnych oraz innych dokumentów wewnętrznych w zakresie niezbędnym do sporządzenia/ aktualizacji OSZIK.  	W terminie niezbędnym do opracowania dokumentu 	Wersja elektroniczna 	
3.	 		Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja zmian do OSZIK. Zmiany nanoszone są na dokument w trybie „śledź zmiany”. 			
Następnie pkt 5 	
4.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ 	Otrzymanie od RT projektu/ aktualizacji OSZIK z prośbą o konsultację/ uzupełnienie/ poprawę zapisów w zakresie wykonywanych zadań. 	Zgodnie z terminem wpływu 	e-mail , wersja elektroniczna	
5.	 	Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur  FS-AZ 	Przekazanie do poszczególnych komórek merytorycznych FS projektu/ aktualizacji OSZIK z prośbą o konsultację/ uzupełnienie/ poprawę zapisów w zakresie wykonywanych zadań. 	Niezwłocznie 	e-mail 	
6.	 	Komórki merytoryczne FS 	Konsultacja i uzupełnienie/ poprawa zapisów OSZIK w zakresie wykonywanych zadań oraz przekazanie do FS-AZ. 	W terminie wskazanym przez FS-AZ	e-mail 	
7.	 	Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur  FS-AZ,  
Kierownik FS-AZ, 
Dyrektor FS	Analiza przesłanych uwag i propozycji zapisów do projektu OSZIK lub jego aktualizacji  oraz przygotowanie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie projektu/ aktualizacji OSZIK . 
W razie konieczności współpraca z poszczególnymi komórkami merytorycznymi FS.  	Niezwłocznie (z zachowaniem terminu przekazania)	Wersja elektroniczna,  
e-mail 	
8.	 	Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur  FS-AZ 	Przekazanie do RT projektu/ aktualizacji OSZIK.	10 dni roboczych albo inny termin wskazany przez RT– w przypadku konsultacji, uzupełnienia, poprawy zapisów dokumentu przygotowanego przez RT.
5 dni roboczych albo inny termin wskazany przez RT w przypadku konsultacji, uzupełnienia, poprawy zapisów dokumentu przygotowanego przez RT celem wypracowania ostatecznej treści.	e-mail 	
9.	 	Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ 	Otrzymanie od RT projektu/ aktualizacji OSZIK do konsultacji i w razie konieczności uzupełnienia/ poprawy celem wypracowania ostatecznej treści.	Zgodnie z terminem wpływu 	e-mail 	
Następnie pkt 5-8 odpowiednio i pkt 10;
Dalsza procedura określona została w IW FE SL-RT - 1.3.1.	
10.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur  FS-AZ 	Otrzymanie od RT pisma z informacją o przyjęciu/ aktualizacji OSZIK wraz ze skanem uchwały ZW.	Niezwłocznie	SOD	
Pracownicy IZ FE SL-FS są zobowiązani do zapoznania się z treścią przyjętego/ zaktualizowanego OSZIK w terminie 14 dni od otrzymania pisma/ notatki informującej o przyjęciu/ aktualizacji OSZIK oraz potwierdzają fakt zapoznania się z dokumentem poprzez potwierdzenie załatwienia sprawy w SOD;	
1.4 IW IZ FE SL - FS
1.4.1 Instrukcja przygotowania, zatwierdzania i aktualizacji IW IZ FE SL - FS
Lp	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
W przypadku inicjowania zmiany IW IZ FE SL - FS przez komórki FS inne niż FS-AZ– pkt 1;
W przypadku przygotowania/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS przez FS-AZ – pkt 2.	
1.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ	Otrzymanie od komórki merytorycznej FS informacji o konieczności aktualizacji IW IZ FE SL - FS wraz z uzasadnieniem zaproponowanych zmian.	Zgodnie z terminem wpływu	e-mail 	
Aktualizacja IW następuje w terminie ustalonym z Dyrektorem FS, a w przypadku, gdyby ten termin miał być oddalony w czasie to wnioskująca komórka jest o tym informowana mailowo.	
2.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ, 
Kierownik FS-AZ	Analiza aktów prawnych, wytycznych ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego, dokumentów programowych, regulaminów organizacyjnych, zarządzeń, rekomendacji z kontroli oraz badań ewaluacyjnych, wcześniejszych odstępstw od instrukcji wykonawczych oraz innych dokumentów wewnętrznych w zakresie niezbędnym do sporządzenia/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS. 	W terminie niezbędnym do opracowania dokumentu	Wersja elektroniczna	
3.			Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja projektu/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS, na wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.			
4.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ	Przekazanie do poszczególnych komórek merytorycznych FS projektu/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS z prośbą o konsultację/ uzupełnienie/ poprawę zapisów w zakresie wykonywanych zadań.	Niezwłocznie	e-mail	
5.		Komórki merytoryczne FS	Konsultacja i uzupełnienie/ poprawa zapisów IW IZ FE SL - FS w zakresie wykonywanych zadań oraz przekazanie do FS-AZ.	10 dni roboczych albo inny termin wskazany przez FS-AZ	e-mail	
6.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur 
FS-AZ, 
Kierownik FS-AZ	Analiza przesłanych uwag i propozycji zapisów do projektu IW IZ FE SL - FS lub jego aktualizacji i przygotowanie, weryfikacja, akceptacja projektu/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS.
W razie konieczności współpraca z poszczególnymi komórkami merytorycznymi FS. 	20 dni roboczych	Wersja elektroniczna, 
e-mail	
7.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ	Przekazanie projektu/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS do konsultacji i w razie konieczności uzupełnienia/ poprawy do RT w terminie 10 dni od otrzymania przez RT projektu/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS celem wypracowania ostatecznej treści.	Niezwłocznie	e-mail	
8.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ	Otrzymanie od RT uwag/ propozycji zapisów/ rekomendacji do projektu/ IW IZ FE SL - FS.	Zgodnie z terminem wpływu	e-mail	
9.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ, 
Kierownik FS-AZ	Analiza nadesłanych uwag wraz z naniesieniem stosownych zmian do treści dokumentu oraz sporządzenie, weryfikacja i akceptacja ostatecznej wersji IW IZ FE SL - FS. 	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna	
10.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-ZN,
Kierownik FS-AZ,
Dyrektor FS 	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie KS wraz z projektem uchwały ZW w sprawie przyjęcia/ aktualizacji IW IZ FE SL-FS.  	Niezwłocznie	SOD	
11.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW w sprawie przyjęcia/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS do akceptacji przez RT oraz do opiniowania przez: KN, Członka ZW. Przedłożenie KS na posiedzenie ZW.	Niezwłocznie	SOD	
12.		ZW	Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
13.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ	Przekazanie do komórek merytorycznych FS oraz RT informacji o przyjęciu/ aktualizacji IW IZ FE SL - FS wraz ze skanem uchwały ZW. 	Niezwłocznie	e-mail	
Pracownicy FS są zobowiązani do zapoznania się z treścią przyjętych/ zaktualizowanych IW IZ FE SL - FS w terminie 14 dni oraz potwierdzają fakt zapoznania się z dokumentem poprzez potwierdzenie załatwienia sprawy w SOD;	
1.4.2 Instrukcja odstępstw od zapisów IW IZ FE SL - FS
Lp.	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
1.		Stanowisko w komórce merytorycznej FS,
Kierownik komórki merytorycznej FS	Sporządzenie, akceptacja i zatwierdzenie treści notatki służbowej dla Dyrektora FS stwierdzającej zaistnienie ryzyka i/lub potrzeby odstąpienia od zapisów IW IZ FE SL – FS zawierającej opis sytuacji, powody dla których odstąpienie jest konieczne oraz proponowany sposób postępowania. Załącznikiem do notatki jest zmieniona IW, zgodnie z odstępstwem, w trybie śledź zmiany.	Niezwłocznie	SOD 	
2.		Dyrektor FS	Wyrażenie zgody/ odmowa wyrażenia zgody na odstępstwo od procedury i proponowany sposób postępowania (w dyspozycji SOD umieszczona jest informacja o wyrażeniu zgody/ odmowie wyrażenia zgody na proponowany sposób postępowania przez Dyrektora FS).   	Niezwłocznie	SOD 	
W przypadku wyrażenia przez Dyrektora  FS zgody na wprowadzenie odstępstwa zgłaszanego przez inną komórkę merytoryczną niż FS-AZ -  dodatkowo pkt 3;
W przypadku odmowy – procedura kończy się na pkt 2.	
3.		Stanowisko w komórce merytorycznej FS	Przekazanie do stanowiska ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ notatki służbowej w sprawie odstąpienia od procedury.	Niezwłocznie	SOD	
4.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ	Rejestracja odstępstwa w Rejestrze odstępstw od IW IZ FE SL -FS (wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji), prowadzonego w formie elektronicznej.	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna 	
5.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ	Przekazanie do komórek merytorycznych FS oraz do RT pisma w sprawie odstąpienia od procedury do wiadomości i stosowania celem rejestracji w Centralnym rejestrze odstępstw od instrukcji wykonawczych instytucji zaangażowanych w realizację FE SL 2021-2027.	Do 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia odstępstwa od procedury przez Dyrektora FS 	SOD
	
1.5 SKUTECZNE I PROPORCJONALNE ŚRODKI ZWALCZANIA NADUŻYĆ FINANSOWYCH W RAMACH FE SL 2021-2027
1.5.1 Instrukcja konsultacji Zasad dotyczących zapobiegania i sposobu postepowania w sytuacjach wystąpienia konfliktu interesów korupcji i nadużyć finansowych w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
W przypadku konsultacji Zasad – początek od pkt 1
W przypadku inicjowania przez FS aktualizacji lub w przypadku konsultacji projektu aktualizacji Zasad zainicjowanej przez inną instytucję– początek od pkt 2. Procedura odbywa się niezwłoczne po zaistnieniu konieczności aktualizacji.	
1.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności  FS-ZN	Otrzymanie od RT projektu/ projektu aktualizacji Zasad dotyczących zapobiegania i sposobu postepowania w sytuacjach wystąpienia konfliktu interesu korupcji i nadużyć finansowych w ramach FE SL 2021-2027 (dalej: Zasady) celem  konsultacji.	Zgodnie z terminem wpływu	Wersja elektroniczna
e-mail	
2.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności  FS-ZN	Przekazanie do komórek merytorycznych projektu/ projektu aktualizacji Zasad do konsultacji.	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna
e-mail	
3.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności  FS-ZN, Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Otrzymanie od komórek merytorycznych uwag, weryfikacja ich zasadności, ewentualne dodatkowe konsultacje.
Weryfikacja i akceptacja oraz zatwierdzenie projektu/ projektu aktualizacji Zasad po konsultacjach. 	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna 
e-mail	
4.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności  FS-ZN	Przekazanie do RT projektu/ projektu aktualizacji Zasad po konsultacjach. 	W terminie wskazanym przez RT	Wersja elektroniczna 
e-mail	
1.5.2 Instrukcja prowadzenia analizy ryzyka nadużyć finansowych systemu zarządzania i kontroli FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności  FS-ZN	Otrzymanie od RT materiału na potrzeby dokonania oceny ryzyka celem konsultacji.  
	Zgodnie z terminem wpływu	Wersja elektroniczna	
2.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności  FS-ZN	Przekazanie do komórek merytorycznych materiału na potrzeby dokonania oceny ryzyka do konsultacji.	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna
e-mail	
3.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności  FS-ZN, 
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Otrzymanie od komórek merytorycznych uwag, weryfikacja ich zasadności, ewentualne dodatkowe konsultacje.
Weryfikacja i akceptacja oraz zatwierdzenie materiału na potrzeby dokonania oceny ryzyka po konsultacjach. 	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna 
e-mail	
4.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN	Przekazanie do RT materiału po konsultacjach. 	W terminie wskazanym przez RT	Wersja elektroniczna 
e-mail	
1.5.3 Instrukcja zgłaszania i informowania o podejrzeniach nadużyć finansowych w ramach FE SL 2021-2027, w tym monitorowania zgłoszonych sygnałów i podejrzeń nadużyć finansowych w ramach systemu realizacji FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka /jednostka	
Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
Potencjalne podejrzenia nadużycia finansowego (sygnał) może zostać zidentyfikowane na każdym etapie realizacji FE SL 2021-2027 (m.in. podczas oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, kontroli itp.). Informacja w tym zakresie może pochodzić z różnych źródeł. Jeżeli informacja zostanie uprawdopodobniona- IZ ma prawny obowiązek zawiadomić organy ścigania  o możliwości popełnienia przestępstwa i współpracować z organami ścigania w tym zakresie. 	
1.		Stanowisko merytoryczne FS
	Otrzymanie sygnału o zidentyfikowaniu potencjalnego podejrzenia nadużycia finansowego oraz jego weryfikacja.	Zgodnie z terminem wpływu	e-mail  
ePUAP/e-Doręczenia	
2.		Stanowisko merytoryczne FS,
Kierownik referatu FS,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa (jeżeli dotyczy) zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.	Niezwłocznie	ePUAP/e-Doręczenia
wersja papierowa	
3.		Stanowisko merytoryczne FS	Przekazanie zawiadomienia do organów ścigania.	Niezwłocznie	ePUAP/e-Doręczenia
wersja papierowa	
4.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności
FS-ZN	Przekazanie do kierowników referatów FS prośby o informację/ aktualizację informacji 
o wykrytych podejrzeniach nadużyć finansowych, sprawach prowadzonych przez organy ścigania.	Raz na miesiąc	e-mail	
5.		Stanowisko merytoryczne FS	Przekazanie do stanowiska ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN informacji/ aktualizacji informacji o wykrytych podejrzeniach nadużyć finansowych, sprawach prowadzonych przez organy ścigania.	W terminie wyznaczonym przez FS-ZN	e-mail	
6.		Stanowisko merytoryczne FS	Przekazanie informacji/ aktualizacji informacji o wykrytych podejrzeniach nadużyć finansowych, sprawach prowadzonych przez organy ścigania na adres naduzycia@slaskie.pl	Niezwłocznie	e-mail	
7.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN	Analiza uzyskanych informacji.	Niezwłocznie 	e-mail	
8.		Stanowisko ds wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN	Przekazanie informacji/ aktualizacji informacji w przedmiocie zgłoszonych podejrzeń nadużyć finansowych na adres naduzycia@slaskie.pl.	Niezwłocznie	e-mail	
9.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN	Otrzymanie od RT aktualnego Rejestru sygnałów i podejrzeń nadużyć finansowych 	Zgodnie z terminem wpływu	e-mail	
10.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN	Przekazanie do kierowników referatów FS aktualnego Rejestru sygnałów i podejrzeń nadużyć finansowych wraz z danymi z IMS Signals w celu wykorzystania służbowego.	Niezwłocznie 	e-mail	
1.5.4 Instrukcja przygotowania/ aktualizacji Wykazów stanowisk wrażliwych 
o szczególnym narażeniu na ryzyko zdarzeń korupcyjnych w FS w ramach FE SL 2021-2027 
Lp.	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
Przed przystąpieniem do sporządzania Wykazu stanowisk wrażliwych o szczególnym narażeniu na ryzyko zdarzeń korupcyjnych w FS (dalej: Wykaz stanowisk wrażliwych) należy dokonać przeglądu wyników analizy ryzyka nadużyć finansowych. 
Ponadto, należy wziąć pod uwagę wszystkie informacje, które mogą być podstawą uznania pewnych obszarów/ zadań/ stanowisk jako wrażliwych.
Aktualizacja Wykazu stanowisk wrażliwych przeprowadzana jest zgodnie z poniższą instrukcją wykonawczą co do zasady co najmniej raz 
w roku w terminie 1 miesiąca od zatwierdzenia przez ZW rejestru ryzyk nadużyć finansowych w wyniku przeprowadzenia okresowej analizy ryzyka nadużyć finansowych zgodnie z IW RT FE SL nr 1.10.1. 
Ponadto aktualizacja Wykazu stanowisk wrażliwych może zostać zainicjowana w przypadku pojawienia się takiej konieczności, np. wskutek zmian organizacyjnych czy identyfikacji nowych ryzyk.
Wykazem stanowisk wrażliwych obejmowani są co do zasady pracownicy FS realizujący zadania w ramach FE SL 2021-2027. Ze względu na tożsamość procesów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 oraz FE SL 2021-2027, Wykaz stanowisk wrażliwych będzie obejmował wskazanie procesów dla obu wdrażanych Programów.	
1.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności 
FS -ZN,
Kierownik FS-ZN	Sporządzenie, weryfikacja i akceptacja projektu/ aktualizacji Wykazu stanowisk wrażliwych zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.	Niezwłocznie - 
w przypadku przygotowania Wykazu stanowisk wrażliwych.
Niezwłocznie -  po stwierdzeniu konieczności aktualizacji Wykazu stanowisk wrażliwych 
z powodów innych niż zatwierdzenie przez ZW rejestru ryzyk nadużyć finansowych.
1 miesiąc od zatwierdzenia rejestru ryzyk nadużyć finansowych przez ZW – 
w przypadku  inicjowania aktualizacji Wykazu stanowisk wrażliwych po zatwierdzeniu przez ZW rejestru ryzyk nadużyć finansowych.	Wersja elektroniczna	
2.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności
FS -ZN	Przekazanie do poszczególnych komórek merytorycznych FS projektu/ aktualizacji Wykazu stanowisk wrażliwych  z prośbą 
o konsultację/ uzupełnienie zapisów. 	Niezwłocznie	e-mail	
3.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności
FS -ZN	Otrzymanie i analiza przesłanych uwag i propozycji zapisów projektu/ aktualizacji Wykazu stanowisk wrażliwych. 	Niezwłocznie	e-mail,
Wersja elektroniczna	
4.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności 
FS -ZN,
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja, zatwierdzenie ostatecznej wersji/ aktualizacji Wykazu stanowisk wrażliwych  wraz z projektem zarządzenia wewnętrznego Dyrektora FS w sprawie ustalenia Wykazu stanowisk wrażliwych o szczególnym narażeniu na ryzyko zdarzeń korupcyjnych w FS	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna, 
Wersja papierowa -
w przypadku zarządzenia wewnętrznego Dyrektora FS	
5.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności
FS -ZN	Przekazanie pracownikom FS informacji 
o przyjęciu Zarządzenia wewnętrznego Dyrektora FS w sprawie ustalenia Wykazu stanowisk wrażliwych o szczególnym narażeniu na ryzyko zdarzeń korupcyjnych 
w FS oraz o konieczności przestrzegania zasad monitorowania i kontroli stanowisk wrażliwych.
Przekazanie dokumentu do wiadomości RT.	Niezwłocznie	SOD	
Pracownicy FS są zobowiązani do zapoznania się z treścią przyjętego/ zaktualizowanego Wykazu stanowisk wrażliwych w terminie 14 dni oraz potwierdzić fakt zapoznania się z dokumentem poprzez potwierdzenie załatwienia sprawy w SOD. 	

1.6 Eksperci FE SL 2021-2027
1.6 .1 Instrukcja udziału w przygotowaniu i aktualizacji Zasad naboru i prowadzenia Wykazu ekspertów Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027 oraz oceny pracy eksperta 
Lp.	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
W przypadku inicjowania zmiany Zasad naboru i prowadzenia Wykazu ekspertów Funduszy Europejskich dla Śląskiego 2021-2027 oraz oceny pracy eksperta (dalej: Zasady) przez komórki FS – punkt 1; 
W przypadku przygotowania/ aktualizacji Zasad przez RT – punkt 3.	
1.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Przygotowanie, weryfikacja i akceptacja informacji o konieczności aktualizacji Zasad wraz z proponowanymi zmianami. 	Niezwłocznie  	Wersja elektroniczna
e-mail	
2.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie do RT zatwierdzonej informacji o konieczności aktualizacji Zasad.	Niezwłocznie  	e-mail	
3.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Otrzymanie od RT projektu/ aktualizacji Zasad z prośbą o konsultację/ uzupełnienie/ poprawę zapisów.	Zgodnie z terminem wpływu	e-mail 	
4.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Analiza przesłanych uwag i propozycji zapisów do projektu/ aktualizacji Zasad i przygotowanie
	Niezwłocznie  	Wersja elektroniczna	
5.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja, projektu/ aktualizacji Zasad. 	Niezwłocznie  	Wersja elektroniczna
e-mail	
6.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie do RT uwag lub zaakceptowanego projektu/ aktualizacji Zasad.	
	W terminie wskazanym przez RT	Wersja elektroniczna,  
e-mail	
7.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Otrzymanie od RT informacji o przyjęciu/ aktualizacji Zasad. 	Zgodnie z terminem wpływu	Wersja elektroniczna,  
e-mail	
2. Procesy dotyczące naborów
2.1 HARMONOGRAM NABORÓW WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
2.1.1 Instrukcja przygotowania/ aktualizacji Harmonogramu naborów wniosków 
o dofinansowanie projektów w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. naboru i oceny FS-WP/FS-RW	Otrzymanie od RT informacji o konieczności sporządzenia/ aktualizacji Harmonogramu naborów wniosków o dofinansowanie projektów w ramach FE SL 2021-2027(dalej: Harmonogram naborów). 	Zgodnie z terminem wpływu	 e-mail	
2.	 	Stanowisko ds. naboru i oceny FS-WP/FS-RW,
Stanowisko ds. zarządzania alokacją FS-OF,
Kierownik FS-RW/FS-WP,
Dyrektor FS 	Sporządzenie/ aktualizacja, weryfikacja i akceptacja oraz zatwierdzenie Harmonogramu naborów/ aktualizacji Harmonogramu naborów.	Niezwłocznie	 e-mail	
3.	 	Stanowisko ds. naboru i oceny FS-WP/FS-RW	Przekazanie do RT Harmonogramu naborów/  zaktualizowanego Harmonogramu naborów.	W terminie wyznaczonym przez RT	 e-mail	
Dalsza procedura dot. zatwierdzenia Harmonogramu naborów w IW IZ FE SL - RT nr 3.1.1.	

2.2 ORGANIZACJA NABORÓW W IZ FE SL - FS
2.2.1 Instrukcja opracowania, zatwierdzania i ogłaszania naborów w sposób konkurencyjny i niekonkurencyjny przez IZ FE SL – FS
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP /FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie KS i projektu uchwały ZW 
w sprawie przyjęcia Regulaminu wyboru projektów.	Niezwłocznie 	SOD	
2.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW 
w sprawie przyjęcia Regulaminu wyboru projektów go do opiniowania przez KN, członka ZW. Przedłożenie KS na posiedzenie ZW.	Niezwłocznie	SOD/ wersja papierowa
	
3.		ZW	Podjęcie uchwały ZW w sprawie przyjęcia Regulaminu wyboru projektów.	Niezwłocznie	wersja papierowa	
4.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Wprowadzenie ogłoszenia o naborze do systemu celem opublikowania ogłoszenia na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027.	Niezwłocznie	LSI 2021	
5.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Przekazanie do RT ogłoszenia o naborze celem zamieszczenia ogłoszenia na portalu oraz do wiadomości na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027. 
Wprowadzenie naborów do LSI 2021 oraz eksport danych do CST2021.	Niezwłocznie	e-mail/ 
LSI 2021
CST2021	
Publikacja ogłoszenia o naborze na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027 jest procesem bezpośrednim - powiązanym z informacjami wprowadzanymi do systemu LSI 2021 W przypadku wprowadzenia zmian do Regulaminu wyboru projektów, ION informuje niezwłocznie o wprowadzonych zmianach wraz z aktualną treścią regulaminu, uzasadnieniem zmian oraz terminem, od którego zmiany te obowiązują. Informacja taka jest przekazywana do RT i podawana we wszystkich formach komunikacji, w jakich zostało opublikowane ogłoszenie o naborze w sposobie konkurencyjnym tzn. za pośrednictwem strony internetowej programu FE SL 2021-2027 i portalu – zgodnie z punktem 5 przedmiotowej instrukcji.
Ponadto w przypadku zmiany Regulaminu wyboru projektów ION jest zobowiązana niezwłocznie i indywidualnie poinformować o niej każdego wnioskodawcę, a więc podmiot, który w ramach trwającego naboru złożył już wniosek o dofinansowanie. 
W przypadku konieczności unieważnienia postępowania w zakresie wyboru projektów do dofinansowania- pkt 6-9.	
6.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
i zatwierdzenie KS i projektu uchwały ZW 
w sprawie unieważnienia postępowania 
w zakresie wyboru projektów do dofinansowania.  	Niezwłocznie 	SOD	
7.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW 
w sprawie unieważnienia postępowania 
w zakresie wyboru projektów do dofinansowania do opiniowania przez KN, członka ZW. Przedłożenie KS na posiedzenie ZW.	Niezwłocznie	SOD/ wersja papierowa
	
8.		ZW	Podjęcie uchwały ZW w sprawie unieważnienia postępowania w zakresie wyboru projektów do dofinansowania.	Niezwłocznie	wersja papierowa	
9.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie do RT informacji o unieważnieniu postępowania w zakresie wyboru projektów do dofinansowania wraz z uzasadnieniem unieważnienia celem zamieszczenia na portalu oraz do wiadomości na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027. 	Niezwłocznie	e-mail

2.3 OCENA I ZATWIERDZANIE WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE PROJEKTÓW W RAMACH FE SL 2021-2027 (z wyłączeniem działań wdrażanych przez IP FE SL i IF)
2.3.1 Instrukcja powoływania Komisji Oceny Projektów w ramach FE SL 2021-2027
Wszystkie wzory dokumentów wykorzystywane przy wdrażaniu niniejszych instrukcji wykonawczych stanowią załączniki do Regulaminu dokonywania oceny projektów dla naborów ogłaszanych przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Funduszy Europejskich dla Śląskiego na lata 2021-2027 (dalej: Regulamin KOP), który przyjmowany jest odrębną uchwałą ZW.

Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
W przypadku, gdy Lista Kandydatów na Członków Komisji Oceny Projektów spośród pracowników Instytucji Zarządzającej (IZ) jest aktualizowana – pkt 1;
W przypadku, gdy Lista Kandydatów na Członków KOP spośród pracowników IZ nie jest aktualizowana – pkt 5.	
1.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do Dyrektorów Departamentów UM WSL z prośbą o wskazanie pracowników rekomendowanych do udziału w pracach Komisji Oceny Projektów (dalej: KOP).	Przed rozpoczęciem prac Komisji zgodnie z Regulaminem KOP	SOD	
2.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Przekazanie pisma do Dyrektorów Departamentów UM WSL z prośbą o wskazanie pracowników rekomendowanych do udziału w pracach KOP.	Przed rozpoczęciem prac Komisji zgodnie z Regulaminem KOP	SOD	
3.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Otrzymanie pisma od Dyrektorów Departamentów UM WSL.	Przed rozpoczęciem prac Komisji zgodnie z Regulaminem KOP	SOD	
4.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie/ aktualizacja, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie Listy Kandydatów na Członków KOP, uwzględniającej wskazanych pracowników ze wszystkich Departamentów, z wyłączeniem pracowników FS	Przed rozpoczęciem prac Komisji zgodnie z Regulaminem KOP	SOD	
Listę Kandydatów na Członków KOP zatwierdza Dyrektor FS na podstawie stosownego pełnomocnictwa ZW.	
5.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Wysłanie do pracowników IZ FE SL oraz/lub ekspertów z właściwej dziedziny zapytania dotyczącego możliwości oceny projektów w ramach naboru. Do zapytania dołączona jest lista umożliwiająca weryfikację podmiotów ubiegających się o dofinansowanie w ramach naboru.	Niezwłocznie	e-mail	
6.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Weryfikacja nadesłanych elektronicznie informacji o gotowości podjęcia oceny złożonych projektów w ramach KOP.	Niezwłocznie	e-mail	
7.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS- WP/
Kierownik FS- RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie Karty Informacyjnej w sprawie powołania Przewodniczącego, Zastępców Przewodniczącego oraz Sekretarza/y Komisji Oceny Projektów oraz członków KOP.	Przed rozpoczęciem prac KOP	SOD	
Dyrektor Departamentu FS przed dokonaniem pierwszej czynności w ramach postępowania podpisuje Oświadczenie Pracownika ION o bezstronności i braku konfliktu interesów w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027. Zasada bezstronności ww. osoby jest badana w oparciu o odrębną procedurę przez Zespół ds. konfliktu interesów w Departamencie Rozwoju i Transformacji Regionu.	
8.		Sekretarz KOP	Wysłanie informacji o powołaniu do składu KOP oraz wysłanie do podpisania / akceptacji deklaracji poufności i oświadczenia o bezstronności.	Niezwłocznie	e-mail / SOD	
9.		Przewodniczący KOP,
Sekretarz/Sekretarze KOP,
Z-ca/Z-cy Przewodniczącego KOP,
członkowie KOP	Podpisanie/ akceptacja deklaracji poufności i oświadczenia o bezstronnościprzez Przewodniczącego, Zastępców Przewodniczącego, Sekretarza/y oraz członków KOP.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
10.		
Stanowisko ds. badania konfliktu interesu FS-SE/ Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW
Sekretarz KOP	Weryfikacja oświadczeń o bezstronności  złożonych przez członków KOP zgodnie 
z procedurą przewidzianą w Regulaminie KOP oraz Zarządzeniu wewnętrznym Dyrektora Departamentu dotyczącym konfliktu interesu.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia / CST2021 - SKANER	
11.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Pozyskanie od ekspertów danych niezbędnych do sporządzenia umowy na sporządzenie oceny. 	Niezwłocznie	e-mail, SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
12.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja umowy na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów i przekazanie do Radcy Prawnego KN-OP celem akceptacji.	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna/SOD	
13.		Dyrektor FS	Podpisanie umowy na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia e-umowa	
14.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Wysłanie do eksperta wersji elektronicznej (zabezpieczonej przed edycją) umowy na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów z ekspertem wraz z informacją o procedurze podpisywania umowy (jeżeli powołany ekspert nie ma obowiązującej podpisanej umowy).	Niezwłocznie	SOD	
15.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Wpływ umowy na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów podpisanej przez eksperta.	Zgodnie z terminem wpływu.	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia e-umowa	
16.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie umowy na sporządzenie oceny w celu podpisania.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia e-umowa	
17.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie umowy na sporządzenie oceny celem rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów Województwa Śląskiego (CRU WSL).  
W przypadku podpisania nowej umowy o dzieło z ekspertem - wysłanie informacji do ZL-KR celem zgłoszenia umowy w ZUS. 	Niezwłocznie	e-mail	
18.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW, Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma przekazującego podpisaną umowę na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów.	Niezwłocznie	SOD	
19.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie do eksperta pisma wraz z podpisaną umową na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia e-umowa	
20.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przygotowanie, weryfikacja i akceptacja zapotrzebowania na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów.	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna	
21.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Wysłanie do eksperta wersji elektronicznej (zabezpieczonej przed edycją) zapotrzebowania na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów.	Niezwłocznie	e-mail SOD/ePUAP/e-Doręczenia	
22.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FSRW, Dyrektor FS	Otrzymanie zapotrzebowania na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów podpisanego przez eksperta.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia e-umowa	
23.	24.	Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW, Dyrektor FS	Weryfikacja, akceptacja i podpisanie zapotrzebowania na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia e-umowa	
24.		Sekretarz KOP	Poinformowanie eksperta o podpisaniu zapotrzebowania na sporządzenie oceny wniosków o dofinansowanie projektów oraz terminie na sporządzenie oceny.	Niezwłocznie	e-mail	

2.3.2 Instrukcja oceny i wyboru projektów do dofinansowania w ramach FE SL 2021-2027 
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Wpływ wniosków o dofinansowanie projektów.	Do dnia zakończenia naboru wskazanego w ogłoszeniu o naborze	LSI 2021	
2.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Zmiana statusów wniosków w LSI 2021, eksport wniosków do CST 2021.	Niezwłocznie po zakończeniu naboru, a w przypadku naboru otwartego niezwłocznie po złożeniu wniosku	LSI 2021	
3.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS–WP / FS-RW, 
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW  	Sporządzenie, weryfikacja i akceptacja listy wniosków złożonych w odpowiedzi na nabór. W przypadku naboru otwartego sporządzenie, weryfikacja i akceptacja listy w ramach grup projektów lub listy projektów ocenianych w sposób ciągły.	Do 7 dni od dnia zakończenia naboru; w uzasadnionych przypadkach, np. dużej liczby wniosków, do 14 dni od dnia zamknięcia naboru	SOD	
4.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS–WP / FS-RW 	Przekazanie do publikacji listy wniosków złożonych w odpowiedzi na nabór na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027 do RT. W przypadku naboru otwartego przekazanie do publikacji listy wniosków złożonych w ramach grup projektów lub listy projektów ocenianych w sposób ciągły.	Do 7 dni od dnia zakończenia naboru; w uzasadnionych przypadkach, np. dużej liczby wniosków, do 14 dni od dnia zamknięcia naboru	e-mail	
Powołanie składu KOP następuje przed oceną wniosków. Procedura zgodnie z instrukcją powołania KOP IW IZ FE SL – FS 2.3.1.	
5.		Przewodniczący KOP	Przydzielenie wniosków do oceny pomiędzy członków KOP zgodnie z procedurą wynikającą z Regulaminu KOP.	Niezwłocznie 	LSI 2021	
6.		Sekretarz KOP	Przekazanie członkom KOP wniosków do oceny.	Niezwłocznie	LSI 2021	
7.		Członkowie KOP 	Ocena wniosków o dofinansowanie projektów w oparciu formularz oceny w LSI 2021.	Zgodnie z terminem ustalonym przez Przewodniczącego KOP.	LSI 2021 / SOD (w przypadku braku możliwości wykorzystania LSI 2021)	
W przypadku negocjacji – pkt. 8;
W przypadku braku negocjacji – pkt 28.	
Punkty od 8 do 21 dotyczą konkurencyjnego sposobu wyboru projektów.	
8.		Sekretarz KOP,
Przewodniczący KOP,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja i zatwierdzenie informacji o projektach
zakwalifikowanych do kolejnego etapu.	Niezwłocznie	SOD	
9.		Sekretarz KOP	Przekazanie do publikacji informacji o projektach zakwalifikowanych do kolejnego etapu na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027 do RT.	Niezwłocznie	SOD
	
10.		Sekretarz KOP, 
Przewodniczący KOP	Negocjacje – sporządzenie, weryfikacja i zatwierdzenie stanowiska negocjacyjnego.	Niezwłocznie	LSI 2021 / SOD (w przypadku braku możliwości wykorzystania LSI 2021)	
11.		Sekretarz KOP	Przekazanie wnioskodawcy formularza negocjacyjnego.	Niezwłocznie	LSI 2021 / SOD (w przypadku braku możliwości wykorzystania LSI 2021)	
12.		Sekretarz KOP	Wpływ formularza negocjacyjnego z odpowiedzią wnioskodawcy.	W terminie 7 dni roboczych  	LSI 2021 / SOD (w przypadku braku możliwości wykorzystania LSI 2021)	
13.		Sekretarz KOP,
Przewodniczący KOP	Sporządzenie i zatwierdzenie Stanowiska ION.	Niezwłocznie	LSI 2021 / SOD (w przypadku braku możliwości wykorzystania LSI 2021) 	
14.		Sekretarz KOP	Przekazanie do wnioskodawcy Stanowiska ION. 	Niezwłocznie	LSI 2021 / SOD (w przypadku braku możliwości wykorzystania LSI 2021)	
15.		Sekretarz KOP	Wpływ wniosku o dofinansowanie po zmianach w wyniku negocjacji.	Zgodnie z terminem wskazanym w formularzu negocjacyjnym.	LSI 2021	
16.		Sekretarz KOP	Weryfikacja złożonego wniosku o dofinansowanie.	Niezwłocznie	LSI 2021	
W przypadku uwag – pkt 17;
W przypadku braku uwag – pkt 28.	
17.		Sekretarz KOP,
Przewodniczący KOP	Sporządzenie, weryfikacja i zatwierdzenie uwag do wniosku w LSI 2021. 	Niezwłocznie	LSI 2021	
18.		Sekretarz KOP	Przekazanie wnioskodawcy uwag do wniosku.	Niezwłocznie	LSI 2021	
19.		Sekretarz KOP	Wpływ wniosku o dofinansowanie po korekcie zgodnie z uwagami KOP. 	Zgodnie z terminem wskazanym w formularzu	LSI 2021	
20.		Sekretarz KOP	Weryfikacja złożonego wniosku skorygowanego o ustalenia negocjacyjne.	Niezwłocznie	LSI 2021	
W przypadku uwag – ponowne wezwanie do korekty wniosku zgodnie z uwagami przedstawionymi w systemie LSI 2021;
W przypadku braku uwag – pkt 21.	
21.		Sekretarz KOP
	Dokonanie oceny kryterium negocjacyjnego na podstawie wniosku.	Niezwłocznie	
LSI 2021	
Punkty od 22 do 27 dotyczą  niekonkurencyjnego sposobu wyboru projektów.	
22.		Sekretarz KOP,
Przewodniczący KOP	Weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie przeprowadzonej oceny wniosku o dofinansowanie projektu niekonkurencyjnego.	Niezwłocznie 	LSI 2021	
W przypadku uwag do oceny– pkt 23;
W przypadku braku uwag do oceny:
a)	gdy w wyniku oceny stwierdzono, iż projekt wymaga uzupełnienia - pkt 23;
b)	przypadku projektów ocenionych pozytywnie - pkt 25.	
23.		Sekretarz KOP,
Przewodniczący KOP	Sporządzenie, weryfikacja i zatwierdzenie pisma wzywającego do uzupełnienia wniosku o dofinansowanie projektu niekonkurencyjnego. 	Niezwłocznie	SOD	
24.		Sekretarz KOP	Przesłanie pisma wzywającego do uzupełnienia wniosku o dofinansowanie projektu niekonkurencyjnego do wnioskodawcy.	Do 7 dni od daty zatwierdzenia oceny formalno- merytorycznej	SOD
ePUAP/e-Doręczenia	
W przypadku, gdy wniosek nie został złożony ponownie w wyniku wezwania IZ FE SL - FS (w terminie wskazanym w piśmie), wezwanie zostaje ponowione, a w przypadku braku odpowiedzi, wniosek zostaje odrzucony i nie podlega dalszej ocenie.	
Wpływ uzupełnionego wniosku o dofinansowanie projektu niekonkurencyjnego - pkt 7 i następnie 22.	
25.		Sekretarz KOP,
Przewodniczący KOP	Sporządzenie, weryfikacja i zatwierdzenie  pisma wzywającego wnioskodawcę do przesłania załączników i danych niezbędnych do podjęcia uchwały ZW w sprawie dofinansowania projektu niekonkurencyjnego.	Niezwłocznie po zakończeniu oceny 	SOD	
26.		Sekretarz KOP	Przesłanie pisma wzywającego wnioskodawcę do przesłania załączników i danych niezbędnych do podjęcia uchwały ZW 
w sprawie dofinansowania projektu niekonkurencyjnego do wnioskodawcy.	Niezwłocznie	SOD	
27.		Sekretarz KOP	Otrzymanie i weryfikacja załączników i danych niezbędnych do podjęcia uchwały ZW 
w sprawie dofinansowania projektu niekonkurencyjnego.	Niezwłocznie	SOD	
W przypadku konieczności złożenia wyjaśnień/ uzupełnień przez wnioskodawcę – pkt 25;
W przypadku potwierdzenia kompletności załączników – pkt 28.	
28.		Sekretarz KOP,
Przewodniczący KOP	Sporządzenie, weryfikacja, zatwierdzenie protokołu z prac KOP zgodnie z Regulaminem KOP.	Niezwłocznie	SOD	
W przypadku negatywnej oceny pracy eksperta – pkt 29 i 30	
29.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS- WP/
Kierownik FS- RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do RT informującego o negatywnej ocenie pracy eksperta 	Niezwłocznie	SOD	
30.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Przesłanie do RT pisma informującego o negatywnej ocenie pracy eksperta	Niezwłocznie	SOD	
31.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP/FS-RW,
Stanowisko ds. zarządzania alokacją FS-OF,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
i zatwierdzenie projektu KS i projektu uchwały ZW w sprawie rozstrzygnięcia naboru konkurencyjnego/ niekonkurencyjnego.	Niezwłocznie	SOD	
32.		Sekretarz KOP 	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW 
w sprawie rozstrzygnięcia naboru konkurencyjnego/ niekonkurencyjnego do opiniowania przez RT, KN, SK, Członka ZW.  Przedłożenie KS i projektu uchwały ZW na posiedzenie ZW. 	Niezwłocznie	
SOD
	
33.		ZW	Podjęcie uchwały ZW w sprawie rozstrzygnięcia naboru konkurencyjnego/ niekonkurencyjnego. 	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
W przypadku zmiany informacji o projektach wybranych do dofinansowania oraz o projektach, które otrzymały ocenę negatywną (np.  skierowanie projektu na odpowiedni etap oceny formalno-merytorycznej w wyniku procedury odwoławczej), zastosowanie ma niniejsza instrukcja – pkt 5+-.	
34.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP/FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
i zatwierdzenie pisma do wnioskodawcy informującego o wynikach oceny. 	Niezwłocznie	SOD	
35.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Przesłanie do wnioskodawcy pisma informującego o wynikach oceny.	Niezwłocznie 	SOD
ePUAP/e-Doręczenia	
36.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Aktualizacja statusów złożonych wniosków wraz z publikacją na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027.	Nie później niż 7 dni od dnia rozstrzygnięcia naboru.	LSI 2021 – strona internetowa programu FE SL 2021-2027, 
CST2021 – SL2021 Projekty	
Następnie (w przypadku złożenia przez wnioskodawcę protestu) zastosowanie ma instrukcja wykonawcza nr 3.3.1 IW FE SL -RT dotycząca procedury odwoławczej od wyników ocenyoraz pkt 38 i nast. 	
37.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków
FS-WP / FS-RW
Kierownik FS- WP/
Kierownik FS- RW	Sporządzenie, akceptacja i przekazanie do publikacji informacji o projektach wybranych do dofinansowania, łącznej kwocie przyznanego dofinansowania oraz projektach, które otrzymały ocenę negatywną/ lub pozytywną ale nie otrzymały dofinansowania ze względu na niewystarczającą alokację , a także listy Członków KOP na portalu i stronie internetowej programu FE SL 2021-2027 oraz przekazanie jej do RT.	Niezwłocznie, zgodnie z Regulaminem wyboru projektów	e-mail	
38.	 	Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW	Otrzymanie z RT notatki z prośbą o udostępnienie w SOD sprawy dotyczącej złożonego protestu. 
Do notatki o udostępnienie sprawy załączana jest kopia złożonego protestu.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
39.	 	Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP/FS-RW	Udostępnienie sprawy, której dotyczy protest wskazanemu w notatce pracownikowi RT.	Niezwłocznie	SOD	
W przypadku pozostawienia protestu bez rozpatrzenia – pkt 40;
W przypadku rozpatrzenia protestu – pkt 41;
Rozpatrzenie protestu kończy się jego uwzględnieniem lub nieuwzględnieniem.
W przypadku wycofania protestu – pkt 42; 
Do czasu zakończenia rozpatrywania protestu przez instytucję wnioskodawca może wycofać protest.	
40.	 	Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Otrzymanie z RT pisma informującego o pozostawieniu protestu bez rozpatrzenia.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
41.	 	Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Otrzymanie z RT pisma informującego o rozpatrzeniu protestu. 
To samo pismo przesyłane jest przez RT do wnioskodawcy.  	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
W przypadku uwzględnienia protestu skutkującego wybraniem projektu do dofinansowania - aktualizacja informacji, o której mowa w art. 57 ust. 1 ustawy wdrożeniowej- pkt 35; 
W przypadku uwzględnienia protestu skutkującego zakwalifikowaniem projektu do kolejnego etapu oceny - ocena projektu na odpowiednim etapie – pkt 7 i następne 	
42.	 	Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Otrzymanie z RT pisma informującego o wycofaniu protestu. 	Zgodnie z terminem wpływu 	SOD	
2.4 ZAWARCIE UMOWY/ POROZUMIENIA O DOFINANSOWANIU PROJEKTU ORAZ WYDANIE DECYZJI W SPRAWIE DOFINANSOWANIA PROJEKTU (Z WYŁĄCZENIEM IF i PT)
2.4.1 Instrukcja podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowanie projektu w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
Umowy podpisywane są elektronicznie. 	
1.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Weryfikacja dokumentów niezbędnych do podpisania umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu (w tym załączników) w oparciu o wykaz wskazany w Regulaminie wyboru projektów.
Weryfikacja czy wnioskodawca lub partner nie jest wykluczony z możliwości otrzymania środków na realizację projektów finansowanych ze środków europejskich.	Niezwłocznie, nie później niż 7 dni (w uzasadnionych przypadkach 14 dni) od wpływu dokumentów niezbędnych do podpisania umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu.	LSI 2021/ SOD	
2.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Weryfikacja załączników do umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu związanych z ubieganiem się przez wnioskodawcę o pomoc de minimis./pomocą publiczną	Niezwłocznie	LSI 2021/ SOD	
W przypadku stwierdzenia kompletności dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu - pkt 5;
W przypadku stwierdzenia błędów/ niekompletnych dokumentów niezbędnych do podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie projektu – pkt. 3;
W przypadku stwierdzenia, że podmiot lub partner (o ile dotyczy) jest podmiotem wykluczonym - pkt 8.	
3.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/ 
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma wzywającego wnioskodawcę do uzupełnienia dokumentacji.	Niezwłocznie	SOD	
4.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Wysłanie pisma wzywającego wnioskodawcę do uzupełnienia dokumentacji.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
W przypadku wpływu poprawionych dokumentów - pkt 1 i 2 (w przypadku załączników związanych z ubieganiem się przez wnioskodawcę o pomoc de minimis/ pomoc publiczną);
W przypadku braku wpływu dokumentów – pkt 3;
W przypadku kilkukrotnego, bezskutecznego wezwania wnioskodawcy do uzupełnienia ION może podjąć decyzje o odstąpieniu od podpisania umowy / porozumienia o dofinansowanie zgodnie z pkt. 2.4.3 Instrukcja odstąpienia od podpisania umowy/porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu w ramach FE SL.	
5.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Zatwierdzenie dokumentów niezbędnych do podpisania umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie, nie później niż 7 dni (w uzasadnionych przypadkach do 14 dni) od wpływu dokumentów.	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia, 
LSI 2021	
6.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Stanowisko ds. zarządzania alokacją FS-OF,
Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-WP/ 
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS,
Radca prawny KN-OP	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja umowy / podpisanie umowy oraz oświadczenia o zabezpieczeniu środków finansowych,  porozumienia o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie, do 7 dni od dnia zatwierdzenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu.	Wersja elektroniczna/ SOD	
7.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Wysłanie do wnioskodawcy wersji elektronicznej (zabezpieczonej przed edycją) umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie, do 10 dni od dnia zatwierdzenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu.	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
W przypadku braku możliwości podpisania umowy – pkt 8 i 9;
W przypadku braku przeszkód do podpisania umowy – pkt 10.	
8.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW
Kierownik FS-WP/ 
Kierownik FS-RW
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do wnioskodawcy informującego o braku możliwości podpisania umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu.  	Niezwłocznie	SOD	
9.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie wnioskodawcy pisma informującego o braku możliwości podpisania umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
W przypadku braku możliwości podpisania umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu z wnioskodawcą - 2.4.3 Instrukcja odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu w ramach FE SL 2021-2027.	
10.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Stanowisko ds. zarządzania alokacją FS-OF,
Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF, 
Dyrektor FS	Otrzymanie, weryfikacja i zatwierdzenie podpisanej przez wnioskodawcę umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
11.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu wraz z podpisanym przez Dyrektora FS oświadczeniem o zabezpieczeniu środków finansowych, w celu dalszej akceptacji  i podpisania.	Niezwłocznie	SOD	
W przypadku projektów z pomocą de minimis udzielaną przez IZ FE SL pkt.13-14	
12.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i popisanie zaświadczenia o pomocy de minimis 	W dniu zawarcia umowy	 SOD/ wersja papierowa	
13.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie do stanowiska ds. pomocy publicznej FS-ZN informacji o wystawieniu zaświadczenia o pomocy de minimis/udzieleniu pomocy publicznej wraz informacjami niezbędnymi do dokonania wpisu w SHRIMP celem sporządzenia i przesłania sprawozdania w SHRIMP.	Niezwłocznie	e-mail 	
14.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie do FS-SE umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu celem rejestracji.	Niezwłocznie	SOD 	
15.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Zamieszczenie skanu zarejestrowanej i podpisanej umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu w LSI 2021. Wypełnienie listy sprawdzającej w LSI 2021. Eksport umowy do CST 2021.	Niezwłocznie	LSI 2021
	
W przypadku wystąpienia konieczności złożenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu – instrukcja  2.4.4 Instrukcja obsługi zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu w ramach FE SL 2021-2027.	
16.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma przekazującego podpisaną umowę / porozumienia o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami.	Niezwłocznie	SOD	
17.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie podpisanej umowy / porozumienia o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami do beneficjenta.	Niezwłocznie	SOD/ePUAP/e-Doręczenia	
18.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Aktualizacja statusów wniosków w LSI 2021 oraz CST2021 poprzez eksport.	Niezwłocznie	LSI 2021, CST2021 – SL2021 Projekty	
19.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Udostępnienie sprawy w SOD referatowi odpowiedzialnemu za rozliczenie projektu.	Niezwłocznie	SOD	
W przypadku projektów, których wartość przekracza 5 mln EUR (z wyłączeniem projektów z pomocy technicznej) lub projektów o znaczeniu strategicznym – przekazanie informacji do RT 	
20.		Stanowisko ds. obsługi 
projektów
FS-OP/FS-PS/FS-ZIT/ 
FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie i podpisanie Oświadczenia Pracownika o bezstronności i braku konfliktu interesów w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027	Niezwłocznie	wersja papierowa	
21.		Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO	Wpisanie złożonego Oświadczenie Pracownika o bezstronności i braku konfliktu interesów w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027 do referatowej bazy oświadczeń 	Niezwłocznie	wersja elektroniczna 	
22.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS, /FS-ZIT/ FS-ZPO	Po otrzymaniu informacji o przydzieleniu opieki nad projektem, zarejestrowaniu podpisanej umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie (zgodnie z punktem 17 w Podrozdziale 2.4.1 Instrukcja podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie projektów w ramach FE SL 2021-2027),  pracownik na stanowisku ds. obsługi projektów tworzy Zespół projektowy beneficjenta, zgodnie z rozdziałem 5.2 Tworzenie nowego projektu EFS+ i 5.6 Zespół projektowy beneficjenta w Instrukcji użytkownika dla Instytucji (Systemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego Plus dla Instytucji).  	Niezwłocznie 	SM EFS	

2.4.2 Instrukcja przygotowania, podejmowania i zmian uchwały (decyzji) ZW w sprawie dofinansowania projektu niekonkurencyjnego w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/ 
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma wzywającego wnioskodawcę do przesłania załączników i danych niezbędnych do podjęcia uchwały ZW w sprawie dofinansowania.	Niezwłocznie po zakończeniu oceny formalno-merytorycznej.	SOD	
2.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Wysłanie pisma wzywającego wnioskodawcę do przesłania załączników i danych niezbędnych do podjęcia uchwały ZW w sprawie dofinansowania do wnioskodawcy.	Niezwłocznie	SOD/ePUAP/e-Doręczenia	
3.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Otrzymanie i weryfikacja załączników i danych niezbędnych do podjęcia uchwały ZW w sprawie dofinansowania.	Niezwłocznie	SOD/ePUAP/e-Doręczenia	
W przypadku konieczności złożenia wyjaśnień/ uzupełnień przez wnioskodawcę – pkt 4;
W przypadku potwierdzenia kompletności załączników – pkt 7.	
4.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/ 
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma z prośbą o wyjaśnienie/ uzupełnienie załączników i danych niezbędnych do podjęcia uchwały ZW w sprawie dofinansowania.	Niezwłocznie	SOD	
5.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Wysłanie pisma z prośbą o wyjaśnienie/ uzupełnienie załączników i danych niezbędnych do podjęcia uchwały ZW w sprawie dofinansowania projektu do wnioskodawcy.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
6.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Otrzymanie wyjaśnień/ uzupełnień załączników i danych niezbędnych do podjęcia uchwały ZW w sprawie dofinansowania projektu.  	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
7.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Stanowisko ds. zarządzania alokacją FS-OF,
Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-WP/ 
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie KS i projektu uchwały ZW w sprawie dofinansowania.	Niezwłocznie	SOD	
8.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW w sprawie dofinansowania projektu do opiniowania do RT, KN, SK i Członka ZW. Przedłożenie KS na posiedzenie ZW.	Niezwłocznie	SOD	
9.		ZW	Podjęcie uchwały ZW w sprawie dofinansowania projektu.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
10.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/ 
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma informującego o podjęciu uchwały ZW w sprawie dofinansowania projektu.	Niezwłocznie	SOD	
11.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Przekazanie do beneficjenta pisma informującego o podjęciu uchwały ZW w sprawie dofinansowania projektu.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/ 
e-Doręczenia	
12.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW	Sporządzenie i przekazanie do RT informacji o przyjęciu uchwały ZW w sprawie dofinansowania projektu do publikacji na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027.	Niezwłocznie	LSI 2021,
e-mail	
2.4.3 Instrukcja odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Stwierdzenie wystąpienia przesłanek odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu.	Zgodnie z terminem wystąpienia	SOD	
2.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Analiza przesłanek odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie 	Wersja elektroniczna	
W przypadku ustania przesłanek do odstąpienia od podpisania umowy/porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu – koniec instrukcji. 
W przypadku potwierdzenia wystąpienia przesłanek do odstąpienia od podpisania umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie projektu – pkt. 3.	
3.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma - zawiadomienia o konieczności odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	SOD, wersja elektroniczna	
4.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków 
FS-WP / FS-RW	Przekazanie do wnioskodawcy pisma - zawiadomienia o konieczności odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
W przypadku wpływu wyjaśnień wnioskodawcy – pkt 2;
W przypadku braku wyjaśnień wnioskodawcy – pkt 5.	
5.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW
Kierownik FS-WP/ 
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie KS oraz projektu uchwały ZW w sprawie odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie 	SOD, wersja elektroniczna	
6.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków.
FS-WP / FS-RW	Przekazanie projektu KS oraz projektu uchwały ZW w sprawie odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu do opiniowania do KN, SK i Członka ZW. Przedłożenie KS na posiedzenie ZW.	Niezwłocznie	SOD	
7.		ZW	Podjęcie uchwały w sprawie odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji 
o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
8.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków
FS-WP / FS-RW	Wprowadzenie danych dotyczących odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu do systemu LSI 2021. Eksport do CST 2021.	Niezwłocznie	LSI 2021, 
CST2021 – SL2021 Projekty	
9.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do wnioskodawcy informującego o podjęciu uchwały ZW w sprawie odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	SOD	
10.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków.
FS-WP / FS-RW	Przesłanie do wnioskodawcy pisma informującego o podjęciu uchwały ZW w sprawie odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu. 	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
11.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS-WP / FS-RW,
Kierownik FS-WP/ 
Kierownik FS-RW,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie informacji o przyjęciu uchwały ZW w sprawie odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu dofinansowanie projektu 
do opublikowania na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027 oraz portalu.	Do 7 dni od dnia podjęcia uchwały ZW/ podjęcia decyzji dotyczącej realizacji projektu niekonkurencyjnego	SOD/ e-mail	
12.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków.
FS-WP / FS-RW	Przekazanie informacji do RT o przyjęciu uchwały ZW w sprawie odstąpienia od podpisania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu wraz z uzasadnieniem, do opublikowania na stronie internetowej programu FE SL 2021-2027 oraz portalu.	Niezwłocznie	SOD/ e-mail	
2.4.4 Instrukcja obsługi zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
W przypadku przyjęcia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu – pkt 1-3;
W przypadku wydania zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu – pkt 4-13.	
1.		Kierownik FS- WP/
Kierownik FS- RW/
Kierownik FS- OP/
Kierownik FS- PS/
Kierownik FS- ZIT/
Kierownik FS- ZPO	Przyjęcie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu.	W terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie	Wersja papierowa	
2.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS – WP / FS-RW/
Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS- WP/  
Kierownik FS- RW/ 
Kierownik FS- OP/ 
Kierownik FS- PS/ 
Kierownik FS- ZIT/
Kierownik FS- ZPO
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma przekazującego zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu celem zdeponowania w Kasie UM WSL.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
3.		Stanowisko ds. naboru i oceny wniosków FS – WP / FS-RW,
Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przekazanie do KG zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu do zdeponowania i zarejestrowania w rejestrze zabezpieczeń w LSI 2021.	Niezwłocznie	SOD/ wersja papierowa/LSI 2021	
4.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS –OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO	Otrzymanie i analiza pisma w sprawie zwrotu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia	
W przypadku negatywnego wyniku analizy w sprawie zwrotu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu. – pkt 5.
W przypadku pozytywnego wyniku analizy w sprawie zwrotu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu. – pkt 7-13.	
5.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS- WP/  
Kierownik FS- RW/ 
Kierownik FS- OP/ 
Kierownik FS- PS/ 
Kierownik FS- ZIT/
Kierownik FS- ZPO
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma informującego 
o negatywnym wyniku analizy w sprawie zwrotu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia/ wersja papierowa	
6.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS –OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS- ZPO
Kierownik FS- PS/
Kierownik FS- OP/
Kierownik FS- ZIT/ 
Kierownik FS- ZPO	Przekazanie beneficjentowi pisma informującego o negatywnym wyniku analizy w sprawie zwrotu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia/ wersja papierowa	
Koniec instrukcji	
7.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS –OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO	Sporządzenie notatki służbowej potwierdzającej możliwość wydania zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy 
o dofinansowanie (zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej instrukcji i przekazanie jej do referatów powiązanych FS- OF, FS- KN1, FS- KN2, FS-ZN celem zaopiniowania.	Niezwłocznie	SOD	
8.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS –OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO
Kierownik FS- PS/
Kierownik FS- OP/
Kierownik FS- ZIT/ 
Kierownik FS- ZPO/
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma z prośbą o wydanie zdeponowanego zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia/ wersja papierowa	
9.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS –OP/ FS-PS/FS-ZIT/ FS- ZPO	Przekazanie do KG pisma z prośbą o wydanie zdeponowanego zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
10.		KG	Przekazanie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu  do stanowiska ds. obsługi projektów FS –OP, FS-PS, FS-ZIT, FS- ZPO.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
11.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS –OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO
Kierownik FS- PS/
Kierownik FS- OP/
Kierownik FS- ZIT/ 
Kierownik FS- ZPO	Przekazanie beneficjentowi zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy 
o dofinansowanie projektu.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
12.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS –OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO	Otrzymanie zabezpieczenia i sporządzenie notatki potwierdzającej odbiór zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu przez beneficjenta.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
13.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS –OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO	Rejestracja zwrotu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu w rejestrze zabezpieczeń w LSI 2021.	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna/LSI 2021	
2.5 ZMIANY W PROJEKCIE, UMOWIE/ POROZUMIENIU/ DECYZJI 
O DOFINANSOWANIU PROJEKTU ORAZ TERMINARZU PŁATNOŚCI (z wyłączeniem IF)	
2.5.1 Instrukcja wprowadzania zmian w projekcie w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów
	
W przypadku zmian inicjowanych przez IZ FE SL – FS - pkt 1;
W przypadku zmian inicjowanych przez beneficjenta - pkt 3.	
1.		Stanowisko ds. obsługi 
projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do beneficjenta w sprawie wprowadzenia zmian w projekcie.	Niezwłocznie	SOD
	
2.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przesłanie pisma w sprawie wprowadzenia zmian w projekcie do beneficjenta.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia
	
3.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Otrzymanie i analiza pisma beneficjenta z propozycją wprowadzenia zmian do projektu/ wyjaśnienia propozycji wprowadzenia zmian/ Formularza zgłoszenia zmian – zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszej instrukcji oraz ustalenie zakresu wprowadzanych zmian.  	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia/LSI2021

W przypadku gdy akceptacja zmian niewymagających podpisania aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie wymaga dodatkowej weryfikacji podmiotów (beneficjent oraz partner/partnerzy) w rejestrze podmiotów wykluczonych - pkt 19 – 21.
Po otrzymaniu pisma z MF:
•	w przypadku podmiotu/ podmiotów wykluczonych – pkt 28.
•	w przypadku podmiotu/ podmiotów niewykluczonych – pkt 8.
W przypadku akceptacji zmian niewymagających podpisania aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie - pkt 6 z zastrzeżeniem, że nie jest wymagana weryfikacja podmiotów (beneficjent oraz partner/partnerzy) w rejestrze podmiotów wykluczonych.
W przypadku braku zgody na zmiany – pkt 28.
W przypadku wątpliwości, niejasności w zakresie proponowanych zmian i/lub konieczność poprawy załączników złożonych w związku z ubieganiem się o pomoc de minimis i/lub pomoc publiczną – pkt 5.	
4.		Stanowisko ds. obsługi 
projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Weryfikacja załączników związanych z ubieganiem się przez beneficjenta o pomoc de minimis i/lub pomoc publiczną 	Niezwłocznie	SOD/LSI 2021	
5.		 

FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma z prośbą o wyjaśnienie zasadności zaproponowanych zmian i/lub z przedstawieniem uwag do zaproponowanych zmian i/lub wzywającego do poprawy załączników złożonych w związku z ubieganiem się o pomoc de minimis i/lub pomoc publiczną.
	 Niezwłocznie
	SOD
	
6.			Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma zatwierdzającego proponowane zmiany/ pisma informującego o konieczności podpisania aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie (jeśli dotyczy) Wezwanie do złożenia zaktualizowanego terminarza płatności, jeśli dotyczą tego zaakceptowane pismem zmiany.
Odblokowanie wniosku o dofinansowanie zgodnie z Instrukcją dla Operatorów dotyczącą procesu obsługi projektu w LSI 2021 dla naborów ogłaszanych przez Departament Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach FE SL 2021-2027.	 Niezwłocznie
	SOD/ePUAP/
e-Doręczenia/
LSI 2021	
7.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/, FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przesłanie pisma z prośbą o wyjaśnienie zasadności zaproponowanych zmian i/lub z przedstawieniem uwag do zaproponowanych zmian i/lub wzywającego do poprawy załączników złożonych w związku z ubieganiem się o pomoc de minimis i/lub pomoc publiczną / zatwierdzającego proponowane zmiany.	Do 20 dni roboczych od dnia wpływu pisma	SOD/ePUAP/ 
e-Doręczenia
	
W przypadku pisma z prośbą o wyjaśnienie zasadności zaproponowanych zmian i/lub z przedstawieniem uwag do zaproponowanych zmian i/lub wzywającego do poprawy załączników złożonych w związku z ubieganiem się o pomoc de minimis i/lub pomoc publiczną – pkt – 3 4 (jeżeli dotyczy);
W przypadku pisma zatwierdzającego proponowane zmiany niewymagających podpisania aneksu do umowy// porozumienia/ decyzji o dofinansowanie jeżeli zachodzi konieczność wydania zaświadczenia o pomocy de minimis/ korekty zaświadczenia pkt 8-9;
- Jeżeli udzielona została pomoc publiczna lub zmieniła się jej wysokości – dodatkowo pkt 9 
W przypadku, gdy wprowadzane zmiany wymagają zgody ZW – pkt 13 - 15;
W przypadku, gdy wprowadzane zmiany nie wymagają zgody ZW natomiast wymagają podpisania aneksu do umowy/porozumienia/ decyzji o dofinansowanie – dodatkowo – pkt 16 - 18.	
8.	. 	Stanowisko ds. obsługi 
projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i podpisanie zaświadczenia o pomocy de minimis lub korekty wcześniej wystawionego zaświadczenia o pomocy de minimis.	W dniu akceptacji zmian/ niezwłocznie, nie później jednak niż 
w terminie 14 dni od stwierdzenia zmiany wysokości pomocy de minimis	SOD/ wersja papierowa 
	
9.		Stanowisko ds. obsługi 
projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Przekazanie do stanowiska ds. pomocy publicznej FS-ZN informacji o wystawieniu zaświadczenia o pomocy de minimis / korekty zaświadczenia o pomocy de minimis/wysokości udzielonej pomocy publicznej wraz informacjami niezbędnymi do dokonania wpisu w SHRIMP celem sporządzenia i przesłania sprawozdania/ zaktualizowania sprawozdania w SHRIMP	 Niezwłocznie 	e-mail/	
10.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO	Przyjęcie WOD projektu w LSI 2021, co skutkuje wysłaniem do SOD wiadomości zawierającej WOD w PDF. Wprowadzenie danych w zakresie wniosku o dofinansowanie/ terminarza płatności jeśli dotyczy.	W LSI 2021 – niezwłocznie wraz z eksportem do CST2021. 	LSI 2021 
CST2021 – SL2021 Projekty/
SOD/ ePUAP/
e-Doręczenia
	
11.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/FS-ZIT/ FS-ZPO,
Stanowisko ds. zarządzania alokacją FS-OF,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie KS i projektu uchwały ZW z propozycją wprowadzenia zmian do projektu.	Niezwłocznie od akceptacji pisma informującego o procedowanej ścieżce wprowadzania zmian 
w projekcie. 	wersja papierowa, SOD
	
12.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW w sprawie wprowadzenia zmian do projektu do opiniowania do KN, SK i członka ZW.  Przedłożenie KS na posiedzenie ZW.	Niezwłocznie	wersja papierowa, SOD
	
13.		ZW	Podjęcie uchwały ZW w sprawie wprowadzenia zmian w projekcie.	Niezwłocznie 	SOD
	
14.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS,
Radca Prawny KN,
Skarbnik Województwa// Dyrektor FN
	Sporządzenie, weryfikacja i akceptacja przekazanie do zaopiniowania aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie.	Niezwłocznie	wersja elektroniczna 
	
15.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przesłanie do beneficjenta aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie.	Niezwłocznie 	SOD/ePUAP/e-Doręczenia
	
16.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO
Kierownik FS-OP /
Kierownik FS-PS / 
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO
	Otrzymanie, weryfikacja i akceptacja prawidłowości podpisania przez beneficjenta  aneksów do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie.	Niezwłocznie	SOD
	
W przypadku uwag do prawidłowości podpisania aneksów – pkt  14;
	
W przypadku braku uwag jeżeli:
a)	wprowadzone zmiany wynikające z aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie wymagają dodatkowej weryfikacji w rejestrze podmiotów wykluczonych tj. czy beneficjent oraz partner/partnerzy spełniają warunki ujęte w art. 39 ust. 10 oraz art. 61 ust. 3  pkt 2 ustawy wdrożeniowej, tj. czy możliwe jest wprowadzenie zmian do projektu w zakresie: zwiększenia wartości dofinansowania, i/lub zmiany partnerów w trakcie realizacji projektu– pkt 19 – 21.    
b)	wprowadzone zmiany wynikające z aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie nie wymagają dodatkowej weryfikacji w rejestrze podmiotów wykluczonych – pkt 22.
c)	Informacje o wpisie do rejestru podmiotów wykluczonych są pozyskiwane z MF na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 18 stycznia 2018 roku w sprawie rejestru podmiotów wykluczonych z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. z 2022 r., poz. 647) oraz ustawy z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych– art. 207 i 210.	
17.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO
Kierownik FS-OP/
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO	Sporządzenie, weryfikacja i akceptacja pisma do MF z zapytaniem do rejestru podmiotów wykluczonych.	Niezwłocznie	SOD
	
18.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przesłanie pisma do MF z zapytaniem do rejestru podmiotów wykluczonych.	Niezwłocznie	SOD, ePUAP/
e-Doręczenia
	
19.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Otrzymanie z MF i weryfikacja odpowiedzi z zawierającej informacje o podmiotach wykluczonych.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD, ePUAP/
e-Doręczenia	
W przypadku podmiotu/ podmiotów wykluczonych – pkt 28.
W przypadku podmiotu/ podmiotów niewykluczonych – pkt 22.
W przypadku pisma zatwierdzającego proponowane zmiany wymagające podpisania aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie - jeżeli zachodzi konieczność wydania zaświadczenia o pomocy de minimis/ korekty zaświadczenia – dodatkowo pkt 10 i 11.	
20.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przekazanie aneksu do umowy/porozumienia/ decyzji o dofinansowanie do ZW w celu podpisania[1]. 
[1] Podpisanie PAdES-em przez osobę upoważnioną ze strony ZW 	Niezwłocznie	SOD
	
21.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Wprowadzenie zmian wynikających z aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji  o dofinansowanie do systemu LSI 2021 oraz zatwierdzenie zmienionego wniosku o dofinansowanie oraz terminarza płatności (jeśli dotyczy).	W LSI 2021 – niezwłocznie wraz z eksportem do CST2021 	LSI 2021/
CST2021 – SL2021 Projekty
SOD/ ePUAP/e-Doręczenia

22.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO,
Kierownik FS-OP/
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS 	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i podpisanie zaświadczenia 
o pomocy de minimis lub korekty wcześniej wystawionego zaświadczenia o pomocy de minimis.	W dniu zawarcia aneksu/ niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od stwierdzenia zmiany wysokości pomocy de minimis	SOD / Wersja papierowa
	
23.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS- ZPO 	Przekazanie do stanowiska ds. pomocy publicznej FS-ZN informacji o wystawieniu zaświadczenia o pomocy de minimis / korekty zaświadczenia o pomocy de minimis/wysokości udzielonej pomocy publicznej wraz informacjami niezbędnymi do dokonania wpisu w SHRIMP. celem sporządzenia i przesłania sprawozdania/ zaktualizowania sprawozdania w SHRIMP 	Niezwłocznie 	Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS- ZPO	
24.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ 
FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/  
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma przekazującego podpisany aneks do umowy / porozumienia /decyzji o dofinansowanie wraz z informacją o zatwierdzeniu zmienionego wniosku o dofinansowanie oraz terminarza płatności (jeśli dotyczy).	Niezwłocznie 	SOD, ePUAP/e-Doręczenia
	
25.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Wysłanie do beneficjenta pisma przekazującego podpisany aneks do umowy / porozumienia/ decyzji o dofinansowanie wraz z informacją o zatwierdzeniu zmienionego wniosku o dofinansowanie  oraz terminarza płatność (jeśli dotyczy).	Niezwłocznie 	SOD, ePUAP/
e-Doręczenia
	
26.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przekazanie do FS-SE aneksu do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie celem rejestracji	 Niezwłocznie 	e-mail	
27.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO	Aktualizacja statusów wniosków/ terminarza płatności jeśli dotyczy w LSI 2021 oraz CST2021 – SL2021 Projekty	Niezwłocznie	LSI 2021,
CST2021 – SL2021 Projekty	
28.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ 
FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/  
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma informującego o braku zgody na wprowadzenie zmian do umowy / porozumienia/ decyzji o dofinansowanie.	W terminie do 20 dni roboczych od dnia wpływu pisma	SOD
	
29.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przekazanie beneficjentowi pisma informującego o braku zgody na wprowadzenie zmian do umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie.	W terminie do 20 dni roboczych od dnia wpływu pisma	SOD/ePUAP/
e-Doręczenia

2.5.2 Instrukcja wprowadzania zmian w terminarzu płatności w ramach FE SL 2021-2027
Lp. 	Stanowisko/ komórka/ 
instytucja 	Zadanie 	Termin wykonania 	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 
 	
1.	 	Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Otrzymanie od beneficjenta terminarza płatności i porównanie pliku .pdf przesłanego z wykorzystaniem Platformy ePUAP/Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (e-Doręczenia) z plikiem wygenerowanym z LSI 2021, celem potwierdzenia jednolitości danych. Analiza pisma beneficjenta z propozycją wprowadzenia zmian w terminarzu płatności.   	Niezwłocznie, z uwzględnieniem terminu do 10 dni roboczych od dnia wpływu terminarza płatności do IZ FE SL	SOD/ePUAP/
e-Doręczenia/
LSI 2021	
2.		FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/  
Kierownik FS-PS/  
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO, 	Weryfikacja, sporządzenie i zatwierdzenie pisma akceptującego proponowane zmiany w terminarzu płatności lub sporządzenie i zatwierdzenie pisma wzywającego do korekty terminarza lub sporządzenie i zatwierdzenie pisma odrzucającego terminarz.	Niezwłocznie, z uwzględnieniem terminu do 10 dni roboczych od dnia wpływu terminarza płatności do IZ FE SL	SOD/ LSI 2021	
3.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ 
FS-ZPO 	Przesłanie do beneficjenta pisma akceptującego proponowane zmiany w terminarzu płatności lub pisma wzywającego do korekty terminarza lub pisma odrzucającego terminarz płatności oraz rejestracja w systemie.	Niezwłocznie, z uwzględnieniem terminu do 10 dni roboczych od dnia wpływu terminarza płatności do IZ FE SL	SOD/ePUAP/
e-Doręczenia/
LSI 2021	

2.6 ROZWIĄZANIE UMOWY/ POROZUMIENIA/ UCHYLENIE DECYZJI O DOFINANSOWANIU PROJEKTU	
2.6.1 Instrukcja rozwiązania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowanie projektu w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	
Forma opracowania/ obieg dokumentów
	
1.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/FS-ZIT/ FS-ZPO	Stwierdzenie wystąpienia przesłanek do rozwiązania umowy porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu.	Zgodnie z terminem stwierdzenia/ wpływu 	SOD/ ePUAP/
e-Doręczenia
	
2.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Analiza trybu rozwiązania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu.	Niezwłocznie 	Nie dotyczy
	
3.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ 
FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ , 
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO/
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie KS i projektu uchwały ZW w sprawie rozwiązania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu.

	Niezwłocznie 	SOD
	
4.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW 
w sprawie rozwiązania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu do opiniowania do KN, SK 
i członka ZW. Przedłożenie KS na posiedzenie ZW.	Niezwłocznie	SOD
	
5.		ZW	Podjęcie uchwały ZW w sprawie rozwiązania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu.	Niezwłocznie	wersja papierowa
	
6.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Wprowadzenie danych dotyczących rozwiązania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu do LSI 2021. Eksport do CST 2021.	Niezwłocznie	LSI 2021/ 
CST2021 – SL2021 Projekty	
W przypadku, gdy w projekcie wystąpiła pomoc de minimis udzielana przez IZ FE SL - dodatkowo pkt 7-8
W przypadku, gdy w projekcie wystąpiła pomoc publiczna udzielana przez IZ FE SL - dodatkowo pkt 8	
7.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i podpisanie korekty wcześniej wystawionego zaświadczenia o pomocy de minimis.	Niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od stwierdzenia zmiany wysokości pomocy de minimis	SOD
	
8.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Przekazanie do stanowiska ds. pomocy publicznej FS-ZN informacji o wystawieniu korekty zaświadczenia o pomocy de minimis/ zmianie wysokości udzielania pomocy publicznej celem zaktualizowania sprawozdania w SHRIMP	Niezwłocznie, 	e-mail	
9.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ 
FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/  
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO/
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma informującego o podjęciu uchwały ZW w sprawie rozwiązania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu oraz przekazującego korektę zaświadczenia o pomocy de minimis (jeżeli dotyczy).	Niezwłocznie	SOD
	
10.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przesłanie beneficjentowi pisma informującego o podjęciu uchwały ZW w sprawie rozwiązania umowy/ porozumienia/ decyzji o dofinansowaniu projektu oraz przekazującego korektę zaświadczenia o pomocy de minimis (jeżeli dotyczy). 	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/
e-Doręczenia

3 Procesy związane z płatnościami w ramach FE SL 2021-2027
3.1 REALIZACJI PŁATNOŚCI
3.1.1 Instrukcja realizacji płatności zaliczkowych, pośrednich, końcowych na rzecz beneficjentów w ramach FE SL 2021-2027 (z wyłączeniem PT i IF)
Lp.	Stanowisko/ komórka/ jednostka	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
Płatności na rzecz beneficjentów mogą być dokonywane z dwóch źródeł, tj. płatności z BŚE, dotacji celowej w ramach współfinansowania krajowego. 
W przypadku zlecenia wypłaty środków z dotacji celowej w ramach współfinansowania krajowego – pkt 1-4; 
W przypadku zlecenia płatności z BŚE – pkt 5-7.	
1.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
i zatwierdzenie dyspozycji przekazania środków (zasilenie rachunku oraz płatności) na podstawie Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku o płatność lub Informacji o pozytywnym wyniku weryfikacji WNP. 	Do 10 dni od dnia zatwierdzenia kwoty do wypłaty (co do zasady zgodnie z terminarzem płatności BGK)*	SOD (zasilenie rachunku),
Wersja papierowa (płatności)
	
2.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Przekazanie do FN i do wiadomości RT dyspozycji przekazania środków (zasilenie rachunku). 	Niezwłocznie	SOD (zasilenie rachunku)
	
3.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 
	Obieg dyspozycji przekazania środków (płatności) zgodnie z Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.	Niezwłocznie	 
Wersja papierowa (płatności)	
4.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Rejestracja płatności na podstawie wyciągu bankowego potwierdzającego wypłatę środków na rzecz beneficjenta.**	Niezwłocznie	CST2021 – Projekty, SOD 	
5.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS- OF	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
w formie elektronicznej zlecenia płatności ze środków europejskich zgodnie ze wzorem zawartym w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności.	Do 10 dni od dnia   zatwierdzenia kwoty do wypłaty (zgodnie z terminarzem płatności BGK)*	Portal komunikacyjny BGK ZLECENIA	
6.		Osoba upoważniona zgodnie z Kartą Wzorów Podpisów - podpis 1/ podpis 2	Autoryzacja zlecenia płatności ze środków europejskich przez osobę posiadającą pełnomocnictwo ZW do obsługi portalu BGK (podpis 1/ podpis 2).	Do 10 dni od dnia zatwierdzenia kwoty do wypłaty (zgodnie z terminarzem płatności BGK)*	Portal komunikacyjny BGK ZLECENIA	
Na podstawie zlecenia płatności BGK zgodnie z terminarzem płatności przekazuje płatność na konto beneficjenta.	
7.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Rejestracja płatności na podstawie zbiorczej informacji o płatnościach zrealizowanych przez BGK z portalu komunikacyjnego BGK ZLECENIA.**	Niezwłocznie	CST2021 – SL2021 Projekty, 
SOD 	
*pod warunkiem dostępności środków.
**jeśli dotyczy	

3.2 WERYFIKACJA WNIOSKU O PŁATNOŚĆ
3.2.1 Instrukcja weryfikacji wniosku o płatność w ramach FE SL 2021-2027  
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	
Forma opracowania/ obiegu dokumentów
	
W przypadku konieczności doboru próby dokumentów i uczestników (weryfikacja pogłębiona) – dodatkowo pkt 3-5.	
1.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Otrzymanie z CST2021 – SL2021 Projekty wiadomości e-mail o złożeniu WNP.
Wpływ WNP do IZ FE SL oraz przyjęcie WNP  poprzez utworzenie karty weryfikacji oraz dodaniu przebiegu weryfikacji w CST2021 – SL2021 Projekty.	Zgodnie z terminem wpływu	CST2021 – SL2021 Projekty 	
2.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Rejestracja WNP polegająca na pobraniu pliku .pdf z CST2021 – SL2021 Projekty i zarejestrowaniu w formie „ZD” w sprawie dotyczącej danego wniosku o płatność (SOD) wraz z informacją o podpisie elektronicznym	Zgodnie z terminem wpływu
	SOD, CST2021 – SL2021 Projekty	
3.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/FS-ZIT/ FS.ZPO	Otrzymanie z SM EFS wiadomości e-mail o złożeniu nowej wersji Formularza monitorowania projektu EFS+ zgodnie z rozdziałem 7 w: Instrukcji użytkownika dla Instytucji (Systemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego Plus dla Instytucji).   
Sprawdzenie czy dany WNP wymaga wykazania uczestników projektu i zweryfikowanie czy taki formularz został przez beneficjenta złożony w SM EFS (dla projektów FST – odpowiednio SM FST).	Zgodnie z terminem wpływu
	CST2021 – SL2021 Projekty / LSI 2021	
4.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/FS-ZIT/ FS.ZPO
	Dobór próby dokumentów i uczestników, zgodnie z zapisami RPK (jeśli dotyczy).	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 5 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL	Przy wykorzystaniu narzędzia losującego / profesjonalnego osądu kontrolującego	
5.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS.ZPO	Sporządzenie i wysłanie pisemnego wezwania do beneficjenta o dołączenie do CST2021 – SL2021 Projekty (moduł wniosek o płatność, załączniki ) dokumentów wylosowanych do próby.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 7 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL	SOD/ ePUAP/
e-Doręczenia	
Weryfikacja wniosków o wypłatę pierwszej transzy oraz wniosków sprawozdawczych.	
6.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO	Weryfikacja wniosków o wypłatę pierwszej transzy oraz wniosków sprawozdawczych, w których beneficjent nie rozlicza wydatków, kwot ryczałtowych oraz stawek jednostkowych, następuje w zakresie minimalnym wyznaczonym przez CST2021 – SL2021 Projekty. Wówczas w CST2021 – SL2021 Projekty należy oznaczyć w przebiegu weryfikacji dokonanie weryfikacji formalnej. Wyjątek stanowi przypadek, gdy beneficjent dokonał zwrotu w celu rozliczenia zaliczki zgodnie z umową i jednocześnie nie rozlicza żadnych wydatków - wówczas WNP nie traktujemy wyłącznie jako sprawozdawczy, ale również jako rozliczający zaliczkę z uwagi na dokonany zwrot. Weryfikacja takiego WNP następuje w oparciu o Listę sprawdzającą do weryfikacji wniosku o płatność (wydatki rzeczywiście poniesione, projekty mieszane) – załącznik nr 1a lub Listę sprawdzającą do weryfikacji wniosku o płatność (projekty ryczałtowe) - załącznik nr 1b do niniejszej instrukcji (informacje na temat dokonanego zwrotu są odnotowane w Liście sprawdzającej, a WNP odpowiednio zarejestrowany w CST2021 – SL2021 Projekty jako rozliczający zaliczkę na potrzeby oznaczenia certyfikacji).	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 20 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL	CST2021 – SL2021 Projekty 	
Weryfikacja pozostałych WNP	
7.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Weryfikacja WNP następuje w oparciu o Listę sprawdzającą do weryfikacji wniosku o płatność (wydatki rzeczywiście poniesione, projekty mieszane) – załącznik nr 1a lub Listę sprawdzającą do weryfikacji wniosku o płatność (projekty ryczałtowe) - załącznik nr 1b do niniejszej instrukcji.  Wówczas w CST2021 – SL2021 Projekty należy oznaczyć w przebiegu weryfikacji dokonanie weryfikacji formalnej, merytorycznej oraz rachunkowej. W przypadku konieczności zwiększenia próby, zgodnie z zapisami RPK, wówczas w CST2021 – SL2021 Projekty należy oznaczyć dokonanie weryfikacji wyłącznie kompleksowej. W przypadku końcowego WNP, dodatkowo, w terminie do 3 dni roboczych od zatwierdzenia WNP, należy dokonać kontroli na zakończenie i oznaczyć dokonanie kontroli w systemie CST2021 - e-Kontrole.	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 20 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL a w przypadku weryfikacji pogłębionej do 25 dni roboczych (termin ten ulega zawieszeniu od dnia wysłania wezwania o przekazanie dokumentów wylosowanych do próby do dnia poinformowania IZ FE SL za pośrednictwem ePUAP o dołączeniu ww. dokumentów)	CST2021 – SL2021 Projekty CST2021 - e-Kontrole	
Weryfikacja WNP może zakończyć się:
a. wynikiem pozytywnym - pkt 14-17;
b. wynikiem negatywnym - pkt 8-10.	
8.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO
Kierownik FS-OP/
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO/
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie Informacji o negatywnym wyniku weryfikacji wniosku o płatność wraz z Listą sprawdzającą do weryfikacji wniosku o płatność(wydatki rzeczywiście poniesione, projekty mieszane) – załącznik nr 1a lub Listą sprawdzającą do weryfikacji wniosku o płatność (projekty ryczałtowe)  - załącznik nr 1b do niniejszej instrukcji - nie dotyczy wniosków o wypłatę pierwszej transzy oraz wniosków sprawozdawczych (Wyjątek stanowi przypadek, gdy beneficjent dokonał zwrotu w celu rozliczenia zaliczki zgodnie z umową i jednocześnie nie rozlicza żadnych wydatków - wówczas WNP nie traktujemy wyłącznie jako sprawozdawczy, ale również jako rozliczający zaliczkę z uwagi na dokonany zwrot.). Informacja sporządzona zgodnie z minimalnym zakresem danych ujętych w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji.	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 20 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL a w przypadku weryfikacji pogłębionej do 25 dni roboczych (termin ten ulega zawieszeniu od dnia wysłania wezwania o przekazanie dokumentów wylosowanych do próby do dnia poinformowania IZ FE SL o dołączeniu ww. dokumentów)	SOD
	
9.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Rejestracja zdarzenia w zakresie wyniku negatywnej weryfikacji WNP.	W terminie do  3 dni roboczych od zatwierdzenia wyniku negatywnej weryfikacji wniosku o płatność	CST2021 – SL2021 Projekty
	
10.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO	Przekazanie beneficjentowi informacji 
o negatywnym wyniku weryfikacji WNP zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej instrukcji.	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 20 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL a w przypadku weryfikacji pogłębionej do 25 dni roboczych (termin ten ulega zawieszeniu od dnia wysłania wezwania o przekazanie dokumentów wylosowanych do próby do dnia poinformowania IZ FE SL o dołączeniu ww. dokumentów)	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia, 
CST2021 – SL2021 Projekty
	
W przypadku wpływu uzupełnienia wniosku o płatność.	
11.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/FS-ZIT/ FS.ZPO	Wpływ WNP do IZ FE SL oraz przyjęcie WNP.	Zgodnie z terminem wpływu	CST2021 – SL2021 Projekty 	
12.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/FS-ZIT/FS.ZPO	Rejestracja WNP polegająca na pobraniu pliku .pdf z CST2021 – SL2021 Projekty i zarejestrowaniu w formie „ZD” w sprawie dotyczącej danego WND wraz z informacją o podpisie elektronicznym.	Zgodnie z terminem wpływu
	CST2021 – SL2021 Projekty SOD	
13.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Weryfikacja uzupełnienia WNP w oparciu o Listę sprawdzającą do weryfikacji wniosku o płatność (wydatki rzeczywiście poniesione, projekty mieszane) – załącznik nr 1a lub Listę sprawdzającą do weryfikacji wniosku o płatność (projekty ryczałtowe) - załącznik nr 1b do niniejszej instrukcji. W przypadku wniosków o wypłatę pierwszej transzy oraz wniosków sprawozdawczych weryfikacja następuje w zakresie minimalnym wyznaczonym przez CST2021 – SL2021 Projekty (wyjątek stanowi przypadek, gdy beneficjent dokonał zwrotu w celu rozliczenia zaliczki zgodnie z umową i jednocześnie nie rozlicza żadnych wydatków - wówczas WNP nie traktujemy wyłącznie jako sprawozdawczy, ale również jako rozliczający zaliczkę z uwagi na dokonany zwrot) . Oznaczenie weryfikacji w CST 2021 –Projekty CST 2021 - e-Kontrole, zgodnie z punktem 5 i 6.	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 20 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL a w przypadku weryfikacji pogłębionej do 25 dni roboczych (termin ten ulega zawieszeniu od dnia wysłania wezwania o przekazanie dokumentów wylosowanych do próby do dnia poinformowania IZ FE SL o dołączeniu ww. dokumentów)	CST2021 – SL2021 Projekty CST2021 - e-Kontrole 	
Weryfikacja uzupełnienia WNP może zakończyć się:
a. wynikiem pozytywnym - pkt 14-17;
b. wynikiem negatywnym - pkt 8-10.	
14.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO
Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku o płatność(wydatki rzeczywiście poniesione, projekty mieszane) – załącznik nr 1a lub Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku o płatność (projekty ryczałtowe)  - załącznik nr 1b do niniejszej instrukcji (z wyjątkiem wniosków o wypłatę pierwszej transzy oraz wniosków sprawozdawczych, wówczas sporządza się Informację o pozytywnym wyniku weryfikacji wniosku o płatność zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej instrukcji. Natomiast w  przypadku, gdy beneficjent dokonał zwrotu w celu rozliczenia zaliczki zgodnie z umową i jednocześnie nie rozlicza żadnych wydatków - wówczas WNP nie traktujemy wyłącznie jako sprawozdawczy, ale również jako rozliczający zaliczkę z uwagi na dokonany zwrot).	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 20 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL a w przypadku weryfikacji pogłębionej do 25 dni roboczych (termin ten ulega zawieszeniu od dnia wysłania wezwania o przekazanie dokumentów wylosowanych do próby do dnia poinformowania IZ FE SL o dołączeniu ww. dokumentów)	SOD/e-mail
	
15.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO, 
Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Rejestracja zatwierdzenia, oznaczenie WNP do certyfikacji oraz załączenie w CST2021 – SL2021 Projekty  w sekcji: Przebieg weryfikacji formalnej Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku o płatność (wydatki rzeczywiście poniesione, projekty mieszane) – załącznik nr 1a lub Listy sprawdzającej do weryfikacji wniosku o płatność (projekty ryczałtowe)  - załącznik nr 1b do niniejszej instrukcji lub Informacji o pozytywnym wyniku weryfikacji wniosku o płatność zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej instrukcji w przypadku wniosków o wypłatę pierwszej transzy oraz wniosków sprawozdawczych (Wyjątek: Jeżeli beneficjent dokonał zwrotu w celu rozliczenia zaliczki zgodnie z umową i jednocześnie nie rozlicza żadnych wydatków - wówczas WNP nie traktujemy wyłącznie jako sprawozdawczy, ale również jako rozliczający zaliczkę z uwagi na dokonany zwrot).	W terminie do  3 dni roboczych od zatwierdzenia wniosku o płatność 	CST2021 – SL2021 Projekty 	
16.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie Informacji o pozytywnym wyniku weryfikacji wniosku o płatność zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej instrukcji.	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 20 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL a w przypadku weryfikacji pogłębionej do 25 dni roboczych (termin ten ulega zawieszeniu od dnia wysłania wezwania o przekazanie dokumentów wylosowanych do próby do dnia poinformowania IZ FE SL o dołączeniu ww. dokumentów)	SOD 	
17.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przekazanie beneficjentowi informacji 
o pozytywnym wyniku weryfikacji WNP zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszej instrukcji.	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu do 20 dni roboczych od dnia wpływu wniosku o płatność do IZ FE SL a w przypadku weryfikacji pogłębionej do 25 dni roboczych (termin ten ulega zawieszeniu od dnia wysłania wezwania o przekazanie dokumentów wylosowanych do próby do dnia poinformowania IZ FE SL o dołączeniu ww. dokumentów)	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia, 
CST2021 – SL2021 Projekty
	
W przypadku, gdy w wyniku zatwierdzenia końcowego WNP zmniejszy się wysokość pomocy de minimis udzielonej beneficjentowi przez IZ FE SL – dodatkowo pkt 18-22	
18.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/  
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS- ZIT/
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS
	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i podpisanie korekty zaświadczenia o pomocy de minimis 	W terminie 14 dni od zatwierdzenia końcowego WNP	SOD
	
19.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przekazanie informacji o wystawieniu korekty zaświadczenia o pomocy de minimis/ zmianie wysokości udzielonej pomocy publicznej do stanowiska ds. pomocy publicznej FS-ZN celem zaktualizowania sprawozdania w SHRIMP.
	Niezwłocznie	e-mail
	
20.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/  
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS- ZIT/
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma przekazującego korektę zaświadczenia o pomocy de minimis. 	W terminie 14 dni od zatwierdzenia końcowego WNP	SOD
	
21.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO	Wysłanie do beneficjenta pisma z korektą zaświadczenia o pomocy de minimis.	W terminie 14 dni od zatwierdzenia końcowego wniosku o płatność	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia
	
W przypadku złożenia zastrzeżeń przez beneficjenta do wyników weryfikacji wydatków we WNP – dodatkowo pkt 23-26.	
22.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO	Rejestracja zastrzeżeń beneficjenta.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD,
CST2021  
– SL2021 Projekty
	
23.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Analiza zastrzeżeń beneficjenta. 
	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu14 dni kalendarzowych od dnia wpływu zastrzeżeń	SOD,
CST2021 – SL2021 Projekty 	
24.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma stanowiącego odpowiedź na złożone zastrzeżenia beneficjenta.	W terminie 14 dni kalendarzowych od dnia wpływu zastrzeżeń	SOD,
CST2021  
– SL2021 Projekty 	
25.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO	Przekazanie beneficjentowi pisma stanowiącego odpowiedź na złożone zastrzeżenia. 	W terminie 14 dni kalendarzowych od dnia wpływu zastrzeżeń	SOD/ ePUAP/e-Doręczenia
	
W przypadku konieczności sporządzenia wezwania do zwrotu środków zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych dodatkowo punkt 26-28.	
26.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie z uwzględnieniem pkt 27, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie projektu wezwania do zwrotu środków. 
	Niezwłocznie	SOD
	
27.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Sprawdzenie poprawności naliczonych odsetek:
- z art.189 ust. 3,
- z art. 207 
Ustawy o finansach publicznych.  	W terminie do 3 dni roboczych od otrzymania projektu pisma wzywającego do zwrotu środków.	e-mail
	
28.		Stanowisko ds. obsługi projektów
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Przekazanie beneficjentowi wezwania do zwrotu środków. 	Niezwłocznie  	SOD/ ePUAP/
e-Doręczenia
	
Instrukcja weryfikacji nieprawidłowości w projektach w ramach działań FE SL 2021-2027 wdrażanych przez FS opisana została w IW IZ FE SL -FS nr 7.1.1. 
W przypadku projektów, których wartość przekracza 5 mln EUR (z wyłączeniem projektów z PT) lub projektów o znaczeniu strategicznym – przekazanie informacji do RT 	
3.3 OBSŁUGA ZWROTU ŚRODKÓW 
3.3.1	Instrukcja obsługi zwrotów środków w ramach FE SL 2021-2027 (z wyłączeniem PT i IF) 
Lp.	Stanowisko/ komórka/
jednostka	Zadanie	
Termin wykonania
	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
W przypadku zwrotu środków dokonywanych bezpośrednio przez beneficjentów na rachunek MF prowadzony w BGK – pkt 1-8;
W przypadku zwrotu środków dokonywanych przez beneficjentów na rachunek UM WSL – pkt 9-15.	
Zwroty środków dokonywane na rachunek MF prowadzony w BGK	
1.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Wygenerowanie z portalu komunikacyjnego BGK-ZLECENIA raportów o zwrotach środków wyjaśnionych przez BGK.	Zgodnie z Rozporządzeniem MF w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności	Portal komunikacyjny BGK ZLECENIA	
2.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF
	Weryfikacja informacji zawartych w raporcie o zwrotach środków wyjaśnionych przez BGK. 	Zgodnie z Rozporządzeniem MF w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności	Wersja papierowa	
W przypadku poprawnie dokonanego zwrotu pracownik postępuje zgodnie z pkt 3;
W przypadku błędnego dokonania zwrotu przez beneficjenta (np. w niewłaściwym montażu, odsetek) pracownik postępuje zgodnie z pkt 4-8.	
3.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie załącznika (wskazanego w Rozporządzeniu MF w sprawie płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz przekazywania informacji dotyczących tych płatności) informującego Dyrektora FS o dokonanym zwrocie.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
4.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do MF z prośbą o przekazanie środków w całości lub w części na właściwe rachunki - rachunki Ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego/ beneficjenta/ rachunek UM WSL. 	Niezwłocznie	SOD, ePUAP/e-Doręczenia	
5.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Przekazanie do MF pisma z prośbą o przekazanie środków na właściwe rachunki.	Niezwłocznie	SOD, ePUAP/e-Doręczenia	
6.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF	Sporządzenie i weryfikacja w formie elektronicznej korekty zwrotu zgodnie z instrukcją BGK.	Niezwłocznie	Portal komunikacyjny BGK zlecenia	
7.		Osoba upoważniona zgodnie z Kartą Wzorów Podpisów – podpis 1 / podpis 2	Autoryzacja korekty zwrotu (podpis 1 / podpis 2).	Niezwłocznie	Portal komunikacyjny BGK zlecenia	
8.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Rejestracja wyjaśnionego zwrotu.*	Niezwłocznie
	CST2021 – SL2021 Projekty	
* jeśli dotyczy	
Zwroty środków dokonywane na rachunek UM WSL	
9.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Odebranie informacji z KG o dokonanych przez beneficjentów zwrotach na rachunki bankowe przeznaczone do obsługi FE SL 2021-2027 (np. przelewy bankowe, potwierdzenia dokonanych zwrotów).	Niezwłocznie	e-mail	
10.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Wyjaśnianie zwrotu w oparciu o tytuł przelewu i/lub wyjaśnienia beneficjenta oraz posiadaną dokumentację tj. przedmiotowy wniosek o płatność/ wezwanie do zwrotu/ wydaną decyzję administracyjną/ tytuł wykonawczy itp.	Niezwłocznie 	e-mail	
11.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie informacji wyjaśniającej dokonany zwrot. 	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
12.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Przekazanie podpisanej informacji wyjaśniającej dokonany zwrot do KG i FN.	Niezwłocznie	e-mail/ SOD	
13.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Rejestracja wyjaśnionego zwrotu.*	Niezwłocznie	CST2021 – SL2021 Projekty, 
SOD 	
* jeśli dotyczy
W przypadku braku możliwości wyjaśnienia zwrotów, ulegają one “zawieszeniu “do czasu uzyskania wyjaśnień umożliwiających ich prawidłowe rozpisanie, najpóźniej do końca bieżącego roku.	
14.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma/ dyspozycji do KG przekazującego zwrócone środki do właściwych dysponentów.	Zgodnie z terminami określonymi w Rozporządzeniu w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa oraz zgodnie z Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie procedury postępowania przy zwrotach środków europejskich. 	SOD 
(w przypadku zwrotów śr. europejskich), 
Wersja papierowa 
(w przypadku zwrotów w części dot. współfinansowania krajowego)	
15.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Obieg dyspozycji zgodnie z Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.	Niezwłocznie	Wersja papierowa 
(w przypadku zwrotów w części dot. Współfinansowania krajowego)/
SOD 
(w przypadku zwrotów śr. europejskich),	
UWAGA: 
pkt 14-15 nie obowiązują w przypadku zwrotów środków europejskich przekazywanych przez beneficjentów do 31 grudnia br., 
a wyjaśnianych przez pracowników FS-OF po 20 grudnia br. Informacja stanowiąca jednocześnie dyspozycję zwrotu środków do właściwych dysponentów (podpisana przez Dyrektora FS) jest na bieżąco przekazywana do KG i do FN. Jednocześnie we wskazanym okresie pisma ze zwrotami środków w części dot. współfinansowania krajowego sporządzane są na bieżąco, a nie w terminach wynikających z Rozporządzeniu w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa.	

3.3.2. Weryfikacja danych pozostałych do rozliczenia w CST2021 – SL2021 Projekty - 
w ramach FE SL 2021-2027 – FS
Lp	Stanowisko/ komórka/
jednostka	Zadanie	Termin wykonania	
Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Wygenerowanie i opracowanie danych z CST2021- SL 2021 Projekty z modułu zaliczki i wysłanie raportu pracownikom OF poprzez e-mail celem weryfikacji.	Do 20 dnia każdego miesiąca	e-mail	
2.	

	Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Analiza otrzymanych danych.	Niezwłocznie	Nie dotyczy	
W przypadku braku uwag – pkt 3;
W przypadku uwag – pkt 4.	
3.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Rejestracja wyjaśnionego zwrotu.* 	Niezwłocznie	CST2021 – SL2021 Projekty 	
*jeśli dotyczy	
4.		Kierownik FS-OF 	Dalsza analiza celem wyjaśnienia niezgodności.	Niezwłocznie	e-mail	
5.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Umieszczenie raportu z modułu zaliczki wraz z ewentualnymi wyjaśnieniami na dysku sieciowym FS.	Niezwłocznie*	Wersja elektroniczna (Microsoft Excel)	
*najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca (w uzasadnionych przypadkach termin może być przedłużony)	

3.3.3	Instrukcja dokonywania zwrotu niewykorzystanych środków dotacji celowej
Lp.	Stanowisko/ komórka/
jednostka	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Otrzymanie pism z KG oraz FN dotyczących terminów na dokonanie zwrotów niewykorzystanych środków dotacji celowej.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD
 	
2.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pism do KG z prośbą o przekazanie niewykorzystanych środków dotacji celowej z rachunków priorytetów (za wyjątkiem PT) na rachunek budżetu województwa w ramach FE SL 2021-2027.	Zgodnie z terminami wskazanymi w pismach KG	 SOD	
3.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Przekazanie do KG pism z prośbą o przekazanie niewykorzystanych środków dotacji celowej z rachunków priorytetów (za wyjątkiem PT) na rachunek budżetu województwa w ramach FE SL 2021-2027.	Zgodnie z terminami wskazanymi w pismach KG	SOD	
4.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie do FN pism wyjaśniających dokonane zwroty niewykorzystanych środków dotacji celowej w ramach wdrażanych Działań na rachunek budżetu województwa w ramach  FE SL 2021-2027 z podaniem klasyfikacji budżetowej.	Zgodnie z terminami wskazanymi w pismach FN	SOD	
5.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Przekazanie do FN (pismo do wiadomości RT) pism wyjaśniających dokonane zwroty niewykorzystanej środków dotacji celowej.	Zgodnie z terminami wskazanymi w pismach FN	 SOD	

3.4 INFORMACJE O ZLECENIACH PŁATNOŚCI
3.4.1 Instrukcja przekazywania informacji o zleceniach płatności przekazanych do BGK oraz o płatnościach dokonanych przez Bank w ramach programów finansowanych 
z udziałem środków europejskich 
Lp. 	Stanowisko/ komórka/ jednostka 	Zadanie 	Termin wykonania 	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
1.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS
	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie informacji o zleceniach płatności przekazanych do Banku oraz o płatnościach dokonanych przez Bank, zgodnie z Rozporządzeniem MF.	Zgodnie z terminem wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Finansów	Wersja papierowa 	
2.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Przekazanie do ZW informacji o zleceniach płatności przekazanych do Banku.	Zgodnie z terminem wskazanym w Rozporządzeniu Ministra Finansów	Wersja papierowa	

4. Procesy dotyczące sporządzania deklaracji wydatków, wniosków o płatność do KE i rocznych zestawień wydatków oraz prognoz certyfikacji
4.1 PRZYGOTOWANIE I PRZEKAZANIE DEKLARACJI WYDATKÓW DO IZ/ KW  FE SL
4.1.1 Instrukcja przygotowania i przekazywania Deklaracji wydatków od IZ FE SL – FS do IZ/ KW FE SL 

Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF

	Pozyskanie danych niezbędnych do sporządzenia Deklaracji wydatków od IZ  FE SL do IZ/ KW  FE SL zarówno od komórek współpracujących, tj. FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-ZN, FS-KN1, FS-KN2, FS-AZ jak  i  m.in. z  raportów z LSI 2021 i CST2021 (RKW  wnioski o płatność, korekty wniosków o płatność, kontrole, itp.).	Co do zasady w trybie miesięcznym, w terminie do 30 dni od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego. Co do zasady certyfikacja następuje zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 3 do IW IZ FE SL-RT 5.2.1

Ostateczna deklaracja wydatków w danym roku obrachunkowym przekazywana jest do 15 czerwca, a za ostatni rok obrachunkowy najpóźniej do 10 lipca po zakończeniu roku obrachunkowego	e-mail, CST2021-SR2021, CST2021 – e- KONTROLE, CST2021- SL2021 Projekty, LSI 2021	
W związku z okresami rozliczeniowymi Programu dla Deklaracji wydatków od IZ FE SL do IZ/ KW FE SL przyjęto, że składane są one zasadniczo w trybie miesięcznym, przy czym po uzgodnieniu z IZ/KW  FE SL każdorazowo określona może zostać inna częstotliwość składania Deklaracji wydatków od IZ FE SL do IZ/ KW FE SL, ale nie rzadziej niż raz na kwartał. 
W przypadku, gdy brak wydatków do zadeklarowania, FS składa Oświadczenie o braku wydatków do zadeklarowania za dany okres. 
W przypadku wątpliwości co do możliwości certyfikowania, jak i recertyfikowania wydatków w ramach IZ FE SL-FS, niezbędne informacje pozyskiwane są w trybie roboczym poprzez kontakt pracownika FS-OF z opiekunami projektów, pracownikami referatów FS-KN1, FS-KN2, FS-ZN, FS-AZ poprzez analizę raportów generowanych z systemów informatycznych poprzez analizę danych zawartych w systemach oraz poprzez weryfikację Wykazu nieprawidłowości stwierdzonych w ramach Działań wdrażanych przez IZ  FE SL-FS	
2.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS
	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie Deklaracji wydatków od IZ  FE SL do IZ/KW  FE SL w CST2021 - SL2021 Certyfikacja zgodnie ze sposobem określonym w instrukcji użytkownika CST2021 oraz wytycznymi i instrukcjami w zakresie certyfikacji i księgowania wydatków. 
Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie Listy sprawdzającej do wypełniania deklaracji wydatków od IZ  FE SL – FS do IZ/ KW FE SL stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji. 	Co do zasady w trybie miesięcznym,  w terminie do 30 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego.  Co do zasady certyfikacja następuje zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 3 do IW IZ FE SL-RT 5.2.1

Ostateczna Deklaracja wydatków w danym roku obrachunkowym przekazywana jest do 15 czerwca, a za ostatni rok obrachunkowy najpóźniej do 10 lipca po zakończeniu roku obrachunkowego	CST2021 SL2021 Projekty, SOD
	
3.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS

	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie  pisma przewodniego, przekazującego Deklarację wydatków od IZ  FE SL do IZ/ KW  FE SL wraz z następującymi załącznikami (jeśli dotyczy): 
- Informacja o wnioskach o płatność nie ujętych w Deklaracji wydatków (Zal. 1a);
- Informacja o kwotach wycofanych nie ujętych w Deklaracji wydatków (Zal 1b);
- Informacja o ujętych w Deklaracji wydatków wydatkach uznanych za zgodne z prawem i prawidłowe w ramach: wniosków o płatność wyłączonych wcześniej z rocznego zestawienia wydatków i/lub obciążeń na projekcie zarejestrowanych w celu wycofania z RZW wszystkich wydatków w ramach wątpliwych wniosków o płatność (Zal. 1c)	Niezwłocznie 	SOD 
	
4.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF
	Przekazanie Deklaracji wydatków od IZ  FE SL do IZ/ KW  FE SL.  	Co do zasady w trybie miesięcznym, w terminie do 30 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. Co do zasady certyfikacja następuje zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 3 do IW IZ FE SL-RT 5.2.1
Ostateczna deklaracja wydatków w danym roku obrachunkowym przekazywana jest do 15 czerwca, a za ostatni rok obrachunkowy najpóźniej do 10 lipca po zakończeniu roku obrachunkowego	CST2021 SL2021 Projekty	
5.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF
	Przekazanie pisma przewodniego wraz z załącznikami (jeśli dotyczy), przekazującego Deklarację wydatków od IZ FE SL do IZ/ KW  FE SL. 	Niezwłocznie 	SOD 	
W przypadku uwag i konieczności przedstawienia wyjaśnień do przekazanej Deklaracji wydatków od IZ FE SL do IZ/ KW FE SL, pracownik na stanowisku ds. finansów i prognoz FS-OF w razie konieczności przy współpracy innych komórek organizacyjnych IZ FE SL – FS przekazuje w trybach i terminie określonym przez IZ/KW FE SL stosowne wyjaśnienia i informacje do IZ/ KW FE SL. 	

4.2 ROCZNE ZESTAWIENIE WYDATKÓW
4.2.1 Instrukcja weryfikacji Rocznych zestawień wydatków od IZ/ KW FE SL do KE  
Lp. 	Stanowisko/ komórka/ jednostka 	Zadanie 	Termin wykonania 	Forma opracowania/ obiegu dokumentów  	
1.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Przygotowanie notatki do poszczególnych komórek FS, tj.: FS-KN1, FS-KN2, FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-ZN, FS-AZ przekazującej kopię Wykazu wydatków oraz projektu RZW otrzymanego od IZ/ KW FE SL wraz z prośbą o wskazanie czy w ramach przekazanej listy projektów zaistniały/ występują w ramach działalności danej komórki zdarzenia niepozwalające na wykazanie wydatków projektu w ramach RZW do KE, mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wysokość wykazywanych kwot – Wzór notatki dot. przekazania Wykazu wydatków do Rocznego zestawienia wydatków do KE stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.  	Niezwłocznie 	SOD	
2.		FS-KN1,
FS-KN2,
FS-OP,
FS-PS,
FS-ZIT,
FS-ZPO,
FS-ZN,
FS-AZ	Weryfikacja otrzymanego Wykazu wydatków oraz projektu RZW i przekazanie odpowiedzi do FS-OF. 	5 dni roboczych od otrzymania notatki  	SOD, e-mail	
3.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Weryfikacja otrzymanego Wykazu wydatków oraz projektu RZW na podstawie otrzymanych informacji od poszczególnych komórek FS. 
	Niezwłocznie	SOD	
4.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie odpowiedzi do IZ/ KW FE SL w zakresie zweryfikowanego Wykazu wydatków oraz projektu RZW zawierającego uwagi/ brak uwag do wykazu oraz projektu RZW. 	Do 15 listopada roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczyć będzie RZW 	SOD	
5.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Przekazanie odpowiedzi do IZ/ KW FE SL. 	Do 15 listopada roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczyć będzie RZW 	SOD	
6.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Otrzymanie e-mailem wykazu wniosków beneficjentów o płatność ujętych w projekcie RZW (załącznik wygenerowany z CST na podstawie modułu Roczne zestawienie wydatków) z prośbą o aktualizację informacji przez FS.	Do 5 stycznia roku następnego po roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczyć będzie RZW do KE	e-mail	
7.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Aktualizacja otrzymanego wykazu wniosków beneficjentów o płatność ujętych w projekcie RZW i przekazanie odpowiedzi do IZ/ KW FE SL.	W terminie wskazanym przez IZ/ KW FE SL, co do zasady 5 dni roboczych od otrzymania wykazu	e-mail	
8.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Przekazywanie do RT informacji o projektach ujętych w RZW, w ramach których stwierdzono nieprawidłowości w trakcie kontroli i/lub wydatków budzących wątpliwości (tj. podlegających wykluczeniu z certyfikacji) z krótkim uzasadnieniem.	Do 31 stycznia roku następnego po roku, w którym kończy się rok obrachunkowy, którego dotyczyć będzie RZW do KE	e-mail	

4.3 PROGNOZA CERTYFIKACJI WYDATKÓW 
4.3.1 Instrukcja opracowania i zatwierdzania prognozy/ aktualizacji prognozy certyfikacji wydatków 
Lp. 	Stanowisko/ komórka/ jednostka 	Zadanie 	Termin wykonania 	Forma opracowania/ obiegu dokumentów  	
1.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Otrzymanie pisma z RT z prośbą o przygotowanie/ aktualizację prognozy certyfikacji wydatków. 	Do 20 listopada/ 
do 20 maja	SOD	
2.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Przygotowanie i analiza danych niezbędnych do sporządzenia prognozy/ aktualizacji prognozy certyfikacji wydatków. 
Sporządzenie prognozy/ aktualizacji prognozy certyfikacji wydatków. 
	Niezwłocznie	CST2021-SR2021, LSI 2021	
3.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS
	Sporządzenie weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie prognozy/ aktualizacji prognozy certyfikacji wydatków oraz pisma/ przekazujących prognozę/ aktualizację prognozy certyfikacji wydatków.	Niezwłocznie	SOD, e-mail	
4.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Przekazanie pisma wraz z prognozą/ aktualizacją prognozy certyfikacji wydatków do RT. 	W terminie wskazanym przez RT	SOD, e-mail	

5. Procesy kontroli w ramach FE SL 2021-2027 
5.1 ROCZNY PLAN KONTROLI
5.1.1 Instrukcja przygotowania/ aktualizacji Rocznego Planu Kontroli FE SL 2021-2027
Lp. 	Stanowisko/ komórka /jednostka 	 
Zadanie 	Termin wykonania 	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
1.	 	Stanowisko ds. kontroli FS-KN1, / FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postepowań o udzielenie zamówienia FS-AZ, 
Stanowisko ds. obsługi projektów
FS –OP, FS-PS, FS-ZIT, FS- ZPO,
Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2,
Kierownik FS-AZ, 
Kierownik FS- PS,
Kierownik FS- OP,
Kierownik FS- ZIT,
Kierownik FS- ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, akceptacja i zatwierdzenie wkładu merytorycznego do Rocznego Planu Kontroli (dalej: RPK) w zakresie FS w ramach FE SL 2021-2027. 	Do 31 marca roku, w którym rozpoczyna się rok obrachunkowy ujmowany w RPK 	e-mail	
2.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2	Przekazanie do RT wkładu merytorycznego do RPK w zakresie FS w ramach FE SL 2021-2027.	Do 31 marca roku, w którym rozpoczyna się rok obrachunkowy ujmowany w RPK 	SOD, e-mail	
3.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2	Konsultacje /wyjaśnienie/ skorygowanie/ uzupełnienie dokumentu i uzgodnienie wersji ostatecznej RPK.	Niezwłocznie	e-mail, spotkanie, rozmowa telefoniczna, wersja elektroniczna, SOD	
4.		Kierownik FS-KN 1/
Kierownik FS-KN 2	Otrzymanie od RT informacji o przyjęciu RPK.  
	Zgodnie z terminem wpływu	SOD, e-mail	
Procedura aktualizacji RPK przebiega analogicznie do procedury jego przyjęcia i odbywa się niezwłoczne po zaistnieniu konieczności aktualizacji RPK.  	
 5.1.2 Instrukcja przygotowania/aktualizacji Rocznego sprawozdania z działań kontrolnych w ramach FE SL 2021-2027
Lp. 	Stanowisko/ komórka /jednostka 	 
Zadanie 	Termin wykonania 	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
1.	 	Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2,
Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postepowań o udzielenie zamówienia FS-AZ, 
Stanowisko ds. obsługi projektów
FS –OP, FS-PS, FS-ZIT, FS- ZPO,
Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2, 
Kierownik FS-AZ,
Kierownik FS- PS,
Kierownik FS- OP,
Kierownik FS- ZIT,
Kierownik FS- ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, akceptacja i zatwierdzenie Rocznego sprawozdania z działań kontrolnych w ramach FE SL 2021-2027.  
	Do 15 września roku, w którym kończy się rok obrachunkowy ujmowany w RPK 
	Wersja elektroniczna 
e-mail 
	
2.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2	Przekazanie do RT Rocznego sprawozdania z działań kontrolnych w ramach FE SL 2021-2027.  	Do 15 września roku, w którym kończy się rok obrachunkowy ujmowany w RPK	 Wersja elektroniczna 	
3.		Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2 
	Otrzymanie informacji od RT w sprawie uzgodnienia ostatecznej wersji Rocznego sprawozdania z działań kontrolnych w ramach FE SL 2021-2027.   	Zgodnie z terminem wpływu	e-mail, wersja         elektroniczna, spotkanie 
	
4.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postepowań o udzielenie zamówienia FS-AZ,
Stanowisko ds. obsługi projektów
FS –OP, FS-PS, FS-ZIT, FS- ZPO,
Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2,
Kierownik FS-AZ, 
Kierownik FS- PS,
Kierownik FS- OP,
Kierownik FS- ZIT,
Kierownik FS- ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, akceptacja i zatwierdzenie ostatecznie zaktualizowanego Rocznego sprawozdania z działań kontrolnych w ramach FE SL 2021-2027.	Do 15 stycznia roku, następującego po roku, w którym kończy się rok obrachunkowy ujmowany w RPK 	Wersja elektroniczna 
e-mail 
	
5.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2	Przekazanie do RT ostatecznie zaktualizowanego Rocznego sprawozdania z działań kontrolnych w ramach FE SL 2021-2027.	Do 15 stycznia roku, następującego po roku, w którym kończy się rok obrachunkowy ujmowany w RPK 	SOD	
 5.1.3 Instrukcja monitorowania stopnia wykonania kontroli w ramach FE SL 2021-2027
Lp. 	Stanowisko/ komórka /jednostka 	 
Zadanie 	Termin wykonania 	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
1.	 	Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2,
Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2 
	Sporządzenie, akceptacja i zatwierdzenie Kwartalnego podsumowania stopnia wykonania kontroli. 
	Do 15 dnia miesiąca, następującego po zakończeniu kwartału	 e-mail, SOD	
2.		Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2 	Przekazanie do RT Kwartalnego podsumowania stopnia wykonania kontroli.	Do 15 dnia miesiąca, następującego po zakończeniu kwartału	SOD	

5.2 KONTROLA REALIZACJI PROJEKTU 
5.2.1 Instrukcja przeprowadzenia kontroli realizacji projektu w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
Metodyka doboru projektów oraz dokumentów do kontroli zawarta jest w Rocznym Planie Kontroli (dalej: RPK).
Poniższa instrukcja dotyczy wszystkich typów projektów i trybów kontroli, w tym wizyt monitoringowych.	
1.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ,
Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2,
Kierownik FS-AZ 	Sporządzenie, weryfikacja, zatwierdzenie i przekazanie do beneficjenta pisma informującego o kontroli.	Najpóźniej 5 dni przed planowaną kontrolą	SOD	
2.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/FS-KN2,
Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ, Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2,
Kierownik FS-AZ, 
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, zatwierdzenie i przekazanie do beneficjenta pisma z wyborem próby dokumentów do kontroli oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli projektu - zgodnie  z załącznikiem nr 1 do niniejszej instrukcji.	Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych	SOD	
W przypadku kontroli doraźnych oraz wizyt monitoringowych zawiadamianie o kontroli i sporządzanie pisma z wyborem próby dokumentów nie jest wymagane.	
3.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1, / FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ,	Sporządzenie i podpisanie Oświadczenia Pracownika o bezstronności i braku konfliktu interesów w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027	Najpóźniej w 1 dniu kontroli	Wersja papierowa 	
W przypadku wystąpienia na kontroli sytuacji wskazujących na możliwość wystąpienia konfliktu interesów pracownik podlega wyłączeniu zgodnie z art. 24 paragraf 1 i 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego o czym informuję Kierownik FS-KN 1, Kierownik FS-KN 2, Kierownik FS-AZ. 	
4.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ,	Przeprowadzenie i udokumentowanie czynności kontrolnych.	Zgodnie z terminem wskazanym w upoważnieniu	CST2021 - e-Kontrole	
Dokumentacja z kontroli projektu sporządzana jest w aplikacji CST2021 - e-Kontrole, w zakresie przewidzianym w instrukcji użytkownika aplikacji CST2021 - e-Kontrole. Minimalny zakres został określony we wzorze: 
Lista sprawdzająca do kontroli na miejscu – stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji;  
Lista sprawdzająca do kontroli projektów rozliczanych w oparciu o metody uproszczone– stanowi załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji;
Lista sprawdzająca do kontroli trwałości – stanowi załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji;
Lista sprawdzająca do wizyty monitoringowej – stanowi załącznik nr 5 do niniejszej instrukcji;
Lista sprawdzająca do kontroli dokumentów mających związek z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego  – stanowi załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji;
Lista uwag do uzupełnienia dotyczącej dokumentów w ramach weryfikacji zamówień – stanowi załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji; 	
5.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1, / FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ, Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2, 
Kierownik FS-AZ.
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, zatwierdzenie i przekazanie do beneficjenta Informacji pokontrolnej.	30 dni od dnia zakończenia czynności kontrolnych	SOD, 
CST2021 - e-Kontrole	
Nie jest wymagane podpisanie Informacji pokontrolnej przez podmiot kontrolowany.
W uzasadnionych przypadkach (np. konieczność uzyskania opinii prawnej, otrzymania dodatkowych wyjaśnień) termin na sporządzenie Informacji pokontrolnej może zostać wydłużony za zgodą Kierownika KN1/ KN2/AZ o czas niezbędny do przeprowadzenia ww. czynności.
W sytuacjach określonych w RPK, z czynności sprawdzających w miejscu realizacji projektu nie jest wymagane sporządzenie Informacji pokontrolnej.	
W przypadku wpływu pisma o przyjęciu i akceptacji wyników kontroli – pkt 6 i następnie pkt 10; 
W przypadku wpływu umotywowanych zastrzeżeń do otrzymanych wyników kontroli – pkt 7-8.	
6.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ	Wpływ pisma o przyjęciu i akceptacji wyników kontroli. 	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
7.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ	Wpływ umotywowanych zastrzeżeń do otrzymanych wyników kontroli.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
8.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ, Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2, Kierownik FS-AZ, 
Dyrektor FS	Rozpatrzenie zastrzeżeń oraz sporządzenie, weryfikacja, zatwierdzenie i przekazanie do beneficjenta Ostatecznej informacji pokontrolnej.	24 dni od dnia wpływu zastrzeżeń.	SOD	

Zastrzeżenia podlegają rozpatrzeniu przez instytucję kontrolującą w terminie 14 dni od dnia otrzymania tych zastrzeżeń przez instytucję kontrolującą. Natomiast ostateczną informację pokontrolną, zawierającą skorygowane ustalenia kontroli albo pisemne stanowisko wobec zgłoszonych zastrzeżeń (w przypadku ich nieuwzględnienia) wraz z uzasadnieniem odmowy skorygowania ustaleń należy sporządzić w terminie do 10 dni po rozpatrzeniu zastrzeżeń i przekazać niezwłocznie podmiotowi kontrolowanemu.
W trakcie rozpatrywania zastrzeżeń instytucja kontrolująca ma prawo przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne oraz żądać przedstawienia dokumentów lub złożenia wyjaśnień na piśmie, co każdorazowo przerywa bieg terminu na rozpatrzenie zastrzeżeń i przekazanie ostatecznej informacji pokontrolnej.		
9.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1, / FS-KN2 Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ	Wpływ pisma beneficjenta dotyczącego wykonania zaleceń pokontrolnych/ wykorzystania rekomendacji lub przyczynach nie podjęcia zaleconych działań.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
10.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1, / FS-KN2 Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ	Weryfikacja sposobu realizacji zaleceń pokontrolnych/ wykorzystania rekomendacji. 	Niezwłocznie	SOD, 
CST2021 - e-Kontrole	
11.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN1 / FS-KN2, Stanowisko ds. prowadzenia i kontroli postępowań o udzielenie zamówienia FS-AZ, Kierownik FS-KN 1, 
Kierownik FS-KN 2,
Kierownik FS-AZ	Sporządzenie, weryfikacja, zatwierdzenie i przekazanie do beneficjenta pisma kończącego procedurę pokontrolną.	21 dni od wpływu pisma o przyjęciu i akceptacji wyników kontroli (pkt 6) lub wpływu pisma beneficjenta dotyczącego wykonania zaleceń pokontrolnych (pkt 9).		
Wykonanie zaleceń pokontrolnych może zostać zweryfikowane poprzez czynności sprawdzające w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie podmiotu kontrolowanego, co każdorazowo przerywa bieg 21 dniowego terminu.	

5.2.2 Instrukcja monitorowania w okresie trwałości projektów w ramach FE SL 2021-2027
Lp.	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
1.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS–OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 
	Pisemne poinformowanie beneficjenta, na etapie rozliczenia końcowego WNP, o konieczności sporządzania Sprawozdania z zachowania trwałości (minimalny wzór Sprawozdania stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji). 	Zgodnie z terminem przekazania informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność 
	SOD/ ePUAP/ 
e-Doręczenia / e-mail 
	
2.		Stanowisko ds. kontroli
FS-KN1/ FS-KN2	Wpływ wypełnionego Sprawozdania z zachowania trwałości. Weryfikacja i ocena informacji zawartych w Sprawozdania z zachowania trwałości, zgodnie z Listą sprawdzającą do weryfikacji Sprawozdania z zachowania trwałości (minimalny wzór Listy stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji).  	W terminie 30 dni od daty wpływu Rocznego sprawozdania z zachowania trwałości	SOD/ ePUAP / 
e-Doręczenia
	
W przypadku uwag lub wątpliwości wyznaczony merytorycznie za prowadzenie sprawy pracownik w KN1/ KN2 jest odpowiedzialny za prowadzenie korespondencji wyjaśniającej sprawę, a termin weryfikacji Rocznego sprawozdania z zachowania trwałości może ulec przedłużeniu.	
3.		Kierownik FS-KN1/ 
Kierownik FS-KN2	Weryfikacja i zatwierdzenie wyniku oceny zgodnie z Listą sprawdzającą do weryfikacji Sprawozdania z zachowania trwałości oraz przekazanie dokumentu do pracownika odpowiedzialnego merytorycznie za prowadzenie sprawy.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP / 
e-Doręczenia /LSI2021	
4.		Stanowisko ds. kontroli
FS-KN1/ FS-KN2	Pisemne poinformowanie beneficjenta 
o wynikach weryfikacji Sprawozdania z zachowania trwałości.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP / 
e-Doręczenia	
5.		Kierownik FS- KN1/ 
Kierownik FS- KN2	Weryfikacja, zatwierdzenie pisma do beneficjentów informującego o wynikach weryfikacji Sprawozdania z zachowania trwałości.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP / 
e-Doręczenia	
6.		Stanowisko ds. kontroli
FS-KN1/ FS-KN2	Przekazanie do beneficjenta pisma informującego o wynikach weryfikacji Sprawozdania z zachowania trwałości.	Niezwłocznie	SOD/ ePUAP/
e-Doręczenia	
Schemat procedury w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości jest opisany w IW IZ FE SL – FS nr 7.1.1.	

5.3 KONTROLE ZEWNĘTRZNE 
5.3.1 Instrukcja obsługi kontroli zewnętrznych w ramach FE SL 2021-2027

Lp.	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
W przypadku, w którym FS jest departamentem wiodącym - pkt 1;
W przypadku, w którym FS nie jest departamentem wiodącym, odpowiednio pkt 5-8, a następnie 10-15.	
1.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ	Otrzymanie informacji o planowanej kontroli.	Zgodnie z terminem wpływu	e-mail 
SOD	
2.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ	Poinformowanie odpowiednich komórek/ departamentów/ instytucji o terminie rozpoczęcia kontroli oraz o zakresie kontroli. 
W zależności od zakresu kontroli informację otrzymują między innymi:
- Sekretariat RT;
- inne komórki organizacyjne UM WSL;	Niezwłocznie 	E-mail	
3.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ	Podejmowanie niezbędnych czynności w zakresie przygotowania zaplecza technicznego na potrzeby zespołu kontrolującego (zorganizowanie pomieszczenia na potrzeby kontroli, linii telefonicznej, dostępu do Internetu, itp.) we współpracy z departamentem zajmującym się obsługą kontroli na poziomie UM WSL oraz przygotowanie listy osób upoważnionych do kontaktów z zespołem kontrolującym we współpracy z pozostałymi departamentami/ instytucjami (o ile dotyczy), poinformowanie zainteresowanych stron o terminie i miejscu spotkania.	Do dnia rozpoczęcia kontroli	e-mail,
Telefon,
SOD	
4.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ	Wpisanie do książki kontroli/ założenie sprawy w SOD i udostępnienie jej zaangażowanym komórkom organizacyjnym UM WSL.	Dzień rozpoczęcia kontroli	SOD	
5.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ	Otrzymanie informacji o potrzebie przekazania wyjaśnień i dokumentów oraz przekazanie stosownej informacji do odpowiednich komórek merytorycznych FS i/lub innych departamentów UM WSL i/lub innych instytucji.	Niezwłocznie	e-mail/ telefon	
6.		Komórki merytoryczne FS/ innych Departamentów UM WSL
Kierownicy komórek merytorycznych FS/ innych Departamentów UM WSL
Dyrektor FS/ innego Departamentu UM WSL	Przygotowanie dokumentacji, sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie wyjaśnień/ informacji zgodnie z prośbą, przekazanie dokumentów/ informacji/ wkładu/ odpowiedzi na potrzeby kontroli do stanowiska ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ.	Niezwłocznie, 
z uwzględnieniem terminu wyznaczonego przez zespół kontrolujący	e-mail,
SOD,
wersja papierowa	
W przypadku przekazania odpowiedzi zbiorczej -pkt 7 i następnie pkt 8;
W przypadku przekazania odpowiedzi przygotowanej przez inne komórki – pkt 8.	
7.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ,
Kierownik FS-AZ,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie wyjaśnień/ informacji w oparciu o wkład przekazany przez inne komórki merytoryczne.	Niezwłocznie, 
z uwzględnieniem terminu wyznaczonego przez zespół kontrolujący	e-mail,
SOD,
wersja papierowa	
8.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ,	Przekazanie informacji/ dokumentów/ wyjaśnień. 	Niezwłocznie, 
w terminie wyznaczonym przez zespół kontrolujący	e-mail
SOD
wersja papierowa	
9.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ 
	Organizacja spotkania zamykającego kontrolę. 
Poinformowanie zainteresowanych stron o terminie i miejscu spotkania.
(Spotkanie jest organizowane, jeśli instytucja kontrolująca zgłasza taką potrzebę).	Dzień zakończenia kontroli lub inny wskazany przez zespół kontrolujący dzień 	-mail/ telefon	
INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU OTRZYMIANIA WSTĘPNEGO I OSTATECZNEGO WYNIKU KONTROLI ZEWNĘTRZNYCH 	
10.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ
	Otrzymanie wyników kontroli i przekazanie do zainteresowanych stron – zgodnie z zakresem kontroli -wstępnego/ ostatecznego wyniku kontroli zewnętrznej wraz z prośbą o ustosunkowanie się do ustaleń kontroli 
(w przypadku wstępnego wyniku kontroli zewnętrznej) lub o poinformowanie o sposobie wdrożenia rekomendacji/ zaleceń z kontroli (w przypadku ostatecznego wyniku kontroli zewnętrznej).	Niezwłocznie, z uwzględnieniem wyznaczonego przez instytucję kontrolującą terminu.	SOD
e-mail
CST2021 – SL2021 Projekty	
11.		Komórki merytoryczne FS/ innych Departamentów UM WSL
Kierownicy komórek merytorycznych FS/ innych Departamentów UM WSL
Dyrektor FS/ innego Departamentu UM WSL	Przekazanie stanowiska odnośnie wstępnego wyniku kontroli/ informacji o sposobie wdrożenia rekomendacji/ zaleceń z kontroli	W terminie wskazanym przez FS-ZN	SOD
e-mail	
12.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ,
Kierownik FS-AZ	Analiza przekazanego stanowiska/ informacji, wyjaśnienie wątpliwości.	Niezwłocznie, z uwzględnieniem wyznaczonego przez instytucję kontrolującą terminu.	SOD,
e-mail	
13.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ,
Kierownik FS-AZ,
Dyrektor FS,
Marszałek Województwa Śląskiego,
Osoba upoważniona przez Marszałka Województwa Śląskiego	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma zawierającego stanowisko odnośnie treści wstępnego wyniku kontroli/ zawierającego informacje o sposobie wdrożenia rekomendacji/ zaleceń z kontroli.	Niezwłocznie, z uwzględnieniem wyznaczonego przez instytucję kontrolującą terminu.	SOD,
Wersja papierowa	
14.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ	Przekazanie instytucji kontrolującej stanowiska odnośnie treści wstępnego wyniku kontroli/ zawierającego informacje o sposobie wdrożenia rekomendacji/ zaleceń z kontroli.	W terminie wskazanym przez instytucję kontrolującą	SOD, Wersja papierowa
ePUAP/e-Doręczenia,
e-mail	
15.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ	Przekazanie stanowiska do zainteresowanych komórek. 	Niezwłocznie 	SOD,
e-mail	

5.3.2 Instrukcja badania i wdrażania ustaleń finansowych wydanych przez organy kontroli w wyniku kontroli zewnętrznych

Lp.	Stanowisko/ komórka/ instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
1.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur FS-AZ	Otrzymanie wyników kontroli/ audytów (dotyczących projektów realizowanych w ramach FE SL 2021-2027).	Zgodnie z datą wpływu 	SOD, 
e-mail	
2.		Stanowisko ds. koordynacji i wdrażania procedur FS-AZ	Przekazanie do odpowiedzialnych komórek (kierownicy komórek merytorycznych FS – zgodnie z zakresem kontroli), wyniku kontroli zewnętrznej/ audytu wraz z prośbą o ustosunkowanie się do ustaleń kontroli.  
	Niezwłocznie, z uwzględnieniem terminu na przekazanie stanowiska komórek organizacyjnych jest uzależniony od terminu wskazanego przez instytucję kontrolującą.	SOD, 
e-mail	
3.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO
Stanowisko ds. kontroli FS-KN1/ FS-KN2
Kierownik FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO
Kierownik FS-KN1/ FS-KN2	Przeprowadzenie czynności sprawdzających (we współpracy z pozostałymi referatami zgodnie z zakresem merytorycznym ustalenia pokontrolnego) w celu ustalenia stanu faktycznego. 	Niezwłocznie	SOD - w przypadku pisma do beneficjenta, 
E-mail	
4.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma wzywającego beneficjenta do uzupełnienia dokumentacji (jeżeli dotyczy) oraz sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do beneficjenta zawierającego stan ustaleń, nałożenie korekty, wezwanie do zwrotu środków z art. 207 ustawy o finansach publicznych, pouczenia o prawie do wniesienia umotywowanych zastrzeżeń i inne zalecenia.	Niezwłocznie	SOD	
5.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO 	Przekazanie do beneficjenta pisma zawierającego wezwanie do uzupełnienia dokumentacji, stan ustaleń, nałożenie korekty, wezwanie do zwrotu środków z art. 207 ustawy o finansach publicznych, pouczenia o prawie do wniesienia umotywowanych zastrzeżeń i inne zalecenia do beneficjenta.  	Niezwłocznie 	SOD 
ePUAP/e-Doręczenia	
W przypadku odpowiedzi – pkt 6; 
W przypadku braku odpowiedzi – pkt 10.	
6.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO 	Otrzymanie od beneficjenta odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia dokumentacji (jeżeli dotyczy) oraz pisma odnoszącego się do stanu ustaleń, nałożenia korekty, wezwania do zwrotu środków z art. 207 ustawy o finansach publicznych.	Zgodnie z terminem wpływu  	SOD 	
7.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO 	Rozpatrzenie zastrzeżeń do ustaleń kontroli/ analiza przekazanej dokumentacji. 	Niezwłocznie 	SOD 	
W przypadku negatywnego rozpatrzenia zastrzeżeń tj. podtrzymania ustaleń kontroli pkt 8;
W przypadku uznania wyjaśnień i zastrzeżeń do ustaleń kontroli lub kiedy analiza dokumentacji, w tym uzupełnionej, doprowadzi do niepotwierdzenia ustalenia kontrolnego – pkt 10– 13.	
8.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik FS-OP/ 
Kierownik FS-PS/  
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma informującego o negatywnym rozpatrzeniu zastrzeżeń do ustaleń kontroli oraz wezwania do zwrotu środków.	Niezwłocznie 	SOD 	
9.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/
FS-ZIT/ FS-ZPO 	Przekazanie do beneficjenta pisma informującego o negatywnym rozpatrzeniu zastrzeżeń do ustaleń kontroli oraz wezwania do zwrotu środków.   	Niezwłocznie 	SOD 	
10.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO, 
Kierownik FS-OP/  
Kierownik FS-PS/  
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie stanowiska/ odniesienia FS 
w sprawie ustalenia pokontrolnego. 	Niezwłocznie	
E-mail	
11.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Przekazanie do FS-AZ stanowiska/ odniesienia FS w sprawie ustalenia pokontrolnego 
. 	Niezwłocznie	E-mail	
12.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur 
FS-AZ,
Kierownik FS-AZ	Analiza stanowiska/ odniesienia FS w sprawie ustalenia pokontrolnego, wyjaśnienie wątpliwości.	Niezwłocznie	E-mail	
13.		Stanowisko ds. koordynacji 
i wdrażania procedur 
FS-AZ	Przekazanie stanowiska/ odniesienia FS do RT/ OR lub innej komórki
w sprawie ustalenia pokontrolnego. 	Niezwłocznie	SOD, 
E-mail	
14.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO, 
Kierownik FS-OP/  
Kierownik FS-PS/  
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO	Sporządzenie lub aktualizacja, weryfikacja i akceptacja Karty Nieprawidłowości (stanowi załącznik nr 2 do instrukcji 7.1.1) 
w zakresie wydatków niekwalifikowalnych 
(arkusz N2) oraz danych w arkuszu N6.	Niezwłocznie 	SOD 	
15.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO 	Przekazanie Karty nieprawidłowości do referatów powiązanych- FS-OF i FS-ZN. 	Niezwłocznie, nie później jednak niż 2 dni robocze po sformułowaniu wezwania do zwrotu środków 	SOD	
16.		Stanowisko ds. obsługi projektów 
FS-OP/ FS-PS/ 
FS-ZIT/ FS-ZPO 	Wprowadzenie danych do RKW.	Do 3 dni roboczych po przekazaniu Karty nieprawidłowości do referatów powiązanych	CST2021 – SL2021 Projekty	
Procedura zgłoszenia i weryfikacji nieprawidłowości w ramach FE SL2021-2027 opisana w części 7.1.1 Instrukcji.	
6. PROCESY POSTĘPOWAŃ ADMINISTRACYJNYCH
6.1 PROWADZENIE POSTĘPOWAŃ ADMINISTRACYJNYCH
6.1.1 Instrukcja prowadzenia postępowań administracyjnych dotyczących należności związanych z realizacją projektów finansowanych z udziałem środków europejskich - I instancja 
Zgodnie z art. 207 ust. 13 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: u.f.p), w przypadku, gdy beneficjentem jest państwowa jednostka budżetowa nie mają zastosowania poniższe regulacje, lecz ustawa o finansach publicznych. W tej sytuacji podejmowane są następujące czynności: 
1.	poinformowanie o nieprawidłowości dysponenta środków, który zawiadamia o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych właściwego rzecznika dyscypliny, 
2.	dokonanie odpowiedniej korekty zatwierdzonych wydatków kwalifikowanych poprzez zarejestrowanie kwoty w rejestrze obciążeń na projekcie oraz w przypadku, gdy to możliwe - pomniejsza kwotę zatwierdzonych wydatków we wniosku o płatność. 
W toku postępowania administracyjnego czynności o charakterze technicznym, takie dla których Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a) nie wymaga wydania decyzji ani postanowienia będą wykonywane przez pracowników urzędu działających na podstawie imiennego pełnomocnictwa/ upoważnienia ZW. 
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
W przypadku wszczęcia postępowania z urzędu – pkt 1,  następnie pkt 3 i 4 oraz pkt 6 i następne; 
W przypadku wszczęcia postępowania na wniosek strony – pkt 2-5 i następnie pkt 11. 
W przypadku konieczności wszczęcia postępowania w sprawie odpowiedzialności osób trzecich za zobowiązania beneficjenta – pkt 3 i 4  oraz następnie pkt 6	
1.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych  
FS-ZN 	Otrzymanie Karty informacyjnej wniosku 
o wszczęcie postępowania administracyjnego 
(załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji) zaakceptowanej  przez inicjującego sprawę kierownika FS- KN1, FS-KN2,  FS-OP,  FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-OF wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wezwania do zwrotu środków, w tym prawidłowo sporządzonym i doręczonym wezwaniem do zwrotu środków o którym mowa w art. 207 ust. 8 u.f.p. i/ lub art. 189 ust. 3a u.f.p. 	Niezwłocznie po bezskutecznym upływie terminu z wezwania do zwrotu środków	SOD
	
2.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN	Otrzymanie wniosku strony. 	Zgodnie z terminem wpływu 	SOD
wersja papierowa 	
3.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN,
Kierownik FS-ZN	Sporządzenie i podpisanie Oświadczenia Pracownika o bezstronności i braku konfliktu interesów w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027	Niezwłocznie 	wersja papierowa 	
4.		Kierownik FS-ZN	Wpisanie złożonego Oświadczenia Pracownika o bezstronności i braku konfliktu interesów w ramach programu Fundusze Europejskie dla Śląskiego 2021-2027do referatowej bazy oświadczeń prowadzonej przez Kierownika FS-ZN	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna	
5.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Weryfikacja wniosku strony pod kątem istnienia przesłanek, o których mowa w art. 61a § 1 k.p.a. 	Niezwłocznie 	wersja papierowa 	
W przypadku zaistnienia którejkolwiek z przesłanek, o których mowa w art. 61a §1 k.p.a. – Organ wydaje postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawie z wniosku strony - dalsza procedura od pkt 14;
W pozostałych przypadkach odpowiednio stosuje się – pkt 11.	
6.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN,
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
i zatwierdzenie KS oraz projektu uchwały ZW dotyczącej potrzeby wszczęcia postępowania administracyjnego/ projektu zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego 	Niezwłocznie 	SOD
	
7.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych 
FS-ZN 	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW oraz projektu zawiadomienia do opiniowania przez KN-OP oraz Członka ZW. 
Przedłożenie KS na posiedzenie ZW. 	Niezwłocznie	SOD	
8.		ZW 	Podjęcie uchwały dotyczącej potrzeby wszczęcia postępowania administracyjnego. 	Niezwłocznie	wersja papierowa 	
9.		Dyrektor FS 	Podpisanie zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego, przygotowanego zgodnie zatwierdzonym przez ZW projektem zawiadomienia, przez pracownika na stanowisku ds. postępowań administracyjnych FS-ZN oraz zaakceptowanego przez Kierownika FS-ZN.	Niezwłocznie 	SOD,
ePUAP/e-Doręczenia,
wersja papierowa 	
10.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie do strony/ stron zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego. 	Niezwłocznie 	SOD,
ePUAP/e-Doręczenia,
wersja papierowa 	
11.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych  
FS-ZN 	Przygotowanie dokumentacji – skompletowanie dokumentacji stanowiącej podstawę do wydania decyzji, w tym w oparciu o dokumentację przekazaną/ udostępnioną przez FS-KN1, FS-KN2, FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-OF/ dodatkowe czynności w siedzibie FS. 	Do 1 miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane – do 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania administracyjnego (zgodnie z k.p.a). 	Nie dotyczy 	
12.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN, 
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie zawiadomienia w sprawie określenia terminu do wypowiedzenia się w zakresie zebranego materiału dowodowego. 	Do 1 miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane – do 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania administracyjnego (zgodnie z k.p.a). 	SOD,
wersja papierowa 	
13.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie zawiadomienia do strony/ stron postępowania administracyjnego w sprawie określenia terminu do wypowiedzenia się w zakresie zebranego materiału dowodowego. 	Niezwłocznie 	SOD,
ePUAP/e-Doręczenia,
wersja papierowa 	
14.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN, 
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS 	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie KS, projektu uchwały ZW oraz projektu decyzji/ postanowienia 	Niezwłocznie po upływie terminu do wypowiedzenia się w materiale dowodowym.
Niezwłocznie - w przypadku postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania administracyjnego	SOD	
15.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW oraz projektu decyzji/ postanowienia do opiniowania przez KN-OP oraz Członka ZW. 
Przedłożenie KS na posiedzenie ZW. 	Niezwłocznie 	SOD	
16.		ZW 	Podjęcie uchwały dotyczącej decyzji/ postanowienia.  	Niezwłocznie  	wersja papierowa 	
17.		Marszałek Województwa  	Podpisanie decyzji/ postanowienia. 	Niezwłocznie 	wersja papierowa,  
wersja elektroniczna SOD 	
18.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Rejestracja decyzji/ postanowienia w stosownym rejestrze prowadzonym w komórce organizacyjnej UM WSL, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym UM WSL.	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa 	
19.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie decyzji/ postanowienia do strony/stron postępowania administracyjnego.	Niezwłocznie 	SOD,
ePUAP/e-Doręczenia,
wersja papierowa 	
W przypadku zmiany kwoty podlegającej zwrotowi orzeczonej w decyzji w sprawie zwrotu w stosunku do wezwania do zwrotu stanowiącego podstawę do wszczęcia postępowania administracyjnego – dodatkowo pkt 21.	
20.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii ostatecznej decyzji wydanej w I instancji (w sytuacji, gdy strona nie złoży wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy) do KG wraz z informacją na temat klasyfikacji budżetowej oraz do wiadomości FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-KN1, FS-KN2, stanowisku ds. nieprawidłowości FS-ZN oraz stanowisku ds. finansów i prognoz FS-OF.	Niezwłocznie 	SOD,
Wersja papierowa, 
e-mail	
21.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Sporządzenie korekty Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 – załącznik nr 2 do instrukcji 7.1.1 w zakresie arkusza N2 i przekazanie jej do referatów powiązanych: FS-KN1, FS-KN2, FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, do stanowiska ds. nieprawidłowości FS-ZN oraz stanowiska ds. finansów i prognoz FS-OF. 	Niezwłocznie 	SOD	
W przypadku przekazania korekty Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 dalsze procedowanie, zgodnie z IW 7.1.1.
W przypadku zwrotu w terminie, o którym mowa w art 207 ust. 1 u.f.p – następnie pkt 41;  
W przypadku zwrotu w terminie określonym w decyzji wydanej na podstawie art. 189 ust. 3b u.f.p.– koniec instrukcji. 
W przypadku niezłożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy przez stronę i braku zwrotu środków w terminie wskazanym w decyzji, zgodnie z u.f.p. - Instrukcja wykonawcza 6.2.1. oraz dodatkowo pkt 39-40w przypadku w braku zwrotu środków w terminie, o którym mowa w art 207 ust. 1 u.f.p –
W przypadku niezłożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy przez stronę i złożenia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego – pkt 25. 
W razie wniesienia skargi na decyzję, IZ FE SL może wstrzymać, z urzędu lub na wniosek wykonalność decyzji – w takim przypadku pkt 28-34.	
22.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Otrzymanie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.	Zgodnie z terminem wpływu 	SOD,
pismo papierowe 	
23.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN, 
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
i zatwierdzenie pisma przekazującego wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do RT wraz z aktami sprawy. 	Niezwłocznie, z zachowaniem terminu 7 dni od daty wpływu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy 	SOD,
wersja papierowa 	
24.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie pisma przekazującego wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do RT wraz z aktami sprawy (dalsza procedura opisana została w IW IZ FE SL-RT nr 8.2.1). 	Niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od daty wpływu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy 	SOD,
wersja papierowa 
	
25.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych 
FS-ZN 	Wpływ skargi do WSA.	Zgodnie z terminem wpływu 	SOD,
wersja papierowa  
	
26.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN, 
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do Dyrektora KN, przekazującego skargę do WSA wraz z aktami sprawy. 	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa  	
27.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie pisma przekazującego skargę do WSA wraz z aktami sprawy do KN. 	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa  	
28.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN, 
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie KS, projektu uchwały ZW, projektu postanowienia w sprawie wstrzymania/ odmowy wstrzymania wykonania decyzji	Niezwłocznie	SOD	
29.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW oraz projektu postanowienia do opiniowania przez KN-OP oraz członka ZW. 
Przedłożenie KS na posiedzenie ZW. 	Niezwłocznie 	SOD	
30.		ZW 	Podjęcie uchwały dotyczącej decyzji w sprawie postanowienia w sprawie wstrzymania/ odmowy wstrzymania wykonania decyzji	Niezwłocznie  	wersja papierowa 	
31.		Marszałek Województwa  	Podpisanie postanowienia w sprawie wstrzymania/ odmowy wstrzymania wykonania decyzji	Niezwłocznie 	wersja papierowa,  
wersja elektroniczna SOD 	
32.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Rejestracja postanowienia w sprawie wstrzymania/ odmowy wstrzymania wykonania decyzji w stosownym rejestrze prowadzonym w komórce organizacyjnej Urzędu, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym UMWSL	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa 	
33.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie postanowienia w sprawie wstrzymania/ odmowy wstrzymania wykonania decyzji do strony postępowania administracyjnego.	Niezwłocznie 	SOD,
ePUAP/e-Doręczenia,
wersja papierowa 	
34.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN, 
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
i zatwierdzenie pisma do Dyrektora KG, przekazującego postanowienie w sprawie wstrzymania/ odmowy wstrzymania wykonania decyzji	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa  	
W przypadku wydania postanowienia w sprawie wstrzymania wykonania decyzji- dodatkowo pkt 35	
35.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie potwierdzonej za zgodność 
z oryginałem kserokopii postanowienia w sprawie wstrzymania wykonania decyzji do KG oraz do wiadomości FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-KN1, FS-KN2, stanowisku ds. nieprawidłowości FS-ZN oraz stanowisku ds. finansów i prognoz FS-OF	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa, 
e-mail	
36.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Otrzymanie pisma/ informacji o: rozstrzygnięciu II instancji wraz z dowodem doręczenia/ wpływie skargi na decyzję wydaną w II instancji/ rozstrzygnięciu sądu administracyjnego I i/lub II instancji oraz pisma przekazującego akta z zakończonego postępowania administracyjnego. 	Zgodnie z terminem wpływu 	SOD,
wersja papierowa,
e-mail  	
37.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie informacji o rozstrzygnięciu II instancji/sądu administracyjnego I i/lub II instancji do referatów powiązanych: FS-KN1, FS-KN2, FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-OF oraz do stanowiska ds. nieprawidłowości FS-ZN 	Niezwłocznie 	e-mail 	
38.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF  	Przekazanie informacji o dokonanych wpłatach/ rozliczeniach i rozksięgowaniach, w tym przekazanie uzupełnionej Karty nieprawidłowości (w zakresie arkusza ROF) dotyczącej wydatków niekwalifikowalnych do referatów powiązanych: FS-ZN, FS-KN1, FS-KN2, FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-ZN.  	Niezwłocznie 	SOD
e-mail 	
W przypadku zwrotu środków- pkt. 41; 
W przypadku braku zwrotu środków w terminie, wskazanym w decyzji, zgodnie z u.f.p.– Instrukcja wykonawcza 6.2.1 oraz dodatkowo pkt 39 i 40 w przypadku braku zwrotu środków w terminie, o którym mowa w art 207 ust. 1 u.f.p.  	
39.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN,
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
i zatwierdzenie projektu Formularza zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru podmiotów wykluczonych oraz pisma przekazującego do RT projekt Formularz zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru podmiotów	Niezwłocznie 	 SOD	
40.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie pisma w sprawie zgłoszenia oraz projektu Formularza zgłoszenia podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru podmiotów wykluczonych do RT.   	Niezwłocznie 	SOD	
Pkt 39-40 stosuje się odpowiednio w przypadku konieczności złożenia wniosku o dokonanie zmiany w rejestrze podmiotów wykluczonych oraz wniosku o usunięcie wpisu z rejestru podmiotów wykluczonych. 	
41.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN, 
Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO	Wprowadzenie danych do modułu RKW.

	Niezwłocznie 	CST2021 – SL2021 Projekty	

6.2 EGZEKUCJA NALEŻNOŚCI 
6.2.1 Instrukcja egzekucji należności 
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
W związku z bezskutecznym upływem terminu na zwrot środków, wynikającym z ostatecznej decyzji administracyjnej zobowiązującej do zwrotu środków, na podstawie art. 15 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji Zarząd Województwa Śląskiego jako wierzyciel może wystawić upomnienie zawierające wezwanie do wykonania obowiązku 
z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego i przekazuje je do zobowiązanego/ych 	
1.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych 
FS-ZN, 
Kierownik FS-ZN, 
Dyrektor FS 	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie upomnienia, zgodnie ze stanem należności. 	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa	
2.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie upomnienia dla zobowiązanego. 	Niezwłocznie 	SOD,
ePUAP/e-Doręczenia,
wersja papierowa	
3.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie do stanowiska ds. finansów i prognoz FS-OF skanu upomnienia wraz z kopią zwrotnego potwierdzenia odbioru przez zobowiązanego celem przekazania do KG. 	Niezwłocznie 	e-mail 	
4.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Przekazanie do FS-ZN, FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-KN1, FS-KN2, KG informacji o dokonanych wpłatach. 	Niezwłocznie 	e-mail 	
W przypadku wpłaty całej należności - pkt 5. 
W przypadku braku wpłaty całej należności - pkt 6. 	
5.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN/ Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS- ZPO  	Wprowadzenie danych do modułu RKW. 	Niezwłocznie 	CST2021 – SL2021 Projekty	
6.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie projektu pisma i tytułu wykonawczego zgodnie z obowiązującymi przepisami. 	Niezwłocznie	SOD,
eTW, 
wersja papierowa 	
Po bezskutecznym upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia, IZ FE SL jako wierzyciel, może skierować do organu egzekucyjnego wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego wraz z tytułem wykonawczym. 	
7.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Przekazanie tytułu wykonawczego z załącznikami do Naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania lub siedziby zobowiązanego. 	Niezwłocznie 	SOD,
eTW, 
ePUAP/e-Doręczenia,
wersja papierowa 	
W przypadku uwag do tytułu wykonawczego ze strony organu egzekucyjnego– pkt 8 i następnie pkt  6-7.	
8.		Stanowisko ds. postępowań administracyjnych FS-ZN 	Otrzymanie pisma w sprawie korekty tytułu wykonawczego.  	Zgodnie z terminem wpływu 	SOD,
wersja papierowa 	

7. Procesy nieprawidłowości i odzyskiwania kwot
7.1 STWIERDZANIE I KORYGOWANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI
7.1.1 Instrukcja weryfikacji nieprawidłowości w projektach w ramach działań FE SL 2021-2027 wdrażanych przez FS
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN 	Otrzymanie od kierowników referatów: FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-KN1, FS-KN2 zaakceptowanych dokumentów:
UPWN - Uzasadnione Podejrzenie Wystąpienia Nieprawidłowości załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji wraz z Kartą nieprawidłowości 
w ramach FE SL 2021-2027-załącznik nr 2 lub Karty odzyskiwania odsetek w ramach FE SL 2021-2027 – załącznik (O1) nr 4 do niniejszej instrukcji 	Zgodnie z terminem wpływu 	SOD	
W przypadku załącznika UPNW i N7 – pkt 2-5
W przypadku załącznika O1- pkt 5a	
2.		Stanowisko ds. nieprawidłowości 
FS-ZN 	Weryfikacja formalna i merytoryczna udokumentowanej nieprawidłowości oraz kwalifikacja nieprawidłowości poprzez: 
a)	badanie czy prawidłowo oszacowano wartość potencjalnej nieprawidłowości 
w celu uniknięcia konieczności przesłania zgłoszenia do KE;
b)	badanie dotychczas zgłoszonych nieprawidłowości ujętych w wykazie nieprawidłowości w kontekście wpływu nowej nieprawidłowości na zwiększenie kwoty nieprawidłowości determinującej konieczność dokonania zgłoszenia nieprawidłowości lub zgłoszenia aktualizującego do KE.
c)	odnotowanie w arkuszu ZN Karta nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 części dotyczącej weryfikacji 
w zakresie konieczności zgłoszenia nieprawidłowości i wypełnienie zakładki ZN lista oraz przekazanie uzupełnionej Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 do kierownika FS-ZN celem weryfikacji i akceptacji.	Niezwłocznie 	SOD	
W przypadku UPWN – dodatkowo pkt 3-4. 	
3.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN 	Odnotowanie wpływu UPWN / Karty Nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 w Wykazie nieprawidłowości stwierdzonych 
w ramach Działań wdrażanych przez FS, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do niniejszej instrukcji.	Niezwłocznie 	Wersja elektroniczna 	
4.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN 	Zatwierdzenie UPWN/ Karty Nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 (wypełnienie arkusza ZN w celu udokumentowania dalszego biegu sprawy). 	Niezwłocznie 	SOD 	
W przypadku uwag – pkt 1; 
W przypadku braku uwag – pkt 5. 	
5.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN 
 	Dokonanie nowego wpisu lub aktualizacja dotychczasowych wpisów w elektronicznym Wykazie nieprawidłowości stwierdzonych 
w ramach Działań wdrażanych przez FS na dysku wspólnym, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do niniejszej instrukcji na podstawie treści UPWN / Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027.	Niezwłocznie 	Wersja elektroniczna 	
5a.	Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN	Dokonanie nowego wpisu w elektronicznym Wykazie przypadków naliczania odsetek podlegających odzyskiwaniu w ramach FE SL 2021-2027 na dysku wspólnym, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku O2 nr 5 do niniejszej instrukcji, na podstawie treści załącznika O1- Karty odzyskiwania odsetek w ramach FE SL 2021-2027, nr 4 do niniejszej instrukcji			
W przypadku wypełnienia arkusza ZN Karta nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 dodatkowo pkt 6. 
W przypadku załącznika nr 4 – O1 Wzór karty odzyskiwania odsetek w ramach FE SL 2021-2027 - dodatkowo pkt 6a	
6.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN 	Przekazanie do RT, kierownika FS-ZN oraz stanowiska ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN Wykazu nieprawidłowości stwierdzonych w ramach Działań wdrażanych przez FS.	15 dni roboczych po zakończeniu każdego miesiąca. 
10 dni roboczych od zakończenia miesiąca w przypadku zakończenia kwartału.	E-mail	
6a.	Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN 	Przekazanie Wykazu przypadków naliczania odsetek podlegających odzyskiwaniu w ramach FE SL 2021-2027 do kierownika FS-ZN oraz stanowiska ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN.	15 dni roboczych po zakończeniu każdego miesiąca. 
10 dni roboczych od zakończenia miesiąc w przypadku zakończenia kwartału.	E-mail	
W przypadku zakwalifikowania naruszenia prawa jako: 
a) nieprawidłowości, podlegające niezwłocznemu zgłoszeniu do KE (przypadki szczególne) - pkt 7; 
b) nieprawidłowości, podlegające kwartalnemu zgłoszeniu do KE - pkt 8; 
c) nieprawidłowości, niepodlegające raportowaniu do KE - pkt 9* (wykaz zawiera również nieprawidłowości dot. pkt 7, 8). 	
7.	
	Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN (pełniący funkcję Menadżera III poziomu) 
 	Sporządzenie zgłoszenia\ za pośrednictwem IMS do instytucji II poziomu-RT. 	Niezwłocznie po stwierdzeniu nieprawidłowości 	IMS, E-mail 	
8.			Sporządzenie zgłoszenia pierwszego w sprawie/ zgłoszenia uzupełniającego/ zamykającego za pośrednictwem IMS do instytucji II poziomu-RT. 	15 dni po zakończeniu każdego kwartału 		
9.			Wprowadzenie danych do Wykazu nieprawidłowości stwierdzonych w ramach wdrażanych Działań wdrażanych przez FS na dysku sieciowym FE SL 2021-2027. 
Sporządzenie informacji o zamieszczeniu Wykazu nieprawidłowości stwierdzonych 
w ramach Działań wdrażanych przez FS 
w danym miesiącu. 
Przekazanie drogą mailową Wykazu nieprawidłowości stwierdzonych w ramach Działań wdrażanych przez FS do RT.  	15 dni roboczych po zakończeniu każdego miesiąca, a w przypadku informacji kwartalnych 10 dni po zakończeniu kwartału 		
10.		Kierownik FS-ZN  	Weryfikacja Wykazu nieprawidłowości stwierdzonych w ramach Działań wdrażanych przez FS.	Niezwłocznie 	Wersja elektroniczna	
W przypadku uwag – pkt 7 lub 8 lub 9; 
W przypadku braku uwag – pkt. 11. 	
11.		Kierownik FS-ZN/ 
Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN (pełniący funkcję Menadżera III poziomu) 	Otrzymanie od RT (instytucja II poziomu IMS) informacji o konieczności korekty zgłoszenia.	Zgodnie z terminem wpływu 	E-mail 	
12.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN (pełniący funkcję Menadżera III poziomu) 	Korekta zgłoszenia i przekazanie jej za pomocą IMS do instytucji II poziomu IMS–RT. 	3 dni robocze po odrzuceniu zgłoszenia 	IMS 	
W przypadku uwag – pkt 12; 
W przypadku braku uwag – pkt 13; 
W przypadku ponownych uwag RT – pkt 11.  	
13.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN 
 	Przekazanie informacji dla Dyrektora nadzorującego FS-ZN o przesłanych zgłoszeniach/ zamieszczeniu aktualizacji Wykazu nieprawidłowości stwierdzonych w ramach Działań wdrażanych przez FS.	Raporty kwartalne -niezwłocznie po akceptacji raportów przez IZ FE SL (RT) 
Zestawienia nieprawidłowości – 15 dni po zakończeniu miesiąca, a w przypadkach informacji kwartalnych 10 dni po zakończeniu kwartału. 	E-mail 	
Uwaga. 
Na Stanowisku ds. nieprawidłowości FS-ZN prowadzony jest bieżący monitoring nieprawidłowości ujętych w wykazie na każdym etapie procedury kontradyktoryjnej i administracyjnej– czynności są odnotywane w arkuszu ZN Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027  – załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji (Zakładka ZN). 	

7.1.2 Instrukcja informowania Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych (w ramach Działań FE SL 2021-2027 wdrażanych przez FS) 
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds.  wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN 	Otrzymanie od stanowiska ds. nieprawidłowości FS-ZN informacji o zarejestrowaniu nieprawidłowości/ zarejestrowaniu przypadków naliczenia odsetek podlegających odzyskiwaniu	Zgodnie z terminem wpływu 	E-mail 	
2.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN 	Analiza podstawy do zgłoszenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych do RDFPoraz skompletowanie dokumentacji przy ewentualnej współpracy oraz z uwzględnieniem konsultacji z FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO, FS-KN1, FS-KN2 oraz KN-OP. 	Niezwłocznie 	elektronicznie 	
W przypadku potwierdzenia podstaw do zgłoszenia – pkt 3; 
W przypadku stwierdzenia braku podstaw – pkt 7. 	
3.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN,
Kierownik FS-ZN,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie zawiadomienia do RDFP o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych wraz z niezbędną dokumentacją źródłową/ odpowiedzi na pismo/ wezwanie RDFP o wydanie dokumentów, przekazanie informacji. 	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa 	
4.		ZW (2 Członków ZW) 	Podpisanie zawiadomienia RDFP o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych/ odpowiedzi na pismo/ wezwanie RDFP o wydanie dokumentów, przekazanie informacji. 	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa 	
5.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN 	Przekazanie do RDFP zawiadomienia / odpowiedzi na pismo/ wezwanie RDFP o wydanie dokumentów, przekazanie informacji.   	Niezwłocznie 	SOD, 
e-PUAP/e-Doręczenia
wersja papierowa 	
W przypadku wpływu pisma od RDFP –pkt 6;	
6.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN 	Otrzymanie i weryfikacja pisma/ wezwania RDFP 
o wydanie dokumentów, przekazanie informacji dotyczącej zgłoszenia o podejrzeniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. 	
Zgodnie z terminem wpływu	
SOD,
wersja papierowa	
W przypadku konieczności udzielenia odpowiedzi – pkt. 3; 
W przypadku zakończenia sprawy – pkt 7. 	
7.		Stanowisko ds. wsparcia odzyskiwania należności FS-ZN 	Przekazanie do stanowiska ds. nieprawidłowości FS-ZN informacji o sposobie zakończenia sprawy przez RDFP celem odnotowania w Wykazie nieprawidłowości stwierdzonych w ramach Działań wdrażanych przez FS, zgodnie ze wzorem określonym 
w załączniku nr 3 do instrukcji nr 7.1.1 lub w Wykazie przypadków naliczania odsetek podlegających odzyskiwaniu w ramach FE SL 2021-2027, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku O2 nr 5 do instrukcji nr 7.1.1. 	Niezwłocznie 	E-mail 	

7.2 ODZYSKIWANIE KWOT
7.2.1 Instrukcja odzyskiwania kwot Pomocy Technicznej FE SL 2021-2027-FS
Lp.	Stanowisko/komórka/
Jednostka	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
1.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja 
i zatwierdzenie projektu KS i projektu uchwały ZW w sprawie zmiany budżetu w oparciu 
o powziętą informację o nieprawidłowości.	Niezwłocznie	SOD	
2.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW w sprawie zmiany budżetu w oparciu o powziętą informację o nieprawidłowości do opiniowania przez KN, SK, Członka ZW.  Przedłożenie KS i projektu uchwały ZW na posiedzenie ZW. 	Niezwłocznie	SOD	
3.		ZW	Podjęcie uchwały ZW w sprawie zmiany budżetu w oparciu o powziętą informację o nieprawidłowości. 	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
4.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie dyspozycji płatności z prośbą 
o przekazanie środków na odpowiednie rachunki ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego w oparciu o dokonane zmiany finansowe	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
5.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Obieg dyspozycji zgodnie z Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
6.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma w sprawie zwrotu środków do RT w oparciu o dokonane zmiany finansowe.	Niezwłocznie	SOD	
7.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Przekazanie do RT pisma w sprawie zwrotu środków.	Niezwłocznie	SOD	
7.2.2 Instrukcja odzyskiwania kwot w ramach FE SL 2021-2027 przez IZ FE SL - FS
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. kontroli  
FS-KN 1/ FS-KN 2,
Stanowisko ds. obsługi projektów  
FS-OP/ FS-PS/  FS-ZIT/ FS-ZPO,
Kierownik  FS-KN 1/ FS-KN 2/ 
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie wezwania beneficjenta do zwrotu lub o wyrażenie zgody na pomniejszenie kolejnej płatności (w części odpowiadającej kwocie dofinansowania). 
	Niezwłocznie 	SOD
	
2.		Stanowisko ds. kontroli  
FS-KN 1/ FS-KN 2 / 
Stanowisko ds. obsługi projektów  
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Wysłanie do beneficjenta wezwania o zwrot lub o wyrażenie zgody na pomniejszenie kolejnej płatności. 
	Niezwłocznie 	SOD
	
W przypadku wezwania do zwrotu wobec stwierdzenia okoliczności, o których mowa na podstawie art. 189 ust. 3 ustawy o finansach publicznych lub stwierdzenia przepływów finansowych niezwiązanych z projektem–pkt 3 
W przypadku wezwania do zwrotu wobec stwierdzenia nieprawidłowości – pkt 4	
3.		Stanowisko ds. obsługi projektów  
FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO/
Stanowisko ds. kontroli FS-KN 1/ FS-KN 2
	Sporządzenie, weryfikacja i akceptacja Karty odzyskiwania odsetek w ramach FE SL 2021-2027 (załącznik O1 nr 4 do instrukcji 7.1.1)	Niezwłocznie	SOD	
4.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN 1/ FS-KN 2/
Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO 	Sporządzenie, weryfikacja i akceptacja Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 (stanowi załącznik nr 2 do instrukcji 7.1.1) w zakresie wydatków niekwalifikowalnych (nieprawidłowości) stwierdzonych podczas kontroli/ wizyty monitoringowej arkusz N2 oraz arkusza ZN.	Niezwłocznie 	SOD
	
5.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN 1/ FS-KN 2/
Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Przekazanie do FS-OF i FS-ZN Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 wraz z wypełnioną częścią A/ Karty odzyskiwania odsetek w ramach FE SL 2021-2027	Niezwłocznie, nie później niż 2 dni robocze po sformułowaniu wezwania do zwrotu środków 	SOD	
W przypadku Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 wraz z wypełnioną częścią A –dodatkowo pkt 6	
6.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN (w zakresie FS-KN 1 i FS-KN2)
Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO 	Wprowadzenie danych do RKW. 
	3 dni robocze 	CST2021 – SL2021 Projekty	
W przypadku zwrotu środków przez beneficjenta na rachunek IZ FE SL – FS – pkt 7 – 12; 
W przypadku wyrażenia zgody na pomniejszenie płatności w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości i/lub naliczenia odsetek na podstawie art. 189 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – pkt 15; 
W przypadku braku zwrotów lub braku wyrażenia zgody na pomniejszenie płatności – pkt 13.  	
7.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Weryfikacja prawidłowości dokonanego przez beneficjenta zwrotu środków przez pracownika FS-OF. 	Niezwłocznie 	e-mail, 
wersja papierowa 	
8.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Przekazanie do FS-ZN oraz do FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO uzupełnionej Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 (w zakresie arkusza ROF) dotyczącej wydatków niekwalifikowalnych / Karty odzyskiwania odsetek w ramach FE SL 2021-2027 (w zakresie ROF)	Niezwłocznie po wyjaśnieniu zwrotu 	SOD	
9.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN 	Wprowadzenie danych do RKW/ Wykazu nieprawidłowości stwierdzonych w ramach Działań wdrażanych przez FS (załącznik nr 3 do instrukcji 7.1.1dotyczy nieprawidłowości lub Wykazu przypadków naliczania odsetek podlegających odzyskiwaniu w ramach FE SL 2021-2027 (załącznik nr 5 do instrukcji 7.1.1).  	Niezwłocznie 	Wersja elektroniczna
SOD
CST2021 – SL2021 Projekty	
10.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Wprowadzenie danych do RKW (w zakresie FS-OP, FS-PS, FS-ZIT, FS-ZPO) dotyczy nieprawidłowości. 	Niezwłocznie 	CST2021 – SL2021 Projekty	
W przypadku poprawnego zwrotu środków uznanych za niekwalifikowalne / zwrotu naliczonych odsetek – pkt 11; 
W przypadku braku zwrotu środków – pkt 13.  	
11.		Stanowisko ds. kontroli  
FS-KN 1/ FS-KN 2 
Kierownik FS-KN 1/ 
Kierownik FS-KN 2,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma kończącego procedurę pokontrolną. 
	21 dni od dnia otrzymania informacji o dokonanym zwrocie 	SOD,
wersja papierowa  	
12.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN 1/ FS-KN 2 	Przekazanie do beneficjenta pisma kończącego procedurę kontrolną. 	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa  	
Koniec instrukcji w przypadku prawidłowego zwrotu środków. 	
13.		Stanowisko ds. kontroli  
FS-KN 1/ FS-KN 2,
Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO, 
Kierownik FS-KN 1/ 
Kierownik FS-KN 2/ 
Kierownik FS-OP/  
Kierownik FS-PS/ 
Kierownik FS-ZIT/ 
Kierownik FS-ZPO 	Sporządzenie, weryfikacja i akceptacja Karty informacyjnej wniosku o wszczęcie postępowania administracyjnego (zgodnie ze wzorem załącznika nr 1 do instrukcji 6.1.1). 	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa  	
14.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN 1/ FS-KN 2/ 
Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Przekazanie do FS-ZN Karty informacyjnej wniosku o wszczęcie postępowania administracyjnego wraz z dokumentacją stanowiącą akta sprawy. 	Niezwłocznie 	SOD,
wersja papierowa  	
Koniec instrukcji (dalsza procedura postępowania opisana w IW nr 6.1.1). 	
15.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN 1/ FS-KN 2/
Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO 	Otrzymanie pisma – zgody beneficjenta na pomniejszenie kolejnej płatności w terminie wynikającym z wezwania. 	Zgodnie z datą wpływu 	SOD,
wersja papierowa  	
16.		Stanowisko ds. kontroli FS-KN 1/ FS-KN 2 	Przekazanie do FS-OP / FS-PS / FS-ZIT/ FS-ZPO informacji o wpływie pisma – zgody beneficjenta na pomniejszenie kolejnej płatności. 	Niezwłocznie 	e-mail 	
17.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Uwzględnienie pisma – zgody beneficjenta na pomniejszenie kolejnej płatności w Liście kontrolnej dotyczącej weryfikacji wniosku beneficjenta o płatność. 	Niezwłocznie 	SOD
	
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości- pkt 18 -20
W przypadku naliczenia odsetek na podstawie art. 189 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – pkt 20a	
18.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO,  
Kierownik FS-OP/
Kierownik FS-PS/
Kierownik FS-ZIT/
Kierownik FS-ZPO 	Sporządzenie, weryfikacja i akceptacja Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027  w zakresie danych dotyczących pomniejszenia kolejnej płatności (arkusz N2). 	Niezwłocznie, z uwzględnieniem obowiązującego Terminarza płatności 	SOD	
19.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/FS-ZPO 	Przekazanie do FS-OF dokumentów niezbędnych do przygotowania dyspozycji przekazania środków, w tym Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 w zakresie danych dotyczących pomniejszenia kolejnej płatności. 	Niezwłocznie, z uwzględnieniem - obowiązującego Terminarza płatności 	SOD 	
20.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Uzupełnienie Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027w zakresie danych dotyczących pomniejszenia kolejnej płatności. 	Niezwłocznie, po rzeczywistej wypłacie pomniejszonej transzy  	SOD 	
20a. 	Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Uzupełnienie Karty odzyskiwania odsetek w ramach FE SL 2021-2027 w zakresie danych dotyczących pomniejszenia kolejnej płatności. 	Niezwłocznie, po rzeczywistej wypłacie pomniejszonej transzy  	SOD 	
21.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF 	Przekazanie do stanowiska ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO oraz do stanowiska ds. nieprawidłowości FS-ZN Karty nieprawidłowości w ramach FE SL 2021-2027 / Karty odzyskiwania odsetek w ramach FE SL 2021-2027 w zakresie danych dotyczących pomniejszenia kolejnej płatności. 	Niezwłocznie 	SOD 	
22.		Stanowisko ds. nieprawidłowości FS-ZN 	Wprowadzenie danych w zakresie zwrotu poprzez pomniejszenie płatności do RKW (w zakresie KN1 i KN2) oraz w Wykazie nieprawidłowości stwierdzonych w ramach Działań wdrażanych przez FS dotyczy nieprawidłowości / Wykazie przypadków naliczania odsetek podlegających odzyskiwaniu w ramach FE SL 2021-2027.    	Niezwłocznie	Wersja elektroniczna/ 
CST2021 – SL2021 Projekty	
23.		Stanowisko ds. obsługi projektów FS-OP/ FS-PS/ FS-ZIT/ FS-ZPO 	Wprowadzenie danych w zakresie zwrotu poprzez pomniejszenie płatności do RKW  dotyczy nieprawidłowości. 		CST2021 – SL2021 Projekty 	
8. Procesy związane z realizacją Pomocy Technicznej
8.1 WNIOSKOWANIA O DOFINANSOWANIE W RAMACH PT
8.1.1. Instrukcja wnioskowania o dofinansowanie w ramach PT przez IZ FE SL - FS

Lp. 	Stanowisko/ komórka /jednostka 	 
Zadanie 	Termin wykonania 	Forma opracowania/ obiegu dokumentów 	
1.		Stanowisko ds. planowania 
i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF 	Otrzymanie od RT pisma wzywającego do oszacowania kwoty przewidzianej na realizację Planu Działań Pomocy Technicznej (PDPT) na kolejny rok budżetowy, stanowiący podstawę do zabezpieczenia dochodów w ramach planu finansowego przez RT.	Zgodnie z terminem wpływu 	 SOD	
2.		Stanowisko ds. planowania 
i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma z oszacowanymi kwotami przewidzianymi na realizację PDPT na kolejny rok budżetowy, stanowiący podstawę do zabezpieczenia dochodów w ramach planu finansowego przez RT.	Niezwłocznie	 SOD 	
3.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej 
FS-OF	Przekazanie do RT pisma z oszacowanymi kwotami przewidzianymi na realizację PDPT na kolejny rok budżetowy, stanowiący podstawę do zabezpieczenia dochodów w ramach planu finansowego przez RT.	Zgodnie z wyznaczonym terminem do 25 sierpnia 	 SOD	
4.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej 
FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie wniosku o dofinansowanie PDPT.	Niezwłocznie, z uwzględnieniem wyznaczonego przez RT terminu 	 LSI 2021	
5.		Kierownik FS-OF / Dyrektor FS	Złożenie wniosku o dofinansowanie projektu PDPT.	Zgodnie z wyznaczonym przez RT terminem	 LSI 2021	
W sytuacji konieczności poprawy/ uzupełnienia złożonego wniosku o dofinansowanie Planu Działań Pomocy Technicznej – pkt 4.
W przypadku spełnienia kryteriów oceny – pkt. 6.	
6.		Stanowisko ds. planowania 
i rozliczania Pomocy Technicznej 
FS-OF	Otrzymanie od RT pisma informującego o podjęciu uchwały ZW wraz z zatwierdzoną decyzją o dofinansowaniu projektu.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
W przypadku konieczności wprowadzenia zmian/ korekt w PDPT – pkt. 7	
7.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma z prośbą o wyrażenie zgody przez RT na dokonanie zmian w PDPT. 	W okresie realizacji Planu Działań Pomocy Technicznej	SOD	
8.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej 
FS-OF	Przekazanie do RT pisma z prośbą o wyrażenie zgody przez RT na dokonanie zmian w PDPT.	Niezwłocznie	SOD	
9.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej 
FS-OF	Otrzymanie od RT pisma w sprawie wyrażenia/ nie wyrażenia zgody przez RT na wprowadzenie zmian do PDPT.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
W przypadku wyrażenia zgody na zmiany w PDPT, RT udostępnia FS do edycji WOD w LSI 2021, celem aktualizacji zapisów na podstawie wydanych zgód – następnie pkt 4-5 odpowiednio.	
 
8.2 SPORZĄDZENIE, OCENA I ZATWIERDZENIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ W RAMACH PT
8.2.1 Instrukcja sporządzania, weryfikacji i zatwierdzania wniosku o płatność zaliczkową IZ FE SL - FS w ramach PT
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie wniosku o płatność zaliczkową/ korekty wniosku o zaliczkę w ramach PT.	Zgodnie z terminem wskazanym w decyzji o dofinansowaniu/ piśmie wzywającym do korekty	CST2021 – SL2021 Projekty,
SOD 	
2.		Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Przekazanie do RT wniosku o płatność zaliczkową/ korektę wniosku o zaliczkę w ramach PT.  	Niezwłocznie	CST2021 – SL2021 Projekty, SOD 	
3.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Otrzymanie pisma od RT informującego o zatwierdzeniu/ konieczności dokonania korekty wniosku o płatność zaliczkową.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
4.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do FN z prośbą o przekazanie środków w wysokości zaliczki zatwierdzonej wnioskiem o płatność zaliczkową z rachunku dochodowego budżetu województwa w ramach FE SL 2021-2027 na rachunek bankowy Pomoc Techniczna FE SL 2021-2027.	Niezwłocznie	SOD	
5.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Przekazanie do FN pisma z prośbą o przekazanie środków w wysokości zaliczki zatwierdzonej wnioskiem o płatność zaliczkową z rachunku dochodowego budżetu województwa w ramach FE SL 2021-2027 na rachunek bankowy Pomoc Techniczna FE SL 2021-2027.	Niezwłocznie	SOD	
8.2.2 Instrukcja sporządzania, weryfikacji i zatwierdzania wniosku o płatność pośrednią/ końcową IZ FE SL - FS w ramach PT
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie wniosku o płatność pośrednią/ końcową/ korekty wniosku w ramach PT 	Zgodnie z terminem wskazanym w decyzji o dofinansowaniu/ piśmie wzywającym do korekty.	CST2021 – SL2021 Projekty,
SOD 	
2.		Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Przekazanie do RT wniosku o płatność pośrednią/ końcową/ korekty wniosku w ramach PT. 	Niezwłocznie	CST2021 – SL2021 Projekty,
SOD 	
3.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej 
FS-OF	Otrzymanie z RT pisma dot. przygotowania próby dokumentów do weryfikacji zgodnie z aktualnym RPK FE SL 2021-2027* na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do IW. 11.2.3.	Zgodnie z terminem wpływu  	CST2021 – SL2021 Projekty, 
SOD  	
4.	Kierownik FS-OF, 
Dyrektor FS	Przygotowanie, weryfikacja i akceptacja pisma informującego o przekazaniu próby dokumentów w CST 2021/ korekty wniosku.  
Pismo informujące o przekazaniu dokumentów musi zawierać wykaz przekazywanych skanów dokumentów wraz oświadczenie, że skany są zgodne z oryginałami.	Zgodnie z terminem wskazanym w piśmie  	CST2021 – SL2021 Projekty,  
SOD   	
	Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej  
FS-OF
	Przekazanie do RT pisma informującego o przekazaniu próby dokumentów w CST 2021/ korekty wniosku.  	Zgodnie z terminem wskazanym w piśmie  	CST2021 – SL2021 Projekty,  
SOD   	
5.	Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej 
FS-OF	Otrzymanie z RT pisma o pozytywnym/ negatywnym wyniku weryfikacji wniosku o płatność pośrednią/ końcową w ramach PT.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
W przypadku pozytywnego wyniku – koniec procesu;
W przypadku negatywnego wyniku i konieczności złożenia korekty – pkt. 1.	

8.2.3 Instrukcja sporządzania harmonogramu płatności IZ FE SL-FS w ramach PT
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie harmonogramu płatności w ramach PT.	Zgodnie z terminem wskazanym w decyzji o dofinansowaniu   
	CST2021 – SL2021 Projekty.
SOD	
2.		Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Przekazanie do RT harmonogramu płatności w ramach PT.	Zgodnie z terminem wskazanym w decyzji o dofinansowaniu   	CST2021 – SL2021 Projekty,
SOD 	
8.3 ZWROTY ŚRODKÓW W RAMACH PT
8.3.1 Instrukcja zwrotu środków IZ FE SL - FS w ramach PT
Lp.	Stanowisko/ komórka/
instytucja	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
Zwrot środków przez IZ FE SL -FS w ramach PT:
1. W przypadku dokonania zwrotu środków z lat ubiegłych na rachunek dochodowy budżetu województwa w ramach FE SL 2021-2027 – pkt. 1-8;
2. W przypadku braku dokonania zwrotu środków z lat ubiegłych na rachunek dochodowy budżetu województwa w ramach FE SL 2021-2027 – pkt. 9-15.	
Dokonanie zwrotu środków z lat ubiegłych na rachunek dochodowy budżetu województwa w ramach FE SL 2021-2027	
1.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Otrzymanie z KG informacji o środkach PT przeznaczonych do zwrotu (np. przelewy bankowe, potwierdzenia dokonanych zwrotów, listy płac).	Niezwłocznie	Wersja papierowa/ 
e-mail/ SOD	
2.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Wyjaśnienie zwrotu i przekazanie środków na rachunek dochodowy budżetu województwa w ramach FE SL 2021-2027 oraz na rachunek bieżący budżetu województwa.	Niezwłocznie	Wersja papierowa/
e-mail	
3.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma do FN z załącznikami do uchwały ZW w sprawie dokonania zmian budżetu Województwa Śląskiego w związku 
z koniecznością dokonania zwrotu środków z lat ubiegłych.	Niezwłocznie	SOD	
4.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Przekazanie do FN pisma w sprawie dokonania zmian budżetu Województwa Śląskiego w związku z koniecznością dokonania zwrotu środków z lat ubiegłych.	Niezwłocznie	SOD	
5.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie dyspozycji płatności z prośbą 
o przekazanie środków na odpowiednie rachunki ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego 
w oparciu o dokonane zmiany finansowe.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
6.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Obieg dyspozycji zgodnie z Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
7.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma z informacją o zwrocie środków do RT.	Niezwłocznie	SOD	
8.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Przekazanie do RT pisma z informacją o zwrocie środków.	Niezwłocznie	SOD	
Brak dokonania zwrotu środków z lat ubiegłych na rachunek dochodowy budżetu województwa w ramach FE SL 2021-2027	
9.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie projektu KS i projektu uchwały ZW w sprawie zabezpieczenia środków własnych na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych z lat ubiegłych.	Niezwłocznie	SOD	
10.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Przekazanie KS i projektu uchwały ZW w sprawie zabezpieczenia środków własnych na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych z lat ubiegłych do opiniowania przez KN, SK, Członka ZW.  Przedłożenie KS i projektu uchwały ZW na posiedzenie ZW.	Niezwłocznie	SOD	
11.		ZW	Podjęcie uchwały ZW w sprawie zabezpieczenia środków własnych na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych z lat ubiegłych.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
12.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie dyspozycji płatności z prośbą 
o przekazanie środków na odpowiednie rachunki ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego 
w oparciu o dokonane zmiany finansowe	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
13.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Obieg dyspozycji zgodnie z Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
14.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma z informacją o zwrocie środków do RT.	Niezwłocznie	SOD	
15.		Stanowisko ds. planowania i rozliczania Pomocy Technicznej FS-OF	Przekazanie do RT pisma z informacją o zwrocie środków.	Niezwłocznie	SOD	
8.3.2 Instrukcja zwrotu środków IP FE SL - WUP w ramach PT 
Lp.	Stanowisko/ komórka/
jednostka	Zadanie	Termin wykonania	Forma opracowania/ obiegu dokumentów	
1.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Otrzymanie od WUP KS w sprawie zabezpieczenia środków własnych na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych z lat ubiegłych.	Zgodnie z terminem wpływu	SOD	
2.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie projektu KS w sprawie zabezpieczenia środków własnych na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych z lat ubiegłych.	Niezwłocznie	SOD	
3.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Przekazanie KS w sprawie zabezpieczenia środków własnych na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych z lat ubiegłych przez KN, SK, Członka ZW. Przedłożenie KS i projektu uchwały ZW na posiedzenie ZW.	Niezwłocznie	SOD	
4.		ZW	Podjęcie uchwały ZW w sprawie zabezpieczenia środków własnych na pokrycie wydatków niekwalifikowalnych z lat ubiegłych.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
5.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF,
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie dyspozycji płatności z prośbą o przekazanie środków na odpowiednie rachunki ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego w oparciu o dokonane zmiany finansowe.	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
6.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Obieg dyspozycji zgodnie z Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych	Niezwłocznie	Wersja papierowa	
7.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF, 
Kierownik FS-OF,
Dyrektor FS	Sporządzenie, weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie pisma z informacją o zwrocie środków do RT.	Niezwłocznie	SOD	
8.		Stanowisko ds. finansów i prognoz FS-OF	Przekazanie do RT pisma z informacją o zwrocie środków.	Niezwłocznie	SOD