Załącznik nr 1
do Uchwały nr  2676/299/V/2018
Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 19.11.2018 r.

Zasady przyznawania i rozliczania dotacji 
z budżetu Województwa Śląskiego
przyznawanych organizacjom pozarządowym
oraz podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz w ustawie z dnia                 11 września 2015 r. o zdrowiu publicznym

Spis treści

Wstęp
1. Zasady dotyczące składania ofert
1.1. Podmioty uprawnione do ubiegania się o środki finansowe
1.2. Wysokość środków finansowych, udział środków własnych, czas realizacji zadań
1.3. Kwalifikowalność kosztów
1.4. Złożenie oferty
2. Procedura konkursowa
2.1. Ogłoszenie konkursu
2.2 Ocena formalna
2.3. Ocena merytoryczna i wybór ofert
3. Zlecanie realizacji zadań publicznych poza trybem konkursowym
3.1. Procedura „małych grantów”
4. Zawarcie umowy i przekazanie środków
4.1. Zawarcie umowy
4.2. Przekazanie środków
4.3. Zasady zmiany treści umowy
4.4. Wydatkowanie środków
4.5. Obowiązki informacyjne
5. Rozliczanie dotacji
5.1. Sprawozdanie
5.2. Załączniki do sprawozdania
5.3. Dokumentowanie wydatków
5.4. Zatwierdzenie sprawozdania
5.5. Kontrola i ocena realizacji zadań
6. Zwrot dotacji
6.1. Powstanie obowiązku zwrotu dotacji
6.2.Tryb postępowania w przypadku zwrotu dotacji
Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia obowiązku zwrotu dofinansowania na podstawie wyników kontroli doraźnej:
Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia obowiązku zwrotu dotacji na podstawie analizy sprawozdania z realizacji zadania publicznego:
Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia obowiązku zwrotu dotacji na podstawie wyników kontroli po zakończeniu realizacji zadania publicznego:
6.3. Zaskarżenie decyzji, umarzanie należności, rozkładanie na raty i odraczanie terminu płatności
6.4. Naliczanie odsetek
6.5. Dyscyplina finansów publicznych

Wstęp

Opisane poniżej zasady przyznawania i rozliczania dotacji z budżetu Województwa Śląskiego dla organizacji pozarządowych oraz podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dotyczą: 
•	otwartych konkursów ofert oraz dotacji przyznawanych w trybie pozakonkursowym, o których mowa w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. 
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz
•	konkursów ofert, o których mowa oraz w ustawie z dnia 11 września 2015 r. o zdrowiu publicznym,
prowadzonych przez: 
•	komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach, 
•	wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne.

Dlatego też, ilekroć w niniejszym dokumencie mowa o: 

1)	dotacji – rozumie się przez to dotację zgodnie z zapisem art. 126 oraz art. 221 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych lub środki finansowe będące w dyspozycji Województwa Śląskiego na realizację zadań określonych ustawą o zdrowiu publicznym z dnia 11 września 2015 r.;
2)	osobie uprawnionej – należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania oferenta/zleceniobiorcy zgodnie z działem 2 KRS, bądź innym rejestrem, lub na podstawie udzielonego pełnomocnictwa; 
3)	Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego w Katowicach; 
4)	ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
5)	UOZP – należy przez to rozumieć ustawę o zdrowiu publicznym z dnia 
11 września 2015 r.;
6)	Województwie – należy przez to rozumieć Województwo Śląskie; 
7)	WSJO – należy przez to rozumieć wojewódzką samorządową jednostkę organizacyjną;
8)	Zarządzie – należy przez to rozumieć Zarząd Województwa Śląskiego; 
9)	 Zleceniobiorcy – należy przez to rozumieć oferenta wyłonionego w ramach konkursu ofert, będącego stroną umowy na realizację zadania publicznego; 
10)	 Zleceniodawcy – należy przez to rozumieć Województwo Śląskie reprezentowane przez Zarząd Województwa Śląskiego, zlecające realizację zadania publicznego na podstawie umowy. 

1. Zasady dotyczące składania ofert

1.1. Podmioty uprawnione do ubiegania się o środki finansowe

Uprawnione do złożenia oferty są organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 

W przypadku konkursów organizowanych w trybie przepisów UOZP, uprawnione do złożenia oferty są podmioty wskazane w ogłoszeniu konkursowym.
 
Oferenci uczestniczący w konkursie ofert nie muszą posiadać statusu organizacji pożytku publicznego.

Przedmiot działalności oferenta, określony w KRS, musi być zgodny z zakresem zadań wskazanym w danym konkursie ofert. 

W przypadku organizacji, których oddziały terenowe posiadają osobowość prawną, oddziały te mogą wnioskować o dotację niezależnie od właściwego zarządu, np. głównego, wojewódzkiego, powiatowego. 

Terenowe oddziały organizacji nieposiadające osobowości prawnej mogą złożyć wniosek wyłącznie na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez właściwe władze organizacji, np.: zarząd główny, wojewódzki, powiatowy. Dotyczy to takich podmiotów, jak: hufce ZHP, nieposiadające osobowości prawnej oddziały terenowe TPD, PZ Niewidomych, PZ Głuchych itp. 

Uwaga!
Jeżeli ogłoszenie o konkursie zawiera zastrzeżenie mówiące, że jeden oferent może złożyć jedną ofertę, to złożenie oferty przez oddział terenowy organizacji lub jej ośrodek nieposiadający osobowości prawnej, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez właściwy zarząd, nie wyczerpuje limitu określonego w ogłoszeniu konkursowym. 

1.2. Wysokość środków finansowych, udział środków własnych, czas realizacji zadań

Ogłoszenie konkursowe może określać maksymalną kwotę środków finansowych, o którą można ubiegać się w ramach konkursu. 

Województwo powierza lub wspiera realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe i inne uprawnione podmioty. W przypadku powierzenia realizacji zadania samorząd finansuje 100% kosztów jego realizacji. W przypadku wsparcia realizacji zadania, komórka organizująca konkurs wskazuje w ogłoszeniu konkursowym wysokość wkładu finansowego lub wkładu niefinansowego, który oferent ma obowiązek wnieść, chcąc wziąć udział w konkursie. 

Wkład finansowy to środki finansowe własne oferenta lub pozyskane przez niego ze źródeł innych niż budżet Województwa, w tym m.in.: wpłaty i opłaty adresatów zadania publicznego, środki z innych źródeł publicznych, środki pozostałe np. pochodzące ze składek członkowskich. Za wkład własny finansowy nie mogą być uznane środki finansowe partnera, współorganizatora imprezy (np. instytucji kultury, starostwa itp.). Wymagane jest, aby wszystkie dokumenty księgowe były wystawione na Zleceniobiorcę. 

Wkład niefinansowy – wkład osobowy (nieodpłatna, dobrowolna praca, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków) i rzeczowy, tzn. wniesienie do zadania określonych składników majątku, niepowodujących powstania faktycznego wydatku pieniężnego, np. użyczenie lokalu (powierzchnia biurowa, sale do koncertów, przedstawień lub wystaw, sprzętu lub wyposażenia itp.). 

Okres realizacji zadania będzie każdorazowo określony w umowie, przy czym w przypadku zadania jednorocznego, nie może być dłuższy niż do 31 grudnia danego roku budżetowego. 

1.3. Kwalifikowalność kosztów

Koszty będą uznane za kwalifikowane tylko wtedy, gdy: 
1)	są bezpośrednio związane z realizowanym zadaniem i niezbędne do jego wykonania; 
2)	są racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe; 
3)	są oszacowane wyłącznie w odniesieniu do zakresu działań realizowanych w ramach zadania (dotyczy szczególnie kosztów stałych, m.in. czynszu i rachunków telefonicznych); 
4)	zostaną poniesione w czasie określonym w umowie. 

Koszty kwalifikowane to przykładowo (katalog poniższy nie wyczerpuje wszystkich rodzajów kosztów, a w ogłoszeniu konkursowym może także zostać zawężony):

Koszty merytoryczne
a) koszty osobowe merytoryczne, w tym np. wynagrodzenia trenerów, ekspertów, artystów, pedagogów, psychologów, innych specjalistów realizujących zadania (koszt umowy zlecenia, umowy o dzieło); 

Uwaga!
Kwalifikowane są wszystkie składniki wynagrodzenia, tj. w szczególności: wynagrodzenie netto, składki na ubezpieczenia społeczne, zaliczka na podatek dochodowy.
Przyjęte stawki wynagrodzeń nie mogą być wyższe od wynagrodzenia wynikającego z przepisów płacowych lub, w przypadku ich braku, od stawek rynkowych obowiązujących na danym terenie, lub innych limitów wynagrodzeń określonych w ogłoszeniu konkursowym.
W przypadku realizacji zadania w ramach działalności odpłatnej, zastosowanie mają limity wynagrodzeń określone w art. 9 ustawy.

b) koszty związane z uczestnictwem bezpośrednich adresatów zadania, w tym np.: materiały szkoleniowe, wynajem sali, wynajem niezbędnego sprzętu, nagrody rzeczowe i finansowe, odzież, żywność, koszty związane z eksploatacją pomieszczeń wykorzystywanych na potrzeby beneficjentów, tj. np. noclegowni, świetlic, przejazd beneficjentów itp.;
c) wyjazdy służbowe osób zaangażowanych w realizację zadania – związane z wykonywaniem czynności merytorycznych dotyczących realizacji zadania; 
d) zakup środków trwałych, których wartość jednostkowa nie przekracza 10 000 zł brutto lub netto – dla oferentów będących płatnikami VAT.

Koszty administracyjne: 
a)	koszty osobowe administracji i obsługi zadania, np.: koordynator zadania, obsługa administracyjno-biurowa, księgowość (w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w realizację zadania); 
b)	koszty funkcjonowania organizacji związane z realizacją zadania – w stosownej części, przypadającej na dane zadanie (w tym np. opłaty za telefon/faks, Internet, opłaty pocztowe,  czynsz, centralne ogrzewanie, artykuły biurowe); 
c)	wyjazdy służbowe osób zaangażowanych w realizację zadania – związane z wykonywaniem czynności administracyjnych. 

Koszty zakupu wyposażenia np. sprzętu komputerowego, sprzętu RTV, mebli, których wartość jednostkowa nie przekracza kwoty 10 000 zł brutto lub 10 000 zł netto – dla oferentów będących płatnikami VAT.

Uwaga!
VAT jest uznany za koszt kwalifikowany, jeśli oferent nie ma prawnej możliwości odzyskania VAT, chyba że ogłoszenie konkursu stanowi inaczej. Jeżeli istnieje prawna możliwość odzyskania podatku naliczonego na zasadach wynikających z przepisów o podatku od towarów i usług, to VAT nie może być kosztem kwalifikowanym.
Odzyskanie podatku VAT z urzędu skarbowego przez Zleceniobiorcę, w odniesieniu do środków finansowych dotacji, stanowi niewykorzystaną część dotacji, należy go zwrócić do Zleceniodawcy, w terminie 15 dni od daty otrzymania zwrotu podatku z urzędu skarbowego.”

Inne koszty obejmujące m.in. wydatki związane z działaniami promocyjnymi zadania, takie jak: plakaty, ulotki, ogłoszenia prasowe, banery, gadżety promocyjne itp.

Koszty niekwalifikowane czyli wydatki jednoznacznie niezwiązane z realizacją zadania, to np.: (katalog poniższy nie wyczerpuje wszystkich rodzajów kosztów): 

1)	rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań; 
2)	odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań; 
3)	wydatki finansowane aktualnie z innych źródeł; 
4)	nagrody finansowe dla osób zajmujących się realizacją zadania; 
5)	wydatki dokonywane poza terminem wskazanym w umowie. 

Uwaga!
W ogłoszeniu konkursowym komórka organizująca konkurs informuje o: finansowaniu przez Województwo poszczególnych kosztów kwalifikowanych oraz procentowym limicie finansowania poszczególnych rodzajów kosztów – jeżeli taki zostanie ustalony, a także
przedstawia katalog kosztów niekwalifikowanych, które nie mogą być sfinansowane z dotacji udzielonej przez Województwo.

1.4. Złożenie oferty

1.4.1. Przygotowanie oferty
Oferta to wypełniony formularz zgodnym z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.
Formularz dostępny jest na stronie ngo.slaskie.pl.

W przypadku konkursów organizowanych na podstawie UOZP, stosowane formularze i wzory ofert są załącznikiem do ogłoszenia konkursowego.

Uwaga! 
Przed przystąpieniem do wypełnienia oferty niezbędne jest zapoznanie się z treścią ogłoszenia o konkursie. W ogłoszeniu konkursowym znajduje się informacja, ile ofert w danym konkursie może złożyć jeden oferent. Dopuszcza się załączenie wymaganych załączników tylko do jednej oferty, wskazując na pierwszej stronie każdej kolejnej oferty złożonej w konkursie, przy której ofercie owe załączniki się znajdują. 

1.4.2. Miejsce i sposób składania oferty

Ofertę można złożyć:
1)	osobiście w Kancelarii Ogólnej Urzędu – ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice;
2)	osobiście w jednym z Międzywydziałowych Zespołów Zadaniowych Urzędu, których aktualne adresy dostępne są na stronie www.slaskie.pl, w zakładce Urząd – Książka adresowa;
3)	za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej na adres: ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice lub adres Międzywydziałowych Zespołów Zadaniowych – o zachowaniu terminu złożenia oferty decyduje data wpływu do Urzędu lub Międzywydziałowych Zespołów Zadaniowych;
4)	za pomocą profilu zaufanego ePUAP.

Oferty w konkursach prowadzonych przez WSJO należy składać:
1)	osobiście w kancelarii/sekretariacie WSJO; 
2)	za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej, na adres danej WSJO podany w ogłoszeniu konkursowym,
3)	za pomocą profilu zaufanego ePUAP. 

Uwaga! 
O zachowaniu terminu złożenia oferty decyduje data wpływu odpowiednio do: Urzędu, Międzywydziałowego Zespołu Zadaniowego, wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej.

2. Procedura konkursowa

Każdego roku, na wezwanie dyrektora Wydziału Dialogu, wydziały Urzędu oraz WSJO przekazują proponowane do realizacji w danym roku kalendarzowym tematy otwartych konkursów ofert wraz z uzasadnieniem oraz kwotą planowaną na ich realizację. Tematyka konkursów musi odpowiadać aktualnym zadaniom realizowanym przez Samorząd Województwa.

2.1. Ogłoszenie konkursu

Konkurs ofert ogłasza Zarząd Województwa w formie uchwały. Ogłoszenie konkursu, zamieszcza się: 
1)	w Biuletynie Informacji Publicznej; 
2)	na stronie internetowej Urzędu www.slaskie.pl (w zakładce Działania) oraz ngo.slaskie.pl (w zakładce Konkursy);
3)	na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.

Termin składania ofert wynosi co najmniej 21 dni i jest to okres, w którym odbywa się przyjmowanie ofert, a także udzielanie informacji zainteresowanym aplikowaniem 
o środki z budżetu Województwa. W tym czasie oferenci mogą wycofać złożoną ofertę 
i złożyć ją ponownie, po dokonaniu ewentualnych poprawek i zmian. Wycofanie oferty oznacza złożenie na piśmie przez oferenta wniosku o wycofanie oferty. Dokumentacja zostaje w wydziale merytorycznym. 

Pracownik komórki organizacyjnej Urzędu lub WSJO, odpowiedzialny za organizację konkursu, na prośbę oferenta, udziela informacji na temat konkursu i warunków formalnych, które oferta powinna spełniać. Może również pomóc w sprawdzeniu, czy oferta została przygotowana zgodnie z wymogami formalnymi i czy załączono do niej wszystkie wymagane załączniki. Dane kontaktowe pracowników zawarte są 
w ogłoszeniu konkursowym.
Uwaga!
Pracownik w żadnym wypadku nie może sporządzać oferty w imieniu podmiotu.

Obowiązujące wzory ogłoszeń (zał. nr 1 i 1a) zamieszczone są w intranecie. Każdorazowo karta sprawy dotycząca ogłoszenia konkursu opiniowana jest przez Wydział Dialogu. 

2.2 Ocena formalna

Ocena formalna oferty, polegająca na sprawdzeniu spełnienia podstawowych wymogów dotyczących oferty i oferenta, określonych w ogłoszeniu, dokonywana jest na „Karcie oceny formalnej oferty”(zał. nr 2), której wzór zamieszczony jest w intranecie.
Uwaga!
Oferty niespełniające wymogów formalnych nie będą poddawane ocenie merytorycznej.

Wykaz błędów formalnych powodujących odrzucenie oferty

Lp.	Rodzaj błędu formalnego	UODPPiW	UOZP	
1. 	Oferent nie spełnia wymogów ustawy w zakresie podmiotu uprawnionego do udziału w konkursie ofert. 	x	x	
2. 	Oferta złożona została na niewłaściwym formularzu. 	x	x	
3. 	Oferta złożona została poza terminem wskazanym w ogłoszeniu 
o konkursie. 	x	x	
4. 	Przedmiot działalności oferenta, określony w KRS, nie mieści się 
w obszarze, w którym realizowany jest konkurs. 	x	x	
5. 	Oferta została złożona ponad limit liczby ofert od jednego oferenta, określony w ogłoszeniu konkursowym.	x	     -	
6.	Oferta jest niekompletna, czyli nie wszystkie pola oferty są wypełnione. 	x	x	
7.	Do oferty nie dołączono wszystkich wymaganych załączników.	x	x	
8.	Oferta nie została podpisana przez upoważnione do tego osoby zgodnie z KRS (lub innym właściwym rejestrem) lub została podpisana w sposób nieczytelny (dodatkowo bez użycia pieczęci imiennych). 	x	x	
9.	Informacje podane w ofercie nie są spójne z zapisami w KRS lub innym właściwym rejestrem.	x	x	
10.	Oferent przewiduje pobieranie opłat od adresatów zadania, mimo że jego statut lub inny dokument wewnętrzny nie przewiduje prowadzenia odpłatnej działalności pożytku publicznego.	x	x	
11.	Do oferty dołączono wymagane kserokopie dokumentów, niezawierające potwierdzenia ich zgodności z oryginałem. 	x	x	
12.	Oferta zawiera propozycję realizacji więcej niż jednego zadania konkursowego.	x	x	
13.	Oferta wypełniona została nieczytelnie.	x	x	
14.	Brak wkładu własnego w wymaganej wysokości.	x	x	
15.	Wnioskowana w ofercie kwota środków finansowych przekracza maksymalną wnioskowaną kwotę środków finansowych określoną w ogłoszeniu.	x	x	
16.	Wnioskowana kwota dotacji przekracza wartość procentową kosztów kwalifikowanych wskazanych w ogłoszeniu.	x	x	
17.	W ofercie wskazano do realizacji zadania o zasięgu lokalnym.	x	-	

2.3. Ocena merytoryczna i wybór ofert

2.3.1. Komisja konkursowa
Oceny merytorycznej ofert dokonuje komisja konkursowa (zwana dalej komisją), powoływana uchwałą Zarządu Województwa Śląskiego do każdego konkursu ofert. 

Tryb powołania i zasady działania komisji określany jest w rocznym programie współpracy Samorządu Województwa Śląskiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 

Komisja liczy od 4 do 6 osób z prawem do głosowania (w konkursach organizowanych w trybie UOZP – do 8 osób). W jej skład wchodzą: 
1)	przewodniczący komisji – członek Zarządu albo dyrektor albo z-ca dyrektora wydziału lub WSJO organizującej konkurs;
2)	co najwyżej dwóch pracowników komórki organizacyjnej lub WSJO organizującej konkurs (np. dyrektor, z-ca dyrektora, kierownik referatu, pracownik merytoryczny);
3)	przedstawiciel Wydziału Dialogu oraz – w przypadku WSJO organizującej konkurs – przedstawiciel wydziału nadzorującego;
4)	co najwyżej dwie osoby wskazane przez organizacje pozarządowe, z wyłączeniem osób wskazanych przez organizacje pozarządowe, biorące udział w konkursie (wzór formularza zgłoszeniowego stanowi załącznik nr 3);
5)	w przypadku konkursów ofert organizowanych w trybie UOZP – ekspert w danej dziedzinie. 

Do komisji konkursowej mogą zostać powołane także osoby z głosem doradczym:
a)	eksperci posiadający specjalistyczną wiedzę w dziedzinie obejmującej zakres zadań publicznych, których konkurs dotyczy; 
b)	radni Sejmiku Województwa Śląskiego;
c)	przedstawiciele innych ciał doradczych Samorządu Województwa, jeżeli kompetencje tego ciała są tożsame z tematyką konkursu. 
Członkowie komisji zobowiązani są do obiektywnej oceny ofert. Jeżeli pomiędzy członkiem komisji a oferentem zaistniałaby sytuacja budząca zastrzeżenia co do jego bezstronności, jest on zobowiązany do poinformowania komisji o powyższym i podlega wyłączeniu na zasadach i w trybie określonym w Kodeksie postępowania administracyjnego. 

2.3.2. Ocena i wybór ofert

Kryteria brane pod uwagę w trakcie oceny merytorycznej przedstawione są w ogłoszeniu. Ocena merytoryczna dokonywana jest na „Karcie oceny merytorycznej oferty”, a w przypadku dużej liczby ofert na „Zbiorczej karcie oceny merytorycznej ofert”                         (zał. nr 4), których wzór zamieszczony jest w intranecie. Dla ważności karty oceny wymagany jest podpis członka komisji, który dokonał oceny. 

W przypadku, gdy oferent realizował już wcześniej zadania finansowane lub współfinansowane z budżetu województwa, przy ocenie oferty będzie również brana pod uwagę rzetelność i terminowość wykonywania dotychczasowych zadań oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków. 

Przyznane środki finansowe mogą być niższe niż wnioskowane m.in. wówczas gdy: 
a)	komisja zarekomenduje ich zmniejszenie ze względu na zawyżenie kosztorysu przez oferenta (np. przez uwzględnienie w nim kosztów niekwalifikowanych); 
b)	łączna kwota dofinansowania wnioskowana przez podmioty, których oferty uzyskały rekomendacje Komisji, przekracza wysokość środków przeznaczonych w ramach konkursu na wsparcie/powierzenie zadań; 
c)	oferta otrzyma małą liczbę punktów w stosunku do innych ofert.

W przypadku przyznania środków finansowych w kwocie niższej niż wnioskowana, oferent nie będzie związany złożoną ofertą. Złożenie zaktualizowanych załączników do umowy, uwzględniających obniżoną kwotę przyznanych środków finansowych, uznaje się za potwierdzenie chęci realizacji zadania. 

Uwaga!
W stosunku do uchwały Zarządu w sprawie wyboru ofert i udzielenia dotacji, nie ma zastosowania tryb odwoławczy. 

Konkurs rozstrzyga Zarząd Województwa Śląskiego w formie uchwały, po zapoznaniu się z protokołem komisji. Protokół zawiera w szczególności: 
1)	liczbę ofert, które wpłynęły na otwarty konkurs ofert w terminie oraz ofert zgłoszonych po terminie; 
2)	zestawienie wszystkich ofert ocenianych merytorycznie, ze wskazaniem liczby przyznanych punktów i propozycją kwot dotacji dla ofert wybranych.

Do protokołu załącza się listę ofert odrzuconych na etapie oceny formalnej wraz 
z podaniem przyczyn odrzucenia.

Protokół z obrad komisji podpisuje jej przewodniczący.

Ogłoszenie o rozstrzygnięciu konkursu, zamieszcza się:
1)	w Biuletynie Informacji Publicznej; 
2)	na stronie internetowej Urzędu www.slaskie.pl (w zakładce Działania) oraz ngo.slaskie.pl (w zakładce Konkursy);
3)	na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu lub – odpowiednio – WSJO.

Obowiązujący w Urzędzie wzór ogłoszenia o rozstrzygnięciu konkursu (zał. nr 5) udostępniony jest w intranecie.

3. Zlecanie realizacji zadań publicznych poza trybem konkursowym

Zarząd Województwa Śląskiego na podstawie art. 19a ustawy może zlecić organizacji pozarządowej lub podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3, realizację zadania publicznego z pominięciem konkursu ofert.

3.1. Procedura „małych grantów”
a)	wpływ oferty realizacji zadania w trybie art. 19a ustawy;
b)	formalna ocena oferty (zał. nr 6) przez pracowników właściwego merytorycznie wydziału lub WSJO;
c)	merytoryczna ocena oferty (zał. nr 7) przez upoważnionego pracownika wydziału lub WSJO (pełnomocnictwo Zarządu); 
d)	w przypadku pozytywnej oceny formalnej i merytorycznej zamieszczenie oferty w BIP na okres 7 dni, w przypadku negatywnej oceny formalnej lub merytorycznej pisemna odpowiedź do oferenta;
e)	przygotowanie i podpisanie umowy z oferentem.

Każdorazowo po zakończeniu procedury „małego grantu” dyrektor wydziału lub WSJO przygotowuje informację o jej wyniku na posiedzenie Zarządu.

Uwaga!
Czynności z punktów b-d należy przeprowadzić w ciągu 7 dni od daty wpływu oferty do Urzędu lub WSJO.
W przypadku, gdy komórka organizacyjna nie dysponuje środkami na procedurę „małych grantów”, niezwłocznie na piśmie informuje o tym oferenta.
 
Do zawarcia umowy dotyczącej realizacji zadań w ww. trybie, oraz rozliczania przyznanych środków finansowych, stosuje się odpowiednio zasady zgodne z zasadami zawierania umów oraz rozliczania środków finansowych przekazanych na realizację zadań publicznych. 

4. Zawarcie umowy i przekazanie środków

4.1. Zawarcie umowy

Umowy zawierane są po rozstrzygnięciu konkursu. Lista ofert – wybranych do dofinansowania oraz odrzuconych – zamieszczana jest na stronie BIP Urzędu. 

Po zapoznaniu się z wynikami konkursu, Zleceniobiorcy zobowiązani są dostarczyć zaktualizowaną, przewidywaną kalkulację kosztów oraz zaktualizowany harmonogram realizacji zadania, a także innych wymaganych dokumentów, które stanowią załącznik do umowy.

Zaktualizowana, przewidywana kalkulacja kosztów oraz inne załączniki muszą uwzględniać zmniejszenia wynikające z przyznania niższej niż wnioskowana kwoty dofinasowania. 

Uwaga! 
Wprowadzenie do zaktualizowanej kalkulacji kosztów innych pozycji niż wskazane w ofercie, możliwe jest tylko w uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek Zleceniobiorcy, po uzyskaniu zgody upoważnionego dyrektora komórki organizacyjnej lub WSJO.

Zaktualizowany harmonogram realizacji zadania publicznego musi zawierać daty rozpoczęcia i zakończenia całego zadania (bez okresu przewidzianego na dokonanie rozliczenia końcowego). Działania ujęte w harmonogramie realizacji zadania publicznego muszą mieścić się w okresie realizacji zadania. 

Szczegółowy zakres rzeczowy oraz finansowy zadania może być proporcjonalnie i racjonalnie zmniejszony w związku z przyznaniem mniejszej kwoty dotacji niż wnioskowana lub zamieszczeniem w ofercie kosztów niekwalifikowanych. Ulec zmianie może np. liczba adresatów zadania publicznego, liczba poszczególnych działań, rezultaty zadania. 

Harmonogram realizacji zadania publicznego i przewidywana kalkulacja kosztów zadania stanowią dokumenty opatrzone nazwą oferenta lub pieczęcią nagłówkową, podpisane przez osoby uprawnione. W nagłówkach należy podać tytuł zadania publicznego, zgodnie z tytułem określonym w ofercie. 

Uwaga!
W przypadku, gdy oferent, w terminie wskazanym w ogłoszeniu, nie przedstawi zaktualizowanych dokumentów, będzie to równoznaczne z rezygnacją z przyznanej dotacji. 

Po otrzymaniu niezbędnych danych (w tym informacji na temat osób, które będą podpisywać umowę, wraz z oświadczeniem zawierającym wyrażenie zgody przez te osoby na przetwarzanie ich danych osobowych), pracownik komórki organizacyjnej Urzędu lub WSJO prowadzącej otwarty konkurs ofert, przygotowuje projekt umowy.

4.2. Przekazanie środków

Przekazanie środków finansowych na numer rachunku bankowego podany w umowie następuje po podpisaniu umowy przez Zleceniodawcę i Zleceniobiorcę we wskazanym             w umowie terminie.

Uwaga! 
Zleceniobiorca musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego oraz jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. 

4.3. Zasady zmiany treści umowy

W przypadku zmian w realizacji zadania, Zleceniobiorca powinien zwrócić się pisemnie do właściwego merytorycznie wydziału Urzędu prowadzącego konkurs lub WSJO, o sporządzenie aneksu do umowy. Każda proponowana zmiana umowy podlega ocenie pod kątem celowości i oszczędności.

Zmiany umowy w formie aneksu wymagają w szczególności:
1)	zmiana terminu realizacji zadania; 
2)	przesunięcie środków finansowych pochodzących z dotacji pomiędzy pozycjami w przewidywanej kalkulacji kosztów ponad limit określony w umowie;
3)	zmiana terminów przekazania transz dotacji;
4)	zmiana rachunku bankowego;
5)	zmiany oświadczenia o kwalifikowalności VAT;
6)	zmiana terminu złożenia rozliczenia.

Wniosek o zmianę w formie aneksu, należy złożyć w terminie 14 dni przed planowaną zmianą.

4.4. Wydatkowanie środków

Termin rozpoczęcia realizacji zadania oraz termin wydatkowania środków z udzielonego dofinansowania określa umowa. 

Zgodnie z umową Zleceniobiorca może dokonywać płatności na podstawie dokumentów księgowych związanych z realizowanym zadaniem jeszcze w ciągu 14 dni od dnia zakończenia realizacji zadania, jednak nie później niż do 31 grudnia danego roku. Same dokumenty księgowe muszą być wystawione w terminie realizacji zadania określonym 
w umowie oraz określać datę sprzedaży lub wykonania usługi w terminie realizacji zadania. 

4.5. Obowiązki informacyjne

Zleceniobiorca zobowiązany jest do informowania, że zadanie jest współfinansowane lub finansowane ze środków Województwa. Informacja o treści „Dofinansowano z budżetu Samorządu Województwa Śląskiego” lub „Sfinansowano z budżetu Samorządu Województwa Śląskiego”, powinna znaleźć się we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania publicznego. 

Zleceniobiorca zobowiązuje się do umieszczania logo Województwa Śląskiego zgodnie ze wzorem zamieszczonym na stronie: www.slaskie.pl/logo na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania oraz zakupionych rzeczach, o ile ich wielkość i przeznaczenie tego nie uniemożliwia, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność. 

Zleceniobiorca upoważnia Zleceniodawcę do rozpowszechniania w dowolnej formie, w prasie, radiu, telewizji, Internecie oraz innych publikacjach, nazwy oraz adresu Zleceniobiorcy, przedmiotu i celu, na który przyznano środki, informacji o wysokości przyznanych środków oraz informacji o złożeniu lub niezłożeniu sprawozdania z wykonania zadania publicznego.

Informację na temat realizacji obowiązku informacyjnego, Zleceniobiorca uwzględnia w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego. Zleceniobiorca zobowiązany jest również do przechowywania materiałów dotyczących realizowanego zadania, w postaci umożliwiającej potwierdzenie spełnienie wymogów, o których mowa wyżej, przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne. 

5. Rozliczanie dotacji

5.1. Sprawozdanie

Rozliczenie dotacji następuje po zakończeniu realizacji zadania, na podstawie sprawozdania końcowego, a w przypadku umów wieloletnich – na podstawie sprawozdania częściowego za dany rok budżetowy. Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia sprawozdania w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania określonego w umowie lub w innym terminie wskazanym w umowie.

W przypadku przekazywania środków finansowych w transzach, Zleceniobiorca zobowiązany jest do przedkładania sprawozdań częściowych w terminie wskazanym                  w umowie.
W uzasadnionych przypadkach Zleceniodawca może wezwać Zleceniobiorcę do złożenia częściowych sprawozdań z wykonania zadania publicznego. W takim przypadku sprawozdanie należy złożyć w terminie 30 dni od dnia doręczenia wezwania. 

Sprawozdanie należy złożyć na aktualnie obowiązującym formularzu.

Sprawozdania należy składać w jeden z wymienionych niżej sposobów: 
1)	osobiście w Kancelarii Ogólnej Urzędu ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice;
2)	osobiście w jednym z Międzywydziałowych Zespołów Zadaniowych Urzędu, których aktualne adresy dostępne są na stronie www.slaskie.pl w zakładce Urząd – Książka adresowa;
3)	za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej na adres: ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice lub adres Międzywydziałowych Zespołów Zadaniowych – o zachowaniu terminu złożenia sprawozdania decyduje data wpływu;
4)	za pomocą profilu zaufanego ePUAP.

Uwaga! 
Sprawozdanie z wykonania zadań zleconych w ramach konkursów prowadzonych przez WSJO, należy złożyć osobiście w kancelarii/sekretariacie WSJO lub za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej na podany w umowie adres danej WSJO.

5.2. Załączniki do sprawozdania

Do sprawozdania nie załącza się oryginałów i kserokopii faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych. W przypadku konkursów organizowanych w trybie UOZP, obowiązek załączania kserokopii faktur zostanie każdorazowo określony w umowie.

Zleceniobiorca w trakcie realizacji projektu ma obowiązek gromadzenia materiałów dokumentujących działania faktyczne podjęte przy realizacji zadania, jak również konieczne działania prawne np.: 
a)	listy uczestników zadania wraz z potwierdzeniem uczestnictwa;
b)	zdjęcia; 
c)	publikacje wydane w ramach zadania (w szczególności ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub warsztatów, materiały szkoleniowe); 
d)	raporty z realizacji zadania; 
e)	wyniki prowadzonych ewaluacji; 
f)	umowy cywilnoprawne, np. umowy o dzieło, umowy zlecenia, umowy wolontariackie, porozumienia o wolontariacie, oświadczenie o pracy społecznej członków; 
g)	dowody przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w ramach zamówień publicznych. 

Materiałów tych nie należy dołączać do sprawozdania, jednak należy je przechowywać przez minimum 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne i udostępniać na wezwanie Zleceniodawcy np. podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych. W przypadku konkursów organizowanych w trybie UOZP, obowiązek załączania powyższych materiałów zostanie określony w umowie. 

5.3. Dokumentowanie wydatków

Dokumentami potwierdzającymi koszty kwalifikowane, które mogą zostać ujęte w zestawieniu faktur, mogą być m.in.: 
1)	faktury; 
2)	faktury korygujące;
3)	rachunki; 
4)	noty obciążeniowe; 
5)	noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą); 
6)	listy płac; 
7)	listy nagród;
8)	rachunki do umowy zlecenia, o dzieło oraz innych umów cywilnoprawnych; 
9)	rachunki do umowy sprzedaży wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy, np. dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu; 
10)	 rozliczenie wyjazdów służbowych na podstawie druku delegacji oraz polecenia wyjazdu służbowego wraz ze sposobem obliczenia należnej diety i dokładnym opisem potwierdzającym powiązanie wyjazdu służbowego z celami zadania; 
11)	 zastępcze dowody księgowe, tj. dokumenty, które mogą być sporządzone na udokumentowanie w księdze zapisów niektórych kosztów (wydatków), do czasu otrzymania zewnętrznego, obcego dowodu źródłowego. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów źródłowych, Zleceniobiorca może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT. 

Dokumenty księgowe, dotyczące realizacji zadania, powinny być: 
•	rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych; 
•	wystawione na Zleceniobiorcę w terminie realizacji zadania publicznego; 
•	określać datę sprzedaży towarów i usług lub wykonania usług w terminie realizacji zadania publicznego; 
•	w całości opłacone;
•	opisane w sposób trwały na odwrocie.

Zleceniobiorca jest odpowiedzialny za prawidłowe opisanie dokumentów księgowych oraz ich przechowywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami. 

Uwaga! 
Na wezwanie Zleceniodawcy, Zleceniobiorca jest zobowiązany do przedłożenia do wglądu oryginałów faktur i innych dowodów księgowych wykazanych w sprawozdaniu, w celu kontroli i potwierdzenia wysokości pokrytych przez Zleceniobiorcę wydatków. 
Wszelką dokumentację finansową, związaną z realizacją zadania, w tym dowody księgowe, Zleceniobiorca jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne. 

Dowodami zapłaty są w szczególności: 
1)	wyciąg z rachunku bankowego Zleceniobiorcy potwierdzający dokonane operacje bankowe; 
2)	rozliczenie pobranej zaliczki; 
3)	raport kasowy uwzględniający dany wydatek; 
4)	KW (Kasa Wypłaci) potwierdzające dokonanie zapłaty. 

Wkład niefinansowy – wniesienie wkładu osobowego – nieodpłatnej dobrowolnej pracy, w tym świadczeń wolontariuszy i pracy społecznej członków zaangażowanych w realizację zadania, może zostać rozliczony na podstawie zawartej umowy lub porozumienia o współpracy zawartego z wolontariuszem (lub członkiem stowarzyszenia), kartami czasu pracy lub oświadczeniami o wykonaniu powierzonych zadań.

Wszystkie oryginały dokumentów stanowiących dowód poniesionych wydatków powinny być wystawione na Zleceniobiorcę oraz zawierać, sporządzony w sposób trwały, opis zawierający: 
1)	opis wydatku; 
2)	numer umowy; 
3)	kwotę kosztu kwalifikowanego w ramach zadania; 
4)	wskazanie pozycji w kosztorysie oraz źródła finansowania (dofinansowanie ze środków Województwa czy wkład własny finansowy); 
5)	oświadczenie dotyczące zgodności zakupu z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych (jeśli dotyczy); 
6)	akceptację wydatku pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalnym, podpisaną przez osoby odpowiedzialne za koordynację zadania lub osoby uprawnione do reprezentacji Zleceniobiorcy oraz osobę odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości Zleceniobiorcy, np. księgową/księgowego, oraz zatwierdzenie do wypłaty. 

Przykład: 

Zakup art. spożywczych dla uczestników szkolenia, zgodnie z umową nr .... z dnia ..., . poz. kosztorysu…. Kwota ..... zł została sfinansowana ze środków Województwa Śląskiego, pozostała kwota .... zł została pokryta ze środków własnych. 
Zakup został dokonany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy). Zatwierdzam pod względem merytorycznym. 
……….............……(data i podpis) 
Zatwierdzam pod względem rachunkowym i formalnym. …………..............…(data i podpis) Zatwierdzam do wypłaty. 
…………..............…(data i podpis)	

Przy dokonywaniu opisu dokumentów dopuszcza się zastosowanie pieczątki lub wydruku na odwrocie dokumentu. W ramach dokumentowania prowadzonych działań należy również prowadzić listy obecności na spotkaniach i szkoleniach, robić ich ewaluację oraz sporządzać sprawozdania ze spotkań. 

5.4. Zatwierdzenie sprawozdania

Sprawozdanie jest analizowane i sprawdzane przez pracowników właściwego merytorycznie wydziału Urzędu lub WSJO. Ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania dokonuje Zarząd, a w przypadku konkursów organizowanych przez WSJO – dyrektor tej jednostki. 

W przypadku braku uchybień Zleceniobiorca zostaje poinformowany pocztą elektroniczną lub na piśmie o zatwierdzeniu sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego i rozliczeniu dotacji. 

Błędy lub braki w złożonym przez Zleceniobiorcę sprawozdaniu winny być przez niego wyjaśnione, usunięte lub uzupełnione, w terminie wskazanym w wezwaniu przesłanym Zleceniodawcy na adres poczty elektronicznej lub na piśmie. 

Niezłożenie sprawozdania w terminie określonym w umowie (liczy się data stempla pocztowego lub data nadania przesyłki kurierskiej) skutkuje wystosowaniem pisemnego wezwania Zleceniobiorcy do złożenia sprawozdania w wyznaczonym terminie. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje wszczęciem postępowania administracyjnego.

Niezłożenie sprawozdania jest równoznaczne z nierozliczeniem w terminie otrzymanej dotacji i skutkuje przygotowaniem zawiadomienia o naruszeniu przez Zleceniobiorcę dyscypliny finansów publicznych i skierowania go do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych działającego przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej. 

5.5. Kontrola i ocena realizacji zadań

Kontrola i ocena realizacji zadania dotyczy w szczególności: 
1)	stanu realizacji zadania; 
2)	efektywności (opartej na zakładanych przez Zleceniobiorcę rezultatach realizacji zadania), rzetelności i jakości wykonania zadania; 
3)	prawidłowości wykorzystania środków przeznaczonych na realizację zadania; 
4)	prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy. 

Kontrola i ocena realizacji zadania publicznego dokonywana jest m.in. w formie: 
1)	weryfikacji i analizy sprawozdania z realizacji zadania publicznego; 
2)	kontroli doraźnej;
3)	kontroli planowej.

Kontrola może być przeprowadzona przez upoważnionych pracowników właściwego merytorycznie wydziału lub WSJO zarówno w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu – przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po zakończeniu roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie. Kontrola może być przeprowadzona zarówno w siedzibie Urzędu/WSJO, jak i w siedzibie Zleceniobiorcy lub w miejscu realizacji zadania. 

Kontrolą mogą zostać objęte zarówno dokumenty finansowo-księgowe, jak i inne nośniki informacji, które mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonywania zadania,             a kontrolujący mogą żądać udzielania ustnie lub na piśmie informacji dotyczących wykonania zadania. Zleceniobiorca, na żądanie kontrolującego, jest zobowiązany dostarczyć lub udostępnić dokumenty finansowo-księgowe i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w terminie określonym przez kontrolującego. Kontrolujący ma prawo przeprowadzić oględziny w obecności przedstawiciela Zleceniobiorcy. 

O wynikach kontroli Zleceniodawca informuje Zleceniobiorcę, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przekazuje mu wnioski i zalecenia mające na celu ich usunięcie. Zleceniobiorca, w terminie określonym w zaleceniach pokontrolnych, zobowiązany jest do ich wykonania i poinformowania o tym Zleceniodawcy. 

Każdego roku, na wezwanie dyrektora Wydziału Dialogu, wydziały Urzędu przekazują plan kontroli podmiotów, które realizowały zadania samorządu w ramach konkursów ofert oraz procedury pozakonkursowej. Kontrole powinny obejmować nie mniej niż 5% Zleceniobiorców w danym roku. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Zarząd Województwa. Plan kontroli WSJO zatwierdza dyrektor jednostki i przekazuje do wiadomości Wydziału Dialogu.
6. Zwrot dotacji

6.1. Powstanie obowiązku zwrotu dotacji

Obowiązek zwrotu dotacji, w całości lub w części, powstaje w przypadkach określonych w przepisach o finansach publicznych oraz w umowie o wsparcie/powierzenie realizacji zadania publicznego, zawartej między Województwem Śląskim a Zleceniobiorcą. Dotacje podlegają obowiązkowi zwrotu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. 

Zaistnienie okoliczności powodujących obowiązek zwrotu dotacji, może zostać stwierdzony: 
1)	na podstawie wyników kontroli doraźnej;
2)	na podstawie analizy złożonego przez Zleceniobiorcę sprawozdania;
3)	na podstawie wyników kontroli po zakończeniu realizacji zadania. 

6.2.Tryb postępowania w przypadku zwrotu dotacji

Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia obowiązku zwrotu dofinansowania na podstawie wyników kontroli doraźnej:
1)	stwierdzenie nieprawidłowości w trakcie realizacji zadania na podstawie wyników kontroli doraźnej oraz ich nieusunięcie w terminie określonym przez Zleceniodawcę w wystąpieniu pokontrolnym, może prowadzić do rozwiązania przez Zleceniodawcę umowy ze skutkiem natychmiastowym; 
2)	właściwy merytorycznie wydział lub WSJO prowadząca konkurs przygotowuje informację na posiedzenie Zarządu, w której przedstawia stanowisko merytoryczne oraz uzasadnienie faktyczne i prawne dla rozwiązania umowy. Załącznikiem do informacji jest projekt oświadczenia o rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym, w którym określona została kwota dotacji podlegająca zwrotowi oraz termin zwrotu; 
3)	Zarząd, uznając zasadność rozwiązania umowy, podejmuje uchwałę w tym zakresie oraz wskazuje osoby upoważnione do złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy; 
4)	upoważnione przez Zarząd osoby składają oświadczenie, o którym mowa w pkt. 3; 
5)	w przypadku niekwestionowania przez Zleceniobiorcę obowiązku zwrotu dotacji, Zleceniobiorca zwraca wskazaną kwotę, a dotację uznaje się za rozliczoną; 
6)	jeżeli we wskazanym terminie Zleceniobiorca nie dokona zwrotu dotacji: 
a)	w przypadku, kiedy przyczyny zwrotu dotacji wynikają z przepisów ustawy o finansach publicznych, wszczynane jest postępowanie prowadzące do wydania decyzji Marszałka nakazującej zwrot dotacji i wskazującej termin, od którego nalicza się odsetki, 
b)	w przypadku, kiedy przyczynami zwrotu dotacji są niewykonanie lub nienależyte wykonanie innych postanowień umowy niż te, o których mowa w lit. a), sprawa kierowana jest na drogę postępowania sądowego. 

Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia obowiązku zwrotu dotacji na podstawie analizy sprawozdania z realizacji zadania publicznego:
1)	właściwy merytorycznie Wydział lub WSJO prowadząca konkurs po ustaleniu – na podstawie analizy złożonego sprawozdania z realizacji zadania publicznego – że istnieją przesłanki do zwrotu dotacji lub jej części, informuje pisemnie Zleceniobiorcę o powyższym i o kwocie dotacji, która powinna być zwrócona w terminie wynikającym z ustawy o finansach publicznych; 
2)	w przypadku niekwestionowania przez Zleceniobiorcę obowiązku zwrotu dotacji             w wysokości i terminie wskazanym w punkcie 1, Zleceniobiorca zwraca określoną kwotę, a dotację uznaje się za rozliczoną; 
3)	w przypadku, gdy Zleceniobiorca nie dokona zwrotu całości lub części dotacji w określonym terminie, Marszałek Województwa Śląskiego wszczyna postępowanie administracyjne w sprawie zwrotu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości, prowadzące do wydania decyzji Marszałka Województwa Śląskiego nakazującej zwrot dotacji i wskazującej termin od którego nalicza się odsetki.

Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia obowiązku zwrotu dotacji na podstawie wyników kontroli po zakończeniu realizacji zadania publicznego:

Jeżeli w wystąpieniu pokontrolnym zostało ustalone, że istnieją przesłanki do zwrotu dotacji lub jej części, Zleceniobiorca ma możliwość dobrowolnego zwrotu kwoty dotacji wynikającej z tego wystąpienia. 

Jeżeli Zleceniobiorca nie dokona zwrotu dotacji:
1)	w przypadku, kiedy przyczyny zwrotu dotacji wynikają z przepisów ustawy o finansach publicznych wszczynane jest postępowanie prowadzące do wydania decyzji Marszałka, nakazującej zwrot dotacji i wskazującej termin, od którego nalicza się odsetki; 
2)	w przypadku, kiedy przyczynami zwrotu dotacji są niewykonanie lub nienależyte wykonanie innych postanowień umowy niż te, o których mowa w punkcie 1 sprawa kierowana jest na drogę postępowania sądowego. 

Uwaga! 
Postępowanie w sprawie wydania decyzji administracyjnej, dotyczącej określenia obowiązku zwrotu dotacji, prowadzone jest przez wydział merytoryczny/WSJO.
Postępowanie cywilne prowadzi Wydział Pomocy Prawnej w porozumieniu z wydziałem merytorycznym.

6.3. Zaskarżenie decyzji, umarzanie należności, rozkładanie na raty i odraczanie terminu płatności

Od decyzji nakazującej zwrot dotacji, lub jej części, Zleceniobiorcy przysługuje prawo złożenia odwołania do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w terminie 14 dni od momentu doręczenia decyzji. Odwołanie składane jest za pośrednictwem Marszałka Województwa Śląskiego. Decyzja zawiera pouczenie w tej sprawie. 

W sytuacji, gdy jest to uzasadnione ważnym interesem dłużnika lub interesem publicznym możliwe jest, na wniosek dłużnika, zastosowanie ulg w spłacie należności poprzez umorzenie w całości lub w części, odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty. Przepisy ustawy o finansach publicznych stosuje się odpowiednio. 

W przypadku, kiedy obowiązek zwrotu dotacji wynika z przepisów ustawy o finansach publicznych, decyzję w sprawie zastosowania ulgi wydaje Marszałek Województwa Śląskiego. 

6.4. Naliczanie odsetek

Odsetki jak dla zaległości podatkowych naliczane są w szczególności w sytuacji: 
1)	rozwiązania umowy przez Zleceniodawcę i określenia kwoty dotacji do zwrotu; 
2)	wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem;
3)	nienależnego pobrania dotacji; 
4)	pobrania dotacji w nadmiernej wysokości;
5)	zwrotu niewykorzystanej części dotacji po terminie wskazanym w umowie. 

6.5. Dyscyplina finansów publicznych

Zgodnie z art. 9 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest: 
1)	wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem określonym przez udzielającego dotację; 
2)	nierozliczenie w terminie otrzymanej dotacji; 
3)	niedokonanie w terminie zwrotu dotacji w należnej wysokości; 

o ile kwota dotacji, której dotyczy ww. działanie lub zaniechanie, przekracza kwotę przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego 
w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, na podstawie art. 5 ust. 7 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zgodnie z art. 17 ww. ustawy, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest również zaniechanie lub niewłaściwe wykonywanie obowiązków wynikających 
z przepisów o zamówieniach publicznych. 

Stwierdzenie zaistnienia którejkolwiek z ww. okoliczności skutkuje skierowaniem do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych, działającego przy właściwej Regionalnej Izbie Obrachunkowej, zawiadomienia o naruszeniu przez Zleceniobiorcę dyscypliny finansów publicznych.