Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
Informacja jest skierowana do przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
1. Informacja ogólna
Informacja dotyczy przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.
Działalność polegająca na przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych pracodawców o czasowym okresie przechowywania stanowi działalność regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, zwanego dalej "rejestrem".
2. Podstawa prawna
Warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej oraz tryb:
- uzyskania wpisu do rejestru,
- dokonania zmian we wpisie,
- wykreślenia z rejestru.
określają przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Organem właściwym w sprawach wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych oraz kontroli tej działalności, prowadzonej na terenie województwa śląskiego, jest Marszałek Województwa Śląskiego.
- wymagania formalne,
- sposób i miejsce złożenia wniosku,
- wysokość opłat,
- wzory wniosków,
- dane kontaktowe,
zamieszczone są w katalogu usług Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) Województwa Śląskiego pod nazwą: „Wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych”
(link: https://bip.slaskie.pl/katalog-uslug/wpis-do-rejestru-przechowawcow-akt-osobowych-i-placowych.html)
- działalności gospodarczej wykonywanej w zakresie objętym wpisem do rejestru,
- przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej bez wymaganego wpisu do rejestru.
Kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorców przeprowadzana jest na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.
Zakres kontroli wynika z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wykonawczych.
6. Regulamin kontroli
Tryb i sposób przeprowadzania kontroli przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej określa:
Regulamin kontroli przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej,
wprowadzony Zarządzeniem Marszałka Województwa Śląskiego nr 32/26 z dnia 20 marca 2026 r.
Treść Regulaminu wraz z Ogólnym schematem procedur kontroli przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej znajduje się w załączniku poniżej.
7. Kategorie ryzyka przedsiębiorców
Przedsiębiorcy wpisani do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych przypisywani są do kategorii ryzyka:
- niskiego,
- średniego,
- wysokiego.
Kryteria przypisania przedsiębiorców do określonej kategorii ryzyka określone zostały w załączniku nr 1 do Regulaminu kontroli przedsiębiorców.
Informacja o przypisanej kategorii ryzyka oraz o przyczynach jej ustalenia udzielana jest przedsiębiorcy, w uwagi na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa, na jego wniosek w drodze korespondencji z Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego.
Kontrole planowe przedsiębiorców przeprowadzane są zgodnie z art. 55a ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Kategoria ryzyka aktualizowana jest po zakończeniu każdego roku kalendarzowego, przed sporządzeniem planu kontroli na następny rok.
8. Wykonywanie działalności w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców bez uzyskania wpisu do rejestru
Zgodnie z art. 51sb ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach:
- Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej bez uzyskania wymaganego wpisu do rejestru podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 100 000 zł,
- kara pieniężna nakładana jest przez Marszałka Województwa Śląskiego w drodze decyzji administracyjnej, na podstawie wyników kontroli.
