Przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej dla zatrudnianych pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy, wynikającym z art. 94 pkt 9a i 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy i nie wymaga zgłoszenia do rejestru działalności regulowanej.

Obowiązek  uzyskania wpisu do rejestru przechowawców dotyczy wyłącznie podmiotów gospodarczych prowadzących wyspecjalizowaną działalność, polegającą na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej innych pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zdefiniowaną w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i nie dotyczy podmiotów, które posiadają wyłącznie dokumentację osobową i płacową własnych pracowników, prowadząc obsługę takiej dokumentację jako pracodawca lub jako jego jednostka organizacyjna, podmiot nadrzędny, następca prawny przekształconego lub zlikwidowanego podmiotu lub jako podmiot świadczący usługę bieżącej obsługi dokumentacji osobowej i płacowej na zlecenie pracodawcy (np. biura rachunkowe).

Postępowanie z dokumentacją osobowo-płacową likwidowanych pracodawców

Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy normują przepisy rozdziału 4 b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W myśl powyższych przepisów  ww. dokumentacja, w przypadku większości* kończących działalność pracodawców, powinna zostać przekazana do dalszego odpłatnego przechowywania wyspecjalizowanemu podmiotowi prowadzącemu działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, tj. przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa.

Ww. działalność może być wykonywana także przez:

• archiwa państwowe,
• Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.

Aktualną informację o przedsiębiorcach wpisanych do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzących działalność na terenie województwa zamieszczono na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Województwa Śląskiego, w lokalizacji:
Rejestry ewidencje i archiwa

(Plik zawierający ww. informację tj.: rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych zamieszczono w załączniku u dołu strony Rejestry ewidencje i archiwa)

* ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dopuszcza odmienne rozwiązania dla likwidowanych spółdzielni i organizacji spółdzielczych oraz jednostek organów państwowych i samorządowych