Załącznik  
do uchwały Nr 1250/199/V/2017
Zarządu Województwa Śląskiego
z dnia 20 czerwca 2017 r.

Procedura wnoszenia spraw na posiedzenia Zarządu Województwa Śląskiego

§ 1

1.	Niniejsza Procedura określa organizację, tryb i zasady wnoszenia spraw na posiedzenia Zarządu Województwa Śląskiego, zwanego w dalszej części Zarządem.
2.	Zapisów zawartych w Procedurze nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególne stanowią inaczej.

§ 2

1.	Za przygotowanie dokumentów wymagających zajęcia stanowiska przez Zarząd, odpowiedzialny jest dyrektor właściwego merytorycznie Wydziału – w rozumieniu aktualnie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego.
2.	Dokumenty, o których mowa w ust.1 dotyczące spraw wojewódzkich jednostek organizacyjnych - składane są na posiedzenia Zarządu przez Wydział nadzorujący pracę danej jednostki.

§ 3

1.	Materiały, o których mowa w § 2, składane są w Referacie Obsługi Zarządu Gabinetu Marszałka.
2.	Komplet materiałów na posiedzenie Zarządu należy złożyć najpóźniej do godz. 14:00, do piątku 
poprzedzającego posiedzenie Zarządu. Materiały złożone po tym terminie, rozpatrywane będą na kolejnym posiedzeniu Zarządu,
3.	Karty sprawy, przygotowywane przez Wydział Finansowy (dotyczące spraw finansowych), należy złożyć w Referacie Obsługi Zarządu Gabinetu Marszałka najpóźniej do godz. 13:00, do poniedziałku poprzedzającego posiedzenie Zarządu.

§ 4

1.	Wydział kierujący sprawę do rozpatrzenia przez Zarząd przygotowuje „Kartę sprawy” według wzoru, będącego załącznikiem do niniejszej procedury. 
2.	Referat Obsługi Zarządu Gabinetu Marszałka przyjmuje do realizacji „Karty sprawy” złożone wyłącznie na aktualnym wzorze.  
3.	„Karcie sprawy” nadawany jest numer uwzględniający: symbol Wydziału zgodny 
z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym, numer kolejny według rejestru spraw kierowanych na Zarząd przez dany Wydział, numer kolejny rejestru ogólnego spraw i rok kalendarzowy. W przypadku kontynuacji sprawy trafiającej na posiedzenie Zarządu po raz kolejny, zgłaszający sprawę Wydział, obok swojego numeru rejestru, dodaje kolejną dużą literę alfabetu. Załącznikami do „Karty sprawy” mogą być wyłącznie dokumenty, z którymi bezpośrednie zapoznanie się przez Zarząd w chwili rozstrzygnięcia jest nieodzowne, ze względu na istotę sprawy.
4.	Jeżeli rozstrzygnięcie sprawy wymaga formy uchwały, Wydział kierujący sprawę
na posiedzenie Zarządu załącza do „Karty sprawy” projekt uchwały.

§ 5

1.	„Karta sprawy”, kierowana na posiedzenie Zarządu, podpisywana jest przez osobę sporządzającą lub dyrektora jednostki gdy karta sprawy jest przygotowywana przez jednostkę podległą, osobę nadzorującą oraz dyrektora Wydziału. Następnie „Karta sprawy” jest przedstawiona do zaopiniowania Radcy Prawnemu, Skarbnikowi Województwa (w przypadku konsekwencji finansowych) oraz Członkowi Zarządu Województwa lub Sekretarzowi Województwa lub Skarbnikowi Województwa - nadzorującemu pracę Wydziału merytorycznego (obowiązuje system zastępstw pomiędzy członkami Zarządu). 

§ 6

Wydział odpowiedzialny za przygotowanie „Karty sprawy” zobowiązany jest przesłać w systemie SOD-SEKAP dokument zawierający nazwę „Karty sprawy” wraz z załączonym skanem „Karty sprawy”  zatytułowanym „01. Karta Sprawy.pdf”, oraz wszystkich załączników do „Karty sprawy” opisanych zgodnie z ich charakterem i numeracją  (np. 02. Uchwała Zarządu nr 1, 03. Uchwała Zarządu nr 2, 04. Zestawienie…., załącznik itp. - w wersji word), bezpośrednio do pracowników Referatu Obsługi Zarządu Gabinetu Marszałka równocześnie ze złożoną „Kartą sprawy” w formie papierowej. 

§ 7

1.	Na podstawie złożonych w terminie „Kart spraw” Referat Obsługi Zarządu Gabinetu Marszałka przygotowuje projekt porządku obrad Zarządu na dany dzień, który jest publikowany na tablicy ogłoszeniowej strony intranetowej. 
2.	Wicemarszałkom Województwa, Członkom Zarządu Województwa oraz Sekretarzowi Województwa i Skarbnikowi Województwa, wyłącznie w przypadkach nie cierpiących zwłoki oraz po uzyskaniu zgody Marszałka Województwa, przysługuje prawo wniesienia na posiedzenie Zarządu innych spraw, przygotowanych w stopniu umożliwiającym ich rozstrzygnięcie w tym samym dniu przez Zarząd.

§ 8

1.	W trakcie posiedzenia, referujący sprawę członek Zarządu, wpisuje w karcie sprawy treść przyjętego rozstrzygnięcia,
2.	Referat Obsługi Zarządu Gabinetu Marszałka, za potwierdzeniem, przekazuje kserokopię „Karty sprawy” wraz z załącznikami do Wydziału wnioskującego o rozpatrzenie sprawy przez Zarząd.

§ 9

Oryginały „Kart spraw” wraz z treścią rozstrzygnięć i potwierdzeniami odbioru przez Wydział przechowywane są w Referacie Obsługi Zarządu Gabinetu Marszałka.