Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Procedura urzędowa:

Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Ogólny opis

1. Zgodnie z art. 51b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.

2. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, jest działalnością regulowaną i wymaga uzyskania Wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

3. Działalność może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

4. Zgodnie z art. 51 d ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach warunkami wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania są w szczególności: 

1) Posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej, odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji.

2) Posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem.

3) Zatrudnienie przez przedsiębiorcę, do wykonania czynności związanych z obsługą dokumentacji, osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.

4) W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Wymagane dokumenty

1. Wniosek zawierający następujące dane:

1) Firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres.

2) Numer w rejestrze przedsiębiorców.

3) Numer identyfikacji podatkowej (NIP).

4) Imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy.

5) Określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem.

6) Określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia.

7) Oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
- nie ma zaległości podatkowych,
- nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego i Centralnym Rejestrze Restrukturyzacji i Upadłości

2. Oświadczenie następującej treści:

"Oświadczam, że:

1. Dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą.

2. Znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.".

Oświadczenie powinno również zawierać:

1) Firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres.

2) Oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia.

3) Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

3. Dowód wniesienia (uiszczenia) opłaty skarbowej.

Sposób dostarczania dokumentów

Wymagane dokumenty należy dostarczyć do urzędu na jeden z poniższych sposobów:

1. Przesłać pocztą tradycyjną (dla celów dowodowych zaleca się przesłanie listem poleconym) na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Departament Organizacji Urzędu
ul. Ligonia 46
40-037 Katowice

2. Złożyć osobiście w urzędzie w godzinach jego pracy.

Miejsce złożenia dokumentów w urzędzie:

Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
ul. Juliusza Ligonia 46
40-037 Katowice
Kancelaria Ogólna1.
parter, pokój 164

3. Wykorzystanie skrzynki kontaktowej ePUAP 

Istnieje również możliwość złożenia wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych poprzez skrzynkę ePUAP. W tym celu należy:

1) Pobrać wniosek znajdujący się na stronie BIP Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego lub ze strony Biznes.gov.pl.

2) Wypełnić wniosek ręcznie lub elektronicznie.

3) Wniosek należy podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

4) Wniosek należy przesłać na skrzynkę e-doręczeń Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego - AE:PL-55754-97181-CHDVR-19.

4. Wykorzystanie skrzynki e-doręczeń Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego

Istnieje również możliwość złożenia wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych poprzez skrzynkę e-doręczeń Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. W tym celu należy:

1) Pobrać wniosek znajdujący się na stronie BIP Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego lub ze strony Biznes.gov.pl.

2) Wypełnić wniosek ręcznie lub elektronicznie.

3) Wniosek należy podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

4) Wniosek należy przesłać na skrzynkę e-doręczeń Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego - AE:PL-55754-97181-CHDVR-19.

W przypadku braków formalnych w dostarczonych dokumentach Wnioskodawca zostanie pisemnie wezwany do ich uzupełnienia w terminie 7 dni.

Opłaty

1. Kwota opłaty za wpis do rejestru wynosi 616 zł;

2. Opłata za dokonanie wpisu do rejestru może być wniesiona:

1) przekazem pocztowym,

2) przelewem z rachunku bankowego,

3) gotówką lub kartą:

- w opłatomatach przystosowanych do pobierania wpłat z tytułu opłaty skarbowej w budynkach Urzędu Miasta Katowice:

Rynek 1

ul. Francuska 70

Plac Wolności 12a (Urząd Stanu Cywilnego),

- w opłatomacie przystosowanym do pobierania wpłat z tytułu opłaty skarbowej w budynku Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego przy ulicy Jagiellońskiej 46 w pokoju 119.

- we wszystkich oddziałach banku PKO BP na terenie miasta Katowice - od wpłaty nie jest pobierana prowizja. Szczegółowy wykaz placówek bankowych PKO BP gdzie można wnieść opłatę za wpis do rejestru znajduje się na stronie BIP Urzędu Miasta Katowice (link: https://bip.katowice.eu/dokument.aspx?idt=356&idr=89529&menu=570). 

Opłaty należy wnosić na rachunek Urzędu Miasta Katowice w banku PKO BP O/ Katowice o numerze 52 1020 2313 2672 0211 1111 1111, z adnotacją: opłata za wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

Terminy i sposób załatwienia sprawy

1. Zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

Zgodnie z art. 217 § 2 pkt 1 oraz art. 217 § 3 ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego zaświadczenie wydawane jest przedsiębiorcy z urzędu niezwłocznie po dokonaniu wpisu w rejestrze przechowawców akt osobowych i płacowych, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia dokonania wpisu.

2. Dokument może być odebrany przez Wnioskodawcę:

1) Poprzez pocztę tradycyjną.

2) Osobiście w siedzibie urzędu.

3) Drogą elektroniczną.

Informacje na temat przebiegu spraw

1. Wszelkie informacje na temat przebiegu sprawy można uzyskać poprzez bezpośredni kontakt z urzędem.

2. Informacje można uzyskać również telefonicznie.

Lokalizacja komórki organizacyjnej urzędu:
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Departament Organizacji Urzędu
Katowice ul. Ligonia 46
parter pokój nr 167
lub Katowice ul. Dąbrowskiego 23 pokój nr 0A.03

Numery telefonów kontaktowych:
32 20 78 167, 32 77 40 642, 506 462 144

Tryb odwoławczy

Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej, na którą służy stronie odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach. Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji za pośrednictwem Marszałka Województwa Śląskiego.

Skargi i wnioski

1. Tryb wnoszenia skarg i wniosków związanych z pracą urzędu składane powinny być zgodnie z poniższą procedurą:

https://bip.slaskie.pl/katalog-uslug/skargi-i-wnioski.html

2. Skargi i wnioski są wolne od opłat.

Informacje dodatkowe

Urząd Marszałkowski udostępnia poniżej edytowalną propozycję wniosku o wpis do rejestru.

Dodatkowe informacje na temat wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych można znaleźć na stronie internetowej biznes.gov.pl pod linkiem https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou152.

Na podstawie art. 51f ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie zgłaszać marszałkowi województwa wszelkie zmiany danych podlegających wpisowi do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, a także informacje o postawieniu przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszeniu jego upadłości.
Zgodnie z art. 51g ust. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przedsiębiorca ma obowiązek przekazywać do centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych wykaz pracodawców, których dokumentację przedsiębiorca przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres, z jakiego ta dokumentacja pochodzi, w terminie do końca następnego miesiąca kalendarzowego.

Informacja dotycząca zmian w przepisach prawa

Z dniem 13 lutego 2018 r. weszły w życie przepisy art. 11 i art. 12 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Jak wynikało z treści powyższych przepisów przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania bez uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa, byli zobowiązani dostosować swoją formę prawną i uzyskać wpis do przedmiotowego rejestru, w terminie do dnia 31 grudnia 2018 r., a w przypadku nieuzyskania wpisu w tym terminie – zakończyć wykonywanie tej działalności. Przedsiębiorcy, który do dnia 31 grudnia 2018 r. nie uzyskali wpisu do rejestru powinni zakończyć wykonywanie działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania i przekazać dokumentację do dalszego przechowywania uprawnionemu podmiotowi.

Zgodnie z zapisem art. 2 powyższej ustawy, wprowadzającym zmiany w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217) które weszły w życie w dniu 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorca, który wykonuje działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji bez uzyskania wpisu do rejestru, podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 100 000 zł. Powyższą karę pieniężną, nakłada, w drodze decyzji, marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem, na podstawie wyników kontroli.

Tekst ustawy opublikowano w Dzienniku Ustaw z dnia 13 lutego 2018 r. pod poz. 357

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców.

3. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

4. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców.

5. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej.

8. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania.

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej rozporządzeniem 2016/679) informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Śląskie, w imieniu którego działają jego organy i przedstawiciele: Zarząd Województwa Śląskiego, Sejmik Województwa Śląskiego a także Marszałek Województwa jako kierownik Urzędu Marszałkowskiego.

Siedziba administratora znajduje się w Katowicach przy ul. Ligonia 46,  tel. +48 (32) 20 78 888 (centrala), e-mail: kancelaria@slaskie.pl, 

2. Została wyznaczona osoba do kontaktu w sprawie przetwarzania danych osobowych – inspektor ochrony danych. Adres e-mail: daneosobowe@slaskie.pl, pozostałe dane teleadresowe takie jak powyżej.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu załatwienia spraw, które leżą w kompetencjach Samorządu Województwa.

Realizujemy zadania publiczne o charakterze wojewódzkim, zgodnie z przepisami prawa: ustawą z  dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, innymi szczególnymi przepisami prawa, statutem Województwa.

Dane osobowe przetwarzamy ponieważ:

1) wykonujemy obowiązki prawne (art. 6. ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679);

2) wykonujemy zadania w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przyznanej Województwu (art. 6. ust. 1 lit. e rozporządzenia 2016/679);

3) wykonujemy zobowiązania umowne (art. 6. ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679).

W szczególnych sytuacjach mogą istnieć także inne powody, np. ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń lub wyrażona przez Panią/Pana zgoda.

Informacje o konkretnych celach przetwarzania, podstawach prawnych zostaną przekazane w ramach realizacji danej sprawy, np. na dedykowanym formularzu, jeśli ma zastosowanie.

4. W określonych sytuacjach Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom. W przypadku innych organów administracji publicznej podstawą przekazywania będą właściwe dla danej sytuacji przepisy prawa.

Ponadto odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby upoważnione przez administratora danych osobowych, dostawcy usług w takich obszarach jak: usługi pocztowe lub kurierskie, wykonywanie lub dostarczanie  systemów informatycznych niezbędnych do funkcjonowania Urzędu, obsługa archiwalna, bankowa w zakresie realizacji płatności.

Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją lub publikowane w BIP Urzędu.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres, który będzie indywidualny w zależności od rodzaju sprawy, której Pani/Pana dane osobowe będą dotyczyć. Urząd ma obowiązek przechowywania akt spraw w interesie publicznym.

Okres przechowywania wynikał będzie z przepisów prawa dotyczących archiwizacji, instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, może także wynikać ze szczególnych przepisów mających zastosowanie do załatwienia Pani/Pana sprawy.

6. W związku z przetwarzaniem przez Województwo danych osobowych, posiada Pani/Pan szereg praw:

1) dostępu do swoich danych osobowych i informacji na temat sposobu ich przetwarzania,

2) żądania ich sprostowania,

3) żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,

4) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w sytuacji, gdy podstawą ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e rozporządzenia 2016/679.

W przypadkach gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Prawa te mogą w szczególnych przypadkach podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów.

Powyższe prawa można realizować kontaktując się z administratorem lub inspektorem ochrony danych.

Ponadto istnieje możliwość wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, chyba że w konkretnej sytuacji zostanie przekazana informacja, że podanie danych jest dobrowolne.

Konsekwencją niepodania danych osobowych, tam gdzie jest to obowiązkowe  będzie brak możliwości realizacji Pani/Pana sprawy czy zawarcia umowy.