Załącznik nr 1 do Uchwały 				

Aneks do umowy o dofinansowanie Projektu
„....................................................................”
nr UDA-RPSL.01.01.01-00-…/…-00
w ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego
na lata 2007-2013
Priorytet I. Badania i rozwój technologiczny (B+R), innowacje i przedsiębiorczość
Działanie 1.1. Wzmocnienie atrakcyjności inwestycyjnej regionu
Poddziałanie 1.1.1. Infrastruktura rozwoju gospodarczego
Nr Projektu - …
Typ Projektu 7. Dokapitalizowanie zewnętrznych źródeł dofinansowania przedsiębiorczości

Zawarty  ........................................ w dniu ................................................................... r.
pomiędzy:

Województwem Śląskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Śląskiego pełniącym rolę Instytucji Zarządzającej RPO WSL, w osobach:

....................................................................... - .......................................................................................,
oraz:

...................................................................... - ..........................................................................,

a
…………………………………………………………………………………………………….. 
zwanym/ą dalej Beneficjentem w części I Umowy/ Pośrednikiem Finansowym w części II Umowy,

reprezentowanym/ą przez:
..........................................................................................................................................., 
na podstawie pełnomocnictwa załączonego do Umowy,
zwanymi dalej „Stronami Umowy”.

W umowie nr ………………………………. z dnia ……………………..wprowadza się następujące zmiany: 

§ 1
§ 22 ust. 2 umowy otrzymuje brzmienie oraz dodaje się ust. 10:
2. Limity opłat za zarządzanie ustala się na poniżej wskazanych zasadach: 
a.	dla Funduszu, do którego pierwotny wkład ze środków EFRR wyniósł do 10 mln zł: do 3% rocznie środków EFRR w wysokości wskazanej w § 20 ust. 3 pkt a) (wynagrodzenie podstawowe);
b.	dla Funduszu, do którego pierwotnie wkład ze środków EFRR wyniósł powyżej 10 mln zł: do 2% rocznie środków EFRR w wysokości wskazanej w § 20 ust. 3 pkt a) (wynagrodzenie podstawowe);
c.	dodatkowego wynagrodzenia opartego na wynikach, które obliczane jest w następujący sposób:
- w przypadku instrumentu finansowego zapewniającego pożyczki 1,0% wartości     wypłaconych pożyczek; 
- w przypadku instrumentu finansowego zapewniającego poręczenia 1,5% wartości udzielonych poręczeń.

10. W ramach wynagrodzenia podstawowego, o którym mowa w ust. 2 pkt. a i b wprowadza się następujące ograniczenia:
- wydatki na wynagrodzenia zaangażowanego personelu Pośrednika Finansowego i pochodne z tym związane nie mogą przekroczyć w ciągu roku  80% rocznego limitu określonego w § 22 ust. 2 pkt. a lub b.

§ 2
§ 35 umowy dodaje się ust. 2 w brzmieniu:
2.	Instytucja Zarządzająca rekomenduje by wydatki na działania, o których mowa  w ust. 1 wynosiły w ciągu roku co najmniej 20% rocznego limitu określonego w § 22 ust. 2 pkt. a lub b. 

§ 3
§ 39 ust.1 umowy otrzymuje brzmienie: 
1.	Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie Strony Umowy, za wyjątkiem zasad rozliczania opłat za zarządzanie, o których mowa w § 22, w które wchodzą w życie z dniem 1 marca 2017 r.

§ 4
Zmianie ulega załącznik do umowy o dofinansowanie nr II.5 Zasady sprawozdawczości po pierwszym obrocie środkami projektów realizowanych w ramach Poddziałania 1.1.1 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 w części III ust.2 pkt. 3 (e), będący załącznikiem nr 1 do niniejszego Aneksu.

§ 5
1.	Aneks nr …….. został sporządzony w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: dwa  egzemplarze dla Instytucji Zarządzającej RPO WSL oraz jeden egzemplarz dla Beneficjenta/Pośrednika Finansowego.
2.	Aneks nr … wchodzi w życie z dniem podpisania.
3.	Pozostałe zapisy umowy pozostają bez zmian.

§ 6
Integralną część Aneksu stanowi zmieniony zgodnie z § 4 załącznik:  
II.5  Zasady sprawozdawczości po pierwszym obrocie środkami projektów realizowanych          w ramach Poddziałania 1.1.1 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013

W imieniu IZ RPO WSL:                           W imieniu Beneficjenta/Pośrednika Finansowego:	

...............................................................			 .............................................................. 

............................................................			………………………………………	

Załącznik Nr II.5 do Umowy o dofinansowanie 
nr ….…………………………………………
z dnia ……...…….………………………………

Zasady sprawozdawczości po pierwszym obrocie środkami projektów realizowanych w ramach Poddziałania 1.1.1 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013

1. Niniejszy załącznik określa podstawowe zasady, formy, zakres merytoryczny oraz terminy sprawozdawczości, tj. składania: raportów, sprawozdań z działalności pożyczkowej/ poręczeniowej Pośrednika Finansowego oraz końcowego sprawozdania z działalności pożyczkowej/ poręczeniowej Pośrednika Finansowego.
2. Pośrednik Finansowy jest zobowiązany do:
1) zbierania i udostępniania Instytucji Zarządzającej na jej żądanie, odpowiednich informacji dotyczących umów o pożyczki/ poręczenia w celu umożliwienia Instytucji Zarządzającej odpowiedniego monitorowania działalności pożyczkowej/ poręczeniowej. Raporty oraz sprawozdania, o których mowa powyżej, powinny być sporządzane w formie i w zakresie zgodnym z postanowieniami właściwych Wytycznych oraz w oparciu o zasady określone w umowie o dofinasowanie;
2) systematycznego monitorowania przebiegu realizacji poszczególnych umów o pożyczki/ poręczenia oraz niezwłocznego informowania Instytucji Zarządzającej o wynikach takiego monitoringu, w szczególności o zaistniałych nieprawidłowościach, problemach w realizacji działalności pożyczkowej/ poręczeniowej lub o zamiarze zaprzestania działalności pożyczkowej/ poręczeniowej;
3) monitorowania poziomu wskaźników założonych dla działalności pożyczkowej/ poręczeniowej w Panie Działania;
4) zapewnienia zawarcia w umowach o pożyczki/ poręczenia niezbędnych postanowień umożliwiających Pośrednikowi Finansowemu zbieranie odpowiednich informacji od odbiorców końcowych, w celu ułatwienia odpowiedniego monitorowania działalności pożyczkowej/ poręczeniowej;
5) Pośrednik Finansowy jest zobowiązany do udostępniania na żądanie Instytucji Zarządzającej informacji lub dokumentów dotyczących wykorzystania środków z umów o pożyczki/ poręczenia przez odbiorcę końcowego zgodnie z ich przeznaczeniem.

I. Ogólne warunki sprawozdawczości
1. Sprawozdawczość w ramach działalności pożyczkowej/ poręczeniowej prowadzona jest systematycznie i terminowo przez cały okres trwania Umowy o dofinansowanie.
2. Pośrednik Finansowy jest odpowiedzialny za prawidłowy przebieg procesu monitoringu i sprawozdawczości.
3. Pośrednik Finansowy jest zobowiązany do składania następujących dokumentów:
a) raportów,
b) sprawozdań z działalności pożyczkowej/ poręczeniowej Pośrednika Finansowego
c) końcowego sprawozdania z działalności pożyczkowej/ poręczeniowej Pośrednika Finansowego.
Wzory raportów oraz sprawozdań z działalności pożyczkowej/ poręczeniowej Pośrednika Finansowego stanowią Załącznik II.4 oraz Załącznik II.4a do Umowy o dofinansowanie.
Wzór końcowego sprawozdania z działalności pożyczkowej/ poręczeniowej Pośrednika Finansowego zostanie przedłożony Pośrednikowi Finansowemu przez Instytucję Zarządzającą nie później niż na 12 miesięcy przez datą wskazaną w § 39 ust. 2 Umowy o dofinasowanie.
4. Ww. dokumenty podlegają bieżącej weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez Instytucję Zarządzającą i wymagają jej akceptacji.
Weryfikacja raportu następuje w terminie 10 dni roboczych od dnia złożenia przez Pośrednika Finansowego prawidłowo wypełnionej tabeli.
Weryfikacja sprawozdania nie rozliczającego opłat za zarządzanie funduszem następuje w terminie do 20 dni roboczych, a sprawozdania, w którym rozliczane są opłaty za zarządzanie w terminie do 30 dni roboczych od dnia złożenia przez Pośrednika Finansowego prawidłowo wypełnionego sprawozdania/złożonych wyjaśnień, uzupełnień.
W przypadku stwierdzenia braków lub błędów formalnych, merytorycznych bądź rachunkowych w złożonym raporcie/sprawozdaniu Instytucja Zarządzająca może wezwać Pośrednika Finansowego do poprawienia lub uzupełnienia we wskazanym terminie.
Wezwanie wskazujące zakres zmian, poprawek, uzupełnień oraz termin na ich dokonanie jest przekazywane do Pośrednika Finansowego za pośrednictwem pisma/poczty elektronicznej w zależności od wagi błędu/braku dokumentacji (korespondencja za pośrednictwem poczty elektronicznej dotyczy miesięcznego raportu, o którym mowa w pkt. 3a oraz błędów/braków dokumentacji sprawozdań, o których mowa w pkt. 3 b, c niepowodujących istotnej zmiany w treści oświadczenia woli).
Informacja o wyniku weryfikacji raportu/sprawozdania przekazywana jest Pośrednikowi Finansowemu w formie pisemnej lub elektronicznej, niezwłocznie po zatwierdzeniu raportu/ sprawozdania.

II. Formy sprawozdawczości
1. Pośrednik Finansowy będzie przygotowywał oraz przekazywał do Instytucji Zarządzającej dokumenty sprawozdawcze w poniższych formach i terminach:
a) raport wyłącznie w formie elektronicznej w okresach miesięcznych według stanu na koniec danego miesiąca, dane narastająco od momentu rozpoczęcia danego obrotu środkami. Raport należy złożyć do 10 dnia roboczego przypadającego w kolejnym miesiącu po zakończeniu danego kwartału, tj. w miesiącu styczniu, kwietniu, lipcu i październiku , zgodnie z załącznikiem II.4a do Umowy o dofinansowanie.
b) sprawozdanie z działalności pożyczkowej/ poręczeniowej w formie papierowej oraz elektronicznej w okresach kwartalnych według stanu na koniec danego kwartału. Sprawozdania należy złożyć do 10 dnia roboczego przypadającego w kolejnym miesiącu po zakończeniu danego kwartału, tj. w miesiącu styczniu, kwietniu , lipcu i październiku..
c) końcowe sprawozdania z działalności pożyczkowej/ poręczeniowej Pośrednika Finansowego w formie papierowej oraz elektronicznej na zakończenie działalności Pośrednika Finansowego w ramach Umowy o dofinansowanie.
2. Wersje papierowe ww. formularzy dokumentów sprawozdawczych (parafowane przez osobę/osoby do tego uprawnione na każdej ze stron oraz opatrzone podpisem i pieczęcią imienną na ostatniej stronie) Pośrednik Finansowy zobligowany jest przesłać na adres Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego, tj. Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, 40-037 Katowice, ul. Ligonia 46.
3. Brak udzielania pożyczek/ poręczeń w danym okresie rozliczeniowym nie zwalnia Pośrednika Finansowego z obowiązku terminowego złożenia sprawozdania za ten okres rozliczeniowy.

III. Szczegółowe wytyczne w zakresie sprawozdawczości z działalności pożyczkowej/ poręczeniowej
1.	Dokumenty dołączane do sprawozdania
Sprawozdanie z działalności pożyczkowej/poręczeniowej Pośrednika Finansowego składane jest zgodnie ze wzorem wskazanym w Załączniku II.4 do Umowy 
o dofinansowanie. Dodatkowo w celu rozliczania opłat za zarządzanie Pośrednik Finansowy zobowiązany jest przedłożyć następujące załączniki:
a)	potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie właściwie opisanych dokumentów księgowych lub równoważnych dotyczących wydatków kwalifikowalnych wraz ze stosownymi dokumentami potwierdzającymi faktyczne poniesienie wydatku, tj. potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie faktur, protokołów odbioru, wyciągów bankowych/przelewów bankowych lub raportów kasowych, list płac;
b)	w razie konieczności Pośrednik Finansowy zobowiązany jest przedstawić oznaczone datą 
i potwierdzone za zgodność kserokopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację działalności pożyczkowej/ poręczeniowej.

2.	Zakres danych
Należy wypełnić wszystkie pola formularza. W przypadku, gdy w określonym polu Sprawozdania nie ma możliwości wypełnienia należy wpisać „nie dotyczy”.
Sprawozdanie dotyczy działalności Pośrednika Finansowego w okresie sprawozdawczym, jednak niektóre pola wymagają informacji, która dotyczy okresu od rozpoczęcia bieżącego obrotu środkami. W takim przypadku Pośrednik Finansowy zobowiązany jest do podania danych narastająco.
1)	Arkusz nr 1a. Wsparcie MŚP_ pożyczka: wypełnia Pośrednik Finansowy udzielający wsparcia 
w formie pożyczek.
W kolumnie nr 1 (Lp.) należy nadawać kolejne numery udzielonym pożyczkom, które następnie będą stanowić identyfikator dla celów sprawozdawczych (np. jeżeli w Sprawozdaniu za pierwszy kwartał Pośrednik Finansowy udzieli 15 pożyczek, to pierwsza pożyczka w Sprawozdaniu za drugi kwartał będzie raportowana pod numerem 16).
W kolumnie nr 15 należy wykazać przeznaczenie pożyczki, zgodnie z dokumentem składanym przez odbiorcę końcowego w celu jej pozyskania. Poszczególne rodzaje przeznaczenia pożyczki opisano kodami (patrz: arkusz). Należy wykazać wszystkie kody, których dotyczy dana umowa o pożyczkę.
W kolumnie nr 23 należy wskazać warunki wsparcia, tj.:
•	Pożyczka na warunkach preferencyjnych, jeżeli tak – podstawa, na jakiej udzielono preferencji,
•	Pożyczka na warunkach rynkowych

W Sprawozdaniu należy przedstawić listę podpisanych umów o pożyczki na koniec okresu sprawozdawczego (nie jest wymagane załączanie kserokopii umów). Pośrednicy Finansowi zobowiązani są do załączania wyciągów bankowych dla potwierdzenia wypłaty każdej pożyczki. W sytuacji, gdy została podpisana umowa o pożyczkę w danym okresie sprawozdawczym, a środki nie zostały jeszcze wypłacone to należy w kolumnie „Uwagi” wpisać stosowną informację.
Natomiast w przypadku gdy w danym okresie sprawozdawczym nastąpi wypłata pożyczki, w ramach umowy podpisanej w poprzednim okresie sprawozdawczym należy w tabeli zawierającej listę pożyczek uzupełnić jeszcze raz informacje o tej pożyczce, uzupełnione o datę jej wypłaty, pamiętając by w kolumnie nr 1 (Lp.) wpisać numer przyporządkowany tej umowie lub nie uzupełniać tej kolumny. 

Informacje w zakresie problemów w związku z prowadzoną działalnością pożyczkową:

•	Informacja o łącznej wartości pożyczek udzielonych w ramach bieżącego obrotu spłacanych nieterminowo: należy podać wartość łączną środków pozostałych do spłaty w ramach tych pożyczek, w których stwierdzono opóźnienia w spłacie powyżej 1 miesiąca,
•	Wskazanie przyporządkowanych numerów pożyczek (kolumna nr 1) spłacanych nieterminowo: należy wykazać numery identyfikacyjne pożyczek z kolumny nr 1, w których stwierdzono opóźnienia w spłacie powyżej 1 miesiąca,
•	Informacja o podejmowanych działaniach naprawczych w zakresie pożyczek spłacanych nieterminowo, tj. powyżej 1 miesiąca: należy podać szczegółowe informacje na temat czynności ze strony Pośrednika Finansowego, podjętych w celu usunięcia problemów z opóźnieniami w spłacie pożyczek, w tym: dodatkowe negocjacje, zmiana harmonogramu spłat w uzgodnieniu z odbiorcą końcowym, podjęte działania windykacyjne.
•	Informacja o łącznej wartości pożyczek niespłacanych udzielonych w ramach bieżącego obrotu: należy podać wartość pożyczek, które nie są spłacane przez odbiorcę końcowego powyżej 6 miesięcy,
•	Wskazanie przyporządkowanych numerów pożyczek (kolumna nr 1) niespłacanych: należy wykazać numery identyfikacyjne pożyczek z kolumny nr 1, w których stwierdzono opóźnienia w spłacie powyżej 6 miesięcy,
•	Informacja o podejmowanych działaniach naprawczych w zakresie pożyczek niespłacanych: należy podać szczegółowe informacje na temat czynności ze strony Pośrednika Finansowego, podjętych w celu usunięcia problemów z opóźnieniami w spłacie pożyczek, w tym: dodatkowe negocjacje, zmiana harmonogramu spłat w uzgodnieniu z odbiorcą końcowym, podjęte działania windykacyjne,
•	Informacja o środkach niemożliwych do odzyskania z tytułu udzielonych pożyczek w ramach bieżącego obrotu (w tym % utraty kapitału): należy podać wartość środków, które należy uznać za utracone, ponieważ wyczerpano wszelkie możliwości ich odzyskania. Dodatkowo należy podać bieżący poziom utraty kapitału zgodnie z zapisami § 23 pkt 8 Umowy o dofinansowanie.

2)	Arkusz nr 1b. Wsparcie MŚP _ poręczenie: wypełnia Pośrednik Finansowy udzielający wsparcia w formie poręczeń.

W kolumnie nr 1 (Lp.) należy nadawać kolejne numery udzielonym poręczeniom, które następnie będą stanowić identyfikator dla celów sprawozdawczych (np. jeżeli w Sprawozdaniu za pierwszy kwartał Pośrednik Finansowy udzieli 15 poręczeń, to pierwsze poręczenie w Sprawozdaniu za drugi kwartał będzie raportowane pod numerem 16).
W kolumnie nr 15 należy wykazać przeznaczenie poręczenia, zgodnie z dokumentem składanym przez odbiorcę końcowego w celu jego pozyskania. Poszczególne rodzaje przeznaczenia poręczenia opisano kodami (patrz: arkusz). Należy wykazać wszystkie kody, których dotyczy dana umowa o poręczenie.
W kolumnie nr 23 należy wskazać warunki wsparcia, tj.:

•	Poręczenie na warunkach preferencyjnych, jeżeli tak – podstawa, na jakiej udzielono preferencji,
•	Poręczenie na warunkach rynkowych

W Sprawozdaniu należy przedstawić listę podpisanych umów o poręczenia na koniec okresu sprawozdawczego (nie jest wymagane załączanie kserokopii umów). Pośrednicy Finansowi zobowiązani są do załączania zestawień wyciągów bankowych dla potwierdzenia wypłaty każdego poręczenia.

Informacje w zakresie problemów w związku z prowadzoną działalnością poręczeniową:
•	Informacja o łącznej wartości wypłaconych poręczeń udzielonych w ramach bieżącego obrotu: należy wskazać łączną wartość wypłaconych poręczeń udzielonych w ramach bieżącego obrotu.
•	Wskazanie przyporządkowanych numerów poręczeń (kolumna nr 1), które zostały wypłacone: należy wykazać numery identyfikacyjne poręczeń z kolumny nr 1,
•	Informacja o podejmowanych działaniach naprawczych w zakresie odzyskania wypłaconych środków z tytułu wypłaconych poręczeń: należy podać szczegółowe informacje na temat czynności ze strony Pośrednika Finansowego, podjętych w celu odzyskania środków wypłaconych z tytułu udzielonego poręczenia, w tym: dodatkowe negocjacje, zmiana harmonogramu spłat w uzgodnieniu z odbiorcą końcowym, podjęte działania windykacyjne,
•	Informacja o środkach niemożliwych do odzyskania, utraconych z tytułu wypłaty poręczeń udzielonych w ramach bieżącego obrotu (w tym % utraty kapitału): należy podać wartość środków, które należy uznać utracone, ponieważ wyczerpano wszelkie możliwości ich odzyskania. Dodatkowo należy podać bieżący poziom utraty kapitału zgodnie z zapisami § 23  pkt 8 Umowy o dofinansowanie.

3)	Arkusz nr 2. Opłaty za zarządzanie
W arkuszu należy przedstawić informacje dotyczące opłat poniesionych przez Pośrednika Finansowego w związku z działalnością pożyczkową/ poręczeniową prowadzona w ramach Umowy 
o dofinansowanie.
W tabeli należy przedstawić wyłącznie kwalifikowane wydatki związane z opłatami za zarządzanie. Należy przedstawić wyłącznie faktury (lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej) zapłacone w całości, które dokumentują wydatki poniesione w okresie objętym danym Sprawozdaniem (w przypadku, gdy płatności następowały w ratach w kolumnie nr 5 należy wykazać wszystkie daty płatności).
W przypadku, gdy do opłat za zarządzanie włączany jest koszt a nie wydatek, np. amortyzacja, należy podać datę księgowania dokumentu (dokonania księgowania na właściwych kontach księgowych);
Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki w ramach opłat za zarządzanie i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury. W przypadku wystąpienia różnych stawek VAT oraz różnych kategorii kosztów w ramach jednego dokumentu księgowego – pozycje z faktury należy pogrupować i wpisać każdą z grup w odrębnym wierszu, z tymże dane wprowadzane w kolejnych kolumnach (Nr dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków, Numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, Numer zamówienia publicznego, Data wystawienia dokumentu, Data zapłaty, Kwota brutto oraz Kwota netto) powinny zawierać te same wartości we wszystkich wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego (za wyjątkiem listy płac, której zasady wykazywania opisane są w części dot. wydatków związanych z zatrudnieniem).
UWAGA: Nazwa towaru lub usługi musi umożliwiać jednoznaczną identyfikację jakiej usługi lub towaru dany wydatek dotyczy.
W kolumnie nr 9 należy wpisać wartość wydatku w części, która będzie pokryta ze środków projektu w ramach dostępnego rocznego limitu opłat za zarządzanie.
W kolumnie nr 10 w przypadku, gdy podatek VAT jest kwalifikowalny – należy go wyliczyć od wartości wskazanej w kolumnie 9 (innymi słowy, należy wskazać kwotę kwalifikowalnego podatku VAT). W przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowalny w projekcie - należy wpisać „0”.

 Najważniejsze kwestie związane z dowodami księgowymi:
•	Sposób opisywania dowodów księgowych;
•	Faktury korygujące;
•	Faktury pro forma;
•	Faktury w walutach obcych;
•	Wydatki związane z zatrudnieniem.

a)	Sposób opisywania dowodów księgowych
Na oryginale każdej faktury lub dokumencie o równoważnej wartości dowodowej należy umieścić opis, który jednoznacznie wskaże związek z Umową o dofinansowanie w ramach, której został poniesiony,  w szczególności: 
- numer obowiązującej umowy o dofinansowanie,	
- tytuł projektu,	
- informację o współfinansowaniu wydatku w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,	
- kwotę kwalifikowalną wraz z informacją o źródłach finansowania wydatku, 	
- opis wydatku,	
- informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej,	
 - w przypadku poniesienia wydatku w ramach umowy - numer umowy i datę jej podpisania,	
- w przypadku poniesienia wydatku w ramach przeprowadzonego zamówienia publicznego – informację o zrealizowaniu wydatku zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych (wskazanie trybu udzielenia zamówienia oraz podstawy prawnej),	
Faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej powinien zostać opisany przed wykonaniem skanu potwierdzonego ,,za zgodność z oryginałem”. W przypadku, gdy opis jest zbyt obszerny, dopuszczalne jest umieszczenie części opisu na dodatkowej kartce złączonej w trwały sposób z oryginałem dokumentu. W takim przypadku na oryginale dokumentu należy umieścić odpowiednią adnotację, np.: „opis do faktury w załączniku”.	
Faktura lub inny dokument o równoważnej wartości dowodowej powinien zostać opisany przed wykonaniem kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem.
W przypadku, gdy opis jest zbyt obszerny, dopuszczalne jest umieszczenie części opisu na dodatkowej kartce złączonej w trwały sposób z oryginałem dokumentu. W takim przypadku na oryginale dokumentu należy umieścić odpowiednią adnotację, np: „opis do faktury w załączniku”.
UWAGA: W celu sprawnej weryfikacji wydatków zawartych w sprawozdaniu przez IZ RPO WSL, zalecane jest, aby na kserokopii każdego dowodu zapłaty (np. wyciągu bankowego) odpowiednio oznaczyć (np. podkreślić, zaznaczyć flamastrem) pozycje, które dotyczą załączonych dokumentów księgowych.
Jeżeli płatność za dany koszt dokonana została gotówką należy dołączyć stosowne dokumenty na potwierdzenie wypłaty/rozliczenia gotówki z kasy Pośrednika Finansowego (np. raport kasowy, rozliczenie zaliczki itp).

b)	Faktury korygujące:
W przypadku gdy Pośrednik Finansowy otrzymał fakturę korygującą po zapłaceniu właściwej faktury, wówczas powinien ją wykazać w Sprawozdaniu z działalności pożyczkowej/poręczeniowej Pośrednika Finansowego:
-	W kolumnie nr 6 (nazwa towaru lub usługi) należy w tym przypadku wpisać: „faktura korygująca do faktury nr…”,
-	W kolumnach nr 9 (kwota wydatków kwalifikowalnych) i nr 10 (w tym VAT) należy wpisać tylko różnicę wynikającą z dokonania korekty:
•	Jeśli faktura korygująca jest zmniejszająca należy wpisać kwotę różnicy ze znakiem minus „-”,
•	Jeżeli faktura korygująca jest zwiększająca należy wpisać kwotę zwiększenia (różnica pomiędzy fakturą korygującą a korygowaną).
Jeżeli faktura i faktura korygująca są wykazywane w ramach jednego sprawozdania, w Sprawozdaniu należy je umieścić w sąsiadujących wierszach. Natomiast, gdy faktura korygująca dotyczy faktury ujętej w jednym z poprzednich Sprawozdań, należy ją wykazać w ostatnich wierszach Sprawozdania i w tym przypadku w kolumnie nr 6 (nazwa towaru lub usługi) należy wpisać: „faktura korygująca do faktury nr… ujętej w Sprawozdaniu za okres od … do…”.
W przypadku, gdy Pośrednik Finansowy otrzymał fakturę korygującą przed zapłaceniem właściwej faktury, wówczas powinien ją wykazać w Sprawozdaniu w ten sposób, iż wpisuje tylko dane faktury korygującej. Do Sprawozdania należy załączyć kserokopię kompletu dokumentów (faktura właściwa i faktura korygująca).
UWAGA: Opis do faktury zgodnie z wzorem opisu faktury należy zamieścić na oryginale faktury korygującej. Na oryginale faktury właściwej należy umieścić tylko elementy opisu dotyczące pierwszej strony faktury.

c)	Faktury pro forma:
W przypadku dokonania zapłaty na podstawie faktury pro forma, a następnie otrzymaniu właściwej faktury VAT, w Sprawozdaniu należy wykazać tylko i wyłącznie właściwą fakturę VAT, natomiast fakturę pro forma należy dołączyć do zwykłej faktury jako jej załącznik.
W kolumnie nr 5 (data zapłaty) należy wykazać datę faktycznej zapłaty, czyli datę zapłaty faktury pro forma.

d)	Faktury w walutach obcych
Dla celów sprawozdawczych postanawia się, że różnice kursowe są wydatkami niekwalifikowalnymi, a zatem:
•	W przypadku, gdy wydatek w walucie obcej przeliczony na polskie złote został faktycznie poniesiony po kursie niższym niż kurs, po którym została zarejestrowana operacja gospodarcza, to różnica między tymi kwotami stanowi dodatnie różnice kursowe. Zatem kwota wydatków w ramach opłat za zarządzanie będzie równa kwocie wydatków poniesionych w momencie dokonania zapłaty.
•	W przypadku, gdy wydatek w walucie obcej przeliczony na polskie złote został faktycznie poniesiony po kursie wyższym niż kurs, po którym została zarejestrowana operacja gospodarcza, to różnica między tymi kwotami stanowi ujemne różnice kursowe. Zatem kwota wydatków w ramach opłat za zarządzanie będzie równa kwocie zarejestrowania operacji gospodarczej.
Pośrednik Finansowy zobowiązany jest ponadto do złożenia oświadczenia banku, z którego korzysta 
o obowiązującym kursie walut z dnia dokonania zapłaty i złożenia Tabeli z której korzysta przy przeliczeniu kursu, po którym została zarejestrowana operacja gospodarcza. W przypadku gdy na wyciągu bankowym widnieje kurs waluty obcej oświadczenie banku nie jest wymagane.
W innych przypadkach lub przy braku powyższych dokumentów IZ przyjmuje średni kurs NBP 
z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zarejestrowania operacji gospodarczej oraz średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zapłaty.
W przypadku przedłożenia do rozliczenia faktury wystawionej w języku obcym, Pośrednik Finansowy jest zobowiązany do przedstawienia tłumaczenia faktury. Tłumaczenie winno być podpisane przez osobę dokonującą tłumaczenia wraz z datą jego wykonania. Tłumaczenie faktury wystawionej w języku obcym nie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego.
e)	Wydatki związane z zatrudnieniem:
Wydatki związane z częściami składowymi wynagrodzeń powinny zostać podzielone pomiędzy kolejne wiersze arkusza. 
Rozumie się przez to wykazywanie w kolejnych wierszach wszystkich wydatków składających się na dane wynagrodzenie/wynagrodzenia (listę płac) poprzez wpisywanie w kolumnie nr 6 nazwa towaru lub usługi nazwy właściwej części składowej wynagrodzenia (np. wynagrodzenie netto, podatek US, składki ZUS, itp.).
Numer w kolumnie nr 1 w przypadku kolejnych składników tego samego wynagrodzenia/wynagrodzeń (listy płac) pozostaje bez zmian. W przypadku zatrudnienia na umowę o pracę – należy wpisać numer listy płac.
W przypadku, gdy lista płac nie ma określonego numeru, jako numer dokumentu należy wpisać: „nie nadano”.
W przypadku zatrudnienia na umowy cywilno-prawne należy podać numer rachunku. W przypadku, gdy rachunek nie ma nadanego numeru, jako numer dokumentu należy wpisać „nie_nadano”, a w kolumnie nr 6 należy wpisać oprócz nazwy usługi: rachunek – imię i nazwisko wykonawcy umowy.
Data w kolumnie nr 4 w przypadku kolejnych składników tego samego wynagrodzenia/wynagrodzeń (listy plac) pozostaje bez zmian.
W kolumnie nr 5 należy podać datę poniesienia wydatku związanego z danym składnikiem wynagrodzenia.
Kwoty w kolumnach nr 7 oraz nr 8 w przypadku kolejnych składników tego samego wynagrodzenia/wynagrodzeń (listy płac) powinny dać łącznie po zsumowaniu poszczególnych wierszy kwotę przedstawionego dokumentu.
W kolumnie nr 9 należy podać wartość wydatków w ramach opłat za zarządzanie związanych z danym składnikiem wynagrodzenia.
f)	 Wydatki związane z delegacjami służbowymi:
Dla celów sprawozdawczych postanawia się, że różnice kursowe są wydatkami niekwalifikowalnymi, a w kolumnie nr 9 należy wykazać kwotę zgodnie z poniższymi zasadami:
•	W przypadku, gdy rozliczenie delegacji w walucie obcej przeliczone na polskie złote zostało faktycznie poniesione (data rozliczenia delegacji przez pracownika) po kursie niższym niż kurs, po którym została wypłacona zaliczka na delegację to różnica między tymi kwotami stanowi dodatnie różnice kursowe. Zatem kwota wydatków w ramach opłat za zarządzanie będzie równa kwocie przeliczonej po kursie z dnia rozliczenia delegacji przez pracownika.
•	W przypadku, gdy rozliczenie delegacji w walucie obcej przeliczone na polskie złote zostało faktycznie poniesione (data rozliczenia delegacji przez pracownika) po kursie wyższym niż kurs, po którym została wypłacona zaliczka na delegację, to różnica między tymi kwotami stanowi ujemne różnice kursowe. Zatem kwota wydatków w ramach opłat za zarządzanie będzie równa kwocie przeliczonej po kursie wypłaconej zaliczki na delegację.
Pośrednik Finansowy zobowiązany jest ponadto do złożenia oświadczenia banku, z którego korzysta o obowiązującym kursie walut z dnia wypłacenia pracownikowi zaliczki na delegację oraz z dnia rozliczenia delegacji przez pracownika. W przypadku, gdy na wyciągu bankowym widnieje kurs waluty obcej oświadczenie banku nie jest wymagane. Średni kurs NBP do wyliczenia kosztów w ramach opłat za zarządzanie przyjmuje się w sytuacji, gdy:
•	Data rozliczenia delegacji przez pracownika różni się od daty uregulowania zobowiązań/należności pracownika, wówczas przyjmujemy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika przy zachowaniu powyższych zasad.
•	Data wypłacenia zaliczki pracownikowi jest różna od daty pobrania środków z banku, wówczas przyjmujemy średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłacenia zaliczki pracownikowi przy zachowaniu powyższych zasad.
W przypadku wydatków związanych z delegacjami należy w kolumnie nr 6 wykazać daty płatności związanych z rozliczeniem delegacji.
W przypadku wykazywania wydatków związanych z delegacjami zagranicznymi, wysokość wydatku w ramach opłat za zarządzanie wskazanego w kolumnie nr 9 należy wykazać per saldo kwoty zaliczki wypłaconej i rozliczonej.
W przypadku wykazywania wydatków związanych z „Poleceniem wyjazdu służbowego” w kolumnie nr 10 należy wykazać kwotę podatku VAT dotyczącą kosztów związanych z wyjazdem służbowym, mimo iż nie jest ona wyszczególniona na ww. dokumencie, a wynika jedynie z załączników (np. wartość VAT na biletach kolejowych lub fakturach itp.)
W Sprawozdaniu w kolumnie nr 4 należy wpisać datę rozliczenia delegacji.

4)	Arkusz nr 3. Wypłata zachęty
W arkuszu należy sprawozdać wszelkie wypłaty środków z "Podstawowego Rachunku Bankowego Pośrednika Finansowego" na "Rachunek Bankowy Pośrednika Finansowego dla Rozliczeń" z tytułu wypłaty zachęt za wydatkowanie (na pożyczki/poręczenia oraz pokrycie opłat za zarządzanie) 100% wartości wskazanej w § 20 ust. 3 Umowy o dofinansowanie. W tabeli należy wykazać wszystkie  wypłaty zachęty w okresie obowiązywania umowy (wypłacone w bieżącym okresie sprawozdawczym oraz w poprzednich okresach sprawozdawczych).

5)	Arkusz nr 4. Zwroty i inne przychody z działalności pożyczkowej/poręczeniowej od środków wskazanych §20 pkt 3 a)  umowy o dofinansowanie
W arkuszu należy podać informacje o kwotach zwróconych (kapitał EFRR + odsetki). Tabela ma na celu pokazanie wartości kwot zwracanych z poszczególnych obrotów środkami.
Ponadto należy podać informacje dotyczące odsetek wygenerowanych  od środków EFRR (lokaty bankowe, oprocentowanie rachunku). 
Dodatkowo, w Sprawozdaniu raportować należy inne przychody z tytułu prowadzonej działalności pożyczkowej/ poręczeniowej od środków EFRR w ramach Umowy o dofinansowanie, takie jak prowizje z tytułu udzielenia pożyczki/ poręczenia pobierane od odbiorców końcowych, kary umowne, przyznane koszty sądowe, inne. 

6)	Arkusz nr 5. Pomoc publiczna 
Należy najpierw zbiorczo podać liczbę i wartość pożyczek/poręczeń stanowiących pomoc publiczną, a następnie przedstawić szczegółową listę podając daty przekazania do UOKiK sprawozdań z udzielonej pomocy publicznej wraz z liczbą zgłoszonych podmiotów w ramach sprawozdania.