1. Informacja ogólna

Informacja dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.

Działalność polegająca na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych pracodawców o czasowym okresie przechowywania stanowi działalność regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zwanego dalej "rejestrem".

2. Podstawa prawna

Warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej oraz tryb:

• uzyskania wpisu do rejestru,
• dokonania zmian we wpisie,
• wykreślenia z rejestru.

określają przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

6. Regulamin kontroli

Tryb i sposób przeprowadzania kontroli przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej określa:

Regulamin kontroli przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej,

wprowadzony Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego nr 32/26 z dnia 20 marca 2026 r.

Treść Regulaminu wraz z Ogólnym schematem procedur kontroli przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej znajduje się w załączniku poniżej.

7. Kategorie ryzyka przedsiębiorców

Przedsiębiorcy wpisani do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych przypisywani są do kategorii ryzyka:

• niskiego,
• średniego,
• wysokiego.

Kryteria przypisania przedsiębiorców do określonej kategorii ryzyka określone zostały w załączniku nr 1 do Regulaminu kontroli przedsiębiorców.

Informacja o przypisanej kategorii ryzyka oraz o przyczynach jej ustalenia udzielana jest przedsiębiorcy, w uwagi na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, na jego wniosek w drodze korespondencji z Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego.

Kontrole planowe przedsiębiorców przeprowadzane są zgodnie z art. 55a ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Kategoria ryzyka aktualizowana jest po zakończeniu każdego roku kalendarzowego, przed sporządzeniem planu kontroli na następny rok. 

8. Wykonywanie działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców bez uzyskania wpisu do rejestru

Zgodnie z art. 51sb ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach:

• Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej bez uzyskania wymaganego wpisu do rejestru podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 100 000 zł,
• kara pieniężna nakładana jest przez Marszałka Województwa Śląskiego w drodze decyzji administracyjnej, na podstawie wyników kontroli.