POROZUMIENIE 

w sprawie realizacji zadań z zakresu promocji walorów i możliwości rozwojowych Województw Śląskiego, Małopolskiego i Opolskiego poprzez określenie zasad prowadzenia wspólnej inicjatywy - Domu Polski Południowej w Brukseli, zwane dalej Porozumieniem,

zawarte w ……….. w dniu  ………………….2018 roku

pomiędzy:

Województwem Śląskim z siedzibą w Katowicach, przy ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice, 
NIP: 954-277-00-64, REGON: 276254650, adres do korespondencji ul. Ligonia 46, 
40-037 Katowice,
reprezentowanym przez Zarząd Województwa Śląskiego, w imieniu którego działają:
Pan Wojciech Saługa – Marszałek Województwa Śląskiego oraz
Pan/Pani …..,

a

Województwem Małopolskim z siedzibą w Krakowie, przy ul. Basztowej 22, 31-156 Kraków, 
NIP: 676-21-78-337, REGON: 351554287, adres do korespondencji ul. Racławicka 56, 
30-017 Kraków,
reprezentowanym przez Zarząd Województwa Małopolskiego, w imieniu którego działają:
Pan Jacek Krupa – Marszałek Województwa Małopolskiego oraz
Pan …….,

a

Województwem Opolskim z siedzibą w Opolu, przy ul. Piastowskiej 14, 45-082 Opole, 
NIP: 754-307-75-65, REGON: 531412250, adres do korespondencji ul. Piastowska 14, 
45-082 Opole,
reprezentowanym przez Zarząd Województwa Opolskiego, w imieniu którego działają:
Pan Andrzej Buła – Marszałek Województwa Opolskiego oraz
Pan/Pani…,

łącznie zwanymi dalej Partnerami.

Preambuła
Mając na uwadze postanowienia:

•	Listu Intencyjnego, podpisanego 28 maja 2014 r. przez Marszałków Województw: Śląskiego Małopolskiego i Opolskiego, wyrażającego wolę podjęcia zacieśnionej współpracy w formie inicjatywy zwanej „Dom Polski Południowej w Brukseli”
oraz dotychczasową współpracę w tej formie, realizowaną w latach 2014-2017 na podstawie:
•	porozumienia pomiędzy Województwem Małopolskim a Województwem Śląskim z dnia
7 października 2014 r.,
•	umowy dot. organizacji Wspólnego Sekretariatu w ramach inicjatywy Domu Polski Południowej pomiędzy Województwem Opolskim a Biurem Regionalnym Województwa Śląskiego w Brukseli z dnia 26 sierpnia 2014 r.,

Partnerzy postanawiają zawrzeć niniejsze Porozumienie.

Podstawa prawna

Art. 2, art. 8 ust. 1, art. 11 ust. 2 pkt 8, art. 12 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 roku poz. 2096 z późn. zm.) oraz art. 216 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 roku poz. 2077)

§ 1 
Założenia ogólne Domu Polski Południowej w Brukseli
1.	W ramach niniejszego Porozumienia Partnerzy postanawiają podjąć na partnerskich warunkach dalszą współpracę, mającą na celu wspólne reprezentowanie ich interesów 
w Brukseli, w ramach inicjatywy pod nazwą „Dom Polski Południowej w Brukseli”.
2.	Głównym celem niniejszego Porozumienia jest wzmocnienie zasięgu działań Partnerów poprzez wykorzystanie potencjału wszystkich trzech regionów wchodzących w skład partnerstwa poprzez:
1)	kumulację potencjału gospodarczego, intelektualnego, turystycznego, kulturalnego,
2)	promocję walorów i możliwości rozwojowych, 
3)	bardziej efektywne zarządzanie posiadanymi zasobami kadrowymi, technicznymi 
i lokalowymi, dzięki koordynacji i zacieśnieniu współpracy przedstawicielstw ww. regionów w Brukseli oraz prowadzeniu wspólnego sekretariatu,
4)	skuteczniejsze wykorzystywanie funduszy unijnych.
3.	W ramach niniejszego Porozumienia Partnerzy będą reprezentować ich wspólne interesy na poziomie międzynarodowym – w szczególności na arenie Unii Europejskiej.
4.	Wspólne działania umożliwią pełniejsze wykorzystanie atutów oraz głównych szans rozwojowych, w tym wspólnego potencjału województw Polski południowej, a także pozwolą skuteczniej zabiegać o wspólne interesy przedmiotowych regionów w ramach Unii Europejskiej oraz przeciwdziałać wspólnym zagrożeniom.
5.	Partnerzy realizują zadania, o których mowa w  ust. 1-4, przez  swoje brukselskie przedstawicielstwa lub inny podmiot, któremu powierzono to zadanie. W imieniu Województwa Małopolskiego zadania będzie realizować Przedstawicielstwo Województwa Małopolskiego w Brukseli, w imieniu Województwa Opolskiego zadania będzie realizować Biuro Informacyjne Województwa Opolskiego w Brukseli, natomiast w imieniu Województwa Śląskiego zadania będzie realizować Stowarzyszenie Biznes – Nauka – Samorząd „Pro Silesia”. Ewentualna zmiana wskazanych w niniejszym ustępie  podmiotów realizujących postanowienia Porozumienia w imieniu Partnerów następuje w drodze pisemnego zawiadomienia pozostałych Partnerów wraz z dostarczeniem im stosowanej dokumentacji i nie wymaga zmiany niniejszego Porozumienia.

§ 2
Zakres współpracy w ramach Domu Polski Południowej w Brukseli
Współpraca Partnerów Domu Polski Południowej w Brukseli odbywać się będzie w szczególności poprzez realizację następujących działań: 

1.	Realizację wspólnych działań merytorycznych:
Partnerzy wchodzący w skład Domu Polski Południowej w Brukseli będą monitorować trzy, wspólnie ustalone obszary merytoryczne, każdy Partner jeden obszar merytoryczny, które będą każdego roku ustalane i zatwierdzane przez wszystkich Partnerów. Partner odpowiedzialny za monitorowanie danego obszaru merytorycznego będzie wykonywał swoje zadanie również w imieniu i na rzecz dwóch pozostałych Partnerów. 

Oprócz monitorowania danego obszaru, Partnerzy Domu Polski Południowej w Brukseli będą wspólnie realizować: wizyty studyjne, seminaria, konferencje, warsztaty oraz inne spotkania mające na celu zdobywanie wiedzy na temat unijnych polityk oraz doświadczeń Partnerów, instytucji i regionów partnerskich w określonym obszarze.

2.	Wymianę informacji dotyczącą:

1)	polityk i projektów europejskich,
2)	wydarzeń w Brukseli i regionach partnerskich Województw zrzeszonych w Domu Polski Południowej w Brukseli,
3)	inicjatyw, programów i projektów europejskich - ważnych z punktu widzenia wszystkich Partnerów i dotyczących wspólnie ustalonych obszarów merytorycznych,
4)	poszukiwania partnerów do projektów finansowanych ze środków europejskich.

Celem powyższych działań jest przekazywanie władzom w regionach partnerskich oraz właściwym kompetencyjnie podmiotom z tych  regionów informacji na temat możliwości udziału w wydarzeniach promocyjnych i konferencjach na terenie Brukseli oraz na temat możliwości partycypacji w projektach europejskich. Dodatkowo Partnerzy konsultują i wspólnie uczestniczą w wypracowywaniu stanowisk i opinii w ramach współpracy z instytucjami i regionami działającymi w Unii Europejskiej, dotyczących polityk istotnych z punktu widzenia wszystkich Partnerów w ustalonych na dany rok obszarach tematycznych.

3.	Realizację wspólnych inicjatyw promocyjnych i informacyjnych na terenie Belgii, regionów zrzeszonych w Domu Polski Południowej w Brukseli oraz, jeśli Partnerzy uznają to za korzystne, poza ich granicami.

§ 3
Realizacja przedmiotu porozumienia
1.	Działania określone w § 2 Porozumienia będą realizowane przez cały zespół Domu Polski Południowej w Brukseli, w ramach Planu Działań Domu Polski Południowej, przyjętego na dany rok.
2.	W celu usprawnienia przedmiotowych działań, prowadzony będzie wspólny Sekretariat Domu Polski Południowej w Brukseli.
3.	Spotkania przedstawicieli Partnerów działających w ramach Domu Polski Południowej w Brukseli odbywać  się będą przynajmniej raz w miesiącu w siedzibie Domu Polski Południowej w Brukseli bądź za pośrednictwem wideokonferencji. 
4.	Każde z zadań określonych w Planie Działań Domu Polski Południowej w Brukseli będzie przedmiotem wspólnej decyzji, podejmowanej przez wszystkie regiony zrzeszone w Domu Polski Południowej w Brukseli.
5.	Wydarzenia realizowane przez Dom Polski Południowej w Brukseli podejmowane będą w oparciu o roczne Plany Działań, tworzone na podstawie propozycji zgłaszanych przez wszystkich Partnerów, przekazywanych do Koordynatora do dnia 31 lipca każdego roku. Ostateczny Plan Działań na rok kolejny będzie, wraz z budżetem niezbędnym do realizacji zaplanowanych działań, uzgadniany przez podmioty wskazane w § 1 ust. 5 do dnia 15 września danego roku, a następnie zatwierdzany przez Partnerów w terminie do końca danego roku i weryfikowany przez nich do końca lutego następnego roku kalendarzowego. Przez budżet, o którym mowa w zdaniu poprzednim oraz w pozostałych zapisach Porozumienia, rozumie się środki finansowe niezbędne do realizacji zaplanowanych działań w ramach Planu Działań Domu Polski Południowej, zabezpieczone przez poszczególnych Partnerów w ich budżetach.
6.	Plan Działań na rok 2018 został ustalony przez Partnerów na dotychczas obowiązujących zasadach. 
7.	Partnerzy zobowiązują się do realizacji wszystkich zadań  ujętych w rocznym Planie Działań. W przypadku odstąpienia od realizacji jednego lub kilku zadań, podmioty wymienione w § 1 ust. 5, wskazane w Planie Działań jako odpowiedzialne za ich realizację, mogą zostać poproszone przez pozostałych Partnerów o pisemne uzasadnienie odstąpienia od realizacji tych zadań. 
8.	Koszty związane z realizowaniem zadań Domu Polski Południowej w Brukseli, w ramach rocznych Planów Działań Domu Polski Południowej w Brukseli, Partnerzy ponoszą w równych częściach po 1/3 wysokości kosztów. Koszty zadań ujętych w Planie Działań będą szacowane jednocześnie z tworzeniem ww. Planu i zatwierdzane wraz z nim przez wszystkich Partnerów.
9.	Partnerzy mają prawo do realizowania zadań dodatkowych, nieprzewidzianych w rocznym Planie Działań. W przypadku, gdy przedmiotowe działanie realizowane będzie przez wszystkie strony Porozumienia, każdy z Partnerów zobowiązuje się ponieść 1/3 wysokości kosztów związanych z tym działaniem.
10.	W przypadku, gdy dodatkowe zadania  będą realizowane przez 2 Partnerów, mają oni prawo do występowania pod szyldem Domu Polski Południowej w Brukseli, jednakże koszty tego zadania będą  ponoszone wyłącznie  przez tych 2 Partnerów.
11.	W przypadku wystąpienia dysproporcji w wydatkowaniu środków przez poszczególnych Partnerów w danym roku budżetowym, Partner/Partnerzy, którzy w danym roku wydatkowali mniej środków niż pozostali, zobowiązują się do wyrównania poziomu wydatkowanych środków poprzez sfinansowanie uzgodnionego z pozostałymi Partnerami wydatku związanego z działalnością Domu Polski Południowej w Brukseli, najpóźniej do końca pierwszego kwartału roku kolejnego. 
12.	Nie naruszając w niczym ważności jakichkolwiek innych zobowiązań, Partnerzy podejmą wszelkie niezbędne działania, aby spełnić i wykonać sprawnie i terminowo wszystkie swoje zobowiązania, tak aby zapewnić realizację Porozumienia zgodnie z jego warunkami 
i postanowieniami.
13.	Partnerzy zobowiązują się przestrzegać postanowień niniejszego Porozumienia w trosce 
o właściwy, terminowy i bezkonfliktowy przebieg współpracy. 
§ 4
Organizacja Sekretariatu Domu Polski Południowej
1.	W celu realizacji niniejszego Porozumienia, Partnerzy ustalają, iż Województwo Śląskie będzie odpowiedzialne za prowadzenie wspólnego Sekretariatu Domu Polski Południowej w Brukseli, zwanego dalej „Sekretariatem DPP”.
2.	Sekretariat DPP działać będzie w siedzibie Domu Polski Południowej w Brukseli, a osoba do obsługi Sekretariatu zostanie zatrudniona przez Województwo Śląskie bądź przez instytucję do tego upoważnioną przez to Województwo.
3.	Do zadań Sekretariatu Domu Polski Południowej w Brukseli należeć będzie w szczególności:
1) obsługa administracyjno – biurowa,
2) administracja stroną internetową oraz mediami społecznościowymi
3) koordynacja przepływu informacji pomiędzy podmiotami wskazanymi w § 1 ust. 5.

§ 5
Koordynacja współpracy
1.	Koordynacja działań Domu Polski Południowej w Brukseli jest rotacyjna. Koordynatorami działań wspólnie realizowanych w ramach Domu Polski Południowej będą Marszałkowie Województw Małopolskiego, Opolskiego oraz Śląskiego lub upoważnieni przez nich przedstawiciele bądź instytucje, zgodnie z kolejnością:
1)	1 stycznia 2018 – 31 grudnia 2018 – Marszałek Województwa Śląskiego,
2)	1 stycznia 2019 – 31 grudnia 2019 – Marszałek Województwa Małopolskiego,
3)	1 stycznia 2020 – 31 grudnia 2020 – Marszałek Województwa Opolskiego,
Kolejne lata w ten sam sposób, zgodnie z wyżej przedstawionym porządkiem.
2.	Koordynator Domu Polski Południowej odpowiada za prawidłowe wykonanie wszystkich zaplanowanych działań w szczególności:
1)	realizowanie Planu Działań Domu Polski Południowej ustalonego na rok jego koordynacji,
2)	inicjowanie wspólnych działań Domu Polski Południowej w Brukseli,
3)	koordynowanie działań bieżących (tj. monitorowanie 3 wspólnie ustalonych obszarów merytorycznych, udział w spotkaniach i konferencjach),
4)	reprezentowanie Domu Polski Południowej podczas oficjalnych spotkań w Brukseli oraz na szeroko rozumianym forum europejskim,
5)	opracowanie rocznego sprawozdania z działalności Domu Polski Południowej do 
31 stycznia roku kolejnego,
6)	zwoływanie spotkań Partnerów Domu Polski Południowej w Brukseli w siedzibie w Brukseli bądź za pośrednictwem wideokonferencji, jak również przygotowywanie ich programu oraz sporządzanie protokołów podsumowujących ustalenia ze spotkań, 
7)	opracowywanie kwartalnych zestawień wydatków i czuwanie nad wydatkowaniem środków przeznaczonych przez Partnerów na działania Domu Polski Południowej w Brukseli, zgodnie z § 3 ust. 8,
8)	opracowywanie wraz z następującym po nim Koordynatorem Planu Działań Domu Polski Południowej w Brukseli na rok kolejny, do 15 września roku poprzedzającego. 

§ 6
Wspólna siedziba Domu Polski Południowej w Brukseli
1.	Wspólna Siedziba Domu Polski Południowej w Brukseli mieścić się będzie w Brukseli, przy rue de la Science 41, 1040 Bruksela (Etterbeek), Belgia.
2.	Województwo Małopolskie, Województwo Opolskie oraz Województwo Śląskie zobowiązują się do ujęcia w zawartych przez siebie  odrębnych umowach najmu dodatkowej powierzchni biurowej niezbędnej dla prowadzenia wspólnego Sekretariatu DPP.
3.	Partnerzy ustalają, że w razie woli rezygnacji z najmu powierzchni w siedzibie Domu Polski Południowej w Brukseli przez któregokolwiek z Partnerów, Partner rezygnujący powiadomi o swoim zamiarze pozostałych Partnerów niezwłocznie i na piśmie. Rezygnacja z najmu odbywać się będzie zgodnie z postanowieniami zawartych umów najmu, zaś Partner rezygnujący z najmu ponosić będzie obciążenia finansowe z tego tytułu, w tym również te dotyczące czynszu najmu za okres do przewidzianego w umowie możliwego terminu rozwiązania umowy oraz dotyczące nakładów na przystosowanie lokalu tak, by nie zwiększać obciążeń z tytułu najmu spoczywających na pozostałych Partnerach. 

§ 7
Koszty współpracy
1.	Ustala się następujący procentowy podział kosztów związanych ze współpracą Partnerów w ramach niniejszego Porozumienia: 
1) Województwo Śląskie - 44%,
2) Województwo Małopolskie - 41%,
3) Województwo Opolskie - 15%.
2.	Podział, o którym mowa w ust. 1,jest realizowany poprzez wynajem większej powierzchni biurowej na potrzeby wspólnego Sekretariatu DPP przez Województwo Małopolskie i Województwo Opolskie oraz prowadzenie wspólnego Sekretariatu DPP przez Województwo Śląskie. Pozostałe koszty związane z działalnością Domu Polski Południowej w Brukseli, w szczególności związane z realizacją zadań ujętych w Planie Działań Domu Polski Południowej w Brukseli na dany rok, każdy z Partnerów ponosić będzie zgodnie z postanowieniami  § 3 ust. 8.
3.	Każdy z Partnerów zobowiązuje się do zapewnienia środków finansowych niezbędnych do pokrycia zobowiązań wynikających z niniejszego Porozumienia, poprzez zabezpieczenie tych środków we własnym budżecie.

§ 8
Kwestie wizerunkowe Domu Polski Południowej w Brukseli
1.	Partnerzy zobowiązują się realizować wspólne zadania, działając pod szyldem „Domu Polski Południowej w Brukseli” z wykorzystaniem logotypu Domu Polski Południowej w Brukseli, który stanowi wspólną własność Partnerów.
2.	Partnerzy zobowiązują się do zawierania między sobą odrębnych umów o korzystanie 
z utworów, które mogą powstać w związku z wykonywaniem niniejszego porozumienia, 
przy czym umowy te nie mogą być źródłem zysku, a jedynie służyć własnym potrzebom 
i wspólnej realizacji przedsięwzięcia.

§ 9
Czas trwania Porozumienia
1.	Niniejsze Porozumienie o współpracy reguluje współpracę Partnerów w okresie od:
1) 1 listopada 2017 r. - w zakresie określonym w §  1, 2, 8,
2) 1 stycznia 2018 r. - w zakresie określonym w § 3 – 7.
Niniejsze porozumienie obowiązuje do dnia 31 grudnia 2026 r.
2.	Każdy z Partnerów ma możliwość wypowiedzenia niniejszego Porozumienia na piśmie, co 3 lata, tj. 
w 2021, 2024 oraz w 2026 roku, z zachowaniem 9 miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec danego roku kalendarzowego – co jest związane z postanowieniami dotyczącymi wcześniejszego rozwiązania umów najmu  zawartych odrębnie przez każdego z Partnerów. Jednocześnie Partnerzy ustalają, że wypowiadając Porozumienie w danym roku kalendarzowym, Partnerzy zobowiązują się zrealizować wszystkie zadania zaplanowane na ten rok, ujęte w rocznym Planie Działań Domu Polski Południowej w Brukseli oraz zapewnić ich pełne finansowanie, jak również wszystkie zobowiązania wynikające z niniejszego Porozumienia.
3.	Rozwiązanie niniejszego Porozumienia może nastąpić przed upływem okresu jego obowiązywania, za zgodnym porozumieniem wszystkich Partnerów, co 3 lata, tj. w 2021, 2024 oraz w 2026 roku, z zachowaniem 9 miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec danego roku kalendarzowego – co jest związane z postanowieniami dotyczącymi wcześniejszego rozwiązania umów najmu zawartych odrębnie   przez każdego z Partnerów..

§ 10 
Postanowienia końcowe
1.	W przypadku sporów powstałych pomiędzy Partnerami w związku z niniejszym
porozumieniem, Partnerzy podejmą wszelkie starania w celu osiągnięcia porozumienia 
w kwestii spornej.
2.	Wszelkie zmiany niniejszego Porozumienia wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, 
z zastrzeżeniem zapisów  § 1 ust. 5.
3.	W sprawach nieuregulowanych niniejszym Porozumieniem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, natomiast prawem właściwym jest prawo polskie.
4.	W przypadku nieosiągnięcia porozumienia, sprawy sporne będzie rozstrzygał sąd powszechny właściwy dla siedziby Województwa Śląskiego.
5.	Porozumienie sporządzono w sześciu jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdego 
z Partnerów.

W imieniu Województwa Małopolskiego:

1) …………………………………………		2) ………………………………………………

W imieniu Województwa Śląskiego:

1) …………………………………………		2)………………………………………………

W imieniu Województwa Opolskiego:

1) …………………………………………		2) ………………………………………………