Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

1. Zgodnie z art. 51b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.
2. Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, jest działalnością regulowaną i wymaga uzyskania Wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.
3. Działalność może być wykonywana tylko przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
4. Zgodnie z art. 51 d ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach warunkami wykonywania działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania są w szczególności:
   1. Posiadanie przez przedsiębiorcę bazy organizacyjno-technicznej, odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji.
   2. Posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem.
   3. Zatrudnienie przez przedsiębiorcę, do wykonania czynności związanych z obsługą dokumentacji, osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową.
   4. W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

1. Wniosek zawierający następujące dane:
   1. firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres;
   2. numer w rejestrze przedsiębiorców;
   3. numer identyfikacji podatkowej (NIP);
   4. imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy;
   5. określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem;
   6. określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia;
   7. oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku:
      • nie ma zaległości podatkowych,
      • nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
      • nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego i Centralnym Rejestrze Restrukturyzacji i Upadłości.
2. Oświadczenie następującej treści:

   "Oświadczam, że:

   1. dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą;
   2. znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.".

   Oświadczenie powinno również zawierać:

   1. firmę przedsiębiorcy oraz jej siedzibę i adres;
   2. oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
   3. podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.
3. Dowód wniesienia (uiszczenia) opłaty skarbowej.

Wymagane dokumenty należy dostarczyć do urzędu na jeden z poniższych sposobów:

1. Przesłać pocztą tradycyjną (dla celów dowodowych zaleca się przesłanie listem poleconym) na adres:
   Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
   Departament Organizacji Urzędu
   ul. Ligonia 46
   40-037 Katowice
2. Złożyć osobiście w urzędzie w godzinach jego pracy.

W przypadku braków formalnych w dostarczonych dokumentach Wnioskodawca zostanie pisemnie wezwany do ich uzupełnienia w terminie 7 dni.

Miejsce złożenia dokumentów w urzędzie:

Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
ul. Juliusza Ligonia 46
40-037 Katowice
Kancelaria Ogólna
parter, pokój 164

Istnieje również możliwość złożenia wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych poprzez skrzynkę ePUAP. W tym celu należy:

1. pobrać wniosek znajdujący się na stronie BIP Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego lub ze strony Biznes.gov.pl
2. wypełnić wniosek ręcznie lub elektronicznie i dołączyć wszystkie wymagane załączniki
3. w przypadku wypełnienia dokumentu w sposób elektroniczny należy w wniosku odwzorować podpis cyfrowo
4. wniosek wraz z załącznikami należy podpisać podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym
5. wniosek z wymaganymi załącznikami należy przesłać na skrzynkę ePUAP Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego

1. Kwota opłaty za wpis do rejestru wynosi 616 zł;
2. Opłata za dokonanie wpisu do rejestru może być wniesiona:
   1. przekazem pocztowym,
   2. przelewem z rachunku bankowego,
   3. gotówką:
      • w kasie Urzędu Miasta Katowice, w Katowicach przy ul. Pocztowej 5, od wtorku do piątku w godzinach: 7:30 – 15:30 oraz w poniedziałek w godzinach 7:30 - 17:00,
      • w kasie Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach przy ul. Jagiellońskiej 25, pokój 121, we wtorek w godzinach: 7:30 – 18:00, w pozostałe dni robocze w godzinach 7:30 - 15:30,
      • we wszystkich oddziałach banku PKO BP na terenie miasta Katowice - od wpłaty nie jest pobierana prowizja.

Opłaty należy wnosić na rachunek Urzędu Miasta Katowice w banku PKO BP O/ Katowice o numerze 52 1020 2313 2672 0211 1111 1111, z adnotacją: opłata za wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.

1. Zaświadczenie o wpisie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych wydawane jest w terminie 7 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku.
2. Dokument może być odebrany przez Wnioskodawcę:
   1. Poprzez pocztę tradycyjną.
   2. Osobiście w siedzibie urzędu.
   3. Pocztą elektroniczną.

1. Wszelkie informacje na temat przebiegu sprawy można uzyskać poprzez bezpośredni kontakt z urzędem.
2. Informacje można uzyskać również telefonicznie.

Lokalizacja komórki organizacyjnej urzędu:

Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Departament Organizacji Urzędu
Katowice ul. Ligonia 46
parter pokój nr 167
lub Katowice ul. Dąbrowskiego 23 pokój nr A0.42

Numery telefonów kontaktowych:
32/20 78 167 lub 32/ 77 40 642

Odmowa wpisu przedsiębiorcy do rejestru następuje w formie decyzji administracyjnej, na którą służy stronie odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach. Odwołanie wnosi się w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji za pośrednictwem Marszałka Województwa Śląskiego.

 1. Skargi i wnioski związane z pracą urzędu można składać na jeden z poniższych sposobów:

1. przesłać drogą elektroniczną przy pomocy skrzynki kontaktowej ePUAP - opatrując dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym (adres: /UMWSL/skrytka),
2. Pisemnie pocztą tradycyjną.
3. Pisemnie bezpośrednio w urzędzie w godzinach jego pracy.
4. Ustnie do protokołu bezpośrednio u wyznaczonego pracownika urzędu.

2. Skargi i wnioski są wolne od opłat.

Urząd Marszałkowski udostępnia poniżej edytowalne propozycje wniosków o wpis do rejestru, zmianę danych w rejestrze i wykreślenia z rejestru.

Dodatkowe informacje na temat wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych można znaleźć na stronie internetowej biznes.gov.pl pod linkiem biznes.gov.pl - wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 164 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (tekst jednolity Dz. U. 2021 r., poz. 162).
3. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 32, poz. 284)
4. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596)
5. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r., poz. 735 z późn. zm.)
6. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz. U. 2020 r., poz. 1546 z późn. zm).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. 2007 Nr 187, poz. 1330).
8. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r. Nr 28, poz. 240).

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym dalej rozporządzeniem 2016/679) informujemy, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Województwo Śląskie, w imieniu którego działają jego organy i przedstawiciele: Zarząd Województwa Śląskiego, Sejmik Województwa Śląskiego a także Marszałek Województwa jako kierownik Urzędu Marszałkowskiego.
   Siedziba administratora znajduje się w Katowicach przy ul. Ligonia 46,  tel. +48 (32) 20 78 888 (centrala), e-mail: kancelaria@slaskie.pl, https://bip.slaskie.pl.
2. Została wyznaczona osoba do kontaktu w sprawie przetwarzania danych osobowych – inspektor ochrony danych. Adres e-mail: daneosobowe@slaskie.pl, pozostałe dane teleadresowe takie jak powyżej.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu załatwienia spraw, które leżą w kompetencjach Samorządu Województwa.
   Realizujemy zadania publiczne o charakterze wojewódzkim, zgodnie z przepisami prawa: ustawą z  dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa, innymi szczególnymi przepisami prawa, statutem Województwa.
   Dane osobowe przetwarzamy ponieważ:
   • wykonujemy obowiązki prawne (art. 6. ust. 1 lit. c rozporządzenia 2016/679);
   • wykonujemy zadania w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przyznanej Województwu (art. 6. ust. 1 lit. e rozporządzenia 2016/679);
   • wykonujemy zobowiązania umowne (art. 6. ust. 1 lit. b rozporządzenia 2016/679).
   W szczególnych sytuacjach mogą istnieć także inne powody, np. ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń lub wyrażona przez Panią/Pana zgoda.
   Informacje o konkretnych celach przetwarzania, podstawach prawnych zostaną przekazane w ramach realizacji danej sprawy, np. na dedykowanym formularzu, jeśli ma zastosowanie.
4. W określonych sytuacjach Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom. W przypadku innych organów administracji publicznej podstawą przekazywania będą właściwe dla danej sytuacji przepisy prawa.
   Ponadto odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby upoważnione przez administratora danych osobowych, dostawcy usług w takich obszarach jak: usługi pocztowe lub kurierskie, wykonywanie lub dostarczanie  systemów informatycznych niezbędnych do funkcjonowania Urzędu, obsługa archiwalna, bankowa w zakresie realizacji płatności.
   Ponadto w zakresie stanowiącym informację publiczną dane będą ujawniane każdemu zainteresowanemu taką informacją lub publikowane w BIP Urzędu.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres, który będzie indywidualny w zależności od rodzaju sprawy, której Pani/Pana dane osobowe będą dotyczyć. Urząd ma obowiązek przechowywania akt spraw w interesie publicznym.
   Okres przechowywania wynikał będzie z przepisów prawa dotyczących archiwizacji, instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej, może także wynikać ze szczególnych przepisów mających zastosowanie do załatwienia Pani/Pana sprawy.
6. W związku z przetwarzaniem przez Województwo danych osobowych, posiada Pani/Pan szereg praw:
   • dostępu do swoich danych osobowych i informacji na temat sposobu ich przetwarzania,
   • żądania ich sprostowania,
   • żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w sytuacji, gdy podstawą ich przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e rozporządzenia 2016/679.
   W przypadkach gdy dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
   Prawa te mogą w szczególnych przypadkach podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów.
   Powyższe prawa można realizować kontaktując się z administratorem lub inspektorem ochrony danych.
   Ponadto istnieje możliwość wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe, chyba że w konkretnej sytuacji zostanie przekazana informacja, że podanie danych jest dobrowolne.
   Konsekwencją niepodania danych osobowych, tam gdzie jest to obowiązkowe  będzie brak możliwości realizacji Pani/Pana sprawy czy zawarcia umowy.

 link: karta usługi w serwisie ePUAP