Najczęściej czytane artykuły
Zgłoszenia zewnętrzne
Uchwałą nr 2030/49/VII/2024 Zarząd Województwa Śląskiego w dniu 18 grudnia 2024 r. przyjął „Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego”.
W ramach niniejszej Procedury od dnia 25 grudnia 2024 r. możliwe jest dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa i podejmowania działań następczych przyjętych przez Organy Województwa Śląskiego.
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane poprzez:
- Wysłanie zgłoszenia pocztą tradycyjną na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
ul. Ligonia 46
40-037 Katowice
- w zamkniętej kopercie z dopiskiem w widocznym miejscu: „zgłoszenie zewnętrzne – nie otwierać”, nie należy wskazywać danych nadawcy.
- Przesłanie zgłoszenia pocztą elektroniczną na dedykowany, niezależny adres: zgloszenie_zewnetrzne@slaskie.pl
Rekomendujemy rozważenie takich środków ochrony jak:
- wysłanie zgłoszenia ze specjalnie utworzonego do tego celu maila nie zawierającego danych osobowych;
- zaszyfrowanie zgłoszenia (utworzenie chronionego hasłem archiwum np. w bezpłatnym programie 7zip);
- przekazanie hasła do archiwum może nastąpić ustnie np. telefonicznie bezpośrednio do Koordynatora.
- Kontakt telefoniczny:
- Koordynator zgłoszeń zewnętrznych - Pani Aneta Mastalerczuk, tel. (32) 77 40 571.
- Zastępca Koordynatora zgłoszeń zewnętrznych – Pani Anna Lorenc-Fatyga, tel. (32) 20 78 576.
Rozmowy nie są nagrywane.
- Podczas bezpośredniego spotkania – na wniosek Sygnalisty, po wcześniejszym umówieniu się z osobami upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych.
Po wyrażeniu zgody przez Sygnalistę rozmowy mogą być nagrywane.
Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Informacją
o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące naruszenia prawa, do którego doszło lub dojdzie w podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą. Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Przyznanie sygnaliście ochrony zależy od posiadania przez sygnalistę uzasadnionych podstaw, aby sądzić, że:
- informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego (chodzi o działanie w dobrej wierze),
- stanowi informację o naruszeniu prawa, przy czym musi dotyczyć działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa dot. obszarów wskazanych w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.
Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego oraz sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji
Kolejność działań w przypadku zgłoszenia zewnętrznego obejmuje:
1) Przyjęcie zgłoszenia,
2) Wstępna weryfikacja zgłoszenia,
3) Rozpatrzenie zgłoszenia lub przekazanie do właściwego organu,
4) Podjęcie działań następczych.
Możemy zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu dodatkowych wyjaśnień lub informacji, bądź przesłanie ich mogłoby zagrozić ochronie tożsamości sygnalisty, odstępuje się od pozyskiwania tych informacji.
Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, w celu przeprowadzenia postępowania możemy zwrócić się do jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Województwo bądź innej jednostki organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia, o dostarczenie informacji niezbędnych do rozpatrzenia zgłoszenia lub przekazać tym jednostkom zgłoszenie.
Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji
Informacja zwrotna w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów to informacja o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań. W przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego organ publiczny jest zobowiązany przekazać sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny może przekazać sygnaliście informację zwrotną w późniejszym terminie, nieprzekraczającym 6 miesięcy, musi jednak poinformować o tym sygnalistę przed upływem terminu wynoszącego 3 miesiące. Dodatkowo organ publiczny jest zobowiązany do poinformowania sygnalisty także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Informacja zwrotna jest przekazywana sygnaliście tym samym kanałem komunikacji, którym zgłoszenie wpłynęło, chyba że sygnalista wskazał inny kanał do komunikowania się z nim.
Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych
Zarząd Województwa Śląskiego gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:
- uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
- zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Sygnalista ma prawo zrezygnować z zachowania poufności swojej tożsamości i ma prawo wyrazić zgodę na ujawnienie tożsamości.
Zasady przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązanej z sygnalistą, jak również wszystkie informacje umożliwiające ich identyfikację, co do zasady nie będą ujawniane.
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Zasady tej nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, Koordynator lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie
powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.
Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe sygnalisty, osoby której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązanej z sygnalistą są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia, prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Upoważnieni pracownicy są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych stanowią załącznik nr 4 do Procedury i są dostępne poniżej w sekcji załączników.
Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym
Działania następcze mają charakter wyjaśniający, sprawdzający oraz kontrolny. Może zostać wszczęte postępowanie wyjaśniające, kontrola lub postępowanie administracyjne, może nastąpić wniesienie oskarżenia, działania w celu odzyskania środków finansowych.
W przypadku gdy informacje ze zgłoszenia nie zostaną potwierdzone nastąpi zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Środki ochrony sygnalistów obejmują zakaz działań odwetowych (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy), odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym), odszkodowanie za dopuszczenie się działań odwetowych, zakaz zrzeczenia się ochrony przyjętej w projektowanej ustawie oraz sankcje.
Podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Podejmowanie tych działań w sposób uporczywy jest zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 3.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych
w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Porad w zakresie praw i środków ochrony prawnej sygnalistów i innych osób przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne udziela Rzecznik Praw Obywatelskich. Link do wniosku o poradę na temat praw i środków ochrony prawnej: Wniosek o udzielenie porady
Warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
Zachęcenie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych
Jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, sygnalista w pierwszej kolejności powinien rozważyć dokonanie zgłoszenia wewnętrznego. Ustawodawca nie wymaga, aby sygnalista dokonał zgłoszenia wewnętrznego przed zgłoszeniem zewnętrznym. Link do informacji na temat zgłoszeń wewnętrznych: Zgłoszenia wewnętrzne
Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgłoszenia zewnętrzne są przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organy publiczne.
Przesłanie zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich jest rekomendowane w szczególności w przypadku wątpliwości co do organu właściwego do rozpatrzenia zgłoszenia w danej sprawie. Po przyjęciu zgłoszenia Rzecznik Praw Obywatelskich ustali właściwy organ i przekaże mu zgłoszenie.
Dane adresowe:
Zespół do spraw Sygnalistów Biura Rzecznika Praw Obywatelskich
ul. Puławska 99a
02-595 Warszawa
Infolinia do dokonywania ustnych zgłoszeń zewnętrznych: (22) 20 - 98 - 499.
Formularz zgłoszeń zewnętrznych RPO:
Formularz zgłoszeń zewnętrznych
Formularz wniosku o udzielenie porady RPO: